Содержание

Как ведется приходно-расходная книга учета трудовых книжек

Приходно-расходная книга, как правило, используется в качестве журнала учета бланков строгой отчетности. К этой категории относятся и бланки трудовых книжек и вкладышей в них, которые хранятся на предприятии и используются по мере надобности.

Из статьи вы узнаете:

Для чего необходимо вести приходно-расходные книги

Приходно-расходные книги ведутся с целью учета бланков строгой отчетности. К таким бланкам, в том числе, относятся документы, предназначенные для подтверждения хозяйственных и финансовых операций, а также те, которыми подтверждается страховой стаж гражданина. Отличительной особенностью таких бланков является не только печатная форма, но и наличие нумерации, присваиваемой еще на этапе изготовления документа в типографии.

Обратите внимание! Учет бланков строгой отчетности должен вестись поштучно — с момента изготовления до того момента, когда бланк будет израсходован и выдан под отчет на руки.

В процессе административно-хозяйственной, организационной и производственной деятельности предприятие постоянно использует бланки строгой отчетности. Их перечень, порядок хранения, выдачи и использования должен быть установлен локальным нормативным актом. Этим же актом определяется и порядок ведения приходно-расходных книг учета бланков строгой отчетности. При этом каждый вид таких бланков учитывается в отдельной приходно-расходной книге, это же касается бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Кто ведет приходно-расходную книгу учета трудовых книжек

Порядок учета и хранения бланков трудовых книжек, внесения записей в эти важные кадровые документы, регламентируется:

  • Инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, далее — Инструкция;
  • Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, далее — Правила.

Согласно положениям Правил и Инструкции порядок  учета и хранения бланков трудовых книжек определен на уровне закона, который обязывает всех работодателей вести специальные книги по учету не только бланков, но и действующих книжек, которые работники сдают на ответственное хранение.

Приходно расходная книга по учету бланков трудовой, как правило, ведется в бухгалтерии предприятия. При этом в обязательном порядке издается приказ и назначается сотрудник, который будет осуществлять учет бланков и вносить соответствующие записи в книгу.

Образец приказа о назначении сотрудника, ответственного за хранение, учет и выдачу бланков трудовых книжек представлен ниже.

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Обязанность сотрудника по ведению приходно-расходной книги по учету бланков трудовой должна быть закреплена в его должностной инструкции или дополнительном соглашении к трудовому договору.

Читайте по теме в электронном журнале

Какие документы вносятся в приходно-расходную книгу трудовых книжек

Согласно требованиям Правил, у работодателя всегда в наличии должно иметься некоторое количество бланков трудовых и вкладышей в них. При отсутствии таких бланков работодатель рискует не произвести оформление трудовой книжки в установленные законом сроки.

Так, сотруднику впервые оформляющемуся на работу, книжка должна быть оформлена после того, как он проработает на предприятии более пяти дней. Согласно Правилам, заполнена она должна быть в присутствии владельца в течение недели после того, как он был принят на работу.

Что касается вкладышей, они заполняются после того, как в соответствующем разделе трудовой книжки не осталось свободного места. Внести новую запись во вкладыш нужно на основании соответствующего приказа не позже, чем в течении недели с даты его издания. Если сотрудник увольняется, запись об этом должна быть внесена в книжку в тот же день.

Чтобы установленные законом сроки внесения записей не были нарушены, приказом работодателя можно установить приказом определенный неснижаемый лимит по количеству пустых бланков, сроки его пополнения и, по мере его достижения, приобретать новые. Они по мере поступления должны быть внесены в приходно-расходную книгу трудовых книжек.

Из этого следует, что приходно расходная книга учета бланков, в которой ведется учет наличия, поможет своевременно пополнить их запас и обеспечить соблюдение требований законодательства.

Обратите внимание! Лимит бланков трудовых книжек и вкладышей в них законом не установлен. Определить его работодатель вправе самостоятельно, учитывая при этом текучесть кадров, штатную численность, количество открытых вакансий,  процент принимаемых на работу впервые а также сроки поставки бланков.

