Расшифровка эпк – (none)
Номер статьи | Вид документа | Срок хранения документа* | Примечания |
|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
5.1. Организация связей | |||
481 | Уставы, положения международных организаций (объединений), членом которых является организация | Пост. ** |
|
482 | Распорядительные документы международных организаций, членом которых является организация | Пост. ** |
|
483 | Переписка об участии в деятельности международных организаций | 5 л. ЭПК |
|
484 | Указания (задания) специалистам, принимающим участие в работе международных организаций (объединений) | Пост. |
|
485 | Документы (справки, заявления, докладные записки, переписка) о вступлении в международные организации (объединения) | Пост. |
|
486 | Документы (протоколы, решения, доклады, справки) об экономических, научных, культурных и иных связях с другими организациями | Пост. ** |
|
487 | Документы (программы, планы проведения встреч, графики, заявки, приглашения, переписка) об организации приема и пребывания представителей зарубежных и российских организаций | 5 л. ЭПК |
|
488 | Инструкции (указания, задания, рекомендации) представителям организации по ведению встреч (переговоров) | 5 л. ЭПК |
|
489 | Документы (протоколы встреч (переговоров), тексты выступлений, записи бесед) о приеме представителей зарубежных и российских организаций | Пост. |
|
490 | Документы (доклады, справки, информации, сведения, отчеты) о проведении встреч (переговоров) с представителями зарубежных и российских организаций | 5 л. ЭПК |
|
491 | Журналы, карточки учета посещений организации представителями зарубежных организаций | 5 л. |
|
5.2. Осуществление связей | |||
492 | Контракты, договоры, соглашения, договоры-намерения об экономических, научных, культурных и иных связях; документы (особые условия, протоколы разногласий, обоснования, правовые заключения и др.) к ним | Пост. ** |
|
493 | Документы (проекты, предложения, заключения, справки, сведения, информации, расчеты, переписка) о подготовке контрактов, договоров, соглашений | 10 л. (1) ЭПК | (1) О предоставлении научно-технической помощи зарубежными организациями – пост. |
494 | Документы (акты, технико-экономические обоснования, заключения, справки, сведения) о целесообразности сотрудничества | Пост. |
|
495 | Книги регистрации соглашений, договоров, контрактов об экономических, научных, культурных и иных связях организации | Пост. ** |
|
496 | Программы (прогнозы, планы) экономических, научных, культурных и иных связей: |
|
|
| Пост. | ||
| До минования надобности | ||
497 | Документы (предложения, рекомендации, расчеты) о разработке планов научно-технического, экономического, культурного и иных видов сотрудничества | 10 л. ЭПК |
|
498 | Переписка о разработке, уточнении, изменении планов научно-технического, экономического, культурного и иных видов сотрудничества | 5 л. ЭПК |
|
499 | Документы (докладные записки, справки, сведения) о выполнении планов научно-технического, экономического, культурного и иных видов сотрудничества | Пост. |
|
500 | Документы (программы, планы, отчеты) об инновационной деятельности организации | Пост. |
|
501 | Отчеты специалистов об участии в работе международных организаций (конгрессов, сессий, пленумов, форумов) | Пост. ** |
|
502 | Переписка с зарубежными организациями по вопросам внешнеэкономической деятельности | 15 л. ЭПК |
|
503 | Переписка с российскими организациями по вопросам внешнеэкономической деятельности | 5 л. ЭПК |
|
504 | Документы (информационные письма, сообщения, вырезки из газет) об экономическом, научно-техническом, культурном и иных видах сотрудничества | 5 л. ЭПК |
|
505 | Конъюнктурные обзоры по экспортно-импортным поставкам | Пост. |
|
506 | Документы (заключения, справки, технико-экономические обоснования) о целесообразности закупок импортной продукции и материалов | 10 л. ЭПК |
|
507 | Переписка об экспортных и импортных поставках: |
|
|
| 15 л. ЭПК | ||
| 10 л. ЭПК | ||
| 5 л. ЭПК | ||
508 | Договоры с организациями об обслуживании делегаций, выезжающих в зарубежные командировки | 5 л. (1) ЭПК | (1) После истечения срока действия договора |
509 | Документы (программы, планы, акты, протоколы, переписка) об обучении, стажировке иностранных специалистов в Российской Федерации и российских специалистов за рубежом | 5 л. ЭПК |
|
| 510 | Контракты на обучение, стажировку иностранных специалистов в Российской Федерации и российских специалистов за рубежом | 5 л. (1) ЭПК | (1) После окончания срока действия контракта |
archives.ru
Документ | Срок | Статья |
Организация системы управления | ||
Протоколы, постановления, решения, рекомендации, стенограммы | 5 | |
а) коллегиального исполнительного органа организации | Постоянно | |
б) контрольных (ревизионных) органов организации | Постоянно | |
в) научных, экспертных, методических, | Постоянно | |
г) совещаний у руководителя организации | Постоянно | |
д) собраний трудовых коллективов организации | Постоянно | |
е) собраний структурных подразделений организации | 5 лет, ЭПК | |
ж) общих собраний акционеров, пайщиков | Постоянно | |
Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, | 6 | |
а) по основной деятельности | Постоянно | |
б) по личному составу | 75 лет, ЭПК | |
– о предоставлении очередных и учебных отпусков, | 5 лет | |
в) по административно-хозяйственным вопросам | 5 лет | |
Проекты приказов, распоряжений | 1 год | 7 |
Правила, инструкции, регламенты, методические указания | 10 | |
а) по месту разработки и утверждения | Постоянно | |
б) в других организациях | 3 года | |
Уставы положения организации (типовые и индивидуальные): | 13 | |
а) по месту разработки и утверждения | Постоянно | |
б) в других организациях | 3 года | |
Учредительные договоры, изменения и дополнения | Постоянно | 14 |
Свидетельства о регистрации, ликвидации организации, | Постоянно | 15 |
Положения о структурных подразделениях организации; | Постоянно | 16 |
Договоры правах и обязанностях | 23 | |
а) с руководителем организации | Постоянно | |
б) с членами коллегиальных исполнительных и др. | 5 лет, ЭПК | |
в) с другой организацией | 5 лет, ЭПК | |
Реестры акционеров | Постоянно | 24 |
Списки аффилированных лиц, списки лиц, имеющих право | Постоянно | 26 |
