Каковы сроки хранения исходящих и входящих документов? | Вопросы подписчиков

Каковы сроки хранения таких документов, как исходящая и входящая переписка?

                Деловая переписка между организациями имеет разные сроки хранения. В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000) насчитывается около 150 статей, в которых упоминается переписка. Сроки хранения писем колеблются от самых небольших (1 год, 3 года) до 10 лет и даже постоянного срока хранения. Большинство писем хранится 5 лет.

---

Мы рассказывали ранее о входящей корреспонденции в материале по ссылке.

---

Срок хранения деловых писем определяется не по тому, к какой категории относятся письма (входящие, исходящие), а по значимости, ценности информации, содержащейся в документах. Именно поэтому при организации хранения деловых писем нельзя исходить из принципа “входящие – исходящие”, нельзя разрывать письмо-просьбу и письмо-ответ, так как они составляют единый комплекс документов и храниться должны в одном деле. Как правило, при систематизации переписки используются такие признаки классификации, как вид документа (переписка), корреспондент (организация, круг организаций, с которыми ведется переписка), тематика (содержание). При систематизации переписки не надо забывать о сроках хранения: нельзя относить к одному делу письма со сроком хранения 1 год и 5 и более лет.

---

Читайте о текущем хранении документов больше информации в статье по ссылке.

---

Например, переписка с органами власти и управления имеет срок хранения 5 лет ЭПК, поэтому ее целесообразно выделить в отдельное дело. Переписка с поставщиками, заказчиками, клиентами (в рамках договорных отношений) имеет 5-летний срок хранения, ее также можно выделить в отдельный массив. В зависимости от объемов этой переписки это может быть одно или несколько дел и т.д. Вот несколько извлечений из указанного перечня:

№ статьи	Вид документа Переписка	Срок хранения	Примечания
12	Переписка с исполнительными органами государственной власти РФ, субъектов РФ, органами местного самоуправления по основным вопросам деятельности	5 л. ЭПК
51	Переписка о проведении проверок и ревизий	5 л.
53	Переписка о выполнении решений (предписаний) проверок и ревизий	5 л. ЭПК
62	Переписка по оперативным правовым вопросам	3 г.
83	Переписка о разработке и ходе выполнения целевых программ	5 л. ЭПК
98	Переписка по вопросам планирования	5 л.
103	Переписка по вопросам ценообразования	5 л. ЭПК
120	Переписка о внесметных и целевых ассигнованиях	5 л. ЭПК
126	Переписка о размещении акций, вкладов, начислении дивидендов	5 л.
128	Переписка о нормах обязательных резервов, финансирования капиталовложений	5 л. ЭПК
138	Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов	5 л.
144	Переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности	1 г.

---

Статья о исходящих документах поможет вам не допускать ошибок в работе.

---

www.sekretariat.ru

Сроки хранения входящей и исходящей документации | Статьи

Срок хранения входящей и исходящей документации закрепляется в инструкции по делопроизводству. Как учесть требования нормативных документов, регулирующих деятельность архива, и интересы компании при сохранении деловых писем и прочих документов, расскажем в материале.

Сроки хранения входящей и исходящей документации зависят от вида документа. Рекомендуется по общему принципу хранить документацию не менее трех лет, что удобно для прохождения проверок каждые три года. Отдельные документы могут храниться меньше или больше, журналы регистрации хранятся до 5 лет. Разберемся в нюансах.

Срок хранения входящей документации

Входящая документация – это все письма, документы или заявления, которые поступают в организацию.

Любая компания ежедневно обрабатывает массу входящей деловой документации. Чтобы документы не затерялись и ответственные лица могли получить отметку о доставке, ведется регистрация входящих писем. Сами письма хранятся в организации.

По общему правилу срок хранения входящей документации составляет 5 лет. Большинство писем делового характера, которые поступают в организацию, нужно сохранять 5 лет в архиве и извлекать при необходимости (спорных ситуациях, запросах надзорных органов). Срок хранения можно установить для отдельных писем по степени их важности для организации.

Формируя дела, помните, что нежелательно разрывать связанные письма, такие как письмо-просьба и письмо-ответ. Эти деловые письма объединяют в одном деле.

Отклоняющиеся от общего правила сроки хранения входящих деловых писем устанавливают после систематизации типов писем, поступающих в организацию. Каждому виду писем присваивается свой срок. Можно различать письма с перепиской, письма с информации об оказании услуг. При формировании дел нельзя объединять в одно дело письма с разным сроком хранения.

Устанавливая сокращенные сроки хранения отдельных видов входящей документации, помните, что входящие письма от органов государственной власти должны храниться не менее 5 лет. Иногда для переписки с теми или иными органами может потребоваться оформление нескольких дел.

Рекомендуем материалы по теме:

Срок хранения исходящей документации

Исходящие документы – это все письма и документы, которые организация отправляет по почте или с курьером, передает внешним лицам и организациям.

Исходящая документация, как и входящая, хранится в организации в общем случае 5 лет. Для отдельных документов или писем можно этот срок увеличить. Отдельные деловые письма можно хранить 10 и более лет. Основания для такого длительного хранения нужно закрепить в инструкции по делопроизводству организации.

 

Срок хранения журналов регистрации входящей и исходящей документации

Регистрация документов подтверждает то, что письмо получено или отправлено. Письму присваивается номер в порядке, установленном в инструкции по делопроизводству. Информацию о деловой документации обязательно фиксируют. Входящая и исходящая документация в организации регистрируется в соответствующих журналах. Журналы нужны, чтобы систематизировать поток документации, найти запись о письмах по запросу, удостовериться, что государственный орган, который прислал запрос, получил ответ. Журналы оформляются типографским способом и закупаются ежегодно.

Начиная с первого числа нового года нужно начать новый журнал с первого рабочего дня. Учет входящей и исходящей документации можно вести в электронном виде, но в традиционном делопроизводстве все электронные записи должны дублироваться в бумажном варианте. Графы журналов могут различаться в зависимости от типографии-изготовителя. Выберите тот, который учитывает все требования вашего делопроизводства или закажите в типографии журнал с вашими графами.

Журналы изготавливаются разного формата, в жестком и мягком переплете. Выбирайте тот, с которым будет удобнее работать.

Есть и другие преимущества журналов регистрации. По ним можно установить, верны ли реквизиты письма, когда оно было отправлено. Это поможет избежать недоразумений и разрешить сомнения в случае ошибки или задержки письма.

