Содержание

Кадровый портал – Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Кадровый портал – Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Если запись в трудовой книжке сделана неправильно, что делать и как исправить

Содержание статьи

Трудовая книжка – это важный личный документ каждого гражданина, который подтверждает его стаж и гарантирует пенсионное обеспечение. Если запись в трудовой сделана неправильно, то работник может испытывать трудности при следующем трудоустройстве или начислении пенсии. Многие работодатели при занесении информации в книжки своих сотрудников допускают ошибки, которые нужно исправлять, соблюдая определенный порядок и закон.

В РФ к основным нормативным актам, утверждающим регламент трудовых книжек, относятся:

  • Трудовой кодекс РФ, статья 66;
  • Правительственное постановление РФ №225, устанавливающее правила хранения и занесения информации в трудовые книжки;
  • Постановление Минтруда РФ №69, утверждающее инструкции корректного ведения.

Как сделать исправление неверной записи в трудовой?

Дополнение или замена изначально правильных записей называются изменениями, а исправления – заменой неверных, ошибочных записей. Итак, как же исправить неверную запись в трудовой книжке?

Правила устанавливают следующее: исправление неверной, ошибочной информации в книжках выполняется по месту работы сотрудника, где такие сведения были внесены, или работодателем на новой работе на основе предоставленного документа.

Этим документом может быть приказ о восстановлении, приеме, увольнении с занимаемой должности, переводе, различные выписки. При ходатайстве работника работодатель обязан оказывать ему всестороннюю помощь.

Если предприятие или организация, произведшие неточную или ошибочную запись, реорганизованы, то коррекция осуществляется их правопреемником. Если предыдущее место работы ликвидировано, коррекция вносится уже другим работодателем по п. 28 Правил. Официальным документом – подтверждением ликвидации организации – является выписка из единого госреестра лиц юридического типа.

Скорректированные данные полностью должны отвечать документу, устанавливающему регламент на их исправление. Если подобный документ утерян или не соответствует содержанию внесенных изменений, то коррекция осуществляется на основании иных документов, фиксирующих выполнение работ, не отмеченных в трудовых сотрудников. Сюда можно отнести свидетельства учета времени труда, личные карточки, платежно-расчетные ведомости и прочие документы.

Записи исправлений нельзя производить на основе свидетельских показаний. Это не распространяется на данные, по которым имеются решения суда и данным, утерянным в массовом порядке или в экстремальных условиях.

Особенности осуществления изменений в титульном листе

Обычно в титульные листы заносятся изменения (по п. 2.3 Инструкции), а не исправления. Что делать, если в трудовой книжке неправильная запись на титульном листке? При первом оформлении титульного листа неточности и коррективы недопустимы. Если была занесена ошибка или неточность, то такой бланк требуется уничтожить, создав специальный акт, и использовать новый бланк. Можно прилагать к акту о ликвидации неправильных бланков и номер-подлинник, который предварительно вырезается из устраняемого бланка перед его устранением. Это служит официальным доказательством существования бланка с требуемым номером. Деньги за испорченный бланк с сотрудников не взимаются.

При внесении любых корректив важно помнить, что старые данные должны зачеркиваться одной линией, а новые данные – вноситься выше старых. Старые данные должны оставаться разборчивыми. На внутренней стороне трудовой необходимо оставлять ссылку на документ, регламентирующий внесение тех или иных изменений, а также подпись и печать ответственной организации или сотрудника кадрового отдела.

Запрещается осуществлять какие-либо коррективы в книжке на основании слов ее владельца. В качестве оснований могут выступать только различные документы личного характера:

  • паспорт;
  • свидетельство о расторжении брачных отношений;
  • свидетельство о браке;
  • идентификационный код и другие документы.

Информация в книжке сотрудников о профессии, образовании является неизменной, она может только дополняться. Если такая информация в трудовой отсутствует, требуется просто заполнить нужные строки.

Неточность при ведении трудовой книжки возможна и при внесении корректив титульного листа. Тогда изменения вносятся в обычном режиме, потому как зафиксированная информация не дополняет сведения о работе, увольнении или награждении. Ошибки внесения корректив титульного листа исправляются текущим работодателем на основании документа, регулирующего внесение таких поправок (п. 27 Правил). Некорректную запись требуется зачеркнуть одной аккуратной чертой и вписать правильную информацию. На обложке, с внутренней стороны, необходимо делать соответствующую запись с подробным примечанием коррективы. Эту запись необходимо обязательно заверить подписью и штампом организации.

Пункт 30 Правил запрещает делать замазывания, зачеркивания, подделывание ошибочных или некорректных записей в любых разделах трудовой книжки, которые содержат информацию о должности или награждениях. Ошибочную или неточную запись просто признают недействительной и вписывают корректную информацию. Для этого соответствующие графы должны содержать следующее:

  • графа 1 – номер по порядку, идущий за последней записью;
  • графа 2 – дата осуществления записи;
  • графа 3 – указание о недействительности записи с номером и корректная запись;
  • графа 4 – номер приказа, на основе которого была осуществлена ошибочная запись. Если приказ был выдан с ошибкой и потом отменен, то вписывается номер и дата отменяющего его приказа.

Такой же порядок внесения корректив должен соблюдаться при исправлении всех ошибочных и некорректных записей – о поступлении на работу, награждении, увольнении. Сюда также относится информация об увольнениях, признанных недействительными Рострудинспекцией, судом или непосредственно работодателем. Необходимо наличие соответствующей ссылки на распоряжение или другой приказ работодателя о смене формулировок причин увольнения или восстановлении на работе.

В случае, когда требуется восстановить, следуя установленному порядку и нормам, непрерывный стаж труда на последней должности – в третьей графе с информацией о работе требуется наличие специальной записи. Одновременно, в четвертой графе необходимо указать ссылку на название документа, исходя из которого, была занесена информация, а также его номер, дата. Это требование регламентируется п. 3.4 Инструкции и п. 23 Правил.

Работник, согласно п. 33 действующих Правил, претендует на получение дубликата своей трудовой, где требуемая информация будет внесена правильно.

Как изменить название организации-работодателя

Часто наблюдаются случаи отсутствия в книжке сотрудника информации о переименовании предприятия, компании или фирмы работодателя. Как следствие, потом возникают разночтения информации о трудоустройстве и увольнении. Это создает немалые сложности в формировании пенсии, требуя наличия вспомогательного документального оформления в виде справок с рабочих мест или архивов.

Учитывая все это, в случае переименования организации во время работы сотрудников необходимо постоянное внесение изменений в трудовые книжки, фиксирующих подобные перемены. Такие сведения вводятся отдельным пунктом в третьей графе, где находится информация о занимаемой должности, в четвертой графе заносится основание изменения названия организации – распоряжение (приказ) или любое другое решение работодателя, его номер, дата. Не предусматривается Инструкцией внесение каких-либо корректив в первую и вторую графы трудовой при перемене названия организации-работодателя.

В случае перемены организационно-правовой структуры организации-работодателя также требуется специальная запись с такой информацией в книжке сотрудника.

Реорганизация или переименование считаются выполненными не со времени подтверждения решения участниками (учредителями), а со времени фиксирования соответствующих изменений в Едином госреестре юридических лиц. Это регламентируется законом 08.08.2001 г. и органами РФ, курирующими правила и порядок занесения в госреестр. Таким образом, третья и четвертая графы должны фиксировать дату не такового решения учредителей организации, а дату появления сведений в ЕГРЮЛ, которая указывается в специальном свидетельстве. На базе этого свидетельства издается распоряжение или приказ работодателя, свидетельствующий о занесении трудовую книжку сотрудника информации о реорганизации или переименовании. Четвертая графа должна обязательно фиксировать дату с номером указа.

Регламент внесения поправок

Как исправить неправильную запись в трудовой, когда любая некорректная запись выявлена сразу или спустя незначительное время? Как правило, ее исправление не представляется сложным. Сотрудник отдела кадров просто вносит необходимую поправку. Если же неправильная запись была выявлена спустя несколько лет, то порядок исправления несколько отличается.

Если работник после занесения неверной записи уже имеет другое место работы, то коррективы вносятся в обычном режиме. Ниже последних сведений указывается следующий по порядку номер. Следующим пунктом необходимо внести запись, признающую недействительность предыдущей и сделать корректную запись. Нужно вписать не дату, указанную в неправильной записи, а дату исправления. В четвертой графе необходимо указать ссылку на соответствующий указ с наименованием работодателя.

В ситуации, когда некорректная запись или информация в книжке выявлена сразу после оформления увольнения, требуется обратить внимание на такой нюанс. В подобном случае увольнение уже оформлено полностью, и блок соответствующих сведений закреплен подписями и печатью. Если же внести нужную информацию без наименования работодателя, то возникнет спорный вопрос – станет неясным автор занесенной информации. Поэтому в подобной ситуации необходимо создать новый блок сведений с наименованием работодателя и последующим номером по порядку хронологии и датой. Следующим шагом вносятся требуемые коррективы, и информационный блок подтверждается печатью и подписями. Необходима печать и подпись отдела кадров и подпись сотрудника о подтверждении сведений.

Важно помнить, что без печати и подписи соответствующего лица, блок информации считается недействительным. Такие требования к оформлению также сохраняются и в ситуации, когда сотрудник приходит к бывшему работодателю спустя неопределенное время для исправления записи за период своей работы у него, и если он имеет уже внесенную информацию об увольнении у другого работодателя.

Некорректная запись при оформлении документов для кадров может стать причиной штрафа, выплаты компенсации и восстановления работника, уволенного на незаконных основаниях. Работник всегда вправе требовать от работодателя внесение поправки в трудовую при помощи суда. Заполнение блоков трудовых книжек и занесение в них любых поправок должно производиться с соблюдением всех норм действующего законодательства.

Все о трудовых книжках от А до Я: Видео

Можно ли делать исправления в трудовой книжке?

Как делаются исправления

Сотрудники кадровой службы обязаны заполнять трудовую книжку согласно общепринятым правилам. Также они должны знать, как исправить неточную или ошибочную запись в этом документе. Это можно делать только на основании подтверждающих документов} свидетельские показания основанием не являются.

Все исправления в разделах трудовой книжки нельзя делать путем зачеркивания – это допускается только на титульном листе. Использовать корректор, подчищать или затирать записи категорически запрещено. Трудовая книжка, в которой исправления сделаны неправильным образом, считается недействительной.

Работодатель или его уполномоченное лицо при приеме сотрудника должны заполнить титульную страницу в трудовой книжке, если ранее он не работал. Выдает трудовую книжку организация, работник оплачивает бланк документа. Все личные сведения вносятся на основании документов, нельзя заполнять трудовую книжку «на слух». После того, как вся информация будет вписана, работник должен лично с ней ознакомиться и подтвердить ее достоверность.

Если титульный лист был заполнен на предыдущем месте работы, сотрудник кадровой службы в настоящей организации обязан проверить достоверность данных. Для этого работник должен предоставить подтверждающие документы.

За ведение и хранение трудовых книжек отвечает уполномоченное лицо, поэтому ошибочные записи должны быть вовремя выявлены и исправлены в установленном порядке. За нарушения и неисполнение вмененных обязанностей ответственное лицо может понести дисциплинарную или административную ответственность, в зависимости от степени тяжести проступка.

