Образец положение об архиве – Примерное положение об архиве организации

Содержание

Положение об архиве | Образец

                                                УТВЕРЖДАЮ
                                                ___________________________
                                                ___________________________
                                                  (должность руководителя
                                                 организации, наименование
                                                        организации)

                                                ___________/______________/
                                                 (подпись)     (Ф.И.О.)

                                                "__"___________ ____ г.

                                                М.П.

ПОЛОЖЕНИЕ об архиве _ “___________”

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников, комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с настоящим Положением и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в ______ “_____________” (далее – Организация) создается Архив.

1.2. Организация обеспечивает Архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.3. Работники Архива действуют на основании настоящего Положения, условий трудовых договоров и должностных инструкций.

1.4. Архив создается для выполнения следующих функциональных задач:

– осуществление приема, учета и хранения документов, образующихся в процессе деятельности Организации, в соответствии с действующим законодательством РФ;

– осуществление отбора, подготовки и передачи документов на хранение в государственные архивы в соответствии с действующим законодательством РФ;

– осуществление организационно-методического руководства деятельностью структурных подразделений Организации в области делопроизводства и архивного дела;

– обеспечение сохранности документов, создание научно-справочного аппарата, обеспечение использования документов, хранящихся в Архиве;

– подготовка и представление руководству информационно-аналитических материалов о состоянии и перспективах развития архивного дела в Организации;

– участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений руководства Организации;

– повышение уровня грамотности работников Организации в области делопроизводства и архивного дела;

– ___________________________________________________.

1.5. Архив является самостоятельным структурным подразделением Организации (входит в состав отдела документационного обеспечения).

Заведующий Архива <1> назначается в установленном законом порядке Руководителем Организации и подчиняется непосредственно _______________ (Руководителю Организации, его заместителю, начальнику отдела документационного обеспечения).

1.6. В своей деятельности работники Архива руководствуются действующим законодательством РФ, нормативно-правовыми актами и методическими материалами по организации архивного дела и делопроизводству, организационно-распорядительными документами самой Организации и настоящим Положением.

1.7. Квалификационные требования, функциональные обязанности, права, ответственность руководителя и других работников Архива регламентируются должностными инструкциями, утверждаемыми Руководителем Организации.

1.8. Архив возглавляет Заведующий, на должность которого назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.

1.9. Заведующий Архива:

– руководит всей деятельностью Архива, несет персональную ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных на Архив задач и функций;

– осуществляет в пределах своей компетенции функции управления (планирования, организации, мотивации, контроля), принимает решения, обязательные для всех работников Архива;

– распределяет функциональные обязанности и отдельные поручения между сотрудниками Архива, устанавливает степень их ответственности, при необходимости вносит предложения Руководителю Организации об изменении должностных инструкций подчиненных ему работников;

– вносит руководству Организации предложения по совершенствованию работы Архива, оптимизации его структуры и штатной численности;

– участвует в перспективном и текущем планировании деятельности Архива, а также подготовке приказов, распоряжений и иных документов, касающихся возложенных на Архив задач и функций;

– принимает необходимые меры для улучшения материально-технического и информационного обеспечения, условий труда, повышения профессиональной подготовки работников Архива;

– участвует в подборе и расстановке кадров Архива, вносит руководству Организации предложения о поощрении и наложении дисциплинарных взысканий на работников Архива, направлении их на переподготовку и повышение квалификации;

– совершенствует систему трудовой мотивации работников Архива;

– осуществляет контроль исполнения подчиненными ему работниками своих должностных обязанностей, соблюдения трудовой дисциплины и деятельности Архива в целом.

1.10. В период отсутствия Заведующего Архива его обязанности исполняет _______________, назначенный приказом Руководителя Организации.

1.11. Заведующий Архива (лицо, исполняющее его обязанности) имеет право подписи документов, направляемых от имени Архива по вопросам, входящим в его компетенцию.

1.12. Архив в своей деятельности взаимодействует с другими структурными подразделениями Организации, а также, в пределах своей компетенции, со сторонними организациями.

1.13. За ненадлежащее исполнение должностных обязанностей и нарушение трудовой дисциплины работники Архива несут ответственность в порядке, предусмотренном действующим законодательством РФ.

1.14. Архив осуществляет прием электронных документов (ЭД), обеспечивает их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций – источников комплектования Архива.

2. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ АРХИВА

2.1. Планирование, организация и контроль деятельности Организации и ее структурных подразделений в области архивного дела.

2.2. Прием, регистрация, систематизация и хранение документов в соответствии с установленным порядком.

