Для подробного учета персонала организации законом предусмотрена применение личной карточки для всех сотрудников. В документе собраны личные данные работника и информация о его профессиональной деятельности. Применяемый бланк — форма Т-2 (Постановление №1 Госкомстата РФ), структура которой и разъяснения заполнения сохранены еще с января 2004 г. Бланк личной карточки работника и образец его заполнения предлагаем скачать внизу статьи.

Когда заполнять?

В рекомендациях по оформлению бланка Т-2 не оговариваются конкретные даты. В основном при подписании трудового соглашения, сначала фиксируется приказ о приеме на работу, затем заполняют личную карточку, где повторяются данные распоряжения, занесенные еще и в трудовую книжку специалиста.

Типовая форма личной карточки работника Т-2 включает в себя 4 страницы, 2 первые из которых оформляются при принятии на должность, на основании следующих документов:

• приказ о приеме на работу;
• паспорт;
• документ, подтверждающий трудовую деятельность, образование, квалификацию;
• военный билет обязанного лица для прохождения службы в армии.

Две последние страницы отображают рабочий процесс трудящегося. Специалист по кадрам заносит все необходимые данные о трудящемся в бланк, разделенный на 11 отдельных блоков.

Заполнение разделов формы Т-2

Блок №1

Вписывается вся информация без сокращений из паспорта работника, сведения о гражданстве, уровне образования, семейное положение.

Первым делом фиксируются реквизиты трудового соглашения (день подписания и номер).

Месяц рождения пишется прописью, в области кодирования повторяется в числовом формате. Место рождения указывается с помощью общепринятых сокращений (р-н- район, г.-город), области и районы указываются в родительном падеже, в месте кодирования вписывается населенный пункт по ОКАТО.

Текстовое поле формы Т-2 с указанием гражданства, владение иностранными языками, уровень знаний и образования дублируется кодировкой в соответствии с ОКИН.

Наименование университета допускается сокращать без потери важной смысловой информации. Данные об обучении (серия, номер, квалификация, специальность, год окончания) записываются в соответствующих отделах бланка личной карточки только из документов, подтверждающих образование. Кодирование специальности и направления применяется по ОКСО. Отдельными строками выделено послевузовское образование. При огромном списке образовательных учреждений оформляется вкладыш в бланк Т-2 формата А4.

Основная и другая профессия фиксируется в личной карточке полностью, как написано в соответствующем документе. Если у сотрудника несколько профессий, выбирая из них основную, специалист по кадрам полагается на свое мнение. Как правило, главной обозначается профессия, по которой работника взяли на должность. Дополнительный род занятий, указанный ниже в документе, может быть полезен при необходимости внутреннего перемещения в случае сокращения ставки. Кодирование профессии обозначается по ОКПДТР.

Стаж работы подразделяется на общий, специальный трудовой и непрерывный. Общий предполагает суммирование продолжительности профессиональной деятельности и не зависит от прерывания труда. Непрерывный стаж — длительность на последнем месте работы без промежутков или в нескольких организациях, если при переходе из одной фирмы в другую стаж был непрерывен. Подсчет дней ведется по Постановлению Правления ПФ РФ № 192п от 31.07.2006 г. и рассчитывается на дату приема на должность исходя из сведений трудовой книжки, договоров гражданско-правового характера, справки от Центра занятости, военного билета.

Информация о семейном положении сотрудника записывается бланк форма Т-2 в текстовом формате, в кодовом повторяется по ОКИН.

Данные о составе семьи включают в себя информацию о ближайших родственниках, а также членов семьи, проживающих с сотрудником на одной территории, с обозначением степени их родства.

Сведения из паспорта (серия, номер, когда и кем выдан) переносятся в личную карточку работника в строгом соответствии с документом.

Адрес регистрации берется из паспорта. Если место фактического проживания отличается от прописки, то со слов специалиста заносятся данные. В случае совпадения адресов вторая графа остается пустой.

Блок №2

Заполнение раздела личной карточки о воинском учете имеет ряд особенностей:

• для офицеров запаса первый пункт остается незаполненным;
• сокращения недопустимы в 3 части;
• 7 часть заполнять лучше карандашом, по причине возможных изменений в будущем.

Раздел формы Т-2 обязательно должен быть подписан специалистом по кадрам и работником, подтверждая, тем самым свое согласие.

Блок №3

Данные раздела приема, перевода на работу заполняются одновременно со сведениями в трудовой книжке. Главный документ для оформления — распоряжение директора предприятия (скачать образец приказа о приеме на работу). Специалист ставит ознакомительную подпись в 6 графе раздела.

Блок №4

Аттестация работников проводится по приказу руководителя, данные которого записываются в 5 пункте карточки Т-2. Комиссия по результатам проверки профессиональных качеств сотрудника выносит решение о соответствии (несоответствии) занимаемой должности, о переводе на другую должность, о необходимости повысить уровень квалификации или пройти переаттестацию. Фиксируются реквизиты протокола комиссии и дата аттестации.

