Содержание

Номенклатура дел отдела кадров | Делопроизводство

В зависимости от специфики деятельности какой-либо организации будет различаться перечень дел, образующихся в ее деятельности. Но в отдельных направлениях можно привести общий пример. Так, в данной статье приводится номенклатура дел отдела кадров.

При этом в зависимости от решаемых задач подразделение по управлению персоналом в организации может называться кадровая служба, управление кадров или иметь иное наименование. Но суть от этого не меняется. Просто на сегодняшний день большинство пользователей Интернета при поиске информации по данному вопросу предпочитает набирать в Яндексе поисковую фразу «Номенклатура дел отдела кадров», поэтому статья так и озаглавлена.

Приведенный образец может быть взят за основу и в зависимости от конкретных условий быть скорректирован. Например, ведение личного дела работника нормативно не закреплено. Следовательно, если в деятельности вашей организации формирование личных дел не предусмотрено, то удалите ставшим лишним для вас дело из примера номенклатуры дел.

А вот если справки с места работы выдаются очень активно, то целесообразно выделить их в самостоятельное дело и т.д. Основная идея образца, думаю, понятна.

Очень подробно вопросы по оформлению и утверждению номенклатуры дел, а также методике заполнения ее формы в предыдущих публикациях были уже рассмотрены в подробностях. Кому интересно – посмотрите. Раз вы читаете данную статью, то очень велика вероятность, что вам как раз будет интересно.

Образец номенклатуры дел отдела кадров


Для определения сроков хранения использован последний действующий типовой перечень документов 2010 года, просмотреть или скачать его можно по ссылке. Там же (по ссылке) имеются сведения о других повсеместно используемых перечнях документов. Если для организации, в которой вы работаете, составлен ведомственный или отраслевой перечень, то естественно необходимо оформлять ссылки на статьи и сроки хранения согласно такому перечню.

 

 
У вас есть возможность получить приведенный в статье образец номенклатуры дел отдела кадров в формате doc. Буду надеяться, что данная статья оказалась полезной в плане организации делопроизводства.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 105 комментариев

зачем нужна и как составляется.

Оглавление:

  1. Зачем кадровикам номенклатура дел?
  2. Порядок формирования номенклатуры дел
  3. Форма составления номенклатуры дел кадровой службы
  4. Содержание кадровой номенклатуры дел
  5. Сроки хранения кадровых документов
  6. Особенности работы с номенклатурой дел в кадровом делопроизводстве

В небольших фирмах документооборот может быть настолько мал, что для его учета не нужны ни отдельный человек, ни регламентация. В крупных компаниях вести делопроизводство «на коленке» невозможно. Масса бумаг, касающихся различных аспектов деятельности, требует упорядочения и сортировки по сроку хранения. Документы по персоналу подлежат строгому учету и архивированию.

Они могут понадобиться как в текущей работе, так и через несколько лет, для уточнения зафиксированных в них данных. Номенклатура дел отдела кадров систематизирует документацию по личному составу и значительно облегчает ее поиск.

Зачем кадровикам номенклатура дел?

В фирмах с численностью персонала в несколько человек, отсутствием текучки и минимальным количеством бумажной работы вести кадровые дела можно не разрабатывая сложную систему. Но по закону все бумаги, касающиеся сотрудников и содержащие персональные данные, должны храниться энное количество лет, а работодатель обязан создать для этого необходимые условия.

Сведения о стаже работников, о размере заработка, об условиях труда, дающих право на льготы, – информация, носящая социально-правовой характер. За ее получением обращаются и действующие сотрудники, и бывшие, спустя много лет после увольнения.

Текущие документы находятся непосредственно в отделе кадров, старые – остаются в компании до истечения «срока годности». При закрытии фирмы все они подлежат «переселению» в архив. В любом случае, группировка и хранение должны быть организованы так, чтобы нужные бумаги находились быстро и без проблем.

Даже если документов минимум, при передаче архивариусу их все равно придется как-то упорядочивать. Целесообразно сделать это сразу. В организации нет номенклатуры – нужно ее создать и утвердить, независимо от объема кадрового документооборота.

Порядок формирования номенклатуры дел

Все кадровые документы фирмы можно рассортировать по группам: распоряжения по личному составу, трудовые соглашения, должностные инструкции и т.д. Эти группы называются первичными комплексами, или более привычно – делами. Чтобы правильно сформировать документы компании в папки, должен быть расписан порядок – какие бумаги в какую группу будут определяться. Для этого и существует номенклатура: в ней устанавливается полный перечень дел, их состав и время хранения.

По правилам делопроизводства номенклатурная таблица на текущий год вводится с 1 января: номенклатура дел отдела кадров на 2016 г. должна быть составлена и утверждена в конце года предыдущего – в декабре 2015.

Если организация только начала работу, сотрудникам, ответственным за документооборот, необходимо формировать дела пока без номенклатуры, но с прицелом на ее будущее создание. К концу первого года деятельности фирмы в каждом подразделении уже сложится своя практика учета и хранения документов. Ее можно взять за основу при подготовке номенклатуры.

Перечень дел кадровой службы – часть номенклатуры всей организации. Сначала документы систематизируются по каждому подразделению, затем сводятся в единую таблицу.

Форма составления номенклатуры дел кадровой службы

Для номенклатуры дел предусмотрена специальная форма, приведенная в правилах работы архивов организаций (решение Росархива от 06.02.2002 года).

Оформление документа включает:

  • полное и сокращенное наименование организации;
  • название «Номенклатура дел на ХХХХ год»;
  • дата составления;
  • утверждающая виза руководителя с датой;
  • в конце – фамилии и подписи составителя (делопроизводителя, архивариуса) и необходимые согласования.

Содержательная часть представляет собой таблицу с 5 столбцами:

№ п/п Название Содержание
1 Индекс делопроизводственный индекс, включающий код подразделения, в котором сформирована папка, и ее порядковый номер
2 Заголовок заголовки разделов внутри дела располагаются в зависимости от важности входящих в них документов: организационно-распорядительные, планово-отчетные, прочие, в порядке уменьшения сроков хранения
3 Количество единиц хранения указывается число папок, томов в ней; заполняется по окончании года, когда все дела сформированы и их объем точно известен.
4 Срок хранения с номерами статей регламентирующего перечня Период обязательного хранения дела проставляется в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Минкультом, со ссылкой на номер статьи
5 Примечание ставятся необходимые отметки: об уничтожении дел, передаче в архив и т. д.

Содержание кадровой номенклатуры дел

В номенклатуру дел службы персонала включаются документы:

  • формируемые кадровиками;
  • поступающие к ним из других подразделений, от руководителей, от сотрудников фирмы;
  • учетные формы, предусмотренные для ведения кадрового делопроизводства (регистрационные журналы, базы данных, картотеки).

В типовой список документации, ведущейся в отделах персонала, входят:

  1. Нормативные акты организации, касающиеся работников: правила трудового распорядка, должностные инструкции, положения о системе материальной мотивации, о защите личных данных и т.д.
  2. Распорядительные акты по личному составу.
  3. Договорная документация: трудовые договоры, допсоглашения к ним.
  4. Учетные формы: личные карточки Т-2, списки работников и их личные дела, журналы регистрации приказов, трудовых договоров, трудовых книжек, книги учета командировок, отпусков и прочие.
  5. Документы информационно-справочного характера: заявления, служебные записки, объяснительные, докладные, на основании которых издаются приказы. Сюда же – справки, переписка.
  6. Личные документы персонала: копии паспортов, дипломов и др.
  7. Документы коллегиальных органов: акты дисциплинарных проступках, протоколы аттестационных комиссий и т.д.

Данный перечень приблизителен и дает ориентир, какие комплексы документов имеют хождение в делопроизводстве службы персонала. Он может использоваться как образец номенклатуры дел отдела кадров.

Утвержденная на текущий год таблица не является окончательной. Если по ходу деятельности в кадровой службе появляются непредусмотренные документы, перечень дел можно дополнить и внести новую запись. Для таких случаев при составлении номенклатуры в каждом из разделов оставляются резервные номера.

Сроки хранения кадровых документов

Одна из целей формирования номенклатуры дел – обеспечение хранения документов в соответствии с предусмотренными сроками. В одно дело помещают документы с одинаковым сроком, а при необходимости совместить «разновозрастные» бумаги, период хранения присваивается максимальный из имеющихся в массиве.

«Настольная книга» для сотрудника, занимающегося номенклатурой, – утвержденный Минкультом Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения (Приказ №558 от 28.08.2010 г.). Именно он регламентирует, сколько времени нужно хранить тот или документ.

Для кадрового делопроизводства устанавливаются следующие сроки хранения:

Группа документов

Перечень документов в массиве Срок, лет Статья Перечня
Нормативно-правовые акты положение о кадровой службе, копии приказов Постоянно, ДМН Ст. 1б, 19А
Приказы по личному составу прием, увольнение, переводы, поощрения, изменение персональных данных сотрудников, установление оклада и надбавок к нему, заграничные и длительные внутрироссийские командировки, отпуска за свой счет, по уходу за ребенком, оплачиваемая практика студентов 75 ЭПК Ст. 19б
очередные отпуска, учебные отпуска, краткосрочные командировки, взыскания, дежурства 5 Ст. 19б прим.
Договорные документы трудовые договоры, дополнительные соглашения к ТД 75 ЭПК Ст. 657
трудовые договоры и допсоглашения по уволенным сотрудникам 75 ЭПК Ст. 657
Учетные формы личные дела 75 ЭПК Ст. 656б
личные карточки, личные карточки уволенных сотрудников 75 ЭПК Ст. 658
книга учета ТД 75 Ст. 358д
книга учета трудовых книжек 75 Ст. 695в
табели рабочего времени 5 Ст. 586
графики дежурств, отпусков 1 Ст. 693
отчеты и прочие документы по командировкам 5 ЭПК Ст. 669
Документы – основания приказов заявления, объяснительные, докладные, служебные записки 5 Ст. 649
Коллегиальные решения аттестационные протоколы 15 ЭПК Ст. 359
Информационно-справочные документы анкеты, резюме кадрового резерва 5 ЭПК Ст. 652

Приставка «ЭПК» означает, что указанный срок не является окончательным, и может быть продлен решением экспертно-проверочной комиссии – по документам, имеющим особую ценность. Пометка «ДМН» используется для папок с документами, имеющими практическое применение. Они находятся в отделе персонала до минования надобности, но не менее 1 года.

Срок хранения нормативных актов определяется исходя из их важности для кадровиков. Например, Положение об отделе персонала, как основной документ, регламентирующий работу подразделения, коллективный договор между работодателем и трудовым коллективом подлежат бессрочному хранению, до момента ликвидации организации. В номенклатуре ставится пометка «постоянно».

Приказы по основной деятельности фирмы, присланные кадровикам для сведения и применения в работе, формируются в отдельное дело как «Копии» с пометкой ДМН, поскольку их основной учет и постоянное хранение ведется службой делопроизводства предприятия.

Особенности работы с номенклатурой дел в кадровом делопроизводстве

Каждая организация ведет кадровый учет исходя из практики, сложившейся за время ее деятельности. Соответственно, и номенклатура дел – документ адаптивный. Если на предприятии не действует коллективный договор, не формируются личные дела работников, то включать их в перечень дел не нужно.

Однако есть общие правила, обязательные для всех кадровых служб:

  1. Трудовые договоры могут регистрироваться как отдельно, так и в составе личных дел. В первом случае ТД и соглашения к ним выделяются в номенклатуре дел в отдельный массив. Во втором – заголовок «трудовые договоры» в таблице отсутствует и включается в комплекс «личные дела».
  2. Дополнительные соглашения являются неотъемлемой частью ТД и отдельно не учитываются.
  3. На крупных предприятиях папки с трудовыми договорами целесообразно разбить на несколько томов: распределить по фамилиям сотрудников в алфавитном порядке.
  4. Договоры уволенных в текущем году работников изымаются из дела и помещаются в папки с недействующими ТД за календарный год. Состав томов этого дела также по необходимости можно расширять.
  5. Личные карточки являются строго самостоятельным массивом. Унифицированная форма Т-2 не включается ни в личные дела, ни в другие первичные комплексы, поскольку это – основной учетный документ в кадрах.
  6. Картотека может формироваться в алфавитном порядке по всей организации либо разбиваться по подразделениям.
  7. Закрытые в текущем году карточки перемещаются в дело «Личные карточки уволенных сотрудников».
  8. Все распоряжения по личному составу не могут находиться в одном деле. Разделение на папки по сроку хранения 75 и 5 лет – обязательно. Если в организации все приказы ошибочно объединены, при архивации их необходимо рассортировать.
  9. Штатное расписание – одна из основ кадровой работы, но в номенклатуре дел отдела персонала он значится как «копия». «Штатка», оформленная на бланке Т-3, – не самостоятельная единица, а приложение к приказу по основной деятельности. Ее подлинник учитывается в сводной номенклатуре дел. Кадровики могут поместить документ в папку с копиями распорядительно-нормативных актов, но удобнее выделить его в отдельный комплекс. Туда же включаются изменения в штате.

Номенклатуры дел кадровой службы

1

2

3

4

5

1. Работа с персоналом

1-01

Штатное расписание

Пост. ст.71а

Упр. по работе с персоналом

1-02

Список (штатно-списочный состав) работников

Пост. ст.74

Упр. по работе с персоналом

в электронном виде

1-03

Внутренние нормативные акты (положение об оплате труда, социальные программы, кодекс профессиональной этики, положения о защите персональных данных, правила внутреннего трудового распорядка)

Пост. ст.27а

Упр. по работе с персоналом

1-04

Должностные инструкции

50 л. ст.77а

Упр. по работе с персоналом

1-05

Приказы по личному составу о приеме на работу, о переводе на другую работу, совмещении, о расторжении трудового договора, о премировании, поощрениях, о предоставлении отпусков без сохранения содержания (заработной платы), по беременности и родам, о внесении изменений в персональные данные

50 л. ст.19б

Упр. по работе с персоналом

1-06

Приказы по личному составу о применении дисциплинарных взысканий, о снятии взысканий, о предоставлении очередных отпусков (с заявлениями работников), о командировках

5 л. ст.19б

Упр. по работе с персоналом

1-07

Журналы регистрации приказов по личному составу о приеме на работу, о переводе на другую работу, совмещении, о расторжении трудового договора, о премировании, поощрениях, о предоставлении отпусков без сохранения содержания (заработной платы), по беременности и родам, о внесении изменений в персональные данные

50 л. ст.695а

Упр. по работе с персоналом

в электронном виде

1-08

Журналы регистрации приказов по личному составу о применении дисциплинарных взысканий, о снятии взысканий, о предоставлении очередных отпусков, о командировках

5 л. ст.695ж,з

Упр. по работе с персоналом

в электронном виде

1-09

Личные карточки работников (форма № Т-2)

50 л. ст.658

Упр. по работе с персоналом

в электронном виде

1-10

Личные дела руководителей Компании (заявления, листки по учету кадров, копии приказов по личному составу и выписки из них, копии личных документов, трудовые договоры, дополнительные соглашения к трудовым договорам, договоры о материальной ответственности и др. )

Пост. ст.656а, 666

Упр. по работе с персоналом

1-11

Личные дела работников Компании (заявления, листки по учету кадров, копии приказов по личному составу и выписки из них, копии личных документов, трудовые договоры, дополнительные соглашения к трудовым договорам, договоры о материальной ответственности и др.)

50 л. ст.656б, 666

Упр. по работе с персоналом

1-12

Журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним

50 л. ст.695б

Упр. по работе с персоналом

в электронном виде

1-13

Трудовые книжки

До востребования, ст.664

Упр. по работе с персоналом

невостребов анные -75 л.

1-14

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

75 л. ст.695в

Упр. по работе с персоналом

1-15

Заявления о выдаче справок с места работы

5 л. ст.253

Упр. по работе с персоналом

в электронном виде

1-16

Графики предоставления отпусков

1 г. ст.693

Упр. по работе с персоналом

в электронном виде

1-17

Описи документов, передаваемых страхователем в Пенсионный фонд РФ для получения страховых свидетельств и сопроводительные ведомости на выданные страховые свидетельства

5 л. ст.898

Упр. по работе с персоналом

1-18

Договоры, дополнительные соглашения ДМС с медицинскими страховыми Компаниями и документы к ним

5 л. ст.909

Упр. по работе с персоналом

после истечения срока действия договора

1-19

Договоры с кадровыми агентствами по подбору персонала

5 л. ст.443

Упр. по работе с персоналом

после истечения срока действия договора

1-20

Резюме кандидатов на вакантные должности

5 л. ст.652, 663

Упр. по работе с персоналом

1-21

Листы интервью с кандидатами на вакантные должности

5 л. ст.652, 663

Упр. по работе с персоналом

1-22

Договоры об обучении

5 л. ст.443,721

Упр. по работе с персоналом

после истечения срока действия договора

1-23

Учебно-методические пособия для обучающих семинаров и тренингов

До минования надобности ст.712б

Упр. по работе с персоналом

1-24

Опросные листки по итогам участия в семинарах и тренингах работников Компании

5 л. ст.708

Упр. по работе с персоналом

в электронном виде

1-25

Квалификационные аттестаты, сертификаты работников Компании по обязательному обучению

До востребования ст.664

Упр. по работе с персоналом

невостребованные -75 л.

1-26

Документы (тесты) по определению (оценке) квалификации и индивидуальных качеств работников Компании

До замены новыми ст.701б

Упр. по работе с персоналом

в электронном виде

1-27

Итоговые документы (отчеты, презентации) по проведенным тестированиям

5 л. ст.705

Упр. по работе с персоналом

1-28

Списки работников Компании, планируемых для направления на обучение, повышения квалификации

5 л. ст.719, 733

Упр. по работе с персоналом

в электронном виде

1-29

Документы (справки, сведения, отчеты, акты, заключения, предписания) проверок работы с кадрами государственными органами

Пост. ст.173, 648

Упр. по работе с персоналом

1-30

Журнал учета проверок государственными органами, их решений, определений, предписаний, актов, заключений

5 л. ст.176

Упр. по работе с персоналом

1-31

Документы (списки, заявления работников Компании) о добровольном медицинском страховании (о страховании родственников)

3 г. ст.913

Упр. по работе с персоналом

1-32

Переписка со страховыми Компаниями по вопросам страхования работников

5 л. ст.910

Упр. по работе с персоналом

2. Охрана труда

2-01

Инструкции по охране труда и технике безопасности

Пост. ст.27а

Гр. охраны труда

2-02

Документы (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест) об аттестации рабочих мест по условиям труда

45 л. ЭК ст.602

Гр. охраны труда

2-03

Предписания, акты Государственной инспекции по труду г. Москвы и документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении

5 л. ЭК ст.603

Гр. охраны труда

2-04

Планы мероприятий по улучшению условий труда работников

5 л. ст.608

Гр. охраны труда

2-05

Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций

До замены новыми ст.619

Гр. охраны труда

2-06

Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности

5 л. ст.624

Гр. охраны труда

2-07

Протоколы аттестации по технике безопасности

5 л. ст.625

Гр. охраны труда

2-08

Журнал учета профилактических работ по технике безопасности (Журнал учета присвоения группы 1 по электробезопасности неэлектрическому персоналу)

10 л. ст.626а

Гр. охраны труда

2-09

Журнал инструктажа по технике безопасности

10 л. ст.626б

Гр. охраны труда

2-10

Журнал проведения аттестации по технике безопасности

5 л. ст. 626в

Гр. охраны труда

2-11

Документы (отчеты, акты, заключения, предписания, докладные записки) проверок организации Государственным пожарным надзором

Пост. ст.173а

Гр. охраны труда

2-12

Отчеты замеров сопротивления изоляции в офисах

10 л. ст. 1406**

Гр. охраны труда

2-13

Переписка по вопросам охраны труда и технике безопасности

5 л. ЭК ст.605, 607

Гр. охраны труда

в электронном виде и на бумажных носителях

2-14

Перечень профессий, работники которых подлежат проведению обязательных медицинских осмотров

Пост. ст.645а

Гр. охраны труда

2-15

Сведения об авариях и несчастных случаях

5 л. (1) ЭК ст.629

Гр. охраны труда

(1) Сведения о несчастных случаях, связанных с человечески ми жертвами, -пост.

2-16

Журнал регистрации несчастных случаев, учета аварий

Пост. ст.630

Гр. охраны труда

Образец номенклатуры дел отдела кадров

Что представляет собой номенклатура дел кадровой службы

Через кадровую службу любой современной фирмы проходит огромное количество самых разных документов: локальных нормативных актов, карточек, трудовых книжек, договоров. И конечно, для их эффективного учета необходима систематизация документооборота.

