Отличная статья 0

mirblankov.ru

Как подписывать книгу учета движения трудовых книжек

Книга учета трудовых книжек

Для всех компаний, где ведутся книги учёта, предусмотрена специальная форма заполнения. В ней ведётся регистрация, когда была создана или получена трудовая книжка. В обязанности работодателя входит регистрирование трудовых книжек. Принимаются в учёт все книжки и уже наёмных работников и тех, кто только начинает трудоустраиваться. В журнале записываются трудовые книжки, которые поступили, а также их последующее перемещение.

Расходы компании, которые предполагают покупку чистых бланков или вкладышей трудовых книжек документируются в специально прикреплённой книге. Хранение такого журнала составляет 75 лет.

Ответственное лицо

Работодателем или по приказу назначается ответственный по ведению журнала учёта трудовых книжек.

Перед назначением обязательное прохождение следующих пунктов:

1. Краткое ознакомление с правовыми нормами.
2. Составление приказа о назначении ответственного со следующим заполнением:
   • Фамилия, имя и отчество того, кто назначает ответственного.
   • Какие следует соблюдать обязанности к журналу.
   • Данные назначенного сотрудника на определённую должность.
3. В журнале делается регистрация о приказе.
4. Работник должен ознакомиться с приказом.
5. Составления акта о передаче учёта ведения трудовых книжек от сдавшего обязанности к принявшему обязанности.

Довольно большие кампании могут позволить держать сотрудника по кадровому производству, который и отвечает за ведение книги учёта движения трудовых книжек. В любых других случаях этим лицом является бухгалтер или секретарь.

Требования к книге учёта

Оформление журнала иметь несколько требований, которые выполняются в независимости от величины компании:

• Ввиду того что журнал хранится долгое время, его переплёт должен быть твёрдым, страницы прошиваются нитками.
• Все листы пронумерованы. Прошитые страницы закрепляются на последнем листе. Листком бумаги заклеиваются концы шнура.
• Наличие пломбы или сургучной печати. Концы шнура, обложка, край листа бумаги фиксируются печатью. Концы шнура, которые выступают пломбируются.
• Обязательное наличие подписи лица, которое ответственное за журнал, с указанным количеством пронумерованных и прошнурованных страниц.

Правила отражения сведений в книге учёта

Заполняя регистрационные записи в книгу учёта, ответственный по учёту обязан хорошо знать и делать правильное заполнение.

Книга учёта содержит 13 граф, заполняя её следует придерживаться порядка заполнения.

• I графа – запись трудовой книжки под порядковым.
• II, III, IV графы – содержат информацию о дате, месяце и годе, когда был оформлен сотрудник на работу.
• V графа – без сокращений пишется фамилия, имя и отчество работника.
• VI графа – информация о серии и номере трудовой книжки.
• VII графа – должность или какие функции будет исполнять работник.
• VIII графа – название подразделения, куда устраивается сотрудник.
• IX графа – указывается документ с датой и номером на основе которого работник оформляется.
• X графа – роспись от работника отдела кадров, который принимает книжку от сотрудника, устраивающегося на работу.
• XI графа – если компания выделяет сотруднику бланк, тогда сотрудник должен возместить сумму, которая была потрачена на покупку. В этой графе указывается сумма средств, которую оплатил работник.
• XII графа – если увольняется сотрудник, указывается дата выдачи трудовой книжки.
• XIII графа – работник, который увольняется подписью подтверждает факт о том, что ему была выдана трудовая книжка.

Как подписывать книгу учёта движения трудовых книжек

Примерное заполнение книги учёта с примером, когда трудовая книжка выдаётся на руки.

Порядок исправления ошибок в книге учёта трудовых книжек

Случаются неприятные моменты, когда в каких-либо документах допускаются ошибки. Во избежание подобных ситуаций следует знать, как исправлять ошибки, которые также случаются в книге учёта трудовых книжек.

Распространённые ошибки в книге учёта и их исправление.