Журналы регистрации хранятся 3 года.

По истечении срока хранения входящей и исходящей документации все документы и письма уничтожают, о чем составляют акт.

www.sekretariat.ru

Входящие и исходящие документы сроки хранения в отделе кадров

В последнем из трех случаев, описанных в Примере 3, начинает действовать следующее правило: при определении сроков хранения служебных писем необходимо ориентироваться и на сроки хранения, установленные для других документов по данной тематике. Пример 4 Переписка по административно-хозяйственным вопросам и по операциям с недвижимостью СвернутьПоказать Наименьший срок хранения – 1 год – устанавливается, как правило, для переписки по административно-хозяйственным вопросам, для писем по вопросам приобретения мебели, канцелярских товаров и пр. Однако переписка по вопросам любых действий с недвижимостью подлежит длительному хранению (смотрите ст. 118, 121, 127, 129, 137, 138, 139 Перечня 2010 года).

Каковы сроки хранения исходящих и входящих документов?

Инфо

Кто принимает решение о сохранении документов Как только документы длительного хранения выходят из документооборота, они собираются, систематизируются, описываются и сдаются в архив. Обычно массовый сбор таких документов происходит в конце года во всех структурных подразделениях, в том числе в кадровой службе.

Внимание

Если в организации действует положение о хранении документов, то в нем прописан и порядок передачи документов на хранение, и сроки хранения, а также указано лицо, ответственное за сбор и подготовку документов к передаче на хранение. Сотрудник, в чьи должностные обязанности входит организация процесса передачи документов, занимается сортировкой документов.

Значительно упрощает процесс наличие номенклатуры кадровых дел. Так, в форме номенклатуры, рекомендуемой Росархивом (решение коллегии Росархива от 06.02.2002), уже указан срок хранения каждого попавшего в нее документа.

Формируем и храним дела с перепиской организации

Независимо от того, каким образом регистрируются письма в организации и каковы их маршруты, корреспонденция должна храниться в строго определенном месте: либо в приемной у секретаря генерального директора, либо в канцелярии, либо у ответственного за ведение делопроизводства в каждом структурном подразделении (но не у исполнителей!). В любом случае задачи ответственного за оперативное хранение писем – отслеживать их перемещение и собирать в делах с перепиской оригинальные экземпляры входящих и исходящих документов.

Письма нужно помещать в дела без промедления: исходящая корреспонденция подшивается сразу после отправки, а бумажные экземпляры входящих писем могут попадать в дела сразу же после регистрации.

Форум по управлению персоналом

Важно

Так, если вы внимательно просмотрите отдельные разделы любого типового перечня, то увидите, что для основополагающих документов (решений, протоколов, планов, отчетов, докладов, регламентов и пр.) устанавливаются наибольшие сроки хранения, а для переписки по этой тематике сроки хранения чаще всего ограничиваются периодом в 5 лет (за редким исключением). При этом если вы сомневаетесь в установленном сроке хранения документа, то отметка «ЭПК», добавляемая к сроку хранения, позволит по истечении указанного срока хранения комплекта документов внимательно изучить каждый отдельный документ, а при необходимости наиболее ценные документы выделить к более длительному хранению.

Нельзя не обратить ваше внимание и на «корреспондентский» признак формирования дел, ведь срок хранения документа может зависеть и от того, с кем, с организацией какого уровня вы ведете переписку.

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

Чем больше писем пишет и получает организация, тем скорее нужно избавляться от этой привычки, а лучше вообще с самого начала формировать дела с перепиской по принципу «запрос – ответ». В номенклатуре не должно быть дел с названиями «Входящая корреспонденция» и «Исходящая корреспонденция».
Дела с корреспонденцией можно формировать: •по контрагентам, например: – Переписка с ООО «Мелодия»; – Переписка с АО «Ресурсы России»; •по тематике писем, например: – Претензии, переписка по вопросам оказания услуг. Можно и комбинировать эти два способа, например: •Переписка с АО «Ресурсы России» по вопросам оказания услуг; •Оперативные заявки от АО «Ресурсы России».

Сроки хранения служебных писем

М., 2008;

• Перечень документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений ГПС, учреждений и организаций системы МЧС России, с указанием сроков хранения. – М., 2005;
• Перечень документов, образующихся в деятельности органов федеральной фельдъегерской связи со сроками их хранения. – М., 1999;
• Перечень документов органов Прокуратуры Российской Федерации и их учреждений, с указанием сроков хранения. – М., 2008;
• Перечень документов, образующихся в деятельности Центрального Банка Российской Федерации, с указанием сроков хранения. – М., 2005;
• Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Сбербанка России и его филиалов. – М., 2005;
• Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции, с указанием сроков их хранения.

Сроки хранения кадровых и сопутствующих документов

Сегодня «переписка» является одним из наиболее распространенных видов служебной документации. Это огромный массив бумажных документов, образующийся в любой организации как результат ее трудовых будней. И понятно желание регулярно очищать шкафы от «лишних» документов. Однако если в вашем шкафу хранятся дела с заголовками: «Входящая переписка», «Исходящая переписка», то процесс уничтожения документов с истекшими сроками хранения может существенно затянуться, так как, рассматривая каждую бумажку, придется решать извечный вопрос: «Хранить или в шредер?» Поэтому в первую очередь необходимо грамотно определить сроки хранения документов для соблюдения основного правила формирования документов в дела: «В одно дело формируются документы одного срока хранения!» Тогда по его истечении уничтожать можно будет папками (без полистного просмотра, ну почти без него).

При составлении номенклатуры дел, естественно, пользуются тем перечнем, который действовал именно в тот период. Но теперь, когда приходится обрабатывать документы давно прошедших лет, я всегда беру в руки и новый Перечень 2010 года.

Если сроки хранения сегодняшнего перечня отличаются от сроков хранения старого, то нужно оценивать значимость документов. В нашей стране это сложно: сегодня один подход, а завтра он вполне может измениться.

Ты только что уничтожил документы. Хлоп! А по какому-нибудь новому нормативному документу им устанавливается постоянный срок хранения. На всякий случай напоминаю, что установленные сроки хранения организация может превысить, но не может безнаказанно сократить.

А значит, из нескольких предписанных сроков обычно выбирают наиболее длинный.