Но даже если фирму теоретически устраивает ведение оборота кадровых документов вне системного подхода, в определенных случаях ей придется систематизировать его исходя из требований законодательства.

Дело в том, что в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации должны обеспечивать сохранность документов, классифицируемых как архивные (подлежащие сохранению в силу их значимости для владельца). К таковым правомерно отнести практически всю документацию, используемую в кадровом документообороте. Сохранность архивных документов должна обеспечиваться фирмой-работодателем в течение установленных законодательством сроков.

Больше о сроках, законодательно установленных для хранения архивных документов, вы узнаете из статьи «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».

При этом способ исполнения требований закона № 125-ФЗ зависит от того, является организация государственной или частной:

  • Госструктурам при оптимизации документооборота необходимо следовать правилам, установленным решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — правила Росархива).
  • На частные фирмы действие данного НПА в общем случае не распространяется (только если они используют государственные документы). Но на практике многие частные фирмы все же следуют соответствующим правилам. Это обусловлено тем, что содержащиеся в них нормы весьма детально и эффективно регламентируют организацию документооборота, главным элементом которого является именно номенклатура дел.

Что же она собой представляет? Если следовать определению Росархива, под номенклатурой дел надо понимать составленный по установленной форме перечень наименований дел, формирующихся в процессе ведения организацией документооборота. Под делами в данном случае понимается категория однотипных документов, используемых в обороте фирмы. Если говорить о кадровой службе, это могут быть:

  • приказы;
  • договоры;
  • учетные документы;
  • карточки;
  • трудовые книжки и т. д.

В номенклатуре по требованиям Росархива обязательно указываются сроки хранения дел. Это позволяет фирме отслеживать, обеспечивается ли предусмотренная законом сохранность документов в течение установленных сроков.

В номенклатуре также могут фиксироваться иные сведения, используемые в целях повышения эффективности документооборота (например, индексы дел, количество их томов, служебные отметки и примечания). В этом заключается польза номенклатуры с точки зрения систематизации управления документами.

Обеспечение сохранности документов: чем поможет номенклатура

Обеспечение сохранности кадровых документов в течение установленных законом сроков — одна из ключевых задач кадровика. И использование номенклатуры может способствовать ее решению.

Для того чтобы хранить документы в течение установленного срока, кадровику нужно данный срок определить (для каждого дела) и сопоставить с используемыми типами документов.

Основными НПА, устанавливающими сроки хранения кадровых документов, можно назвать:

  • перечень типовых документов, утвержденный приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558;
  • перечень типовых документов, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988.

В частности, нормы, устанавливающие сроки хранения кадровой документации, содержатся в разделе 8 перечня, утвержденного приказом № 558, а также разделе 6 перечня, введенного Главархивом СССР.

Следующая задача кадровика — провести экспертизу ценности используемых в документообороте источников. Посредством данной процедуры выявляются документы, которые:

  • должны быть оформлены в архив на длительное хранение;
  • могут быть переданы на оперативное хранение, а по истечении срока их размещения в организации — в установленном порядке уничтожены;
  • могут больше не храниться в организации вследствие истечения срока их хранения (или в силу того, что не представляют собой ценности для фирмы) и подлежат уничтожению.

Успешно решить рассматриваемую задачу кадровик сможет именно благодаря номенклатуре дел, поскольку ее структура включает всю необходимую информацию:

  • перечни категорий документов, сохранность которых нужно обеспечивать;
  • сроки их хранения, предусмотренные законодательством.

Нюансы составления номенклатуры дел кадровой службы

Выше мы отметили, что правила Росархива востребованы частными фирмами, хотя для них и необязательны. При составлении номенклатуры дел кадровик коммерческой организации вполне может опираться на нормы, утвержденные данным ведомством.

Так, Росархив предписывает госструктурам (а частным фирмам фактически рекомендует) составлять номенклатуру на предстоящий год. Желательно — в конце текущего года, с тем чтобы ввести ее в действие с 1 января следующего. В свою очередь, в конце следующего года нужно утвердить новую номенклатуру. И так каждый год.

Разберемся, как это происходит на практике. Условимся, что фирма только что учреждена и действующей номенклатуры у нее нет. Каким может быть алгоритм действий кадровика по утверждению номенклатуры дел во вновь образованной организации?

Кадровику нужно сразу же после начала работы готовиться к составлению будущей номенклатуры. Данное направление его деятельности предполагает решение 2 основных задач:

  • классификацию документов, используемых в обороте, по категориям, то есть формирование дел;
  • определение сроков хранения дел в соответствии с НПА, указанными выше.

Если сроки хранения конкретной категории документов не указаны в приказе № 558, следует проверить, не зафиксированы ли они в перечне Главархива СССР. Данная последовательность обращения к НПА обусловлена тем, что первый источник права более новый и в соответствии с общепринятой юридической практикой следует сначала применять именно его.

Если ни в одном из утвержденных законодательно перечней сроки хранения тех или иных дел не определены, следует проконсультироваться на этот счет (сделав официальный запрос) с Росархивом. Самостоятельно определять сроки хранения документов не рекомендуется.

По мере осуществления данной работы специалист должен фиксировать выявляемые типы дел, а также предусмотренные законом сроки их хранения в специальном документе. Фактически он и будет прообразом будущей номенклатуры, а потому может полностью совпадать с ней по структуре.

Отдел кадров — структурное подразделение организации. Так что номенклатура дел (а до нее — временный документ, в котором классифицируются дела) может составляться по форме из приложения 8 к правилам Росархива, предназначенной для оформления номенклатуры дел в отдельном взятом структурном подразделении фирмы.

Основной элемент формы по приложению 8 — таблица, в которой отражаются:

  • индекс дела;
  • заголовок дела;
  • количество единиц хранения;
  • сроки хранения и номера статей по перечню;
  • примечания к номенклатуре.

Изучим специфику каждой из граф таблицы рекомендуемой формы номенклатуры подробнее.

Структура номенклатуры отдела кадров

Структура номенклатуры дел отдела кадров согласно приложению 8 к правилам Росархива выглядит следующим образом:

  • В 1-й графе таблицы фиксируются индексы дел. Как правило, они отражают:
    • с каким структурным подразделением или направлением деятельности фирмы коррелирует то или иное дело;
    • какой порядковый номер соответствует конкретному делу.
  • Например, если в номенклатуре фиксируется индекс 01–02, это может означать, что дело составлено в подразделении 01 (условно оно может соответствовать отделу кадров) и является группой документов типа 02 (условно они могут соответствовать срочным трудовым договорам).
  • 2-я графа номенклатуры по форме приложения 8 — это заголовки дел. Здесь указываются наименования конкретных категорий документов или дел (приказов, договоров, личных карточек и т. д.).
  • В 3-й графе номенклатуры фиксируется количество конкретных типов дел, находящихся на хранении в фирме. Данная графа заполняется в конце календарного года, когда кадровик будет точно знать количество дел, учет которых ведется фирмой.
  • В 4-й графе фиксируется срок хранения каждой категории документов, а также приводятся ссылки на статьи НПА, в которых данные сроки определены.
  • В 5-й графе могут быть сделаны примечания относительно использования документов, относящихся к определенному делу. Например, отражающие факт изъятия или уничтожения тех или иных документов.

Сформировав перечень категорий кадровых дел к концу года, специалист может приступать к официальному утверждению данного перечня в виде номенклатуры дел, которая будет использоваться с 1 января следующего года.

Утверждение номенклатуры дел кадровой службы

Номенклатура отдела кадров (структурного подразделения фирмы) должна быть частью сводной номенклатуры, составляемой для организации в целом. Сводная номенклатура, в свою очередь, может быть сформирована на основе формы, приведенной в приложении 7 к правилам Росархива.

Ее структура практически полностью совпадает с той, которая содержится в приложении 8. В таблице данной формы предусмотрены те же графы, что и в номенклатуре для структурного подразделения.

Использование и утверждение сводной номенклатуры в госструктурах — непременное условие легитимизации номенклатуры подразделений (включая кадровую службу).

Условимся, что наша частная фирма пользуется правилами Росархива также и с точки зрения применения сводной номенклатуры.

Если же частная фирма принимает решение максимально обеспечить соответствие процедуры утверждения номенклатуры нормам, зафиксированным в правилах Росархива, порядок действий будет следующим.

Кадровику нужно будет:

  • окончательно сформировать свою номенклатуру, внимательно проверить сведения, отраженные во временном учетном документе по форме из приложения 8, при необходимости откорректировать их;
  • согласовать сформированную номенклатуру с сотрудником, ответственным за ведение архива (скорее всего, это будет документовед фирмы), а также руководителем кадровой службы;
  • дождаться, пока аналогичным образом будут согласованы номенклатуры иных подразделений фирмы.

Ответственному за составление сводной номенклатуры специалисту следует:

  • собрать все утвержденные на уровне подразделений фирмы номенклатуры, после чего сформировать на основе имеющихся в них данных сводную номенклатуру по форме, утвержденной в приложении 7 к правилам Росархива;
  • согласовать сводную номенклатуру с документоведом;
  • утвердить сводную номенклатуру у руководителя фирмы.

Согласование либо утверждение номенклатур (кадровой, иных подразделений, сводной) может осуществляться посредством проставления на них подписей компетентных лиц. Но если требуется утверждение документа руководителем, лучше, если будет издан отдельный приказ.

В госструктурах сводная номенклатура согласуется с ведомственной, а также внутренней экспертными комиссиями. В частных фирмах такие подразделения, как правило, отсутствуют, поэтому текстовые блоки формы, где ставятся подписи заверяющих лиц, можно видоизменить, вставив туда блоки для визирования конкретными должностными лицами.

Номенклатура дел отдела кадров

Помещено в тему: Номенклатура дел

В зависимости от специфики деятельности какой-либо организации будет различаться перечень дел, образующихся в ее деятельности. Но в отдельных направлениях можно привести общий пример. Так, в данной статье приводится номенклатура дел отдела кадров.

При этом в зависимости от решаемых задач подразделение по управлению персоналом в организации может называться кадровая служба, управление кадров или иметь иное наименование. Но суть от этого не меняется. Просто на сегодняшний день большинство пользователей Интернета при поиске информации по данному вопросу предпочитает набирать в Яндексе поисковую фразу «Номенклатура дел отдела кадров», поэтому статья так и озаглавлена.

Приведенный образец может быть взят за основу и в зависимости от конкретных условий быть скорректирован. Например, ведение личного дела работника нормативно не закреплено. Следовательно, если в деятельности вашей организации формирование личных дел не предусмотрено, то удалите ставшим лишним для вас дело из примера номенклатуры дел. А вот если справки с места работы выдаются очень активно, то целесообразно выделить их в самостоятельное дело и т.д. Основная идея образца, думаю, понятна.

Очень подробно вопросы по оформлению и утверждению номенклатуры дел, а также методике заполнения ее формы в предыдущих публикациях были уже рассмотрены в подробностях. Кому интересно – посмотрите. Раз вы читаете данную статью, то очень велика вероятность, что вам как раз будет интересно.

Образец номенклатуры дел отдела кадров


Для определения сроков хранения использован последний действующий типовой перечень документов 2010 года, просмотреть или скачать его можно по ссылке. Там же (по ссылке) имеются сведения о других повсеместно используемых перечнях документов. Если для организации, в которой вы работаете, составлен ведомственный или отраслевой перечень, то естественно необходимо оформлять ссылки на статьи и сроки хранения согласно такому перечню.

У вас есть возможность получить приведенный в статье образец номенклатуры дел отдела кадров в формате doc. Буду надеяться, что данная статья оказалась полезной в плане организации делопроизводства.

Евгения Полоса

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

К записи 105 комментариев

Татьяна | 26 12 2018

admin | 07 01 2019

>Номенклатура дел отдела кадров с чего начать

– важнейший документ предприятия. Он содержит всю информацию о других документах и делах организации.

Работники отдела кадров работают с номенклатурой каждый декабрь – сверяя и дополняя сведения.

  1. что включает в себя номенклатура дел отдела кадров.
  2. как происходит составление номенклатуры дел отдела кадров;
  3. как правильно заполнить все графы номенклатуры;

Каждый год в службах делопроизводства организаций последний месяц посвящается составлению номенклатуры дел на следующий год.

Номенклатура не имеет четкого алгоритма составления, однако она обязательно включает в себя систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения и другой информации.

Составляем номенклатуру дел

Статьей 4 Закона Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» от 25.11.2011 № 323-З установлено, что государственные органы, иные организации и ИП обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов Национального архивного фонда и передачу их в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов.

В каждом отделе готовят номенклатуру дел структурного подразделения – уточненную, обновленную или новую. Поэтому если кто-то полагает, что накопившиеся в процессе деятельности предприятия документы являются не более чем его собственностью, которая бесполезно занимает место в офисе, и никому до условий их хранения дела нет, он глубоко заблуждается. Более того, важно знать, что ст. 23.37 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях предусмотрена ответственность за утрату или незаконное уничтожение индивидуальным предпринимателем или должностным лицом документов постоянного или долгосрочного хранения, а равно за причинение им непоправимых повреждений — наложение штрафа в размере от 10 до 30 базовых величин.

Номенклатура дел отдела кадров: правила формирования с образцом

В небольших фирмах документооборот может быть настолько мал, что для его учета не нужны ни отдельный человек, ни регламентация.

В первом случае проводится анализ состояния потребности в кадрах, разрабатывается расписание штата. отбирается персонал. Второе направление деятельности отдела кадров направлено на формирование кадровой политики предприятия — требования к персоналу, различные мероприятия. В крупных компаниях вести делопроизводство «на коленке» невозможно.

Масса бумаг, касающихся различных аспектов деятельности, требует упорядочения и сортировки по сроку хранения. Документы по персоналу подлежат строгому учету и архивированию.

Они могут понадобиться как в текущей работе, так и через несколько лет, для уточнения зафиксированных в них данных. Номенклатура дел отдела кадров систематизирует документацию по личному составу и значительно облегчает ее поиск. В фирмах с численностью персонала в несколько человек, отсутствием текучки и минимальным количеством бумажной работы вести кадровые дела можно не разрабатывая сложную систему.

Но по закону все бумаги, касающиеся сотрудников и содержащие персональные данные, должны храниться энное количество лет, а работодатель обязан создать для этого необходимые условия.

Учимся составлять номенклатуру дел отдела кадров (Коткова Е.)

Конец года, помимо всего прочего, — время, когда составляется номенклатура дел организации на следующий календарный год. Инициатором этого процесса обычно выступает канцелярия или ответственный за архив работник компании. Если будущая номенклатура дел — первая в истории организации, то без помощи работников структурных подразделений канцелярии не обойтись. Отдел кадров — не исключение, тем более что хранить документы по личному составу его обязывает закон. Как составить номенклатуру дел отдела кадров? Как правильно заполнить ее графы и установить сроки хранения? Что делать потом? На эти вопросы ответим в статье.

Что такое номенклатура дел и для чего она нужна

Для того чтобы определить, что представляет из себя номенклатура дел, обратимся к наиболее свежему документу в области архивного дела, который был введен в действие в конце сентября 2015 г. , — Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 (далее — Правила).

Фрагмент документа. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526

4.14. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации составляется номенклатура дел.

4.15. Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела) и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда организации.

В организации обычно действуют сводная номенклатура дел и номенклатуры дел структурных подразделений. Последние отражают состав документального фонда подразделения.

За составление сводной (то есть единой) номенклатуры дел организации отвечает служба делопроизводства (секретариат, канцелярия, административный отдел). Сводная номенклатура составляется из номенклатур дел структурных подразделений, а за их составление несут ответственность уже начальники отделов, служб, департаментов и управлений.

Почему так? Очень просто: сотрудники, которые ежедневно имеют дело с документами своего отдела, могут не только описать их быстрее и качественнее, чем делопроизводитель, но и сформировать документы в дела так, как удобно специалистам именно их сферы. Они назначат документам корректные сроки хранения и при необходимости поднимут вопрос об их увеличении. Секретарь или делопроизводитель, проявив должные настойчивость и трудолюбие, тоже смогут это сделать, но времени у них уйдет в разы больше.

Сводная номенклатура дел организации ежегодно пересматривается, уточняется и утверждается первым руководителем. Это делается в конце года, чтобы к моменту ухода на новогодние каникулы номенклатура на следующий год уже была готова. Структурные подразделения получают свои номенклатуры и начинают формировать дела в соответствии с ними с первого рабочего дня нового года.

Номенклатура дел отдела кадров

Номенклатурам дел отдела кадров и бухгалтерии традиционно придается особое значение: здесь работают с документами, обеспечивать должное хранение которых обязана любая организация независимо от сферы ее деятельности и формы собственности. Это закон.

Фрагмент документа. Статья 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 23 настоящего Федерального закона.

Как говорилось выше, делопроизводитель вряд ли сможет качественно описать документы отдела, зато он знает, как правильно сформировать заголовки дел, оформить номенклатуру и как найти сроки хранения документов в специальных перечнях. По Правилам <1>, отдел делопроизводства или архив обязаны оказывать методическую помощь подразделениям, а фактически архивариус и работник отдела работают в тандеме: первый отвечает за форму будущей номенклатуры, второй — за содержание. Если же такого отдела нет, то всю работу придется делать самостоятельно.

<1> Пункт 1.3.3 Основных правил работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), далее — Основные правила работы архивов.

Составляем номенклатуру дел отдела кадров

Форма номенклатуры дел структурного подразделения приведена в Приложении N 26 к п. 4.18 Правил. Рассмотрим ее.

Фрагмент документа.

Приложение N 26

к п. 4.18 Правил

Наименование организации

Наименование структурного подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

На ____ год

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, на примере. Если в номенклатуре есть графа «служебные записки» с индексом дела 13 и есть графа журнал регистрации служебных записок с индексом дела 35, то регистрация служебной записки в 2019 году будет какой ? 02/13-1 или 02/35-1 ? Нигде не могу найти такую информацию. Спасибо за ответ.

Здравствуйте! Документу присваивается регистрационный номер с тем индексом, в какое дело подшивается этот документ. В вашем случае это будет номер 02-13/1.

Индекс дела

Заголовок дела

Количество томов (частей)

Срок хранения и N статьи по Перечню

Примечание

Название раздела

___________________________________ ____________ _____________________

наименование должности руководителя Подпись Расшифровка подписи

структурного подразделения)

Дата ________________

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК <2> структурного

подразделения

от ___________ N _______

<2> Экспертная комиссия.

Шапка документа

Указание наименований организации и структурного подразделения, к которому относится номенклатура, не должно вызвать трудности у составителя. Следующее поле — год, в течение которого будет действовать составляемая номенклатура: следующий по календарю, то есть 2016 г. По форме номенклатура представляет собой таблицу из пяти граф. Строка «Название раздела» актуальна для крупных департаментов по персоналу, в состав которых входят несколько отделов и служб. Если в компании работает только отдел кадров, строка удаляется из таблицы.

Индекс дела

Индекс дела обычно делится на две части. Первая представляет собой порядковый номер структурного подразделения по сводной номенклатуре (его сообщит архивариус). Вторая — порядковый номер дела в номенклатуре.

Пример 1. Отдел кадров получил порядковый номер 03. Тогда у дел в номенклатуре отдела кадров будут индексы 03-01, 03-02, 03-03 и т.д.

Индекс может состоять и из трех, и даже большего количества частей. Обычно так происходит не в отделах, а в управлениях или даже дирекциях по персоналу. В подразделениях со сложной структурой индекс дела может выглядеть, например, так:

03-01-04,

где 03 — порядковый номер подразделения (управления, дирекции), 01 — обозначение входящего в его состав отдела труда и заработной платы, 04 — порядковый номер дела по номенклатуре.

Заголовок дела

Заголовок дела должен «четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела» <3>, например:

— штатное расписание;

— личные карточки работников;

— приказы о внесении изменений в штатное расписание и служебные записки к ним;

— приказы о направлении работников в командировку;

— переписка с Федеральной службой по труду и занятости и т.д.

<3> Пункт 3.4.9 Основных правил работы архивов.

Для сравнения приведем примеры того, как нельзя формулировать заголовки дел:

— входящие письма;

— приказы;

— разное.

Заголовки дел в номенклатуре располагаются в порядке уменьшения значимости дел. Начать следует с таких фундаментальных документов, как правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, трудовые договоры с работниками, а закончить можно всевозможными копиями и материалами, присланными «для сведения».

Подчеркнем, что в номенклатуру вносятся только реально существующие дела подразделения. Те, что планируется завести в будущем году или те, к наличию которых организация пока еще только стремится, в номенклатуру не попадают. Например, должностные инструкции, которые молодая компания собирается разработать для своих работников. При формировании сводной номенклатуры дел архивариус предусмотрит специально для документов, которые могут появиться в течение года, пустые строки. Как только дело появится в подразделении, оно будет вписано в номенклатуру от руки и получит свой индекс.

