Содержание

Срок хранения документов после ликвидации ООО

Чем вызвана необходимость хранения документов компании после ликвидации

Необходимость хранения документации, которая осталась после ликвидации компании, продиктована возможностью возникновения обстоятельств, когда приходится вновь поднимать официальные отношения, оформленные при деятельности организации. К таким обстоятельствам относят:

  1. обращения граждан для возобновления сведений о своем стаже. Объектами такой информации могут быть:
    • личные дела;
    • сведения о времени работы;
    • зарплатные ведомости и т. д.
  2. обращения руководства, учредителей фирмы из-за её ликвидации с целью получения сведений о взаиморасчетах с кредиторами и дебиторами:
    • бухгалтерская первичная документация;
    • акты выполнения работ;
    • приемо-передаточные акты и т. д.;
    • договора;
    • соглашения и т. д.
  3. запросы, поступающие от проверяющих органов, касаются:
    • бухгалтерской отчетности;
    • оформленных первичных документов.

Подготовительные мероприятия по хранению документации вследствие ликвидации фирмы

Документы в архив после ликвидации фирмы собственники передают самостоятельно. Ответственными лицами, кто должны приготовить и отдать сведения в архив при ликвидации фирмы, назначаются:

  • ликвидаторская комиссия;
  • конкурсный управляющий. Он назначается банкроту или при ликвидации фирмы;
  • учредители.

Для выполнения предписанного протокола сбора данных одним из членов такой ликвидационной комиссии выгоднее сделать архивариуса. В его непосредственные обязанности войдет: посмотреть, что осталось из документов у данного предприятия при ликвидации, систематизировать картотеку, создать описи, сметы расходов на архивацию, хранение.

Перечень тех документов, что передаются на хранение, оговорены ФЗ 125 от 22.10.2004 (в ред. от 28.12.2017 г.) «Об архивном деле в РФ».

Предварительная обработка документации, что осталась после ликвидации для лучшего их ответственного хранения в архивной организации

Несмотря на профессиональные тонкости архивного дела, можно приготовить всю документацию на отгрузку непосредственно в архив вследствие ликвидации ООО и самостоятельно. При такой подготовке необходимо сделать следующее:

  • Отсортировать всё, что оставалось после ликвидации. Документы раскладываются по разделам. Разделу придают статус дела. Объем одного дела не превосходит 250 страниц. Документы с разным сроком хранения должны находиться в разных делах. Не допускать повтора документа. Дела сортируются по году.
  • Прошить дела. Папка из картона должна прошиваться через четыре отверстия прочными суровыми нитками. Документы располагают в порядке хронологии, затем их нумеруют. Первый и завершающий листы без номера. Первый лист в папке без надписей, завершающий – лист заверителя;
  • Создать нумерацию папок дел;
  • Создать обложки для дел. На них должны быть указаны все наименования организации (краткое, полное), заглавие, период собрания, число имеющихся в деле страниц;
  • На специальном бланке составить полную опись дел, включенных в материалы к передаче. Она включает историко-архивную справку, сведения об учредителях, основной вид деятельности, произошедшие смены учредителей, произошедшие реорганизации, протокол о ликвидации, сведения о данные лиц, проводящих ликвидацию.

Важно! Опись дел, которые передаются на хранение архивной организации после ликвидации предприятия, распечатать в трех экземплярах.

Далее, дела помещаются в коробку архивного предприятия и после ликвидации передаются в обработку архиву.

Если предприятие имело длительный период работы, то количество оставшихся документов будет значительным. Ввиду большой трудоёмкости и длительности операций, связанных с процессом подготовки документов на хранение, эту операцию могут исполнить сотрудники архива по принятому уговору с ликвидаторской комиссией.

Послеликвидационная передача документов в архив

Уже в ходе ликвидационной компании целесообразно иметь представление о предстоящей операции по сдаче бумаг на хранение. Согласие о сдаче к сохранению создается в форме договоров с архивом комиссиями по ликвидации, доверенным лицом. В заключенном договоре с архивом указываются условия договора, такие как:

  1. виды услуг и их оплата;
  2. хранение и сроки;
  3. право на использование;
  4. состав документации и т. д.

Внимание! После того как прошла ликвидация предприятия сдача данных заверяется приемо-передаточным актом. Архивная организация обязана выдать справку, которая предъявляется госорганам по запросу.

Сведения по срокам на хранение и разделы документации для хранения

Списочный состав и сведения о сроках хранения всей документации объяснены в «Перечне архивных типовых управленческих документов», который работает с 2011 г. Документы, передаваемые архиву после ликвидации, могут иметь неодинаковые сроки хранения.

Вечное хранение

  • все отчётные финансовые документы;
  • фирменные документы принятия, утверждение бух. отчетов;
  • акты по передаче права;
  • учетные книги дохода и расхода у частных предпринимателей;
  • свидетельства, выдаваемые при постановке на учет и др.

В государственных архивах нуждаются в хранении документация с вечным сроком хранения и документация кадров предприятий после их ликвидации.

