Содержание

требования, особенности и рекомендации :: BusinessMan.ru

Как же часто каждый сталкивается с проблемой поиска необходимой документации. Войдя в круговорот бюрократических лабиринтов, порой оказывается очень трудно из них выйти. Ведь так много непонятных правил, которые нужно было знать раньше. Пожалуй, многим знакомы ситуации, когда ради получения одной единственной бумажки необходимо добыть ещё десять. И вот, рядовой гражданин, не подозревающий о том, что его ждет, начинает бегать из окошка в окошко, из инстанции в инстанцию.

А к множеству официальных преград, добавляются ещё и неофициальные, такие как: неуважительное отношение, колоссальные очереди, необоснованные придирки к почерку, месту печати, цвету пасты ручки. Если с остальными претензиями ещё возможно поспорить, отстаивая свои права, то вот какой ручкой можно составлять и подписывать документ? Этот вопрос требует более детального и углубленного разбора. Хоть тема и может показаться незначительной, но все же рано или поздно каждый сталкивается с ситуацией, где будет иметь значение какую ставить подпись на документах, цвет ручки важен ли при этом или нет.

Итак, разберем, какие же ручки актуальны для использования в делопроизводстве, а какие нет, какими должны быть их цвет, структура. Также будет указана толщина графически наносимого чернила и прочее. Первое, что необходимо знать, - это какими ручками и чернилами подписывать документ, чтобы не возникало претензий.

Черный

Большинство обывателей предпочитают черный в повседневном обиходе. С точки зрения статуса, данный цвет является более респектабельным и презентабельным. Считается, что лицам начальствующим лучше ставить подписи именно черными чернилами. Потому что психологами доказано, что даже на подсознательном уровне этот цвет оставляет впечатление надежности и стабильности. Также он свидетельствует о твердых намерениях. Поэтому людям, занимающим руководящие посты, рекомендуется пользоваться чернилами только лишь черного цвета. Наглядным примером такой показательной разницы в отношениях может являться обычная школа. Все отлично помнят, что учителя все заполняли черной ручкой.

При этом ученикам позволялась использовать в тетрадках исключительно синие чернила. Известен случай, когда у учащегося закончилась синяя паста, и он продолжил ведение тетради черной ручкой, которая оказалась под рукой. После проверки учитель оставил в тетради комментарий: «Черной ручкой будешь писать, когда станешь профессором!». И после этого ученик раз и на всю жизнь осознал, как важен выбор цвета чернила, исходя из жизненных ситуаций разных характеров.

Возможна подделка подписи

Все же остается нерешенным вопрос о том, можно ли подписывать документы черной ручкой. Хотя в век электронных технологий человек все больше приходит к использованию печатных символов, но все-таки какие-то рукописные документы остаются актуальными и на сегодняшний день.

Ведь если печатный текст можно подделать, просто перепечатав его, то скопировать почерк человека гораздо сложнее. Поэтому и сегодня пользуются актуальностью такие рукописные символические значения как дата, подпись, подтверждение «Копия верна» и так далее. Хотя можно и рукописный текст подделать при помощи программ вроде Photoshop или же просто умелым обращением с печатной техникой, такой как принтеры и сканеры. Но все же далеко не каждого проведешь даже такими уловками. Так как внимательный сотрудник заметит разницу между настоящими чернилами и копией.

Можно ли? Варианты решения данного вопроса

Можно ли подписывать документы ручкой черного цвета? На сегодняшний день не существует единого для всех распоряжения об этом. Подобные вопросы, зачастую решаются на местах. То есть каждая организация, будь то частная структура или же государственное учреждение, сами для себя устанавливают правила пользования чернилами. В одних заведениях будет позволяться подписывание документов черной или синей ручкой, в других выбор будет остановлен на одном определенном цвете. В некоторых будет четкое разграничение и разъяснение, кому и какой ручкой можно пользоваться, а кому нельзя.

Допустим, начальствующие лица могут пользоваться только черными цветами, подчиненные синими. Или же все сотрудники смогут писать черным цветом, а вот для посетителей обязательным будет лишь синий. Могут быть и другие варианты. Например, для всех обязательным будет использование черной ручки, а возможно и такое, что и вовсе не будет никаких ограничений. Для того, чтобы не попасть в неловкую ситуацию, нужно поинтересоваться у сотрудников или у других посетителей актуальными вопросами по заполнению документов и внутренних правил организации, то есть можно ли подписывать документы черной ручкой, какой срок подачи и рассмотрения их, сколько экземпляров необходимо составить для полноценной работы.

Документы электронные и бумажные

Хоть документы в электронном виде и заполняют жизненное пространство все больше и больше, но все же материальный обладает большей юридической силой. Потому что его тяжелее подделать, как об этом уже говорилось ранее.

Во все времена важной проблемой являлось хранение документов, особенно если они были изготовлены из бумаги. В среднем, срок годности бумажной продукции составляет около одного века. Далее его разрушают тление, влажность, выветривание. И это является большой проблемой. Потому что, например, многие потомки не могут доказать наследственное право из-за того, что документы попросту испортились.

Выбор бумаги для документов

Так что при выборе бумаги и чернил необходимо смотреть на качество. Желательно, не скупиться. Особенно, если документы ваши будут предназначены для длительного использования. Бумага должна обладать достаточной плотностью. Также она быть сделана из качественной целлюлозы.

Выбор чернил. Можно ли подписывать документы черной ручкой?

К чернилам, конечно же, предъявляются свои отдельные требования. Они должны быть надежными в хранении отведенной им информации. Необходимо проследить, чтобы чернила не боялись солнечного света. Так как при длительном ультрафиолетовом облучении происходит выгорание цветовых пигментов. В результате чего нанесенные данные могут потускнеть так, что их невозможно будет прочесть.

Также при выборе следует смотреть на отношение их к воде. Если же краска моментально расплывается и портится при попадании жидкости на поверхность бумаги, то такой ручкой лучше не пользоваться для важных записей. И самое главное – некоторые чернила могут утратить свой цвет просто от времени. Это, как правило, дешевые ручки. Их не стоит использовать, когда речь идет об информации, которую нужно хранить годами, а порой даже и столетиями. Ну и нельзя не затронуть вопрос о цвете, о том, можно ли подписывать документы черной ручкой? Конечно же, да. И не просто можно, а и нужно. Так как в сроке длительности именно черные пигменты превосходят все остальные.

Надежные ручки и чернила – залог сохранности информации на документах

Можно ли подписывать кадровые документы черной ручкой? Освещая этот вопрос, все же следует упомянуть о ещё одном аспекте в использовании чернил.