Количество томов, частей

Эта графа заполняется в конце года. Здесь указывается фактическое количество созданных за год томов каждого из дел. Сведения передаются в архив или в канцелярию организации.

Срок хранения и номер статьи по Перечню

В качестве источника сроков хранения документов отдела кадров в основном выступает Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25. 08.2010 N 558 (далее — Перечень).

Перечень представляет собой довольно объемный документ. Отдел кадров интересуют в нем в основном разд. 7 и 8. Приведем их содержание.

Раздел 7. Трудовые отношения.

7.1. Организация труда и служебной деятельности.

7.2. Нормирование труда, тарификация, оплата труда.

7.3. Охрана труда.

Раздел 8. Кадровое обеспечение.

8.1. Прием, перевод, увольнение работников.

8.2. Установление квалификации работников.

8.3. Повышение квалификации работников.

8.4. Награждение.

Если дела, которое ведется в отделе кадров, в Перечне нет, на помощь призывается трудовое законодательство: возможно, срок хранения этих документов содержится в нормативных правовых актах. Если и по ним нельзя установить срок, то организация сама вправе назначить его, закрепив в приказе по основной деятельности или протоколе заседания экспертной архивной комиссии (если таковая есть в компании). Заниматься этим должен архивариус, ведь, скорее всего, подобных дел в организации несколько. Задача составителя номенклатуры дел в отделе кадров — информировать канцелярию или архив о наличии дела с неустановленным сроком хранения.

Сроки хранения электронных дел идентичны срокам, установленным для бумажных.

Перечень обязателен для использования всеми организациями независимо от того, государственные они или нет. Так постановил Высший Арбитражный Суд РФ в своем Решении от 21.02.2012 N 14589/11.

Организация вправе увеличить срок хранения дела относительно установленного в Перечне, если считает нужным. Это тоже оформляется приказом по основной деятельности (или протоколом) и также на уровне всей компании, а не одного отдела.

Таким образом, в графе 4 номенклатуры дел структурного подразделения указываются срок хранения дела в годах и номер статьи Перечня, в котором этот срок установлен.

Примечание

В графе «Примечание» указываются сведения, важные для хранения каждого конкретного дела. Это могут быть:

— информация о том, что документ электронный;

— информация о том, где находится оригинальный экземпляр документа, если в деле подразделения представлена копия;

— пометка экспертной архивной комиссии (ЭАК), означающая, что перед тем, как уничтожить дело, его необходимо просмотреть ЭАК (организации или государственного архива) и, возможно, продлить срок его хранения и т. п.

Составленная номенклатура дел подписывается руководителем структурного подразделения. В нашем случае — начальником отдела кадров.

Если структурное подразделение настолько велико, что в нем действует собственная архивная комиссия, то дополнительно заполняется виза согласования с ней готовой номенклатуры дел подразделения.

Прежде чем подписывать составленную номенклатуру дел, нужно показать ее архивариусу или делопроизводителю, ответственному за архив. Только когда будут устранены все неточности в формулировках и оформлении (ответственный архивариус еще и перепроверит все сроки хранения), номенклатуру можно подписывать и передавать в канцелярию.

Приведем в качестве примера фрагмент номенклатуры дел отдела кадров негосударственной организации.

Пример 2.

Общество с ограниченной ответственностью

«Виктория»

Управление по персоналу

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

На —- год

Индекс дела

Заголовок дела

Количество томов (частей)

Срок хранения и N статьи по Перечню

Примечание

Название раздела

Правила внутреннего трудового распорядка

1 год после замены новыми, ст. 773

Штатное расписание

Постоянно, п. «а» ст. 71

Приказы о внесении изменений в штатное расписание и основания к ним

Постоянно, п. «а» ст. 71

Трудовые договоры с работниками

75 лет, ст. 657

ЭК

Приказы о приеме работников

75 лет, п. «б» ст. 19

ЭК

Приказы об увольнении работников

75 лет, п. «б» ст. 19

ЭК

Журнал регистрации запросов о выдаче копий документов, связанных с работой

Электронный

Приказы по основной деятельности. Копии

Оригиналы в деле 01-12

Номенклатура дел управления по персоналу

До замены новой и не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел, ст. 200(1)

Начальник управления по персоналу Головлев П.А. Головлев

Где взять дополнительную информацию?

Дополнительную информацию по составлению номенклатуры дел можно почерпнуть в уже упомянутых в статье Основных правилах работы архивов. Номенклатуре посвящен разд. 3.4. Этот документ никем не отменен, а информации содержит намного больше, чем пришедшие ему на смену всего пару месяцев назад Правила.

В заключение подытожим. Составить номенклатуру дел несложно. Только в первый раз это занимает довольно продолжительное время, потому что ответственному работнику приходится впервые составить перечень всех дел подразделения, найти и установить сроки их хранения, заполнить форму, показать ее архивариусу и устранить неточности. В зависимости от размеров отдела кадров лучше отвести под составление первой номенклатуры дел от недели до одного месяца. В последующие годы уточнение номенклатуры будет занимать всего несколько часов.

Номенклатура дел в отделе кадров: составляем, уточняем, утверждаем

Читайте в статье:

  • Как правильно составить номенклатуру дел отдела кадров
  • Какими нормативными правовыми актами необходимо руководствоваться в работе
  • Что включает в себя понятие «уточнить номенклатуру дел»
  • Как внести изменения в действующую номенклатуру дел

Последний месяц года в службах делопроизводства организаций традиционно посвящен составлению номенклатуры дел на следующий год. Архивариусы хотят получить от каждого отдела номенклатуру дел структурного подразделения — либо новую (если до сих пор она ни разу не создавалась), либо уточненную и обновленную (если этот документ организации знаком).

КАК СОСТАВИТЬ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ?

Правила организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Минкультуры России от 31. 03.2015 № 526, начали действовать 21.09.2015; далее — Правила 2015), которые носят нормативный, то есть обязательный, характер, не содержат алгоритма составления номенклатуры дел, зато этот процесс очень подробно описан в разделе 3.4 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее — Основные правила).

Первый этап составления номенклатуры — это исследование документального фонда организации или, в нашем случае, структурного подразделения (отдела кадров). Обычно это не представляет больших сложностей — у кадровиков, как правило, все документы хранятся в порядке. К исследованию и описанию документов отдела прибегают при составлении номенклатуры впервые. В последующие годы нужно лишь уточнять и «ловить» изменения документального фонда.

Второй этап — заполнение формы номенклатуры дел (Приложение № 26 к Правилам 2015; пример 1).

К номенклатуре дел структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись. Ее форма приведена в Приложении № 25 к Правилам 2015. На номенклатуре подразделения делается отметка о том, что итоговые сведения были переданы в службу документационного обеспечения управления (ДОУ) или архив организации.

Последнее поле (виза согласования с экспертной комиссией (ЭК) структурного подразделения) заполняется только в том случае, если комиссия действительно существует и работает в подразделении. Если таковой нет, то никакой визы оформлять не нужно.

Пример 1. Форма номенклатуры дел

Заполняем графы номенклатуры дел

Графа 1 «Индекс дела». Состоит, как правило, из двух частей:

  • порядковый номер структурного подразделения, принятый в организации;
  • порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

Однако если внутри одного дела присутствует дополнительное разделение, то индекс может состоять и из трех частей.

Например, порядковый номер отдела кадров организации — 24. Дело «Документы по трудовым спорам» в перечне дел подразделения — 25-е и получило индекс 24–25. Было принято решение дополнительно внутри этого дела отдельно друг от друга держать документы по каждому трудовому спору. В итоге получилось следующее: 24–25.01 «Документы по делу № В36–448093/2014 (Касимова Р. А.)».

Графа 2 «Заголовок дела». Это формулировка, в полной мере отражающая состав документов дела.

Например, Штатное расписание, Приказы по личному составу, Переписка с ООО «Кадровое агентство “Сенатор”», Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда. Не допускается вносить в номенклатуру дел заголовки типа «Разное», «Важное», «Интересные документы» и т. п.

Графа 3 «Количество дел». Заполняется по завершении календарного года. В ней отражается фактическое количество заведенных в течение года дел (томов, частей).

Графа 4 «Срок хранения и № статьи по перечню». Пожалуй, ключевая графа номенклатуры, информирующая о том, сколько лет хранится каждое из дел. Cроки хранения документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25. 08.2010 № 558 (с изм. от 04.02.2015).

Кроме того, сроки хранения документов могут содержаться в отдельных нормативных правовых актах, поэтому крайне важно, чтобы над номенклатурой дел структурных подразделений работали их сотрудники, а архив занимался сведением и выверкой представленной коллегами информации.

Графа 5 «Примечание». Здесь указывается дополнительная информация относительно дел. Это может быть пометка о том, что дело электронное или что конкретно в этом отделе дело представляет собой копии документов. В этой же графе отмечается, где находятся оригинальные экземпляры документов.

Когда все графы номенклатуры будут заполнены и выверены, проект документа подписывается руководителем отдела и передается в службу ДОУ организации. Свои номенклатуры представляют все структурные подразделения, после чего составляется сводная номенклатура дел организации. После согласования и утверждения документа генеральным директором служба ДОУ готовит выписки из него для каждого подразделения и вручает их руководителям.

Все это должно быть сделано до 31 декабря, чтобы с первого дня нового рабочего года уже формировать дела по новой, актуализированной номенклатуре дел.

В примере 2 приведена номенклатура дел отдела кадров организации на 2015 г. (состав дел в каждой организации может отличаться).

Пример 2. Номенклатура дел отдела кадров

ПЕРЕСМОТР И УТОЧНЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ОТДЕЛА КАДРОВ

Перечень дел подразделения, указанный в номенклатуре дел, был актуален год назад. За прошедшие месяцы он мог остаться прежним, а мог и измениться. Организация развивается, развиваются и ее бизнес-процессы, постепенно и неизбежно меняясь. Отдел кадров — не исключение.

Возможно, в течение года появление в подразделении новых дел не было заметным. А если присмотреться, окажется, что появился новый контрагент, с которым ведется активная переписка, муниципальное ведомство, «спускавшее» приказы, было переименовано, а кто-то из сотрудников придумал регистрационную форму, без которой теперь не может обойтись весь отдел. Помимо привычных бизнес-процессов, эти изменения находят отражение и в номенклатуре дел. Их нужно, во-первых, обнаружить, а во-вторых — учесть при составлении номенклатуры дел на следующий календарный год.

Ежегодное уточнение номенклатуры дел — это:

  • обнаружение дел, заведенных в течение года, и внесение их в действующую номенклатуру дел;
  • обнаружение дел, которые не будут вестись в следующем году.

В результате изучения документов отдела и уточнения номенклатуры выясняется, что, например, в течение 2015 г. в отеле кадров были заведены новые дела (пример 3):

Пример 3. Новые дела, которые должны быть включены в номенклатуру дел на следующий год

а из номенклатуры дел на 2016 г. исключаются следующие дела:

  • 24-21 «Переписка с ООО “Адвокат” по оперативным вопросам правового обеспечения деятельности по управлению персоналом»;
  • 24-25.01 «Документы по делу № В36-448093/2014 (Касимова Р. А.)»;
  • 24-25.02 «Документы по делу № В36-468965/2014 (Демидов М. С.)».

Полученная информация будет учтена при составлении номенклатуры дел на следующий год, и на ее основании будут внесены актуальные изменения в действующую номенклатуру.

ВНОСИМ ИЗМЕНЕНИЯ В АКТУАЛЬНУЮ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ

При составлении номенклатуры дел на очередной год настоятельно рекомендуем оставлять в документе место для внесения новых дел, заведенных в течение года (см. пример 2). Пустые строки оставляют в количестве от трех до пяти в конце раздела и при необходимости заполняют от руки во всех экземплярах действующей номенклатуры (пример 4). Новые дела получают индексы в порядке валовой нумерации.

Пример 4. Внесение изменений в действующую номенклатуру дел (фрагмент)

Конечно, такие изменения нужно вносить в реальном времени: между заведением в подразделении дела и дополнением номенклатуры дел не должны проходить месяцы. Но, как показывает практика, об этом обычно забывают.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Если изменения номенклатуры дел, произошедшие в течение года, касаются только прекращения, «закрытия» дел, никаких зачеркиваний и примечаний в документе производить не нужно.

Что такое переходящие дела?

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом (п. 3.4.9 Основных правил).

Например, если организация в 2015 г. ввязалась в судебную тяжбу с бывшим работником, которая явно продолжится и в 2016 г., то дело, в которое помещаются документы по этому вопросу, будет переходящим. И если в 2015 г. ему был присвоен индекс 24-25.03, то он таким и останется до тех пор, пока судом не будет вынесено окончательное решение.

Если в организации появился новый отдел

Если в течение года в штатной структуре организации произойдут изменения и появится новый отдел, состав его дел должен быть внесен в сводную номенклатуру. Для этого в конце документа специально оставляют лист с чистой таблицей, которую заполняют от руки. Новое подразделение получает очередной (крайний) порядковый номер в номенклатуре дел того года, в котором было создано. Возможно, в номенклатуре дел на следующий год раздел переместится согласно логике штатной структуры предприятия.

Например, в середине 2015 г. из состава отдела кадров в самостоятельное структурное подразделение выделился отдел труда и заработной платы. Он будет внесен в сводную номенклатуру дел 2015 г. года под номером 36 при условии, что до этого в документе было 35 разделов. А в номенклатуре дел на 2016 г. раздел «Отдел труда и заработной платы» встанет после раздела «Отдел кадров» и получит порядковый номер 25. При этом нумерация всех последующих разделов сдвинется на одну цифру вперед, и если в этих разделах были переходящие дела, то их индексы изменятся. Это допустимо. В таких случаях на переходящих делах ставится отметка: «26-06. До 2016 г. — 25-06».

Выводы:

  1. Номенклатура дел уточняется и переутверждается ежегодно. Приступать к этой работе следует в четвертом квартале года, а завершать — до конца декабря.
  2. Под уточнением номенклатуры дел подразумевается сбор информации о делах, которые:
  • вновь заведены в уходящем году;
  • не будут вестись в подразделении в будущем году.

3. Если обнаружатся дела, заведенные в течение года и не отраженные в актуальной номенклатуре дел, они вносятся в действующую номенклатуру дел от руки в специально оставленные для этого строки.

Зачем нужна номенклатура и приказ на ее утверждение

Чтобы до конца понять роль приказа, следует для начала понять назначение самой номенклатуры.

Номенклатура — это документ, в котором отражается полный перечень дел, включающих в себя различного рода внутренние бумаги организации.

Она не относится к строго обязательным документам, и, как правило, имеет распространение на крупных предприятиях и в государственных учреждениях. Представители малого бизнеса обзаводятся ею значительно реже, что, в общем, вполне понятно и логично.

В больших компаниях, имеющих многочисленный штат сотрудников и множество структурных подразделений, все документы разносятся по определенным папкам, каждая из которых называется «дело». Количество таких папок может доходить до нескольких сотен.

Для того, чтобы организовать их учет, создается специальный документ, в который заносятся:

  • наименования дел;
  • дата начала их ведения;
  • срок хранения;
  • количество томов и т.п. информация.

При этом в номенклатуру включаются и те дела, которые ведутся в текущее время и те, которые уже несколько устарели.

Номенклатура является периодическим документом и составляется, как правило, один раз в год – обычно в декабре, на год следующий. Такая регулярность дает возможность администрации компании точно знать, с какими именно документами организация входит в следующий отчетный период.

Иногда, особенно в бюджетных учреждениях, после составления номенклатуры она согласовывается и утверждается специально созданной комиссией. Однако, в коммерческих структурах, это правило не всегда соблюдается – здесь довольно часто руководство предприятия обходиться лишь соответствующим утверждающим приказом, изданным от лица директора.

Приказ не только вводит номенклатуру в действие, но и позволяет обеспечить прописанную в законе обязанность по надлежащему содержанию и хранению актуальных и архивных дел.

Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?


Сроки хранения документов по номенклатуре дел имеют разную продолжительность и устанавливаются специальными перечнями. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы придется хранить в компании постоянно, а от каких периодически можно избавляться.

Зачем нужна номенклатура дел и как она связана со сроками хранения документов

Структура номенклатуры дел компании

Документы канцелярии: как долго их придется хранить

Определяем периоды хранения документации кадрового подразделения

Бумаги «зарплатного» департамента и сроки их хранения

Периоды, в течение которых нельзя избавляться от налоговых документов

Нюансы сроков хранения некоторых налоговых документов

Сроки хранения бухгалтерской документации

Номенклатура дел отдела охраны труда и периоды их хранения

Плановая и статистическая документация: сколько ее хранить

Где узнать сроки хранения документов, отсутствующих в типовом перечне

Как определить срок хранения документа, если его наименование отсутствует в типовом и ведомственных перечнях

Итоги

Зачем нужна номенклатура дел и как она связана со сроками хранения документов

Разберем сроки хранения документов по номенклатуре дел на практическом примере. Выпускница Финансовой академии Мария поступила на работу в ООО «Вираж», занимающееся ремонтом и строительством офисов. Поскольку опыта в финансовых вопросах у бывшей студентки не было, руководство решило закрепить ее за канцелярией на время испытательного срока — так можно быстрее ознакомиться со структурой компании и изучить специфику ее деятельности.

Данное подразделение состояло из 5 сотрудников, которые занимались решением разного рода организационных вопросов, в том числе отвечали за организацию документооборота фирмы.

Сотрудница отдела, к которой прикрепили Марию, занималась разработкой номенклатуры дел на будущий год.

ВАЖНО! Номенклатура дел на следующий год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января (п. 3.4.6 Правил работы архивов компаний от 06.02.2002).

Марию тоже подключили к этой работе — ей поручили проставление сроков хранения документов по номенклатуре дел напротив названий заголовков дел строго по типовому перечню.

ВАЖНО! Сроки хранения документов отражены в типовых и ведомственных перечнях. Основой для определения сроков служит Перечень архивных документов и сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Документы канцелярии: как долго их придется хранить

В номенклатуре канцелярии содержался перечень самых разнообразных дел, сроки хранения которых разительно друг от друга отличались. К примеру, к правилам внутреннего трудового распорядка применяется период хранения длиной всего в 1 год (после замены новыми), а коллективный договор предписано хранить постоянно.

Номенклатура дел канцелярии имела следующий вид (приводится в сокращении):

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

01. Канцелярия

Устав ООО «Вираж»

Постоянно

ст. 50

Коллективный договор ООО «Вираж»

Постоянно

ст. 576

Правила внутреннего трудового распорядка ООО «Вираж»

1 год

ст. 773

После замены новыми

Приказы директора ООО «Вираж» по основной деятельности

Постоянно

ст. 19

Приказы директора ООО «Вираж» по административно-хозяйственной деятельности

5 лет

ст. 19

Протоколы совещаний у руководителя

Постоянно

ст. 18″е»

Протоколы оперативных совещаний — 5 лет

Годовой отчет по основным вопросам деятельности ООО «Вираж»

Постоянно

Постоянно

Перечень телефонов и адресов сотрудников ООО «Вираж»

1 год

ст. 785

После замены новыми

Номенклатура дел

Постоянно

ст. 200″а»

Резерв

Резерв

Заполняя графу 4 номенклатуры, Мария обратила внимание на последние 2 строки в графе 2 «Заголовок дела». Как оказалось, несколько резервных строк принято оставлять в номенклатуре любого подразделения компании на случай появления заголовков дел, ранее номенклатурой не предусмотренных. Сроки хранения в этих строках будут проставляться только после того, когда резервные строки заполнятся наименованием дел, — пока Мария оставила их пустыми.

После внесения сроков хранения документов, отраженных в номенклатуре канцелярии, Мария занялась документацией кадрового подразделения.

Определяем периоды хранения документации кадрового подразделения

Документацию кадровой службы отличает один нюанс: множество дел подлежат хранению в течение 75 лет. Такой длительный период хранения предусмотрен для документов, связанных с личной информацией о сотрудниках фирмы.

Кадровую номенклатуру Мария также заполнила сроками хранения, которые представлены в таблице (приводится в сокращении):

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

02. Кадры

Штатное расписание

Постоянно

ст. 71

Личные дела работников

75 лет

ст. 656 «б»

Графики предоставления отпусков

1 год

ст. 693

Списки работников организации

75 лет

ст. 685 «г»

Списки лиц, подлежащих воинскому учету

3 года

ст. 685

Списки работников, ушедших на пенсию

5 лет

ст. 685

Документы (докладные записки, рапорты, справки, характеристики) о привлечении к ответственности нарушителей трудовой дисциплины

3 года

ст. 694

Журнал регистрации трудовых договоров

75 лет

ст. 695 «б»

Документы (доклады, отчеты, справки, и др.) о состоянии и проверке работы с кадрами

Постоянно

ст. 648

Резерв

Резерв

Отдельные документы из номенклатуры Мария изучила особенно подробно. Ее интересовали вопросы, связанные с тем, каким нормативным требованиям они должны соответствовать и как правильно должны заполняться.