Входящие и исходящие документы сроки хранения в отделе кадров

Дата поступления ответа и то, какое из этих писем является входящим, а какое исходящим, значения не имеет – соблюдается только хронология запросов. Между прочим, в описи совершенно не запрещено выделять цветом пакеты документов, посвященных одному вопросу.

Особенно полезно это делать в описях дел, в один том которых входит множество разных документов. Приведем в качестве примера внутреннюю опись дела «Претензии контрагентов» (Пример 1). Преимущества такого расположения документов в деле очевидны: вся переписка по каждому конкретному опросу находится в одном месте. В случае необходимости не нужно долго и мучительно собирать ее по папкам «Входящие» и «Исходящие» – количество таких папок в крупных организациях может исчисляться десятками за год. ДЕЛА С ПЕРЕПИСКОЙ В НОМЕНКЛАТУРЕ ДЕЛ При составлении номенклатуры дел переписка организации включается в нее наряду со всеми остальными документами.

Сроки хранения кадровых документов различаются в зависимости от важности конкретной формы. Какие требования предъявляются к срокам хранения отдельных видов кадровых документов и где они закрепляются, рассказано в нашей статье.

Чем регулируется срок хранения кадровых документов в организации Сколько хранятся наиболее распространенные кадровые документы в организации (с учетом изменений 2016 года) Кто принимает решение о сохранении документов Где и сколько хранятся кадровые документы после закрытия организации Чем регулируется срок хранения кадровых документов в организации В ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ закреплена обязанность организаций всех форм собственности сохранять определенные документы в течение сроков, специально установленных в отдельных нормативных актах. Эта норма касается и документов по личному составу, входящих в состав кадровых документов.

juristufa.ru

Журнал регистрации входящей и исходящей документации: правила заполнения

Каждое предприятие в ходе своей деятельности получает и отправляет определенное количество корреспонденции.

Четко организованная система документооборота обеспечит порядок и сохранность деловой переписки, поможет в решении спорных вопросов, избавит от беспочвенных претензий и предоставит необходимую доказательную базу в процессе судебного разбирательства.

Важным элементом эффективного делопроизводства является учет входящих/исходящих бумаг, путем регистрации в журнале.

Таким образом, журнал регистрации это реестр, содержащий информацию о документации, которую предприятие получает и отправляет любым способом доставки. Исходящая и входящая почта регистрируется отдельно, поэтому необходимо вести два отдельных журнала.

Для чего нужен?

Наличие правильно заполненного журнала предоставляет предприятию ряд преимуществ:

• облегчает работу ходе обработки, учета и систематизации;
• сокращает сроки исполнения поручений руководства;
• помогает контролировать работу подчиненных;
• повышает продуктивность работы.

Виды журнала: их преимущества и недостатки

Учитывая объем обрабатываемой корреспонденции, руководство лично определяет приемлемый для предприятия вид журнала: бумажного варианта, аналогичный электронный ручной или регистрация при помощи СЭД.

В качестве бумажного журнала используют изготовленную в типографии книгу (формат А4) со страницами в форме таблицы и возможностью вписывать нужные графы.

Иногда используют обычные тетради и вручную чертят столбики необходимых граф. Заполняют бумажный журнал ручкой (допустимый цвет чернил голубой, синий и фиолетовый).

Преимущество бумажного журнала в надежности сохранности данных, его использование оправдано при регистрации бумаг, которые в силу особой важности имеют долгий срок хранения. Недостаток данной формы учета в неудобном и длительном поиске нужного документа.

Электронный журнал это таблица в файле xls, doc, docx аналогичная бумажному варианту. Готовый шаблон можно скачать из сети Интернет или создать самостоятельно в стандартной офисной программе Excel или Word.

Среди преимуществ этого вида быстрый поиск и возможность сортировки документов. В таблицу можно поместить гиперссылки на интернет ресурс или сканированные копии документов.

К получению и редактированию информации в электронном журнале доступ может быть предоставлен всем сотрудникам, а может быть ограничен определенным кругом лиц.

Такая форма регистрации не требует больших капиталовложений, для эксплуатации и содержания достаточно наличие базовых знаний пользователя ПК, но отсутствие резервирования данных влечет риски искажения или утери информации, при сбое системы.

Как компромисс можно вести два журнала одновременно, используя электронный в качестве основного, а бумажный как его резервную копию.

Инновационный метод регистрации корреспонденции – система электронного документооборота (СЭД) используется предпочтительно крупными компаниями, имеющими дело с большим объемом бумаг.

Существует большой ассортимент демо-версий, которые отличаются от лицензионных программ только установленными ограничениями на срок использования или количество пользователей (до 5-6 человек, например, Fossdoc).

Недостаток данного вида учета в опасности доступа к информации посторонних при взломе злоумышленниками страничек сотрудников. Принимая решение о целесообразности внедрения СЭД анализируют потребности конкретного предприятия и объем его документооборота.

Документы, не подлежащие обязательной регистрации

Рассмотрим правила приема и регистрации входящей документации. Далеко не вся почта, приходящая в адрес предприятия касается его непосредственной деятельности. Иногда приходят письма общего характера и различного рода реклама (периодика, рекламные проспекты и тому подобное).

Поэтому сначала нужно выбрать все, что не касается основной деятельности, а потом, руководствуясь списком нерегистрируемой корреспонденции (утверждается как приложение к инструкции регламентирующей правила делопроизводства в данной организации или отдельным приказом) определить какие из оставшихся документов подлежат регистрации, а какие нет.

Согласно, общим правилам можно не регистрировать:

1. Корреспонденцию поздравительного и личного характера.
2. Прессу и периодику.
3. Корреспонденцию анонимную, не подтвержденного происхождения (документы без подписи или печати, не имеющие иных идентифицирующих отправителя реквизитов).
4. Бизнес-предложения и почту, направляемую в качестве рекламы.
5. Приглашения посетить или принять участие в мероприятиях рекламного характера (выставки, форумы пр.), за исключением официальных приглашений на деловые собрания.
6. Формы и бланки, кроме строгой отчетности.
7. Бухгалтерские бумаги и документы по решению административных и хозяйственных вопросов, если отсутствует сопроводительное письмо.

Кто ведет?

Если на крупных предприятиях регистрацией корреспонденции занимается целый специальный отдел, то в фирме с небольшим штатом эта ответственность обычно ложится на плечи одного сотрудника, назначенного руководителем.

