Но если сотрудники организации посещают другие города в рабочих целях, а тем более проводят в командировках значительное количество времени, то положение и его продолжение в виде приказа будут жизненно важны для соблюдения норм документооборота и нормальной работы бухгалтерии.

Главный функционал Положения – документально оформить расходы, естественно возникающие при командировочных процессах, а также предупредить возможные спорные ситуации.

Элементы приказа

Документ формируется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 (который уже заменил ГОСТ Р 6.30-2003). В верхней части указываются:

• При наличии – товарный знак или эмблема организации. Обычно они имеются на фирменных бланках компании.
• Название организации, сотрудники которой составляют документ.
• Наименование приказа полностью.
• Номер документа.
• Дата.
• Место, где был составлен приказ.
• Регистрационный номер бумаги.

После вводной части обычно следует основной текст приказа. Он начинается с констатирующих слов о цели издания. Сослаться можно на желание сформировать определенный порядок направления в командировки, оптимизировать (документально оформить) возникающие в поездках работников расходы и пр. Во второй части основного текста распоряжения располагается список, который в большинстве случаев содержит указания относительно:

• Ссылки на Положение о командировках, обязательно прилагающееся к приказу. В первом пункте указываются его регистрационный номер и дата составления.
• Отмены предыдущего приказа об утверждении положения о служебных командировках. Второй пункт содержится в документе, только если ранее в организации уже существовало Положение и сейчас на утверждении находится свежий, более поздний вариант.
• Того, кому из работников поручается ввести в курс дела других сотрудников.
  Это могут быть главы отделов, начальники структурных подразделений, а также весь коллектив (при необходимости и реальности выполнения предъявляемых требований). Указываются ФИО и должность.
• Того, кто назначается ответственным за выполнением приказа.
• За кем остается контроль над выполнением всех пунктов официальной бумаги.

Заканчивается приказ визой руководителя организации. Если есть такая возможность, то ставится печать. Приказ будет выглядеть более внушительно, если будет напечатан на фирменном бланке компании. Если такой возможности нет, то не стоит забывать об указании реквизитов организации составителя.

Срок хранения приказа

Приказ об утверждении положений о командировках относится к документации по основной деятельности. Он вводит в действие Положение. Логично, что он имеет постоянный срок хранения.

Не стоит путать этот документ с бумагами, которые хранятся 75 и 5 лет. К последним относятся, например, приказы о краткосрочных командировках. Способ и систему документооборота каждая организация определяет для себя самостоятельно.

Главное – соблюдение норм, описанных в Перечне типовых управленческих документов. Последний утвержден Приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года и регулирует сроки хранения большинства типов документации. А приказам, хранящимся постоянно, посвящен его 19-ый пункт.

Альтернативный способ

Законным и юридически грамотным способом утвердить уже сформированное положение о служебных командировках, согласно третьему пункту ГОСТ 6.30 от 2003 года, является наложение грифа на его первую страницу. Однако этот способ может подойти не всем организациям. В первую очередь, тем, у которых в учетной политике не предусмотрен такой способ утверждения.

Да и при наложении грифа утверждения на обложку Положения необходимо придерживаться ряда правил и указывать положенную информацию. К ней относятся подпись руководителя компании, расшифровка, должность, дата.

Если нужны изменения

Положение о служебных командировках изначально составляется для того, чтобы избежать спорных и конфликтных ситуаций руководства с работниками, контрагентами, прежде всего, в финансово-хозяйственных вопросах. В нем рассматриваются принципиально важные моменты, позволяющие регулировать и оптимизировать алгоритм отправки в командировку. Это особенно важно, если компания отправляет своих сотрудников туда часто.

В случае если Положение перестало удовлетворять требованиям с течением времени либо случилась ситуация, которую необходимо там отразить, то в документ необходимо внести изменения. Причем начинается это изменение с должностной записки одного из сотрудников, принимающего участие в командировочном процессе (его финансировании).

Потом на основании записки издается приказ руководителя о необходимости внесения изменений. На основании этого приказа разрабатывается новое, более соответствующее условиям Положение. Потом оно утверждается уже новым приказом об утверждении положения о командировках.

