Содержание

это вспомогательный сегмент или важнейший отдел компании?

Абсолютно любая организация состоит из специализированных отделов, деятельность каждого из которых имеет различную направленность. Многие из них появились еще в прошлых веках и остались в обиходе до сих пор. Виной этому необходимость осуществления определенной деятельности в организации и разделение труда между специалистами разных направлений. К этому относится и работа с документацией, которой занимаются отделения канцелярии.

Что такое канцелярия?

В данный момент существует множество трактовок данного термина. Самые известные толковые словари говорят, что канцелярия — это отдел в учреждении или организации, который руководит делопроизводством. В компаниях к числу сотрудников этого отдела можно отнести специалистов, работающих с архивами, в которых хранится документация, и составляющих бланки новых документов. В некоторых случаях работники из данного отдела следят за наличием необходимых канцелярских принадлежностей, закупают в случае нехватки дополнительные предметы. Несмотря на всеобщее заблуждение, канцелярия — это важнейший элемент любой организации, особенно, если она работает в государственных и военных целях. Но и в данном случае в число основных обязанностей специалистов канцелярии входит создание, обработка, регистрирование и хранение документов, которые выполняются в строгой секретности.

Кто работает в данном отделе?

В небольших компаниях канцелярия — это небольшая комната, где работают от двух до четырех человек, в число которых входят заведующая, инспектор по надзору над исполнением приказов и машинисты, иногда их всех заменяет один офисный секретарь. В крупных организациях штат отдела может вырасти до 15-20 человек.

Можно сказать, что канцелярия — это единственный сегмент организации, который имеет непосредственную связь со всеми другими сегментами компании на всех этапах работы

fb.ru

Положение о канцелярии

Утверждаю

[организационно-правовая форма, наименование организации, предприятия, учреждения]

[должность, подпись, Ф. И. О. лица, утверждающего положение]

[число, месяц, год]

М. П.

1. Общие положения

1.1. Канцелярия, являясь самостоятельным структурным подразделением предприятия, создается и ликвидируется приказом [наименование должности руководителя предприятия].

Примечание: Канцелярия может быть также структурным подразделением отдела документационного и информационного обеспечения. В случае вхождения в состав отдела документационного и информационного обеспечения канцелярия подчиняется начальнику этого отдела.

1.2. Канцелярия непосредственно подчиняется [наименование должности руководителя предприятия].

1.3. Канцелярию возглавляет заведующий, назначаемый на должность приказом [наименование должности руководителя предприятия].

1.4. В своей деятельности канцелярия руководствуется:

- законодательством Российской Федерации;

- уставом предприятия;

- настоящим положением.

1.5. [Вписать нужное].

2. Структура

2.1. Структуру и штатную численность канцелярии утверждает [наименование должности руководителя предприятия], исходя из конкретных условий и особенностей деятельности предприятия по представлению заведующего канцелярией и по согласованию с [отделом кадров, отделом организации и оплаты труда].

2.2. Канцелярия может иметь в своем составе структурные подразделения (службы, группы, секторы, бюро, пр.).

Например: бюро (сектор, группа) экспедиции, копировально-множительное бюро (сектор, группа), машинописное бюро (сектор, группа), секретариат.

2.3. Начальники структурных подразделений (бюро, секторов, пр.) в составе канцелярии, другие работники канцелярии назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом [наименование должности руководителя предприятия] по представлению заведующего канцелярией.

2.4. Положения о подразделениях канцелярии (бюро, секторах, группах, пр.) утверждаются заведующим канцелярией, а распределение обязанностей между работниками подразделений осуществляется [руководителями бюро, секторов, групп].

2.5. [Вписать нужное].

3. Задачи

На канцелярию возлагаются следующие задачи:

3.1. Организация делопроизводства на предприятии.

3.2. Обеспечение единого порядка документационного обеспечения предприятия.

3.3. Контроль исполнения документов и подготовка документов к передаче в архив.

3.4. [Вписать нужное].

4. Функции

Канцелярия выполняет следующие функции:

4.1. Ведение делопроизводства на предприятии.

4.2. Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставка по назначению.

4.3. Работа по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства.

4.4. Контроль за сроками исполнения документов, их правильным оформлением.

4.5. Формирование дел и сдача их на хранение.

4.6. Разработка инструкций по делопроизводству на предприятии и их внедрение.