Штатные расписания организации, изменения к ним: | 32 | |
а) по месту разработки и утверждения | Постоянно | |
б) в других организациях | 3 года | |
Проекты штатных расписаний, документы (справки, | 3 года, ЭПК | 33 |
Штатные расстановки | 75 лет | 34 |
Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц | 35 | |
а) типовые (примерные): | ||
– по месту разработки и утверждения | Постоянно | |
– в прочих организациях | 3 года | |
б) индивидуальные (персональные) | 75 лет, ЭПК | |
Приемо-сдаточные акты; приложения к ним (за исключением | 36 | |
а) руководителя организации | Постоянно | |
б) должностных ответственных и материально | 5 лет | |
Документы (доклады, обзоры, сводки, справки), | 5 лет, ЭПК | 43 |
Документы (программы, задания, отчеты, доклады, | 5 лет, ЭПК | 45 |
Документы (исторические и тематические справки, | Постоянно | 47 |
Документы (доклады, справки, отчеты, акты, | Постоянно | 48 |
Заключения ревизионной комиссии, аудитора | Постоянно | 50 |
Журналы, книги учета ревизий проверок и контроля за | 5 лет, ЭПК | 52 |
Копии документов (исковых заявлений, доверенностей, | 5 лет | 59 |
Договоры, соглашения об оказании юридических услуг | 5 лет, ЭПК | 60 |
Типовые и примерные номенклатуры дел: | 66 | |
а) по месту разработки и утверждения | Постоянно | |
б) в других организациях | До замены | |
Документы (номенклатуры, перечни, классификаторы дел и | 67 | |
а) по месту разработки и утверждения | Постоянно | |
б) в других организациях | До замены | |
Проекты документов (номенклатур, перечней, | 3 года | 68 |
Документы (акты, заключения, справки, переписка) о | 5 лет, ЭПК | 70 |
Договоры о проектировании, разработке, внедрении | 5 лет, ЭПК | 71 |
Дело фонда (исторические и тематические справки, | Постоянно | 73 |
Описи дел: | 74 | |
а) постоянного хранения | Постоянно | |
б) временного хранения | 3 года | |
Договоры, соглашения с архивными учреждениями, | 5 лет, ЭПК | 81 |
Прогнозы (перспективные планы) развития организации | Постоянно | 84 |
Концепции развития организации | Постоянно | 85 |
Учет и отчетность | ||
Утвержденные лимиты, фонды заработной платы: | 149 | |
а) по месту разработки и утверждения | Постоянно | |
б) в других организациях | До минования | |
Лицевые счета работников | 75 лет, ЭПК | 153 |
Положения о премировании работников | 5 лет, ЭПК | 154 |
Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) | 5 лет | 155 |
Сведения, справки о совокупном доходе работников | 5 лет | 157 |
Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы | 5 лет | 159 |
Документы (копии отчетов, заявления, списки | 5 лет | 161 |
Исполнительные листы | До минования | 162 |
Документы (заявления, решения, справки, переписка) | До минования | 165 |
Документы (акты, справки, счета) о приеме | 5 лет (при | 188 |
Договоры о материальной ответственности | 5 лет | 189 |
Образцы подписей материально ответственных лиц | До минования | 190 |
Трудовые отношения | ||
Документы (информации, справки, сведения, ведомости, | 5 лет, ЭПК | 262 |
Документы (справки, сведения, списки) о | 5 лет, ЭПК | 263 |
Переписка по вопросам трудоустройства | 5 лет | 264 |
Направления на трудоустройство работников | До минования | 265 |
Договоры об оказании финансовой помощи на | 5 лет | 266 |
Документы (справки, планы, расчеты, схемы, карты) о | 5 лет, ЭПК | 268 |
Документы (рекомендации, психофизиологические нормы, справки) | 271 | |
а) по месту разработки и утверждения | Постоянно | |
б) в других организациях | До замены | |
Документы (акты, протоколы, справки, докладные | Постоянно | 272 |
Журналы учета работников, совмещающих профессии | До минования | 273 |
Документы (расчеты, рекомендации, обоснования, | 5 лет, ЭПК | 274 |
Коллективный договор | Постоянно | 275 |
Документы (протоколы, справки, акты, переписка) о | Постоянно | 276 |
Документы (отчеты, справки, информации) о | 5 лет, ЭПК | 277 |
Документы (заявления, докладные записки, справки, | 5 лет, ЭПК | 278 |
Документы (требования, справки, сведения, | 5 лет, ЭПК | 279 |
Документы (сводки, сведения, докладные записки, | 3 года | 280 |
Табели (графики), журналы учета рабочего времени | 1 год | 281 |
Документы (акты, сообщения, информации, | 3 года | 282 |
Типовые нормативы по труду: | 283 | |
а) по месту разработки и утверждения | Постоянно | |
б) в других организациях | До замены | |
Нормы выработки и расценок <10>: | 284 | |
а) по месту разработки и утверждения | Постоянно | |
б) в других организациях | До замены | |
Документы (справки, расчеты, докладные записки, | 5 лет, ЭПК | 285 |
Тарифно-квалификационные справочники, сетки, ставки: | 286 | |
а) по месту разработки и утверждения | Постоянно | |
б) в других организациях | До минования | |
Тарификационные ведомости | 25 лет | 288 |
Документы (расчеты, анализы, справки) о пересмотре | 5 лет, ЭПК | 289 |
Документы (справки, докладные записки, акты, отчеты, | 5 лет, ЭПК | 290 |
Утвержденные разряды оплаты труда по должностям работников: | 292 | |
а) по месту разработки и утверждения | Постоянно | |
б) в других организациях | До замены | |
Документы (расчеты, справки, списки) о премировании | 5 лет | 293 |
Переписка об образовании и использовании фондов | 5 лет | 294 |
Акты, предписания по технике безопасности; | 5 лет, ЭПК | 295 |
Комплексные планы улучшения условий, охраны труда и | Постоянно | 296 |
Документы (справки, предложения, обоснования, | Постоянно | 298 |
Планы мероприятий (двусторонние соглашения) по | 5 лет, ЭПК | 300 |
Документы (акты, справки, информации) | 5 лет, ЭПК | 301 |
Документы (докладные записки, справки, доклады, | 5 лет, ЭПК | 302 |
Перечень работ с вредными или опасными условиями, при выполнении | 303 | |
а) по месту разработки и утверждения | Постоянно | |
б) в других организациях | До замены | |
Списки работающих на производстве с вредными | 75 лет | 305 |
Табели и наряды работников вредных профессий | 75 лет | 306 |
Правила по охране труда работающих инвалидов: | 307 | |
а) по месту разработки и утверждения | Постоянно | |
б) в других организациях | До замены | |
Документы (акты, отчеты об авариях, аварийные | 10 лет | 311 |
Акты расследования профессиональных отравлений и | 45 лет, ЭПК | 312 |
Договоры страхования работников от несчастных | 5 лет | 313 |
