Выписка из штатного расписания — образец и нюансы оформления

Деятельность любого юридического лица сопровождается оформлением необходимых документов, которые придают этой деятельности официальный статус.

Относится к таким документам и штатное расписание — специальный документ внутреннего типа, в котором собрана вся информация по количеству рабочих мест и размерах установленной оплаты труда. По понятным причинам информация такого рода не передаётся для ознакомления третьим лицам, так как представляет собой коммерческую тайну.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

Однако в отдельных случаях работникам необходимо предъявить информацию по штатам. В подобных случаях работодатель оформляет выписку — отдельный документ, представляющий собой точную копию небольшой части документа, имеющей отношение к конкретному сотруднику. Её и передают третьим лицам, запрашивающим сведения такого рода.

Функции и содержание документа

Основная задача выписки — это предоставление достоверной информации о работающем гражданине.

При этом основной документ (расписание) составляется на унифицированном бланке формы Т-3 (согласно Постановлению Госкомстата под номером 26, изданному в апреле 2001 года). Использование бланка — необязательное условие, однако, он облегчает составление расписания и по этой причине достаточно часто используются юридическими лицами.

При оформлении выписок не копируется основная часть или шапка расписания, в которой содержится информация для внутреннего пользования — дата составления, срок действия, регистрационный номер. Также не копируется заключительный раздел с подписями ответственных за составление сотрудников и реквизитами юридического лица.

В основной части расписания содержится информация по персоналу: указываются структурные подразделения, перечисляются должности и квалификации сотрудников, количество штатных единиц, тарифная ставка для каждого места с учётом надбавок. Именно с этого раздела берётся информация для оформления выписок.

Форма, образец, нюансы оформления

Для выписок трудовым законодательством не установлено единой или унифицированной формы бланка.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

По этой причине документ составляется уполномоченным сотрудником в свободной форме, но с обязательным внесением всех необходимых разделов и пунктов.

Сокращённая форма подачи информации в документе вызвана необходимостью сохранения личных данных работников. Но учитывая, что расписание не представляет собой государственной тайны, выписывать из него можно любую часть из основного раздела. Также допускается составление выписки из нескольких частей, когда из расписания берётся несколько пунктов информации, идущих не по порядку.

При этом уполномоченный на выдачу документа сотрудник следит, чтобы не искажался смысл копируемой информации, изложенной в оригинале.

Документ составляется тремя основными способами, разрешёнными на законодательном уровне:

• в виде ксерокопии;
• в виде фотокопии;
• в виде текста, набранного на компьютере и заверенного уполномоченным сотрудником.

В документе указывается следующая информация:

1. Вверху слева вносится полное наименование юридического лица (сокращения недопустимы!). Здесь же справа вносятся коды ОКУД и ОКПО.
2. Следующим пунктом ниже шапки вписывается полное название документа, фиксируется его регистрационный номер и дата составления.
3. Далее вносится краткая информация по расписанию: на основании какого приказа (номер и дата издания) и на какой период оно было составлено. Здесь же указывается, сколько единиц всего насчитывается в штате.
4. В основной части документа воспроизводится таблица бланка штатного расписания.
5. В первой графе указывается название структурного подразделения и его специальный код, присвоенный у этого юридического лица.
6. Во второй графе вписывается название должности или специальности, с уточнением по разряду, категории и квалификации.
7. В третьей графе указывается количество единиц, работающих на данной должности.
8. Четвёртая графа сообщает, какая ставка (оклад) была назначена данному работнику на текущий год.
9. Пятая графа имеет несколько подразделов для перечисления видов надбавок, если таковые были начислены работнику.
10. В шестой графе вписывается общая сумма заработной платы.
11. А седьмая графа предназначена для фиксации примечаний.
12. Внизу документ подписывается начальником кадрового отдела или другим уполномоченным сотрудником. Также свою подпись ставит и сам работник.
13. Документ заверяется главным бухгалтером либо руководителем организации или предприятия.

Все подписи вносятся с обязательным указанием занимаемой должности и расшифровкой! Образец бланка выписки из штатного расписания можно скачать здесь.

Как правильно заполнить?

Порядок заполнения документа включает в себя следующие правила:

1. Обязательно вносятся реквизиты оригинала — дата его составления и регистрационный номер.
2. На документе ставит подпись то должностное лицо, которое подписывало оригинал.
3. Если это был не руководитель предприятия, он не подписывает и выписки.
4. Готовый документ в обязательном порядке заверяется уполномоченным лицом. Этот сотрудник вносит запись, что «копия верна», ставит свою подпись и мокрую печать юридического лица.