Лицу, ответственному за ведение приходно-расходной книги учета трудовых книжек, необходимо вменить в обязанность ежемесячно представлять в бухгалтерию отчет о том, сколько и каких бланков имеется в наличии, суммах, взысканных за выданные и оформленные бланки с подтверждающими документами — приходными ордерами.

Читайте также:

Как ведется приходно расходная книга по учету бланков трудовой

В журнале учета двенадцать граф. Для каждой операции предусмотрена отдельная строка.

При внесении каждой записи в графе 1 указывается порядковый номер. Нумерация в книге сквозная, начиная с «1».

В графах 2-3 проставляется дата . Как и при заполнении трудовой книжки, используются только арабские цифры, формат даты: ДД, ММ, ГГГГ. Если проводится операция постановки бланков на учет, в качестве даты указывается дата договора поставки, при операции расхода — дата подачи заявки. Если бланк был испорчен, его списывают по акту и в этом случае в качестве даты указывается дата составления акта.

В графе 5 необходимо указать наименование компании-поставщика бланков или реквизиты получателя.

В графу 6 вносится информация о документах, на основании которых бланки были приняты или израсходованы. В случае списания испорченного бланка в этой графе указывается наименование и реквизиты соответствующего акта.

Операции по приходу отражаются в графах 7-9. При этом количество бланков указывается с перечислением серии и номера каждого из них. Сведения по расходным операциям отражаются в графах 10-12.

Образец заполнения приходно-расходной книги

Сразу после того, как были получены от поставщика заказанные бланки трудовых книжек и вкладышей в них, производится их регистрация в приходно-расходной книге. В ней отражается информация о всех операциях с бланками, как о тех, что связаны с их приобретением, так и о тех, которые связаны с расходованием. При регистрации обязательно указывается серия номер каждого бланка.

Поскольку работодатель закупает бланки за свой счет, впоследствии сотрудник, на чье имя они будут оформлены, обязан будет возместить их стоимость. Сведения о стоимости бланков также вносятся в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой.

Приходно-расходная книга образец заполнения представлен ниже.

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Форма приходно-расходной книги учета бланков является унифицированной, это приложение №2 к Инструкции.

Справка

Инструкция состоит из трех основных частей:

  1. титульного листа;
  2. списка лиц, ответственных за ведение книги;
  3. сведений о поступлении и расходовании бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

В журнале, который изготовлен типографским способом также можно найти пример того, как заполняется приходно расходная книга, скачать ее в электронном виде вы можете бесплатно по этой ссылке.

Как оформляется приходно-расходная книга трудовых книжек

Поскольку в этой книге ведется регистрация и учет бланков строгой отчетности, к ее оформлению предъявляются повышенные требования. Этот документ может вестись как в бумажном, так и в электронном виде. В том случае, когда выбран цифровой формат, сведения, отражаемые в приходно-расходной книге, должны заверяться квалифицированной электронной подписью лица, ответственного за ее ведение.

Если приходно-расходная книга учета бланков ведется в стандартном, бумажном виде, ее листы необходимо пронумеровать и прошнурвать. Для прошивки используется шпагат или прочная толстая нить, концы которой завязанные узлом, выводятся на задний разворот журнала и опломбируются для подтверждения целостности сведений об учете бланков.

В качестве пломбы используется наклеиваемый поверх концов нити квадрат бумаги, на котором указываются сведения о количестве страниц в книге. Бумажная пломба заверяется подписью ответственного лица и печатью предприятия, используемой для документов. Образец оформления бумажной пломбы приходно-расходной книги по трудовым книжкам представлен ниже.

Когда и как закрывается приходно-расходная книга по учету бланков трудовой

Приходно-расходная книга трудовых книжек является учетной формой и, в соответствии с Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 срок ее хранения равен пяти годам. Поэтому целесообразно ежегодно открывать новую приходно-расходную книгу и начинать ее ведения с записи с порядковым номером 1.