Документы (программы, списки, переписка) | 5 лет | 314 |
Протоколы аттестации по технике безопасности | 5 лет | 315 |
Журналы, книги учета: | 316 | |
а) профилактических работ по технике безопасности | 10 лет | |
б) инструктажа по технике безопасности | 10 лет | |
в) проведения аттестации по технике безопасности | 5 лет | |
Извещения медпункта о пострадавших в результате | 5 лет | 318 |
Сведения об авариях и несчастных случаях | 5 лет | 319 |
Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета | Постоянно | 320 |
Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки о | 322 | |
а) по месту происшествия | 45 лет, ЭПК | |
б) в других организациях | 5 лет | |
Документы (доклады, протоколы, справки, заключения, | 10 лет, ЭПК | 323 |
Документы (акты, докладные записки, заключения, | 5 лет, ЭПК | 325 |
Документы (списки, перечни, переписка) о проведении | 5 лет | 330 |
Анкеты обследования условий труда работников | 5 лет | 331 |
Документы (протоколы, ведомости, карты аттестации | 5 лет, ЭПК | 332 |
Кадровое обеспечение | ||
Документы (доклады, сводки, справки, сведения) | Постоянно | 333 |
Документы (заявки, сведения, переписка) о | 5 лет | 335 |
Записки, заменяющие приказы по личному составу | 75 лет, ЭПК | 336 |
– о предоставлении очередных и учебных отпусков, | 5 лет | |
Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки | 337 | |
а) руководителя организации; членов руководящих, | Постоянно | |
б) работников | 75 лет, ЭПК | |
Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, | 75 лет, ЭПК | 338 |
Личные карточки работников (в том числе временных | 75 лет, ЭПК | 339 |
Характеристики работников, не имеющих личных дел | 75 лет, ЭПК | 340 |
Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету | 1 год | 341 |
Подлинные личные документы (трудовые книжки, | До востребо- | 342 |
Документы (справки, докладные и объяснительные | 5 лет | 343 |
Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению | Постоянно | 344 |
Документы (выписки из протоколов, списки трудов, | 75 лет, ЭПК | 345 |
Заявления об участии в конкурсе на замещение | 3 года | 347 |
Протоколы заседаний комиссий по установлению | 15 лет (при | 348 |
Список (штатно-списочный состав) работников | Постоянно | 349 |
Списки: | 350 | |
а) членов руководящих и исполнительных органов | Постоянно | |
б) работников | 75 лет | |
в) прошедших аттестацию | 5 лет | |
г) военнообязанных | 3 года | |
д) кандидатов на выдвижение по должности | 5 лет | |
е) получающих персональные ставки, оклады | 10 лет (при | |
Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых | 3 года | 351 |
Переписка об оформлении командировок | 5 лет (для | 352 |
Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) | 5 лет (при | 354 |
Графики предоставления отпусков | 1 год | 356 |
Карточки, указатели к приказам по личному составу | 75 лет | 357 |
Книги, журналы, карточки учета: | 358 | |
а) приема, перемещения (перевода), увольнения | 75 лет | |
б) работников, направленных в командировки | 5 лет | |
в) военнообязанных | 3 года | |
г) отпусков | 3 года | |
д) личных дел, личных карточек, трудовых договоров | 75 лет | |
е) выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним | 50 лет | |
ж) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте | 3 года | |
з) выдачи командировочных удостоверений | 5 лет | |
Протоколы заседаний, постановления аттестационных, | 15 лет, ЭПК | 359 |
Заявления о несогласии с постановлениями | 5 лет | 361 |
Квалификационные требования: | 362 | |
а) по месту разработки и утверждения | Постоянно | |
б) в других организациях | До замены | |
Документы (тесты) но определению (оценке) | До замены | 363 |
Списки членов аттестационных, квалификационных | 5 лет | 364 |
Итоговые сводки, сведения, ведомости о проведении | 5 лет | 365 |
Графики проведения аттестации, установления | 1 год | 367 |
Документы (доклады, справки, расчеты, докладные | 5 лет, ЭПК | 368 |
Договоры об обучении | 5 лет (после | 375 |
Документы (представления, списки, характеристики, | 5 лет | 381 |
Списки лиц, окончивших курсы повышения квалификации | 5 лет | 383 |
Документы (представления, ходатайства, характеристики, | 384 | |
а) в награждающих организациях | Постоянно | |
б) в других организациях | 75 лет, ЭПК | |
Документы (методические указания, перечни наград) об оформлении | 387 | |
а) по месту разработки и утверждения | ||
б) в других организациях | ||
Административно-хозяйственные вопросы | ||
Правила внутреннего распорядка | 1 год (после | 407 |
Документы (акты, докладные и служебные записки, | 1 год | 408 |
Документы (акты, докладные и объяснительные записки, | 1 год | 413 |
Книги регистрации удостоверений и пропусков | 3 года | 414 |
Разовые пропуска, корешки пропусков в служебные | 1 год | 416 |
Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные | 1 год | 417 |
Книги, журналы, табели регистрации прихода и ухода | 1 год | 418 |
Документы (планы, отчеты, докладные записки, акты, | 5 лет, ЭПК | 459 |
Документы (акты, справки, планы, отчеты, сводки, | 3 года | 460 |
Документы (акты, справки, докладные и служебные | 5 лет | 469 |
Книги, журналы учета опечатывания помещений, | 1 год | 471 |
Социально-бытовые вопросы | ||
Листки нетрудоспособности | 5 лет | 475 |
Книги, журналы регистрации листков | 5 лет | 476 |
Документы (описи документов, листок исправлений, | 5 лет | 477 |
Рекомендации по подготовке документов к назначению пенсий | 478 | |
а) по месту разработки и утверждения | Постоянно | |
б) в других организациях | До замены | |
Списки работников, уходящих на льготную пенсию | 50 лет | 479 |
Переписка о назначении государственных пенсий и | 5 лет | 480 |
Сведения о выполнении установленных квот на рабочие | 5 лет | 481 |
Документы (заявления, докладные записки, списки, | 5 лет (после | 485 |
Документы (акты, сведения, заключения) | 5 лет (после | 486 |
Договоры о праве пользования (найма) жилой площадью, | 5 лет, ЭПК | 487 |
Договоры купли-продажи, дарения жилых помещений | Постоянно | 489 |
Документы (сведения, справки, переписка) об аренде, | 5 лет, ЭПК | 490 |
Переписка о выселении граждан из служебных, | 5 лет (после | 491 |
Договоры о медицинском и санаторно-курортном | 5 лет (после | 495 |
