Содержание

Рекомендации по составлению номенклатуры дел

В ходе повседневной деятельности любой организации производится огромное количество деловых бумаг. Если своевременно не приводить их в надлежащий порядок, то в скором времени работа офиса будет парализована. Порядок хранения деловых бумаг определяется номенклатурой дел. В настоящей статье будет рассказано, как ее составить.

Из статьи вы узнаете:

Понятие номенклатуры дел

Огромное количество бумаг, образующееся в процессе жизнедеятельности любого предприятия, нужно регулярно приводить в порядок. Если этого не делать, то со временем нужный документ просто невозможно будет найти.

Проблема осложнятся также тем, что в процесс документооборота вовлечено большое количество людей, и у каждого может быть свое представление о правильном порядке хранения деловых бумаг. Чтобы унифицировать данный процесс, в любой организации создается номенклатура дел

(НД). Основные функции данного документа:

  • Определять, какие бумаги и в каком подразделении находятся и ведутся;
  • Кто из сотрудников должен с ними работать;
  • В течение какого времени должны хранится бумаги разных видов.

В условиях информационного общества значение строгой системы учета и архивирования как бумажных, так и электронных документов будет только возрастать. НД является воплощением этой системы. Не случайно, большинство специалистов по ведению делопроизводства давно признали важность для компании такого документа и его удобство в повседневном использовании.

Формально НД представляет собой систематизированный перечень всех дел, которые заводятся на предприятии. Напротив названия каждого дела указывается срок его хранения.  Хорошо продуманная и грамотно составленная НД значительно облегчает поддержание порядка в системе учета дел в организации.

Читайте также:

Составление сводной номенклатуры дел организации

Не смотря на то, что существует типовая (примерная) номенклатура дел, в каждой компании должна быть разработана своя, конкретная НД.

 

В последнем квартале уходящего года должна быть составлена НД на будущий календарный год.

 

НД каждой конкретной организации составляется исходя из специфики содержания и количественного состава документов, функционирующих в процессе делопроизводства фирмы.

 

Основным источником при разработке структуры НД является штатное расписание организации. Названия структурных подразделений фирмы становятся названиями разделов НД, которые располагаются в соответствии с установленным порядком. Так, в первом разделе НД содержатся названия дел, регламентирующих организационную-распорядительную систему компании. Далее следуют разделы, соответствующие названиям отделов, а следом идут разделы, посвященные различным общественным организациям и комиссиям, действующим на предприятии. В случае, если в компании не предусмотрено структурного деления, то состав разделов НД определяется производственно-отраслевой или функциональной схемой.

 

Печатные издания - справочники, сборники, журналы, каталоги - не включаются в НД.

Ответственный за разработку и составление номенклатуры дел

Разработку и составление сводной НД организации поручают службе ДОУ. В разных компаниях эта служба может иметь разные названия - секретариат, канцелярия, общий отдел - сути это не меняет. Если же такая структура отсутствует, то работу по составлению НД поручают секретарю руководителя или сотруднику, ведущему делопроизводство в организации. Основная задача составителя НД - собрать со всех отделов данные об используемых ими документах, систематизировать их и свести в единый перечень, имеющий установленную форму.

Обычно механизм разработки НД следующий: в конце года каждое структурное подразделение компании составляет свою собственную, локальную, НД. Эти данные сдаются лицу, ответственному за разработку сводной НД по предприятию, он их обобщает, систематизирует, придает единую форму и составляет финальный документ по всей компании.

Если компания небольшая, и в ней нет структурных подразделений, то в НД включают дела, организованные по функциям и задачам организации. В данном случае, разделами НД могут стать направления деятельности организации.

Справка

Например, НД театра может содержать следующие разделы:

  1. Дирекция;
  2. Отдел кадров;
  3. Литературная часть;
  4. Режиссура;
  5. Художественно-постановочная часть;
  6. Отдел реквизита;
  7. Бухгалтерия.

Общий порядок составления и утверждения сводной номенклатуры дел

Этап № 1

Первым, предварительным, этапом составления сводной НД организации должно стать изучение состава и содержания деловых бумаг, которые производятся в процессе функционирования компании. В первую очередь изучению должны подвергнуться устав и положение о предприятии, штатное расписание, НД за прошлый год, стандартная опись дел, подлежащих постоянному и временному хранению, все используемые регистрационные формы, типовые перечни документов с указанием срока хранения, поступившие из различных ведомств, а также все типовые НД.

Этап № 2

Вторым этапом подготовки НД станет издание приказа по предприятию, устанавливающем сроки сдачи локальных НД, созданных в каждом отделе. Издание приказа позволит не затягивать процесс разработки данных документов руководителями отделов. Дополнительной гарантией соблюдения сроков сдачи локальных НД станет указание в должностных инструкциях руководителей каждого структурного подразделения, что в их обязанности входит составление НД своего отдела. Если такого пункта в должностной инструкции не будет, то привлечь руководителя отдела к дисциплинарной ответственности за срыв сроков сдачи НД будет не возможно.

Этап № 3

Третий этап - собственно составление руководителями отделов перечня документов, которые производятся в процессе деловой активности данного структурного подразделения. Такой перечень создается на основе изучения всех документов отдела, имеющихся в наличии. Если в компании не предусмотрено деление на структурные подразделения, то разделы НД соответствуют направлениям деятельности компании. После того как перечень деловых бумаг составлен, он подписывается руководителем отдела и передается работнику, ответственному за создание сводной НД предприятия. Данный перечень должен быть передан одновременно в электронном и бумажном виде.

Этап № 4

Четвертый этап - составление сводной НД организации. Как уже было отмечено выше, данную работу лучше всего поручить отделу ДОУ (канцелярии, секретариату), а при его отсутствии - секретарю или специально назначенному сотруднику отдела кадров.

Этап № 5

Пятый этап - визирование. Это сложный и многоступенчатый процесс. НД должна быть завизирована заведующим ведомственным архивом, подписана руководителем службы ДОУ, согласована с экспертной комиссией предприятия и направлена на согласование с ЭПК архивного учреждения, в котором будет осуществляется дальнейшее хранение документации фирмы. Чтобы НД приобрела юридическую силу, заключительным этапом визирования должно стать подписание ее генеральным директором компании.

Этап № 6

Шестой этап - распечатка НД и тиражирование. НД издается в 4 экземплярах:

  1. Первый хранится в службе ДОУ;
  2. Второй используется службой ДОУ в качестве рабочего документа;
  3. Третий находится на хранении в ведомственном архиве в качестве учетного документа;
  4. Четвертый хранится в государственном архиве, куда впоследствии будет передана документация компании.
     

Этап № 7

Наконец, заключительный, седьмой этап разработки НД - создание выписок из разделов НД по каждому структурному подразделению. Такая выписка используется при формировании дел и поиска документов. Обычно ее прикрепляют ко внутренний стороне дверцы шкафа, в котором хранятся деловые бумаги и дела данного отдела.