Важно помнить ещё одну причину, почему стоит выбирать надежные. Это постоянные использования документов для ксерокопирования и цветного копирования. Если на документ будут нанесены некачественные чернила, то от постоянных облучений они будут терять цвет. Это, конечно же, плохо отразится на их качестве.

Небольшое заключение

Важно всегда бережно относиться к документам, к их заполнению и хранению. Ведь они являются важным аспектом в жизни. При обращении с документами необходимо всегда быть аккуратным и внимательным. Приходя в организацию для работы, нужно разузнать, как правильно заполнять бумаги, можно ли подписывать документы черной ручкой, сколько экземпляров должно быть, в каком порядке их подавать. Только обладая данной информацией, можно не чувствовать себя неловко при столкновении с бюрократическими организациями.

businessman.ru

Какими чернилами подписывать документы

Каким цветом чернил могут пользоваться официальные организации, физические лица, подписывая документы (договоры, счета-фактуры и т.п.)?

Общие требования к подписанию документов.

Одним из условий придания документу юридической силы является его надлежащее оформление, под которым следует понимать соблюдение требований к составу и расположению реквизитов документа. Такие требования содержатся, в частности, в Государственном стандарте "Требования к оформлению документов" (ГОСТ Р 6.30-2003). ГОСТ не содержит каких-либо требований к цвету чернил подписантов.

В ведомственных нормативных актах указываются требования к цвету чернил, но, как правило, это черный, синий и фиолетовый цвета.

Счёт-фактура.

Счета-фактуры являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету при выполнении требований, установленных пунктами 5, 5.1 и 6 ст. 169 НК РФ (п.2 ст. 169 НК). Невыполнение требований к счету-фактуре, не предусмотренных пунктами 5 и 6 настоящей статьи, не может являться основанием для отказа принять к вычету суммы налога, предъявленные продавцом.

Пункт 6 ст. 169 НК РФ, касающийся порядка подписания счёта-фактуры, требований к цвету чернил не содержит. Практика показывает, что счёт-фактура может быть подписана даже красными чернилами и это не будет основанием для отказа в вычете НДС (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.02.2006 N А19-13900/05-43-Ф02-290/06-С1).

Договоры.

Требования, предъявляемые законом к форме гражданско-правового договора, содержатся в ст. ст. 160, 162 и 168 Гражданского кодекса РФ. Требований к цвету чернил при подписании договора нет.

Расчётные документы.

Подписи на расчетных документах проставляются ручкой с пастой или чернилами черного, синего или фиолетового цвета (п. 2.8 "Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации", утв. Банком России 03.10.2002 N 2-П).

Трудовая книжка.

Записи в трудовой книжке должны производиться перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета (п.

Нюансы заполнения документов

1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69).

Листок нетрудоспособности.

Записи в листке нетрудоспособности выполняются на русском языке чернилами или шариковой ручкой синего, фиолетового или черного цвета, либо с применением печатающих устройств (п.58 Приказа Минздравсоцразвития РФ от 01.08.2007 N 514 "О Порядке выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности").

Карточка с образцами подписей и оттиска печати.

Карточка заполняется с применением пишущей или электронно-вычислительной машины шрифтом черного цвета либо ручкой с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цвета. Применение факсимильной подписи для заполнения полей карточки не допускается (п.7.2. Инструкции Банка России от 14.09.2006 N 28-И "Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)".)

Вывод. Официальные лица организации, подписывая документы (договоры, счета-фактуры и т.п.), могут пользоваться любым цветом чернил. Поскольку при копировании документов красный и зелёный цвета плохо отображаются, пользоваться такими чернилами нежелательно.

Старший юрист ЗАО АФ "Аудит-Классик"
Новокрещенова Т.Г.
[email protected]

Каким цветом чернил могут пользоваться официальные организации, физические лица, подписывая документы (договоры, счета-фактуры и т.п.)?

Общие требования к подписанию документов.

Одним из условий придания документу юридической силы является его надлежащее оформление, под которым следует понимать соблюдение требований к составу и расположению реквизитов документа. Такие требования содержатся, в частности, в Государственном стандарте "Требования к оформлению документов" (ГОСТ Р 6.30-2003). ГОСТ не содержит каких-либо требований к цвету чернил подписантов.

В ведомственных нормативных актах указываются требования к цвету чернил, но, как правило, это черный, синий и фиолетовый цвета.

Счёт-фактура.

Счета-фактуры являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету при выполнении требований, установленных пунктами 5, 5.1 и 6 ст. 169 НК РФ (п.2 ст. 169 НК). Невыполнение требований к счету-фактуре, не предусмотренных пунктами 5 и 6 настоящей статьи, не может являться основанием для отказа принять к вычету суммы налога, предъявленные продавцом.

Пункт 6 ст. 169 НК РФ, касающийся порядка подписания счёта-фактуры, требований к цвету чернил не содержит. Практика показывает, что счёт-фактура может быть подписана даже красными чернилами и это не будет основанием для отказа в вычете НДС (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.02.2006 N А19-13900/05-43-Ф02-290/06-С1).

Договоры.

Требования, предъявляемые законом к форме гражданско-правового договора, содержатся в ст. ст.

Можно ли подписывать кадровые документы чёрной шариковой ручкой?

160, 162 и 168 Гражданского кодекса РФ. Требований к цвету чернил при подписании договора нет.

Расчётные документы.

Подписи на расчетных документах проставляются ручкой с пастой или чернилами черного, синего или фиолетового цвета (п. 2.8 "Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации", утв. Банком России 03.10.2002 N 2-П).

Трудовая книжка.

Записи в трудовой книжке должны производиться перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69).

Листок нетрудоспособности.

Записи в листке нетрудоспособности выполняются на русском языке чернилами или шариковой ручкой синего, фиолетового или черного цвета, либо с применением печатающих устройств (п.58 Приказа Минздравсоцразвития РФ от 01.08.2007 N 514 "О Порядке выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности").

Карточка с образцами подписей и оттиска печати.

Карточка заполняется с применением пишущей или электронно-вычислительной машины шрифтом черного цвета либо ручкой с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цвета. Применение факсимильной подписи для заполнения полей карточки не допускается (п.7.2. Инструкции Банка России от 14.09.2006 N 28-И "Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)".)

Вывод. Официальные лица организации, подписывая документы (договоры, счета-фактуры и т.п.), могут пользоваться любым цветом чернил. Поскольку при копировании документов красный и зелёный цвета плохо отображаются, пользоваться такими чернилами нежелательно.

Старший юрист ЗАО АФ "Аудит-Классик"
Новокрещенова Т.Г.
[email protected]

Какой ручкой подписывать документы

Каким цветом чернил могут пользоваться официальные организации, физические лица, подписывая документы (договоры, счета-фактуры и т.п.)?

