Содержание

Организация архива

Любая компания вынуждена иметь свой архив. А это значит, что стоит задуматься о такой вещи, как грамотная организация архива.

Организация архива в работе  компании

Организация архива - вынужденный и очень важный процесс в работе любой компании. В независимости от сроков существования, любая организация должна сохранять ряд документации: например, кадровые документы, бухгалтерские документы. А это значит, что необходимо правильно организовать работу архива.

Варианты работ по организации архива 

В большинстве случаев, за такой процесс, как организация архива, отвечает отдел делопроизводства компании. Но есть еще несколько вариантов решения данной проблемы. Некоторые организации создают отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит организация и ведение архива компании. При таком выборе стоит помнить, что организация архива фирмы должна быть осуществлена при соблюдении некоторых правил. 

Правила организации архива 

  • выделение отдельного помещения для размещения архива, состояние которого будет отвечать нормам хранения архивных документов,
  • назначение ответственных сотрудников архива приказом руководителя организации,
  • соблюдение всех законодательных норм архивного дела, принятых в Российской Федерации (причем не только при создании архива, но и при дальнейшем его ведении).

Организация архива специализированной архивной фирмой

Однако, существует еще один способ, при котором все трудности, связанные с такой процедурой, как организация архива компании, значительно сокращаются. И этим способом является обращение в специализированную архивную фирму. Профессионалы не только ответят на все вопросы, связанные с данным процессом, но и предоставят возможность хранения архива на своей территории, помогут в ведении архива и в утилизации документов, срок хранения которых уже истек.

Выберете оптимальную форму создания архива

Организация архива - трудоемкий процесс. В независимости от того, какой из вариантов создании архива выбрала компания, не стоит забывать, что архив существует не только для того, чтобы хранить документацию, но и для того, чтобы периодически работать с ней. А это значит, что необходимо не только выбрать оптимальную форму создания архива, но и установить четкие правила работы с ним. 

Ведение архива предприятия сторонней организацией

Управление и ведение архива предприятия сторонней организацией позволяет компаниям сконцентрироваться на собственном бизнесе, снизить финансовые риски, минимизировать управленческие и финансовые затраты. Сторонние организации берут на себя все обязательства необходимые для полноценного функционирование архива.
В итоге получается, что суммы, потраченные на оплату управления и ведения архива организацией, могут оказаться заметно меньше, чем те средства. Что тратятся на содержание собственной архивной службы. При этом качество оказываемых услуг по ведению архива – на высоте. Специалисты таких организаций обычно всегда в курсе всех изменений в законодательстве.                                                        

Ведение архива специалистами ООО "Архивный Сервис"

Ведение архива специалистами ООО "Архивный Сервис" производится с учетом пожеланий клиента. Отчетность предоставляется по первому требованию в той форме, которая удобна клиенту. 

Уничтожить документы с истекшими сроками хранения. Как это сделать? 

Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения следующий. В первую очередь   специалисты  ООО "Архивный Сервис"  проводят экспертизу  ценности документов и отбирают документы, не подлежащие хранению и те, которые должны быть уничтожены. Затем по результатам отбора документов, составляется Акт об уничтожении документов, не подлежащих хранению.

Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются к нам на участок для утилизации. Перед сдачей папки с документами для удобства упаковываются. Погрузка и вывоз на уничтожение (утилизацию) осуществляются под контролем нашего сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива. Передача дел для уничтожения оформляется актом или накладной, в которой необходимо указать дату передачи документов, количество передаваемых дел.

 

Все  проблемы связанные с этими вопросами, ООО "Архивный Сервис" способен решить с помощью своих квалифицированных специалистов.

 

 Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или [email protected] мы поможем решить этот вопрос.


смотрите также:

Разброшюровка дел и изъятие скрепок

Оформление обложек дел. Простановка архивных шифров

Cканирование книг

Сдача документов на хранение через систему электронного документооборота

Как переплести документы

archiv-s.ru

Как создать архив в нашей маленькой организации, откуда берутся номера фонда? | Вопросы подписчиков

Как создать архив в нашей маленькой организации, откуда берутся номера фонда?

Отвечая на поставленные вопросы, остановлюсь на основных моментах, касающихся создания архива организации.

