Локальный документ – Статьи и публикации
ЛОКАЛЬНЫЙ документ подготовка_хранение – Стр 2
В случае когда локальный нормативный акт имеет отношение к небольшому кругу работников, целесообразно оформлять визы ознакомления непосредственно на самом документе (приложение 5).
Кроме того, к локальному нормативному акту можно приложить отдельный лист для оформления всех необходимых виз ознакомления (лист ознакомления) (приложение 7). Такой способ удобен в тех случаях, когда с документом необходимо ознакомить большое число работников. К тому же лист никогда не потеряется, поскольку является приложением к локальному нормативному акту, а значит, хранится вместе с ним как его неотъемлемая часть.
Для оформления виз ознакомления работников с локальными нормативными актами работодателя могут применяться специально разработанные учетные формы. В этом случае работники после ознакомления с содержанием того или иного документа оформляют соответствующую визу не на самом документе и не в приложении к нему, а в отдельной форме.
ХРАНЕНИЕ ЛОКАЛЬНЫХ НОРМАТИВНЫХ АКТОВ
В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, локальные нормативные акты, как правило, хранятся постоянно (табл. 4).
Таблица 4 Сроки хранения локальных нормативных актов
Номер статьи Перечня | Вид документа | Срок хранения документа | Примечание |
27 | Правила, инструкции, регламенты: а) по месту разработки и/или утверждения б) в других организациях | Пост. 3 г. (1) | (1) После замены новыми |
28 | Рекомендации: а) по месту разработки и/или утверждения б) в других организациях | Пост. 3 г. (1) | (1) После замены новыми |
55 | Положения о структурных подразделениях организации, о филиалах, представительствах: а) по месту разработки и/или утверждения б) в других организациях | Пост. 3 г. (1) | (1) После замены новыми |
56 | Положения о подразделениях (управлениях, отделах, секторах) в составе структурных подразделений: а) по месту разработки и/или утверждения б) в других организациях | Пост. 3 г. (1) | |
57 | Положения о коллегиальных, исполнительных, контрольных, научных, экспертных, методических, консультативных органах организации: а) по месту разработки и/или утверждения б) в других организациях | Пост. 3 г. (1) | (1) После замены новыми |
62 | Документы (перечень сведений, положения и др.) по установлению режима коммерческой, служебной, профессиональной тайны в организации | Пост. |
|
71 | Штатные расписания организации, изменения к ним: а) по месту разработки и/или утверждения б) в других организациях | Пост. 3 г. (1) | (1) После замены новыми |
73 | Штатные расстановки (штатно-списочный состав работников) | 75л. |
|
77 | Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц (типовые): а) по месту разработки и/или утверждения б) в других организациях | Пост. (1) 3 г. (2) | (1) Индивидуальные работников – 75 л. (2) После замены новыми |
571 | Уставы (положения) о соблюдении дисциплины труда: а) по месту разработки и/или утверждения б) в других организациях | Пост. До замены новыми |
|
616 | Правила по охране труда работающих инвалидов: а) по месту разработки и/или утверждения б) в других организациях | Пост. До замены новыми | |
655 | Локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников: а) по месту разработки и/или утверждения б) в других организациях | Пост. 3 г. (1) | (1) После замены новыми |
Оригиналы локальных нормативных актов хранятся, как правило, в канцелярии или в ином подразделении, отвечающем за документационное обеспечение деятельности организации. Целесообразно хранить копии документов в тех подразделениях, которые руководствуются их положениями в своей работе.
Приложение 1 Пример оформления графика отпусков (форма № Т-7)
Приложение 2 Пример оформления приказа о введении дополнительного реквизита в унифицированную форму графика отпусков (форма № Т-7)
Приложение 3 Пример оформления Правил внутреннего трудового распорядка
Приложение 4 Типовая форма положения о структурном подразделении
Приложение 5 Типовая форма должностной инструкции
Приложение 6 Пример оформления приказа об утверждении Правил внутреннего трудового распорядка
Приложение 7 Пример оформления листа ознакомления с Правилами внутреннего трудового распорядка
studfiles.net
СМК. 4. Локальная нормативная документация
Пришло время поговорить о локальной нормативной документации в системе менеджмента качества. Немножко коснемся и записей. Тоже много умных слов, но это просто так называется, на самом деле, все проще.
