Командировка на один день: как оформить и учесть?

Выбрать журналАктуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложенияАктуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения: учет в сельском хозяйствеБухгалтер Крыма: учет в унитарных предприятияхБухгалтер Крыма: учет в сельском хозяйствеБухгалтер КрымаАптека: бухгалтерский учет и налогообложениеЖилищно-коммунальное хозяйство: бухгалтерский учет и налогообложениеНалог на прибыльНДС: проблемы и решенияОплата труда: бухгалтерский учет и налогообложениеСтроительство: акты и комментарии для бухгалтераСтроительство: бухгалтерский учет и налогообложениеТуристические и гостиничные услуги: бухгалтерский учет и налогообложениеУпрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложениеУслуги связи: бухгалтерский учет и налогообложениеОплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложениеАвтономные учреждения: акты и комментарии для бухгалтераАвтономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложениеБюджетные организации: акты и комментарии для бухгалтераБюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложениеКазенные учреждения: акты и комментарии для бухгалтераКазенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложениеОплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: акты и комментарии для бухгалтераОтдел кадров государственного (муниципального) учрежденияРазъяснения органов исполнительной власти по ведению финансово-хозяйственной деятельности в бюджетной сфереРевизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учрежденийРуководитель автономного учрежденияРуководитель бюджетной организацииСиловые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение

20192020

НомерЛюбой

Электронная версия

Частные случаи командировок, или как правильно произвести расчет с работниками – Аналитика

23 сентября 2011

Частные случаи командировок, или как правильно произвести расчет с работниками

Если работник задерживается. Работник может в силу разных причин задержаться в командировке: например, из-за нехватки времени для завершения работы; отсутствия возможности выполнить задание; временной нетрудоспособности и т. д.

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение № 749), не содержит ограничений касательно длительности командировки, а также срока ее продления. Эти условия определяются работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей поручения. Это правило не распространяется на госслужащих. Их командировка может продлеваться в исключительных случаях, но не более чем на пять дней1.

Оформление продления командировки. Чтобы продлить срок командировки, корректировать ранее оформленные документы (служебное задание, командировочное удостоверение и проч.) не нужно. Достаточно составить приказ о продлении служебной поездки в произвольной форме. В нем следует отразить причину этого, новый срок и поручение сотрудникам бухгалтерии, чтобы работнику заблаговременно были перечислены дополнительные суточные, а также средства на оплату жилья и других командировочных расходов (п.

10 Положения № 749).

Суточные и вынужденная задержка в пути. В соответствии с п. 11 Положения № 749 дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Таким образом, даже если работник не работает во время задержки, но при этом фактически продолжает находиться в командировке, суточные подлежат выплате.

Особое правовое регулирование предусмотрено для случаев вынужденной остановки в пути, если работник командирован на территорию государства, входящего в СНГ, с которым у Российской Федерации заключено межправительственное соглашение, на основании которого в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы (п. 19 Положения № 749).

Для определения размера суточных при заграничной командировке (для территории РФ и иностранных государств суточные различаются) в случае вынужденной задержки в пути необходимо определить, где именно она произошла.

Если отметки о пересечении госграницы нет, то суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации на основании таких документов, как, например, справка из аэропорта о переносе вылета самолета из-за плохих метеорологических условий2.

Совмещение командировки с отпуском/выходными. На практике встречаются проблемы, связанные с возмещением расходов на проезд, если работник желает задержаться после окончания командировки в месте командирования на выходные или провести в нем свой отпуск либо, наоборот, приезжает к месту командирования заранее. Зачастую организации отказываются их возмещать работнику, поскольку получается, что по одному из билетов работник ездил в командировку, а по другому – в отпуск. Однако, исходя из многочисленных разъяснений Минфина РФ, они могут быть полностью возмещены самой организацией, ведь она понесла аналогичные расходы и вне зависимости от добровольной задержки или предварительной поездки работника для отдыха3.

Открытым остается вопрос о необходимости уплаты НДФЛ и страховых взносов с компенсации стоимости проезда, если командировка совмещается с отдыхом. Позиция Минфина РФ неоднозначна. В некоторых случаях ведомство признает оплату организацией билета со сроком приезда ранее (позднее) начала (окончания) срока командировки, обозначенного в приказе о командировании, доходом работника в натуральной форме (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). В других – допускает освобождение от уплаты НДФЛ и страховых взносов, если отпуск не длиннее командировки4.
Работодателям следует исходить из ситуации и самостоятельно принимать решение о необходимости уплаты перечисленных платежей.

Командировка работника к месту своей регистрации. В соответствии с п. 11 Положения № 749 если работник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Для законодателя критерием выплаты суточных является именно факт возможности возвращения работника к месту постоянного жительства. Следовательно, если гражданин находится в командировке, из которой он может ежедневно возвращаться к месту своей регистрации, но фактически постоянно там не проживает, то ему должны выплачиваться суточные.

Как разъясняет ВС РФ в своем решении от 04.03.2005 № ГКПИ 05-147, суточные имеют своей целью покрытие личных расходов работника на срок служебной командировки. Ведь средний заработок работнику на время командировки сохраняется, проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы оплачивается, возмещаются расходы по найму жилого помещения. Выплату же суточных работнику законодатель обусловил проживанием работника вне места постоянного жительства более 24 часов.

Иными словами, работник не вправе рассчитывать на суточные, если едет в командировку на один день либо ежедневно возвращается к месту постоянного жительства. Исключение – случаи направления работника в командировку на территорию иностранного государства (п. 20 Положения № 749). Но в силу ст. 8 и 168 ТК РФ работодатель может установить дополнительные гарантии (выплаты) для указанных случаев.

В связи с противоречивостью судебной практики5 организации придется самостоятельно решать вопрос, будет ли она признавать суммы суточных за однодневные командировки налогооблагаемым доходом работника с учетом конкретной ситуации.

Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом случае решается руководителем организации, поэтому если командировка работника проходит в месте его постоянного жительства, но работодатель признал нецелесообразность его возвращения непосредственно к своему месту жительства (например, для ночевки), то суточные выплачиваются.

Можно ли не выплачивать суточные, если в командировке организовано питание работника?

• Документ Авансовый отчет
• Начисления организации

Вопрос:

Согласно статье 127 действующего Трудового кодекса Республики Казахстан от 23 ноября 2015 года № 414-V определены определенные гарантии и компенсационные выплаты для работников, направляемых в командировки. 

Если то, что касается оплаты расходов по проезду, по найму жилого помещения не вызывает недопонимании и разногласии, то выплата «суточных за календарные дни нахождения в командировке, в том числе за время в пути» часто вызывают разные толкования, так как некоторые утверждают,

что «суточные» – это расходы на питание, то есть если работник обеспечен питанием во время командировки, то суточные можно не выплачивать, а некоторые утверждают что «суточные» должны выплачиваться вне зависимости обеспечен ли работник питанием или нет, так как в действующем Трудовом кодексе РК отсутствует определение «суточных».  

В связи с чем, прошу дать чёткое разъяснение, можно ли не выплачивать суточные, если работник обеспечен питанием при направлении в командировку в нижеследующих ситуациях: 

• Работодатель направляет работника работающего в городе в административном здании компании (режимом работы пятидневная рабочая неделя) на месторождение за чертой города (около 100-300 км.) и обеспечивает работника трехразовым питанием в столовой месторождения. При этом иногда работник возвращается в тот же день, иногда задерживается на несколько дней, а также кроме питания работник обеспечивается транспортом, проживанием на месторождении за счет работодателя. 
• Работника приглашает другая организация на мероприятие (конференции, форумы, демонстрация какого либо оборудования в качестве рекламы и т.д.) и за свой счет организует питание, трансфер из аэропорта, транспортировку, проживание, то есть командировочные расходы несет не работодатель, а приглашающая сторона. В данном случае работник выезжает не для выполнения трудовых обязанностей, и не в целях обучения.

Ответ:

Нурымбетов Б.Б. 24.10.2019, 12:10

Согласно подпункту 1) пункта 2 статьи 127 Трудового Кодекса Республики Казахстан работникам, направляемым в командировки, оплачиваются суточные за календарные дни нахождения в командировке, в том числе за время в пути. 

Следовательно, под суточными понимается денежная компенсация, на погашение расходов работника, возникающие в связи с нахождением работника вне места его постоянной работы (и соответственно места жительства) и подлежащие выплате за каждые сутки нахождения в командировке. Работник сам решает, на какие цели их тратить. 

