Какие сведения заносятся в трудовую книжку, инструкция

Современные реалии таковы, что граждане очень активно используют гарантированное основным законом государства право на свободу выбора места работы: как следствие, записей в их трудовых книжках много и сведения разные. А квалификация сотрудников отдела кадров не всегда находится на должном уровне, поэтому часто возникают вопросы, какие сведения вносятся в трудовую книжку и как правильно ее оформить?

 Что собой представляет трудовая книжка

Главный документ каждого официально работающего человека – трудовая книжка. В нее заносятся сведения о квалификации гражданина, смене им работодателя и о должностях занимаемых сотрудником. Также имеются сведения о поощрениях и наказаниях работника. Именно по указанным здесь данным можно восстановить, при необходимости, общий трудовой стаж.

Сейчас на законодательном уровне поговаривают о необходимости отмены этого документа как пережитка советского прошлого, дескать, в эру цифровых технологий негоже пользоваться архаичными носителями информации. Однако книжки применялись не только в нашем государстве: были они и во многих европейских и других странах. А переход на единую систему хранения данных о рабочей занятости гражданина  — дело, конечно, хорошее, но в масштабах нашей страны и общего количества трудоспособного населения уж очень грандиозное, и требующее времени. Поэтому, пока продолжаем пользоваться привычными носителями информации о деятельности, а чтобы не создавать путаницы, постараемся делать это правильно.

Оформление титульного листа

Первый титульный лист несет информацию о личности владельца книжки:

1. Фамилия, имя и отчество – в том виде, в котором написаны в паспорте гражданина: это значит, что если в паспорте написано «Наталья Валериевна», то и в титульном листе необходимо написать именно так, а не «Наталия Валерьевна»;
2. Дата рождения;
3. Информация об образовании и полученной специальности;
4. Дата оформления;
5. Подпись работника;
6. Подпись уполномоченного представителя работодателя, в организации которого гражданин начал свою деятельность и получил книжку, если уполномоченного лица – начальника отдела кадров, не имеется, то подписывает генеральный директор предприятия;
7. Все указанные сведения закрепляются печатью работодателя, печать отдела кадров организации тоже имеет силу.

 Какие сведения вносятся в трудовую книжку

После заполнения титульного листа, вносятся сведения о работе, которые записываются в соответственный раздел. Вписывается полное и сокращенное название организации. Дальше – порядковый номер записи. Ошибиться в порядке номеров не допустимо. Поправки записей не делаются. При необходимости исправлений, вписывается строка о том, что данные за номером таким-то считается недействительной.

Даты внесения записи пишутся арабскими цифрами в формате: ЧЧ. ММ. ГГГГ. Напротив, в третьей графе, пишется, что сотрудник принят на соответствующую должность. В четвертой графе вписывается основание принятия на должность: выписка из приказа от такого-то числа за таким-то номером. Сокращения в записи не допустимы.

В трудовую книжку заносятся сведения также и о переходе на другую должность, информация о совмещении нескольких должностей.

Образование в трудовой книжке

Профессия и специальность в трудовой книжке указывается на основании записи в документе об образовании. Если имеется несколько образований, например, два высших, то указывается все сведения о полученном образовании на основании дипломов.

Данные об изменении в образовании. На своем рабочем пути человек может улучшать образование, получать новые специальности и квалификации. Данные об изменениях в образовании вносятся как дополнение к имеющейся информации, без зачеркивания предыдущих сведений, через запятую (среднее, высшее). Ранняя инструкция от 1974 года предполагала внесение информации о полученном образовании и специальности также с указанием на внутренней стороне обложки оснований – выписки из соответствующего документа (диплома). Сейчас такого требования не существует.

Данные об образовании для студентов. Часто возникает вопрос, что записать в раздел образование, если работник на момент заполнения трудовой книжки является студентом или учащимся. Четких законодательных инструкция на этот счет нет, но в соответствии со сложившейся практикой в зависимости от того, истекла ли половина срока обучения, в трудовую книжку делается запись «неоконченное высшее (среднеспециальное) образование». Если новый работник не студент, но заявляет о своем неоконченном высшем образовании, запись в трудовую может быть внесена на основании документа — справки о неоконченном высшем образовании.