Справка

Важная информация

После согласования с архивным учреждением следует уточнить созданную номенклатуру дел, перепечатать и утвердить у генерального директора. Она вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Согласование номенклатуры дел с архивным учреждением производится не реже, чем один раз в пять лет.

Образец сводной номенклатуры дел организации

Образец номенклатуры дел организации представлен ниже.

Скачать образец номенклатуры дел организации можно по ссылке.

Читайте также:

www.sekretariat.ru

Понятие и виды номенклатуры дел

Порядок систематизации документов закрепляется в номенклатуре дел, которая используется при формировании дел, проведении экспертизы их ценности, передачи на архивное хранение, и является обязательным документом для любой организации.

Номенклатура дел— это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке.

Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела, указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки не исполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел – это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам)для оперативного их поиска в случае надобности. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность.

Ответственность за разработку номенклатуры возлагается на делопроизводственную службу учреждения (службу документационного обеспечения управления – ДОУ): управление делами, канцелярию, общий или административно-хозяйственный отдел и т.д. при участии архива организации. В небольших организациях, не имеющих отдельной службы ДОУ, ответственность за разработку номенклатуры дел возлагается на лицо, ответственное за архив (как правило, на секретаря).

Руководитель службы ДОУ совместно с ответственным за архив организации проводит совещание с участием представителей всех структурных подразделений.

На таком совещании, которое обычно проводится в IV квартале, подводятся итоги по формированию дел в текущем году и даются указания о порядке составления и сроках представления в службу ДОУ номенклатуре дел на будущий год структурными подразделениями организации.

Номенклатура дел учреждения печатается в трех экземплярах.

Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства,

второй — используется этой службой в качестве рабочего экземпляра,

третий — находится в ведомственном архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа.

Номенклатура дел учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет.

Виды номенклатуры дел

Существует три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная (конкретная). Широкое распространение получили типовые и примерные номенклатуры дел, которые составляются для однородных по характеру деятельности организаций. Они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения.

Типовая номенклатура дел разрабатывается в целях унификации документов определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документов (например, средние школы, научно-исследовательские институты и т.д.). Это позволяет установить типовой состав дел с единой системой индексации, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. Типовая номенклатура дел имеет обязательный характер.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием индексов этих дел, и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальных номенклатур дел. Разрабатывают такие номенклатуры дел документационные службы и архивы центральных ведомств, для своей системы подведомственных организаций (учреждений). Сроки дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел без изменений.

Индивидуальная номенклатура дел может быть для организации в целом (сводная) или отдельно для каждого структурного подразделения.

В небольших учреждениях, не имеющих структурного деления, и в структурных подразделениях крупных учреждений конкретная номенклатура дел представляет собой систематизированный список названий дел, заводимых в них в течение календарного года.

В крупном учреждении номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру дел всего учреждения. При составлении индивидуальных номенклатуре дел (конкретного учреждения, фирмы) на базе типовой или примерной необходимо учитывать специфику формирования дел.

Каждому учреждению необходимо иметь номенклатуру дел структурных подразделений и сводную учреждения.

Разработка индивидуальных номенклатуры дел на предстоящий год начинается в организации в последнем квартале – так, чтобы номенклатура была завершена в декабре, и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие.

studfiles.net

Номенклатура дел организации | Делопроизводство

Из данной статьи вы сможете узнать о порядке разработки и утверждения сводной номенклатуры дел организации, в следующей статье посмотрите образец номенклатуры дел. Грамотное составление данного документа играет важную роль в ведении делопроизводства.

Зачем нужна номенклатура дел каждой организации

Номенклатура дел представляет собой составленный по установленной форме перечень заводимых дел в организации с определением сроков их хранения. Это очень полезный документ в делопроизводстве, ибо позволяет рационально организовать работу с документами:

  • группировать документы в дела по определенной системе – обеспечивает в случае необходимости оперативность их поиска и сохранность,
  • используют в процессе регистрации документов – присваивают регистрационный номер согласно разработанной классификации и индексам дел,
  • используют как основной документ в процессе отбора дел для сдачи их в архив, отбора дел с истекшими сроками для дальнейшего их уничтожения,
  • применяют как учетный документ дел временных сроков хранения (можно дополнительно никакие описи не составлять),
  • в архивном деле служит основой для составления описей дел постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов на уничтожение документов.

Как видим номенклатура дел это многофункциональный документ и с практической точки зрения нужен каждой организации для упорядочения текущего делопроизводства. Для государственных органов и муниципальных учреждений, которые передают документы в государственные или муниципальные архивы, а также для акционерных обществ, нотариусов и др. составление номенклатуры дел является нормативным требованием.

Даже если вы работаете в небольшой фирме, я советую все равно разработать для себя номенклатуру дел, чтобы рационально вести делопроизводство и тем самым облегчить себе работу по вопросам основной деятельности. И рост объема документальной массы не станет в один прекрасный день проблемой.

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел может быть

  • разработана самостоятельно организаций, положительное – максимальная возможность организовать все «под себя», т.к. никто лучше вас не знает специфику деятельности и соответственно образующихся документов, принятой организации работы с ними, отрицательное – большая трудоемкость, при отсутствии достаточного опыта в номенклатуру дел могут быть заложены ошибки,
  • поручено ее составление специализированной компании с заключением соответствующего договора по оказанию услуг, положительное – не тратите свое время и полученный документ, как правило, составлен грамотно, отрицательное – не всегда заложена самая рациональная система работы с документами.

Со своей стороны я могу дать совет – предпочтительнее первый вариант. Постарайтесь номенклатуру дел составлять своими силами, даже если в итоге могут быть какие-то недостатки. Правила разработки понять не трудно, основная сложность приходится на аналитическую работу по составлению, систематизации названий заголовков дел и определению сроков хранения по перечню документов.

По роду своей деятельности мне приходится бывать в различных организациях, документы которых я хорошо знаю. И когда изучаешь составленную сторонним специалистом (пусть даже и высококвалифицированным) номенклатуру дел, то понимаешь с точки зрения нормативных требований это безупречный документ. Но с практической точки зрения там могут присутствовать разные несуразности – срок хранения не тот из-за неправильного подбора статьи по перечню документов, странные формулировки заголовков дел, иногда бывает лучше их разделить на несколько дел, иногда наоборот объединить.

Почему такое происходит, я поясню на отвлеченном примере. Человек со стороны сразу может понять, что речь идет, например, о бумаге. Но то, что имеется в виду наждачная, а вовсе не туалетная бумага требуется более глубокое изучение вопроса, хотя для вас это элементарно. Отсюда неудобства в использовании такой номенклатуры дел в текущем делопроизводстве и при подготовке документов к сдаче в архив.

