где и сколько, после замены новой

Должностная инструкция – это локальный внутренний акт предприятия, четко определяющий функциональные обязанности работника, его права и ответственность, а также предназначение должности.

Содержание статьи

Законодательная база

Период хранения должностных инструкций регламентирован законодательными актами:

1. Приказ Минкультуры России №558 от 2010 года утверждает перечень кадровых документов подлежащих хранению, на основании этого акта и выполняется сохранность должностных инструкций.
2. Кроме этого в п. 77 данного законодательного акта указывается место хранения бумаги, устанавливающей правила работы штата с полным обеспечением сохранности идентификационных данных сотрудников согласно ст. 87 ТК РФ.
3. Кроме этого существует перечень №41, а с 2013 года перечень № 578/5 по периоду сохранности документации.
4. Обязанность организаций по сохранности бумаг, имеющих отношение к курированию работы персонала, закреплена в ст. 17 ФЗ №125 от 2004 года об архивном деле.
5. Ч. 3 ст. 6 этого же закона указывает на обязательность утверждения перечня кадровых бумаг с указанием сроков по каждому из них соответствующими ответственными структурами.
6. О периоде хранения должностных инструкций в новой редакции Приказа Минкультуры России №558 указано в разделе 1.2.
7. В ст. 8 ТК РФ и Письме Роструда №4412-6 от 2004 года указаны обязанности работодателя по формированию и утверждению должностных инструкций.

Следует понимать, что требования, указанные в данных законодательных актах, действенны для всех компаний без исключения, работающих на территории России – если организация иностранного происхождения, то следует учесть ее требования и потребности, но со ссылкой на законодательные акты РФ, созданные для регламента учета и хранения документов.

Сколько должно быть экземпляров

Перед определением количества формируемых экземпляров должностной инструкции необходимо пройти определенные этапы по ее созданию:

1. Выделяются существующие должности на предприятии, так как для каждой из них согласно особенностям, выполняемых функций, составляется свой документ.
2. Заключение порядка о разработке должностной инструкции в отдельном Положении.
3. Принятие решения о ее создании, к примеру, отдельным распоряжением руководителя.
4. Формируется группа специалистов для ее разработки, обычно в не включены – юристы, мастера цехов, бухгалтера.
5. Определяется структура и содержание инструктажа.
6. Согласовывается, дорабатывается, определяется форма бланка.
7. Подписывается, утверждается и регистрируется.
8. Ознакомление работников с прочитанным под роспись – автограф доступно ставить на документе или на специальном ознакомительном листе.

Для некоторых сотрудников формировать должностную инструкцию вообще не обязательно, достаточно указать все пункты относительно должностных обязанностей, прав и ответственности в трудовом договоре.

При этом законодательством, в отличие от нормирования количества экземпляров трудового соглашения, к инструктирующей документации в этом плане особых требований не выдвигается.

В большинстве случаев оригинал документа существует один, но такая инструкция, это своего рода руководство в связи, с чем работникам выделяется на руки ее утвержденная и завизированная копия с целью нахождения ее на рабочем месте.

Однако существуют предприятия, где значение должностной инструкции является огромным, в результате чего создается трии экземпляра – для работника, отдела кадров и архивирования.

Варианты хранения документации

Согласно законодательству инструкции по персоналу должны храниться по месту составления и утверждения, то есть на предприятии. При этом обусловленное место для хранения руководитель вправе избирать самостоятельно, так как особых требований к этому пункту нет.

Кроме этого хранение должностных инструкций может осуществляться архивом или фирмами, оказывающими услуги по хранению документации.

С целью определение обязательного места для хранения руководитель вправе издать приказ, но это не обязательно.

Кроме этого нет строгих требований относительно регистрации документа, так как необходимость применения подобного этапа вправе определять работодатель самостоятельно.

Данный документ доступно хранить:

• как самостоятельный локальный акт отдельно от прочей документации;
• в совокупности с трудовыми соглашениями в качестве их неотъемлемой части.

При этом не стоит забывать о безупречной сохранности конфиденциальных данных.

Обязательные периоды в итоге замены новой редакцией

Законодательством определено два вида инструкции, чтобы уточнить хранение каждого из них:

Постоянному хранению подлежат типовые и унифицированные документы, разработанные, к примеру, отраслевыми структурами;

В течение 75 лет сохраняются индивидуальные должностные инструкции научных работников и работающих во вредных/опасных и тяжелых условиях, а также приравненных к ним;

Все остальные должны храниться на предприятии до прекращения его существования.

Иногда должностная инструкция нуждается в обновлении, при этом стоит понимать, что регулирующий права и обязанности документ может работать годами, не целесообразно его заменять ежегодно.

Замена может понадобиться, если:

• сменилось наименование организации;
• сменилось руководство;
• произошла реорганизация;
• произошла замена фамилии работника, к которому имеет отношение существующий вид документа;
• при внесении изменений в сам документ, к примеру, в связи с установкой нового оборудования;
• при изменении названия должности.

Замена документа на новую версию происходит по приказу руководителя.

