opersonale.ru

Что делать, если запись в трудовой книжке оказалась недействительна

Какими бы опытными ни были сотрудники отдела кадров, даже они не застрахованы от возможности делать ошибки в своей работе. Поэтому они со временем могут обнаружить, что запись в трудовой книжке недействительна. Причины такой проблемы кроются еще и в том, что некоторые мелкие компании поручают вести трудовые книжки сотрудников бухгалтеру либо этим занимается сам руководитель. Таким образом, делаются попытки сэкономить путем совмещения разных обязанностей.

Основные сведения об исправлениях

Грубые ошибки, а также пропуски в трудовой книжке, вынуждают специалистов из отдела кадров искать решение данной проблемы. Чтобы в дальнейшем не было каких-либо расхождений в понятиях, необходимо определиться с терминологией.

Изменениями и дополнениями являются записи, которые полностью заменяют либо дополняют ранее внесенные данные. Под исправлением подразумевается замена ошибочных записей на правильные. К примеру, запись в трудовой книжке о недействительности записи.

Кроме того, как и в других случаях, связанных с ведением документов, при исправлении недействительных данных необходимо руководствоваться конкретными нормативными актами и правилами. Основными являются:

• Трудовой кодекс РФ, в частности статьи с 77 по 81 и с 83 по 84.1}
• Правила о ведении и хранении книжек}
• Инструкция, утвержденная правительством, по правильному заполнению.

Стоит отметить, что согласно анализу всех документов были сделаны выводы о том, что порядок и правила заполнения и исправления ошибок в трудовой книжке зависит от ее конкретного раздела.

Как поменять сведения о работнике

Эти данные вносят в той организации, куда впервые устроился работник. Они содержат полное имя сотрудника и дату его рождения. Бывают случаи, когда на этом этапе могут в трудовой книжке сделать запись – не действительна она, если, например, при написании имени «Наталья» сделали ошибку, записывая как «Наталия». То же самое бывает и с отчеством, не говоря уже о множестве случаев с неправильным написанием фамилии.

В этом случае возможны такие варианты. Если ошибка в сведениях о работнике обнаружена в самом начале, при его первом устройстве в организацию, то испорченный бланк уничтожается, а затем, без взимания денег с будущего сотрудника, приобретается и заполняется новая трудовая книжка. Но ошибочная информация может быть выявлена и при последующих заполнениях. Тогда остается один выход – обратиться в суд. Именно в суде можно получить признание о том, что данная книжка принадлежит конкретному работнику.

Большинство специалистов утверждают – любые исправления сотрудниками отдела кадров в трудовой книжке запрещены. Но некоторые ссылаются на ряд постановлений Российской Федерации, согласно которым зачеркивание ошибочных данных не разрешается лишь в тех разделах книжки, где есть информация о работе или награждении. Поэтому иногда осуществляются такие действия:

• ошибку сначала зачеркивают одной сплошной чертой, после чего записывают верную информацию}
• на внутренней стороне обложки ставят отметку со ссылкой на тот документ, в соответствии с которым внесены исправления}
• новую запись заверяют подписью уполномоченного лица, а далее ставят печать.

Конечно, признание записи в трудовой книжке недействительной не является желательным ни для кадровиков, ни для сотрудников. Чтобы этого избежать, необходимо всего лишь быть внимательным и последовательным, тщательно сверяясь с паспортными данными.

Дополнительные данные о работнике

При устройстве на работу и предоставлении отделу кадров трудовой книжки может оказаться, что будущий сотрудник имеет незаконченное высшее образование, и окончит университет чрез несколько месяцев или лет. Некоторые кадровики делают грубую ошибку, упуская этот момент, и в дальнейшем оставляют такую запись, совсем не меняя. На самом деле сведения об образовании необходимо изменить, указав в книжке, что работник получил высшее образование.

То же самое можно сказать и об изменениях информации о профессии или специальности. Такие случаи рассмотрены в инструкциях, предусматривающих дополнение уже существующей записи новыми данными без зачеркивания. Нужно сказать, что и оставлять строку об образовании чистой до его окончания – неправильное решение.