Таким образом, обеспечение работника питанием на месте командирования не является основанием для невыплаты суточных.

Источник:  Блог-платформа государственных органов Республики Казахстан.

Все, что вам нужно знать о командировочных суточных

Если вы путешествуете по работе, вам следует убедиться, что вы знакомы с федеральными ставками суточных. Федеральные ставки суточных определяют, сколько в среднем должны оплачиваться сотрудники для покрытия их расходов, пока они находятся в командировке. Если вы никогда раньше не ездили по работе, изучите ставки суточных в регионе, куда вы направляетесь, поскольку они различаются в зависимости от пункта назначения.

В этой статье мы обсудим ставки суточных, подробно разграничим расходы на проживание, питание и непредвиденные расходы, а также рассмотрим, как подать отчет о расходах вашему работодателю.

Что такое суточные?

Суточные – это фиксированная сумма, которая используется для покрытия таких расходов, как проживание, питание и другие непредвиденные расходы, когда вы путешествуете по служебным делам.

Суточные применяются к сотрудникам любого предприятия, которое решило следовать федеральным правилам. Федеральные суточные – это сумма, которую правительство выплачивает своим сотрудникам, когда они едут на работу. Правительство составило собственную таблицу суточных по штатам, чтобы стандартизировать суммы этих выплат.Суточные также защищают и убеждают вас в том, что получаемая вами заработная плата будет справедливой и должна покрыть все ваши расходы.

Хотя эти ставки суточных применяются к государственным служащим, многие частные предприятия также приняли эти ставки. Если ваша компания использует государственные ставки суточных, вам, вероятно, будет трудно договориться о дополнительных деньгах во время путешествий.

Связано: Справочник по суточным рабочим местам

Что нужно знать о ставках суточных

Сумма суточных выплачивается сверх вашей заработной платы или почасовой ставки и предназначена для компенсации вам неработающих -карманные расходы во время путешествий.Сумма, которую вам, вероятно, будут должны, рассчитывается на основе нескольких различных факторов, в том числе:

Местоположение

Суточные в основном рассчитываются на основе стоимости жизни в вашем пункте назначения. Ставки суточных сильно различаются в зависимости от штата и округа. Неудивительно, что в Нью-Йорке одни из самых высоких ставок суточных в стране. Места с самыми низкими ставками суточных в стране – это более сельские районы, такие как Монтана, Миссури и Небраска.

Продолжительность поездки

Сумма суточных рассчитывается как суточная.Например, если вы едете в штат, где суточные составляют 100 долларов в день, вы будете получать 100 долларов за каждый день пребывания там по делам. Вы также должны отметить, что поездки продолжительностью более 30 дней получают только 75% от обычной ставки. За поездки продолжительностью более 180 дней вы получите 55% от обычной ставки. В целом, такой расчет командировочных расходов экономит время, которое они потратили бы на заполнение и просмотр подробных отчетов о расходах.

Жилье в сравнении с питанием и непредвиденными расходами

Суммарная ставка суточных фактически рассчитывается на основе двух различных категорий: проживание, питание и непредвиденные расходы. Опять же, оба рассчитываются на основе средней стоимости жизни в этом районе, но любые оставшиеся расходы на проживание должны быть возвращены в конце вашей поездки. Любые неиспользованные средства, выделенные на питание и другие расходы, остается у работника, но он должен учитывать, что эти избыточные средства подлежат обложению подоходным налогом.

Вот основные различия между проживанием, питанием и непредвиденными расходами, о которых вам следует знать:

• Жилье: Жилье покрывает гостиницу или любое другое место, где вы останавливаетесь во время деловой поездки.IRS отмечает, что работодатель может совмещать проживание с питанием и непредвиденными расходами, поэтому используйте суточные, по которым сотрудник остается на ночь, когда вы возмещаете им начисленные расходы.

• Питание и непредвиденные расходы: Суточные на питание и непредвиденные расходы включают в себя все обеды, обслуживание номеров, стирку, химчистку и глажку одежды, а также сборы и чаевые лицам, предоставляющим такие услуги, как официанты и грузчики . IRS также заявляет, что лица, работающие не по найму, могут использовать только суточные для покрытия расходов на питание.

Любые налоги, взимаемые со счета сотрудника в гостинице, не будут покрываться за счет суточных, но могут быть учтены как прочие расходы. Частный работодатель также может решить покрыть только расходы на питание работника. Очень немногие обвинения в этой категории будут отклонены, если очевидно, что счет был выставлен на нужды служащего. Однако вам следует быть осторожными и получать отдельные чеки, если вы идете обедать с коллегами.

Связано: 7 шагов, чтобы упорядочить ваши документы и убрать беспорядок на вашем столе

Как подать отчет о расходах вашему работодателю

Пока вы в командировке, сохраняйте все свои чеки.Когда вы вернетесь из поездки, подайте отчет о расходах в свою компанию и отправьте его в соответствующий отдел. Ваш отчет о расходах должен включать следующее:

1. Даты поездки и время прибытия: Суточные также зависят от сезона. Деловые поездки зимой значительно дешевле, чем летом, когда большинство городов переживают самый загруженный туристический сезон. Работодатели учтут этот фактор при рассмотрении деловых поездок, которые вам следует предпринять.

2. Расходы по местам: Вы будете платить, исходя из стоимости жизни в месте, куда вы путешествуете. У IRS есть список населенных пунктов с высокими и низкими ценами, которые могут служить ориентиром при составлении планов деловых поездок. Обратите внимание, что они могут изменяться каждый год в связи с меняющимися изменениями в федеральных налоговых правилах.

3. Сумма каждого платежа: Убедитесь, что вы разделяете чеки во время командировок для правильного распределения личных расходов.Вам все равно придется оплатить оставшиеся платежи, превышающие установленные федеральными или штатными ставками суточных.

4. Цель командировки: Свяжитесь с менеджером при планировании командировки. Обычно ваш менеджер должен предоставить разрешение перед вашим отъездом и предоставить ресурсы относительно ставок суточных в районе, в который вы собираетесь. Помните, что суточные не считаются частью вашего базового оклада, если выплаты равны или меньше федеральной ставки суточных и вы предоставляете отчет о расходах.

Даже если вам будут платить на основе суточных, а не ваших индивидуальных расходов, вам нужно будет представить отчет о расходах в качестве доказательства того, что вы оплатили еду и дорожные расходы из собственного кармана.

Связано: Как сообщать о коммерческих расходах

Часто задаваемые вопросы, суточные

Что такое суточные?

Суточные – это пособие на проживание (без налогов), питание и непредвиденные расходы.Администрация общих служб (GSA) устанавливает ставки суточных для пунктов назначения в 48 нижних континентальных Соединенных Штатах (CONUS). Госдепартамент устанавливает иностранные ставки (например, Канада, Испания, Япония). Министерство обороны (DOD) устанавливает ставки для иностранных граждан, которые включают Аляску, Гавайи и все территории США. Для получения дополнительной информации о тарифах для иностранных граждан посетите Комитет Министерства обороны США по оплате суточных, командировок и транспортных надбавок на сайте www.defensetravel.dod.mil, а расценки для иностранных граждан можно найти на сайте http: // aoprals.state.gov.

Как узнать размер суточных для (города / округа, штата)?

Чтобы узнать тарифы, посетите сайт www.gsa.gov/perdiem. Нажмите на штат, который вам нужен, чтобы просмотреть ставки этого штата, или введите местоположение в поле поиска. Несмотря на то, что некоторые города указаны для удобства поиска, не все города могут или будут перечислены, поэтому поищите округ, в котором вы будете работать. Чтобы найти округ, посетите explorer.naco.org.Если город или округ, который вы ищете, не указан на странице суточных GSA, применяется стандартная ставка CONUS.

В чем разница между нестандартными зонами (NSA) и стандартными местоположениями CONUS?

Нестандартные территории (НСЗ) часто посещаются федеральным сообществом и пересматриваются ежегодно. Стандартные местоположения CONUS реже посещаются федеральным сообществом и специально не указаны на нашем веб-сайте.

Как устанавливаются ставки суточных CONUS для NSA?

