Содержание

Запись в трудовой книжке на прием на работу

Документом, подтверждающим трудовую деятельность на всей территории России, является трудовая книжка. Ведение и хранение ее обязательны для работодателей любой организационно-правовой формы. Хотя в последнее время и ходят разговоры о том, что они скоро утратят свою актуальность, но сейчас этот документ необходим при обращении за пенсией. Поэтому кадровые работники должны придерживаться правил заполнения трудовых книжек, а граждане могли проверить записи, чтобы затем не потребовалось вносить изменения и запрашивать уточняющие справки для подтверждения стажа.

Форма документа для записи сведений о работе, правила его ведения и хранения утверждены нормативными актами. Они регламентируются следующими документами:

  • Порядок обеспечения работодателей бланками трудовых книжек и вкладышей к ним, утвержденный Приказом Минфина № 117н от 22.12.2003;
  • Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда № 69 от 10.10.2003;
  • Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства № 225 от 16.04.2003.

Оформляя нового работника, сотрудник кадровой службы или уполномоченное лицо организации, на которое возложены обязанности по учету кадров, должен уточнить у него наличие трудовой книжки. Если она еще никогда не оформлялась (когда это первое место работы), то должна быть заведена работником по кадрам в недельный срок от даты приема на работу.

Документы, необходимые для записи

Основным документом, который требуется для того, чтобы внести запись о трудоустройстве в книжку, является соответствующий приказ руководителя организации. Для начала с новым работником заключается трудовой договор. Он и ложится в основу издания локального акта – приказа по личному составу, с указанием данных работника, должности и отдела, куда принимается.

Для того, чтобы правильно записать сведения в трудовую книжку, кадровику нужны следующие личные документы вновь принимаемого работника:

  • гражданский паспорт или иной документ, удостоверяющий личность – для оформления новой трудовой книжки потребуется заполнить титульный лист, где указываются Ф.И.О. работника и дата рождения;
  • документ об окончании учебного заведения – для принимаемых на работу специалистов после ВУЗов и СУЗов, запись из этого документа вносится строкой выше записи о приеме на работу;
  • приказ о приеме нового работника, оформленный на основании договора и с подписью руководителя организации – для внесения его номера и даты.

В ситуации, когда на работу поступает сотрудник, имеющий трудовую книжку, но сменивший фамилию, потребуется предъявить документ-основание, например, свидетельство о заключении брака.

Отслужившим в армии и поступившим впервые на работу гражданам при оформлении трудовой книжки потребуется предъявить военный билет. Первой записью в ней будет строка со сведениями о службе.

Правила внесения записи в трудовую книжку

Исполнение требований Инструкции, содержащей нормы по заполнению документа о трудовой деятельности, является обязательным для всех работодателей. Она содержит правила внесения записей, которые производятся:

  • ручкой шариковой или гелевой чернилами темного цвета, допускается использование перьевой ручки. Могут быть использованы только три цвета: синий, черный, фиолетовый;
  • на основании приказа-распоряжения о приеме на работу и полным соответствием с ним;
  • указывается наименование организации полностью или сокращенно так, как разрешено Уставом, из приказа переносятся данные о структурном подразделении, должности, отделе, дате приема и номер документа;
  • без сокращения слов;
  • наименование работодателя должно быть списано строкой выше основной записи с данными о дате приема, эта строка не имеет нумерации;
  • знаки препинания не должны присутствовать в записях о трудовой деятельности;
  • вносятся только те данные, которые предусмотрены Инструкцией.

Особое внимание необходимо уделить в случае, когда должность попадает в списки для права на досрочное назначение пенсии. Она должна быть правильно поименована в штатном расписании, приказе о приеме на работу и, как следствие, в трудовой книжке. Если запись будет внесена неверно, гражданину придется доказывать, что он выработал стаж, попадающий под льготные категории.

Например, в квалификационном справочнике должность «рентгенолаборант» дает право на досрочный выход на пенсию, но запись в книжке «рентгенолаборантка» ему не соответствует. Кадровый работник должен обратить на это внимание и внести формулировку правильно.

Существуют требования и к заполнению графы о дате приема на работу. Они вносятся:

  • цифрами арабскими;
  • дата и месяц в двухзначном формате;
  • год в четырехзначном формате.

Порядок действий

Следуя рекомендациям, изложенным в Инструкции № 69, при внесении записи о трудоустройстве необходимо соблюдать порядок действий:

  • в разделе, содержащем Сведения о работе, заполняется полное или сокращенное название организации, допустимо поставить соответствующий штамп. Ниже указывается филиал или подразделение, где работник будет осуществлять трудовую деятельность, если это присутствует в приказе о приеме на работу;
  • строкой ниже вносится номер записи по порядку (графа 1), при этом нумерация должна быть сплошной. Если книжка заведена впервые, запись будет иметь № 1;
  • далее в графе 2 в одной строке с номером указывается дата начала работы в строгом соответствии с изданным приказом;
  • графа 3 содержит информацию о наименовании должности, а также отдела, куда принят новый работник;
  • графа 4 является местом, куда вносятся сведения об основании, где вписывается слово «приказ», его дата и номер.

Данные о трудоустройстве в трудовой книжке заверять печатью организации не требуется. Пропущенных между записями строк быть не должно.

При обнаружении ошибки в записи, потребуется ее исправить. Но произвести это правильно:

  • запрещается зачеркивать или иным образом избавиться от записи;
  • следует в строке ниже проставить следующий порядковый номер с указанием на то, что выше сведения ошибочны;
  • под следующим номером будет внесена правильная запись.

При устройстве на работу в книжку вносится запись в недельный срок от даты приказа о приеме. Титульный лист может содержать дату более позднюю. Если трудоустройство первичное данные вносятся в присутствии работника. Эта норма следует из пункта 8 Правил ведения книжек.

Образец

Заключение

При всей простоте оформления кадровому работнику нужно понимать, что книжка с записями о работе является документом особой важности. Заполнение ее подчиняется строгим правилам, отступление от которых делает запись недействительной.

Приступающему к трудовой деятельности впервые гражданину трудовая книжка оформляется по первому месту работы. Для этого он обязан написать личное заявление с просьбой получить книжку, а также внести сумму, равную стоимости бланка.

Если книжка была потеряна или испорчена, гражданин вправе обратиться с заявлением об открытии книжки по новому месту работы. Предыдущие записи в этом случае не подлежат восстановлению. Гражданин обязан самостоятельно запросить сведения о своей трудовой деятельности в виде справок, приказов или договоров от работодателей, где осуществлял работу, или архивов. Их необходимо хранить до момента обращения за пенсией и предъявить для подтверждения трудового стажа.