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

Работа ведется на основании нормативно-методических документов. Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на службу делопроизводства (секретариат, канцелярия, общий отдел и т.д.).

Прежде всего, необходимо определить состав образующихся документов. Изучают устав или положение об организации, ее структуру, положения о структурных подразделениях, другие имеющиеся документы, определяющие деятельность организации (положения, регламенты, правила и т.д.), плановые и отчетные документы организации, полезно просмотреть номенклатуру дел за предыдущий год.

Считается, что сводная номенклатура дел организации составляется на основании согласованных с ведомственным архивом номенклатур дел структурных подразделений. Исходя из моего опыта, я могу сделать вывод, что сотрудники отделов просто не способны разработать требуемый документ (отсутствие квалификации, времени). Поэтому основная работа ложится на ответственного специалиста за составление сводного документа. Будет лучше для всех, если структурные подразделения просто представят в службу делопроизводства список названий всех заводимых дел.

При этом все документируемые участки должны быть отражены. Часто сотрудники отделов говорят «да у меня тут в столе», «чтобы под рукой». Вместе с тем правила требуют, чтобы все заголовки заводимых дел были включены в номенклатуру дел. И затем исполненные документы формировались в дела в соответствии с заложенной системой.

Как уже отмечалось выше самая сложная работа в разработке номенклатуры дел – правильно сформулировать заголовки дел, систематизировать их и проставить сроки хранения дел со ссылкой на соответствующую статью по перечню документов. Это мы рассмотрим позднее на конкретном примере номенклатуры дел организации в следующей статье.

Оформление сводной номенклатуры дел производится на общем бланке организации, где основная часть представлена в табличной форме с регламентируемыми названиями граф.

И затем в соответствии с нормативными требованиями необходимо утвердить данный документ. Основные этапы утверждения номенклатуры дел:

  • визируется ответственным за архив организации,
  • подписывается руководителем службы делопроизводства,
  • согласовывается с экспертной комиссией организации с составлением протокола заседания экспертной комиссии,
  • направляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения – не реже 1 раза в 5 лет (данный этап пропустить, если организация не передает документы на государственное хранение, не является источником комплектования госархива),
  • утверждается руководителем организации (гриф утверждения на самом документе или приказ об утверждении номенклатуры дел).

Обратите внимание, чтобы избежать типичной ошибки – нельзя менять местами два последних этапа. Считается, что госархив имеет право потребовать внести изменения в номенклатуру дел. Если документ утвержден, то его поздно с кем-либо согласовывать.

По правилам должно быть четыре/три экземпляра номенклатуры дел организации, которые хранятся:

  • в службе делопроизводства – документ постоянного хранения,
  • в государственном архиве (экземпляр отсутствует, если нет согласования с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения),
  • в архиве организации,
  • рабочий экземпляр (удобнее пользоваться в электронном виде и разместить в свободном доступе для всех сотрудников организации).

Порядок текущей работы с номенклатурой дел

После утверждения структурные подразделения получают выписки из номенклатуры дел или информируются, где в общем доступе в электронной форме находится документ для практического использования в работе.

На предстоящий год сводная номенклатура дел организации разрабатывается в четвертом квартале каждого года.

Если происходят значительные изменения функций и структуры организации, составляется новая номенклатура дел (характерно для государственных органов). Это значит, что требуется снова в установленном порядке ее утвердить, включая согласование с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения.

В случае отсутствия глобальных изменений номенклатура дел в конце каждого года уточняется (если необходимо добавляются вновь заведенные дела или удаляются уже ненужные, редактируются названия заголовков дел и т.д.) и вводится в действие с 1 января предстоящего года.

После завершения делопроизводственного года по установленной форме составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел в организации.

Сейчас это все. Я советую вам ознакомиться с продолжением данной темы в следующей статье, где представлен образец номенклатуры дел организации. Приведенный пример будет иллюстрировать изложенную здесь информацию по составлению номенклатуры дел. На сайте в правой колонке есть отдельная рубрика, в которой уже есть несколько публикаций по рассматриваемой теме.

Евгения Полоса

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 627 комментариев

delo-ved.ru

Номенклатура дел организации. Виды номенклатуры. Типовая номенклатура дел :: SYL.ru

Номенклатура дел организации в обычном режиме проходить корректировку на протяжении четвертого квартала каждого года. Как правило, если предприятие стабильное работает, то результатом такого процесс становится незначительно уточнение и, возможно, некие мелкие дополнения, необходимость в которых стала понятна в текущем периоде. Такой тип документа носит плановый характер, так как предполагает, что его составитель хотя бы примерно представляет себе последующий период работы компании, направление ее развития и иные элементы, которые могут потребовать уточнения. Во многих случаях, номенклатура составляется однажды и требует незначительных правок даже не каждый год, а раз 5 или 10 лет. Этот документ считается правильно составленным и учитывающим все возможные особенности развития. К сожалению, не у всех организаций есть такая сфера деятельности, позволяющая делать настолько долгосрочные прогнозы с абсолютной точностью.

Назначение номенклатуры

Составление номенклатуры дел имеет цель четкого закрепления определенной структуры документов компании и их группировки по некоторым признакам. Они собираются в конкретные дела, которые также известны под названием «первичные комплексы». Главным фактором в этом объединении являются заголовки, обязанные быть настолько понятные всем заинтересованным лицам, насколько это вообще возможно. Весь комплекс мер называется «формирование дела». После этого появляется возможность производить учет документов, их систематизацию, ускорять поиск нужных бумаг и обеспечивать их сохранность на протяжении определенного периода времени. Номенклатура дел учреждения, организации или другого юридического лица чаще всего является отправной точкой для разработки иных видов классификаторов, которые могут понадобиться для качественной дальнейшей работы. Кроме всего прочего, этот вид документа может становиться основанием для отправки бумаг в архив, их уничтожения и других видов обработки, которые только могут понадобиться в процессе деятельности компании. Если в частной компании или фирме номенклатура может не составляться вообще или составляться весьма условно, то для государственных предприятий или учреждений, она является очень важным документом, который в обязательном порядке обязан участвовать в процессе делопроизводства.

Структурный вид

Номенклатура дел — документ, который разделяется на несколько основных видов. Одним из них является как раз структурный вид. Он подразумевает, что все разделение документации будет происходить исключительно по принципу того, из какого конкретно отдела или структурного подразделения она поступила. Главной особенностью оформления в данном случае является требование учета особенности работы организации. То есть, нужно понимать значимость тех или иных отделов. Подобная номенклатура дел организации, образец которой представлен в таблице ниже, обычно начинает с того самого подразделения, которое и занимается составлением данного документа. Причина очень проста — эта вроде бы достаточно обычная бумага может стать краеугольным камнем всех процессов, протекающих в компании. Естественно, что она очень важна. А если это так, значит и составляющий ее отдел отличается повышенной значимостью. После этого, идут остальные подразделения, по мере их важности, заканчиваясь самыми незначительными структурами, не играющими особой роли в деятельности фирмы, типа общественных организаций или профсоюзов.