Документы (списки, справки, заявления, переписка) | 3 года | 496 |
Расходные ордера на санаторно-курортные путевки | 3 года | 497 |
Документы (заявки, требования, накладные, ведомости) | 3 года | 498 |
Документы (заявления, медицинские справки, списки, | 3 года | 499 |
Списки детей, направленных в детские | 1 год | 501 |
Документы (акты, справки, докладные записки, | 3 года | 503 |
Документы (справки, сведения, отчеты, переписка, | 5 лет, ЭПК | 505 |
Деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений) | ||
Документы (бюллетени голосования, списки | В течение | 511 |
Планы реализации критических замечаний | Постоянно | 512 |
Документы (заявления, заявки, списки, акты, | 3 года | 513 |
Документы (акты, докладные записки, программы, | 5 лет, ЭПК | 517 |
Документы (акты, докладные записки, справки) об | 5 лет, ЭПК | 519 |
hr-portal.ru
Применение перечней документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения
В деятельности организаций образуются документы, которые имеют различные сроки хранения: постоянный, долговременный (свыше 10 лет) и временный (до 10 лет включительно). Срок хранения документа зависит от того, насколько важна информация, содержащаяся в нем.
Сроки хранения определяются по перечням документов со сроками хранения.
Различают два вида перечней: типовые и ведомственные.
Типовые перечни содержат документы, типичные для всех организаций.
Ведомственные перечни включают документы, отражающие специфические функции организаций определенной отрасли.
Перечни используются в качестве основных нормативных документов при определении сроков хранения и отборе архивных документов для их дальнейшего хранения или уничтожения.
Перечни используются также при составлении номенклатур дел и формирования документов в дела.
Типовые перечни и их применение
В настоящее время действует два типовых перечня:
● Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000, в ред. от 27.10.2003; далее – Перечень 2000). Содержит типовые документы, образующиеся при документировании однотипных общих для всех управленческих функций, выполняемых организациями.
● Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182; далее – Перечень 2007). Включает типовые архивные документы о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности организаций.
Сроки хранения документов, указанные в перечнях, распространяются на все организации независимо от того, поступают их документы на хранение в архивные учреждения или нет.
Постоянный срок хранения применяется теми организациями, документы которых поступают на государственное или муниципальное хранение.
Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока хранения по перечням следующим образом.
Государственные, муниципальные организации хранят документы не менее 10 лет, после чего организация сама принимает решение о необходимости их дальнейшего хранения или уничтожения. Дальнейший срок хранения документов определяется в соответствии с действующим законодательством и необходимостью практического использования документов. Определенные категории документов (учредительные, нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития) следует хранить в организациях всех форм собственности до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и их практическим значением.
В случае ликвидации организации документы по личному составу, имеющие срок хранения 75 лет, 45 лет, в упорядоченном состоянии передаются в государственные или муниципальные архивы, как правило, расположенные по месту нахождения организации.
При отборе документов на дальнейшее хранение или уничтожение по заголовку дела следует найти соответствующую статью перечня, провести полистный просмотр документов дела, с тем чтобы определить дальнейшую судьбу этих документов: хранить их или уничтожить. Уничтожать документы по заголовкам, указанным на обложках дел, не допускается, т.к. заголовок дела не всегда соответствует содержанию документов или же не полностью раскрывает его.
Отметка «ЭПК», проставленная в перечне к отдельным видам документов, означает, что в этих документах может содержаться информация, имеющая научно-историческое значение. Такие документы тщательно изучаются и при необходимости отбираются на государственное или муниципальное хранение.
Отметка «До минования надобности» означает, что документы, содержащиеся в деле, имеют только практическое значение и хранятся в организации до тех пор, пока надобность в них отпадет (но не менее одного года).
Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на бумажной основе.
Обратите внимание
Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело, законченное делопроизводством в 2003 г., срок хранения которого 5 лет, должно быть уничтожено в 2009 г. Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше. Так, нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2003 г., срок хранения которых 5 лет, 1 августа 2008 г., оно может быть уничтожено только 1 января 2009 года.
Снижение сроков хранения, установленных перечнями, запрещается. В случае если срок хранения документов по перечню истек, а практическая надобность в них не отпала, организация сама решает, когда следует уничтожить документы.
При определении сроков хранения документов по перечню особое внимание следует обратить на графу «Примечание» перечня, так как указанные в ней сноски и примечания содержат пояснения о применении соответствующей статьи перечня, а значит, и об определении срока хранения тех или иных документов. Приведем примеры.
- Предположим, заголовок дела звучат так: «Протоколы, решения и документы (справки, доклады, выписки и др.) к ним правления акционерного общества “Синтез”». К данным документам в Перечне 2000 (ст. 5а) проставлен срок хранения «Постоянно», но в графе «Примечание» имеется сноска: «Присланные для сведения – до минования надобности». Это означает, что в акционерном обществе они должны храниться постоянно, а в его филиалах (присланные для сведения) – до минования надобности. Срок хранения «До минования надобности», как правило, означает не менее одного года. Поэтому филиалы акционерного общества вправе произвести уничтожение этих документов или по истечении одного года после завершения их в делопроизводстве, или после утраты их практического значения.