4.7. Поиск и подготовка инструктивных и справочных материалов, необходимых для организации делопроизводства на предприятии.

4.8. Методическое руководство делопроизводством в подразделениях предприятия, контроль за правильным формированием, хранением дел и своевременной сдачей их в архив.

4.9. По результатам контроля за исполнением составление соответствующих отчетов, справок, сводок.

4.10. Разработка предложений по улучшению исполнительской дисциплины, по своевременному исполнению структурными подразделениями поручений, а также предложений о заслушивании на совещаниях руководителей подразделений и отдельных специалистов, допускающих просрочку в исполнении решений и поручений.

4.11. Разработка и обеспечение режима доступа к документации и использования информации, содержащейся в ней.

4.12. Разработка и внедрение новых технологических процессов работы с документами, совершенствование автоматизированных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

4.13. Разработка и осуществление мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.

4.14. Разработка мероприятий по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

4.15. Выполнение копировальных и множительных работ.

4.16. Выполнение машинописных работ (прием материала для печатания, распределение между машинистками, учет выработки, сдача выполненной работы).

4.17. [Вписать нужное].

5. Права

5.1. Канцелярия имеет право:

- давать указания подразделениям предприятия по вопросам, относящимся к компетенции канцелярии и вытекающим из функций, перечисленных в настоящем положении;

- требовать и получать от подразделений предприятия материалы, необходимые для осуществления деятельности канцелярии.

- требовать предоставления отчетов и информации об исполнении документов, поручений и решений;

- возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения правил делопроизводства;

- вносить предложения руководству предприятия о привлечении в установленном порядке к материальной и дисциплинарной ответственности работников предприятия по результатам проверок;

- давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию канцелярии;

- [вписать нужное].

5.2. Заведующий канцелярией вправе подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии, а также вносить предложения в отдел кадров и руководству предприятия о перемещении работников канцелярии, их поощрении за успешную работу и предложения о наложении дисциплинарных взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.

5.3. [Вписать нужное].

6. Взаимоотношения (служебные связи)**

Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, канцелярия взаимодействует:

6.1. Со всеми подразделениями предприятия по вопросам:

- ведения делопроизводства;

- организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии;

- подготовки и представления документов;

- передачи входящей корреспонденции и приема исходящей;

- получения и выдачи документов, подлежащих копированию и размножению;

- [вписать нужное].

6.2. С [хозяйственным отделом, отделом материально-технического снабжения] по вопросам:

- обеспечения оргтехникой, оборудованием, канцелярскими принадлежностями, бланками документов;

- обеспечения ремонта оргтехники, копировально-множительного оборудования, пр.;

- [вписать нужное].

6.3. С юридическим отделом по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

6.4. С [наименование структурного подразделения] по вопросам:

- [вписать нужное];

- [вписать нужное].

7. Ответственность

7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение канцелярией функций, предусмотренных настоящим положением, несет заведующий канцелярией.

7.2. На заведующего канцелярией возлагается персональная ответственность за:

- организацию деятельности канцелярии по выполнению возложенных на нее задач и функций;

- организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями;

- сохранность принятых в работу документов;

- соблюдение работниками канцелярии трудовой и производственной дисциплины;

- обеспечение сохранности имущества, находящегося в канцелярии и соблюдение правил пожарной безопасности;

- подбор, расстановку и деятельность работников канцелярии;

- соответствие действующему законодательству Российской Федерации визируемых (подписываемых) им проектов приказов, инструкций, положений, постановлений и других документов;

- [вписать нужное].

7.3. Ответственность работников канцелярии устанавливается должностными инструкциями.

7.4. [Вписать нужное].

Руководитель структурного подразделения

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

Согласовано:

[должностное лицо, с которым согласовывается положение]

[подпись]

[число, месяц, год]

Начальник юридического отдела

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

prom-nadzor.ru

Положение об отделе канцелярия

I. Общие положения

1. Канцелярия является самостоятельным* структурным подразделением предприятия.

*Канцелярия может быть также и структурным подразделением отдела документационного и информационного обеспечения. В случае вхождения в состав отдела документационного и информационного обеспечения канцелярия подчиняется начальнику этого отдела.