Случается, что в отделе кадров руководствуются правилами, которые применяют при исправлении имени, фамилии и отчестве владельца трудовой. Это неправильно, поскольку запись новых сведений об образовании является именно дополнением в бланке, а не исправлением.

Ошибочные сведения о работе

Чаще всего ошибки встречаются именно в сведениях о работе. Поскольку трудовая книжка – это не обычный документ, а доказательство стажа человека, все подобные записи должны быть оформлены согласно требованиям, изложенным в правовых актах и правилах. Заметив ошибку, многие сразу же зададутся вопросом, как признать запись в трудовой книжке недействительной. Это не так сложно сделать, поскольку можно свериться с документацией. Затем специалисты из отдела кадров берутся за решение возникшей проблемы.

Производится исправление ошибки при ее выявлении в одном из двух мест:

• на новом месте работы, запросив официальные документы у отдела кадров организации, где была допущена ошибка}
• в той компании, где кадровики сделали неправильную запись.

Также всегда необходимо помнить, что исправления всегда должны в точности соответствовать всем тем документам, которые служат основанием более ранних исправлений. Причем показания свидетеля не служат основанием исправления ошибки. Исключения составляют такие случаи, как массовая утрата трудовых книжек либо их порча по причине чрезвычайной ситуации.

В сведениях о приеме на работу могут сделать ошибку, неправильно написав название должности сотрудника или наименование конкретного структурного подразделения, в которое он входит. Желательно, чтобы запись в трудовой книжке о недействительной записи была сделана еще до внесения следующих сведений. Так намного проще сделать исправление.

Исправления обычно вносят следующим образом. Сразу же под последней записью о работе ставится порядковый номер и дата, а также подается информация о том, что запись под номером (указать, под каким) является недействительной. После этого нужно поставить правильную запись, а затем снова указать номер и дату приказа или другого документа, согласно которому работник был трудоустроен. Это может быть как номер старого приказа, так и нового.

Итак, видно, что в случае немедленного обнаружения ошибки, человек, ответственный за ведение трудовых книжек, самостоятельно внесет все необходимые исправления, и никаких дополнительных проблем не возникнет. После того, как становится ясно, что запись в трудовую книжку недействительна, и вопрос был решен, каждое исправление удостоверяется стандартно – подписью и печатью.

Другие случаи

Может встретиться еще и такая неточность, как внесение информации в одной строке о названии организации-нанимателя и о взятии на рабочее место сотрудника с указанием подразделения и должности. Эта запись сама по себе верна и не требует исправления, но она может свидетельствовать о некомпетентности сотрудника отдела кадров, которые заполнял трудовую книжку, а также о его неосведомленности об определенных правилах. Таким образом, это может повлечь за собой дисциплинарную ответственность.

Если человек успел сменить место работы еще до того, как ошибку заметили, ее необходимо исправить следующим образом. Под последней записью по порядку пишется новый номер записи. Затем дается информация о том, что запись с определенным номером признается недействительной, и вносится правильная информация. В последнюю очередь кадровик ссылается на тот приказ, который дает право внести исправление.

В редких случаях может оказаться, что компания, в которой была сделана ошибочная запись в трудовой книжке, уже давно не существует, либо же она реорганизована. В первом случае новый работодатель дает распоряжение внести исправление на основании таких документов, как копия распоряжения о приеме не работу, об увольнении, об отмене приказа и т. д. Во втором случае ошибка исправляется в отделе кадров компании, которая стала правопреемником.

Перед тем, как запись в трудовой книжке признать недействительной, нужно ее еще заметить. Но обнаружив ее в отметке об увольнении, которая не очень удобна владельцу трудовой, он может не тратить время на исправление, а избавиться от документа и сделать его дубликат. В таком случае он может получить книжку совсем без порочащей его репутацию записи. Иногда запись под конкретным номером могут также признать недействительной, и в итоге работника переведут на прежнее место трудоустройства.

hr-portal.ru

Если запись в трудовой недействительна: как исправить?