Основные ошибки

Ошибки в трудовых книжках допускаются довольно часто. Главной причиной этого является невнимательность или отсутствие элементарных знаний. К типичной ошибке работников кадровых служб можно отнести заполнение титульного листа. Неправильная буква в фамилии или неверное написание имени, опечатка в дате рождения приводят к тому, что документ становится недействительным. Если ошибка допущена при первичном заполнении, то бланк должен быть заменен новым. В том случае, когда опечатка произошла по вине сотрудников организации, работник не должен платить за бланк, это делает работодатель за свой счет.

Если ошибка в титульном листе обнаружена в трудовой книжке, которая уже содержит записи о приемах и увольнениях, ее можно исправить.

Корректировка фамилии, имени, отчества и даты рождения

В том случае, когда ошибка допущена в личных данных работника, исправить ее можно на основании паспорта или других подтверждающих документов. После того, как работник их предоставит, сотрудник кадровой службы аккуратно одной прямой линией перечеркивает неправильную информацию и рядом дописывает верную. Обязательно нужно сделать ссылку на документ, который является основанием для корректировок. Его реквизиты и наименование указываются на обороте обложки и заверяются подписью ответственного лица и печатью организации. То же касается и смены фамилии в связи с вступлением в брак или разводом.

Нередки случаи, когда неправильно написано имя или отчество владельца трудовой книжки. Даже одна неправильная буква может вызвать огромное количество проблем при оформлении пенсии. Неправильно указанная дата рождения также должна быть исправлена. Порядок корректировки в таких случаях не имеет четкого алгоритма, каждая ситуация рассматривается индивидуально.

Если неточность допущена при первичном заполнении трудовой книжки, документ считается недействительным, и его необходимо заменить за счет работодателя.

Если трудовая книжка практически полностью заполнена, можно обратиться в суд, чтобы получить решение о том, что трудовая книжка принадлежит конкретному человеку.

Некоторые работодатели корректируют эти данные так же, как и фамилию, делая ссылку на документ на обратной стороне обложки. Затем пишется фраза: «Исправленному верить», рядом расписывается уполномоченное лицо и ставит печать организации. Если исправления будут сделаны произвольным способом, такой документ вызовет вопросы в Пенсионном фонде.

Корректировка образования и специальности

Кадровик должен знать, допускаются ли исправления в трудовой книжке и согласно каким требованиям они должны осуществляться. Иногда строка, куда вписывается образование, содержит неточные данные. Это связано с тем, что на момент открытия трудовой книжки работник имел незаконченное высшее образование. Иногда лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, забывает, что необходимо обновлять сведения. Поэтому на основании диплома или другого документа необходимо сделать корректировку. То же относится и к специальности, квалификации и разряду. Сотрудники кадровых служб должны помнить, что в этом случае они делают не изменения, а дополнения.

Еще одна причина, по которой трудовая книжка может быть признана недействительной, – это неразборчивые записи на титульном листе. Все эти сведения должны быть написаны четко и понятно.

Иногда при заполнении трудовой книжки сотрудник кадровой службы забывает ставить печать. Это считается грубым нарушением правил. Чтобы исправить эту ситуацию, работник должен обратиться в ту организацию, которая выдавала трудовую книжку. Печать должна стоять на установленном месте и не перекрывать записи и подпись.

Все ссылки на обороте обложки в обязательном порядке должны заверяться подписью руководителя и печатью организации. В противном случае исправление не будет иметь юридической силы.

Корректировка сведений о работе

Зачастую большое количество ошибок, которые допускаются при заполнении трудовых книжек, приходится на раздел «Сведения о работе». Именно этот раздел является одним из основных, отражающих трудовую деятельность. Каждую неточную или ошибочную запись надо своевременно исправить, чтобы не пришлось столкнуться с трудностями при оформлении пенсии.

Порядок корректировки записей в этом разделе установлен законодательством. Если ошибка обнаружена уже на новом месте работы, чтобы исправить ее, работник может обратиться к предыдущему работодателю. Если это по каким-то причинам сделать нельзя, уполномоченное лицо имеет право откорректировать запись на основании подтверждающего документа.

Вносить изменения на основании свидетельских показаний можно только в том случае, если имела место массовая утрата работодателем документов в связи с форс-мажором, который подтвержден документально.

Делая корректировку сведений о работе, запись нельзя зачеркивать. Правильная информация вносится отдельной строкой.

  1. В первом столбце ставится номер по порядку, во второй графе указывается дата исправления.
  2. В третьем столбце необходимо написать, что запись под таким-то номером считается недействительной, а также указать правильные сведения.
  3. В четвертой графе нужно сделать ссылку на документ, который подтверждает правомерность корректировок, зафиксировать его наименование и реквизиты.

Иногда встречается и такая ошибка, как запись названия организации и должности в одной строке. Так как сама информация не противоречит действительности и подтверждена документально, никаких исправлений делать не нужно. Но кадровику стоит быть внимательнее, так как работник имеет право обвинить его в некомпетентности.

Недействительными могут быть признаны записи об увольнении и переводах. Иногда вследствие невнимательности сотрудник кадровой службы указывает причину увольнения, которая не соответствует действительности и мешает уволенному работнику найти новое достойное место работы. В том случае, если работодатель отказывается добровольно вносить изменение, пострадавший сотрудник может обратиться в суд. Тогда организация должна будет возместить работнику каждый вынужденный прогул.

Исправление записей об увольнении или переводе делается в общепринятом порядке, так же, как и при приеме на работу. Указывается, какая запись и под каким номером признана недействительной, фиксируются реквизиты документа, являющегося основанием для корректировок.

Заполнение вкладыша

Когда трудовая книжка полностью заполнена, работодатель обязан выдать работнику вкладыш. Сведения о работе нельзя вносить в другие разделы – такой документ будет считаться недействительным.

Кадровик должен не только знать, можно ли делать исправления в трудовой книжке, но и как правильно корректировать записи во вкладыше. Он выдается согласно тем же правилам, что и трудовая книжка. При этом в основном документе нужно сделать пометку «Выдан вкладыш» и указать его реквизиты. Четких требований, где именно это необходимо указывать, нет. Обычно пометку ставят на титульном листе в верхнем правом углу.

Титульный лист заполняется на основании документов, которые должен предъявить работник. Если при заполнении будет допущена ошибка, бланк необходимо ликвидировать и выдать сотруднику новый. Это должно сопровождать актом, так как номер и серия уже используются. На трудовой книжке также делается пометка с новым реквизитом.

Вкладыш подшивается в трудовую книжку под обложку. Нумерация во вкладыше продолжается согласно номеру по порядку. Если была обнаружена ошибка в записях, исправляется она так же, как и в трудовой книжке.

Правильное заполнение трудовых книжек является очень важным моментом. Это документ, который подтверждает не только факт работы в определенный период, но и указывает, в какой организации и в какой должности трудился его владелец.

Зачастую кадровые службы или иные ответственные лица, на которых возложены функции кадровиков в организации, допускают ошибки при внесении записей. Но именно конкретная запись может серьезно повлиять на расчет пенсии. Особенно, когда дело касается отнесения к льготным профессиям и досрочного назначения пенсии.

Неверная запись может стать поводом для отказа в получении пенсии.

Законодательная база

Заполнение трудовых книжек подчиняется нескольким нормативным документам, среди которых:

  1. Трудовой кодекс РФ;
  2. Инструкция, утвержденная Постановлением Министерства труда от 10.10.2003 № 69, содержащая правила заполнения трудовых книжек;
  3. Правила ведения и хранения книжек, утвержденные Постановление Правительства от 16.04.2003 № 225.

Трудовой кодекс в статье 66 определяет трудовую книжку, как основной документ, хранящий в себе сведения о трудовой жизни гражданина. Поэтому работодатели при приеме на работу нового сотрудника обязаны издать соответствующий приказ и на его основании внести запись в его трудовую книжку. Исключение составляет лишь работа по совместительству.

Поскольку этот документ ведется на протяжении всей трудовой деятельности гражданина, то все записи, вносимые в документ, не должны вызывать нареканий со стороны органов, осуществляющих проверку. Поэтому допущенные ошибки необходимо исправлять вовремя и в соответствии с Инструкцией по заполнению.

Не все кадровики относятся внимательно к внесению записей в трудовую книжку, не придают значения нумерации, точности информации, связанной с приемом, переводами и увольнением. Но в конечном итоге все эти ошибки могут вылиться в отказ от рассмотрения таких записей при назначении пенсии.

Особенно это важно, когда гражданин трудился фактически на вредных и опасных работах, а запись оказалась неверной. В соответствии с действующим законодательством такую запись придется уточнять или специалисты пенсионного фонда будут вынуждены отказать гражданину в досрочном выходе на пенсию.

Когда вносятся изменения в трудовую книжку?

Вносить записи в трудовую книжку и корректировать их может ограниченный круг людей. Обычно в организации приказом руководителя назначается ответственное лицо, на которое возлагаются эти функции. Перечень должностей, которых возможно назначить приказом, не установлен. Поэтому руководитель сам вправе назначать и наделять такими полномочиями. Обычно это специалист кадровой службы или бухгалтерии. В случае, когда организация с очень маленьким штатом, руководитель может сам вносить записи в трудовую книжку.

Ошибки чаще всего обнаруживаются в ходе внутренних проверок кадровых документов и тогда вносятся исправления ответственным лицом. Но распространены и ситуации, когда гражданин обнаруживает неточность уже после того, как получил трудовую книжку на руки. Рассмотрим типичные случаи и как поступить.

  1. Владелец трудовой книжки обнаружил ошибку в сведениях на титульном листе.

На титульном листе, согласно Инструкции по заполнению книжки, возможно внести только следующие изменения:

  • связанные с изменением личных данных (ФИО, даты рождения). В этом случае первоначальные сведения зачеркиваются одной чертой, рядом вписываются новые и на внутренней стороне обложки делается запись о документе, на основании которого внесены изменения. Заверяется она должностью ответственного работника, подписью и печатью организации;
  • об образовании и специальности. При этом прежние данные не зачеркиваются, а новая запись вписывается рядом. Такое дополнение не требует заверения.

Если трудовая книжка оформляется впервые и на титульном листе допущена ошибка, то такой бланк будет считаться испорченным и подлежать замене.

  1. Владелец трудовой книжки обнаружил ошибку в сведениях о работе или награждениях.

В этом случае следует поступить следующим образом:

  • подать заявление в организацию, допустившую ошибку в записи, с просьбой внести исправления;
  • запросить в организации, где гражданин работал и работник которой внес запись в книжку неверно, уточняющие документы (копии приказов, трудовых договоров и т.д.). С этими документами обратиться с заявлением о внесении изменений к работодателю, у которого работает в настоящее время;
  • запросить копии приказов, трудовых договоров, выписки и т.д. в городском архиве, если организация уже ликвидирована и документы сданы в архив.

Как исправить запись в трудовой книжке, если ошибка в дате?

Согласно п.1.2 Инструкции по заполнению ТК для исправления ошибки в дате приема или увольнения следует в следующей свободной строке внести исправительную запись, свидетельствующую о признании ошибочной записи недействительной. Оформляется она следующим образом:

  • графа 1 – проставляется номер по порядку вслед за последней записью.

Например, ошибка допущена в строке записи под номером 9. Далее в трудовой книжке заполнены следующие строки и последняя из них уже имеет номер 15. Исправительная запись будет производиться с порядковым номером 16;

  • графа 2 – дата приема на работу, которая является правильной;
  • графа 3 – написать информацию о том, какая информация была ошибкой «Запись за номером ___ недействительна». Следом вносятся правильные сведения;
  • графа 4 – документ, на основании которого запись была внесена. Она обычно совпадает с приказом о приеме на работу.