2. Канцелярия создается и ликвидируется приказом директора предприятия.
3. Канцелярия подчиняется непосредственно директору предприятия.
4. Канцелярию возглавляет заведующий, назначаемый на должность приказом директора предприятия.
5. В своей деятельности канцелярия руководствуется:
5.1. Уставом предприятия.
5.2. Настоящим положением.

5.3. ...
6. ...

II. Структура

1. Структуру и штатную численность канцелярии утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению заведующего канцелярией и по согласованию с ____________________ (отделом организации и оплаты труда; отделом кадров)
2. Канцелярия имеет в своем составе структурные подразделения (службы, группы, секторы, бюро, пр.) согласно нижеприведенной схеме.

 

 

 

КАНЦЕЛЯРИЯ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Бюро (сектор, группа)
экспедиции

 

 

Машинописное бюро
(сектор, группа)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Копировально-множительное
бюро (сектор, группа)

 

 

Секретариат

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Начальники структурных подразделений (бюро, секторов, пр.) в составе канцелярии, другие работники канцелярии назначаются на должность и освобождают-ся от нее приказом директора предприятия по представлению заведующего канцелярией.
4. Положения о подразделениях канцелярии (бюро, секторах, группах, пр.) утверждаются заведующим канцелярии, а распределение обязанностей между сотрудниками подразделений производится

 

(руководителями бюро, секторов, групп)

5. ...

III. Задачи

1. Организация делопроизводства на предприятии.
2. Обеспечение единого порядка документационного обеспечения предприятия.
3. Контроль за исполнением документов и подготовкой документов к передаче в архив.
4. ...

IV. Функции

1. Ведение делопроизводства на предприятии.
2. Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставка по назначению.
3. Контроль за сроками исполнения документов их правильным оформлением.
4. Работа по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделений документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства.
5. Формирование дел и их сдача на хранение.
6. Разработка инструкций по делопроизводству на предприятии и их внедрение.
7. Поиск и подготовка инструктивных и справочных материалов, необходимых для организации делопроизводства на предприятии.
8. Методическое руководство делопроизводством в подразделениях предприятия, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив.
9. Составление отчетов, справок, сводок по результатам контроля за исполнением.
10. Разработка предложений по установлению исполнительской дисциплины, по исполнению структурными подразделениями поручений, о заслушивании на совещаниях руководителей структурных подразделений и отдельных специалистов, допускающих просрочку в исполнении решений и поручений.
11. Разработка и обеспечение режима доступа к документации и использования информации, содержащейся в ней.
12. Разработка и внедрение новых технологических процессов работы с документами, совершенствование автоматизированных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).
13. Разработка и организация мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.
14. Разработка мероприятий по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
15. Выполнение копировальных и множительных работ.
16. Выполнение машинописных работ (прием материала для печатания, распределение между машинистками, учет выработки, сдача выполненной работы).
17. ...

V. Права

1. Канцелярия имеет право:
1.1. Давать указания структурным подразделениям предприятия по вопросам, относящимся к компетенции канцелярии и вытекающим из функций, которые перечислены в настоящем положении.
1.2. Требовать и получать от структурных подразделений предприятия материалы, необходимые для осуществления деятельности канцелярии.
1.3. Требовать предоставления отчетов и информации об исполнении документов, поручений и решений.
1.4. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения правил делопроизводства.
1.5. Вносить предложения руководству предприятия о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности должностных лиц предприятия по результатам проверок.
1.6. Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию канцелярии.
1.7. ...
2. Заведующий канцелярией также вправе:
2.1. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии.
2.2. Вносить предложения в отдел кадров и руководству предприятия о перемещении работников канцелярии, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении дисциплинарных взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.
2.3. ...
3. ...

VI. Взаимоотношения (служебные связи)

Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, канцелярия взаимодействует:
1. Со всеми подразделениями предприятия - по вопросам:
- ведения делопроизводства;
- организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии;
- подготовки и представления документов;
- передачи входящей корреспонденции и приема исходящей;
- получения и выдачи документов, подлежащих копированию и размножению;
-

2. С

 

 

(хозяйственным отделом; отделом материально-технического снабжения)

по вопросам:
- обеспечения оргтехникой, оборудованием, канцелярскими принадлежностями, бланками документов;
- обеспечения ремонта оргтехники, копировально-множительного оборудования, пр.;
- ...
3. С юридическим отделом по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

4. С

 

 