Видео: Первое оформление трудовой книжки

trudtk.ru

Заполнение трудовой книжки при приеме на работу в 2019 году

Содержание статьи:

Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу 2018

Рабочие отношения сторон регулируются государством. По закону, работодатель обязан правильно принять и оформить нового сотрудника. Оформление начальной документации заключается в обоюдных обязанностях сторон. Будущий сотрудник должен предоставить указанный пакет бумаг, подтверждающий его квалификацию и опыт. Заявление о приеме завершает действия работника. Наниматель, после выраженного письменного желания гражданина приступить к работе, закрепляет свою волю распоряжением о пополнении штата. Кадровые работники обязаны внести соответствующую ситуации запись в трудовую книжку.

Правильное заполнение трудовой книжки при приеме на работу

Внесение письменных сведений в трудовую книжку — это весьма ответственное дело. Сам бланк является строго отчетным, поэтому выбросить испорченный и завести новый весьма трудно. По этой причине оформление документа о начале работы должно быть правильным и без помарок. Трудовой кодекс РФ обязывает нанимателя оформлять записи при приеме, перемещении и увольнении сотрудника. Указанная обязанность закреплена в статье 66. Наниматель должен уметь не только правильно оформлять записи о приеме на работу, но и иметь возможность предоставить и заполнить новый бланк по необходимости.

Новые бланки выдаются:

  • Тем, кто только начинает свою рабочую деятельность.
  • Кто потерял данный документ.

Учет и выдача нового документа или дубликата также является обязанностью нанимателя.

Правила заполнения трудовой книжки при приеме на работу

  • Писать необходимо синими или черными шариковыми ручками.
  • Заполнение в РФ производится исключительно на русском языке.
  • Вносимые сведения должны быть основаны приказом и полностью ему соответствовать.
  • Даты и номера пишутся арабскими цифрами.

Записанное должно быть внесено четким разборчивым почерком. В документе недопустимы подтирания или исправления.

Порядок заполнения трудовой книжки при приеме на работу

Порядок ведения книжки при приеме на работу определен законодательно и не может быть нарушен. Он выглядит следующим образом:

  • Производится прием документов для оформления работника. В перечне документов обязательным пунктом является предоставление трудовой книжки.
  • Создается приказ о приеме нового работника в коллектив. Приказ визируется генеральным директором предприятия.
  • На основании изданного распоряжения производится запись: при оформлении соглашения в течение 5 дней после начала работы; при расторжении соглашения в день увольнения.
  • Каждое новое внесение должно быть закреплено личной росписью владельца.
  • Все внесенные сведения дублируются в карточке, там также проставляется обязательная роспись.

Принятые временно сотрудники также должны оформляться соответствующим образом. А вот работающие по совместительству могут лично изъявлять желание о заполнении или не заполнении документа.

Оформление трудовой книжки при приеме на работу впервые — образец 2018

Первичное оформление бланка требует не только заполнения граф о заключении рабочих отношений, но и заполнения титульного листа. Правильность внесения записей описана в статье 65 ТК РФ. Принятому первично сотруднику необходимо выдать новый бланк. Его выдача фиксируется в журнале учета трудовых книжек.

Заполнение титульного листа должно производиться на основании предоставленного удостоверения личности. Из паспорта переносится Ф.И.О. и дата рождения сотрудника. Совершеннолетним сотрудникам вносятся сведения о полученном к этому моменту образовании. Там же проставляются сведения о приобретенной профессии и присвоенной специальности. Записи о профессии должны быть основаны исключительно на предоставленных документах об образовании. Внизу страницы ставятся подписи заполняющего и владельца, которые скрепляются печатью предприятия.

Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу 2018

Имея соответствующие инструкции не трудно оформить записи. Для этого необходимо просто следовать следующим правилам:

  • В графе о рабочих сведениях вносится запись о наименовании принимающей организации. Эта строка как бы отделяет одну запись от другой.
  • Ниже начинаем вносить поэтапно сведения по графам слева направо.
  • Проставляем порядковый номер.
  • Дата преступления к обязанностям. Должна быть идентична указанной в приказе.
  • Данные о должности.
  • Номер приказа, регламентирующий вступление в должность.
  • Дата подписанного распоряжения.
Похожие статьи

Работа без трудовой книжки по трудовому договору Обязательными реквизитами любого работающего гражданина являются трудовая книжка и соглашение о…

Приказ о приеме на работу Прием в коллектив, в том числе и по совместительству, необходимо оформлять в соответствии с нормами законодательства….

Какие документы нужны для устройства на работу? Сбор нужных документов является актуальным вопросом при устройстве на предлагаемую вакансию. Соискатель…

Прием на работу студента очного отделения Обучение в ВУЗе на очной форме предоставляет право студентам начать трудовую деятельность. Безусловно, что их…

Трудовой договор с главным бухгалтером – заключение и расторжение Прием на работу нового сотрудника является важным моментом трудовых отношений. После…

Как правильно сделать запись в трудовую книжку о приеме на работу: вносим по правилам

Трудовая деятельность гражданина РФ с самого её начала координируется фиксированным в записях трудовой книжки контролем. Последняя внесённая запись определяет, что трудовая карьера завершена. В книжке лаконично описана вся трудовая судьба субъекта, которая непосредственно влияет на его благополучие в пенсионном возрасте.

Это говорит о том, что все записи должны вноситься юридически корректно и соответствовать установленным нормативам. В обратном случае, из-за малейшего недочёта могут возникнуть серьёзные неприятности у владельца трудовой и у лица, её заполняющего.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Нормативно-правовые документы определяющие порядок заполнения

Во избежание разногласий по поводу того, как производится запись о поощрениях в трудовой книжке, разработаны нормативные требования и понятия, на которые приходится опираться каждому работодателю. ТК имеет юридическую силу при условии соответствия обозначенным требованиям. Основные резолюции определены в гл. 10 и 11 ТК РФ, а ст.66 определяет основы трудовой.

Важными являются Правила и Инструкции, которые определяют требования к ведению и хранению книжек, а также буквальные стандарты заполнения и внесения в них записей.

Правила ведения, заполнение титульного трудовой книжки, а также хранения ТК приняты постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. за № 225. Правила обозначены пунктами, в которых излагаются аспекты заполнения трудовых книжек на прием на работу и общие положения работы с ними. Инструкции по их заполнению разработаны Министерством труда и социального развития РФ 10.10.03 г. за № 69.

  • номенклатурное делопроизводство;
  • локальные акты;
  • приказы;
  • учётные документы, на которые опирается ведение ТК.

Они контекстуально обусловлены положениями, принятыми Госкомстатом РФ 05.01.04 г. за № 1. Безусловно, что важна опора на документальные подтверждения, представленные соискателем на должность (ст.65 ТК РФ), что заключаются в сведениях:

  • об образовании;
  • полученной квалификации;
  • о трудовом стаже и пр.

Общие правила внесения записей о приёме на работу

Каждая внесённая в трудовую работника запись, включает в себя конкретные сведения, отражающие характер происходящих миграций. Они опираются на совершенно уникальные данные о событии. Кроме этого записи имеют унифицированную форму, определяющую их принадлежность к правообразующим тенденциям. Им свойственны характеристики:

  1. Формализм и лаконичность.
  2. Отсылка к другим сведениям: приказу и ст. ТК РФ, на базисе и со ссылкой на которые сделана запись.
  3. Соблюдение порядковой нумерации вносимых сведений.
  4. Указание даты приёма на работу.
  5. Чёткое обозначение предприятия, которое трудоустраивает специалиста.
  6. Обязательное указание места работы, куда трудоустраивается работник.
  7. Чёткость и разборчивость почерка, отсутствие помарок и ошибок.