Для начала необходимо определиться, зачем вашей организации нужен архив, тем более что организация, как вы говорите, «маленькая». Собственники документов обязаны обеспечивать сохранность своих документов. Эта норма закреплена как на уровне федеральных законов (ст. 50 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ, ст. 89 ФЗ «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ, ст. 17 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ и др.), так и должна быть отражена в локальных нормативных актах вашей организации – Уставе, Положениях. Обеспечение сохранности документов достигается, во-первых, назначением ответственных за каждый документ и за сформированные дела лиц, а также созданием условий для хранения документов. Учет документов и дел может вестись по регистрационным базам и номенклатуре дел соответственно. 


Важную информацию о архивном деле вы найдете в материале здесь.


Важно уточнить терминологию: что для вас значит понятие «архив организации» - структурное подразделение, осуществляющее хранение документов, или архивный фонд вашей организации (традиционно под архивом организации понимают структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования (п. 9 ст. 3 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее – ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»)), а под архивным фондом – совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой (архивный фонд) (п. 7 ст. 3 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», ГОСТ Р-51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).

Таким образом, в каждой организации создаются архивные документы и, соответственно, формируется архивный фонд, но не везде имеются структурные подразделения (или ответственные), осуществляющие его обработку. И тот факт, что ваша организация приняла решение о создании архива - довольно отрадное явление, свидетельствующее о достаточно высоком культурном и деловом уровне ваших руководителей.


Читайте о передаче документов в архив еще больше по ссылке.


Право (но не обязанность) создания архивов организациями и гражданами закреплено в ст. 13 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее – ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).  Сразу хочется отметить, что жестких правил в части организации работы с архивными документами не установлено, однако отечественная архивная школа давно уже выработала основные приемы и методы работы с ними (См.: «Основные правила работы ведомственных архивов» (утв. приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263), «Основные правила работы архивов организаций» (одобр. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

При организации архива вам предстоит решить три группы вопросов:

  • организационные;
  • методические;
  • технические.

Важную информацию о архивном делопроизводстве вы найдете в материале здесь.


Организационные вопросы

Под организационными вопросами мы понимаем определение основных задач и функций архива, его статуса, а также основных направлений реализации поставленных задач:

1. Определение статуса архива, его штат.

Архив может быть структурно выделен, а может быть просто назначен работник, ответственный за ведение архива. Необходимо определить основные функции и права архива или сотрудника, ответственного за его ведение.


Статья о ведении архива поможет вам не допускать ошибок в работе.


2. Определение взаимоотношений с государственным или муниципальным архивом.

Отношения между негосударственными организациями, гражданами и государственными (муниципальными) архивами строятся только на договорных основах. Если учесть, что договор - это волеизъявление как минимум двух сторон, то нужна воля вашей организации о передаче своих документов на государственное хранение и придание им соответствующего статуса, и встречно – воля государственного (муниципального) архива принять эти документы.

В соответствии с ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации, осуществляется на основании экспертизы ценности и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным и муниципальным архивом (ст. 6 п. 7).


Статья о архивном деле в 2017 году поможет вам не допускать ошибок в работе.


Если документы вашей организации на основании экспертизы ценности будут признаны документами Архивного фонда РФ и будет заключен соответствующий договор с государственным (муниципальным) архивом, ваша организация приобретет статус источника комплектования данного архива ( Пункт 4.2 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов

в государственных и муниципальных архивах, музеях и
библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 № 19).

Отобранные документы (архивный фонд вашей организации) по истечении определенного периода временного хранения, установленного договором, должны будут поступить в архив для дальнейшего хранения (п. 4.4 Правил работы государственных архивов).


Статья о архивном хранении поможет вам не допускать ошибок в работе.


При первом поступлении документов вашего архивного фонда в государственный (муниципальный) архив ему будет присвоен номер по списку фондов – номер фонда. Номер, присвоенный архивному фонду по списку фондов, будет являться его учетным номером и сохранится за ним во всех учетных документах архива. Архивный фонд заносится в список фондов только один раз: при первом поступлении в архив.

Не допускается внесение архивного фонда в список фондов ранее поступления его архивных документов на хранение (п. 3.5.3 Правил работы государственных архивов).

В список фондов помимо номера заносится и название архивного фонда, которое состоит из полного и официально принятого сокращенного названия фондообразователя (вашей организации) с указанием его подчиненности, местонахождения, крайних дат существования.

3. Определение порядка работы архива.

Также надо знать, предполагается ли ведение планов и отчетов о работе архива, составление плана-графика передачи дел в архив и т.д.

4. Определение состава документов архива.