1. Неправильное написание личных данных. К примеру, фамилия Друщенко была записана как Трущенко. Вместо даты, которая указана по паспорту 7 октября 1987 г., запись 7 ноября 1987г. Если были сделаны ошибки на первой странице, такой бланк считается испорченным и заполняется новый.
2. Когда данные о работнике пишутся на слух, а не с документа. Кадровый сотрудник обязан заполнять главную страницу книжки сотрудника, который только устраивается с паспорта.
3. Случаи, когда на главной странице стоит неразборчивая подпись. Ставится не личная подпись, а фамилия с разборчивым почерком.
4. На первом листе отсутствует печать. Обнаруживши такую нелепость, человеку следует обратиться на предприятие, где он получил данный документ.
5. Во вкладыш не внесли какие-либо изменения. Если трудовая книжка имеет вкладыш, тогда изменения переносятся и на первую страницу вкладыша.
6. Сделаны записи ручками цветного цвета. Любые цвета кроме черного, синего и фиолетового цвета недопустимы при заполнении книжки.
7. Организация написана с ошибкой. Тогда пишется, что была допущена ошибка и пишется правильное название.
8. Неверно указаны даты приёма на работу. Шесть арабских цифр 21.03.09. или римскими. Записи дат ведутся только арабскими цифрами. Например, зачислен на работу 13 декабря 2012 года, а записать надо 13.12.12.
9. Слово было написано сокращено. В трудовых книжках неприемлемы сокращения.
10. Внесены не во время записи о приёме или переводе на другую работу. В недельный срок выполняется запись о приёме или переводе. Увольнение записывается в тот же день.
11. Книжка хранится у работодателя, который является физ. лицом. Если работа связана с предоставлением услуг, таких как повар, няня, водитель, тогда трудовая книжка хранится только у работника.
12. Физ. лицо заполняет первый раз титульный лист, новую книжку. Этот документ вправе заполнять только кадровый специалист, который имеет право выдавать трудовые книжки.
13. Трудовые книжки с чистыми бланками хранятся в сейфах кадровых работников. Бухгалтерия вправе сохранять эти документы. Выдаются после подачи заявки лицом, которое несёт ответственность за трудовые книжки.

Любое предприятие, компания обязана вести книгу, в которой регистрируются трудовые книжки.

Всегда назначается человек, который отвечает за этот документ.

Если работодатель выдаёт устраивающемуся трудовую книжку, тогда с работника взимается сумма денег, которая была потрачена на закупку чистого бланка. Этот факт документируется и регистрируется в книге учёта.

Выполнять записи, следует внимательно, чтобы не допускать ошибок и опечаток.

При допущении ошибок трудовая книжка аннулируется или же возможны варианты исправления ошибок.

Трудовые книжки хранятся в компании, если её представляет юридическое лицо. Во всех остальных случаях документ находится у работника.

При повреждении записей или утере трудовой книжки, следует обращаться на то предприятие, где регистрировалась трудовая книжка и с книги учёта будут возобновлены записи и трудовой стаж не прервётся.

consultwork.ru

Бланк журнала учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

В соответствии с нормами трудового законодательства, все сведения о назначении на работу, увольнении с нее, поощрениях за достижения заносятся в трудовую книжку.

На каждом предприятии ведется строгий учет трудовых книжек сотрудников. Ответственный работник или кадровая служба заполняют их и хранят в отдельном помещении.

Кроме того, после поступления они регистрируются в журнале учета.

Содержание статьи

Что это такое?

Прошитая и пронумерованная тетрадь, скрепленная в соответствии с установленными правилами печатью и подписью руководителя, называется журналом учета трудовых книжек и вкладышей к ним.

На ее страницах напечатаны утвержденные бланки, представляющие собой таблицу из 13-ти пунктов.

Каждый пункт заполняется ответственным работником в строго определенном порядке, разборчиво и аккуратно. Книгу ведут не один год, а продолжают регистрацию в течение нескольких лет, пока не будут заполнены все страницы. Только после этого ее заканчивают и передают в архив на длительное хранение.

На основании каких нормативных документов действует?

Правила ведения, оформления, заполнения и хранения документа регулируются следующими нормами:

1. Постановлением «О трудовых книжках» РФ № 225 от 16.04.2003;
2. Постановлением министерства труда и социального развития «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» № 69 от 10.10.2003.

В третьем приложении постановления №69 дана форма журнала. Выглядит она следующим образом.