Такой порядок позволит своевременно утилизировать те журналы, срок хранения которых уже истек. А та приходно-расходная книга учета бланков, которая велась в прошедшем году, должна быть закрыта в первые рабочие дни нового года.

Чтобы обеспечить неизменяемость и сохранность сведений в приходно-расходной книге, в нее нужно внести итоговую запись. В ее тексте нужно указать общее количество внесенных в журнал записей и заверить его подписью ответственного лица.

Читайте также:

www.sekretariat.ru

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек. Образец

>>>>

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек

В целях учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладышей в них в организации ведется приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Эта книга ведется бухгалтерией. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет уполномоченное лицо, назначенное приказом работодателя.

До 6 октября 2006 года индивидуальные предприниматели не могли ввести трудовые книжки. Но с изменениями в ТК за ними закреплена эта обязанность (ст. 309 ТК РФ).

Бланки трудовых книжек и вкладышей в них хранятся в бухгалтерии как документы строгой отчетности. В случае необходимости трудовые книжки и вкладыши выдаются лицу, ответственному за их ведение. У работодателя всегда должно быть необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков и вкладышей, с указанием серии и номера каждого бланка. Книга нумеруется, шнуруется, заверяется подписью руководителя организации, затем скрепляется сургучной печатью или пломбируется.

Книга хранится в шкафах или сейфах, которые защищают от порчи и пропажи. В конце каждого месяца ответственный за кадровое делопроизводство представляет в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей в нее, суммах, затраченных на оформление трудовых книжек и вкладышей с предоставлением приходного ордера кассы организации.

Бланки трудовых книжек и вкладышей, которые были испорчены и не подлежат использованию, уничтожаются на основании акта.

Если при увольнении работник не получил один из документов, он хранится в организации 50 лет. Только по истечении этого срока трудовые книжки и вкладыши в них могут быть уничтожены в установленном порядке.

По статье 45 «Правил ведения и хранения трудовых книжек» вся ответственность за обращение с трудовыми книжками и вкладышами в них лежит на работодателе, а внутри организации — на ответственном за кадровое делопроизводство лице, утвержденном приказом или распоряжением работодателя.

www.freshdoc.ru

Как заполнить приходно расходную книгу по учету трудовых книжек

Правила.Согласно положениям Правил и Инструкции порядок учета и хранения бланков трудовых книжек определен на уровне закона, который обязывает всех работодателей вести специальные книги по учету не только бланков, но и действующих книжек, которые работники сдают на ответственное хранение. Приходно расходная книга по учету бланков трудовой, как правило, ведется в бухгалтерии предприятия. При этом в обязательном порядке издается приказ и назначается сотрудник, который будет осуществлять учет бланков и вносить соответствующие записи в книгу. Образец приказа о назначении сотрудника, ответственного за хранение, учет и выдачу бланков трудовых книжек представлен ниже.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки (утверждена Постановлением Министерства Труда и Соц. развития № 69 от 10.10.2003 г.) – это книга, в которой регистрируются (учитываются) сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка. Вид основного раздела книги учета: В книгу включены дополнительные материалы:

  • «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

Как ведется приходно-расходная книга учета трудовых книжек

Инфо

Если приходно-расходная книга учета бланков ведется в стандартном, бумажном виде, ее листы необходимо пронумеровать и прошнурвать. Для прошивки используется шпагат или прочная толстая нить, концы которой завязанные узлом, выводятся на задний разворот журнала и опломбируются для подтверждения целостности сведений об учете бланков. В качестве пломбы используется наклеиваемый поверх концов нити квадрат бумаги, на котором указываются сведения о количестве страниц в книге.