Обычно на предприятиях или в организациях, учреждениях имеется соответствующий локальный документ, в котором зафиксированы все основные правила выдачи выписок. Зачастую для выписок утверждается отдельный бланк, которым и следует пользоваться при заполнении документа.

Если выписка требуется внутри предприятия её заверять не нужно!

Документ, включающий в себя несколько страниц, сшивается нитью. Затем на узел нити наклеивается квадрат из чистой бумаги, после чего вносится надпись «Копия верна. Прошито и пронумеровано столько-то листов».

Основной компенсацией при увольнении пенсионеров является выходное пособие. Об этом говорится в нашей подробной статье!

Больше про влияние рабочего стажа на выплаты больничного читайте здесь.

За задержку заработной платы работодатель обязан выплатить компенсацию. Как начисляется при этом ее сумма, вы узнаете в нашей статье.  

Кто выдаёт и как хранится документ?

Выдачей выписок занимаются исключительно работники, уполномоченные на такие действия приказом руководства. Чаще это сотрудники кадрового отдела. Информация о выдаче документа по требованию третьего лица или сотрудника вносится в специальный учётный журнал.

Выписка будет действительна в течение года. Именно столько действует оригинал штатного расписания. В архиве документ хранится в течение пяти лет.

Дорогие читатели, информация в статье могла устареть. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Автор статьи

Юрист

 

 

zakonguru.com

Выписка из штатного расписания – бланк и образец заполнения, форма и примеры

Как составляется выписка из штатного расписания?

Каждая организация для законного осуществления деятельности должна точно следовать основным требованиям законодательства, к которым относится необходимость подготавливать множество документов. Хотя отсутствует какой-либо единый и строгий порядок, на основании которого ведется документооборот, все равно требуется соблюдать определенные правила.

Дорогие читатели! Мы постоянно пишем актуальные и полезные материалы на наш интернет-журнал по бизнесу и финансам, подписывайтесь на наш канал в Яндекс-Дзен!

Поэтому каждый предприниматель должен знать, каково предназначение выписки из штатного расписания, а также как она формируется.

Что такое выписка из штатного расписания

Данный документ нередко требуется при обращении в различные государственные учреждения.

Важно! Каждая документация, создаваемая на предприятии, должна формироваться при учете многочисленных нюансов и требований, а иначе можно получить отказ в какой-либо льготе или услуге.

Штатное расписание представлено особым документом, который непременно должен иметься в любой фирме. В него вписываются важнейшие данные:

• состав штата организации;
• структура кадров. Тут содержится информация о том, что такое кадровый резерв и как его формируют;
• количество людей, работающих в фирме на официальной основе;
• размер зарплаты каждого человека, трудящегося на той или иной должности.

Как осуществляется оформление штатного расписания по унифицированной форме Т-3  и получение выписки из такого расписания — смотрите тут:

Цели создания расписания

Основным назначением расписания является определение должностей работников, что позволит в будущем планировать, как распределять обязанности между всеми специалистами. Создается штатное расписание для разных целей:

• реализация разнообразных сравнительных операций, призванных определить, какие обязанности и задачи ставить перед теми или иными сотрудниками фирмы;
• разделение всех работников в соответствии с их количеством, имеющейся квалификации и нагрузке на работе, причем все созданные группы можно будет в будущем эффективно использовать для работы фирмы;
• произведение оценки правильности и эффективности существования конкретной должностной структуры в компании.

Для составления данного расписания непременно используется специальная форма, называемая №Т-3. Заполняется документ достаточно легко, но для этого непременно учитываются определенные требования. Выписка представлена копией штатного расписания, причем место ее формирования зависит от того, какова цель ее создания.

Важно! Выписка делается исключительно в ситуации, когда невозможно или нецелесообразно сделать копию штатного расписания, например, размер данного документа превышает 10 листов.

Когда и как делается выписка

Оригинал и копия выписки могут понадобиться в разных ситуациях, например:

• требуется передать соответствующие данные в различные государственные учреждения, к которым относится ФНС или внебюджетные фонды. Какие отчисления должен осуществлять ИП во внебюджетные фонды — читайте здесь;
• самому работнику по разным причинам нужна документация, например, он участвует в судебном процессе, поэтому выписка нужна для подтверждения определенных данных;
• сотруднику организации необходимо составить заявление, для чего требуются данные содержащиеся в штатном расписании.

Важно! Руководство любой компании должно знать, что выдача любой документации работнику должна производиться по первому его требованию.

Для получения документа надо написать гражданину заявление, которое передается в отдел кадров компании или непосредственно руководству. На основании него выдается выписка.

Бланк выписки из штатного расписания.

Выдачей занимается определенный сотрудник компании, у которого имеются соответствующие полномочия, причем для этого руководитель фирмы пишет конкретный приказ. Обычно выбор падает на работника отдела кадров.

