Ошибка зачеркивается чертой, рядом пишется правильная информация и пометка «Исправлено» с датой правки и подписями кадровика и работника. Никакие “корректоры” не используются. Недопустимо удалять разделы, даже если они остаются незаполненными. Возможно добавление строк либо вложенных листов.

Если нужная информация отсутствует либо ответ отрицательный, оставляется пустое место. Прочерк и «нет» писать нельзя. Часть сведений идут сразу в 2 поля – текстовое и кодовое. Используются классификаторы: ОКИН, ОКСО, ОКПДТР и ОКАТО. Запрещены знаки«:», «=», «/».

Кодирование осталось со времен, когда современные программы кадрового учета еще не имели столь массового распространения. Можно оставить графы для кодов незаполненными, но удалять сам реквизит нельзя. Надо внимательно следить, чтобы сведения в текстовом поле не “заходили” на кодовое – иначе карточка будет испорчена.

Заполнение “шапки”

Заголовочная часть документа, иначе называемая «шапкой», создается так. Сначала идет информация о предприятии:

• Точное полное название. Если имеется официальное сокращение, оно пишется в скобках.
• ОКПО.

Код по ОКУД – 0301002. Затем идут личные данные работника.

• Дата заполнения – например, 15.08.2019.
• Табельный номер.
• ИНН и СНИЛС. Если их номера неизвестны – допустимо вписать позднее. Утерянный СНИЛС восстанавливается через кадровый отдел.

• Буква, с которой начинается фамилия.
• Характер работы  – пишется кратко «постоянно» или «временно», иные подробности не нужны.
• Вид работы – выбирается основная либо по совместительству.
• Пол. Тут можно ставить код либо указать традиционные “М” иди “Ж”.

Номер в подарок

Дорогие читатели, ведущий российский журнал “Справочник кадровика” в этот праздник дарит вам ноябрьский выпуск 2018 года совершенно бесплтано

Читайте в номере

• Только полезная информация для специалистов по кадрам
• Комментарии Минтруда
• Готовые образцы документов

Обратите ,пожалуйста, внимание, что выпуск журнала доступен после простой регистрации – это необходимо для защиты авторского контента.

Скачать журнал

Общие сведения

В правом углу пишутся реквизиты контракта. Далее перечисляются:

• ФИО. Целесообразно предусмотреть вероятную смену данных в будущем (например, присвоение новой фамилии в браке) и оставить место у правого края.
• Дата и место рождения. Дата в текстовом поле прописью, в кодовом – цифрами. Можно использовать общепринятые сокращения формата «поселок городского типа» – «пгт» и т.д. Код ставится по ОКАТО.
• Гражданство. Второе, если о нем известно, пишется в скобках. Например, «гражданин Российской Федерации и иностранного государства (Венгрии) (двойное гражданство)». При найме иностранца пишут так: «Иностранный гражданин (Сербии)». Ставится код по ОКИН.

Знание иностранного языка по ОКИН шифруется так: сначала сам язык, пробел, одна из 3 степеней владения. Поскольку это невозможно подтвердить достоверно, запись делается со слов.

При проставлении кодов следует учитывать, что коды присвоены не только степеням знания иностранного языка, но и самим иностранным языкам, например: английский язык имеет код «014», французский – «213», итальянский – «070», немецкий – «135». Сначала проставляется код иностранного языка, а затем – после разделения несколькими пробелами – степень знания языка.

Образование ОКИН указывается двузначным кодом. Фиксируется только по представленным документам. Особенно это важно, если указывается неполное высшее – для этого необходимо пройти больше половины курса и иметь соответствующую справку или свидетельство. Запись лучше максимально сместить влево, чтобы иметь возможность потом дополнять ее.

В табличную часть вносится название учебного учреждения (можно использовать сокращения), наименование полученного документа, присвоенная квалификация и год окончания. Указываются реквизиты диплома (свидетельства). Вторая табличная часть заполняется сведениями о послевузовском образовании. Профессия вписывается согласно документам и полученной квалификации, кодируется по ОКПДТР.

Отдельно расскажем, как записывать стаж. В форме Т-2 указываются несколько видов стажа – общий (считается календарно по трудовой книжке), непрерывный (можно не заполнять), дающий право на выслугу и льготный. Исчисление производится согласно Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утв. постановлением Правления ПФР от 31.07.06 No192п. Если трудоустройство первое в жизни, стаж отмечается нулями.

Семейный статус.

Код по ОКИН «Состояние в браке» представлен на рисунке:

• Состав семьи указывается со слов. Записываются ФИО и год рождения, степень родства.
• Паспортные данные – номер и серия, название выдавшего его учреждения.
• Адрес места жительства: регистрация и фактическое проживание (включая почтовые индексы), телефон.

Сведения о воинском учете

Форма Т-2 для воинского учета остается пустой, если сотрудник – не военнообязанный. Потребуются военный билет для пребывающих в запасе либо удостоверение призывника. Порядок внесения информации о службе в армии дается в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (утв. постановлением Госкомстата России от 5 .01.2004 г. No1). Для вашего удобства мы подготовили таблицу, как правильно заполнить этот раздел.

Раздел заверяется подписями кадровика и владельца.

Разделы I и II личной карточки работника заполняются на момент его приема на работу. После внесения информации вторая страница подписывается кадровиком (с указанием наименования должности и расшифровки подписи).  Сотрудник проставляет подпись и дату ознакомления со сделанными записями.