Суточные устанавливаются на основе данных о средней дневной ставке (ADR), предоставленной подрядчиком для местных объектов размещения. Недвижимость должна быть пожаробезопасной и иметь идентификационный номер FEMA. ADR – это показатель индустрии туризма, который делит доход от аренды номеров на количество проданных номеров. Все ставки оцениваются, чтобы гарантировать, что они справедливы и равны в процессе утверждения GSA и Управления управления и бюджета.Для получения более подробной информации посетите страницу «Факторы, влияющие на стоимость проживания».

Как GSA устанавливает границы для применения суточных?

5 U.S.C § 5702 дает администратору Управления общего обслуживания США (GSA) право устанавливать систему возмещения федеральным служащим расходов на проживание (проживание, питание и непредвиденные расходы), связанных с официальными поездками. Закон регулирует то, как GSA устанавливает ставки сегодня, и позволяет администратору GSA устанавливать надбавки на эти расходы в зависимости от местности и требовать отчитываться перед Конгрессом.Закон был создан для защиты федеральных служащих, справедливо возмещая им командировочные расходы. Кроме того, если федеральный служащий не может найти комнату в рамках установленных суточных, политика в отношении поездок позволяет агентству возмещать фактические расходы на проживание в отеле в размере до 300 процентов от установленных суточных.

Программа суточных имеет несколько стандартов, которым она следует в своей систематической структурированной методологии выплаты суточных. Первый уровень – это «стандартная ставка», которая применяется примерно к 85 процентам округов континентальной части Соединенных Штатов.

Согласно политике GSA, если и когда федеральное агентство от имени своих сотрудников потребует, чтобы стандартная ставка была недостаточной в определенной области для покрытия транспортных расходов, предусмотренных законом, GSA изучит местность для определения должна ли изучаемая местность стать «нестандартной территорией». Если исследование рекомендует изменение, оно будет внесено, если сочтет нужным. GSA внедрила процесс ежегодного обзора и обновления как стандартных, так и нестандартных областей.

Стандартная «линия границы» для нестандартных территорий обычно составляет один округ. Это относится примерно к 85 процентам нестандартных ставок, устанавливаемых GSA. Однако в некоторых случаях агентства запрашивают, чтобы ставка применялась к району, превышающему один округ, например, к столичному региону. В очень небольшом количестве случаев агентство может и запросило, чтобы ставка применялась только к городу, а не ко всему округу. В некоторых сельских районах ставка иногда применяется к более чем одному округу из-за отсутствия адекватной выборки данных, чтобы установить ставку в противном случае.

GSA использует стандарт кода Федеральной серии обработки информации (FIPS) для своих областей применения. Хотя GSA часто использует почтовые индексы для выбора образцов данных об отелях, область применения кодируется кодом FIPS, если только федеральное агентство не хочет, чтобы ставка применялась только к определенным почтовым индексам. Эти коды находятся в ведении Американского национального института стандартов (ANSI) для обеспечения единообразной идентификации географических объектов во всех федеральных правительственных учреждениях.

Каким образом нестандартная зона CONUS (NSA) может получить специальный обзор?

Для того, чтобы GSA провело «специальную» проверку нестандартной области (NSA) в течение текущего финансового года, менеджер по поездкам Федерального агентства или эквивалентное лицо с должностью или должностью должны подать подписанное письмо на фирменном бланке агентства или бланках заявив, что нынешняя ставка суточных неадекватна.Запрос должен содержать следующую информацию:

1. Географические области, которые вы хотите, чтобы мы изучили, особенно почтовые индексы.
2. Названия собственности (включая адреса, почтовые индексы и тарифы), в которых останавливаются ваши федеральные путешественники во время временных командировок, и те объекты (включая адреса, почтовые индексы и ставки), которые не будут соответствовать федеральной ставке суточных.
3. Сколько раз использовались фактические расходы и / или федеральные путешественники были вынуждены использовать другое жилье, чтобы оставаться в пределах максимально допустимой ставки суточных, что привело к дополнительным транспортным расходам (аренда автомобиля, такси).

Все действительные запросы, отправленные не позднее 31 декабря, будут рассматриваться. Все действительные запросы, полученные после 31 декабря, но до 1 апреля, будут оцениваться в ходе ежегодного цикла проверки следующего финансового года. После того, как все требования будут представлены, GSA получит обновленные данные от нашего подрядчика, чтобы определить, следует ли увеличить, уменьшить или оставить без изменений суточные. Мы будем проводить не более одной «специальной» проверки для конкретного АНБ ежегодно.

Письма должны быть отправлены: Руководителю группы суточных, Политика управления командировками (MTT), Администрация общих служб, 1800 F Street, NW, Вашингтон, округ Колумбия 20405. Для получения более прямого обслуживания также отсканируйте и отправьте свой запрос по электронной почте (подписанное письмо на бланке агентства необходимо прикрепить) на адрес [email protected].

Как я могу запросить создание нового АНБ?

Процедура и крайний срок запроса такие же, как и в FAQ №6.Однако запросы, полученные после 31 марта, не будут включены в годовой цикл проверки следующего финансового года, поскольку ежегодная проверка уже началась.

Что делать, если города нет в списке на веб-сайте CONUS Per Diem?

Если города нет в списке, убедитесь, что округ, в котором он расположен, также не указан. Посетите веб-сайт Национальной ассоциации округов по адресу explorer.naco.org, чтобы определить округ, в котором находится пункт назначения.Если города нет в списке, но есть округ, то ставка суточных – это ставка для всего округа. Если город и округ не указаны в списке, тогда эта область получает стандартную скорость определения местоположения КОНУС.

Могут ли отели отказать в выплате суточных служащим федерального правительства и подрядчикам федерального правительства?

Гостиницы не обязаны соблюдать федеральные ставки суточных. Предлагать ставку или нет – это бизнес-решение каждого объекта размещения.Отели также могут или не могут расширить тариф на других лиц, например, на государственных подрядчиков.

Соответствует ли государственная ставка отеля федеральной ставке суточных?

Отели

иногда предлагают ставку “GOV”, которая может отличаться от федеральной ставки суточных. Если он выше, вам необходимо получить подтверждение фактических расходов до поездки, чтобы получить полное возмещение. Путешественник обязан знать федеральные ставки возмещения суточных и не должен предполагать, что ставка GOV совпадает с федеральной ставкой суточных.См. Главу 301 FTR, подраздел D-Фактические расходы и следуйте инструкциям вашего агентства.

Включены ли налоги на проживание в суточные CONUS?

Налоги на проживание не включены в суточные CONUS. §301-11.27 Федерального правила путешествий гласит, что в CONUS налоги на проживание, уплачиваемые федеральным путешественником, подлежат возмещению как прочие командировочные расходы, ограниченные налогами на возмещаемые расходы на проживание. Для иностранных регионов налоги на проживание не были исключены из ставок суточных иностранных граждан, установленных Государственным департаментом.Отдельные претензии по налогам на проживание, уплаченным за границей, не допускаются. Некоторые штаты и местные органы власти могут освобождать федеральных путешественников от уплаты налогов. Для получения дополнительной информации о статусе освобождения от налогов путешественникам следует посетить страницу государственных налоговых форм.

Включены ли налоги и чаевые (чаевые) в ставку расходов на питание и непредвиденные расходы (M&IE)?

Да, в стоимость питания и непредвиденных расходов (M&IE) включены налоги и чаевые, поэтому путешественникам не будут возмещаться отдельно эти расходы.

Что считается непредвиденными расходами?

Глава 300, часть 300-3 Федерального правила поездок, в рамках суточных расходов, описывает непредвиденные расходы как: [сборы и чаевые, предоставляемые носильщикам, перевозчикам багажа, персоналу отелей и персоналу на судах.

Как часто проводится исследование ставок расходов на M&IE?

Исследование M&IE традиционно проводится каждые три-пять лет.Основываясь на рекомендациях Общегосударственного консультативного комитета по командировкам, GSA начало пересматривать ставки каждые три года, начиная с 2016 финансового года. Ставки были обновлены в 2019 финансовом году и варьируются от 55 долларов США для стандартной ставки CONUS и от 56 до 76 долларов США для уровней NSA. .

Какова ставка возмещения M&IE в первый и последний день поездки?

В первый и последний день командировки федеральные служащие имеют право только на 75 процентов от общей ставки M&IE для места их временной служебной командировки (не официального места службы).Для вашего удобства на странице разбивки M&IE есть таблица, показывающая рассчитанную сумму для «первого и последнего дня путешествия».

Могу ли я комбинировать оплату проживания и суточных M&IE («комбинировать»), чтобы получить более красивый номер в отеле или потратить больше на питание?

