Содержание

Хранение и использование персональных данных работников

Энциклопедия МИП » Трудовые споры » Защита прав работников » Хранение и использование персональных данных работников

Чтобы обезопасить граждан от неправомерного использования личных данных трудовым законодательством разрабатываются специальные нормативные акты.

Трудовые отношения предусматривают составление специальной документации и заключение трудовых договоров, распоряжений и приказов. Обязательным условием для подписания данных бумаг является внесение достоверных личных данных сторон (инициалов, фактического адреса, сведений о рабочей квалификации, должностных обязанностях и др.).

Чтобы обезопасить граждан от неправомерного использования личных данных трудовым законодательством разрабатываются специальные нормативные акты, в которых регламентируется обработка, передача и защита информации о сотрудниках работодателем. Поэтому все работодатели обязаны соблюдать порядок хранения и использования персональных данных работников.

Хранение персональных данных работников

Специальное нормативное положение, в котором определяются правила по распоряжению личной информацией сотрудников работодателем, предусматривает соблюдение определенных требований:

  • конкретная форма, в которой хранятся личные данные сотрудников, должна соответствовать всем требованиям и полностью идентифицировать субъекта личной информации;
  • срок сохранения информации не должен превышать времени, которого будет достаточно для воплощения целей, в соответствии с которой требуется обработка;
  • данные необходимо уничтожать непосредственно после достижения всех целей, для которых была организована обработка информации;
  • информация должна быть удалена в случае отсутствия необходимости дальнейшей обработки и использования данных.

Обработка, передача и защита личных сведений сотрудников поручается ответственному оператору, который должен соблюдать все правила и специальное законодательное положение. Если же по каким-либо причинам должностное лицо не может самостоятельно выполнять свои прямые обязанности, то он должен поручить обработку и защиту информационных данных иному сотруднику на основании официально заключенного договора.

Важнейшим условием данного документа является указание специальной обязанности, в соответствии с которой обеспечивается обработка, передача и защита личной информации при соблюдении конфиденциальности и полной безопасности. 

Кто имеет право обрабатывать и использовать персональные данные

Должностные лица, которые сталкиваются с обработкой и сохранением личной информации сотрудников, должны исполнять специальное положение. Подобные документы и правила составляются работодателем, а также чаще всего издаются в форме должностных инструкций, коллективных и индивидуальных трудовых договоров и др.

Положение или распоряжение включает правила защиты данных сотрудников, устанавливает перечень лиц, которым подлежит обработка и эксплуатация информации, срок обработки, основания и условия предоставления информации и др.    

Хранение и использование личной информации сотрудников входит в компетенцию должностных лиц, которые назначаются непосредственно работодателем. В обязанности данных граждан входит соблюдение всех норм по обработке и распоряжению личными данными подчиненных. Законодательными актами регламентируется срок, правила, а также перечень лиц на руководящих должностях, которые должны работать с личной информацией сотрудников:

  • главный специалист, который занимается защитой данных;
  • заместитель директора, в обязанности которого входит администрирование персоналом;
  • менеджер по управлению персоналом;
  • начальных отдела кадров.

На предприятиях и в компаниях обработка и сохранение личной информации также поручается рядовым работникам, например, бухгалтерам, инженерам по защите информации, управлению и подготовке кадров, документоводам, специалистам по защите данных и др.

Рядовые исполнительные должностные лица также сталкиваются с использованием и защитой информации в процессе выполнения своих обязанностей, например, секретари, референты, инспекторы и др., которые принимают заявления и различные документы.  

Порядок хранения персональных данных работников

Должностное лицо обязано соблюдать специальное положение, в котором регламентируется обработка, сохранение и защита личной информации, личных дел сотрудников. Правила и порядок эксплуатации должны соблюдаться стороной работодателей.  Данные лица должны обеспечить выполнение следующих функций:

  • составление и хранение первичной документации, которая издается в унифицированной форме;
  • сохранность бумаг, в которых ведется учет рабочих кадров;
  • хранение документации, в которой учитывается специфика распределения рабочего времени;
  • сохранность пакета документов, в котором ведется расчет об оплате труда рабочему персоналу.