Ответы на свои вопросы Мария нашла на нашем сайте.

Например:

  • о виде и содержании штатного расписания можно узнать из материала «Унифицированная форма № Т-3 — штатное расписание (бланк)»;
  • о сроках утверждения графика отпусков и наказании за его отсутствие говорится в статье «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

Бумаги «зарплатного» департамента и сроки их хранения

Сроки хранения документации, связанной с расчетом и выплатой заработной платы, в большинстве случаев не превышает 5-летнего периода, за исключением отдельных документов, которые нельзя уничтожать в течение 75 лет (например, лицевые счета сотрудников). А локальные акты, на основе которых ведутся расчеты с персоналом, подлежат постоянному хранению.

Номенклатура и сроки хранения данного вида документов представлены в таблице (приводится в сокращении):

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

03. Труд и заработная плата

Положение об оплате труда и премировании

Постоянно

ст. 411 «а»

Лицевые счета по заработной плате работников

75 лет

ст. 413

Заявления о выплате материальной помощи

5 лет

ст. 415

Расчетные ведомости на выдачу заработной платы работникам ООО «Вираж»

5 лет

ст. 412

Листки нетрудоспособности сотрудников

5 лет

ст. 896

Исполнительные листы работников ООО «Вираж»

Пока есть надобность

ст. 416

Не менее 5 лет

Резерв

Резерв

Названия дел этого подразделения фирмы для Марии были знакомы — во время прохождения практики она помогала бухгалтеру по зарплате, и сама выполняла отдельные расчеты. А вот про сроки хранения этих ведомостей, справок и реестров услышала впервые.

Подробнее с формой и порядком заполнения документации, связанной с зарплатными расчетами, вы можете ознакомиться на нашем сайте. Например:

  • образец заполнения расчетного листка сотрудника компании доступен для просмотра в материале «Унифицированная форма № Т-51 — расчетный лист»;
  • узнать подробности об оформлении ведомости на выплату зарплаты можно из материала .

Периоды, в течение которых нельзя избавляться от налоговых документов

Изучая заголовки дел номенклатуры по департаменту налогового учета и декларирования, Мария сделала для себя следующий вывод: этот вид документации относится к бумагам кратковременного хранения. Практически все дела этого отдела, включая налоговую отчетность и декларации, подлежали хранению в течение 4–5 лет:

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

04. Налоговый учет и декларирование

Учетная политика по налоговому учету ООО «Вираж»

5 лет

ст. 360

Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, о регистрации в Фонде социального страхования

постоянно

ст. 381

Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения

5 лет

ст. 398

Счета-фактуры

4 года

ст. 368

Налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц

5 лет

ст. 394

При условии проведения проверки (ревизии)

Декларации по НДС, имуществу, налогу на прибыли, транспортному и земельному налогу

5 лет

ст. 392

Реестры расчета земельного налога ООО «Вираж»

5 лет

ст. 389

Акты сверок об уплате налогов с ИФНС

5 лет

ст. 385

Сведения о доходах физических лиц

5 лет

ст. 396

Книги покупок и продаж ООО «Вираж»

4 года

ст. 459 «у»

Резерв

Резерв

С налоговой документацией Мария была знакома только теоретически. Поэтому для пополнения своих знаний она воспользовалась материалами нашего сайта, откуда узнала не только обо всех видах счетов-фактур (обычном, исправленном и корректировочном), но и познакомилась с правилами оформления налоговых деклараций и иных подобных документов.

Подробности о заполнении исправленного счета-фактуры вы можете узнать из материала «В каких случаях используется исправленный счет-фактура?».

Практический пример заполнения корректировочного счета-фактуры содержится в статье «Образец заполнения корректировочного счета-фактуры (2017)».

Правильно заполнить декларацию по НДС поможет статья «Какой порядок заполнения декларации по НДС (пример, инструкция, правила)».

Нюансы сроков хранения некоторых налоговых документов

Из полученных в академии знаний Мария помнила, что полученный фирмой убыток можно переносить на будущие периоды, уменьшая на его величину (или ее часть) объем налоговой базы. А как же в этом случае хранить документацию, связанную с подтверждением суммы убытка и процедурой переноса на последующие периоды? Можно ли избавиться от обосновывающих убыток расчетов и деклараций спустя 5 лет после его получения, как предусмотрено перечнем для первичных документов?

ВАЖНО! В соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ у компании должны быть документы, подтверждающие величину понесенного убытка.

Что это за документы и каков их срок хранения? Мария перелистала весь Налоговый кодекс, но этой информации не нашла. Тогда она обратилась к судебной практике, из которой выяснила, что подтвердить объем полученного убытка можно декларацией по налогу на прибыль и первичкой (постановление ФАС МО от 31.08.10 № КА-А40/9849-10-2). Чиновники Минфина относят к таким подтверждениям всю первичную бухгалтерскую документацию, обосновывающую финансовый результат работы фирмы (письмо от 23.04.09 № 03-03-06/1/276).

Таким образом, бухгалтерская первичка должна храниться в течение всего периода переноса убытка плюс 4 года после полного его списания. К счастью, ООО «Вираж» было процветающей и прибыльной компанией, и этот нюанс, связанный с исчислением сроков хранения налоговой и бухгалтерской документации, его не касался.

Подробнее о нюансах переноса убытка см. в материале «Как и на какой срок можно осуществить перенос убытков на будущее?».

Сроки хранения бухгалтерской документации

Начиная разбираться со сроками хранения бухгалтерских документов, Мария приступила к самому объемному разделу номенклатуры. Даже укрупненные дела, объединенные едиными заголовками, поразили ее своим разнообразием. Только бухгалтерская документация обладала таким многообразием форм и видов. Начиная от накладных и актов выполненных работ и заканчивая инвентаризационными описями и отчетностью. Отчетность подлежала постоянному хранению, в отличие от накладных, актов и иной первички, срок хранения которой не превышал (согласно перечню) 5 лет:

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

05. Бухгалтерский учет и отчетность

Учетная политика по бухгалтерскому учету ООО «Вираж»

5 лет

ст. 360

Годовой бухгалтерский отчет организации

Постоянно

ст. 351 «б»

Квартальные бухгалтерские отчеты организации

5 лет

ст. 351 «в»

Документы (протоколы, акты, расчеты) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств

Постоянно

ст. 429

Документы (протоколы, акты, ведомости) об инвентаризации имущества и товарно-материальных ценностей

Постоянно

ст. 427

О товарно-материальных ценностях — 5 лет

При условии проведения проверки (ревизии)

Документы (копии отчетов, заявления, списки, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи

5 лет

ст. 415

Первичные бухгалтерские документы (кассовые, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, накладные и авансовые отчеты)

5 лет

ст. 362

Договоры о материальной ответственности материально-ответственных лиц

5 лет

ст. 457

После увольнения материально-ответственного лица

Оборотные ведомости по учету материалов, инвентаря, оборудования

5 лет

ст. 361

При условии проведения проверки (ревизии)

Кассовая книга ООО «Вираж»

5 лет

ст. 362

Главная книга ООО «Вираж»

5 лет

ст. 361

Карточки учета основных средств

5 лет

ст. 459 «д»

После ликвидации основных средств

Резерв

Резерв

С подробным перечнем унифицированных документов вы можете ознакомиться в материале «Унифицированные формы первичных документов (перечень)».

Подробности о каждом из указанных документов описаны в отдельных статьях, размещенных на нашем сайте.

Например, о нюансах оформления товарной накладной вы можете узнать из материала «Унифицированная форма Торг-12 — бланк и образец».

Номенклатура дел отдела охраны труда и периоды их хранения

После отражения в номенклатуре фирмы сроков хранения документов бухгалтерского и налогового назначения Мария приступила к совсем неизвестному ей разделу — делам отдела охраны труда. Все обозначенные в номенклатуре заголовки дел присутствовали в типовом перечне, утвержденном приказом № 558, поэтому проставить сроки их хранения было просто:

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

06. Охрана труда

Инструкции по технике безопасности и охране труда

3 года

ст. 27 «б», 28 «б»

После замены новыми

Протоколы аттестации по технике безопасности

5 лет

ст. 625

Акты, предписания по технике безопасности, документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении

5 лет

ст. 603

Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности

5 лет

ст. 624

Журнал регистрации вводного инструктажа

10 лет

ст. 626 «б»

Журнал инструктажа по пожарной безопасности

3 года

ст. 870

Журнал регистрации выдачи инструкций по охране труда работникам

2 года

ст. 259 «б»

Журнал учета медицинского осмотра водителей

3 года

ст. 914

Резерв

Резерв

Как видно из номенклатуры, отдел охраны труда оформлял разнообразные журналы, хранить которые надлежало от 2 (например, журнал выдачи инструкции по ОТ) до 10 лет (журнал регистрации вводного инструктажа). Но основная масса документации этого отдела подлежала хранению в пределах 5-летнего срока.

Плановая и статистическая документация: сколько ее хранить

Следующий раздел номенклатуры по объему был небольшим. Состоял он в основном из планов и статотчетности. Все прогнозные и плановые бумаги в целом по компании ООО «Вираж» перечнем предписано было хранить постоянно. Только индивидуальные планы и отчетность сотрудников не требовали такого длительного периода сохранения — отрезок времени, в течение которого от них нельзя избавляться, составляет всего 1 год.

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

07. Планирование, статистика и финансы

Планы экономического и социального развития ООО «Вираж»

Постоянно

ст. 270

Бизнес-планы ООО «Вираж», документы (технико-экономические обоснования, заключения, справки, расчеты) к ним

Постоянно

ст. 271

Годовые планы ООО «Вираж» по основным направлениям деятельности

Постоянно

ст. 285

Оперативные планы (квартальные, месячные) работы по всем направлениям деятельности

Пока не исчезнет надобность

ст. 288

Индивидуальные планы работников

1 год

ст. 291

Документы (таблицы, справки, расчеты) сводных статистических отчетов

5 лет

ст. 473

Индивидуальные отчеты сотрудников

1 год

ст. 476

Резерв

Резерв

Где узнать сроки хранения документов, отсутствующих в типовом перечне

Раздел номенклатуры по делам, формируемым или используемым в производственно-техническом отделе (ПТО), включал заголовки дел, совсем не знакомых Марии. И в типовом перечне, утвержденном приказом № 558, документов с подобными названиями она не обнаружила. Поскольку срок хранения в графу 4 номенклатуры внести в любом случае необходимо, за помощью Мария обратилась к своему непосредственному руководителю, поручившему ей это задание.

От него Мария узнала, что сроки хранения документов фирмы определяются на основе типового перечня, утвержденного приказом № 558, а также ведомственных перечней. К примеру, периоды хранения документов ПТО необходимо определять по Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (в редакции приказа Минкультуры от 28.04.2011 № 412).

Согласно указанному перечню Мария проставила в номенклатуре соответствующие сроки хранения документации ПТО:

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

08. ПТО

Технологические карты

Постоянно

ст. 141

Технологические правила и предписания

До замены новыми

ст. 143

Технические условия технологического процесса

До ликвидации организации

ст. 145

Технологический паспорт

Пока существует надобность

ст. 197

Карта наладки инструмента

До замены новыми

ст. 213

Резерв

Резерв

Изучив вышеуказанный перечень, Мария задала еще один вопрос своему руководителю: как определить периоды, в течение которых документы ПТО подлежат хранению, если они не указаны и в этом перечне? Ответ на это вопрос вы узнаете из следующего раздела.

Как определить срок хранения документа, если его наименование отсутствует в типовом и ведомственных перечнях

В деятельности компании возможны ситуации, когда название дела по номенклатуре невозможно найти ни в одном нормативном документе, регламентирующем сроки хранения документов. В этом случае самостоятельно устанавливать сроки хранения для такой документации компания не вправе.

ВАЖНО! В соответствии с Основными правилами работы архивов в случае, если срок хранения определенных документов не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями, он устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией организации.

Аналогичный порядок предусмотрен и в п. 1.6 Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций.

Таким образом, Мария еще раз убедилась в том, что вопрос соблюдения сроков хранения документов является важным, а обеспечение сохранности документации — ответственной процедурой для каждой организации. В том числе для ООО «Вираж».

В последующем, когда испытательный срок закончился и девушка приступила к выполнению своих основных обязанностей в департаменте бухгалтерского учета и отчетности, она с надлежащей ответственностью относилась к оформлению дел в соответствии с утвержденной в компании номенклатурой, не допуская при этом, чтобы в одно дело помещались бумаги с постоянным и временными сроками.

Сроки хранения устанавливаются типовым или ведомственными перечнями с целью обеспечения сохранности важных документов.

Период хранения документов устанавливается в промежутке от 1 года до 75 лет, в зависимости от значимости. Отдельные виды документации подлежат хранению на постоянной основе.

Если в одном деле сгруппированы документы временного хранения с разными сроками (1 год, 3 года, 5 лет и т. д. — что означает различную степень их значимости), то срок хранения дела по номенклатуре устанавливается по наиболее ценной документации, то есть более длительный.

Запрещено сокращать установленные перечнем сроки хранения и самовольно устанавливать их для документов, по которым отсутствует информация о сроках хранения в типовых и ведомственных перечнях. Для определения сроков хранения по такой документации необходимо обращаться к специалистам Росархива.

Как определяются сроки хранения номенклатуры дел?

Сроки хранения документов по номенклатуре дел различные, а прописываются они в специальных перечнях. Информацию по данному вопросу в некоторых случаях приходится искать дополнительно. При этом существуют бумаги, которые следует хранить постоянно, а от некоторых можно время от времени избавляться.

В данной статье вы узнаете:

  • каковы сроки хранения номенклатуры дел (по разным подразделениям),
  • где найти информацию о сроках хранения номенклатуры дел.

Составление номенклатуры дел производится в последнем квартале года, ее утверждает руководство, а действовать она начинает с 1 января, согласно п. 3.4.6 Правил работы архивов компаний от 06.02.2002. Собственно сроки хранения бумаг указаны в типовых и ведомственных перечнях. Главным среди них является Перечень архивных документов и сроков их хранения, который был утвержден приказом Минкультуры от 25. 08.2010 № 558. Рассмотрим, каковы сроки хранения бумаг отдельных ведомств и подразделений организации.

Сроки хранения номенклатуры дел: канцелярские документы

Номенклатура канцелярии любой компании содержит большое количество документации. Сроки ее хранения существенно отличаются друг от друга и могут варьироваться от года (например, правила внутреннего трудового распорядка ежегодно заменяются новыми) до бессрочного периода (актуально для коллективного договора).

Сколько хранить документы кадровой службы?

Сроки хранения номенклатуры дел кадрового подразделения обычно составляют 75 лет. Данный период предусматривается для документации, которая связана с личными сведениями о сотрудниках организации.

Документы «зарплатного» департамента: какие сроки хранения?

Обычно период хранения документов, связанных с расчетом и выплатой зарплаты, составляет до пяти лет. Исключением являются определенные бумаги, которые запрещено уничтожать в течение 75 лет. К ним принадлежат и лицевые счета сотрудников. Тогда как локальные акты, используемые для осуществления расчетов с персоналом, требуется хранить постоянно.

Сроки хранения номенклатуры дел: налоговые документы

Документация, связанная с налоговым учетом и декларированием, принадлежит к числу бумаг кратковременного хранения. Почти все дела данного отдела (в том числе и налоговая отчетность) должны храниться 4-5 лет. Однако существуют нюансы, распространяющиеся на документы, связанные с подтверждением суммы убытка при его наличии. Они должны быть у компании, согласно п. 4 ст. 283 НК РФ. Судебная практика гласит, что для подтверждения объемов убытков используются декларации по налогу на прибыль и первичные бухгалтерские документы. Как следствие, хранить их необходимо в течение всего срока переноса убытка и еще 4 года после того, как он будет полностью списан.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Данный отдел номенклатуры является самым объемным: существует много форм и видов бухгалтерских бумаг. Часть из них хранится пять лет (например, накладные, акты и другие первичные документы), другие же (описи инвентаризации и отчеты) – постоянно.

Определяем сроки хранения номенклатуры дел отдела охраны труда

Обычно номенклатура по рассматриваемому отделу включает в себя различные журналы, период хранения которых варьируется от двух (журнал выдачи инструкции по охране труда) до десяти лет (журнал регистрации вводного инструктажа). Однако большинство бумаг данного отдела должна храниться на протяжении пяти лет.

Плановая и статистическая документация: каковы сроки хранения?

Все прогнозы и планы, связанные с данной группой бумаг, нужно хранить постоянно. Исключение составляют лишь индивидуальные планы и отчеты работников, их достаточно хранить в течение года.

Как определить сроки хранения номенклатуры дел, если их нет в типовом перечне (он утвержден приказом №558)?

Не все периоды хранения бумаг присутствуют в вышеозначенном перечне. Поэтому необходимо пользоваться также ведомственными перечнями для выяснения сроков. Это актуально, например, для документации производственно-технического отдела, по которому имеется информация в Перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (в редакции приказа Минкультуры от 28.04.2011 № 412).

Наименование документации отсутствует и в типовом, и в ведомственном перечне. Как быть?

В данной ситуации следует установить срок хранения бумаг с помощью экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения по представлению архива компании и центральной экспертной комиссией фирмы. Именно такой порядок действий предусматривает п. 1.6 Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций.

Заключение

Вопрос четкого соблюдения сроков хранения номенклатуры дел играет важную роль в любой компании. Со сроками можно ознакомиться в типовых и ведомственных перечнях документов, они составляют от 1 года до 75 лет для разных бумаг. Определенная документация должна храниться бессрочно. Если в одном деле находятся документы, сроки хранения которых отличаются друг от друга и зависят от значимости, то итоговый период хранения дела по номенклатуре определяется согласно наиболее ценным бумагам (максимально длительный из возможных).

Не разрешается хранить документы меньше, чем указано в законодательстве, и самостоятельно устанавливать сроки. Если данные о документации отсутствуют в типовых и ведомственных перечнях, следует прибегнуть к помощи сотрудников Росархива.

Полезные публикации

  • Срок хранения отчетности в ПФР

    Сроки хранения документов Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов, порядок их уничтожения и ответственность за…

  • Начальник отдела кадров

    Для чего нужна должностная инструкция начальника отдела кадров на предприятииТрудовое законодательство, действующее в 2017 году,…

  • Срок хранения первичных документов

    Сроки хранения бухгалтерских документовПервичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о…

  • Приказ о создании отдела

    Скачать образец документа Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно. ————————————————————————–¬ ¦…

Номенклатура дел отдела кадров: образец 2020 года

Чем крупнее компания, тем больше в ней ежегодный документооборот, это касается и отделов кадров. Уже при приеме сотрудника на работу на него заполняется личная карточка, после этого его личное дело пополняется новыми бумагами. Номенклатура дел отдела кадров на 2020 год представляет собой систематизированный перечень всех документов, с которыми пришлось работать отделу в течение года, он позволяет быстрее обрабатывать весь массив документации, а также быстро находить нужные бумаги. В данном материале мы рассматриваем номенклатуру дел с новыми сроками хранения документов в отделе кадров.

Что такое номенклатура дел и зачем она нужна

На каждом крупном предприятии кадровые служащие должны позаботиться о поддержании порядка в документации. Любая путаница способна привести к крупным проблемам для сотрудников, поэтому нужно позаботиться о классификации документов и строгом контроле их перемещения и хранения. Для этого разрабатывается номенклатура дел – это систематизированный перечень бумаг, которые проходят через отдел в течение определенного периода.

Наличие номенклатуры позволяет быстрее ввести в курс дела новых работников, а также своевременно передавать документы в архив, отправлять их на хранение или доработку. При закрытии компании наличие номенклатуры позволяет не допустить утери документов и обеспечить их правильное хранение в течение положенного срока.

Варианты номенклатуры дел

В практике ведения документации существуют три варианта номенклатуры дел:

  • Типовая. Она разрабатывается для нескольких организаций, работающих в одной отрасли и имеющих сходный документооборот.
  • Примерная. В ней указывается примерный перечень дел, которые должны быть в нее внесены.
  • Индивидуальная. Она разрабатывается по конкретный документооборот конкретного предприятия.