Предыдущие части ликбезов по теме СМК ищите тут по соответствующим тегам. Когда цикл будет закончен, я сделаю оглавление статей )
Что же такое “Локальная нормативная документация” (документация)? Это руководящие документы, которые говорят нам как что и когда нужно делать. Приказы, распоряжения, Положения, Инструкции, Стандарты организации и т.д. То есть, это вся документация, которая регламентирует жизнь Организации.
Я выше упомянул про записи. Отличие записей от документации в том, что записи – это результат выполнения каких-либо действий – журналы, тетради, Акты, Протоколы.
То есть, документация – это то, на основании чего мы делаем что-то, а записи – это документальные свидетельства того, что мы что-то сделали.
Кстати, в новой версии стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2015, по которому мы все обязаны будем сертифицироваться в 2018 году (а кто-то уже прошел сертификацию по нему), эти два понятия (Документация и Записи) объединены в понятие “Документированная информация”. Если написано, что данная информация должна “исполняться” – то речь о документе, если она должна “сохраняться” – то о записях.
Суть в том, что и документы и записи должны находиться под управлением. Но что значит “управлять документами”?
Управление заключается в наличии и соблюдении порядка создания, исполнения, хранения, архивирования и уничтожения документов и записей.
Зачем это нужно?
Дело в том, что распорядительные (нормативные) документы являются основанием для действий персонала, и, в случае юридических споров, они играют серьезную роль. За их неисполнение несет ответственность тот, кто не исполнил их требования, а за то, что документы разработаны с ошибками – разработчик. В таких вещах даже нюансы имеют огромную роль, непонимание которых иногда жизни ломает.
Поэтому разработчик, ставя свою подпись под документом, принимает на себя большую ответственность, равно как и исполнитель, ставя свою подпись об ознакомлении с документами.
Еще раз: Это Очень Важно. В первую очередь, для вас, кем бы вы не являлись, разработчиком или исполнителем.
Записи же свидетельствуют о результатах вашей деятельности, и так же юридически свидетельствуют о выполнении вами своих обязанностей, являются доказательствами в суде. Копия вашего рабочего журнала может спасти вас от нервотрепки или, не дай бог, тюрьмы. Опыт у автора статьи в вытаскивании завода из арбитражного суда на основании записей уже есть, я знаю, о чем говорю.
Какие же требования предъявляются к документам и записям? Читаем стандарт (версия ГОСТ ISO 9001-2011):
Для определения необходимых средств управления должна быть разработана документированная процедура, предусматривающая:
a) официальное одобрение документов с точки зрения их достаточности до выпуска;
b) анализ и актуализацию по мере необходимости и повторное официальное одобрение документов;
c) обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов;
d) обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения;
e) обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми;
f) обеспечение идентификации и управление рассылкой документов внешнего происхождения, определенных организацией как необходимые для планирования и функционирования системы менеджмента качества;
g) предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей.То есть, если по-русски, то это звучит так:
a) Обязательными к исполнению являются только те документы, которые подписаны ответственными лицами, которые являются вашими начальниками. Все остальное – это бумага и не более.
b) Устаревшие документы (например, старый приказ, который сегодня неисполним или может существовать лучший путь достижения целей данного приказа) должны анализироваться, и, при необходимости, обновляться, чтобы работать было проще, но эффективнее. Заметьте, каждый имеет право выйти с предложением об улучшении, это не исключительное право начальства!
c) Устаревшие или замененные документы должны быть помечены (например, надписью “Заменен”) чтобы не допустить их применения в работе. Особенно это относится к разного рода стандартам, на основании требований которых принимаются производственные решения.