Как правило, это обязанность секретаря или делопроизводителя. Эту функцию может исполнять референт или офис-менеджер.

Оформление

Решив использовать бумажный вариант журнала, прежде чем начать работу, новую книгу или тетрадь нужно пронумеровать, исключив возможность вырывать страницы. Прошивать журнал не нужно так, как это не документ строгой отчетности.

На титульной странице необходимо написать наименование предприятия, дату и его номенклатурный номер. На 2-й и 3-й страницах нужно указать ответственного за регистрацию (ФИО), занимаемую им должность, реквизиты документа, возлагающего на сотрудника эту обязанность, период работы и подпись. С 4-й страницы можно начинать собственно регистрацию.

Заполненные журналы хранят на протяжении 5 лет.

Образец заполнения журнала регистрации исходящей корреспонденции.

Образец заполнения журнала регистрации входящей корреспонденции.

Основные графы

Согласно общепринятым стандартам делопроизводства журнал регистрации в обязательном порядке должен иметь шесть основных граф, отображающих минимальный объем информации, необходимый для полноценного учета.

Первая обязательная графа «регистрационный номер» присваивает документу уникальный код, состоящий из порядкового номера и номенклатурного номера журнала регистрации, позволяющий идентифицировать его и определить место нахождения.

При трехзначной структуре номера, третья цифра может указывать на подразделение, которому адресован документ или код дела, предназначеного для его хранения. Цифры записываются через тире или косую черту (например, 42-15/03, 42-15/04, 42-15/05 или 01/18, 02/18, 03/18 и т.д.).

Вторая графа «дата документа» является обязательной, потому что фиксирует дату (день, месяц, год), когда документ был получен предприятием.

Данные первых двух граф, с помощью штампа или вручную, проставляются на документе, например: Вх. № 42-15/01 от 25.07.2015.

В третью графу «вид документа» заносятся данные, которые определяют его содержание и назначение, например, запрос, служебная записка (внутренний вид документа) и пр..

Четвертая графа «корреспондент» идентифицирует автора документа. Записывая наименование фирмы разрешается использовать только общеизвестные аббревиатуры.

Пятая графа «содержание» отображает, указанный в начале текста заголовок, если он отсутствует, следует кратко описать суть документа.

Шестая графа «исполнитель» заполняется после того, как руководитель рассмотрел документ и указывает, кому из сотрудников он поручил его выполнение.

Дополнительные графы

В отличие от обязательных, дополнительные графы используются на усмотрение руководства.

В графу «резолюция» – переписывается полностью, отдаваемое руководителем поручение конкретному исполнителю. Например, «Смирнову А.А. Для ознакомления», «Смирнову А.А. Подготовить проект договора».

В графе «отметка об исполнении» рекомендуется не просто указывать «Выполнено», а предоставлять перечень предпринятых мер или причину невыполнения. Анализ двух последних граф предоставит возможность оценить соответствие проделанной работы поставленной задаче.

Использование графы «дата резолюции» поможет избежать недоразумений, если руководитель ознакомиться с документом позже даты его регистрации, что привело к затягиванию решения поставленной задачи. Например, в графе «дата резолюции» указано 22.07.2015, а в графе «дата резолюции» 26.07.2015, следовательно, вопрос не был решен вовремя по вине самого руководителя.

В графе «исходящий номер, дата документа» фиксируют информацию о корреспонденте, которая ускоряет поиск необходимого письма, а также может понадобиться в случае потери оригинала, для составления запроса о востребовании дубликата. Если исходящий номер отсутствует – указывается – «б/н» (без номера).

Можно дополнить журнал графами, отображающими информацию о способе доставки, или количестве страниц и наличии приложений, если корреспонденция предприятия требует строго учета.

Правила заполнения

Принято соблюдать следующие общепринятые «неофициальные» правила:

1. Документ необходимо зарегистрировать своевременно в день поступления, в отдельных случаях срок регистрации может быть приказом продлен до 3 дней.
2. Придерживаться принципа однократности, т.е. документ регистрируется 1 раз. В случаях, получения отсканированной копии по e-mail доставленному позже обычной почтой оригиналу присваивается номер уже зарегистрированной копии письма.
3. Следует максимально полно отображать информацию о регистрируемом документе. Например, излагая суть документа в графе «Содержание» следить, чтобы не терялся его смысл.
4. В начале года нужно обнулять нумерацию без необходимости заводить новый журнал.

Особенности ведения

В журнал исходящей корреспонденции фиксирует данные о документах, которые отправляются предприятием. Перед регистрацией документа необходимо проверить правильность его оформления, соответствие данных на бланке данным закрепленным в учредительных документах.

В графе «Дата» арабскими цифрами, соблюдая последовательность день, месяц, год (19.07.2015).

Графа «регистрационный номер» содержит порядковый номер документа в журнале регистрации (например, исх. №132). Этот номер указывается также в реквизитах бланка вверху документа в левом. В отдельной графе указывается вид всех документов, кроме писем. Эта информация позволяет определить его содержание и назначение.

Графа «Адресат» заполняется сведениями, кому адресован отправляемый документ (ФИО., организация). Если письмо нужно отправить нескольким адресатам, всем экземплярам присваивается один исх. №, а в журнале указывается их перечень с номерами экземпляров.

В графе «примечание» можно указывать способ отправки (курьером, почтой и т.п.) или делать отметку о получении уведомления и дате вручения письма корреспонденту (для заказных писем с уведомлением).

Отсутствие общеобязательных норм относительно вида, содержания журнала регистрации и т.п., позволяет руководству выбрать максимально удобный и полезный способ учета деловых бумаг.

Очень важно, чтобы инструкция по делопроизводству, регламентирующая процесс регистрации, учитывала особенности, продиктованные видом деятельности, объемом документооборота, а не была аналогичной копией типичного образца.

Учет корреспонденции это не обременяющая обязанность, а производственная необходимость, позволяющая избежать различных неприятностей, а также увеличить скорость и качество работы.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:
 
+7 (495) 212-90-15 (Москва)
+7 (812) 332-54-12 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!