Для федеральных служащих Федеральное положение о поездках (FTR) не предусматривает «смешивания и согласования» ставок возмещения. Ставки суточных по проживанию являются максимальной суммой; путешественник получает только фактические расходы на проживание в пределах этой максимальной ставки.Таким образом, нет никаких «дополнительных» суточных для прибавления к ставке M&IE. Точно так же нельзя отказаться от суточных M&IE или перенести их на расходы по проживанию. См. FTR §301-11.100 и §301-11.101 для получения дополнительной информации.

Нужно ли мне предоставлять квитанции?

Для любого официального временного пункта назначения вы должны предоставить квитанцию, подтверждающую заявленные вами командировочные расходы на проживание, и квитанции о любых санкционированных расходах, понесенных на сумму более 75 долларов США, или причину, приемлемую для вашего агентства, объясняющую, почему вы не можете предоставить необходимую квитанцию ​​( см. Федеральные правила путешествий §301-11.25).

Что мне делать, если нет отелей с суточной оплатой?

Вы можете попросить свое агентство разрешить фактическую компенсацию расходов. В §§301-11.300–306 Федерального правила путешествий (FTR) отмечается, что если жилье недоступно в месте вашего временного дежурства, ваше агентство может разрешить или утвердить максимальную ставку суточных до 300% от суточных для места, где жилье получается. Вы также должны убедиться, что проверили www.fedrooms.com, чтобы подтвердить, что в районе, куда вам нужно поехать, нет комнат с суточной оплатой.

Получу ли я компенсацию за питание в случае однодневной поездки за пределы обычного места службы?

Согласно Федеральному правилу путешествий (FTR), путешественники имеют право на 75% от предписанного питания и на непредвиденные расходы за однодневную поездку за пределы вашего официального вокзала, если он длится более 12 часов. См. FTR §301-11.101.

Сколько суточных я могу заплатить подрядчику?

GSA устанавливает ставки суточных и соответствующие правила только для федеральных путешественников, находящихся в служебных командировках, и не может отвечать на конкретные запросы, касающиеся оплаты подрядчиков. Если подрядчик работает по федеральному контракту, проконсультируйтесь с сотрудником по контракту, чтобы узнать, что указано в его контракте. Подрядчикам также следует проверить правила поездок своей компании.

Сколько водитель грузовика может вычесть за питание в день?

GSA устанавливает ставки суточных, а также свою политику для федеральных служащих, находящихся только в служебных командировках. Вопросы, связанные с грузовиками, следует направлять либо в Департамент транспорта (www.dot.gov), либо в Налоговую службу (www.irs.gov).

IRS публикует новые суточные ставки для деловых поездок на 2021 год

Большинство деловых поездок было временно приостановлено на весенние и летние месяцы.Теперь некоторые люди снова начали путешествовать с деловыми целями, хотя и меньше, чем до начала пандемии COVID-19. В связи с сокращением командировок сейчас, возможно, самое подходящее время для того, чтобы пересмотреть – и, возможно, упростить – то, как ваша компания возмещает своим работникам проживание, питание и непредвиденные расходы за городом.

Одной из упрощенных альтернатив является «метод высокого-низкого». Вместо возмещения сотрудникам фактических командировочных расходов, этот метод обеспечивает фиксированных командировочных расходов в размере суточных. Эти суммы основаны на утвержденных IRS ставках, которые варьируются от местности к местности.Вот подробности.

Как это работает

Согласно методу «высокий-низкий», IRS устанавливает годовую фиксированную ставку для определенных районов с более высокой стоимостью жизни. Все местоположения на континентальной части США, которые не указаны как «дорогие», автоматически попадают в категорию недорогих. Метод «высокая-низкая» может использоваться вместо конкретных суточных для деловых поездок. Примеры районов с высокими затратами включают Сан-Франциско, Бостон и Вашингтон, округ Колумбия (полный список по штатам см. В таблице ниже.)

При некоторых обстоятельствах – например, если работодатель предоставляет жилье или оплачивает отель напрямую, – сотрудники могут получать компенсацию суточных только за питание и непредвиденные расходы. Также существует ставка в размере 5 долларов США на случай непредвиденных расходов для сотрудников, которые не оплачивают или не оплачивают питание в течение календарного дня (или неполного дня) поездки.

Не считаются непредвиденными расходами:

• Транспорт между местами проживания или работы и местами приема пищи, и
• Почтовые расходы по заполнению путевых листов и оплате счетов по платежным картам, спонсируемым работодателем.

Рассмотрите возможность отдельного возмещения сотрудникам этих расходов и последующего вычета этих сумм как обычных коммерческих расходов.

Упрощенный бухгалтерский учет

Если ваша компания использует ставки суточных, сотрудники не обязаны соблюдать обычные правила ведения документации, предусмотренные законом. При выплате суточных сбор бумажных или электронных квитанций о расходах, как правило, не требуется. Вместо этого работодатель просто выплачивает сотрудникам указанную надбавку.

Но сотрудники все равно должны обосновать время, место и деловую цель поездки. Возмещение суточных, как правило, не подлежит удержанию подоходного налога или налога на заработную плату и не указывается в форме W-2 сотрудника. Кроме того, суточные не могут выплачиваться лицам, владеющим 10% или более компании.

Обновленные цены

Налоговое управление США недавно обновило ставки суточных для деловых поездок на 2021 финансовый год, которые начались 1 октября 2020 года. В соответствии с методом высокой-низкой ставки суточные для всех областей с высокими расходами на континентальной части США составляют 292 доллара США для поездки после 30 сентября 2020 г. (221 доллар на проживание и 71 доллар на питание и непредвиденные расходы).Для всех остальных регионов континентальной части США ставка суточных составляет 198 долларов США для поездок после 30 сентября 2020 года (138 долларов США на проживание и 60 долларов США на питание и непредвиденные расходы). По сравнению с предыдущими упрощенными суточными, суточные за высокозатратную площадь снизились на 5 долларов, а суточные за низкую площадь – на 2 доллара.

IRS также изменило список областей с высокими затратами для поездок после 30 сентября. В список дорогостоящих добавлено :

• Лос-Анджелес, Калифорния.,
• Сан-Диего, Калифорния,
• Галф Бриз, Флорида,
• Кеннебанк / Киттери / Сэнфорд, Мэн и
• Вирджиния-Бич, Вирджиния.

С другой стороны, эти участки были исключены из предыдущего списка дорогостоящих населенных пунктов:

• Мидленд / Одесса, Техас и
• Пекос, Техас.

Важное примечание: Некоторые туристические достопримечательности считаются районами с высокими затратами только на сезонной основе. С 1 октября в следующих туристических направлениях изменилась часть года, в которой они являются высокозатратными населенными пунктами:

• Седона, Аризона.,
• Монтерей, Калифорния,
• Санта-Барбара, Калифорния,
• Вашингтон, округ Колумбия,
• Неаполь, Флорида,
• Джекил-Айленд / Брансуик, Джорджия,
• Бостон / Кембридж, Массачусетс,
• Филадельфия, Пенсильвания,
• Джеймстаун / Мидлтаун / Ньюпорт, Род-Айленд,
• Чарльстон, Южная Каролина

Важно: На этот метод распространяются различные правила и ограничения. Например, компании, которые используют метод «высокая-низкая» для сотрудника, должны продолжать использовать его для возмещения всех расходов на командировки в пределах континентальной части США в течение календарного года.Однако компания может использовать любой допустимый метод для возмещения этому сотруднику любых поездок за пределы континентальной части США.

Для командировок в течение последних трех месяцев календарного года работодатели должны продолжать использовать для сотрудника тот же метод (суточный или высоко-низкий), который они использовали в течение первых девяти месяцев календарного года. Также работодатели могут использовать:

1. Тарифы и места высокой стоимости, действующие в течение первых девяти месяцев календарного года, или
2. Обновленные ставки и населенные пункты с высокими затратами действуют в течение последних трех месяцев календарного года, при условии, что они используют одни и те же ставки и населенные пункты последовательно для всех сотрудников, которым возмещаются расходы по методу высокой-низкой.

Требование о вычетах на командировки

Что касается вычета сумм, возмещаемых работникам из налоговой декларации компании, работодатели должны рассматривать питание и непредвиденные расходы как расходы на еду и напитки, на которые распространяется лимит вычета 50% на расходы на питание. Для определенных категорий сотрудников, таких как рабочие воздушного транспорта, дальнобойщики и водители автобусов, процентная ставка составляет 80% расходов на еду и напитки, связанных с периодом службы в соответствии с U.S. Пределы часов работы Министерства транспорта.

