Содержание

Реквизит «Подпись».

В
состав реквизита « Подпись» входят
наименование должности лица, подписывающего
документ (полное, если документ оформлен
не на бланке и сокращенное – на документе,
оформленном на бланке), личная подпись
и ее расшифровка.

При
подписании документа несколькими
должностными лицами, их подписи
располагают одну под другой в
последовательности, соответствующей
занимаемой должности, например:

Ректор
университета Подпись Расшифровка

Главный
бухгалтер Подпись Расшифровка

Если
документ подписывают несколько
равнозначных должностных лиц, их подписи
располагаются на одном уровне, например:

Юрист Юрист

Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка

Если
должностное лицо, подпись которого была
предусмотрена на проекте документа,
отсутствует, то документ подписывает
лицо, исполняющее его обязанности или
его заместитель. При этом обязательно
указывается фактическая должность
лица, подписавшего документ. Не допускается
ставить косую черту перед наименованием
должности.

Реквизит « Виза».

Реквизит
« Виза» включает личную подпись, ее
расшифровку и дату, а при необходимости
– должность визирующего. Отказ
должностного лица от визирования не
допускается. При наличии разногласий
точка зрения визирующего излагается
перед визой или на отдельном листе с
указанием об этом в форме « Замечания
прилагаются».

Реквизит « Фамилия исполнителя и номер его телефона».

Фамилию
исполнителя (составителя) документа и
номер его служебного телефона располагают
на лицевой или оборотной стороне
последнего листа документа в левом
нижнем углу, например:

Исакова
234557

Отметка
об исполнителе документа позволяет
получателю документа (адресату) выяснить
по телефону интересующие его вопросы
или дать ответ, если решение вопроса не
требует документального закрепления.

Примечание — Номера
телефонов указываются без черточек.

Текст письма.

Текст – основной реквизит делового
письма. Текст документа должен быть
кратким, достоверным, аргументированным,
не допускающим различных толкований.
Краткость текста достигается лаконичностью
изложения, заменой сложных предложений
простыми, исключением повторений и
излишних подробностей. Максимальная
длина стандартной строки официального
письма равна 64 печатным знакам или
около 17 см. Обычная длина строки 60 – 62
знака. Выбор такой длины строки объясняется
наиболее употребимым форматом бумаги
А4.

Тексты документов большого объема
делятся на разделы, подразделы, пункты,
которые нумеруются арабскими цифрами.

Официальное письмо – один из важнейших
каналов связи предприятия, организации,
учреждения с внешним миром.

Как целостная структура любой документ
должен отвечать определенным требованиям.
Эти требования предполагают:

— краткость и компактность изложения
официального материала;

— точность и определенность формулировок,
однозначность и единообразие терминов;

— последовательность использования
технических приемов правотворчества.

Язык
и стиль официальной переписки принципиально
отличается от так называемых «доверительных»
писем, в которых авторы выступают как
личности. В официальном письме частное
лицо или представитель фирмы, частной
или государственной, общественной
организации выступают как субъекты
правоотношений. Правовая сущность
официальной переписки и предопределяет
характер содержания писем, их стиль и
язык.

Сопроводительное
письмо – часто составляемый документ,
который информирует адресата о направлении
к нему прилагаемых к письму документов.
Составление сопроводительного письма
допустимо в том случае, если необходимо
что-либо разъяснить или дополнить к
приложенным документам: указать срок
исполнения, объяснить причину задержки,
разъяснить сложные моменты.

Реквизит
“ Гербовая печать”.

Гербовая
печать ставится на документах, где
воспроизведение гербовой печати
специально предусматривается нормативным
актом. В организациях, не имеющих гербовой
печати, основанных на негосударственной
форме собственности, вместо гербовой
печати ставится простая круглая печать.

Реквизит
“ Гриф согласования”.

Согласование
должно обеспечивать правильное и
всестороннее решение вопросов о качестве
подготовленного документа, его
целесообразности, своевременности,
экономической и научно-технической
обоснованности его содержания, о
соответствии документа действующему
законодательству и правовым актам,
определяющим компетенцию организации,
издающей документ.

Согласование
проектов документов производится с
организациями, учреждениями и
предприятиями, структурными подразделениями
и должностными лицами, которые в
соответствии с их компетенцией имеют
непосредственное отношение к вопросам,
содержащимся в проекте документа.

Согласование
может быть двух видов: внутреннее (с
различными подразделениями и должностными
лицами) и внешнее (с подчиненными и
неподчиненными организациями).

Вопросы
для обсуждения

1 Что такое
делопроизводство?

2 Что такое реквизит?

3 Какие составные
части (реквизиты) Вы знаете?

4 Расположение
основных реквизитов в документах.

5 Назовите реквизиты,
не обязательные для официального письма.

6
Большинство документов имеют одни и те
же реквизиты, но каждый вид документа
– свой формуляр. Отчего это зависит?

7 Что такое формуляр
документа?

8 Что включает в
себя понятие « утверждение документа»?
Какие реквизиты входят в состав грифа
утверждения? Где они располагаются?