Пример правильно и неправильного вариантов составления:

Правильный

Неправильный

01. Секретариат

01. Бухгалтерия

02. Кадры

02. Гарантийное управление

03. Бухгалтерия

03. Отдел кадров

....

...

09. Профсоюз

09. Юридическое управление

Как можно заметить, в левом столбце выстроена достаточно понятная система. Именно в секретариате происходит формирование большинства документов. Входит сюда и номенклатура дел организации. В кадрах осуществляться подбор всех остальных людей, которые будут работать в компании, так что его значимость также нельзя не учитывать. Бухгалтерия очень важна, ведь именно она отвечает за работу с деньгами. Дальше могут идти все отделы, которые эти деньги зарабатывают или помогают зарабатывать. В самом конце идет структура, которая, с точки зрения компании, вообще не нужна (хотя сотрудники с этим могут не согласиться). Она не зарабатывает денег и только вводит фирму в расходы, требуя повысить заработную плату, обеспечить лучшие условия труда и так далее. Правый столбец выстраивался по алфавиту, что неудобно и неправильно.

Производственно-отраслевой вид

Этот вид подразумевает, что составитель будет в первую очередь ориентироваться на то, к какой сфере деятельности относится та или иная бумага. Он является одним из самых понятных видов, которые может принимать номенклатура дел организации. Образец может выглядеть как перечень задач, решаемых компанией, разделенный по графам. На первом месте может стоять «Организация деятельности», следом за ней - «Управление персоналом и кадрами» и так далее. По названиям сразу можно будет понять, какие именно документы можно найти в том или ином деле, что и является одной из задач формирования номенклатуры. Следует отметить, что именно этот вариант является попутно одним из самых сложных, так как далеко не каждый человек обладает настолько развитой фантазией и пониманием абсолютно всех, даже самых мелких нюансов работы компании. При такой системе, несколько первых лет номенклатура представляет собой очень разобщенный документ, который постепенно выстраивается в элегантную структуру, понятную всем заинтересованным лицам.

Функциональный вид

Этот вид — самый простой. Номенклатура дел в школе часто создается именно подобным образом. Суть его заключается в том, к чему относится документ и кто его создал. То есть, если в предыдущем случае больший упор шел на то, к какой сфере деятельности относится та или иная бумага, то в данном случае большее значение имеет что именно она делает или кто ее создавал. К примеру, на первом месте может стоять «Делопроизводство», дальше идти «Руководство» и так далее. Главным минусом подобного подхода является его небольшое удобство. В отличие от двух предыдущих вариантов, при таком решении проблемы не всегда можно обнаружить нужные документы именно там, где с точки зрения конкретного человека, они обязаны быть.

Индивидуальная номенклатура

Под таким видом фигурирует номенклатура дел отдела, подразделения или какой-то иной структуры, которая существует в организации. То есть, это конкретный перечень документов, с которыми работают именно тут и нигде больше. Она максимально конкретна и часто меняется, так как названия и типы бумаг, с которыми работают люди, также постоянно изменяются в ту или иную сторону. Составление номенклатуры дел такой разновидности по большей части возлагается непосредственно на сотрудников именно этого отдела, так как только они имеют возможность оценить, что именно и в каком порядке должно располагаться. Она создается на базе типовой формы, обязательной для всех отделов или некоторой их части.

Типовая номенклатура дел

Это основа основ. Она включает в себя базовые подразделы и разделы, на примере которых остальные отделы будут создавать свои собственные, более расширенные аналогичные документы. Эта номенклатура обязательна для использования всеми лицами, так или иначе, работающими с документацией. Но чтобы создать ее, необходима некая отправная точка, на основе которой и будет нарастать остальная часть. Таким документом выступает примерная номенклатура дел.

Примерная номенклатура

По своей сути, этот документ представляет собой черновик, используемый сотрудниками секретариата (или любого другого аналогичного отдела) для создания собственной схожей бумаги. Чаще всего берутся некие усредненные, общие для всех примеры, которые условно подгоняются под потребности текущей организации. Потом, уже с учетом имеющегося, ответственное лицо получает нужную информацию от заинтересованных структурных подразделений, изучает ее, и на основании всего этого создает такой документ, как типовая номенклатура дел. Сразу и с нуля ее сделать практически невозможно. Зачастую во многих новообразованных предприятиях, несколько раз меняется и структура и остальные особенности этого документа, пока не будет выбран оптимальный и самый удобный, причем не только для одного конкретного лица, но и для всех сотрудников в целом.

Данные для разработки

Вся процедура создания номенклатуры может создаваться на основании трех базовых документов, которые, в той или иной степени, имеют к ней отношение. Первым является перечень типовых управленческих архивных документов, который был утвержден Министерством культуры в августе 2010 года под номером 558. Второй документ — перечень типовых архивных НТД, утвержденный тем же органом в июле 2007 года. Имеет номер 1182. Последний полезный документ — основные правила работы архивов организаций. Он был одобрен 06.02.2002. Благодаря той информации, которая представлена в указанных выше государственных нормах, можно составить примерную или типовую номенклатуру. Далее, на их основании, каждый отдел создает свой аналогичный документ. К примеру, для главбуха это будет номенклатура дел бухгалтерии и так далее. Делопроизводитель, собрав все подготовленные бумаги, начинает их анализировать. На этой основе и создается общая номенклатура для всей организации в целом.

Последовательность разработки номенклатуры

Весь процесс формирования документа можно условно разделить на четыре основных шага. Подбор оптимальной схемы и вида, написание заголовков вместе со сроками, расположение заголовков правильным образом, который описан выше, и последнее — окончательное формирование и утверждение. К примеру, нужна номенклатура дел отдела кадров. Сначала определяем, как именно это будет выглядеть. Допустим, выбран функциональный вид. На его основе создает заголовки. Они необязательно сразу должны быть расположены в нужном порядке, но рекомендуется сразу же вписывать сроки хранения (в некоторых случаях на них также можно ориентироваться). Когда это выполнено, берем созданную информацию и логически расставляем ее по мере важности. В результате получаем стройную схему, которую осталось только должным образом оформить и подписать у руководства. Любые спорные вопросы лучше уточнять у заинтересованных лиц, чтобы кажущиеся одинаковыми документы не попали в одну строку, являясь, по сути, абсолютно разными по своему назначению, форме, составлению и уж тем более — по сроку службы.

Особенности оформления

В целом в самом оформлении ничего сложного нет. Допускаются некоторые изменения или дополнения, но вполне удобно пользоваться и базовой формой, найти которую не составляет труда. Номенклатура дел организации должна содержать название самого документа, организации, регистрационный номер и дату, год, на который утверждается и поле для руководства, в котором оно может поставить свою подпись с грифом «Утверждаю». Это все указывается в шапке. Дальше идет список с подходящими полями и другой подобной информацией.