Пример: Компания возмещает своему менеджеру по продажам участие в деловой встрече в Сан-Диего из высоких суточных в размере 292 доллара. Он может вычесть 256,50 долларов (221 доллар за проживание плюс 35,50 долларов за половину еды и надбавку на непредвиденные расходы).

Время изменения

Большинство компаний рассчитывают сократить деловые поездки в эпоху после COVID-19. Пока вы обновляете общие правила организации поездок, подумайте о переходе на метод “высокий-низкий”.Несмотря на то, что список населенных пунктов с высокой стоимостью проезда немного меняется от года к году, этот метод может сократить время и время, связанные с отправкой традиционных форм возмещения путевых расходов. Свяжитесь с вашим налоговым консультантом для получения дополнительной информации.

---

Список областей с высокими затратами на 2021 год

Государство	Ключевой город (даты вступления в силу *)
Аризона	Седона (1 октября – 1 декабря; 1 марта – 30 апреля; и 1 сентября – 30 сентября)
Калифорния	Лос-Анджелес (1 октября – 31 октября; 1 января – 30 сентября)
	Милл-Вэлли / Сан-Рафаэль / Новато (1 октября – 31 октября; 1 июня – 30 сентября)
	Монтерей (1 июня – 31 августа)
	Напа (1 октября – 30 ноября; 1 апреля – 30 сентября)
	Окленд
	Сан-Диего (1 февраля – 31 июля)
	Сан-Франциско
	Сан-Матео / Фостер-Сити / Бельмонт
	Санта-Барбара
	Санта-Моника
	Саннивейл / Пало-Альто / Сан-Хосе
Колорадо	Аспен (1 октября – 31 марта; 1 июня – 30 сентября)
	Крестед-Батт / Ганнисон (1 декабря – 31 марта)
	Денвер / Аврора (1 октября – 31 октября; 1 апреля – 30 сентября)
	Гранд-Лейк (1 декабря – 31 марта)
	Silverthorne / Breckenridge (1 декабря – 31 марта)
	Теллурид
	Вейл
Делавэр	Льюис (1 июля – 31 августа)
Округ Колумбия	Вашингтон, Д.С.
Флорида	Бока-Ратон / Делрей-Бич / Юпитер (1 декабря – 30 апреля)
	Форт-Лодердейл (1 января – 30 апреля)
	Форт-Майерс (1 февраля – 31 марта)
	Форт-Уолтон-Бич / ДеФуниак-Спрингс (1 июня – 31 июля)
	Gulf Breeze (1 июня – 31 июля)
	Ки-Уэст (1 октября – 31 июля)
	Майами (1 декабря – 31 марта)
	Неаполь (1 декабря – 30 апреля)
	Пляж Веро (1 декабря – 30 апреля)
Грузия	Джекил-Айленд / Брансуик (1 марта – 31 июля)
Иллинойс	Чикаго (1 октября – 30 ноября; 1 апреля – 30 сентября)
Мэн	Бар-Харбор / Рокпорт (1 июля – 31 августа)
	Kennebunk / Kittery / Sanford (1 июля – 31 августа)
Мэриленд	Оушен-Сити (1 июля – 31 августа)
Массачусетс	Бостон / Кембридж
	Фалмут (1 июля – 31 августа)
	Хианнис (1 июля – 31 августа)
	Виноградник Марты (1 июня – 30 сентября)
	Нантакет (1 июня – 30 сентября)
Мичиган	Петоски (1 июля – 31 августа)
	Траверс-Сити (1 июля – 31 августа)
Монтана	Биг Скай / Западный Йеллоустон / Гардинер (1 июня – 30 сентября)
Нью-Мексико	Карловы Вары
Нью-Йорк	Лейк-Плэсид (1 июля – 31 августа)
	Нью-Йорк (1 октября – 31 декабря; 1 марта – 30 сентября)
Орегон	Портленд (1 октября – 31 октября; 1 июня – 30 сентября)
	Приморье (1 июля – 31 августа)
Пенсильвания	Херши (1 июня – 31 августа)
	Филадельфия (1 октября – 30 ноября; 1 марта – 30 июня; 1 сентября – 30 сентября)
Род-Айленд	Джеймстаун / Мидлтаун / Ньюпорт (1 октября – 31 октября; 1 июня – 30 сентября)
Южная Каролина	Чарльстон (1 октября – 30 ноября; 1 марта – 30 сентября)
Теннесси	Нашвилл
Юта	Парк-Сити (1 декабря – 31 марта)
Вирджиния	Вирджиния-Бич (1 июня – 31 августа)
	Остров Уоллопс (1 июля – 31 августа)
Вашингтон	Сиэтл
	Ванкувер (1 октября – 31 октября; 1 июня – 30 сентября)
Вайоминг	Коди (1 июня – 30 сентября)
	Джексон / Пайндейл (1 июня – 30 сентября)

---

Источник: IRS * Если дата вступления в силу не указана, это место является высокозатратным в течение всего года.

© 2020

Определение суточных выплат

Что такое суточные?

Суточные – это суточные, выплачиваемые сотрудникам для покрытия расходов, понесенных во время командировки. Деловые расходы обычно включают проживание, транспорт, питание и любые другие непредвиденные расходы. Суточные – латинский термин, означающий «за день» – также может относиться к структурной системе вознаграждения, в которой работнику платят посуточно, а не почасово или помесячно.

Ключевые выводы

• Суточные – это суточные, выплачиваемые сотрудникам для покрытия расходов, понесенных во время командировки.
• Суточные удобны, когда сотрудники накапливают ежегодные деловые расходы, такие как проживание, питание, поездки и т. Д.
• Компании могут предлагать суточные в форме кредитных карт компании, полного или частичного покрытия расходов или фиксированных дневных ставок.
• Большинство фирм используют стандартную ставку, установленную федеральным правительством, как ориентир для своих суточных.

Общие сведения о суточных выплатах

Суточные полезны для некоторых должностей, которые требуют длительных командировок, заставляя сотрудников наращивать ежегодные деловые расходы, такие как проживание, питание, поездки и т. Д. Компании используют разные системы для покрытия этих расходов:

• Кредитные карты компании : Некоторые компании выдают кредитные карты своим сотрудникам. Это позволяет им немедленно оплачивать деловые расходы во время работы, не неся никаких расходов самостоятельно.
• Полное или частичное покрытие расходов : В то время как некоторые компании полностью покрывают расходы на сотрудников, некоторые фирмы предлагают суточные только для частичных расходов, особенно на такие вещи, как проживание, питание и поездки.
• Фиксированные суммы : Многие корпорации предоставляют своим сотрудникам определенную фиксированную дневную ставку. Ожидается, что сотрудники полностью или частично покроют свои расходы за счет этих суточных.

Суточные также относятся к структуре компенсаций, получаемых некоторыми работниками.Работники с суточной оплатой получают зарплату по дням или по количеству проделанной работы. Эти типы работников обычно работают по временным или краткосрочным контрактам, а не на полную ставку. Медицинские работники и замещающие учителя являются примерами работников, выплачивающих суточные.

Особые соображения

Суточные для большинства служащих федерального правительства устанавливаются Управлением общего обслуживания США (GSA). Компании с политикой выплаты суточных для деловых расходов используют эту федеральную ставку суточных в качестве ориентира.Стандартные тарифы на поездки как внутри страны, так и за границу вступают в силу 1 октября каждого года. Хотя ставки, устанавливаемые правительством США, основаны на стоимости жизни в городе компании, оно может устанавливать свои ставки выше или ниже стандартной ставки.

Суточные, превышающие стандартную ставку, требуют, чтобы работник платил налог с суммы превышения. Избыточная выплата указана в графе 12 формы W-2. Непредставление отчета о коммерческих расходах работодателю в течение 60 дней, как правило, приводит к уплате налога на полную выплату суточных.

Сотрудники обязаны платить налоги на любую сумму сверх стандартной ставки суточных.

Суточные не являются частью заработной платы работника, если выплата равна или меньше федеральной ставки суточных, и работник представляет отчет о коммерческих расходах своему работодателю. Выплаты обычно учитываются как необлагаемый налогом доход сотрудникам и отражаются отдельно от налогооблагаемого дохода в Форме W-2. Отчет о деловых расходах должен быть представлен работодателю в течение 60 дней после завершения поездки и должен содержать подробные сведения о цели поездки, дате и месте, а также квитанции о возмещении расходов из собственного кармана.

