Командировка на один день суточные положены или нет: Однодневная командировка в 2020 году: что это, нужны ли суточные, как оформлять
Командировка | в ДНР
В какой сумме суточные расходы по ДНР и ЛНР, и достаточно ли для этого приказа и командировочного удостоверения?
Выплачиваются ли суточные работнику при направлении его в командировку из ДНР на один день без проживания?
Работник ООО возвращается из командировки и в тот же день отправляется в другую командировку. Какой размер суточных в этот день ему положен?
Какое количество дней принимается в расчет для оплаты работнику его нахождения в командировке?
Работник находиться в командировке (Россия) весь месяц с 1 по 28 февраля.
Как должны оплачиваться выходные дни и праздничные дни?
Работника направили в командировку на предприятие РФ сроком на один месяц для выполнения пуско-наладочных работ. Во время командировки работник заболел. Больничный в РФ не оформлялся, так как нет полиса медстрахования. В табеле принимающей стороны выход или больничный не стоит. Нужно ли издавать приказ на сокращение срока командировки? Как считать зарплату за время командировки? Какие дни брать для расчета суточных?
В качестве документа, подтверждающего расходы на проезд на поезде, работник предоставил железнодорожный билет, распечатанный на принтере (билет был куплен через Интернет).
Можно ли такой билет считать документом, подтверждающим расходы на проезд? Должны ли ему возмещать расходы на приобретение такого билета?
Сотрудник предприятия направлен в командировку за границу. Выдан аванс на командировочные расходы (суточные, гостиница, проезд). Поставщик гостиничных услуг – нерезидент. Как отразить в налоговом учете полученные услуги (проживание в гостинице), является ли данная услуга объектом налогообложения?
Минимальный/максимальный размер суточных
Имеет ли право предприятие выплачивать суточные, если сотрудник откомандирован на один день или каждый день с места командировки возвращается домой?
В каких случаях водителю положены суточные?
Самые важные вопросы про командировки
— Кто платит за визу, загранпаспорт, транзит до аэропорта, медполис и прочее?
Платит компания, но нужно будет сохранить все чеки об оплате для отчёта.
— Правда, что платят вдвое, если я работаю в командировке в выходной?
Да. По статье 153 ТК РФ каждый час работы в командировке в выходной оплачивается не менее чем в двойном размере, либо работник может выбрать компенсацию в виде отгула. Дорога тоже считается работой, поэтому если вы едете куда-то в воскресенье, то получите повышенное вознаграждение за работу в выходной и надбавку за работу в ночное время, если дорога пришлась на период с 22:00 до 6:00. Но оплата пойдёт не за весь выходной, а только за часы в дороге.
— А дорога в аэропорт считается временем командировки?
Обычно да. Днём выезда в командировку признаётся дата отправления поезда, самолёта, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы, а днём приезда из командировки считается дата прибытия в указанное место. Например, если работник едет в командировку на поезде, который отправляется 9 апреля в 23:55, днём начала командировки считается 9 апреля.
— Чем суточные отличаются от командировочных?
На командировку вам даётся две суммы: командировочные (для проживания и проезда) и суточные для свободного использования (обычно подразумевается питание и мелкие траты). По командировочным нужен отчёт, по суточным — нет (п. 3 ст. 217 НКРФ, то есть сэкономленные суточные — ваши). Суточные должны выплатить до командировки авансом (Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
— Если в течение командировки случаются официальные праздники, заплатят ли за эти дни суточные?
Да. Суточные положены за каждый день, включая праздники и выходные. А ещё суточные начисляются за дни, на которые целиком или частично выпала дорога к месту командирования и обратно, периоды вынужденных остановок. Например, если вы приехали в 00:10 — вам заплатят за эти 10 минут дороги ночью как за целый день.
— А как быть с курортным сбором?
Работникам, которые в соответствии со своими должностными обязанностями находятся на территории «курортных» регионов РФ более суток, выплачивается дополнительная компенсация.
Порядок возмещения командированному этой суммы разъясняется в Письме Минфина России от 16.07.2018 N 23-01-06/49454.
— Какие в 2020 году суточные?
Размер суточных не ограничен ничем и компания может устанавливать размер на своё усмотрение. При этом п.1 ст. 217 НК РФ предусматривает максимальные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ: это 700 ₽ за каждый день командировки на территории России и 2500 ₽ за каждый день командировки в других странах. Обычно эти суммы и ставятся как суточные. Единый порядок для федеральных учреждений назначен Правительством (постановление от 02.10.2002 № 729) и составляет 100 ₽ за каждый день пребывания в командировке. Суточные в увеличенном объёме положены руководителю только в том случае, когда деятельность компании определена как приносящая доход, либо за счёт экономии средств из бюджета.
— Если командировка долгая и я беру выходные посреди неё, то как с оплатой?
Эти дни будут считаться обычными выходными, поэтому выплата в виде среднего заработка работнику не положена.
Но компания всё равно должна начислить суточные, они положены за каждый без исключения день командировки — Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
— А если я заканчиваю командировку отпуском?
Бывает так, что сотрудник планирует остаться и провести свой отпуск в том же месте, куда его направили в командировку. Компания обязана оплатить билеты на проезд к месту командировки и обратно, даже если из командировки сотрудник сразу идёт в отпуск. Но от стоимости обратного билета у сотрудника удержат НДФЛ 13%.
— Кто платит за дорогу к аэропорту?
В Положении о служебных командировках в пункте 12 уточняется, что в расходы на проезд к месту командировки входит дорога к аэропорту, станции или пристани при условии, что они находятся за пределами населённого пункта. Сотрудник может добираться туда на автобусе, маршрутке, поезде или судне. Вот тут есть больше про каршеринг.
— Кто платит за такси в командировке?
Как договоритесь.
Трудовой кодекс и Положение о служебных командировках напрямую не обязывают компанию оплачивать сотруднику поездки на городском транспорте во время командировки. Если иное не оговорено заранее, считается, что вы платите за проезд на общественном транспорте из суточных. Но обычно для руководителей есть отдельные пункты внутренних документов, регламентирующие использование такси.