Примерная таблица оформления номенклатуры:

№п/п

Заголовок

Кол-во дел

Срок хранения

Пометки

01. Секретариат

1

Учредительные документы

1

5 лет

-

2

...

...

...

...

02. Отдел кадров

1

Трудовые договоры

5

75 лет

-

2

...

...

...

...

В самом конце проставляется подпись лица, которое отвечало за создание документа и его руководителя. Как можно заметить, ничего сложного тут нет. Главное — правильно написать заголовки и верно определить срок хранения. Как сказано выше, допускается внесение изменений. К примеру, в некоторых случаях одного поля «Пометки» может быть недостаточно. Создатель номенклатуры может посчитать что для эффективности ее использования может понадобиться несколько других столбцов. По своей сути они могут быть похожи на те же «Пометки», но информация там будет указываться более специфичная, типа ответственно лица, срока замены копий на оригиналы или ещё чего-то подобного. Тут уже полностью и целиком все зависит как от самого предприятия, так и от создателя номенклатуры, его знаний, особенностей и умений.

Итог

Номенклатура дел организации — важный документ, необходимый для качественной и эффективной ее работы. Особенно — в части документооборота. Она может разделяться на несколько видов и типов, каждый из которых обладает собственными особенностями и может быть как удобен, так и неудобен в той или иной ситуации. Формирование номенклатуры не отличается особой сложностью, но требует аккуратного и вдумчивого подхода, вне зависимости от выбранной формы или типа. Процесс создания в первую очередь завязан на формулирование заголовков и определение сроков хранения документации. Все виды номенклатур обязаны быть согласованы в письменном виде у руководства во избежание возможных проблем в будущем. Все лица, которые, так или иначе, работают с документами обязаны учитывать особенности формирования дел и информацию, указанную в соответствующей номенклатуре. Правильный, точный и внимательный подход к созданию этого документа значительно облегчает дальнейшую работу каждого отдела и всей организации в целом что, в свою очередь, положительно влияет на экономические показатели и эффективность труда.

www.syl.ru

Что такое номенклатура дел и для чего она предназначена? Делопроизводство :: BusinessMan.ru

Как оформлять дела в папки? Зачем нужна номенклатура и что вообще принято понимать под этим термином? Как хранить дела, папки и каким еще образом можно организовывать документацию на предприятии? В настоящее время делопроизводство – это такой комплекс задач, который требует систематического подхода и предельной аккуратности. О том, что такое номенклатура дел и для чего она предназначена, должны знать не только работники, ответственные за документооборот внутри компании, но и весь руководящий персонал, заинтересованный в подержании контроля над рабочими процессами организации.

Общая терминология

Рассматривая, что такое номенклатура дел, необходимо в первую очередь отметить, что этим термином принято обозначать такой метод систематизации, который предполагает формирование перечня заведенных внутри предприятия, учреждения дел. Для каждого из них четко прописываются сроки хранения, при этом ориентируются на правила, введенные в силу действующими законами нашей страны.

Теория и повседневность

Что такое номенклатура дел в практическом применении? Это такая распределительная схема, которая помогает группировать исполненную документацию, создавая таким образом дела. Для этого на предприятии утверждается схема, классификация, применяемая затем на практике. Также вводится указатель индексов для дел, документов. Необходимо задать длительность хранения и определить схему построения картотеки, используемой как справочный материал и применяемой для поиска документации из числа неисполненной. Отвечая на вопрос, что такое номенклатура дел, необходимо отметить, что термином принято обозначать такой учетный документ, которым регламентируют работу отделов, ответственных за делопроизводство, архивы. В номенклатуре четко прописаны все те дела, длительность хранения – в пределах десятилетия, то есть принадлежащие к числу документации временного хранения.

Зачем это нужно?

Кому требуется знать, что такое номенклатура дел, как применять ее на практике? В первую очередь это лица, ответственные за организацию документооборота на предприятии, а также собственно руководитель учреждения, юридического лица. Номенклатура помогает быстро находить необходимый документ, если известна видовая принадлежность или содержание. Качество формирования, оформления номенклатуры дел определяет, насколько оперативно будет возможно работать с документацией в стенах учреждения. В настоящее время факт наличия номенклатуры установлен как обязательный для любого юридического лица, будь то учреждение или организация, предприятие.

На государственном уровне принята ЕГСД – это такая система, которая расписывает правила ведения документации. В приложениях к ней можно найти актуальный в настоящее время образец номенклатуры дел. Кроме того, такой единый государственный систематизированный источник информации собрал в себе все положения, которыми необходимо руководствоваться при разработке и внедрении номенклатуры дел на год в учреждении, предприятии.

Особенности вопроса

В настоящее время в делопроизводстве номенклатура представляет собой сложное понятие, включающее несколько типов и групп документации. Принято говорить о типовой, примерной, конкретной номенклатуре. Отдельные принято вводить на уровне учреждения в целом и некоторого отдельного структурного подразделения.

Типовая, примерная номенклатура призваны объединять документацию, сходную по своему характеру, составу. Типовая также регламентирует конкретную систему индексации, которая используется в рамках некоторого ведомства. Применять такой перечень наименования дел необходимо в обязательном порядке. А вот примерная носит рекомендательный характер, хотя в общем случае придерживаться ее разумно и удобно, так как она помогает упорядочить весь объем официальных бумаг, скапливающийся в компании.

Система как основа порядка

Любое современное предприятие нуждается в систематизации присутствующей документации, и именно номенклатура представляет собой такой классификационный справочник, который может решить проблемы организации. Это документ, где построчно указаны наименования всех дел предприятия, которые можно завести. Одновременно с этим четко прописано, как долго нужно хранить бумагу. Номенклатуру дел бухгалтерии, кадровой службы, предприятия в целом необходимо утверждать у его руководителя.

Основные цели введения номенклатуры

Такая официальная бумага упрощает систематизацию внутреннего документооборота. Фактически она представляет собой такой план, в котором четко прописано, по каким алгоритмам необходимо распределять исполненные документы, в какие дела их предстоит поместить. Это формирует архивную систему предприятия и делает проще ориентацию среди накопленных бумажных ресурсов.

Одновременно с этим номенклатура дел кадров, бухгалтерия, а также общая по предприятию содержит четкое определение временных промежутков применительно к разным категориям документации. В структурированной системе прописано, сколько именно времени хранить документы, скомпонованные в конкретное дело. При создании дела с использованием исполненных документов необходимо сразу предположить, сколь длительным будет срок хранения. Этот этап принято называть первичной экспертизой, позволяющей выявить ценность документации.