Документы, относящиеся к категории длительного хранения (от 45 л)

Есть специальные документы, которым обеспечивают хранение от 45 до свыше 70 лет. Это документы, которые укажут на факты поступлений и увольнений с работы, переводы и т. д., оставшиеся после ликвидации.

  • документы по штатам с отражением оклада;
  • личные дела, личные карточки сотрудников;
  • трудовые срочные договоры;
  • набели, наряды;
  • лицевые счета работников и т. д.

Документы, относящиеся к категориям временного хранения

После ликвидации предприятия данные документы продолжают оставаться в силе. Время их хранения составляет 5-10 лет. К ним относятся:

  • соглашения с юридическими лицами;
  • договора по государственным закупкам;
  • административно-хозяйственные приказы;
  • командировочные и отпускные приказы.

Документы с временным промежутком хранения хранятся в частной архивной фирме. Вознаграждение за хранение возлагается на фирму и после ее ликвидации.

Надо знать! Передача документов архиву должна производиться ликвидационной комиссией на основании соглашения, подписанного представителями обеих сторон.

Как уничтожить документы после ликвидации организации

Не весь объем документов после ликвидации фирмы подлежат обязательному хранению. В случае ликвидации предприятия уничтожаются документы с истекшим сроком хранения. При уничтожении документов необходимо составить акт. Вот некоторые способы уничтожения документов с истекшим сроком хранения после ликвидации фирмы:

  1. Сжигание

    Сжигают обычно секретные документы. При этом важно выбрать правильное место для сжигания.

  2. Шредирование

    Это разрезание бумаг на мелкие полосы или кусочки в специальном устройстве – шредере

  3. Выездное уничтожение

    Значительный объем бумаг уничтожают специальные компании. Бумаги отправляют в промышленный шредер, который находится в грузовом автомобиле. При таком способе уничтожения уровень безопасности значительно выше, чем у предыдущих.

Юридические основания порядков сохранения после ликвидации ООО или ИП регламентирует Закон о бухгалтерском учете N 129 от 21 ноября 1996 г.

Ответственность по невыполнению сроков по передаче документов

Согласно п. п. 2, 3 ст. 62 ГК РФ все операции относительно ликвидации предприятия выполняет комиссия по ликвидации. Эта комиссия выбирается собственниками в процессе принятия окончательного соглашения о ликвидации фирмы. Следовательно, именно она обеспечивает передачу бумажных носителей на хранение и именно на ней лежит ответственность за исполнение этой операции.

Важно! Лица, нарушающие процесс укомплектовки, хранения, передачи бумажных материалов, предназначенных для хранения в архиве, привлекаются к административной ответственности.

Юридические и должностные лица, которые нарушили закон об архивном деле, несут за это ответственность, установленную законом. При несоблюдении законов о хранении документации организаций из-за ликвидации предусматривается ответственность в соответствии со статьями 13.20, 13.25 КоАП РФ.

Следовательно, хранение документов организации происходит в архивных организациях. Компания после ликвидации обязана сделать все мероприятия по передаче бумажных данных в архив с соблюдением положенных законом мер. Организация должна обеспечить архивное хранение бумаг в обозначенном порядке после своей ликвидации.

toplawyer.ru

Хранение документов после ликвидации ООО

Ликвидация компании — это процесс прекращение ее деятельности или начало ее деятельности в новом формате (с новыми учредителями, в составе другой организации или после разделения на две дочерние фирмы).

Если закрытие ООО прошло в соответствии со всеми нормами и правилами, то налоговая служба и некоммерческие фонды (ПФР, ФСС, Росстат) прекращают свою работу по контролю над ее действиями, в том числе над внутренними документами.

Однако в ряде случаев может потребоваться поднятия определенных отчетов и личных дел. Например, если один из бывших сотрудников ООО утратил трудовую книжку и нуждается в подтверждении своего стажа и квалификации. Или у нового владельца фирмы возникает спор по вопросу задолженности с кредиторами и ему необходимы старые декларации, информация по доходам и расходам, квитанции из банка об оплате.

На все эти случаи законодательно предусмотрены определенные сроки по хранению документов после ликвидации ООО. Данные сроки никак не связаны с видом деятельности организации.


Принимая самостоятельное решение по данным вопросам, помните (!):

  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но это не гарантирует решение именно вашей проблемы.
  • Информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте. (Простите нас)


Именно поэтому для вас работают бесплатные консультанты:

Просто опишите ситуацию, чтобы узнать у дежурного консультанта, как решить вашу задачу

Или позвоните:

  • Телефоны для Москвы: +7 (499) 703-43-52
  • Телефоны для СПБ: +7 (812) 309-57-61

Для регионов 8 (800) 333-45-16 ДОБ.530

Даже для организаций с нулевым балансом или находящихся на упрощенке (упрощенной системе налогообложения) требования по хранению документов имеют полную силу.