(наименование структурного подразделения)

по вопросам: ______________________________________________________________
получения: ________________________________________________________________
предоставления: ___________________________________________________________

VII. Ответственность

1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций, предусмотренных настоящим положением, несет заведующий канцелярией.
2. На заведующего канцелярией возлагается персональная ответственность за:
2.1. Организацию деятельности канцелярии по выполнению возложенных на нее задач и функций.
2.2. Организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями.
2.3. Сохранность принятых в работу документов.
2.4. Соблюдение сотрудниками канцелярии трудовой и производственной дисциплины.
2.5. Обеспечение сохранности имущества, находящегося в канцелярии, и соблюдение правил пожарной безопасности.
2.6. Подбор, расстановку и деятельность сотрудников канцелярии.
2.7. Соответствие действующему законодательству визируемых (подписываемых) им проектов приказов, инструкций, положений, постановлений и других документов.
2.8. ...
3. Ответственность сотрудников канцелярии устанавливается их должностными инструкциями.

hr-portal.ru

Положение О канцелярии

  УТВЕРЖДАЮ
   
(наименование предприятия, организации, учреждения) (руководитель предприятия, организации, учреждения)
   

ПОЛОЖЕНИЕ  

00.00.0000 № 00 (подпись) (Ф.И.О.)
  00.00.0000

  О канцелярии  

   
   

1. Общие положения канцелярии

1.1. Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением предприятия. 
1.2. Канцелярия создается и ликвидируется приказом директора предприятия.
1.3. Канцелярия подчиняется непосредственно директору предприятия.
1.4. Руководство канцелярии:
1.4.1. Канцелярию возглавляет заведующий, назначаемый на должность приказом директора предприятия.
1.4.2 Заведующий канцелярией имеет ____ заместителя (ей).
1.4.3 Обязанности заместителя (ей) определяются (распределяются) заведующим канцелярией.
1.4.4. Заместитель(и) и руководители структурных подразделений в канцелярии, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом директора предприятия по представлению заведующего канцелярией.

2. Структура канцелярии


2.1. Состав и штатную численность канцелярии утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению заведующего канцелярией и по согласованию с 

(отделом кадров; отделом организации и оплаты труда)

2.2. В состав отдела входят 

(структурные подразделения, группы специалистов и пр.)

2.3. Заведующий канцелярией распределяет обязанности между сотрудниками отдела и утверждает их должностные инструкции.

3. Задачи и функции подразделения

№ п/п Задачи Функции
3.1 Организация делопроизводства на предприятии.
 Ведение делопроизводства на предприятии.
Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставка по назначению.
Работа по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделений документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства.
Формирование дел и их сдача на хранение.
Разработка и внедрение новых технологических процессов работы с документами, совершенствование автоматизированных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).
3.2 Обеспечение единого порядка документационного обеспечения предприятия.
 Разработка инструкций по делопроизводству на предприятии и их внедрение.
Поиск и подготовка инструктивных и справочных материалов, необходимых для организации делопроизводства на предприятии.
Методическое руководство делопроизводством в подразделениях предприятия, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив.
Разработка и организация мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.
Выполнение копировальных и множительных работ.
Выполнение машинописных работ (прием материала для печатания, распределение между машинистками, учет выработки, сдача выполненной работы).
3.3 Контроль за исполнением документов и подготовкой документов к передаче в архив.
 Контроль за сроками исполнения документов их правильным оформлением.
Разработка мероприятий по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
Составление отчетов, справок, сводок по результатам контроля за исполнением.
Разработка предложений по установлению исполнительской дисциплины, по исполнению структурными подразделениями поручений, о заслушивании на совещаниях руководителей структурных подразделений и отдельных специалистов, допускающих просрочку в исполнении решений и поручений.
Разработка и обеспечение режима доступа к документации и использования информации, содержащейся в ней.

4. Регламентирующие документы

4.1. Внешние документы:
Законодательные и нормативные акты.
4.2. Внутренние документы:
Стандарты ГО, Устав предприятия, Положение о подразделении, Должностная инструкция, Правила внутреннего трудового распорядка.