Эта классификация была первоначально разработана для государственных и муниципальных организаций. Однако сейчас она повсеместно внедряется в практику частными компаниями. Эти наработки уже унифицированы и проверены многолетним использованием, поэтому их очень удобно применять в кадровых службах частных коммерческих организаций.

В типовой номенклатуре может присутствовать индекс дела, его заголовок, количество. срок хранения, также оставляется поле для примечаний.

Например, в отделе кадров используется такая форма номенклатуры:

Индекс дела Заголовок дела Количество дел Срок хранения Примечание
1 2 3 4 5
01-01 Приказы по личному составу 75 лет
01-02 Должностные инструкции 3 года
01-03 Личные дела работников 75 лет
01-04 Личные дела руководителей   Постоянно
01-05 Трудовые договоры 75 лет
01-06 Трудовые книжки До востребования

Принципы организации документооборота

Необходимость ведения номенклатуры дел прописано законодательно, она нашла отражение в законе «Об архивном деле» № 125-ФЗ. Кроме того, в 2002 году разработаны правила работы с архивами, обязательные для применения в государственных учреждениях. Однако они удобны в использовании, поэтому легко могут применяться и частными компаниями.

В разделе 3.4 Основных правил архивной работы подробно расписаны принципы создания и ведения номенклатуры дел для кадровой службы. Использование этих правил помогает систематизировать все документы в большом отделе, чтобы в дальнейшем не возникало проблем с их поисками.

Порядок составления номенклатуры дел

Для кадрового отдела любого предприятия номенклатура дел составляется и разрабатывается всего один раз, после этого в нее только могут вноситься изменения. Возможность внесения правок предусматривается изначально, это позволяет избежать сложностей в дальнейшем. Процесс разработки состоит из следующих ключевых этапов:

  • Анализ всего набора документов, которые ежегодно проходят через кадровый отдел.
  • Систематизация этих документов, выявление основных групп.
  • Разработка формы номенклатуры и ее заполнение.

Эту работу сотрудники кадровой службы обычно выполняют в конце уходящего года. Подготовленный проект должен пройти утверждение, он утверждается руководителем кадровой службы. Также может потребоваться виза начальника юридического отдела. После этого документ направляется на подпись руководителю предприятия, для его утверждения может издаваться отдельный приказ.

Как внести изменения в номенклатуру?

На протяжении года в номенклатуру можно вносить изменения, к примеру, если в кадровой службе образовалась новая группа документов, которая ранее не была классифицирована. Процедура внесения изменений напрямую зависит от варианта согласования: если для этого требуется только подпись руководителя кадровой службы, то никаких сложностей не возникает, В такой ситуации сотрудники часто просто заранее оставляют в номенклатуре свободные строки для внесения в нее новых групп документов.

Если же номенклатура утверждается отдельным приказом руководителя, то должен быть издан новый приказ, в котором прописываются новые строки, которые должны быть внесены. Раздел количество дел меняется в течение года, однако такие изменения приказом не фиксируются.

Если в течение года какой-либо видов документов выходит из оборота, об этом отдельный приказ также не издается. Однако изъятый вид документации больше не водит в систематизированный перечень, и в номенклатуре следующего года не указывается.

Как уточнить номенклатуру дел на будущий год

Номенклатура дел пересматривается ежегодно, чтобы перечень используемых документов постоянно оставался актуальным. Сотрудник кадровой службы должен проанализировать номенклатуру, чтобы выявить устаревшие и неиспользуемые разделы и не вносить их на следующий год. Меняться могут не только разделы целиком, но и их названия: к примеру, за год изменилось наименование подразделения, с которым ведется обмен документами.

После учета всех изменений проходит процедура утверждения номенклатуры на следующий год. Если для этого требуется разработка отдельного приказа, то он должен быть издан в короткие сроки.

Правильно разработанная номенклатура становится незаменимой помощницей для ведения и систематизации дел в кадровой службе, она свидетельствует о профессиональном подходе к работе. Благодаря ней новым людям легко приступить к работе в кадровом отделе, не возникает путаницы, а любой документ можно очень легко найти.

Оформление номенклатуры дел отдела кадров на 2021 год

Что такое номенклатура дел отдела кадров

Чем больше компания, тем выше документооборот в отделе кадров. Но и в небольших организациях уже на этапе приема нового сотрудника на работу от него требуется определенный набор документов, формирующий личное дело. Опять же чем дольше работает компания, тем больше скапливается документов, подлежащих длительному хранению.

Весь этот массив документации может быть просто разобран на папки (и это уже система, хоть и пока неформальная). А вот для облегчения ориентирования составляются оглавление, перечень, краткое описание. Квалифицированный кадровый служащий составляет номенклатуру дел. Такой подход, с одной стороны, характеризует сотрудника как профессионала, с другой — облегчает документооборот в компании, а значит, и работу этого сотрудника.

В законодательстве дается следующее определение номенклатуры дел — это систематизированный перечень наименований дел, имеющий утвержденную форму. Номенклатура дел в отделе кадров — это, соответственно, перечень дел, проходящих через отдел.

Систематизация облегчает процесс сбора документов, оформления их для хранения и, естественно, поиск нужных бумаг. Наличие номенклатуры делает проще ввод в курс дела нового сотрудника отдела кадров. После закрытия компании благодаря наличию номенклатуры можно достаточно быстро отделить документы, которые необходимо сдать на хранение, от остальной массы и произвести саму передачу.

Такое количество плюсов у ведения номенклатуры дел в отделе кадров позволило распространиться этой практике среди частных компаний, для которых не предусмотрена эта обязанность на законодательном уровне. Что касается минусов, они проявляются только в тех случаях, когда в компании уже успело накопиться множество документов, и их необходимо систематизировать, а на это может потребоваться большое количество трудочасов, а иногда и трудодней. 

Структура номенклатуры дел (образец)

Предусмотрено три типа номенклатуры:

  • типовая;
  • примерная;
  • индивидуальная.

Типовая номенклатура составляется для нескольких однотипных организаций. В примерной номенклатуре указывается примерный состав дел, которые могут в нее попасть. А индивидуальная номенклатура учитывает специфику деятельности конкретной организации и составляется под реальный документооборот.

Такая классификация применяется к номенклатуре государственных и муниципальных организаций, где она является обязательным инструментом в работе отдела кадров. Но кадровые работники частных компаний часто перенимают все наработки в делопроизводстве, которые уже унифицированы и проверены, в том числе и структуру номенклатуры.

Например, в отделе кадров используется такая форма номенклатуры:

Индекс дела

Заголовок дела

Количество дел

Срок хранения

Примечание

1

2

3

4

5

01-01

Приказы по личному составу

 

75 лет

 

01-02

Должностные инструкции

 

3 года

 

01-03

Личные дела работников

 

75 лет

 

01-04

Личные дела руководителей

 

Постоянно

 

01-05

Трудовые договоры

 

75 лет

 

01-06

Трудовые книжки

 

До востребования

 

Теперь подробнее о правилах заполнения такой формы.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Подпишитесь на рассылку

Графа «Индекс дела»

Почему не номер? Потому что чаще всего содержит два блока:

  • номер отдела, как он представлен в структуре компании;
  • номер группы документов, которые в него входят.

Если в компании разрабатывается номенклатура дел только для отдела кадров, то в первой колонке нет смысла отображать нумерацию отделов, только номер группы документов.

Графа «Заголовок дела»

Здесь отображается состав документов, входящих в дело.

Графа «Количество дел»

Эта графа остается незаполненной на момент утверждения номенклатуры на год, и уже по окончании календарного года, после подведения итогов, сюда вносится число заведенных в год дел.

Графа «Срок хранения»

Тут содержится информация о том, сколько лет должны храниться документы, попавшие в номенклатуру.

Графа «Примечание»

Эта графа оставляется для пометок, например, нужно указать, что в деле содержатся только копии документов или оно вообще есть лишь в электронном виде.

Чем регламентируется деятельность по составлению номенклатуры дел?

Составление номенклатуры дел — это часть архивной работы. Она применяется для хранящихся документов. Поэтому нормативные акты, которые регламентируют этот процесс, имеют прямое отношение к деятельности архивов.

Принцип обязательности организации сохранности документов в компании закреплен в статье 17 закона «Об архивном деле» от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ. Нормы этой статьи распространяются на организации любой формы собственности, если речь идет о сохранности архивных документов, к которым, в частности, отнесены и документы по личному составу. А отдел кадров как раз и занимается документооборотом этой категории дел.

Процесс организации документооборота детально прописан в Основных правилах работы архивов, утвержденных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года. Эти правила обязательны для всех государственных учреждений, а для остальных — в части организации хранения документов, отнесенных к категории государственной собственности. Но в этом документе так детально расписаны все термины и процессы, что его удобно использовать любому кадровому работнику вне зависимости от организационно-правовой формы компании.

Раздел 3.4 Основных правил работы архивов посвящен номенклатуре дел. Здесь дано определение, что это такое, рассказано, как нужно разрабатывать номенклатуру, как ее утверждать и использовать. А в приложениях 7 и 8 к правилам приведены формы номенклатуры, которые могут быть использованы в компаниях. Приложение 7 — это сводная номенклатура организации, а приложение 8 — номенклатура отдельного структурного подразделения.

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

Составление номенклатуры — это действие, которое сотрудник отдела кадров выполняет единожды. Впоследствии уже разработанная номенклатура уточняется либо в нее вносятся изменения. Но для этого изначально номенклатура должна быть разработана с учетом возможности внесения правок.

Поэтапно процесс разработки выглядит следующим образом:

  • анализ массива документов, проходящих через отдел кадров;
  • выделение групп документов, которые должны войти в номенклатуру;
  • заполнение формы номенклатуры.

Разработкой номенклатуры обычно занимаются в конце года. Так, для 2021 года номенклатура разрабатывается в декабре 2020-го.

После того как сотрудник отдела кадров подготовил проект номенклатуры, он должен быть утвержден. Процесс согласования и утверждения зависит от типичной для компании схемы принятия локальных нормативных актов. Например, на проекте может понадобиться собрать визы начальника отдела кадров и специалиста из юридического отдела. И только после этого документ попадает на утверждение к руководителю компании.

Утверждение номенклатуры может быть связано не только с проставлением подписи руководителя на форме, но и с выдачей отдельного приказа. Чаще такой способ используют, если нужно утвердить сводную номенклатуру, вмещающую в себя номенклатуры всех структурных подразделений.

Внесение изменений в утвержденную номенклатуру дел

Эта процедура подразумевает, что изменения будут вноситься в актуальную номенклатуру на протяжении года, для которого она утверждена. Такая необходимость возникает, например, при появлении новой группы дел, которые ранее в номенклатуру не входили.

Процесс внесения изменений зависит от способа утверждения номенклатуры. В тех случаях, когда для вступления в силу достаточно подписи руководителя на форме номенклатуры, кадровые служащие еще при ее составлении оставляют несколько свободных строк, которые используются по мере появления новых групп дел.

Если же номенклатура утверждалась приказом, то внесение изменений происходит в той же форме, т. е. издается приказ, которым вносятся дополнительные группы дел под индексом, присвоенным в порядке валовой нумерации.

Заполнение графы «Количество дел» по окончании календарного года не считается внесением изменений. Просто соответственные цифры проставляются в этой графе ответственным сотрудником отдела кадров от руки.

Случается и наоборот: предусмотренная группа дел в течение года прекращает существование, когда необходимость в сборе и хранении документов отпадает на протяжении года. Но даже если в группе не оказывается ни одного дела, вычеркивать ее из номенклатуры не следует. Однако при утверждении номенклатуры на следующий год такая группа в номенклатуру уже не вносится.

Уточнение номенклатуры дел на следующий год

Каждый год номенклатура дел пересматривается. Это необходимо, чтобы список дел всегда был актуальным. Сотрудником отдела кадров анализируется действующая номенклатура и направления документооборота, после чего в нее вносятся новые группы и удаляются более не используемые.

Изменяться могут и названия самих групп. Это может быть связано, например, с переименованием ведомства, с которым ведется переписка. Тогда такое изменение должно быть отображено и в номенклатуре.

И уже с учетом всех изменений номенклатура дел утверждается на новый календарный год. Опять же если для этого нужен отдельный приказ, то он издается в обязательном порядке. 

Разработанная и утвержденная номенклатура дел в отделе кадров компании является признаком того, что документооборот был систематизирован, а сотрудники отдела имеют под рукой перечень документов, разбитых на группы для удобства хранения и работы с ними. Для разработки номенклатуры используются способы и методы, применяемые в архивном деле. Ежегодно номенклатура подлежит пересмотру и переутверждению, чтобы сохранялась актуальность в ведении дел. Используется номенклатура как для упрощения работы сотрудников самого структурного подразделения, так и для облегчения процедуры передачи дел на хранение в архивные учреждения.

Номенклатура дел отдела кадров (образец заполнения): бланк, образец 2021

        Общество с ограниченной
ответственностью "Октябрь"
(ООО "Октябрь")

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
21. 12.2010    1                        УТВЕРЖДАЮ
----------- N -------                  Директор ООО "Октябрь"
г. Нижний Новгород                     Конев         Р.Д. Конев
---------------------                  -------       -----------
(место составления)                   Подпись       Расшифровка
подписи
2011                                21.12.2010
На ----------- год                     ----------
Дата

------------------------------------------------------------------
¦Индекс¦ Заголовок дела¦Кол-во ¦Срок хранения¦    Примечание     ¦
¦ дела ¦               ¦ед. хр.¦и N статей по¦                   ¦
¦      ¦               ¦       ¦   Перечню   ¦                   ¦
+------+---------------+-------+-------------+-------------------+
¦  1   ¦       2       ¦   3   ¦      4      ¦         5         ¦
+------+---------------+-------+-------------+-------------------+
¦                        03. Отдел кадров                        ¦
+----------------------------------------------------------------+
¦03-01 ¦Законодательные¦       ¦До           ¦                   ¦
¦      ¦и нормативные  ¦       ¦минования    ¦                   ¦
¦      ¦акты в сфере   ¦       ¦надобности   ¦                   ¦
¦      ¦трудовых       ¦       ¦             ¦                   ¦
¦      ¦отношений.     ¦       ¦             ¦                   ¦
¦      ¦Копии          ¦       ¦             ¦                   ¦
+------+---------------+-------+-------------+-------------------+
¦03-02 ¦Приказы по     ¦       ¦До           ¦                   ¦
¦      ¦основной       ¦       ¦минования    ¦                   ¦
¦      ¦деятельности.  ¦       ¦надобности   ¦                   ¦
¦      ¦Копии          ¦       ¦             ¦                   ¦
+------+---------------+-------+-------------+-------------------+
¦03-03 ¦Правила        ¦       ¦1 год,       ¦После замены новыми¦
¦      ¦внутреннего    ¦       ¦ст. 773      ¦                   ¦
¦      ¦трудового      ¦       ¦             ¦                   ¦
¦      ¦распорядка     ¦       ¦             ¦                   ¦
+------+---------------+-------+-------------+-------------------+
¦03-04 ¦Положение об   ¦       ¦Постоянно,   ¦                   ¦
¦      ¦отделе кадров  ¦       ¦ст. 55       ¦                   ¦
+------+---------------+-------+-------------+-------------------+
¦03-05 ¦Должностные    ¦       ¦75 лет,      ¦                   ¦
¦      ¦инструкции     ¦       ¦ст. 77       ¦                   ¦
¦      ¦работников     ¦       ¦             ¦                   ¦
+------+---------------+-------+-------------+-------------------+
¦03-06 ¦Приказы по     ¦       ¦75 лет       ¦                   ¦
¦      ¦личному составу¦       ¦ЭПК,         ¦                   ¦
¦      ¦(прием,        ¦       ¦п "б" ст. 19 ¦                   ¦
¦      ¦увольнение,    ¦       ¦             ¦                   ¦
¦      ¦перевод и др.) ¦       ¦             ¦                   ¦
+------+---------------+-------+-------------+-------------------+
¦03-07 ¦Приказы по     ¦       ¦5 лет ЭПК,   ¦                   ¦
¦      ¦личному составу¦       ¦п. "б" (2)   ¦                   ¦
¦      ¦(о             ¦       ¦ст. 19       ¦                   ¦
¦      ¦предоставлении ¦       ¦             ¦                   ¦
¦      ¦ежегодных и    ¦       ¦             ¦                   ¦
¦      ¦учебных        ¦       ¦             ¦                   ¦
¦      ¦отпусков,      ¦       ¦             ¦                   ¦
¦      ¦взысканиях,    ¦       ¦             ¦                   ¦
¦      ¦краткосрочных  ¦       ¦             ¦                   ¦
¦      ¦командировках) ¦       ¦             ¦                   ¦
+------+---------------+-------+-------------+-------------------+
¦03-08 ¦Штатное        ¦       ¦До           ¦                   ¦
¦      ¦расписание и   ¦       ¦минования    ¦                   ¦
¦      ¦изменения к    ¦       ¦надобности   ¦                   ¦
¦      ¦нему. Копия    ¦       ¦             ¦                   ¦
+------+---------------+-------+-------------+-------------------+
¦03-09 ¦Трудовые       ¦       ¦75 лет ЭПК,  ¦                   ¦
¦      ¦договоры и     ¦       ¦ст. 657      ¦                   ¦
¦      ¦соглашения     ¦       ¦             ¦                   ¦
+------+---------------+-------+-------------+-------------------+
¦03-10 ¦Трудовые       ¦       ¦75 лет ЭПК,  ¦                   ¦
¦      ¦договоры       ¦       ¦ст. 657      ¦                   ¦
¦      ¦уволенных      ¦       ¦             ¦                   ¦
¦      ¦работников     ¦       ¦             ¦                   ¦
+------+---------------+-------+-------------+-------------------+
¦...   ¦...            ¦...    ¦...          ¦...                ¦
+------+---------------+-------+-------------+-------------------+
¦03-17 ¦Документы      ¦       ¦3 года,      ¦                   ¦
¦      ¦(анкеты,       ¦       ¦ст. 663      ¦                   ¦
¦      ¦резюме,        ¦       ¦             ¦                   ¦
¦      ¦заявления и    ¦       ¦             ¦                   ¦
¦      ¦др.) лиц, не   ¦       ¦             ¦                   ¦
¦      ¦принятых на    ¦       ¦             ¦                   ¦
¦      ¦работу         ¦       ¦             ¦                   ¦
+------+---------------+-------+-------------+-------------------+
¦03-18 ¦Книга учета    ¦       ¦75 лет,      ¦                   ¦
¦      ¦движения       ¦       ¦п. "в"       ¦                   ¦
¦      ¦трудовых книжек¦       ¦ст. 695      ¦                   ¦
¦      ¦и вкладышей в  ¦       ¦             ¦                   ¦
¦      ¦них            ¦       ¦             ¦                   ¦
+------+---------------+-------+-------------+-------------------+
¦...   ¦...            ¦...    ¦...          ¦...                ¦
+------+---------------+-------+-------------+-------------------+
¦03-26 ¦Протоколы      ¦       ¦15 лет ЭПК,  ¦                   ¦
¦      ¦заседания      ¦       ¦ст. 696      ¦                   ¦
¦      ¦аттестационной ¦       ¦             ¦                   ¦
¦      ¦комиссии       ¦       ¦             ¦                   ¦
+------+---------------+-------+-------------+-------------------+
¦03-27 ¦Табели учета   ¦       ¦5 лет,       ¦                   ¦
¦      ¦рабочего       ¦       ¦ст. 586      ¦                   ¦
¦      ¦времени        ¦       ¦             ¦                   ¦
+------+---------------+-------+-------------+-------------------+
¦...   ¦...            ¦...    ¦...          ¦...                ¦
-------+---------------+-------+-------------+--------------------

Начальник отдела
документационного обеспечения
Лукшева /А.Д. Лукшева/
19.12.2010

Начальник архива
Шлакова /Р.Л. Шлакова/
19.12.2010

СОГЛАСОВАНО                            СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК                            Протокол ЭПК архивного
учреждения
18.12.2010    3                        12.12.2010   18
от ----------- N ----------            от ---------- N -----------

Источник – “Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение”, 2011, № 8

Проведение кадрового аудита

Обзор

Аудит человеческих ресурсов может помочь определить, являются ли конкретные области или процессы отдела кадров адекватными, законными и эффективными. Результаты, полученные в результате этого обзора, могут помочь выявить пробелы в практике управления персоналом, а затем отдел кадров может определить приоритеты этих пробелов, чтобы свести к минимуму судебные иски или нарушения нормативных требований, а также достичь и поддерживать конкурентоспособность мирового уровня в ключевых областях кадровой практики.