— Кто платит за вагон-ресторан и постель в поезде?
Постельные принадлежности включены в список возмещаемых расходов по командировке. А вот дополнительное питание в поезде, которое не входит в стоимость билета, — нет. На еду в командировке предусмотрены суточные. А значит, чек на обед в вагоне-ресторане прикладывать к авансовому отчёту смысла нет.
— Платный выбор места в салоне самолёта — что с этим?
По статье 264 Налогового кодекса РФ, в расходы на командировку включаются стоимость дороги в обе стороны, аэродромные сборы и подобные платежи, включая плату за смену места в самолёте.
Выбрать и оплатить конкретное место в салоне можно на сайте авиакомпании. Распечатку электронного чека необходимо сдать вместе с авансовым отчётом.
— Правда, что можно ремонтировать свою машину в командировке за счёт компании?
Да. Если вы подписали соглашение об использовании личной машины либо едете на служебной, то вам компенсируют стоимость бензина и технического обслуживания автомобиля во время поездки.
— Кто платит за деловые ужины?
Если иное не оговорено — вы лично. Но многие организации могут компенсировать стоимость деловых ужинов, если вы сохранили чек и в нём указано больше одной персоны.
— Если получить травму в командировке — это травма на рабочем месте?
Да. Если её получить в рабочее время (это рабочие часы, дорога, настройка приборов, приведение в порядок одежды и т.п.), либо на пути к месту работы (если вы едете на своей машине, надо заранее заключить соглашение с работодателем о её использовании).
— Можно ли компенсировать командировку в выходные отгулом в будний день?
Да, такая возможность есть. Право сотрудника на отгул реализуется в том случае, если часы работы в командировке будут оплачены не в двойном размере, а в одинарном. Вид компенсации работник выбирает самостоятельно. То есть в конце поездки вам предложат подписать на выбор либо получение отгулов, либо двойную оплату дней командировки.
— Могу ли я отказаться от командировки?
Если вы в отпуске или на больничном — да, можете. Если командировка приходится на выходной — тоже. Ещё в служебные поездки нельзя отправлять беременных, несовершеннолетних (кроме спортсменов и творческих работников), людей с ограниченными физическими возможностями (в случае, если поездка противоречит программе реабилитации). Есть ограничения для матерей с тремя детьми; родителей и опекунов, единолично воспитывающих детей до 3 лет; родителей с детьми-инвалидами; для тех, кто ухаживает за больными членами семьи.
Во всех остальных случаях отказ от командировки ведёт к дисциплинарному взысканию и может стать причиной увольнения.
— Что нужно , чтобы поехать?
Всего два документа:
- Приказ по форме Т-9 или Т-9а. Это основной бланк, в который заносится информация о цели поездки, ее продолжительности, пункте назначения и прочих условиях. Без такого приказа командировки вообще быть не может.
- Авансовый отчёт по форме АО-1. Такой документ нужен работнику, чтобы доказать понесенные им расходы. К отчёту прикрепляются все подтверждающие оплату документы, чеки и квитанции.
Если командировка намечена на выходные или праздничные дни, то к этому списку добавляется третий документ: согласие работника на привлечение его к работе.
— А как же командировочное удостоверение и служебное задание?
С 2015 года эти документы необязательны по Постановлению Правительства № 771. Регистрировать выезд в специальном журнале теперь тоже не нужно.
Но такие требования могут быть во внутренних актах вашей компании.
— Что делать, если командировка отменена из-за эпидемии?
Вам — скорее всего, ничего, а вот бухгалтерии предстоит весёлый день. Детали вот здесь.
все по-новому. Как правильно оформить командировку сотруднику
В течение 2015 года набор обязательных документов, связанных с командировкой, менялся дважды. Сначала 8 января, потом 8 августа. Все изменения благоприятны для бухгалтера, так как значительно упрощают документооборот. Но запутаться не мудрено. Чтобы четко понимать, какие документы по командировкам сейчас оформлять не обязательно, а какие по-прежнему нужны, посмотрите эту спецподборку.
Что менялось в течение года
Изменение № 1. Командировочные удостоверения, служебные задания и отчеты о командировках оформлять больше не нужно
Эти документы отменили с 8 января 2015 года. Тем не менее цель командировки все равно должна быть документально зафиксирована.
Иначе у налоговой инспекции могут возникнуть сомнения в необходимости поездки и выплаченных сотруднику суточных. Поэтому задание, которое сотрудник должен выполнить в командировке, зафиксируйте непосредственно в приказе о направлении сотрудника в командировку.
Изменение № 2. Если сотрудник едет в командировку на автомобиле, то обязательно оформлять служебную записку.
Отныне если сотрудник едет в командировку на автомобиле, то фактический срок пребывания в месте назначения нужно зафиксировать в служебной записке. С 8 января такое правило ввели для личного автотранспорта, а с 8 августа для служебного и арендованного тоже.
Служебную записку командированный должен предоставить, вернувшись из поездки, вместе с остальными оправдательными документами, подтверждающими использование транспорта: путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и т. д.
Изменение № 3. Журнал учета командированных сотрудников теперь вести не обязательно.
Журнал отменили с 8 августа. Правда, не исключено, что вам по-прежнему будет удобно вести такой регистр. Он полезен для многих целей.
Изменение № 4. Период поездки можно подтвердить документами по найму жилого помещения, а не только проездными билетами
Это изменение вступило в силу также с 8 августа. Когда же документов о найме жилья нет, сотрудник должен оформить служебную записку.
Набор обязательных документов для командировки
Когда направляете сотрудника в командировку
Приказ о направлении сотрудника в командировку. Если вы используете унифицированную форму приказа № Т-9, составьте также служебное задание,
Служебная записка ее обязательно составлять, если сотрудник едет в командировку на личном, служебном или арендованном транспорте.
Когда сотрудник вернулся из командировки
Авансовый отчет (унифицированная форма № АО-1 или самостоятельно разработанная форма).