- Для оборотных ведомостей Перечнем 2000 (ст. 168) предусмотрен 5-летний срок хранения, но со ссылкой: «при условии завершения (проверки) ревизии. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения». Для договоров, соглашений (кредитных, хозяйственных, операционных) предусмотрен 5-летний срок хранения с отметкой «ЭПК» и со ссылкой «После истечения срока действия договора, соглашения».
Следует также обратить внимание на такое примечание, как «После замены новыми» (ст. 10б, 13б Перечня 2000 и др.). К отдельным документам, имеющим в Перечне срок хранения «До минования надобности», в графе «Примечание» указывается «Не менее 5 лет» (ст. 162, 165 Перечня 2000).
К перечням прилагаются указатели видов и разновидностей документов, расположенных в алфавитном порядке. Напротив каждого вида, разновидности проставляется статья перечня. Указатель значительно облегчает поиск нужного документа и определение его срока хранения.
Структура Перечня 2000
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организации независимо от формы собственности.
Перечень состоит из следующих разделов и подразделов:
1.Организация системы управления
1.1. Распорядительная деятельность
1.2. Организационные основы управления
1.3. Контроль
1.4. Правовое обеспечение деятельности
1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов
2.Планирование деятельности
2.1. Прогнозирование
2.2. Текущее планирование
2.3. Ценообразование
3.Финансирование деятельности
3.1. Финансирование, кредитование
4.Учет и отчетность
4.1. Бухгалтерский учет и отчетность
4.2. Статистический учет и отчетность
5.Экономические, научные, культурные связи
5.1. Организация связей
5.2. Осуществление связей
6.Информационное обслуживание
6.1. Сбор (получение) информации, маркетинг
6.2. Распространение информации (реклама)
7.Трудовые отношения
7.1. Трудоустройство
7.2. Организация труда
7.3. Нормирование труда, тарификация, оплата труда
7.4. Охрана труда
8.Кадровое обеспечение
8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников
8.2. Установление квалификации работников
8.3. Профессиональная подготовка и повышение квалификации работников
8.4. Награждение
9.Материально-техническое обеспечение деятельности
9.1. Снабжение деятельности
9.2. Организация хранения материально-имущественных ценностей
10. Административно-хозяйственные вопросы
10.1 Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности
10.2. Эксплуатация зданий, помещений
10.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь
10.4. Охрана
11. Социально-бытовые вопросы
11.1. Социальное страхование
11.2. Жилищно-бытовые вопросы
11.3. Организация досуга
12. Деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений)
12.1. Организация деятельности
12.2. Деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений)
Документы в разделах и подразделах Перечня 2000 расположены по степени значимости вопросов, содержащихся в документах, и видов документов в логической последовательности.
Статьям в Перечне присвоена единая сквозная (валовая) нумерация.
Структура Перечня 2007
Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения имеет другую схему построения. Перечень 2007 состоит из следующих разделов:
1. Научно-исследовательская деятельность
2. Разработка технологических процессов
3. Конструирование изделий промышленного производства
4. Проектирование объектов недвижимости
5. Разработка, учет и охрана объектов интеллектуальной собственности
6. Учет и мониторинг природных ресурсов
7. Строительство, реконструкция, реставрация и ремонт объектов недвижимости
8. Производство
9. Технический надзор за промышленной безопасностью производственных объектов и установок
10. Качество и безопасность продукции
11. Техническая регламентация, сертификация, метрологическое обеспечение производства
12. Охрана окружающей природной среды
13. Автоматизированные системы
Сроки хранения типовых архивных документов указаны по четырем звеньям (группам) организаций.
В первом звене (графа 3) представлены организации, утверждающие (или согласовывающие) документы. При этом для организаций, согласовывающих документы, в разделах 1–3, 5–8, 10–13 (звено 1/графа 3) установлен в основном срок хранения «До минования надобности»; сроки хранения для согласовывающих организаций по разделам 4 и 9 (звено 1/графа 3) установлены в примечаниях (графа 7).
Во втором звене (графа 4) представлены организации-разработчики (авторы документов), функциями которых являются проведение научно-исследовательских, научно-технических, геолого-геодезических, производственно-технических, учетно-технических и учетно-регистрационных работ, разработка программных комплексов, проектов строительства объектов недвижимости, автоматизированных систем, земле- и лесоустроительных работ, выполнение экспертных, надзорных и контрольных функций в научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности.
В третьем звене (графа 5) представлены организации-заказчики.
В четвертом звене (графа 6) представлены эксплуатационные и иные хозяйствующие организации (управления по эксплуатации зданий и сооружений, предприятий, путей сообщения, пунктов, станций контроля, наблюдений, измерений и т.п.), изначально не являвшиеся заказчиками документации.
Ведомственные перечни
Из ведомственных перечней, разработанных в последнее время, следует отметить перечни Центробанка России, Минфина России, Министерства по налогам и сборам Российской Федерации и др.
Данные перечни можно приобрести во Всероссийском научно-исследовательском институте документоведения и архивоведения (ВНИИДАД), расположенном по адресу: 117393, Москва, ул. Профсоюзная, 82, тел. (495) 718-79-71, факс (495) 718-78-74, e-mail: [email protected]. Здесь же можно получить полную информацию обо всех существующих и действующих перечнях.
Е.А. Кошелева,
зам. директора государственного учреждения Московской области «Центральный государственный архив Московской области»
www.profiz.ru
ЭПК — ОАО “РЖД”
ЭПК – электропневматический клапан
Устройство и принцип действия ЭПК
Автоматическая локомотивная сигнализация повышает безопасность движения поездов, улучшает условия труда локомотивных бригад и увеличивает пропускную способность участков. Повышение безопасности движения поездов достигается в системах АЛСТ и АЛСН, снабженных автостопами, повышающими бдительность машиниста, автоматически приводящими в действие тормозные средства
Для приведения в действие средств торможения поезда АЛС дополняется прибором автостопа, называемым электропневматическим клапаном ЭПК (рис. 138). ЭПК состоит из клапана тормозной магистрали большого сечения, малого воздушного клапана, открываемого и закрываемого небольшим электромагнитом, и промежуточного звена между ними, которое передает управляющие действия электромагнита большому клапану с задержкой на 7-8 с. Электромагнит ЭПК нормально включен, якорь его притянут вниз к сердечнику и клапан 9 закрыт.