Таким образом, в одной организации одновременно может находиться несколько приказов об утверждении, датированные разными числами и имеющие разные регистрационные номера. Для того чтобы не запутаться в подписываемой документации и для соблюдения норм документооборота, все приказы вносят в журнал приказов по основной деятельности в хронологическом порядке. В практической деятельности руководствуются самой свежей версией приказа об утверждении положения о командировках.

Хранение первичных документов | Новости Бухгалтер 911

“Вісник. Офіційно про податки”

Для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухучета, финотчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством. Выясним, кто должен отвечать за организацию бухучета и хранение первичных документов на предприятии, как исчисляются сроки их хранения, а также как налогоплательщику действовать в случае утраты, повреждения или уничтожения таких документов.

Статьей 1 Закона о бухучете определено, что первичный документ – это документ, который содержит сведения о хозяйственной операции.

Кроме того, п. 2.1 главы 2 Положения № 88 установлено, что первичные документы – это документы, созданные в письменной или электронной форме, содержащие сведения о хозяйственных операциях, включая распоряжения и разрешения администрации (собственника) на их проведение.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета и обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах, сохранение обработанных документов, регистров и отчетности в течение установленного срока, но не менее трех лет, несет собственник (собственники) или уполномоченный орган (должностное лицо), осуществляющий руководство предприятием, в соответствии с законодательством и учредительными документами (часть третья ст. 8 Закона о бухучете).

Согласно пунктам 6.6 и 6.7 главы 6 Положения № 88 хранение первичных документов и учетных регистров, которые прошли обработку и были основанием для составления отчетности, а также бухгалтерских и других отчетов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения или лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета предприятия. (От редакции Бухгалтер 911: согласно изменениям, внесенным в Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, хранение первичных документов будет обеспечивать лицо, обеспечивающее ведение бухгалтерского учета предприятия. Более подробно по ссылке).

СПРАВОЧНО

Большинство видов первичных бухгалтерских документов следует хранить не менее 3 лет – при условии, что контролирующие органы завершили их проверку, и 5 лет – в случае если такие документы содержат информацию о финансовых операциях.

Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской и иной отчетности в архиве предприятия, учреждения определяется согласно нормативно-правовым актом по вопросам определения сроков хранения документов, утвержденным центральным органом исполнительной власти, обеспечивающим формирование государственной политики в сфере архивного дела и делопроизводства.

Относительно деятельности субъектов хозяйствования, следует заметить, что сроки хранения документов определены приказом № 578/5, которым установлено, что сроки хранения всегда вычисляются с 1 января года, следующего за годом окончания дела.

Так, например, отсчет срока хранения документов, завершенных делопроизводством в 2017 г., начинается с 01.01.2018 г. Если срок хранения такого документа составляет три года, то он заканчивается 01.01.2021 г.

Сроки хранения типовых документов, утвержденных приказом № 578/5, минимальны. Большинство видов первичных бухгалтерских документов следует хранить не менее трех лет – при условии, что контролирующие органы завершили их проверку, и пяти лет – в случае если такие документы содержат информацию о финансовых операциях. По решению экспертной комиссии предприятия эти сроки могут быть продлены.

Пунктом 6.10 главы 6 Положения № 88 определен порядок действий в случае потери первичных документов.

Так, в случае пропажи или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетов руководитель предприятия, учреждения письменно уведомляет об этом правоохранительные органы и приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения.

Вместе с тем согласно п. 1 части второй ст. 60 Уголовно-процессуального кодекса заявитель вправе, в частности, получить от органа, в который он подал заявление, документ, подтверждающий его принятие и регистрацию.

Для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется органу, в сфере управления которого находится предприятие, учреждение, а также органу ГФС – предприятиями и местному финансовому органу – учреждениями в 10-дневный срок.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Согласно п. 44.5 ст. 44 Налогового кодекса в случае потери, повреждения или досрочного уничтожения документов налогоплательщик обязан в пятидневный срок с дня такого события письменно уведомить контролирующий орган по месту учета в порядке, установленном настоящим Кодексом для подачи налоговой отчетности, и контролирующий орган, которым было осуществлено таможенное оформление соответствующей таможенной декларации. Налогоплательщик обязан восстановить утраченные документы в течение 90 календарных дней с дня, следующего за днем поступления уведомления в контролирующий орган.