Допущенные при заполнении трудовой книжки ошибки или объективные неточности обязательно должны быть исправлены. Для этого нельзя использовать метод перечеркивания некорректных фраз: неверные данные должны быть признаны недействительными, после чего разрешено вносить правильные сведения. Если запись в трудовой недействительна, как ее исправить и образец действий работодателя регламентирован постановлением № 69, датированным 10.10.2003 г. (автор рекомендаций – Минтруд).

Как и когда запись в трудовой считать недействительной

Выбор методики исправления ошибок зависит от нескольких параметров:

• является ли вносимая запись первой в документе;
• в каком разделе была отражена некорректная информация.

Если ошибочная информация приведена в первой записи в трудовой, то эта запись в трудовой недействительна автоматически. Испорченный формуляр подлежит уничтожению. Вместо него необходимо завести новую трудовую книжку.

Если же перед обнаруженной неточностью есть записи, сделанные другими работодателями, надо провести официальную процедуру регистрации ошибки и отмены неверной формулировки.

Исключение – образец признания записи в трудовой книжке недействительной на титульной странице. На этом листе недостоверную информацию перечеркивать можно, вписывая рядом правильные данные и удостоверяя их подписью ответственного должностного лица и печатью компании.

Когда имеет место ошибка в разделе о работе или поощрительных наградах, надо образец неверной записи в трудовой книжке считать недействительной. Для этого издают приказ по предприятию. На его основании ниже недостоверных данных вносят образец записи в трудовой о недействительности записи: новая отметка содержит формулировку о признании предыдущих сведений ошибочными и указывает номер заполненных строк.

Зачеркивать ничего нельзя. Также не разрешено пользоваться корректирующими канцелярскими средствами.

Порядок исправления ошибок

Независимо от причин появления неточностей в сведениях, отраженных в трудовой книжке, информация должна быть откорректирована. То, что отдельная запись недействительна, запись в трудовой книжке в 2018 году об этом, вносят по следующей схеме:

Исправления заверяет человек, который произвёл обновление информации в формуляре. Для этого ответственное должностное лицо расписывается после отраженных корректирующих надписей.

Также см. «Правила заполнения трудовых книжек в 2018 году».

Правки вносит текущий работодатель. Если ошибка допущена кадровым инспектором другого предприятия, образец недействительной записи в трудовой книжке должен быть исправлен по текущему месту трудоустройства. Основанием будут служить документы, предоставленные организацией, допустившей неточность.

Также см. «Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно: последствия и ответственность».

Аннуляция записи

Некорректное отражение в трудовой книжке даты изменения формы трудоустройства, периодов смены рабочих мест или момента перехода на новые должности может стать причиной разбирательств с Пенсионным фондом при назначении работнику пенсии. Предотвратить конфликт с этой госструктурой можно, если внести исправительную отметку, после создания которой некорректная запись в трудовой книжке недействительна. В 2018 г. образец типовых формулировок не изменился.

Аннулирование данных производит работник кадровой службы. Оформляют это по алгоритму, предназначенному для исправления ошибок в разделе книжки о трудоустройстве или о поощрениях:

Учтите, что за фиктивную запись в трудовой книжке ответственность предусмотрена ст. 5.27 КоАП РФ. По сути, такой считают, в т. ч. оставление без правок неверной записи.

Также см. «Дубликат трудовой книжки: как заполнить в 2018 году».

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

buhguru.com

Как написать в трудовой книжке, что запись недействительна

Весь процесс трудоустройства и ухода с вакантного места подлежит строгой фиксации как в личном деле, так и в трудовой книжке сотрудника. Производить записи может только инспектор кадровой службы. Не все сотрудники знают, как правильно оформляются данные в трудовой. В связи очень актуален вопрос, который может возникнуть у любого работающего гражданина, что предпринимать, если запись в трудовой недействительна.

Руководство кадровику

Самым важным рабочим документом любого человека трудоспособного возраста является трудовая книжка. С её помощью ведётся учёт стажа, отработанного человеком, который необходим в дальнейшем для произведения начисления пенсионных выплат.

Если кадровик совершил ошибку при внесении записи в бланк, она должна быть исправлена в соответствии с правилами, установленными законодательством, которые закрепляют порядок, как в трудовой книжке сделать пометку «запись недействительна».