Документы, которые перестали быть обязательными, но могут пригодиться
1.
Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. Форма № Т-10а.
2. Командировочное удостоверение. Форма № Т-10. А вот пример произвольной формы командировочного удостоверения служебного задания и пример заполнения командировочного удостоверения.
3. Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации.
Все эти документы можно использовать для целей внутреннего контроля, если хотите подробнее прописывать основания для поездки и получать отчеты о ней.
Три вопроса про командировки, которые чаще всего задают ваши коллеги
В каком документе нужно зафиксировать размер суточных по командировкам?
Порядок и размер возмещения командировочных расходов, в том числе и суточных, нужно закрепить приказом руководителя или указать в коллективном (трудовом) договоре.
Нужно ли выплачивать суточные при направлении сотрудника в однодневную командировку?
Нет, при однодневной командировке по России суточные сотруднику не положены.
А вот расходы, связанные с выполнением трудовой функции, сотруднику нужно возместить. При зарубежной командировке на один день суточные нужно выплатить в размере 50 процентов от норм суточных, которые указаны в коллективном договоре или локальном нормативном акте для зарубежных командировок.
Какими документами оформить поездку в командировку на автомобиле?
Если сотрудник ездил в командировку на личном автомобиле, то расходы на проезд нужно подтвердить первичными документами: чеками, талонами на бензин, слипами и т. п. Их нужно приложить к авансовому отчету. Пробег автомобиля во время командировки подтверждают путевые листы.
Источник Система Главбух
Архив новостей
Пособие на командировку | Глоссарий по корпоративным поездкам Travelperk
Что такое пособие на командировку?
Пособие на командировку – это выплата, которую работодатель производит корпоративному путешественнику для покрытия расходов, понесенных во время деловой поездки.
Наиболее частыми расходами являются проживание, еда, напитки и транспорт. Подход к пособию будет варьироваться от одной компании к другой, в зависимости от действующей корпоративной политики в отношении командировок.
Для чего нужны командировочные?
Хотя это будет варьироваться от одного бизнеса к другому, путешественники обнаружат, что покрываются некоторые общие расходы, например:
- Дополнительные поездки, такие как перелеты и такси
- Еда и напитки, потребляемые во время поездки
- Необходимое проживание
- Утренние и вечерние обеды при ночевке
Определение деловых расходов на командировку будет отличаться от одно дело к другому.Например, некоторые предприятия могут иметь строгие ограничения на питание, в то время как другие могут быть более щедрыми.
Где сотрудники могут узнать больше о надбавках на командировки?
Каждая компания, занимающаяся корпоративными поездками, должна работать над поддержанием четкой и актуальной политики в отношении корпоративных поездок.
В этом документе будут четко изложены правила и положения, касающиеся корпоративных поездок, в том числе порядок обращения с надбавками на служебные командировки. Политика корпоративных поездок будет определять, например, разницу между деловыми и личными расходами.
Требуется ли субсидия на командировку по закону?
В некоторых странах компании несут юридическую ответственность за предоставление адекватного пособия вне дома. Сумма и механизм будут варьироваться от страны к стране, в дополнение к тому, как эти расходы учитываются с точки зрения налога.
Что такое ставка
суточных ? Некоторые компании и организации могут принять решение предоставить путешественникам фиксированную ставку «за день», а не возмещать отдельные чеки и покупки.Это может упростить жизнь обеим сторонам, а также означает, что путешественникам будет предоставлена возможность путешествовать с их собственным уровнем комфорта. Компании также могут посчитать это более экономичным вариантом.
Как компании могут стандартизировать размер командировочных?
Также важно, чтобы работодатели установили процесс утверждения перед поездкой, в соответствии с которым план поездки утверждается до того, как поездка состоится. Это может помочь избежать непредвиденных расходов и корпоративных поездок, не соответствующих требованиям.
Что такое реалистичное пособие на командировку?
Ответ на этот вопрос будет зависеть от ряда факторов. Пункт назначения, пожалуй, самый важный, но также и стаж и предпочтения самого путешественника.Обеспечение комфортной, но рентабельной поездки – сложная задача для бизнеса, и именно поэтому им необходимо разработать сильную корпоративную политику в отношении поездок.
Как рассчитываются суточные в дни путешествия?
Управление деловыми поездками – это сложный танец с перелетами, гостиницами, питанием и управлением расходами на деловые поездки в перерывах между встречами, от коротких поездок на такси и кофе до обедов со стейками и развлечений с десятком клиентов в чужом городе.
В то время как более крупные расходы можно легко установить в рамках хорошо разработанной корпоративной политики в отношении командировок, немногие элементы являются столь же детализированными и отчетливыми, как суточные.
Суточные – это суточные, которые компания назначает деловым путешественникам для покрытия расходов, часто включая их транспорт, гостиницу, питание и непредвиденные расходы. Суточные могут варьироваться в зависимости от компании. Немногие факторы напрямую влияют на то, как бизнес-путешественники принимают решения в дороге, а также на суточные. Это также одна из областей, где менеджеры по командировкам могут максимально контролировать бюджет командировок с помощью подробной отчетности и прозрачности.
Учить больше!
Окончательный контрольный список для неуправляемых поездок . Скачать сейчас
Ставки суточных и порядок составления отчетов о расходах после поездки являются основными факторами в принятии политики в отношении командировок. Суточные также являются одной из самых спорных частей деловых поездок после поездки: деловые путешественники перечисляют и отправляют свои квитанции, а менеджеры по поездкам или финансовые команды просматривают одну за другой, чтобы убедиться, что они находятся в рамках политики.
Плюсы и минусы суточных
Руководители компании несут ответственность за определение суточных, доступных для деловых путешественников.У некоторых бизнес-путешественников могут быть ограничения по ценам на авиабилеты и отели, которые они выбирают, а также параметры того, сколько они могут потратить на еду и транспорт, помимо принятия более крупных решений о покупке. В то время как авиабилеты и отели часто оплачиваются непосредственно работодателем, деловым путешественникам обычно приходится нести другие повседневные расходы.
