Командировка на один день: как оформить и учесть?

Выбрать журналАктуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложенияАктуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения: учет в сельском хозяйствеБухгалтер Крыма: учет в унитарных предприятияхБухгалтер Крыма: учет в сельском хозяйствеБухгалтер КрымаАптека: бухгалтерский учет и налогообложениеЖилищно-коммунальное хозяйство: бухгалтерский учет и налогообложениеНалог на прибыльНДС: проблемы и решенияОплата труда: бухгалтерский учет и налогообложениеСтроительство: акты и комментарии для бухгалтераСтроительство: бухгалтерский учет и налогообложениеТуристические и гостиничные услуги: бухгалтерский учет и налогообложениеУпрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложениеУслуги связи: бухгалтерский учет и налогообложениеОплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложениеАвтономные учреждения: акты и комментарии для бухгалтераАвтономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложениеБюджетные организации: акты и комментарии для бухгалтераБюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложениеКазенные учреждения: акты и комментарии для бухгалтераКазенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложениеОплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: акты и комментарии для бухгалтераОтдел кадров государственного (муниципального) учрежденияРазъяснения органов исполнительной власти по ведению финансово-хозяйственной деятельности в бюджетной сфереРевизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учрежденийРуководитель автономного учрежденияРуководитель бюджетной организацииСиловые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение

20192020

НомерЛюбой

Электронная версия

Суточные за однодневную командировку в 2019 году

Работник направлен в командировку в соседний город на один день. Ему куплены билеты на поезд, но когда дошло до выплаты суточных, кадровый специалист стал сомневаться, полагаются ли суточные за однодневную командировку в 2019 году. Поможем кадровику найти ответ на возникший вопрос.

Выплата суточных гарантирована законодательством

Работнику, направленному в командировку, гарантируется оплата командировочных расходов, в том числе, суточных. Суточные – это норма возмещения расходов работника на пребывание вне места своего постоянного местожительства. Они выплачиваются за все дни нахождения в командировке, в том числе, за выходные и нерабочие праздничные дни, пришедшиеся на командировочный период и дни, проведенные в пути (подробнее об этом см. «Суточные выплачиваются, в том числе, и за выходные дни», «За дни, проведенные в пути, нужно заплатить суточные»).

Размер суточных коммерческие организации могут устанавливать произвольно (подробнее об этом см., «Размер суточных в 2019 году»). Утвердить установленные суточные можно:

За «туда-обратно» суточные не положены

Сотруднику, направленному в однодневную командировку в другой город, суточные не положены. Объясняется этот тем, что суточные связаны с компенсацией личных расходов сотрудника на проживание в другой местности. Понятно, что при однодневной командировке ни о каком проживании речь не идет (абз. 4 п. 11 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, п. 15 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62, письмо Минфина России от 16.07.2015 №03-03-07/40892). Значит о выплате суточных в такой ситуации не может быть и речи.

Любая командировка связана с расходами. Так как сотрудник направляется в служебную поездку по инициативе организации, то понесенные им расходы должны быть возмещены. В частности, работнику нужно компенсировать:

• расходы на проезд;
• расходы по найму жилья;
• суточные – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства;
• иные расходы, понесенные в командировке по согласованию с администрацией.

Подробнее об этом см., «Возмещаем сотруднику командировочные расходы».

Единственным вариантом возместить сотруднику понесенные им личные расходы, связанные с командировкой, станет выплата ему компенсации за однодневную поездку (письмо Минтруда России от 28.11.2013 № 14-2-242). Именно компенсацию, а не суточные за однодневную командировку можно заплатить работнику, направленную в командировку по России на один день.

Размер компенсации нужно утвердить локальным актом организации, например, Положением о командировках. Установленная таким образом дополнительная компенсация за работу во время однодневной командировки будет учитываться при налогообложении (письмо Минфина России от 07.10.2013 № 03-03-06/1/41508). Поддерживают такие выводы и суды (постановления Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).

Однодневная командировка: оплата по среднему заработку

Командировка продолжительностью в 1 день — как во время нее оплачивается труд работника? Об этом — в нашем материале.

От чего зависит длительность командировки

Срок, на который работник направляется в командировку, зависит от состава, объема и сложности работы, выполняемой им во время поездки (п.

4 Положения к Постановлению Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Поскольку все параметры, характеризующие работу, предстоящую в командировке, задает работодатель, он же устанавливает и продолжительность служебной поездки, учитывая в ней время, необходимое для приезда к месту командирования и возвращения из него. Время, проводимое в пути, включается в длительность служебной поездки, и весь ее срок отсчитывается, начиная от дня выезда и заканчивая днем возвращения.

Причем эти дни не всегда определяются по проездным документам — в случае удаленности места отправления соответствующего транспорта от населенного пункта, являющегося местом выезда, во внимание принимается дополнительное время, необходимое для того, чтобы добраться до вокзала, пристани или аэропорта и от них обратно до пункта выезда.

Максимальная продолжительность служебной поездки законодательно не ограничена, но для каждой из поездок необходимо установить конкретную длительность, т. к. срок для командировки является одной из обязательных ее характеристик (ст.

166 ТК РФ). А минимально возможная продолжительность служебной поездки составляет 1 день. В этот единственный день, отведенный на командировку, работник должен добраться до места командирования, выполнить служебное задание и вернуться обратно.

Расходы по поездке (какой бы длительности она не была) всегда возлагаются на работодателя (ст. 167 ТК РФ). В число таких расходов входят и суточные, призванные компенсировать работнику неудобства удаления места выполнения работы во время служебной поездки от места его постоянного проживания (ст. 168 ТК РФ). Но при однодневных командировках суточные не выплачиваются, поскольку работник в этот же день возвращается к месту своего проживания (п. 11 Положения к Постановлению № 749).

Полезная информация от Консультант+

Авансовый отчет на сумму суточных составляют, даже если других расходов не было. В случае, когда работник не представил проездные документы или документы о найме жилого помещения для подтверждения суммы суточных, он должен приложить служебную записку (иной документ) о сроке командировки с подтверждением принимающей стороны (п.

7 Положения о служебных командировках). Читать далее…

Правила оплаты труда в дни командировки

Труд работника во время нахождения в командировке оплачивается путем начисления ему среднего заработка (ст. 167 ТК РФ). Исключений из этого правила не предусмотрено. Поэтому оно действует и в отношении однодневных командировок. Выплата за этот день зарплаты, а не среднего заработка, будет расценена как нарушение трудового законодательства (Письмо Роструда от 05.02.2007 № 275-6-0 ).

Делаются начисления от среднего заработка за дни, которые по графику работы, применяемому для работника у направившего его в командировку работодателя, считаются рабочими (п. 9 Положения к Постановлению № 749). Т. е. однодневная командировка, совпавшая с днем, являющимся для командированного работника рабочим, всегда оплачивается, исходя из его среднего заработка.

Расчет среднего заработка при командировках осуществляется по стандартным правилам, закрепленным в ст. 139 ТК РФ и дополняющем эту статью Постановлении Правительства от 24. 12.2007 № 922:

• период расчета равняется 12 месяцам, предшествующим месяцу, в котором состоялась служебная поездка;
• в объем доходов, учитываемых в расчете, входят все выплаты, связанные с оплатой за труд;
• из расчета исключаются неоплачиваемые периоды и периоды выплат, осуществляемых от среднего заработка или не связанных с платой за труд.

Оплата однодневной командировки на выходной

Однако однодневная командировка может совпасть и с выходным днем работника (общевыходным или нерабочим праздничным). Несмотря на наличие запрета на привлечение к работе в эти дни (ст. 113 ТК РФ), необходимость в ней может возникнуть при выполнении:

• неотложных (срочных) работ — в этом случае потребуется согласие работника на работу в его выходной;
• работ, производимых с целью предотвращения или ликвидации чрезвычайных ситуаций, — согласия работника здесь не нужно.