Необходимо определить, какие документы будут храниться в архиве, а какие в дальнейшем будут переданы на государственное хранение (в архив могут поступать как управленческие документы, так и финансовые, научно-технические, технологические, личные и т.д. Помимо различных разновидностей на хранение могут поступать документы на различных носителях – бумажных, электронных и т.д., разных способов изготовления – машинописные, рукописные, электронные, аудио, фоно, видео и т.д. Также необходимо учесть, что в архив помимо основных документов могут передаваться справочные документы, базы данных).

5. Определение порядка комплектования.

Какие структурные подразделения (филиалы и др.) и в каком порядке будут передавать документы на хранение в архив.

6. Определение порядка использования документов.

Каким структурным подразделениям, должностным лицам и на основании каких документов будет предоставлено право запрашивать информацию (и документы) из архива.

7. Выявление потребностей в передаче части работ на аутсорсинг (хранение, переплет, уничтожение и др.).

8. Организация экспертизы ценности документов, создание Экспертной комиссии (ЭК).

9. Определение порядка передачи дел при смене лица, ответственного за ведение архива.

Методические вопросы

       Под методическими вопросами мы понимаем создание определенной нормативной базы, регламентирующей деятельность архива:

  1. Создание Положения об архиве.

Следует отметить, что Положение об архиве обязательно издается, независимо от того, является ли архив самостоятельным структурным подразделением или нет. В качестве образца для разработки данного документа можно использовать Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Роскомархива от 18.08.1992 № 176.

Данный документ имеет определенную структуру, которой следует придерживаться при составлении Положения об архиве вашей организации.  

  1. Закрепление обязанностей по организации и ведению архива в соответствующих должностных инструкциях, или издание приказа о возложении обязанностей на сотрудника по ведению архива.

Общество с ограниченной ответственностью

«Северо-Запад»

ПРИКАЗ

  «10» декабря 2012 г.                                                                                              №   12

г. Великий Устюг

О возложении обязанностей по

организации и ведению архива Общества

           

В целях обеспечения сохранности архивных документов ООО «Северо-Запад» (далее – Общество)

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Возложить обязанности по организации и ведению архива Общества на заместителя начальника Управления делами В.Н. Суворову.

2.В.Н. Суворовой:

2.1.  в срок до 15.01.2013 разработать и представить мне на утверждение Положение об архиве Общества.

a. в срок до 30.01.2013 представить на утверждение план мероприятий по организации архива Общества

3. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника управления делами В.В. Романова.

Генеральный директор                                                                            Я.В. Морозов

  1. Заключение договора с государственным (муниципальным) архивом (при необходимости).
  2. Заключение договора с фирмами на аутсорсинг архивных услуг (при необходимости).
  3. Закрепление основных положений по организации и ведению архива в Инструкции по делопроизводству или создание самостоятельных регламентирующих документов по данному вопросу, например, Положения о порядке архивного хранения документов.
  4. Разработка Положения о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) на основании Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утв. приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.
  5. Создание учетной документации и научно-справочного аппарата архива – листа фонда, сводных описей, актов о выделении к уничтожению документов, реестра описей, электронных баз данных.

Технические вопросы

Под техническими вопросами мы понимаем наличие или перспективы приобретения материальных ресурсов, способствующих реализации основных задач и функций архива:

  1. Наличие оборудованного архивохранилища, шкафов для хранения или передача работы на аутсорсинг.
  2. Определение объемов принимаемых документов, а также перспектив ежегодного движения документов, их прирост и выбытие на основании данных от структурных подразделений, сводной номенклатуры дела и т.д.

3. При наличии оборудованного архивохранилища - проведение его топографирования, т.е. нумерации всех полок и стеллажей с целью облегчения поиска документов (в целях закрепления места хранения документов в хранилищах составляются постеллажные и при большом объеме фондов пофондовые топографические указатели (ст. 4.4.3 Основных правил работы архивов организаций).

4. Наличие и потребность в компьютерной, копировальной и другой технике.

5. Организация переплета документов.

Итог: таким образом, каждая организация в зависимости от объема документов, основного направления своей деятельности, материальных ресурсов и иных факторов определяет для себя необходимость создания и функционирования архива как самостоятельного структурного подразделения. При невозможности хранить документы в месте функционирования самой организации она вправе рассмотреть вопрос передачи данного функционала на аутсорсинг. При наличии в архивном фонде документов значимых не только для самой организации, но и для общества в целом, целесообразно заключить договор с государственным (муниципальным) архивом о сотрудничестве.