Запись недействительна в трудовой книжке — образец 2019

N записи Дата Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
число месяц год
1 2 3 4
Общество с ограниченной ответственностью «Интернет-Право» (ООО «Интернет-Право»)
11 10 01 2019 Принят в отдел корпоративного права на должность юрисконсульта Приказ от 12.01.2019 N 33-п
12 11 01 2019 Запись за N 11 недействительна. Принят в отдел корпоративного права на должность старшего юрисконсульта с 12.01.2018 Приказ от 12.01.2019 N 33-п

Такой же порядок действует и при исправлении записи об увольнении.

Образец исправления ошибки на титульном листе в трудовой книжке

Ниже приведены примеры распространенных ошибок, введенных руководителем или кадровиком.

Исправление даты рождения

Помарки и ошибки могут обнаружиться в дате рождения, которая указывается на титульном листе. Работодатель, заметивший неточность или невозможность однозначно истолковать какую-либо из цифр, может зачеркнуть дату и над ней сделать правильную запись. Такое право следует из п. 26 Правил ведения трудовых книжек. При этом на обратной стороне обложки обязательно должна присутствовать ссылка на документ, по которому взята дата рождения. Это паспорт или свидетельство о рождении.

Исправление даты заполнения

На титульном листе указывается дата заполнения или открытия трудовой книжки. В ней кадровый работник чаще всего допускает ошибку на стыке годов. Например, с наступлением нового года, когда еще не успели перестроиться, указывают старый год. Обнаружить такое несоответствие можно, только сопоставив первую запись в трудовой книжке с датой на титульном листе.

Исправить ее может работодатель, который оформил трудовую книжку, либо он же выдаст справку по учету движения бланков ТК. Только на основании такой справки работодатель, у которого в настоящий момент трудится гражданин, сможет внести изменения.

Изменение фамилии в трудовой книжке: образец 2019

Выше мы описывали, каким образом вносятся изменения, связанные с личными данными работника. При смене фамилии прежняя зачеркивается сплошной чертой и рядом прописывается новая.

Информация о смене фамилии и основании заносится на внутреннюю часть обложки. Запись обязательно заверяется следующим образом:

  • указывается должность работника, ответственного за ведение трудовых книжек;
  • ответственное лицо ставит свою подпись;
  • проставляется печать организации.

Образец исправления

Фамилия «Петрова» изменена на фамилию «Сидорова» на основании свидетельства о заключении брака от 20.04.2019 IV-МЮ N 123456, выданного Кутузовским отделом ЗАГС Управления ЗАГС Москвы

Специалист по кадрам Кириллова

Печать (Подпись)

Герб

Российской Федерации

ТРУДОВАЯ КНИЖКА

ТК N 1594567

Фамилия Петрова Сидорова
Имя Анна
Отчество Леонидовна
Дата рождения 23.04.1987
Образование высшее профессиональное
Профессия, специальность юриспруденция
Дата заполнения 20.02.2019
Подпись владельца книжки Петрова
М.П. Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек
Назаренко

Делаем запись в трудовую книжку о переименовании организации (образец)

В случае изменения наименования работодателя обязательно вносятся сведения об этом во все трудовые книжки работников, трудящихся в организации на данный момент. Процедура регламентирована п.3.2 Инструкции о заполнении:

  • производится запись отдельной строкой;
  • в разделе сведений о работе (графа 3) отображается информация о переименовании с указанием нового и даты изменения;
  • в графе 4 должны содержаться сведения о документе, на основании которого произошло переименование.

При этом следует обратить внимание, что запись производится в строке без номера.

Сведения о переименовании работодателя

Образец заполнения

N записи Дата Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
число месяц год
1 2 3 4
Акционерное общество «Интернет-Право» (АО «Интернет-Право»)
1 20 02 2019 Принят в отдел корпоративного права на должность юрисконсульта Приказ от 20.02.2019 N 12/17
Акционерное общество «Интернет-Право» (АО «Интернет-Право») с 21.02.2019 переименовано в акционерное общество «Правовое поле» (АО «Правовое поле») Протокол общего собрания акционеров от 15.02.2019 N 4

Что не подлежит исправлению?

Важно отметить, что запись об увольнении должна быть заверена печатью организации. Если этого не было сделано вовремя и далее следует информация о приеме на работу в другую организацию, то исправить уже не получится. Достаточно сложно будет уже вписать данные о лице, ответственном за ведение книжки на прежнем месте работы.

Поэтому подтвердить подлинность записи об увольнении возможно при помощи уточняющего документа. Его необходимо запросить в организации, которая допустила ошибку. Иначе подтвердить период работы там не преставится возможным.

Ошибки в виде опечатки в титульном листе исправлять довольно сложно, поскольку есть указания, что исправления и дополнения вносятся на основании документов. Поэтому многими кадровиками решается оставить все, как есть, если ошибка не критична. Но тогда гражданину впоследствии придется доказывать, что документ принадлежит ему. Поэтому ответственное лицо должно максимально внимательно заполнять титульный лист и давать ознакомиться с ним работника.

Обращаем внимание, что трудовая книжка, в которой записи в титульном листе и сведениях о работе исправлены неправильно, считается недействительной.

Общие правила

Можно ли делать исправления в трудовой книжке?

Если в процессе оформления новой трудовой книжки была допущена неточность, бланк необходимо уничтожить.

Взамен кадровик берёт новый, чистый бланк и заносит туда сведения с самого начала.

Если же новый работодатель обнаружит, что в книжке имеется неправильная запись, но допущена она была не им, а кем-то ранее, обязанность по её исправлению ложится на его плечи.

Однако вносить исправления он имеет право только в случае, если работник принесёт ему подтверждающие истинные сведения документы. На их основании и делается исправление.

Неточности в главных разделах трудовой книжки нельзя зачёркивать и, тем более, замазывать корректорским штрихом. Под неверной записью нужно разместить новую, гласящую о том, что предыдущие сведения недействительны. После этого запись делается снова, но уже без ошибок.

Ей присваивается другой номер (в порядке очерёдности). На титульном листе, в отличие от страниц с разделами, разрешается зачёркивать слова. Правильные пишутся тут же, ставится печать, работодатель заверяет исправление.

Вносимые исправления должны быть записаны шариковой ручкой. Можно воспользоваться также гелевой либо перьевой. Паста в ручке должна обладать водостойкостью и светостойкостью. Разрешены фиолетовый, тёмно-синий, чёрный цвета. Не допускаются никакие сокращения.

А теперь подробнее и с примерами обо всех возможных исправлениях.

Особенности

Как уже было сказано, не исключены ошибки как на титульном листе трудовой книжке, так и на последующих её страницах. Устраняются эти ошибки по-разному.

Сведения на титульнике

Если книжку едва успели открыть и тут же допустили ошибку на самой главной – титульной – странице, её следует порвать и выбросить, принявшись за новую. Но нередки ситуации, когда трудовая книжка уже содержит сведения на последующих страницах, к тому же они заверены, а кадровик должен внести исправления в титульник.

Законодательство и правила ведения таких документов не устанавливают никаких конкретных рекомендаций в этих случаях.

Поэтому было решено действовать по определённой инструкции.

Итак, представим, что необходимо изменить имя, фамилию, отчество или дату рождения работника.

В этом случае исправление осуществляется кадровиком только на основании представленных документов.

Таковыми могут являться паспорт гражданина, свидетельство о смене фамилии/имени/отчества, свидетельство о заключении либо расторжении брака. В трудовой книжке необходимо указать номер и дату нужного документа.

Запись, которая стала недействительной, зачёркивается ручкой – одной сплошной линией. Если ошибка допущена в одной или нескольких цифрах даты рождения, всё равно зачёркивается вся дата. Рядом прописываются верные сведения. А уточнения из документов вписываются на обложку трудовой книжки изнутри. Там же ставится подпись уполномоченного и штамп организации.

Пример 1

Антонова Лидия Константиновна устроилась на работу 18.11.2003. Ей открыли трудовую книжку и записали все персональные данные на титульный лист. Спустя год, 06.12.2004, Лидия Константиновна взяла фамилию супруга, так как вышла замуж.

Теперь она стала Самойловой. В данной ситуации сотруднику отдела кадров действовать нужно так: Слово «Антонова» на титульном листе зачеркнуть. Рядом, в той же строке, прописать: «Самойлова».

На внутренней стороне обложки сверху записать: «Фамилия «Антонова» изменена на фамилию «Самойлова» на основании свидетельства о заключении брака серия АШ № 232005, выданного Курским отделением ЗАГС 06 декабря 2004 г. Инспектор отдела кадров З.М. Метляева. (подпись, печать).

Вопрос относительно неверно написанного имени или отчества (хотя работник не менял их официально). Такое тоже случается, особенно, если два имени звучат практически одинаково, например, Софья и София, Наталья и Наталия.

Называть человека могут по-разному, но ведь в паспорте у него записан единственно верный вариант. То же касается отчества: как часто мы путаем «Геннадьевна» и «Геннадиевна», «Валерьевна» и «Валериевна».

Чтобы в будущем у человека не возникло неприятностей, когда он будет, скажем, оформлять трудовую пенсию, в его трудовой книжке не должно остаться никаких огрехов.

Однако законом не предусмотрены правила исправления подобных нюансов.

Если имя, фамилию или отчество написали с ошибкой при открытии трудовой книжки, то последняя уничтожается, заменяясь новой (об этом составляется нормативный акт).

Если же оплошность была обнаружена уже после того, как книжка заполнилась записями в разделах и человек успел сменить рабочее место, исправлению ошибка не подлежит.

Выход в такой ситуации один – обратиться в судебные органы, чтобы документ признали принадлежащим именно данному работнику, а не кому-то другому.

Отдельные работодатели сходятся во мнении, что неверно написанные данные на титульной странице всё-таки можно исправить, если имеется соответствующий документ за подписью того работодателя, который в своё время допустил описку.

В этом случае неверное слово зачёркивается, а внутри книжки на обложке делается необходимая запись, включая ссылку на документ. Нельзя забывать о подписи уполномоченного и печати. В некоторых случаях дополнительно приписывают «Исправленному Софья на София верить».

Скачать образец внесения исправлений в связи со сменой фамилии на титульнике.

Пример 2

Рассмотрим другую ситуацию. Неточность допущена в написании специальности или профессии работника. Это может быть вовсе не ошибкой: например, Игорев А.З. на момент устройства на работу успел окончить только техникум, а впоследствии, уже трудясь, получил диплом вуза по специальности маркетинг.

Но в книжке в строке «Образование» работодателем было записано «среднее профессиональное», в строке же «Профессия, специальность» внесли запись «Технолог».

Исправить это можно следующим образом: в строке «Образование» рядом с записью «среднее профессиональное» нужно поставить запятую, а дальше приписать «высшее профессиональное». В строке «Профессия, специальность» следует поставить запятую после слова «Технолог» и приписать «Маркетолог».

Образец внесения исправлений в связи с получением образования.

Ошибки в разделах

При выявлении ошибок в разделах трудовой книжки исправлять их нужно несколько иначе, чем на титульнике.

Ничего зачёркивать нельзя, уточнения вносятся не на обложку, а прямо в разделы, просто верную запись нужно сделать ниже.

Предположим, что в штат фирмы приняли нового человека.