Такой подход поможет избежать неверной записи в трудовой книжке и последующих проблем при подсчёте стажа!

Если вы – кадровый работник или менеджер по персоналу, то понимаете, что каждая новая запись не снимает ответственности за подготовку к внесению сведений в трудовую. Наличие опыта не может обезопасить от допущенных ошибок.

Если вы вносите запись в трудовую впервые, нужно быть крайне внимательным. Следуя установленному алгоритму, на основании представляемых для внесения записей инструкций, не сложно внести сведения о приёме на работу даже тогда, когда работник устраивается на предприятие или в иную организацию без трудовой.

Главное – опираться на их концептуальные положения.

Имейте в виду, что отсутствие книжки у работника не даёт повода отказать ему в трудоустройстве. В этом случае, вы должны завести её сами, впоследствии он будет пользоваться ей на протяжении всей своей профессиональной деятельности.

Для этого в вашем отделе должны быть в наличии бланки ТК. Этот момент вменяется в ответственность работодателя, он не имеет права затребовать бланк трудовой с работника.

Порядок действий

Если работник устраивается впервые, то руководитель или уполномоченное на ведение ТК лицо, обязано оформить его книжку на чистом бланке. По правилам (№ 225) такие бланки должны храниться в отделе кадров под контролем его сотрудников.

Все записи, вносимые в книжку, опираются на основания, подтверждённые документально. Для заполнения титульного листа ТК вам понадобится:

  1. Гражданский паспорт.
  2. Документ об образовании или справка с места учёбы.
  3. При необходимости, если из-за смены фамилии данные в документах различаются – свидетельство о браке.

Фамилия, имя, отчество должны полностью соответствовать данным паспорта, а сведения об образовании – соответствующему документу.

Если книжка заполнена впервые для лица, демобилизовавшегося из рядов Вооружённых сил – эти сведения вписываются при наличии военного билета. Они вносятся строчкой выше, чем запись о приёме на работу. Более подробно о том, как внести запись в трудовую книжку о службе в армии, читайте по ссылке.

Образец заполнения трудовой книжки на прием на работу:

Если молодой специалист устраивается после учёбы в вузе или по окончании колледжа, техникума – запись осуществляется при предъявлении диплома таким же образом.

Для непосредственного включения сведений о работе, нужно выстроить следующую правовую цепочку:

  1. Трудоустраивающийся пишет заявление работодателю, которое он подписывает.
  2. На основе подписанного заявления составляется приказ.
  3. На основании приказа делается запись в трудовой.

Обозначенные сведения поочерёдно вписываются в четыре колонки, каждая из которых составляет самостоятельную группу данных. Вносимые сведения не должны ничем различаться при первичном приёме на работу и для лиц, работавших ранее. Первичность записи констатирует лишь порядковый номер внесения сведений.

Заполнение трудовой книжки при приеме на работу — образец:

При приёме на работу название организации вписывается до внесения записи о приёме, печать не ставится. Отсутствие печати на сведениях о приёме продиктовано опорой на положения Инструкции (№ 69), обозначенные в пункте 3.1.

Впишите название организации. Далее:

  1. В первой колонке впишите порядковый номер записи. Тщательно проконтролируйте, чтобы он продолжал нумерацию, отталкиваясь от предыдущей записи.
  2. Во второй – впишите дату.
  3. Третья графа содержит основную базовую запись. Здесь внесите сведения о том, куда (в которое из подразделений предприятия) оформлен прибывший, с наименованием должности. Запись вносится лаконично и чётко, используя формулировку, принятую в Инструкции (п.3.1). Должность должна строго совпадать с официальным наименованием.
  4. В последней, четвёртой колонке вносится наименование документа «приказ» и его исходящие данные: номер и дата выхода. Этим приказом лицо трудоустроилось на постулируемую записью должность.

Что делать в случае переименования организации, читайте здесь.

Вписывание дат

Имейте в виду, что вписана должна быть дата приёма на работу, то есть – указывайте день, в который работник приступит к своим обязанностям на основании приказа. Не перепутайте его с днём внесения записи в книжку.

Дата внесения записи в книжку будет указываться на титульном листе, если трудовая заводится впервые, но в сведениях о работе – исключительно день выхода (приложение 3 Правил).

Дата приёма на работу, указанная во второй графе трудовой всегда совпадает с информацией на этот счёт:

Допустили ошибку?

Малейшее расхождение на этот счёт может стать проблемой как для владельца трудовой, так и для лица, допустившего ошибку. Тем не менее, допущенную ошибку необходимо исправить немедленно. При этом ни в коем случае не зачёркивайте ошибочную запись и не исправляйте дату другим образом, это – грубое правонарушение. Поступайте следующим образом:

  1. Поставьте следующий порядковый номер.
  2. Укажите, что запись за соответствующим номером недействительна и здесь же, под этим же номером впишите правильные сведения.


Например:

  • «Запись за номером 45 недействительна
  • Принята на должность повара 3 разряда с 11.11.2011 г.».
  • Внесите приказ о правильной записи.

Обратите внимание на важнейшие нюансы:

  1. Наименование организации вписывается до внесения порядкового номера и даты, то есть, запись заканчивается строчкой выше, чем вносятся основные сведения.
  2. В нумерации перед текущим числом порядкового номера не ставится «0».
  3. Все сведения и формулировки должны совпадать с данными из приказа, которым лицо принимается на работу. Но в трудовой они имеют более сжатый характер изложения (пункт 10 Правил).
  4. При внесении записи в книжку, не ставятся знаки препинания: точки и запятые.
  5. В ТК не вносятся непредусмотренные Инструкцией сведения.
  6. При записи используются только арабские цифры.

Сменная работа

При работе посменно или вахтовым методом, а также в других случаях, первый рабочий день сотрудника может наступить в выходной день уполномоченного за оформление трудовых лица. Этот момент не должен вас беспокоить. В соответствии с положением, внесение записи в трудовую может осуществиться в течение недели, но не позднее.

По положению, проработавшему менее 5 дней работнику не обязательно вносить запись в трудовую.

Если ваш новый работник после внесения записи и оформления на работу так и не явился на рабочее место – и договор, и внесённые сведения можно аннулировать. Для того чтобы аннулирование имело статус правового прецедента, нужно собрать подтверждающие этот факт документы, в роли которых могут выступить:

  • акт об отсутствии на рабочем месте;
  • докладная записка руководителя подразделения.