В случае замены устаревшего шаблона должностной инструкции на новую редакцию, ее ранее дополнительно хранили 3 года, отсчитываемые с момента замены, но с 2013 года после некоторых изменений в правилах хранения и уничтожения документов до 5 лет.

То есть, старый документ, получивший обновление следует сохранять еще 5 лет с момента издания нового образца, новый в свою очередь храниться согласно общепринятым требованиям с учетом его вида – 75 лет или на постоянной основе.

В случае формирования документа, как обязательное приложение трудового договора, его хранят совместно с основным документом о сотрудничестве 75 лет, об этом сказано в п. 657 приказа № 558.

Специалисты, ответственные за хранение и нарушающие установленные требования привлекаются к ответственности согласно ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Заключение

Таким образом, должностная инструкция:

1. Не подпадает под строгую регламентацию закона, как в момент ее создания и формирования количества экземпляров, так и относительно правил ее хранения.
2. Но при этом выделяются основные моменты относительно способов хранения, которые вправе выбрать работодатель.
3. Относительно срока хранения с учетом ее вида или способа формирования – самостоятельный документ или в качестве приложения к договору.

znaybiz.ru

Требования к разработке должностных инструкций

В каждой организации любой сотрудник имеет ряд своих должностных обязанностей и выполняемых функций. Более того, занимаемая им должность должна соответствовать знаниям и умениям. Для разделения должностных обязанностей целесообразно использовать должностные инструкции, которые мы и рассмотрим в данном материале.

Из данной статьи вы узнаете:

• для каких сотрудников необходимо издать должностную инструкцию;
• о разработке должностной инструкции;
• как хранить должностные инструкции.

Чтобы в организации не возникало путаницы, а каждый сотрудник занимался лишь теми обязанностями, которые соответствуют его должности, необходимо позаботиться о разработке должностных инструкций. Они содержат не только перечень обязанностей для конкретной должности, но и знания и умения, которыми должен обладать сотрудник.

Для каких сотрудников нужна должностная инструкция

Прежде чем приступить к разработке должностных инструкций, необходимо понимать, что они оформляются для нескольких категорий работников в организации. Согласно «Квалификационному справочнику должностей

руководителей, специалистов и других служащих», инструкции делятся на три категории:

• для руководителей;
• для специалистов;
• для технических исполнителей.

Данное разделение связано с характером работ, которые выполняет каждая отдельная группа. К примеру, руководители занимаются организационно-административной работой, специалисты — аналитико-конструктивной, а технические исполнители трудятся в информационно-технической области.

Читайте по теме в электронном журнале

Следует отметить, что в большинстве современных компаний разделение не является таким четким, в связи с чем многие обязанности выполняются сразу несколькими работниками, служащими на разных должностях. Упорядоченность обязанностей и их четкое распределение делают работу всей организации более продуктивной и автоматизированной.

Разработка должностных инструкций

При разработке должностных инструкций следует четко следовать плану содержания. Основной текст инструкции содержит три пункта:

• должностные обязанности работника;
• знания и умения, необходимые для выполнения обязанностей;
• требования к квалификации.

Первая часть содержания включает все обязанности, относящиеся к данной должности. При разработке данного пункта и определении обязанностей необходимо распределять их в соответствии с осуществляемой деятельностью. При этом очень важно понимать, что должностные обязанности, перечисляемые в инструкции, должны быть тесно связаны с основной деятельностью работника.

---

Инструкция по делопроизводству. Нюансы оформления

---

Следующий пункт содержит информацию о том, какие специальные знания и умения требуются работнику, чтобы выполнять должностные обязанности. К примеру, если речь идет о должностной инструкции для секретаря, то необходимо перечислить законы и нормативные акты, знание которых является обязательным для занимаемой должности.

Требования к квалификации подразумевают образование сотрудника и стаж работы. В данном случае для установления требований можно воспользоваться профстандартами, однако следует учитывать, что в них указаны лишь рекомендуемые требования к той или иной должности. Проще говоря, вы не обязаны им следовать, но они могут оказаться полезными.

 

Хранение должностных инструкций

Существует два варианта хранения должностных инструкций: централизовано и децентрализовано. В первом случае за разработку и хранение отвечает кадровая служба. При приеме новых работников кадровый отдел обязан знакомить нового сотрудника с оригиналом должностной инструкции под его роспись либо выдавать заверенную копию также под роспись. При выдаче дубликата количество должностных инструкций (заверенных копий) должно быть равно количеству сотрудников на занимаемой должности. В случае увольнения они должны вернуть экземпляр в кадровый отдел.

---

Должностная инструкция секретаря: оформляем правильно

---

При децентрализованном хранении за разработку и хранение инструкций отвечает подразделение, в котором трудятся данные работники. При этом сами инструкции хранятся либо у руководителя подразделения, либо у его секретаря. Соответственно, ознакомиться с ними сотрудник может по прибытию на рабочее место.

www.sekretariat.ru

Должностные инструкции – сколько экземпляров должно быть?