Ответственность за хранение документов при ликвидации

После ликвидации компании лица, ответственные за данную процедуру (члены ликвидационной комиссии, конкурсный управляющий или учредитель) должны выполнить два основных действия:

  1. Закрыть расчетный счет. Процедура происходит по предоставлению в банк двух документов: заявления клиента и справку об исключении организации из ЕГРЮЛ. После того, как расчетный счет закрывается, заявитель согласно 859 статье ГК РФ уведомляет фонды и налоговую службу в течение 7 дней.
  2. Передать документы для хранения в архив. Эту процедуру определяет Федеральный закон №125. В частности то, какие именно документы подлежат этой передаче, можно узнать из Положения №03-33/пс. Ключевым является метод закрытия ООО.

При добровольной ликвидации и банкротстве, если организация в период своей деятельности заключила договор с Архивным фондом РФ (пример договора), в архив передаются все необходимые для хранения документы. В таком случае члены ООО полностью снимают с себя обязательства, с ними связанные. В противном случае в архив передаются только документы с информацией о персонале компании.

При реорганизации обязанность по хранению документов принимает на себя вновь образуемая фирма. Если речь идет о разделении, то это будет организация с большим уставным капиталом.

Передачу документов в центр Архивного фонда или иную организацию в обязательном порядке сопровождает заключение договора. В нем указывается, кто берет на себя ответственность за подготовку документов и несет связанные с эти расходы. Обычно эти обязательства накладываются на ликвидируемое общество.

В договоре также указываются условия уничтожения документов по истечению срока хранения, оговариваются связанные с этим расходы (образец договора). При передаче документов составляется соответствующий акт следующего вида.  

Подготовка документов к архивации

Данная процедура является крайне трудоемкой, особенно, если документы содержались в период существования ООО не в надлежащем порядке. Когда организация вела свою деятельность в течение длительного срока, а структуризацией документации никто не занимался, имеет смысл воспользоваться услугами фирм-посредников.

Также можно заключить договор с центром архивации на проведение подготовки. Такой вариант является предпочтительным, если в последствие прием и хранение будет осуществляться этой же организацией.

В общем виде подготовка документов для хранения включает в себя следующие этапы:

  1. Структуризация дел. Производится их оформление в группы, которые называются делами. Дела должны содержать документы с одинаковым сроком хранения, созданные в один календарный или в отдельных случаях  учебный год. В одном деле может находиться не более 250 листов. Каждый документ представляется в единственном экземпляре. Документы нужно организовать внутри дела в определенном порядке: хронологическом, логическом (по подгруппам), алфавитном или ином.
  2. Подшивка. Для оформления документов в дела используются папки с твердым переплетом. В начало и в конец вставляются чистые бланки для описи и заверения. Из бумажных документов удаляется все скобки, скрепки или иные предметы. Производится прокол в четырех местах. Документы переплетаются и помещаются в папку.
  3. Нумерация. Каждый лист дела, кроме вышеуказанных чистых бланков, нумеруются арабскими цифрами, которые наносятся простым карандашом. Числа помещаются в верхнем правом углу или на обратной стороне в левом углу чертежей, схем, планов, рисунков.
  4. Внутренняя опись. Она составляется для документов, срок хранения которых на момент ликвидации ООО превышает 10 лет. Для нее используется отдельный бланк. В нем указывается номер документа, его название, количество листов, на которых он расположен. В конце описи указывается общее число документов (прописью) и листов в деле.
  5. Обложка дела. Содержит информацию о названии организации, дате создания дела и сроке его хранения. Также на обложке указывается название дела. Формат ее оформления имеет следующий вид.

Прекращение деятельности юридического лица имеет важное значение не только для его участников, но и сторонних лиц (например, кредиторов). Подробности в статье — сведения о ликвидации юридических лиц.

Интересно, для чего необходима публикация сведений о ликвидации юридического лица, и что происходит при закрытии фирмы, вне зависимости от того, как она происходила добровольно или принудительно? Читайте по этому адресу.

Сроки хранения документов после ликвидации ООО

Согласно законодательству выделяются  три вида документов, связанных с деятельностью организации:

  1. Документы постоянного хранения.
  2. Документы длительного хранения. Они содержат информацию по сотрудникам ликвидируемой организации и должны оставаться нетронутыми в течение 75 лет.
  3. Документы временного хранения. Их срок составляет не более 10 лет.

Первая группа включает в себя документы, несущие информацию о получении прибыли, предпринимательской деятельности ООО. Они передаются в Архив в обработанном виде. К ним относят:

  • Приказы, связанные с деятельностью фирмы, журнал об их регистрации.
  • Структура ООО, расписание работы.
  • Документы, посвященные ценообразованию.
  • Акты уничтожения документов.
  • Внутренняя бухгалтерия организации: отчеты, декларации и пр.
  • Договоры об оказании услуг, выполнении работ, проведении сделок.
  • Устав.

Ко второй группе относятся:

1. Дела по личному составу в трех экземплярах на бумажном носителе и одна электронная версия.

Данные документы включают в себя:

  • Приказы об увольнении, приеме на работу и переводу сотрудников организации.
  • Личные дела на каждого сотрудника, документ формы Т2.
  • Трудовые договора, журналы регистрации трудовых книжек.
  • Документ о заработной плате, расписании, переработках и прочих штатных моментах.
  • Ведомости о получении расчета сотрудниками, их доходе.
  • Акты об авариях, травмах, полученных на производстве.