Индекс, система и базовая информация

Номенклатура дел официально декларирует, по какой системе необходимо индексировать дела. Эта информация актуальна при регистрационном учете, так как установленный номенклатурой индекс является элементом регистрационного номера, присваиваемого каждому отдельному документу на предприятии. Номенклатура представляет собой информативный справочник, позволяющий быстро проанализировать особенности структурной организации конкретного юридического лица.

Документация используется, когда необходимо сформировать опись дел. Это актуально для хранения бумаг, которым по закону установлены сроки более десятилетия, в том числе постоянное хранение. Это делает номенклатуру дел главным учетным документом, применяемым в отделах, ответственных за делопроизводство на предприятии.

Учет и дальнейшая разработка

Нередко номенклатура дел представляет собой наиболее удобный документ, через который реализуется на предприятии учетная система, позволяющая держать под контролем временные дела, то есть предназначенные для хранения в пределах десятилетия.

Еще одно важное назначение номенклатуры дел – это ее применимость при формировании справочной картотеки, необходимой для поддержания актуальной информации об исполненной документации. Классификационная система, примененная при формировании номенклатуры, становится базой для создания картотеки, предоставляющей справочные сведения о документообороте внутри организации.

Как это выглядит?

Образец номенклатуры дел может выглядеть следующим образом.

При оформлении документации необходимо указывать свои наименования предприятия, отделов, для которых номенклатура вводится, а также актуальные даты.

Это важно!

Иногда предпринимателю кажется, что при относительно маленьком документообороте введение номенклатуры – это лишь морока, излишнее «бумагомарательство», которое не принесет реальной пользы. Такой подход к вопросу категорически неверен. Необходимо внедрить корректную, подходящую, учитывающую особенности конкретной организации номенклатуру в любой современной компании. Разрабатывая документ, необходимо проконтролировать, чтобы он охватывал весь объем документооборота предприятия, в том числе этапы создания. Необходимо, чтобы все отрасли деятельности, процессы и активность компании были отражены в номенклатуре.

Прочитать общепринятые требования к составлению такого нормативного документа можно в принятых на государственном уровне правовых актах. Этому посвящены введенные для архивов компаний правила работы, типовые инструкции, регламентирующие документооборот предприятий. В 1988 году была разработана государственная система документационного обеспечения, которая и по сей день актуальна. Регулярно принятые на государственном уровне документы дорабатываются с учётом реалий наших дней, в том числе применения электронно-вычислительной техники, в то же время базовые теории систематизации и классификации остаются прежними.

Формы номенклатуры

В классическом варианте этот документ составляют как таблицу. Индексы, классификации становятся базой для регистрационных процессов документации, формируемой внутри предприятия, исходящей из нее внешним адресатам и принимаемой для обработки из внешних источников. Хорошо составленная номенклатура является удобным инструментом для формирования иных классификаторов, обязательно сопровождающих процесс делопроизводства любой современной компании. Так, предварительное рассмотрение документации нередко требует наличия классификатора вопросов, участков для обсуждения. Также специальные классификаторы требуются для исполненной документации. При внедрении электронной системы необходима разработка навигаторов, представлений, отражающих разные структурные подразделения и исполнителей. Дополнительно на основании номенклатуры дел можно разработать систему, позволяющую упорядочить документацию, подлежащую специальному контролю, а также другие типы.

Номенклатура принадлежит к категории плановой документации. В ней можно найти заголовки дел, предполагаемые для планирования, учета в разных направлениях активности, хозяйственной деятельности предприятия. Из номенклатуры видны функции, возложенные на компанию. Документ составляется на следующий год, поэтому в него необходимо закладывать не только имеющиеся возможности и нужды документооборота, но и планируемые в ближайшем будущем. Желательно, чтобы при составлении номенклатуры удалось довольно точно спрогнозировать нужды системы документооборота на предприятии на ближайшую пятилетку, хотя такое в нынешних сложных экономических условиях, вынуждающих предприятия подстраиваться, не всегда осуществимо.

Реальность и план

В практическом применении чаще всего номенклатуру дел рассматривают как учетную документацию, что обусловлено наличием номера, индекса у каждого заголовка, внесенного в список. Итоговая номенклатурная запись, подводящая результаты года, позволяет делать вывод о количестве, категориях дел, заведенных за истекший период. Также можно подсчитать, не прилагая особенных усилий и не теряя времени зря, число дел, томов, заведённых за прошедшее время. Это дает количественную характеристику документального фонда, системы документооборота. Необходимость такого анализа возникает как в рамках отдельного структурного подразделения, так и организации в целом.

Номенклатура, выступающая в качестве учетной документации, может использоваться, когда дела передают в архив. Это справедливо в первую очередь для предназначенных на временное хранение – не более десятилетия. Номенклатура также представляет удобную базу формирования описи, в которую включают дела, предназначенные для хранения на постоянной основе либо временной, если срок превышает десятилетие. Номенклатура удобна, когда формируется опись дел, содержащих документацию по персоналу компании, а также актов, фиксирующих уничтожение документов, выделение бумаг, которые не нужно или нельзя хранить.

Специфика некоторых типов организаций

Обязательным мероприятием будет составление номенклатуры для любого государственного учреждения. Этот документ должен присутствовать в муниципальных, подведомственных территориальных юридических лицах. Обусловлен такой обязательный порядок фактом передачи документации, формируемой в организациях, учреждениях, на хранение в архивы муниципалитета или федерального уровня.

Если речь идет о частной организации, тогда формирование номенклатуры также обязательно, но требования, которые предъявляются к ней, намного менее строгие. С одной стороны, документ так же многофункционален – это не зависит от участия государства в работе компании. Рекомендовано разрабатывать номенклатуру в момент, когда юридическое лицо только еще создается. При поглощении, слиянии нужно заново сформировать такую систему классификации документооборота, если при этом формируется новое юрлицо. По правилам разработка номенклатуры – это исключительно приоритетная задача, и над ней необходимо трудиться еще до формирования инструкции, описывающей правила документооборота.

businessman.ru

Из опыта составления сводной номенклатуры дел предприятия | Статьи

Одной из важнейших функций делопроизводственной службы является составление номенклатуры дел. Если номенклатура дел разработана в соответствии с установленными правилами, то более четко осуществляются процессы обоснованного распределения документов в дела, формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел, а также предварительного определения сроков хранения документов. Данная статья рассказывает о процессе создания сводной номенклатуры дел для ФГУП «Аэропорт «Пулково»» (сегодня у этого предприятия уже другая форма собственности). ГУП «Аэропорт «Пулково» (далее – «Пулково») - мощное предприятие, имеющее большую разветвленную структуру: количество подразделений - более ста, некоторые из них расположены на довольно большом расстоянии друг от друга, что ранее чрезвычайно снижало эффективность работы при отсутствии автомобиля. Предприятие находилось в процессе введения системы электронного документооборота (СЭД), работа которой невозможна без наличия сводной номенклатуры дел всего предприятия. Такой номенклатуры в «Пулково» не существовало, поэтому руководство приняло решение заказать разработку этого документа профессионалу. Данная сводная номенклатура дел разрабатывалась на 2007 г. в течение шести месяцев.