Составляю должностные инструкции, главбух сказала, что их нужно делать в 3 экз.: 1 – в отдельную папку, 2 – все их подколоть к приказу об утверждении ДИ (это какой же толстенный будет приказ?), 3 – к личному делу каждого сотрудника. Это правильно? Не слишком их много будет? Комментарии Фрау Бендер а почему главбух сказала? какое отношение ДИ имеют к бухгалтерии? видимо глав бух матёрая тётя из СССР, она всё знает)))) Фрау Бендер привет) все проще: на главбухов вешают всех собак: ДИ, кадры.. привет)))!!!!! обычно есть в компании такой человек, который “знает всё”, эт у него такое кредо))) Даже если не знает – ответит, иначе статус не позволит))), наверное это из той серии)))) Фрау Бендер дану..я тож делала эти ДИ…а ведь я ГБ.. Фрау Бендер ну так тебе по должности надоть..а мну с какого перепугу? ответ: больше некому.. :D… Воть Гады…. хоть бы доплачивали)))))) А ОК где? Фрау Бендер экономят..нет ваще ОК..мну в одном флаконе Consensus omnium Я знаю только то, что должностные инструкции должны быть в нескольких экземпляров: один- в отделе кадров второй – у непосредственного руководителя и в его подразделении (чтобы каждый сотрудник имел в доступ в любой момент почитать в случае, если что то подзабыл или для уточнения спорных вопросов, в случае, если с начальником не согласен) третий – выдается каждому работнику на руки. ОРМ вот бумаги то не жалко….. всегда обходились одним утвержденным подлинником, хранящимся в кадровой службе в отдельном деле по номенклатуре дел. подлинник имеет при себе лист ознакомления, в котором работник (и все приходящие ему на смену) ставит сосбственноручную подпись под словами: с должностной инструкцией ознакомлен, копию инструкции на руки получил… всем остальным при необходимости можно выдавать рабочие копии также под роспись… если утверждать инструкцию подписью руководителя и присваивать ей индивидуальный регистрационный номер, то в приказе речь пойдет не об утверждении, а о ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ перечисленных номеров инструкций.. тогда можно не упоминать их в качестве приложения к приказу и соответственно не прикладывать…. к приказу разумеется тоже лист ознакомления придется сделать… в одном – прошитом, пронумерованном, скрепленном печатью. утвержденном руководством) – остальное “копии верна” для тех, кому это вечно надо! Натаlie Питерская + мну еще раз. Натаlie Питерская А… С кем, пардон мы кольнулись в данном конкретном? (на самом деле: мы постоянно раскалываемся;-)))) Натаlie Питерская Ой не сказала бы… Ой не сказала… Натаlie Питерская Прочитала. Вроде, практически все за один. Ну да! Подлинник один!!! А все остальные по желанию… Олянка, а как же быть с работником? Два экземпляра, один на руки, так же как и ТД. я говорю про подлинник! Все остальные – копия верна)))) Именно подлинник с печатью и подписью руководителя. Вы же не копию трудового договора на руки выдаете, а второй экземпляр? Должностная инструкция как вид документа не упомянута в ТК РФ, и с формальной точки зрения ее наличие на предприятии вообще не является обязательным. Что она необязательна я уже об этом упоминала здесь. Но ведь кроме ТК РФ есть еще законодательные акты. По мнению Роструда, должностные инструкции следует разрабатывать по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании. Об этом говорится в письме ведомства от 9 августа 2007 года № 3042-6-0. Такая инструкция необходима в интересах обеих сторон трудовых отношений, так как в данном документе зачастую содержатся дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника. При его отсутствии становится невозможно сделать следующее: обосновать отказ в приеме на работу; объективно оценить деятельность «новобранца» в период испытательного срока; распределить трудовые функции между сотрудниками; временно перевести сотрудника на другую работу; оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции. Поэтому инструкций должно быть не менее 2-х экземпляров. Да-да, Елена, мне и самой стало интересно, порылась на просторах интернета и нашла таки исчерпывающий ответ!!!))))) За что спасибо и вам! А за одно и помогли автору ответа, увлёкшись нашей дискуссией))) В споре рождается истина!!!! Вывод: 2 ДИ!!!!)))) Кстати, если на предприятии существует аттестация, то ДИ становится обязательным ЛНА, это тоже нужно помнить, это раз. И второе, а от этого ни кто не застрахован, при увольнении работника по ст. 81.3 (несоответствие занимаемой должности), а процедура увольнения происходит через внеочередную аттестацию, вывод: ДИ нужно все же иметь. я нашла ПИСЬМО от 31 октября 2007 г. N 4412-6 “О ПОРЯДКЕ ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ В ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ РАБОТНИКОВ”;) “Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Должностная инструкция, как правило, составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен.” Вот видите…выдержка из данного документа. Это для сомневающихся.)) я полностью прочитала данный документ))))) Так это Вы прочитали, а остальные? начнут сейчас спорить))) Приветствую! Это рекомендательный документ! Даже не рекомендательный, а мысли в слух! Я тебе таких три кучи напишу) Сами же пришли к выводу, что наличие ДИ не обязательно, хотя спорно: ЛНПА – это в т.ч. и ДИ (ну, это ты знаешь, уверена, лучше меня). В связи с этим вопрос: если нигде не прописано, что я обязана выдать подлинник работнику, как работодатель, – с какого перепугу я должна себя в этой части подставлять?! Именно об этом написано в “записке” роструда. А то, как работник будет потом доказывать, что он не верблюд – работодателя волновать не должно. Так что, если встать на сторону организации – однозначно одна, а если встать на сторону работника – попробуй догони и отними!!) Ты, девушка, чьи интересы защищаешь? ржу))) Мне казалось, что интересы работника… но так чтобы работодатель не получил по мусалам в виде штрафа тоже.. что тудно еще одну бумагу распечатать? и все тылы будут прикрыты… а так хозяин – барин… нужны дателю риски? пусть наслаждается))) я по роду деятельности юрист организации. ты ж знаешь, вопрос так же из серии “кадры организации”. Вывод: написала уже) Да знаю, знаю)) хватит болтать не по теме… а то… Consensus omnium Как же ВЫ будете работать без должностной инструкции?