Аннулировать приём на работу можно отдельным приказом, в срок до 5 рабочих дней со дня приёма на работу недобросовестного труженика. В этом случае:

  1. В первой колонке ставится новый порядковый номер, например 7.
  2. Во второй колонке ставится дата, которая соответствует дате в приказе об аннулировании трудового договора. Она совпадает с первым планируемым, но не состоявшимся днём выхода.
  3. В следующей колонке прописываете: «запись за номером 6 считать недействительной в связи с аннулированием трудового договора».
  4. В последнюю колонку внесите исходящие данные приказа, которым аннулирован трудовой договор.

В какой срок вносится запись в трудовую книжку о приеме на работу? В соответствии с п.10 Правил, сведения о работе в ТК вносятся не позднее 7 дней от даты приёма на работу. При этом дата на титульном листе книжки может быть более поздней, чем в сведениях о работе. Это нормально, пусть вас не смущает данное разногласие. Если лицо трудоустроено впервые, то на основании п.8 Правил, сведения внесите в его присутствии.

Некоторыми особенностями обладает внесённая запись в ТК, если приём осуществляется в порядке перевода. При приёме на работу, перед данными, которые внесли вы, должна стоять точная запись об увольнении со ссылкой на перевод в вашу организацию.

Эти записи вносятся на основании заявлений, которые регистрируются работодателями, один из которых увольняет сотрудника, а другой – принимает его.

На основе заявлений составляются приказы, где фигурируют факты увольнения и приёма на работу в порядке перевода. На их основании вносится запись:

  1. Название вашей компании.
  2. Порядковый номер записи, следующий за предыдущим.
  3. Дата приёма на работу, которая совпадает с датой увольнения с предшествующего места работы с разницей в 1 день, кроме случаев выходного дня, которые могут определить разницу в 2-3 дня.
  4. Сведения о приёме на работу, с указанием, что приём осуществляется в порядке перевода из организации (предприятия), наименование которого должно быть полностью внесено. Здесь же указывается должность, разряд и другие необходимые данные.
  5. Ссылка на приказ, принимающий на работу в порядке перевода.

Имейте в виду, что ни в коем случае нельзя вносить в трудовую запись о приёме, если отсутствует запись об увольнении. Если организация, в которой работал субъект, развалилась, без внесения соответствующих записей, он имеет возможность восстановить правовое содержание ТК путём проведения процедур признания права на внесение записи, но это не входит в компетенцию работодателя.

Заключение

Оформление ТК – ответственная работа, которая опирается на многообразные нюансы. Работодатель и уполномоченное лицо обязано их знать в достаточной степени, чтобы не испортить трудовую карьеру работнику, а самому не попасть в круговорот судебных тяжб.

Имейте в виду, что запись в ТК будет сопровождаться вашей подписью, что не снимет с вас ответственности на протяжении всей трудовой деятельности работника.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Оформление трудовой книжки: образец. Оформление трудовой книжки при приеме на работу

Каждый работник при зачислении в штат предприятия или организации сталкивается с такой процедурой как оформление трудовой книжки.

В этом документе должны быть отражены все данные о том, где, кем и как долго работал человек. Оформление трудовой книжки впервые начинается с ее выдачи работодателем. Затем на каждом следующем предприятии (при смене мест работы) в документ вносят необходимые записи.

Структура и содержание трудовой книжки

Этот документ сопровождает человека на протяжении всей его трудовой жизни. На основании ее записей можно сделать вывод об образовании специалиста, его навыках и опыте. Кроме того, порядок оформления трудовой книжки подразумевает размещение информации о наградах, поощрениях или дисциплинарных взысканиях, которые были применены к работнику.

Следует отметить, что ведение трудовой книжки осуществляется только сотрудником отдела кадров или тем работником предприятия, на которого возложены соответствующие функции. При этом обо всех новых записях в документе владелец книжки должен быть извещен.

Как хранятся трудовые книжки и бланки для них

Для ведения трудовых книжек государство выпускает специальные бланки. Они поступают на предприятия и хранятся с соблюдением довольно строгого порядка:

  • Местом хранения должен быть несгораемый шкаф.
  • Работодатель обязан обеспечить сохранность и целостность бланков. Поэтому шкаф запирают на ключ, а доступ к нему получают только сотрудники, которые имеют право работать с трудовыми книжками.
  • Выдача бланков осуществляется с параллельным внесением соответствующих записей в отчетную документацию.

Оформление и выдача документа

В согласии с законодательством Российской Федерации, человек не может сам купить бланки трудовой книжки. Они предоставляются непосредственно компаниям или работодателям, которые имеют статус индивидуального предпринимателя.

Когда в штате появляется сотрудник, для которого данное место работы стало первым, работодатель должен позаботиться о выдаче ему необходимого документа. Оформление новой трудовой книжки относится к обязанностям сотрудника отдела кадров (или другого уполномоченного лица).

Порядок учета трудовых книжек

Действия, которые производят работники отдела кадров с пустыми бланками и документами, принадлежащими сотрудникам предприятия, фиксируются в приходно-расходной книге. Здесь должно быть указано, кем, кому и на каких основаниях переданы бумаги (если необходимо выполнить оформление трудовой книжки, выдать вкладыш или требуется принять их на хранение). Вкладыши – это дополнительные страницы для тех трудовых книжек, которые оказались полностью заполненными. Их ведение подчиняется таким же нормам. Чтобы вкладыш был признан полноценной частью документа, он должен быть обязательно вшит в трудовую книжку.

Оформляя книгу учета данных о движении трудовых и вкладышей к ним, следует позаботиться о ее прошивке и опломбировании.

10000ideas.ru

Инструкция по заполнению трудовых книжек при приеме на работу

Трудовая книжка — главный документ, содержащий все сведения о профессиональной деятельности человека. Трудовая важна для отслеживания общего стажа, что пригодится, когда человек достигнет пенсионного возраста и будет оформлять пенсию.

При ведении и оформлении при приеме на работу этого документа необходимо придерживаться требований официально принятого Постановления РФ под номером 225 от 16 апреля 2005 года. В нем четко прописаны все инструкции, которые надо соблюдать при заполнении трудовых книжек.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Кто является ответственным?

При смене места работы работодатель всегда обращает внимание на то, где, сколько и в какой должности работал человек. Поэтому этот документ нужно тщательно хранить и заполнять по утвержденным правилам.

В каждом учреждении есть приказ, в котором ответственность и обязанности по ведению трудовых возложены на конкретного человека. А кто им будет, решает сам руководитель.


Чаще всего это:
  • кадровые работники;
  • делопроизводители;
  • непосредственно работодатель;
  • бухгалтера.

Дело это ответственное, требует особой грамотности и внимательности, знания законодательной базы по ведению документации. Поэтому нужно тщательно выбирать человека для назначения ответственного за трудовые книжки.