Нормативная база

При создании номенклатуры дел (НД) следует руководствоваться как общегосударственными, так и внутренними (локальными) нормативными документами. Из общегосударственных документов необходимо упомянуть следующие:

  • Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
  • Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536).
  • Различные Перечни документов с указанием сроков хранения, необходимые и достаточные для определения сроков хранения документов ФГУП «Аэропорт «Пулково».

На тот момент в стране действовали два перечня, необходимых и достаточных для определения сроков хранения документов ФГУП «Аэропорт «Пулково»:

Читайте по теме в электронном журнале

Сегодня данная инструкция утратила свою силу и заменена нормативным документом «Правила делопроизводства в Федеральных органах исполнительной власти» (утв.постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477).

- Перечень типовых документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения (утв. Главархивом СССР 15.08.1988), предназначенный для определения сроков хранения в том числе и документации по капстроительству, которая имелась в «Пулково».

- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000), предназначенный для определения сроков хранения управленческой документации.

Из локальных нормативных документов при создании НД были использованы: «Структура организации», в которой закреплены наименования и индексы структурных подразделений, и «Инструкция по делопроизводству», в которой указаны места хранения подлинников и копий. Необходимо также использовать НД прошлого года и Опись дел временного хранения, но в «Пулково» последние два документа отсутствовали.

Номенклатуры дел структурных подразделений

Чтобы создать сводную номенклатуру дел, для начала нужно иметь номенклатуры дел структурных подразделений.

В «Пулково» довольно большой секретарский корпус: практически в каждом структурном подразделении имеется секретарь. Некоторые секретари работают не один десяток лет, но не все знали, что такое номенклатура дел.

Проблема № 1. Своевременное получение номенклатур от структурных подразделений.

Секретарский состав в структурных подразделениях неоднороден: кто-то исполнителен и прислал номенклатуру уже через несколько дней, а кто-то тянул до последнего. Чтобы решить данную проблему, руководству пришлось издавать распоряжения и приказы о своевременной сдаче номенклатур. Некоторые подразделения отказывались от этой работы, мотивируя свой отказ нехваткой времени.

Совет: прежде чем приступить к созданию сводной номенклатуры, следует подготовить и издать распорядительный документ – приказ – за подписью директора предприятия, в котором указать сроки сдачи номенклатур структурными подразделениями и назначить ответственных за эту работу.

Проблема № 2. Уровень профессиональной подготовки секретарей: некоторые номенклатуры оформлялись как простой перечень заголовков дел, стоящих на полках.

Совет: каждая организация обязана иметь внутренний нормативный документ «Инструкцию (регламент) по делопроизводству», в котором один из  разделов нужно посвятить правилам составления номенклатуры, подробнейшим образом описав весь процесс. Доступ к этой инструкции должен быть у каждого работника, занимающегося делопроизводством.

Этапы создания сводной номенклатуры дел

Создание номенклатуры дел проходит через шесть этапов:

  1. Определение состава документов.
  2. Группировка документов в дела.
  3. Составление заголовка к каждому делу.
  4. Определение срока хранения дела.
  5. Оформление номенклатуры.
  6. Удостоверение номенклатуры.

Определение состава документов

К моменту появления в организации автора статьи, в канцелярии «Пулково» уже имелись номенклатуры дел некоторых структурных подразделений, что позволило приступить к определению состава документов, необходимых для включения в номенклатуру, к корректному формированию дел и к определению правильности составления заголовков дел.

Любое структурное подразделение (далее - СП) должно иметь определенный состав документов, диктуемый десятью стандартными управленческими функциями:

  • Организация системы и процессов управления (положение о СП, должностные инструкции работников, внутренние правила, инструкции).
  • Прогнозирование и планирование (план работы).
  • Регулирование деятельности (приказы из вышестоящих органов, дирекции (в копиях), распоряжения руководителя СП, протоколы и др.).
  • Контроль деятельности (акты ревизий, проверок, отчеты и др.).
  • Финансовое обеспечение (в Пулково каждое СП имело свои бюджеты в копиях).
  • Материально-техническое обеспечение.
  • Научно-техническое обеспечение.
  • Международное сотрудничество (не всегда).
  • Обеспечение кадрами.
  • Документационное обеспечение (номенклатура дел, журналы регистрации и др.).

В целом совокупность документов в СП оказалась полноценной. Но в некоторых СП отсутствовали документы организационно-правовой группы: Положение о структурном подразделении, должностные инструкции работников. Их отсутствие мотивировалось тем, что подлинники этих документов имеются, но хранятся по месту разработки. В такой ситуации нужно убедить руководителей структурных подразделений в необходимости включения данных документов в номенклатуру даже в копиях.

Группировка документов в дела

При группировке документов в дела документы с разными сроками хранения не следует формировать в одно дело. Это правило особенно касается документов, имеющих долговременный (свыше 10 лет) и кратковременный (менее 10 лет) срок хранения.

 

Классическим примером, иллюстрирующим это положение, служит документ «Приказ». Сроки хранения приказов подразделяются на: «постоянно» (приказы по основной деятельности), «5 лет» (приказы по административно-хозяйственным вопросам) и «75 лет» (приказы по личному составу).

При группировке очень часто в одно дело помещают документы со сроками хранения 5 лет и «до минования надобности» (это, как правило, копии), что не противоречит правилам. Такие дела не нужно перегруппировывать, т. к. больший срок поглотит меньший.

Что касается приказов по личному составу, то сроки их хранения определяются в зависимости от разновидности приказа.

Так, например, приказы о краткосрочных внутрироссийских командировках должны храниться только 5 лет, а приказы о зарубежных командировках – 75 лет, так что формировать их в одно дело нельзя.

Составление заголовков дел

Данный этап несет с собой серьезные трудности для создателей номенклатуры. Как показал личный опыт, анализ представленных заголовков оказался наиболее трудоемкой частью работы. По некоторым заголовкам было невозможно понять (особенно человеку, не связанному с авиацией), какие документы находятся в данных делах.

Например, одно дело имело заголовок «Баллоны». У непосвященного человека такой заголовок вызовет недоумение, а у специалиста-делопроизводителя – улыбку, т. к. в таком заголовке нарушены все правила его составления.

Согласно  п. 3.4.9 «Основных правил работы архивов организаций» (одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), «в заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле». ().

Чтобы выяснить, какие документы находятся в данном деле, пришлось сделать телефонный запрос. Оказалось, что под заголовком «Баллоны» имеются в виду различные документы по вопросу технического состояния взрывоопасного оборудования. Таким образом, заголовок данного дела трансформировался в следующий вариант: «Документы по техническому состоянию взрывоопасного оборудования (заключения, замечания, отчеты служб, протоколы, списки допущенных работников и др.)».