Суточные для самозанятых лиц

Частные предприниматели могут использовать только суточные для оплаты питания. Как и другие сотрудники, самозанятые лица должны вести учетные отчеты о расходах с указанием даты, места и цели командировки. Также может потребоваться хранение квитанций, хотя в тех случаях, когда их нет, их все же рекомендуется держать.

Виды суточных

Компании по-разному относятся к выплате суточных.Как отмечалось выше, они могут выпускать кредитные карты, полностью или частично покрывать расходы, предлагать фиксированные ставки или требовать от сотрудников покрытия расходов из собственного кармана для возмещения позднее.

Суточные могут полностью или частично покрывать коммерческие расходы. Компании могут использовать суточные для проживания и питания или суточные для покрытия только расходов на питание. Например, частичные суточные могут составлять 100 долларов только для покрытия расходов на питание, в то время как расходы на проживание и непредвиденные расходы оплачиваются из собственного кармана. Некоторые компании выплачивают суточные, выписывая сотруднику чеки, свидетельствующие о том, что они не связаны с его доходом.

Фиксированные ставки

Компания, которая применяет метод фиксированных суточных для покрытия деловых расходов, обычно платит сотруднику фиксированную сумму в день. Например, суточные для консультанта по информационным технологиям (ИТ), работающего в течение недели в другом городе, могут составлять 200 долларов в день: 100 долларов на проживание, 50 долларов на питание и 50 долларов на непредвиденные расходы.

Непредвиденные расходы – это расходы, которые конкретно не определены, но определяются по усмотрению сотрудников.Непредвиденные расходы могут включать в себя расходы на транспорт, услуги прачечной, Интернет, обслуживание номеров, чаевые для серверов и так далее. Если сотрудник использует свой личный автомобиль в командировке, ему будет возмещена ставка возмещения миль Службы внутренних доходов (IRS) – дополнительная ставка, используемая для расчета вычитаемых затрат на использование транспортного средства в деловых целях.

Наличные расходы

В случаях, когда сотрудники обязаны оплачивать свои расходы авансом и самостоятельно, компании обычно требуют от них подачи претензий.Если претензии в отношении личных расходов утверждаются, фирмы выплачивают своим сотрудникам компенсацию за деловые расходы. Этот метод требует гораздо больше времени, так как он требует, чтобы сотрудники проверяли претензии и квитанции, утверждали или отклоняли запросы на возмещение расходов и производили выплаты сотрудникам.

Преимущества суточных

Компании, которые используют предоплату суточных и / или корпоративные кредитные карты, экономят время и избавляют сотрудников от необходимости хранить и регистрировать квитанции.Если выплата была покрыта суточными, а стоимость ниже суммы суточных, оплата утверждается без необходимости документации. Если назначенная сотруднику стоимость еды составляет 100 долларов в день, любая сумма, равная или меньше 100 долларов на питание в день, не требует коммерческих квитанций. Однако если сотрудник тратит на питание сверх этой суммы, квитанции необходимо будет подавать в его или ее отдел кадров (HR).

Что происходит с лишними деньгами? Сотрудники могут оставлять себе неизрасходованные деньги.Это может послужить стимулом для экономии средств со стороны сотрудников, которые любят сэкономить.

Понимание суточных

«Суточные» или дневная ставка – это фиксированная сумма компенсации, выплачиваемой сотрудникам за ежедневное проживание, питание и непредвиденные расходы, понесенные во время деловых поездок. Ставки устанавливаются ежегодно Управлением общих служб (GSA) для пунктов назначения в континентальной части США; иностранные ставки (например, Аляска, Гавайи, Пуэрто-Рико и Гуам) устанавливаются Министерством обороны и иностранными ставками (за пределами США).S. и его территории) устанавливаются Госдепартаментом.

Если вы путешествуете по делам или у вас есть сотрудники, которые путешествуют, важно понимать суточные, которые предлагают альтернативу возмещению расходов на основе подробных записей о расходах и требуют менее сложной бухгалтерской отчетности. Здесь мы отвечаем на вопросы, которые могут у вас возникнуть о суточных, о том, как они работают и что в них входит с точки зрения налогообложения.

Что входит в суточные?

GSA делит суточные на две категории:

Питание и непредвиденные расходы

Категория питания и непредвиденных расходов (M&IE) включает в себя все питание (завтрак, обед и ужин), обслуживание номеров, стирку, химчистку, глажку одежды, а также сборы и чаевые для людей, которые предоставляют услуги, такие как столовые и багаж. перевозчики.Суточные на питание зависят от местоположения и делятся на шесть уровней.

В крупных городах максимальный уровень суточных обычно составляет 76 долларов США; в небольших городах, в которых проводится значительная часть деловых поездок, суточные выплачиваются между уровнями 2 и 5 (от 56 до 71 доллара США). Для районов, которые обычно не посещают бизнес-путешественники, минимальная ставка уровня составляет 55 долларов США.

Расходы на проживание

Категория жилья охватывает жилье для ночлега, такое как отели, мотели, гостиницы, курорты и апартаменты.Для каждого места проживания устанавливается отдельная ставка суточных как для M&IE, так и для проживания. Например, на 2020 финансовый год ставки суточных в Атланте варьируются от 157 до 156 долларов за проживание и 66 долларов за M&IE. Для Чикаго ставки на проживание колеблются от 125 до 229 долларов в зависимости от месяца, а суточные M&IE – от 125 до 229 долларов. составляет 76 долларов.

Почему цены различаются в зависимости от местоположения

Ставки суточных основаны на прожиточном минимуме в районе. Ставки суточных в крупных городах, таких как Чикаго, Нью-Йорк и Лос-Анджелес, выше, чем в пригородах, потому что товары и услуги в крупных городах, как правило, дороже.Ставки на проживание также могут меняться от месяца к месяцу в зависимости от спроса и предложения. Наибольшая сумма суточных проживания в Нью-Йорке, например, приходится на осень, сезон, который привлекает наибольшее количество туристов и деловых путешественников. Ставки суточных равны обновляется ежегодно и вступает в силу 1 октября, в первый день финансового года федерального правительства.

Определение ставок для каждого местоположения

Спросите у отдела кадров или бухгалтерского учета вашего работодателя конкретные ставки или найдите информацию на веб-сайте GSA, где вы можете выполнить поиск по городу, штату или почтовому индексу за текущий финансовый год (октябрь.С 1 по 30 сентября). Если вы хотите просмотреть следующий финансовый год или любой другой год с 1997 года, выполните поиск по штатам и выберите соответствующий год из раскрывающегося меню. Щелкните «Найти суточные», чтобы просмотреть результаты с разбивкой по основному месту назначения, округу, максимальному количеству жилья по месяцам, а также питанию и непредвиденным расходам (M&IE).

Если вы ищете область, которая не охвачена таблицами GSA (например, Гавайи, которые не являются частью континентальной части США), появятся две ссылки, которые направят вас на соответствующий веб-сайт: Министерство обороны для иностранцев. путешествия (Аляска, Гавайи, Пуэрто-Рико и Гуам) и Государственный департамент по всем зарубежным направлениям.

Стандартная ставка суточных

Стандартная ставка в размере 55 долларов США в сутки для M&IE и стандартная ставка в размере 96 долларов США в сутки для проживания (2020 финансовый год) применяется к любому месту, для которого не указана ставка в таблицах GSA. Это верно для всех штатов континентальной части США.

Использование работодателем ставок GSA

Хотя большинство предприятий используют ставки суточных, установленные GSA, они могут использовать альтернативные методы компенсации. Например, работодатели могут использовать метод IRS по высокой-низкой ставке, который устанавливает одну фиксированную ставку суточных для мест с высокими затратами (например,г., Нью-Йорк, Чикаго и округ Колумбия) и единая фиксированная ставка для всех остальных мест. Для путешествий 1 октября 2019 года или позже тариф составляет 297 долларов (71 доллар только для M&IE) за поездку в любой район с высокими затратами и 200 долларов (60 долларов за M&IE) за поездку в любое другое место в континентальной части США.

