Содержание

Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников

Период сохранения документации относительно бывшего персонала зависит от характера сведений. Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников? По действующему ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ бумаги по личному составу оставляют в архиве на 75 лет. Документы на персонал, уволенный после 1 января 2003 года, остаются в архиве на 50 лет.

Как формируется личное дело работника

Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640 регламентирует порядок сбора сведений о персонале. В состав документации, необходимой работодателю, входит:

  • Анкета, резюме, характеристики и личный листок по учету кадров.
  • Копии паспорта, документов об образовании (дипломы, свидетельства), ИНН, страхового свидетельства, документов о семейном положении.
  • Сведения от аттестации.
  • Трудовой контракт.
  • Приказы работодателя (о назначении, переводе на другую должность или место работы, отпусках и командировках).

Личное дело уволенного сотрудника, сформированное по принципу досье, остается в кадровой службе организации до конца календарного года. В течение 3 лет с момента увольнения документы проходят архивно-техническую обработку и передаются в архив компании.

Хранение личных дел уволенных сотрудников в архиве осуществляется при наличии годовой описи. Уполномоченный кадровый специалист составляет перечень работников, уволенных в определенном году. На обложке дела проставляется год прекращения трудовых отношений.

Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников

Этот период исчисляется с момента завершения календарного года, когда был уволен гражданин. Согласно сложившейся практике архивного дела сроки хранения личных дел уволенных работников начинают считать с 1 января.

Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 устанавливает конкретные периоды, в течение которых документы обязательно должны находиться в архиве. Согласно закону, сроки хранения личных дел уволенных работников составляют:

  • 75 лет – для личных карточек лиц, ушедших с должности до начала 2003 года.
  • 50 лет – для личных карточек граждан, прекративших трудовые отношения позднее 1 января 2003 года.
  • 75 лет – для выездных дел тех работников, которые были командированы за границу.
  • 75 лет – для данных о доходах, имуществе и обязательствах гражданских служащих.
  • 5 лет – для характеристик и резюме специалистов.
  • 75 лет – для данных о вопросах реабилитации.
  • 3 года – для документов о лицах, не принятых на работу.
  • 75 лет – для подлинных экземпляров личных документов (аттестатов, трудовых, дипломов, свидетельств, удостоверений).
  • 5 лет – для бумаг, не вошедших в состав личных дел (заявлений, справок, докладных, служебных записок).
  • 75 лет – для актов приема-передачи личных дел государственных служащих при переводе.
  • 75 лет – для документов о субъекте персональных данных (уведомлений, согласий на обработку информации).

Правила использования архивной информации

Государственные служащие, юридические и физические лица несут обязанность обеспечивать сохранность сведений о бывшем персонале в течение регламентированных периодов. Граждане и представители компаний могут подавать запросы и обращения для доступа в архив личных дел уволенных работников.

Кадровые специалисты бесплатно предоставляют копии и справки документов, связанных с социальными и пенсионными вопросами, получением льгот и компенсаций. Данные могут использоваться в качестве вещественных доказательств. После применения изъятые документы обязательно возвращаются собственнику или владельцу.

Архивная информация может передаваться в виде электронных документов. В отдельных случаях специалисты библиотек, музеев, научных организаций, государственных органов публикуют справочно-информационные издания.

spmag.ru

Хранение личных дел уволенных сотрудников

На работодателя российское законодательство возлагает ряд дополнительных обязанностей, одной из которых является хранение личных дел уволенных сотрудников. При этом касательно личных дел уволенных работников могут устанавливаться различные принципы и условия хранения в зависимости от конкретного статуса работодателя. Каждому кадровому специалисту следует знать, как должны храниться указанные документы и как должен быть обустроен для них архив.

Личное дело уволенного работника — что это, правовое регулирование

Под личным делом сотрудника подразумевается расширенный пакет документов, содержащих информацию о работнике, занимаемых им должностях на предприятии, трудовом стаже.

При этом законодательство достаточно строго регламентирует ведение данной документации в следующих нормативно-правовых актах:

  • ФЗ №79 от 27.04.2004. Этот закон является основным документом, который регулирует деятельность государственных служащих в России, и в своих положениях также рассматривает и вопросы ведения личных дел таковых работников.
  • Указ Президента РФ №609 от 30.05.2005. Этим указом устанавливаются отдельные нормативы, касающиеся обработки персональных данных государственных служащих, в том числе и в отношении ведения их личных дел.