5. Взаимоотношения канцелярии с другими подразделениями

Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, канцелярия взаимодействует:
№ п/п Подразделение По вопросам
5.1 Со всеми подразделениями предприятия - ведения делопроизводства;
- организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии;
- подготовки и представления документов;
- передачи входящей корреспонденции и приема исходящей;
- получения и выдачи документов, подлежащих копированию и размножению;

6. Права канцелярии

6.1. Канцелярия имеет право:
6.1.1. Давать указания структурным подразделениям предприятия по вопросам, относящимся к компетенции канцелярии и вытекающим из функций, которые перечислены в настоящем положении.
6.1.2. Требовать и получать от структурных подразделений предприятия материалы, необходимые для осуществления деятельности канцелярии.
6.1.3. Требовать предоставления отчетов и информации об исполнении документов, поручений и решений.
6.1.4. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения правил делопроизводства.
6.1.5. Вносить предложения руководству предприятия о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности должностных лиц предприятия по результатам проверок.
6.1.6. Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию канцелярии.
6.1.7. ...
6.2. Заведующий канцелярией также вправе:
6.2.1. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии.
6.2.2. Вносить предложения в отдел кадров и руководству предприятия о перемещении работников канцелярии, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении дисциплинарных взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.

7. Ответственность канцелярии

7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций, предусмотренных настоящим положением, несет заведующий канцелярией.
7.2. На заведующего канцелярией возлагается персональная ответственность за:
7.2.1. Организацию деятельности канцелярии по выполнению возложенных на нее задач и функций.
7.2.2. Организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями.
7.2.3. Сохранность принятых в работу документов.
7.2.4. Соблюдение сотрудниками канцелярии трудовой и производственной дисциплины.
7.2.5. Обеспечение сохранности имущества, находящегося в канцелярии, и соблюдение правил пожарной безопасности.
7.2.6. Подбор, расстановку и деятельность сотрудников канцелярии.
7.2.7. Соответствие действующему законодательству визируемых (подписываемых) им проектов приказов, инструкций, положений, постановлений и других документов.
7.3. Ответственность сотрудников канцелярии устанавливается их должностными инструкциями.

8. Заключительные положения

8.1. При выявлении несоответствия какого-либо пункта положения реальному состоянию дел в канцелярии руководителем отдела, сотрудником либо другим лицом необходимо обратиться в 

(службу персонала, отдел кадров, экспертную комиссию по положениям и должностным инструкциям и т.д.)

с заявкой на внесение изменений и дополнений в положение. (Форма заявки представлена в Приложении 1).

8.2. Внесённое предложение рассматривается подразделением указанным в п. 8.1. данного положения в течение одного месяца со дня подачи заявки. 
По результатам рассмотрения выносится решение: 
- принять изменение или дополнение,
- отправить на доработку (с указанием срока доработки и исполнителя), 
- отказать в принятии вносимого предложения (в этом случае заявителю направляется обоснованный отказ в письменном виде).

8.3. Внесение изменений и дополнений в положение утверждается 

(заместителем генерального директора, генеральным директором и т.д.)

по представлению 

(менеджера по персоналу, начальника отдела кадров, руководителя экспертной комиссии по Положениям и должностным инструкциям и т.д.)

Руководитель структурного подразделения  
 (подпись) (фамилия, инициалы)
СОГЛАСОВАНО: 
Начальник юридического отдела 
 
(подпись) (фамилия, инициалы)
 
00.00.2000 
 
С инструкцией ознакомлен:  
 (подпись) (фамилия, инициалы)
 00.00.00 

www.d-instrukciya.ru

Что такое канцелярия? Канцелярия - это...

Канцелярия - это учреждение, относящееся в государственной системе. Слово имеет латинское происхождение. Во многих европейских языках присутствуют аналоги: в немецком - Kanzlei, в английском - Chancery. В статье рассказано о происхождении термина, а также вкратце изложена история государственных учреждений в России и Европе.

Значение слова "канцелярия"

В Средневековье государственные служащие решали свои дела в отдельном помещении, огороженном решеткой. В этом помещении восседали писцы. Руководил ими канцлер, который занимался также подготовкой публичных актов, судебных решений, государевых указов и прочего.

Как уже было сказано, «канцелярия» - это латинское заимствование. В переводе на русский означает «загородка», «решетка». Канцелярия - это учреждение, которое ведает делопроизводством. Это слово и сегодня довольно часто используется, но чаще с ироническим подтекстом.