…. Согласно трудовому договору перед поступлением на работу работника должны озакомить с нормативно- правовыми актами, в том числе и с должностной инструкцией (может она и не упомянута, но он имеется в виду). Читайте внимательнее трудовой кодекс, там написано, для чего нужны нормативно- правовые акты. Не обязательна, если обязанности и прочее прописаны в ТД. Натаlie Питерская Я с вами согласна. Я считаю: один экземпляр подлинника находится у работодателя, а дальше по необходимости: заверенные копии могут быть и в подразделении у руководителя (у меня есть – как без них, я же не с оригиналом постоянно сверяюсь и работаю) и у работника тоже. Почему именно копии. Представьте, какую гору бумаг надо подписать руководителю, чтобы делать по нескольку оригиналов? В данном конкретном случае, мне кажется: копий вполне достаточно. У нас ДИ была в одном экземпляре и хранилась в кадрах. Остальным при необходимости копии. Ваш директор озвереет подписывать столько инструкций)) Вообще то ДИ это не обязательный документ, но если он необходим, то достаточно 2-х экземпляров. Один у работника и один у работодателя, с подписью работника, что он получил экземпляр на руки. А к приказу можно прикрепить и копию, которую заверить печатью компании, если это требуется. В каком положении? В том, что они сами разработали? Так они сами себе что угодно написать могут.)))))))))) Это положение является внутреним документом компании, которое разрабатывается на основании действующего законодательства. е л е н а, для того, чтобы узнать сколько экз. используется в работе необходимо заглянуть в положение. Эта информация есть только там. А еда есть только в холодильнике? если вы захотите кушать, то загляните в холодильник. Логика железная. очень странно рассуждаете…. внутренние нормативные акты не являются регламентирующими для проверяющих и контролирующих органов. посмотреть, конечно, можно…но лучше уж действовать в рамках закона, им закреплены могу быть совершенно другие вещи, нежели сам себе работодатель напишет, что часто и случается. 2 экземпляра к трудовому договору – по 1 одному к каждому экземпляру, 1 – в отдельную папку, где все ДИ – итого – 3 ОРМ а при смене работника и при заключении ТД на ту же должность с новым сотрудником еще пару подлинников придется выпустить? Ди может оставаться неизменной несколько лет, за это время и сотрудников может смениться несколько и руководитель, утвердивший инструкцию может уйти… у нас просто распечатывали к каждому ТД, приходит сотрудник, ему давался договор и инструкция, просто инструкция должна быть наготове в электронном виде ОРМ автор задал вопрос о количестве подлинных экземпляров документа… то, что “наготове в электронном виде” это просто текст, рабочий вариант…. нет, Вы же все равно подписываете ТД, к нему приложение – ДИ, должна стоять дата и подпись генерального директора ОРМ тогда по вашей логике их не три как выше вами написано, а теоретически бесконечное количество.. не всегда ДИ оформляется приложением к договору. У нас в договоре, просто строчка об ознакомлении работника с инструкцией и другими документами и о получении на руки трудового договора. ДИ имеется в одном подлинном экземпляре с грифом утверждения и листом ознакомления, в работе используются копии… видимо, да… потому что в каждой организации по-своему у меня на настоящем месте работы ДИ вообще кроме начальника службы персонала никто не видит – они стоят себе в папочке под определенным номером и пылятся, в договоре на них ссылки нет ОРМ знакомо… сегодняшний менеджмент вообще пренебрегает управленческой документацией, а потом удивляется, что люди не работают, голову ломают, как избавиться от бездельника… Consensus omnium Тогда копия должна быть заверена надлежащим образом (ст. 62 ТК) ОРМ разумеется. у нас приказом назначен сотрудник кадровой службы, уполномоченный заверять копии документов, касающихся трудовых отношений… вот этот человек и выдает копию одновременно с трудовым договором… все же это проще, чем плодить бесчисленное количество подлинников.. ведь в инструкции не только подпись автора, но и визы согласования, и гриф утверждения…)) Consensus omnium Да, я думаю, что на должностной инструкции это не принципиально. Главное, чтобы копия была верна и заверена надлежащим образом. трудовое законодательство обязывает ОЗНАКОМИТЬ с ДИ, а вовсе не выдать ее на руки. У нас они вообще в 1 экз были в кадрах, а в подразделении и у сотрудника – эл.версия. Ну если приспичит кому, то по ТК обязаны копию заверенную сделать. но таких мало. люди как правило недооценивают ее значение и копию не требуют. у нас на корпоративной сети общая папка была “положения о подразделениях и ДИ”, любой мог посмотреть и умыть собрата, если тот свой участок заваливал. всегда ведь есть паршивая овца, которая недорабатывает и считает это нормой. Обязывает ознакомить. А что вы будуте говорить в суде, когда соберетесь увольнять работника, за то, что он не выполнят свои обязанности, а на его слова, а я не помню наизусть всех своих обязанностей, или а я знакоимлся с другим вариантом ДИ. Чем докажете, что вы правы? Воот потому то и надо иногда больше документов, чем того требует ТК. ага. дайте ему ее обязательно НА РУКИ, а то не запомнит. я же говорю, можно электронный носитель использовать. к тому же в суде при проблемном исполнении ДИ работник предпочитает ее “потерять”. Так что хоть квартиру ему ею оклейте – для суда без разницы. И чем будете доказывать? в ходе разбирательства нужна строка “с ДИ ознакомлен”. а вообще увольнение за недоработки – проблемная зона кадрового делопроизводства. таких просто выживают. зачем себе мину подкладывать? Два: первый в ОК, второй на руки. На мой взгляд все зависит от содержания трудовго договора. Если в ТД трудовая функция описана конкретно и развернуто, то ДИ может вообще не быть. Ибо ТФ и ДИ по сути одно и тоже. Ежели в ТД есть ссылка на ДИ, тогда ДИ нужно иметь. В этом случае ДИ былжна быть утверждена дателем (т.е. иметь подпись, печать и дату утверждения) и введена в действие соотвествующим приказом. Тогда работник непременно должен быть с ней ознакомлен под роспись (про лист ознакомления уже писали). Сколько экземпяров? Один. Он же подлинник. Нужно ли выдавать на руки работнику? Если попросит – нужно. Зааверенную копию. И вообще копий может быть великое множество – все зависит от заведенного в компании порядка. Есть одна вульгарная поговорка, но она полностью применима к бумажной работе и к нашей жизни вообще: «Трать бумаги больше, попа будет чище». Должно быть два экземпляра – один у работника, второй у работодателя, но если у вас руководитель настаивает на трех или Вас терзают смутные сомнения (С), пусть их будет пять! вы вот всё пишите 2 экземпляра.. а у меня в компании на одной олжности по 200+ человек и текучка страшная (Работяги в основном).. я как представлю что им еще и ДИ каждому выдавать – мне дурно становится.. У нас Оригинал в кадрах с листами ознакомления и в ТД в табличке ознакомления есть пункт про ДИ “ознакомлен подпись дата”.. и как то нормально живем)