Некоторые работодатели устанавливают фиксированные суточные или фиксированные суточные, которые работодатели выплачивают деловым путешественникам независимо от того, сколько они тратят. Тогда бизнес-путешественник решает, пойти ли он поужинать стейком в ближайшем баре или заработать немного денег, выбрав фаст-фуд.
Фактическое количество определяется местами назначения, которые часто посещают деловые путешественники, и тем, сколько компания готова инвестировать в то, чтобы деловые путешественники могли получить удовольствие от поездки. За кадром отлаженная бизнес-поездка в конечном итоге позволит сократить расходы, позволяя компании вкладывать больше денег в обеспечение безопасности и продуктивности своих деловых путешественников в дороге.
Суточные установлены, потому что назначенные командировочные расходы становятся бизнес-расходами, не облагаемыми налогом.Типичные не облагаемые налогом расходы на деловые поездки включают все транспортные расходы, включая самолеты, поезда, автобусы и арендуемые автомобили, а также короткие поездки с использованием такси или приложений для совместного использования.
В нее также входят расходы на багаж, питание, проживание и непредвиденные расходы.
Когда суточные идут не так
Неправильная выплата суточных в контексте плохо продуманной политики командировок или использования устаревшего решения для управления командировками может в конечном итоге стоить компании дополнительных денег.
В прошлом управление командировками достигало своей цели – сократить расходы за счет удовлетворения путешественников, превратив деловую поездку из возможности в ужасный источник разочарования сотрудников и главную причину напряженности в отношениях с руководством.
В надежде снизить затраты, улучшить отчетность и оптимизировать процесс командировок, компании предложат платформу управления командировками, чтобы навязать политику. Хотя эти строгие правила, казалось, снижали командировочные расходы, заставляя сотрудников тратить в рамках политики, на самом деле они часто добивались прямо противоположного результата в результате примитивных или чрезмерно жестких платформ.
Сотрудники чувствовали себя в ловушке системы, которая вызывала у них разочарование и доставляла негативный опыт, путешествуя по работе.Когда сотрудники не применяют текущее решение, они находят способы использовать альтернативные сайты и бронируют вне системы. Корпоративные менеджеры по командировкам и администраторы теряют время и ресурсы, разбирая жалобы, неправильно представленные расходы и расходы, не соответствующие установленным правилам.
Это не означает, что суточные должны быть неограниченными и зависеть только от усмотрения деловых путешественников. Но важно сотрудничать с компанией по управлению деловыми поездками, которая понимает важность удовлетворения путешественников не меньше, чем деньги компании.Цель состоит в том, чтобы разработать корпоративную политику в отношении поездок – и установить суточные – вместе с поставщиком технологий, который помогает бизнес-путешественникам не только добираться туда, где им нужно, но и создавать среду, в которой сотрудники чувствуют себя расслабленными и счастливыми, чтобы они могли сосредоточиться на том, что они должны достичь, находясь там, а не процесс – и расходы – связанные с этим.
Расходы имеют решающее значение для суточного расчета
Ручное списание расходов – один из худших элементов, которые корпоративные менеджеры по командировкам могут включить в свою корпоративную политику в отношении командировок.Отсутствие предложения или интеграции с новейшими технологиями управления расходами входит в пятерку основных нарушителей политики в отношении поездок. Это утомительно и отнимает много времени – во время самой деловой поездки и после нее.
Любой дорожный воин может сказать вам, что вызовы в деловых поездках не прекращаются, когда обратный рейс падает на взлетно-посадочную полосу. Устаревшие туристические платформы и программы часто создают дополнительные препятствия, когда дело доходит до процессов расчета и возмещения командировочных расходов.
Путешественники, и особенно дорожные воины, должны иметь возможность оплачивать расходы на ходу в несколько кликов.Это можно легко исправить, используя новейшие технологии управления расходами, интеграцию и партнерство, которые откроют программу путешествий вашей компании в будущем. Дорожные воины могут быстро и легко организовать свои расходы на ходу. Финансовым отделам не придется иметь дело со счетами, выставленными месяцами назад, что обеспечит лучшую видимость и контроль над командировочными расходами.
TripActions сотрудничает с Expensify, чтобы оптимизировать процесс списания расходов. Деловые путешественники, бронирующие билеты на TripActions, могут автоматически передавать свои бронирования и квитанции в Expensify, где финансовые отчеты затем объединяются, чтобы дать администраторам четкое представление об истинной стоимости всей поездки.
Рассчитайте суточные, исходя из числа сегодняшних путешественников
При расчете суточных важно учитывать реалии деловых поездок сегодня. Устаревший взгляд на деловые поездки не включает в себя одноранговые службы обмена. Однако, как отмечается в наших прогнозах на 2019 год, использование приложений экономики совместного потребления среди деловых путешественников растет, и мы видим больше усилий по интеграции таких услуг в корпоративные политики и инструменты в отношении путешествий.
Благодаря сервисам автоматического списания расходов для бизнес-пользователей от Lyft и Uber, путь к интеграции в корпоративную политику хорошо известен.
Поощрение к экономии
Деловые путешественники тратят меньше, когда им предоставляется возможность получать вознаграждения.
В то время как программы стимулирования обычно разрабатываются для бронирования отелей, менеджеры по поездкам могут предоставить деловым путешественникам возможность увеличить суточные на ежедневные расходы на питание и транспорт, сделав более осмотрительный выбор при бронировании отелей. Это может в конечном итоге сэкономить деньги компании, а также предоставить деловым путешественникам больше свободы в их повседневных поездках.
Если вы хотите узнать больше о том, как рассчитывать суточные для своих деловых путешественников, и использовать технологии, которые делают это простым и эффективным для бизнес-путешественников и менеджеров по поездкам, свяжитесь с нами сегодня.