2. Историческую справку.

Существуют определенные правила оформления исторической справки. В ней допускается использование только прямого порядка слов в предложении (во избежание двусмысленности при трактовке), ее оформление осуществляется на титульном листе организации при наличии такового.

В исторической справке должны быть отражены следующие сведения:

  • Название, юридический адрес и контактные данные ООО.
  • Дата создания организации, номера документов и постановлений или передаточных актов, которые сопровождали открытие (покупку) ООО.
  • Структурные изменения, имевшие место во время предпринимательской деятельности, со ссылкой на документы.
  • Перечень всех членов руководства и учредителей фирмы. Даты их трудоустройства или владения долей, номера приказов о зачислении, увольнении, входа и выхода из состава ООО.
  • Пункты устава, в которых говорится о роде деятельности организации, целях ее создания, миссии.
  • Структурная организация общества с ограниченной ответственностью: количество сотрудников, субординация среди разных отделов.
  • Номер расчетного счета, наличие кредитов, задолженностей.
  • ФИО лица, ответственного за ведения дел, состояние документов. Номера приказа о его назначении на должность, должностной инструкции.

Документы временного хранения подлежат передаче в архивные центры, если их срок еще не истек. В противном случае они уничтожаются.

В эту группу включают:

  • Приказы о командировках, отпусках, отгулах, административных, сверхурочных работах.
  • Документы с информацией о закупках материалов на нужды организации.
  • Акты приема выполненных работ.
  • Прочие документы, не несущие существенной, важной информации.

При необходимости воспользоваться информацией, содержащихся в переданных на хранения документах, можно обратиться в Архивы или их представительства.  По требованию выдают справки, имеющие юридическую силу. Также возможно получение копий постановлений, приказов и положений ликвидированной организации.

Альтернативная ликвидация ООО имеет свои нюансы. Читайте, какие моменты являются важными при реорганизации, и как проходит альтернативное закрытие ООО.

Следует учитывать, что распределение имущества ООО при ликвидации представляет собой процесс, во много раз превосходящий по сложности процедуру перехода имущества к ООО в момент организации. Читать далее.

Что такое ликвидация через оффшор?  Иногда возможность осуществления ликвидации по данной схеме имеет некоторые минусы, риски и затруднения. Узнайте об этом по ссылке.


Остались вопросы? Наш консультант БЕСПЛАТНО ответит на все ваши вопросы (!):

Позвоните:

  • Телефоны для Москвы: +7 (499) 703-43-52
  • Телефоны для СПБ: +7 (812) 309-57-61

Для регионов — 8 (800) 333-45-16 ДОБ.530

1likvidaciya.ru

Хранение документов после ликвидации организации – обязанность и ответственность

Ликвидация организации занимает много времени и проходит ряд сложных процедур, все они сопровождаются обязательным документальным оформлением. Одним из вопросов, требующих разрешения  является вопрос о хранении документов после ликвидации организации. Ряд документов, подлежат  длительному хранению вне  зависимости  от формы ликвидации:

— добровольная  ликвидация по решению собственников,
— ликвидация по причине банкротства,
— ликвидация по решению суда,

Это документы по кадровому составу, они подлежат обязательному хранению в течение 75 лет (далее — Кадровые документы).   Кадровые документы – это документы, подтверждающие  стаж работы  и выплаты по заработной плате сотрудникам, когда либо,  трудившимся в ликвидируемой организации.

В состав кадровых документов входят следующие документы:

√    Приказы о приеме и увольнении
√    Расчетные ведомости
√    Расчетно-платежные ведомости
√    Трудовые договоры

Хранение кадровых  документов после ликвидации  служит  источником документарного подтверждения прав граждан на пенсионное и иное социальное обеспечения.

Кадровые документы передаются на хранение в государственные или  муниципальные архивы,  принимающих такие документы на хранение.   Иногда архивы временно прекращают прием документов, по причине того, что  не имеют площадей для хранения новых поступлений, и  приходиться ждать  пока не будут уничтожены документы, по которым срок хранения уже истек. Конечно,  если организация находиться в большом городе, то возможно в нем окажутся и другие архивы, которые также принимают кадровые документы на хранение.  Следует иметь ввиду, что коммерческие архивы не имеют право хранить кадровые документы, подлежащие обязательному хранению, после ликвидации организации.

Само по себе государственное хранение кадровых документов является бесплатным,  НО комплектование, оформление, сшивание,  составление исторических справок, т.е. подготовка документов   к передаче в архив – дело недешевое.

И каждый руководитель или собственник  решает для себя самостоятельно вопрос о передаче кадровых  документов на хранение.

Очень хорошо, если организация осуществляла выплаты заработной платы после введения персонифицированного учета в Пенсионном фонде РФ, т.е. после 2000 года.  В этом случае данные о стаже, начислениях и уплаченных  страховых   взносах по всем работникам   уже находятся в  Пенсионном фонде, и в дальнейшем при выходе на пенсию бывшим работникам вряд ли потребуется дополнительное подтверждение  собственного стажа и полученных в предыдущие годы  выплат.