Наличие установленных сроков хранения документов предусматривает создание предприятием необходимых для этого условий. Так, согласно пунктам 6.2 и 6.3 главы 6 Положения № 88 первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, обеспечивающих их сохранность.

Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях утверждены приказом № 1000/5, которым предусмотрено, что документы с момента создания или поступления и до передачи на хранение в архив, хранятся по месту формирования дел в службе делопроизводства или иных структурных подразделениях. Изъятие документов, для уничтожения без проведения предварительной экспертизы их ценности, запрещается. Для проведения экспертизы документов создаются постоянно действующие экспертные комиссии. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно.

Пунктом 2.13 Перечня типовых документов, создающихся в процессе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом № 578/5, также установлено, что уничтожать документы, без предварительного проведения экспертизы их ценности, запрещается.

Обязанность хранения первичных документов определена также Налоговым кодексом. Так, для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством (п. 44.1 ст. 44 указанного Кодекса).

Следует заметить, что налогоплательщикам запрещается формирование показателей налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных указанными выше документами.

Для первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности и других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством, действуют сроки хранения, предусмотренные пунктами 44.3 и 44.4 ст. 44 Налогового кодекса.

Так, в соответствии с требованиями указанных пунктов первичные документы, по которым подавалась налоговая отчетность, должны храниться не менее 1095 дней (2555 дней – для документов и информации, необходимой для осуществления налогового контроля за трансфертным ценообразованием в соответствии со ст. 39 настоящего Кодекса) с дня подачи такой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее неподачи – с предусмотренного настоящим Кодексом предельного срока подачи такой отчетности.

Первичные документы, связанные с предметом проверки, проведением процедуры административного обжалования принятого по ее результатам налогового уведомления-решения или судебного разбирательства, должны храниться до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений и/или решения дела судом, но не меньше сроков, определенных выше.

СПРАВОЧНО

Первичные документы, по которым подавалась налоговая отчетность, должны храниться не менее 1095 дней с дня подачи такой отчетности,

2555 дней – для документов и информации, необходимой для осуществления налогового контроля за трансфертным ценообразованием.

В случае нарушения налогоплательщиком сроков хранения документов применяются нормы ст. 121 Налогового кодекса, согласно которой необеспечение налогоплательщиком хранения первичных документов, учетных и других регистров, бухгалтерской и статистической отчетности, других документов по вопросам исчисления и уплаты налогов и сборов в течение установленных ст. 44 этого Кодекса сроков их хранения и/или непредоставление налогоплательщиком контролирующим органам оригиналов документов (кроме документов, полученных из Единого реестра налоговых накладных) или их копий при осуществлении налогового контроля в случаях, предусмотренных Кодексом, влечет наложение штрафа в размере 510 грн.

Те же действия, совершенные налогоплательщиком, к которому в течение года был применен штраф за такое же нарушение, влекут наложение штрафа в размере 1020 грн.

Кроме того, следует учесть, что в случае если до окончания проверки или в сроки, определенные настоящим Кодексом, налогоплательщик не предоставляет должностным лицам контролирующего органа, проводящих проверку, документы (независимо от причин такого непредоставления, кроме случаев выемки документов или другого изъятия правоохранительными органами), подтверждающие показатели, отраженные налогоплательщиком в налоговой отчетности, то в соответствии с требованиями п. 44.6 ст. 44 Налогового кодекса считается, что такие документы отсутствовали у плательщика на время составления такой отчетности.

Указанное с учетом требований п. 44.1 ст. 44 Налогового кодекса о запрете формирования показателей налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных первичными и другими документами, предусмотренными настоящим пунктом, может свидетельствовать о неправомерном определении таким плательщиком объектов налогообложения или других показателей налоговой отчетности, о неуплате налогов, сборов, платежей, нарушении требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, которые влияют на выводы такой проверки.

Ольга Данилова, начальник отдела методологии аудита Управления координации аудита Департамента аудита ГФС Украины

Наталия Антоненко, главный государственный налоговый ревизор-инспектор

Государственные карантинные мандаты усложняют деловые поездки

Помимо ограничений на международные поездки, деловые путешественники должны знать о государственных карантинных мандатах, которые были недавно выпущены в ответ на всплеск COVID-19.