Камера выдержки времени заполнена сжатым воздухом, поступающим через малые отверстия 11 и 10 из главного резервуара локомотива. Диафрагма 7 выгнута вверх силой сжатого воздуха; лежащий на ней рычаг 5 находится в верхнем положении и контакты ПР-1 замкнуты. Такое состояние элементов соответствует рабочему положению ЭПК.
При выключении электромагнита его клапан 9 открывается и воздух из камеры выдержки времени 12 начинает постепенно выходить в атмосферу через отверстие 11, открывшийся клапан и зазвучавший свисток 8. Камера разряжается медленно потому, что воздух выходит через малое отверстие. Свисток работает от воздуха, поступающего из камеры выдержки и главного резервуара сквозь малое отверстие 10. Дальнейшее действие ЭПК зависит от продолжительности выключения электромагнита. Это состояние называется предупредительным.
Если в течение 7-8 с вновь возбудить электромагнит, то его якорь, притянув стержень, клапаном 9 закроет выход воздуха в атмосферу, и звучание свистка прекратится. Камера выдержки времени, отсоединенная от атмосферы, вновь наполнится сжатым воздухом из главного резервуара через отверстия 10 и 11. Если же электромагнит не будет возбужден, то давление в камере за это время успеет снизиться; пружина 6 диафрагмы преодолеет силу воздействия воздуха на диафрагму снизу, рычаг 5 переместится вниз и нажмет на клапан 4.
Нормально клапан большого сечения тормозной магистрали закрыт, его поршень 1 прижат к седлу 2 пружиной 3 и сжатым воздухом сверху, так как снизу на часть поршня давит воздух атмосферы. Пространство над поршнем заполнено сжатым воздухом тормозной магистрали через малое отверстие в поршне.
При открытии клапана 4 пространство над поршнем сообщается с атмосферой и оно разряжается, поэтому на поршень клапана сжатый воздух тормозной магистрали давит только снизу, поршень поднимается и соединяет тормозную магистраль поезда с атмосферой, что соответствует тормозному положению ЭПК.
rzd.company
Эпк в номенклатуре дел это расшифровка
Если организация стоит на учете в каком-либо государственном или муниципальном архиве, ее номенклатура дел должна быть согласована с ЭПК органа управления архивным делом субъекта РФ, а к данному сроку хранения должна быть поставлена отметка «ЭПК». Эти отметки применяются в номенклатуре до тех пор, пока срок хранения данного вида документа не будет установлен каким-либо нормативным актом или нормативным документом. Очень важным моментом при определении сроков хранения являются уточняющие примечания. Подчас они имеют определяющее значение. Например, «после окончания срока действия договора», «после окончания срока исковой давности», «после внесения последней записи» и т. д. Определенная путаница при установлении сроков хранения возникает с отметками «ДМН» – до минования надобности и «ДЗН» — до замены новыми.
Статьи номенклатуры дел: порядок в документах
Вопрос о виде носителя документа, возможность или необходимость перевода его на бумажную основу для дальнейшего долговременного или постоянного архивного хранения должен быть решен комплексно в самом начале разработки номенклатуры дел и отражен в ней.
Еще раз необходимо подчеркнуть, что сроки хранения документов зависят от ценности (практической, правовой, финансовой), отраженной в ней информации и не связан с видом носителя, который является лишь техническим средством сохранения и передачи информации.
Достаточно сложным является вопрос о целесообразности включения в номенклатуру дел баз данных в виде сложного документа (реестры, кадастры, каталоги и др.), т.
к. они не могут в полной мере быть отнесены к делопроизводственным документам.
ВажноПоэтому возможность включения их в номенклатуру дел должна решаться в каждом конкретном случае.
Делопроизводство в первые месяцы рабочего года
Закрытие» номенклатуры дел предполагает:
- заполнение третьей графы «Количество единиц хранения»;
- создание итоговой записи.
В графу «Количество единиц хранения» необходимо внести количество образованных дел за год.
Согласно п. 3.5.3 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.
Графа «Количество единиц хранения» заполняется от руки в оригинальном экземпляре номенклатуры дел (Пример 3).
ИнфоПосле определения количества единиц хранения создается итоговая запись к номенклатуре дел.
Для ее заполнения нужно подсчитать количество заведенных в прошедшем году дел по срокам хранения: отдельно постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) включительно.
Отдельно также учитываются переходящие дела и дела с отметкой ЭПК.
3.4. номенклатура дел
При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.
Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.
Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела.
Методика составления и применения примерной номенклатуры дел.
Электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п.
11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; в ред.
Составляем номенклатуру дел на следующий год
Как уже отмечалось, срок «ДМН» ставится в номенклатуре, как правило, на копиях документов, а «ДЗН» проставляется на присланных документах, направленных из вышестоящего органа или организации и имеющих для данной организации нормативный характер.
Утверждаем номенклатуру дел Все подготовленные рабочей группой разделы сводной номенклатуры дел в обязательном порядке представляются для предварительного рассмотрения руководителям подразделений организации и после устранения замечаний должны быть ими завизированы.
Проект номенклатуры дел вместе с сопроводительной запиской, подписанной руководителями рабочей группы, поступает на рассмотрение ЭК организации, которая выносит решение об ее одобрении.
После этого проект номенклатуры вместе с решением ЭК и протоколом ее заседания поступает на утверждение руководителя организации.
Альбрехт Б. В.
Как разработать номенклатуру дел организации
Поэтому определение состава документов, формирование документальных комплексов и определение сроков их хранения для этих участков деятельности при разработке номенклатуры дел не должно вызвать у составителей особых вопросов и трудностей. Систематизируем документы «производственных» подразделений Значительно больше проблем и вопросов возникает при аналогичной работе в «производственных» подразделениях, определяющих основное направление деятельности организации.
Практика показывает, что во многих случаях от этих структурных подразделений к составителям попадают или перечень функций, который они выполняют, например «состояние фондового рынка», или абсолютно безликие заголовки типа «входящая и исходящая переписка», «разная переписка», «документы по мониторингу» и т.
д., которые не позволяют идентифицировать подлинный состав документов и определить сроки их хранения.
В начале года секретарю приходится активно действовать сразу в нескольких направлениях: вести текущую работу, подводить итоги прошлого года и планировать деятельность (свою и коллег) на несколько месяцев вперед.