Общие требования к подписанию документов.

Одним из условий придания документу юридической силы является его надлежащее оформление, под которым следует понимать соблюдение требований к составу и расположению реквизитов документа. Такие требования содержатся, в частности, в Государственном стандарте "Требования к оформлению документов" (ГОСТ Р 6.30-2003). ГОСТ не содержит каких-либо требований к цвету чернил подписантов.

В ведомственных нормативных актах указываются требования к цвету чернил, но, как правило, это черный, синий и фиолетовый цвета.

Счёт-фактура.

Счета-фактуры являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету при выполнении требований, установленных пунктами 5, 5.1 и 6 ст. 169 НК РФ (п.2 ст. 169 НК). Невыполнение требований к счету-фактуре, не предусмотренных пунктами 5 и 6 настоящей статьи, не может являться основанием для отказа принять к вычету суммы налога, предъявленные продавцом.

Пункт 6 ст. 169 НК РФ, касающийся порядка подписания счёта-фактуры, требований к цвету чернил не содержит. Практика показывает, что счёт-фактура может быть подписана даже красными чернилами и это не будет основанием для отказа в вычете НДС (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.02.2006 N А19-13900/05-43-Ф02-290/06-С1).

Договоры.

Требования, предъявляемые законом к форме гражданско-правового договора, содержатся в ст. ст. 160, 162 и 168 Гражданского кодекса РФ. Требований к цвету чернил при подписании договора нет.

Расчётные документы.

Подписи на расчетных документах проставляются ручкой с пастой или чернилами черного, синего или фиолетового цвета (п. 2.8 "Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации", утв. Банком России 03.10.2002 N 2-П).

Трудовая книжка.

Записи в трудовой книжке должны производиться перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69).

Листок нетрудоспособности.

Записи в листке нетрудоспособности выполняются на русском языке чернилами или шариковой ручкой синего, фиолетового или черного цвета, либо с применением печатающих устройств (п.58 Приказа Минздравсоцразвития РФ от 01.08.2007 N 514 "О Порядке выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности").

Карточка с образцами подписей и оттиска печати.

Карточка заполняется с применением пишущей или электронно-вычислительной машины шрифтом черного цвета либо ручкой с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цвета. Применение факсимильной подписи для заполнения полей карточки не допускается (п.7.2. Инструкции Банка России от 14.09.2006 N 28-И "Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)".)

Вывод. Официальные лица организации, подписывая документы (договоры, счета-фактуры и т.п.), могут пользоваться любым цветом чернил. Поскольку при копировании документов красный и зелёный цвета плохо отображаются, пользоваться такими чернилами нежелательно.

Старший юрист ЗАО АФ "Аудит-Классик"
Новокрещенова Т.Г.
[email protected]

gragdanskii-advokat.ru

Можно ли подписывать документы черной ручкой: требования, особенности и рекомендации

Как же часто каждый сталкивается с проблемой поиска необходимой документации. Войдя в круговорот бюрократических лабиринтов, порой оказывается очень трудно из них выйти. Ведь так много непонятных правил, которые нужно было знать раньше. Пожалуй, многим знакомы ситуации, когда ради получения одной единственной бумажки необходимо добыть ещё десять. И вот, рядовой гражданин, не подозревающий о том, что его ждет, начинает бегать из окошка в окошко, из инстанции в инстанцию.

А к множеству официальных преград, добавляются ещё и неофициальные, такие как: неуважительное отношение, колоссальные очереди, необоснованные придирки к почерку, месту печати, цвету пасты ручки. Если с остальными претензиями ещё возможно поспорить, отстаивая свои права, то вот какой ручкой можно составлять и подписывать документ? Этот вопрос требует более детального и углубленного разбора. Хоть тема и может показаться незначительной, но все же рано или поздно каждый сталкивается с ситуацией, где будет иметь значение какую ставить подпись на документах, цвет ручки важен ли при этом или нет.

Итак, разберем, какие же ручки актуальны для использования в делопроизводстве, а какие нет, какими должны быть их цвет, структура. Также будет указана толщина графически наносимого чернила и прочее. Первое, что необходимо знать, — это какими ручками и чернилами подписывать документ, чтобы не возникало претензий.


Черный

Большинство обывателей предпочитают черный в повседневном обиходе. С точки зрения статуса, данный цвет является более респектабельным и презентабельным. Считается, что лицам начальствующим лучше ставить подписи именно черными чернилами. Потому что психологами доказано, что даже на подсознательном уровне этот цвет оставляет впечатление надежности и стабильности. Также он свидетельствует о твердых намерениях. Поэтому людям, занимающим руководящие посты, рекомендуется пользоваться чернилами только лишь черного цвета. Наглядным примером такой показательной разницы в отношениях может являться обычная школа. Все отлично помнят, что учителя все заполняли черной ручкой.

При этом ученикам позволялась использовать в тетрадках исключительно синие чернила. Известен случай, когда у учащегося закончилась синяя паста, и он продолжил ведение тетради черной ручкой, которая оказалась под рукой. После проверки учитель оставил в тетради комментарий: «Черной ручкой будешь писать, когда станешь профессором!». И после этого ученик раз и на всю жизнь осознал, как важен выбор цвета чернила, исходя из жизненных ситуаций разных характеров.

Возможна подделка подписи

Все же остается нерешенным вопрос о том, можно ли подписывать документы черной ручкой. Хотя в век электронных технологий человек все больше приходит к использованию печатных символов, но все-таки какие-то рукописные документы остаются актуальными и на сегодняшний день.

Ведь если печатный текст можно подделать, просто перепечатав его, то скопировать почерк человека гораздо сложнее. Поэтому и сегодня пользуются актуальностью такие рукописные символические значения как дата, подпись, подтверждение «Копия верна» и так далее. Хотя можно и рукописный текст подделать при помощи программ вроде Photoshop или же просто умелым обращением с печатной техникой, такой как принтеры и сканеры. Но все же далеко не каждого проведешь даже такими уловками. Так как внимательный сотрудник заметит разницу между настоящими чернилами и копией.

Можно ли? Варианты решения данного вопроса

Можно ли подписывать документы ручкой черного цвета? На сегодняшний день не существует единого для всех распоряжения об этом. Подобные вопросы, зачастую решаются на местах. То есть каждая организация, будь то частная структура или же государственное учреждение, сами для себя устанавливают правила пользования чернилами. В одних заведениях будет позволяться подписывание документов черной или синей ручкой, в других выбор будет остановлен на одном определенном цвете. В некоторых будет четкое разграничение и разъяснение, кому и какой ручкой можно пользоваться, а кому нельзя.