При выполнении своих служебных обязанностей сотрудники кадровой службы должны руководствоваться следующими документами:

1. Трудовым кодексом РФ. Особое внимание уделяется статьям, в которых приведены основные формулировки для внесения изменений в бланк документа.
2. Правила о порядке хранения бланков трудовых, а также ведение записей, утверждённые Правительством РФ. В документе закреплено, как должны храниться бланки трудовых, а также правила заполнения вкладышей.
3. Одним из основных документов является Постановление Министерства труда РФ № 69, которое было принято 10 октября 2003 года. Это инструкция по заполнению трудовых бланков.

Любое внесение изменений, а также признание записи в трудовой недействительной, должно производиться с нормами вышеперечисленных законодательных документов.

Особенности

Существует несколько вариантов внесения иных данных в трудовые книжки:

• исправление;
• дополнение;
• изменение.

Если речь идёт о том, что запись в бланке недействительна, должны вноситься исправления. Это замена некорректной записи, которая была внесена по ошибке.

Просто так самому исправить неправильную запись нельзя. Если гражданин обнаружил в своём документе ошибку, за исправлением он может обратиться только по месту работы. Если это невозможно, то признать запись недействительной будет возможно только через суд.

Вносить корректировки в бланки трудовых книжек могут только сотрудники, наделённые полномочиями на основании приказа руководителя организации. На больших предприятиях существует отдельно отдел кадров. На небольших фирмах, где нет отдельно кадрового сотрудника, ведением книжек может заниматься сам директор или бухгалтер. Также иногда эта обязанность возлагается на секретаря.

Рекомендуем к изучению! Перейди по ссылке:

Не имеют право вести и заполнять трудовые книжки физические лица, выступающие в качестве работодателей.

Ошибки обнаруживаются чаще всего во время проведения проверок на предприятии, ревизионных работ.

Основными неточностями считаются:

1. Неверные сведения о гражданине, содержащиеся на титульной странице. В таком случае сотруднику необходимо написать заявление в отдел кадров с просьбой внести исправления. Предварительно необходимо подготовить документы, подтверждающие факт ошибки. Если была допущена ошибка в ФИО, гражданин сможет добиться её исправления только через суд. Ему потребуется доказать, что владелец трудовой книжки – именно он.
2. Информация о трудоустройстве прописана неправильно. Сложность возникает в том, что изменить запись на правильную можно только в той организации, которая допустила ошибку

Если фирма закрылась или подверглась ликвидации, можно сделать запрос в городской архив.

Общие правила

При обнаружении ошибок в трудовой книжке просто поправить их или зачеркнуть нельзя. Сотрудник обязан написать «запись недействительна». Зачеркнуть информацию можно только в том случае, если она указана на титульном листе. Но при этом на корке документа должна быть отсылка на документ, на основании которого были сделаны исправления.

Алгоритм внесения поправок следующий:

1. В первом столбце проставить номер по порядку.
2. Далее следует дата, в которую делается исправление.
3. В третьем столбце в трудовой книжке пишется, что запись № ___ считать недействительной, далее указываются правильные данные.
4. Четвёртый столбец должен содержать сведения о документе, на основании которого внесено исправление.

Обычно кадровик, заполняющий книжки, знает этот алгоритм наизусть.

Рекомендуем к изучению! Перейди по ссылке:

Если ошибка сделана на титульном листе, делать исправление нужно следующим образом:

• старая надпись должна быть полностью перечёркнута с помощью одной ровной черты;
• рядом необходимо внести правильные сведения;
• на корочке трудовой необходимо записывать реквизиты документа, на основании которого было внесено исправление.

Сотрудником кадровой службы могут быть внесены ошибочно сведения не только в данные о месте работы, дате приёма и увольнения, но и в сведения о наградной деятельности. В этих разделах также запрещены зачёркивания. Далее указывается недействительность награждения и прописывается достоверная информация.

Многие кадровики ошибочно считают, если в трудовой книжке не осталось места для внесения записей, можно продолжать заполнять на полях, предназначенных для внесения приказов о наградной деятельности. Но это неправильное действие. В такой ситуации обязательно заводится вкладыш.