Оплачиваться труд в выходной день будет по особым правилам, установленным для таких именно дней (п. 5 Положения к Постановлению № 749). Суть таких правил изложена в ст. 153 ТК РФ. Применять эту статью требуется в том числе и для выходных дней, имеющих место в период командировки (письма Роструда от 24.01.2020 № ПГ/37602-6-1, от 16.10.2019 № ПГ/26391-6-1 и от 16.10.2019 № ТЗ/5985-6-1).

Ст. 153 ТК РФ предписывает оплачивать труд в выходной день по одному из следующих вариантов:

• в двойном размере;
• в одинарной величине с предоставлением другого дня отдыха.

Но любой из выбранных вариантов предполагает, что сумма, от которой делается соответствующий расчет, будет определена по правилам исчисления заработной платы, поскольку ст. 153 ТК РФ оперирует показателями, характеризующими систему труда, применяемую для работника.

Таким образом, за работу в однодневной командировке, состоявшейся в выходной для работника день, придется начислить заработную плату, а не средний заработок (письма Минтруда России от 09.07.2019 № 14-2/В-527, от 25.12.2013 № 14-2-337, от 05. 09.2013 № 14-2/3044898-4415).

Подводим итоги

• Длительность командировки определяют состав, объем и сложность задания, выдаваемого командированному, а также время, необходимое на дорогу к месту командирования и обратно. Минимальная ее продолжительность равна 1 дню.
• Объем выплат за труд, осуществляемый во время командировки, рассчитывается от среднего заработка работника. Но начисляются такие выплаты только за дни, являющиеся рабочими в соответствии с установленным для работника графиком работы.
• Если же однодневная командировка совпадет с выходным для работника днем, то оплатить труд в такой день придется по правилам ст. 153 ТК РФ. Параметры, положенные в основу этих правил, соответствуют показателям, характеризующим систему платы за труд. Поэтому итогом расчета по ним станет заработная плата, а не средний заработок.

Суточные в командировке: нормы выплат в 2021 году

Направляя сотрудника в командировку, организация гарантирует ему сохранение должности и среднего заработка. Кроме того, она должна компенсировать расходы, связанные с деловой поездкой: эта норма регулируется ст. 167 ТК РФ.

Что такое суточные и чем они отличаются от командировочных?

Разберемся в терминах:

• Командировочные предназначены для оплаты базовых потребностей: проживания и проезда. За эти расходы работник должен отчитаться и подтвердить их документально (подойдут квитанции из отеля и чеки об оплате транспорта).
• Суточные нужны, чтобы компенсировать дополнительные траты: сюда относятся любые платежи, не согласованные с работодателем заранее. Сотрудник может распоряжаться суточными по своему усмотрению — сдавать по ним бухгалтерские отчеты не нужно.

Законом установлено, что возмещение расходов должно производиться авансом. На это прямо указывает Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. И хотя единых правил о сроках выплаты не существует, компания может установить их самостоятельно и закрепить во внутренних актах. Например, в положении о командировках допустимо указать не только период, но и конкретный способ зачисления аванса: наличными или переводом на банковскую карту.

Важно помнить, что суточные положены сотруднику за каждый день пребывания в деловой поездке — включая праздники и выходные дни.

Если работник живет недалеко от города командирования и имеет возможность ежедневно возвращаться домой, выплата суточных не предусмотрена. Целесообразность такого возвращения определяется работодателем в индивидуальном порядке и может зависеть от транспортных условий и характера работы.

Как отчитаться об использовании суточных в командировке

Согласно п. 3 ст. 217 НКРФ, суточные расходы не требуют документального подтверждения — в отличие от командировочных. Соответственно, работник вообще не должен аргументировать второстепенные траты, который совершил во время деловой поездки.

Однако суточные придется включить в авансовый отчёт — это понадобится, чтобы обосновать затраты на командировку в налоговом и бухгалтерском учётах.

Размер суточных в командировках по России и за границу

Законом размер суточных не ограничен (исключение — служащие госучреждений). Руководители частных компаний определяют этот параметр самостоятельно. Установленную величину необходимо зафиксировать во внутренних нормативных документах — например, в коллективном договоре.

Рекомендуем учитывать, что п. 1 ст. 217 НК РФ предусматривает максимальные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ. А именно:

• до 700 ₽ за каждый день командировки на территории России
• до 2500 ₽ за каждый день командировки в других странах

Также приводим статьи расходов, которые организация обязана возместить в случае зарубежной командировки:

• оформление виз и загранпаспорта
• консульские и аэропортовые сборы
• оплата въезда или транзита для автотранспорта
• оформление страхового медицинского полиса
• другие обязательные платежи

Отличия для бюджетных и коммерческих организаций

Как было сказано выше, коммерческая структура вправе сама нормировать суточные и определять сумму, начисляемую работникам.

Единый порядок для федеральных учреждений назначен Правительством (постановление от 02.10.2002 № 729) и составляет 100 ₽ за каждый день пребывания в командировке. Суточные в увеличенном объеме положены руководителю только в том случае, когда деятельность компании определена как приносящая доход, либо за счет экономии средств из бюджета.

Выплата суточных за дни, проведенные в дороге

Согласно абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ, работодатель компенсирует расходы за каждый из следующих периодов:

• за все будние дни в командировке
• за выходные и государственные праздники
• за дни, на которые целиком или частично выпала дорога к месту командирования и обратно, сюда же относятся периоды вынужденных остановок

Предположим, сотрудник отправился в деловую поездку в воскресенье, а вернулся в следующую субботу. В этом случае ему положены суточные за семь дней — пять будних и два выходных.

Как оформить командировку в 1С ЗУП 8

В сегодняшней статье затронем тему оформления командировок в 1С Зарплата и управление персоналом 8. 3. Как всегда, мы покажем вам пошаговую инструкцию по работе в программе, а если у вас останутся вопросы о командировках в 1С 8.3, то можете оставлять их в комментариях к статье. Далее мы рассмотрим следующие вопросы:

1. Открываем подраздел “Командировки”

Откройте программу, в разделе “Зарплата” перейдите в “Командировки”.

Важно! Чтобы позиция “Командировки” была активной, вам необходимо в изначальных настройках расчёта ЗП поставить соответственный флажок.

2. Перечень документов

В разделе “Зарплата Командировки” перед вами откроется форма перечня документов.

3. Создание документа

Посмотрите, в программе для создания документа предусмотрены 2 кнопки. По 1-ой кнопке создаётся документ для расчёта оплаты командировки для 1-го сотрудника.

4. Расчет среднего заработка

Вам необходимо указать месяц, в котором будет регистрироваться расчёт. В программе по умолчанию указывается нынешний месяц. Открываем справочник “Сотрудника” и выбираем нужного нам.

Далее вам нужно указать начало и конец командировки. Если у вас в программе ведётся штатное расписание, то вы можете освободить ставку на время отсутствия сотрудника, установив соответствующий флажок. Ср. заработок и начисление за командировку программа рассчитает в автоматическом режиме.

В случае, если командировка заканчивается в след. месяце, программа 1С ЗУП 8 помогает спланировать оплату целиком или за каждый месяц. Если вы выбираете помесячную оплату, то этим документом вы обеспечиваете оплату только за нынешний месяц. Что касается расчёта оплаты за другие месяцы, то он будет осуществляться при начислении ЗП. Далее средний заработок для подобных расчётов будет соответствовать значению, полученному в документе “Командировка”.

5. Как начислить суточные по командировке

Чтобы ознакомиться с подробным расчётом, перейдите на вкладку “Начислено (подробно)”.

6. Особые территориальные условия

Если сотрудник отправляется в особые территориальные условия, то на вкладке “Стаж ПФР” вам необходимо заполнить графу “Территориальные условия”.

7. Печать

Чтобы вывести печатную форму, вам предварительно нужно заполнить вкладку “Дополнительно”. На этой вкладке вам нужно заполнить следующие данные: место командировки, количество дней, основание, цель и финансирование поездки.