На титульном листе надо указать:

  1. ФИО — обязательно полностью, не сокращая;
  2. дата рождения, цифрами, а месяц можно писать буквами;
  3. сведения об образовании — в соответствии с дипломом, который предоставил человек, устраивающийся на работу; пишут только его уровень — высшее, либо средне-специальное или среднее;
  4. графа «Профессия, специальность» подлежит заполнению также по данным диплома, пишут ту специальность, которая присвоена человеку, например психолог;
  5. дата заполнения — ее пишут или полностью цифрами, или так — число и год цифрами, месяц — словом;
  6. далее следует подпись человека, который устраивается на работу;
  7. затем свою подпись ставит лицо, которое заполняло книжку;
  8. печать директора, работодателя — необходимое условие, без этого трудовая недействительна.

Вся написанная информация должна быть четкой, разборчивой, почерк — красивым и эстетичным, буквы и цифры — не слишком мелкими, но и не крупными.

Если трудовая закончилась, то в нее вставляют вкладыш.

Часто встает вопрос — какими чернилами разрешено вносить все данные в документ. Особых сложностей нет — позволительно писать чернилами черного, синего цветов. Ручки подойдут:

  • с шариковым стержнем;
  • обычные гелевые;
  • перьевые.

Главное — чтобы надписи не сокращались, а были внесены полностью. Плюс не допускать смазывания написанного. Поэтому надо быть предельно аккуратным.

к содержанию ↑

Как правильно заполнять трудовые?

При заполнении трудовой впервые порядок такой:

  1. Внесение информации на титульный лист — с включением первичных данных о работнике, со сверкой по данным из паспорта и документа, подтверждающего уровень образования.
  2. Следующий ответственный шаг — внесение информации в раздел с записями о работе.

    3. Раздел подлежит заполнению каждый раз, когда человек официально меняет место профессиональной деятельности.

    Сначала пишется точное и полное название учреждения. В некоторых организациях ставят специальный штамп с названием, и писать от руки ничего не нужно.

  3. Следующий шаг — вносится запись, фиксирующая тот факт, что лицо официально заступило на работу.

Графа 1 «Номер записи» содержит нумерацию всех записей.

Графа 2 — «Дата». Там ставят обязательно цифрами точную дату заступления работу, при этом число не должно иметь разногласий с трудовым договором.

Графа 3 — самая длинная. Здесь нужно аккуратно вписать, на какую конкретно должность будет оформлен человек.

Графа 4 содержит основание для приема на работу — это приказы, изданные руководителем. Сначала пишут название, а далее — его номер, и точную дату — цифрами.

Точно таким образом происходит внесение информации относительно перевода работающего на другую должность, либо в другой отдел одного учреждения.

Раздел с информацией о поощрениях заполняется по аналогии:

  • сначала — номер, под которым оформляется запись, цифрами — непосредственно дата поощрения;
  • вид поощрительных действий — к примеру, благодарность, кем выдано и мотив;
  • документ, обосновывающий поощрение — приказы, постановления.
к содержанию ↑

Частые ошибки

По данным статистики, самые частые ошибки и неточности возникают в заполнении «Сведений о работе». Что в таком случае делать?

  1. После некорректной записи надо поставить номер по хронологии.
  2. В графе «Дата» написать адекватную информацию.
  3. В «Сведениях о работе» следует вписать информацию такого типа — запись под номером (указать его) считать недействительной.
  4. В последней графе написать распорядительный акт, с указанием номера и даты.

Если книжка оформляется с чистого листа и допускается ошибка, ее можно уничтожить с заполнением соответствующего акта. А в новой книжке все заново пишут без ошибок.

Ситуация может осложниться тем, что работающий до нахождения неточности ушел работать в другое учреждение.

В таком случае надо действовать по алгоритму:

  1. в нужной графе вписывается номер по порядку;
  2. создается запись, подтверждающая прежнюю недействительной;
  3. ставится следующий по хронологии номер и записывается адекватная информация — запись с устраненной ошибкой;
  4. вносится дата именно исправления;
  5. в графе под номером 4 делается обоснование в виде приказа с номером и датой.

Любые изменения в трудовой книжке делаются через соответствующий приказ.

Часто возникают ошибки с правильностью имен, фамилий. Такие неточности могут создать проблемы в будущем. Алгоритм действий в таком случае следующий:

  • неправильные данные аккуратно зачеркивают одной чертой посередине;
  • на развороте оформляют надпись подобного содержания: «Исправленному Афонасьева на Афанасьева верить»;
  • вписывают ссылку на соответствующий распорядительный акт;
  • ставят подпись руководителя, штамп.
к содержанию ↑

Смена фамилии

Смена фамилии также требует внесения изменений в бланк. Сначала пишется приказ, в основании которого — новый паспорт либо свидетельство, подтверждающее вступление в брак.

Далее старая фамилия работника аккуратно перечеркивается одной линией, а сверху четко и разборчивость пишут новую. Слева, ближе к углу обложки на первом развороте, пишут относительно смены фамилии с указанием основания.

к содержанию ↑

Как сделать выписку из книжки?

Выписка — это документ, представленный как ксерокопия или воссозданный вручную текст трудовой.

Особенность выписки в том, что это копия не абсолютно всех страниц, а лишь нескольких нужных человеку. Например — копия титульного и последнего листа с записью о настоящем месте трудовой деятельности.

Чтобы безошибочно сделать выписку, нужно придерживаться определенных требований:

  1. Если она составляется вручную — на листе бумаги А4 вверху делают надпись «Выписка из трудовой книжки», затем пишут все данные с титульного листа.
  2. Потом переходят к внесению информации о местах работы.

    3. Важно указать то, что человек работает в конкретном учреждении по настоящее время.

  3. Если выписка оформляется из копий листов, они пронумеровываются, заверяются подписями и печатью вверенного лица, сшиваются нитью, и еще раз заверяются печатью и подписью в месте прошивки.

    4. Аналогично поступают и с рукописным вариантом.

  4. Выдача выписки производится по заявлению и официальному акту — приказу.

Образец выписки из трудовой книжки найдете здесь.

к содержанию ↑

Книга учета движения трудовых книжек

В каждом учреждении должна вестись эта книга. Главное назначение документа — контроль за трудовыми книжками в учреждении. Книга учета ведется при соблюдении требований:

  1. на страницах ставятся номера;
  2. книга прошивается, скрепляется бумажной пломбой, на которой ставится число страниц, подпись и печать руководителя.
к содержанию ↑

Оформление при увольнении

В трудовую делают запись, которая должна производиться непосредственно в день завершения профессиональной деятельности в этом учреждении.

Порядок оформления:

  • пишется номер с учетом требований хронологии;
  • в графе 2 надо поставить дату увольнения — только цифрами;
  • в графе 3 запись начинается со слов «Уволен», либо «Трудовой договор расторгнут», дальше идет законодательное основание — статья, пункт, часть Трудового кодекса;
  • само основание для прекращения действия договора должно быть написано, как в Трудовом кодексе;
  • в последней графе пишут распорядительный акт;
  • далее следует подпись ответственного и печать учреждения;
  • ниже ставится подпись того, кто непосредственно увольняется — так человек соглашается забрать трудовую книжку себе.
к содержанию ↑

Индивидуальный предприниматель — нужна книжка или нет?