Впрочем, в любом случае, внесение сведений о неоконченном образовании является необязательным, делается по желанию сотрудника и строго не регулируется. Если даже первокурснику написать «неоконченное высшее», никаких негативных последствий это не повлечет.

Внесение сведений о награждениях и выговорах

В соответствии с нормативными документами (Инструкция по заполнению, Правила ведения и хранения трудовых книжек) раздел «Сведения о награждениях» может содержать в себе следующие сведения:

• представление к званию «лучший по профессии», «народный артист», «заслуженный… (артист, педагог и т.п.)», «работник года» и проч.;
• награждение за выдающуюся трудовую деятельность почетной грамотой, ценным подарком;
• денежное премирование.

По последнему пункту следует уточнить, что в трудовую записывается именно премия за некие выдающиеся свершения, это не относится к регулярным премиям, оговоренным договором.

Что касается выговоров и взысканий, то они, согласно ТК (статья 66) в трудовую книжку не заносятся. Таким образом, угроза работодателя объявить «выговор с занесением» силы не имеет. Исключением может быть только взыскание (выговор) за проступок, который стал причиной увольнения.

Порядок внесения записей аналогичен другим разделам и регулируется соответствующими Правилами. В бланк вносится дата награждения, подробные сведения о форме награждения, а также приказ-основание.

Исправление записей в трудовой книжке

К оформлению трудовой книжки следует подходить ответственно. Но все мы живые люди, и ошибки случаются. В случае обнаружения ошибки в момент оформления, то проще признать порчу бланка по вине работодателя и его изъятие, и заполнить новый бланк правильно.

Когда записей много, если возникает необходимость внести изменения, например, исправить не точную дату рождения, то исправления вносятся перечеркиванием неверной информации, написанием рядом новой и внесением информации об основании таких изменений, например, ссылку на паспортные данные.

Возможно, Вам будет интересна подробная статья о внесении  изменений в трудовую.

С течением времени информация о работнике может изменяться. Нужно вносить сведения о произошедших изменениях: перемене фамилии или имени, получении дополнительной специальности и образования.

Если фамилия изменилась, старая зачеркивается и вписывается новая – рядом на строке или сверху. А на обложке с внутренней стороны, записывается основание перемены фамилии: данные из нового паспорта или выписка из свидетельства о браке или разводе. Если фамилия меняется неоднократно, то последующие изменения вносятся по той же схеме.

Современная инструкция о заполнении трудовой (приказ Министерства труда 2003 года) не дает точных указаний о том, куда вписывать сведения, если строчек и места на обложке не хватает. Видимо, государственные чиновники при составлении инструкции не принимали во внимание, что современный человек имеет право не только на свободу труда, но и на свободный выбор спутника жизни и даже смену имени и фамилии в связи со сменой пола.

О внесении записей в трудовые книжки при смене наименования организации

Имена и фамилии меняют не только граждане. Случается, что и работодатель меняет свое наименование. Необходимо произвести запись в трудовой книжке о переименовании организации.

Эти данные вписываются в раздел информации о работе. В третью графу производят запись, что с такой-то даты организация «X» переименована в организацию «Y», а в четвертой графе записывается основание – № постановления или приказа. Как и ранее, указывается полное и сокращенное наименование организации.

ktovdele.ru

Прием на работу. Внесение записи о приеме в трудовую книжку работника.

Как правильно записать факт приема в трудовую книжку работника? Запись обязательно делать сразу или через какое-то время? Вопросы совсем не праздные, поскольку трудовая книжка – это своеобразная визитка работника.

Мы уже подробно говорили о том, какие действия нужно выполнить перед тем, как допустить работника к работе. А вот запись в трудовую книжку мы делаем позже. Почему?

Есть два основных документа, которые регламентируют работу с трудовыми книжками:

1. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Пост. Правительства РФ от 16.04.2003. N225 «О трудовых книжках») – далее Правила.
2. Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003. N69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек») – далее Инструкция.

В Инструкции сказано, что трудовые книжки работодатель ведет только на тех работников, которые проработали у него свыше пяти дней. И только на основных работников, т.е. на совместителей трудовые книжки вести не нужно.

Если работник при приеме предоставил Вам действующую трудовую книжку, то Ваши действия:

• зарегистрировать её в «Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним» сразу при получении документов,
• запись о приеме внести только тогда, когда работник отработает у Вас 5 дней.