2.3. Обеспечение использования документов, хранящихся в Архиве (информирование руководства и сотрудников Организации о составе и содержании документов Архива, выдача в установленном порядке дел, документов или их копий, архивных справок, исполнение запросов юридических и физических лиц, учет использования документов, хранящихся в Архиве).

2.4. Формирование справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов.

2.5. Инструктаж работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в Архив.

2.6. Контроль за своевременным поступлением в Архив законченных делопроизводством документов.

2.7. Составление и представление годовых описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертных комиссий Организации и соответствующего государственного Архива.

2.8. Составление описей дел для передачи документов на хранение в государственные архивы, актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

2.9. Контроль за физическим состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях Архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

2.10. Участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

2.11. Осуществление в пределах своей компетенции иных функций в соответствии с целями и задачами Организации.

2.12. Передача дел в Архив осуществляется по графику, составленному Заведующим Архива, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в Архив, и утвержденному Руководителем Организации.

3. ПРАВА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РАБОТНИКОВ АРХИВА

3.1. Работники Архива в процессе своей деятельности имеют право:

– получать поступающие в Организацию документы и иные информационные материалы по своему профилю деятельности для ознакомления, систематизированного учета и использования в работе;

– запрашивать и получать от руководителей Организации и ее структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения возложенных на них задач и функций;

– осуществлять в пределах своей компетенции проверку и координацию деятельности структурных подразделений Организации по вопросам делопроизводства и архивного дела, о результатах проверок докладывать руководству Организации;

– вносить предложения по совершенствованию форм и методов работы Архива и Организации в целом;

– участвовать в подборе и расстановке кадров по своему профилю деятельности;

– вносить предложения руководству Организации по повышению квалификации, поощрению и наложению взысканий на работников Архива и других структурных подразделений Организации по своему профилю деятельности;

– участвовать в совещаниях при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции Архива;

– контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях – источниках комплектования Архива.

3.2. Заведующий архивом несет персональную ответственность за:

– выполнение возложенных на Архив функций и задач;

– организацию работы Архива, своевременное и квалифицированное выполнение приказов, распоряжений, поручений вышестоящего руководства, действующих нормативно-правовых актов по своему профилю деятельности;

– рациональное и эффективное использование материальных, финансовых и кадровых ресурсов;

– состояние трудовой и исполнительской дисциплины в Архиве, выполнение его работниками своих функциональных обязанностей;

– соблюдение работниками Архива правил внутреннего распорядка, санитарно-противоэпидемического режима, противопожарной безопасности и техники безопасности;

– ведение документации, предусмотренной действующими нормативно-правовыми документами;

– предоставление в установленном порядке достоверной статистической и иной информации о деятельности Архива;

– готовность Архива к работе в условиях чрезвычайных ситуаций;

– несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

– утрату и несанкционированное уничтожение документов;

– необоснованный отказ в приеме на хранение документов;

– нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством РФ.

3.3. Прием каждого дела производится Заведующим Архива в присутствии работника структурного подразделения.

3.4. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в Архив сотрудником Архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации.

3.5. Дела, увязанные в связки, доставляются в Архив сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в Архив передаются регистрационные картотеки на документы.

С данным Положением ознакомлен(а) _______________/_____________/

——————————–

<1> Должностные обязанности Заведующего архивом регламентированы в Разделе I Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37.

obrazec.org

Положение об архиве

I. Общие положения

1. Архив является самостоятельным* структурным подразделением предприятия.

*Архив может быть также и структурным подразделением отдела документационного и информационного обеспечения.

2. Архив создается и ликвидируется приказом директора предприятия.
3. Архив подчиняется непосредственно директору предприятия.
4. Архив возглавляет заведующий, назначаемый на должность приказом директора предприятия.
5. В своей деятельности архив руководствуется:
5.1. Уставом предприятия.
5.2. Настоящим положением.
5.3.
6. …

II. Структура

1. Состав и штатную численность архива утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению заведующего архивом и по согласованию с ____________________ (отделом кадров; отделом организации и оплаты труда)
2. В состав отдела входят специалисты, выполняющие функции по направлениям, указанным в схеме:

	АРХИВ


Обеспечение сохранности и учета документов		Делопроизводство и комплектование


Внедрение и эксплуатации информационно-поисковых систем и автоматизированных архивных технологий		Использование, публикация, копирование документов

3. Работники архива назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом директора предприятия по представлению заведующего архивом.
4. Должностные инструкции работников архива подписываются заведующим архивом.
5. …

III. Задачи

1. Прием документов на хранение.
2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.
3. Методическое руководство работой служб делопроизводства.
4. …