История вопроса

Аудиты человеческих ресурсов – жизненно важное средство избежания юридической и нормативной ответственности, которая может возникнуть в связи с политикой и практикой организации в области управления персоналом. Помимо выявления областей правового риска, аудиты часто предназначены для того, чтобы предоставить компании информацию о конкурентоспособности ее кадровых стратегий путем изучения передового опыта других работодателей в этой отрасли. По сути, кадровый аудит включает в себя выявление проблем и поиск решений до того, как они станут неуправляемыми.Это возможность оценить, что организация делает правильно, а также то, как все можно было бы сделать по-другому, более эффективно или с меньшими затратами.

В сегодняшней конкурентной среде организации работают в рамках строго регулируемой среды сотрудников. Эта задача включает в себя работу с множеством сложных законов и постановлений. Сфера функции HR включает в себя создание и администрирование множества политик и практик, многие из которых связаны с соблюдением нормативных требований, которые существенно влияют на производительность и прибыльность предприятия.

Учитывая, что многие отделы кадров недоукомплектованы и перегружены, многие организации осознают денежные издержки игнорирования юридических горячих кнопок, связанных с кадрами, только ретроспективно. Несоблюдение применимых законов и правил сопряжено со значительным финансовым риском. Чтобы минимизировать риск, многие организации приобретают страхование ответственности за трудовую деятельность. Хотя это разумная стратегия, организации могут принимать другие превентивные меры. Главный из них – это добровольный кадровый аудит. См. Как проводить кадровый аудит и Избежание индивидуальной ответственности HR-специалиста.

Аудит соответствия кадровым требованиям обычно состоит из двух основных частей:

  • Оценка операционных кадровых политик, практик и процессов организации с акцентом на ключевые области работы отдела кадров (например, набор – как внутренний, так и внешний, удержание сотрудников, компенсация, выплаты сотрудникам, управление производительностью, отношения с сотрудниками, обучение и развитие).
  • Обзор текущих показателей HR (например, количество незаполненных вакансий, время, необходимое для заполнения новой должности, текучесть кадров, удовлетворенность сотрудников, поданные внутренние жалобы, количество юридических жалоб, уровень невыходов на работу).

HR обычно проводит аудит с использованием анкеты, в которой запрашивается оценка конкретных областей практики. Этот документ помогает команде аудиторов тщательно изучить все критические области кадровой практики организации. Аудит также может включать собеседование или использование анкет для получения обратной связи от выбранных сотрудников отдела кадров и других руководителей отделов, чтобы узнать, понятны ли, применяются на практике и принимаются ли определенные политики и процедуры .

Обоснование проведения кадрового аудита

Меняющийся характер управления персоналом требует, чтобы специалисты по персоналу в полной мере участвовали и вносили свой вклад в свои организации в качестве настоящих стратегических деловых партнеров. См. Практика стратегического управления персоналом.

Аудит помогает организации понять, помогают ли ее методы управления персоналом, мешают или мало влияют на ее бизнес-цели. Аудит также помогает количественно оценить результаты инициатив отдела и дает план необходимых изменений.Аудиты также могут помочь организации достичь и поддерживать практики управления персоналом мирового класса.

Типы аудитов

Кадровый аудит может быть комплексным или целенаправленным с учетом ограничений по времени, бюджету и персоналу. Существует несколько типов аудитов, каждый из которых предназначен для достижения различных целей. Некоторые из наиболее распространенных типов:

  • Соответствие. Фокус на том, насколько хорошо организация соблюдает действующие федеральные, государственные и местные законы и постановления.
  • Лучшие практики. Помогает организации поддерживать или улучшать конкурентное преимущество, сравнивая ее методы с практиками компаний, признанных имеющими исключительные методы управления персоналом.
  • Стратегический. Фокусируется на сильных и слабых сторонах систем и процессов, чтобы определить, соответствуют ли они стратегическому плану отдела кадров и организации.
  • Зависит от функции. Сосредоточен на конкретной области функции управления персоналом (например, расчет заработной платы, управление производительностью, хранение записей).

Что проверять

Решение о том, что проверять, во многом зависит от предполагаемых слабых мест в кадровой среде организации, типа аудита и имеющихся ресурсов. Ведение журнала проблем, которые возникли, но не охвачены процедурами или политиками организации, помогает определить области потенциального воздействия, которые HR могут решить в процессе ежегодной проверки (если их не нужно решать немедленно).

Однако организации особенно уязвимы в определенных областях. Большинство судебных исков связаны с вопросами, связанными с наймом, управлением эффективностью, дисциплиной или увольнением. Некоторые дополнительные области риска, которые работодатели должны внимательно изучить в ходе аудита, включают:

  • Неверная классификация освобожденных и не освобожденных от уплаты налогов рабочих мест. Практически в каждой организации есть должности, которые были ошибочно классифицированы как освобожденные от права на сверхурочную работу. Сложность законов и правил о заработной плате и часах позволяет легко ошибиться при классификации работы как освобожденной, тем самым подвергая работодателя ответственности за сверхурочную работу в прошлом. См. Понимание освобождения от сверхурочной работы в соответствии с FLSA.
  • Неадекватное личное дело. Изучение образцов досье персонала часто выявляет неадекватную документацию о работе – например, неформальные, расплывчатые или непоследовательные дисциплинарные предупреждения. Оценки производительности могут быть неоднозначными, неточными или устаревшими. Личная медицинская информация часто находится в личных делах, несмотря на то, что законы о конфиденциальности требуют хранить такие данные отдельно.Точные и подробные записи необходимы работодателям для защиты любого типа претензий сотрудников, в частности, выплаты пособия по безработице или неправомерного увольнения. См. Контрольный список для проверки кадрового дела и Контрольный список аудита кадрового учета.
  • Запрещенные правила посещаемости. Контроль чрезмерных прогулов – большая проблема для большинства работодателей. Однако сложность законов о семейных отпусках и отпусках по болезни, иногда с противоречащими государственным и федеральным мерам защиты, сделала неприемлемыми многие ранее приемлемые политики контроля отсутствия.Отсутствие влияет на компенсацию работникам, отпуск по семейным обстоятельствам и отпуск по болезни, приспособление для инвалидов и законы о беременности. В организациях часто действуют политики посещаемости, которые не соответствуют действующим законам и постановлениям или предоставляют сотрудникам больше защиты, чем требуется. См. Управление посещаемостью сотрудников.
  • Неточные записи времени. Работодатели обычно требуют, чтобы работники, не освобожденные от налогов, пробивали часы или заполняли табели учета рабочего времени, отражающие их отработанное время каждую неделю.Записи, создаваемые этими системами, обычно являются основным средством защиты работодателя от требований о заработной плате и рабочих часах, поэтому политика и практика учета рабочего времени должны быть четко изложены и согласованы. См. Требования к ведению документации в соответствии с FLSA и Контрольный список для аудита практики хронометража.
  • Ошибки формы I-9. Анализ практики найма работодателем часто выявляет неадекватную документацию, такую ​​как отсутствующие или неполные формы I-9.Работодатели могут быть оштрафованы на сумму от 100 до 1000 долларов за каждую неспособность правильно заполнить форму I-9. Штрафы за эти нарушения могут легко накапливаться, при этом сообщается о случаях возврата на общую сумму более 100 000 долларов. См. Соответствие требованиям I-9 и E-Verify в США.

См. Также Попробуйте провести аудит преследований в качестве агента по изменениям и Как провести глобальный аудит соответствия требованиям персонала.

Когда проводить аудит

Учитывая ресурсы, необходимые для полномасштабного аудита, большинство организаций не захотят проходить этот процесс чаще, чем один раз в год; однако мини-аудиты, позволяющие внести некоторую коррекцию в курс, можно проводить без особой боли в отделе примерно каждые шесть месяцев.Планирование ежегодных проверок для поддержания дисциплины регулярных проверок предпочтительнее только периодических или панических проверок (например, тех, которые проводятся только тогда, когда назревает потенциальная проблема). Другая стратегия – провести аудит после любого значительного события (например, новых планов, изменений в руководстве).

Чего ожидать

Комплексный аудит – это трудоемкий и интенсивно сфокусированный проект, который может потребовать проверки многочисленных документов и политик, а также получения отзывов от кадрового персонала, отдельных сотрудников и руководителей других отделов.Количество затрачиваемого времени и требуемых усилий зависит от размера и типа организации, типа информации, которую организация надеется собрать, объема аудита и количества людей в группе аудита.

Полномасштабный аудит соблюдения правовых норм, в частности, охватывает значительную территорию и занимает больше времени по сравнению с аудитом передовой практики, который сравнивает одну конкретную практику с подходом другого работодателя, или аудитом конкретной функции, который проверяет только одно ключевое направление кадровой практики работодателя.

Затраты на аудит

Фактические затраты на кадровый аудит зависят от объема проверки, количества опрошенных людей и размера аудиторской группы. Следовательно, расходы сильно варьируются от одной ситуации к другой. Однако достаточно сказать, что стоимость проведения любого полномасштабного аудита соответствия требованиям персонала будет намного меньше, чем защита (не говоря уже о проигрыше) хотя бы одного судебного процесса. Некоторые страховые компании даже проводят аудит в рамках своих программ соответствия, поэтому аудит может быть бесплатным.

Кто должен проводить аудит

Специалисты по персоналу организации могут проводить аудит внутри компании, если у них есть опыт, время, готовность объективно признать несоответствия в текущих процедурах и, что наиболее важно, возможность оказывать влияние на необходимые организационные изменения. Однако, если аудит проводится с использованием внутренних ресурсов или даже с привлечением стороннего консультанта, который не является юристом, все, что связано с аудитом, подлежит раскрытию в судебном процессе, касающемся практики найма.

Если у организации есть законные опасения по поводу того, что ее кадровый аудит может выявить в отношении несоблюдения компанией различных трудовых законов и правил, организация должна следовать довольно строгим процедурам и протоколам аудита и рассмотреть возможность найма внешнего юрисконсульта для проведения аудита. Поступая таким образом, работодатель может защитить результаты аудита путем применения по крайней мере одной из трех юридических привилегий от раскрытия информации.

Процесс кадрового аудита: модель

Общий процесс проведения аудита включает семь ключевых шагов, каждый из которых более подробно обсуждается ниже:

  • Определите объем и тип аудита.
  • Разработайте анкету аудита.
  • Соберите данные.
  • Сравните результаты.
  • Оставьте отзыв о результатах.
  • Создание планов действий.
  • Создавайте атмосферу постоянного совершенствования.

Определите объем и тип аудита

Чтобы раскрыть необходимую информацию, группа аудита должна точно определить, какие области нацелены на проверку. Если организация никогда не проводила аудит своей кадровой службы или если в последнее время произошли значительные организационные или правовые изменения, аудиторская группа может пожелать провести всесторонний анализ всех областей кадровой практики.С другой стороны, если озабоченность ограничивается адекватностью конкретного процесса или политики, аудиторская группа может сосредоточить анализ на этой конкретной области.

Разработайте анкету для аудита

Независимо от того, проводится ли комплексный аудит или аудит конкретной практики, аудиторская группа должна уделять достаточно времени разработке всеобъемлющего документа, который позволяет получить информацию по всем предметам запроса. HR должен составить список конкретных вопросов, чтобы анкета была заполнена.

Сбор данных

Следующий этап включает в себя фактический процесс проверки конкретных областей для сбора данных об организации и ее кадровой политике. Члены аудиторской группы будут использовать анкету аудита в качестве дорожной карты для проверки конкретных областей, определенных в рамках аудита.

Сравнительный анализ результатов

Чтобы полностью оценить результаты аудита, команда должна сравнить их с контрольными показателями HR. Это сравнение поможет понять, как результаты аудита соотносятся с другими фирмами аналогичного размера, национальными стандартами или данными внутренней организации.Типичная информация, которая может быть подвергнута внутреннему сравнительному анализу, включает соотношение в организации общего числа сотрудников и специалистов по персоналу, соотношение долларов, потраченных на функцию управления персоналом, по отношению к общему объему продаж, общие и административные расходы и затраты на одного нового нанятого сотрудника.

Национальный стандартный сравнительный анализ может включать количество дней, в течение которых необходимо заполнить вакансию, среднюю стоимость ежегодных выплат сотрудникам и уровень прогулов. См. Бенчмаркинг HR-показателей.

Предоставить обратную связь о результатах

По завершении процесса аудита аудиторская группа должна обобщить данные и предоставить обратную связь специалистам по персоналу и высшему руководству организации в форме выводов и рекомендаций.Выводы обычно сводятся к письменному отчету с рекомендациями, приоритетными на основе уровня риска, присвоенного каждому элементу (например, высокий, средний и низкий). На основе этого окончательного анализа группа аудита может разработать график действий, который поможет определить порядок решения поднятых вопросов. Помимо официального отчета, аудиторская группа должна обсудить результаты аудита с сотрудниками отдела кадров, а также с высшим руководством, чтобы все были осведомлены о необходимых изменениях и чтобы можно было быстро получить одобрение.

Создание планов действий

Очень важно, чтобы организация сделать что-то с информацией, идентифицированной в результате аудита. Организация должна разработать планы действий по внедрению изменений, предложенных в ходе аудита, с разделением результатов в порядке важности: высокая, средняя и низкая. Проведение аудита с последующим бездействием по результатам фактически увеличивает юридический риск. См. Внутренний аудит, используемый для демонстрации неправильной классификации FLSA.

Содействовать созданию атмосферы непрерывного совершенствования

По завершении аудита руководители отдела кадров должны участвовать в постоянном наблюдении и постоянном улучшении политик, процедур и практик организации, чтобы организация никогда не прекращала совершенствоваться. Это гарантирует, что компания достигнет и сохранит свое конкурентное преимущество. Один из способов сделать это – постоянно контролировать системы управления персоналом, чтобы гарантировать их актуальность и иметь механизмы отслеживания, встроенные в каждую из них.

Один из подходов состоит в том, чтобы назначить кого-то из сотрудников (или внешнего консультанта) для отслеживания изменений в законодательстве, чтобы гарантировать актуальность кадровой политики и практики. Аналогичным образом, организации должны отслеживать результаты аудита и сделанные изменения, текучесть кадров, поданные жалобы, вопросы горячей линии и результаты опросов сотрудников, чтобы определять тенденции в вопросах, связанных с занятостью в организации. Выявление проблемных вопросов, областей роста или уменьшения проблемных точек может помочь в решении, куда в будущем выделить время, деньги и ресурсы для профилактического обучения.

HR-услуги: необходимая поддержка и инструменты

HR-услуги Часто задаваемые вопросы

Узнайте больше об услугах по персоналу и о том, почему они важны для успеха вашего бизнеса.

Что такое кадровые службы?

Работодателям, которым требуется помощь с человеческими ресурсами, доступно множество видов услуг:

  • Служба поддержки HR
    Эта технологическая платформа включает службу поддержки, которая позволяет отвечать на разовые вопросы и выполнять повседневные обязанности по управлению персоналом и соблюдению нормативных требований штата или государства.Предоставляются пошаговые инструкции по передовой практике, необходимые формы и документы, а также соответствующие политики.
  • Кадровый аутсорсинг
    Все, что вы получаете с помощью службы кадровой поддержки, включено в кадровый аутсорсинг, плюс специальная группа специалистов, которые могут выполнять некоторые или все административные обязанности от вашего имени.
  • Услуги стратегического консалтинга
    Специалисты по персоналу помогут вам выявлять критические проблемы и использовать практические идеи для стимулирования роста бизнеса по всему спектру управления человеческим капиталом (HCM), включая соответствие нормативным требованиям, стратегию талантов, управление изменениями и коммуникации.
  • Профессиональная организация работодателей
    PEO предоставляют комплексные услуги по аутсорсингу, которые управляют человеческими ресурсами, выплатами сотрудникам, соблюдением нормативных требований и начислением заработной платы. Такое соглашение считается совместным трудоустройством, что означает, что PEO по контракту разделяет определенные обязанности и риски работодателя с клиентом.

Что такое услуги для сотрудников отдела кадров?

Из всех кадровых услуг зарплата и льготы являются наиболее важными для сотрудников. Организации, соревнующиеся за таланты, знают об этом и регулярно обновляют свои преимущества, чтобы удерживать ценных сотрудников.Помимо конкурентоспособной зарплаты, ваш отдел кадров может обратиться к сотрудникам, предложив:

  • Польза для здоровья
  • Пенсионные планы
  • Семейный отпуск
  • Гибкие возможности работы
  • Пособия по профессиональному развитию и развитию карьеры
  • Программы возврата студенческой ссуды

Какие области HR?

Управление персоналом включает в себя отслеживание рабочего времени сотрудников, управление льготами и открытый набор, контроль ориентации и обучения, обработку платежных ведомостей и налоговую декларацию, а также управление пенсионными планами.

Что такое оптимизация персонала?

Оптимизация процессов управления персоналом требует, чтобы вы понимали своих людей – что они делают, как они это делают и почему. Для этого вам необходимо правильно проанализировать свои данные:

  1. Соберите нужные данные
    Используйте инструмент аналитики, который соберет достаточно данных, чтобы предоставить широкие и полезные сведения, даже если вы не знаете, как вы собираетесь их использовать в краткосрочной перспективе.
  2. Поймите, что означают данные
    По-настоящему эффективная HR-аналитика – это не просто объединение большого количества разных данных.Вам нужно смотреть на свои знания о кадрах в контексте ваших бизнес-целей.
  3. Используйте данные
    Принимайте решения на основе данных для улучшения своей политики, операций, финансов и многого другого.

Сколько существует типов HR?

Возможности

HR подпадают под одну из двух ролей. Во-первых, это ежедневное администрирование, которое включает в себя обработку заработной платы и налогов, заполнение отчетов, соблюдение нормативных требований, управление данными и обновление политик. Поскольку они могут повторяться и отнимать много времени, некоторые компании предпочитают передавать эти задачи на аутсорсинг.

Вторая роль HR – планировать более масштабные стратегические цели, такие как привлечение талантов, повышение вовлеченности и удержания, применение лучших практик, оценка успеха и создание культуры успеха. Благодаря партнерству с поставщиком услуг по начислению заработной платы или профессиональной организацией работодателей (PEO) у специалистов по персоналу появляется больше времени, чтобы сосредоточить свои усилия на этих крупных проектах.

Человеческий ресурс: что это?

Человеческий ресурс – это отдельное лицо или сотрудник внутри организации и часть всего персонала или рабочей силы этой компании.

Узнайте больше о человеческих ресурсах, чтобы лучше понять их роль в эффективной организации.

Что такое человеческий ресурс?

Человеческий ресурс – это один человек из числа сотрудников компании, каждый из которых передает свои навыки и таланты организации, чтобы помочь ей добиться успеха. Любой человек, готовый обменять свой труд, знания или время на вознаграждение в попытке улучшить организацию, является человеческим ресурсом. Неважно, работают ли они неполный или полный рабочий день, фрилансеры или работники по контракту.

Хотя компания обычно имеет много разных видов активов (например, капитал, оборудование, материалы или помещения), ее люди являются ее наиболее значительным активом.

Сотрудники должны быть наняты, удовлетворены, мотивированы, развиты и сохранены. Отдел кадров – это отдел, который управляет человеческими ресурсами компании. Людям нужно больше управления, чем другим ресурсам, и другой подход, поэтому полезно иметь целый отдел, посвященный им.Будь то урегулирование межличностных конфликтов или создание пенсионного плана, отдел кадров обучен справляться с этим.

  • Альтернативное определение: Человеческие ресурсы – это область, которая занимается управлением людьми, оплатой и обучением.
  • Альтернативное название: Человеческий капитал
  • Сокращение: HR

Как работают человеческие ресурсы?

Целью человеческих ресурсов является наиболее эффективное использование сотрудников компании. Человеческие ресурсы могут иметь дело с такими проблемами, как:

Каждая из этих областей способствует удовлетворению и производительности сотрудников.Обращая внимание на эти различные проблемы, человеческие ресурсы могут обеспечить высокофункциональную и эффективную рабочую силу, что, в свою очередь, помогает компании более эффективно достигать своих целей и задач.

Отдел кадров также следит за тем, чтобы компания соблюдает трудовые нормы и работает над тем, чтобы окружающая среда не подвергалась притеснениям и другим препятствиям для сильной рабочей силы.

Персонал отдела кадров помогает разрабатывать и внедрять политики на рабочем месте, такие как правила отпуска или дресс-код.Эти политики обеспечивают справедливое и последовательное применение правил среди сотрудников.

Например, представьте, что Крис – торговый представитель компании. Крис – один из кадровых сотрудников компании: сотрудник. Если у Крис возникнут опасения по поводу льгот для своих сотрудников или у нее возникнут вопросы по поводу регистрационной формы, она обратится за помощью в отдел кадров. Если у Криса и другого сотрудника или менеджера возникает конфликт, отдел кадров может помочь найти решение. И отдел следит за тем, чтобы Крис и другие члены ее команды прошли соответствующую подготовку, чтобы они могли эффективно выполнять свои обязанности.