d) На вашем рабочем месте должны быть только актуальные версии документов, которыми вы руководитесь в работе. Это задача и обязанность вашего начальника. Требуйте, не бойтесь! В случае юридических последствий из-за использования устаревших документов в работе виноваты будете вы в первую очередь.Начальника могут и не наказать.
e) Документы должны быть читаемыми (рабочие версии документов могут изнашиваться, становиться потертыми и т.д.) и идентифицированными (на них должен быть номер, дата (если предусмотрено) и другие данные, которые однозначно обозначают этот документ). Это тоже юридический момент, но и работу облегчает сильно. Доказать свою невиновность при применении потрепанного документа в работе будет очень сложно. Следите за этим!
f) и g) – это уже задачи службы управления качеством, которые направлены на выполнение всего, что написано выше. Исполнителю это не нужно, и я грузить вас не буду.
Теперь, что касается записей. Стандарт гласит:
Записи должны оставаться четкими, легко идентифицируемыми и восстанавливаемыми.
То есть, ваши тетради и журналы должны вестись и храниться аккуратно, быть подписанными, должны иметь наименования граф, дублироваться, где это установлено требованиями документов. В общем, главное, это возможность в ваше отсутствие быстро найти ваши нужные записи.Если это реально, то все остальное соблюдено.
При этом, документы и записи могут быть в любом виде и на любом носителе. Ведете журнал на компьютере в Excel – ради бога, только архивируйте эти файлы, чтобы в случае смерти компьютера их не потерять. Даже руководящие документы у вас могут быть в электронном виде. Главное, чтобы эти документы были утверждены соответствующим порядком. Как вам удобно – так и работайте, просто соответствуйте немногим простым требованиям.
Такая организация работы не требует больших сил и затрат времени. Просто должен быть порядок. Будет и самим работать проще, и дела сдавать при уходе в отпуск будете за полчаса. А главное – это возможность быстро восстановить ход событий при каком-либо ЧП. Именно на этом многие попадают в неприятные ситуации. Иногда – очень неприятные.
Итак, резюмируя:
1. Относитесь к документам и записям нежно и с любовью. Старый принцип “Больше бумаги – чище задница” никто не отменял. И это не требование бюро менеджмента качества, жизнь учит этому.
2. Наведите порядок в документах и записях. Этот порядок должен быть понятен всем, кто с ними работает.
3. Не ленитесь документировать “косяки” и “провалы” в работе. За косяки вас и так накажут, если поймают, но документы позволят восстановить ход событий, и, вероятно, установить вашу невиновность.А главное – документы помогут понять что не так и сделать лучше. Может быть, у вас оборудования не хватает? А на основании чего его покупать? Нужен документ.
4. Чтобы реже выполнять п.3 постройте работу в своем подразделении в соответствии с руководящими документами. Если в документах что-то не так, то обратитесь к разработчику с предложениями об их изменении, не стесняйтесь! Настаивайте! Это юридические документы, и первый виноватый из-за них – это вы сами.
5. Участвуйте в улучшении своего предприятия! Это занимательно и интересно, бояться не надо! =) Если ваш начальник вам этого не сказал, то я скажу. Высшее руководство готово меняться к лучшему и ждет предложений. Не обязательно идти к директору, можно зайти или позвонить к нам в бюро менеджмента качества, мы всегда готовы к обсуждению и диалогу.
Сегодня спасибо за внимание. В следующий раз мы поговорим про внутренний обмен информацией, т.е. документооборот.
aiden-ko.livejournal.com
Внутренние документы – Внутренние регламенты – Положения – Локальные нормативные акты организации (Общества; ООО)
Внутренний документ
Что такое внутренний документ?
Прежде всего, надо разобраться с тем – для кого этот документ является внутренним.
В данном разделе выложены внутренние документы юридического лица – общества с ограниченной ответственностью. В принятом обиходе – ООО.
Что можно подразумевать под внутренним документом. Прежде всего различные положения.
Это положение об организационной структуре организации (ООО).