Следует разделять понятие личного дела и личной карточки сотрудника. Личные дела являются обязательными лишь для государственных учреждений — в отношении коммерческих предприятий вышеозначенные нормативы имеют лишь рекомендательный статус. В то же время личные карточки сотрудников должен вести каждый зарегистрированный на территории РФ работодатель. Более подробно об особенностях хранения личных карточек уволенных сотрудников можно прочитать в отдельной статье.

Ряд документов, соответственно требованиям законодательства, должен сохраняться на предприятии и по окончании ведения трудовых взаимоотношений. Так, подобные требования касаются обязательного архивирования отданных приказов, локальных нормативных актов, а также и личных дел работников — но далеко не в каждом случае.

Когда необходимо хранение личных дел уволенных сотрудников

Так как обязанность ведения личных дел возлагается исключительно на государственные органы, то и все законодательные нормативы, касающиеся их хранения в отношении уволенных работников являются обязательными лишь для соответствующих учреждений. Однако это не значит, что коммерческие учреждения не могут использовать в своих целях личные дела и обеспечивать их хранение в архиве.

Использование расширенных по информативности личных дел в сравнении с карточками позволяет работодателям эффективнее анализировать проходящие на предприятии кадровые процессы и получать четкие сведения о всем трудовом пути каждого работника — в том числе эта информация может потребоваться и после увольнения сотрудника.

. Коммерческие учреждения могут самостоятельно определять как форму личных дел, так и сведения, вносимые в них, порядок обработки данных и их хранения, если эти действия не нарушают законодательства о защите персональных данных.

Сколько длится хранение личных дел уволенных сотрудников

В зависимости от принадлежности уволенного ранее работника к одной из определенных категорий, разнятся и государственные нормативы по срокам хранения их личных дел. В частности, предусматриваются следующие варианты сроков хранения данной документации и связанных с личными делами документов:

  • 3 года. В течение этого срока государственные органы обязаны сохранять в архиве личные дела на желающих трудоустроиться, подавших документы или прошедших анкетирование, но впоследствии не принятых на работу соискателей.
  • 5 лет. Этот срок хранения предусмотрен для характеристик трудящихся, их резюме и иных документов, которые не входят в личное дело, например — служебных записок, заявлений.
  • 50 лет. В течение данного срока должны храниться на предприятии личные дела трудящихся, которые были уволены после 1 января 2003 года.
  • 75 лет. Это — основной нормативный срок хранения документации, связанной с личными делами и карточками в государственных учреждениях.

Личные дела руководителей учреждений должны храниться в них бессрочно и не подлежат утилизации даже при прошествии 75-летнего срока с момента их увольнения.

Ведение отчетности и учета сроков, в связи с их большой продолжительностью в целях упрощения проводится с 1 января года, последующего за увольнением работника. Личные дела должны храниться на предприятии в соответствии с нормативами законодательства об архивах, а также СнИП и СанПиН.

Вся информация из личных дел должна быть перепрошита при увольнении сотрудника, удаляются скрепки и иные крепежные элементы. Упаковывается каждое личное дело в твердый переплёт. Другие личные документы работника, копии его документов, должны быть сложены в отдельный конверт и подшиты к личному делу.

Согласно нормативам законодательства об обработке персональных данных даже государственные службы должны по первому запросу предоставлять в том числе и бывшим работникам полный доступ об осуществляемой обработке их персональных данных, в том числе и о личных делах.

Использование личных дел уволенных сотрудников может потребоваться при расследовании каких-либо преступлений, а также для подсчета трудового стажа и выслуги лет. Кроме того, на основании информации о награждении работника, отраженной в личном деле, могут предоставляться различные ведомственные и государственные награды даже госслужащим, которые уже окончили свою службу, как до выхода на пенсию, так и после него. По прошествии установленного срока хранения личные дела уволенных работников подлежат обязательной утилизации.