"Канцелярия" - это слово иностранное. Наряду со многими заимствованиями оно пришло в русскую речь в годы правления Петра Первого. В 18-м столетии под этим термином подразумевалось не только особое помещение, но и совокупность государевых людей, деятельность которых в жизни страны имела важное значение.

Канцелярия - это слово, которое вызывало у простого человека трепет и страх. Особенно, когда использовалось в сочетании с прилагательным "тайная". Стоит рассказать больше об учреждении, название которого довольно часто встречается в исторических романах.

Тайная канцелярия

Что означает это словосочетание? Это учреждение существовало в России в 18-м веке. Сотрудники его занимались поиском политических преступников. Учреждение несколько раз меняло название. Окончательно упразднена Тайная канцелярия в годы правления Александра I.

Петр Великий первоначально использовал эту организацию в борьбе со своей сестрой Софьей. Как известно, политическая борьба завершилась его победой. В первые годы своего существования она называлась иначе – Преображенский указ. Позже была реорганизована и переименована в Тайную канцелярию.

В ведомстве велось следствие по самым важным политическим делам, например, по делу царевича Алексея Петровича. Царь нередко присутствовал при допросах и пытках. "Головной офис" Тайной канцелярии находился в Петропавловской крепости. При Екатерине Великой организация была переименована в Преображенскую канцелярию, но сохранила свои функции.

Ближняя канцелярия

Государственный орган был создан тоже Петром Первым. Существовала Ближняя канцелярия на протяжении 18 лет. Упразднена была в 1719 году. Все важные документы министры подписывали именно в этом учреждении. Для этого они съезжались в Ближнюю канцелярию как минимум три раза в неделю. Сюда также поступали губернские ведомости о расходах и доходах. Ближней канцелярии царь поручил проверку всех денежных счетов. Государственная организация прекратила свое существование после учреждения Ревизион-коллегии.

Медицинская канцелярия

Административно-судебный орган имел другое название - Аптекарский приказ. Основан он был приблизительно в тридцатые годы 17-го века. Ранее в Москве действовала Государева аптека, которая обслуживала царскую семью.

В начале 18-го столетия Медицинская канцелярия, как и многие другие государственные учреждения, была перенесена в Петербург. И тоже находилась в Петропавловской крепости. Руководил этой канцелярией с 1721 года Блюментрост – известный в ту пору аптекарь. Он стал автором проекта преобразования медицинского дела.

Государственная канцелярия

Учреждение существовало более ста лет. Основана Государственная канцелярия была в 1810 году. Упразднена после Февральской революции. Государственная канцелярия представляла собой сложную организацию, состоящую из нескольких подразделений. Первоначально их было пять. Последние годы в канцелярии действовало четыре отдела. Во главе находился Государственный секретарь. Отделами руководили статс-секретари. Последний государственный секретарь - юрист Сергей Крыжановский, эмигрировавший в Финляндию 1918 году.

Канцелярия - это организация, учреждение, государственный орган. Синонимами могут служить такие слова, как «контора», «офис». В современном русском языке много слов, образованных от корня «канцеляр». Например, канцеляризмы - речевые обороты, свойственные для тяжеловесного официально-делового стиля.

www.nastroy.net

Положение о канцелярии

      Канцелярия осуществляет организацию документационного процесса и обеспечение режима секретности при работе с документами и информацией в Филиале и структурных подразделениях.

         Основными задачами канцелярии является:

         Организация секретного делопроизводства и контроль за обеспечением режима секретности при работе с документами и информацией в Филиале  и его структурных подразделениях.

          Документационное обеспечение деятельности в Филиале.

          Выработка единых требований в процессе организации работы, обеспечении единого порядка.

           Инструктаж лиц, допущенных к работе с секретными документами.

    Координация деятельности структурных подразделений Филиала по вопросам документационного обеспечения управления и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами.

          Разработка организационно-распорядительных документов по вопросам документационного обеспечения управления.

       Информирование начальника Филиала об исполнении документов и поручений по ним, анализ и подготовка на его основе предложений по совершенствованию работы с документами.

                Основными функциями канцелярии является:

      Разработка и осуществление мероприятий, обеспечивающих режим секретности и порядок работы с секретными документами.

     Прием, регистрация, распределение входящих (поступающих) документов, передача документов на рассмотрение начальнику Филиала и непосредственно исполнителю, после изучения соответствующих указаний (резолюций), регистрация исходящих (отправляемых) документов, их экспедиционная обработка и отправка адресатам.   