Ответственность за ведение

Вносить записи может только назначенный руководителем предприятия сотрудник. Он должен быть усидчивым, внимательным, обладать понятным разборчивым почерком. Кроме того, он должен внимательно ознакомиться с инструкциями заполнения журнала. В учреждении с небольшим штатом работников такая обязанность может вменяться бухгалтеру или секретарю приказом по учреждению. Вести кадровую документацию может и сам руководитель. В крупных предприятиях ведением занимается кадровик или кадровая служба.

Если работник, отвечающий за ведение кадровой документации:

• увольняется,
• уходит на длительный больничный,
• собирается в декретный отпуск,
• находится в длительном отсутствии на рабочем месте по другой уважительной причине,

то возникает необходимость произвести передачу всех дел другому работнику и зафиксировать передачу в акте.

В нем указывают количество переданных бланков работающих сотрудников предприятия, уволившихся и не забравших документы, а также чистые бланки. После проведения передачи, издается приказ о назначении нового ответственного лица.

Требования к оформлению и процесс опломбирования

Книгу установленного образца можно приобрести в готовом виде или изготовить в типографии на заказ. Если книга распечатывается на принтере организации, то ей необходимо заказать твердый переплет. Мягкая обложка не рекомендуется, ведь журнал может вестись не один год. Кроме того, после окончания, следует длительный срок хранения, во время которого бумага может обветшать.
Также документ должен отвечать таким требованиям.

1. Внешний вид. Размер должен соответствовать формату А4. На титульном листе располагают название организации.
2. Форма. На каждой странице должен быть отпечатан бланк, состоящий из 13-ти пунктов. Внизу каждого листа проставляется порядковый номер до начала ведения. После журнал прошивают таким образом, чтобы свободные концы можно было завязать крепким узлом и закрепить бумажным листком внутри обложки при помощи клея.
3. Заверение. На приклеенном листке пишется количество листов цифрами и прописью, фамилия, имя, отчество руководителя, дата скрепления журнала. Заверение документа подписью ответственного лица или кадровой службой недопустимо.
4. Опломбирование. В соответствии с установленными правилами, необходимо опломбирование прошитого документа, допускается опечатывание сургучом. При этом пломба обязательно должна захватывать концы шнура, которым прошивали книгу. В случае нанесения сургучной печати, ее располагают таким образом, чтобы она захватывала концы шнура, часть листа с данными о количестве прошитых страниц и часть обложки.

Видеообзор требований и полезных советов к оформлению данного журнала приведен ниже:

Порядок заполнения

В журнале регистрируются все трудовые книжки сотрудников организации:

• тех, кого приняли с уже имеющимся документом;
• тех, кто пришел на первое место работы и получил новую трудовую;
• тех, кому выдали вкладыш к трудовой.

Если работник подает с трудовой вкладыш, который регистрировали в другом учреждении, то в журнал не вносятся данные о нем. Регистрируют только книжку.

Данные вносятся гелевой или шариковой ручкой синего, черного или фиолетового цвета последовательно с первой по тринадцатую графу.

1. Регистрационный номер, нарастающий из года в год.

2 – 4. Дата о приеме, о внесении записи в трудовую или во вкладыш. Идет речь о нескольких датах, которые могут не совпадать. Поэтому в целях целесообразности рекомендуют ставить дату поступления на работу.

Образец заполнения журнала учета трудовых книжек

5. В 5 графе записывают имя, отчество и фамилию работника полностью.

6. Серия и номер. При заполнении этой графы стоит учитывать особенности бланков разных лет. Если книжка старого образца не имеет номера, нужно поставить прочерк.

7. Должность. Ее указывают в соответствии со штатным расписанием. Если невозможно указать специальность или должность, пишут направление работы или обозначенные в трудовом договоре функции сотрудника.

8. Подразделение, отдел или сектор учреждения. Для крупных организаций удобно указывать не только мелкую часть подразделения, но и название структуры полностью.

9. Реквизиты документа о принятии на работу. При этом, название, номер и дату, а также тип документа указывают без сокращений.

10. Подпись. Проставляется личная подпись работника, принявшего трудовую и отдавшего ее.

11. Стоимость. Графа заполняется, если книжка заводится впервые и покупается предприятием.

12 -13. Дата и подпись. Графа заполняется при получении документа после увольнения работника.

