Регистрационный журнал – Регистрационный журнал – Энциклопедия по экономике
Регистрационный журнал – это… Что такое Регистрационный журнал?
- Регистрационный журнал
- Совокупность записей, осуществляемых в хронологическом порядке, об операциях регистратора (за исключением операций, предусмотренных подпунктами 7.4.4 – 7.4.6 пункта 7.4 и пунктами 7.8, 7.9 настоящего Положения) – (“Подготовка списка лиц, имеющих право на получение доходов по ценным бумагам”, “Подготовка списка акционеров, имеющих право на участие в общем собрании акционеров”, “Предоставление номинальным держателям информации в реестр”, “Операции с сертификатами ценных бумаг”, “Предоставление информации из реестра” – прим. ред.) Виды журналов: Журнал учета входящих документов; регистрационный журнал; журнал выданных, погашенных и утраченных сертификатов.
Депозитарных терминов. 2000.
- Регистратор
- Регистрационные журналы депозитария
Смотреть что такое “Регистрационный журнал” в других словарях:
регистрационный журнал — (напр. оборудования ТЭС, АЭС) [А.С.Гольдберг. Англо русский энергетический словарь. 2006 г.] Тематики энергетика в целом EN ledger … Справочник технического переводчика
Регистрационный журнал — – совокупность записей, осуществляемых в хронологическом порядке, об операциях регистратора … Рынок ценных бумаг. Словарь основных терминов и понятий
РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ЖУРНАЛ ПСИХОЛОГИЧЕСКОЙ КОНСУЛЬТАЦИИ — специальный журнал, имеющийся в психологической консультации, в который заносятся данные о клиентах, обратившихся за помощью в психологическую консультацию, о работающих с ними психологах консультантах, о месте и времени проведения… … Словарь терминов по психологическому консультированию
ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИОННЫЙ — РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ЖУРНАЛ … Юридическая энциклопедия
ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИОННЫЙ
— (см. РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ЖУРНАЛ) … Энциклопедический словарь экономики и права“ЖУРНАЛ-ГЛАВНАЯ” — 1. форма бухгалтерского учета. Она широко применяется на сельскохозяйственных предприятиях. При этой форме на основании сгруппированных первичных, а также сводных документов составляют мемориальные ордера. Мемориальные ордера и приложенные к ним… … Большой бухгалтерский словарь
ЖУРНАЛ-ГЛАВНАЯ — 1. форма бухгалтерского учета. Она широко применяется на сельскохозяйственных предприятиях. При этой форме на основании сгруппированных первичных, а также сводных документов составляют мемориальные ордера. Мемориальные ордера и приложенные к ним… … Большой экономический словарь
Журнал Регистрационный — учетный регистр, применяемый для регистрации мемориальных ордеров. Ж.р. является регистром хронологической записи. В конце месяца подводится итог зарегистрированных сумм по всем мемориальным ордерам. Итог по Ж.р. должен равняться сумме всех… … Словарь бизнес-терминов
журнал регистрационный — Учетный регистр, применяемый при мемориально ордерной форме учета для регистрации мемориальных ордеров. Р.ж. является регистром хронологической записи. В нем записывается дата, номер и сумма каждого мемориального ордера. В конце месяца подводится … Справочник технического переводчика
журнал-ордер № 6 — Комбинированный регистр, аналитический учет материалов в котором организуется в разрезе каждого платежного документа, приходного ордера или приемного акта. Открывается журнал ордер суммами незаконченных расчетов с поставщиками на начало месяца.… … Справочник технического переводчика
dic.academic.ru
Примеры регистрационных журналов Форма журнала входящих документов
Дата поступления | Регистрационный номер | Корреспондент (автор) | Дата документа | Номер документа | Краткое содержание документа |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Резолюция или кому направлен документ | Дополнительные сведения о документе | Расписка в получении | Отметка об исполнении | ||||
Исполнители | Задание | Срок использования | Автор резолюции | Дата постановки резолюции | |||
7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |
Форма журнала регистрации исходящих документов
Дата поступления | Регистрационный номер документа | Корреспондент (получатель) | Краткое содержание документа | Кем подписан документ | Исполнитель | Дополнительные сведения о документе | Отметка об исполнении |
1 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Форма журнала регистрации внутренних документов