Что будет, если сделать запись сразу, в первый же день? Ничего страшного не случится. Но если работник не продержится в Вашей фирме и пяти дней, то запись об увольнении после трех-четырех дней несколько испортит работнику репутацию. А ведь эту запись можно было не делать. Хотя, если, например, работник проработает всего неделю (а в этом случае мы обязаны сделать запись), то запись об увольнении после недели работы смотрится ничуть не лучше. Но таковы нормы!

В соответствии с 3.1. Инструкции запись о приеме вносится следующим образом:

1. Посередине третьей графы в виде заголовка нужно написать полное наименование работодателя, а в скобках – сокращенное наименование (при наличии такового). Сама запись о приеме будет располагаться под этим заголовком.
2. в графе 1 нужно написать следующий порядковый номер записи,
3. в графе 2 ставим дату приема на работу в формате 00.00.0000
4. В графе 3 фиксируем факт приема. Запись о приеме на работу состоит из:

• слова «Принят» («Принята»),
• наименования структурного подразделения (если структурное подразделение указано в трудовом договоре),
• наименования должности, специальности, профессии.

Например: «Принята на должность бухгалтера».

5.  В графе 4 нужно указать дату и номер приказа о приеме. Сокращать слова нельзя, пишем полностью «Приказ от 21.07.2012 №56-лс»

Как определить, принимаем ли мы на должность или по профессии, смотрите статью Как грамотно составить трудовой договор (ч. 3). Никакие другие условия, указанные в договоре или приказе о приеме, в книжку не заносятся!

В следующей статье мы расскажем о том, как правильно поступить, если у работника нет трудовой книжки по какой-либо причине.

Скачать пособие «Трудовая книжка без ошибок»вы можете на сайте http://slavianna.ru

slob-expert.ru

образец. Увольнение: запись в трудовой книжке :: BusinessMan.ru

Трудовая книжка — один из ключевых документов, закрепляющих юридические факты, которые касаются правоотношений между работодателем и наемным сотрудником. Поэтому работникам кадровых служб следует подходить с особой ответственностью к заполнению данного документа, а также к внесению корректировок в него. На какие нюансы, касающиеся данных действий, следует обращать внимание?

Записи о работе

Рассмотрим, каким образом следует делать запись в трудовой книжке, если перед инспектором ОК стоит задача внести в соответствующий документ данные о работе. Какова специфика работы с книжкой в данном аспекте? Каковы требования законодательных регламентов, касающихся решения подобных задач?

Один из распространенных дискуссионных моментов, отосящихся к внесению сведений в соответствующий раздел трудовой книжки, касается того, следует ли вписывать в документ фразу, отражающую тот факт, что человек до поступления на работу не имел трудового стажа. Многие кадровики данное действие практикуют. Но законодательство этого не требует. Поэтому, оформляя на работу человека, для которого поступление в компанию — первый опыт, мы не будем фиксировать в соответствующем документе сведения, отражающие данный факт.

Вписывая в рассматриваемый раздел документа необходимые сведения, специалист кадровой службы во всех случаях обязан фиксировать данные о квалификации сотрудника — таковы требования норм, регламентирующих то, как делаются записи в трудовой книжке. Например, это могут быть такие формулировки: «Принят в такой-то цех фрезеровщиком такого-то разряда».

Другой важнейший нюанс, касающийся процедуры внесения сведений в раздел о работе трудкнижки: заверять соответствующую информацию печатью организации и подписью руководителя или иного уполномоченного сотрудника не нужно. Дело в том, что реквизиты, которые удостоверяют сведения в трудкнижке, а именно подпись и печать, должны проставляться в документе, только когда сотрудник увольняется.

Совместительство

Достаточно примечательны факты, касающиеся такой правовой категории, как совместительство. Запись в трудовую книжку, фиксирующая, что работник и наниматель взаимодействуют в рамках соответствующего типа правоотношений, должна вноситься при соблюдении ряда нюансов. Рассмотрим их.

Полезно отметить, что касательно такого явления, как совместительство, записи в трудовую книжку могут вноситься, только если наемный работник сам этого пожелает. Соответствующие сведения фиксируются в документе кадровой службой по основному месту трудовой деятельности человека на основании документов, подтверждающих тот факт, что сотрудник где-то еще работает — обычно это оформленная должным образом справка от другого нанимателя.