Загрузка…

delatdelo.com

Срок хранения личного дела \ Консультант Плюс

Подборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения личного дела (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Нормативные акты: Срок хранения личного дела

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Срок хранения личного дела

Путеводитель по кадровым вопросам. Проверка деятельности организации. Обязательные документы
Сроки хранения архивных документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (ч. 2 ст. 21.1 Закона N 125-ФЗ). В отсутствие указаний на конкретные сроки хранения документов по личному составу в Перечне типовых управленческих архивных документов (иных перечнях, предусмотренных ч. 3 ст. 6, ч. 1, 1.1 ст. 23 Закона N 125-ФЗ) следует руководствоваться положениями ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ (ч. 1 ст. 21.1, ч. 1, 2, 4 ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ). Согласно указанным нормам срок хранения составляет:

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

«Комментарий к Федеральному закону от 2 марта 2007 г. N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»
(постатейный)
(Осипова И.Н., Беляев М.А., Колесников А.В., Макаров А.О., Захарова Н.А.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2016)
Например, ст. 40 Закона г. Москвы от 22 октября 2008 г. N 50 «О муниципальной службе в городе Москве» определен порядок ведения личного дела муниципального служащего. Согласно установленному порядку на муниципального служащего формируется личное дело, к которому приобщаются документы, связанные с его поступлением на муниципальную службу, ее прохождением и увольнением с муниципальной службы. По просьбе муниципального служащего ему предоставляются для ознакомления все материалы его личного дела. При ликвидации органа местного самоуправления, муниципального органа, в котором муниципальный служащий замещал должность муниципальной службы, его личное дело передается на хранение в орган местного самоуправления, муниципальный орган, которому переданы функции ликвидированного органа местного самоуправления, муниципального органа, или его правопреемнику. При увольнении муниципального служащего с муниципальной службы его личное дело хранится в архиве органа местного самоуправления, муниципального органа по последнему месту муниципальной службы. Срок хранения личного дела составляет 10 лет со дня увольнения муниципального служащего с муниципальной службы.

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

www.consultant.ru

Сколько хранятся личные дела и трудовые договора уволенных сотрудников

Хранение личных дел уволенных сотрудников должно быть организовано не по ФИО сотрудников, а по порядку с учетом дат оформления приказов. Все приказы за год в иерархии по номерам сшиваются, снабжаются описью и  отправляются в архив с сортировкой по годам. Давайте посмотрим, какие именно документы регламентируют такую систему архивирования документов.

Архив личных дел уволенных работников

Номенклатурные дела для целей архивации документов следует открывать по каждому наименованию. К примеру, в одной папке хранить документы на отпуск, в другой – приказы на увольнение, а в третьей – основания для переводов и поощрений. Главное складывать и сшивать все бумаги в хронологическом порядке.

ВАЖНО: все документы, являющиеся приложениями к приказам со сроком хранения 75 лет, должны храниться на протяжении этого же периода.

Все документы должны подразделятся при архивации с учетом регламентированных сроков их хранения. По окончании каждого года требуется сшить все приказы, заархивировать личные карточки уволенных (форма Т 2), опечатать документы и передать архивариусу. Если у вас нет специального архива, заприте папки в несгораемый шкаф.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ: нужно хранить отдельно документы работающих и личное дело уволенного сотрудника.

Правила оформления личных дел работников

Порядок организации хранения личных дел

Хранить документы нужно в подлинниках. Копии допустимы как приложения к приказам на прием/увольнение/перемещение. Процедура хранения требует следования таким правилам:

  • Все личные дела на сотрудников ведутся на бумаге и складываются в папки с последующей прошивкой и нумерацией
  • На обложках каждой вновь сформированной папки проставляются порядковые номера и количество находящихся там дел
  • В отделе кадров текущему хранению подлежат только папки с документами фактически работающих сотрудников
  • Все папки с бумагами уволенных следует сдать в архив и хранить их по датам и внутри дат по алфавиту по возможности

ВАЖНО: текущее и архивное хранение должны быть организованы в специальных шкафах, не доступных влаге и огню.

Сроки хранения личных дел уволенных работников

Период, в течение которого обязательно хранить документы, определяет законодатель. Основные правила закреплены Коллегией Росархива 6 февраля 2002 года. Правила формирования архивного фонда не распространяются на бумаги с несущественным сроком хранения 10 и менее лет.

Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников можно показать в таблице. Она сформирована с учетом требований статей Перечня типовых управленческих документов от 6 окт. 2000 г.