Заключение такого договора, как правило, не несет финансовых обязательств, но определяет порядок, сроки и объект передачи на дальнейшее архивное хранение.  

www.sekretariat.ru

Ведение архива документов на предприятии

Просмотр:

Ведение архива документов – одна из тех важнейших задач, от которых не отмахнёшься и не отложишь «на потом». И не важно, идёт ли речь о небольшой фирме-изготовителе булавок или о всемирно известной нефтяной корпорации. И для той, и для другой ведение архива – задача номер один.

Документы в работе предприятия

Если вдуматься, с момента учреждения предприятия его неотступно сопровождают всевозможные документы. Без них не договориться с поставщиком, без них не принять и не отгрузить товар, без них не оплатить и не выставить счёт. И даже если в редких случаях бизнесмен действует по устной договорённости, то затем как можно скорее оформляет свои действия документально.

Архив – это «кровеносная система» предприятия

А она всегда должна циркулировать безостановочно, не образуя застоев. Позаботиться о безупречном ведении архива документов – это, по сути, означает позаботиться о «здоровье» своей фирмы. Недаром в деловой среде есть выражение: «Нужно быть дважды профи: во-первых, в своём бизнесе, а во-вторых – в ведении архива».

Порядок ведения архива

Однако последнее – не так уж просто. Сегодня существует строгий порядок ведения архива, обязательный для каждого предприятия. И те, кто отвечает за ведение документации, обязаны знать этот порядок от А до Я. И не просто знать и соблюдать, а быть своего рода юристом: постоянно шлифовать свои знания и всегда быть в курсе последних изменений законодательства. Ведь инструкция по ведению архива может и измениться, а проверяющие органы не будет интересовать, почему Ваш архивист не знал этого.

Наем специалиста

Представим, что на Вашем предприятии всё же будет работать ответственный специалист, в котором Вы будете уверены. Но найти такого специалиста и пригласить его в свой коллектив – это ещё не всё. Этим шагом Вы как руководитель берёте на себя ряд обязанности.

Решение задачи ведения архива

Снять с себя эту задачу полностью можно, лишь доверив ведение архива сторонним специалистам. Только в этом случае Вас не коснётся ни одна сложность. Ведь компания-аутсорсер сама платит налоги, сама обеспечивает сотрудникам рабочие места, сама контролирует их работу и следит за их квалификацией.

Архивные услуги от профессионалов

Сотрудники нашего коллектива профессионально помогают десяткам предприятий вести бизнес, неукоснительно соблюдая порядок ведения архива. Благодаря грамотному ведению архива документов наши Клиенты спокойно занимаются своим делом. Многолетний опыт работы с документами «Архив Гарант» транслирует в каждое своё действие. Наверное поэтому наша работа напоминает слаженный механизм, где все детали на своём месте. Качество своей работы мы гарантируем заранее. По всем вопросам ведения архива на предприятии обращайтесь по номеру 8 (495) 233-73-92 или отправьте запрос на [email protected]

Посмотреть все статьи

archives-garant.ru

Правильная организация архивирования документов и документооборота

Создание документооборота (архива) является весьма хлопотным делом. Однако, при правильном подходе к делу и хорошей организации можно добиться быстрого и простого архивирования документов в компании. Правильная организация архива значительно облегчит работу

Документы были всегда и всегда будут, с самого начала деятельности компании создаются различные документы, так или иначе влияющие на организацию работы и на успешность компании. Поэтому управляемый документооборот чрезвычайно важен для организации, от этого зависит скорость работы сотрудников (когда человек четко знает, где лежит требуемый документ, меньше времени уходит на его поиск), а это в свою очередь влияет на скорость реагирования компании на меняющиеся условия рынка.

Как правило, в каждой компании имеется канцелярия – организация, через которую проходит весь документооборот – от сотрудников в архивы и из архивов сотрудникам. Правильная организация канцелярии играет важную роль в компании, особенно важно создание архива для молодых компаний, так как потом просто невозможно будет разобраться в огромной куче бумаг.

Разделение на входящие и исходящие документы

В начале работы с документами и созданием архива удобно будет разделить все типы документов (которых в крупных компаний очень много, доходя до 600 типов) на три главных типа: входящие, исходящие и внутренние.

Входящие. К ним относятся документы, которые поступили от внешних партнеров предприятия, как правило, такие документы порождают соответствующие исходящие документы в определенных сроках.

Исходящие документы – это ответ организации внешним партнерам, большая часть исходящих документов подготавливаются на основе внутренних документов компании.

Внутренние документы необходимы для организации работы компании, как правило, они используются при общении крупных подразделений.