IV. Функции

1. Прием, регистрация, учет, систематизация документов структурных подразделений, обработанных в соответствии с установленными требованиями.
2. Работа по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов (описей, картотек, каталогов, обзоров, справок, пр.).
3. Оформление учетных документов (книг учета поступления и выбытия дел, списков фондов, листов фондов
4. Поиск необходимых документов.
5. Организация использования документов:
– информирование работников о составе и содержании документов архива;
– выдача в установленном порядке дел, документов или копий документов для служебного и научного использования, для работы в помещении архива;
– …
6. Инструктирование работников структурных подразделений предприятия о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив.
7. Контроль за своевременностью поступления в архив документов, законченных делопроизводством.
8. Работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.
9. Составление описей дел для передачи документов в государственные архивы, актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.
10. Контроль за соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.
11. Работа по восстановлению документов.
12. Учет документооборота и количества дел, выдача архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.
13. Составление установленной отчетности.
14. Разработка положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.
15. Работа по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
16. Проверка правильности учета и хранения бланков строгой отчетности.
17. Разработка и согласование с Государственным архивом РФ графиков представления описей дел на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии и передачи документов на государственное хранение.
18. …

V. Состав документов архива

Архив хранит:
1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, имеющие социальное, экономическое, научное, историческое, культурное значение, документы долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) срока хранения, необходимые в практической деятельности.
2. Документы по личному составу предприятия и по личному составу ликвидированных подразделений.
3. Ведомственные издания.
4. Страховой фонд особо ценных документов, микрофотокопии и другие копии документов, необходимые для практической работы.
5. Научно-справочный аппарат к документам архива.
6. …

VI. Права

1. Архив имеет право:
1.1. Давать указания структурным подразделениям предприятия по вопросам, относящимся к компетенции архива и вытекающим из функций, которые перечислены в настоящем Положении.
1.2. Запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.
1.3. Не принимать документы, подготовленные с нарушением установленных правил.
1.4. …
2. Заведующий архивом также имеет право:
2.1. Вносить предложения в отдел кадров и руководству предприятия о перемещении работников архива, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.
2.2. Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию архива.
2.3. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью архива.
2.4. …
3. …

VII. Взаимоотношения (служебные связи)

Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, архив взаимодействует:
1. С канцелярией по вопросам:
– ведения делопроизводства;
– подготовки и представления документов на хранение в архив;
– получения и выдачи документов, подлежащих копированию и размножению;
– …
2. Со всеми структурными подразделениями по вопросам:
– передачи документов и их копий, справок для использования в работе подразделений;
– поиска необходимой информации;
– …

3. С
	(хозяйственным отделом; отделом материально-технического снабжения)

– по вопросам:
– обеспечения оргтехникой, оборудованием, канцелярскими принадлежностями, бланками документов;
– обеспечения ремонта оргтехники, копировально-множительного оборудования, пр.;
– …
4. С юридическим отделом – по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

5. С
	(наименование структурного подразделения)

по вопросам: ________________________________________________________
получения: __________________________________________________________
предоставления: ______________________________________________________

VIII. Ответственность

1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций, предусмотренных настоящим положением, несет заведующий архивом.
2. На заведующего архивом возлагается персональная ответственность за:
2.1. Организацию деятельности архива по выполнению возложенных на него задач и функций.
2.2. Создание надлежащих условий для использования документов, находящихся в архиве (оперативный поиск, подготовка помещений для работы с документами, изготовление копий, пр.).
2.3. Сохранность принятых документов и выдаваемых для использования документов.
2.4. Соблюдение работниками архива трудовой и производственной дисциплины.
2.5. Обеспечение сохранности имущества, находящего в архиве и соблюдение правил пожарной безопасности.
2.6. Подбор, расстановку и деятельность сотрудников архива.
2.7. …
3. Ответственность работников архива устанавливается должностными инструкциями.

hr-portal.ru

Положение об архиве: бланк, образец 2019

                                                УТВЕРЖДАЮ
___________________________
___________________________
(должность руководителя
организации, наименование
организации)

___________/______________/
(подпись)     (Ф.И.О.)

"__"___________ ____ г.

М.П.

ПОЛОЖЕНИЕ об архиве _ “___________”

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.2. Организация обеспечивает Архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.4. Архив создается для выполнения следующих функциональных задач:

– повышение уровня грамотности работников Организации в области делопроизводства и архивного дела;

– ___________________________________________________.

Заведующий Архива ¹ назначается в установленном законом порядке Руководителем Организации и подчиняется непосредственно _______________ (Руководителю Организации, его заместителю, начальнику отдела документационного обеспечения).

1.9. Заведующий Архива:

– совершенствует систему трудовой мотивации работников Архива;

2. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ АРХИВА

2.2. Прием, регистрация, систематизация и хранение документов в соответствии с установленным порядком.