8. Как провести командировку

Когда все необходимые данные будут заполнены, проводим документ. Кроме того, на основании данного документа вы можете пустить в печать приказ о командировке, все расчёты, командировочное удостоверение и служебное задание (последние 2 пункта с 2015 года оформлять не обязательно).

9. Совмещение должностей

В случае, если в вашей компании практикуется совмещение должностей (и это указано в программе 1С ЗУП 8), то по документу “Командировка” вы можете создать документ “Совмещение должностей”. Это позволит вам назначит доплату тому сотруднику, который будет исполнять рабочие обязанности того, кто отправился в служебную командировку.

10. Совместительство

Или может быть ситуация, когда работник, который уехал в командировку, имеет совместительство. В документе ставится гиперссылка, которая позволяет оформить его отсутствие.

11. Выплата командировочных

Если вы выбираете выплату в межрасчётный период, то осуществить эту операцию можно по кнопке “Выплатить”. В остальных случаях выплата выполняется вместе с ЗП.

12. Расчет удержаний

Если вы выбираете такой выбор выплаты, то при этом будет производиться расчёт удержаний. Тоже самое будет происходить и при виде выплаты “С авансом”. Чтобы посмотреть подробности расчёта и удержаний, нажмите на “карандаш” в правом углу.

13. Приказ на командировку

По кнопке “Т-9а” мы переходим к формированию приказа на командировку сразу нескольких работников.

14. Создание табеля

Заполнение документа осуществляется по кнопке “Добавить”. При добавлении информации в табличную часть документа в последней колонке “Учёт отсутствий и начислений” данные отобразятся в виде гиперссылки. В указанном примере по 1-му работнику отсутствия учтены. поскольку по нему уже добавлен документ “Командировка”, а по 2-му сотруднику ещё нет. Таким образом получается, что необходимо по каждому командированному работнику оформлять отдельный документ “Командировка”.

15. Оплата выходных дней в командировке

Если командировка приходится на выходной день, и сотрудник при этом работал, тогда необходимо внести информацию в документ “Оплата праздничных и выходных дней”. Рабочие дни, которые работник провёл в командировке, в табеле обозначаются буквой “К”.

На главной вкладке документа “Командировка” вы можете поставить флажок напротив позиции о внутрисменной командировке. Это позволит вам внести информацию о командировке на неполный рабочий день

Командировка на неполный рабочий день (внутрисменная)

В табеле учёта это будет выглядеть так:

Таким образом, вы оформили и рассчитали оплату работника, направленного в командировку, и отразили в программе 1С ЗУП.

Источник: УчётБезЗабот

Также рекомендуем

Как рассчитать суточные для деловой поездки

Многие компании покрывают командировочные расходы деловых путешественников, чтобы компания могла списать эти расходы. Для деловых путешественников это может сделать весь процесс намного более доступным и доступным, особенно для поездок в дорогие места. Для тех, кто путешествует по делам, знание того, как рассчитываются суточные для ваших поездок, может помочь вам лучше документировать свои расходы для вашего работодателя. В этой статье мы объясняем, что такое суточные, различные категории, покрываемые суточными, и как рассчитать суточные.

Что такое суточные?

Суточные обычно относятся к сумме денег, которую работодатель предоставляет командирующему сотруднику для покрытия его расходов в командировке. Обычно суточные связаны с проживанием, питанием и непредвиденными расходами (M&IE). Компании не обязаны выплачивать суточные своим сотрудникам, однако это позволяет компании списывать командировочные расходы как расходы, если они выполняются в соответствии с государственными директивами.

Для сотрудников суточные могут быть весьма полезными для покрытия командировочных расходов. Некоторые работодатели могут работать с туристической компанией, так что определенные расходы, такие как авиабилеты и отели, оплачиваются непосредственно компанией, не требуя процесса возмещения. Другие расходы, такие как питание, возможно, придется оплатить заранее, а затем представить на возмещение. Размер суточных может варьироваться в зависимости от государственных правил и от того, как ваша компания выбирает размер суточных для поездки.

Связано: Подробное руководство по суточным

Типы суточных

Для большинства сотрудников ваши суточные попадают в одну из двух категорий:

• Жилье: Это относится к отели, хотя это также может включать в себя аренду Airbnb или аналогичную частную аренду для деловой поездки.Краткосрочное пребывание в квартире может покрываться суточными, если командировка более длительная.
• M&IE: Это включает в себя любое платное питание в течение дня, а также чаевые по поводу еды и других услуг, таких как обработка багажа.

Многие компании излагают свою политику в отношении командировок в своих справочниках для сотрудников.

Связано: Все, что вам нужно знать о командировочных суточных

Как рассчитать суточные

Благодаря руководству правительства по определению суточных, процесс расчета суточных довольно прост:

1.См. Инструкции IRS

Компания обычно предлагает своим сотрудникам суточные, чтобы они могли списать расходы на свои налоги в соответствии с правительственными указаниями. Управление общих служб США разработало руководящие принципы в отношении того, сколько следует тратить на проживание и ТОиР в разных местах, в разное время года или в разных ситуациях. Поскольку большинство компаний следуют этим рекомендациям, вы можете обратиться к ним, чтобы получить представление о том, какие суточные доступны вам в этих различных местах или ситуациях.

2. Разберитесь, что исключается.

Когда вы готовитесь к рабочей поездке и рассчитываете доступные суточные, очень важно знать, какие виды командировочных расходов не покрываются суточными. В первую очередь, это транспортные расходы на:

• Рейсы
• Поезда
• Такси и вызов пассажиров
• Прокат автомобилей и компенсация пробега вашего собственного транспортного средства

Для этих типов расходов ваш работодатель может указать, сколько вам разрешено тратить и как покрываются расходы.Авиабилеты могут быть забронированы через туристическую службу вашего работодателя, в то время как расходы на такси могут быть возмещены после поездки.

Прочие расходы, которые могут быть покрыты командировочными расходами, но не включены в суточные:

• Плата за доступ в Интернет во время полета или в отеле
• Расходы на печать вне офиса
• Прачечная или химчистка
• Проверка багажа.

Обсудите, какие расходы разрешены во время поездки, со своими менеджерами, чтобы вы знали, какие расходы будут возмещены, на что покроются суточные и что ваш работодатель не будет платить.

3. Определите, какой метод использовать.

Согласно правительству, существует два метода расчета суточных. Эти два метода – стандартный метод и метод “высокий-низкий”. У каждого из них есть свои преимущества, и ваш работодатель может выбрать наиболее подходящий вариант для вашей поездки.

При использовании стандартного метода место, куда вы направляетесь, определяет, сколько вы должны потратить на суточные. Не во всех местах установлены собственные суточные, и в этом случае вы должны использовать стандартную сумму в 96 долларов для проживания и 55 долларов для M&IE.Существуют ставки суточных, зависящие от местоположения, которые подпадают под стандартный метод, особенно в штатах с дорогими городскими районами или туристическими направлениями. Они могут варьироваться в зависимости от месяца, но обычно предполагают более высокие суточные, чтобы учесть расходы на пребывание в этом месте.

Другой вариант – метод «высокая-низкая», когда работодатели могут выбирать между двумя различными вариантами для выбора ставки суточных. Высокая ставка предназначена для районов с высокой стоимостью, а низкая – для районов с более низкой стоимостью.Разница между ставками не так велика, но преимущество состоит в том, что проще отслеживать два варианта суточных. С помощью этого метода вам не нужно будет искать суточные для того места, куда вы путешествуете, но обязательно подумайте, какие расходы будут для вашего пункта назначения.

4. Ознакомьтесь с политикой вашего работодателя.