Это положение об обществе, положение об общем собрании учредителей или положение об общем собрании участников, положение о совете директоров или положение о наблюдательном совете, положение о филиале или положение о представительстве или положение об обособленном структурном подразделении.
Также к ним можно причислить положение о заочном голосовании участников общества с ограниченной ответственностью, положение о единоличном исполнительном органе, положение о коллегиальном исполнительном органе или положение о правлении, положение о ревизионной комиссии, положение о локальных нормативных актах общества, положение о документообороте или положение об электронном документообороте, положение о ликвидационной комиссии общества или положение о ликвидаторе общества.
Внутренний документ имеет несколько свойств. Одно из них – организационное. Этот документ организационный. Либо на его основе, на основе его условий осуществляются определенные процессы.
Либо он является частью какого-то бизнес-процесса организации.
Ещё одним свойством документа является его юридическая значимость. Многие даже используют такой термин «Юридически значимые документы».
При этом не понимают, что на самом деле обозначение слова «документ» есть ни что иное как закрепления за определенной письменной формой юридического значения.
Это юридическое значение может быть большей степенью по сравнению с чем-то. Или меньшей. У любого документа есть юридическое значение.
Что ещё может быть внутренним документом?
Наряду с понятием «положение» используются такие как «внутренний регламент», «инструкция», «внутренний кодекс», «устав» или «правила».
На этом наименования документов не заканчиваются. В положение о документообороте приведена в алфавитном порядке подборка документов по наименованиям.
Можно ли делить документы организации (ООО) на уровни?
Да. На самом верхнем уровне находится устав общества (ООО).
Более низкий уровень занимают:
– положение о проведении общего собрания участников (учредителей),
– положение о совете директоров (о наблюдательном совете),
– положение об организационной структуре,
– положение о коллегиальном органе или о правлении,
– положение о генеральном директоре или положение о президенте – это положения о единоличном исполнительном органе.
Ещё ниже располагаются положения о филиале, о представительстве, об обособленном структурном подразделении, о ревизионной комиссии (о ревизоре), о ликвидационной комиссии (о ликвидаторе).
Вышеупомянутые положения, иногда их называют «внутренние регламенты», носят организационно-управленческий характер.
В них раскрываются как организационные единицы, так и условия и принципы взаимодействия по всей структуре общества (организации) или только по определенной.
Есть внутренние положения (регламенты) иного характера.
Из вышеперечисленных – это положение о документообороте (электронном документообороте).
К ним можно присоединить также положение о коммерческой тайне или положение о конфиденциальности, положение об охране труда, положение о заработной плате, положении о премировании, положение о возмещении ущерба работниками предприятия, положение о командировках, положение о защите персональных данных, правила внутреннего трудового распорядка.
Нацеленность этих внутренних регламентов выражена в закреплении процессов по взаимодействию работников организации (предприятия). Поэтому такие внутренние документы часто обозначают таким термином как «локальный нормативный акт» или «ЛНА». Примерный перечень в п. 1.2. Положения о локальных нормативных актах.
Поэтому такие документы можно оценить как документы регламентного, исполнительского характера. В таких документах очень часто используют термины «исполнительный документ» или «первичный документ» (Виды – в положении о документообороте).
Они закрепляют процедуры по управлению различными процессами организации.
Нельзя забыть о таких внутренних документах как положения о структурных подразделениях (виды подразделений в перечне п. 2.10 положения об организационной структуре).
Данный перечень не является закрытым. Организация не ограничена в обозначении какого-либо своего структурного подразделения под определенным наименованием.
К внутренним регламентам более низкого уровня, чем положения о структурном подразделении организации надо отнести должностные инструкции.
Перечень внутренних документов – положений или регламентов, их виды, их классификация не являются чем-то жестко зафиксированным, не изменяемым.
Внутренние документы – Внутренние регламенты – Положения – Локальные нормативные акты организации (Общества; ООО)
В разделе размещаются такие документы как регламенты об организации, о общем собрании участников ООО и т.д.