Возмещение командировочных и суточные
суточные для поездок внутри страны
Слово «суточные» означает «за день» или «за каждый день». Суточные – это суточные на покрытие расходов на питание во время путешествия, которое включает ночевку. Суточные не выплачиваются за поездку в тот же день.Суточные покрывают расходы на питание и чаевые. Квитанции для получения суточных не требуются. Проконсультируйтесь по вопросу компенсации суточных расходов на питание для внутренних поездок.
Суточные рассчитаны из расчета четырех кварталов по 6 часов. Путешественнику разрешается одна четвертая часть суточных за каждый период продолжительностью 6 часов или его часть.
Предоставление питания – Уменьшите сумму требуемых суточных, если вам предоставили какое-либо питание во время вашего путешествия. Например, если обед был предоставлен конференцией, вычтите суточные за обед из общей суммы, которую вы отправляете на возмещение.Если вы организовали деловой обед, не требуйте возмещения расходов на питание и суточных. Проконсультируйтесь по вопросу компенсации суточных расходов на питание для внутренних поездок.
Компенсация за международные поездки / суточные
В зависимости от внутренней политики их подразделения, иностранные путешественники могут получить компенсацию расходов на проживание либо на основании фактических квитанций, либо на основе ставок Госдепартамента США. Для оплаты питания и непредвиденных расходов путешественники должны использовать ставки Департамента государственного питания и непредвиденных расходов (M&IE).
Какой бы метод компенсации ни был выбран для проживания, необходимо использовать для всей поездки.
Фактический способ получения жилья – Во время международных поездок сотрудники могут оплачивать проживание, используя свою университетскую T-карту или личные средства. Преимущества использования T-Card включают автоматическое преобразование в доллары США в точке продажи и избежание личных расходов сотрудника на проживание.
Независимо от способа оплаты проживания, все квитанции должны быть переведены на английский язык и представлены в качестве документации для отчета о расходах ТЕА.Выполните действия, описанные в разделе 8.2.1 «Запрос на возмещение расходов на поездки сотрудников внутри страны или за границу и их деловое питание».
Метод суточных суточных Государственного департамента США – Ставки суточных иностранных граждан Государственного департамента США за проживание не связаны со ставками на питание и непредвиденные расходы (M&IE). Суточные за дни отъезда и возвращения рассчитываются по квартальной методике.
Ставки на проживание – Максимальная сумма проживания предназначена для того, чтобы в значительной степени покрыть стоимость проживания в адекватных, подходящих и недорогих помещениях.
Тарифы на питание и непредвиденные расходы (M&IE) – Эти расходы включают питание и следующие непредвиденные расходы:
- Личное пользование комнатой и ванной в дневное время
- Гонорары и чаевые официантам, носильщикам, кладовщикам, посыльным, обслуживающему персоналу отеля, распорядителям столовой и аналогичным сотрудникам
- Телефонные звонки для бронирования номеров в гостиницах, бизнес-запросы, такие как статус заработной платы, расходные квитанции и авансирование средств
- Стирка, химчистка и глажка одежды
- Вентиляторы, кондиционеры, отопление, радио или телевидение в комнатах
- Транспортировка между местом проживания или работы и местами за пределами территории для получения еды, когда ее невозможно получить в непосредственной близости
Прочие расходы, не включенные в ставки M&IE, могут быть возмещены методом фактического поступления.
Предоставление питания – Уменьшите сумму суточных иностранного M&IE, которую вы требуете, если вам предоставили какое-либо питание во время вашего путешествия, включая питание на конференции или на борту самолета, поезда или корабля:
- Завтрак – вычет 15%
- Обед – вычет 25%
- Ужин – вычет 40%
Если вы организовали деловой обед, не требуйте возмещения расходов на питание и суточных. Проконсультируйтесь по вопросу компенсации суточных расходов на питание для внутренних поездок.
15.1.3 Организация поездки
15.4.4 Определение разрешенного использования транспортных средств отдела и автомобильного пула
8.1.1 Деловые обеды, закуски и алкоголь
8.2.1 Запрос компенсации за внутренние или международные поездки сотрудников и деловое питание
15.1 Поездки – внутри страны Путешествовать
Путеводитель для деловых поездок
Деловые поездки
Ставки на проживание
Отели
Компенсация суточных расходов на питание для внутренних поездок
U.S. Государственный департамент Суточные для иностранных граждан
Последнее обновление: 10 февраля 2020 г. | Утвержден: старший помощник вице-президента по бизнесу и финансам | Действует: сентябрь 2012 г.
Определение суточных выплат
Что такое суточные?
Суточные – это суточные, выплачиваемые сотрудникам для покрытия расходов, понесенных во время командировки. Деловые расходы обычно включают проживание, транспорт, питание и любые другие непредвиденные расходы.Суточные – латинский термин, означающий «за день» – также может относиться к структурной системе вознаграждения, в которой работнику платят посуточно, а не почасово или помесячно.
Ключевые выводы
- Суточные – это суточные, выплачиваемые сотрудникам для покрытия расходов, понесенных во время командировки.
- Суточные удобны, когда сотрудники накапливают ежегодные деловые расходы, такие как проживание, питание, поездки и т. Д.
- Компании могут предлагать суточные в виде корпоративных кредитных карт, полного или частичного покрытия расходов или фиксированных дневных ставок.
- Большинство фирм используют стандартную ставку, установленную федеральным правительством, как ориентир для своих суточных.
Общие сведения о суточных выплатах
Суточные полезны для некоторых должностей, требующих длительных командировок, из-за которых сотрудники несут ежегодные деловые расходы, такие как проживание, питание, поездки и т. Д. Компании используют разные системы для покрытия этих расходов:
- Кредитные карты компании : Некоторые компании выдают кредитные карты своим сотрудникам.Это позволяет им немедленно оплачивать деловые расходы во время работы, не неся никаких расходов самостоятельно.
- Полное или частичное покрытие расходов : В то время как некоторые компании полностью покрывают расходы на сотрудников, некоторые фирмы предлагают суточные только для частичных расходов, особенно в отношении таких вещей, как проживание, питание и поездки.