Изучите, есть ли у вашего работодателя твердое правило о том, какой метод использовать для определения суточных для сотрудника в поездке, или есть указания о том, как выплачиваются суточные.Если ваш работодатель всегда использует метод «высокая-низкая», вы знаете, как определить, будет ли место, куда вы собираетесь, дорого или дешево.

Кроме того, некоторые работодатели могут дать вам определенную сумму денег, которую вы можете потратить на M&IE в день, и все остальное, что вам разрешено оставить. Другим работодателям необходимо, чтобы вы сохраняли все соответствующие квитанции для подачи на возмещение, поэтому суточные покрывают только то, что вы потратили, и не более того. Большинство работодателей, у которых есть сотрудники, путешествующие, имеют определенные правила, которые охватывают все, от бронирования рейса до отправки квитанций о возмещении, поэтому важно ознакомиться с этими правилами.

Связано: Как подготовить отчет о расходах

5. Изучить расходы на поездку

Как только вы узнаете, какой метод вы будете использовать и какие суточные ставки доступны для вашего местоположения путешествуя в, вы можете оценить расходы на поездку. Два наиболее важных числа, о которых следует помнить при расчете суточных, – это сумма, которую вы можете платить за ночлег, и сумма, которую вы платите за M&IE. Также не забывайте о неполных днях в пути, потому что в эти дни ваши суточные – это процент от ставки за полный день.

У некоторых работодателей есть туристические службы для помощи в перелетах и ​​гостиницах. Это может быть полезно, если у вашей компании есть ограничения на то, что вы можете потратить на перелеты, и чтобы расходы на проживание не выходили за рамки суточных, поскольку могут быть скидки или корпоративный тариф. Что касается жилья, это также может позволить вам оплачивать расходы напрямую через вашего работодателя, вместо того, чтобы оплачивать их самостоятельно и получать возмещение. Что касается расходов на M&IE, выясните, сколько будет стоить питание в вашем пункте назначения, чтобы заранее знать, как распределять доступные средства.

Независимо от того, как вы бронируете поездку, вы должны иметь в виду, что превышение доступной суточной для вашей поездки часто приводит к тому, что вы несете ответственность за превышение. Это может быть нормально, особенно если вы собираетесь, чтобы в поездке к вам присоединился второй человек или друг, или чтобы продлить ваше пребывание по личным причинам. В этой ситуации большинство работодателей платят до максимальных суточных для этого места или метода и просят вас платить что-либо дополнительно.

% PDF-1.6 % 31 0 объект > эндобдж 28 0 объект > поток 2008-07-30T07: 24: 32-08: 00 Xerox WorkCentre Pro 2322008-08-06T09: 26: 19-07: 002008-08-06T09: 26: 19-07: 00 Подключаемый модуль Adobe Acrobat 8. 12 Paper Capture Application / pdfuuid: 86924d8b-3388-44c7-bc1b-affc26d99e29uuid: dbb28e8e-3a58-42d3-8df0-77605874902b конечный поток эндобдж 79 0 объект > / Кодировка >>>>> эндобдж 27 0 объект > эндобдж 1 0 объект > / Font> / ProcSet [/ PDF / Text / ImageB] >> / Type / Page >> эндобдж 4 0 obj > / Font> / ProcSet [/ PDF / Text / ImageB] >> / Type / Page >> эндобдж 8 0 объект > / Font> / ProcSet [/ PDF / Text / ImageB] >> / Type / Page >> эндобдж 9 0 объект > поток HUn0 + 9 9d9C [bbJr} ICoH, i83Y _ 圓 jl 疑 ǾZ ռ

Новые суточные IRS для деловых поездок.

Сумма, считающаяся обоснованной, будет наименьшей из фактически выплаченных пособий или применимой ставки суточных для того же набора расходов. Это уведомление, заменяющее уведомление 2019-55, объявляет:

• Ставки за использование по факультативному методу подтверждения высокой-низкой,
• Специальные ставки для работодателей транспортной отрасли и
• Ставка для налогоплательщиков, получающих вычет только на непредвиденные расходы.

Обновленное общее руководство, выпущенное в 2019 году в отношении использования суточных в соответствии с Законом о сокращении налогов и занятости (TCJA), остается в силе.

Метод «высокая-низкая»
Для путешествий в пределах континентальной части США дополнительный метод «высокая-низкая» определяет одну суточную ставку для мест с высокой стоимостью, а другую – для других мест. Работодатели могут использовать метод “высокая-низкая” для обоснования проживания, питания и непредвиденных расходов или только для обоснования расходов на питание и непредвиденных расходов (M&IE).

Начиная с 1 октября 2020 г., максимальная-низкая ставка суточных, которую можно использовать для проживания, питания и непредвиденных расходов, снижается до 292 долларов США (с 297 долларов США) для поездок в места с высокими затратами и до 198 долларов США (с 200 долларов США) для поездок в другие места.Ставки M&IE с высоким-низким уровнем не изменились и составляют 71 доллар для поездок в места с высокими затратами и 60 долларов для поездок в другие места. Пять местоположений были добавлены в список дорогих мест, два были удалены, а 10, оставшиеся в списке, теперь считаются дорогостоящими для другой части календарного года.

Хотя самозанятые лица не могут использовать метод высокой-низкой, они могут использовать другие ставки суточных для расчета суммы вычета своих деловых расходов на деловые обеды и непредвиденные расходы (но не на проживание) или только на непредвиденные расходы.(Сотрудники больше не могут вычитать свои невозмещенные расходы из-за приостановки различных детализированных вычетов TCJA, поэтому эти другие ставки фактически недоступны для них. ) Специальная ставка вычета непредвиденных расходов не изменилась и составляет 5 долларов в день для тех, кто не делает этого. не оплачивают и не несут расходы на питание за календарный день (или неполный день) поездки.

Более простой процесс
Правила выплаты суточных могут значительно упростить процесс подтверждения сумм командировочных расходов.Если размер пособия считается обоснованным, поскольку он не превышает применимый лимит, любые неизрасходованные суммы не подлежат налогообложению или возврату. Однако, если работодатель выплачивает суточные, превышающие то, что считается обоснованным, работодатель должен либо рассматривать это превышение как налогооблагаемую заработную плату, либо требовать фактического обоснования. Когда требуется обоснование, любая необоснованная часть надбавки должна быть возвращена или рассматриваться как налогооблагаемая заработная плата. Если у вас есть какие-либо вопросы, свяжитесь с вашим консультантом Rudler, PSC по телефону 859-331-1717, чтобы обсудить потенциальные преимущества использования правил выплаты суточных.

Каковы стандартные суточные для бизнеса в 2019 году?

Деловым путешественникам, впервые отправляющимся в путь, стоит выучить новый жаргон, когда дело касается путешествий. Например, есть «bleisure», термин, используемый для длительных поездок в новые города, и «TMC», который относится к компаниям по управлению поездками, отвечающим за логистику для дорожных воинов.

Но немногие модные словечки влияют на повседневную жизнь путешественника больше, чем «суточные». Суточные – это суточные, которые компания назначает деловым путешественникам для покрытия их транспортных расходов, проживания в гостинице, питания и непредвиденных расходов.

В зависимости от работодателя суточные распределяются по-разному.

У некоторых бизнес-путешественников могут быть ограничения по ценам на авиабилеты и отели, которые они выбирают, а также параметры того, сколько они могут потратить на еду и транспорт, помимо принятия более крупных решений о покупке. В то время как авиабилеты и отели оплачиваются непосредственно работодателем, деловым путешественникам часто приходится нести другие повседневные расходы.

Другие работодатели используют фиксированные суточные или фиксированные суточные, которые работодатели выплачивают деловым путешественникам независимо от того, сколько они тратят.Тогда бизнес-путешественник решает, пойти ли он поужинать стейком в ближайшем баре или заработать немного денег, выбрав фаст-фуд.