Каждый тип документа достаточно разнообразен, и может состоять из различных писем, распоряжений, указаний, и т.д. И для большего удобства рекомендуется в каждом типе использовать детализированные деления, например (жалобы, пожелания, предложения и др.).

Однако не следует весь документооборот заканчивать на определенных исполнителях, должна присутствовать и система автоматизации, которая не замыкается на канцелярии, а продолжается в подразделениях организаций. Использование компьютерных технологий и регистрационного номера значительно упростит ведение архива и поиска документа, так же обязательным является наличие атрибутов.

Атрибуты документов

Атрибуты в каждой компании разные, но существуют и общие атрибуты, которые используются большинством компаний. Среди них – регистрационный номер документа, источник документа, исполнитель документа и код документа.

Регистрационный номер – позволяет быстро ссылаться на определенный документ. Как правило, структура регистрационного номера в каждой компании может отличаться, т.к. он подбирается самостоятельно.

Атрибут «Источник документа» указывает от кого был получен документ. Для входящих указывается имя организации, для внутренних и исходящих – название подразделения или конкретное лицо.

Атрибут «исполнитель документа» указывает, какому сотруднику поручено исполнить данный документ, или который разработал его. Исполнитель всегда должен быть один.

Помимо общих атрибутов, в канцелярии используются отдельные атрибуты к каждому типу документов, например, входящие документы имеют еще такие атрибуты как срок исполнения и контролирующее лицо. А исходящие указывают также на такие атрибуты как Документ-основание (т.е. на основе чего был составлен исходящий документ) и список рассылки, указывающий, кому направляется этот документ.

Главное - своевременная архивация

Еще один важный фактор – не откладывать все на потом, так как документы накапливаются, поиски нужного документа занимают длительное время, вконец убивая желание разобрать и архивировать документы. Поэтому в каждой организации следует уделять архивированию дополнительное внимание.

Универсальной стратегии по архивированию документов не существует. У каждой есть свои плюсы и минусы. Два основных варианта: подшить бумаги сразу же или откладывать в стопку.

Архив? - "Будет сделано!"

Если вы принадлежите к типу "Будет сделано!", то ваши бумаги быстро исчезают в папках-регистраторах. У этого подхода есть два минуса:

Возможно, вы подшили документ слишком рано, и он может вам понадобиться в течение дня. В этом случае вам придется его доставать из папки. А на это требуется время.

В тайм-менеджменте существует рекомендация работать блоками. Это означает - в течение какого-то времени выполнять одинаковую работу.

"Отложу бумаги и подошью их потом"

Второй вариант архивирования - откладывать бумаги в сторону и подшивать их позже. В стопке или на лотке собираются, таким образом, немало документов. Тот, кто действует именно так, надеется подшить их позже. Главная проблема при этом - время для этого найти очень сложно.

Так стопка растет с каждым днем. Теряется контроль, поиски необходимого документа занимают много времени. К тому же постепенно исчезает желание разобрать бумаги.

Лучшая тактика - архив-менеджмент

Что лучше? Эти два этапа помогут привнести порядок и структуру на этапе "накопления":

Складывайте все бумаги в одно место. Это может быть подписанный лоток, одна или несколько подвесных папок или обычная папка. Если вы работаете с большим количеством бумаг и складываете их в течение долгого времени, то можете систематизировать их на этом "накопительном" этапе.

Выделите себе конкретное время для архивирования. Подшивку удобнее и быстрее выполнять на брошюровочно-переплетном комплексе Yunger M168 (Лотос M168, ППК М168) или, если объем бумаг очень большой, с помощью более мощного станка для подшивки документов Yunger M268 (Лотос M268, ППК М268) Для этого должно хватить одного раза в неделю. Если же у вас накапливается за неделю много бумаг, то делайте это чаще. К примеру, займитесь бумагами в среду и пятницу, выкраивая на это по полчаса. Это ускорит так нелюбимый многими процесс избавления от завалов.

Любая работа по организации начинается с подготовки, поэтому изначально следует определиться, как вы будете хранить бумаги? В традиционных папках, лежащие в ящиках столов, или вы используете стеллажи для папок? Если вы только начинаете работать и приобретаете оборудование, следует определиться, хватит ли размеров стола для ожидаемого объема бумаг.

ос@wB @авляется и оформляется по установленной форме, в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации и организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела - год(ы) заведения и окончания дела.

Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: «в деле имеются документы за ... год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжении и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»).

troika-x.ru