Гораздо хуже, если организация начала свою деятельность задолго до 2002 года,  и для подтверждения своего стажа и выплат работники должны будут обратиться либо в организацию  либо в архив (если организация в которой они работали уже ликвидирована).  Тогда для руководителя ликвидируемой организации  на весах оказывается вопрос: что делать? Сдавать или не сдавать документы в архив. Выбирать приходиться между   достаточно большими затратами  на передачу кадровых документов на хранение (в большей степени это касается крупных организаций с числом сотрудников  более 50 чел.)  и интересом работников, которые верой и правдой трудились на благо общего дела.  Этот вопрос не имеет стандартного  ответа. Каждая организация индивидуальна.

Необходимо отметить, что ответственность за хранение документов в законодательстве прописана не четко. Две статьи в КОАП 13.20 и 13.25 касаются  хранения документов в период деятельности организации. Что же  касается уже ликвидированной  организации, то и привлекать  по большому счету некого – юридическое лицо уже не существует, и должностное лицо (руководитель или ликвидатор) соответственно тоже.

Кроме кадровых документов, с которыми мы уже разобрались, существует   очень много  прочей документации организации.  Разделим ее на три группы:

√    Учредительные документы
√    Налоговая и бухгалтерская отчетность,  отчетность во внебюджетные фонды
√    Первичная бухгалтерская документация

Учредительные документы находятся в регистрирующем органе,  бухгалтерская  и налоговая отчетность – в налоговом, отчеты в фонды – соответственно во внебюджетных  фондах ФСС или ПФР. Так что хранить их после получения  свидетельства о ликвидации и исключении организации из ЕГРЮЛ  на наш взгляд не имеет смысла.

Первичная бухгалтерская документация нужна в работающей организации в первую очередь для подтверждения задолженности дебиторской или кредиторской, подтверждения прав на имущество, а также даже для ответов по встречным налоговым проверкам.  Ответ на встречную проверку, подтвержденный документами,  – это в первую очередь подтверждение отношений с контрагентом для налогового органа, а для контрагента – это хорошие отношения с поставщиками и покупателями. Чтоб для бизнеса очень важно.

В случае,  если  по ликвидированной организации придет запрос на проведение встречной проверки, то налоговый орган ликвидированной организации  направит ответ в налоговый орган  контрагента, что организация уже ликвидирована.  В этом случае налоговый инспектор имеет право направить в налоговый орган по месту жительства  бывшего  руководителя организации поручение с просьбой опросить (читай допросить) последнего  в качестве свидетеля   на предмет отношений с конкретным контрагентом.   Руководителям настоящим и бывшим и собственникам это нужно иметь ввиду, в связи с тем, что практика вызова на допрос  бывших руководителей уже ликвидированных организаций получила достаточно большое распространение.

Конечно, если,  по мнению руководства организации среди документов могут оказаться  те, которые могут являться серьезными доказательствами в уголовном, арбитражном, административном   или гражданском процессе, то имеет смысл их хранить до окончательного завершения   разбирательств по делу.  
В этом случае можно прибегнуть к коммерческим архивам. Следует иметь ввиду, что если в коммерческий архив, придет официальный должным образом оформленный  запрос из правоохранительных органов о предоставлении ваших документы, то архив обязан предоставить все запрашиваемые документы.   
По правилу хранения документов,  подлежат хранению документы 5-ти летней давности. Если каждый год уничтожать соответствующие  документы, то через 5 лет  не должно остаться ни одного документа по ликвидированной организации.  Коммерческие архивы могут,  в том числе предоставить и такую услугу как уничтожение документов.

www.ordis.ru

Хранение и уничтожение документов после ликвидации ООО

Одним из наиболее трудоемких, затяжных и в то же время очень важных этапов ликвидации компании является процесс подготовки и передачи в архив всех необходимых документов. Поэтому нужно следовать установленной процедуре, чтобы документы после ликвидации ООО сохранились в надлежащем виде.

Передача документов в государственный архив обоснована тем, что одному из бывших сотрудников предприятия могут потребоваться документы, подтверждающие его трудовой стаж. Документация также может понадобиться для урегулирования финансовых споров с налоговой инспекцией и кредиторами.

Подготовка документации к передаче в архив

За сохранность документов отвечает ликвидационная комиссия, создаваемая при ликвидации ООО. Если ведению и хранению документации в период функционирования организации не уделялось соответствующее внимание, то упорядочить все бумаги будет довольно проблематично. В этом случае предприятие может воспользоваться услугами специализированных компаний, которые подготовят документацию компании к подаче в архив.

Подготовка документации состоит из следующих этапов:

  • Структуризация дел по времени хранения и году создания.
  • Подшивка.
  • Нумерация.
  • Внутренняя опись.
  • Оформление обложек.

Получатель документации

Документы после ликвидации ООО передаются компании-правопреемнице (п. 9.7 «Основных правил работы архивов организаций»). Если таковой нет, то всю документацию нужно передать вышестоящей организации. Если же отсутствуют обе компании, то документацию необходимо передать в государственный архив.