9
Назовите реквизит, который оформляется
при регистрации документов.

10 Объясните
назначение реквизита «подпись», какие
элементы входят в этот реквизит?

11 В каких случаях
обязательно надо заполнять реквизит «
ссылка на индекс и дату входящего
документа»?

12 Какие реквизиты
проставляются в правом верхнем углу
бланка?

13 Какой реквизит
определяет подлинность документа?

14 Объясните
назначение реквизита « резолюция».

15 Что такое « виза»
на документе?

16 Объясните
назначение реквизита «согласование
документа». Из каких элементов состоит
гриф согласования?

17
Как формируется заголовок к тексту? В
каких документах заголовок согласуется
с наименованием вида документа в падеже?

18
Оформите несколько заголовков к текстам:
письма, акта, протокола, докладной
записки

19
Сколько адресов можно максимально
поместить на одном документе?

20
Оформите несколько видов отметок: об
исполнителе, об исполнении документа
и направлении его в дело, о поступлении
документа.

studfiles.net

Реквизит «подпись»

Подпись — обязательный реквизит любого
документа, как служебного, так и личного.

В состав реквизита «подпись» входят:

  • наименование должности лица, подписавшего
    документ;

  • личная подпись;

  • расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Например:

Директор подпись А.В. Рогов

Должность лица, подписавшего документ,
указывается полностью, если документ
оформлен не на бланке, например:

Директор ЗАО «РЕАЛ» подпись А.И. Смелов

При оформление документа на бланке
организации должность указывается
сокращенно, например:

Директор подпись А.И. Смелов

При подписании документа несколькими
должностными лицами, составные части
реквизита «подпись» располагают
последовательно друг под другом в
соответствии с занимаемой должностью,
например:

Директор подпись И.Г. Орлов

Главный бухгалтер подпись
Н.Н. Зотова

При подписании документа несколькими
лицами равными по должности их подписи
располагаются на одном уровне, например:

Директор АО «ДИЗ» Директор
000 «ГЭЗ»

подпись Г.К. Лан подпись
И.В. Розов

Если руководитель, подпись которого
предусмотрена, отсутствует, документ
может подписать его заместитель или
лицо, исполняющее его обязанности. При
этом следует указать фактическую
должность и фамилию лица, действительно
подписавшего документ. Исправления «И.
о.» или «Зам.»
вносятся машинописным способом или
от руки.

В документах, подготовленных комиссией,
указываются не должности лиц, составивших
документ, а распределение обязанностей
в составе комиссии (председатель, члены
комиссии). Документы коллегиального
органа (Совета учредителей, Общего
собрания участников АО) подписываются
председателем этого органа и секретарем.

Реквизит «подпись» проставляется после
реквизитов «текст», «приложение» и
печатается следующим образом:

  • должность указывается от границы левого
    поля;

  • расшифровка подписи после 48 печатных
    знаков от границы левого поля.

Реквизит «визы»

Внутреннее согласование проекта
документа оформляется визой. Это
необходимо для проверки целесообразности
или своевременности составления
документа специалистами предприятия.
Реквизит «визы» включает в себя:
должность, личную подпись визирующего,
инициалы и фамилию, дату визирования.
Виза располагается ниже реквизита
«подпись» от границы левого поля,
например:

Юрисконсульт

подпись
Н.И. Власов

06.06.95

Если у визирующего есть замечания и
дополнения к проекту документа, он
оформляет их на отдельном листе.

На исходящих документах виза ставится
на втором экземпляре, имеющемся в фирме.
На внутренних документах фирмы (приказах,
распоряжениях) виза может проставляться
на первом экземпляре.

Реквизит «печать»

На документах, удостоверяющих права
фирмы или должностных лиц, фиксирующих
факт расходования денежных средств и
материаль­ных ценностей, а также
предусмотренных государственными
правовыми актами, подпись ответственного
лица должна быть заверена печатью.

Оттиск печати проставляется таким
образом, чтобы он захватывал часть
наименования должности лица, подписавшего
документ, часть его личной подписи и
был хорошо читаемым.

Ответственного за хранение и место
хранения печати определяет ру­ководитель
фирмы.

studfiles.net

Реквизит «подпись»

Подпись — обязательный реквизит любого
документа, как служебного, так и личного.

В состав реквизита «подпись» входят:

  • наименование должности лица, подписавшего
    документ;

  • личная подпись;

  • расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Например:

Директор подпись А.В. Рогов

Должность лица, подписавшего документ,
указывается полностью, если документ
оформлен не на бланке, например:

Директор ЗАО «РЕАЛ» подпись А.И. Смелов

При оформление документа на бланке
организации должность указывается
сокращенно, например:

Директор подпись А.И. Смелов

При подписании документа несколькими
должностными лицами, составные части
реквизита «подпись» располагают
последовательно друг под другом в
соответствии с занимаемой должностью,
например:

Директор подпись И.Г. Орлов

Главный бухгалтер подпись
Н.Н. Зотова

При подписании документа несколькими
лицами равными по должности их подписи
располагаются на одном уровне, например:

Директор АО «ДИЗ» Директор
000 «ГЭЗ»

подпись Г.К. Лан подпись
И.В. Розов

Если руководитель, подпись которого
предусмотрена, отсутствует, документ
может подписать его заместитель или
лицо, исполняющее его обязанности. При
этом следует указать фактическую
должность и фамилию лица, действительно
подписавшего документ. Исправления «И.
о.» или «Зам.»
вносятся машинописным способом или
от руки.