Бумажная пломба заверяется подписью ответственного лица и печатью предприятия, используемой для документов. Образец оформления бумажной пломбы приходно-расходной книги по трудовым книжкам представлен ниже.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки

Важно
Вкладыши трудовых и бланки классифицируются как документы, подлежащие строгой отчетности, поэтому Правила (п.42) требуют соблюдать порядок выдачи (расхода) бланков, которые должны отпускаться по заявке специально назначенному сотруднику. Бланки расходуются кадровиками, которые получают их из бухгалтерии, а затем предоставляют отчет о количестве выданных/израсходованных бланков, а также об их реквизитах.

  • Графа 11. Номера и серии при расходе вкладышей трудовых книжек.
  • Графа 12.

Сумма покупки вкладышей трудовых книжек и бланков. Имеется в виду цена, которую берут с сотрудников за упомянутые документы. Эта сумма обусловлена объемом средств, затраченных на их закупку.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша

Внимание

В службе кадров ведется вторая книга – учета движения трудовых и вкладышей. Заключение Итак, бланки трудовых книжек и вкладышей приобретаются лишь работодателем, причем они в любой момент должны иметься в компании. Относятся к документации строгой отчетности, поэтому поступление и расход фиксируются в книге.

Новую книжку или вкладыш оплачивает работник, но если бланк испорчен не по его вине – работодатель. Есть возможность приобретения уже готовой к заполнению приходно-расходной книги: пронумерованной, прошитой и опломбированной. Как правило, продающая компания добавляет в нее необходимые инструкции и образцы заполнения сопутствующих документов.

Трудовые книжки: бланки, покупка, учет, хранение

  • суммах, полученных за выдачу оформленных документов гражданам.

Выдача формуляров проводится за счет предприятия, если:

  • имевшийся на хранении документ был утерян работниками организации, отвечавшими за сохранность данных бумаг;
  • документ был утерян, уничтожен вследствие чрезвычайных обстоятельств (производственной аварии, кражи документов из сейфа учреждения, пожара, стихийного бедствия).

Требования к заполнению:

  1. Бланки заполняют ручкой с пастой.
  2. Записи вносят поочередно, разборчиво, без помарок.
  3. Новую запись проводят в день поступления/приема на учет формуляров и вкладышей к трудовым книжкам либо в момент выдачи документа лицу, нуждающемуся в нем.
  4. Испорченный бланк трудовой (в процессе заполнения была допущена помарка либо ошибочно внесена недостоверная информация), подлежит обязательной утилизации.

Приложение n 2

  • Темы:
  • Кадровое делопроизводство

Приходно-расходная книга, как правило, используется в качестве журнала учета бланков строгой отчетности. К этой категории относятся и бланки трудовых книжек и вкладышей в них, которые хранятся на предприятии и используются по мере надобности. Из статьи вы узнаете:

  • для чего необходимо вести приходно-расходные книги;
  • кто ведет приходно-расходную книгу учета трудовых книжек;
  • как заполнить приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой;
  • как оформляется приходно-расходная книга трудовых книжек;
  • когда и как закрывается приходно расходная книга по учету бланков трудовой.

Для чего необходимо вести приходно-расходные книги Приходно-расходные книги ведутся с целью учета бланков строгой отчетности.

Как в 2017 году вести книгу учета движения трудовых книжек

В прошлом веке можно было увидеть трудовую книжку колхозника и трудовую книжку старателя, также существовало еще 15 разновидностей трудовых книжек на языках союзных республик. В настоящее время действуют новые бланки трудовых книжек и . Их формы утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Образцы трудовой книжки и вкладыша можно посмотреть в приказе Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках». Защитный комплекс трудовой книжки включает в себя двухтоновой водяной знак, защитные волокна, бумага имеет две химические защиты – от вытравливания и для идентификации подлинности. На листы книжки нанесена гильоширная сетка, невидимая уф-краска, имеется ирисный переход и микротекст.


Документ сшит защищенными нитками специальным швом, что исключает возможность замены листов.