Суточные устанавливаются, потому что назначенные командировочные расходы становятся бизнес-расходами, не облагаемыми налогом. Типичные не облагаемые налогом командировочные расходы включают в себя все перевозки, включая самолеты, поезда, автобусы и арендуемые автомобили, а также краткосрочные поездки с использованием такси или приложений для совместного использования. В нее также входят расходы на багаж, питание, проживание и непредвиденные расходы.

Несмотря на то, что суточные меняются для каждой организации, ежегодно Управление общих служб США публикует руководство по ставкам суточных, в котором указаны ставки для ряда городов США.

Согласно GSA 2020, стандартная ставка суточных составляет 151 доллар, из которых 96 долларов на проживание и 55 долларов на питание и непредвиденные расходы. Из 26 000 округов, включенных в список, в 322 районах суточные ставки выше стандартных.

Например, стандартная ставка суточных в Сан-Франциско, дорогом городе и популярном деловом рынке, составляет максимум 410 долларов, из которых 334 доллара на проживание и 76 долларов на питание и непредвиденные расходы в течение сентября и октября.Для пяти районов Нью-Йорка стандартная ставка суточных составляет максимум 374 доллара, из которых 298 долларов – проживание и 76 долларов – питание и непредвиденные расходы в течение сентября и октября. Обычно это самые загруженные месяцы для деловых поездок.

Эти суточные основаны на стоимости жизни в районе. Ставки суточных в крупных городах, таких как Чикаго, Нью-Йорк и Лос-Анджелес, выше, чем в менее городских районах, потому что товары и услуги в крупных городах обычно дороже.

Когда спрашиваешь себя: «Что такое стандартные суточные?» также важно помнить, что ставки суточных зависят от страны. Фраза «суточные» используется в США и Австралии. Но в Великобритании деловые путешественники называют эти суточные ежедневными расходами на поездку.

Эти стандартные ставки обычно применяются к государственным служащим – и, реально, бизнесу трудно конкурировать, если его бюджетные ограничения делают командировки слишком сложными, неудобными или стрессовыми для работодателей.Деловые поездки – это стратегический рычаг роста, который, если все сделано правильно, может укрепить моральный дух и приверженность сотрудников. Это означает, что установка подходящих суточных, а также обеспечение быстрого и плавного процесса бронирования в рамках корпоративной политики в отношении командировок имеют решающее значение для получения максимальной отдачи от деловых поездок.

Суточные приводят к составлению отчетов о расходах, которые, как мы знаем, являются одной из самых утомительных частей деловых поездок. В начале этого года TripActions заключила партнерское соглашение с Expensify, чтобы оптимизировать процесс списания расходов. Деловые путешественники, бронирующие билеты на TripActions, могут автоматически передавать свои бронирования и квитанции в Expensify, где финансовые отчеты затем объединяются, чтобы дать администраторам четкое представление об истинной стоимости всей поездки.

Указывая расходы как часть суточных, деловые путешественники должны отслеживать дату, место и цель расходов. Деловым путешественникам также понадобится квитанция, подтверждающая расходы. При использовании Expensify через TripActions деловые путешественники должны вводить всю необходимую информацию, включая продавца, дату, общую стоимость, тип расходов и описание.Это уменьшает проблемы, вызванные тем, что сотрудники предоставляют недостаточную информацию о расходах.

Это также лишь один пример того, как передача механизмов корпоративной программы путешествий надежному партнеру по туристическим услугам позволяет руководителям бизнеса сосредоточиться на более широкой картине. Это умный и простой способ уменьшить трение, чтобы улучшить опыт деловых путешественников и стимулировать рост и более эффективное управление расходами для бизнеса.

Компании, которые позволяют своим сотрудникам принимать разумные решения, в том числе о том, как использовать свои суточные, увидят преимущества, которые деловые поездки могут принести их культуре и прибыли.

Подробнее о TripActions помогает улучшить деловые поездки, в том числе списание расходов после максимально эффективного использования суточных.

Как рассчитываются суточные в дни путешествия?

Управление деловыми поездками – это сложный танец с перелетами, гостиницами, питанием и управлением расходами на деловые поездки в перерывах между встречами, от коротких поездок на такси и кофе до ужинов со стейками и развлечений с десятком клиентов в чужом городе.

В то время как более крупные расходы можно легко установить в рамках хорошо разработанной корпоративной политики в отношении командировок, некоторые элементы являются столь же детализированными и отчетливыми, как суточные.

Суточные – это суточные, которые компания назначает деловым путешественникам для покрытия расходов, часто включая их транспорт, гостиницу, питание и непредвиденные расходы. Суточные могут варьироваться в зависимости от компании. Немногие факторы напрямую влияют на то, как бизнес-путешественники принимают решения в дороге, а также на суточные. Это также одна из областей, где менеджеры по командировкам могут максимально контролировать бюджет командировок с помощью подробной отчетности и прозрачности.

Учить больше!

Полный контрольный список для неуправляемых поездок . Скачать сейчас
Ставки суточных и порядок составления отчетов о расходах после командировки являются основными факторами в принятии политики в отношении командировок. Суточные также являются одной из самых спорных частей деловых поездок после поездки, когда деловые путешественники перечисляют и отправляют свои квитанции, а менеджеры по поездкам или финансовые команды просматривают одну за другой, чтобы убедиться, что они находятся в рамках политики.

Плюсы и минусы суточных

Руководители компании несут ответственность за определение суточных, доступных для деловых путешественников.У некоторых бизнес-путешественников могут быть ограничения по ценам на авиабилеты и отели, которые они выбирают, а также параметры того, сколько они могут потратить на еду и транспорт, помимо принятия более крупных решений о покупке. В то время как авиабилеты и отели часто оплачиваются непосредственно работодателем, деловым путешественникам обычно приходится нести другие повседневные расходы.

Некоторые работодатели устанавливают фиксированные суточные или фиксированные суточные, которые работодатели выплачивают деловым путешественникам независимо от того, сколько они тратят. Тогда бизнес-путешественник решает, пойти ли он поужинать стейком в ближайшем баре или заработать немного денег, выбрав фаст-фуд.

Фактическое количество определяется местами назначения, которые часто посещают бизнес-путешественники, и тем, сколько компания готова инвестировать в то, чтобы бизнес-путешественники могли получить удовольствие от поездки. За кадром отлаженная бизнес-поездка в конечном итоге позволит сократить расходы, позволяя компании вкладывать больше денег в обеспечение безопасности и продуктивности своих деловых путешественников в дороге.

Суточные устанавливаются, потому что назначенные командировочные расходы становятся бизнес-расходами, не облагаемыми налогом.Типичные не облагаемые налогом командировочные расходы включают в себя все перевозки, включая самолеты, поезда, автобусы и арендуемые автомобили, а также короткие поездки с использованием такси или приложений для совместного использования. В нее также входят расходы на багаж, питание, проживание и непредвиденные расходы.

Когда суточные идут не так

Неправильная выплата суточных в контексте плохо разработанной политики в отношении командировок или использования устаревшего решения для управления командировками может в конечном итоге стоить компании дополнительных денег.

В прошлом управление командировками достигло своей цели – сократить расходы за счет удовлетворения путешественников, превратив деловую поездку из возможности в ужасный источник разочарования сотрудников и главную причину напряженности в отношениях с руководством.

В надежде снизить затраты, улучшить отчетность и оптимизировать процесс командировок, компании предложат платформу управления командировками, чтобы навязать политику. Хотя эта строгая политика, казалось, снижала командировочные расходы, заставляя сотрудников тратить в рамках политики, на самом деле они часто добивались прямо противоположного результата в результате примитивных или чрезмерно жестких платформ.

Сотрудники чувствовали себя в ловушке системы, которая вызывала у них разочарование и доставляла негативный опыт, путешествуя по работе.Когда сотрудники не применяют текущее решение, они находят способы использовать альтернативные сайты и бронируют вне системы. Корпоративные менеджеры по командировкам и администраторы теряют время и ресурсы, разбирая жалобы, неправильно представленные расходы и расходы, не соответствующие установленным правилам.