Порядок и срок сохранения личной информации гражданских служащих определяет трудовое законодательство, а также специальное ведомственное положение.

Срок хранения

Специальное положение о сохранении и защите личной информации регламентирует срок, в пределах которого допускается использование и хранение личных данных. Соответственно, трудовые книжки и дубликаты, которые не были забраны или в случае смерти работников, размещаются в активах предприятиях на срок до востребования. Если же такие документы относятся к классу невостребованных бумаг, то они размещаются в архивах компаний на срок не менее пятидесяти лет.

Положение, в котором определяется специфика индивидуального учета в системе пенсионного страхования, устанавливает срок сохранения личных данных граждан работниками государственного пенсионного фонда.  Срок хранения таких бумаг составляет не менее шести лет. Данные документы должны соответствовать следующим требованиям:

  • содержать в себе какие-либо данные об индивидуальном счете лица, которое застраховано программой социального страхования;
  • быть оформлены в установленной письменной форме и заверены соответствующими подписями граждан;
  • быть представлены в электронной форме, так как юридическая сила таких документов должна подтверждаться электронной цифровой подписью, при условии соблюдения законной процедуры подписания;
  • содержать в себе данные о всех страховых взносах лиц и страховом стаже граждан;
  • предоставляться работодателями в государственные заведения по пенсионному страхованию с целью индивидуального учета граждан в общей системе обязательного страхования для предоставления социальных пенсий.  

Иные документы, которые содержат в себе данные о пенсионном страховании, хранятся в архивах пенсионных учреждений не мене трех лет. Соответствующие документы подлежат уничтожению, когда срок их хранения истекает.

В таком случае уничтожение бумаг возможно исключительно после факта ознакомления застрахованным лицом со всеми данными о лицевом счете и страховом стаже.

Акты, в которых указываются случаи расследований профессиональных заболеваний должны храниться не менее 75 лет в активах государственного учреждения, которое специализируется на санитарно-эпидемиологическом надзоре и вело дело о расследовании конкретного происшествия. Работодатели должны хранить следующие документы на протяжении 45 лет с копиями и материалами расследования:

  • акты о несчастных случаях на производстве;
  • акты о несчастных случаях, которые касаются группы лиц;
  • документы о расследовании тяжелого несчастного случая;
  • бумаги о несчастных случаях сл смертельным исходом и др.

Нормативные акты о защите данных

При разработке локальных нормативных актов, которые касаются защиты личной информации сотрудников, учитывается законодательное положение, а также специфика работы предприятия. В соответствующих нормативных актах регламентируются следующие положения:

  • перечень личной информации сотрудников, которые нужны работодателю для выполнения всех трудовых обязанностей;
  • список лиц, которые имеют право получать личные данные;
  • правила хранения, обработки, передачи, защиты и предоставления личной информации;
  • должностное лицо, которое имеет право хранить персональные данные сотрудников, а также осуществлять контроль за процессом сохранения информации.

Помимо обязанностей работодателя, нормативные акты включают перечень прав и обязанностей сотрудников, которые касаются необходимости предоставления достоверной информации, а также обеспечения надежного хранения данных и соблюдения конфиденциальности. 

advokat-malov.ru

Приказ о внесении изменений в персональные данные срок хранения

Полагаем, аналогично следует поступать в случае изменения сведений, т.е. вносить изменения в текст трудового договора, и при этом заверять вновь внесенные сведения подписями сторон – работника и работодателя. Ст. 72 ТК РФ также подтверждает, что только при изменении условий трудового договора оформляется отдельное соглашение. Однако существует и другая точка зрения. Оппоненты считают, что дополнительное соглашение к трудовому договору должно заключаться в случае изменения работником фамилии и иных персональных данных. Сторонники этой позиции ссылаются тоже на статью 57 ТК РФ и указывают, что эта статья допускает внесение в текст трудового договора только недостающих сведений, а не измененных. Поэтому нельзя вносить изменения сведений о фамилии и иных персональных данных работников в текст трудового договора, а нужно подписывать дополнительное соглашение.