www.superjob.ru

Ознакомление с должностной инструкцией в 2018 году

Как правило, все работники в первый рабочий день знакомятся с рядом локальных актов компании, учитывая, что данное правило закреплено нормами закона.

При этом многие к сему процессу относятся формально, забывая, что полученные сведения помогут им в дальнейшем трудовом процессе, а подпись докажет их право на то же исполнение обязанностей определенных, к примеру, только рамками должностной инструкции, о важности которой почти никто и не задумывается.

Нормы ТК РФ

К сожалению, трудовое законодательство РФ не содержит разъяснений по применению одного из важнейших документов, таких как должностная инструкция. Ведь в рамках ст.57 ТК РФ круг обязанностей теперь можно закрепить и в соглашении о сотрудничестве.

Однако многие работодатели, помня советские времена, по-прежнему оформляют инструкции, используя их в качестве приложения уже к договору, таким образом придавая им законную силу.

Кстати, на основании Письма Роструда от 09.08.2007 N 3042-6-0 должностная инструкция может быть издана и в качестве самостоятельного документа, порядок ознакомления с которым определяется уже компанией.

При этом стоит отметить, что несмотря на то, что создание ДИ не является обязательным и, соответственно, за ее отсутствие каких-либо санкций не последует, негативные последствия возможны.

В частности:

• недопонимание сторон о пределах своих полномочий;
• принятие решений, нарушающих права работника, учитывая, что подробного перечня своих обязанностей без ДИ он может и не знать;
• возможность судебного разбирательства ввиду отказа в трудоустройстве на основании отсутствия соответствующей квалификации, которая в инструкции, кстати, оговорена.

То есть посредством должностной инструкции как труженик, так и работодатель обезопасят себя не только от межличностных проблем, но и неисполнения необходимого объема работы, который именно в ДИ и будет закреплен, не говоря уже о других аспектах будущего сотрудничества.