Внутренний регламент организации
Внутренний регламент организации (1) – положение об организационной структуре (организации; предприятии)
Внутренний регламент организации (2) – положение об общем собрании участников общества с ограниченной ответственностью
Внутренний регламент организации (3) – положение о заочном голосовании общества с ограниченной ответственностью
Внутренний регламент организации (4) – положение о совете директоров (наблюдательном совете; положение о СД; положение о НС)
Внутренний регламент организации (5) – положение о единоличном исполнительном органе
Внутренний регламент организации (6) – положение о коллегиальном исполнительном органе
Внутренний регламент организации (7) – положение о ревизионной комиссии
Внутренний регламент организации (8) – положение о Филиале
Внутренний регламент организации (9) – положение о Представительстве
Внутренний регламент организации (10)- положение об обособленном подразделении
Внутренний регламент организации (11) – положение о локальных нормативных актах общества
Внутренний регламент организации (12) – положение о документообороте (об электронном документообороте)
Внутренний регламент организации (13) – положение о документообороте (об электронном документообороте)
Внутренний регламент организации (14) – положение о документообороте (об электронном документообороте)
Внутренний регламент организации (15) – положение о ликвидационной комиссии (ликвидаторе) общества
internet-interes.ru
Внутренние документы организации: основные характеристики :: BusinessMan.ru
Внутренние документы организации включают в себя следующие типы: организационные, служебные и распорядительные.
Организационные документы предприятия
Абсолютно вся деятельность фирм и предприятий должна быть зафиксирована. Для этого предусмотрены различные типы документов.
На основании действующего законодательства все учреждения, фирмы и частные предприятия действуют на основании издаваемых уставов, положений, штатных расписаний и инструкций. Все перечисленные документы и составляют подгруппу документов, именуемых организационными. Все они являются необходимыми элементами любого предприятия.
Таким образом, организационными документами предприятия можно назвать группу бумаг, которые регламентируют функции, задачи и общую структуру предприятия или фирмы. Они регулируют организацию его работы, обязанности и права, а также ответственность его специалистов и руководящего персонала. Это внутренние нормативные документы организации.
Устав
Устав – правовой акт, который регламентирует порядок образования организации, ее компетенцию, основные функции, условия работы и задачи. По сути, это свод правил, который регулирует деятельность любой организации, общества или граждан.
При образовании юридического лица устав должен быть утвержден группой его учредителей и в обязательном порядке зарегистрирован согласно законодательству. Является основным документом в деятельности организаций абсолютно любых правовых форм собственности и регулирует их взаимоотношения с иными организациями или физическими лицами, также устанавливает их обязанности и права в рамках направления деятельности. Устав относится к обязательным внутренним документам организации.
Содержание устава должно соответствовать требованиям действующего законодательства. В состав устава должны быть включены:
- наименование и вид предприятия;
- его почтовый адрес;
- цель и направление деятельности;
- порядок образования уставного капитала и распределения прибыли;
- прочие аспекты деятельности.
Положения
К положениям относят нормативные акты, которые определяют порядок образования и организацию работы предприятия. Они могут регулировать рамки деятельности различных должностных лиц. Но на практике, как правило, создаются положения, которые регулируют общую совокупность трудовых отношений.
Наиболее распространенным видом положения является документ, который регламентирует общую деятельность организации или деятельность ее структурного подразделения в частности. Если положение касается организации в целом, то оно определяет статус предприятия, его компетенцию, а также порядки ликвидации и реорганизации. Положения, касающиеся структурных подразделений, фиксируют порядок разграничения их функций. Какие нюансы имеют эти внутренние документы организации?
Все положения имеют унифицированный формуляр и оформляются на общем бланке предприятия. В обязательном порядке они должны содержать информацию о наименовании предприятия или подразделения, дату и гриф утверждения. Сам текст положения включает в себя цели, задачи, функции, права и обязанности, общие положения, руководство.
Положения должны быть утверждены директором, завизированы юристом и подписаны непосредственно теми, кто их разрабатывал. Это могут быть заместители руководителя или руководители структурных подразделений.