Какие сроки хранения персональных данных работников в электронных системах?

Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом. Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Срок хранения персональных данных Путеводитель по кадровым вопросам.
Персональные данные работников 4.5.

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Это можно сделать на поле личной карточки напротив строки, где зачеркнута прежняя фамилия и написана новая – «Свидетельство о регистрации брака II-МТ № 115116 от 10.08.2005г.». Данную запись здесь же кадровик заверяет своей подписью и проставляет дату внесения изменений. Если справа места нет, то новую фамилию можно написать сверху.


Сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, и заверительная подпись кадрового работника могут быть указаны также в разделе Х личной карточки «Дополнительные сведения». Еще один вариант, используемый в данном случае в кадровой практике, – это распечатка страницы личной карточки с внесенными изменениями или дополнительными строками под графой для внесения изменений. При этом на старой странице делается отметка о том, что произведена замена страницы в связи с изменением фамилии.
На новой странице также отражается факт замены.

Бланкер.ру

Внимание

ТК РФ). То есть персональные данные обрабатываются, чтобы выполнить требования закона. На заметку: персональные данные — любая информация, по которой можно определить, что речь идет о конкретном работнике (п. 1 ст. 3 Закона № 152-ФЗ, подп. «а» ст. 2 Конвенции о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных, заключена в г. Страсбурге 28.01.1981). Однако спорным является то, насколько необходима обработка данных за рубежом.

Важно

В январе 2015 года Минкомсвязи выпустило неофициальное разъяснение (письмо от 19.01.2015 № П12-722-ОГ). Мнение чиновников было выгодно для работодателей – иностранных компаний, которые действуют в России через представительство или филиал. Позиция Минкомсвязи такова: на оператора-работодателя в отношении обработки персональных данных работника требования Закона № 242-ФЗ не распространяются.

Этот подход логичен.

Изменение персональных данных работника

Инфо

Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же типа информации, выбор лучше сделать в пользу большего срока. Административная ответственность В ст. 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 КоАПП РФ предусмотрена различная административная и гражданско-правовая ответственность за нарушения, связанные с хранением документации — в виде предупреждения, наложения штрафа, дисквалификации. Судебная практика Дела об административных правонарушениях в области архивного законодательства рассматриваются в гражданском судопроизводстве.

По большей части в настоящее время контроль направлен на выявление существующих нарушений. Проверяющие ориентируются на Правила организации хранения Минкультуры РФ 2007 года: несмотря на то, что нормативный акт является несколько устаревшим, новый не разработан. В настоящее время используются минимальные штрафы в соответствии со ст.

Карьера

Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, об отпуске без сохранения зарплаты и другие приказы по личному составу, а также заявления сотрудников, если они хранятся в их личных делах, в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Если указанные документы созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет. Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, если они созданы до 2003 года, или в течение 50 лет, если они созданы после 2003 года, а личные дела руководителей – постоянно.
Также постоянно положено хранить штатное расписание. При этом любые документы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания. Такой порядок предусмотрен в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г.

Not found

Закона № 152-ФЗ говорится только о первичном сборе персональных данных. Например, работодатель при найме внес персональные данные работника в трудовой договор, личную карточку и программу 1С, которые хранятся в России. Значит, он выполнил требование Закона № 242-ФЗ. Если работодатель внесет (скопирует) данные в том же или меньшем объеме в иностранную систему (к примеру, SAP или Oracle), то закон он не нарушит (http://www.minsvyaz.ru/ru/personaldata/#1438548218895). На заметку: работника, который имел доступ к персональным данным коллег и разгласил их, можно уволить «по статье». В этом случае применяйте подп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Локализация баз нужна при любом сборе данных. Понятия «первичный сбор» персональных данных не существует. Такая трактовка ч. 5 ст. 18 Закона № 152-ФЗ ошибочна. В Законе № 242-ФЗ установлены требования к локализации персональных данных при любом их сборе.

Срок хранения персональных данных

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет. ВАЖНО! Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет.