Что представляет собой приказ об утверждении штатного расписания и по каким правилам его составляют — узнайте по ссылке.

Важно! Во время выдачи выписки необходимо регулярно заносить эти сведения в журнал учета. Выписка действительно только один год, как и само штатное расписание, но хранится эта документация в архиве на протяжении пяти лет.

Сам процесс формирования выписки должен подчиняться определенным правилам:

• вписываются основные данные из самого штатного расписания, а именно его номер и дата формирования;
• подписывается выписка работником фирмы, который заполнял ее;
• заверяется документ специалистом, обладающим соответствующими полномочиями, поэтому он ставит на нем подпись, что подтверждает верность внесенных сведений.

Обычно на предприятиях используется стандартный бланк для создания выписок.

Кто может обратиться за выпиской

Запросить данный документ могут:

• непосредственные работники организации;
• ПФ;
• ФНС или трудовая инспекция;
• ФСС;
• специалисты компании, которые занимаются участием в торгах или вступлением в СРО,

Если требуется документ работнику фирмы, то обычно это означает, что он участвует в судебных разбирательствах с фирмой. Разные государственные учреждения требуют эту документацию для проведения камеральных проверок.

Нередко требуется информация для фондов, чтобы определить, каков реальный стаж того или иного гражданина, что позволит правильно рассчитать страховые взносы.

Структура и порядок формирования документа

Бланк может значительно отличаться в разных компаниях, но непременно для составления документа должны учитываться строгие требования. Допускается скачать бланк из интернета, а также просмотреть разные варианты форм.

Структура считается простой, так как последовательно вносятся нужные сведения:

• информация о фирме, а именно ОКПО и ОКУД;
• название компании;
• дата и номер выписки;
• срок, в течение которого действительно штатное расписание;
• ФИО работника, составляющего и утверждающего документ;
• размер штата, причем желательно для этого пользоваться таблицей;
• прописывается заработок каждого работника, его должности и иные особенности;
• в конце документ заверяется.

Если точно следовать простым правилам составления документа, то он формируется оперативно и без ошибок. Для этого требуется только постоянно сверяться с информацией, имеющейся в первичных документах фирмы.

Образец заполнения выписки из штатного расписания.

Какие сведения вносятся в выписку

Чтобы грамотно составить документ, важно знать, какие данные вписываются в него в обязательном порядке. Для этого учитываются правила:

• слева вверху непременно указывается название компании, причем не допускается пользоваться сокращенным вариантом, поэтому прописывается наименование полностью;
• ниже пишется наименование документа, его номер и дата, когда он составляется;
• вносятся сведения по расписанию, причем желательно прописывать краткую информацию;
• ставится численность штата;
• основной раздел выписки содержит таблицу, в которой имеется расписание штата;
• если у фирмы открыто несколько подразделений, то в таблице отдельно вносятся данные о каждом филиале с указанием его кода;
• во второй колонке таблицы прописываются специальности работников фирмы и их разряд;
• третья колонка содержит количество сотрудников, занимающих конкретную должность;
• в 4 столбце прописывается оклад работников;
• в пятой графе указывается, получали ли сотрудники фирмы какие-либо дополнительные выплаты помимо зарплаты;
• 6 столбик содержит полную заработную плату специалистов;
• в последней графе имеются примечания;
• в конце ставится подпись специалиста и руководителя отдела кадров.

Важно! Без указания окладов работников выписка будет недействительной. Готовая выписка передается работнику фирмы под роспись. После она заверяется главным бухгалтером и руководителем фирмы.

Заключение

Таким образом, выписка из штатного расписания считается важным документом, который нередко требуется самим работникам или разным государственным учреждениям.

Она должна содержать нужную информацию обо всех работниках компании. Занимается ее составлением специалист, получивший соответствующие полномочия в результате создания приказа руководства. Как составить приказ о внесении изменений в штатное расписание — читайте в статье по ссылке.

Как составить штатное расписание и соответствующую выписку — смотрите в этом видео:

Позвоните по телефону +7 (499) 288-03-12 или задайте вопрос и получите ответ юриста через 5 минут. Консультация бесплатная!

fbm.ru

Как заполнить штатное расписание и сделать выписку: образцы

Официальная форма Т3 — штатное расписание. В нем отображено основная зарплата и дополнительные выплаты. Организация имеет право пользоваться своей формой документа или готовой Т3.

Заполнение его — обязанность сотрудника отдела кадров. В небольшой организации эта функция возлагается на бухгалтера или руководителя.

Зачем нужно штатное расписание

Документ используется для утверждения структуры, штатного состава, его численности в соответствии с Уставом предприятия.