Штатное расписание и штатная численность
Документ, закрепляющий наименование подразделений, имеющихся должностей и количество единиц в штате, именуется штатной численностью. Как и положения, штатная численность унифицирована в системе организационно-распорядительной документации. Также она должна быть оформлена на общем бланке. Штатная численность имеет визу главного бухгалтера предприятия, инспектора отдела кадров, непосредственно руководителя и должна быть заверена печатью.
Ниже будут рассмотрены и другие внутренние и внешние документы организации.
Документ, закрепляющий на предприятии должности и численность сотрудников, а также фонд заработной платы, именуется штатным расписанием. Форма документа имеет унифицированное название Т-3 и представляет собой таблицу, в которой содержатся наименования должностей, тарифные ставки, размеры окладов, надбавки и прочая информация. Составление и утверждение штатного расписания находится в компетенции главного бухгалтера предприятия.
Какие еще внутренние документы организации существуют?
Должностные инструкции
Это нормативные акты, определяющие права и обязанности сотрудников организации, сферу их деятельности, рамки ответственности. Занимают особенное место в структуре внутренних документов предприятия. Именно на основании должностных инструкций разрабатывается и заключается договор с работником. Таким образом, именно трудовой договор и штатное расписание используются для разрешения конфликтной ситуации между работником и работодателем в случае ее возникновения.
Разработка должностной инструкции входит в компетенцию инспектора отдела кадров, затем она согласуется с юридическим отделом и заверяется руководителем. Любое изменение, имеющее существенное значение, должно вноситься на основании приказа директора. Этого требуют внутренние нормативные документы организации.
Договоры
Договор – многофункциональный документ. Он регулирует любые взаимоотношения между субъектами экономической деятельности. Договор может оформляться при покупке или аренде помещений, поручительстве или ценообразовании, продаже товаров или услуг, найме сотрудников или подрядчиков, привлечении сторонних организаций. Он является, как правило, основным документом, который регулирует различные связи экономического характера между категориями граждан, юридическими лицами.
Основной частью договора являются положения о взаимных правах и обязательствах сторон, порядок и сроки расчета, полные реквизиты. Организация работы с внутренними документами лежит на руководителе предприятия.
Служебные документы
Служебные документы – официальные документы, используемые в текущей организационной деятельности предприятия. Основными видами служебной документации являются акты, протоколы, служебные записки и справки.
Акты
Это внутренние документы, отражающие те или иные события или факты и составленные несколькими лицами.
Составляются данные документы в различных ситуациях, поэтому имеют огромное количество разновидностей: это акты приема-передачи, акты списания, коммерческие акты. Должны быть составлены постоянно действующей или назначенной руководителем комиссией. Оформляются на общем бланке предприятия (если являются внутренними), должны иметь информацию об организации (если являются внешними).
Состоят акты из двух частей. В первой они несут информацию о предмете и основании составления, членах комиссии. Во второй содержится непосредственно информация о проведенной комиссией работе, ее результатах.
Подписывается всеми членами комиссии. Если акт несет какую-либо материальную или финансовую нагрузку, он должен утверждаться руководителем и заверяться печатью. 
Если акт затрагивает деятельность других структурных подразделений или должностных лиц, то последние должны быть с ним ознакомлены. Внутренние регламентирующие документы организации часто запрашиваются проверяющими органами.
Акты, касающиеся важных вопросов в деятельности организации (реорганизация, проверка, ревизия), должны храниться на постоянной основе. Менее важные подлежат хранению в течение пяти лет.
Протоколы
Фиксируют ход собраний и совещаний, обсуждаемые на них вопросы и принятые решения. Порядок организации внутренних документов должен соблюдаться.
Как правило, протокол собрания и заседания ведется секретарем путем конспектирования или стенографирования. Включает в себя основные тезисы выступающих с докладами, проекты решений по поднятым вопросам. Составляется на общем бланке предприятия с указанием наименования протоколируемого события, даты его проведения, списком участников и порядковым номером.