Номер статьиНаименование операцииРегламентированный срок хранения
333Переписка о приеме/перемещении5 лет
336-340Трудовые договоры, личные дела работников, личные карточки, характеристики75 лет
341Анкеты, автобиографии1 год
344Протоколы заседания комиссииПостоянно
345Выписки из отчетов/трудовых книжек/протоколов75 лет
346, 347Переписка об избрании, заявления на замещения3 года
348Протоколы определения трудовых стажей для надбавок15 лет
350Списки работников75 лет
350Информация о ставках/окладах10 лет
351Акты учета трудовых книжек3 года

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

raszp.ru

Перечень документов входящих в личное дело работника. Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников

Период сохранения документации относительно бывшего персонала зависит от характера сведений. Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников? По действующему ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ бумаги по личному составу оставляют в архиве на 75 лет. Документы на персонал, уволенный после 1 января 2003 года, остаются в архиве на 50 лет.

Как формируется личное дело работника

Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640 регламентирует порядок сбора сведений о персонале. В состав документации, необходимой работодателю, входит:

  • Анкета, резюме, характеристики и личный листок по учету кадров.
  • Копии паспорта, документов об образовании (дипломы, свидетельства), ИНН, страхового свидетельства, документов о семейном положении.
  • Сведения от аттестации.
  • Трудовой контракт.
  • Приказы работодателя (о назначении, переводе на другую должность или место работы, отпусках и командировках).

Личное дело уволенного сотрудника, сформированное по принципу досье, остается в кадровой службе организации до конца календарного года. В течение 3 лет с момента увольнения документы проходят архивно-техническую обработку и передаются в архив компании.

Хранение личных дел уволенных сотрудников в архиве осуществляется при наличии годовой описи. Уполномоченный кадровый специалист составляет перечень работников, уволенных в определенном году. На обложке дела проставляется год прекращения трудовых отношений.

Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников

Этот период исчисляется с момента завершения календарного года, когда был уволен гражданин. Согласно сложившейся практике архивного дела сроки хранения личных дел уволенных работников начинают считать с 1 января.

Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 устанавливает конкретные периоды, в течение которых документы обязательно должны находиться в архиве. Согласно закону, сроки хранения личных дел уволенных работников составляют:

  • 75 лет – для личных карточек лиц, ушедших с должности до начала 2003 года.
  • 50 лет – для личных карточек граждан, прекративших трудовые отношения позднее 1 января 2003 года.
  • 75 лет – для выездных дел тех работников, которые были командированы за границу.
  • 75 лет – для данных о доходах, имуществе и обязательствах гражданских служащих.
  • 5 лет – для характеристик и резюме специалистов.
  • 75 лет – для данных о вопросах реабилитации.
  • 3 года – для документов о лицах, не принятых на работу.
  • 75 лет – для подлинных экземпляров личных документов (аттестатов, трудовых, дипломов, свидетельств, удостоверений).
  • 5 лет – для бумаг, не вошедших в состав личных дел (заявлений, справок, докладных, служебных записок).
  • 75 лет – для актов приема-передачи личных дел государственных служащих при переводе.
  • 75 лет – для документов о субъекте персональных данных (уведомлений, согласий на обработку информации).

Правила использования архивной информации

Государственные служащие, юридические и физические лица несут обязанность обеспечивать сохранность сведений о бывшем персонале в течение регламентированных периодов. Граждане и представители компаний могут подавать запросы и обращения для доступа в архив личных дел уволенных работников.

Кадровые специалисты бесплатно предоставляют копии и справки документов, связанных с социальными и пенсионными вопросами, получением льгот и компенсаций. Данные могут использоваться в качестве вещественных доказательств. После применения изъятые документы обязательно возвращаются собственнику или владельцу.

Архивная информация может передаваться в виде электронных документов. В отдельных случаях специалисты библиотек, музеев, научных организаций, государственных органов публикуют справочно-информационные издания.

Так называемое личное дело работника представляет собой комплекс документов, характеризующих его трудовые отношения с работодателем, трудовой процесс и другие подобные аспекты. Согласно принятым требованиям, личные дела работников начинают вестись спустя не более недели после поступления человека на службу. Такое порядок регулируется законодательством Российской Федерации. В соответствии с нормативным актом, а именно указом президента Российской Федерации от 2005 года, необходимость вести личные дела прописана для всех учреждений федерального и муниципального у

kalmius-info.ru

Хранение личных дел

Хранение личных дел сотрудников организации производится в соответствии с установленными нормами архивного законодательства и положениями закона о персональных данных. Как правильно организовать текущее и архивное хранение личных дел работников предприятия рассказывается в статье.