А дело с заголовком «Земля» после консультации с сотрудниками приобрело название «Правоустанавливающие документы на земельные участки, фактически используемые ФГУП «Аэропорт «Пулково» (кадастровые планы, свидетельства о государственной регистрации, распоряжения КГА, переписка).

Несмотря на увеличение количества печатных знаков (а к их минимизации интуитивно стремится всякий непрофессионал), заголовок полностью раскрывает содержание дела.

Если в деле собраны инструкции по технике безопасности, то оно не может иметь заголовок «Техника безопасности», а должно называться «Инструкции по технике безопасности». Если же в деле отложены разные документы, относящиеся к вопросу техники безопасности, то заголовок такого дела должен иметь следующий вид: «Документы по технике безопасности (инструкции, ведомости ознакомления и др.).

Во многих учебниках и учебных пособиях пишут, что  нельзя назначать делу заголовок «Руководящие документы». Но дела с таким заголовком в изобилии присутствовали почти во всех структурных подразделениях «Пулково». Причем, под этим заголовком подразумевались совершенно разные документы: у одних  это были приказы из Министерства Росавиации, у других – приказы генерального директора, у третьих – переписка с Росавиацией, а у некоторых даже  должностные инструкции работников.

Хотелось бы обратить внимание еще на одну распространенную ошибку при создании заголовка дела – указание на копийность, которое приводится в конце заголовка через точку. Таким образом, заголовок дела, например, с копиями приказов должен выглядеть так: «Приказы генерального директора по основной деятельности за 2007 г. Копии», а не «Копии приказов генерального директора по основной деятельности за 2007 г».

Сроки хранения

При определении сроков хранения решающее значение имеет статус организации, т.е. отнесение ее к источнику (или не-источнику) комплектования Государственного архива РФ.

ФГУП «Аэропорт «Пулково» не являлся источником комплектования Госархива, а это означает, что в нем не могли образовываться документы со сроком хранения «постоянно».

Таким образом, всем подлинникам приказов по основной деятельности был присвоен срок хранения «хранить до ликвидации ФГУП «Аэропорт «Пулково»».

Половина структурных подразделений прислала номенклатуру без указания сроков хранения, и их пришлось определять самостоятельно, а присланные номенклатуры – перепроверять, т.к. на практике оказалось, что некоторые секретари определяют срок хранения, что называется, «на глаз».

 Наконец, вся черновая работа по созданию номенклатуры была завершена и начался процесс ознакомления руководителей структурных подразделений с новым вариантом номенклатуры, с которым им придется работать в дальнейшем. Был составлен график посещения ими канцелярии. Работа по ознакомлению продолжалась около месяца и потребовала огромной выдержки и настойчивости, т. к. пришлось убеждать работников делопроизводственных служб, многие из которых проработали на предприятии всю жизнь и не желали менять привычный уклад, в необходимости соблюдения определенных правил.

Оформление номенклатуры

Форма, которая была предложена для оформления номенклатуры, приведена в нормативно-методическом документе «Основные правила работы архивов организаций». В процессе утверждения по требованию Отдела качества форма была изменена -  дополнена еще одной графой «Ответственный». Необходимость в этой графе диктовалась тем, что предприятие прошло процедуру сертификации Системы управления качеством, которая требует персонификации ответственности на всех этапах создания продукции. В данном случае продукцией является документ.

Таким образом, за каждым делом в структурном подразделении закреплялось определенное должностное лицо. В одних подразделениях ответственный закреплялся за всеми делами, в других ответственность распределялась между сотрудниками, отвечающими за комплекс дел, соответствующий их участку работы.

Нюансы заполнения других граф номенклатуры дел были следующими. Индекс дела в одноименной графе формируется из индекса СП и номера дела, которое оно занимает в номенклатуре. В «Пулково» уже долгие годы существует довольно сложная система индексации структурных подразделений, объясняющаяся многоступенчатым иерархическим делением СП, например:

02.00.00.00 - Дирекция  по экономике и финансам.

02.03.00.00 – Бухгалтерия.

02.03.01.00 - Отдел бухгалтерского учета.

02.03.01.01 - Расчетная группа.

Дела в графе «Заголовок дела» должны располагаться по степени важности и начинаться с документов организационно-правовой группы, т.е. с устава (положения).

В нашем случае документы были расположены начиная с распорядительной группы (приказов из Росавиации). Объясняется такая перестановка требованием, выдвигаемым Санкт-Петербургским Госархивом (автор столкнулась с этим требованием некоторое время назад, выполняя НД для одного из предприятий Санкт-Петербурга, являющегося источником комплектования Госархива). Несмотря на то, что Пулково не является источником комплектования, автор не стала нарушать традиции.

При создании сводной номенклатуры дел (это происходило в организации впервые), графа «Примечание» осталась практически не заполненной, т. к. информации о переходящих делах, о передаче дел в другую организацию для продолжения и т.п. еще не было. Эта графа, как правило, дополняется ссылками на используемые перечни, но лучше это сделать в предисловии к НД. Реквизит «Текст» номенклатуры дел заканчивается таблицей под названием «Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2007 г.».

Удостоверение номенклатуры

Удостоверение номенклатуры - это процесс согласования номенклатуры с Экспертной комиссией (ЭК) организации, подписания и утверждения. Так, в «Пулково»  была создана ЭК, состоявшая из руководителей головных подразделений (дирекций) предприятия. При согласовании не возникло дополнительных вопросов, т. к. все проблемы были решены на этапах создания номенклатуры дел. Номенклатура была подписана руководителем канцелярии, утверждена генеральным директором и вступила в силу с момента подписания.

***

Анализируя итоги работы над номенклатурой, хотелось бы обозначить «стратегические» и «тактические» выводы и рекомендации.

Под «стратегическими» выводами имеется в виду следующее: чтобы качественно и не нарушая сроков создать такой объемный и сложный документ, как сводная номенклатура дел, необходима высокая профессиональная подготовка сотрудников всех уровней, занимающихся работой с документами. Для этого требуется постоянное повышение квалификации персонала, так как жизнь не стоит на месте и появляются все новые нормативные документы. Создание номенклатуры высокого качества невозможно без полноценной профессиональной подготовки, поэтому иногда имеет смысл привлекать специалистов со стороны.

Что касается «тактических» рекомендаций, то под этим понимается создание локального документа - Инструкции по делопроизводству данной организации - и поддержание ее в актуальном состоянии, а также доступность этой инструкции для всех сотрудников предприятия. Начинать работу над НД надо с издания приказа в сентябре каждого года, так как времени, отведенного для работы над НД, часто бывает недостаточно, особенно если номенклатура создается впервые.

Н.В. Пензина, преподаватель Центра обучения руководителей и специалистов г. Санкт-Петербурга

www.sekretariat.ru