В документах, подготовленных комиссией,
указываются не должности лиц, составивших
документ, а распределение обязанностей
в составе комиссии (председатель, члены
комиссии). Документы коллегиального
органа (Совета учредителей, Общего
собрания участников АО) подписываются
председателем этого органа и секретарем.

Реквизит «подпись» проставляется после
реквизитов «текст», «приложение» и
печатается следующим образом:

  • должность указывается от границы левого
    поля;

  • расшифровка подписи после 48 печатных
    знаков от границы левого поля.

Реквизит «визы»

Внутреннее согласование проекта
документа оформляется визой. Это
необходимо для проверки целесообразности
или своевременности составления
документа специалистами предприятия.
Реквизит «визы» включает в себя:
должность, личную подпись визирующего,
инициалы и фамилию, дату визирования.
Виза располагается ниже реквизита
«подпись» от границы левого поля,
например:

Юрисконсульт

подпись
Н.И. Власов

06.06.95

Если у визирующего есть замечания и
дополнения к проекту документа, он
оформляет их на отдельном листе.

На исходящих документах виза ставится
на втором экземпляре, имеющемся в фирме.
На внутренних документах фирмы (приказах,
распоряжениях) виза может проставляться
на первом экземпляре.

Реквизит «печать»

На документах, удостоверяющих права
фирмы или должностных лиц, фиксирующих
факт расходования денежных средств и
материаль­ных ценностей, а также
предусмотренных государственными
правовыми актами, подпись ответственного
лица должна быть заверена печатью.

Оттиск печати проставляется таким
образом, чтобы он захватывал часть
наименования должности лица, подписавшего
документ, часть его личной подписи и
был хорошо читаемым.

Ответственного за хранение и место
хранения печати определяет ру­ководитель
фирмы.

studfiles.net

Оформление подписи в документах — Статьи об архивном деле, документообороте, делопроизводстве

В оформлении этого реквизита мелочей не бывает, зато при неправильном составлении существуют непредсказуемые последствия. Как правильно оформить подпись в документе, рассказывает консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий практических семинаров Ирина Мурнина.

В оформлении этого реквизита мелочей не бывает, зато при неправильном составлении существуют непредсказуемые (в том числе юридические) последствия. Как правильно оформить подпись в документе, рассказывает консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий практических семинаров Ирина Мурнина.

Подпись на документе располагается ниже текста или реквизита «Приложение» через 3 межстрочных интервала. Это значит: место подписи практически в конце документа. Но в «рейтинге значимости» реквизитов она на одном из самых первых мест, так как ее наличие делает документ документом. Под подписью (правом подписи) понимается полномочие должностных лиц на подписание тех или иных документов.

Должностные лица имеют право подписывать документы в пределах должностной компетенции, что обычно определено учредительными документами, нормативными актами предприятия (положениями, инструкциями, приказами руководителя о делегировании права подписи).

В связи с тем, что именно подпись придает документу юридическую значимость, оформление этого реквизита требует особого внимания. Подпись нельзя отрывать от текста и печатать на отдельном листе. Если она не умещается после текста, последний абзац или несколько строк обязательно переносят вместе с подписью. При этом не следует забывать про нумерацию страниц.

Если подпись одна


В состав реквизита «Подпись» входят:

  • наименование должности лица, подписавшего документ (с указанием наименования организации, если документ оформляется не на бланке организации),

  • личная подпись,

  • расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности пишется от левого поля документа, а расшифровка подписи дается на уровне ее последней сроки.

Например:

Генеральный директор ЗАО «Тор-инжиниринг»         Личная подпись                  М.А. Демченко 

Если документ оформлен на бланке, то наименование организации можно прочитать и вверху и повторять его после должности не стоит. И подпись будет выглядеть так:

Генеральный директор                            Личная подпись                                       М.А. Демченко 

Наименование должности указывается с заглавной буквы. Предполагается, что текст заканчивается точкой. Но даже если текст заканчивается таблицей писать должность одного из руководителей организации со строчной буквы никому не приходит в голову. Наименование должности указывают строго по штатному расписанию организации. Есть такой документ, он хранится в кадровой службе или в бухгалтерии, как правило, делопроизводителям копии с него не дают по понятным причинам. В штатном расписании против каждой должности указан размер заработной платы. Поэтому следует попросить выписку из штатного расписания и при указании должности регулярно сверяться с нею.

Наименование организации может быть отцентровано относительно наименования должности.