Особенности ошибок

Чаще всего сотрудникам приходится сталкиваться со следующими ошибками, которые требуют особого порядка исправления:

1. Сотрудник восстанавливается по прежнему месту работы на основании суда. На основании решения суда увольнение признается недействительным. В трудовой указывается дата, с которой работник может снова приступать к выполнению своих служебных обязанностей. Запись об увольнении должна быть признана недействительной. В качестве основания будет указываться решение суда.
2. При увольнении кадровик указал неправильную статью Трудового кодекса. Это может существенно помешать в дальнейшем, при устройстве на новое место. В такой ситуации вся фраза о расторжении трудового договора будет считаться недействительной.
3. Одной из самых серьёзных ошибок считается неверные даты приёма на работу и увольнения. При выходе на пенсию у граждан из-за таких моментов возникает проблема начисления выплат.

Важно при получении трудовой книжки на руки проверить правильность заполнения заранее. Для внесения изменений необходимо написать заявление на имя руководителя. Далее должен быть издан приказ, на основании которого вносятся корректировки в трудовую.

Если неправильно указано наименование организации, исправление вносится следующим образом: «в наименовании предприятия допущена ошибка».

Исправления в книжках уволенных сотрудников

Часто случаются ситуации, когда гражданин устраивается на новое вакантное место. При подаче документов в отдел кадров для оформления трудового договора обнаруживается, что по старому месту работы кадровики сделали ошибку в бланке трудовой.

В таком случае необходимо действовать следующим образом:

• сделать запрос по старому месту работы, для получения официальной бумаги о допущении ошибки. В качестве подтверждения может быть приказ руководителя, выписка из личного дела;
• полученный документ с подтверждением ошибки необходимо отдать в отдел кадров по новому месту работы.

Исправить допущенные ошибки, произвести изменения можно по прошлому месту работы. Для того чтобы это сделать, нужно обратиться с письменным заявлением на имя руководителя.

При проведении процедуры изменения указывается наименование организации, предприятия, фирмы полностью, неправильная запись подписывается, как недействительная. Затем вписывается правильная информация.

Если фирма отказывается добровольно исправить допущенные её сотрудником ошибки, каждый гражданин имеет право обратиться в суд. Но чаще всего руководство исправляет неточность, так как суд всегда примет сторону сотрудника, а виновное лицо подлежит административной ответственности.

tvoeip.ru

Что делать, если запись в трудовой книжке оказалась недействительна — Оперсонале

Содержание статьи

Какими бы опытными ни были сотрудники отдела кадров, даже они не застрахованы от возможности делать ошибки в своей работе. Поэтому они со временем могут обнаружить, что запись в трудовой книжке недействительна. Причины такой проблемы кроются еще и в том, что некоторые мелкие компании поручают вести трудовые книжки сотрудников бухгалтеру либо этим занимается сам руководитель. Таким образом, делаются попытки сэкономить путем совмещения разных обязанностей.

Основные сведения об исправлениях

Грубые ошибки, а также пропуски в трудовой книжке, вынуждают специалистов из отдела кадров искать решение данной проблемы. Чтобы в дальнейшем не было каких-либо расхождений в понятиях, необходимо определиться с терминологией.

Изменениями и дополнениями являются записи, которые полностью заменяют либо дополняют ранее внесенные данные. Под исправлением подразумевается замена ошибочных записей на правильные. К примеру, запись в трудовой книжке о недействительности записи.

Кроме того, как и в других случаях, связанных с ведением документов, при исправлении недействительных данных необходимо руководствоваться конкретными нормативными актами и правилами. Основными являются:

• Трудовой кодекс РФ, в частности статьи с 77 по 81 и с 83 по 84.1;
• Правила о ведении и хранении книжек;
• Инструкция, утвержденная правительством, по правильному заполнению.

Стоит отметить, что согласно анализу всех документов были сделаны выводы о том, что порядок и правила заполнения и исправления ошибок в трудовой книжке зависит от ее конкретного раздела.

Как поменять сведения о работнике