Документацию, относящуюся к группе документов, которые хранятся до 10 лет, организация может передать частной компании, занимающейся хранением документации.

Документацию, относящуюся к группе документов, которые хранятся до 10 лет, организация может передать частной компании, занимающейся хранением документации.

Ликвидационная комиссия должна заключить договор с организацией, берущей на хранение документацию. Это положение прописано в ФЗ № 125 от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации».

Также ликвидационной комиссией в ее распорядительном документе должно быть прописано, как будет проходить уничтожение документов по прошествии необходимого срока хранения.

Сроки хранения документации

Срок хранения документов устанавливается Перечнем типовых управленческих архивных документов.

Все документы ООО можно разделить по сроку хранения на 3 группы:

  1. Документы постоянного хранения.
  2. Документы продолжительного хранения.
  3. Документы временного хранения.

К первой группе относятся все документы, связанные с хозяйственной деятельностью организации. Вторая группа включает документацию по личному составу, а также историческую справку. Срок хранения таких документов – 75 лет. Срок хранения документов третьей группы варьируется от 1 года до 10 лет.

Использовать документы с истекшим сроком хранения для хозяйственных нужд – запрещено. Их нужно утилизировать.

Если истек срок хранения документа, то нужно подготовить его к утилизации – для этого собирается комиссия, состав комиссии указывается в акте «О создании экспертной комиссии». Далее она составляет акт с описью документов, подлежащих уничтожению.

Отобранные к уничтожению документы направляются на предприятия, занимающиеся утилизацией сырья, после чего составляется акт об утилизации, к нему нужно подшить квитанцию о сдаче документов на переработку. Документы могут быть уничтожены в присутствии представителя организации.

Хранение документов после ликвидации ООО позволит решить все спорные вопросы, которые с большой вероятностью могут возникнуть уже после ликвидации компании. Также эти документы могут помочь вашим сотрудникам избежать проблем с получением положенной им пенсии. Именно поэтому организация должна подходить к вопросу ликвидации с полной ответственностью, учитывая не только свои интересы, но и интересы бывших работников.

zhazhda.biz

Хранение документов после ликвидации организации – обязанность и ответственность

Ликвидация организации занимает много времени и проходит ряд сложных процедур, все они сопровождаются обязательным документальным оформлением. Одним из вопросов, требующих разрешения  является вопрос о хранении документов после ликвидации организации. Ряд документов, подлежат  длительному хранению вне  зависимости  от формы ликвидации:

— добровольная  ликвидация по решению собственников,
— ликвидация по причине банкротства,
— ликвидация по решению суда,

Это документы по кадровому составу, они подлежат обязательному хранению в течение 75 лет (далее — Кадровые документы).   Кадровые документы – это документы, подтверждающие  стаж работы  и выплаты по заработной плате сотрудникам, когда либо,  трудившимся в ликвидируемой организации.

В состав кадровых документов входят следующие документы:

√    Приказы о приеме и увольнении
√    Расчетные ведомости
√    Расчетно-платежные ведомости
√    Трудовые договоры

Хранение кадровых  документов после ликвидации  служит  источником документарного подтверждения прав граждан на пенсионное и иное социальное обеспечения.

Кадровые документы передаются на хранение в государственные или  муниципальные архивы,  принимающих такие документы на хранение.   Иногда архивы временно прекращают прием документов, по причине того, что  не имеют площадей для хранения новых поступлений, и  приходиться ждать  пока не будут уничтожены документы, по которым срок хранения уже истек. Конечно,  если организация находиться в большом городе, то возможно в нем окажутся и другие архивы, которые также принимают кадровые документы на хранение.  Следует иметь ввиду, что коммерческие архивы не имеют право хранить кадровые документы, подлежащие обязательному хранению, после ликвидации организации.

Само по себе государственное хранение кадровых документов является бесплатным,  НО комплектование, оформление, сшивание,  составление исторических справок, т.е. подготовка документов   к передаче в архив – дело недешевое.

И каждый руководитель или собственник  решает для себя самостоятельно вопрос о передаче кадровых  документов на хранение.

Очень хорошо, если организация осуществляла выплаты заработной платы после введения персонифицированного учета в Пенсионном фонде РФ, т.е. после 2000 года.  В этом случае данные о стаже, начислениях и уплаченных  страховых   взносах по всем работникам   уже находятся в  Пенсионном фонде, и в дальнейшем при выходе на пенсию бывшим работникам вряд ли потребуется дополнительное подтверждение  собственного стажа и полученных в предыдущие годы  выплат.

Гораздо хуже, если организация начала свою деятельность задолго до 2002 года,  и для подтверждения своего стажа и выплат работники должны будут обратиться либо в организацию  либо в архив (если организация в которой они работали уже ликвидирована).  Тогда для руководителя ликвидируемой организации  на весах оказывается вопрос: что делать? Сдавать или не сдавать документы в архив. Выбирать приходиться между   достаточно большими затратами  на передачу кадровых документов на хранение (в большей степени это касается крупных организаций с числом сотрудников  более 50 чел.)  и интересом работников, которые верой и правдой трудились на благо общего дела.  Этот вопрос не имеет стандартного  ответа. Каждая организация индивидуальна.