Личная подпись – на усмотрение должностного лица, подписывающего документ, но существует точка зрения, что в «цивилизованной» подписи должна прочитываться одна буква имени и три фамилии. Но на практике такие подписи встречаются нечасто. Многие руководители исповедуют другой принцип: «чем подпись «заковыристее, тем ее сложнее подделать». Что ж вполне логично, но иногда бывает чрезвычайно трудно соотнести такой шедевр криптологии с фамилией конкретного человека. Расшифровка подписи содержит указание инициалов перед фамилией через точку, без пробела. Просить паспорт у руководителя – неуместно, но расшифровка указывается строго по паспорту и, если в фамилию входит буква «ё», то две точки сверху – обязательны.

Когда подписывает заместитель 


Вот тут начинается настоящий полет фантазии, особенно если заместителей несколько. Пожалуйста, несколько вариантов на выбор, и все – неправильные

Первый Заместитель Генерального директора

1-й Заместитель Генерального директора

Первый зам. Генерального директора

Возможны и другие варианты, но  правильно (!) все-таки будет: 

Первый заместитель Генерального директора

С точки зрения русского языка, в этом примере должность первого руководителя «генеральный директор» следовало бы писать со строчной буквы, все-таки не «Президент Российской Федерации», но корпоративная культура многих организаций, а, зачастую, и уровень уважения сотрудников к своему руководителю, требует именно заглавной буквы. Да, кстати, советую избегать сокращений и в должности главного бухгалтера: «гл.бухгалтер» и еще хуже «гл.бух» -недопустимо. Все-таки надо с уважением относиться к человеку, который начисляет вам зарплату, отпускные, больничные и т.д.

Если подписей несколько


При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в порядке субординации, через 1,5 межстрочных интервала.

Но подписание документа идет снизу вверх, т. е. первыми документ подписывают должностные лица, низшие по должности.

Директор                                    Личная подпись                                             Л.И. Киселев 

Главный бухгалтер                      Личная подпись                                         И.Д. Вильченко 

При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, представителями одной или разных организаций, их подписи располагают «в столбик» на одном уровне. Также располагают подписи при оформлении совместного документа от лица двух и более сторон, например, договора. Первый лист договора оформляют не на бланке, а на чистом листе формата А4, но при этом в преамбуле, это первый абзац договора, обязательно перечисляются стороны договора. Для юридических лиц указывается наименование организации и должностное лицо (должность, фамилия, инициалы), действующее от имени организации, для физических лиц – фамилия, имя, отчество. Порядок, указанный в преамбуле, строго сохраняется при оформлении подписей в конце договора, «в столбик», слева направо.

Директор ЗАО «Опал»                                                            Директор ЗАО «Стержень» 

А.П. Силин                                                                             С.И. Михеев 

В документах, составленных от имени комиссии, в реквизите подпись указывают не должности лиц, входящих в комиссию, а их обязанности в составе комиссии. Тем не менее, члены комиссии указываются в соответствии с фактически занимаемыми должностями, в порядке субординации. Например, акт проверки по результатам работы комиссии подписывают:

Председатель комиссии                                   Личная подпись                       С.И. Николаев 

Члены комиссии                                              Личная подпись                       П.С. Рахимова 

                                                                      Личная подпись                       Т.И. Кораблева 

                                                                      Личная подпись                       Р.Ю. Савельев 

Косая черта недопустима


Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом обязательно (!) указывается фактическая должность лица, подписавшего документ (например, «зам.»), а в расшифровке подписи – его инициалы и фамилия. Исправления можно внести от руки или на компьютере, но, если позволяет ситуация, переделать документ, указав фактическую должность и расшифровку подписи лица, которому документ подается на подпись. Существует абсолютно законный способ внесения изменений в реквизит «Подпись» (об этом мы поговорим отдельно), но на практике он используется редко и поэтому всегда вызывает исключительное недоверие.

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Исполнитель подготовил документ за подписью директора. Возникла необходимость срочно получить эту подпись, и тут неожиданно выяснилось, что директор надолго отбыл по делам, и будет только утром следующего дня. Исполнитель открывает дверь в кабинет его заместителя и тот, нисколько не сомневаясь, подписывает документ своей личной подписью. Получается:

/Директор                                 Темников                                                            С.С. Комиссаров 

Нотариальное заверение такого документа невозможно, его можно легко оспорить в судебных инстанциях.

И хорошо, если ошибка обнаружена сразу и подлежит исправлению, но необходимость нотариального заверения подписанного таким образом документа (с учетом сроков хранения документации) может возникнуть и через 5-10 и даже через 30 лет. Исправление, казалось бы, такой незначительной ошибки через столь продолжительный период времени потребует много сил, времени и нервов десятков людей, если вообще окажется возможным.

Как видите, в оформлении реквизита «Подпись» мелочей не существует, зато, при неправильном оформлении, существуют непредсказуемые, в т.ч. юридические последствия, о которых нужно думать своевременно.  

И.В. Мурнина

консультант по вопросам


делопроизводства, автор и ведущий семинаров

naar.ru

Реквизит подпись правила оформления первый заместитель

Как правильно подписывать документы

Его данные обязательно содержатся в госреестре (ЕГРЮЛ или ЕГРИП). ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если руководитель при регистрации предприятия дает право подписи без доверенности наряду с собой другому лицу или лицам, эта информация также вносится в реестр. Индивидуальный предприниматель, имеющий право выполнять и функции главного бухгалтера, может ставить свою подпись не только на документах, требующих директорской визы, но и расписываться в графе «главный бухгалтер», например, в товарно-транспортной накладной.