Из статьи вы узнаете:

Личное дело: формирование, ведение, хранение

Эффективность процесса управления персоналом зависит во-многом от того, насколько индивидуальным будет подход к каждому конкретному работнику. Чем больше сведений о сотруднике известно, тем в большей степени будет обеспечиваться его персонификация. 

Такие сведения собираются, систематизируются и анализируются с помощью личных дел. В них подшиты документы, позволяющие получить точное, объективное и максимально полное представление о конкретном работнике.

Обязанность работодателя организовать формирование, ведение и хранение личных дел сотрудников установлена законом только в отношении учреждений государственного подчинения. Управляющая компания также имеет право установить такую обязанность в отношении предприятий, находящихся в ее непосредственном подчинении. Но никто не запрещает работодателям вести такие дела и на коммерческих предприятиях. По сути, личное дело — это досье, которое начинает формироваться уже в момент приема нового сотрудника на работу. При этом законом не установлено, какие именно документы должны подшиваться в папку с личным делом. Но, как правило, к числу документов, которые подшиваются в нее первыми, относятся:

трудовой договор (экземпляр работодателя), заверенный подписью сотрудника;

приказ о приеме его на работу;

копии документов, подтверждающих уровень и наличие образования (в том числе дополнительного), квалификации;

копии свидетельств и постановке на налоговый учет (ИНН) и СНИЛС.

В зависимости от порядка приема на работу и  установленного в конкретной организации регламента оформления личных дел, их формирования, ведения и хранения, во вновь открываемое дело также могут быть подшиты: заявление о приеме на работу, резюме и автобиография, которые сотрудник заполнил еще находясь в категории соискателя.

Справка

Впоследствии, в процессе трудовой деятельности сотрудника на данном предприятии, его личное дело дополняется и другими документами:

  1. копиями документов, подтверждающих изменения в его семейном положении или составе семьи;

     
  2. заключенные с работником дополнительные соглашения к трудовому договору;

     
  3. копиями документов, подтверждающих изменение персональных данных, например, в случае смены фамилии или имени;

     
  4. копиями документов, подтверждающих изменение уровня образования, получение дополнительного образования, присвоение новой квалификации или разряда;

     
  5. приказами о переводе, перемещениях по должности;

     
  6. характеристиками, составляемыми по разным поводам: для награждения или вынесения дисциплинарного взыскания, аттестации, перевода;

     
  7. аттестационные документы;

     
  8. копиями документов о полученных поощрениях и награждениях;

     
  9. приказом об увольнении.

Обратите внимание: поскольку с 1 июля 2017 года ужесточились требования к порядку сбора, обработки и хранения персональных данных, целесообразно в личное дело включить копию согласия сотрудника на сбор и обработку сведений личного характера о нем.

Для облегчения поиска нужных документов в процессе формирования, ведения и хранения личных дел, каждое из них содержит внутреннюю опись с перечнем всех подшитых в дело документов. Образец внутренней описи личного дела приведен ниже.

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Процесс формирования и ведения личного дела завершается с момента увольнения сотрудника, после чего оно уже утрачивает свое практическое, управленческое значение и считается исполненным и может быть передано на хранение. Архивное хранение личных дел работников осуществляется в соответствии с установленными регламентами.

Читайте по теме в электронном журнале

Порядок хранения личных дел сотрудников

Документы, входящие в состав личного дела работника, содержат его персональные данные и при этом некоторые из них относятся к документам длительных сроков хранения. Поэтому как текущее, так и архивное хранение личных дел работников осуществляется по особым правилам и предусматривает специальную процедуру при оформлении и передаче их на хранение в архив организации.

Справка

Текущий порядок хранения личных дел работников

В практике текущего делопроизводства сведения, информация, хранящаяся в личном деле используется довольно часто, например, при планировании карьеры сотрудника, разработки программы его обучения, уточнения условий заключенного с ним трудового договора. Поэтому текущее хранение личных дел работников необходимо организовать таким образом, чтобы обеспечить их быстрый оперативный поиск и, вместе с тем, исключить несанкционированный доступ к персональным данным третьим лицам.

Папки с этими кадровыми документами должны храниться либо в специальном сейфе, либо в опечатываемом закрытом шкафу, доступ к которому разрешен только тем должностным лицам, перечень которых утвержден приказом руководителя. Лицо, ответственное за сохранность и обеспечение ограниченного доступа — это, как правило, руководитель кадровой службы.