Руководитель или уполномоченное им лицо устанавливает штатное расписание. Бумага содержит информацию:

• Существующие должности в организации.
• Количество работников.
• Месячный фонд оплаты труда.
• Сумма окладов и надбавок.
• Структурные подразделения, их перечень.

Вакансия работника при занесении в расписание прописывается без сокращения. Запись производится в убывающем порядке начиная с главной должности.

Изменения в документе возможны в случаях:

• Смена отдела предприятия или наименования должности.
• Изменение оклада.
• Реорганизация фирмы.
• Штатное сокращение.
• Сотрудники, которых затронули изменения, должны ознакомиться с ними и подтвердить это своей подписью в документе.

Составление штатного расписания

При составлении опираются принципы трудовой организации и управлением ресурсами работников.

Утверждается годовой бизнес-план. В нем определяются задачи на рабочий год, виды деятельности и объем выполняемой работы.

Разрабатываются организационные структуры. Указываются: как происходит взаимодействие, и какие подразделения реализовывают план.

Планирование количества единиц штата по каждому направлению работы происходит в соответствии с видами и нормами труда.

Размер оклада определяют по средним показателям денежного вознаграждения в регионе за месяц. Система премирования разрабатывается за счет ресурсов и возможностей предприятия. Или основываясь на законодательные акты для государственных учреждений.

При вхождении в силу нового чтения штатного расписания, изучаются изменения, происходившие в течение года. На их основе выполняется корректировка документа.

Образец заполнения

Штатное расписание — 10 граф. Их заполняют согласно унифицированной на законодательном уровне форме Т-3 или принятом бланке на предприятии.

Графа 1 — структурное подразделение. В строку вписываются все отделения, действующие в организации. Обязателен административный и производственный блок.

Графа 2 — код. Каждому подразделению присваивают код. Ориентир — Положение о номенклатуре дел в документообороте предприятия. Бумаги архивируются и хранятся в соответствии с кодами.

Графа 3 — должность. В подразделении должен быть руководитель и желательно заместитель. Бизнес-план, определяет специалистов, выполняющих работу. Название должностей и разряд квалификации определяется по общероссийскому классификатору профессий.

Графа 4 — штатная единица. Сколько человек работает в определенной профессии.

Графа 5 — ставка по тарифу (оклад). Ее определяют объемы запланированных работ и нормы труда. Учитывается выработка по каждой профессии за временную единицу. Выясняется двумя методами:

Экспертный — группа от трех до пяти человек, заполняющих оценочные листы. Показатель усредняется и выявляется объем труда за единицу времени.

«Полевые» замеры” — вычисляются, сколько и каких видов деятельности выполняет сотрудник. На этой основе вычисляется тарифная ставка.

Графа 6 — надбавки. Вписываются все надбавки (выслуга, характер работы, знание иностранного языка и другие), положенные трудовым законодательством и локальными нормативами предприятия. Строка делится на три столбца. Включены графы 7, 8.

Графа 9 — всего. Предельное вознаграждение за месяц или за год и фонд оплаты труда.

Графа 10 — примечание. Указываются определенные условия заработной платы. Например, если установлен оклад в иностранной валюте.

Образец заполнения штатного расписания можно бесплатно скачать здесь:

Составление расписания для сдельной оплаты труда

Особая категория сотрудников — сдельщики. У них отсутствует фиксированный оклад, его размер — выполненная работа.

Штатное расписание для сдельной оплаты заполняется:

• С графы 1 по 4 по стандартам.
• Графа 5 — прочерк.
• Графа 10 — указывается «Сдельно-премиальная заработная плата». Дается ссылка на документ организации, регулирующий размер денежного вознаграждения (положение об трудовой оплате или материальном стимулирование).

Смотрите также: образец заключения трудового договора с работником.

Образец расчета средней заработной платы здесь.

Процедура постановки на учет в ФСС: http://boss-consult.ru/otchet/fss/postanovka-na-uchet-v-fss.html

Выписка из штатного расписания

Выписка — необходимая бумага, если требуется предоставить информацию ограниченного объема третьим лицам.

Оригинал расписания не подлежит выдаче, но отдельная его часть может быть доведена до другого лица. Выписка составляется после вступления оригинала в юридическую силу. Документ может быть изготовлен ксерокопией отдельной части основной бумаги.

Решение принимает руководитель или уполномоченное лицо.

При необходимости у инициатора выписки может потребоваться письменный документ (заявление) о выдаче информации. Ставится подпись руководителя и требование передается исполнителю, выполняющему выписку.

Документ изготавливается так же как и подлинник, вверху, после наименования организации, прописывается «Выписка из штатного расписания». Графы расписываются, как и в оригинале, но на одного человека.