Формат доверенности и формат подписываемого документа должен совпадать. Например, если по доверенности будет подписана сделка, требующая заверения у нотариуса, то доверенность также должна быть нотариально удостоверена. Если точно следовать правилам, то в документе обязательно должно быть указание на право подписанта выступать от имени организации: подпись на основании учредительных документов, приказа или распоряжения руководства, доверенности.

Начинающему секретарю: оформляем правильно реквизиты документов (продолжение)

Таким образом, датой справки с места работы будет являться дата ее выдачи. Совет. В грифе утверждения документа, передаваемого на утверждение в последний день месяца, заранее печатать название месяца не рекомендуется. Датой некоторых документов является дата события.

Так, датой протокола является дата заседания (собрания, совещания), датой акта – дата актируемого события. Документы, изданные несколькими организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая должна соответствовать наиболее поздней дате подписания, например: МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ № 670 ФЕДЕРАЛЬНАЯ МИГРАЦИОННАЯ СЛУЖБА № 421 ПРИКАЗ от 26 октября 2007 года Об утверждении формы сведений о привлечении работодателем иностранных работников к трудовой деятельности, прибывших в Российскую Федерацию в порядке, требующем получения визы, представляемой работодателем в орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации, ведающий вопросами занятости населения Начальник склада Шариков О.Н.

Реквизит «Подпись»: для каких случаев он обязателен

Иногда автографов может быть несколько, тогда они располагаются одна под другой в соответствии с иерархией лиц, которые их поставили. В состав реквизита «Подпись» всегда входят такие данные, их всего три:

  1. Название должности лица, которое ее поставило.
  2. Сама подпись.
  3. Инициалы и фамилия в качестве расшифровки.

Перед тем, как подписать, необходимо указать должность, отступая от левого поля документа, а расшифровка делается после: Генеральный директор ООО «ВЕСНА» ИВАНОВ С.П.

Иванов Между названием должности и расшифровкой необходимо оставить достаточно места для самого размашистого автографа. При указании такой должности в бумагах перед автографом ее нельзя сокращать.

Например, неправильным будет такой вариант: Первый зам. директора ООО «ВЕСНА» ВАСИН Г.Д.

Васин Первый заместитель генерального директора ООО «ВЕСНА» ВАСИН Г.Д. Иванов

Оформление подписи в документах

И подпись будет выглядеть так: Генеральный директор Личная подпись М.А.

Васин Если в компании принято, то словосочетание «генеральный директор» можно указать с заглавной буквы. Допустимы оба варианта. Другие названия должностей при заверении официальных бумаг сокращать также не нужно. Генеральный директор ООО «ВЕСНА» ВАСИН С.П.

Демченко Наименование организации может быть отцентровано относительно наименования должности. Вот тут начинается настоящий полет фантазии, особенно если заместителей несколько. Пожалуйста, несколько вариантов на выбор, и все – неправильные: Первый Заместитель Генерального директора 1-й Заместитель Генерального директора Первый зам.

Генерального директора Возможны и другие варианты, но правильно (!) все-таки будет: Первый заместитель Генерального директора При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в порядке субординации, через 1,5 межстрочных интервала.

Но подписание документа идет снизу вверх, т. е. первыми документ подписывают должностные лица, низшие по должности.

Директор Личная подпись Л.И.

Оформление реквизита «Подпись» в отсутствие должностного лица

Поэтому нужно понимать, какие есть варианты и чем они отличаются. При совмещении может быть оформлен как приказ «О возложении обязанностей», так и приказ «Об исполнении обязанностей», что ­существенно повлияет на оформление реквизита «Подпись». Юридическую силу документу придает подпись именно уполномоченного лица, а не любого работника этой организации.

Потому-то и важно грамотно уполномочить дублера.

Это делается разными документами. А вам потребуется:

  1. выяснить точно, какой способ замещения выбран;
  2. если у дублера есть доверенность, то взять и ее копию.
  3. раздобыть копию приказа;

Мы уже выяснили, что никаких косых черт и приписок «за» в реквизите быть не должно.

Поясним назначение каждого из них: Нюансы оформления замещения – это зона ответственности отдела кадров.

Расшифровка подписи

Особенно часто возникают проблемы с подписью многих заместителей.

Причём вопросы касаются не только полного обозначения имени, но и расположения нескольких однотипных реквизитов. Если документ подписывается несколькими должностными лицами, то их личные символы располагаются в одну колонку друг под другом. При оформлении документа в печатном виде используется полуторный межстрочный интервал.

Точно также оформляется документ в том случае, когда договор подписывается несколькими партнёрами или сторонами, заключающими сделку.

Недопустимо перед словом «Подпись» ставит предлог «За», и следом выводить косую черту.

Каков порядок оформления реквизитов «подпись» и «отметки о заверении копии»?