- Фиксированные суммы : Многие корпорации предоставляют своим сотрудникам определенную фиксированную дневную ставку. Ожидается, что сотрудники полностью или частично покроют свои расходы за счет этих суточных.
Суточные также относятся к структуре компенсации, получаемой некоторыми работниками. Работники с суточной оплатой получают зарплату по дням или по количеству проделанной работы. Эти типы работников обычно работают по временным или краткосрочным контрактам, а не на полную ставку. Медицинские работники и замещающие учителя являются примерами работников, выплачивающих суточные.
Особые соображения
Суточные для большинства служащих федерального правительства устанавливаются U.S. Администрация общих служб (GSA). Компании с политикой выплаты суточных для деловых расходов используют эту федеральную ставку суточных в качестве ориентира. Стандартные тарифы на поездки как внутри страны, так и за границу вступают в силу 1 октября каждого года. Хотя ставки, устанавливаемые правительством США, основаны на стоимости жизни в городе компании, оно может устанавливать свои ставки выше или ниже стандартной ставки.
Суточные, превышающие стандартную ставку, требуют, чтобы работник платил налог с суммы превышения.Избыточная выплата указана в графе 12 формы W-2. Непредставление отчета о коммерческих расходах работодателю в течение 60 дней, как правило, приводит к уплате налога на полную выплату суточных.
Сотрудники обязаны платить налоги на любую сумму сверх стандартной ставки суточных.
Суточные не являются частью заработной платы работника, если выплата равна или меньше федеральной ставки суточных, и работник представляет отчет о коммерческих расходах своему работодателю.Выплаты обычно учитываются как необлагаемый налогом доход сотрудникам и отражаются отдельно от налогооблагаемого дохода в Форме W-2. Отчет о деловых расходах должен быть представлен работодателю в течение 60 дней после завершения поездки и должен содержать подробные сведения о цели поездки, дате и месте, а также квитанции о возмещении расходов из собственного кармана.
Суточные для самозанятых лиц
Частные предприниматели могут использовать только суточные для оплаты питания. Как и другие сотрудники, самозанятые лица должны вести учетные отчеты о расходах с указанием даты, места и цели командировки.Также может потребоваться хранение квитанций, хотя в тех случаях, когда их нет, их все же рекомендуется держать.
Виды суточных
Компании по-разному относятся к выплате суточных. Как отмечалось выше, они могут выпускать кредитные карты, полностью или частично покрывать расходы, предлагать фиксированные ставки или требовать от сотрудников покрытия расходов из собственного кармана для возмещения позднее.
Суточные могут полностью или частично покрывать коммерческие расходы. Компании могут использовать суточные для проживания и питания или суточные для покрытия только расходов на питание.Например, частичные суточные могут составлять 100 долларов только для покрытия расходов на питание, в то время как расходы на проживание и непредвиденные расходы оплачиваются из собственного кармана. Некоторые компании выплачивают суточные, выписывая сотруднику чеки в качестве подтверждения того, что они не связаны с его доходом.
Фиксированные ставки
Компания, которая применяет метод фиксированных суточных для покрытия деловых расходов, обычно платит сотруднику фиксированную сумму в день. Например, суточные для консультанта по информационным технологиям (ИТ), работающего в течение недели в другом городе, могут составлять 200 долларов в день: 100 долларов на проживание, 50 долларов на питание и 50 долларов на непредвиденные расходы.
Непредвиденные расходы – это расходы, которые конкретно не определены, но определяются по усмотрению сотрудников. Непредвиденные расходы могут включать в себя расходы на транспорт, услуги прачечной, Интернет, обслуживание номеров, чаевые для серверов и так далее. Если сотрудник использует свой личный автомобиль в командировке, ему будет возмещена ставка возмещения миль Службы внутренних доходов (IRS) – дополнительная ставка, используемая для расчета вычитаемых затрат на использование транспортного средства в деловых целях.
Наличные расходы
В случаях, когда сотрудники обязаны оплачивать свои расходы авансом и самостоятельно, компании обычно требуют от них подачи претензий. Если претензии в отношении личных расходов утверждаются, фирмы выплачивают своим сотрудникам компенсацию за коммерческие расходы. Этот метод требует гораздо больше времени, поскольку требует, чтобы сотрудники проверяли претензии и квитанции, утверждали или отклоняли запросы на возмещение расходов и производили выплаты сотрудникам.
Преимущества суточных
Компании, которые используют предоплату суточных и / или корпоративные кредитные карты, экономят время и избавляют сотрудников от необходимости хранить и регистрировать квитанции.Если выплата была покрыта суточными, а стоимость ниже суммы суточных, оплата утверждается без необходимости документации. Если назначенная сотруднику стоимость еды составляет 100 долларов в день, любая сумма, равная или меньше 100 долларов на питание в день, не требует коммерческих квитанций. Однако если сотрудник тратит на питание сверх этой суммы, квитанции необходимо будет подавать в его или ее отдел кадров (HR).
Что происходит с лишними деньгами? Сотрудники могут оставлять себе неизрасходованные деньги.Это может послужить стимулом для экономии средств со стороны сотрудников, которые любят сэкономить.
Понимание суточных
«Суточные» или дневная ставка – это фиксированная сумма компенсации, выплачиваемой сотрудникам за ежедневное проживание, питание и непредвиденные расходы, понесенные во время деловых поездок. Ставки устанавливаются ежегодно Управлением общих служб (GSA) для пунктов назначения в континентальной части США; иностранные ставки (например, Аляска, Гавайи, Пуэрто-Рико и Гуам) устанавливаются Министерством обороны и иностранными ставками (за пределами США).S. и его территории) устанавливаются Госдепартаментом.
Если вы путешествуете по делам или у вас есть сотрудники, которые путешествуют, важно понимать суточные, которые предлагают альтернативу возмещению расходов на основе подробных записей о расходах и требуют менее сложной бухгалтерской отчетности. Здесь мы отвечаем на вопросы, которые могут у вас возникнуть о суточных, о том, как они работают и что связано с налогообложением.
Что входит в суточные?