Как бы чего не упустить… Начнем с журналов регистрации Из года в год актуален один и тот же вопрос: нужно ли заводить новые журналы регистрации документов или можно продолжать старые? Ответ: нужно. Нумерация в новых журналах начнется с № 1, даже если в прошлогоднем журнале было зарегистрировано мало документов. Старые журналы обязательно следует «закрыть» (об этом далее). Заводить новые регистрационные формы необходимо уже в первый рабочий день года. А что в планах? После того как необходимые регистрационные формы будут созданы и работа по окончании затяжных праздников потечет в обычном темпе, нужно будет заняться планированием своей деятельности на ближайший год.
Эпк в номенклатуре дел это расшифровка
Делопроизводственное подразделение может оказать методическую помощь, проконсультировать коллег из других подразделений и проверить результаты работы На практике часто возникает вопрос: почему устанавливать СХ должны именно сотрудники подразделений? Поясните коллегам, что даже самый квалифицированный сотрудник службы делопроизводства или секретарь не перечислит все деловые бумаги подразделения и не определит их ценность для компании. Читайте по теме в электронном журнале Какие виды перечней помогут установить сроки Справка Выделяют типовые и ведомственные перечни документов. Первые содержат деловые бумаги, создаваемые во всех организациях.
Вторые – деловые бумаги, в которых отражаются специфические функции отраслевых предприятий.
Включаем в номенклатуру дел электронные документы Анализ разработки номенклатур дел в различных организациях показывает, что в ряде случаев неполнота состава документов и документальных комплексов, внесенных в номенклатуру дел, связана, прежде всего, с невключением в нее электронных документов, создаваемых во всех подразделениях деятельности организации.
Между тем, непреложным правилом должно являться включение в номенклатуру всей документной информации, создаваемой в организации или полученной ей, независимо от вида носителя.
В условиях все возрастающего объема электронного документооборота составители номенклатуры должны обращать особое внимание и получать от руководителей структурных подразделений исчерпывающую информацию о составе и видах документов, создающихся на электронных носителях в данном подразделении.
Эпк в номенклатуре дел что это
Отметка о переходящих делах проставляется в том случае, если дело, включающее деловые бумаги по определенному вопросу, начато в одном году, но будет завершено, например, в следующем году.
Финальная запись НД составляется на последнем листе НД в конце календарного года. Она должна содержать общее количество дел, которые был сформированы в организации, по срокам хранения.
Также в финальной записи должно быть указано количество переходящих дел с отметкой «ЭПК».
Все сведения из финальной записи должны быть переданы в архив предприятия.
Образец номенклатуры дел представлен ниже: Номенклатура дел организации (образец).xls Как заполняется статья «Сроки хранения документов» Обязательная часть подготовки НД — определение сроков хранения (СХ) деловых бумаг.
Под СХ понимают период, в течение которого необходимо хранить бумага в силу ее значимости.
Дмн в номенклатуре дел это расшифровка
Такая экспертиза нужна для выделения бумаг, которые хранят постоянно;
- «5 л.
ЭПК» означает, что минимум через 5 лет хранения проводят экспертизу ценности силами ЭПК, чтобы часть деловых бумаг хранить дальше, а часть уничтожить.
- Графа «Примечание» содержит комментарии, уточняющие сроки и места хранения деловых бумаг, признаки выделения документов, СХ которых отличаются от сроков, закрепленных в графе 3.
Если в скобках в графе 3 есть сноска, то она может корректировать СХ, как описано в ее расшифровке в графе 4 «Примечание».
Завершают перечень список сокращений и указатель, который построен по алфавитному принципу.
В указателе в алфавитном порядке перечислены все деловые бумаги со ссылкой на статью.
В левой части указателя размещены виды и разновидности деловых бумаг, а в правой части — статьи перечня, в которых они фигурируют.
vipkonsalt.ru
ЭПК – это… Что такое ЭПК?
ЭПК — электропневматический клапан ж. д., техн. ЭПК электрическое поле корабля морск., техн. Словарь: С. Фадеев. Словарь сокращений современного русского языка. С. Пб.: Политехника, 1997. 527 с. ЭПК эйкозапентаеновая кислота … Словарь сокращений и аббревиатур
эластомерный пневматический подъемник-кантователь; ЭПК — 3.1.10 эластомерный пневматический подъемник кантователь; ЭПК: Низконапорная спасательная эластомерная силовая конструкция, предназначенная для создания усилия подъема или кантования груза на заданную высоту, снабженная патрубком, петлями.… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
Омега-3-ненасыщенные жирные кислоты — (Eicosapentaenoic acid) Химическое соединени … Википедия
Автоматическая локомотивная сигнализация — Желтый огонь на локомотивном светофоре электровоза ВЛ60ПК Автоматическая локомотивная сигнализация (АЛС) система сигнализации на рельсовом транспорте, передающая сигнальные показания на пост управления подвижного состава (например, в кабину … Википедия
Автостоп (железная дорога) — У этого термина существуют и другие значения, см. Автостоп (значения). Срывной клапан (на переднем плане), являющийся одним из устройств включения тормозной системы состава при срабатывании автостопа, с рамкой … Википедия
ГИГАНТСКИЕ СИЛЫ ОСЦИЛЛЯТОРА — возникают, когда оптически создаваемый экситон рождается в связанном состоянии. Это может быть связанное состояние экситона с примесным центром (экситонно примесный комплекс ЭПК) либо с др. квазичастицей (с др. экситоном, магноном, фононом и др.) … Физическая энциклопедия
АЛС — Желтый огонь на локомотивном светофоре электровоза ВЛ60ПК Автоматическая локомотивная сигнализация (АЛС) система сигнализации на рельсовом транспорте, передающая сигнальные показания на пост управления подвижного состава (например, в кабину… … Википедия
Омакор — Действующее вещество ›› Омега 3 триглицериды (ЭПК/ДГК=1,2/1 90%) (Omega 3 triglycerides [EPA/DHA=1.2/1 90%]) Латинское название Omacor АТХ: ›› C10AX06 Омега 3 триглицериды, включая другие эфиры и кислоты Фармакологическая группа: Другие… … Словарь медицинских препаратов
Эйкозапентаеновая кислота — Эйкозапентаеновая кислота … Википедия
Омакор — «Омакор» («Omacor») Действующее вещество ЭПКДГК этиловые эфиры Классификация Фарм. группа Другие гиполипидемические средства … Википедия
abbr_rus.academic.ru
Номенклатура дел
Номенклатура дел – систематизированный перечень дел, образующихся в деятельности организации, с указанием сроком их хранения
Проект номенклатуры дел подготавливается структурным подразделением, а согласовывается с руководителем службы документационного обеспечения управления.