Реквизит 22 – подпись Подпись– реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

1 Информация доступна только для зарегистрированных пользователей.

Рис. 1. Пример оформления реквизита «Подпись» в письме При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом: 4 Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. 5 Инициалы и фамилия в реквизите «Подпись» печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности.

6 При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. 7 При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

8 При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

9 При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. 12 В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. 13

Помощь: Реквизит — Подпись

Видовое наименование организации не следует путать с сокращенным.

В расшифровке подписи вначале всегда указываются инициалы, а затем — фамилия.

При этом между инициалами и фамилией пробел не делается.

В состав реквизита «подпись» в некоторых случаях включаются дополнительные элементы (ученое звание, ученая степень, воинское звание и др.).

Ученые степени и звания могут добавляться к наименованию должности в научных организациях и учебных заведениях. Пример оформления подписей на справке о трудовом стаже: Если документ подписывается лицами, не подчиненными по должности (например, совместные приказ, постановление, письмо), их подписи располагают на одном уровне.

При подписании исходящих документов подписывается, как правило, первый экземпляр документа, а копия, остающаяся в организации

Оформление реквизита «подпись»

приобретает юридическую силу после оформления всех идентификационных реквизитов: автор, дата, индекс, текст, подпись. 13) автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ. 57) подписание (документа): Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.

credit-helper.ru

Оформление реквизита «Подпись» в отсутствие должностного лица

Такой простой реквизит

В обычном порядке в оформлении реквизита «Подпись» нет совершенно ничего сложного – указания п. 3.22 ГОСТа Р 6.30-2003 весьма просты. Лицо, которое имеет полномочия подписывать данный документ:

  • сначала указывает свою должность (от границы левого поля),
  • ставит личный росчерк,
  • затем – его расшифровку в виде инициалов и фамилии.

Если подписывается документ, изготовленный на бланке организации, то должность в подписи указывается кратко (без повторения в ней наименования организации, которое уже фигурирует вверху на бланке) – см. Пример 1. Если же подписывается иным способом изготовленный документ, то в должности необходимо указать наименование ­организации – см. Пример 2.

Пример 1

Оформление подписи на бланке организации

Сдать любую отчетность в ИФНС и фонды через интернет за 5 минут

Оформление подписи не на бланке организации

А если подписант временно отсутствует?

Вот что говорят методические документы относительно нашей темы – подписания документов в отсутствие должностного лица:

Фрагмент документа

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению ­документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

При отсутствии должностного лица, фамилия которого напечатана на проекте документа, он может быть подписан лицом, исполняющим обязанности руководителя, или его заместителем, на которого в установленном порядке возложено руководство соответствующим направлением деятельности.

Фрагмент документа

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.

Из двух приведенных фрагментов можно сделать следующие выводы:

  • проект документа может подписать работник, на которого должным образом «переложены» полномочия отсутствующего должностного лица;
  • даже если в проект уже внесены должность и фамилия отсутствующего руководителя, подписывающий документ должен указать свои данные. Ничего не говорится о том, что в этом случае делать с проектом, но очевидно, что его придется переделать: ни зачеркивания, ни пустой реквизит с надписью от руки не украсят документ;
  • заметим, что запрет на проставление косой черты или дописывания предлога «За» относится не только к федеральным органам исполнительной власти, но и входит во многие отраслевые инструкции по делопроизводству, например, в высших учебных заведениях, в службе судебных приставов, в Федеральной миграционной службе и др.

Варианты оформления замещения руководителя

Редкий директор покинет вверенную ему организацию или подразделение, не оставив заместителя. Но передать ему полномочия можно по-разному. Более того, в отсутствие основного лица его функции можно распределить по нескольким людям.

От способа передачи полномочий зависит способ оформления подписи дублера. Поэтому нужно понимать, какие есть варианты и чем они отличаются.

При штатном замещении в трудовом договоре или должностной инструкции работника прописано, что в отсутствие руководителя именно он возьмет на себя его обязанности. «Замена на поле» происходит автоматически: утром выясняется, что директору пришлось срочно отбыть в командировку, – и все вопросы сразу же переходят в ведение штатного заместителя.

Для оформления штатного замещения пунктов в трудовом договоре и / или должностной инструкции недостаточно. Необходимы приказ, а также доверенность, выданная этому работнику директором, с перечислением тех полномочий, которые передаются заместителю. Например, директор может разрешить заму заключать сделки ценой только до определенной суммы или запретить принимать людей на работу. Все эти нюансы прописываются в доверенности. И приказ, и доверенность издаются единожды.

На время отсутствия руководителя может быть оформлен временный перевод на его должность другого работника. Перевод оформляется в соответствии со статьей 72.2 Трудового кодекса РФ. Стороны заключают письменное соглашение, и на срок до 1 года или до того дня, когда выйдет отсутствующий руководитель, за которым на время отсутствия сохраняется его рабочее место, должность занимает другой работник. Кроме соглашения, оформляется приказ о временном переводе и доверенность.