Интересный нюанс: если даже человек уволился с места работы по совместительству, то он тем не менее может отразить в трудовой книжке данные о том, что занимался соответствующей деятельностью, в другой фирме. Специалист кадровой службы основной компании-работодателя не наделен правом отказывать сотруднику в фиксации сведений, о которых идет речь.

Каким образом внести данные о совместительстве при условии, что человек уже уволился с дополнительного места работы? Очень просто. В 1-й графе документа указывается дата приема сотрудника на работу на другом предприятии, во 2-й графе фиксируются сведения о принятии его в штат соответствующей организации, в 4-й — информация о документе, который является основанием для внесения записей в трудкнижку. Аналогичным образом фиксируется запись в трудовой книжке, отражающая факт увольнения человека с дополнительного места работы.

Перевод

Когда человек переводится из одной организации в другую, следует ли это отражать в трудкнижке? Да, это необходимо. Как только оформлен перевод, запись в трудовую книжку, удостоверяющая данную процедуру, должна быть внесена. Однако на практике решение данной задачи может сопровождаться определенными сложностями. С чем они связаны?

В числе распространенных дискуссионных моментов — ситуация, при которой должна быть запись в трудовой книжке, отражающая тот факт, что человек переводился на другую работу временно. Но затем оформился там на постоянной основе в силу того, что прежняя вакансия была упразднена, и сотрудник решил продолжить работу на новом месте. Подобный сценарий отражен в 722 статье ТК РФ.

Специфика подобных случаев в том, что сведения о временных переводах с одной работы на другую не могут вноситься в трудкнижку. Только если человек впоследствии оформился на новое место постоянно, соответствующая запись в трудовой книжке может быть произведена. При этом дата внесения записи должна соответствовать моменту юридически закрепленного перевода сотрудника на постоянную вакансию. В законодательных источниках, которые бы регламентировали внесение подобных данных, отсутствуют примеры необходимых формулировок.

Но как же все-таки делаются такого типа записи в трудовых книжках? Образец схемы внесения подобных сведений может быть таким. Во 2-й графе документа указывается дата, отражающая факт внесения в трудовую книжку записи о переводе (как только работодатель издаст соответствующий приказ, подтверждающий то, что человек начинает выполнять свои функции на постоянной основе). В 3-й графе фиксируется запись, отражающая перевод, но дополнительно также указывается дата фактического начала трудовой деятельности человека на новом месте работы. В 4-ю графу вписываются данные о двух приказах: о том, по которому человек перешел в новую компанию, а также о том, по которому он начал работать на постоянной основе.

Исправления в трудкнижке

Какими критериями руководствоваться сотруднику кадровой службы, если перед ним стоит задача исправить запись в трудовой книжке? Практическая значимость подобных действий возникает в случаях, когда специалисту необходимо откорректировать неточные или недостоверные сведения. Чаще всего это касается разделов, содержащих информацию о работе, а также о награждениях сотрудника. В соответствии с действующими регламентами, зачеркивать неверные данные в трудкнижках нельзя. Их следует полностью переписывать — с учетом поправок. Данная процедура характеризуется рядом нюансов.

Прежде всего, запись, содержащая ошибки, должна быть не просто переписана, а и дополнена соответствующим пояснением: зачем специалист кадровой службы данную процедуру осуществляет. Как правило, достаточно ограничиться комментарием, отражающим тот факт, что запись, закрепленная за таким-то номером, признается недействительной. Затем в трудовую книжку вносятся корректные сведения со ссылкой на документы, которые удостоверяют правомерность указания новой информации.

Увольнение

Одна из самых сложных процедур, отражающих правоотношения с участием сотрудника и нанимателя, — увольнение. Запись в трудовой книжке, которая фиксирует освобождение человека от занимаемой должности, может производиться на разных основаниях. Рассмотрим некоторые из них.

Стандартный сценарий — когда сотрудник увольняется в соответствии с п.3 77 статьи ТК РФ, то есть по собственному желанию. Основной дискуссионный момент касательно него — какую формулировку вписывать, фиксируя увольнение. Запись в трудовой книжке, которая произведена специалистом кадровой службы одного предприятия, может быть не похожа на формулировки коллег из других фирм.