Работодатели должны быть в курсе государственных и местных правил и распоряжений, – сказал Марк Голдштейн, поверенный Reed Smith в Нью-Йорке. «События развиваются ежедневно, и работодатели должны постоянно следить за тем, что законодатели и государственные органы говорят по этому поводу.«

Голдштейн сказал, что работодатели должны иметь четкую и открытую линию связи с сотрудниками и предоставлять обновленную информацию при изменении юридических рекомендаций или правил». Рассмотрите возможность установления политики в отношении деловых поездок, а также того, как бизнес будет обрабатывать запросы на удаленную работу или карантин , – предложил он.

«Будьте гибкими, когда можете, и в то же время последовательны в своих ожиданиях, правилах и политике», – сказала Кэти Эрно, адвокат Crowell Moring в Вашингтоне, округ Колумбия

Проверить законы штатов

Определенные штаты, такие как Коннектикут, Нью-Джерси и Нью-Йорк требуют, чтобы путешественники, прибывающие из горячих точек коронавируса, помещались в карантин на 14 дней при въезде в этот район, хотя есть некоторые исключения.

[ Как вы адаптировались к пандемии? Поделитесь своей историей с командой SHRM по связям с правительством , поскольку они обучают лиц, принимающих решения, выработке политики в отношении работы, рабочих и рабочих мест. ]

«Карантинные требования не распространяются на лиц, которые проезжают через указанные штаты менее 24 часов во время своего путешествия», – пояснил Эрно. Однако приказы Нью-Йорка и Коннектикута не освобождают второстепенных сотрудников, которые живут в штате с ограничениями и работают в зоне с тремя государствами.Делавэр, например, недавно был добавлен в список штатов с ограничениями, и могут быть второстепенные работники, которые проживают в Делавэре и работают в Нью-Йорке, которым сейчас не разрешат явиться на работу, сказала она.

Пенсильвания рекомендует карантин для путешественников из определенных штатов, и работодатели также должны быть осведомлены о местных правилах поездок, например, в Чикаго, которые обновляются каждый вторник.

Если работники регулярно ведут бизнес как в штатах с высоким уровнем риска, так и в штатах с карантинными мандатами, сказал Эрно, работодатели должны рассмотреть возможность организации удаленной работы.Если удаленная работа невозможна, работодатели должны предоставить работникам все применимые местные, государственные и федеральные отпуска на время действия карантинного ордера.

Обратите внимание, что некоторые штаты предоставляют исключение для своих карантинных распоряжений для деловых поездок, которые можно трактовать как охват сотрудников, которые работают в штате с высоким уровнем риска, сказала она.

Учитывайте риски

«Работодатели должны с осторожностью относиться к обязательным поездкам в штат с высоким уровнем риска или к поездкам в целом», – сказали Алка Рамчандани-Радж и Мелисса Петерс, юристы Littler в Уолнат-Крик, Калифорния.По их словам, сотрудникам, возможно, придется путешествовать через зоны высокого риска, чтобы добраться до места назначения, поэтому работодатели должны убедиться, что сотрудники получают надлежащие инструкции относительно риска перед поездкой, отметили они, отметив, что работодатели должны сообщать рабочим, что от них может потребоваться карантин или работа из дома. после возвращения из поездки.

Если сотрудники не могут работать из дома, сказал Эрно, работодатели должны, по крайней мере, внедрить политику ежедневной проверки сотрудников. Например, работодатели могут спросить о симптомах и возможном воздействии, а также измерить температуру рабочих до того, как они придут на рабочее место.

Поездка в штат с высоким уровнем риска может увеличить вероятность того, что работодатель столкнется с иском о компенсации работникам, деликтным иском или потенциальным нарушением Закона о безопасности и гигиене труда. «Каждый раз, когда сотрудник переезжает в состояние повышенного риска – даже если это всего лишь короткий период – это увеличивает потенциальную юридическую ответственность компании в связи с COVID-19», – отметил Гольдштейн. Кроме того, из-за того, что сотрудники выезжают в штаты с высоким уровнем риска, их коллеги, члены семьи и другие лица подвергаются более высокому риску потенциального заражения вирусом.

Поскольку работодатели, как правило, не контролируют выездные рабочие места, такие как офисы клиентов, общие рабочие места и конференц-залы в отелях, сказал Голдштейн, им необходимо проявлять особую бдительность в обеспечении того, чтобы такие объекты, а также любое жилье или другое жилье, связанное с путешествием, удовлетворяют требованиям по охране труда и технике безопасности.