Дата поступления | Регистрационный номер документа | Краткое содержание документа | Кем подписан документ | Исполнитель | Дополнительные сведения о документе | Расписка в получении документа | Отметка об исполнении |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
ПРИЛОЖЕНИЕ 9
Пояснение к заполнению регистрационных форм документов
Реквизиты | Пояснение к заполнению |
Автор (корреспондент) | При регистрации поступающего документа записывается название организации (лица) – автора документа. При регистрации отправленных документов записывается название организации (лица) – корреспондента. Допускается применение сокращенного названия организации. |
Название вида | Заполняется в соответствии с названием вида регистрационного документа. При регистрации писем графа может не заполняться. |
Дата документа | Дата, присвоенная документу организацией-автором, переносится с поступившего или отправляемого документа. |
Индекс документа | Индекс, присвоенный документу организацией- автором, переносится с поступившего или отправляемого документа. |
Дата поступления | Дата переносится из отметки о регистрации (регистрационного штампа) |
Индекс поступления | Индекс переносится из отметки о регистрации поступившего документа. После исполнения дополняется номером дела по номенклатуре и другими индексами по соответствующим классификаторам. |
Заголовок документа (краткое содержание) | Переносится заголовок, сформулированный на документе; при его отсутствии формулируется, исходя из основного содержания документа. |
Отметка об исполнении | Дата и индекс ответного документа или краткая запись решения вопроса по существу с указанием даты или срока исполнения. |
Отметка о направлении документа в дело | Указывается индекс дела по номенклатуре дел, дата и подпись ответственного исполнителя. |
ПРИЛОЖЕНИЕ 10
Лицевая сторона РКК
| ||||||||||||
Оборотная сторона РКК
Контрольные отметки (ход исполнения) |
Фонд № Опись № Дело № |
ПРИЛОЖЕНИЕ 11
studfiles.net
журналы регистрации документов
ЖУРНАЛ №1
Регистрации входящих документов
Входящий № (Индекс документа) | Дата поступления | Дата документа | Исходящий № | Краткое содержание (заголовок) |
1 | 2 | 3 | 4 | 6 |
171/1-3 | 18.12.98 | 18.12.98 | 1-2/87 | О сокращении Поставок ТНП |
Исполнитель | Подпись исполнителя в получении | Срок исполнения | Примечание | |
7 | 8 | 9 | 10 | |
Круглов И.И. | 27.12.95 | |||
Для регистрации входящих документов применяется специальный журнал, в котором регистрационный номер (индекс) состоит из порядкового номера по данному журналу (171) и номера дела, в которое подшивается документ, (1-3).
Журнал необходим для обеспечения сохранности и оперативного поиска входящих документов.
Для контроля исполнения документов в журнале введена графа “Срок исполнения”. Данные об исполнителе и сроке исполнения берутся из резолюции руководителя на входящем документе.
Исполнителю документ передается под расписку в графе “подпись исполнителя”.
Журнал ведется секретарем-референтом или службой делопроизводства.
ЖУРНАЛ №2
Регистрации исходящих документов
№ п/п, индекс | Дата документа | Адресат (кому) | Краткое содержание | Исполнитель | № дела | |
1 | 2 | 2 | 3 | 4 | 5 | |
171 | 10.12.98 | ЗАО “Гранд” Фролову В.А. | О предоплате по контракту № 18/97 | Разин А.В. | 4-7 | |
171/1-3 | ___”___ | ___”___ | ___”___ | ___”___ | ___”___ | |
Ком подписан | Примечание | |||||
6 | 7 | |||||
Симонов В.И. | ___”___ | |||||
___”___ | ___”___ | |||||
Отправляемые предприятием (исходящие) документы регистрируются в журнале, в который заносятся сведения о документе для справочно-информационной работы.
Регистрационные номер исходящего документа может состоять: из порядкового номера по журналу (171) или из порядкового номера и номера дела (171/1-3), в котором храниться копия документа.
В графе примечание могут быть указаны номера документов-ответов на соответствующий исходящий документ.
ЖУРНАЛ №3
Регистрации внутренних документов
№ п/п, индекс | Дата документа | Кто подписал | Краткое содержание (заголовок) | Отметка об исполнении | |
1 | 2 | 2 | 3 | 4 | |
1 | 10.12.98 | Разин А.В. | О реорганизации отдела маркетинга | Исполнено 14.12.98 | |
171/1-3 | ___”___ | ___”___ | ___”___ | ___”___ | |
№ дела | Примечание | ||||
5 | 6 | ||||
4-7 | ___”___ | ||||
___”___ | ___”___ | ||||
Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируются отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий и т.д.
Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрационной группы, Для внутренних документов обычно применяются простая порядковая нумерация, например; приказ №5, протокол №3 и т.п.
Журналы регистрации ведутся секретарем-референтом или службой делопроизводства предприятия.
“АРМ Секретаря”, ООО “ИКК “Гарант Интернэшнл”, 1999, E-Mail: [email protected]
studfiles.net
Регистрационный журнал – Большая Энциклопедия Нефти и Газа, статья, страница 1
Регистрационный журнал
Cтраница 1
Регистрационный журнал применяется для регистрации бухгалтерских проводок ( мемориальных ордеров), которые записываются в хронологическом порядке с указанием номера, даты и суммы. В этом журнале каждому мемориальному ордеру присваивается постоянный порядковый номер. [1]
Регистрационный журнал, в к-ром все мемориальные ордера записывают в хронология, порядке, получая при этом порядковые номера и дату. В журнале указывается общая сумма каждого ордера; итог этих сумм за месяц служит для контроля правильности записей и подсчетов в главной книге. Главная к н и г а, в к-рой данные мемориальных ордеров разносят по дебету и кредиту счетов с указанием даты, порядкового номера ордера, суммы и корреспондирующих счетов. [2]
Регистрационный журнал предназначен для обеспечения сохранности документов и последующей проверки полноты записей хозяйственных операций по синтетическим счетам. [3]
Регистрационный журнал – учетный регистр, применяемый при мемориально-ордерной форме учета для регистрации мемориальных ордеров. В нем записывается дата, номер и сумма каждого мемориального ордера. В конце месяца подводится итог зарегистрированных сумм по всем мемориальным ордерам. [4]
Регистрационный журнал предназначен для контроля за сохранностью мемориальных ордеров и определения общей суммы всех операций за отчетный период. Сверка этой суммы с суммой итога оборотов в оборотной ведомости по синтетическим счетам за отчетный период ( месяц, квартал) позволяет убедиться в правильности записей. [5]
Регистрационные журналы удобны при сравнительно небольших объемах информации, поскольку получение справки о поступлении документа и его нахождении по журналу достаточно трудоемко. По журналу сложно вести контроль исполнения документов, прскольку каждое перемещение документа требует новой записи в журнале, а поиск слабо упорядоченных записей, повторяем, трудоемок. [6]
Регистрационный журнал предназначен для контроля за сохранностью документов и для сверки итога оборотов по оборотной ведомости синтетических счетов. [8]
Регистрационные журналы в большей степени являются на – опительными документами. Благодаря такой особенности они могут быть использованы для подведения итогов работы нефтепровода за месяц, квартал или год. [9]
Регистрационным журналам удобно придавать форму сокращенных инструкций по эксплуатации, где отведено место для записи момента времени и прочих данных. Таким образом, одна и та же ведомость может служить журналом оперативных записей и одновременно постоянным напоминанием оператору о его обязанностях. Это утверждение справедливо и по отношению к производствам, управляемым с помощью вычислительной машины, но там имеется одно огромное преимущество: информация может храниться и выдаваться по первому требованию. [10]
В регистрационный журнал для каждого газгольдера должны вписываться все, без исключения, операции и изменения, касающиеся защитной жидкости. [11]
В регистрационный журнал читального зала Британского музея вносится запись о продлении срока действия читательского билета Я. [12]
Данные регистрационного журнала служат основанием для заполнения Главной книги. [13]
Кроме вышеперечисленных регистрационных журналов на каждом предприятии могут быть заведены и другие виды регистрации. [14]
Записи системного регистрационного журнала содержат важную информацию, которая должна быть тщательно защищена от несанкционированного доступа. По окончании сеанса работы записи в системном журнале могут быть уничтожены, однако идентификаторы пользователя должны при этом сохраняться ( разд. Иными словами, системная процедура регистрации должна быть такой, чтобы она могла формировать и постоянно хранить идентификаторы каждого пользователя данной вычислительной системы. [15]
Страницы: 1 2 3 4
www.ngpedia.ru
Журнал Регистрационный – это… Что такое Журнал Регистрационный?