Как заполнять приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек

Порядок ведения, учета и хранения трудовых книжек на практике постоянно вызывает споры. Учитывая, что именно трудовая книжка является подтверждением стажа сотрудника, все ошибки, связанные с ее ведением, не лучшим образом отражаются на работнике. Рассмотрим покупку, учет и хранение трудовых книжек, за которые ответственна чаще всего именно бухгалтерия.
Бланки трудовых книжек и вкладышей Впервые трудовые книжки появились в 1919 г. в Москве и Петрограде. Однако уже в 1923 г. трудовые книжки были упразднены, т.к. их заменили удостоверения личности. А с 1926 г. стали действовать трудовые списки, в соответствии с которыми работникам выдавались справки. И только в 1939 г. для всех рабочих и служащих была введена трудовая книжка единого образца. С 1940 г. появился и вкладыш в трудовую книжку.

Как заполнять приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки

Учет трудовых книжек и вкладышей В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (Пример 7) регистрируются как новые трудовые книжки и вкладыши, так и принятые от сотрудников при поступлении на работу. В дальнейшем при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в данной книге (п. 41 Правил). Пример 7 Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них СвернутьПоказать К сведению СвернутьПоказать Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью либо опломбированы (п.

41 Правил).

Заполнение приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек

Текст этого документа пишется в свободной форме. Как правильно заполнить? Заполнение приходно-расходной книги трудовых книжек начинается с первой страницы. Здесь указывают наименование организации в точном соответствии с учредительными документами (уставом или договором учреждения). Также заполняются данные о начальной дате ведения книги.

Конечная дата, итоговое количество записей, сроки хранения указываются по окончании книги. Вторая страница предназначена для регистрации сведений об ответственных лицах, ведущих книгу. Указывают ФИО ответственного, даты ведения им книги, документ-основание, ставится подпись этого лица.

С третьей страницы и до конца журнала размещается форма учета бланков. Она состоит из 12 столбцов. Записи о новых трудовых и вкладышах вносятся сразу после их приобретения или передачи кадровикам.

Пример заполнения приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек

Пример 2 Фрагмент должностной инструкции и/или трудового договора СвернутьПоказать Учет трудовых книжек Учет бланков трудовых книжек и вкладышей Все бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке (п. 42 Правил). За основу можно взять образец заявки на выдачу бланков, приведенный в Примере 3. Пример 3 Заявка на выдачу бланков трудовых книжек и вкладышей СвернутьПоказать Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (п.

42 Правил). Указанный акт оформляют в произвольной форме (см. Пример 4).

1privilege.ru

Кто по закону ведет приходно-расходную книгу учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним? | Вопросы подписчиков

Установлено ли законодательно, какое подразделение организации ведет приходно-расходную книгу учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним? А так же уточните, пожалуйста, в эту книгу вписывается расход бланков при оформлении, например, трудовой книжки новому сотруднику при приеме на работу? Или в этой книге отражаются только приход от компании, в которой трудовые книжки закупаются и заявки, по которым они выдаются из бухгалтерии в кадры? И корректно ли, если кадры напрямую (не через бухгалтерию) закупают бланки трудовых книжек и вкладышей к ним?

Ответ на вопрос:

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, согласно пункту 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек в организациях ведутся:

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Как заполнять книгу учета трудовых книжек: пошаговая инструкция.

Читать статью


а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социального развития Российской Федерации.

Формы указанных книг приведены в Приложениях 2 и 3 к Постановлению Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

В приходно-расходную книгу бухгалтер записывает, когда, у кого, в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были куплены трудовые книжки и вкладыши. Кроме того, в книге отражается когда, кому (Ф.И.О., должность работника), в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были выданы бланки.

Т.е. приходно-расходную книгу ведет бухгалтерия.

Для оформления трудовой книжки или вкладыша к ней работник должен написать заявление на имя работодателя. Деньги сотрудник может заплатить наличными по приходному ордеру или перечислить на счет организации через банк. Кроме того, работодатель может удержать стоимость бланка из зарплаты по заявлению сотрудника.