Ознакомление с должностной инструкцией работников в 2018 году

В письме Роструда №4412-6 сказано, что поскольку законом процесс оформления и введения в действие должностной инструкции не определен, работодатель волен сам установить правила ее внедрения в трудовой процесс, включая и процедуру ознакомления с упомянутым документом.

А так как изобретать новую процедуру отдельно для ДИ нет смысла, учитывая предыдущие наработки, во многих компаниям используют аналогичные процессы.

Порядок и правила

Как правило, для того чтобы подтвердить факт получения любой информации работником на должном уровне, требуется его подпись, которая свидетельствует о том, что он ознакомлен, к примеру, с инструкцией и получил свой экземпляр на руки.

При этом для оформления ознакомления с должностной инструкцией предприятие может использовать три способа:

• проставление подписи непосредственно на самой инструкции;
• создание листка ознакомления;
• ведение журнала ознакомления.

Пример журнала:

Пример листа ознакомления:

Где работнику ставить подпись – в инструкции, на листе или в журнале?

Как правило, должностная инструкция разрабатывается на каждую должность в соответствии со штатным расписанием, однако в отдельных случаях, к примеру, при расширении зон обслуживания, могут оформляться и именные ДИ.

Также в рамках Письма Роструда от 31.10.2007 N 4412-6 инструкция может быть издана в качестве отдельно акта либо же в виде приложения к трудовому договору, что естественно влияет на порядок не только ознакомления, но и дальнейшего оформления.

В частности:

• если инструкция является именной, то есть созданной под отдельно взятого сотрудника, более того она соотносится с договором в виде приложения, подпись проставляется на инструкции;
• если же ДИ оформлена только под должность, которую периодически занимают разные сотрудники, ознакомление осуществляется посредством проставления подписи в соответствующем приложении, а именно, листке ознакомления.

Также в указанном случае можно использовать и журнал, что позволит зафиксировать информацию в более расширенном виде. В формуляр вносятся данные и обо всех изменениях в ДИ на протяжении ее периода действия с указанием пунктов и даты нововведений, не говоря уже о подписи сотрудников, которые одновременно еще и получают свой экземпляр на руки.

Сроки и периодичность

Естественно, инструкция не может оставаться актуальной на протяжении десятков лет, учитывая, что информационный прогресс затрагивает не только общественную жизнь, но и трудовую, усовершенствуя механизм исполнения тех или иных заданий.

При этом, постоянно подтверждать ознакомление с должностной инструкцией не нужно, особенно если она остается в прежней редакции.

То есть  подпись сотрудника в очередной раз требуется только в двух случаях:

• при приеме на работу и первом прочтении;
• при внесении изменений либо же издании новой редакции.

До или после приема на работу?

Подавляющее большинство претендентов на вакантные должности интересуются не только размером заработной платы, но и обязанностями, которые им предстоит исполнять каждый день.

Поэтому естественно предположить, что при собеседовании с будущим кругом обязанностей они знакомятся.

То есть кадровый работник может как устно огласить перечень будущих заданий, так и предоставить инструкцию для прочтения, и не более.

Ведь пока нет приказа о приеме и договора о сотрудничестве, подпись сотрудника на инструкции не имеет ни смысла, ни юридического значения. Именно поэтому прочитать инструкцию можно и до трудоустройства, а вот расписаться в связи с ее ознакомлением необходимо будет только после приема на работу.

Нужно ли издавать приказ об ознакомлении?

Закон не содержит разъяснений в отношении порядка ознакомления с должностной инструкцией, ввиду чего разработано три самых оптимальных способа, описанных выше.

При этом отягощать их созданием дополнительных распорядительных актов, которые всего лишь будут дублировать информацию и не нести какого-либо смысла нет необходимости.

Нюансы

Как узнать, ознакомлен ли сотрудник с документом?

Сам факт ознакомления заключается не только в прочтении должностной инструкции, но и в проставлении подписи, а также даты.

Соответственно для того чтобы узнать, был ли сотрудник ознакомлен с указанным документом должным образом, достаточно проверить, если ли его роспись в журнале либо же листке, а в ряде вышеописанных случаев, и на самой инструкции.

Можно ли оформить для нескольких работников сразу?

Безусловно, ознакомление под роспись работников предприятия с инструкциями обязательна, но вот обязанности у них будут разные, что предопределяет не только разные документы, но и несколько листков.

Хотя если фиксация ознакомления ведется посредством журнала, роспись всех сотрудников будет присутствовать в одном документе – журнале ознакомления.

Как правильно сделать при переводе?

Как правило, перевод подразумевает смену должности, обязанности по которой существенно отличаются от прежних заданий.

Именно поэтому если труженик переходит на иную вакансию, ему для ознакомления вручается уже новая инструкция, которую он не только подробно изучает, но и ставит подпись в журнале либо на специальном листке.

Какое время дается работнику на изучение документа?

Законом определенный период для ознакомления с должностной инструкцией не предусмотрен, и, тем не менее, в большинстве компаний оговоренный процесс занимает всего несколько часов.

Ведь для того чтобы прочитать всего три-четыре листа, а также принять окончательное решение больше и не требуется.