Налоги на выплату суточных

Суточные не считаются заработной платой и, следовательно, не облагаются налогом, если соответствуют определенным условиям. С вас будут взиматься налоги, если выполняется одно из следующих условий:

• Выплата превышает допустимую федеральную ставку суточных
• Вы не подавали отчет о расходах своему работодателю
• В вашем отчете о расходах не указаны дата, время, место, сумма и коммерческая цель расходов
• Ваш работодатель выплачивал вам суточные и не требовал отчета о расходах.

Если любая из вышеперечисленных ситуаций верна, ваши суточные будут считаться заработной платой и будут подлежать удержанию подоходного налога и налога на заработную плату. Сумма будет указана вашим работодателем в вашей форме W-2. Если просто ваша суточная была выше допустимой федеральной ставки суточных, заработной платой будет считаться только превышенная сумма.

Чтобы обосновать свои командировочные и связанные с ними расходы, вам необходимо будет вести журнал, в котором будут указаны дни, в которые вы ездили по делам, куда вы отправились, а также деловую цель поездки.Примечание. Если ваша деловая поездка длится более года в одном месте – даже если она включает два или более отдельных задания – вы можете не иметь права на освобождение от налога в соответствии с правилами выплаты суточных. Во избежание неблагоприятных налоговых последствий, проконсультируйтесь со своим налоговым консультантом перед тем, как отправиться в длительную командировку.

Суточные в качестве альтернативы заработной плате

Поскольку суточные не облагаются налогом, некоторые люди могут задать вопрос: «Могу ли я согласиться на более низкую зарплату с суточными вместо более высокой без суточных?» Ответ – нет.«Политика выплаты суточных не может быть создана таким образом, чтобы можно было обозначить то, что должно быть выплачено, как что-то еще – в данном случае суточные.

Итог

Суточные обеспечивают компенсацию сотрудникам, которые путешествуют с деловыми целями. Ставки варьируются в зависимости от места и времени года и делятся на две категории: проживание и питание и непредвиденные расходы (M&IE). Если ваши выплаты не превышают максимальную федеральную ставку суточных, они не облагаются налогом; если суточные превышают федеральные лимиты, любое превышение будет облагаться налогом как обычный доход.

Ставки суточных могут меняться ежегодно, и законы о выплате суточных могут быть сложными. Проконсультируйтесь с квалифицированным налоговым специалистом, если у вас есть вопросы или сомнения по поводу политики вашей компании в отношении суточных.

Суточные для деловых поездок в 2020 г.

Объявлены новые суточные ставки для деловых поездок на 2020 год

Учет возмещения командировочных расходов может быть обременительным. Вместо того, чтобы возмещать работникам фактические расходы, которые они несут на проживание, питание и непредвиденные расходы за городом, некоторые работодатели предпочитают выплачивать фиксированные суточные командировочных.Эти суммы основаны на утвержденных IRS ставках, которые варьируются от местности к местности. Вот что вам нужно знать, чтобы определить, подходит ли этот упрощенный подход для вашего бизнеса.

Минимум по методу максимума-минимума

По методу «высокий-низкий» IRS устанавливает годовую фиксированную ставку для определенных районов с более высокой стоимостью жизни. Все местоположения на континентальной части США, которые не указаны как «дорогие», автоматически попадают в категорию недорогих. Метод «высокая-низкая» может использоваться вместо конкретных суточных для бизнес-направлений.Примеры областей с высокими расходами включают Сан-Франциско, Бостон и Вашингтон, округ Колумбия.Вы можете загрузить PDF-файл со всем списком населенных пунктов с высокими расходами вместе с другой информацией о суточных здесь: Уведомление IRS 2019-55. Вы можете найти суточные федерального правительства по названию населенного пункта или почтовому индексу на веб-сайте Управления общих служб (GSA).

При некоторых обстоятельствах – например, если работодатель предоставляет жилье или оплачивает отель напрямую, – сотрудники могут получать компенсацию суточных только за питание и непредвиденные расходы.Также существует ставка в размере 5 долларов США на случай непредвиденных расходов для сотрудников, которые не оплачивают или не оплачивают питание в течение календарного дня (или неполного дня) поездки.

Не считаются непредвиденными расходами следующие статьи:

• Транспорт между местами проживания или работы и местами приема пищи, и
• Почтовые расходы по заполнению путевых листов и оплате счетов по платежным картам, спонсируемым работодателем.

Рассмотрите возможность отдельного возмещения сотрудникам этих расходов с последующим вычетом этих сумм как обычных коммерческих расходов.

У вас есть план?

Работодатели, не имеющие формального плана возмещения расходов, могут оказаться в невыгодном положении при попытке привлечь и удержать лучших продавцов и других сотрудников, которые регулярно путешествуют. Вот почему.

На период с 2018 по 2025 год Закон о сокращении налогов и рабочих местах приостановил различные детализированные вычеты – по таким статьям, как расходы на налоговую подготовку, инвестиционные расходы, профсоюзные взносы и невозмещенные коммерческие расходы сотрудников – для индивидуальных налогоплательщиков. Согласно предыдущему законодательству, налогоплательщики могли вычитать различные детализированные вычеты из своих личных налоговых деклараций в той степени, в которой общая сумма превышала 2% скорректированного валового дохода.

Если у вашей компании нет официальных политик и процедур возмещения расходов, ваши сотрудники не смогут вычесть командировочные расходы, связанные с бизнесом, из своих личных отчетов. Это означает, что в период с 2018 по 2025 год они будут вынуждены оплачивать из своего кармана невозмещенное проживание, питание и непредвиденные расходы за городом – без возможности вычесть эти расходы из своих личных налоговых деклараций.

С другой стороны, командировочные расходы, возмещаемые работодателем, не облагаются налогом для работника.А работодатель может вычесть возмещенные командировочные расходы как обычные деловые расходы.

Квитанций больше нет

Если ваша компания использует ставки суточных, сотрудники не обязаны соблюдать обычные правила ведения документации, предусмотренные законом. Квитанции о расходах при выплате суточных обычно не требуются. Вместо этого работодатель просто выплачивает сотрудникам указанную надбавку.

Но сотрудники все равно должны обосновать время, место и деловую цель поездки. Возмещение суточных, как правило, не подлежит удержанию подоходного налога или налога на заработную плату и не указывается в форме W-2 сотрудника.Также важно отметить, что суточные не могут выплачиваться лицам, владеющим 10% или более компании.

Обновленные тарифы

Налоговое управление США недавно обновило ставки суточных для деловых поездок на 2020 финансовый год, которые начались 1 октября 2019 года. В соответствии с методом максимума-минимума ставка суточных для всех районов с высокой стоимостью в континентальной части Соединенных Штатов составляет 297 долларов США для после 30 сентября 2019 г., командировочные (в том числе 226 долларов США на проживание и 71 доллар на питание и непредвиденные расходы).Для всех остальных регионов континентальной части США ставка суточных составляет 200 долларов США за проезд после 30 сентября 2019 года (включая 140 долларов за проживание и 60 долларов за питание и непредвиденные расходы). По сравнению с предыдущими упрощенными суточными, суточные по высокозатратной площади увеличились на 10 долларов, а суточные по дешевым площадям увеличились на 5 долларов.

IRS также изменило список областей с высокими затратами для поездок после 30 сентября. В список дорогих добавлены населенные пункты:

• Милл-Вэлли / Сан-Рафаэль / Новато, Калифорния.,
• Крестед-Батт / Ганнисон, Колорадо,
• Петоски, штат Мичиган,
• Биг Скай / Западный Йеллоустон / Гардинер, Монт.,
• Карловы Вары, Нью-Мексико,
• Нэшвилл, штат Теннеси, и
• Мидленд / Одесса, Техас.

С другой стороны, эти участки были удалены из предыдущего списка населенных пунктов с высокой стоимостью:

• Лос-Анджелес, Калифорния,
• Сан-Диего, Калифорния,
• Дулут, Миннесота,
• Моав, Юта, и
• Вирджиния-Бич, Вирджиния.

Важное примечание: Некоторые туристические достопримечательности считаются районами с высокими затратами только на сезонной основе. С 1 октября в следующих туристических направлениях изменилась часть года, в которой они являются высокозатратными населенными пунктами:

• Напа, Калифорния,
• Санта-Барбара, Калифорния,
• Денвер, Колорадо,
• Вейл, штат Колорадо,
• Вашингтон, округ Колумбия,
• Ки-Уэст, Флорида,
• Джекил-Айленд / Брауншвейг, Джорджия.,
• Нью-Йорк, Нью-Йорк,
• Портленд, штат Орегон,
• Филадельфия, Пенсильвания,
• Пекос, Техас,
• Ванкувер, Вашингтон, и
• Джексон / Пайндейл, Вайоминг.