С точки зрения трудового права это будет корректно. Но в случае временного перевода именно на должность единоличного исполнительного органа компании (которым обычно является генеральный директор) могут возникнуть дополнительные сложности. Во-первых, смена директора (пусть и кратковременная) обычно находится в компетенции владельцев бизнеса (участников или акционеров) либо совета директоров. Во-вторых, сведения о смене руководителя необходимо подавать в налоговый орган для внесения в ЕГРЮЛ. Поэтому целесообразно все-таки оформлять не временный перевод, а воспользоваться иными вариантами.

Пожалуй, самый распространенный сейчас вариант оформления замещения – это совмещение должностей в соответствии со ст. 60.2 ТК РФ. Заместителю поручается, с его согласия, наряду с основной работой взять на себя дополнительную работу по другой должности за отдельную плату.

При совмещении может быть оформлен как приказ «О возложении обязанностей», так и приказ «Об исполнении обязанностей», что ­существенно повлияет на оформление реквизита «Подпись».

Юридическую силу документу придает подпись именно уполномоченного лица, а не любого работника этой организации. Потому-то и важно грамотно уполномочить дублера. Это делается разными документами. Поясним назначение каждого из них:

  • в трудовом договоре либо ином письменном соглашении между работником и работодателем отражается состав обязанностей и прав сотрудника. Если он будет плохо их выполнять, то появляется основание для его ответственности за это. Часто в трудовом договоре не перечисляют детально все обязанности и полномочия, а ссылаются на должностную инструкцию. Документы, регулирующие трудовые отношения (между работником и работодателем), потребуется оформить для штатного замещения и временного перевода;
  • приказ:
    • оформляет делегирование конкретных полномочий / обязанностей конкретному лицу на определенное время и на определенных условиях;
    • это внутренний документ, который извещает сотрудников родной организации о том, что произошла замена.

    Приказ нужен в обязательном порядке при любом способе передачи полномочий, в нем конкретизируется их состав. А вот условия оплаты за замещение лучше отражать в отдельном приказе, чтобы не будоражить воображение его читателей. Хотя и состав полномочий, если они передаются дублеру целиком без корректировок, можно не перечислять в приказе, а сделать ссылку на другой документ, где они есть, ­например, на «Положение о генеральном директоре Общества»;

  • доверенность нужна для официального информирования сторонних для организации лиц о составе и сроке полномочий дублера. Если ему предстоит такое взаимодействие (подписывать договоры и другие документы для направления во внешнюю среду, представлять организацию в отношениях с налоговыми и судебными органами и т.п.), то доверенность обязательна! Без нее сторонние лица будут считать дублера не уполномоченным представлять интересы организации.

Пр

delovoymir.biz

Две и более подписи ставятся на

Помощь: Реквизит «Подпись»

РЕКВИЗИТ «ПОДПИСЬ»

Реквизит «подпись» является наиболее важным среди удостоверяющих реквизитов. Без подписи документ будет недействительным, поэтому подпись должен иметь каждый документ независимо от его разновидности, автора, вида материального носителя и т.д.

В состав реквизита «подпись» входят следующие элементы:

— наименование должности лица, подписавшего документ;

— личная подпись;

— расшифровка подписи лица, подписавшего документ (инициалы и фамилия).

Наименование должности в реквизите «подпись» пишется строчными буквами. Заглавные буквы используются только в случаях, предусмотренных правилами грамматики.

Пример

Директор предприятияПодпись П.А.Линник

В подписи указывается наименование должности руководителя организации, которое включает видовое наименование организации (например, директор предприятия).

Если наименование должности в реквизите «подпись» не помещается на одной строке, то его следует переносить на вторую, третью и последующие строки.

При этом личная подпись и ее расшифровка располагаются на уровне последней строки наименования должности лица, подписавшего документ.

Пример

Директор Департамента
по архивам и делопроизводству
Министерства юстиции
Республики Беларусь
Подпись В.И.Адамушко
или:
Начальник отдела
организационно-
правовой и кадровой работы
Подпись А.Е.Байкулов

В наименовании должности лица, подписавшего документ, как правило, указывается видовое наименование организации. Видовое наименование организации не следует путать с сокращенным.

Пример

ПРАВИЛЬНО: НЕПРАВИЛЬНО:
Директор института Директор БелНИИДАД
Председатель Белкомархива Председатель комитета
Директор завода Директор МТЗ
Ректор университета Ректор БГУ

Указывать полное наименование организации в наименовании должности необходимо лишь в тех случаях, когда документ оформлен не на бланке. Такая ситуация возникает, например, при подготовке совместных документов (совместное письмо, совместный приказ, договор, соглашение и т.д.).

В расшифровке подписи вначале всегда указываются инициалы, а затем — фамилия. При этом между инициалами и фамилией пробел не делается.

Пример

Директор институтаПодпись В.В.Федоров

Наименование должности в реквизите «подпись» должно печататься от нулевого положения табулятора, т.е. от границы левого поля.

Как правильно подписывать документы

Расшифровка подписи оформляется от 6-го положения табулятора, что соответствует 48 печатным знакам (при оформлении документа на пишущей машинке), или 120 мм (при оформлении документа на компьютере). Ошибкой является выравнивание расшифровки подписи по границе правого поля.