2.4. Формирование справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов.

2.5. Инструктаж работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в Архив.

2.6. Контроль за своевременным поступлением в Архив законченных делопроизводством документов.

2.10. Участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

2.11. Осуществление в пределах своей компетенции иных функций в соответствии с целями и задачами Организации.

3. ПРАВА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РАБОТНИКОВ АРХИВА

3.1. Работники Архива в процессе своей деятельности имеют право:

– вносить предложения по совершенствованию форм и методов работы Архива и Организации в целом;

– участвовать в подборе и расстановке кадров по своему профилю деятельности;

– участвовать в совещаниях при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции Архива;

3.2. Заведующий архивом несет персональную ответственность за:

– выполнение возложенных на Архив функций и задач;

– рациональное и эффективное использование материальных, финансовых и кадровых ресурсов;

– ведение документации, предусмотренной действующими нормативно-правовыми документами;

– готовность Архива к работе в условиях чрезвычайных ситуаций;

– несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

– утрату и несанкционированное уничтожение документов;

– необоснованный отказ в приеме на хранение документов;

3.3. Прием каждого дела производится Заведующим Архива в присутствии работника структурного подразделения.

С данным Положением ознакомлен(а) _______________/_____________/

blank-obrazets.ru

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ, ПОЛОЖЕНИЯ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ МИНИСТЕРСТВА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ, Приказ Минздрава Рязанской области от 22 октября 2014 года №1667

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ, ПОЛОЖЕНИЯ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ МИНИСТЕРСТВА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ

В целях обеспечения сохранности документов министерства здравоохранения Рязанской области (далее – министерства), хранения документов, их учета и отбора на государственное хранение

приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие согласованные с экспертно-проверочной комиссией главного архивного управления Рязанской области:

1.1. Положение об архиве министерства согласно приложению N 1 к настоящему приказу.

1.2. Положение о постоянно действующей экспертной комиссии министерства согласно приложению N 2 к настоящему приказу.

2. Начальникам всех структурных подразделений принять указанные в п. 1 и п. 2 настоящего приказа Положения к руководству и учету в работе.

3. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя министра В.И.Грачева.

Министр
Л.Н.ТЮРИНА

Приложение N 1. ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ

Приложение N 1
к приказу
министерства здравоохранения
Рязанской области
от 22 октября 2014 года N 1667

1. Общие положения

1.1. Документы министерства здравоохранения Рязанской области (далее – министерство), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственном казенном учреждении Рязанской области “Государственный архив Рязанской области” (далее – ГКУ РО “ГАРО”).

До передачи на государственное хранение эти документы временно, 10 лет, в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” хранятся в архиве министерства здравоохранения Рязанской области.

1.2. Министерство обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в его деятельности. Обеспечивает в соответствии с правилами, устанавливаемыми Росархивом, своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет министерства.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица министерства несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В министерстве для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, дел по личному составу, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создан ведомственный архив (далее – архив).

Руководство министерства обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием, кадрами.

1.4. Приказом министра назначается ответственное за ведение архива должностное лицо.

1.5. В своей работе архив министерства руководствуется законодательством Российской Федерации, Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, инструкцией по делопроизводству министерства, правилами и другими нормативно-методическими документами Росархива, главного архивного управления Рязанской области (далее – ГАУРО), ГКУ РО “ГАРО”, приказами министра и настоящим Положением.

1.6. Положение об архиве министерства разработано на основании “Примерного положения об архиве государственного учреждения, организации, предприятия”, утвержденного приказом Роскомархива от 18.08.1992 N 176, утверждено приказом министра по согласованию с экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) ГАУРО.

1.7. Архив министерства работает по планам, утвержденным министром, и отчитывается перед ним в своей работе.

1.8. Контроль за деятельностью архива министерства осуществляет министр.

1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива министерства осуществляет ГКУ РО “ГАРО”.

2. Состав документов архива

2.1. В архив поступают:

законченные делопроизводством министерства документы постоянного срока хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений министерства:

– документы по личному составу министерства;

– научно-справочный аппарат к документам архива.

3. Задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;

3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

3.1.3. подготовка и своевременная передача документов на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Росархивом;

3.1.4. осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве структурных подразделений.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. принимает не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений министерства, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Росархивом;

3.2.2. составляет и представляет не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (далее – ЭК) министерства и ЭПК ГАУРО;

3.2.3. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

3.2.4. организует использование документов:

– информирует руководство и сотрудников министерства о составе и содержании документов архива;

– выдает в установленном порядке дела, архивные документы или копии документов в целях служебного использования для работы в структурных подразделениях;

– в установленном порядке выдает архивные копии документов, архивные справки, архивные выписки по запросам организаций и заявлениям граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера;

– ведет учет дел, выданных во временное пользование из архива;

– ведет учет выданных архивных копий, архивных выписок, архивных справок по запросам организаций и заявлениям граждан;

3.2.5. проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе ЭК министерства;

3.2.6. оказывает методическую помощь структурным подразделениям министерства в составлении номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив министерства;

3.2.7. ежегодно представляет в ГКУ РО “ГАРО” сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

3.2.8. подготавливает и в установленном порядке передает на хранение ГКУ РО “ГАРО” документы, отнесенные к Архивному фонду Российской Федерации.

4. Права архива

4.1. Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1.1. контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях;

4.1.2. запрашивать от структурных подразделений министерства сведения, необходимые для работы архива с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций;

4.1.3. не принимать из структурных подразделений министерства дела постоянного срока хранения, по личному составу, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, оформленные и обработанные с нарушением требований инструкции по делопроизводству министерства, нормативно-методических документов Росархива, ГКУ РО, Основных правил работы архивов организаций.

5. Ответственность

5.1. Ответственное должностное лицо отвечает за выполнение возложенных на архив задач и функций перед руководством министерства. Обязанности и ответственность работников архива министерства определяются должностными инструкциями, утвержденными в установленном порядке.

Приложение N 2. ПОЛОЖЕНИЕ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ МИНИСТЕРСТВА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ

Приложение N 2
к приказу
министерства здравоохранения
Рязанской области
от 22 октября 2014 года N 1667

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (далее – ЭК) министерства здравоохранения Рязанской области (далее – министерство) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче их на государственное хранение, а также по подготовке дел по личному составу к передаче в ведомственный архив.

1.2. ЭК является совещательным органом при министре. Решения ЭК вступают в силу после утверждения их министром, в необходимых случаях (см. п. 3.3 настоящего Положения) решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) главного архивного управления Рязанской области (далее – ГАУРО).

1.3. В своей деятельности ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”, нормативно-методическими документами Росархива, ГАУРО, государственного казенного учреждения Рязанской области “Государственный архив Рязанской области” (далее – ГКУ РО “ГАРО”), приказами министра, Инструкцией по делопроизводству министерства, настоящим Положением об ЭК министерства.

1.4. ЭК возглавляется одним из заместителей министра, ее секретарем является должностное лицо, ответственное за архив и делопроизводство министерства. Персональный состав ЭК назначается приказом министра. В качестве экспертов для работы в комиссии могут привлекаться работники ГКУ РО “ГАРО”, ГАУРО.

2. Основные задачи ЭК

Основными задачами ЭК являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства, определение сроков хранения документов при составлении номенклатуры дел и их формировании.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

2.3. Организация проведения отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение.

2.4. Контроль за обеспечением сохранности, формированием и упорядочением документов в министерстве.

3. Основные функции ЭК

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:

3.1. Организует и проводит совместно с работником, ответственным за архив и делопроизводство, работу по ежегодному отбору документов министерства для их дальнейшего хранения и по уничтожению документов с истекшим сроком хранения.

3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов министерства и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел.

3.3. Рассматривает, принимает решения о согласовании и представляет:

3.3.1. На утверждение ЭПК ГАУРО, а затем на утверждение министру:

– опись дел постоянного хранения управленческой документации;

– акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, документов со сроками хранения 10 лет и более, с пометкой ЭПК в “Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения” (далее – Перечень), утвержденном приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558.

3.3.2. На согласование ЭПК ГАУРО, а затем на утверждение министру:

– сводную номенклатуру дел;

– описи дел по личному составу;

– акты об утрате или неисправном повреждении документов постоянного хранения;

– Положение об ЭК;

– Положение об архиве.

3.3.3. На рассмотрение ЭПК ГАУРО:

– предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных Перечнем в сторону увеличения;

– решения ЭК об определении сроков хранения документов, не предусмотренных Перечнем.

3.4. Представляет на утверждение министра акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу, акты о выделении дел к уничтожению, кроме перечисленных в п. 3.3.1.

3.5. Совместно с сотрудником отдела государственных закупок и правового обеспечения, ответственными лицами за архив и делопроизводство в отделах ЭК проводит для сотрудников министерства консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации, а также осуществляет контроль за формированием дел в текущем делопроизводстве в соответствии с номенклатурой дел.

4. Права ЭК

ЭК имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации сотрудникам, ответственным в отделах за делопроизводство и архив, и отдельным сотрудникам министерства по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:

– письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

– предложения руководителей структурных подразделений по срокам хранения дел, не входящих в Перечень.