Допустим, начальствующие лица могут пользоваться только черными цветами, подчиненные синими. Или же все сотрудники смогут писать черным цветом, а вот для посетителей обязательным будет лишь синий. Могут быть и другие варианты. Например, для всех обязательным будет использование черной ручки, а возможно и такое, что и вовсе не будет никаких ограничений. Для того, чтобы не попасть в неловкую ситуацию, нужно поинтересоваться у сотрудников или у других посетителей актуальными вопросами по заполнению документов и внутренних правил организации, то есть можно ли подписывать документы черной ручкой, какой срок подачи и рассмотрения их, сколько экземпляров необходимо составить для полноценной работы.

Документы электронные и бумажные

Хоть документы в электронном виде и заполняют жизненное пространство все больше и больше, но все же материальный обладает большей юридической силой. Потому что его тяжелее подделать, как об этом уже говорилось ранее.

Во все времена важной проблемой являлось хранение документов, особенно если они были изготовлены из бумаги. В среднем, срок годности бумажной продукции составляет около одного века. Далее его разрушают тление, влажность, выветривание. И это является большой проблемой. Потому что, например, многие потомки не могут доказать наследственное право из-за того, что документы попросту испортились.

Выбор бумаги для документов

Так что при выборе бумаги и чернил необходимо смотреть на качество. Желательно, не скупиться. Особенно, если документы ваши будут предназначены для длительного использования. Бумага должна обладать достаточной плотностью. Также она быть сделана из качественной целлюлозы.

Выбор чернил. Можно ли подписывать документы черной ручкой?

К чернилам, конечно же, предъявляются свои отдельные требования. Они должны быть надежными в хранении отведенной им информации. Необходимо проследить, чтобы чернила не боялись солнечного света. Так как при длительном ультрафиолетовом облучении происходит выгорание цветовых пигментов. В результате чего нанесенные данные могут потускнеть так, что их невозможно будет прочесть.

Также при выборе следует смотреть на отношение их к воде. Если же краска моментально расплывается и портится при попадании жидкости на поверхность бумаги, то такой ручкой лучше не пользоваться для важных записей. И самое главное – некоторые чернила могут утратить свой цвет просто от времени. Это, как правило, дешевые ручки. Их не стоит использовать, когда речь идет об информации, которую нужно хранить годами, а порой даже и столетиями. Ну и нельзя не затронуть вопрос о цвете, о том, можно ли подписывать документы черной ручкой? Конечно же, да. И не просто можно, а и нужно. Так как в сроке длительности именно черные пигменты превосходят все остальные.

Надежные ручки и чернила – залог сохранности информации на документах

Можно ли подписывать кадровые документы черной ручкой? Освещая этот вопрос, все же следует упомянуть о ещё одном аспекте в использовании чернил.

Важно помнить ещё одну причину, почему стоит выбирать надежные. Это постоянные использования документов для ксерокопирования и цветного копирования. Если на документ будут нанесены некачественные чернила, то от постоянных облучений они будут терять цвет. Это, конечно же, плохо отразится на их качестве.

Небольшое заключение

Важно всегда бережно относиться к документам, к их заполнению и хранению. Ведь они являются важным аспектом в жизни. При обращении с документами необходимо всегда быть аккуратным и внимательным. Приходя в организацию для работы, нужно разузнать, как правильно заполнять бумаги, можно ли подписывать документы черной ручкой, сколько экземпляров должно быть, в каком порядке их подавать. Только обладая данной информацией, можно не чувствовать себя неловко при столкновении с бюрократическими организациями.

Источник

ideiforbiz.ru

Нюансы заполнения документов - БУХ.1С, сайт в помощь бухгалтеру

В предлагаемой статье Т.О. Евмененко, руководитель Департамента налогообложения консалтинговой фирмы "ДЕ-КОНС" рассматривает основные проблемные вопросы, связанные с нюансами заполнения документов. Зачастую из-за неправильно составленного/заполненного/подписанного документа налогоплательщик лишается вычета по НДС или не может подтвердить свои расходы в целях налогообложения прибыли.

Содержание


Российское законодательство уделяет особое значение соблюдению порядка оформления первичных и других документов, служащих основанием для исчисления налогов. Достаточно вспомнить пункт 2 статьи 169 НК РФ, который прямо устанавливает зависимость между возможностью предъявления "входного" НДС и правильностью заполнения счетов-фактур. Согласно статье 252 НК РФ, подтвердить формирование расходной части налоговой базы по налогу на прибыль могут только те первичные документы, которые отвечают требованиям законодательства РФ. Но все ли правила в законодательстве однозначно прописаны?

К сожалению, на практике бухгалтер до сих пор вынужден ломать голову не только над заполнением отдельных реквизитов документов, но даже вопрос о цвете и химическом составе чернил на сегодняшний день остается более чем актуальным.

Не все еще однозначно

Российское законодательство уделяет особое значение соблюдению порядка оформления первичных и других документов, служащих основанием для исчисления налогов. Достаточно вспомнить пункт 2 статьи 169 НК РФ, который прямо устанавливает зависимость между возможностью предъявления "входного" НДС и правильностью заполнения счетов-фактур. Согласно статье 252 НК РФ, подтвердить формирование расходной части налоговой базы по налогу на прибыль могут только те первичные документы, которые отвечают требованиям законодательства РФ. Но все ли правила в законодательстве однозначно прописаны?

К сожалению, на практике бухгалтер до сих пор вынужден ломать голову не только над заполнением отдельных реквизитов документов, но даже вопрос о цвете и химическом составе чернил на сегодняшний день остается более чем актуальным.

Комбинированный способ или внесение исправлений?

Прежде всего, необходимо отметить, что НК РФ не содержит каких-либо ограничений в выборе способа заполнения документов. В равной степени реквизиты счета-фактуры могут быть выполнены как машинописным или ручным способом, так и с использованием комбинированного варианта. В пункте 14 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж закреплена такая возможность:

"Счета-фактуры, заполненные частично с помощью компьютера, частично от руки, но соответствующие установленным нормам заполнения, могут регистрироваться в книге покупок."

Это уточнение было весено в Правила постановлением Правительства РФ от 11.05.2006 № 283.

Налоговые органы и раньше признавали такой способ. В письме МНС России от 26.02.2004 № 03-1-08/525/18 "О порядке оформления счетов-фактур" (также см. письмо УФНС РФ по г. Москве от 14.06.2007 № 19-11/055846) разъяснено, что заполнение счета-фактуры комбинированно, то есть компьютерным и ручным способом, признается соответствующим требованиям налогового законодательства. Единственное пожелание налоговиков заключается в последовательности расположения, содержания и числа показателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 "Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость" (далее - Постановление № 914), в типовой форме счета-фактуры. При соблюдении данного требования считается, что налогоплательщик составил документ без нарушений налогового законодательства.