Соответствие документа подтверждается печатью, подписью директора, главного бухгалтера и кадровым специалистом предприятия.

Информация о запросе и выдаче заносится в журнал учета.

Образец выписки из штатного расписания:

Основные положения штатного расписания:

Документ составляется:

1. Бухгалтером — маленькая фирма.
2. Кадровой службой — крупная компания.
3. Финансистами.

Утверждение расписания и его подпись осуществляется руководителем или исполняющим его обязанности. Ответственность составления и соблюдения бумаги ложится на директора.

Руководителем издается в конце календарного года приказ об утверждение штатного расписания на следующие 12 месяцев.

boss-consult.ru

Как сделать выписку из штатного расписания образец?

Для составления приказа об утверждении штатного расписания можно использовать фирменный бланк предприятия. Образец приказа об утверждении штатного расписания на 2018 год 1832. Образец заполнения платежного поручения на уплату госпошлины при. Образцы документов Другие документы Штатное расписание. Скачать образец приказа на штатное расписание. Приказ об утверждении штатного расписания документ характера, который содержит в себе полный перечень утвержденных. Утверждается штатное расписание приказом руководителя организации. приказа о штатном расписании W. О вводе в действие штатного расписания.Используйте, чтобы внести изменение в штатное расписание, образец приказа, который приведен ниже. Номер и дата утверждающего приказа ставятся на штатном расписании. Возложить контроль за исполнением приказа на наименование структурного подразделения, должность, Ф. Скачиваю приказ на утверждение штатного расписания, у меня. Составляется штатное расписание на определенную календарную дату, а утверждение

.

Как сделать выписку из штатного расписания в 2018 году

Образец заполнения Как составить договор аренды. Вы можете приказом вносить изменения в штатное расписание. Действие штатного расписания на календарный год, как правило, начинается с 1 января. Cкачать образец документа Образец приказа об утверждении штатного расписания. Утверждено и указываются реквизиты приказа об утверждении и. В нижней части страницы читатель может скачать приказ об утверждении штатного расписания на 2017 год. Образец приказа об изменении штатного расписания. Форма, образец и особенности составления штатного. Приказ об утверждении штатного расписания образец. Как написать приказ на штатное расписание в 2018 году. Утвердить новое штатное расписание в количестве 55 штатных единиц и месячным. Образец заполнения штатного расписания для ИП и ООО. Утверждается штатное расписание приказом распоряжением руководителя организации или уполномоченным им лицом. Образец приказа об утверждении штатного расписания

. Особенности приказа о создании комиссии по спецоценке условий труда скачать образец. Мы рассмотрим случаи, в которых ШР может быть изменено, и дадим образец приказа об изменении штатного расписания. Приказ о штатном расписании образец. Приказ об утверждении штатного расписания пример. Приказ на утверждение штатного расписания образец которого вы могли посмотреть выше, а также другие, связанные с этим документы, необходимо заверить у. Об утверждении штатного расписания. НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Город ПРИКАЗ 200 г. В том случае, если руководитель предприятия издает этот приказ, то штатное расписание, которое было. В связи с необходимостью упорядочения и документального оформления. В таком случае можно посмотреть приказ о штатном расписании образец. ПРИКАЗ на ВВОД в действие Штатного Расписания. Как составить штатное расписание, образец заполнения. А так же подскажите когда надо готовить новое штатное расписание на 2005 год и конечно же приказ на него. Образец приказа об утверждении штатного расписания на 2017 год

Штатное расписание это акт, который дает представление. Представленная форма штатного расписания является стандартным образцом и может быть видоизменена согласно индивидуальным особенностям конкретного.

Есть приказ о утверждении штатного расписания. Оформляется приказ на такие изменения подобно примеру, описанному выше. Заполните представленный образец штатного расписания и скачайте. Но перед этим, форма документа должна быть заверена оттиском печати организации и в. Бухгалтер или экономист предприятия должен взять в качестве образца стандартную форму для приказа о новом штатном расписании. Образец приказа об утверждении штатного расписания на 2018 год. Ниже приведн образец приказа о внесении изменений в штатное расписание.

Образец справка о невыплате единовременного пособия при рождении ребенкаОбразец приказа о доплате за вредные условия труда

astbusines.ru

Выписка из штатного расписания – образец 2019

На странице представлен образец документа «Выписка из штатного расписания» с возможностью скачать его в формате xls.

Тип документа: Выписка

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Выписку, как важный юридический документ, применяют по надобности, чтобы предоставить информацию другим лицам в ограниченном объеме. Чтобы сохранить служебную тайну, и не выдавать подробности личной жизни сотрудников предприятия либо организации, используется выписка из штатного расписания.