Он рекомендовал работодателям предпринять следующие шаги для снижения риска:

• Запретить поездки, если у сотрудников есть симптомы или потенциальное воздействие COVID-19.
• При необходимости предоставьте средства индивидуальной защиты.
• Тщательно выбирайте отели и транспорт, чтобы убедиться, что поставщики применяют все необходимые меры по охране здоровья и безопасности.
• Изучите приказы общественного здравоохранения в соответствующем штате, округе и городе; делиться требованиями с сотрудниками; и выделите любые конкретные требования.
  
• Оцените, разрешат ли сотрудникам вернуться в офис после поездки или им придется работать удаленно в течение определенного периода после их возвращения.

Итак, что должен делать работодатель, если рабочие выезжают в страны с повышенным риском в нерабочее время? «Это непростой вопрос, потому что работодатели обычно не могут контролировать то, чем сотрудники занимаются в свободное время», – отметил Эрно. «Тем не менее, эти новые карантинные требования могут иметь серьезные последствия для укомплектования персоналом и прервать бизнес-операции».

Один из вариантов, по ее словам, состоит в том, чтобы создать политику, уведомляющую сотрудников о карантине и поощряющую сотрудников сообщать заранее, если они ожидают поездки в штат с высоким уровнем риска, чтобы работодатель мог соответствующим образом спланировать.По ее словам, работодатели могут отказать в доступе в помещения любому сотруднику, который ответит утвердительно.

Создание согласованных политик и практик

«Разработайте нейтральную политику и общайтесь с сотрудниками, чтобы убедиться, что они осведомлены о риске», – сказали Рамчандани-Радж и Петерс. Они отметили, что работодатели должны быть более осторожны в предоставлении указаний своим сотрудникам, чтобы они соблюдали надлежащие протоколы во время путешествий, например, оставаясь в дезинфицированных местах и ​​принимая меры предосторожности при обеде вне дома, заправке бензина и посещении населенных пунктов.

Если работодатели предвидят необходимость деловых поездок в штат с высоким уровнем риска, им следует разработать политику для сотрудников, которая отслеживает рекомендации по поездкам и передовые методы, выпущенные Центрами США по контролю и профилактике заболеваний. Эрно сказал, что работодатели также должны способствовать таким формам поездок, которые сводят к минимуму контакты с другими людьми. Например, работодатель должен разрешать сотруднику арендовать автомобиль, а не ездить на поезде, когда это возможно.

«Работодатели должны особенно внимательно относиться к сотрудникам, которые выражают озабоченность по поводу поездки в состояние повышенного риска, и проявлять гибкость, когда это возможно», – добавила она.«Поддерживайте открытость коммуникаций с сотрудниками, информируйте их об ограничениях на поездки и заранее разрабатывайте правила, чтобы опередить эти проблемы и обеспечить равное отношение к сотрудникам».

Время в пути | Министерство труда США

Рабочий, который едет из дома на работу и возвращается домой в конце рабочего дня, совершает обычную поездку с дома на работу, что является обычным случаем работы. Обычные поездки из дома на работу и возвращение в конце рабочего дня – это не рабочее время.Это верно независимо от того, работает ли сотрудник в фиксированном месте или в другом месте каждый день. Для работающих по месту жительства поездки от дома к работе, которые обычно не оплачиваются, не применяются в этом случае, потому что работник начинает и заканчивает свой рабочий день в том же доме, в котором он или она проживает.

Тем не менее, командировки, которые являются повседневной работой, считаются отработанными часами и должны оплачиваться.

Пример : Барбара – помощник по личному уходу, помогающий мистеру Джонсу.Барбара водит его на почту и в продуктовый магазин в течение рабочего дня. Барбара работает, и время в пути оплачивается.