101million.com

Какой срок хранения журналов регистрации корреспонденции? | Вопросы подписчиков

Пытаюсь уговорить начальника перейти на электронный документооборот, в частности, для начала завести электронные журналы входящей/исходящей корреспонденции. Начальник же ссылается на то, что эти журналы должны быть только в бумажном виде и у них есть срок хранения. Подскажите, какой у них срок хранения и в каком законе или постановлении прописано, что такие журналы должны существовать только в бумажном виде?

То, что у журналов регистрации входящей и исходящей корреспонденции есть сроки хранения (в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, их срок хранения – 5 лет, ст. 258г Перечня), не означает, что они не могут вестись и храниться в электронном виде. Но это означает, что, ведя регистрацию входящих и исходящих документов в электронном журнале (например, электронная таблица в Excel или Word), а также в СЭД, нужно обеспечить хранение этих данных в течение пяти лет.

---

Более подробно об отличии форматов PDF от PDF/A вы можете узнать в статье.

---

В вашем случае это будет хранение на жестком диске компьютера, но нужно предусмотреть еще и резервное копирование на обособленные носители. Не забудьте при включении электронных журналов в номенклатуру дел сделать отметку в графе «Примечание» номенклатуры дел о том, что документы хранятся в электронной форме (см. п. 47 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477).

В вашем вопросе говорится еще и о том, что вы пытаетесь уговорить начальника перейти на электронный документооборот. Если завести электронные журналы особого труда не составляет, то для того, чтобы перейти на электронный документооборот, вам понадобится приобрести специальный программный продукт – систему электронного документооборота. Конечно, это задача вполне решаемая, тем более что сейчас на рынке представлено множество систем – как говорится, есть из чего выбрать. Но принимая такое решение, нужно готовиться к тому, что вам придется не только финансово обеспечить эту работу, но и провести организационно-проектную работу по внедрению СЭД.

---

У вас не останется вопросов о текущем хранении документов после прочтения статьи по ссылке.

---

www.sekretariat.ru

Порядок работы с входящими документами

Порядок работы с входящими документами

1 Общие положения

1.1.1 Настоящий Порядок относится к документационному обеспечению управления и устанавливает общие требования к выполнению основных этапов документооборота внешних исходящих и входящих документов, их архивного хранения, способов и средств связи с внешними организациями.

1.1.2 Требования настоящего Порядка должны знать и использовать в работе:

– секретари и помощники руководителей структурных подразделений;

– Специалист по документообороту АдмО;

– Руководитель группы ГДР АдмО;

– Начальник АдмО.

1.1.3 Настоящий Порядок отменяет действие Порядка информационного обмена с контрагентами, ПР-502 от 24.07.2002.

В настоящем Порядке использованы ссылки на следующие документы:

1. Инструкция пользователя по процессу «Работа с входящими документами» в ООО "ХХХ" в СЭД «Директум», 2010.

2. Инструкция пользователя по процессу «Работа с исходящими документами» в ООО "ХХХ" в СЭД «Директум» », 2010.

По направленности документы делятся на исходящие и входящие.

Внешний документ – документ, направленный или полученный за пределы/пределами организации, в которой он создан.

Внешний исходящий документ – документ, выполненный на фирменном бланке Компании, имеющий подпись Генерального директора или уполномоченного должностного лица, зарегистрированный в установленном порядке и служащий одним из средств коммуникации с внешними организациями. Право подписи исходящих документов имеют должностные лица, занимающие должность не ниже Начальника отдела или лица, замещающее его.

ВНешний входящий документ – документ, поступивший в Компанию из внешней организации.

В настоящем документе применяются следующие термины и определения:

ГД – Генеральный директор.

ГДР АдмО – группа документооборота и регламентации Административного Отдела.

ЗГД по персоналу – Заместитель генерального директора по персоналу.

Компания – ООО "ХХХ".

СЗ – служебная записка.

П/о – почтовое отделение.

2 Общая характеристика процесса работы с исходящими документами

2.1 Цель и задачи процесса

Целью процесса является обеспечение информационного обмена компании с внешними организациями.

Задачами процесса являются:

– разработка, согласование и подписание исходящих документов

– отправка документов

– прием документов на архивное хранение, архивное хранение документов в ГДР АдмО, допуск к документам, находящимся на архивном хранении

– уничтожение документов в бумажной форме с истекшим сроком хранения.

2.2 Условия выполнения процесса

2.2.1 Условия начала

Процесс начинается с момента:

– инициации создания исходящего документа;

Инициация осуществляется:

– в плановом порядке;

– в оперативном порядке.

2.3.2 Условия завершения

Процесс заканчивается ознакомлением с РД всех сотрудников Компании, указанных в списке доведения.

2.3.3 Условия отмены

Процесс отменяется в случае принятия решения о нецелесообразности разработки РД. Такое решение может быть принято:

– на этапе согласования:

O  руководителем подразделения-разработчика;

O  нормоконтролером проекта – сотрудником ГДР АдмО;

O  дополнительно согласующими должностными лицами,

-  на этапе подписания РД:

O  подписывающим должностным лицом.

3 Издание, регистрация, хранение исходящих и входящих документов

3.1  Издание исходящих документов

№	Действие	Кто выполняет	Срок выполнения
1	Получение задачи на подготовку документа	Исполнитель документа	По получению задания
2	Разработка	Исполнитель документа	Не более 1 рабочего дня с момента получения задания
3	Согласование (внесение, в случае необходимости, изменений во взаимодействии с другими должностными лицами)	Должностные лица, согласующие документы	Не более 1 рабочего дня с момента получения
4	Подписание у Генерального директора(или у уполномоченного лица)	Генеральный директор	Не более 1 рабочего дня с момента получения
5	Регистрация в ГДР АдмО	Специалист по документообороту ГДР АдмО	Незамедлительно

3.2  Регистрация и хранение исходящих документов

3.2.1 Вся исходящая корреспонденция регистрируется в ГДР АдмО в СЭД «Директум», согласно Инструкции пользователя по процессу «Работа с исходящими документами» в ООО "ХХХ" специалистом по документообороту ГДР АдмО. Не зарегистрированный в ГДР АдмО документ считается недействительным. Регистрация исходящего документа осуществляется путем:

– ежегодной сквозной нумерации;

– проставления даты регистрации;

– занесения данных об исходящем документе.