Протокол состоит из вводной части (указываются председатель, секретарь и присутствующие должностные лица, а также повестка дня) и основной (включает в себя разделы, соответствующие повестке дня, описания выступлений и постановление – решение).
В перечень внутренних документов организации также входят акты о порче имущества, недостачах, повреждениях или нарушениях при транспортировке. Таковые должны составляться на фирменном бланке без каких-либо исправлений или помарок. 
Докладные, служебные, объяснительные записки
Служебные и докладные записки представляют собой документы, которые адресуются руководителю предприятия или любого подразделения (в редких случаях – вышестоящему органу). Содержат информацию по какому-либо вопросу, касающемуся деятельности предприятия или должностных лиц, предложения или выводы.
Служебная записка – это элемент внутренней переписки. Составляется в том случае, если вопрос между подразделениями не может быть решен устно. При необходимости визируется у руководителя. Может быть составлена как в рукописном, так и в печатном виде.
Служебная записка должна иметь заголовок и основной текст, раскрывающий суть события, которое послужило поводом к ее составлению, а также выводы и предложения. Датой является дата составления. Должна быть подписана составителем, а в случае направления в вышестоящие органы – еще и руководителем организации.
Служебные записки, касающиеся деятельности предприятия и направляемые в вышестоящие органы, хранятся постоянно, а документы внутреннего контроля организации – пять лет.
Объяснительные записки составляются в произвольной форме и несут информацию по трудовым отношениям. Как правило, содержат информацию о причинах, которые привели к каким-либо нарушениям. В зависимости от важности хранятся от одного года до пяти лет.
Справки
Это внутренние документы, которые описывают и подтверждают факты и события. Наиболее часто используемыми справками на предприятии являются справки о заработной плате и подтверждающие факт работы сотрудника на данном предприятии. По его требованию организация обязана выдать ему подобную справку.
Зачастую на предприятии используются формализованные бланки справок для ускорения процесса их подготовки и последующей выдачи.
Справка должна содержать данные о сотруднике, которому она предоставляется, его должности и окладе. В обязательном порядке должна иметь дату составления, подписи руководителей, печати предприятия.
Отдельным видом справок являются справки по производственной тематике, которые могут быть предоставлены по запросу руководства. Таковые составляются в двух экземплярах: один предоставляется адресату, второй прикладывается к делу.
Учет внутренних документов организации должен быть строгим.
Распорядительные документы организации
Различают следующие виды распорядительных документов:
- Приказ. Издается руководством организации с целью решения производственных задач. Различают приказы по производственным вопросам и приказы по личному составу. К первым относятся приказы в отношении финансирования, снабжения, реализации товаров или услуг, распределения ресурсов. Ко вторым – о приеме на работу или увольнении, об отпуске или командировании сотрудника. Должен быть подписан руководителем и доведен до сведения тех лиц, деятельность которых он затрагивает.
- Решения и распоряжения. Акты, издаваемы с целью оперативного решения возникших на производстве вопросов. Преимущественно носят методический и информационный характер. Решения и распоряжения оформляются идентично приказам и издаются в одном из следующих случаев: при необходимости распределения обязанностей или определении сроков выполнения той или иной задачи; при определении порядка использования автотранспорта и так далее. Распоряжения, как правило, состоят из распорядительной части и констатирующей, имеют отдельным пунктом назначение контролирующего органа в виде подразделения или должностного лица. Подписываются директором, нумеруются в границах календарного года. Если касаются основной деятельности предприятия, то хранятся постоянно, по хозяйственно-административным вопросам – пять лет.
Внутренние документы кредитной организации
Обычно кредитные организации разрабатывают и утверждают различные документы, которые регулируют деятельность их подразделений и должностных лиц. Это документы о совершении банковских операций и других сделок (некоторые виды правил, процедур, положений, распоряжений, решений, приказов, методик, должностных инструкций и иных документов в формах, принятых международной банковской практикой).
businessman.ru