Случайно была допущена ошибка при написании названия компании или подразделения. Эта запись была сделана под порядковым номером 3 (он ставится во 1-й графе).

Пример: Чукавин А.С. был принят на должность главного специалиста отдела экономики в компанию «Идея» 06.10.2014. Но кадровик записал информацию неверно, указав другой отдел:

Исправление нужно внести следующим образом:

Если неточность обнаружили не сразу, а когда работник уже уволился и поступил на другое место работы в другой фирме, тогда в трудовой книжке ставится следующий после крайней записи порядковый номер, прописывается, что такая-то запись недействительна, вносятся истинные сведения.

Дату нужно проставить не ту, когда допустили ошибку, а ту, по состоянию на которую были внесены исправления. Графа № 4 заполняется сведениями о документе, на основании которого внесли исправление.

Если компания, сотрудник которой в своё время ошибся в записи, через несколько лет реорганизовалась, исправить неточность должен сотрудник фирмы, которой отошли права на прежнюю компанию.

Если же компания была ликвидирована и уже не существует, тогда новый работодатель берёт на себя обязанность по внесению исправлений, ориентируясь при этом на дубликаты документов, свидетельствующих о приёме человека/переводе.

Если работник был восстановлен на работе после выявления незаконного увольнения, предыдущая запись (об увольнении) признаётся недействительной, затем прописывается фраза: «восстановлен на прежней работе».

Если работника уволили, но ошиблись в указании причины увольнения, тогда прежняя запись признаётся недействительной, после чего прописываются истинные сведения: «уволен по…».

Пример

Макеев О.Д. был уволен с места работы. Работодатель внёс такую запись: «Уволен за прогул, подпункт «а» пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации. Приказ от 10.09.2011 № 133-к.

Гражданин Макеев обратился в судебные органы, подав иск на работодателя о внесении последним неверных сведений в книжку. Суд удовлетворил требование истца. Работодатель вынужден был исправить запись.

Исправление осуществляется так: «Запись № 2 недействительна, уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» Приказ от 01.02.2014 № 387-к.

Образец внесения исправлений в разделе «Сведения о работе».

Огрехи в записях награждений

Третий раздел в трудовой книжке называется «Сведения о награждениях». Не у всех этот раздел содержит записи. Но у некоторых не только заполнен полностью, а ещё и с ошибками.

Ошибки в награждениях нельзя зачёркивать, заштриховывать. Неверные записи помечаются как недействительные, а ниже вносится правильная запись.

Впрочем, всё так же, как и в разделе «Сведения о работе». Дату в графе № 2, внося фразу «Запись № 5 от 14.03.2001 недействительна», ставят не ту, на которую была сделана описка, а ту, на которую вносится исправление.

Образец признания записи о награждениях недействительной.

Итоги

На примерах были разобраны наиболее типичные ошибки, которые чаще всего допускаются сотрудниками отдела кадров или работодателями. Неточности могут быть и иными, но исправляются они по той же схеме.

В идеале ошибок не должно быть вовсе. Их наличие является неприятным для владельца трудовой книжки фактом и портит документ. Во-вторых, нередко огрехи так и остаются незамеченными и неисправленными, а порой недобросовестные кадровики видят, что ошиблись, но не придают этому особого значения.

Впоследствии работник может столкнуться с различными проблемами, например, его трудовой стаж признают недействительным при расчёте пенсии или даже не примут в новый штат, сославшись на то, что имя в трудовой книжке не совпадает с именем в паспорте.

Ответственный бизнесмен никогда не позволит себе халатно относиться к заполнению личных документов сотрудников своей компании.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Rate this post

Трудовая книжка должна заполняться строго по правилам, установленным законом. В случае допущения ошибки, она должна быть исправлена надлежащим образом или Пенсионный Фонд может не засчитать работнику этот период в стаж работы либо могут возникнуть проблемы при трудоустройстве.

В каких случаях и как вносятся исправления в трудовой книжке?

Исправления, вносимые в трудовую книжку можно разделить на два вида:

  1. Исправления, которые необходимо сделать при изменении или дополнении личных данных работника на титульном листе.
  2. Исправления, которые необходимо сделать при обнаружении ошибки в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях».

Отдельно идет случай, когда ошибка обнаружена при заполнении титульного листа, в этом случае она не исправляется, а заполняется новый бланк.

Исправления могут вноситься следующими способами:

  1. Зачеркивание одной чертой, которая не мешает прочтению записи и проставление верной информации рядом.
  2. Признание информации недействительной, путем внесения соответствующей записи.

Первый способ можно использовать только на титульном листе, поскольку зачеркивание сведений в остальных разделах категорически запрещено.

Инструкция по заполнению трудовых книжек и Правила ведения содержат четкие указания, как произвести исправление в трудовой книжке. Образец 2018, который соответствует требованиям этих актов можно посмотреть.

Запись неверна

Если в записи обнаружены ошибки, то ее можно исправить только путем признания ее неверной. Это правило касается информации, содержащейся в разделах о работе и о награждении.

Запись можно признать недействительной двумя способами:

  1. Ставится запись о том, что запись № 000 недействительна, а в следующей строке вносится правильная запись. То есть, исправление делается двумя строками с разными порядковыми номерами.
  2. В одной записи признают недействительность и поясняют причину. Например, пишут «Запись за № 5 недействительна, восстановлен на работе».

Если запись о недействительности идет отдельной строкой, то в графе 4 (основание) ничего не ставится.

Все записи нумеруются в хронологическом порядке.

Текст внесен другой организацией

Если ошибка допущена не текущим работодателем, а тем, у которого работник трудился ранее, то исправления могут быть внесены следующим образом:

  1. Организацией, допустившей ошибку.
  2. Организацией, у которой работник трудится в настоящее время, но при условии, что ей предоставлены соответствующие документы, например, если у работника ошибка в основании для увольнения, то необходима копия приказа с правильной записью и сопроводительное письмо с описанием ситуации.

Такой пакет документов более соответствует правилам делопроизводства, хотя в законодательстве просто указано, что должны быть предоставлен официальный документ.

Если работник, забирает трудовую книжку для исправления по предыдущему месту работы, выдачу необходимо оформить соответствующим образом (расписка о получении), чтобы при ее утере организация не несла ответственности.

Исправление организацией, вносившей запись, после увольнения

Если исправление производит бывший работодатель, то ему необходимо указать свое полное наименование, а только затем признать недействительность записи и внести правильную. Затем ставится подпись лица, ответственного за ведение трудовых, и печать организации.

Такой порядок не прописан в законе, но простановка названия компании указывает на того, кто делал исправления, а подпись должностного лица и печать заверяет ее.

Указаны не те даты

В случае если ошибка заключается в том, что указана неверная дата приема, перевода, увольнения и т. д. исправление делается в том же порядке. То есть, запись признается недействительной и вносится правильная редакция.

Неправильно внесены реквизиты приказа

Неправильные или неточные реквизиты приказа также являются ошибкой в записи и исправляются в общем порядке.

Исправление сведений о награждении

В разделе «Сведения о награждениях» также недопустимо вносить исправления путем зачеркивания. Поэтому при выявлении ошибки запись признают недействительной и ставят либо верную, либо указываю причину отмены (запись за № 5 недействительна в связи допущенной ошибкой в приказе о награждении).

Замена сведений на титульном листе

В случае когда у человека меняются личные данные, это не считается ошибкой, но изменения необходимо внести. Делают это следующим образом:

  1. Запись, ставшую неактуальной, зачеркивают одной чертой, а рядом или выше ставят правильную.
  2. На обложке трудовой делают об этом запись, и указываю документы, послужившие основанием.

Таким же образом изменяют и дату рождения.

В случае когда происходит замена фамилии в результате брака, в качестве основания все равно ставится паспорт, поскольку данные в трудовую книжку вносятся на основании документа, удостоверяющего личность, а свидетельство о браке в этот перечень не входит.

Отдельно нужно отметить исправления (дополнения) информации об образовании или специальности. Если работник получил вторую специальность или образование другой степени, то данные просто ставят через запятую, поскольку в этом случае получение высшего образования, не делает средне специальное недействительным.

Исправление неточностей во вкладыше

Все исправления и внесения изменения во вкладыш вносятся в том же порядке, что трудовую книжку.

Если производится замена данных на титульном листе трудовой, эту же процедуру необходимо повторить и во вкладыше (вкладышах).

Запись недействительна

Запись признается недействительной, если в ней обнаружены ошибки. Законодатель не делает пояснения, в каком раздела должна быть допущена ошибка. Это значит, что признавать недействительной нужно любую запись, где обнаружена ошибка.

Ошибка может быть как фактической, так и орфографической. Например, допущена опечатка в должности. Такую запись также нужно исправить, особенно если должность входит в список тех, которые дают определенные льготы (досрочный уход на пенсию).

Аннулирование, если запись внесена ошибочно

В случае если запись внесена ошибочно, например, кадровик заполнил не ту трудовую, то ее нужно аннулировать. Запись будет выглядеть следующим образом: «Запись за № 18 аннулирована, внесена ошибочно».

Записи, не подлежащие исправлению

Если в данных на титульном листе допущена именно ошибка, а не произошли изменения, то по поводу таких данных существует два мнения:

  1. Исправить ошибку, в порядке, указанном в законодательстве. Мотивируется это тем, что там нет прямого указания, что такие ошибки исправлять нельзя или указания, что исправлять можно только сведения о работе или награждениях.
  2. Оставить все как есть, поскольку на титульный лист можно вносить только изменения.

И в том, и в другом случае может быть много подводных камней. В первом случае организация может попасть в ситуацию, когда внесет исправления недобросовестному работнику, присвоившему чужую трудовую книжку. Во втором случае, работнику придется доказывать, что это именно его документ.

Во избежание таких казусов кадровику при заполнении данных следует быть очень внимательным и заполнять только на основании документа, а работнику внимательно читать данные, перед тем как поставить свою подпись.

  1. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей, утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 года за № 225 «О трудовых книжках» — устанавливает основные правила исправления записей в трудовых книжках.
  2. Инструкция по заполнению трудовых книжек, утверждена постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 года за № 69 — правила исправления ошибок и внесение изменений.

Исправления в трудовой книжке: кто исправляет, как быть с пропущенными записями, о зачеркивании записей

Консультирует МИНИСТЕРСТВО СОЦИАЛЬНОЙ ПОЛИТИКИ УКРАИНЫ

Юридический департамент

Исправление ошибки в трудовой книжке

ВОПРОС: В трудовой книжке была сделана ошибка (неправильная запись о работе). Кто исправляет такие записи и на базе каких документов?

Допускается ли зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей?

Как быть, если запись об увольнении со признана недействительной?

Можно ли внести в трудовую книжку пропущенную запись?

ОТВЕТ: По пункту 2.6 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты Украины от 29.07.93 г.. № 58 (с изменениями), зарегистрированным в Минюсте Украины 17.08.93 г.. За № 110 (далее – Инструкция), в случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе, переводе, а также о награждениях и поощрениях и др. исправление выполняется владельцем или уполномоченным им органом, где была сделана соответствующая запись. Собственник или уполномоченный им орган по новому месту работы обязан предоставить работнику в этом нужную помощь.

Согласно п. 2.9 Инструкции исправленные сведения о работе, переводе на другую работу, награждения и поощрения и т.п. должны полностью соответствовать оригиналу приказа или распоряжения.