Пример

ПРАВИЛЬНО:
Директор институтаПодпись В.В.Федоров
ЏЌ
48 знаков, или 120 мм
НЕПРАВИЛЬНО:
Директор институтаПодпись В.В.Федоров

В состав реквизита «подпись» в некоторых случаях включаются дополнительные элементы (ученое звание, ученая степень, воинское звание и др.). Ученые степени и звания могут добавляться к наименованию должности в научных организациях и учебных заведениях.

Пример

Директор института
Доктор исторических наук,
профессор
Подпись В.Н.Митин

Некоторые документы подлежат подписанию несколькими лицами. Две или более подписи оформляют на документе в том случае, когда за его содержание несет ответственность несколько лиц. Например, две подписи (председателя и секретаря) проставляют на документах, принимаемых коллегиально (протоколах, решениях, постановлениях и т.п.).

Кроме того, две подписи оформляют, как правило, на документах финансового характера, а также на личных справках: о размере заработной платы (подписывают руководитель организации и главный бухгалтер), о продолжительности трудового стажа (руководитель организации и начальник отдела кадров) и др.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям или выполняемым обязанностям в составе коллегиального органа (комиссии). Например, на протоколе подписи будут оформлены следующим образом:

ПредседательПодпись В.Н.Митин
СекретарьПодпись В.А.Кроткий

Право первой подписи финансовых документов принадлежит руководителю организации или его заместителю в соответствии с должностными обязанностями, а второй — главному бухгалтеру или лицу, имеющему соответствующие полномочия. Две подписи всегда содержат гарантийные письма.

Пример

Зам. директора заводаПодпись С.И.Каваленя
Главный бухгалтерПодпись Е.К.Жукова

Примероформления подписей на справке о трудовом стаже:

Директор институтаПодпись В.В.Федоров
Начальник отдела кадровПодпись Н.М.Дятчик

Если документ подписывается лицами, не подчиненными по должности (например, совместные приказ,
постановление, письмо), их подписи располагают на одном уровне.

Пример

Министр экономики Министр финансов
Республики Беларусь Республики Беларусь
Подпись Н.П.ЗайченкоПодпись Н.П.Корбут
или:
Начальник планово- Начальник отдела организационно-
экономического отдела кадровой работы
Подпись Т.Г.ТарасикПодпись О.В.Заянчковский

В документе, составленном комиссией (например, акте), в подписи указывают не должности лиц, составивших его, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель комиссии и члены комиссии). При этом подписи членов комиссии независимо от занимаемых должностей располагаются в алфавитном порядке.

Пример

Председатель комиссииПодпись Н.И.Тумакова
Члены комиссии:Подпись Л.И.Беглая
Подпись Г.Ф.Олейникова

При подписании исходящих документов подписывается, как правило, первый экземпляр документа, а копия, остающаяся в организации (так называемый отпуск), заверяется службой документационного обеспечения управления.

При подписании распорядительных документов (приказ, распоряжение и др.) подписывается только первый экземпляр, а последующие тиражируются и заверяются. При оформлении совместных документов, актов, протоколов, договоров подписи проставляются на всех экземплярах документов, которые таким образом приобретают статус умноженных подлинников (каждый экземпляр является подлинником).

Проект документа представляется на подпись соответствующему должностному лицу (исходя из его компетенции) полностью оформленным, проверенным, согласованным, вместе с приложениями и (при необходимости) материалами, на основании которых он составлен.

В деятельности организаций нередко возникает ситуация, когда в проекте подготовленного и уже согласованного документа предусмотрена подпись должностного лица (например, директора), которое по каким-то причинам отсутствует (болезнь, отпуск, командировка и др.) и не может его подписать.

В этом случае подписание документа осуществляется заместителем руководителя или лицом, временно его замещающим, а подпись оформляется по образцу:

И.О. директора заводаПодпись А.С.Каваленя
или:
Зам. директора заводаПодпись А.С.Каваленя

Нормативные правовые акты не допускают замену аббревиатуры «И.о.», «Зам.» знаком «/» или предлогом «За». Расшифровка подписи также должна соответствовать фамилии должностного лица, подписавшего документ.

В целях ускорения подготовки документов, совершенствования документооборота, экономии времени руководителя в организациях рекомендуется делегировать право подписи тех или иных документов должностным лицам в соответствии с их компетенцией и должностными обязанностями. Делегирование права подписи должно быть закреплено нормативно; оно осуществляется, как правило, посредством издания соответствующего приказа руководителем организации либо отражается в других правовых актах организации (уставе или положении об организации, приказе о распределении обязанностей между руководством, инструкции по делопроизводству в организации и др.).

В подписанные документы не допускается вносить какие-либо исправления и дополнения без разрешения лица, подписавшего документ.

14.03.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор
Белорусского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела,
кандидат исторических наук

От редакции: Для правильного применения шрифтов и интервалов при оформлении текста и многострочных реквизитов документа см. Пособие

laservirta.ru