Уволенный сотрудник обязан забрать свою книжку. Если он не делает этого сразу, то ответственное лицо обязано сообщить в письменном виде о необходимости явится. Работодатель может по согласию работника отослать документ по почте.

Последовательность и образец заполнения журнала учета трудовых книжек можно посмотреть на следующем видео:

Можно ли исправлять ошибки?

Допускать исправления или ошибки в регистрационных журналах нельзя. Но делая скидку на то, что вся информация вносится от руки и возможность заведения нового журнала после каждой ошибки исключена, неправильную информацию исправляют определенным образом.

Что надо делать?

1. Строку с неверной записью аккуратно перечеркивают. Рядом пишут так: «Исправленному верить». Ставится подпись лица, сделавшего исправление и дата.
2. Ниже пишется правильная информация.

Исправление ошибок указанным образом проводится в соответствии с общепринятыми нормами заполнения журналов.

Сколько хранится журнал?

Срок хранения составляет 75 лет после передачи в архив.

znaybiz.ru

Как опломбировать (прошить) книгу учета движения трудовых книжек (образец)

Как опломбировать книгу учета движения трудовых книжек, подскажут представленные образцы. Обязанность вести подобную отчетность полностью ложится на плечи работодателя и является его прямым долгом. Наличие подобного контроля важно даже для самой небольшой компании.

Нормы закона

Трудовая книжка – это важнейший документ работника, контроль над сохранностью которого ведет работодатель. По закону, если в компании есть хотя бы один наемный сотрудник, необходимо вести журнал учета трудовых книжек. Это законное требование, которое прописано в правилах ведения и хранения ТК. Более того, такая книга учета должна быть опломбированной согласно с нормами закона. Это документ повышенной отчетности, поэтому к его виду и пломбировке, в частности, должно быть предельно внимательное отношение. Такая мера помогает защитить журнал от внешнего вмешательства с целью внесения корректировок в уже существующие записи.

Опломбирование (защита) книги учета движения трудовых книжек важный аспект деятельности кадровика. Этот документ всегда проверяют при плановых посещениях специалисты Государственной Инспекции Труда. Недостатки оформления таких бланков обнаруживаются очень часто.

Есть определенные требования относительно внешнего вида и размера журнала, среди них:

1. Книга должна иметь формат А-4.
2. Объем ее (количество листов) должен быть таким, чтобы хватило не менее чем на 2-3 года.
3. Плотная обложка. Она нужна, потому что журнал учета трудовых книжек используется длительный период, а еще дольше храниться в архиве.
4. Разлиновка страниц должна быть таковой, чтобы можно было внести все необходимые данные.

Другие важные требования для книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них:

• Журнал должен быть подписан лично руководителем.
• Каждый лист пронумерован вручную уполномоченным сотрудником.
• Книга должна быть прошита и опломбирована.

Если хотя бы одно из этих требований не будет соблюдено – это приведет к наложению штрафных санкций на работодателя.

Все, что нужно знать о прошивке журнала

Перед тем, как прошить журнал, нужно ознакомиться с требованиями закона относительно этого процесса. Первый этап – это его переплетение, оно нужно, если журнал тонкий. Толщины его может хватать еще на много записей, но если обложка истреплется, использовать его уже нельзя. В результате, после каждой проверки ждет штраф.

Следующий этап – заполнение титульного листа. Согласно с правилами, обязательно нужно пронумеровать страницы. Порядок этого предельно прост – сквозной, то есть каждая следующая страница имеет номер на единицу больше предыдущей – 1, 2, 3, 4, 5 и т.д. Сбой в нумерации или количество страниц менее, чем заявлено, – это тоже штраф для руководителя.

При обнаружении ошибок работодателем или сотрудником отдела кадров документ нужно сразу же заменить и оформить его по всем правилам. Для того чтобы не проделывать сложную и кропотливую работу дважды, рекомендуется сначала заполнить титульный лист и пронумеровать, прошить книгу учета и только после этого пломбировать.