Вместе с тем, заполнение счета-фактуры смешанным способом (одновременно машинописным и рукописным) налоговые органы зачастую квалифицируют как внесение исправлений в счет-фактуру, которые должны быть заверены в установленном порядке.

Так, в письме УФНС России по г. Москве от 14.06.2007 № 19-11/055846 указано, что исправления, внесенные рукописным способом в счет-фактуру, составленный машинописным способом, должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправления в соответствии с пунктом 29 Правил, утвержденных Постановлением № 914. Внесение исправлений в счета-фактуры с нарушением положений пункта 29, по мнению налоговых органов, является основанием для отказа в применении вычетов по НДС.

Тем не менее, практика арбитражных судов сводится к тому, что заполнение отдельных граф счета-фактуры от руки, в то время как все остальные заполнены машинописным текстом, не является исправлением счета-фактуры, требующим специального заверения.

При рассмотрении споров по данному вопросу арбитражные суды (см., например, постановление ФАС Московского округа от 26.09.2007, 03.10.2007 № КА-А40/ 10140-07 по делу № А40-314/07-141-3, постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.12.2007 по делу № А05-13752/2006-11) обращают внимание на то, что положения законодательства о налогах и сборах не содержат запрета на заполнение счетов-фактур как рукописным, так и машинописным способом, либо двумя способами одновременно. Совмещение различных способов заполнения счетов-фактур не может являться основанием для отказа налогоплательщику в осуществлении вычетов, уплаченных поставщикам сумм НДС по таким счетам-фактурам.

Таким образом, заполнение счетов-фактур смешанным способом (машинописным и рукописным) не является исправлением, которое следует заверять в установленном порядке, и не может служить основанием для отказа налогоплательщику в применении вычета уплаченных по данным счетам-фактурам сумм НДС. Однако налогоплательщику необходимо подготовиться к отстаиванию своих интересов в арбитражном суде.

Интересно, что в отношении первичных документов (актов, накладных, счетов и т. п.) в настоящее время разъяснения со стороны фискальных органов отсутствуют. Вместе с тем, по мнению автора, в данном случае вполне приемлемы те же самые доводы, что и в отношении счетов-фактур. Так, статья 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", раздел 2 "Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете", утвержденного Министерством финансов СССР 29.07.1983 № 105 (далее - Положение о документообороте), пункты 12-18 "Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации", утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н (далее - Положение по ведению бухгалтерского учета), в которых закреплены требования по оформлению первичных документов, не содержат ограничения в способе заполнения первичных документов. Отсутствие как прямого, так и косвенного запретов позволяет налогоплательщикам заполнять документы комбинированным способом.

Что нарушил бухгалтер, заполнив документы гелевой ручкой черного цвета?

На сайте buh.ru развернулась обширная дискуссия о возможности заполнения первичных документов и счетов-фактур гелевой ручкой черного цвета (/forum/thread.jsp?id=417586). На взгляд автора, ответ на данный вопрос достаточно очевиден.

Согласно пункту 2.8 Положения о документообороте в бухгалтерском учете записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш.

Как видно, речь принципиально идет об обязательстве обеспечения налогоплательщиком сохранности информации, нанесенной на бумажный носитель тем или иным раствором, будь то чернила или паста шариковой ручки. Более того, перечень возможных средств, используемых для нанесения надписи, является открытым.

В свою очередь, НК РФ, равно как и Постановление № 914, не содержат особых указаний о типе и видах средств, которые необходимо использовать при заполнении счетов-фактур.

Таким образом, на сегодняшний день отсутствуют нормативные документы, не позволяющие налогоплательщику использовать гелевую ручку.

Что касается цвета пасты, чернил или геля, то, как ни странно, именно по заполнению первичных документов и счетов-фактур опять же какие-либо указания свыше отсутствуют. Минфин России очень подробно разъяснил порядок заполнения деклараций по ряду налогов, обязав использовать синие или черные чернила. Такие "ограничения" можно увидеть, например, в приказах финансового ведомства об утверждении декларации по налогу на имущество, единому социальному налогу, транспортному налогу и т. д.

Хотя и в этом случае, несмотря на своего рода ограничение, арбитражный суд принял позицию налогоплательщика, признав обоснованным заполнение налоговой декларации гелевой ручкой (см. постановление ФАС ЦО от 30.11.2005 № А09-1916/05-22).

Кстати интересно, что при рассмотрении одного из дел ФАС ВСО допустил возможность подписания счета-фактуры красными чернилами (см. постановление от 14.02.2006 № А19-13900/05-43-Ф02-290/06-С1).

Подписываем документы и опять нарушаем?

Нередки случаи, когда заместители руководителя предприятия на должность директора, выполненную на документе машинописным способом, ставят пастой (чернилами и т. д.) косую черту. Достаточно ли данного значка, чтобы документ приобрел юридическую силу?

Как таковая косая черта действующими нормативными документами запрещена. Так, в пункте 2.3.1.11 приказа Главархива СССР от 23.05.1988 № 33 "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" сказано, что в подобной ситуации в документе необходимо указать фактическую должность лица, подписывающего документ, и его фамилию. Исправления можно внести чернилами или машинописным способом (например: "и.о.", "зам."). Но недопустимо подписывать документы с предлогом "за" или с проставлением косой черты перед наименованием должности. Документы, оформленные с нарушением вышеуказанных требований, арбитражный суд может расценить как подписанные неустановленным лицом. Например, ФАС Московского округа посчитал подписание договора неустановленным лицом при наличии значка "косая черта" перед должностью генерального директора организации (см. постановление от 15.07.2002 № КГ-А40/4377-02).

Еще более опасно (с точки зрения налоговых последствий) получить с таким значком счет-фактуру от поставщика, если подпись заместителя не расшифрована.

Отсутствие расшифровки подписей является для налоговых органов основанием для признания счета-фактуры несоответствующим статье 169 НК РФ. Такая позиция обосновывается необходимостью удостоверения подписания счета-фактуры надлежащим лицом. Кроме того, Постановлением № 914 утверждена форма счета-фактуры, предусматривающая расшифровку подписей руководителя и главного бухгалтера.

Вместе с тем, пункты 5 и 6 статьи 169 НК РФ не требуют наличия расшифровки подписей должностных лиц организации. А поскольку нормы статьи 169 НК РФ прямо не устанавливают такой реквизит как обязательный, само по себе отсутствие расшифровки подписей на счете-фактуре не является безусловным основанием к отказу в вычете по НДС.