Папки с личными делами хранятся на полках шкафов вертикально, корешками с номерами наружу. Если штатная численность предприятия превышает 50 человек, есть смысл вести алфавитные карточки, в которых, кроме фамилии, имени и отчества работника будет указан номер его личного дела и дата, когда оно было заведено. Это позволит существенно ускорить поиск нужной папки. Если кадровый состав организации небольшой, учет личных дел можно вести с помощью специальной алфавитной книги.

Работник, желающий ознакомиться с содержанием своего личного дела, находящегося в текущем хранении, может это сделать только написав соответствующее заявление и получив визу руководителя. Посмотреть документы сотрудник может только в присутствии работника кадровой службы. При обнаружении ошибочных или неточных данных сотрудник должен предоставить документы, на основании которых в личное дело будут внесены изменения.

Обратите внимание: Проверка наличия, правильности ведения и хранения личных дел сотрудников должна проводиться в организации ежегодно. По ее результатам составляется акт.

После увольнения сотрудника, пока текущий календарный год не закончится и далее, еще в течение одного-трех лет, личные дела могут храниться в сейфе кадровой службы, но затем необходимо осуществить их архивно-техническую обработку и передать на хранение в архив по сдаточной описи.

Читайте также:

Архивный порядок хранения личных дел сотрудников

Исполненные после увольнения или смерти сотрудников личные дела передаются на хранение в архив организации. Когда такого архива нет, они хранятся в отделе кадров до того, как будут переданы в государственный или муниципальный архив, если организация является источником комлектования таких архивов. Перед тем, как дела будут переданы в архив, их соответствующим образом подготавливают. Алгоритм следующий:

папки с документами расшивают и проверяют — при наличии оригиналов изымают копии и дубликаты, канцелярские скрепки и скобы от степлера удаляют;

если в деле есть оригиналы личных документов, их помещают в отдельный конверт и также подшивают в дело;

документы группируют по хронологическому признаку — самый ранний располагает сверху, самый поздний (приказ об увольнении) — снизу;

все листы дела нумеруют, номера проставляются простым карандашом в левом верхнем углу листа, нумерация сквозная, внутренняя опись имеет свою нумерацию;

документы брошюруют и подшивают в обложку их твердого картона;

оформляют и приклеивают на обложку описание дела.

Обложка личного дела, передаваемого на хранение в архив, представлена ниже

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Обложка оформляется в соответствии с утвержденной на предприятии номенклатурой дел. В соответствии с ней указывается индекс и сроки хранения личных дел. Дата дела — это крайнее сроки тех документов, которые в нем хранятся, то есть — даты приказа о приеме сотрудника на работу и приказа о его увольнении.

Срок хранения личных дел работников

По общепринятому правилу, исчисление срока хранения личных дел начинается с 1 января года, следующего за тем, когда дело было исполнено. То есть, если работник уволился в 2017 году, срок хранения его личного дела начнет исчисляться с 1 января 2018 года, независимо от того, когда закончилось действие трудового договора — в января или декабре 2017 года.

Сроки хранения личных дел работников  устанавливаются в соответствии со статьей 22.1 федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ:





Документы по личному составу

Созданные до 2003 года

Созданные после 2003 года

Сформированные в государственных, муниципальных органах и организациях-источниках комплектования госархивов

75 лет со дня создания (уничтожаются после проведения экспертизы ценности)

50 лет со дня создания (уничтожаются после проведения экспертизы ценности)

Сформированные в государственных и муниципальных архивах, поступившие из ликвидированных организаций всех форм собственности

75 лет с даты поступления


(уничтожаются после проведения экспертизы ценности)

50 лет с даты поступления


(уничтожаются после проведения экспертизы ценности)

Сформированные в иных организациях

75 лет с даты создания

50 лет с даты создания

Читайте также:

www.sekretariat.ru

срок и порядок хранения — Трудовая помощь

После увольнения сотрудников начинается этап обработки и подготовки к архивированию документов. Закон говорит об обязательной архивации с учётом срока хранения личных дел уволенных сотрудников. Время и порядок обработки документации для длительного хранения в архиве зависят от характера внесённой информации. В приказе Минкультуры РФ за № 558 определены границы времени, в течение которых папки с личной информацией должны оставаться в архиве.