- Журнал Регистрационный
-
учетный регистр, применяемый для регистрации мемориальных ордеров. Ж.р. является регистром хронологической записи. В конце месяца подводится итог зарегистрированных сумм по всем мемориальным ордерам. Итог по Ж.р. должен равняться сумме всех дебетовых и сумме кредитовых оборотов за месяц по всем счетам синтетического учета.
Словарь бизнес-терминов. Академик.ру. 2001.
- Журнал Кассовый
- Журнал Учета Кредитов
Смотреть что такое “Журнал Регистрационный” в других словарях:
ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИОННЫЙ — РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ЖУРНАЛ … Юридическая энциклопедия
журнал регистрационный — Учетный регистр, применяемый при мемориально ордерной форме учета для регистрации мемориальных ордеров. Р.ж. является регистром хронологической записи. В нем записывается дата, номер и сумма каждого мемориального ордера. В конце месяца подводится … Справочник технического переводчика
ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИОННЫЙ — (см. РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ЖУРНАЛ) … Энциклопедический словарь экономики и права
ЖУРНАЛ, РЕГИСТРАЦИОННЫЙ — учетный регистр, применяемый при мемориально ордерной форме учета для регистрации мемориальных ордеров. Р.ж. является регистром хронологической записи. В нем записывается дата, номер и сумма каждого мемориального ордера. В конце месяца подводится … Большой бухгалтерский словарь
ЖУРНАЛ, РЕГИСТРАЦИОННЫЙ — учетный регистр, применяемый при мемориально ордерной форме учета для регистрации мемориальных ордеров. Р.ж. является регистром хронологической записи. В нем записывается дата, номер и сумма каждого мемориального ордера. В конце месяца подводится … Большой экономический словарь
регистрационный журнал — (напр. оборудования ТЭС, АЭС) [А.С.Гольдберг. Англо русский энергетический словарь. 2006 г.] Тематики энергетика в целом EN ledger … Справочник технического переводчика
журнал-ордер № 6 — Комбинированный регистр, аналитический учет материалов в котором организуется в разрезе каждого платежного документа, приходного ордера или приемного акта. Открывается журнал ордер суммами незаконченных расчетов с поставщиками на начало месяца.… … Справочник технического переводчика
Регистрационный журнал — Совокупность записей, осуществляемых в хронологическом порядке, об операциях регистратора (за исключением операций, предусмотренных подпунктами 7.4.4 7.4.6 пункта 7.4 и пунктами 7.8, 7.9 настоящего Положения) (“Подготовка списка лиц, имеющих … Депозитарных терминов
“ЖУРНАЛ-ГЛАВНАЯ” — 1. форма бухгалтерского учета. Она широко применяется на сельскохозяйственных предприятиях. При этой форме на основании сгруппированных первичных, а также сводных документов составляют мемориальные ордера. Мемориальные ордера и приложенные к ним… … Большой бухгалтерский словарь
ЖУРНАЛ-ГЛАВНАЯ — 1. форма бухгалтерского учета. Она широко применяется на сельскохозяйственных предприятиях. При этой форме на основании сгруппированных первичных, а также сводных документов составляют мемориальные ордера. Мемориальные ордера и приложенные к ним… … Большой экономический словарь
dic.academic.ru
образец, структура и порядок заполнения на предриятиии
Как заполнить журнал регистрации входящих документов?В каждой организации ведут журнал регистрации входящих документов. Без него полноценное управление на предприятии становится невозможным. Это необходимо для того, чтобы грамотно следить за поступающей корреспонденцией. При этом руководство само может выбирать, в какой форме вести такие журналы.
Дорогие читатели! Мы постоянно пишем актуальные и полезные материалы на наш интернет-журнал по бизнесу и финансам, подписывайтесь на наш канал в Яндекс-Дзен! Для решения каких задач заводят журнал регистрации входящих документов?
- Проведение продуктивной справочной работы с важными бумагами.
- Контроль внешней и внутренней работы сотрудников
- Приведение в действие решений руководства в указанное время.
- Учёт, систематизация и грамотная обработка поступающей корреспонденции.
Заполнение журнала регистрации входящих документов – работа, выполняемая офис-менеджером, дело-производителем или референтом, секретаря. Если такие сотрудники отсутствуют на предприятии, руководитель может сам назначить человека, который отвечает за заполнение таких бумаг.
Самостоятельно руководство занимается решением вопросов по:
- Количеству граф в журналах.
- Регистрационным формам входящей документации. Она бумажная или электронная.