Этот вопрос является спорным, и многие не знают, нужна ли владельцу ИП трудовая. На самом деле, все просто. Если человек сам является хозяином ИП, трудовая ему не нужна.

Стаж будет засчитан, только обоснованием будет свидетельство о государственной регистрации ИП. Также стаж будет фиксироваться по оплате налогов по страховым взносам.

Если человек подлежит трудоустройству на работу к индивидуальному предпринимателю, то на него обязательно заводится трудовая, с последующим заполнением и хранением на условиях, присущих и государственным учреждениям.

к содержанию ↑

В случае с генеральным директором

Оформление нужной информации в трудовую книжку генеральному директору несколько отлично от записей обычным работникам.

Гендиректор может быть выбран на общем заседании/собрании. Секретарь заседания или иное назначенное за ведение документации лицо ведет специальный протокол, в котором фиксирует все решения.

Если лицо утверждено на должность директора, запись в трудовой оформляет кадровый специалист, имеющий ответственность за оформление документации:

  • вписывается полное название учреждения;
  • пишется номер по порядку в графе 1;
  • ставится дата цифрами;
  • производится запись «Избран на должность» и ее конкретное название — директор, гендиректор;
  • в последней графе для обоснования пишут номер протокола собрания и дату проведения, иногда дальше подписывают данные приказа о введении в должность.
к содержанию ↑

По совместительству

Занесение информации в книжку при совместительстве — еще один спорный момент. Здесь на помощь приходит Трудовой кодекс, а именно 66 статья, говорящая о том, что отметку относительно совместительства в бланке трудовой делать не обязательно. Сделать это возможно, если работник сам пожелает.

Дубликат трудовой книжки

Его выдают работнику в случае потери самой книжки, либо по причине негодности. Дубликат должен выдаваться непосредственно в учреждении, где работает человек. Но сначала надо написать специальное заявление, в нем указать причину утери, порчи книжки, и попросить о выдаче дубликата.

На основании приказа руководителя организации делается дубликат:

  • на развороте, на титульной страничке над надписью «Трудовая книжка» пишется слово «дубликат»;
  • пишутся все данные для титульного листа;
  • на развороте, содержащим данные о работе, сначала пишется стаж общий — сколько лет, месяцев и дней;
  • заполняются по хронологии все графы, на основании копии старой книжки (если есть в наличии), либо заверенных справок со всех прежних учреждений, где работал человек раньше.

Причем собирать эти справки должен не сам работающий, а кадровик, который соответствующим приказом отвечает за деятельность, связанную с трудовыми.

Как восстановить трудовую книжку читайте в нашей статье.

Аспектов, связанных с ведением учета трудовых, их безошибочным заполнением, хранением, много. Соблюдать их необходимо, ведь за порчу либо утрату этого документа по причине самой организации может наступать административная ответственность.

Как правильно делать записи в трудовой — смотрите видео:

bizakon.ru

Как правильно заполнять трудовую книжку: образец 2019 года

В обязанности любого руководителя учреждения входит обеспечение своим сотрудникам грамотно оформленных трудовых книжек (ТК), которые регистрируются через 5 дней сотрудничества на учреждении.

Законодательная база

В ТК сохраняется все сведения о трудовой активности гражданина, и она предназначена для вычисления продолжительности его трудового стажа при выходе на пенсию. Действующие форматы ТК и вкладышей регламентируются Постановлением № 225 от 16.04.2003 г. В Постановлении № 69 от 10.10.2003 г описываются правила записей в ТК. Указанные постановления имеют разногласия по некоторым вопросам, поэтому для грамотного ведения записей в ТК возникает необходимость обращаться к Трудовому Кодексу РФ.

Кто отвечает за ведение, учет и хранение?

Обеспечение сохранности ТК с момента принятия человека в учреждение до момента его увольнения возлагается на работодателя. Необходимо иметь ввиду, что первое учреждение, принявшего работника, отвечает за правильное занесение информации в титульной странице ТК.

Как правило, работодатель своим приказом делегирует полномочия по сохранности, заполнению, учету ТК кадровому сотруднику. Приказ руководителя о назначении ответственного за регистрацию ТК подлежит контролю со стороны госслужащих инспекции труда РФ.

Инструкция по заполнению трудовых книжек в 2019 году

Ввод сведений в ТК начинается с титульного листа. Там отображаются все данные работника, согласно предъявленным документам, дата занесения сведений и подписи кадровика и принятого сотрудника. Записанная информация на данном листе заверяется печатью фирмы.

После оформления начального листа документа записываются сведения об устройстве на фирму. Все записи обязаны заполняться синим или черным цветом. В крайнем случае можно писать фиолетовым цветом. Записывается информация без сокращений.

При занесении сведений о зачислении на фирму на предусмотренной странице, обязательно отображается информация об учреждении. Потом вводится номер надписи и время ее введения.

Затем выполняется надпись о зачислении на фирму. При этом сокращения не допустимы. Для фиксирования записанной информации принятый работник расписывается в бланке.

В следующем шаге отображается название, номер и дата документа, на базе которого создается текущая строка.

Кроме сведений о зачислении на фирму в ТК заносятся данные о званиях и награждениях, с подтверждением приказом, удостоверением или другими материалами. Также отмечаются сведения, за какие достижения и кем награждалось лицо.

Надо иметь ввиду, что данные о денежных наградах в ТК не заносятся.

Скачать образцы заполнения ТК. (*.zip)

Посмотреть инструкцию можно на видео

Заполнение титульного листа

На начальной странице требуется отобразить всю информацию о принятой личности, на основании предоставленных материалов. Все надписи заносятся без сокращений.

ТК содержит следующие надписи:

  • Ф И О владельца.
  • Дату рождения.
  • Наличие образования.
  • Название специальности согласно диплома.
  • Дату регистрации ТК.
  • Подпись собственника.
  • Подпись кадровика, заполнившего документ.
  • Печать учреждения.
Образец заполнения титульного листа в 2019 г.

Для более полного изучения данной темы можно посмотреть видео.

Как заполнять документ в разных случаях: образцы

Существует пять основных правил заполнения ТК:

  1. Все надписи требуется заполнять разборчивым почерком.
  2. Надпись на бланке выполняется на государственном языке страны.
  3. Надписи выполняются чернилами синего или черного цвета, в крайнем случае или фиолетового.
  4. Цифры пишутся только арабские.
  5. Запрещены ошибки, зачеркивания, затирания и прочие помарки.

Как заполнять впервые

Если лицо впервые принимается на работу, то фирма оформляет ему ТК, через пять дней после подписания трудового соглашения. Оформляется в присутствии ее собственника.

Информация, которая обязательна к заполнению:

  • Личные данные владельца.
  • Вид работы, выполняемой принятым лицом.
  • Перевод или переквалификация
  • Различные призы и вознаграждения.
  • Надпись об увольнении, с отображением причины.