Как правильно нужно составлять выписку из штатного расписания

Создание такого юридического документа, как выписки, можно производить на основе любой части оригинала (штатного расписания). Содержание составленной выписки ни в коем случае не должно искажать смысл ее сведений. Этот документ может составляться исключительно после того, как вступит в свою юридическую силу штатное расписание. Этот документ должно составлять то лицо, которое отвечает за сохранность штатного расписания. Выписка может представлять собой ксерокопию или фотокопию оригинала (штатного расписания). При необходимости выписка может быть истребована у лица, которое отвечает за ее хранение. Выписка также может оформляться как служебная записка.

Соответствие выписки штатному расписанию

Сведения о выдаче выписки может заноситься в специально предназначенный для этого учетный журнал. Имея на руках учетный журнал, то лицо, которое получило оригинал выписки из штатного расписания, удостоверяет ее получение подписью в специальной графе. На этом документе руководящее лицо отмечает о надобности выдачи сведений (в письменном виде). Выписка обязательно должна быть заверена подписью ответственного лица и печатью организации (или кадрового подразделения).

Скачать образец документа

Скачать в .xls

Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

Обратите внимание! Приведено лишь начало документа. Полную версию вы можете скачать по соответствующей ссылке.

Скачать в .xls

Сохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Смежные документы

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

dogovor-obrazets.ru

Выписка из штатного расписания | образец 2019, пример

Выписка из штатного расписания в 2019 году может потребоваться как сотруднику, так и самой организации. Рассказываем о том, как правильно ее оформить, предлагаем скачать образец

Читайте в нашей статье:

В каких случаях требуется выписка из штатного расписания

Cведения из документов организации сотрудник может получить только в виде выписок, содержание которых относится непосредственно к нему. Это же касается и штатного расписания, которое, помимо этого, довольно объемный массив данных, а также внутренний документ, содержание которого составляет коммерческую тайну.

Штатное расписание:проведите аудит по методике ГИТ>>>

Выписка из штатного расписания в 2019 году может потребоваться работнику для предъявления в госорганы, например, в Пенсионный фонд, в ФСС (Фонд социального страхования), в банк или иную кредитную организацию, в налоговую инспекцию или ГИТ (трудовую инспекцию), а также в судебные органы в случае  рассмотрения трудовых споров.

Кроме того, выписка может потребоваться юридическому лицу для участия в тендере на выполнение госзаказа или для вступления в СРО.

Чем отличается выписка от оригинального документа

Как правило, штатное расписание содержит три основных раздела:

Во-первых шапка, содержащая заголовок документа, дату его утверждения, срок действия, регистрационный номер.

Во-вторых основной раздел, содержащий наименования структурных подразделений, количество и состав штатных должностей с указанием квалификаций, надбавки и тарифные ставки по должностям.

В-третьих заключительный раздел, в котором указаны должности, фамилии и инициалы составителей документа, их подписи, а также реквизиты юридического лица.

Выписка из штатного расписания содержит только ту информацию, которая содержится в основном разделе и касается конкретного сотрудника. Передать сотруднику или организации информацию о других сотрудниках в полном виде – значит нарушить требования законодательства о персональных данных. Поэтому при составлении выписки может использоваться сокращенная форма представления информации и отсутствовать сведения, не относящиеся к предмету запроса. В выписке также могут быть представлены выборочные сведения в произвольном порядке.

Читайте также:

Как составить выписку из штатного расписания

Форма документа может быть разработана и утверждена работодателем самостоятельно. Важно, чтобы в выписке из штатного расписания были предусмотрены поля, в которые будет внесена следующая информация и реквизиты:

• полное и сокращенное наименование предприятия;
• присвоенные предприятию коды по ОКУД и ОКПР;
• наименование документа, его регистрационный номер и дата выдачи;
• информация об оригинале: наименование, номер и дата приказа, которым было утверждено штатное расписание, срок его действия, общее количество штатных единиц в данной организации.

Читайте по теме в электронном журнале

Основную часть для удобства восприятия лучше оформить в табличной форме. Так, выписка из штатного расписания в Excel может содержать графы:

1. Наименование структурного подразделения предприятия.
2. Специальный код подразделения.
3. Наименование должности, профессии, специальности с указанием разряда, категории, квалификации.
4. Количество штатных единиц, работающих в данной должности.
5. Оклад (тарифная ставка) по данной должности.
6. Все виды и величина надбавок, если они имеются.
7. Итоговая суммарная величина заработной платы.
8. Примечание.

Основная задача кадровика – составить документ таким образом, чтобы информация была достоверной, соответствовала оригиналу и не содержала лишних данных.