Критика человеческих ресурсов

Некоторые люди не согласны с тем, чтобы рассматривать сотрудников как «ресурсы». По их мнению, рассмотрение рабочих как человеческих ресурсов превращает их в товар и сводит их к цифре на балансе или средству достижения цели. Вместо этого они продвигают переименование «человеческие ресурсы», чтобы лучше стимулировать полное развитие человеческих ресурсов.

Альтернативы человеческим ресурсам

Многие функции человеческих ресурсов в некоторых случаях могут выполняться не связанными с персоналом ресурсами.Другими словами, роботы или компьютеры иногда заменяют людей, особенно в опасных условиях или для повторяющихся задач. Это называется автоматизацией, и она может значительно повысить эффективность.

Например, вы часто можете встретить роботов на производственных линиях, например, для автомобилей. Автоматизация определенных частей производства может увеличить скорость производства, но люди по-прежнему необходимы для выполнения некоторых задач, особенно тех, которые связаны с критическим мышлением.

Функции управления персоналом также могут выполняться специализированными отделами или персоналом.Вместо главного менеджера по персоналу может быть менеджер по вознаграждениям и льготам, руководитель обучения или специалист по найму сотрудников. Такая специализация позволяет повысить эффективность и, зачастую, прибыльность.

Ключевые выводы

  • Человеческий ресурс – это отдельный человек в штате компании.
  • Человеческие ресурсы также относятся к отделу, отвечающему за управление персоналом.
  • У отдела кадров много функций, включая набор, надзор за компенсацией, мониторинг эффективности и обучение.
  • Узнайте ответы на часто задаваемые вопросы о HR.

% PDF-1.5 % 6985 0 obj> эндобдж xref 6985 123 0000000016 00000 н. 0000005173 00000 п. 0000002816 00000 н. 0000005497 00000 н. 0000005844 00000 н. 0000006115 00000 н. 0000006260 00000 н. 0000006406 00000 н. 0000006550 00000 н. 0000006701 00000 п. 0000006847 00000 н. 0000006991 00000 н. 0000007136 00000 н. 0000007282 00000 н. 0000007426 00000 н. 0000007571 00000 н. 0000007717 00000 н. 0000007861 00000 п. 0000008006 00000 н. 0000008152 00000 н. 0000008296 00000 н. 0000008441 00000 п. 0000008587 00000 н. 0000008731 00000 н. 0000008877 00000 н. 0000009028 00000 н. 0000009172 00000 н. 0000009318 00000 п. 0000009464 00000 н. 0000009610 00000 п. 0000009756 00000 н. 0000009902 00000 н. 0000010048 00000 п. 0000010194 00000 п. 0000010386 00000 п. 0000010923 00000 п. 0000011386 00000 п. 0000011935 00000 п. 0000012478 00000 п. 0000012713 00000 п. 0000012942 00000 п. 0000013165 00000 п. 0000013406 00000 п. 0000013653 00000 п. 0000013731 00000 п. 0000014448 00000 п. 0000014968 00000 п. 0000015514 00000 п. 0000016029 00000 п. 0000016555 00000 п. 0000017107 00000 п. 0000017613 00000 п. 0000018053 00000 п. 0000018106 00000 п. 0000018159 00000 п. 0000018212 00000 п. 0000018265 00000 п. 0000018318 00000 п. 0000018371 00000 п. 0000018425 00000 п. 0000018479 00000 п. 0000018533 00000 п. 0000018587 00000 п. 0000018641 00000 п. 0000018695 00000 п. 0000018749 00000 п. 0000018803 00000 п. 0000018857 00000 п. 0000018911 00000 п. 0000018965 00000 п. 0000019019 00000 п. 0000019073 00000 п. 0000019127 00000 п. 0000019181 00000 п. 0000019235 00000 п. 0000019289 00000 п. 0000019343 00000 п. 0000019397 00000 п. 0000019452 00000 п. 0000019507 00000 п. 0000019562 00000 п. 0000019622 00000 п. 0000019772 00000 п. 0000019919 00000 п. 0000020081 00000 п. 0000020284 00000 п. 0000020432 00000 п. 0000020624 00000 п. 0000020841 00000 п. 0000021022 00000 п. 0000021180 00000 п. 0000021332 00000 п. 0000021456 00000 п. 0000021696 00000 п. 0000021896 00000 п. 0000022092 00000 п. 0000022236 00000 п. 0000022348 00000 п. 0000022543 00000 п. 0000022655 00000 п. 0000022879 00000 н. 0000023074 00000 п. 0000023202 00000 п. 0000023332 00000 п. 0000023515 00000 п. ! – (t0D,

6H): S (/] yH +] j] kmu2h [gMa39} ‘$

Блокчейн в HR: интересные примеры использования для человеческих ресурсов

1.Усильте безопасность конфиденциальных личных и финансовых данных. Командам

HR поручено проводить одни из самых крупных финансовых транзакций для организации, а также обрабатывать конфиденциальные данные о сотрудниках, связанные с оплатой, здравоохранением, финансами, банковским делом, дисциплинарными записями, отчетами о производительности, возмещением расходов и т. Д.

Все данные, хранящиеся в отделе кадров, подвержены риску использования, и, поскольку все больше компаний сталкивается с утечками данных, крайне важно, чтобы были приняты меры безопасности для предотвращения мошенничества и поддержания безопасности.Перед лицом растущей преступности в сфере кибербезопасности технология блокчейн превозносится как решение.

Роль блокчейна

как важного фактора для человеческих ресурсов определяется его возможностями безопасности. Фактически, блокчейн оказался настолько эффективным для управления рисками и безопасности программного обеспечения, что его использует даже аэрокосмический и оборонный гигант Lockheed Martin.

Внедрение блокчейна может помочь предотвратить как внутреннее мошенничество, так и внешние взломы конфиденциальных записей сотрудников.Доступ к блокчейну ограничен и контролируется, и даже те, у кого есть доступ, не могут произвольно вносить изменения в запись. Это ограничивает как внутреннее мошенничество, так и внешние взломы конфиденциальных записей сотрудников.

С развитием Интернета вещей (IoT) в HR растет беспокойство, так как хакеры часто лезут в дверь, стратегически используя слабые места в периферийных устройствах. При обеспечении безопасности устройств Интернета вещей бдительность, проявляемая к компьютерам, часто игнорируется, что делает организации уязвимыми для взломов.Блокчейн обеспечивает надежную защиту от несанкционированного доступа к данным, блокируя доступ к устройствам IoT и отключая скомпрометированные устройства в сети IoT при подозрении на нарушение безопасности.

Блокчейн

служит для эффективной децентрализации данных в качестве ключевой защиты от взломов и мошенничества. В эпоху цифровых технологий данные являются частью валюты компании. Он быстро становится одним из самых ценных активов компании. Если вы храните все свои драгоценности, наличные деньги и другие ценные вещи в одном месте своего дома, что произойдет, если грабитель войдет в ваш дом и найдет это место? Поскольку блокчейн распространяет данные по большой сети компьютерных хранилищ, это похоже на размещение ваших самых ценных вещей во множестве мест, чтобы снизить риск серьезного воздействия или уничтожения в результате одного взлома.

2. Улучшение процессов приема на работу, проверки квалификации и анкетных данных.

Назовем ли мы это ложью, приукрашиванием или искажением правды о трудовой истории, мы знаем, что иногда то, что вы видите в резюме кандидата, не всегда то, что вы получаете. Сообщается, что 75% менеджеров по персоналу определили ложь в резюме. Поскольку почти 20% менеджеров по найму также сообщают, что они тратят менее 30 секунд на просмотр резюме, невозможно узнать, сколько фальсификаций на самом деле остается незамеченным.

Возможно, самое большое преимущество, которое может предложить блокчейн, – это вера в достоверность его данных. В существующих системах приема на работу трудно определить точность истории работы и образования потенциального сотрудника. Даже самые опытные рекрутеры могут быть обмануты фальсифицированными данными о занятости и образовании кандидата.

Традиционно менеджеры по персоналу полагались на резюме, которые соискатели могут изменять и приукрашивать. Хотя LinkedIn и справочные вызовы могут использоваться для проверки некоторой информации, эти методы обеспечивают лишь тонкий уровень проверки.Кроме того, эти аналоговые процессы также могут быть трудоемкими и трудоемкими.

Как могут подтвердить многие специалисты по персоналу, проведение традиционной проверки биографических данных может быть медленным и дорогостоящим. Это также может обременить кандидатов, требуя заполнения многочисленных форм. Блокчейн может сократить трудозатраты и расходы, которые в настоящее время связаны с фоновой проверкой.

Хотя блокчейн не может гарантировать, что все неточности или преувеличения будут обнаружены, он может эффективно уменьшить количество инцидентов.Он также предоставляет работодателям наиболее точную информацию о полномочиях и биографии кандидата.

Преимущество блокчейна также передается кандидатам в форме доверия, что позволяет им подавать заявки на должности, на которые, как они знают, они подходят. Это также снижает опасения, что другие кандидаты могут опередить их, подав заявку на ту же работу с поддельными резюме и квалификациями. Эта прозрачность уравнивает правила игры для всех кандидатов

3.Оптимизируйте расчет заработной платы, платежи подрядчикам и отслеживание поставщиков.

Один из наиболее распространенных вариантов использования блокчейн-HR включает в себя самые большие расходы компании и процесс, который сотрудники ценят больше всего: расчет заработной платы. Блокчейн может заменить многие ручные задачи и устранить временные задержки в существующих системах расчета заработной платы. Блокчейн также предлагает решения «умных контрактов», которые позволяют компании автоматизировать и защищать платежи подрядчикам и поставщикам.

В частности,

глобальных компаний могут воспользоваться преимуществами блокчейна, когда дело доходит до выдачи трансграничной заработной платы сотрудникам в зарубежных юрисдикциях.Блокчейн автоматически анализирует обменные курсы и взаимодействует с банками-посредниками, чтобы сотрудники могли получать оплату быстро – и с меньшими затратами для работодателей в долгосрочной перспективе.

Через смарт-контракты некоторые организации используют блокчейн для выплат сотрудникам, подрядчикам и поставщикам. Фактически, сообщается, что 45% первых пользователей блокчейна уже внедряют смарт-контракты в своих организациях.

Смарт-контракт записывает в коде набор параметров с помощью операторов на языке «если это, то то» (IFTTT).Эти контракты могут быть составлены таким образом, чтобы после их запуска процесс оплаты полностью зависел от этих кодов. Это также делается необратимым, если, конечно, условия контракта не нуждаются в обновлении.

Когда определенное количество часов работы было завершено (это была бы потенциальная переменная ‘if this’), смарт-контракт автоматически выплачивает сотруднику, подрядчику или поставщику правильный платеж (переменную ‘then that’) путем развертывания приписанный кусок удаленно исполняемого кода.Этот код связан с инструкцией с банковского счета компании на банковский счет подрядчика, что в конечном итоге облегчает оплату.

HR не нужно будет связываться с банком своей компании или проводить ежемесячные платежи. Вместо этого прозрачные регистры блокчейна в реальном времени помогают отслеживать счета-фактуры и облегчают распределение, выставление счетов и отчетность по транзакциям. Также нет необходимости ждать обычного времени обработки платежной ведомости.

Смарт-контракт служит гарантией того, что работа завершена и что платеж будет произведен работнику, подрядчику или поставщику должным образом и своевременно.

4. Автоматизируйте налоги и снизьте нагрузку на аудит.

Налогообложение играет важную роль в жизни бизнеса или человека. Постоянно меняющиеся налоговые законы и нормативные акты в разных юрисдикциях позволяют специалистам по персоналу всегда быть занятыми правильной уплатой налогов. В этом случае налоги на заработную плату еще больше усложняются другими факторами, такими как бонусы, комиссионные, сверхурочная оплата, задолженность по оплате, накопленная оплата по болезни, расходы на человеческие ресурсы и т. Д.

Способность

Blockchain автоматически регистрировать и обновлять налоговые соображения и положения о сотрудниках привлекает внимание кадровой отрасли. Обладая возможностью упростить и обезопасить процесс налогообложения, вполне вероятно, что платформы на базе блокчейнов станут рекордным выбором для HR-отделов по всему миру.

Говоря о налогах, ни один бизнес не хочет подвергаться проверке, но это происходит. Аудит настолько сложен, что фактически сдерживает бесчисленное количество предприятий, которые чувствуют себя комфортно только в обслуживании физических систем записи, несмотря на время, энергию и деньги, которые им требуются для надлежащего обслуживания.

Если вам представят аудит, наличие технологии блокчейн на месте – все равно что получить спасательный круг, брошенный вам, пока вы изо всех сил пытаетесь удержаться на плаву в неспокойных водах. Блокчейн упрощает ведение аудита для бизнеса, поскольку он может безопасно делиться своими записями с регулирующими органами практически в режиме реального времени. Впоследствии время и затраты на сбор документов значительно сокращаются. Кроме того, криптографические хэши и проверка источника блокчейна создают прочный барьер против манипуляций с документами и мошенничества.

5. Повысьте качество обслуживания сотрудников за счет лучшего доступа к пакетам льгот и динамической системы возмещения расходов.

HR и сотрудники оценят способность блокчейна ускорить доступ к пакетам льгот. После того, как работодатели обрисовывают условия найма до приема на работу, HR отвечает за соблюдение условий контракта. Традиционная модель требует ручного выполнения положений, которые могут повлиять на пакет льгот сотрудника, создать риски ошибок или помешать надлежащему предоставлению льгот.

Ввод этих терминов в технологию блокчейн позволяет HR беспрепятственно использовать эти преимущества. Например, если компания указывает, что медицинские льготы сотрудника должны начаться после 90-дневного периода ожидания, технология блокчейн может быть спроектирована для реализации этих льгот в нужное время. Опять же, это кодируется на том же языке IFTTT, который управляет смарт-контрактами.

Помимо преимуществ для здравоохранения, блокчейн потенциально может предложить более надежный подход к шкале оплаты труда, применяя определенные повышения заработной платы для определенных навыков или ключевых возможностей, которые считаются ценными для компании.Они также могут назначать бонусы сотрудникам, основанные на результатах, более измеримым и основанным на данных способом.

Blockchain расширяет возможности сотрудников даже в сфере возмещения расходов. В его нынешнем формате возмещение расходов сотрудникам может быть туманным и требовать много времени. Сотрудники часто вынуждены ждать оформления документов и проверки. Для HR это также может создавать болевые точки и тратить время и энергию.

Blockchain разрушает сцену возмещения расходов, позволяя организациям создавать собственную валюту компании.Разрабатывая индивидуализированную криптовалюту, уникальную для своей компании, организации сократят расходы, связанные с текущим процессом возмещения расходов: устранение сборов за обработку, учет международных обменных курсов, сокращение штатного персонала и т. Д. транзакции и обеспечивает корпоративную мобильность, при этом предприятия теперь могут легко возмещать расходы между различными юрисдикциями.

При нынешней системе возмещения расходов между работодателем и работником продолжается конфликт о том, что следует компенсировать, а что не следует, как, когда и т. Д.Решения на основе блокчейнов обеспечивают прозрачность, поскольку все транзакции, финансируемые компанией, связаны с сетью блокчейнов.

Хотя изначально блокчейн культивировался в индустрии криптовалют, он постепенно расширяется в мир работы. Существует множество потенциальных применений технологии блокчейн, которые могут помешать найму, начислению заработной платы, налогообложению, администрированию льгот, хранению данных и многому другому. Несмотря на текущие проблемы с точки зрения стоимости и масштабируемости, в пользу блокчейн-HR есть веские основания.

Повышение прозрачности и доверия к процессам компании – два приоритета для специалистов по персоналу, поскольку они управляют человеческим капиталом и сталкиваются с конкурентной ситуацией при найме. Хотя технические характеристики технологии блокчейн и ее способность шифровать и обеспечивать резкую лазерную точность вряд ли вызывают споры, успех блокчейна в конечном итоге будет зависеть от того, насколько хорошо он сможет привнести доверие и прозрачность в операции организации.

10 способов узнать имя менеджера по найму (с примерами)

Если вы хотите добавить индивидуальности своему заявлению о приеме на работу, обращение к менеджеру по найму по имени помогает компаниям узнать вас как человека, ориентированного на детали.Это также поможет вам установить связь с отделом кадров компании. Будь то сопроводительное письмо или отправленное по электронной почте заявление о приеме на работу, важно узнать, как найти имя менеджера по найму, чтобы повысить ваши шансы быть замеченным.

В этой статье мы обсуждаем роль менеджера по найму и узнаем, как лучше всего найти имя человека, когда эта информация отсутствует в списках вакансий.

Что такое менеджер по найму?

Менеджеры по найму работают с рекрутерами, чтобы найти лучших кандидатов на открытую вакансию.Обычно они инициируют процесс найма после того, как определили необходимость выполнения определенной должности. Хотя в отделе кадров могут быть другие специалисты, которые помогают на протяжении всего этого процесса, менеджер по найму принимает окончательное решение о приеме на работу и расширяет предложение о работе.

Подробнее: Чем занимается менеджер по найму?

Как найти менеджера по найму компании

Выполните следующие действия, чтобы узнать имя менеджера по найму и включить его в свое заявление о приеме на работу:

  1. Выполните поиск в социальных сетях.
  2. Обратитесь к сотрудникам компании.
  3. Связаться с компанией напрямую.
  4. Сеть с вашими профессиональными контактами.
  5. Найдите отраслевое издание.
  6. Вернитесь к списку вакансий.
  7. Используйте адрес электронной почты.
  8. Посетите сайт кадрового агентства.
  9. Просмотрите другие сайты с вакансиями.
  10. Обратитесь к высшему руководству.

1. Поиск в социальных сетях

Специалисты по персоналу обычно указывают название должности и название компании в популярных социальных сетях, таких как Facebook.Начните поиск, введя название компании и соответствующие ключевые слова, например «менеджер по найму» или «рекрутер» , в поле поиска, расположенное в верхней части экрана. Найдя профиль менеджера по найму, вы можете подумать об отправке ему персонализированного сообщения до или после отправки заявки, чтобы повысить свои шансы на получение работы.

Пример: Привет, Бет! Я Эллисон, автор контента с прямым опытом работы в индустрии моды.Мне всегда нравилось, как Heritage Fashion Hub продолжает создавать новые тенденции для женщин больших размеров, поэтому, когда я заметил, что вы ищете копирайтера для своей цифровой команды, я сразу же подал заявку. Я хотел представиться напрямую, потому что я твердо уверен, что мой карьерный опыт полностью соответствует требованиям, изложенным в вашем списке вакансий.

2. Обратитесь к сотрудникам компании

Если вы искали менеджера по найму в социальных сетях, но не нашли очевидного совпадения, вы можете связаться с кем-то еще в компании, который работает в том же отделе .Прежде чем отправлять сообщение, постарайтесь найти с этим человеком индивидуальную связь, чтобы повысить свои шансы на ответ. Вы оба можете быть членами профессиональной отраслевой группы или выпускниками одного университета. Убедитесь, что ваше сообщение является дружественным и напрямую ссылается на должность. Вы можете не только узнать имя менеджера по найму, но и познакомиться с ним.

Пример: Приятно познакомиться, Джонатан! Я хотел связаться с вами, потому что мы оба являемся членами группы Американской маркетинговой ассоциации на Facebook.Я заметил, что вы активный член команды по цифровой стратегии в Profitrade. Я слежу за вашей компанией в течение многих лет и заметил, что есть вакансия для менеджера по маркетингу. У меня есть несколько конкретных вопросов об этой роли. Вы знаете, с кем мне лучше всего связаться по поводу этой должности?

3. Свяжитесь с компанией напрямую

Если вы еще не просматривали веб-сайт компании, зайдите в Интернет, чтобы узнать, есть ли дополнительная информация, которая предоставляет контактную информацию менеджера по найму.На некоторых веб-сайтах даже есть каталог сотрудников. Если у них нет имени в списке, обращение напрямую в компанию может быть хорошим и простым решением. Вы можете позвонить в главный офис, чтобы узнать о должности и узнать имя менеджера по найму. Секретарь либо предоставит вам информацию, либо направит вас в соответствующий отдел.

Пример: Я подаю заявку на роль разработчика программного обеспечения и хочу убедиться, что отправляю свое приложение правильному человеку, который наблюдает за приемом на работу в отдел.Вы могли бы назвать мне имя менеджера по найму или направить меня в отдел кадров?