Материалы для прошивки

Для того чтобы прошнуровать книгу, что также является обязательным требованием, нужно:

1. Шило – это очень прочная спица, у которой заострен конец. Что-то по типу толстой иглы без ушка. За счет удобной ручки, толщину бумаги удается пробить практически одним движением.
2. Нитки (шпагат), которым прошивается журнал. Они должны быть прочными, но при этом пластичными. Отличное решение ЛШ-20. Такая нить прочная и мягкая, с ней легко работать при прошивке документов. Иногда, за неимением ресурсов, прошивают журнал обычными нитками №10, но это не очень удобно и не очень прочно, поэтому лучше один раз купить подходящие. К тому же такие нитки легко рвут бумагу, что уже само по себе нарушение.
3. Игла, вязальный крючок – для продевания нити.
4. Возможно, дырокол, но им нужно пробить всю толщину журнала и обложку.

Для того чтобы сделать кончик нитки более жестким, можно смазать его лаком для ногтей или канцелярским клеем. После завершения процесса  этот участок нитки обязательно срезать.

Порядок прошивания

Есть четкий регламент того, как должна выглядеть прошивка журнала регистрации и учёта. Для того, чтобы все соблюсти, нужно действовать по такому алгоритму:

• Прошивают слева на полях журнала.
• Для этого должно быть 3 отверстия на равном расстоянии один от другого относительно середины листа. Стандарта расстояния нет, но опытные кадровики рекомендуют делать его в пределах 5-7 см от центрального отверстия.
• Нить заводится сзади и протягивается вперед через крайние отверстия.
• Теперь нужно их выровнять и соединить, продеть в центральное отверстие и вытянуть на лицевую часть обложки сзади.
• Если нить тонкая (например, №10), тогда такой процесс нужно повторить несколько раз. При этом каждый «круг» следует проверять на ровность нити и ее форму.
• Последний этап – это завязывание нитей на узел. При завязывании нужно прихватить также центральную нить.

После того, как процедура завершена, нельзя обрезать концы нитей, их длина для правильной пломбировки должна составлять не менее 6-10 см.

Оформления листа для закрепления ниток

Для того, чтобы подготовить журнал для пломбировки, нужно выполнить еще один этап работ – приклеить нити к журналу. Этот процесс имеет ряд особенностей. Порядок выполнения:

1. Крепко затянуть нити.
2. Завернуть на край обложки.
3. Приклеить. Само приклеивание осуществляется при помощи листка бумаги, оформленного определенным образом.

Оформление бланка для приклеивания:

• Вырезать из обычной офисной бумаги квадрат размером 8х8 см.
• Написать фразу «журнал прошит», обязательно указать дату с использованием арабских цифр.
• Получить подпись руководителя на нем.
• Приклеить лист на внутренней стороне задней части журнала, пропустив через него нить. Край при этом тоже не подрезать.
• Поставить печать организации так, чтобы она заходила и на приклеенный лист, и на лист журнала. Этот момент важен, ведь подобная защита позволит сразу увидеть, проводились ли какие-либо действия с первичной пломбировкой.

Этот лист является важным элементом последующей пломбировки.

Пломбировка

Собственно, это процесс ключевой в оформлении журнала, и именно для его выполнения проводились указанные выше действия. Пломбировка может быть осуществлена с использованием сургуча или другой пломбы. Основная задача выбранного инструмента  –  перекрыть возможность вмешательства в записи.

Типы пломб

Они бывают силовые и контрольные. У каждого из этих типов свое предназначение. Силовыми называют свинцовые, ведь для их снятия нужно задействовать значительную силу. Такие для пломбировки журнала учета и движения используются в исключительных ситуациях.

Для такого случая удобной является контрольная пломба, она аналог сургучной и свинцовой, но не имеет такой силы сопротивления. Основная ее задача – это обнаружение факта вмешательства в целостность журнала.

Существуют доступные типы пломб, которые могут использоваться для пломбировки журнала учета, среди них:

• Пломбы-наклейки. Они наклеиваются только один раз, в случае попытки их сорвать, на ней появляется надпись, которая говорит о вмешательстве.
• Гарантийная этикетка. При попытке их отклеить, они разрушаются, что не заметить невозможно.
• Пломба-скотч. Она наклеивается единственный раз, если ее отклеить, то изнаночный слой ее придет в негодность.

Самое простое решение – это заклеить края нити бумажным отрезом и указать дату пломбировки.