  • Темы:

  • Персональные данные
  • Личное дело работника
  • Хранение документов
  • Система Кадры

Вопрос Какие сроки хранения персональных данных работников в электронных системах? Ответ Ответ на вопрос: В организации персональные данные сотрудников содержатся в их личных карточках и личных делах (если они ведутся). Все персональные данные сотрудника можно получить только от него самого. Если персональные сведения возможно получить только от третьих лиц, то сначала уведомите об этом сотрудника и получите от него письменное согласие.

При этом сообщите сотруднику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных. Кроме того, известите его о характере подлежащих получению персональных данных и о последствиях отказа сотрудника дать согласие на их получение.

Приказ о внесении изменений в персональные данные срок хранения

В таких случаях рекомендуется направить уведомление в Роскомнадзор. По какой форме нужно уведомить Роскомнадзор? 30 дней — срок, в течение которого Роскомнадзор внесет сведения о компании в реестр операторов. Уведомление можно подать в форме электронного документа, лично или через почту.

В последнем случае воспользуйтесь формой из приложения № 2 к Административному регламенту (утв. приказом Минкомсвязи России от 21.12.2011 № 346 с изм. от 28.08.2015; далее — Административный регламент). Включите в уведомление сведения о персональных данных работников (п. 7 Временных рекомендаций по заполнению формы уведомления, утв. Роскомнадзором 30.12.2014). Исключения, установленные в ч.

2 ст. 22 Закона № 152-ФЗ, в данном случае неприменимы. Роскомнадзор внесет информацию из уведомления в реестр операторов в течение 30 дней с даты получения документа. Платить деньги за это не нужно (ч. 4, ч. 5 ст.

1privilege.ru

Как установить сроки хранения персональных данных

Вопрос: Какие сроки хранения документов, содержащих персональные данные в медицинском центре?

Ответ:

Руководствуясь п.7 ст.5 закона от 27.07.2006  № 152-ФЗ, срок хранения персональных данных пациента  может быть установлен договором между медицинским учреждением и пациентом, если это не будет противоречить федеральному законодательству.

Обоснование ответа:

Бизнес требует навыков не только профессиональных, но предпринимательских и управленческих? Приходите в Клуб деловых игр и перговоров, прокачайте навыки руководителя! Подробнее о Переговорном клубе…

Для регистрации нажмите «заказать услугу»:

 

 

 

Согласно п.7 ст.5 Федерального закона от 27.07.2006  № 152-ФЗ «О персональных данных» хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. При этом, обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). Персональные данные могут использоваться работодателем при трудовых отношениях с работником, Пенсионным фондом, медицинскими учреждениями, страховыми компаниями, детскими учреждениями, коммунальными хозяйствами, транспортными компаниями  и прочими организациями и учреждениями, работающие физическими лицами.  В каждом конкретном случае необходимо обращаться к законам, регулирующие определенный вид деятельности, в отношении того на кого возложена обязанность по порядку хранения и использованию персональных данных.

Так, ст. 86, 87 Трудового кодекса РФ порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований Трудового кодекса РФ и иных федеральных законов. Соответствующие нормы необходимо закрепить в локальном нормативном акте  Общества о персональных данных, где нужно указать в том числе форму (на бумажном носителе или в электронном виде), сроки и место хранения персональных данных.

Сроки хранения документов, в том числе содержащие персональные данные, определены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

В частности, личные дела  работников, подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства), трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел, а также личные карточки работников — 75 лет. (См. Об изменении в кадровом учете в 2017 году)

 Расчетные (расчетно-платежные) ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат, заявления на получение стандартных налоговых вычетов по НДФЛ, справки по форме 2 -НДФЛ — 5 лет. (См. Об особенностях заполнения деклараций по НДФЛ

В отношении срока хранения персональных данных медицинскими учреждениями, нужно руководствоваться законодательством, регулирующего деятельность в области здравоохранения. Согласно пп.12 п.1 ст.79 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в РФ» обязанность по хранению медицинской документации возложена на медицинскую организацию. Закон термина «медицинская документация» не раскрывает.