Это не означает, что суточные должны быть неограниченными и зависеть только от усмотрения деловых путешественников. Но важно сотрудничать с компанией по управлению деловыми поездками, которая понимает важность удовлетворения путешественников не меньше, чем деньги компании.Цель состоит в том, чтобы разработать корпоративную политику в отношении поездок – и установить суточные – вместе с поставщиком технологий, который помогает бизнес-путешественникам не только добираться туда, где им нужно, но и создавать среду, в которой сотрудники чувствуют себя расслабленными и счастливыми, чтобы они могли сосредоточиться на том, что они должны достичь, находясь там, а не процесс – и расходы – связанные с этим.

Расходы имеют решающее значение для суточного расчета

Ручное списание расходов – один из худших элементов, которые корпоративные менеджеры по командировкам могут включить в свою корпоративную политику в отношении поездок.Отсутствие предложения или интеграции с новейшими технологиями управления расходами входит в пятерку основных нарушителей политики в отношении поездок. Это утомительно и отнимает много времени – во время самой деловой поездки и после нее.

Любой дорожный воин может сказать вам, что вызовы в деловых поездках не прекращаются, когда обратный рейс падает на взлетно-посадочную полосу. Устаревшие туристические платформы и программы часто создают дополнительные препятствия, когда дело доходит до процессов расчета командировочных расходов и возмещения расходов.

Путешественники, и особенно дорожные воины, должны иметь возможность оплачивать расходы на ходу в несколько кликов.Это можно легко исправить, используя новейшие технологии управления расходами, через интеграцию и партнерство, которые откроют программу путешествий вашей компании в будущем. Дорожные воины могут быстро и легко организовать свои расходы на ходу. Финансовым отделам не придется иметь дело со счетами, выставленными месяцами назад, что обеспечит лучшую видимость и контроль над командировочными расходами.

TripActions сотрудничает с Expensify, чтобы оптимизировать процесс списания расходов. Деловые путешественники, бронирующие билеты на TripActions, могут автоматически передавать свои бронирования и квитанции в Expensify, где финансовые отчеты затем объединяются, чтобы дать администраторам четкое представление об истинной стоимости всей поездки.

Рассчитайте суточные, исходя из числа сегодняшних путешественников

При расчете суточных важно учитывать реалии деловых поездок сегодня. Устаревший взгляд на деловые поездки не включает в себя одноранговые службы обмена. Однако, как отмечается в наших прогнозах на 2019 год, использование приложений экономики совместного потребления среди деловых путешественников растет, и мы видим все больше усилий по интеграции таких услуг в корпоративные политики и инструменты для путешествий.

Благодаря сервисам автоматического списания расходов для бизнес-пользователей от Lyft и Uber, путь к интеграции в корпоративную политику хорошо известен.

Поощрение к экономии

Деловые путешественники тратят меньше, когда им предоставляется возможность получать вознаграждения.

В то время как программы стимулирования обычно разрабатываются для бронирования отелей, менеджеры по поездкам могут предоставить деловым путешественникам возможность увеличить суточные на ежедневные расходы на питание и транспорт, сделав более осмотрительный выбор при бронировании отелей. Это может в конечном итоге сэкономить деньги компании, а также предоставить деловым путешественникам больше свободы в их повседневных поездках.

Если вы хотите узнать больше о том, как рассчитать суточные для своих деловых путешественников, и использовать технологии, которые делают это простым и эффективным для бизнес-путешественников и менеджеров по поездкам, свяжитесь с нами сегодня.

Суточные для деловых поездок в 2020 г.

Объявлены новые суточные ставки для деловых поездок на 2020 год

Учет возмещения командировочных расходов может быть обременительным. Вместо того, чтобы возмещать работникам фактические расходы, которые они несут на проживание, питание и непредвиденные расходы за городом, некоторые работодатели предпочитают выплачивать фиксированные суточные командировочных.Эти суммы основаны на утвержденных IRS ставках, которые варьируются от местности к местности. Вот что вам нужно знать, чтобы определить, подходит ли этот упрощенный подход для вашего бизнеса.

Минимум по методу максимума-минимума

По методу «высокий-низкий» IRS устанавливает годовую фиксированную ставку для определенных районов с более высокой стоимостью жизни. Все местоположения на континентальной части США, которые не указаны как «дорогие», автоматически попадают в категорию недорогих. Метод «высокая-низкая» может использоваться вместо конкретных суточных для бизнес-направлений.Примеры областей с высокими расходами включают Сан-Франциско, Бостон и Вашингтон, округ Колумбия.Вы можете загрузить PDF-файл со всем списком населенных пунктов с высокими расходами вместе с другой информацией о суточных здесь: Уведомление IRS 2019-55. Вы можете найти суточные федерального правительства по названию населенного пункта или почтовому индексу на веб-сайте Управления общих служб (GSA).

При некоторых обстоятельствах – например, если работодатель предоставляет жилье или оплачивает отель напрямую, – сотрудники могут получать компенсацию суточных только за питание и непредвиденные расходы.Также существует ставка в размере 5 долларов США на случай непредвиденных расходов для сотрудников, которые не оплачивают или не берут на себя расходы на питание в течение календарного (или неполного) дня поездки.

Не считаются непредвиденными расходами следующие статьи:

• Транспорт между местами проживания или работы и местами приема пищи, и
• Почтовые расходы по заполнению путевых листов и оплате счетов по платежным картам, спонсируемым работодателем.

Рассмотрите возможность отдельного возмещения сотрудникам этих расходов, а затем вычета этих сумм как обычных коммерческих расходов.

У вас есть план?

Работодатели, не имеющие формального плана возмещения расходов, могут оказаться в невыгодном положении, пытаясь привлечь и удержать лучших продавцов и других сотрудников, которые регулярно путешествуют. Вот почему.

На период с 2018 по 2025 год Закон о сокращении налогов и рабочих местах приостановил различные детализированные вычеты – по таким статьям, как расходы на налоговую подготовку, инвестиционные расходы, профсоюзные взносы и невозмещенные коммерческие расходы сотрудников – для индивидуальных налогоплательщиков. Согласно предыдущему законодательству, налогоплательщики могли вычитать различные детализированные вычеты из своих личных налоговых деклараций в размере, превышающем 2% скорректированного валового дохода.

Если у вашей компании нет официальных политик и процедур возмещения расходов, ваши сотрудники не смогут вычесть командировочные расходы, связанные с бизнесом, из своих личных отчетов. Это означает, что с 2018 по 2025 год они будут вынуждены оплачивать из своего кармана невозмещенное проживание, питание и непредвиденные расходы за городом – без возможности вычесть эти расходы из своих личных налоговых деклараций.

С другой стороны, командировочные расходы, возмещаемые работодателем, не облагаются налогом для работника.А работодатель может вычесть возмещенные командировочные расходы как обычные деловые расходы.

Квитанций больше нет

Если ваша компания использует ставки суточных, сотрудники не обязаны соблюдать обычные правила ведения документации, предусмотренные законом. Квитанции о расходах при выплате суточных обычно не требуются. Вместо этого работодатель просто выплачивает сотрудникам указанную надбавку.

Но сотрудники все равно должны обосновать время, место и деловую цель поездки. Возмещение суточных, как правило, не подлежит удержанию подоходного налога или налога на заработную плату и не указывается в форме W-2 сотрудника.Также важно отметить, что суточные не могут выплачиваться лицам, владеющим 10% или более компании.

Обновленные тарифы

Налоговое управление США недавно обновило ставки суточных для командировок на 2020 финансовый год, которые начались 1 октября 2019 года. В соответствии с методом максимума-минимума ставка суточных для всех районов с высокой стоимостью в континентальной части Соединенных Штатов составляет 297 долларов США для после 30 сентября 2019 г., командировочные (в том числе 226 долларов США на проживание и 71 доллар на питание и непредвиденные расходы).Для всех остальных регионов континентальной части США ставка суточных составляет 200 долларов США за проезд после 30 сентября 2019 года (включая 140 долларов за проживание и 60 долларов за питание и непредвиденные расходы). По сравнению с предыдущими упрощенными суточными, суточные по высокозатратной площади увеличились на 10 долларов, а суточные по низкой стоимости – на 5 долларов.