Форма занесения информации о сотруднике:

  1. Информация о принятой личности записываются на основании паспортных данных.
  • ФИО записываются без сокращений.
  • Дата рождения работника также должна записываться также без сокращений.
  1. Образование владельца ТК.
  • Сведения об образовании вводятся на базе предъявленных материалов.
  1. Профессия записывается так, как это отображено в предъявленном удостоверении.
  • Чаще всего это относится к занятиям по повышению квалификации.
  1. После внесения всех записей, сотрудник обязан проверить правильность заполнения и расписаться в соответствующей графе.
  2. Финалом заполнения титульной страницы является печать учреждения.

Заполнение трудовой книжки при увольнении

Надпись в ТК о разрыве трудовых отношений с сотрудником отображается на странице бланка «Сведения о работе».

  • В первой колонке вводится порядковый номер занесения сведений.
  • Во второй колонке заполняется дата разрыва отношений – это заключительная дата работы сотрудника на фирме. Если лицо уходит в отпуск с последующим расторжением соглашения, датой разрыва контракта считается окончание отпуска.
  • В колонке 3 пишется причина разрыва контракта со ссылкой на законодательство РФ.
  • 4-я колонка предназначена для ввода даты и номера приказа, являющимся основанием увольнения лица.

Ниже представлены образцы заполненных ТК при разрыве трудового контракта по разным причинам.

Образец заполнения трудовой книжки при увольнении

  • Заполнение трудовой книжки при приеме

Оформление ТК при устройстве на фирму можно условно разделить на два варианта:

  1. При трудоустройстве впервые, когда отсутствует бланк.
  2. При очередном трудоустройстве.

При первом трудоустройстве ТК выдается работодателем после заключения трудового соглашения (ст. 65 ТК РФ). По данному факту создается приказ, являющийся основанием для заполнения документа. Заполняется бланк через пять дней сотрудничества. Бланк регистрируется в журнале учета ТК.

При первом варианте вводятся надписи на титульной странице бланка, где заносятся сведения в соответствии с:

  • Нормативами учета и хранения ТК, отображенными в постановлении 225 от 16.04.03 г.
  • Инструкцией, принятой Министерством труда № 69 от 10.10.03 г.

Если сотруднику не исполнилось 18 лет, и он продолжает учебу, то строчка об образовании в титульной странице не записывается до получения удостоверения об образовании (п. 2 Правил).

Оформление страницы «Сведения о работе»

В соответствии со ст. 66 ТК РФ, о при устройстве на фирму обязательно заполняется в бланке страница «Сведения о работе».

На листе заносятся следующие надписи:

  • В колонке «Сведения о приеме на работу…» пишется наименование учреждения.
  • В первой колонке под названием учреждения заносится номер надписи.
  • Вторая колонка предназначена для внесения даты устройства на фирму арабскими цифрами.
  • В третью колонку заносятся данные о трудоустройстве с отображением должности: “Принята в цех… на должность швеи”
  • В четвертой колонке отображается на каком основании выполнена надпись (№ приказа и т.д.).

Образец заполнения приема на работу

Заполнение дубликата трудовой книжки

Что предпринимать, если ТК пропала или при каких-то обстоятельствах испорчена? Конечно требуется сотворить дубликат ТК. Соответственно, возникает вопрос, а как его сотворить?

  • Вверху справа титульной страницы документа записывается фраза «Дубликат».
  • При наличии старой ТК на ее титульном бланке записывается фраза: «Взамен выдан дубликат», с отображением серии и номера дублирующего бланка.
  • В дублирующий документ заносится все данные о рабочем стаже лица до устройства в данное учреждение, которые подтверждаются представленными материалами. Весь стаж отображается общей цифрой, то есть отображается общее число лет, месяцев и дней отработанного времени. При этом записывать сведения о предыдущих работодателях не обязательно.
  • Также записывается информация о призах и наградах, полученных на предыдущих фирмах.
  • Образец

(Видео: “Как создать дубликат ТК”)

Предприниматели получили право на регистрацию ТК с 2006 года. С 1.03.2008 года Правительство РФ в постановлении № 132 установило изменения, обязывающие ИП заполнять ТК по истечению 5-ти дней работы.

Трудовой Кодекс РФ в ч. 6 ст. 20, ч. 3 ст. 66 обязывает вести учет ТК на сотрудников следующих учреждений (кроме физлиц):

  • Организации.
  • Бизнесмены.
  • Частные нотариусы
  • Адвокаты, оформившие адвокатские кабинеты.

Законодательство РФ гласит, что ИП обладает статусом работодателя. Следовательно, он не имеет право составлять трудовое соглашение с самим собой, поэтому, для заполнения ТК на себя у ИП законных оснований не имеется.

(Видео: “Правила ввода записей в ТК для ИП”)

Исправление ошибок и внесение изменений в ТК

Ответственные лица за учет ТК могут ошибаться, как и любые сотрудники. Надо иметь ввиду, что если опечатка выявлена при начальном занесении данных в ТК, то бланк нужно сразу ликвидировать, с составлением акта о ликвидации бланка и завести новый документ.

  • При обнаружении опечаток в титульном бланке (в ФИО, а также в прочих личных сведениях) после заполнения ТК другими фирмами, придется подавать иск в судебные инстанции для того, чтобы ТК была признана за заявителем.
  • При повышении уровня образования необходимо вносить поправки данных об образовании.
  • Если работник получил новую специальность, также вводится новая запись.
  • Для правки надписей во 2-м и 3-м пунктах старая надпись зачеркивается и заносится новая на основании предъявленных материалов. При этом, отметим, что на странице «Сведения о работе» зачеркивания не допускаются. Если все-таки надпись сделана ошибочно, то после нее в этой же колонке записывается, что данная надпись недействительна и заполняется правильная запись под новым порядковым номером.
  • При обнаружении ошибки у нового работодателя кадровый работник оформляет запись о недействительности предыдущей, с внесением новой записи, с новым порядковым номером, датой исправления и соответствующего приказа.

Если не верно отображена надпись об увольнении, то возможны два варианта исправления.

  • Первый – вносится новая строчка об устройстве на фирму, а запись о расторжении договора признается недействительной.
  • Во втором варианте пишется, что старая надпись недействительна, а новая – заносится с указанием новой причины разрыва отношений.

(Видео: “Как вести записи в ТК”)

Загрузка…

docinfo.net

Запись в трудовой книжке о приеме на работу 2018 образец

При первом трудоустройстве физлица его работодатель оформляет на него трудовую книжку. На протяжении всей его жизни туда хозяйствующие субъекты вносят соответствующие записи о приеме и об увольнении. На время работы человека книжка храниться у его работодателя, в периоды незанятости — у физлица на руках. Запись в трудовой книжке о приеме на работу, незакрытая увольнением свидетельствует, что у работника идет трудовой стаж.

Содержание статьи

Основные правила внесение данных в трудовую книжку

Каждый кадровый специалист должен знать существующие требования, чтобы он мог правильно сделать запись в трудовой книжке. Она является важным источником информации при установлении пенсии, при расчете больничного листа и много другого.