Поэтому для определения сроков хранения информации о персональных данных, можно руководствоваться приказом Минздрава России от 22.01.2001 № 12 «О введении в действие отраслевого стандарта «термины и определения системы стандартизации в здравоохранении». В соответствии с данным приказом медицинскими документами являются специальные формы документации, ведущиеся медицинским персоналом, в котором регламентируются действия, связанные с оказанием медицинских услуг. Кроме того, формы медицинских документов регламентированы  приказ ом Министерства здравоохранения СССР от 04.10.1980 № 1030 (утратившим силу в 1998 году), но применяющей в соответствии с рекомендациями Минздравсоцразвития России (письмо от 30.10.2009 № 14-6/242888). С 2015 года начал действовать новый Приказ Минздрава России от 15.12.2014 № 834н «Об утверждении унифицированных форм медицинской документации, используемых в медицинских организациях, оказывающих медицинскую помощь в амбулаторных условиях, и порядков по их заполнению».  К таким документам относятся медицинская карта пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях; медицинская карта стационарного больного; различного рода медицинские справки, выписки из амбулаторной карты, медицинской карты  и другие.

Сроки хранения медицинской документации регламентированы указанным выше приказом Минкультуры РФ, а так же приказом Приказ Министерства здравоохранения СССР  от 04.10.1980 № 1030. Например, медицинские карты амбулаторных больных      5 лет, медицинские карты стационарных больных- 25 лет, а различные справки – 3 года.

www.oskord-audit.ru

Cрок хранения согласия на обработку персональных данных | Статьи

Существуют этапы работы, когда сотрудник предоставляет персональные данные и важно этот момент правильно оформить, чтобы избежать конфликтов. В этой статье мы рассмотрим ситуации, когда согласие на обработку персональных данных не требуется и случаи, когда это необходимо. Какой необходимый срок хранения согласия на обработку персональных данных и условия хранения этих данных.

Из этой статьи вы узнаете:

  • в каких случаях необходимо согласие работника на обработку персональных данных, а когда нет;
  • каков срок хранения согласия на обработку персональных данных в 2017 году;
  • какие особенности хранения персональных данных;
  • как долго нужно хранить согласие на обработку персональных данных. 

Сколько хранятся согласия на обработку персональных данных

При устройстве на работу, будущий сотрудник сталкивается с необходимостью оформления большого количества сопутствующих документов. И, предоставляя свои персональные данные, указанные в паспорте, ИНН или номере пенсионного, важно, чтобы они не перешли к третьим лицам и не были использованы без вашего ведома. Кроме того, согласно закону о персональных данных, работник должен дать разрешение на их обработку и хранение. И тут возникает вопрос о том, в каких условиях нужно хранить согласие на обработку и как долго.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.

Читать статью



Как поступить, если человек отказывается давать согласие на обработку его персональных данных


Особенности хранения согласия на обработку персональных данных

Как мы уже сказали, важно согласие человека на обработку персональных данных, но есть случаи, когда подобное разрешение со стороны работника не требуется. Такое возможно в случае, когда объем персональных данных, обрабатываемых работодателем, не превышает установленные законодательством и ТК РФ перечни. И, если подобный сбор данных был оговорен трудовым договором или внутренними актами. 

Кроме того, согласие работников на обработку персональных данных не требуется:

  • если существует ситуация, в которой обработка данных предусмотрена законодательством;
  • обработка данных предусмотрена внутренними документами и актами;
  • возможна передача персональных данных третьим лицам, если существует угроза жизни и здоровья работника;
  • обработка необходима в случае пропускного режима на территорию предприятия.

В некоторых случаях, публикация персональных данных просто необходима в виду особенностей работы. Например, медицинские организации должны предоставить информацию пациентам о врачах, указав их фамилию, квалификацию и образование. В некоторых случаях, это осуществляется в интернете.


Как хранить документы в кадровой службе


Обработка персональных данных должна ограничиваться конкретными целями. То есть при приеме на работу важно запросить только те данные, которые будут необходимы для оформления его на предприятии, отчислении налогов и выплаты заработной платы.

Хранить персональные данные следует в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных. И не дольше, чем этого требуют цели обработки данных, если срок не установлен законодательством или трудовым договором.