GSA делит суточные на две категории:
Питание и непредвиденные расходы
Категория питания и непредвиденных расходов (M&IE) включает в себя все питание (завтрак, обед и ужин), обслуживание номеров, стирку, химчистку, глажку одежды, а также сборы и чаевые для людей, которые предоставляют услуги, такие как серверы общественного питания и багаж. перевозчики.Суточные на питание зависят от местоположения и делятся на шесть уровней.
В крупных городах максимальный уровень суточных обычно составляет 76 долларов США; в небольших городах, в которых проводятся значительные деловые поездки, суточные выплачиваются между 2 и 5 уровнями (от 56 до 71 доллара). Для районов, которые обычно не посещают бизнес-путешественники, минимальная ставка уровня составляет 55 долларов США.
Расходы на проживание
Категория жилья охватывает жилье для ночлега, такое как отели, мотели, гостиницы, курорты и апартаменты.Отдельная ставка суточных устанавливается как для M&IE, так и для проживания в каждом месте. Например, на 2020 финансовый год ставки суточных в Атланте варьируются от 157 до 156 долларов за проживание и 66 долларов за M&IE. Для Чикаго ставки на проживание колеблются от 125 до 229 долларов в зависимости от месяца, а суточные M&IE – от 125 до 229 долларов. составляет 76 долларов.
Почему цены различаются в зависимости от местоположения
Ставки суточных основаны на прожиточном минимуме в районе. Ставки суточных в крупных городах, таких как Чикаго, Нью-Йорк и Лос-Анджелес, выше, чем в пригородах, потому что товары и услуги в крупных городах, как правило, дороже.Ставки на проживание также могут меняться от месяца к месяцу в зависимости от спроса и предложения. Наибольшая сумма суточных проживания в Нью-Йорке, например, приходится на осень, сезон, который привлекает наибольшее количество туристов и деловых путешественников. Ставки суточных равны обновляется ежегодно и вступает в силу 1 октября, в первый день финансового года федерального правительства.
Определение ставок для каждого местоположения
Спросите у отдела кадров или бухгалтерского учета вашего работодателя конкретные ставки или найдите информацию на веб-сайте GSA, где вы можете выполнить поиск по городу, штату или почтовому индексу за текущий финансовый год (октябрь.С 1 по 30 сентября). Если вы хотите просмотреть следующий финансовый год или любой другой год с 1997 года, выполните поиск по штатам и выберите соответствующий год из раскрывающегося меню. Щелкните «Найти ставки суточных», чтобы просмотреть результаты с разбивкой по основному месту назначения, округу, максимальному количеству жилья по месяцам, а также питанию и непредвиденным расходам (M&IE).
Если вы ищете область, которая не охвачена таблицами GSA (например, Гавайи, которые не являются частью континентальной части США), появятся две ссылки, которые направят вас на соответствующий веб-сайт: Министерство обороны для иностранцев. путешествия (Аляска, Гавайи, Пуэрто-Рико и Гуам) и Государственный департамент по всем зарубежным направлениям.
Стандартная ставка суточных
Стандартная ставка в размере 55 долларов США в сутки для M&IE и стандартная ставка в размере 96 долларов США в сутки для проживания (2020 финансовый год) применяется к любому месту, для которого не указана ставка в таблицах GSA. Это верно для всех штатов континентальной части США.
Использование ставок GSA работодателем
Хотя большинство предприятий используют ставки суточных, установленные GSA, они могут использовать альтернативные методы компенсации. Например, работодатели могут использовать метод IRS по высокой-низкой ставке, который устанавливает одну фиксированную ставку суточных для мест с высокими затратами (например,г., Нью-Йорк, Чикаго и округ Колумбия) и единая фиксированная ставка для всех остальных мест. Для путешествий 1 октября 2019 года или после этой даты тариф составляет 297 долларов (71 доллар только для M&IE) за поездку в любой район с высокими затратами и 200 долларов (60 долларов за M&IE) за поездку в любое другое место в континентальной части США.
Налоги на выплату суточных
Суточные не считаются заработной платой и, следовательно, не облагаются налогом, если они соответствуют определенным условиям. Вы будете облагаться налогами, если выполняется одно из следующих условий:
- Выплата превышает допустимую федеральную ставку суточных
- Вы не подавали отчет о расходах своему работодателю
- В вашем отчете о расходах не указаны дата, время, место, сумма и коммерческая цель расхода
- Ваш работодатель выплачивал вам суточные и не требовал отчета о расходах.
Если любая из вышеперечисленных ситуаций верна, ваши суточные будут считаться заработной платой и будут облагаться подоходным налогом и налогом на заработную плату. Сумма будет указана вашим работодателем в вашей форме W-2. Если просто ваша суточная была выше допустимой федеральной ставки суточных, только сумма превышения будет считаться заработной платой.
Чтобы обосновать свои командировочные и связанные с ними расходы, вам необходимо будет вести журнал, в котором будут указаны дни, в которые вы ездили по делам, куда вы отправились, а также деловую цель поездки.Примечание. Если ваша деловая поездка длится более года в одном месте – даже если она связана с двумя или более отдельными заданиями – вы можете не иметь права на освобождение от налога в соответствии с правилами выплаты суточных. Чтобы избежать неблагоприятных налоговых последствий, проконсультируйтесь со своим налоговым консультантом перед тем, как отправиться в длительную командировку.
Суточные в качестве альтернативы заработной плате
Поскольку суточные не облагаются налогом, некоторые люди могут задать вопрос: «Могу ли я согласиться на более низкую зарплату с суточными вместо более высокой без суточных?» Ответ – нет.«Политика выплаты суточных не может быть создана таким образом, чтобы можно было обозначить то, что должно быть выплачено, как что-то еще – в данном случае суточные.
Итог
Суточные обеспечивают возмещение расходов сотрудникам, которые путешествуют с деловыми целями. Ставки варьируются в зависимости от места и времени года и делятся на две категории: проживание и питание и непредвиденные расходы (M&IE). Если ваши выплаты не превышают максимальную федеральную ставку суточных, они не облагаются налогом; если суточные превышают федеральные ограничения, любое превышение будет облагаться налогом как обычный доход.