В случае утраты приказа или распоряжения или несоответствия их фактически выполняемой работе исправление сведений о работе производятся на основе других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Показания свидетелей не могут быть основанием для исправления внесенных ранее записей.

Пункт 2.10 Инструкции определяет порядок исправления неправильных или неточных записей, внесенных в трудовую книжку.

Так, в разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждении», «Сведения о поощрениях» трудовой книжки (вкладыша) зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается.

При необходимости изменения записи, например, сведений о работе после указания соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графе 3 пишется: «Запись по № такому-то недействительна. Принятый по такой то профессии (должности)» и в графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) собственника или уполномоченного им органа, запись с которого неправильно внесена в трудовую книжку.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении и переводе на другую постоянную работу в случае незаконного увольнения или перевода, установленного органом, который рассматривает трудовые споры, и восстановления на предыдущей работе или изменения формулировки причины увольнения. Например, пишется: «Запись под № таким-то является недействительной, восстановлен на прежней работе». В случае изменения формулировки причины увольнения пишется: «Запись под № таким-то является недействительной, освобожден …» и отмечается новая формулировка.

В графе 4 в таком случае делается ссылка на приказ о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, в дальнейшем признанной недействительной, по просьбе работника выдается «Дубликат» трудовой книжки без внесения в нее записи, признанной недействительной.

Инструкцией не предусмотрено положение о внесении пропущенной записи в трудовую книжку.

Кроме того, согласно пункту 3 Порядка подтверждение имеющегося трудового стажа для назначения пенсий при отсутствии трудовой книжки или соответствующих записей в ней, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 12.08.93 г.. № 637, в случае отсутствия трудовой книжки, а также в тех случаях, когда в трудовой книжке отсутствуют нужные записи или содержатся неправильные или неточные записи о периоды работы, для подтверждения трудового стажа принимаются данные, имеющиеся в реестре застрахованных лиц государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования, справки, выписки из приказов, лицевые счета и сведения на выдачу заработной платы, удостоверения, характеристики, письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их исполнении и другие документы, содержащие сведения о периоды работы.

 

Главный специалист, Игорь Быць

 

“Труд и зарплата” N 7 (1019), 15 февраля 2017

Как исправить ошибку в трудовой книжке, допущенную на предыдущей работе? | Карьера и бизнес | Деньги

Записи в трудовой книжке должны быть оформлены надлежащим образом: неточности, ошибки, неправильно сделанные исправления в документе могут не только вызвать вопросы на последующих местах работы, но и привести к назначению трудовой пенсии в меньшем размере, чем тот, на который рассчитывает гражданин. Внести в трудовую книжку исправления могут по тому месту работы, где их допустили, а в некоторых случаях ошибки предыдущего работодателя может исправить и новый. АиФ.ru выяснил у эксперта, в каких случаях и как вносятся исправления и на что сотрудникам стоит обратить внимание при оформлении документа, чтобы не возникло проблем в будущем.

«Погрешности должны быть так или иначе исправлены, однако порядок исправлений зависит от конкретного случая», — поясняет начальник отдела кадров Надежда Чикранова. В качестве обоснования она ссылается на подзаконные акты: в настоящее время такими являются «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «„О трудовых книжках“» (далее — Правила), а также «Инструкция по заполнению трудовых книжек», утвержденная постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.

«В случае выявления неправильной записи ее исправление можно сделать как по месту работы, где эта запись была сделана, так и по новому месту работы на основании соответствующих документов», — говорит эксперт.

Исправления в титульном листе

Исправления могут вноситься в связи с изменениями указанных там сведений (например, при изменении фамилии или получении другого образования) или в связи с допущенными ошибками. В таком случае неверная запись аккуратно зачеркивается одной чертой, сверху вносится правильная, а на внутренней стороне обложки трудовой книжки делается пометка с информацией о документе, подтверждающем правки. Это могут быть паспорт, свидетельство о рождении (браке, разводе), документ о получении образования.

«В случае внесения нового образования старое не зачеркивается», — обращает внимание Чикранова.

Исправления сведений о работе и награждениях

Изменения может внести как бывший работодатель, так и работодатель по последнему месту работы, но только на основании официальных документов или справок, предоставленных бывшим работодателем.

«Если организация, внесшая неправильную запись в трудовую книжку сотрудника, была реорганизована, то исправление вносит ее правопреемник, а если она была ликвидирована, то подтверждающие документы запрашиваются из архива. В случае, когда нужных документов по каким-либо причинам нет даже в архиве, придется обращаться в суд и через него доказывать определенный стаж», — говорит Надежда Чикранова.

Эксперт подчеркивает, что замазывать, стирать или зачеркивать неправильные данные из этого раздела запрещено. По правилам, после последней записи указывают следующий порядковый номер, дату внесения изменений в трудовую книжку, в третьей графе прописывается «Запись под № N недействительна», после чего делается правильная. В четвертой графе указываются номер и дата выдачи документа, на основании которого вносятся правки.

Исправление нумерации

Нумерация записей в трудовой книжке должна быть сквозной на протяжении всей трудовой деятельности. В случае ошибки ее можно и нужно восстановить.

«Отдельного рассмотрения заслуживает нумерация во вкладыше, — говорит эксперт. — В соответствии с правилами, если в трудовой книжке заполняются все страницы какого-либо раздела, в нее вшивается вкладыш, который оформляется и ведется в том же порядке, что и трудовая. Поэтому нумерация вкладыша должна продолжать нумерацию трудовой, и исправление этой нумерации происходит по аналогичной схеме».

Исправления в наименовании организации

Название организации указывается в трудовой книжке в третьей графе без порядкового номера. Исправлять его нужно в соответствии с общими требованиями к исправлениям в данном разделе, согласованными Правилами. Как и в случае с исправлениями сведений о работе, в первую и вторую графы ставятся номер и дата внесения исправлений соответственно, а в третью графу пишется: «Наименование организации и запись за № N считать недействительной», и далее следует правильное название организации и новая запись о приеме в общем порядке.

Когда можно обойтись без исправлений в трудовой книжке?

Если запись смазана, но ее без труда получается разобрать, то, по словам Надежды Чикрановой, можно оставить все, как есть. Если при заполнении трудовой книжки страницы слиплись и остались незаполненными, а в остальном порядок заполнения не нарушен, то исправления также не требуются.

Смотрите также:

Как исправить дату приема на работу в трудовой книжке?

Здравствуйте, уважаемая Светлана!

Благодарим за приложенный файл! Исправления правильно отмечены.

Очень хорошо, что Вы вовремя заметили (до момента, когда будут занесены иные записи за следующим порядковым номером), что внесена неверная запись при приеме на работу.

Согласно Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»):
30. В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.
В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.

Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (ред. от 31.10.2016) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (Зарегистрировано в Минюсте России 11.11.2003 N 5219)
«1.2. В разделах „Сведения о работе“ и „Сведения о награждении“ трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.
Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе „Сведения о работе“ после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: „Запись за номером таким-то недействительна“. После этого производится правильная запись: „Принят по такой-то профессии (должности)“ и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.
В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например: „Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе“. При изменении формулировки причины увольнения делается запись: „Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)“. В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.
При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: „Дубликат“. На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: „Взамен выдан дубликат“ с указанием его серии и номера».

Исправление ошибок в деловых документах

Использование формы для неправильного года (Используйте форму для налогового года, а не для года, когда вы заполняете форму) Мы все были в этом. Мы прочитали важный документ и обнаружили ошибку. И ошибка была значительной. Например, смешивание арендодателя (владельца здания) и арендатора (компании, сдающей помещение в аренду) в договоре аренды является распространенной ошибкой. Ошибки могут возникать в договорах аренды, трудовых договорах, договорах о недвижимости, договорах купли-продажи, налоговых формах…Любой юридический документ.

Ошибки в юридическом документе

Обнаружив ошибку, примите меры, чтобы исправить ее как можно скорее. Вам нужно будет сообщить об ошибке любой другой стороне или сторонам, вовлеченным в документ, особенно если это какой-либо подписанный контракт.

Следуйте этим стандартным шагам для исправления ошибок в важных документах:

  1. Пропишите неверную информацию (убедитесь, что информация все еще читается).
  2. Внесите изменения.
  3. Дата и инициализация изменения.
  4. Укажите дату другой стороны и поставьте галочку для изменения, чтобы было ясно, что изменение было подтверждено обеими сторонами.

Другой пример – исправление ошибки в табеле учета рабочего времени. Ошибка должна быть отмечена, а затем введена правильная информация. Затем сотрудник и руководитель (или другой уполномоченный представитель компании) должны поставить свои инициалы / подписать и поставить дату изменения.

В договоре купли-продажи, таком как документы, связанные с продажей бизнеса, покупатель и продавец могут перемещаться туда и обратно и вносить изменения в ходе переговоров, чтобы включить или удалить конкретный актив или активы. Важно, чтобы все такие изменения были выровнены, исправлены или обновлены до последней согласованной версии, а затем подписаны и датированы обеими сторонами.

Механика исправлений

Для некоторых контрактов вы можете просто внести изменения от руки, зачеркнуть или нарисовать линию, чтобы вычеркнуть старые данные, и инициализировать изменение.Однако в некоторых случаях подробные контракты могут включать в себя множество изменений, и лучше всего получить доступ к документу на компьютере, использовать функцию зачеркивания вашего текстового редактора, чтобы нарисовать линию через нежелательный текст и ввести новый текст.

Например, в программе Microsoft Word есть возможность вносить изменения в документ и отображать старый текст с красной линией через него. Эта функция, что неудивительно, называется красной линией, и к ней можно получить доступ, сначала включив функцию Отслеживание изменений в меню Просмотр .

Внесите исправления ошибок в свой документ, но только после того, как вы включили опцию отслеживания изменений. Затем выберите опцию Показать всю разметку , чтобы увидеть старый текст, выделенный красным, с перечеркнутой линией. Вы можете распечатать этот вид на цветном принтере, чтобы сохранить красный цвет. Если вы используете черно-белый принтер, вы все равно будете видеть зачеркнутые линии в старом тексте.

Неправильный способ исправить

При внесении изменений в документ все может начать выглядеть беспорядочно, если у вас есть несколько изменений и все они проходят через линии.

Однако сопротивляйтесь побуждению убирать вещи только ради того, чтобы выглядеть «чистыми». Не используйте корректирующую жидкость и не пытайтесь стереть ошибку или ошибку. Если документ когда-нибудь попадет в суд, может показаться, что вы намеренно пытались что-то скрыть. Скрытие изменения может привести к обвинению в мошенничестве или, по крайней мере, вызвать тень сомнения в сознании контрагента, поэтому не пытайтесь это сделать.

Исправление ошибок в налоговых формах предприятий

Ошибки в налоговых формах предприятий могут иметь серьезные последствия.Например, отсутствие в форме неверного идентификационного номера налогоплательщика может означать, что форма отклонена. Еще одним следствием ошибок могут быть штрафы и пени со стороны IRS. Эти штрафы могут быть за:

  • Заниженные или недоплаченные налоги на прибыль предприятий,
  • Неуплаченные налоги на заработную плату (из формы 941) или
  • Штрафы за несвоевременную подачу форм W-2 или 1099-MISC.

Исправление ошибок в налоговых декларациях о заработной плате

У IRS есть специальные формы (называемые формами «X») для исправления информационных возвратов, включая форму 941, форму 1099-MISC и форму W-2.Формы X соответствуют формату исходной формы, поэтому вы можете исправить только одну часть формы.