Скачать образец выписки.xlc >>>

Читайте также:

Кто выдает и заверяет выписку из штатного расписания в 2019 году

Выписка из штатного расписания в 2019 году подписывается начальником отдела кадров, главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на составление этих документов. Если документ выдается по заявлению сотрудника, он также должен поставить свою подпись под надписью «Копия верна». Заверить документ своей подписью должен руководитель или главный бухгалтер. Каждая подпись должна иметь расшифровку с указанием должности, фамилии и инициалов.

Чтобы выписка имела юридическую силу, она должна иметь все необходимые для такого вида документов реквизиты. Ее форма и содержание должны быть утверждены локальным нормативным актом работодателя. Этим же актом необходимо установить единые правила выдачи и оформления выписок. Произвольное заполнение должно отвечать цели запроса и не относится к этим важным реквизитам.

Независимо от того, с какой целью потребовалась выписка из штатного расписания в 2019 году — по заявлению сотрудника или при оформлении организацией документов на тендер или вступления в СРО, оформлением ее занимается уполномоченное на это лицо. Его полномочия должны быть подтверждены приказом и входить в должностные обязанности, перечисленные в трудовом договоре или должностной инструкции. Это может быть сотрудник отдела кадров или бухгалтерии. Чаще всего именно кадровый работник оформляет этот документ.

Обратите внимание!

Информация обо всех выданных выписках должна вноситься в специальный журнал учета выдачи подобных документов. Этот журнал также ведет уполномоченное лицо – специалист по делопроизводству или кадровик.

Читайте также:

Срок действия выписки

Выписка из штатного расписания действительна, пока новое штатное расписание не вступит в силу, как правило не более года, срок хранения их составляет 5 лет.

Читайте также:

www.pro-personal.ru

Выписка из штатного расписания: образец, бланк, пример заполнения

Штатное расписание (ШР) представляет собой официальный внутриорганизационный кадровый документ в единичном варианте, предназначенный для:

• фиксации численности и структуры предприятия в виде действующих подразделений, расположенных, как правило, в иерархическом порядке;
• количества имеющихся у работодателя должностей, которые исчисляется в штатных единицах;
• соответствующая для каждой, отдельно занимаемой должности система оплаты труда или фиксированный оклад.

Необходимость в разработке штатного расписания для работодателя

Сумма численности должностей и общая сумма всех окладов подсчитывается на основании имеющихся штатных единиц и указанных к каждой должности заработной платы. Общая сумма закрепляется в самой нижней графе документа, именована словом «Итого».

Создание штатного расписания, выписки из него и изменение (дополнение) его структуры необходимо сопровождать соответствующим приказом.

Не смотря на то, что штатное расписание в нормативно-правовой базе имеет унифицированную форму и является удобным по своей форме организационно-распорядительным документом для качественной работы кадровика и бухгалтера по учету и выплате заработной платы, трудовым законодательством не предусмотрено обязательное наличие у работодателя данного структурированного источника информации по должностям и окладам.

На основании Постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, была разработана наиболее удобная и популярная для применения кадровыми службами и бухгалтерией во многих организациях  форма заполнения штатного расписания № Т-3.

Но работодатель в праве разработать и иную, подходящую для него форму штатного расписания, так как в данном случае унифицированный шаблон носит исключительно рекомендательный характер, и разработан в качестве образца. Но его применение очень удобно в использовании, поэтому при составлении нового ШР игнорировать его не стоит.

Несмотря на диспозитивный характер закона по разработке ШР, пусть этот документ и не является обязательным, но объективная необходимость в его создании у каждого работодателя есть.

Не редко контролирующие органы перед плановой или во время внеплановой проверок запрашивают у кадрового работника или дирекции наличие штатного расписания на предприятии.

Совет:

Обратите внимание, что сведения об оплате труда, указанные в штатном расписании конкретной организации, должны совпадать и аналогично отражаться в условиях трудового договора, личной карте (Форма Т-2) и приказе о приеме на работу.

Если работник принимается на неполный рабочий день, то в приказе о приеме на работу должна быть указана штатная единица в размере 0,5 или 0,25 от должностного оклада. Если работник числится совместителем, то необходимо производить подсчет и выплату заработной платы с учетом указанного оклада за 1 шт.ед., соответственно поделив его на 2 (умножить на 0,5), или на 4 (умножить на 0,25), в зависимости от условий характера работы (режима рабочего дня), прописанных в трудовом договоре.

Зачем нужна выписка из штатного расписания

При возникновении и последующем разрешении трудовых споров между работником и работодателем, госслужащие могут запросить по отдельной должности выписку из штатного расписания,если у них есть основание полагать, что выплаты заработной платы работнику осуществлялись в противоречии с должностным окладом, указанным в приказе о приеме на работу, трудовом договоре и самом штатном расписании.