4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечении сохранности документов, о причинах их утраты.

4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений министерства, представителей ГКУ РО “ГАРО”, ГАУРО.

4.5. ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Информировать руководство министерства по вопросам относящимся к компетенции комиссии.

5. Организация работы ЭК

5.1. ЭК министерства работает в тесном сотрудничестве с ЭПК ГАУРО и получает от нее соответствующие организационно-методические указания.

5.2. ЭК работает по годовому плану, утвержденного министром.

5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже чем 2 раза в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступившие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.

5.4. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК.

Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решения принимаются простым большинством голосов присутствующих на заседании членов ЭК. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство министерства (в необходимых случаях по согласованию с ЭПК ГАУРО).

5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.

docs.cntd.ru

Образец положения об архиве организации

Департамент ветеринарии
Республики Саха (Якутия)
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель
Департамента ветеринарии
_______________ Л.И. Макарова
«___» _______________ 2016 г.

Положение об архиве

1. Общие положения

1.1. Документы Департамента ветеринарии Республики Саха (Якутия) (далее – Департамент ветеринарии), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, в том числе Республики Саха (Якутия), являются государственной собственностью и подлежат постоянному хранению в государственном архиве Республики Саха (Якутия).
До передачи на постоянное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Законами РФ и РС (Я) об архивном деле, хранятся в Департаменте ветеринарии.
1.2. Департамент ветеринарии обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда РФ, образующихся в его деятельности, и в законодательно установленные сроки обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.
Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов на государственное хранение проводятся силами и за счёт Департамента ветеринарии.
За утрату и порчу документов Архивного фонда РФ должностные лица Департамента ветеринарии несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
1.3. В Департаменте ветеринарии для хранения архивных документов и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовке к передаче на государственное хранение создается архив.
Руководство Департамента ветеринарии обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием, соответствующим нормативным требованиям, и кадрами.
1.4 Архив не является структурным подразделением, функции заведующего архивом возлагаются на делопроизводителя – архивариуса по должностным обязанностям.
1.5. В подведомственных Департаменту ветеринарии учреждениях должны создаваться самостоятельные архивы, в организационно-методическом плане подчиненные архиву Департамента ветеринарии.
1.6. В своей работе архив руководствуется законами РФ и РС (Я) об архивном деле, нормативными правовыми актами Правительства РС (Я), нормативными правовыми актами Росархива, Министерства культуры и духовного развития РС (Я), приказами руководителя Департамента ветеринарии и настоящим Положением.
1.7. Положение об архиве разрабатывается на основании Примерного положения об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Роскомархива от 18 августа 1992 г. № 176, и утверждается руководителем Департамента ветеринарии.
1.8. Архив работает по плану, который ежегодно составляется и утверждается руководителем Департамента ветеринарии, и отчитывается перед ним о своей работе.
1.9. Контроль за деятельностью архива осуществляет руководство Департамента ветеринарии.
1.10 .Организационно-методическое руководство деятельностью архива осуществляет Государственное казенное учреждение РС (Я) «Национальный архив РС (Я)».

2. Состав документов архива

В архив поступают:
2.1. законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений Департамента ветеринарии, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;
2.2. документы постоянного хранения и по личному составу учреждений – предшественников;
2.3. документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчин

docsarchive.net

Положение об архиве – шаблон из положение

Положение об архиве

УТВЕРЖДАЮ
___________________________
___________________________
(должность руководителя
организации, наименование
организации)

___________/______________/
(подпись) (Ф.И.О.)

“__”___________ ____ г.

М.П.