Что касается требований, закрепленных в Постановлении № 914, то они в отношении реквизитов не могут являться обязательными уже в силу того, что Правительству РФ Налоговым кодексом РФ не даны полномочия по установлению формы счета-фактуры.

Аналогичную позицию можно увидеть, например, в Постановлении ФАС Московского округа от 10.08.2007 № КА-А40/7474-07, Постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 12.03.2007 № Ф08-684/2007-280А.

К сожалению, практика арбитражных судов в отношении установления лиц, уполномоченных подписывать счета-фактуры, в целом не является единой.

В большинстве случаев суды обязывают налоговые органы доказывать не только подписание счета-фактуры лицом, не являющимся руководителем, указанным в счете-фактуре, но и то, что данное лицо в принципе не уполномочено счет-фактуру подписывать.

Так, Президиум ВАС РФ в своем Постановлении от 16.01.2007 № 11871/06 поддержал позицию налогоплательщика о правомерности предъявления НДС к налоговому вычету на основании спорного счета-фактуры, исходя из того, что налоговая инспекция ни в своем решении, ни в представленных в материалы дела документах не привела доказательств подписания счета-фактуры лицом, не имеющим на это полномочий. Более того, налоговый орган в своих документах не сослался на принципиальное наличие таких доказательств. То обстоятельство, что счет-фактура подписан другим лицом, а не директором поставщика (который умер), само по себе не может быть положено в обоснование отсутствия у подписавшего документ лица соответствующих полномочий, если инспекцией это не доказано.

В постановлениях от 02.08.2007 № А56-45155/2006, от 14.03.2007 № А56-58914/2005 ФАС СЗО указал, что вывод о несоответствии представленных заявителем счетов-фактур требованиям статьи 169 НК РФ в связи с тем, что они подписаны неустановленными лицами, неправомерен, поскольку основан только на показаниях директоров поставщиков без проведения экспертизы и оценки других доказательств. Суд акцентировал внимание на том, что налоговый орган не доказал и факт осведомленности организации о подписании счетов-фактур неуполномоченными представителями контрагентов. Пункт 6 статьи 169 НК РФ не обязывает налогоплательщика контролировать соблюдение законодательства о налогах и сборах его поставщиками, а также проверять наличие у иного лица поставщика полномочий на подписание счетов-фактур для предъявления сумм налога к вычету и возмещению.

Вместе с тем, нельзя не сказать и о противоположной практике. Так, ФАС Московского округа принял в качестве допустимых доказательств протокол опроса свидетеля, подтвердив таким образом подписание документов неустановленным лицом. Также суд принял во внимание следующие противоречия:

  • в представленных в инспекцию счетах-фактурах имеется подпись главного бухгалтера, а в счетах-фактурах, представленных в суд, этой подписи нет;
  • в представленной выписке из книги покупок отражены спорные счета-фактуры, но с датой оплаты, не соответствующей данным документам.

Так как спорные документы подписаны неустановленным лицом, содержат противоречивые и недостоверные сведения, составлены с нарушением требований статьи 169 НК РФ, суд признал правомерным позицию налоговиков (см. постановление от 21.02.2006, 01.03.2006 № КА-А40/ 652-06).

Таким образом, дабы избежать спорных ситуаций с налоговыми органами, заместитель руководителя поставщика должен не только поставить значок "зам.", но и расшифровать свою подпись.

Хотя Налоговый кодекс РФ не исключает возможности для налогоплательщика подпись оставить без расшифровки.

buh.ru

Можно ли подписывать документы гелевой ручкой

Каким цветом чернил могут пользоваться официальные организации, физические лица, подписывая документы (договоры, счета-фактуры и т.п.)?

Общие требования к подписанию документов.

Одним из условий придания документу юридической силы является его надлежащее оформление, под которым следует понимать соблюдение требований к составу и расположению реквизитов документа. Такие требования содержатся, в частности, в Государственном стандарте "Требования к оформлению документов" (ГОСТ Р 6.30-2003). ГОСТ не содержит каких-либо требований к цвету чернил подписантов.

В ведомственных нормативных актах указываются требования к цвету чернил, но, как правило, это черный, синий и фиолетовый цвета.

Счёт-фактура.

Счета-фактуры являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету при выполнении требований, установленных пунктами 5, 5.1 и 6 ст. 169 НК РФ (п.2 ст. 169 НК). Невыполнение требований к счету-фактуре, не предусмотренных пунктами 5 и 6 настоящей статьи, не может являться основанием для отказа принять к вычету суммы налога, предъявленные продавцом.

Пункт 6 ст. 169 НК РФ, касающийся порядка подписания счёта-фактуры, требований к цвету чернил не содержит. Практика показывает, что счёт-фактура может быть подписана даже красными чернилами и это не будет основанием для отказа в вычете НДС (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.02.2006 N А19-13900/05-43-Ф02-290/06-С1).

Договоры.

Требования, предъявляемые законом к форме гражданско-правового договора, содержатся в ст. ст. 160, 162 и 168 Гражданского кодекса РФ. Требований к цвету чернил при подписании договора нет.

Расчётные документы.

Подписи на расчетных документах проставляются ручкой с пастой или чернилами черного, синего или фиолетового цвета (п. 2.8 "Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации", утв. Банком России 03.10.2002 N 2-П).

Трудовая книжка.

Записи в трудовой книжке должны производиться перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69).

Листок нетрудоспособности.

Записи в листке нетрудоспособности выполняются на русском языке чернилами или шариковой ручкой синего, фиолетового или черного цвета, либо с применением печатающих устройств (п.58 Приказа Минздравсоцразвития РФ от 01.08.2007 N 514 "О Порядке выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности").

Карточка с образцами подписей и оттиска печати.

Карточка заполняется с применением пишущей или электронно-вычислительной машины шрифтом черного цвета либо ручкой с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цвета. Применение факсимильной подписи для заполнения полей карточки не допускается (п.7.2.

Инструкции Банка России от 14.09.2006 N 28-И "Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)".)

Вывод. Официальные лица организации, подписывая документы (договоры, счета-фактуры и т.п.), могут пользоваться любым цветом чернил. Поскольку при копировании документов красный и зелёный цвета плохо отображаются, пользоваться такими чернилами нежелательно.

Старший юрист ЗАО АФ "Аудит-Классик"
Новокрещенова Т.Г.
[email protected]

warmedia.ru

Можно ли подписывать документы гелевой ручкой?