Персональные данные подлежат полному уничтожению в случае, если цель их сбора была достигнута, либо была утрачена необходимость.


Как получить согласие сотрудника на обработку его персональных данных


Читайте по теме в электронном журнале

Cроки хранения согласия на обработку персональных данных

Бывают случаи, когда организация набирает новых сотрудников. В таком случае потенциальные работники отправляют резюме с указанием персональных данных, верность которых иногда подтверждается личной встречей с соискателем. В некоторых случаях, работодатели предоставляют соискателю анкету, которую надо заполнить, указав личные данные.

Обычно в таких анкетах указывается срок хранения информации, связанный со сроком принятия решения о приеме на работу, либо отказе в ней. В некоторых случаях, организация запрашивает дополнительное письменное разрешение со стороны соискателя в обработке персональных данных.

В случае, если соискателю было отказано в приеме на работу, его данные должны быть уничтожены в течение 30 дней, если случай не предусмотрен законодательством, при котором срок хранения увеличится.


Генеральная уборка в кадрах: что делать со старыми документами


Стоит заметить, что пока работник занимается трудовой деятельностью на предприятии и находится в штате, его персональные данные будут храниться, а значит, и разрешение на их обработку и хранение будут действовать. В случае, если сотрудник планирует увольнение, либо руководство решило прекратить с ним договор, срок хранения устанавливается новый.

Согласно законодательству, началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом оформления сотрудника. Все документы, включая заявление о согласии на обработку персональных данных, личные карточки и все другие данные из личного дела хранятся 75 лет. Личные дела руководителей хранятся постоянно, как и штатное расписание. Этот срок касается всех сотрудников, даже бывших.


Обрабатываем запрос о выдаче архивной справки


Исключения составляют лишь документы, касающиеся отпусков, командировок, отчетов и любых других документов, если они хранятся отдельно, а не в личном деле. Такие документы следует хранить не больше 5 лет.

Все материалы об оценке условий работы хранятся 45 лет. А в случае, если условия труда вредные, то документы должны храниться 75 лет. Правила трудового распорядка, графики отпусков следует хранить 1 год.

Стоит отметить, что для организации важно бережно относиться к хранению персональных данных, потому что, зачастую, этот вопрос связан с оформлением выплат по достижению пенсионного возраста, а это, как известно, может произойти через много лет после увольнения сотрудника.


Персональные данные: что проверит Роскомнадзор


www.kdelo.ru

Персональные данные уволенного работника / Сообщества Superjob

Во время работы, в кадровой службе предприятия, накапливается масса документов по каждому работнику, в которых содержатся персональные данные сотрудников. Это могут быть приказы, копии личных документов, служебные записки, личные карточки и проч., то есть та информация, которая необходима работодателю в связи с возникшими договорными трудовыми отношениями с конкретными работниками. В данном случае, работодатель выступает в роли оператора, а работник в роли субъекта персональных данных (ст.3 №152-ФЗ).

С окончанием трудовых отношений, считается, что работодатель (оператор) достиг цели обработки персональных данных, и согласно п.4 ст.21 №152-ФЗ «обязан прекратить обработку персональных данных, и уничтожить персональные данные в срок, не превышающий тридцати дней с даты достижения цели обработки персональных данных…».

Так же, согласно п.1 ст.14 №152-ФЗ, бывший работник (субъект персональных данных) — вправе требовать от оператора (бывшего работодателя) блокирования или уничтожения персональных данных…».

Таким образом, если бывший работник, по какой либо причине заинтересован в уничтожении своих персональных данных, оставшихся у его бывшего работодателя, ему надлежит письменно обратиться по месту бывшей работы с требованием об уничтожении документов, содержащих персональные данные.

Вместе с тем, зачастую, работники кадровых служб, ссылаясь на п.п.2 п.2 ст.1 №152-ФЗ и на «Перечнь типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утверждают, что кадровые документы, содержащие персональные данные, сдаются в архив и хранятся там в течении 75 лет. Данное утверждение в корне не верно…

«Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» составлен в соответствии с «Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» от 7 июля 1993 г., Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. №552, и с учетом положений иных правовых актов Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, современных нормативных документов и методических пособий по экспертизе ценности документов и комплектованию архивов. В связи с принятием Федерального закона от 22.10.2004 №152-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ утратили силу.