Ставки суточных могут меняться ежегодно, и законы о налогах на суточные могут быть сложными. Проконсультируйтесь с квалифицированным налоговым специалистом, если у вас есть вопросы или опасения по поводу политики вашей компании в отношении суточных.
Ваша компания в Эстонии | Какое дневное пособие? Как это работает?
Дневное пособие – это командировочное пособие, предоставляемое членам правления компании. Они могут быть выплачены им с корпоративного банковского счета бесплатно. они не облагаются налогами.Они работают как любое другое рабочее место в командировках. Например, если вы, как член правления дизайнерского агентства, едете на конференцию дизайнеров в Сан-Франциско, США, на одну неделю, вы можете запросить недельное суточное пособие на поездку.
Чтобы получить суточное пособие, вы должны сначала выплатить себе зарплату члена совета директоров. Ежедневное пособие облагается налогом на членов совета директоров в размере вашей заработной платы.
Некоторые люди спрашивают, могут ли они платить себе «зарплату» из суточных, если они постоянно путешествуют как цифровые кочевники.Это не так. Не следует рассматривать суточные как не облагаемую налогом заработную плату . Деловая поездка должна иметь очень четкую цель и конкретную продолжительность. Вы можете посетить клиента на месяц или отправиться на саммит на одну неделю, но вы не можете использовать это, чтобы поехать в Чиангмай и прожить там три месяца. Нужна конкретная причина.
Закон определяет, что максимальная сумма, которую вы можете заплатить самостоятельно, составляет 50 евро за первые 15 дней месяца путешествия и 32 евро за оставшуюся часть месяца:
Лимит не облагаемых налогом суточных во время командировки за границу составляет 50 евро за первые 15 дней командировки за границу (максимум 15 дней в календарный месяц) и 32 евро за каждый из следующих дней (Закон о подоходном налоге § 13 (3 ) ( один)).
Как использовать суточное пособие?
Чтобы воспользоваться суточным, прежде всего необходимо заранее сообщить нам о поездке. Нам необходимо соответствующее документальное сопровождение поездки, включая, если возможно, авиабилеты, проживание (например, AirBnB) и обоснование поездки (билеты на конференцию, подписанный документ от клиента, подтверждающий ваше посещение и т. Д.).
Затем, после поездки, вы можете перевести эту сумму на свой личный банковский счет.Укажите «Ежедневное пособие» в концепции перевода и убедитесь, что сумма денег верна. Другой вариант – получить деньги в банкомате с помощью корпоративной дебетовой карты. В этом случае вам необходимо сообщить нам, чтобы мы смогли сопоставить выплату с суточным пособием.
Правило трех месяцев в Германии – как обеспечить соответствие расходов
Серьезная проблема (или внезапная вспышка пандемии) может привести к тому, что бизнес-путешественники будут проводить больше времени вне дома, чем планировалось изначально.
Поскольку такие поездки связаны с работой, работодатели несут ответственность за оплату ежедневного питания путешественника. Они могут сделать это либо с помощью регулярных возмещений на основе квитанции, либо путем выплаты туристу пособия. В последнем случае важно отметить, что надбавки не могут выплачиваться без налогов на неопределенный срок и ограничены трехмесячным периодом.
Ниже мы рассмотрим правило трех месяцев, исключения и способы обеспечения соответствия этой специфике немецкого рынка.
Что такое немецкое правило трех месяцев?
Суточные (надбавки) на ежедневные расходы не облагаются налогом только в течение трех месяцев непрерывных поездок в определенном месте.
По законам Германии пособия на длительное пребывание от трех месяцев облагаются налогом. Таким образом, важно точно записывать все данные о командировках, чтобы обеспечить соответствие расчета суточных .
Пребывание в каком-либо месте продолжительностью три дня или более в неделю считается «длительным пребыванием». Каждое такое пребывание в одном месте добавляется до трех месяцев, если не прерывается 28 или более днями отсутствия в указанном месте.
Постоянные командировки на мобильные средства, такие как самолеты, корабли и другие транспортные средства, освобождаются от этого правила.
Назначения в разных местах для одного работодателя также будут считаться «длительным пребыванием», если их общая продолжительность превышает три месяца. В «Дополнительном письме BMF о реформе командировочных расходов 2014 года» подробно описано, как применяется правило трех месяцев в случае изменения места назначения командированного.
Любое прерывание продолжительного пребывания минимум на четыре недели приводит к перезапуску часов на трехмесячный период. И это независимо от причины прерывания.
Одно- или двухдневное пребывание, даже в одном и том же месте, не включает трехмесячный период.Сотрудник может работать извне два дня в неделю в течение девяти месяцев и при этом получать свое дневное пособие.
Обеспечение соблюдения правила трех месяцев
Германия регулирует максимальные ставки суточных, как для поездок внутри страны, так и за границу, и обновляет их каждый год. В 2021 году тарифы на проезд по Германии следующие:
.14 € в день для командировок продолжительностью от восьми до 24 часов.Эта ставка действительна для дней отправления и возвращения в многодневных поездках. Это также относится к поездкам с ночными работами продолжительностью более двух календарных дней («полуночный регламент») и распределяется на день с самым продолжительным отсутствием.
28 € в день для поездок продолжительностью более 24 часов.
№ суточные для поездок продолжительностью менее восьми часов в сутки.
Есть четыре способа не подпадать под правило трех месяцев:
Прерывание деловой поездки на срок более четырех недель (будь то работа, отпуск или болезнь).
Проведение мероприятий для разных клиентов в одном и том же месте во время поездки.
Работает на внешнем предприятии два дня в неделю или меньше.
Работает на мобильном объекте, например, на корабле.
Как MobileXpense помогает обеспечить соблюдение правила трех месяцев
Правила, тарифы и положения, применимые к немецким организациям, регулярно обновляются в нашем решении нашей командой по соблюдению нормативных требований.