Блок №5 и №6

Информация по профессиональной переподготовке и повышению квалификации заполняется по представленным данным трудящегося или по кадровым документам корпоративного обучения. Заполнению подлежат все разделы.

Блок №7

Раздел награды включает в себя разные поощрения за труд, основанные на локальных актах и ст.191 ТК РФ.

Блок №8

Отпуск включается весь (очередной, дополнительный, по уходу за ребенком, без сохранения заработной платы) с указанием периода и основания для его предоставления. Данный раздел личной карточки Т-2 заполняется на основании приказа на отпуск.

Блок №9

Перечисляются социальные льготы, если есть, предоставленные работнику.

Блок №10

Дополнительные данные можно оставить пустыми либо добавить информацию о личных интересах, посещаемых курсах.

Блок №11

Прекращение трудового договора заполняется в личной карточке как и 3 раздел. За исключением того, что и работник кадровой службы, и увольняемый специалист расписываются данном разделе с указанием должности и расшифровкой.

Способ ведение личных карточек сотрудника только в компьютерном виде не приемлем. Информация, внесенная в процессе профессиональной деятельности, обязательно доносится до специалиста, о чем свидетельствует его подпись.

Не допускается в оформлении проставление прочерков, незаполненные поля остаются пустыми. В зону кодирования никакие символы, кроме самих кодов не вносится, иначе карточка считается испорченной.

Бланк и образец оформления Т-2

Бланк личной карточки работника форма Т-2 — скачать.

Образец заполнения личной карточки Т-2 — скачать.

9trud.ru

Форма Т2 – личная карточка работника: образец заполнения

Что это и для чего необходима эта форма?

Прежде всего необходимо отметить, что личная карточка имеет унифицированную форму,именуемую, №Т-2. Такая унификация необходима, для того чтобы о каждом сотруднике компании имелась информация по одним и тем же вопросам и разделам.

Карточка работника по форме Т-2 – это полная личная информация о каждом сотруднике официально числящегося в штате компании. Прежде всего, это форма призвана учитывать личные данные, касающиеся дополнительных навыков и умений сотрудников компании. В зависимости от норм установленных в фирме, такая карточка может быть заполнена в печатном варианте и храниться в архивах компании либо же в электронной базе данных.

Как правило, больше всего такая информация необходима руководству компании или кадровому отделу, для поиска сотрудника на новую должность внутри организации или же для расширения обязанностей внутри подразделений. Однако, с недавних пор, такая форма может пригодиться и соискателям работы на бирже труда.

Заполняется такая карточка по частям. 1 и 2 раздел заполняется сотрудником, при приеме на работу. Остальные, 8 разделов заполняются кадровиком, уже после того, как сотрудник проработал в компании определенное количества времени. Из-за определенной специфики карточки, информация постоянно обновляется.

Структура формы Т-2, разделы

Личная карточка Т-2, содержит всего 10 разделов:

Раздел №1

Заполняется лично сотрудником. Это своего рода стандартная личная информация о сотруднике вне компании. Личные данные в этом разделе включают:

• Ф. И. О., гражданство, дату и место рождения.
• Образование, причем как основное, так и дополнительное.
• Знание иностранных языков + уровень.
• Профессия, занимаемая должность, стаж работы, степень (если таковая предусмотрена).
• Семейное положение, наличие детей.
• Паспортные данные.
• Адрес проживания.

Всего раздел состоит из 12 вопросов.

Раздел № 2

Данный раздел посвящен сведениям о воинском учете, соответственно необходим к заполнению только мужчинам. Состоит из 8 вопросов. Заполняется сотрудником лично.

Раздел № 3

Включает информацию о приеме на работу и о переходах на другую должность. Здесь указывается дата, тарифная ставка, структурное подразделение и основание для приема на должность (как правила номер приказа).

Раздел № 4

Аттестация. Как известно не у каждой профессии существует подобная процедура. Однако результаты аттестации являются весьма важными сведениями для любого руководителя.

Раздел № 5

Повышение квалификации. Эти данные также не упустит из виду ни один руководитель и тем более кадровик. В некоторых компаниях такая процедура является обязательной, а некоторые, наоборот, предоставляют своему сотруднику выбор.

Раздел № 6

Профессиональная переподготовка. Включает в себя информацию о сроке обучения, наименование специальности и сведений о полученном документе.

Раздел № 7

Награды, почетные звания. Сведения о наградах включает в себя информацию о наименование и подтверждающем документе.

Раздел № 8

Отпуск. Здесь указывается точные даты всех отпусков сотрудника, номера приказов и пр. Обязательно указание отпусков без содержания.

Раздел № 9

Социальные льготы. Если таковые имеются.