Ст.22 №152-ФЗ «Устанавливаются следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их поступления в государственные и муниципальные архивы:
п.п.б) п. 4: документов по личному составу, записей нотариальных действий, нехозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет…». Однако, согласно п.4 ст.3 №125-ФЗ «документ Архивного фонда Российской Федерации — архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению..». Таким образом, пока личное дело работника не прошло экспертизу ценности документов и не поставлено на государственный учёт, положения пп. б п.4.ст.22 ФЗ «Об архивном деле в РФ» на него не распространяются. Так же, согласно положений №152-ФЗ, архив может иметь статус частного (в негосударственных организациях) и порядок хранения документов в нём определяется учредителями предприятия, однако, в случае, если ЛНА негосударственного предприятия, будет вступать в противоречие с ФЗ, то положения такого нормативного акта будут недействительными.

В заключение, хотелось бы услышать мнение уважаемых читателей, относительно необходимости наличия документов содержащих ваши персональные данные у бывшего работодателя.

Нужны ли бывшему работодателю документы, содержащие ваши персональные данные?

42,9%

Нет, не нужны

20,0%

Нет, не нужны, но закон требует, что бы документы хранились в архиве

8,6%

Затрудняюсь ответить

Голосование завершено. Проголосовало 35 человек.

Добавлено 21 ноя 2014, 14:06

Прошу прощения, по Архивам — ФЗ-125

hr.superjob.ru

Сколько лет хранится положение о защите персональных данных

Главное требование — обрабатывать персональные данные граждан России на территории страны. Контролировать это правило будет Роскомнадзор. Именно в это ведомство нужно отправить уведомление о начале обработки персональных данных. Не забудьте указать адрес нахождения базы данных и наименование системы, например, 1С. Если сведения изменятся, то отправьте информационное письмо. Бланк и формулировку придумывать не придется. Нужные формы уже утверждены. И, конечно, контролируйте сохранность сведений о работниках. Ограничьте доступ к персональным данным и определите, кто имеет право работать с трудовыми книжками, личными делами и зарплатными ведомостями. Хранение персональных данных Что такое локализация баз данных и на кого она распространяется? Суть локализации базы данных в том, чтобы хранить информацию с персональными данными граждан России на территории страны.

Какие сроки хранения персональных данных работников в электронных системах?

Поэтому при организации защиты персональных данных следует учитывать требования, установленные Постановлением Правительства РФ N 1119, а также Постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 N 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации».Нужно описать меры защиты данных, хранящихся в бумажной форме, — запирающиеся шкафы, сейфы, опечатанное помещение, пропускной режим и т.п., а также меры защиты сведений, хранящихся на электронных носителях.Отметим, что одной из мер защиты персональных данных является обязательство должностных лиц учреждения не разглашать персональные данные. Следовательно, от сотрудников, имеющих отношение к получению, обработке, хранению персональных данных, должны быть получены расписки о неразглашении.

Срок хранения персональных данных

В любом случае лучше всего включить в такое положение следующую информацию:- сведения, относящиеся к персональным данным, порядок их получения;- перечень лиц, имеющих право доступа к персональным данным, их права и обязанности, режим доступа к таким данным;- способы защиты персональных данных;- права работника и работодателя в области обработки персональных данных;- порядок ознакомления работника с его персональными данными, получения им копий документов, их содержащих;- ответственность за нарушение норм по обработке персональных данных.Примерная структура этого документа выглядит так.1. Общие положения. В данном разделе документа нужно сформулировать цель разработки положения о персональных данных, дать ссылки на законодательные акты, на основании которых создан документ.
Здесь же можно определить порядок введения положения в действие и его пересмотра.2.