Необходимо отметить, что ответственность за хранение документов в законодательстве прописана не четко. Две статьи в КОАП 13.20 и 13.25 касаются  хранения документов в период деятельности организации. Что же  касается уже ликвидированной  организации, то и привлекать  по большому счету некого – юридическое лицо уже не существует, и должностное лицо (руководитель или ликвидатор) соответственно тоже.

Кроме кадровых документов, с которыми мы уже разобрались, существует   очень много  прочей документации организации.  Разделим ее на три группы:

√    Учредительные документы
√    Налоговая и бухгалтерская отчетность,  отчетность во внебюджетные фонды
√    Первичная бухгалтерская документация

Учредительные документы находятся в регистрирующем органе,  бухгалтерская  и налоговая отчетность – в налоговом, отчеты в фонды – соответственно во внебюджетных  фондах ФСС или ПФР. Так что хранить их после получения  свидетельства о ликвидации и исключении организации из ЕГРЮЛ  на наш взгляд не имеет смысла.

Первичная бухгалтерская документация нужна в работающей организации в первую очередь для подтверждения задолженности дебиторской или кредиторской, подтверждения прав на имущество, а также даже для ответов по встречным налоговым проверкам.  Ответ на встречную проверку, подтвержденный документами,  – это в первую очередь подтверждение отношений с контрагентом для налогового органа, а для контрагента – это хорошие отношения с поставщиками и покупателями. Чтоб для бизнеса очень важно.

В случае,  если  по ликвидированной организации придет запрос на проведение встречной проверки, то налоговый орган ликвидированной организации  направит ответ в налоговый орган  контрагента, что организация уже ликвидирована.  В этом случае налоговый инспектор имеет право направить в налоговый орган по месту жительства  бывшего  руководителя организации поручение с просьбой опросить (читай допросить) последнего  в качестве свидетеля   на предмет отношений с конкретным контрагентом.   Руководителям настоящим и бывшим и собственникам это нужно иметь ввиду, в связи с тем, что практика вызова на допрос  бывших руководителей уже ликвидированных организаций получила достаточно большое распространение.

Конечно, если,  по мнению руководства организации среди документов могут оказаться  те, которые могут являться серьезными доказательствами в уголовном, арбитражном, административном   или гражданском процессе, то имеет смысл их хранить до окончательного завершения   разбирательств по делу.  
В этом случае можно прибегнуть к коммерческим архивам. Следует иметь ввиду, что если в коммерческий архив, придет официальный должным образом оформленный  запрос из правоохранительных органов о предоставлении ваших документы, то архив обязан предоставить все запрашиваемые документы.   
По правилу хранения документов,  подлежат хранению документы 5-ти летней давности. Если каждый год уничтожать соответствующие  документы, то через 5 лет  не должно остаться ни одного документа по ликвидированной организации.  Коммерческие архивы могут,  в том числе предоставить и такую услугу как уничтожение документов.

www.ordis.ru

Хранение документов организации после ликвидации

Сдача документов в архив при ликвидации организации

Думаю, ни для кого не секрет, что процесс этот чрезвычайно сложный, во многом даже болезненный: передаются основные средства, выплачивается задолженность поставщикам и подрядчикам, осуществляются окончательные расчеты с персоналом по оплате труда, а также иные предусмотренные им по законодательству выплаты; сверка отчетности с налоговым органом, и т.д. и т.п. И вместе со всеми перечисленными мероприятиями этой громоздкой процедуры одним из значительных является передача архива предприятия в организацию, которая обеспечит его хранение.

Казалось бы, решение данной проблемы не может вызвать каких-либо вопросов. Но это не совсем так: хранение после ликвидации фирмы сопровождается рядом юридических тонкостей и особенностей и является неотъемлемой частью процесса закрытия организации, в том числе и в случае банкротства.

Необходимо помнить, что все расходы на осуществление хранения документов после ликвидации ложатся на бывшего руководителя фирмы.

Сколько хранить документы после ликвидации ооо

10 ст.

23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле»). Таким образом, в случае ликвидации организации ее документы необходимо хранить (продолжать хранить) в течение общеустановленных сроков. Сроки хранения документов определяются в соответствии с приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558

«Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»

(далее – Перечень).

Ликвидация организации: что делать с кадровыми документами

По состоянию на: 10.12.2010 Журнал: Справочник кадровика Год: 2011 Автор: Гущина Инна Александровна Тема: Документы кадровой службы, Архив, По инициативе работодателя, Оформление прекращения трудового договора Рубрика: Кадровое делопроизводство

    Шаблоны документов

      Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Акт приема-передачи на постоянное хранение в государственный архив Договор на оказание услуг архивными учреждениями
      Федеральный закон от 22.

Хранение документов организации после ликвидации

Вопросы обеспечения сохранности акционерных обществ при их ликвидации нашли свое отражение в постановлении Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг.

Процитируем наиболее важные для нас фрагменты.