Распространенные ошибки в годовых отчетах о заработной плате и налогах (форма W-2 и форма 1099-MISC) включают:

  • Идентификационный номер налогоплательщика отсутствует или неверен
  • Не вводите информацию в правильные поля
  • Неправильная форма. Используйте формы W-2 для сотрудников и формы 1099-MISC для лиц, не являющихся сотрудниками.
  • Использование формы для неправильного года (Используйте форму для налогового года, а не для года, когда вы заполняете форму)

Вы не можете распечатать форму W-2 или 1099-MISC из Интернета.Вы должны купить стандартный бланк с красной печатью. IRS отклоняет формы, которые не читаются компьютером.

Узнайте больше о том, как исправить ошибки (Форма 941, формы W-2 и формы 1099-MISC)

Не отправляйте исправленные отчеты в IRS, если вы исправляете только информацию штата или местную информацию. Обратитесь в государственное или местное налоговое управление за помощью в этом типе исправления.

Ошибки в налоговых декларациях о прибылях и убытках

Наиболее распространенные ошибки при налогообложении бизнеса:

  • Отсутствует срок оплаты
  • Включен неверный идентификационный номер налогоплательщика
  • Подача с неправильным статусом (например, глава семьи вместо подачи холостого)
  • Ошибки в расчетах.

IRS исправит небольшие дополнительные ошибки, но для более крупных ошибок вам потребуется выполнить специальный процесс, чтобы исправить ошибку. Например, ошибка при расчете предполагаемых налогов может означать штраф за занижение дохода.

Невозможность прикрепить формы, такие как форма W-2 или 1099-MISC.

Для всего, что влияет на итоговые суммы вашей налоговой декларации, вам необходимо подать исправленную декларацию. Узнайте больше о типичных ошибках налогообложения предприятий и о том, как их исправить.

Исправьте ошибки, отправьте исправленную декларацию и произведите платежи как можно скорее. Штрафы и пени могут быстро накапливаться.

Вот что делать, если вы считаете, что в вашем чеке есть ошибка.

День выплаты жалованья, наконец, наступил, и вы готовы забрать свои кровно заработанные деньги. Но когда вы смотрите на свою зарплату, вы понимаете, что что-то не складывается.

Согласно опросу 2017 года, проведенному Институтом рабочей силы при Kronos Incorporated, более половины работников в США сталкивались с проблемами с зарплатой на каком-то этапе своей карьеры.

«Ошибки могут произойти», – сказал CNBC Make It Билл Данн, директор по связям с правительством Американской ассоциации заработной платы. «Они не обычны, но случаются».

Вместо того, чтобы упустить деньги, за которые вы много работали, или получить болезненный счет, наступит время уплаты налогов, регулярно просматривайте квитанцию ​​о заработной плате и внимательно смотрите на следующее:

  • Были ли изменения в заработной плате брутто или нетто ?
  • Правильно ли регистрировалась ваша заработная плата? (Для почасовых рабочих вам платили за все отработанные часы, а для наемных сотрудников правильно ли регистрировалась ваша зарплата за период оплаты?)
  • Удерживались ли налоги как на федеральном уровне, так и на уровне штата?
  • Правильны ли ваши взносы 401 (k) (или другой пенсионный счет)?
  • Правильно ли удерживаются другие льготы, такие как медицинское обслуживание, планы питания в кафетерии, страхование жизни, пособие по инвалидности или пособие на поездку на автомобиле?

Если в вашей зарплате есть ошибка, вы можете предпринять шаги, чтобы быстро исправить ошибку и предотвратить превращение любых будущих ошибок в более серьезную проблему.

Найдите подходящего человека, который поможет вам

Первое, что нужно сделать, если вы заметили ошибку в вашей зарплате, – это найти в вашей компании подходящего человека, который поможет вам.

Этот человек, скорее всего, специалист по расчету заработной платы, а не ваш непосредственный руководитель, – говорит Данн. Они смогут ответить на любые ваши вопросы о квитанции о заработной плате, устранить любые ошибки и найти решение. Наиболее частыми ошибками являются ошибки ввода – либо сотрудник не смог правильно записать свое время (например, однажды забыл уйти на работу), либо сотрудник по начислению заработной платы неверно ввел эту информацию в систему.

Важно помнить, что во многих компаниях весь пакет, включающий оплату, льготы и другие вознаграждения, выполняется в разрозненных системах, сказала CNBC Make It Таня Янсен, соучредитель облачной компенсационной компании bequom.

Это означает, что может быть сложно понять, как все рушится, когда у вас есть зарплата на руках. Если у вас есть вопросы, спокойно обращайтесь к нужному человеку. «Я бы занялся этим в поисках информации, а не с яростью», – говорит Данн.

Большинство простых ошибок, таких как неправильный ввод времени, следует устранять в течение одного платежного периода, – говорит Данн.Более сложные вопросы могут занять больше времени.

Переплачено? Нет, деньги не оставляют себе

Иногда ошибка может произойти в вашу пользу. Элисон Грин, автор книги и веб-сайта «Спроси менеджера» и автор колонки «Спроси босса» в The Cut, говорит, что она часто получает письма от читателей, которым переплатили, с просьбой оставить себе деньги.

«Почти определенно нет», – сказал Грин CNBC Make It. “Ваш работодатель имеет законное право вернуть эти деньги.« Грин говорит, что , если вы действительно заметили, что вам переплатили, вы должны немедленно сообщить об этом – вы обязаны предупредить своего работодателя и работать с ним, чтобы решить проблему.

» Люди думают: «Ой! , мой работодатель должен нести ответственность за то, чтобы сделать это правильно »,« для многих проблем с зарплатой ». Но с юридической точки зрения это неверно».

Если разговор с платежной ведомостью о потенциальной ошибке заставляет вас нервничать, Грин советует помнить, что вы: re просто решает нормальную рабочую проблему.«Иногда это может казаться более сложным, потому что это наши деньги. Но в конечном итоге это, как и любой другой рабочий вопрос, который необходимо решить».

Остались вопросы? Просто спросите – действительно

Если у вас есть вопросы по поводу вашей заработной платы, обратитесь в отдел расчета заработной платы – даже если ошибки не было.

«Сотрудники, занимающиеся расчетом заработной платы, привыкли к людям, которые к ним приходят», – говорит Грин. «Люди не должны смущаться, если они этого не понимают».

Точная и своевременная оплата труда сотрудников – это конечная цель отдела расчета заработной платы и ключевая часть здорового, функционирующего бизнеса.

«Большинство специалистов по расчету заработной платы хорошо оплачиваются и понимают, что делают», – говорит Данн. «Для них очень важно, чтобы людям платили должным образом и вовремя».

Понравилась эта история? Подпишитесь на CNBC Сделайте это на YouTube!

Не пропустите:

4 вещи, которые следует учесть, прежде чем делиться своим номером телефона с коллегой

Как выполнить некорректную проверку данных

Ошибки при проверке биографических данных встречаются на удивление часто.Если вы стали жертвой плохой проверки биографических данных, вот как действовать в этой ситуации.

Представьте, что вы нашли работу и лабиринт . Вы проходите несколько раундов собеседований, заполняете всю необходимую информацию и предоставляете рекомендации. Вы даже соглашаетесь на проверку биографических данных, потому что, эй, что вам нужно скрывать?

Итак, представьте, каково ваше потрясение, когда вам отказали в работе из-за какой-то вопиющей ошибки в фоновом отчете.

Ошибки при проверке биографических данных встречаются на удивление часто. А если учесть, что подавляющее большинство работодателей проводят какую-либо проверку биографических данных, получается, что многие невиновные соискатели не принимаются на работу из-за того, что проверка биографических данных пошла не так, как надо.

Если вы стали жертвой плохой проверки биографических данных или просто хотите убедиться, что работодатели видят правильную информацию о вас, вот несколько советов:

Спросите копию.

Если потенциальный работодатель обнаружит что-то сомнительное в вашей проверке биографических данных, вы имеете право получить ее копию в соответствии с Федеральным законом о справедливой кредитной отчетности.Возможно, кто-то с именем, похожим на ваше (например, без инициала в середине), имеет криминальное прошлое и каким-то образом связано с вашим.

Найдите ошибку (ы).

Когда у вас будет копия отчета, вы можете (к сожалению) обнаружить, что в вашей записи есть несколько неточностей. Записывайте каждую ошибку, чтобы вы могли оспорить их все сразу, а не по одной.

Разберитесь в ошибках.

Возможно, вам в голову пришла мысль о наличии черной метки на вашей проверке биографических данных, но вам нужно сосредоточиться во время чтения отчета.При проверке биографических данных выявляются некоторые распространенные ошибки, в том числе:

  • Похожие названия.
  • Выявлена ​​информация, которая была запечатана или уничтожена.
  • Одно уголовное обвинение указывается несколько раз.
  • Правонарушения обозначены неправильно, например, проступок указан как уголовное преступление.
  • Сообщается об аресте, но не сообщается о том, что обвинения не предъявлены.

Найдите источник.

Ваш первый инстинкт при обнаружении ошибок при проверке биографических данных, вероятно, – это позвонить в компанию, занимающуюся проверкой биографических данных, и попросить их исправить проблему.Дело в том, что, если ошибка не была в их отчетах, компании, занимающиеся проверкой биографических данных, просто находят информацию, которая уже есть, и, возможно, не смогут исправить ошибки. Поэтому посмотрите на эти государственные агентства как на источник ошибки:

  • Кредитная история
  • Водительские рекорды
  • Военное дело
  • Предыдущие работодатели
  • История образования
  • Криминальное прошлое

Исправьте проблему.

Если у вас есть неверная информация о вашей записи, она, к сожалению, не исчезнет сама по себе.Вам нужно проявить инициативу и исправить это. В зависимости от того, в чем заключается проблема, вам следует связаться с государственным агентством, связанным с ошибкой. Если вы оспариваете уголовную ошибку, вам следует обратиться в Бюро идентификации вашего штата и подать заявление о судимости.

Если в вашей проверке биографических данных будет обнаружена ошибка, это может стоить вам работы, на которую вы претендуете, поскольку исправление ошибки может занять несколько недель. Но после исправления вы можете быть уверены, что следующая проверка данных о работе будет чистой и правильной.

Интервью скоро? Ознакомьтесь с этими советами по собеседованию

Фото: bigstockphoto.com

Не забудьте поделиться этой статьей с друзьями!

Социальные сети для ищущих работу

Исправление к разнесенной транзакции по трудозатратам – Yahoo Archive

Вы всегда можете зайти в раздел о трудоустройстве и обновить табель учета рабочего времени.Карты времени
обновляются до тех пор, пока не будут переведены в расчет заработной платы Vantage или захват
COS / WIP запущен. После этого вам нужно будет выполнить корректировку задания
для изменения любой информации WIP и записи в журнале G / L для изменения
финансовая информация. Я думаю, у вас будет достаточно времени на
поймать ошибку, особенно с отчетом о рабочем редактировании. Конец
месяц будет единственной реальной проблемой.