         Обеспечение своевременного рассмотрения входящей, исходящей и внутренней корреспонденции.

     Предварительная проработка входящей корреспонденции и направление поступивших документов и обращений граждан, не требующих доклада руководству Филиала, на исполнение непосредственно в подразделения.

        Оформление и рассылка распорядительных документов, контроль за их движением, формирование их в дела, организация переписки.

          Контроль за движением секретных документов и своевременным возвращением их в канцелярию.

          Контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов. 

         Организация работы по рассмотрению, учету и контролю с письмами, жалобами  и обращениями граждан.

     Разработка и ведение номенклатуры дел Филиала, представление в установленном порядке проекта номенклатуры дел на согласование в ВИПК МВД России.

       Учет, хранение и уничтожение гербовой печати Филиала, удостоверение ею документов, подписанных начальником Филиала, его заместителями, мастичных печатей и штампов Филиала, металлических печатей.

         Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству Филиала, учетом и хранением рабочих тетрадей, внутренних описей и др.

         Контроль за изготовлением, размножением, учетом, хранением и использованием документов, материалов для служебного пользования и служебных бланков в Филиале.

         Участие в сверке наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников и работников Филиала, а также в проведении проверок по фактам утрат документов и разглашения сведений служебного характера.       

        Своевременный отбор документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий с истекшими сроками хранения, не подлежащих хранению и не имеющих исторической и научной ценности, представление на рассмотрение соответствующими экспертными комиссиями проектов актов об уничтожении документальных материалов и организация их уничтожения в установленном порядке.

         Выдача справок по документальным материалам.

         Выполнение иных функций в соответствии с нормативными правовыми актами МВД России.

         Контактный телефон 8 (4832) 66 45 57

xn--90a2b.xn--b1amgt.xn--b1aew.xn--p1ai

Положение О канцелярии

УТВЕРЖДАЮ
   
(наименование предприятия, организации, учреждения) (руководитель предприятия, организации, учреждения)
   

ПОЛОЖЕНИЕ  

00.00.0000 № 00 (подпись) (Ф.И.О.)
  00.00.0000

  О канцелярии  

   
   

1. Общие положения канцелярии

1.1. Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением предприятия. 
1.2. Канцелярия создается и ликвидируется приказом директора предприятия.
1.3. Канцелярия подчиняется непосредственно директору предприятия.
1.4. Руководство канцелярии:
1.4.1. Канцелярию возглавляет заведующий, назначаемый на должность приказом директора предприятия.
1.4.2 Заведующий канцелярией имеет ____ заместителя (ей).
1.4.3 Обязанности заместителя (ей) определяются (распределяются) заведующим канцелярией.
1.4.4. Заместитель(и) и руководители структурных подразделений в канцелярии, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом директора предприятия по представлению заведующего канцелярией.

2. Структура канцелярии


2.1. Состав и штатную численность канцелярии утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению заведующего канцелярией и по согласованию с 

(отделом кадров; отделом организации и оплаты труда)

2.2. В состав отдела входят 

(структурные подразделения, группы специалистов и пр.)

2.3. Заведующий канцелярией распределяет обязанности между сотрудниками отдела и утверждает их должностные инструкции.

3. Задачи и функции подразделения

№ п/п Задачи Функции
3.1 Организация делопроизводства на предприятии.
 Ведение делопроизводства на предприятии.
Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставка по назначению.
Работа по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделений документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства.
Формирование дел и их сдача на хранение.
Разработка и внедрение новых технологических процессов работы с документами, совершенствование автоматизированных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).
3.2 Обеспечение единого порядка документационного обеспечения предприятия.
 Разработка инструкций по делопроизводству на предприятии и их внедрение.
Поиск и подготовка инструктивных и справочных материалов, необходимых для организации делопроизводства на предприятии.
Методическое руководство делопроизводством в подразделениях предприятия, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив.
Разработка и организация мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.
Выполнение копировальных и множительных работ.
Выполнение машинописных работ (прием материала для печатания, распределение между машинистками, учет выработки, сдача выполненной работы).
3.3 Контроль за исполнением документов и подготовкой документов к передаче в архив.
 Контроль за сроками исполнения документов их правильным оформлением.
Разработка мероприятий по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
Составление отчетов, справок, сводок по результатам контроля за исполнением.
Разработка предложений по установлению исполнительской дисциплины, по исполнению структурными подразделениями поручений, о заслушивании на совещаниях руководителей структурных подразделений и отдельных специалистов, допускающих просрочку в исполнении решений и поручений.
Разработка и обеспечение режима доступа к документации и использования информации, содержащейся в ней.