Регистрация входящих документов в бумажной форме
Это книга, которая изготавливается на предприятиях типографским способом. Она выполняется в формате А4. На каждой странице таблица. Работодатель самостоятельно выбирает, какие графы, в каком количестве вписывать.
В журнале информация о входящих документах вписывается с левой и правой стороны. Пишется всё ручкой, допускается применение чернил чёрного или фиолетового, синего или голубого цвета. Рекомендуется использовать шариковые ручки, они способствуют сохранению информации на больший срок.
Узнать, как составить доверенность на право подписи документов и скачать ее образец, вы можете тут.
Регистрация входящих документов в электронной форме
Для этого тоже назначается ответственное лицо. Оно использует привычный файл для внесения изменений. Поддержка проводится для следующих форматов: docx, doc, xls. На бумаге журналы не дублируют.
Поиск интересующих бумаг упрощается благодаря электронным формам, по сравнению с другими вариантами ведения. Единственные искажения возникают в данных по резолюциям и исполнителям, датам поступления писем. Потому бумажные варианты считаются предпочтительным вариантом.
Доверенность на получение трудовой книжки при увольнении сотрудника: зачем нужна и как правильно составить документ — читайте в этой статье.
Электронный документооборот
Система электронного документооборота – это способ, облегчающий регистрацию входящей документации.
Отдельную карточку создают для каждого документа. Исполнение резолюции чётко контролируется обеими сторонами.
Единственная опасность такого документооборота – в том, что к документам иногда получают доступ лица, не имеющие отношения к конкретному запросу. Злоумышленники с большей вероятностью взломают базу, даже если у каждого сотрудника будет отдельная страничка с паролем.
Крупные организации нашли выход для ограничения доступа к важной информации для посторонних лиц. Бумажные журналы для регистрации входящей документации ведутся в каждом из структурных подразделений. А в электронной форме хранятся распоряжения или приказы от руководства.
О графах журнала регистрации
В журнале регистрации входящих документов основными станут графы:
- С указанием на исполнителя.
- Содержательной части
- Корреспондентских данных
- Разновидности деловых бумаг
- Даты
- Регистрационного номера.
Регистрация требует присвоения номеров для всех входящих бумаг. Это надпись из цифр и букв.
Трёхчастная структура предпочтительна при заполнении:
- Цифра с кодом структурных подразделений по штатному расписанию идёт вначале.
- Второй символ изображает номер самого журнала.
- Последним стоит порядковый номер по документу.
Для разделения цифр используют косую черту или тире.
В дате пишут день, месяц и год, когда деловая бумага поступила в организацию. Дата и регистрационные номера прописываются справа, в нижней части.
Корреспонденция входящего вида бывает внешней или внутренней.
К основным типам бумаг относят:
- Текст справок и распоряжений.
- Записки с объяснениями.
- Записки служебного вида
- Заявления, телеграммы
- Письма
Составителей документации называют корреспондентами. Не обойтись без указания полного наименования организации, инициалов и фамилий. Исполнители – это те, кого руководители назначают для решения вопроса, указанного в тексте.
Как составить отчет о среднесписочной численности работников по предприятию, вы можете узнать в материалах нашей новой публикации.
Что на счёт дополнительных граф?
- Исполнительной отметки.
- Резолюции
Внесение двух этих пунктов поможет контролировать решение значимых вопросов, обозначенных в тексте. Такие надписи относят к способам административного воздействия. С их помощью указывают фамилии исполнителей, конкретные поручения.
В журнале регистрации резолюцию прописывают полностью. Благодаря этой информации легче отследить, как выполняются поручения. По итогам ознакомления с документом и определённых действий ставят отметку. Не рекомендуется ставить слова «выполнено». В будущем из-за этого возникают неприятные ситуации.
Дата резолюции – ещё одно необходимое дополнение. Это помогает узнать, в какой именно день руководитель занимался рассмотрением документа. И эта дата может не совпадать с датой регистрации бумаги.
Это актуально в ситуациях, когда по какой-то причине решение проблемы затягивается. И вина за это лежит на руководителе, который вовремя не занялся рассмотрением.
Есть ещё графы, которые включаются по желанию руководителей:
- Сколько листов входит в документ?
- Каким способом деловая бумага была доставлена?
- Что можно сказать в примечаниях?
- В каком по номеру деле описан документ и его вопрос?