Поездки из дома явно являются рабочим временем, когда они пересекают рабочий день сотрудника. Сотрудник просто заменяет командировки другими обязанностями. Таким образом, если сотрудник, нанятый для оказания услуг по уходу на дому физическому лицу (потребителю), сопровождает этого потребителя в поездке вне дома, сотруднику должна быть выплачена оплата за все время, проведенное в поездке в течение обычного рабочего времени сотрудника.В качестве правоприменительной политики WHD не будет рассматривать в качестве рабочего времени время, которое сотрудник проводит в качестве пассажира в самолете, поезде, лодке, автобусе или автомобиле, когда он путешествует вне дома в нерабочее время. Тем не менее, сотруднику должна быть выплачена оплата за все часы, затраченные на работу или «заставленные ждать» во время поездки. Например, сотрудник, который должен путешествовать в качестве пассажира с потребителем «в качестве помощника или помощника» и должен оказывать необходимые услуги, работает, даже если путешествует в нерабочее время.Однако периоды, когда работник полностью освобожден от обязанностей, которые достаточно продолжительны, чтобы позволить ему или ей эффективно использовать время для своих собственных целей, не являются отработанными часами и не требуют компенсации.

Пример : Джон – личный помощник миссис Браун, которая живет в Атланте. Миссис Браун посещает конференцию в Нью-Йорке, и Джон сопровождает ее на самолете. Джон обычно работает с 8:00 до 16:00. Дочь миссис Браун отвезет ее в аэропорт, где они встретят Джона на рейс в 18:00.WHD не будет рассматривать время полета в качестве компенсируемых часов, потому что это время, проведенное в поездке вне дома в нерабочее время в качестве пассажира самолета, если Джон полностью освобожден от работы. Если Джон оказывает помощь миссис Браун в аэропорту или во время полета или должен быть готов помочь или помочь по мере необходимости, он работает и должен получить компенсацию за это время.

Работники, осуществляющие непосредственный уход, которые наняты сторонним работодателем : Такой работник, который едет из дома на работу и возвращается в свой дом в конце рабочего дня, совершает обычную поездку с дома на работу, т.е. не подлежащее компенсации рабочее время.Однако поездки с места работы на место работы в течение рабочего дня, например поездки между несколькими клиентами в течение рабочего дня, являются оплачиваемыми отработанными часами. Сторонний работодатель несет ответственность за оплату времени в пути от места работы к месту работы.

Что можно и нельзя делать с Travel Card

Ваша государственная проездная карта – это инструмент, который помогает вам в выполнении ваших обязанностей. То, как вы используете проездной, отразится непосредственно на вас как на сотруднике и как на личности.

Федеральные служащие могут только использовать карту проездных для оплаты расходов, указанных в разрешении на поездку.

Вы должны использовать карту только для санкционированных расходов, понесенных в связи с официальными командировочными заказами, утвержденными в системе управления командировками агентства. Владение картой не освобождает вас от необходимости пользоваться услугами центров управления поездками HHS (TMC) или государственных контрактных перевозчиков, когда это необходимо.

Использование карты не освобождает вас от ответственности за разумные методы передвижения и за соблюдение правил и положений о поездках, изложенных в Федеральных правилах путешествий (FTR), U.S. Руководство по политике в отношении поездок Министерства здравоохранения и социальных служб (HHS) и любые директивы, относящиеся к конкретным операционным подразделениям.

Правильное использование проездной HHS и ее привилегии описаны ниже:

Do’s

• Используйте вашу проездную карту для оплаты официальных расходов по официальным командировкам.
• Помните, что ваша проездная карта имеет лимит на оплату еды и снятия наличных в банкоматах.
• Получите ли денежные авансы для официальных поездок через банкомат только при наличии разрешения.
• Сообщите , что ваше операционное подразделение и ваш непосредственный руководитель могут контролировать использование карты и могут рекомендовать дисциплинарные меры в случае злоупотребления или злоупотребления.
• Помните, что должны знать, что поставщики сообщают в Департамент, когда карта используется для покрытия расходов, не связанных с поездками.
• Сделайте полностью оплатить счет по проездной карте до даты оплаты выписки.
• Обращайтесь к своевременно в ваше операционное подразделение и банк при получении уведомления о просрочке платежа.Может быть достигнута взаимная договоренность о немедленном устранении любой проблемы.
• Если у вас есть вопросы по ежемесячному счету, своевременно обратитесь в службу поддержки клиентов банка.
• Необходимо ли проследить за процессом оспаривания в вашем банке неправильных или ошибочных списаний.
• Сохраняйте ли ваши квитанции во время поездки, чтобы у вас была точная информация для подачи заявки на возмещение путевых расходов и выверки ежемесячной выписки.
• Сделайте подайте свой туристический ваучер в течение пяти (5) рабочих дней после завершения поездки.
• Не используйте ли раздельную выплату.
• Сделайте защитите свою карту и убедитесь, что она не потеряна или украдена. Если это произойдет, немедленно сообщите об утерянной или украденной проездной в банк и координатору программы вашего агентства / организации (A / OPC) или координатору поездок.
• Сдайте ли свою проездную карту своему руководителю после увольнения с HHS. Сообщите своему A / OPC, если вы осуществили перевод, или сообщите в банк, если вы изменили свой почтовый адрес.
• Обязательно ознакомьтесь с Федеральными правилами поездок (FTR) и инструкциями вашего операционного подразделения в отношении поездок. Прочтите Руководство HHS по политике в отношении поездок или ознакомьтесь с политикой в ​​отношении проездных карт GSA для получения дополнительной информации.