IRS также изменило список областей с высокими затратами для поездок после 30 сентября. В список дорогих добавлены населенные пункты:

• Милл-Вэлли / Сан-Рафаэль / Новато, Калифорния.,
• Крестед-Батт / Ганнисон, Колорадо,
• Петоски, штат Мичиган,
• Big Sky / West Yellowstone / Gardiner, Mont.,
• Карловы Вары, Нью-Мексико,
• Нэшвилл, штат Теннеси, и
• Мидленд / Одесса, Техас.

С другой стороны, эти участки были удалены из предыдущего списка населенных пунктов с высокой стоимостью:

• Лос-Анджелес, Калифорния,
• Сан-Диего, Калифорния,
• Дулут, Миннесота,
• Моав, Юта, и
• Вирджиния-Бич, Вирджиния.

Важное примечание: Некоторые туристические достопримечательности считаются дорогостоящими только на сезонной основе. С 1 октября в следующих туристических зонах изменилась часть года, в которой они являются высокозатратными населенными пунктами:

• Напа, Калифорния,
• Санта-Барбара, Калифорния,
• Денвер, Колорадо,
• Вейл, штат Колорадо,
• Вашингтон, округ Колумбия,
• Ки-Уэст, Флорида,
• Джекил-Айленд / Брансуик, Джорджия.,
• Нью-Йорк, Нью-Йорк,
• Портленд, штат Орегон,
• Филадельфия, Пенсильвания,
• Пекос, Техас,
• Ванкувер, Вашингтон, и
• Джексон / Пайндейл, штат Вайоминг.

Мелкий шрифт

На этот метод распространяются различные правила и ограничения. Например, компании, которые используют метод «высокий-низкий» для сотрудника, должны продолжать использовать его для возмещения всех расходов на командировки в пределах континентальной части США в течение календарного года.Однако компания может использовать любой допустимый метод для возмещения этому сотруднику любых поездок за пределы континентальной части США.

Для командировок в течение последних трех месяцев календарного года работодатели должны продолжать использовать для сотрудника тот же метод (метод суточных или метод высокой-низкой), который они использовали в течение первых девяти месяцев календарного года. Также работодатели могут использовать:

1. Тарифы и места высокой стоимости, действующие в течение первых девяти месяцев календарного года, или
2. Обновленные ставки и населенные пункты с высокими затратами действуют в течение последних трех месяцев календарного года, при условии, что они используют одни и те же ставки и населенные пункты последовательно для всех сотрудников, которым возмещаются расходы по методу «высокая-низкая».

Отчисления работодателям

Что касается вычета сумм, возмещаемых работникам из налоговой декларации компании, работодатели должны рассматривать питание и непредвиденные расходы как расходы на еду и напитки, на которые распространяется лимит вычета 50% на расходы на питание. Для определенных категорий сотрудников, таких как работники воздушного транспорта, водители грузовиков между штатами и водители автобусов, процентная ставка составляет 80% расходов на еду и напитки, связанных с периодом службы, с учетом ограничений по продолжительности рабочего времени, установленных в США.S. Департамент транспорта.

Пример: Компания возмещает своему менеджеру по маркетингу посещение июньской торговой выставки в Чикаго из высоких суточных в размере 297 долларов. Он может вычесть 261,50 долларов (226 долларов за проживание плюс 35,50 долларов за половину еды и надбавку на непредвиденные расходы).

Для получения дополнительной информации

Не позволяйте возмещению расходов на командировку стать источником разочарования для вас или ваших сотрудников. Обратитесь к своему налоговому консультанту Brady Ware за идеями по упрощению процесса возмещения, который пройдет тщательную проверку IRS, при одновременном устранении административной волокиты.

IRS публикует новые суточные ставки для деловых поездок на 2021 год

M ost бизнес-поездка временно приостановлена ​​на весенние и летние месяцы. Теперь некоторые люди снова начали путешествовать с деловыми целями, хотя и меньше, чем до начала пандемии COVID-19. В связи с сокращением командировок сейчас, возможно, самое подходящее время для того, чтобы пересмотреть – и, возможно, упростить – то, как ваша компания возмещает своим работникам проживание, питание и непредвиденные расходы за городом.Одна упрощенная альтернатива – «метод высокого-низкого». Вместо возмещения сотрудникам фактических путевых расходов, этот метод обеспечивает фиксированных командировочных суточных. Эти суммы основаны на утвержденных IRS ставках, которые варьируются от местности к местности. Вот подробности.

Как это работает

Согласно методу «высокий-низкий», IRS устанавливает годовую фиксированную ставку для определенных районов с более высокой стоимостью жизни. Все местоположения на континентальной части США, которые не указаны как «дорогие», автоматически попадают в категорию недорогих.Метод «высокая-низкая» может использоваться вместо конкретных суточных для деловых поездок. Примеры районов с высокими затратами включают Сан-Франциско, Бостон и Вашингтон, округ Колумбия (полный список по штатам см. В таблице ниже).

При некоторых обстоятельствах – например, если работодатель предоставляет жилье или оплачивает отель напрямую, – сотрудники могут получать компенсацию суточных только за питание и непредвиденные расходы. Также существует ставка в размере 5 долларов США на случай непредвиденных расходов для сотрудников, которые не оплачивают или не берут на себя расходы на питание в течение календарного (или неполного) дня поездки.

Не считаются непредвиденными расходами:

• Транспорт между местами проживания или работы и местами приема пищи, и
• Почтовые расходы по заполнению путевых листов и оплате счетов по платежным картам, спонсируемым работодателем.

Рассмотрите возможность отдельного возмещения сотрудникам этих расходов и последующего вычета этих сумм как обычных коммерческих расходов.

Упрощенный учет

Если ваша компания использует ставки суточных, сотрудники не обязаны соблюдать обычные правила ведения документации, предусмотренные законом.При выплате суточных сбор бумажных или электронных квитанций о расходах, как правило, не требуется. Вместо этого работодатель просто выплачивает сотрудникам указанную надбавку.

Но сотрудники все равно должны обосновать время, место и деловую цель поездки. Возмещение суточных, как правило, не подлежит удержанию подоходного налога или налога на заработную плату и не указывается в форме W-2 сотрудника. Кроме того, суточные не могут выплачиваться лицам, владеющим 10% или более компании.

Обновленные тарифы

IRS недавно обновило ставки суточных для деловых поездок на 2021 финансовый год, которые начались 1 октября 2020 года.В соответствии с методом «высокая-низкая» ставка суточных для всех районов с высокой стоимостью в континентальной части Соединенных Штатов составляет 292 доллара США для поездок после 30 сентября 2020 года (221 доллар США на проживание и 71 доллар на питание и непредвиденные расходы). Для всех остальных регионов континентальной части США ставка суточных составляет 198 долларов США для поездок после 30 сентября 2020 года (138 долларов США на проживание и 60 долларов США на питание и непредвиденные расходы). По сравнению с предыдущими упрощенными суточными, суточные за высокозатратную площадь снизились на 5 долларов, а суточные за низкую площадь – на 2 доллара.

IRS также изменило список областей с высокими затратами для поездок после 30 сентября. В список дорогостоящих добавлено :

• Лос-Анджелес, Калифорния,
• Сан-Диего, Калифорния,
• Галф Бриз, Флорида,
• Кеннебанк / Киттери / Сэнфорд, Мэн и
• Вирджиния-Бич, Вирджиния.

С другой стороны, эти участки были на исключены из предыдущего списка дорогостоящих населенных пунктов :

• Мидленд / Одесса, Техас и
• Пекос, Техас.