ПОЛОЖЕНИЕ об архиве _____ “_______________” 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников, комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с настоящим Положением и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в ______ “_____________” (далее – Организация) создается Архив.
1.2. Организация обеспечивает Архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.
1.3. Работники Архива действуют на основании настоящего Положения, условий трудовых договоров и должностных инструкций.
1.4. Архив создается для выполнения следующих функциональных задач:
– осуществление приема, учета и хранения документов, образующихся в процессе деятельности Организации, в соответствии с действующим законодательством РФ;
– осуществление отбора, подготовки и передачи документов на хранение в государственные архивы в соответствии с действующим законодательством РФ;
– осуществление организационно-методического руководства деятельностью структурных подразделений Организации в области делопроизводства и архивного дела;
– обеспечение сохранности документов, создание научно-справочного аппарата, обеспечение использования документов, хранящихся в Архиве;
– подготовка и представление руководству информационно-аналитических материалов о состоянии и перспективах развития архивного дела в Организации;
– участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений руководства Организации;
– повышение уровня грамотности работников Организации в области делопроизводства и архивного дела;
– ___________________________________________________.
1.5. Архив является самостоятельным структурным подразделением Организации (входит в состав отдела документационного обеспечения).
Заведующий Архива 1 назначается в установленном законом порядке Руководителем Организации и подчиняется непосредственно _______________ (Руководителю Организации, его заместителю, начальнику отдела документационного обеспечения).
1.6. В своей деятельности работники Архива руководствуются действующим законодательством РФ, нормативно-правовыми актами и методическими материалами по организации архивного дела и делопроизводству, организационно-распорядительными документами самой Организации и настоящим Положением.
1.7. Квалификационные требования, функциональные обязанности, права, ответственность руководителя и других работников Архива регламентируются должностными инструкциями, утверждаемыми Руководителем Организации.
1.8. Архив возглавляет Заведующий, на должность которого назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.
1.9. Заведующий Архива:
– руководит всей деятельностью Архива, несет персональную ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных на Архив задач и функций;
– осуществляет в пределах своей компетенции функции управления (планирования, организации, мотивации, контроля), принимает решения, обязательные для всех работников Архива;
– распределяет функциональные обязанности и отдельные поручения между сотрудниками Архива, устанавливает степень их ответственности, при необходимости вносит предложения Руководителю Организации об изменении должностных инструкций подчиненных ему работников;
– вносит руководству Организации предложения по совершенствованию работы Архива, оптимизации его структуры и штатной численности;
– участвует в перспективном и текущем планировании деятельности Архива, а также подготовке приказов, распоряжений и иных документов, касающихся возложенных на Архив задач и функций;
– принимает необходимые меры для улучшения материально-технического и информационного обеспечения, условий труда, повышения профессиональной подготовки работников Архива;
– участвует в подборе и расстановке кадров Архива, вносит руководству Организации предложения о поощрении и наложении дисциплинарных взысканий на работников Архива, направлении их на переподготовку и повышение квалификации;
– совершенствует систему трудовой мотивации работников Архива;
– осуществляет контроль исполнения подчиненными ему работниками своих должностных обязанностей, соблюдения трудовой дисциплины и деятельности Архива в целом.
1.10. В период отсутствия Заведующего Архива его обязанности исполняет _______________, назначенный приказом Руководителя Организации.
1.11. Заведующий Архива (лицо, исполняющее его обязанности) имеет право подписи документов, направляемых от имени Архива по вопросам, входящим в его компетенцию.
1.12. Архив в своей деятельности взаимодействует с другими структурными подразделениями Организации, а также, в пределах своей компетенции, со сторонними организациями.
1.13. За ненадлежащее исполнение должностных обязанностей и нарушение трудовой дисциплины работники Архива несут ответственность в порядке, предусмотренном действующим законодательством РФ.
1.14. Архив осуществляет прием электронных документов (ЭД), обеспечивает их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций – источников комплектования Архива.

2. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ АРХИВА
2.1. Планирование, организация и контроль деятельности Организации и ее структурных подразделений в области архивного дела.
2.2. Прием, регистрация, систематизация и хранение документов в соответствии с установленным порядком.
2.3. Обеспечение использования документов, хранящихся в Архиве (информирование руководства и сотрудников Организации о составе и содержании документов Архива, выдача в установленном порядке дел, документов или их копий, архивных справок, исполнение запросов юридических и физических лиц, учет использования документов, хранящихся в Архиве).
2.4. Формирование справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов.
2.5. Инструктаж работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в Архив.
2.6. Контроль за своевременным поступлением в Архив законченных делопроизводством документов.
2.7. Составление и представление годовых описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертных комиссий Организации и соответствующего государственного Архива.
2.8. Составление описей дел для передачи документов на хранение в государственные архивы, актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.
2.9. Контроль за физическим состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях Архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.
2.10. Участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.
2.11. Осуществление в пределах своей компетенции иных функций в соответствии с целями и задачами Организации.
2.12. Передача дел в Архив осуществляется по графику, составленному Заведующим Архива, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в Архив, и утвержденному Руководителем Организации.