Реквизиты пломбы

Независимо от типа используемой пломбы, она должна содержать такие признаки:

1. Идентификационный номер.
2. Она должна быть одноразовой, без возможности любого повторного использования.
3. Иметь защиту от доступа путем силового удержания.

Изготовить пломбы, согласно с государственными стандартами, сложным не будет. Они могут быть разнообразны по цвету, форме. Подбор можно осуществлять, базируясь на дополнительных критериях. Часто организации выбирают вариант изготовления пломб и пломбиратора под заказ. В этом случае можно нанести логотип организации, некоторые реквизиты. Кроме того, имеются пломбы, которые отличаются световым индикатором и элементами электронной памяти.

Порядок пломбировки

Этот процесс не отличается сложностью, но нужно сделать все четко и правильно. Для этого понадобится один из следующих типов пломб:

• Сургуч и оттиск.
• Номерная пломба пленочного типа.
• Другая удобная пломба.

Важно! Для того чтобы провести пломбировку сургучом, нужен оттиск, который потребуется делать под заказ и собственно сургуч. Это метод самый древний, но несмотря на это до сих пор пользуется спросом.

Порядок:

1. Растопить сургуч.
2. Вылить его на место постановки пломбы.
3. Поставить оттиск, пока сургуч еще не остыл, плотно прижав его к поверхности журнала.
4. Дать остыть.

Для реализации этого метода нужна сноровка, иначе оттиск будет неаккуратным. Для того чтобы все прошло успешно, следует потренироваться на пустом листе.

Что касается других методов, то особых ухищрений они не требуют. В основном пломбы наклеиваются на нити. Этот процесс нужно осуществить аккуратно и с первого раза, так как после отклеивания пломба считается испорченной и повторно использоваться не может. Каждая пломба имеет номер, его нужно обязательно указывать внутри журнала. Такая информация должна быть утверждена подписью руководители и печатью.

Лица, которые отвечают за журнал

За все указанные выше манипуляции с журналом и его сохранность отвечает уполномоченный сотрудник отдела кадров. Если компания небольшая, то непосредственно руководитель, секретарь, бухгалтер. Для наделения конкретного сотрудника полномочиям по работе с журналом выдается приказ. Если происходит рокировка и за книгу учета будет отвечать другой человек, то обязательно издается новый приказ и проводится передача документов. Подтверждением того, что все прошло законно, будет акт приема-передачи. В нем обязательно указывается:

1. Данные о руководителе.
2. Реквизиты компании.
3. Точное количество и состав передаваемых документов.

Вывод

Ведение книги учета движения трудовых книжек – это прямая обязанность работодателя. Зачастую этими вопросами занимается специалист отдела кадров или другой уполномоченный работник.

kadrovyhdel.ru

Журнал учета трудовых книжек: образец 2018

Как заполнить журнал учета трудовых книжек и как его вести? Читайте в нашей стате, скачайте готовый образец документа.

Читайте в нашей статье:

Требования к учету трудовых книжек

Трудовые книжки сотрудников относятся к документам строгой отчетности. Все книжки действующего основного персонала хранятся у нанимателя, и он полностью ответственен за них.

Для четкого отслеживания движения документов закон обязывает предприятия вести «Журнал учета трудовых книжек и вкладышей в них» (пост. Правительства №225 от 16.04.2003). В нем делаются отметки о создании новой книжки или вкладыша, принятии на сохранение документа от нового служащего, окончательной выдаче при расчете.

Учёт кадровой документации обязателен для всех без исключения работодателей.

Порядок заполнения журнала учета трудовых книжек

Лучше всего приобрести готовый журнал унифицированного образца, с ним будет удобно работать, он долговечен и практичен. Все реже возникает вопрос о форме книги, но, тем не менее, кое-где он встречается и нужно его прояснить. В настоящее время действительна форма Минтруда от 10.10.2003, содержащая 13 граф.

Читайте по теме в электронном журнале

Однако, в некоторых компаниях продолжают действовать реестры от 1974 г с 14-ю графами, и они имеют право на существование до тех пор, пока страницы в них не закончатся. После этого нужно будет перейти на формуляр нового образца.