Бланки трудовых книжек выдаются бухгалтерией ответственному за их ведение лицу на основании заявки, составленной в произвольной форме.

При выдаче трудовой книжки работодатель вправе взимать с сотрудника плату (п. 47 Правил). Внести плату сотрудник может, написав заявление на удержание из заработной платы (письмо Роструда от 16 сентября 2012 г. № ПР/7156-6-1).

Если в заявлении сотрудника содержится поручение удержать из заработной платы стоимость трудовой книжки, оно должно храниться в бухгалтерии как документ – основание для удержания денежных средств. Когда в заявлении указана только причина, по которой у работника отсутствует трудовая книжка, оно может храниться в кадровой службе.

Некорректно, если бланки трудовых книжек закупает отдел кадров, минуя бухгалтерию.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: Как организации вести учет трудовых книжек

И.И. Шкловец

Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен порядок их учета и хранения (раздел VI Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Популярные вопросы

Каждая организация обязана вести специальные книги по учету трудовых книжек. Первая из них – приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Вторая – книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приложение 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, как правило, ведут в бухгалтерии организации. Записи в нее вносят сразу после получения бланков от поставщика. В книге обязательно укажите сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием закупленных трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серий и номеров. А также внесите информацию о стоимости бланков, ее же должен будет возместить и работник.

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна вести кадровая служба организации. Но если такой службы нет, то эта обязанность обычно возлагается на бухгалтерию. В эту книгу внесите сведения о дате приема сотрудника на работу, его фамилию, имя, отчество, серию и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу. См. детали заполнения.

Все листы в обеих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Такой порядок установлен в пункте 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Внимание: ведение учета движения трудовых книжек для организаций и предпринимателей Крыма и Севастополя имеет некоторые особенности.

Так, до 1 января 2015 года такие работодатели вели книги учета трудовых книжек по украинскому законодательству (п. 2 ст. 2 Закона от 14 октября 2014 г. № 299-ФЗ). А с 1 января 2015 года они должны вести учет трудовых книжек по формам, утвержденным российским законодательством (п. 1 ст. 2 Закона от 14 октября 2014 г. № 299-ФЗ). При этом в новую форму книги учета движения трудовых книжек нужно вносить сведения только по вновь принятым в организацию сотрудникам. Сведения из прежней книги учета, которую организация вела по украинскому законодательству, в новую переносить не нужно. Поскольку такая обязанность действующим трудовым законодательством не установлена. Такую позицию поддерживают специалисты Роструда в устных разъяснениях.

Пример оформления книг учета трудовых книжек

Е.В. Иванова впервые устраивается на работу, поэтому организация оформила ей трудовую книжку.

Ответственная в организации за учет трудовых книжек Н.В. Зайцева оформила новую трудовую книжку на Иванову и сделала записи в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в них и книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

© Материал из КСС «Система Кадры»

Готовые решения для службы персонала на vip.1kadry.ru

Дата копирования: 23.05.2016

23.05.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры

www.kdelo.ru

Как вести приходно расходную книгу по учету бланков трудовой книжки


  • В отдельные колонки вписывают число, месяц, год выполнения учетных сведений.
  • В пятой колонке указывают данные о лице, выдавшем формуляры/получившем бланк (ФИО гражданина или наименование организации).
  • В шестой прописывают основание для выдачи, индикационный номер документа и дату его выдачи предъявителю.
  • В колонке прихода сначала указывают количество полученных трудовых книжек, их серию, номер, затем прописывают сведения о вкладышах.
  • Вносят сведения о потраченной на приобретения формуляров сумме.
  • В графе прихода указывают количество выданных трудовых книжек, число вкладышей к ним с обязательным указанием серии, номеров документов.
  • В заключительную колонку вносят сведения о сумме средств, подлежащих к получению за выданные формуляры.
  • Не путайте прошивку книги по учету бланков ТК с прошивкой книги учета движения ТК.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей

Важно
Справка Инструкция состоит из трех основных частей:

  1. титульного листа;
  2. списка лиц, ответственных за ведение книги;
  3. сведений о поступлении и расходовании бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

В журнале, который изготовлен типографским способом также можно найти пример того, как заполняется приходно расходная книга, скачать ее в электронном виде вы можете бесплатно по этой ссылке.