Не надо

• Не используйте свою проездную карту для личных расходов, которые не разрешены или не подлежат возмещению в путевом ваучере.
• Не используйте карту , если вы не находитесь в служебном командировке.
• Не разрешайте другим лицам списывать средства с вашей проездной карты.
• Не указывайте на своей карте командировочные расходы других сотрудников, включая групповое питание или напитки.
• Не взимайте за канцелярские товары, обучение, плату за конференцию, ксерокопии, почтовые услуги, оборудование или воду в бутылках с групп по проездным. Используйте карту покупки или другие процедуры приобретения для приобретения не связанных с путешествиями услуг и продуктов.
• Не забудьте, , подать заявку на возмещение путевых расходов в течение 5 рабочих дней после завершения поездки или один раз в 30 дней, если вы находитесь в командировке с длительным временным дежурством (TDY).
• Не используйте возмещение стоимости путевого ваучера для личной выгоды. Неуплата банку может привести к прекращению действия привилегий по платежной карте и / или зачету заработной платы.
• Не допускайте, чтобы код допускал просрочки платежа по счету вашей проездной карты. Просрочка наступает в первый день после установленного срока.
• Не получать денежных авансов, превышающих утвержденные суточные для проезда и непредвиденных расходов (M&IE) (пример: 35 долларов M&IE суточные x 5 дней = 175 долларов – это утвержденная сумма).
• Не ждите , чтобы сообщить об утерянной или украденной проездной в банк и координатору программы вашего агентства / организации (A / OPC) или координатору поездок.
• Не забудьте пройти курс переподготовки проездных карт в соответствии с требованиями HHS и OMB Circular A-123, приложение B.

Остались вопросы?

Свяжитесь с вашим агентством / координатором программы организации (A / OPC), который является основным связующим звеном между вами и банком по вопросам проездных карт, или свяжитесь с офисом PSC Travel Card Office по электронной почте на адрес [email protected] или по телефону (301) 492-4843.

Ограничения штата на COVID-19: деловые поездки

Как взять отпуск без потери продаж

Большинство людей берут отпуск на работу, особенно в праздничные дни.Но что вы можете сделать, когда вы единственный сотрудник или когда уйти от бизнеса кажется невозможным?

Не волнуйтесь, вы можете взять отпуск, как владелец бизнеса, и, кроме того, вам следует.

Мы знаем, что вы любите свой бизнес; Вы бы не торопились так сильно, если бы не сделали этого. Но время от времени уходить с работы – важная часть построения устойчивой компании. И если немного спланировать, ваш бизнес все равно будет там, когда вы вернетесь (обещаю).

Подумайте об этом иначе. Если вы никогда не возьмете отпуск, как вы будете относиться к своему бизнесу через три месяца? Год? Три года?

Нет ничего хуже, чем вложить все время и энергию, необходимые для создания бизнеса с нуля, чтобы просто выгореть, потому что вы не могли создать пространство для отдыха. Конечно, ваш бизнес зависит от вашего времени, но ваш энтузиазм зависит от вашего свободного времени.

Мы собрали несколько стратегий, которые вы можете использовать, чтобы уйти от бизнеса и получить свободное время, которое вам нужно (и заслужить!) В этот праздничный сезон.

Бесплатный список для чтения: мотивация электронной коммерции

Не можете сосредоточиться на развитии малого бизнеса? Получите доступ к нашему бесплатному тщательно подобранному списку важных статей о продуктивности.