Можно ли подписывать первичные документы гелевой ручкой? Адаптируя к современным реалиям нормы п. 2.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 № 105, делаем вывод: записи в первичных документах должны производиться чернилами, шариковой ручкой, с помощью электронной компьютерной техники либо иных средств механизации, которые обеспечивают сохранность этих записей в течение времени, установленного для хранения первичных документов в архиве. То есть прямого запрета на подписание первичного документа гелевой ручкой в приведенном Положении не содержится. Кроме того, аналогичное заключение сформулировано в письме УФНС РФ по г. Москве от 07.10.2010 № 16–15/[email protected] Письмо, правда, посвящено порядку оформления счетов-фактур, но в его заключительной части говорится: Гражданский кодекс РФ, равно как и Налоговый кодекс РФ, не содержит запретов и ограничений в части подписания документов перьевыми или гелевыми ручками. Однако еще неизвестно, каким образом отреагируют на «первичку» , подписанную гелевой ручкой, наши доблестные налоговики, обнаружив такой документ в ходе проверки. Ведь в судебной практике уже имеется прецедент, когда налоговые инспекторы отказали налогоплательщику в принятии налоговой декларации лишь потому, что форма налоговой отчетности была заполнена гелевой ручкой (см. постановление ФАС Центрального округа от 30.11.2005 № А09-1916/05–22).

Почему нельзя подписывать документы гелевой ручкой?

Поэтому, с нашей точки зрения, необязательно пользоваться гелевой ручкой, куда безопаснее подписать первичный документ стандартным и привычным способом — синей шариковой ручкой. Тогда вам не придется переделывать документ по просьбе вашего контрагента либо дожидаться из налоговой инспекции решения о привлечении вашей организации к налоговой ответственности за недоплату налога на прибыль в связи с завышением расходов или НДС в связи с отказом в вычете по налогу.

Можно, но не желательно. Она обычно очень долго сохнет и потому постоянно размазывается и получается не красиво, не брежно да и грязно! И вообще говорят, что она очень часто протекает

Каким цветом чернил могут пользоваться официальные организации, физические лица, подписывая документы (договоры, счета-фактуры и т.п.)?

Общие требования к подписанию документов.

Одним из условий придания документу юридической силы является его надлежащее оформление, под которым следует понимать соблюдение требований к составу и расположению реквизитов документа. Такие требования содержатся, в частности, в Государственном стандарте "Требования к оформлению документов" (ГОСТ Р 6.30-2003). ГОСТ не содержит каких-либо требований к цвету чернил подписантов.

В ведомственных нормативных актах указываются требования к цвету чернил, но, как правило, это черный, синий и фиолетовый цвета.

Счёт-фактура.

Счета-фактуры являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету при выполнении требований, установленных пунктами 5, 5.1 и 6 ст. 169 НК РФ (п.2 ст. 169 НК). Невыполнение требований к счету-фактуре, не предусмотренных пунктами 5 и 6 настоящей статьи, не может являться основанием для отказа принять к вычету суммы налога, предъявленные продавцом.

Пункт 6 ст. 169 НК РФ, касающийся порядка подписания счёта-фактуры, требований к цвету чернил не содержит. Практика показывает, что счёт-фактура может быть подписана даже красными чернилами и это не будет основанием для отказа в вычете НДС (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.02.2006 NА19-13900/05-43-Ф02-290/06-С1).

Договоры.

Требования, предъявляемые законом к форме гражданско-правового договора, содержатся в ст. ст. 160, 162 и 168 Гражданского кодекса РФ. Требований к цвету чернил при подписании договора нет.

Расчётные документы.

Подписи на расчетных документах проставляются ручкой с пастой или чернилами черного, синего или фиолетового цвета (п. 2.8 "Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации", утв. Банком России 03.10.2002 N 2-П).

Трудовая книжка.

Записи в трудовой книжке должны производиться перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69).

Листок нетрудоспособности.

Записи в листке нетрудоспособности выполняются на русском языке чернилами или шариковой ручкой синего, фиолетового или черного цвета, либо с применением печатающих устройств (п.58 Приказа Минздравсоцразвития РФ от 01.08.2007 N 514 "О Порядке выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности").

Карточка с образцами подписей и оттиска печати.

Карточка заполняется с применением пишущей или электронно-вычислительной машины шрифтом черного цвета либо ручкой с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цвета. Применение факсимильной подписи для заполнения полей карточки не допускается (п.7.2. Инструкции Банка России от 14.09.2006 N 28-И "Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)".)

Вывод.

Нюансы заполнения документов

Официальные лица организации, подписывая документы (договоры, счета-фактуры и т.п.), могут пользоваться любым цветом чернил. Поскольку при копировании документов красный и зелёный цвета плохо отображаются, пользоваться такими чернилами нежелательно.

Старший юрист ЗАО АФ "Аудит-Классик"
Новокрещенова Т.Г.
[email protected]

Какой ручкой подписывать документы?

Интересные статьи

obd2bluetooth.ru

Можно ли заполнять документы перьевой ручкой

Надежные ручки и чернила – залог сохранности информации на документах Можно ли подписывать кадровые документы черной ручкой? Освещая этот вопрос, все же следует упомянуть о ещё одном аспекте в использовании чернил. Важно помнить ещё одну причину, почему стоит выбирать надежные. Это постоянные использования документов для ксерокопирования и цветного копирования. Если на документ будут нанесены некачественные чернила, то от постоянных облучений они будут терять цвет. Это, конечно же, плохо отразится на их качестве. Небольшое заключение Важно всегда бережно относиться к документам, к их заполнению и хранению. Ведь они являются важным аспектом в жизни. При обращении с документами необходимо всегда быть аккуратным и внимательным.

Какими ручками и чернилами подписывать документы?

И, наконец, смазывание, стирание, расплывчатость линий могут обнаружиться после применения неизвестной новой ручки, полученной руководителем в качестве сувенира из дальних стран. Поэтому службе делопроизводства необходимо проверять рекламные заявления компаний-производителей средств изготовления документов (научно они называются «рукописными средствами текстонанесения»), требовать сертификаты и по договоренности с руководством устанавливать обязательность применения светостойких и водостойких современных чернильных и шариковых ручек при подписании документов.


С точки зрения противодействия выцветанию, удобства чтения и копирования собственно текст официального документа должен быть черным, контрастным, без применения принтерных режимов экономной печати.

Какой ручкой подписывать документы?

Важно

Администрация форума не несет ответственности за сообщения, размещаемые участниками форума. Вместе с тем, убедительная просьба к участникам — при общении не нарушать действующее законодательство: при цитировании чьих-либо произведений не нарушать права авторов, не распространять недостоверную порочащую кого-либо информацию, не разглашать чьи-либо персональные данные и т.д.