3.9. В случае ликвидации общества, если оно имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив.

Здравствуйте! Компания ликвидирована, руководитель хочет должным образом утилизировать/сдать на хранение оставшиеся.

Подскажите пожалуйста порядок такой процедуры. Т.е. нужно ли сдавать их в архив или куда-то еще, на какой срок. Спасибо! Статья 13.20. Нарушение правил хранения, комплектования .

учета или использования архивных Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.

Хранение документов после ликвидации компании

При ликвидации компании особое место занимает вопрос о том, как в дальнейшем осуществлять хранение документов после ликвидации. В связи с тем, что уничтожение не может быть произведено по срокам давности, архивные документы передаются в Государственный или частный архив.

Таким образом, даже после исчезновения юридического лица как такого, есть возможность обратиться к различным документам, созданным в процессе его работы.

Ликвидация любого предприятия или организации — сложный, трудоёмкий процесс, требующий от руководителей немалых материальных и временных затрат.

Хранение после ликвидации компании — проблема, с которой сталкивается каждый руководитель любой прекращающей свою деятельность фирмы (в том числе и фирмы-банкрота). Прежде всего, речь идёт о хранении организационной документации постоянного срока хранения и документов по личному составу.

Документы при ликвидации организации

Для сотрудников кадровой службы ликвидация организации означает не только оформление увольнения всех ее сотрудников, но и большую работу со всеми кадровыми документами, которые накопились в компании за время ее существования.

От того, насколько грамотно было организовано их ведение и последующая передача на дальнейшее хранение кадровых при ликвидации организации, зависит будущая пенсия всех сотрудников, включая руководство.

juridicheskii.ru

Хранение документов организации после ликвидации

Хранение документов организации после ликвидации

Но это законодательство и соответствующие подзаконные акты регулируют соответствующие вопросы по-другому, а кое в чем и противоречат НКУ. Согласно п.

6 Положения №88, первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив предприятия, а до момента такой передачи хранятся в бухгалтерии предприятия.

Согласно этому Положению, хранение, оформление и передачу документов в архив обеспечивает главный бухгалтер.

Ликвидация компании: что делать с документами

Получить подобные документы будет крайне сложно, если документы по личному составу не были переданы на хранение в государственный архив.

Именно поэтому очень важно передать их на государственное хранение.

После передачи документального фонда собственником становится государство, а документы, сроки временного хранения которых не истекли, включены в состав государственного архива.

Общие аспекты ликвидации Прежде чем приступать к обработке имеющихся документов, необходимо ознакомиться с общей процедурой ликвидации юридического лица.

Какие документы сдаются в архив при ликвидации предприятия

Без соответствующих квитанций и бухгалтерских документов их разрешить невозможно. Поэтому и приходится обращаться в архив относительно их предоставления.

К руководству и учредителям ликвидированного предприятия могут возникнуть вопросы у налоговой инспекции и внебюджетных фондов. Ответы на них также будут искаться в документах, сданных в архив на хранение.

Чем регулируется Обязанность и порядок сдачи документации в архив после ликвидации предприятия регламентированы следующими нормативными документами: Фактически процесс сдачи документации на хранение регулируется в большей степени только двумя последними законами из тех, что представлены в списке выше: ФЗ «Об архивном деле» — обязывает всех руководителей и учредителей при ликвидации, независимо от форм собственности, передавать важные документы о хозяйственной деятельности в архив после прекращения деятельности.

ФЗ «О банкротстве» — регулирует вопрос сдачи документации в случае принудительного прекращения деятельности юридического лица на хранение в специальные структуры.

Договор с архивным фондом Собственник, который передает документацию на хранение в архивные органы, сохраняет за собой право собственности на эти документы.

Ликвидация организации: что делать с кадровыми документами

Как не ошибиться, какие документы необходимо сохранить и куда следует обращаться? Надеемся, этот материал вам поможет. Документы по личному составу ликвидируемой организации должны поступать на хранение в соответствующий архив.

А это значит, что основная цель работы с документами в процессе ликвидации — обеспечить их сохранность.

При этом документы должны сдаваться в архив в упорядоченном состоянии.

Хранение и уничтожение документов после ликвидации ООО

Если ведению и хранению документации в период функционирования организации не уделялось соответствующее внимание, то упорядочить все бумаги будет довольно проблематично. В этом случае предприятие может воспользоваться услугами специализированных компаний, которые подготовят документацию компании к подаче в архив. Подготовка документации состоит из следующих этапов: Структуризация дел по времени хранения и году создания.

Подшивка.

Нумерация. Внутренняя опись.

Оформление обложек. Получатель документации Документы после ликвидации ООО передаются компании-правопреемнице (п.

Передача документов на хранение при ликвидации юридического лица

Например, пунктом 4 статьи 59 Налогового кодекса Республики Казахстан установлено, что учетная документация должна храниться до истечения срока исковой давности (5 лет) для каждого вида налога или другого обязательного платежа, к которому относится такая документация, начиная с налогового периода, следующего за периодом, в котором составлена учетная документация.

munh.ru