Под выпиской из штатного расписания (ВШР) подразумевается часть основного документа (ШР), в котором  обязательно должна быть указана достоверная кадровая и бухгалтерская информация, не противоречащая ее первоначальному источнику.

Форма составления ВШР идентична действующему ШР, поэтому заполняется она в том же порядке, или же по аналогии действующего штатного расписания. Часто при составлении бланка ВШР для удобства применяют унифицированную форму Т-3.

Правила и порядок составления выписки

Выписка по основным правилам грамотного введения кадрового делопроизводства, должна включать в себя такие необходимые сведения, как:

1. Регистрационный номер (закрепляется он обычно в регистрационном журнале введения приказов, или на специально разработанном регистрационном документе предприятия) действующего (единственного) штатного расписания, имеющего юридическую силу и даты его составления. В шапке документа необходимо указывать, что он является выпиской из ШР, а не основным источником бухгалтерской и кадровой информации по сотрудникам.
   Если раннее структура штатного расписания менялась, то советуем в дате выписки обязательно указывать дату последнего изменения ШР, на основании последнего приказа «О внесении изменений в ШР».
2. Информация по конкретной(ых) запрашиваемой (ых) должности (ей), включающая в себя так же структуру (подразделение), должность, количество штатных единиц, сумму должностного оклада и подсчет общего итога в числовом виде (можно дополнительно использовать и текстовую пропись для обозначения общей суммы окладов и штатных единиц).
3. Подтверждение достоверности ответственным должностным лицом информации, указанной в выписке за идентичность составления данного документа на основании действующего ШР (внизу основного текста необходимо указывать должность исполнителя, Ф.И.О., его подпись и печать организации). Если ВШР необходима для внутреннего пользования, то в печати или штампе необходимость пропадает.

Ответственным лицом за составление выписки штатного расписания является как правило сотрудник, в чьи обязанности на основании приказа или должностной инструкции входят хранение конфиденциальных данных сотрудников предприятия и непосредственная работа с кадровыми документами.

В крупных организациях и госструктурах таким лицом, как правило, является работник кадровой службы. В более мелких организациях на роль кадровика или выполнения кадровых обязанностей чаще всего назначается секретарь, бухгалтер или же сам директор фирмы.

Пример заполнения шапки ВШР:

Выписка из штатного расписания  ООО «СтройДом», ШР № 1-ОК от 12.01.2015 года,  согласовано и закреплено подписью генерального директора Ивановым И.И.

Сама по себе выписка идентична с юридической точки зрения копии основного документа, и может быть выдана заинтересованной стороне трудовых или гражданских правоотношений, по его письменному запросу в виде служебной записки, предварительно одобренной и завизированной руководителем.

Чаще всего, за получением ВШР могут обратиться:

1. Работник для решения трудовых споров или по иным причинам, в соответствии с требованиями статьи 62 ТК РФ. Такой вид выписки включает в себя информацию исключительно по занимаемой должности конкретного работника, и не в коем случае не должна включать другие кадровые и бухгалтерские сведения, не относящиеся к данному работнику. Такое правило соблюдается в соответствии со статьей 88 ТК РФ, но основании которой данные сведения относятся к персональным данным, а работодатель является ответственным лицом за неразглашение личной информации сотрудников.
2. Контролирующие (правоохранительные) органы. Как правило, к ним чаще всего относят Федеральную службу государственной Статистики, Федеральную налоговую службу, Инспекцию по охране труда, Пенсионный фонд, органы прокуратуры, суды и другие государственные и муниципальные структуры, которые в соответствии с действующим законодательством имеют право делать письменные запросы подобного характера.
3. Специальные аккредитованные организации, с которыми крупные производственные, строительные и промышленные предприятия заключают гражданско-правовой договор по оказанию услуг в виде специальной оценки условий труда. Такие компании уполномочены давать итоговое заключение, поэтому для грамотного выполнения своих обязанностей, им запросто могут понадобиться сведения по должностным окладам работников.

В любом случае, ВШР представляет собой часть официального документа организации (действующего ШР), который носит исключительно конфиденциальный характер, хранение его должно соблюдаться по правилам действующего федерального закона «О персональных данных» и заполняется только на основании имеющегося (измененного или обновленного) штатного расписания.

Нормативная база РФ не ограничивает право работодателя в выдачи документа в виде ВШР при условии, если сие деяние не повлечет за собой правонарушение в виде незаконного разглашения личных данных работника.

ВШР также не может выдаваться запрашиваемому лицу в том случае, если на предприятии отсутствует его первоначальный источник, так как он по своему юридическому значению аналогичен заверенной копией основного документа.

Предлагаем вам посмотреть резюмирующее видео о том, как составить выписку из штатного расписания.

znaydelo.ru