Прием на работу и переводы

В разделе III личной карточки дублируются записи в трудовой книжке. Сведения в оба документа вносятся на основании распоряжений о приеме на работу и переводах. Указываются: дата начала работы, структурное подразделение, должность, ставка или оклад, реквизиты распоряжения (дата и номер).

Запись удостоверяется подписью сотрудника. Временные переводы и изменение зарплаты в любую сторону фиксировать не надо. В разделе обязательно указываются основания каждой записи – дата и номер приказа (распоряжения). Сведения должны вноситься без сокращений.

С каждой вносимой в этот раздел записью работник должен быть ознакомлен под роспись.

Аттестация

Раздел заполняется, если во время работы в организации человек проходил аттестацию. Фиксируется принятое решение комиссии – соответствие должности и реквизиты приказа. Если комиссия дала какие-либо рекомендации (увеличить зарплату, направить на обучение) – их тоже можно указать.

Повышение квалификации

Оформляется аналогично предыдущей графе, с указанием реквизитов документа об обучении. Традиционно заносятся только длительные семинары и курсы – больше 100 часов. Краткосрочное обучение записывать нецелесообразно.

Профессиональная переподготовка

Разделы V и VI личной карточки работника предназначены для отражения сведений об изменениях профессионального статуса, происходящих за время работы. На практике же кадровые специалисты обычно вносят сведения о повышении квалификации и профессиональной переподготовке при приеме на работу на основании предоставленных документов. А в дальнейшем дополняют эти записи на основании данных о повышении квалификации и профессиональной переподготовке в период работы.

Награды

В раздел VII вносятся сведения о наградах (поощрениях), почетных званиях с указанием их наименования, а также название, дата и номер соответствующего документа.

Отпуска

Перечисляются все без исключения отпуска, полученные за время деятельности на предприятии. Отмечаются вид отпуска, продолжительность и временные рамки, номера и даты соответствующих приказов, частичная замена отдыха финансовой компенсацией.

Социальные льготы

Если гражданину положены льготы (например, за донорство крови или по инвалидности), он обязан предъявить документы-подтверждения. Кадровик вносит сведения, дополняя их отсылками к нормативным актам.

Дополнительные сведения

Раздел X личной карточки предназначен для полноты учета сведений о работнике. На практике в этот раздел вносится информация, которая не нашла отражения в других разделах, но по каким-то причинам важна для сторон трудового договора.

Увольнение работника

Этот раздел оформляется в последнюю очередь, когда уже выпущен приказ о расторжении договора. Обязательна идентичность формулировки причины увольнения во всех документах – приказе, личной карточке и трудовой книжке. Разночтения будут серьезной ошибкой.

Личная карточка «закрывается» подписями работника кадровой службы и работника.

Возможно ли вести в электронном виде

Работодатель вправе вести личные карточки работников в электронном виде, но это не освобождает его от обязанности распечатывать их и иметь на бумажном носителе.

Хранение карточек Т-2

Срок хранения личной карточки работника – 75 лет, она ведется в течение всего периода работы сотрудника. При этом карточки в дела не подшиваются, а хранятся у лица, ответственного за их ведение, систематизируются в алфавитном порядке по начальной букве фамилий работников.

Личные карточки содержат персональные данные, поэтому работодатель должен обеспечить надлежащие правила хранения этих документов, исключающие несанкционированный доступ, порчу, пропажу карточек. Карты уволенных работников формируют в отдельные дела, которые оформляют для последующего хранения.

Читайте также

www.pro-personal.ru

Личная карточка работника – образец и рекомендации по заполнению

Чтобы заполнить все пункты личной карточки работника, работодателю требуется гораздо больше информации, чем содержится в документах, установленных ст. 65 Трудового кодекса Российской Федерации в качестве перечня, необходимого для заключения трудового договора.
Таким образом, если работник отказывается предоставить какие-либо дополнительные сведения (напомним, что это его право), при оформлении карточки некоторые ее пункты останутся незаполненными.

Личная карточка заполняется на основании данных из следующих личных документов работника:
– паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
– трудовая книжка или документ, подтверждающий трудовой стаж;
– страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
– документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
– документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний, при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
– другие сведения о работнике.

Напомним, в отдельных случаях с учетом специфики работы организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.
Рассмотрим некоторые нюансы заполнения личной карточки работника.

Скачать полный текст статьи (файл в формате Word)

Автор: В.Семенихин – Эксперт журнала / “Кадровый вопрос”, 2011, N 1

www.hrmaximum.ru

Как заполнять личную карточку работника образец — Славянская культура

Унифицированная форма N Т2ГС МС образец. Личная карточка работника это документ, который содержит основные сведения о сотруднике, его образовании, трудовой деятельности, наградах и т. Другой пример унифицированной формы Т2, образец заполнения которой мы сейчас рассматриваем, раздел. Главным документом кадрового учета является личная карточка работника по форме Т2. Заполняем личную карточку работника. Образец заполнения личной карточки работника Т2. Последним был загружен образцы. Остальные, 8 разделов заполняются кадровиком, уже после того, как сотрудник проработал в компании определенное количества времени[

0 просмотров0 комментариев

slavyanskaya-kultura.ru