Например, некоторые кадровики могут писать, что человек уволен в соответствии с пунктом 3 статьи 77 ТК РФ, другие же фиксируют, что трудовой договор расторгнут в соответствии с данным положением закона. Как правильно?

Эксперты отмечают, что допустимы обе формулировки. Все зависит от того, каким конкретно законодательным актом руководствуется кадровик. Основных документов, регламентирующих то, как должны вноситься записи в трудкнижку при увольнении, два. Первый — это Постановление Минтруда № 69, изданное 10.10.2003 г. В соответствии с ним в трудовую книжку вносится запись о том, что человек уволен. Другой источник права — собственно ТК, а именно статья 84.1. Согласно ее положениям кадровик вправе вписать в трудкнижку формулировку, отражающую не увольнение сотрудника, а расторжение договора по соответствующему основанию.

Возможен вариант, при котором сотрудник инициирует свое увольнение по причинам, предполагающим некоторые льготы и преференции, установленные законодательством. Например, это может быть необходимость оставить работу в силу того, что человеку нужно ухаживать за ребенком.

Другой сценарий — увольнение, предполагающее переход сотрудника из одной компании в другую. Оснований для этого в законодательстве может быть несколько: перевод по личной просьбе работника и по инициативе работодателя, но с согласия специалиста. Таковы положения пункта 5 статьи 77 ТК РФ. Выбор конкретной формулировки предопределяет то, какие записи в трудовой книжке будут производиться.

Важнейший нюанс, на который следует обращать внимание специалистам кадровых служб предприятий при работе с трудкнижками при увольнении, заключается в следующем: нельзя, определяя законодательное основание для прекращения правоотношений с наемным сотрудником, ссылаться на 80 статью ТК РФ. Она не может быть основанием для увольнения — в ней только лишь содержатся положения, которые разъясняют, в каком порядке должен расторгаться контракт, если сотрудник уходит по собственному желанию.

Допустимо ли исправлять ошибки в титульном листе?

Другой распространенный в практике работы российских кадровиков проблемный аспект — исправления в титульном листе трудкнижки. На что обращать внимания специалистам? Допустимо ли вносить исправления в трудовую книжку, если речь идет о корректировке сведений на титульном ее листе?

Интересен тот факт, что в действующих источниках права нет положений, которые бы официально регламентировали то, каким образом кадровик должен исправлять ошибочные данные в соответствующей части бланка. Поэтому многие юристы склонны считать, что корректировке титульный лист документа не подлежит. Необходимо сразу делать правильные записи в трудовой книжке, в данном ее элементе. Если человек, заполняющий документ, ошибся, то таковой считается недействительным.

Но есть и другая точка зрения. В соответствии с ней внести запись в трудовую книжку в порядке корректировки ее титульного листа допустимо, так как законом это не запрещено. Изменения будут фиксироваться согласно тем же нормам, что установлены для работы с разделами документа, в которых содержится ФИО сотрудника. То есть нужно зачеркнуть неверные сведения и вписать правильные. С другой стороны, если учесть, что такого рода сведения вносятся при первичном заполнении бланка, гораздо проще (и правильнее) было бы оформить новый документ.

Где взять печать на титульном листе?

Рассмотрим еще один интересный аспект работы с трудовыми книжками, касающийся оформления титульного листа документа. Согласно законодательству, регламентирующему работу с такого рода документацией, в соответствующем разделе должна присутствовать печать организации, которая впервые оформила книжку для человека. В практике трудовых правоотношений встречаются случаи, когда фирма по каким-либо причинам не проставляет соответствующий реквизит. Считать ли документ недействительным в таких случаях? Нет, он не утрачивает своей законной силы. Однако его необходимо привести в соответствие с критериями, прописанными в законодательстве.

В общем случае предыдущая компания-работодатель должна, как отмечают юристы, содействовать человеку в обеспечении корректности заполнения главного трудового документа и все-таки проставить печать. Но вполне возможно, что фирма уже ликвидирована. И в этом случае сотрудник может предпринять следующие шаги.