4. Общайтесь со своими профессиональными контактами

По мере того, как вы строите свою карьеру, вы встретите людей, которые могут связать вас с ценными контактами в вашей отрасли. В зависимости от вашей уникальной ситуации подумайте о том, чтобы обратиться к людям с похожим опытом, чтобы узнать, могут ли они помочь. Они могут знать менеджера по найму лично или другого члена команды в этом отделе.Вы можете позвонить им или связаться с ними через социальные сети. В этом случае отправьте дружеское сообщение, в котором еще раз вспомните о вашем последнем общении с ними и объясните ваши карьерные цели, а также ваш интерес к конкретной компании и должности.

Пример: Привет, Синди! Как твои дела? Мне очень понравилось поговорить с вами на банкете прошлой осенью, и я рад, что мы смогли вместе занять места. Я хотел связаться с вами, потому что сейчас ищу смену работы и заметил, что у вас есть связь с Джеймсом Ли, финансовым менеджером Redding Solutions.Я составляю свое заявление на должность аналитика компьютерных систем и хотел указать имя менеджера по найму для более индивидуального подхода, но я заметил, что его нет в описании должности. Не могли бы вы спросить Джеймса, как зовут этого человека, чтобы я мог надлежащим образом адресовать свое сопроводительное письмо? Я был бы очень признателен. Дайте мне знать. Спасибо!

Связано: 7 Советы по работе в сети для получения работы

5. Найдите отраслевую публикацию

Другой вариант, который люди часто упускают из виду, – это отраслевые публикации.Вам не обязательно нужна подписка для доступа к этой ценной информации. Ищите в Интернете отраслевые публикации, чтобы не только узнать о последних тенденциях, связанных с вашей профессией, но и узнать имена важных сотрудников компании.

6. Вернитесь к списку вакансий

Иногда, когда у вас мало времени, важные детали, такие как контактная информация, легко просмотреть. Вот почему вам следует найти время, чтобы внимательно прочитать список вакансий более одного раза.Это поможет вам почувствовать себя более уверенно, когда вы попытаетесь найти недостающую информацию, зная, что вы не просматривали детали. Попросите друга или члена семьи прочитать список, чтобы увидеть свежий взгляд на вещи.

Связано: 10 способов произвести впечатление на менеджера по найму во время собеседования

7. Используйте адрес электронной почты

Объявления о вакансиях обычно содержат адрес электронной почты в качестве ресурса для вопросов, связанных с вакансиями, и подачи заявок.Чтобы убедиться, что вы правильно указали сопроводительное письмо и электронное письмо, рассмотрите возможность отправки дружественного запроса по электронной почте заранее с просьбой указать имя менеджера по найму.

Если вы предпочитаете продолжать поиск этой информации, попробуйте проанализировать письма в адресе электронной почты, чтобы узнать, сможете ли вы узнать имя менеджера по найму. Если есть идентифицируемое имя, найдите это имя в Интернете. Вы можете быть удивлены тем, как много вы можете узнать об этом человеке, используя его адрес электронной почты, включая его полное имя и титул.

8. Посетите веб-сайт кадрового агентства

Кадровые агентства часто создают объявления о вакансиях для компаний. Если это касается вакансии, на которую вы претендуете, перейдите на веб-сайт агентства и выполните поиск на отдельных веб-страницах, чтобы узнать, можете ли вы найти имена рекрутеров и их биографии. Иногда в их описании перечислены названия конкретных компаний, с которыми они работают, что может сказать вам, к кому именно следует обращаться.

9. Просмотрите другие сайты вакансий

Списки вакансий обычно появляются на нескольких сайтах вакансий, поэтому вам следует скопировать и вставить текст объявления о вакансии в предпочитаемую вами поисковую систему, чтобы увидеть, какие результаты появятся.Поставьте кавычки вокруг текста, прежде чем нажимать кнопку поиска, чтобы настроить таргетинг на ваш конкретный контент. Скорее всего, таким образом вы найдете исходное объявление о вакансии, в котором должны быть указаны имя и адрес электронной почты менеджера по найму.

10. Обратитесь к высшему руководству

Когда вы чувствуете, что перепробовали все, чтобы найти имя менеджера по найму, есть еще один ресурс, который следует рассмотреть. Руководители компании, как правило, отлично умеют устанавливать связи и часто приветствуют общение с людьми за пределами компании.Вы можете получить восторженный ответ от директора по информационным технологиям (CIO) или главы отдела, связанного с должностью, поскольку они обычно участвуют в поиске лучших талантов.

Прогнозирующая аналитика в человеческих ресурсах

Прогностическая аналитика – это развивающаяся тенденция в сфере управления персоналом (HR). Инструменты найма позволяют прогнозировать успешных сотрудников, и все чаще компании могут предсказать, какой сотрудник скорее всего уйдет. В этой статье мы объясним, что такое прогнозная аналитика HR и как она может изменить правила игры для HR-отделов.

Мы также обсудим семь реальных примеров прогнозной аналитики в HR, два из которых являются подробными тематическими исследованиями.

Логика прогнозной аналитики HR

Знаете ли вы, что общего между вашим личным кредитным рейтингом, менеджером бейсбольной команды Oakland Athletics Билли Бином из фильма Moneyball и вашим профилем на Match.com? Все они сочетают в себе большие данные и прогнозную аналитику, чтобы предсказывать будущее.

Прогнозная аналитика данных повсюду.По сути, это технология, которая учится на существующих данных и использует их для прогнозирования индивидуального поведения. Это означает, что прогнозы очень конкретны. В фильме «Moneyball» прогнозная аналитика использовалась для прогнозирования потенциального успеха отдельных бейсболистов.

Точно так же оценка вашей личной кредитной карты использует исторические данные миллионов людей в прошлом, чтобы предсказать, сможете ли вы выплатить ссуду, которую хотите взять на свой новый автомобиль.

Так как же работает эта предиктивная аналитика? Прогнозная аналитика включает в себя набор различных статистических методов (интеллектуального анализа данных), которые анализируют исторические данные и результаты. Затем эти методы пытаются создать формулу или алгоритм, который лучше всего имитирует эти исторические результаты. Затем этот алгоритм использует текущие данные для прогнозирования результатов в будущем.

Впереди родственный (бесплатный) ресурс! Продолжить чтение ниже ↓

Библиотека ресурсов People Analytics

Загрузите наш список ключевых ресурсов HR Analytics (более 90), которые помогут вам улучшить свой опыт и инициативы.Ваш универсальный магазин для People Analytics!

Прогнозная аналитика на практике

Допустим, рядом с вашим домом есть детская площадка. В течение последних двух недель вы записывали, играли ли дети на детской площадке или нет. Вы также записали, было ли это солнечно, дождливо или облачно, температуру и влажность. На основе собранных вами данных сможете ли вы предсказать, будут ли дети играть на детской площадке в определенный день?

Таблица погоды

Это сложный вопрос.Очевидно, что эти погодные условия имеют какое-то отношение к тому, играют дети на улице или нет. Если прогноз погоды будет дождливым, вероятно, пойдет дождь, а это значит, что дети с меньшей вероятностью будут играть на улице. В жаркую погоду дети наверняка будут играть на улице. Но содержит ли ваша электронная таблица с информацией за четырнадцать дней подряд достаточно данных, чтобы сделать точный прогноз относительно того, будут ли дети играть на улице?

Прогнозирование с использованием дерева решений

Распространенным и довольно простым методом создания прогнозной модели является дерево решений.Дерево решений – это древовидная модель, состоящая из решений и их возможных последствий. В дереве решений каждый узел представляет тест по определенному атрибуту, а каждая ветвь представляет возможные результаты этого теста.

Станьте специалистом по кадровой отчетности Программа сертификации HR Metrics & Reporting
Научитесь превращать HR-данные в визуально интуитивно понятные информационные панели
, которые влияют на принятие ключевых решений в вашей организации.

Загрузить программу

Я составил дерево решений по нашему набору данных о погоде, применив несколько простых методов интеллектуального анализа данных.Дерево решений было вычислено с использованием специального алгоритма дерева решений, называемого C4.5. Эта модель дерева решений хорошо соответствует данным: она может предсказать, будут ли дети играть на детской площадке с точностью 71%. Это намного лучше, чем догадки, точность которых составляет 50%.

Дерево решений говорит само за себя, если вы присмотритесь к нему поближе. Я попросил нашего дизайнера сделать красивую картинку – исходный результат – гораздо более скучная черно-белая версия.

В дереве решений есть два сильных предиктора.Перспектива – это первый предсказатель. Дети будут играть на детской площадке 4 из 5 раз в солнечную погоду. В дождливую погоду дети не играют на улице. В случае пасмурной погоды вторым предсказателем является влажность. Дети вряд ли будут играть на улице при высокой влажности (а это обычно бывает во время дождя). Однако при нормальной влажности дети могут играть на улице.

Другими словами: прогноз погоды и влажность можно использовать, чтобы точно предсказать, будут ли дети играть на детской площадке на улице.Конечно, в организации вы не заинтересованы в прогнозировании этих конкретных результатов. Скорее, вы будете использовать HR-метрики для прогнозирования бизнес-результатов.

Этот простой пример – отличная демонстрация того, как работает предиктивная аналитика. Все сводится к алгоритмам, которые учатся на существующих данных, чтобы делать прогнозы о будущем. Эрик Сигель (2013) сравнивает это с продавцом. Положительные и отрицательные взаимодействия учат продавца, какие методы работают, а какие нет. Аналогичным образом, прогнозная аналитика позволяет организациям извлекать уроки из предыдущего опыта или данных.

Как на практике применяется прогнозная аналитика HR

Теперь, как прогнозная аналитика применима к HR? HR располагает большим количеством данных о людях, которые обычно обрабатываются в информационной системе по персоналу. Применяя прогнозный анализ к этим данным, HR может стать стратегическим партнером, который полагается на проверенные и основанные на данных прогнозные модели, вместо того, чтобы полагаться на интуицию и мягкую науку. Прогностическая аналитика HR позволяет HR прогнозировать влияние политики в отношении людей на благополучие, счастье и чистую прибыль.Примером может служить роль, которую он может сыграть в предотвращении высокой текучести кадров.

Однако лишь несколько организаций способны создавать модели прогнозирования для HR. Согласно модели зрелости Deloitte People Analytics 2018, только 17% организаций по всему миру имели доступ к данным HR и использовали их. Это больше с 8% в 2015 году и 4% в 2014 году.

Из этих 17% в 2018 году только 2% квалифицировались как имеющие бизнес-интегрированные данные, что означает, что они используют современные инструменты на основе искусственного интеллекта для сбора, интеграции и анализа данных.Остальные 15% могут проводить предиктивную аналитику на разовой основе.

Узнайте больше о нашем новом еженедельном подкасте ↓

Это означает, что многим организациям еще предстоит пройти долгий путь, прежде чем они смогут применить прогнозный анализ людей. Несмотря на это, первые последователи уже показывают очень интересные результаты. Рассмотрим некоторые из них подробнее.

Реальные примеры прогнозной аналитики в HR

1. Прогнозирование и предотвращение текучести кадров в HP

Hewlett-Packard (HP) – это компания с более чем 300 000 сотрудников, которая всегда была лидером в области прогнозной аналитики кадров.В руководстве HP наблюдалась высокая текучесть кадров. Уровень оборота 20% не был редкостью в некоторых из его торговых подразделений. Это означало, что люди оставались там в среднем от 4 до 5 лет.

Высокая текучесть кадров обычно приводит к высоким затратам на найм и потере доходов из-за потери производительности и адаптации. Кроме того, уходящие сотрудники берут с собой свои знания, связи и иногда даже клиентов. По оценкам, стоимость замены сотрудников среднего звена превышает 150% их годовой зарплаты.Это может стоить такой компании, как HP, миллионы долларов.

Два ученых решили попробовать решить эту задачу. Они объединили данные за предыдущие два года и попытались предсказать, кто покинет организацию. Используя модели прогнозирования, они получили то, что они назвали оценкой «риска полета». Эта оценка предсказывала вероятность ухода каждого из 300 000 с лишним сотрудников HP.

Их открытия были новаторскими. Основываясь на данных, они могли понять, почему сотрудники уходили из HP.Более высокая заработная плата, продвижение по службе и более высокие рейтинги производительности, например, отрицательно связаны с риском бегства. Однако между этими выводами оказалась сложная взаимосвязь. Например, если кто-то получил повышение, но не получил существенного повышения, вероятность того, что этот человек уволится, будет гораздо выше.

Как вы понимаете, с этой оценкой риска полета возник ряд практических проблем и проблем, связанных с конфиденциальностью. Вот почему доступ к этим данным предоставляется только избранной группе руководителей высокого уровня.

Эти менеджеры могли видеть только оценки своих подчиненных. Они также прошли обучение интерпретации оценок риска полета, чтобы понять возможные последствия и проблемы конфиденциальности, связанные с этими данными.

Кроме того, система информирует этих менеджеров об основных факторах риска увольнения сотрудников. Таким образом, система заставляет менеджеров разрабатывать стратегии удержания своих сотрудников. Это помогает снизить затраты и поддерживать непрерывность бизнеса.

Учитывая все факторы, которые компания может учитывать при проведении прогнозной аналитики, легко потеряться в деталях. Таким образом, было бы очень полезно создать информационную панель с обзором наиболее важных показателей.

В конце концов, оценка риска полета стала системой раннего предупреждения. Это побудило хорошо подготовленных менеджеров вмешаться, пока не стало слишком поздно. Или, когда потеря сотрудника была неизбежна, отреагировать соответствующим образом. Согласно Siegel (2013), HP смогла сэкономить около 300 миллионов долларов, применив прогнозную аналитику для расчета этого риска бегства.

2.

Прогнозирование успеха найма в Google

В своей книге «Правила работы!» Ласло Бок, старший вице-президент по управлению персоналом (HRM) Google, пишет, что наиболее важным инструментом работы с персоналом Google является статистика. Все вопросы, которые респондентам задают в процессе приема на работу в Google, полностью автоматизированы, генерируются компьютером и настраиваются таким образом, чтобы найти лучшего кандидата.

Кроме того, Google оценивает вероятность ухода людей из компании с помощью прогнозного анализа HR.Один из выводов Google заключается в том, что новые продавцы, которые не получат повышения в течение четырех лет, с гораздо большей вероятностью покинут компанию.

Есть много других важных показателей при наборе персонала, которые вы должны отслеживать, чтобы увидеть, нанимаете ли вы нужных людей. К ним относятся расширенные показатели, такие как время до продуктивности и стоимость достижения оптимального уровня продуктивности.

3.

Прогнозирование доходов с использованием номеров заданий

Вовлеченность сотрудников часто рассматривается как святой Грааль HR.Вовлеченные сотрудники работают усерднее, работают лучше, реже отсутствуют и реже увольняются.

Best Buy, продавец электроники, хотел узнать, как вовлеченность влияет на продажи в их магазинах. Они проанализировали свои данные и обнаружили, что увеличение вовлеченности на 0,1 процентного пункта приводит к увеличению выручки на 100 000 долларов на магазин.

Обнаружив это поразительное влияние, Best Buy решила измерять вовлеченность несколько раз в год. Это также позволило им измерить движущие силы взаимодействия.Это помогло придумать HR-меры, которые повысят вовлеченность и, в свою очередь, выручку магазина.

4. Википедия

Редакторы Википедии или Википедии создают и редактируют статьи, чтобы поддерживать самую большую в мире энциклопедию в актуальном состоянии. Каждый день создается более 800 новых страниц, и только в англоязычной Википедии вносится 3000 правок (> 3 в секунду во всем мире). Википедия может предсказать, кто из ее 750 000 редакторов, скорее всего, перестанет вносить свой вклад.

Я не уверен, как Википедия реагирует на эту информацию, но электронное письмо с благодарностью за ваш вклад может творить чудеса в признании и повторном привлечении этих википедистов.

5. Принятие более эффективных решений о приеме на работу с помощью Facebook

Проверяют ли ваши рекрутеры страницы соискателей в Facebook? Может, им стоит. Исследование показало, что можно предсказать личность и будущую производительность человека на основе его профиля в Facebook (Kluemper, Rosen & Mossholder, 2012). В этом исследовании ряд участников оценили удобство работы на основе профилей в Facebook. Эти рейтинги предсказывали для этих людей 8% результатов работы по оценке менеджеров.

8% может показаться не таким уж большим.Например, стандартный личностный тест имеет более высокую прогностическую ценность по сравнению с просмотром чьего-либо профиля в Facebook. Тем не менее, литература снова и снова показывает, что лучшие модели прогнозирования будущей производительности труда сочетают в себе различные предикторы, такие как тесты IQ, структурированные интервью и личностные тесты. Просмотр профиля в Facebook может быть дополнительным инструментом для сканирования кандидатов.

6. Прогнозирование воздействия на Nielsen

У компании

Nielsen, занимающейся аналитикой данных, была проблема, аналогичная HP.Поговорив с одним из президентов одного из предприятий, старшим вице-президентом по People Analytics, он узнал, что удержание – это проблема, над которой нужно работать.

Проведя анализ финансового воздействия, команда People Analytics выяснила, что уменьшение убытков на каждый процентный пункт приводит к снижению затрат на бизнес на 5 миллионов долларов.

Команда People Analytics смогла выявить 120 ключевых сотрудников, которые рискуют уволиться. За счет горизонтальных перемещений 40% группы команда смогла снизить показатель отсева до нуля в течение первых шести месяцев после внедрения.

Благодаря различным инициативам, направленным на сокращение текучести кадров, команда смогла сократить потери на два процентных пункта для глобального предприятия, что привело к снижению затрат на 10 миллионов долларов. После этой успешной реализации проект был развернут в семи других странах (источник).

7. Никогда не нанимайте токсичных людей

Последний пример взят из тематического исследования Cornerstone о токсичных сотрудниках. Cornerstone изучила влияние токсичных веществ на сотрудников на рабочем месте.Токсичные сотрудники – это сотрудники, которые, скорее всего, будут вести себя токсично. Примеры такого поведения – мошенничество, злоупотребление наркотиками или алкоголем, а также сексуальные домогательства.

Эти люди не только вредят компании; они очень токсичны для общей рабочей среды. Предыдущее исследование показало, что один токсичный сотрудник в команде может снизить производительность на 30-40%. Кроме того, хорошие сотрудники с большей вероятностью уволятся, когда им придется работать вместе с токсичными коллегами.

Компания использовала набор данных из 63 000 сотрудников. В этом наборе данных они отметили, какие сотрудники были принудительно уволены из-за насилия на рабочем месте, фальсификации документов, злоупотребления наркотиками и алкоголем, а также других нарушений политики. Исходя из этих критериев, около 4% всех сотрудников можно отнести к «токсичным».

Проанализировав набор данных, Корнерстоун определил ряд ключевых характеристик токсичных людей.

Токсичные люди:
1. Самопровозглашенные последователи правил;
2.низкие оценки по посещаемости и надежности;
3. и имеют низкую сервисную ориентацию.

Примечательно, что исследование не обнаружило ранее сообщенных высоких уровней потери производительности в краткосрочной перспективе. Тем не менее, токсическое поведение оказалось заразным. Люди, которые работают вместе с токсичными коллегами, также с большей вероятностью бросят курить. Кроме того, исследование выдвинуло гипотезу о том, что токсичные коллеги способствуют длительному стрессу и выгоранию среди других сотрудников.

В конце концов, Cornerstone доказал, что наем токсичного сотрудника обойдется работодателю в среднем в 12 800 долларов по сравнению с 4 000 долларов для нетоксичного сотрудника.Это исключает долгосрочную (и дорогостоящую) потерю производительности из-за выгорания и других негативных эффектов. Отлаживая процесс приема на работу, компании могут предотвратить прием на работу кандидатов, которые могут стать токсичными, и создать более здоровую рабочую среду.

Революция для HR

Как показывают эти предыдущие примеры, результаты применения прогнозной кадровой аналитики могут быть ошеломляющими. Отделы кадров потенциально могут сэкономить (или заработать) своей компании миллионы долларов. Кроме того, HR может помочь своим менеджерам и руководителям принимать более обоснованные решения, применяя прогнозную аналитику и используя правильные HR-метрики.

Потенциал прогнозной HR-аналитики, продемонстрированный этими бизнес-кейсами (и другими тематическими исследованиями HR-аналитики), дает понять, что прогнозная HR-аналитика никуда не денется. Они меняют правила игры, позволяя HR не только оценивать работу сотрудников, но также прогнозировать и оптимизировать влияние кадровой политики как на сотрудников, так и на бизнес.

Чтобы узнать больше о применении прогнозной аналитики и HR-аналитики в целом, посетите эти 11 онлайн-курсов по HR-аналитике или нашу Академию HR-аналитики, в которой мы предлагаем курсы, специально разработанные для специалистов по персоналу, которые хотят узнать больше об аналитике.

.