Раздел № 10

Может содержать совершенно различную информацию о сотруднике. К примеру, имеет водительское удостоверение «С» категории или сведения о медицинских показаниях.

Дополнительные сведения

Заполнение формы личной карточки

Как уже было отмечено ранее, лишь только первых два раздела заполняются сотрудником лично, остальные же заполняются по мере его профессиональной деятельности в компании. Причем в зависимости от структуры компании, заполнять последние 8 пунктов, может как секретарь, так и сотрудник кадрового отдела. Форма может заполняться от руки, а может быть, напечатана на компьютере.

Документы необходимые для заполнения личной карточки

Конечно, все зависит от стандартов и нормах компании о приёме на работу, однако, стандартный набор документов для заполнения карточки выглядит следующим образом:

1. Трудовой договор.
2. Паспорт сотрудника.
3. Приказ руководства о приеме на работу сотрудника.
4. Трудовая книжка.
5. Страховое свидетельство.
6. Свидетельство о браке.
7. Дипломы о высшем образовании.
8. Дипломы, грамоты, сертификаты о получение дополнительного образования.
9. Сертификаты, свидетельства, книжки и прочие документы о прохождении профессиональной переподготовке, повышения квалификации.
10. Заявление на отпуск.
11. Военный билет.

И прочие.

Форма личной карточки работника Т-2 – скачать (в формате word)

Правила заполнения

1. Прежде всего, следует обратить внимание на наименование организации. То есть при заполнении личной карточки, указывается полное наименование компании. К примеру, «Общество с ограниченной ответственностью «Ретранс». Сокращенные наименования можно использовать только в том случае, если это прописано в учредительных документах.
2. Каждому сотруднику присваивается табельный номер. Он не должен превышать 6 цифр. При этом номер не меняется при любых перемещениях сотрудника внутри компании.
3. В пункте «Алфавит» проставляется первая буква фамилии сотрудника.
4. Пункты ф. и. о., информация о месте жительства и рождения, а также дата рождения и семейное положение прописываются только на основе документов, чаще всего паспорта.
5. Код даты рождения указывается цифирным обозначением. К примеру, если дата рождения сотрудника будет 3 сентября 1980 года, то его код 03.09.1980.
6. Следует отдельно указать рекомендации по заполнению графы о месте рождения:
   • Общий размер записи должен быть не более 100 символов.
   • Области и районы сокращаются в соответствии с паспортными данными, то есть:
     • Город – гор.
     • Район – рн.
     • Станция – ст.
     • и так далее.
   • По данным общероссийского классификатора объектов административно-территориального деления устанавливается, и присваиваются код. К примеру, если сотрудник был рожден в городе Омске, то его код 52.
7. Гражданство записывается без сокращения. Кодирование данной графы также происходит согласно общероссийскому классификатору. Российское гражданство – 1.

Изменение сведений о работнике

Во время работы сотрудников личные данные могут измениться, но это не повод заводить новую карту, тем более что очень сложно обновить все подписи.

Для того чтобы обновить измененные данные в карточке следует придерживаться инструкции:

1. Аккуратно зачеркнем устаревшие данные.
2. Вписываем новые данные.
3. Ставим визу начальника отдела кадровой службы и самого работника.
4. В 10 разделе «Дополнительные сведения» сделаем запись о новом изменении и укажем данные о документе на основании которого были внесены корректировки.

Хотя некоторые компании идут другим путем. Меняют страницу. Причем в карточку прикладывается обе страничке- ничего не выкидывается. Просто на одной ставиться пометка о замене листа.

Как делать исправления в личной карточке

Человеческий фактор никому не чужд, и сделать ошибку в записи, может, любой. Для исправления необходимо аккуратно зачеркнуть описку, рядом прописывается верный вариант и ставится ремарка «исправлено». Также необходимо заверить подписью начальника кадрового отдела.

Особенности и ошибки заполнения

Наверно самой распространенной ошибкой заполнения личной карточки, является путаница между разделами «Повышение квалификации», «Профессиональная переподготовка».

Повышение квалификации, это своего рода специализированное образование, курсы, семинары, которые могут быть, как долгосрочными (т. е. более 100 академических часов), так и краткосрочными (от 72 до 100 академических часов). Обучение может проходить как в самой компании, так и в образовательном учреждении специализированного типа.

Профессиональная переподготовка длится, как правило, не менее 500 академических часов. Проводиться, так же как и повышение квалификации на базе высшего образования. Однако по окончании сотрудник получает диплом или свидетельство.

После того как сотрудник увольняется из компании заводиться новый раздел № 11 «Основания увольнения». Здесь указывается причина увольнения, точная расшифровка в соответствии с ТК РФ, дата и номер приказа. После чего личная карточка работника закрывается. Для этого кадровый работник ставит соответствующую запись и свою подпись, если работник компании согласен с каждым пунктом документа, то он также расписывается.

arenateam.ru