3. ПРАВА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РАБОТНИКОВ АРХИВА
3.1. Работники Архива в процессе своей деятельности имеют право:
– получать поступающие в Организацию документы и иные информационные материалы по своему профилю деятельности для ознакомления, систематизированного учета и использования в работе;
– запрашивать и получать от руководителей Организации и ее структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения возложенных на них задач и функций;
– осуществлять в пределах своей компетенции проверку и координацию деятельности структурных подразделений Организации по вопросам делопроизводства и архивного дела, о результатах проверок докладывать руководству Организации;
– вносить предложения по совершенствованию форм и методов работы Архива и Организации в целом;
– участвовать в подборе и расстановке кадров по своему профилю деятельности;
– вносить предложения руководству Организации по повышению квалификации, поощрению и наложению взысканий на работников Архива и других структурных подразделений Организации по своему профилю деятельности;
– участвовать в совещаниях при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции Архива;
– контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях – источниках комплектования Архива.
3.2. Заведующий архивом несет персональную ответственность за:
– выполнение возложенных на Архив функций и задач;
– организацию работы Архива, своевременное и квалифицированное выполнение приказов, распоряжений, поручений вышестоящего руководства, действующих нормативно-правовых актов по своему профилю деятельности;
– рациональное и эффективное использование материальных, финансовых и кадровых ресурсов;
– состояние трудовой и исполнительской дисциплины в Архиве, выполнение его работниками своих функциональных обязанностей;
– соблюдение работниками Архива правил внутреннего распорядка, санитарно-противоэпидемического режима, противопожарной безопасности и техники безопасности;
– ведение документации, предусмотренной действующими нормативно-правовыми документами;
– предоставление в установленном порядке достоверной статистической и иной информации о деятельности Архива;
– готовность Архива к работе в условиях чрезвычайных ситуаций;
– несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;
– утрату и несанкционированное уничтожение документов;
– необоснованный отказ в приеме на хранение документов;
– нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством РФ.
3.3. Прием каждого дела производится Заведующим Архива в присутствии работника структурного подразделения.
3.4. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в Архив сотрудником Архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации.
3.5. Дела, увязанные в связки, доставляются в Архив сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в Архив передаются регистрационные картотеки на документы.

С данным Положением ознакомлен(а) _______________/_____________/

1 Должностные обязанности Заведующего архивом регламентированы в Разделе I Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37.

ajdocs.ru

Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия

Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия

(утв. приказом Роскомархива от 18 августа 1992 г. N 176)

1. Общие положения

2. Состав документов архива

3. Задачи и функции архива

4. Права архива

5. Ответственность заведующего архива

1.1. Документы государственного учреждения, организации, предприятия, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.

До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Государственной архивной службой Российской Федерации, хранятся в учреждениях, организациях, на предприятиях. *

1.2. Учреждения обеспечивают сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в их деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Государственной архивной службой, обеспечивают своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет учреждений.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица учреждений несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В учреждениях для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создаются архивы.

Учреждения обеспечивают архивы необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.4. Архив учреждения создается как самостоятельное подразделение, возглавляемое заведующим архивом, либо его функции возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива.

1.5. В своей работе архив учреждения руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами Комитета по делам архивов при Правительстве Российской Федерации, методическими документами соответствующего учреждения Государственной архивной службы и настоящим положением.

1.6. Положение об архиве учреждения разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается руководством учреждения по согласованию с соответствующим учреждением Государственной архивной службы.

1.7. Архив учреждения работает по планам, утверждаемым руководством учреждения и отчитывается перед ним в своей работе.

1.8. Контроль за деятельностью архива учреждения осуществляет руководство учреждения.

1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива учреждения осуществляет соответствующее учреждение Государственной архивной службы.

В архив поступают:

2.1. законченные делопроизводством учреждения документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу; **

2.2. документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников; **

2.3. документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных данной организации; **

2.4. личные фонды ведущих работников учреждения, поступившие в архив;

2.5. служебные и ведомственные издания;

2.6. научно-справочный аппарат к документам архива.

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Примерного положения;

3.1.2. учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

3.1.3. подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Государственной архивной службой РФ;

3.1.4. осуществления контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждения;

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений учреждения, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Государственной архивной службой РФ;

3.2.2. разрабатывает и согласовывает с соответствующим архивным органом графики представлений описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения ГАС РФ и передачи документов Архивного фонда РФ на государственное хранение;

3.2.3. составлять и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной службы учреждения и экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения ГАС РФ;

3.2.4. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел;

3.2.5. создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива;

3.2.6. Организует использование документов: информирует руководство и работников учреждения о составе и содержании документов архива;

выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;

исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

3.2.7.проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии учреждения;

3.2.8. оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел учреждения, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив учреждения;

3.2.9. участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства учреждения;

3.2.10. ежегодно представляет в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

3.2.11. подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в соответствующий государственный архив документы Архивного фонда Российской Федерации.

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1. контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях учреждения.

4.2. запрашивать от структурных подразделений учреждения сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

5.1. Заведующий архивом несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.

_____________________________

* Далее: “учреждениях”

** Документы по личному составу могут поступать в соответствующий архив документов по личному составу при местном органе исполнительной власти