Мелкий шрифт

На этот метод распространяются различные правила и ограничения. Например, компании, которые используют метод «высокая-низкая» для сотрудника, должны продолжать использовать его для возмещения всех расходов на командировки в пределах континентальной части США в течение календарного года.Однако компания может использовать любой допустимый метод для возмещения этому сотруднику любых поездок за пределы континентальной части США.

Для командировок в течение последних трех месяцев календарного года работодатели должны продолжать использовать тот же метод (метод суточных или метод высокой-низкой) для сотрудника, который они использовали в течение первых девяти месяцев календарного года. Также работодатели могут использовать:

1. Тарифы и места высокой стоимости, действующие в течение первых девяти месяцев календарного года, или
2. Обновленные ставки и населенные пункты с высокими затратами действуют в течение последних трех месяцев календарного года, при условии, что они используют одни и те же ставки и населенные пункты последовательно для всех сотрудников, которым возмещаются расходы по методу высокой-низкой.

Отчисления работодателям

Что касается вычета сумм, возмещаемых работникам из налоговой декларации компании, работодатели должны рассматривать питание и непредвиденные расходы как расходы на еду и напитки, на которые распространяется лимит вычета 50% на расходы на питание. Для определенных категорий сотрудников, таких как работники воздушного транспорта, водители грузовиков между штатами и водители автобусов, процентная ставка составляет 80% расходов на еду и напитки, связанных с периодом службы, с учетом ограничений по продолжительности рабочего времени, установленных в США.S. Департамент транспорта.

Пример: Компания возмещает своему менеджеру по маркетингу посещение июньской торговой выставки в Чикаго из высоких суточных в размере 297 долларов. Он может вычесть 261,50 долларов (226 долларов за проживание плюс 35,50 долларов за половину еды и надбавку на непредвиденные расходы).

Для получения дополнительной информации

Не позволяйте возмещению расходов на командировку стать источником разочарования для вас или ваших сотрудников. Обратитесь к своему налоговому консультанту Brady Ware за идеями по упрощению процесса возмещения, который пройдет тщательную проверку IRS, при одновременном устранении административной волокиты.

Налоговое управление

обнародовало новые суточные ставки для налогоплательщиков, путешествующих по делам

getty

Выпущены новые суточных номеров – немного раньше, чем обычно. Важно отметить, что они не вступят в силу до 1 октября 2020 года. Эти цифры должны использоваться для суточных и пособий, выплачиваемых любому сотруднику 1 октября 2020 года или после этой даты за поездки вне дома.

Налоговая служба (IRS) разрешает использовать ставки суточных, (что на латыни означает «на каждый день» – помните, юристы любят латынь), чтобы упростить возмещение расходов работодателям и работникам. Суточные – это фиксированная сумма, выплачиваемая сотрудникам для компенсации расходов на проживание, питание и непредвиденных расходов, понесенных во время деловых поездок, а не за счет фактических расходов.

Вот как обычно работают суточные

Ставка в сутки может использоваться работодателем для возмещения сотрудникам расходов на совместное проживание и питание или только расходов на питание. Суточные Выплаты не являются частью заработной платы работника для целей налогообложения, если выплаты равны или меньше федеральной ставки суточных и работник представляет отчет о расходах.Если сотрудник не предоставит полный отчет о расходах, платежи будут облагаться налогом в пользу сотрудника. Аналогичным образом, любые выплаты, превышающие ставку суточных в размере , также будут облагаться налогом.

Возмещенные и невозмещенные расходы

Компенсация является ключевой. Помните, что невозмещенные расходы на работу в настоящее время не подлежат вычету. Закон о сокращении налогов и рабочих местах (TCJA) устранил невозмещенные расходы на работу и различные детализированные вычеты с учетом минимального уровня 2% на налоговые годы с 2018 по 2025 год.Эти расходы включают невозмещенные путевые расходы и пробег.

Это также означает, что стандартная для бизнеса ставка миль (вы найдете здесь ставку 2020 года) не может использоваться для вычета невозмещенных командировочных расходов сотрудников за налоговые годы с 2018 по 2025 год. IRS пояснила, однако, что члены резервного компонента Вооруженных сил Соединенных Штатов, государственные или местные правительственные чиновники, получающие вознаграждение, и некоторые артисты-исполнители могут по-прежнему вычитать невозмещенные командировочные расходы сотрудников в качестве корректировки дохода на первая страница журнала 1040; Другими словами, эти люди могут продолжать использовать стандартную для бизнеса ставку пробега.Подробнее см. Уведомление 2018-42 (загружается в формате PDF).

Самозанятые налогоплательщики

А как насчет самозанятых налогоплательщиков? TCJA не изменил вычеты для самозанятых налогоплательщиков (тех, кто подает Приложение C). Самостоятельно занятые налогоплательщики по-прежнему могут вычитать расходы, связанные с предпринимательской деятельностью. Однако ставки суточных не так полезны для самозанятых, потому что они могут использовать только ставки суточных для покрытия расходов на питание. На самом деле это означает, что самозанятые налогоплательщики должны продолжать вести отличный учет и использовать точные цифры.

Новые номера

По состоянию на 1 октября 2020 года, специальное питание и непредвиденные расходы (M&IE) суточные ставки для налогоплательщиков в транспортной отрасли составляют 66 долларов США для любого места поездки в континентальной части США и 71 долларов США для любого населенного пункта выезжать за пределы континентальной части США; эти ставки такие же, как и в прошлом году. в сутки. Ставка на питание и непредвиденные расходы включает в себя все обеды, обслуживание номеров, стирку, химчистку и глажку одежды, а также сборы и чаевые для лиц, предоставляющих услуги, таких как серверы общественного питания и укладчики багажа.

Ставка на непредвиденные расходы остается только $ 5 в день, независимо от местоположения. Непредвиденные расходы включают гонорары и чаевые, выплачиваемые при проживании, включая носильщиков и персонал отеля. Транспорт между местом, где вы спите или работаете, и местом, где вы едите, а также расходы на подачу путевых листов и оплату счетов по платежным картам, спонсируемым работодателем, больше не включаются в непредвиденные расходы. Если вы хотите получить перерыв для них и используете ставку суточных , вы можете попросить своего работодателя возместить вам расходы.

Это хороший совет по всем направлениям: если вы ранее вычитали эти невозмещенные расходы на работу и больше не можете делать это в соответствии с TCJA, спросите своего работодателя о возможных компенсациях.

Конечно, поскольку стоимость поездки может варьироваться в зависимости от того, куда и когда вы собираетесь, для определенных направлений существуют специальные тарифы. Для целей метода обоснования “высокая-низкая” ставка суточных составляет 292 долларов для поездки в любой район с высокими затратами и 198 долларов для поездки в любой другой населенный пункт в пределах континентальной части Соединенных Штатов.Питание и непредвиденные расходы только суточных, для поездки в эти пункты назначения, остаются 71 долларов США, долларов США на поездку в места с высокими затратами и долларов США 60 долларов США на поездки в любые другие населенные пункты континентальной части США.

Список населенных пунктов с высокими затратами на весь календарный год или его часть, включая применимые ставки, можно найти в самом последнем уведомлении IRS. Однако есть несколько примечательных изменений, в том числе:

• В список дорогих населенных пунктов добавлены следующие населенные пункты: Лос-Анджелес, Калифорния; Сан-Диего, Калифорния; Галф Бриз, Флорида; Кеннебанк / Киттери / Сэнфорд, штат Мэн; и Вирджиния-Бич, Вирджиния.
• Следующие населенные пункты были удалены из списка населенных пунктов с высокой стоимостью: Мидленд / Одесса, штат Техас, и Пекос, штат Техас.
• Следующие населенные пункты изменили часть года, в которой они являются высокозатратными (это означает, что применяются сезонные ставки): Седона, Аризона; Монтерей, Калифорния; Санта-Барбара, Калифорния; Округ Колумбия (см. Также Мэриленд и Вирджиния; Неаполь, Флорида; Джекил-Айленд / Брансуик, Джорджия; Бостон / Кембридж, Массачусетс; Филадельфия, Пенсильвания; Джеймстаун / Мидлтаун / Ньюпорт, Род-Айленд; и Чарльстон, Южная Каролина.