Существуют типовые и примерные номенклатуры дел для определенных отраслей.
Индивидуальные номенклатуры дел разрабатываются конкретной организацией на основе типовых и примерных номенклатур, а в случае их отсутствия – самостоятельно.
Формуляр номенклатуры дел должен соблюдаться в любой организации независимо от ведомственной принадлежности и формы собственности.
Формуляр номенклатуры имеет унифицированную форму. Номенклатура дел содержит такие реквизиты как герб (эмблему), код учреждения (ОКПО), код формы документа по ОКУД, название вида документа (НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ), дату, индекс, место составления, заголовок (на _____ год), гриф утверждения, текст (составляется по табличной форме, состоит из двух частей: основной части и итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел), подпись, гриф согласования.
В первой графе проставляется индекс дела, во вторую графу записывается заголовок дела, третья граф заполняется в конце календарного года, когда становится известным количество томов или частей каждого дела, четвертая графа заполняется на основании Перечня документальных материалов с указанием сроков хранения, в графе «Примечания» проставляются отметки о передаче дел в архив, об уничтожении дел с истекшими сроками хранения, о переходящих делах, о лицах, ответственных за формирование дел.
ОАО «Булстрой» Служба персонала НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ _______________ № _________ г.Псков на 2005 год | УТВЕРЖДАЮ Директор ______________ С.А. Степанов дата | ||||
05-Служба персонала | |||||
Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения и № статьи по Перечню | Примечания | |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |
05-01 | Номенклатура дел | Пост. До замены новыми ст.67б | |||
05-02 | Штатные расписания и изменения к ним | Пост.ст.32а | |||
05-03 | Приказы о приеме на работу | 75л.ЭПК ст.6б | |||
05-04 | Приказы о переводе на другую работу | 75л.ЭПК ст.6б | |||
05-05 | Приказы об увольнении | 75л.ЭПК ст.6б | |||
05-06 | Приказы о взысканиях | 5л.ст.6б | |||
05-07 | Приказы о предоставлении отпусков | 5л.ст.6б | |||
05-08 | Приказы о командировках | 5л.ст.6б | |||
05-09 | Приказы о поощрениях | 5л.ст.6б | |||
05-10 | Приказы об изменении оплаты труда | 75л.ст.6б | |||
05-11 | Приказы об изменении анкетно-биографических данных | 5л. Ст.6б | |||
05-12 | Приказы по административно-хозяйственной деятельности | 5л.ст.6в | |||
05-13 | Личные карточки работника | 75 л.ЭПК ст.339 | |||
05-14 | Личные дела | 75 л.ЭПК ст.337 б | |||
05-15 | Графики предоставления отпусков | 1 г. ст.356 | |||
05-16 | Договоры по медицинскому страхованию и приложения к ним | 5л. Ст.495 | После истечения срока договора | ||
05-17 | Подтверждения на право трудовой деятельности иностранцам | ||||
05-18 | Договор подряда | ||||
05-19 | Предложения, заявления и жалобы граждан | 5 л. ЭПК ст.56 б | В случае неоднократного обращения – 5 л. После последнего рассмотрения | ||
05-20 | Документы по заказу обедов в офис (акты сверки и др.). Копии | 3 г. ст.503 | |||
05-21 | Отчеты о предоставлении кредитов сотрудникам | 5 л. ЭПК ст.124 | |||
05-22 | Договор о кредите. Копии | 5 л. ЭПК ст.186 | |||
05-23 | Документы к расчету зарплаты. Копии | 5 л. Ст.155 | При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются дот вынесения окончательного решения | ||
05-24 | Документы о стажировке сотрудников (приглашения, счета и пр.) | 5 л. ЭПК ст.368 | |||
05-25 | Переписка об организации курсов (ин. Язык, компьютерные) | 3 г. ст.374 | |||
05-26 | Копии паспортов иностранных граждан | 75л.ЭПК ст.337 б | |||
05-27 | Журнал учета иностранных граждан, прибывших в Россию по приглашению | Пост. Ст.217 | |||
05-28 | Журнал регистрации иностранных граждан, прибывших в Россию по приглашению | Пост. Ст.217 | |||
05-29 | Журнал регистрации приказов по л/с | 75 л. Ст.358 а | |||
05-30 | Журнал выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним | 50 л. Ст.398 е | |||
05-31 | Сведения о выполнении установленных квот на рабочие места и движении денежных средств (при невыполнении условий квотирования рабочих мест) | 5 л. Ст. 481 | |||
Руководитель
службы персонала Подпись расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК структурного подразделения
От _______________ № ________________
Наименование должности
Руководителя архива
(лица, ответственного за архив) Подпись расшифровка подписи
Дата
– Индекс дела
– Заголовок дела
Рекомендации: первым ставить заголовок дела самой номенклатуры. Затем – дела вышестоящих органов, заголовки дел организационной документации, после них – заголовки для распорядительной документации, заголовки плановой документации, затем переписка. В конце помещают названия справочных картотек и регистрационных журналов.
Количество дел. В конце года необходимо подсчитать количество листов в каждом деле. Одно дело может содержать не более 300 листов (3-4 см).
Срок хранения. Четвертая графа заполняется на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации. Документы классифицируются:
– временного хранения (до 10 лет вкл.)
– долговременного хранения (свыше 10 лет)
– постоянного срока хранения
Форма итоговой записи к номенклатуре дел
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных на предприятии _________________________________________________ в ____________ г. | |||
По срокам хранения | Всего | В том числе | |
переходящих | С отм. ЭПК | ||
Постоянного | |||
Временного (свыше 10 лет) | |||
Временного (до 10 лет вкл.) | |||
Итого | |||
Начальник
структурного подразделения Подпись расшифровка подписи
Дата
studfiles.net