Если Вы заметили сообщение, которое, возможно нарушает закон или правила форума, пожалуйста, напишите нам Уважаемые коллеги, в данном чате вы можете в режиме онлайн обсуждать кадровые вопросы. Пожалуйста, будьте взаимовежливы Мы в соцсетях: Подпишитесь бесплатно: Электронная газета по кадровому делопроизводству Новости трудового законодательства Уведомления о скидках и акциях Новости сайта Летний легкий курс основ кадрового делопроизводства для новичков — 2018 КадроVIP (для профессионалов) Руководителю.

Можно ли подписывать документы черной ручкой?

Внимание

А вот в чернильных авторучках (если это не специальные водостойкие чернила, которые используются в конфиденциальном делопроизводстве), капиллярных ручках, ручках-роллерах и в маркерах с цветными чернилами современные химические краски / чернила являются водорастворимыми и в обозримый период даже оперативного хранения расплываются или размываются. При необходимости в последующем ксерокопировать документы, подписанные водорастворимыми чернилами, копии не будут выглядеть убедительно и могут быть не приняты вообще, а особенно – для нотариального удостоверения.


В целом же показатели светостойкости и водостойкости материалов и веществ, из которых состоит документ как материальный объект, должны рассматриваться комплексно, как взаимосвязанные показатели.

Можно ли подписывать кадровые документы чёрной шариковой ручкой?

Инфо

Ошибки работодателя Все публикации Новости для подписчиков журнала «Кадровик-практик» 27.03.2018 Опубликован новый номер журнала «Кадровик-практик» за март 2018 года 27.02.2018 Опубликован новый номер журнала «Кадровик-практик» за февраль 2018 года Все новости ИКС Войти в зону ИКС (раздел сайта для подписчиков журнала «Кадровик-практик») Новости трудового законодательства 24.04.2018 Независимая оценка квалификации водителей: обсуждаются поправки в законодательство 24.04.2018 Внесены изменения в Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ «О коммерческой тайне». Все новости Опрос дня Совместитель не вернулся из прогула, прислал письмо, что не вернется, уже работает в другом месте.


Работодатель оформляет увольнение за прогул.

Какой ручкой подписывать договор

Приходя в организацию для работы, нужно разузнать, как правильно заполнять бумаги, можно ли подписывать документы черной ручкой, сколько экземпляров должно быть, в каком порядке их подавать. Только обладая данной информацией, можно не чувствовать себя неловко при столкновении с бюрократическими организациями.

Читайте также

  • Больничный в отпуске: оплата, продление отпуска
  • Куда сообщить о коррупции, и можно ли это сделать анонимно? Что из себя представляет взяточничество и как с ним бороться?
  • Неосторожное обращение с огнем и его последствия
  • Ст.
    428 ГК РФ. Договор присоединения.

Но, все-таки, работники отделов кадров и бухгалтерий советуют подписывать документы синей пастой. Чтобы нельзя было спутать подлинную подпись с ксерокопией.

Да, можно. Прямых указаний нормативного акта об этом нет. Запрещено использовать только простой карандаш. Иногда руководство настаивает все же на заполнении синей ручкой — видимо, чтобы подпись заметно отличалась от шрифтов.

На самом деле, при подписи документов, цвет пасты (выбирая между синей и черной) не имеет большого значения. Главное, чтобы это не был какой-нибудь нестандартный цвет, и чтобы подпись была четко видна.

Однако, если документ ранее кем-либо заполнялся, желательно, чтоб цвет пасты, которой сделана подпись, соответствовал цвету пасты, которой был заполнен документ. Законодательство не предъявляет требования к цвету чернил, которыми должны быть подписаны документы.

Можно ли заполнять документы перьевой ручкой

Часто такие требования связаны с текущими или давно забытыми технологическими особенностями (например, с тем, что плохо копируются надписи зеленого или красного цвета и хорошо – сделанные черной гелевой ручкой, а также с тем, что паста/чернила плохо ложатся на бланк или расплываются и т.п.). Причем, требования в разных законодательных актах неодинаковые и могут даже противоречить друг другу: Приказ Минздравсоцразвития РФ от 29.06.2011 № 624н «Об утверждении Порядка выдачи листков нетрудоспособности» 56. Записи в листке нетрудоспособности выполняются на русском языке печатными заглавными буквами чернилами черного цвета либо с применением печатающих устройств. Допускается использование гелевой, капиллярной или перьевой ручки.
Не допускается использование шариковой ручки.
Вообще, этот вопрос никак не регламентируется. Больничные листы заполняются ручкой с черной пастой, а все остальное на ваше усмотрение (по большому счету). Я просто давно столкнулся с этим вопросом и никаких нормативных документов тогда не нашел.

Но, чтоб вопросов ни у кого не возникало, и не приходилось все объяснять, подписывайте документы ручкой с синей пастой. автор вопроса выбрал этот ответ лучшим У меня вопрос о цвете пасты у ручки для подписей документов однозначен только в одном случае: ставлю подпись на больничном листе (сейчас правильно называть — Лист нетрудоспособности). Подпись только гелевой ручкой с пастой черного цвета.

Подписи в дневниках историй болезни, в нарколистах и листках назначений, справках о смерти (серьезные документы) не оговорено. Подписываю обычном ручкой синего цвета. Это по работе.

Также он свидетельствует о твердых намерениях. Поэтому людям, занимающим руководящие посты, рекомендуется пользоваться чернилами только лишь черного цвета. Наглядным примером такой показательной разницы в отношениях может являться обычная школа.

Все отлично помнят, что учителя все заполняли черной ручкой. При этом ученикам позволялась использовать в тетрадках исключительно синие чернила.

Известен случай, когда у учащегося закончилась синяя паста, и он продолжил ведение тетради черной ручкой, которая оказалась под рукой. После проверки учитель оставил в тетради комментарий: «Черной ручкой будешь писать, когда станешь профессором!». И после этого ученик раз и на всю жизнь осознал, как важен выбор цвета чернила, исходя из жизненных ситуаций разных характеров. Возможна подделка подписи Все же остается нерешенным вопрос о том, можно ли подписывать документы черной ручкой.
Владимира Федоровича Привалова, научное наследие которого становится все более востребованным, например:

  • Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе: Методическое пособие / ВНИИДАД. – М., 2002;
  • Привалов В.Ф. Современные принтерные и рукописные тексты документов как объекты архивного хранения: Научно-методическое пособие / ВНИИДАД. – М., 2003.

Обратите внимание и на разработки наших коллег из Белорусского НИИ документоведения и архивного дела, которые также изучают документ как материальный носитель в аспекте его свойств и веществ, например:

  • Обеспечение оптимальных условий хранения документов на бумажных носителях Национального архивного фонда Республики Беларусь: Методические рекомендации / БелНИИДАД.

11-2.ru