За ведение журнала старого образца грозит штраф. Его нужно закрыть, письменно пояснив причину закрытия, и завести новый. При этом старый документ недопустимо уничтожать, ведь он содержит важные сведения. Следует также учесть, что преждевременная утилизация ведомости будет большей ошибкой, нежели ведение ее не по форме.

Заполнение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в 2018 году не представляет особой сложности, поскольку структура ее довольно проста и понятна. Достаточно лишь придерживаться общих правил.

Графа 1. Нумерация событий сквозная, в хронологическом порядке и не обновляется по окончании календарного года.

Графы 2, 3, 4. Дата (день-месяц-год, только цифрами). Во избежание недоразумений при проверке, здесь правильнее вписывать дату по приказу.

► Когда сомневаетесь, что дальше делать с трудовой книжкой: пять ситуаций с готовыми решениями

Графа 5. ФИО сотрудника – полностью, разборчиво

Графа 6. Реквизиты документа, в отношении которого произошло событие. Если происходит выдача нового документа, предварительно нужно проверить, зафиксирован ли он в приходно-расходной книге.

При приеме от сотрудника уже заполненного на другом месте трудоустройства бланка с вкладышем, регистрируется только трудовая книжка.

Графа 7. Вакансия сотрудника по штатному расписанию.

Графа 8. Наименование подразделения, куда зачисляется владелец книжки. Нет подразделения – ставим прочерк, не оставляем ячейку пустой.

Графа 9. Реквизиты распоряжения, являющегося основанием события.

Графа 10. Подпись лица, осуществившего прием/выдачу и внесшего в ведомость запись.

Графа 11. Взнос, уплаченный служащим за бланк документа. Если оплата имела место, ее размер прописан в документе-основании. При бесплатном предоставлении – прочерк.

Графа 12. Дата выдачи на руки – совпадает с датой увольнения. Если выдача лично в руки невозможна, документ отправляется почтой с отметкой о реквизитах уведомления.

Графа 13. Роспись служащего в получении.

Книга ведется до полного окончания места для записей.

Кто должен вести и заполнять

Согласно закону, ведет и заполняет книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в 2018 году назначенный служащий кадрового отдела. Если такового не имеется, обычно эта функция передается другой службе, чаще всего, бухгалтерии. В небольших фирмах ведением занимается лично директор.

► Как внести в книгу учета запись о вкладыше в трудовую книжку

Как правильно оформить

Два главных правила оформления журнала регистрации трудовых книжек:

• нумерация страниц;
• прошивка.

Оба действия выполняются до начала заполнения книги. Начать стоит с оформления титульного листа, но здесь все предельно просто – вписывается номер тома и дата начала. Остальные данные вносятся тогда, когда журнал будет окончен.

В готовом журнале странички уже пронумерованы, если же используется самодельный (соблюдающий установленную форму), то нумеруется каждая страница. В следующем томе будет продолжаться нумерация из предыдущего.

► Как скорректировать обложку книги учета трудовых книжек, если компания изменила организационно-правовую форму

По окончании книги она продолжает храниться у кадровика, поскольку многие сведения должны быть под рукой. За ненадобностью передается в архив, где хранится 75 лет (согласно п. 695 Перечня, утверждённого Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Как прошить и опломбировать

Прошивается журнал при помощи полиамидной нити, банковского шпагата через предварительно сделанные отверстия. Концы выводятся на обороте обложки и заклеиваются контрольным листком с указанием количества листов и визой руководителя. Подробнее о прошивке читайте здесь.

Опломбировать контрольный листок надо сургучной печатью, голограммой или пломбой.

Как исправить ошибки

Ошибки в журнале учета движения трудовых книжек и вкладышей в них крайне нежелательны, тем более, что в законодательных актах нет пояснений по их исправлению. Основываясь на практике кадровиков, можно сказать, что оптимальным способом будет внесение ниже ошибочной записи в этой же графе отметки о том, что запись недействительна и текста правильной записи.

Никаких зачеркиваний делать не нужно. Каждое исправление заверяется автографом сотрудника, который его сделал, проставляется дата.

► Семь грубых ошибок в работе с трудовыми книжками, которые не пропустит инспектор

Ответственность за отсутствие

Ответственность за неведение книги учета трудовых книжек предусматривается ст.5.27 КоАП. Штрафы могут быть весьма существенными:

www.pro-personal.ru