При этом стоит отметить, что инструкция всегда издается в нескольких экземплярах, один из которых вручается сотруднику для того чтобы он обладал информацией не только о круге своих обязанностей, но и пределе полномочий, не говоря уже о правах.

Как быть кадровику, если от сотрудника получен отказ?

В большинстве случаев, должностная инструкция содержит перечень обязанностей, которые соответствуют трудовой функции по должности, учитывая, что ДИ изначально создается на основании квалификационных требований.

При этом, если работодатель меняется часть обязанностей, которые уже не согласуются с трудовым предназначением сотрудника, требуется его согласие, так как придется вносить изменения и в договор о сотрудничестве в порядке, определенном ст.72 ТК РФ.

Если же кардинальных изменений не предвидится, но труженик все равно не согласен с нововведением, остается только два выхода:

• договариваться полюбовно;
• работать в прежнем режиме на основании должностной инструкции в первоначальном виде.

Должностные инструкции

---

Поделиться

buhdzen.ru

Должностная инструкция количество экземпляров :: frohdevtimi

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Один экземпляр выдайте сотруднику, другой храните у себя. Данная должностная инструкция содержит должностные обязанности,. Должностная инструкция юриста — это документ, регламентирующий. Подскажите, пожалуйста, сколько экземпляров должностной инструкции на одного работника должен подготовить руководитель. При этом, все последующие измененияв таком же количестве, а при замене новымивсе экземпляры должны быть собраны. Подскажите. Руководства, Инструкции, Бланки Инструкции Сколько Экземпляров Должностной Инструкции Должно Быть.8. Тиражирование должностной инструкции в требуемом количестве экземпляров. Примерная структура должностной.

Прошнурованных и пронумерованных листов, заверенную руководителем организации. Как правило, должностная инструкция составляется в двух экземплярах. После того как это будет сделано, на обороте последнего листа оформите запись о количестве прошнурованных и пронумерованных листов, заверенную руководителем организации. Должностная инструкцияэто повсеместно применяемый на практике. Должностная инструкция начальника участка описывает обязанности. Руководства, Инструкции, Бланки Инструкции Сколько Экземпляров Должностной Инструкции Должно Быть.8. Тиражирование должностной инструкции в требуемом количестве экземпляров.

Пожалуйста, сколько экземпляров должностной инструкции на одного работника должен подготовить руководитель. При этом, все последующие измененияв таком же количестве, а при замене новымивсе экземпляры должны быть собраны. Должностная инструкция — документ, регламентирующий производственные полномочия. В этом случае указывается только количество экземпляров одним из двух способов,. Как правило, должностная инструкция составляется в двух экземплярах. После того как это будет сделано, на обороте последнего листа оформите запись о количестве.

Инструкции 1. Должностная инструкция. Олянка Должностная инструкция как вид документа не упомянута в ТК РФ, и с формальной точки зрения ее наличие на предприятии вообще не является обязательным. Поэтому инструкций должно быть не менее 2 х экземпляров. В некоторых организация численность работников и количество ежедневно принимаемых на работу сотрудников по крайней мере до кризиса такова, что выдача копии должностной. Первый экземпляр должностной инструкции хранится в отделе кадров. Приложение 7 А. Подскажите,.

 

Вместе с Должностная инструкция количество экземпляров часто ищут

 

должностная инструкция оформляется на бланке.

письмо роструда от 31.10.2007 № 4412-6.

на основании должностной инструкции с работником составляется

 

Читайте также:

 

Мильгамма инструкция отзывы

 

Маркшейдерская инструкция

 

Инструкция по компьютеру скачать

 

frohdevtimi.webnode.ru

Хранение должностных инструкций | Статьи

Чем больше организация, тем больше в ней работает сотрудников, следовательно, необходимость регламентировать их трудовую деятельность становится более острой. Как нельзя лучше для этого подходят должностные инструкции, которые четко определяют круг обязанностей и порядок их выполнения для каждого сотрудника в организации. Однако, мало кто знает, как они должны правильно храниться. Именно этот момент мы рассмотрим сегодня более подробно.

Из данной статьи вы узнаете:

• что такое должностная инструкция;
• количество и хранение должностных инструкций в организации;
• основные моменты в оформлении должностных инструкций.

Для того, чтобы сделать процесс работы в организации более слаженным, а круг обязанностей каждого сотрудника более четким многие руководители издают такие внутренние документы, как должностные инструкции. О том, что они регламентируют и как должны храниться мы расскажем вам более подробно.

Что представляет собой должностная инструкция

Должностная инструкция – это внутренний документ, который призван определять должностные обязанности того или иного сотрудника и четко регламентировать порядок их выполнения. Более того, должностная инструкция также может содержать разделы касательно внешнего вида сотрудника, если это влияет на его трудовую деятельность (к примеру, для секретаря организации).

Читайте по теме в электронном журнале

Наличие должностных инструкций в организации говорит о четком распределении обязанностей, а также о желании руководителя создать единый и слаженный механизм работы всего коллектива. Однако в небольших компаниях, зачастую, отсутствует необходимость в составлении должностных инструкций, так как маленький штат сотрудников позволяет непосредственно отслеживать работу каждого. Если же в вашей организации планируется издание должностных инструкций, то давайте рассмотрим, как это происходит.