3.2.2 После присвоения исходящего номера и заполнения электронной карточки РКК в СЭД «Директум», согласно Инструкции пользователя по процессу «Работа с исходящими документами» в ООО "ХХХ", оригинал документа возвращается исполнителю. Исполнитель делает сканированную копию документа, пересылает ее специалисту по документообороту ОДР АдмО. После этого сканированные копии документов «привязываются» специалистом по документообороту ГДР АдмО к электронной карточке РКК в СЭД «Директум», согласно Инструкции пользователя по процессу «Работа и исходящими документами» в ООО "ХХХ", где хранятся в течении 5 лет, в отдельных случаях «до минования надобности».

3.2.3 Документы к отправке готовятся в структурных подразделениях исполнителями, подписываются у руководителей и конвертируются секретарями структурных подразделений, либо помощниками менеджеров, в зависимости от содержания, степени конфиденциальности и. т.п. Прием корреспонденции для отправки экспресс – почтой осуществляется ежедневно до 16:30.

3.2.5 При оформлении международных отправлений адрес получателя указывается латинскими буквами на английском языке, с указанием страны, города, код города, улицы, дома, компании, фирмы, контактной персоны, телефона получателя. Передавать документы для отправки в открытом виде, а так же без указания точных почтовых адресов получателя и отправителя на конвертах запрещается. Экспресс-почта не осуществляет доставку денег, кредитных карт, векселей и пр.

3.2.6 На заказную корреспонденцию специалистом по документообороту ГДР АдмО составляется реестр рассылки, который датируется, подписывается специалистом ГДР АдмО и подшивается в папку для хранения. Оригиналы реестров хранятся в архиве ГДР АдмО в течении 1 года. Простая корреспонденция отправляется без реестра. Для корреспонденции, отправляемой экспресс–почтой специалистом по документообороту ГДР АдмО заполняется квитанция с полной информацией о получателе и передается курьеру на пост №1. Вся простая и заказная корреспонденция отправляется через п/о «Почта России» специалистом по документообороту ГДР АдмО ежедневно утром.

3.2.7 В тех случаях, когда конверт (пакет) для отправки оформлен неверно, его возвращают исполнителю, через секретаря подразделения или помощника менеджера, для устранения недочетов.

3.3  Регистрация входящих документов

3.3.1 Входящая корреспонденция делится на простую и официальную, (адресованную ГД), требующую рассмотрения, вынесения резолюции, ответа на запрошенную информацию. Поступающая в ООО "ХХХ" документация является служебной и подлежит регистрации, что предусматривает вскрытие конвертов. Содержимое конвертов подлежит учету вне зависимости от источника и способа доставки (почта, оказия, курьер, телефонограмма, факс и пр.). Конверты, поступившие в ООО "ХХХ" в запечатанном виде не вскрываются для регистрации, если адресатом является Генеральный директор, Члены Совета Директоров, члены Совета Правления, если стоит гриф «Конфиденциально» на конверте с указанием фамилии получателя.

3.3.2 Регистрация входящей корреспонденции осуществляется как на бумажном носителе, так и в СЭД «Директум», в зависимости от ее типа. Простая входящая корреспонденция регистрируется в журнале «входящая корреспонденция», официальная документация регистрируется в СЭД «Директум», согласно Инструкции пользователя по процессу «Работа с входящими документами» в ООО "ХХХ".

3.3.3 Каждому документу, поступающему в ГДР АдмО, присваивается порядковый номер/сокращенное название отдела, в пределах регистрируемого массива документов. Для официальных писем специалистом по документообороту ГДР АдмО заводится карточка РКК в СЭД Директум, согласно Инструкции пользователя по процессу «Работа с входящими документами» в ООО "ХХХ", где проставляется порядковый входящий номер, дата регистрации, краткое содержание документа, определяется местонахождение документа, кому он будет передан, после этого к карточке РКК специалистом по документообороту ГДР АдмО прикрепляется копия сканированного документа для хранения в архиве СЭД «Директум» ГДР АдмО. Хранятся данные документы в течение 5 лет.

3.3.4 Информационные документы, присланные для сведения, а также поздравительные открытки, пригласительные билеты, печатные издания, рекламные извещения, корреспонденция личного характера не подлежат обязательной регистрации в ГДР АдмО.

3.4  Порядок получения почтовых отправлений в отделениях связи

3.4.1 Ежедневно, утром, до 10 часов, специалист по документообороту ГДР АдмО получает и отправляет в почтовом отделении корреспонденцию для ООО "ХХХ", а также для «ООО "ХХХ"» и ДЗО сегмента «Дистрибуции». Заказные, простые, ценные письма, телеграммы, посылки, бандероли, извещения и уведомления на регистрируемые почтовые отправления и т. п., специалист по документообороту ГДР АдмО получает на основании доверенности, оформленной на специалиста ГДР АдмО, (на ведение дел, которая хранится в отделении связи). Оформляется данная доверенность на текущий год.

3.4.2 Заказная корреспонденция выдается почтовым отделением по реестру п/о. Специалист по документообороту ГДР АдмО удостоверяется в наличии писем, сверяя номера заказной корреспонденции с номерами, указанными в реестре, расписывается в реестре, копия которого остается в почтовом отделении. Оригинал реестра хранится в ГДР АдмО в течение года.

3.4.3 Посылки и бандероли регистрируются специалистом по документообороту ГДР АдмО в журнале «входящая корреспонденция» и не вскрывая передаются через секретарей структурных подразделений.

3.4.4 Телеграммы для ООО "ХХХ" получает специалист по документообороту ГДР АдмО в почтовом отделении, регистрирует в «Журнале регистрации» и передает под роспись секретарю подразделения.

3.4.5 Корреспонденцию, доставляемую в ООО "ХХХ" при помощи Курьерской службы, специалист по документообороту ГДР АдмО получает у охраны СБ на Посту №1, расписываясь в соответствующем журнале о получении. Сотрудник СБ осуществляет прием корреспонденции согласно «Инструкции по приему корреспонденции на Посту №1» рег.№ И-77 от 09.12.1999. Полученная от курьера корреспонденция регистрируется в ГДР АдмО специалистом по документообороту в установленном порядке, в журнале «Входящая корреспонденция», либо в СЭД «Директум», согласно Инструкции пользователя по процессу «Работа с входящими документами» в ООО "ХХХ", и передается в структурные подразделения через секретарей и помощников руководителей, либо через «Центр информационного обмена» (3 этаж).