Как оформляется приходно-расходная книга трудовых книжек Поскольку в этой книге ведется регистрация и учет бланков строгой отчетности, к ее оформлению предъявляются повышенные требования.
Внимание

Этот документ может вестись как в бумажном, так и в электронном виде.

Инфо

В том случае, когда выбран цифровой формат, сведения, отражаемые в приходно-расходной книге, должны заверяться квалифицированной электронной подписью лица, ответственного за ее ведение.

Как ведется приходно-расходная книга учета трудовых книжек

Расцеплять, удалять страницы, заменять их на новые — возбраняется.

Требования к заполнению:

  • формуляры заполняются авторучкой с пастой,
  • записи вносятся поочередно, разборчиво, без помарок,
  • новую запись производят в день поступления/приема на учет бланков и вкладышей к трудкнижкам или при выдаче такого документа лицу, нуждающемуся в нем,
  • испорченный бланк трудовой (в процессе заполнения которого была допущена помарка либо ошибочно внесены ложные ведения), подлежит обязательной утилизации.
  • ограниченным доступом.

Важно! Заполнять журнал вправе лишь ответственное за этот процесс лицо.

Ставить заверительную подпись имеет право только руководство предприятия.
Выполнение заверения даже доверенным лицом руководителя расценивается как административный деликт.

Оформление приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки

Затем её нужно опечатать с помощью номерной индикаторной пломбы, которая сразу же позволяет заметить факт вскрытия.

Книга состоит из 12 колонок.

Как в 2017 году вести книгу учета движения трудовых книжек

Там фиксируют данные об:

  • издержках компании на закупку чистых бланков трудкнижек;
  • расходовании приобретенных документов ввиду выдачи/оформления персональной трудовой документации работникам.

Образец книги учета и движения трудовых книжек Дорогие читатели! Мы описываем типовые способы решения юридических вопросов, но каждый случай уникален и требует индивидуальной юридической помощи.


Для оперативного решения вашей проблемы мы рекомендуем обратиться к квалифицированным юристам нашего сайта.
Где приобрести Закупают бланки по регламенту п. 3 правительственного Постановления № 225 от 16.04.03.

Периодичность, объемы закупок новых трудовых актов и приложений определяются нормами соглашений об услугах, заключенных между хозяйствующим субъектом и реализатором/производителем такой продукции.

Внимание! Такой журнал можно приобрести не везде.

  • суммах, полученных за выдачу оформленных документов гражданам.

Выдача формуляров проводится за счет предприятия, если:

  • имевшийся на хранении документ был утерян работниками организации, отвечавшими за сохранность данных бумаг;
  • документ был утерян, уничтожен вследствие чрезвычайных обстоятельств (производственной аварии, кражи документов из сейфа учреждения, пожара, стихийного бедствия).

Требования к заполнению:

  1. Бланки заполняют ручкой с пастой.
  2. Записи вносят поочередно, разборчиво, без помарок.
  3. Новую запись проводят в день поступления/приема на учет формуляров и вкладышей к трудовым книжкам либо в момент выдачи документа лицу, нуждающемуся в нем.
  4. Испорченный бланк трудовой (в процессе заполнения была допущена помарка либо ошибочно внесена недостоверная информация), подлежит обязательной утилизации.

Возмещение расходов на покупку Работодатель приобретает чистые бланки трудовых книжек за определённую плату.

Согласно п. 47 Правил, при прекращении трудового договора и выдаче сотруднику на руки его трудовой книжки (в том случае, если это трудоустройство у увольняющегося сотрудника было первым, и документ оформлял этот работодатель), работодатель взимает с сотрудника плату, равную расходам на приобретение бланка.