Образец журнала регистрации входящих документов:
Журнал регистрации входящей корреспонденции по предприятию.
Образец журнала регистрации входящих документов ОАО Афиша.Заполнение журнала: по каким правилам это делается?
Организация указывает название и дату на титуле перед тем, как приступить к работе. Дата окончания пишется в тот же самый момент, когда та или иная книга заполняется полностью.
Вторая и третья страница в журнале должны содержать сведения о лицах, на которых лежит ответственность за заполнение. Пишутся периоды работы, фамилии и имена, ставятся личные подписи.
Регистрация документов начинается с четвёртой страницы. Книга нумеруется до начала работы. Запрещено выдёргивать даже одну страницу. Хранится документ на протяжении 5 лет. Прошивка не обязательна, поскольку к документам полной отчётности журналы не относятся.
Основные принципы регистрации входящей корреспонденции
- В пределах одного года нумерация ставится только сквозная.
- Информация допускается только полная. Смысл документа теряется, если данные приводятся лишь сокращённо.
- Однократность. Через регистрацию проходят только один раз. В этот момент документам присваиваются уникальные номера.
- Соблюдение сроков. Регистрация проводится в тот же день, когда деловая бумага поступает в организацию. Срок увеличивается до 3 дней, но только в исключительных случаях.
Не знаете, как заполнить журнал регистрации входящих документов — скачать образец вы можете по следующей ссылке.
Формы регистрации
Документация, для которой регистрация не обязательна:
- Материалы информационного характера.
- Копии распоряжений государственных органов, постановлений и нормативной документации.
- «Личные» пакеты с соответствующей пометкой
- Журнальные, брошюрные бумаги и книги, другая печатная продукция.
- Программные описания конференций, совещаний и семинаров, приглашения на мероприятия.
- Телеграммы и письма с поздравлениями.
- Письма с рекламным содержанием.
- Информационно-справочная документация.
В какой срок необходимо зарегистрировать ООО в налоговой и каковы последствия несоблюдения сроков регистрации, вы можете прочесть, перейдя по ссылке.
О журнальной форме
Применяется, если первостепенное значение у учёта. Тогда регистрация проводится для документов с наибольшей ценностью. У каждой организации свои ценные бумаги, требующие этой процедуры. Журнальные системы актуальны для работы с документами ограниченного действия.
Это касается конфиденциальных данных. Форму журналов разрабатывают для каждого вида деловых бумаг. Дробность сведений о документе имеет разную степень.
При незначительном документообороте выбирают журнальные формы. Если объёмы увеличиваются – такая система обрастает рядом недостатков. Одновременное ведение всех документов доступно только одному человеку. Процесс регистрации отнимает слишком много времени, когда информации становится слишком много.
Невозможно организовать контроль за исполнением важных решений.
Журнальная форма регистрации входящей документации.Автоматизированная и карточная формы
С помощью карточной системы легко преодолевается ряд недостатков, указанных ранее. В картотеках сведения располагаются в любой удобной последовательности. Несколько человек занимаются работой одновременно. В самом учреждении отдельно устанавливают формы, по которым проводится заполнение карточек.
Автоматизированные процессы регистрации на компьютере становятся наиболее востребованным решением для современных предприятий. Регистрация ведётся на разных рабочих местах. Сведения о документах вносятся в единую базу данных.
Предприятия и номенклатура дел
Номенклатура дел – это перечень по делам, которые заводятся в организации. Указываются сроки хранения. Оформление проводится только в порядке, установленном законодательно.
Сюда входят дела относительно структурных подразделений. То же касается журналов регистрации. Только печатные издания и научно-технические документы — не одна из частей номенклатуры.
Секретарь-референт ответственен за её составление. Эта же функция возлагается на архивиста предприятия, ответственного за работу со всеми документами. Наименования структур подразделения служат разделами. Если их нет – используют обозначения направлений деятельности, должностей руководителей или специалистов.
Как изменить основной ОКВЭД ООО и какие документы для этого нужны — читайте в новой юридической статье.
Дополнительные правила
Телеграммы на предприятии принимаются под расписку. Это касается и входящей, и исходящей документации. Правила регистрации остаются такими же, что и у всех писем.
Руководство компании рассматривает телеграммы, при необходимости – решает обозначенные в них вопросы. Получатель применяет бланк или журнал для переноса текста телеграммы.