4 Архивное хранение и уничтожение корреспонденции ООО "ХХХ"

4.1 Ежегодно специалист по документообороту ГДР АдмО готовит отработанные «входящие» и «исходящие» документы к хранению в архиве. Для этого отработанные документы оформляются в дела (папки, скоросшиватели), составляется их реестр. Дела формируются по видам в хронологической последовательности, что облегчает поиск необходимого документа, находящегося на архивном хранении. Хранятся данные документы в течение 5 лет. Хранению в архиве не подлежат документы:

1. информационные документы

2. поздравительные письма и пригласительные билеты

3. печатные издания

4. телеграммы

5. рекламные извещения

6. накладные, инвойсы

7. сертификаты

4.2 Право доступа к документам, хранящимся в архивах с грифом ДСП, имеет специалист по документообороту, руководитель группы и начальник АдмО. Выносить дела из помещения архива запрещается. Найденный документ из дела не изымается, а выдается его копия. Если возникает необходимость в выносе дела за пределы архива, на имя Начальника АдмО оформляется СЗ о выдаче дела. Изъятие документов из дел допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Начальника АдмО, с обязательным составлением акта об изъятии с вложением листа – заменителя, на место изъятого документа.

4.3 Уничтожение документов по истечении срока хранения, производится после проведенной экспертизы ценности документов и на основании утвержденного Генеральным директором акта об уничтожении, составленного комиссией в составе не менее трех человек.

5 Порядок использования внешней электронной почты

5.1 Все электронные письма, входящие на адрес ежедневно обрабатываются и сортируются специалистом по документообороту ГДР АдмО.

5.2 Электронные письма не подлежат регистрации и архивированию, т. к. носят рекламный характер.

5.3 Письма без указания фамилии получателя отправляются специалистом по документообороту ГДР АдмО секретарям соответствующих подразделений, как с указанием фамилии получателя непосредственно на электронный адрес получателя.

5.4 Подозрительные письма не имеющие темы, без указания отправителя, с предупредительными анонсами антивирусной программы, не вскрываются и удаляются незамедлительно.

6 Порядок оформления и подготовка к отправке подарков для клиентов

6.1 Если возникает необходимость произвести рассылку подарков для поздравления поставщиков, клиентов или иных контрагентов, специалистом подразделения, ответственным за отправку подарков подается список в ГДР АдмО, подписанный Начальником отдела, с указанием полных адресов получателей по форме:

№п/п	Адрес: индекс, город, улица, дом	Название фирмы, компании	Контактное лицо	Телефон

Срок – 2 рабочих дня до предполагаемого дня отправки, в предпраздничные дни за 7 дней до предполагаемого дня отправки.

6.2 Для предотвращения частичного изъятия и россыпи содержимого, подарки оформляются и упаковываются в коробки, пакеты, корзины с применением упаковочных средств (степ, скотч и. пр.). На каждой корзине, коробке, пакете должен быть прикреплен информационный лист:

Фирма «_________________» Город Москва индекс______ Улица ________ дом ______офис___________ Контактное лицо, г-н ____________тел ______ (Ф. И.О)

Информационный лист должен быть выполнен в печатной форме, рукописный текст запрещен.

6.3 После поступления в ГДР АдмО заявки с полной адресной информацией о получателях подарков, специалист по документообороту ГДР АдмО делает соответствующую заявку в компанию, предоставляющую курьерские услуги.

6.4 В указанный день, сотрудник подразделения, ответственный за отправку, доставляет подарки на пост №1, где в присутствии курьера и специалиста по документообороту ГДР АдмО ведется подсчет отправляемых мест, заполняются накладные. Заполнение авианакладных осуществляет специалист по документообороту ГДР АдмО.

7 Ответственность

7.1 Начальники структурных подразделений «ООО "ХХХ"» несут ответственность за неукоснительное соблюдение данного Порядка сотрудниками вверенного ему подразделения, в части, касающейся входящей и исходящей корреспонденции.

7.2 Специалист ГДР АдмО несет ответственность за отправку корреспонденции в установленные правилами сроки и своевременную оплату предоставляемых услуг.

7.3 Ответственность за качество и количество вложения в конверты, а также за адресации несут исполнители документов или обслуживающие их деятельность секретари и помощники структурных подразделений.

7.4 Общее и оперативное руководство процесса информационного обмена с контрагентами, контроль за выполнением настоящего Порядка, осуществляет Начальник АдмО.

7.5 Специалист по документообороту ГДР АдмО несет ответственность за строгое и точное соблюдение данного Порядка и своевременное информирование о возникающих проблемах на данном участке работы руководителя ГДР и Начальника АдмО.

специалист по документооборотужурнал исходящей корреспонденции образец

hr-portal.ru

Сколько хранятся входящие и исходящие документы в организации

Если учет поступающих документов ведется традиционным способом, в бумажных журналах или в электронных табличных редакторах, то оставить у себя оригинал входящего письма секретарю вряд ли удастся.

Этот экземпляр отправится на рассмотрение к директору, а затем, с резолюцией, к исполнителю. В этих условиях письма могут вернуться к секретарю одним их трех способов. Вариант 1: скан-копия письма с резолюцией направляется исполнителю, а оригинал подшивается в дело. Вариант 2: бумажная копия письма с резолюцией передается исполнителю, а оригинал помещается в дело. Вариант 3: исполнитель сам передает оригинал письма секретарю после завершения работы с ним.

Не стоит устанавливать для них срок хранения, идентичный сроку хранения сопровождаемых документов.

Достаточно, с моей точки зрения, и одного года. Пример 8 Обращения граждан СвернутьПоказать Кажется, что может быть прозаичнее жалоб и обращений граждан? Однако для некоторых из них установлен предельный срок хранения – постоянно.

Сроки хранения служебных писем

Есть и такие документы, для которых срок хранения нигде не установлен, в этом случае его оптимальную продолжительность специалистам организации нужно будет вычислить самостоятельно. Обычно такие решения документируются протоколом экспертной комиссии.

Какие сроки хранения переписки бывают и от чего они зависят? Основным критерием, оказывающим существенное влияние на сроки хранения документов, является содержательная часть письма – его информационная составляющая.

Сколько хранятся входящие и исходящие документы в организации

Но всегда при этом будет соблюдаться принцип «запрос – ответ», когда сначала подшивается письмо-запрос, а сразу за ним – ответ на этот запрос. Дата поступления ответа и то, какое из этих писем является входящим, а какое исходящим, значения не имеет – соблюдается только хронология запросов.