Если бланк трудовой книжки испорчен работодателем, и вины работника в этом нет, то плата с сотрудника не взимается.

Такое же правило действует, если произошла массовая утеря трудовых книжек сотрудников при чрезвычайных ситуациях или техногенных катастрофах.

Документальное оформление и учет Все операции с трудовыми книжками отражаются в приходно-расходной книге. Здесь указываются даты совершения операций, а также реквизиты каждой книжки.
Книжка может быть признана пригодной, если она выполнена по имеющемуся стандарту, имеет необходимые степени защиты:

  • на листах имеется водяной знак «ТК»,
  • печатные знаки в формуляре выполнены с применением «ирисового печатания»;
  • при поднесении к листам формуляра источника ультрафиолетового излучения, должна проявляться надпись «ТРУДОВАЯ КНИЖКА»,
  • при изготовлении бумаги для документа, были использовано специальное микроволокно,
  • соединение листов трудовой книжки и корочки невозможно подделать.

Самостоятельно приобретенный с рук документ (трудовая), принятый в бухгалтерии организации как соответствующий требованиям и обладающий должной защитой, впоследствии может быть признан как недействительный в Пенсионном фонде.

Как вести приходно расходную книгу по учету бланков трудовой книжки

Это является грубейшим нарушением. Предоставление бланка или вкладыша сотрудником самостоятельно противоречит правилам.

Эти ограничения связаны с тем, что подобные бланки должны иметь необходимую степень защиты.

Такая защита гарантируется тогда, когда бланки были предоставлены официальным поставщиком или производителем. На бланках или вкладышах в трудовые книги, продающихся в киосках отсутствуют водяные знаки.

Как показывает практика, приобретенные в лавках и переходах документы могут быть признаны Пенсионным Фондом недействительными.

Поэтому, когда сотрудник уходит на пенсию, ему необходимо собрать массу документов, с целью подтверждения своего стажа работы. Скачать образец заполнения приходно-расходной книги При подведении итогов нужно уточнить, что бланки трудовых книжек и вкладышей к ним обязан приобретать работодатель только у официальных поставщиков.

Как вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки

Если приходно-расходная книга учета бланков ведется в стандартном, бумажном виде, ее листы необходимо пронумеровать и прошнурвать.

Для прошивки используется шпагат или прочная толстая нить, концы которой завязанные узлом, выводятся на задний разворот журнала и опломбируются для подтверждения целостности сведений об учете бланков.

В качестве пломбы используется наклеиваемый поверх концов нити квадрат бумаги, на котором указываются сведения о количестве страниц в книге.

Бумажная пломба заверяется подписью ответственного лица и печатью предприятия, используемой для документов. Образец оформления бумажной пломбы приходно-расходной книги по трудовым книжкам представлен ниже.
В графах 2-3 проставляется дата . Как и при заполнении трудовой книжки, используются только арабские цифры, формат даты: ДД, ММ, ГГГГ.

Если проводится операция постановки бланков на учет, в качестве даты указывается дата договора поставки, при операции расхода — дата подачи заявки.

Если бланк был испорчен, его списывают по акту и в этом случае в качестве даты указывается дата составления акта. В графе 5 необходимо указать наименование компании-поставщика бланков или реквизиты получателя. В графу 6 вносится информация о документах, на основании которых бланки были приняты или израсходованы.

В случае списания испорченного бланка в этой графе указывается наименование и реквизиты соответствующего акта.

Операции по приходу отражаются в графах 7-9. При этом количество бланков указывается с перечислением серии и номера каждого из них.

Сведения по расходным операциям отражаются в графах 10-12.

При этом каждый вид таких бланков учитывается в отдельной приходно-расходной книге, это же касается бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Кто ведет приходно-расходную книгу учета трудовых книжек Порядок учета и хранения бланков трудовых книжек, внесения записей в эти важные кадровые документы, регламентируется:

advokat55.com