Положение о защите персональных данных клиентов

Личные дела могут выдаваться на рабочие места только генеральному директору, работникам отдела персонала и в исключительных случаях, по письменному разрешению генерального директора, — руководителю структурного подразделения. (например, при подготовке материалов для аттестации работника). 5.5.3. Защита персональных данных сотрудника на электронных носителях.
Все папки, содержащие персональные данные сотрудника, должны быть защищены паролем, который сообщается руководителю службы управления персоналом и руководителю службы информационных технологий 5.6. «Внешняя защита». 5.6.1. Для защиты конфиденциальной информации создаются целенаправленные неблагоприятные условия и труднопреодолимые препятствия для лица, пытающегося совершить несанкционированный доступ и овладение информацией.

Карьера

  • [important]Темы:
  • Персональные данные
  • Личное дело работника
  • Хранение документов
  • Система Кадры

Вопрос Какие сроки хранения персональных данных работников в электронных системах? Ответ Ответ на вопрос: В организации персональные данные сотрудников содержатся в их личных карточках и личных делах (если они ведутся). Все персональные данные сотрудника можно получить только от него самого. [/important]
Если персональные сведения возможно получить только от третьих лиц, то сначала уведомите об этом сотрудника и получите от него письменное согласие. При этом сообщите сотруднику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных.


Кроме того, известите его о характере подлежащих получению персональных данных и о последствиях отказа сотрудника дать согласие на их получение.

Положение о персональных данных

[attention]Или если работодатель выполняет функции, полномочия и обязанности, которые возложены на него законодательством. Работодатель обязан собрать и обработать данные о работнике при заключении трудового договора (ст.ст. [/attention]
57, 64 ТК РФ). Так, в каждом договоре указываются его ФИО и паспортные данные, а эта информация — персональные данные (п. 1 ст. 3 Закона № 152-ФЗ). В последующем работодатель также собирает и обрабатывает сведения о работнике, например, о статусе одинокой матери при принятии решения об увольнении (ч. 2 ст. 179, ч. 4 ст. 261

ТК РФ). То есть персональные данные обрабатываются, чтобы выполнить требования закона. На заметку: персональные данные — любая информация, по которой можно определить, что речь идет о конкретном работнике (п.

1 ст. 3 Закона № 152-ФЗ, подп. «а» ст. 2 Конвенции о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных, заключена в г.

Положение о защите персональных данных работников

[info]Основным виновником несанкционированного доступа к персональным данным является, как правило, персонал, работающий с документами и базами данных. Регламентация доступа персонала к конфиденциальным сведениям, документам и базам данных входит в число основных направлений организационной защиты информации и предназначена для разграничения полномочий между руководителями и специалистами организации. [/info]
5.5.2.

jurist-company.com

Каков срок хранения согласия на обработку персональных данных? | Вопросы подписчиков

Вопрос: срок хранения письменного согласия на обработку персональных данных. Прошу уточнить, надо ли хранить письменные согласия на обработку персональных данных уволенных сотрудников и какой срок хранения?Благодарю за помощь!

Ответ на вопрос:

Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.

Читать статью


Документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных хранятся 75 лет (п. 666 Перечня).


О сроках хранения документов 2016 читайте подробнее по ссылке.


Этот срок касается всех работников, в том числе и бывших.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ситуация: В течение каких сроков организация должна хранить кадровые документы

Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).


Мы рекомендуем почитать об общедоступных персональных данных материал по этой ссылке.


Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу, а также заявления сотрудников, в случае если они хранятся в их личных делах, нужно хранить не менее 75 лет. Исключение из этого правила составляют приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях и заявления сотрудников, если они хранятся отдельно, а не в личных делах. Их нужно хранить только пять лет.

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, а личные дела руководителей – постоянно. Также постоянно положено хранить штатное расписание.

Такой вывод следует из пунктов 656, 665 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.


Вы узнаете больше о защите персональных данных в организации, если перейдете в материал.


Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда – 75 лет.

Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.

Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.


Вам будет полезно узнать о заявлении на отзыв персональных данных в материале по ссылке.


Из ответа «Как хранить документы в кадровой службе»

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

22.01.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Горшнева,

эксперт Системы Кадры

www.kdelo.ru