Во-первых, он может обратиться в архив с тем, чтобы запросить там документы, которые помогут ему доказать, что он работал в конкретной организации. Во-вторых, человек может обратиться в суд, составив заявление, по которому факт его трудовой деятельности в компании должен быть установлен.

Кадровик новой фирмы, получив документы, которые сотрудник сумел достать посредством указанных способов, может поставить печать на титульном листе. Но этим предприятие удостоверяет тот факт, что сведения, вписанные в трудовую книжку предыдущим работодателем, можно считать корректными.

Кто может корректировать записи?

В общем случае вносить изменения в трудкнижку должен специалист кадровой службы только той компании-работодателя, которая допустила фиксацию в документе сотрудника некорректных сведений. Но возможен сценарий, при котором также и другой наниматель вправе исправлять информацию в трудовой книжке. Для этого в распоряжение кадровика фирмы должен попасть документ, который будет считаться официальным основанием для внесения изменений. Это может быть копия приказа о приеме сотрудника на работу, а также о его увольнении.

Изменение статуса фирмы

Другой распространенный случай: компания-работодатель реорганизуется. Например, это может быть ее поглощение более крупной фирмой. В итоге сотрудники компании, вошедшей в состав другой структуры, начинают работать на другое юридическое лицо. Есть ли в этом случае необходимость обновлять запись в трудовой книжке? Должности могут остаться те же, есть ли юридический смысл в осуществлении соответствующих корректировок?

В 75-й статье ТК РФ сказано, что смена собственника имущества фирмы не может выступать основанием для аннулирования трудовых контрактов. Исключения установлены лишь для топ-менеджеров фирмы. Руководство организации, его заместители, а также главный бухгалтер в ряде случаев обязаны оформлять новые трудовые договоры. Соответственно, информация в их трудкнижках должна быть обновлена.

Заполнение трудкнижек предпринимателями

Как известно, ИП, так же как и юридические лица, обязаны заводить трудовые книжки для наемных сотрудников. Каковы особенности заполнения данного документа предпринимателями? Принципиальных различий между процедурами, характерными для работы с документацией юрлиц и ИП, немного. Законодательство, регламентирующее то, каким образом кадровик может сделать запись в трудовую книжку, должно трактоваться юрлицами и ИП одинаково. Но некоторые нюансы, отражающие специфику работы с документом в организациях, работающих в статусе ИП, все же есть.

Записи, вносимые в соответствующий документ, пока работник осуществляет трудовую деятельность в организации, должны заверяться подписью работодателя или же компетентного специалиста кадровой службы. Если ИП нанял кадровика или секретаря, который отвечает за ведение трудовых книжек, то никаких проблем нет: заполняет бланки и ставит необходимые реквизиты на них нанятый специалист.

Но как быть, если ИП предпочел не нанимать помощников и занимается ведением трудовых книжек самостоятельно? Предприниматель де-юре не является сотрудником своей же фирмы. Что касается ООО, то с этим обычно проблем нет: даже если кадровик в штат не принят, его функции может выполнять руководитель — он имеет полное право на ведение работы с таким документом, как трудовая книжка. Запись директор может внести, откорректировать, дополнить, то есть произвести любые необходимые действия с документом.

ИП, конечно, может себя оформить как руководитель, невзирая на то, что это невыгодно (в силу необходимости уплаты НДФЛ и отчислений в фонды). Но законодатель в отношении аспекта работы с трудкнижками достаточно либерален: ИП в полной мере может иметь статус «работодатель», что прямо предусмотрено ТК РФ. Каким образом в этом случае следует производить записи в трудовых книжках? Образец соответствующей схемы заполнения для ИП может быть таким. Допустим, мы принимаем человека на работу. Во 2-й графе пишем дату оформления соответствующего приказа (ИП также должен его издавать). Далее делаем запись в трудовой книжке, отражающую информацию о том, куда человек пришел работать и на какую должность — сведения вносятся в 3-ю графу. Пишем полностью: «Индивидуальный предприниматель Иванов Петр Сидорович». Ниже фиксируем, что человек «принят на должность такую-то». В 4-й графе указываем, на основании какого приказа человек зачисляется в штат организации. ОГРНИП и иные реквизиты, идентифицирующие предпринимателя, вписывать в данный раздел трудовой книжки не обязательно.

businessman.ru