Чарли Смит

Smith Business Services / 2W Technologies LLC

www.vistaconsultant.com /
www.2WTech.com

От: [email protected] [mailto: [email protected]] От имени
Aimee.grebe
Отправлено: Четверг, 27 мая 2010 г. 10:41 утра
Кому: [email protected]
Тема: [Vantage] Исправление к опубликованной транзакции по трудозатратам

Кто-нибудь знает способ исправить опубликованную транзакцию по трудозатратам, в которой указано неправильное количество часов заработной платы
? Кто-то забыл выключить часы, и поэтому было отправлено чрезмерное количество рабочих часов в размере
часа.Это необходимо исправить с финансовой точки зрения
и с точки зрения расчета заработной платы (мы не используем модуль расчета заработной платы
, но данные экспортируются из Vantage в нашу систему расчета заработной платы). Я не думаю, что
есть “одобренный” способ сделать это, но я думаю о строках
, чтобы вручную настроить GL для обработки финансовой части
, а затем обновить трудовые записи в БД, чтобы экспорт к Зарплатной ведомости
является точным. Я знаю, о чем вы думаете … внесение изменений в БД
не поддерживается и обычно не одобряется.Но я думаю, что при
обстоятельствах это нормально, если вы знаете, что делаете, и
готовы пойти на риск.

Кто-нибудь знает способ лучше? Есть ли какие-либо последствия для изменения записей
LaborHed и LaborDtl после их публикации?

Заранее спасибо,
Эйми

[Нетекстовые части этого сообщения удалены]

Распространенных ошибок при начислении заработной платы и как их избежать

Плавный процесс расчета заработной платы в вашей организации подобен кислороду: когда он есть, вы его почти не замечаете; когда его нет, вы не можете думать ни о чем другом.Это делает расчет заработной платы одной из наименее ценимых, но наиболее важных функций в бизнесе. Расчет заработной платы, если все сделано правильно, может удовлетворить сотрудников и помочь вашей организации избежать юридических последствий. С другой стороны, когда возникают ошибки при расчете заработной платы, их влияние может сказаться на всей компании.

К счастью, всех наиболее распространенных ошибок при начислении заработной платы легко избежать с помощью обучения, правильного планирования и правильных инструментов. Чтобы узнать об этих ошибках в начислении заработной платы и о том, как их избежать или исправить, читайте дальше.

5 самых распространенных ошибок при начислении заработной платы

При таком сложном процессе, как расчет заработной платы, организации могут совершать ошибки во многих местах. Вот некоторые из наиболее распространенных ошибок при начислении заработной платы, на которые следует обратить внимание в вашей компании.

# 1 Неверная классификация сотрудников

Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) предусматривает льготы и меры защиты, такие как оплата сверхурочной работы и минимальная заработная плата, для большинства сотрудников в соответствии с законом. Однако независимым подрядчикам такая же защита не предоставляется.Аналогичным образом, освобожденные и освобожденные сотрудники также имеют разные юридические права. Некоторые организации ошибаются и ошибочно классифицируют своих сотрудников как независимых подрядчиков или освобожденных от уплаты налогов.

Неправильная классификация может не только лишить работника некоторых важных льгот и заработной платы, но также может означать, что правительство упускает ценные налоговые доллары. Если не установить флажок, возникшая недоплата или переплата может обернуться дорогостоящей ошибкой при расчете заработной платы.

Ознакомьтесь с нашей бесплатной инфографикой о типичных ошибках при начислении заработной платы!

# 2 Просчет зарплаты

С учетом сверхурочных, комиссионных, удержаний, PTO и многого другого, администраторам по начислению заработной платы нужно многое отслеживать, когда дело доходит до расчета заработной платы.Что касается заработной платы за сверхурочную работу, общее правило – это 1,5-кратная обычная заработная плата работника за любое время, проработанное сверх 40 часов в рабочую неделю. Однако в вашем штате может быть другая политика в отношении сверхурочной работы; ваша организация всегда должна соблюдать закон, более щедрый для сотрудников.

Плохие возможности учета рабочего времени также могут способствовать неправильному расчету заработной платы. Если у вашей компании нет надежного способа отслеживать часы работы сотрудников или оплачиваемое свободное время, ваши шансы на переплату или ошибку недоплаты резко возрастают.Подобные ошибки приведут к корректировке заработной платы.

Что такое корректировка платежной ведомости?

Корректировка заработной платы требуется, когда необходимо внести корректировки в выплаченные суммы. Плохая организация заработной платы, например, забвение учета отпускных дней, может привести к необходимости добавления или вычитания денег из первоначальной суммы.

Как долго компания должна исправлять ошибку расчета заработной платы?

Хотя юридические сроки различаются в зависимости от штата, краткий ответ заключается в том, что ошибки следует оплачивать незамедлительно.Скорейшее устранение нехватки заработной платы должно помочь вам избежать штрафных санкций. Законодательство о труде требует полной оплаты за выполненную работу, и большинство компаний либо добавят недостающую оплату к следующему платежному периоду, либо сократят чек между платежными периодами.

# 3 Пропущенные сроки расчета заработной платы

Время решает все в платежной ведомости. Но с таким количеством шагов в процессе расчета заработной платы слишком легко пропустить ключевой срок. Ваши сотрудники рассчитывают на то, что ваша организация будет своевременно и последовательно выполнять платежи; несоблюдение четкого графика может подорвать доверие сотрудников и мнение о компании.Не говоря уже о том, что во многих штатах есть требования к частоте выплат.

Когда речь идет о налогах на заработную плату, сроки не менее важны. Пропуск крайнего срока уплаты налогов может стоить вашей компании значительных сумм, включая штрафы за просрочку платежа, штрафы или даже юридические проблемы. Знание вашего графика – как внутреннего для дней выплаты зарплаты, так и внешнего для налогов – жизненно важно для бесперебойного процесса расчета заработной платы.

Когда дело доходит до ведомости заработной платы, никогда нельзя быть слишком тщательным.

# 4 Пренебрежение отправкой налоговых форм

Конец года (и начало нового года) – беспокойное время для профессионалов в области расчета заработной платы.По истечении года обработки платежей и налогов организации должны разослать сотрудникам все необходимые налоговые формы. Сотрудникам нужны формы W-2, а независимым подрядчикам, заработавшим 600 долларов и более, – 1099. Отсутствие своевременной доставки нужных форм нужным людям не только неудобно для сотрудников, но и может создать проблемы для вашей компании.

Убедитесь, что вы также платите правильную налоговую ставку. Налоговые ставки могут изменяться, и их необходимо постоянно обновлять в вашей платежной ведомости.Убедившись, что налоговые ставки в порядке, вы сможете избежать уплаты налогов или внесения корректировок в платежную ведомость.

# 5 Невозможность вести полные записи

Когда дело доходит до ведомости заработной платы, никогда нельзя быть слишком тщательным. FLSA требует, чтобы работодатели вели учет заработной платы за три года. Эти записи включают отработанное время, ставки оплаты, даты начисления заработной платы и многое другое. Хотя это может показаться большим объемом данных, в некоторых штатах требуется еще больше, а записи датируются еще более ранней датой.

Эти данные не только защищают вашу организацию на случай будущих проверок, но и помогают более плавно проводить расчет заработной платы здесь и сейчас.Без полных и обновленных записей вы рискуете неправильно рассчитать заработную плату, неправильно классифицировать сотрудников и т. Д.

Как избежать ошибок при расчете заработной платы

Чтобы избежать или предотвратить каждую ошибку, перечисленную выше, требуется множество стратегий, но мы включили здесь наши основные рекомендации. Включение этих элементов в процесс расчета заработной платы может помочь вам выявлять ошибки до того, как они произойдут, делая расчет заработной платы быстрее, проще и точнее.

Инвестируйте в правильные инструменты

Лучший способ не допустить, чтобы ошибки в расчете заработной платы разрушили вашу организацию? Инвестируйте в программное обеспечение для расчета заработной платы и HRIS, которые ладят друг с другом.Правильный HRIS будет управлять и обновлять важную информацию о сотрудниках, такую ​​как заработная плата, часы работы, номера счетов и удержания, а затем сообщать об этих изменениях в вашу систему расчета заработной платы, устраняя необходимость в двойной записи.

В то же время правильное программное обеспечение для расчета заработной платы должно синхронизироваться с вашей кадровой системой и автоматизировать самые трудоемкие задачи. Программное обеспечение для расчета заработной платы упрощает создание отчетов, налоговую декларацию, распределение квитанций о заработной плате и многое другое.

Знай свое дело

Многие ошибки расчета заработной платы являются результатом того, что администраторы расчета заработной платы не имеют достаточной информации или не имеют правильной информации.Законы и политика постоянно меняются, и они могут отличаться от штата к штату; Для вашей команды по начислению заработной платы крайне важно соблюдать текущие правила в отношении того, где находится ваша организация (особенно, если у вас есть национальное или глобальное присутствие).

Проведение некоторого фундаментального исследования (в чем разница между освобожденным и не освобожденным от уплаты налогов?) И перепроверка ваших предположений (действительно ли этот сотрудник классифицирован правильно?) Могут во многом помочь избежать ошибок в начислении заработной платы.

Выполнение отчетов до расчета зарплаты

Если у вас есть доступ к программному обеспечению для расчета заработной платы, запуск нескольких ключевых отчетов до обработки платежной ведомости также может помочь вам выявить и предотвратить ошибки.Мы предлагаем создать следующие отчеты, чтобы убедиться, что все ваши суммы чеков верны:

  • Сводка удержаний – В этом отчете представлена ​​сводка всех удержаний по каждому сотруднику, так что вы можете перепроверить суммы.
  • Регистр заработной платы – Этот отчет позволяет просматривать всю информацию о заработной плате в сводном формате.
  • Потребность в денежных средствах – В этом отчете показано, сколько денег должно быть доступно вашей организации для выплаты заработной платы, с разбивкой по категориям, таким как заработная плата, налоги, отчисления и т. Д.

Вести контрольный список

Вы никогда не ошибетесь с проверенным контрольным списком. Администраторам расчета заработной платы нужно многое отслеживать, даже если у них есть программное обеспечение для поддержки своих процессов. С помощью контрольного списка они могут каждый раз проходить каждый этап процесса, проверяя каждую деталь и удостоверяясь, что все верно.

Если вы допустили ошибку в начислении заработной платы, примите меры, как только вы заметите ошибку, и при необходимости сообщите об этом органам штата и федеральным органам.

Вы также можете хранить списки всех новых сотрудников, всех изменений в оплате, всех изменений вычетов и других обновлений в одном центральном месте, организованные по периодам оплаты. Затем, когда вы работаете над расчетом заработной платы за этот период, вы можете просмотреть каждый список, чтобы убедиться, что все изменения внесены в вашу систему правильно.

Как исправить ошибки расчета заработной платы

Если вы уже обработали неточную информацию о заработной плате, вы должны действовать сразу же, как только обнаружите ошибку, и при необходимости сообщить об ошибке в государственные и федеральные органы.В некоторых случаях ваша организация может столкнуться с штрафами и сборами в результате ошибки, и они будут только расти, чем дольше они остаются без внимания.

Для большинства незначительных ошибок при расчете заработной платы обычно можно выполнить одно из следующих действий:

  • Немедленно отменить платежную ведомость, внести обновления и повторно обработать ее
  • Запустите дополнительный ручной расчет заработной платы с необходимыми корректировками только для затронутых сотрудников
  • Внесите корректировки в следующую платежную ведомость, чтобы нейтрализовать предыдущие ошибки и вернуть все в баланс

Заключение

Знание о наиболее распространенных ошибках при начислении заработной платы – отличный первый шаг к их предотвращению в вашей организации и поддержанию беспрепятственного процесса начисления заработной платы.И хотя ведение непрерывного расчета заработной платы иногда может казаться неблагодарной работой, это влияет на многие другие элементы более крупной организации, такие как удовлетворенность сотрудников и даже корпоративная культура. Инвестируйте сейчас в совершенствование процесса расчета заработной платы, чтобы ваша компания не платила за него позже.