Между прочим, в описи совершенно не запрещено выделять цветом пакеты документов, посвященных одному вопросу. Особенно полезно это делать в описях дел, в один том которых входит множество разных документов.

Приведем в качестве примера внутреннюю опись дела «Претензии контрагентов» (Пример 1).

Преимущества такого расположения документов в деле очевидны: вся переписка по каждому конкретному опросу находится в одном месте.

То есть в первую очередь следует ответить на вопрос: о чем документ, какие бизнес-процессы он затрагивает? Как правило, по какому-либо вопросу выявляются:

• наиболее ценные документы и
• документы, содержащие первичную и второстепенную информацию.

При этом сроки хранения основной, первичной информации значительно отличаются от сроков хранения второстепенной, дополнительной информации.

Сроки хранения кадровых и сопутствующих документов

В исключительных случаях, если руководитель или исполнитель потребует оригинал входящего документа, его можно предоставить по запросу. ■ При регистрации документов в электронных журналах или в бумажных книгах учета.

Методических рекомендациях по подготовке перечней документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения» (согласованы ЦЭПК при Росархиве 17 мая 2011 г.) рекомендуется при определении сроков хранения документов обращаться к действующим типовым перечням документов, список которых приводится там же:

• Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства финансов Российской Федерации, организаций, находящихся в его ведении, а также финансовых органов субъектов Российской Федерации, с указанием сроков хранения. – М., 2003;
• Перечень документов, образующихся в деятельности ОАО «Российские железные дороги», с указанием сроков хранения.

Перечня 2010 года).Пример 5

Переписка по вопросам лицензирования и символики

Длительному хранению подлежит переписка по вопросам лицензирования, государственной регистрации товарных знаков, о разработке символики организации и т.д. (ст. 63 Перечня 2010 года).

Пример 6

Гарантийные письма

Что касается гарантийных писем, то срок хранения (5 лет) для них будет исчисляться от даты окончания срока гарантии (ст. 377 Перечня 2010 года).

Пример 7

Сопроводительные письма

Довольно краток жизненный путь у сопроводительных писем. Не стоит устанавливать для них срок хранения, идентичный сроку хранения сопровождаемых документов.

А вот третий связан с определенным риском: если оборот писем в организации большой, на несколько сознательных работников всегда найдется один, который забудет или не захочет передать секретарю письмо, а то и вовсе потеряет его.

ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

■ При регистрации документов в СЭД. С исходящими документами обратная ситуация: ответственному за хранение переписки сложнее получить оригиналы исходящих документов, если исполнители сами регистрируют их в СЭД. На коллег возлагается обязанность передавать в службу делопроизводства подготовленные и отправленные ими письма. Но даже если культура обращения с документами в организации находится на высоком уровне, секретарю нужно наладить взаимодействие с коллегами так, чтобы вовремя получать от них оригиналы исходящих документов и помещать их в дела с перепиской.

Необходимость создания визового экземпляра исходящего документа зависит от того, каким образом планируется доставлять письмо адресату: • при доставке письма по электронной почте или по факсу визовый экземпляр не создается: после отправки факсимильной или скан-копии оригинал письма остается в организации и может быть помещен в дело; • при доставке курьером или по почте отправляется основной экземпляр письма, а в дело помещается визовый экземпляр. В этом случае при подготовке письма нужно учитывать, что количество его экземпляров будет равно количеству адресатов плюс еще один – визовый – экземпляр. Таким образом, неверно отправлять письмо по почте или курьером и при этом оставлять в организации только обычную его копию.

При этом если вы сомневаетесь в установленном сроке хранения документа, то отметка «ЭПК», добавляемая к сроку хранения, позволит по истечении указанного срока хранения комплекта документов внимательно изучить каждый отдельный документ, а при необходимости наиболее ценные документы выделить к более длительному хранению.

Нельзя не обратить ваше внимание и на «корреспондентский» признак формирования дел, ведь срок хранения документа может зависеть и от того, с кем, с организацией какого уровня вы ведете переписку.

Пример 1

Внешнеэкономическая и внутренняя переписка

В качестве примера рассмотрим переписку по вопросам внешнеэкономической деятельности. Если вы переписываетесь с российскими организациями, то срок хранения документов – 5 лет (ст. 502 Перечня 2010 года), а срок хранения переписки с зарубежными организациями значительно выше – 15 лет (ст.

В дело должен быть помещен равноценный экземпляр исходящего письма, то есть его визовый экземпляр.

Каковы сроки хранения исходящих и входящих документов?

То есть адресат будет работать именно с приложениями, а письмо «сопровождает» их и играет роль своего рода описи: отправитель оформляет его для того, чтобы задокументировать факт отправки этих приложений, а получатель, принимая письмо, подтверждает их получение. Хранятся сопроводительные письма отдельно от прилагаемых документов. Срок хранения этих писем обычно не превышает стандартных 5 лет – гораздо более важно сохранить приложение, а не сопровождавшее его когда-то письмо.

ЭПК

62

Переписка по оперативным правовым вопросам

3 г.

83

Переписка о разработке и ходе выполнения целевых программ

5 л. ЭПК

98

Переписка по вопросам планирования

5 л.

103

Переписка по вопросам ценообразования

5 л. ЭПК

120

Переписка о внесметных и целевых ассигнованиях

5 л.

ЭПК

126

Переписка о размещении акций, вкладов, начислении дивидендов

5 л.

128

Переписка о нормах обязательных резервов, финансирования капиталовложений

5 л.

Его назначение – остаться в организации, создавшей письмо, после того как его основной экземпляр будет отправлен адресату.

Необходимость создания визового экземпляра исходящего документа зависит от того, каким образом планируется доставлять письмо адресату:

• при доставке письма по электронной почте или по факсу визовый экземпляр не создается: после отправки факсимильной или скан-копии оригинал письма остается в организации и может быть помещен в дело;

• при доставке курьером или по почте отправляется основной экземпляр письма, а в дело помещается визовый экземпляр. В этом случае при подготовке письма нужно учитывать, что количество его экземпляров будет равно количеству адресатов плюс еще один – визовый – экземпляр.

Таким образом, неверно отправлять письмо по почте или курьером и при этом оставлять в организации только обычную его копию.

piv-zapravka.ru