---

Что принесет независимая оценка квалификации секретарям

---

Как правило, разработкой должностных инструкций занимается служба ДОУ при непосредственном участии главы отдела компании, для которого данная инструкция создается. К примеру, если возникла необходимость создания инструкции для бухгалтеров, то принимать участие в данном процессе должен главный бухгалтер, который знает специфику данной работы. После составления инструкции она должна пройти согласование у главы отдела и у руководителя организации.

Отметим, что не существует каких-либо ограничений по должностям, для которых разрабатываются инструкции. При особом желании, должностная инструкция может быть разработана как для самого руководителя организации, так и для уборщиков и грузчиков.

Количество и хранение должностных инструкций в организации

В основном, должностные инструкции в организациях издаются в двух-трех экземплярах. Первый экземпляр должен находиться непосредственно в том подразделении организации, в котором трудятся сотрудники данной должности, второй экземпляр хранится вместе с уставом организации и прочими распорядительными документами, а третий может находиться в службе ДОУ в качестве копии либо у самого руководителя организации.

---

Делопроизводство в компании: как взять под свой контроль. 7 главных шагов

---

Отметим, что если сотрудники, занимающие одинаковую должность работают в разных подразделениях (к примеру, секретари начальников различных подразделений), то и должностная инструкция должна быть у каждого своя.

Основные моменты в оформлении должностных инструкций

Основным регламентом, устанавливающим требования к оформлению текстовых документов, является ГОСТ Р 6.30-2003 (далее — ГОСТ). И, хотя эти требования носят только рекомендательный характер, их следует изучить и применять в максимально полном объеме.

Так, ГОСТом устанавливается перечень реквизитов, которые должна содержать должностная инструкция. Это наименование предприятия и самого документа, его дата и номер, место издания документа, заголовок к тексту инструкции (наименование должности, для которой она разработана), грифы согласования и утверждения, подписи разработчиков инструкции и отметка о том, что работник с документом ознакомился, содержащая поля для его подписи и даты ознакомления.

 

Внимание: Класс должностной инструкции как вида документа по ОКУД — 0200000 – «Организационно-распорядительная документация», код, который необходимо указать в реквизитах, 0253051.

Текст должностной инструкции должен быть разбит на несколько разделов, внутри которых, при необходимости, могут содержаться подразделы. В документе должны с максимальной степенью подробности рассматриваться такие вопросы, как:

• основные трудовые функции и виды работ;
• полномочия и их краткое описание;
• ответственность и меры наказания, применяемые в случае несоблюдения работником требований должностной инструкции.

---

Должностная инструкция секретаря: оформляем правильно

---

Нумерация разделов и подразделов выполняется римскими цифрами, точки в конце их наименований не проставляются.

Поскольку должностная инструкция является внутренним документом, действие которого ограничивается одной организацией, в соответствии с ГОСТом допускается размещать реквизит «Согласовано» в нижней части оборотной стороны последнего листа оригинала. Проставление визы согласования на каждом листе также допускается.

www.sekretariat.ru

Должностная инструкция в двух экземплярах-В скольких экземплярах делается должностная инструкция ? – Блоги

Должностная инструкция в двух экземплярах nocd nodvd скачать keepsake                                                     Должностная инструкция печатается в 2 ух экземплярах. Должностная инструкция составляется в двух экземплярах, поскольку работник вправе запросить один экземпляр на руки.6. Должностная инструкция печатается в 2 -ух экземплярах (работодателю и сотруднику) или в одном? Здравствуйте уважаемые юристы.Подскажите, пожалуйста, сколько экземпляров должностной инструкции на одного работника должен подготовить руководитель.Всего два экземпляра ДИ, один работнику, второй нам в папочку. Полный текст документа Нормативные Акты для бухгалтера 23, ноябрь 2007. Должностные инструкции должны быть в двух экземплярах или в одном? Если в одном, то у кого хранится копия. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый. 2.Настоящая Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один экземпляр из которых хранится в отделе кадров предприятия, другой выдается руководителю стажировки в личное пользование и является его собственностью. Где должен храниться экземпляр работодателя должностной инструкции работника? Каковы сроки ее хранения? Л. Настоящая должностная инструкция водителя составлена и подписана в двух экземплярах.Первый экземпляр хранится у сотрудника, второй у руководителя Предприятия (Организации) 7. Настоящая Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится у Предприятия, другой — у работника.Обновлённые HR-Сообщества: hr… Если же должностная инструкция уже действует на момент приема работника на работу, ознакомление с ней должно осуществляться.Согласно ст. .Hdfrxraui .получении экземпляра должностной инструкции в этом случае. Аленка Ученик (193), закрыт. В двух экземплярах . Должностная инструкция составляется в двух экземплярах. Знаю, что Должностная инструкция УТВЕРЖДАЕТСЯ Руководителем организации. Заключительные положения 1. должностная инструкция товарного бухгалтера кряк для movavi video editor 9

aeterna.qip.ru