Общие требования к архивированию

Подлинники — это приоритетное условие для хранения документов в личном деле. Копированные варианты возможны, но только в виде приложений к различным приказам: о приёме, увольнении сотрудника, а также о его возможных перемещениях. Есть несколько правил подготовки к долгосрочному хранению документов уволенных сотрудников, которых необходимо придерживаться:

  1. На любого принятого сотрудника заводится личная папка на бумажном носителе и (или) в электронном формате. Сформированный документ подлежит обязательной прошивке и нумерации каждого его листа.
  2. На обложке личного дела ставятся порядковый номер и дата.
  3. Сформированные дела со всеми входящими приложениями формируются в архиве по дате увольнения работника и строго в алфавитном порядке.
  4. Документы ушедшего персонала находятся в архиве — в специально оборудованном помещении без возможности доступа вредного воздействия.

Архивное хранение

Время хранения кадровой документации не совсем однозначно. Личные дела уволенных сотрудников по срокам хранения делятся на два периода: до 2003 года и папки, созданные после этого времени.

Документация на сотрудника формируется в течение всего времени трудовых отношений с работодателем. В папку личного дела могут входить следующие документы:

  1. Опись — перечень документов, подшитых в личном деле.
  2. Анкета.
  3. Личная карточка.
  4. Резюме.
  5. Документы: правоустанавливающие, удостоверяющие личность (заверенные копии), об образовании, подтверждающие квалификацию свидетельства.
  6. Трудовой договор.
  7. Характеристика.

В отделе кадров папка хранится в качестве документа кадрового производства. После увольнения сотрудника дело остаётся в распоряжении предприятия до конца отчётного года. В последующие три года документы проходят техническую обработку, после чего подлежат передаче для долгосрочного хранения по отчётной описи в архив.

Сколько лет хранятся личные дела сотрудников после увольнения, зависит от характера собранных сведений. Согласно Федеральному закону от 2004 года № 125 все дела должны сдаваться в архивное хранение сроком на 75 лет. Личные дела уволенных позже 1 января 2003 сотрудников хранят в течение 50 лет.

Трудовой договор

Соглашение о трудовых отношениях между работником и работодателем определяется как трудовой договор. В нём заключены обоюдные права и обязанности сторон. Грамотно составленный документ — это защита обеих сторон от возможных нежелательных правовых разногласий.

При увольнении работников дела с подшитыми трудовыми договорами остаются до окончания календарного года в делопроизводстве организации. В течение 1—3 лет они проходят обработку и только потом передаются в архив.

Сколько хранятся трудовые договоры уволенных сотрудников, будет определяться по дате подписания соглашения. При подписании приказа до 2003 года — 75 лет, позже 2003 — 50 лет.

Карточка работника

При приеме на работу на человека в обязательном порядке заводится форма образца Т-2. На сотрудников, занимающих должности на государственных постах, заводится карточка по форме Т-2ГС.

Такой документ заполняется отделом кадров только от руки. Записи должны быть без помарок, ошибок, чёткими и без сокращения информации. Заводится такая бумага, как правило, в единичном экземпляре. Храниться она будет в специальной картотеке.

Карточки образца Т-2 относятся к документам с большим сроком хранения. Любая информация в них заносится на основании подлинных документов. Окончательная запись будет сделана в день приказа об увольнении сотрудника.

Личные карточки уволенных сотрудников формируются в отдельную папку с обязательной прошивкой, датой, нумерацией и в алфавитном порядке. Для дальнейшего хранения со временем они передаются в муниципальные городские архивы. Сколько хранится личная карточка уволившегося работника — по закону 75 лет. И первым днём будет считаться дата увольнения.

Личное дело офицера МВД

МВД России устанавливает регламент хранения документов уволенных офицеров. При необходимости прямо сейчас узнать, где хранятся личные дела уволенных офицеров МВД, легко сориентироваться. Согласно приказу № 345 от 05.09.1995 первые несколько лет дела будут находиться по месту прохождения службы офицеров. Для дальнейшего содержания они передаются в архив Главного Командования внутренних войск.

Все сроки содержания собранных дел уволенных в запас офицеров утверждаются приказом МВД РФ. На практике они хранятся 75 лет.

Правовое регулирование сроков хранения сформированных дел когда-либо уволенных сотрудников в архиве организации регламентируется документом, который был утверждён Росархивом в далёком 2000 году. Не стоит также забывать, что личные папки с разными сроками хранения не группируются в один общий документ.

trud.help