Важное примечание: Некоторые туристические достопримечательности считаются дорогостоящими только на сезонной основе. С 1 октября в следующих туристических зонах изменилась часть года, в которой они являются высокозатратными населенными пунктами:

• Седона, Аризона,
• Монтерей, Калифорния,
• Санта-Барбара, Калифорния,
• Вашингтон, округ Колумбия,
• Неаполь, Флорида,
• Джекил-Айленд / Брансуик, Джорджия,
• Бостон / Кембридж, Массачусетс.,
• Филадельфия, Пенсильвания,
• Джеймстаун / Мидлтаун / Ньюпорт, Род-Айленд,
• Чарльстон, Южная Каролина

Важно: На этот метод распространяются различные правила и ограничения. Например, компании, которые используют метод «высокий-низкий» для сотрудника, должны продолжать использовать его для возмещения всех расходов на командировки в пределах континентальной части США в течение календарного года. Однако компания может использовать любой допустимый метод для возмещения этому сотруднику любых поездок за пределы континентальной части США.

Для командировок в течение последних трех месяцев календарного года работодатели должны продолжать использовать для сотрудника тот же метод (суточный или высоко-низкий), который они использовали в течение первых девяти месяцев календарного года. Также работодатели могут использовать:

1. Тарифы и населенные пункты с высокими затратами, действующие в течение первых девяти месяцев календарного года, или
2. Обновленные ставки и населенные пункты с высокими затратами, действующие в течение последних трех месяцев календарного года, при условии, что они используют одни и те же ставки и населенные пункты последовательно для всех сотрудников, которым возмещаются расходы по методу наибольшего-низкого.

Получение вычетов на командировку

Что касается вычета сумм, возмещаемых работникам из налоговой декларации компании, работодатели должны рассматривать питание и непредвиденные расходы как расходы на еду и напитки, на которые распространяется лимит вычета 50% на расходы на питание. Для определенных категорий сотрудников, таких как работники воздушного транспорта, дальнобойщики и водители автобусов, процентная ставка составляет 80% для расходов на еду и напитки, связанных с периодом службы, в соответствии с ограничениями по количеству часов работы Министерства транспорта США.

Пример: Компания возмещает своему менеджеру по продажам участие в деловой встрече в Сан-Диего из высоких суточных в размере 292 доллара. Он может вычесть 256,50 долларов (221 доллар за проживание плюс 35,50 долларов за половину еды и надбавку на непредвиденные расходы).

Время перемен

Большинство компаний рассчитывают сократить деловые поездки в эпоху после COVID-19. Пока вы обновляете общие правила организации поездок, подумайте о переходе на метод “высокий-низкий”. Несмотря на то, что список населенных пунктов с высокой стоимостью проезда немного меняется от года к году, этот метод может сократить время и нервы, связанные с отправкой традиционных форм возмещения командировочных.Свяжитесь с вашим налоговым консультантом для получения дополнительной информации.

Список областей с высокими затратами на 2021 год

Государство	Ключевые города (даты вступления в силу *)
Аризона	Седона (1 октября – 1 декабря; 1 марта – 30 апреля; и 1 сентября – 30 сентября)
Калифорния	Лос-Анджелес (1 октября – 31 октября; 1 января – 30 сентября)
	Милл-Вэлли / Сан-Рафаэль / Новато (1 октября – 31 октября; 1 июня – 30 сентября)
	Монтерей (1 июня – 31 августа)
	Напа (1 октября – 30 ноября; 1 апреля – 30 сентября)
	Окленд
	Сан-Диего (1 февраля – 31 июля)
	Сан-Франциско
	Сан-Матео / Фостер-Сити / Бельмонт
	Санта-Барбара
	Санта-Моника
	Саннивейл / Пало-Альто / Сан-Хосе
Колорадо	Аспен (1 октября – 31 марта; 1 июня – 30 сентября)
	Крестед-Батт / Ганнисон (1 декабря – 31 марта)
	Денвер / Аврора (1 октября – 31 октября; 1 апреля – 30 сентября)
	Большое озеро (1 декабря – 31 марта)
	Silverthorne / Breckenridge (1 декабря – 31 марта)
	Теллурид
	Вейл
Делавэр	Льюис (1 июля – 31 августа)
Округ Колумбия	Вашингтон, Д.С.
Флорида	Бока-Ратон / Делрей-Бич / Юпитер (1 декабря – 30 апреля)
	Форт-Лодердейл (1 января – 30 апреля)
	Форт-Майерс (1 февраля – 31 марта)
	Форт-Уолтон-Бич / ДеФуниак-Спрингс (1 июня – 31 июля)
	Gulf Breeze (1 июня – 31 июля)
	Ки-Уэст (1 октября – 31 июля)
	Майами (1 декабря – 31 марта)
	Неаполь (1 декабря – 30 апреля)
	Пляж Веро (1 декабря – 30 апреля)
Грузия	Джекил-Айленд / Брансуик (1 марта – 31 июля)
Иллинойс	Чикаго (1 октября – 30 ноября; 1 апреля – 30 сентября)
Мэн	Бар-Харбор / Рокпорт (1 июля – 31 августа)
	Kennebunk / Kittery / Sanford (1 июля – 31 августа)
Мэриленд	Оушен-Сити (1 июля – 31 августа)
Массачусетс	Бостон / Кембридж
	Фалмут (1 июля – 31 августа)
	Хианнис (1 июля – 31 августа)
	Виноградник Марты (1 июня – 30 сентября)
	Нантакет (1 июня – 30 сентября)
Мичиган	Петоски (1 июля – 31 августа)
	Траверс-Сити (1 июля – 31 августа)
Монтана	Big Sky / West Yellowstone / Gardiner (1 июня – 30 сентября)
Нью-Мексико	Карловы Вары
Нью-Йорк	Лейк-Плэсид (1 июля – 31 августа)
	Нью-Йорк (1 октября – 31 декабря; 1 марта – 30 сентября)
Орегон	Портленд (1 октября – 31 октября; 1 июня – 30 сентября)
	Приморский (1 июля – 31 августа)
Пенсильвания	Херши (1 июня – 31 августа)
	Филадельфия (1 октября – 30 ноября; 1 марта – 30 июня; 1 сентября – 30 сентября)
Род-Айленд	Джеймстаун / Мидлтаун / Ньюпорт (1 октября – 31 октября; 1 июня – 30 сентября)
Южная Каролина	Чарльстон (1 октября – 30 ноября; 1 марта – 30 сентября)
Теннесси	Нашвилл
Юта	Парк-Сити (1 декабря – 31 марта)
Вирджиния	Вирджиния-Бич (1 июня – 31 августа)
	Остров Уоллопс (1 июля – 31 августа)
Вашингтон	Сиэтл
	Ванкувер (1 октября – 31 октября; 1 июня – 30 сентября)
Вайоминг	Коди (1 июня – 30 сентября)
	Джексон / Пайндейл (1 июня – 30 сентября)

* Если дата вступления в силу не указана, это место является высокозатратным в течение всего года.

– Источник: IRS

Традиционные процедуры возмещения командировочных

Возмещение и обоснование командировочных расходов может быть обременительным и трудоемким, если сотрудникам необходимо отслеживать фактических расходов . Вот как это обычно работает.

1. Сотрудник собирает квитанции во время поездок и ведет записи, в которых указывается время, место и коммерческая цель каждой траты.
2. В конце месяца служащий подает отчеты о расходах, которые были понесены.
3. Надзорный орган просматривает и утверждает отчет о расходах на конец месяца. Иногда могут иметь место административные задержки, если документация является неполной или надзорный орган ставит под сомнение коммерческую цель (или разумность) статьи расходов.
4. Сотруднику возмещаются утвержденные командировочные расходы.

Работодатели должны хранить всю эту документацию в течение нескольких лет на случай, если IRS запросит вычеты на деловые поездки.