При поступлении писем в электронной форме они сразу заносятся в систему. Отдельная карточка с регистрационными данными заводится для каждого письма. С сопроводительным письмом к файлу присылаются оригиналы.
Допускается применение специального программного обеспечения для упрощения регистрационных процедур. Легко ставится на персональных компьютерах. В базе данных хранятся все карточки, в них и вносятся сведения в случае необходимости.
Содержание и внешний вид карточки бывают разными в программах, но суть остаётся одинаковой. Не доставляет хлопот самостоятельное изменение существующих реквизитов. Или же изменение внешнего вида.
Формы регистрации в электронном виде при желании легко распечатать на бумаге. Автоматизированные системы в эксплуатации удобнее, но никто не заставляет отказываться от бумажной формы ведения документов. Правила по оформлению документов рекомендуется закреплять в локальных нормативных актах.
Больше информации о том, как зарегистрировать входящий документ в электронном журнале на компьютере, содержится в следующем видео:
Позвоните по телефону +7 (499) 288-03-12 или задайте вопрос и получите ответ юриста через 5 минут. Консультация бесплатная!
fbm.ru
проектируем, создаем и грамотно заполняем
Все документы, создаваемые в организации или поступающие в нее, должны проходить процедуру обязательной регистрации. В статье рассказывается, как спроектировать, создать и правильно вести электронный журнал регистрации.
Из статьи вы узнаете:
Регистрироваться должны все документы, которые создаются в организации и поступают в нее. Каждый документ получает уникальный идентификационный номер. Учитывают документы в специальных формах – журналах регистрации. Каждый год их начинают вести заново с № 1. Закрыть документы регистрации за прошедший год нужно в первые дни нового рабочего года. Почему их не закрывают в конце декабря? Для этого нужно время. А бумаги для регистрации могут принести вам за пять минут до конца рабочего дня и даже 31 декабря, если это рабочий день.
Почему каждый год регистрационные формы начинают заново
Объяснить такой подход к учету документов легко. Журнал – такой же документ, как и остальные. 
У него свой срок хранения, который всегда начинается на следующий год после того, как документ завершен делопроизводством. Если вести один документ годами, то через несколько лет его первую часть пора будет уничтожать, а срок хранения информации последних записей еще не начнется.
Рекомендуем закрепить правила работы с регистрационными формами в локальном нормативном акте, например, в Инструкции по делопроизводству.
Вести учет объема документооборота при сплошной регистрации затруднительно. Вы обязаны знать объем документооборота организации хотя бы для того, чтобы аргументированно попросить руководителя выделить еще одну штатную единицу, когда перестанете справляться с растущим потоком документов.
Какие есть виды журналов регистрации
Есть три вида журналов регистрации, которые различаются по форме носителя и представления информации: бумажные книги учета, электронные регистрационные формы и журналы регистрации документов в системах электронного документооборота (СЭД). Все три вида могут быть в одной организации. Обратите внимание: электронные журналы и журналы в СЭД – электронные документы. Такие документы жизненный цикл проводят в электронном виде. Распечатывать их не нужно. Распечатывать электронный документ – то же самое, что его сканировать, только наоборот. Сканируя бумажный документ, мы создаем его копию в электронном виде. Распечатывая электронный, готовим копию на бумажном носителе. Поэтому если вы ведете форму регистрации документов в электронном виде, то закрывать, хранить и уничтожать его нужно тоже в электронной форме.
Независимо от носителя информации, когда вы закрываете форму регистрации, необходимо обеспечить их неизменяемость и не забыть отправить на хранение.
Как обеспечить неизменяемость записей в электронном журнале регистрации
Оформите итоговую запись. В первую очередь итоговые записи вносят в бумажные формы регистрации, как в самые незащищенные в плане информационной безопасности. Если запись не сделать, то бумажный документ можно будет дополнить «задним числом». Поэтому в итоговой записи укажите, на каком номере завершилась регистрация за прошедший период. Цель итоговой записи – подвести своеобразную черту под регистрацией, поставить «точку» в журнале. Обязательно укажите количество документов, зарегистрированных в форме. К записи оформляется реквизит «Подпись». Все остальные реквизиты – на усмотрение организации (образец ниже).
Образец. Классическая итоговая запись в форме регистрации
Итоговая запись подписывается либо должностным лицом: начальником службы делопроизводства, заведующим канцелярией, либо «старшим по званию» среди работников, ответственных за ведение делопроизводства. Датировать запись не обязательно. Заверять ее печатью – тоже, но на практике многие делают это. Запись может быть развернутой. Делают это в том случае, если информация о категориях документов нужна для справки об объеме делопроизводства или для другого отчета (образец ниже).