Ознакомьтесь с нашей бесплатной инфографикой о типичных ошибках при начислении заработной платы!

Департамент трудовых расследований нарушений заработной платы и рабочего времени

Работодатели много слышат о нарушениях сверхурочной работы и других нарушениях заработной платы и часов.Есть так много правил, которые нужно выучить, и так много случаев в новостях. Может быть немного страшно думать о последствиях неправильного расчета заработной платы сотрудника.

В этом отношении есть хорошие новости и плохие новости для работодателей.

Непреднамеренные ошибки при оплате

Когда допущена честная ошибка и исправляется, как только сотрудник обнаруживает ее и доводит до сведения работодателя, ошибка может попасть в «Окно исправления» и быть прощена DOL.Если сотрудник подает в суд на своего работодателя, и DOL признает, что компания неукоснительно соблюдала законы о заработной плате и часах, но просто допустила непреднамеренную ошибку, которую быстро исправила, работодатель может сбежать, не получив огромных штрафов за нарушение. Вот некоторые общие честные ошибки:

  1. Осуществление удержаний из заработной платы освобожденным работникам
  2. Возможны другие незначительные ошибки в оплате

DOL обычно принимает решения в пользу сотрудников, но иногда честная ошибка признается таковой, и работодатель не наказывается.По этой причине важно исправлять ошибки, когда они обнаруживаются.

Умышленные ошибки при оплате

С другой стороны, некоторые работодатели намеренно нарушают законы о заработной плате и часах. Причины у них разные. Некоторые явно просто пытаются сэкономить деньги за счет сотрудников, а некоторые просто сокращают время, чтобы сэкономить время. В любом случае, DOL не одобряет некоторые из этих распространенных нарушений:

Вредоносные ошибки

  1. Ручная корректировка учета рабочего времени с целью сокращения сверхурочных
  2. Прямая оплата за все часы, даже за часы, превышающие 40 в рабочей неделе
  3. Разрешение сотрудникам завершать работу дома в свободное время без оплаты
  4. Отказ от оплаты «несанкционированной» сверхурочной работы
  5. Выплата ниже минимальной заработной платы

Ленивые ошибки

  1. Неверное отнесение почасовых сотрудников к освобожденным от налогообложения или подрядчикам
  2. Не оплачивает сотрудникам время на настройку, время в пути или другие нетрадиционные виды работы
  3. Расчет сверхурочной работы каждые две недели, а не еженедельно (FLSA четко указывает, что сверхурочная работа рассчитывается для часов, отработанных более 40 в рабочую неделю, по ставке, не менее чем в полтора раза превышающей обычную ставку)

Сокращение рабочего времени сотрудников и сокращение сверхурочных – это преднамеренное нарушение заработной платы и рабочего времени, которое причиняет вред сотрудникам и приносит пользу работодателям.

Некоторые из других потенциально могут нанести вред сотрудникам, поэтому они также исследуются. Например, сотрудник, который классифицируется как освобожденный от уплаты налога и получает ежемесячную зарплату на уровне минимальной заработной платы или выше, и который никогда не работает более 40 часов, на самом деле ничего не теряет из-за неправильной классификации, но DOL, вероятно, все равно привлечет к ответственности, если в отношении работодателя будет проведено расследование. потому что такая ошибка может привести к потере заработной платы.

Некоторые работодатели просто не знают о времени настройки, времени в пути и времени ожидания.Они не осознают, что должны платить своим сотрудникам, когда они готовы и желают работать по графику, даже если работа, которую они выполняют, не похожа на работу. Это может быть ленивой ошибкой, когда работодатели не знакомы с законами о заработной плате и часах.

Для работодателей, которые не используют автоматические часы, подсчет сверхурочных – ужасная боль, и если день выплаты жалованья приходится на каждые две недели, то подсчет сверхурочных для этого двухнедельного периода кажется намного проще. Но это не законно. Сверхурочные должны рассчитываться за каждую рабочую неделю продолжительностью 7 дней.

Работодатели, допустившие любую из этих ошибок, могут получить доступ к следователю Министерства труда.

Как сообщается о нарушениях

Любой сотрудник может в Google «сообщить о нарушении оплаты труда» или какой-либо подобный термин и попасть на эту страницу DOL: https://www.dol.gov/whd/howtofilecomplaint.htm, где они могут узнать все, что им нужно знать о подаче жалобы на их работодатель.

Как утверждает сам DOL, большинство расследований инициируется жалобами сотрудников.В наши дни самый безопасный путь – быть добрым, знающим и законопослушным работодателем.

Как проводятся расследования

Расследование Министерства труда проводится анонимно и без предварительного уведомления. Расследование начнется без предупреждения. Однако работодателя может в любое время представлять его поверенный или бухгалтер.

Когда расследование начнется, «следователь WHD представит официальные документы и удостоверение личности. Следователь объяснит процесс расследования и типы записей, необходимых во время проверки »

Расследование состоит из следующих этапов:

  • Изучение записей для определения применимых законов или исключений.Эти записи включают, например, те, которые показывают годовой объем деловых операций работодателя в долларах, участие в межгосударственной торговле и работу по государственным контрактам. Информация из записей работодателя не будет раскрыта посторонним лицам.

  • Проверка ведомости заработной платы и рабочего времени, а также ведение записей или расшифровка стенограмм или фотокопий, необходимых для расследования.

  • Частные интервью с некоторыми сотрудниками.Цель этих собеседований – проверить платежную ведомость и учет рабочего времени работодателя, достаточно подробно определить конкретные обязанности работников, чтобы решить, какие исключения применяются, если таковые имеются, и подтвердить, что несовершеннолетние трудоустроены на законных основаниях. Собеседования обычно проводятся на территории работодателя. В некоторых случаях собеседование с нынешними и бывшими сотрудниками может быть проведено у них дома, по почте или по телефону.

  • Когда все шаги по установлению фактов будут завершены, следователь попросит о встрече с работодателем и / или представителем фирмы, который имеет право принимать решения и обязать работодателя предпринять корректирующие действия в случае нарушения.Работодателю сообщат, имели ли место нарушения, и если да, то в чем они заключаются и как их исправить. Если сотрудникам причитается задолженность по заработной плате из-за нарушений минимальной заработной платы или сверхурочных, следователь потребует выплату невыплаченной заработной платы и может попросить работодателя рассчитать причитающиеся суммы.

Как избежать этих нарушений

Наем консультанта по персоналу или наличие собственного отдела кадров может помочь компании избежать этих проблем, поскольку специалисты по персоналу обучены трудовому законодательству.

Некоторые малые предприятия не могут нести эти расходы, поэтому обязательно прочтите законы о часовой заработной плате на веб-сайте DOL. Использование службы учета рабочего времени и службы расчета заработной платы, которые соблюдают правила оплаты и ведения учета, также поможет снизить вероятность ошибок.

Хотите сделать первый шаг?

Как исправить ошибку расчета заработной платы в QuickBooks Desktop?

Я здесь, чтобы убедиться, что вы можете добавить службу расчета заработной платы в программу QuickBooks Desktop (QBDT) Pro Plus 2021, @Rosalva.Таким образом, вы можете эффективно управлять своими сотрудниками и соответственно платить им.

Служба расчета заработной платы QuickBooks – это подписка, которую необходимо активировать, чтобы включить функции расчета заработной платы в программном обеспечении QBDT. У вас может быть неактивный служебный ключ или счет заработной платы, поэтому вы получили сообщение об ошибке. Чтобы проверить это, перейдите на страницу Service Key и убедитесь, что ваш служебный ключ активен. Вот как это сделать:

  1. Перейдите в меню сотрудников .
  2. Выберите Расчет заработной платы и выберите Ввести служебный ключ или Управление служебным ключом для расчета заработной платы.
  3. Если у вас есть существующая подписка на расчет заработной платы, вам будет предложено указать, хотите ли вы добавить этот файл в свою подписку на расчет заработной платы. Выберите Пропустить , чтобы перейти к окну служебного ключа , или Добавить файл , чтобы добавить этот файл к существующей подписке на расчет заработной платы.

Чтобы узнать больше об этом, вы можете обратиться к этой статье: Активация QuickBooks Desktop Payroll.

Когда ваш сервисный ключ и платежная ведомость активны, а вы по-прежнему получаете сообщение об ошибке, я бы рекомендовал связаться с нашей командой Payroll Care. Они могут безопасно открыть вашу учетную запись, определить причину проблемы и помочь вам решить ее.

Кроме того, я добавляю эту статью, чтобы помочь вам начать использовать новую службу расчета заработной платы с QBDT: Начало работы с расчетом заработной платы ( QuickBooks Desktop раздел). Он включает в себя темы о начислении заработной платы, уплате / подаче федеральных налогов и налогов штата, а также об обновлении вашей налоговой таблицы, и это лишь некоторые из них.

Кроме того, вот статья, чтобы узнать больше об услугах расчета заработной платы в QBDT: Услуги расчета заработной платы QuickBooks и функции для QuickBooks Desktop.

Этот пост создан на английском языке. Затем перевели на испанский с помощью инструмента Google Translate.

Сообщите мне, если у вас есть другие вопросы по начислению заработной платы или вопросы о добавлении услуги расчета заработной платы в QBDT. Я просто рядом, чтобы помочь. Всегда заботиться.

Эстой для защиты от обслуживания по программе QuickBooks Desktop (QBDT) Pro Plus 2021, @Rosalva.De esta manera, puede administrar eficazmente a sus empleados y pagarles en conscuencia.

Номинальное обслуживание QuickBooks включает в себя подписку, которая активна для различных функций имени и программного обеспечения QBDT. Esposible que tenga una clave de servicio inactiva o una cuenta de nómina, por eso recibió el mensaje de error. Para verificar esto, vayamos a la página Clave de servicio y asegúrese de que su clave de servicio esté activa. Así es cómo:

  1. Vaya al menú Empleados.
  2. Seleccione Nómina y elija Ingresar clave de servicio o Administrar clave de servicio de nómina.
  3. Si tiene una suscripción de nómina existente, se le pedirá que especifique si desea comparegar este archivo a su suscripción de nómina. Seleccione Omitir для ир а ла вентана Clave de servicio или Agregar archivo для соглашения este archive a una suscripción de nómina existente.

Для получения дополнительной информации, обратитесь к статье: Активируйте расчет заработной платы QuickBooks Desktop.

Cuando su clave de servicio y su nómina están activas y aún recibe el mensaje de error, lecomunique que se comunique con nuestro equipo de Payroll Care. Pueden abrir su cuenta de forma segura, Identificar la causa del проблема и guiarlo con una solución.

Además, estoy agregando este artículo para guiarlo aún más a comenzar a usar su nuevo servicio de nómina con QBDT: Начало работы с платежной ведомостью ( QuickBooks Desktop раздел). Incluye temas sobre cómo administrar la nómina, pagar / presentar impuestos federales y estatales y Actualizar su tabla de impuestos, por nombrar algunos.

Адемас, у вас есть искусство, чтобы получить большую информацию о услугах в QBDT: QuickBooks Payroll Services и функции для QuickBooks Desktop.

Esta publicación está creada en inglés.