4. Регламентирующие документы

4.1. Внешние документы:
Законодательные и нормативные акты.
4.2. Внутренние документы:
Стандарты ГО, Устав предприятия, Положение о подразделении, Должностная инструкция, Правила внутреннего трудового распорядка.

5. Взаимоотношения канцелярии с другими подразделениями

Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, канцелярия взаимодействует:
№ п/п Подразделение По вопросам
5.1 Со всеми подразделениями предприятия - ведения делопроизводства;
- организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии;
- подготовки и представления документов;
- передачи входящей корреспонденции и приема исходящей;
- получения и выдачи документов, подлежащих копированию и размножению;

6. Права канцелярии

6.1. Канцелярия имеет право:
6.1.1. Давать указания структурным подразделениям предприятия по вопросам, относящимся к компетенции канцелярии и вытекающим из функций, которые перечислены в настоящем положении.
6.1.2. Требовать и получать от структурных подразделений предприятия материалы, необходимые для осуществления деятельности канцелярии.
6.1.3. Требовать предоставления отчетов и информации об исполнении документов, поручений и решений.
6.1.4. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения правил делопроизводства.
6.1.5. Вносить предложения руководству предприятия о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности должностных лиц предприятия по результатам проверок.
6.1.6. Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию канцелярии.
6.1.7. ...
6.2. Заведующий канцелярией также вправе:
6.2.1. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии.
6.2.2. Вносить предложения в отдел кадров и руководству предприятия о перемещении работников канцелярии, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении дисциплинарных взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.

7. Ответственность канцелярии

7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций, предусмотренных настоящим положением, несет заведующий канцелярией.
7.2. На заведующего канцелярией возлагается персональная ответственность за:
7.2.1. Организацию деятельности канцелярии по выполнению возложенных на нее задач и функций.
7.2.2. Организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями.
7.2.3. Сохранность принятых в работу документов.
7.2.4. Соблюдение сотрудниками канцелярии трудовой и производственной дисциплины.
7.2.5. Обеспечение сохранности имущества, находящегося в канцелярии, и соблюдение правил пожарной безопасности.
7.2.6. Подбор, расстановку и деятельность сотрудников канцелярии.
7.2.7. Соответствие действующему законодательству визируемых (подписываемых) им проектов приказов, инструкций, положений, постановлений и других документов.
7.3. Ответственность сотрудников канцелярии устанавливается их должностными инструкциями.

8. Заключительные положения

8.1. При выявлении несоответствия какого-либо пункта положения реальному состоянию дел в канцелярии руководителем отдела, сотрудником либо другим лицом необходимо обратиться в 

(службу персонала, отдел кадров, экспертную комиссию по положениям и должностным инструкциям и т.д.)

с заявкой на внесение изменений и дополнений в положение. (Форма заявки представлена в Приложении 1).

8.2. Внесённое предложение рассматривается подразделением указанным в п. 8.1. данного положения в течение одного месяца со дня подачи заявки. 
По результатам рассмотрения выносится решение: 
- принять изменение или дополнение,
- отправить на доработку (с указанием срока доработки и исполнителя), 
- отказать в принятии вносимого предложения (в этом случае заявителю направляется обоснованный отказ в письменном виде).

8.3. Внесение изменений и дополнений в положение утверждается 

(заместителем генерального директора, генеральным директором и т.д.)

по представлению 

(менеджера по персоналу, начальника отдела кадров, руководителя экспертной комиссии по Положениям и должностным инструкциям и т.д.)

Руководитель структурного подразделения  
 (подпись) (фамилия, инициалы)
СОГЛАСОВАНО: 
Начальник юридического отдела 
 
(подпись) (фамилия, инициалы)
 
00.00.2000 
 
С инструкцией ознакомлен:  
 (подпись) (фамилия, инициалы)
 00.00.00 

  • < Назад
  • Вперёд >

dolznosti.ru