Образец. Расширенная итоговая запись в журнале регистрации
Итоговая запись в электронной регистрационной форме может быть такой же, как и в бумажном журнале, кроме личной подписи и печати. СЭД может формировать итоговую запись автоматически, когда журнал закрывается.
Сохраните электронные документы в неизменяемом формате. Чтобы защитить от изменений, их достаточно сохранить в неизменяемом формате. Журналы в СЭД предварительно выгружают из системы. Самый распространенный способ сохранить электронные журналы и книги учета – перевести их в формат PDF. Также можно воспользоваться функцией защиты от изменений в Excel или в другом табличном редакторе. Оба варианта имеют свои плюсы и минусы.
Формат PDF надежно защитит файл, но затруднит работу с ним. Если в таблице Excel можно настраивать фильтры, запускать полнотекстовый поиск, выстраивать значения по алфавиту, то PDF блокирует эти возможности и оставляет пользователю только поиск по тексту. Зато он не позволит внести в документ даже малейшие изменения и представит его в визуально удобном виде. Благодаря этим двум функциям формат PDF очень популярен.
У защиты файла в Excel есть свои явные минусы. После работы с файлом и поиска нужной информации пользователь может автоматически или специально нажать на кнопку «Сохранить изменения». Исходный файл не изменится – он защищен. Зато система предложит пользователю сохранить новую версию файла на его компьютер. Если «закрытый» журнал востребован вашими коллегами, то очень скоро каждый из них на компьютере сохранит собственную версию, причем у вас в архиве будет самая устаревшая – исходная. Открытие файла в режиме «только чтение» тоже очень легко обойти.
Таким образом, между двумя форматами сохранения электронного журнала выбирайте наиболее удобный. По нашему мнению, это формат PDF. Сохранять документ в этом формате пользователи могут сколько угодно, но менять – нет.
На один носитель можно записать несколько форм регистрации и баз данных из СЭД при условии, что все они имеют одинаковый срок хранения
Защищенный от изменений или выгруженный из СЭД файл журнала регистрации не нужно прятать. Если он не содержит конфиденциальную информацию, то пусть будет доступен в локальной сети. Коллеги самостоятельно смогут работать с ним. Это очень удобно: электронный журнал давно в архиве, а его копия доступна для всех. Единственное условие – файлы должны быть неизменяемыми.
Как хранить электронные журналы регистрации
Формы регистрации завершаются в делопроизводстве 31 декабря, несмотря на то что итоговую запись вносят в январе следующего года. По правилам срок хранения дела начинается 1 января того года, который следует за тем, в котором дело завершено делопроизводством. Журнал нужно поместить в дело и отправить на хранение. Если документ завершен 31 декабря, то с 1 января начинается срок его хранения.
Если срок хранения документа, бумажного или электронного, – 5 лет, то он может провести эти 5 лет у вас в приемной. Документы с большим сроком хранения передают в архив организации. Бумажные формы после внесения итоговой записи перемещают в то место, где они будут ожидать отправки в архив или уничтожения. С электронными журналами происходит то же самое, только предварительно их записывают на внешний носитель информации. Лучший вариант – компакт-диск с возможностью однократной записи (СD-R). Менее популярны флеш-карты.
Сколько хранить журналы регистрации
Сроки хранения, которые мы рассмотрели, распространяются и на бумажные, и на электронные формы регистрации. Носитель документа не влияет на срок его хранения.
Для регистрационных форм применяются две статьи Перечня – 258 и 459.
В статье 258 идет речь о тех формах регистрации, с которыми вы имеете дело ежедневно, за исключением последних трех пунктов: такие документы уже редкость.
Статья 459 необходима секретарям, которые занимаются еще и регистрацией доверенностей и договоров компании.
Таким образом, постоянно хранить нужно только формы регистрации приказов по основной деятельности. В Перечне представлены журналы не всех внутренних документов. Для форм, которых нет в Перечне, организация может установить свой срок хранения, который целесообразно приравнять к сроку хранения документов, которые в нем учитываются.
Образец. Содержание статьи 258 Перечня
Образец. Содержание статьи 459 Перечня (фрагмент)
Читайте также:
www.sekretariat.ru