В связи с этим правильность заполнения данного регистра регламентируется нормами трудового законодательства, постановлениями государственных структур:

  • Согласно им должностное лицо, в обязанности которого входят функции по ведению кадрового учета, должно сделать отметку о работе физлица, если период его трудовой деятельности больше пяти дней.

Внимание: данное правило обязательно должно соблюдаться, если работник трудоустроен по основному месту работы. В ином случае, кадровый специалист должен сделать запись в трудовую книжку только, когда от сотрудника поступит такая просьба.

  • Нужно помнить, что запись о приеме на работу и об увольнении при совместительстве производится основным работодателем на основании справки организации, в которой сотрудник трудится в свободное время от постоянного места работы.
  • Все отметки должны вноситься только от руки с использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета.
  • Каждая отметка должна быть пронумерована, причем номера присваиваются в порядке увеличения.
  • Номера должны быть уникальными, при их написании надо применять арабские цифры. Сначала вносятся две цифры для отражения даты, потом еще две — для обозначения месяца события и четыре – для указания года.
  • При первичном заполнении документы в момент приема на работу на основании удостоверения личности заполняется первая страница этого регистра, которая должна содержать в себе личные данные. Это необходимо для того, чтобы дальнейшие работодатели могли идентифицировать владельца трудовой книжки путем сличения с паспортом сведений трудовой.
  • Правила заполнения требуют, чтобы первая страница трудовой была заверена печатью первого работодателя сотрудника, а также подписью кадрового работника, заполнившего ее. При их отсутствии документ может быть признан недействительным.
  • Обязательно нужно следить, чтобы каждая запись о приеме закрывалась записью об увольнении. Нельзя допускать, чтобы запись о работе в одной организации была не закрыта, а запись о приеме в другую компанию уже присутствовала.

Важно: в трудовую не вносятся записи о совершении работником проступка и привлечения сотрудника к дисциплинарной ответственности. Исключением может быть только случай увольнения работника за прогул.

  • Каждая отметка должна быть подтверждена соответствующим документом. При этом обязательно указывается его наименование и реквизиты и нельзя производить сокращения. Чаще всего ими выступают распоряжения руководства о приеме на работу и об увольнении.
  • Кадровый специалист может отмечать в трудовой сведения о непрерывном стаже, или информацию об исключении периодов из стажа для исчисления пенсии.
  • В трудовой нельзя производить никаких исправлений и зачеркиваний. Исправление в виде зачеркивания допускаются только на первой странице при изменении фамилии. Запись должна быть аккуратно перечеркнута одной чертой.
  • Все остальные записи исправляются путем создания отметки о признании их недействительными. При этом исправительная запись должна также нумероваться.

При использовании каких документов выполняется запись о приеме на работу

Информацию о приеме на работу ответственное лицо должно произвести только при наличии соответствующего распоряжения. Информацию о нем нужно вписывать в соответствующую графу трудовой книжки.

Предприниматели освобождены от необходимо оформлять приказы. Поэтому, сведения в трудовую могут вноситься на основании оформленного трудового соглашения.

Иные документы, к примеру, заявление о приеме на работу, не может выступать как основание для выполнения записи.

Внимание: в случае, когда сотрудник работает по совместительству и хочет отметить этот факт в трудовой, ему необходимо предоставит в кадровую службу по основному месту справку или выписку из приказа.

Если работник потерял трудовую, то кадровик с последнего места работы производит внесение всех предыдущих мест работы на основании предоставленных справок или выписок из приказов.

В каком случае можно не вносить запись

Инструкция определяет, что запись в книжку нужно вносить в случае, когда новый работник отработал в компании 5 дней и более. В случае, когда период работы оказался меньше указанного срока, запись разрешено не делать, и это не будет нарушением.

Также информация о поступлении на работу не вносится, когда данное место является совместительством. В то же время, запись можно внести, когда сотрудник изъявил желание это сделать и предоставил подтверждающие документы со второго места работы.

В какой момент вносится запись в книжку

В ТК закреплено, что ответственное лицо субъекта бизнеса должно оформить трудовую книжку в том случае, если сотрудник отработал в компании от 5 дней.

Если данное место работы является у этого сотрудника первым, то по закону работодатель должен открыть ему трудовую книжку в течение недели с момента его оформления.

Отсюда следует, что если ответственное лицо не внесло запись о приеме в течение пяти дней, а новый работник решил в течение этого же периода уволиться, то отсутствие в трудовой записи о его работе не будет трактоваться как нарушение.

Внимание: если запись была сделана, а работник в течение 5 дней решил покинуть компанию, то это также не будет считаться нарушением. Это суждение основано на том, что правила ведения трудовых определяют, что в документе необходимо отражать каждый факт приема и увольнения сотрудников.

В случае, если запись была сделана, а работник решил уволиться, то необходимо будет выполнить запись об увольнении на основании выпущенного приказа о завершении трудовых отношений.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу: образец в 2018 году

Прием на основную работу

В обычных условиях запись о приеме сотрудника на работу включает в себя информацию об отделе, его должности, а также сведения о приказе, которым он был принят.

Запись для компаний выглядит следующим образом:

1234
Общество с ограниченной ответственностью «Ветер» (ООО «Ветер»)
1027092018Принят на работу в отдел контроля на должность контролера ОТК.Приказ №61-К от 27.09.2018

litebuh.ru

Заполнение трудовой книжки при приеме на работу в 2019 году

Сведения о трудовой деятельности конкретного работника отображаются в трудовой книжке. Хранится она у работодателя.

Как правильно в 2019 году заполнить трудовую книжку при приеме на работу? Трудовая книжка документ официальный и иметься она должна у каждого официально трудоустроенного лица.

Но недостаточно просто иметь документ, значение имеет и его правильное оформление. Как в 2019 году заполняется трудовая книжка при приеме на работу?

Важные моменты

В соответствии со ст.65 ТК РФ среди документов, какие должен предъявить соискатель вакансии, обязательно присутствует трудовая книжка.

При отсутствии таковой в силу каких-либо причин принятому работнику оформляется новая книжка на основании письменного заявления.

Исключение составляют случаи первичного трудоустройства и приема на работу по совместительству.

В такой ситуации работодатель обязан самостоятельно оформить данный документ.

Ст.66 ТК закрепляет положение, согласно какому именно трудовая книжка это основной документ, содержащий информацию о стаже работника в целом и обо всех этапах его трудовой деятельности.

В трудовую книжку заносится информация о занимаемой должности, переводах, награждениях, увольнениях.

Нужно отметить, что взыскания в трудовой не отображаются, если только оное не представлено увольнением.

В ст.80 и ст.84.1 ТК сказано о тот, что работодатель должен выдать трудовую книжку работнику при увольнении, непосредственно в последний рабочий день.

До выдачи в книжке отображается информация об основании и причине прекращения трудовых отношений.

Запись формулируется в соответствии с нормами трудового законодательства и содержит ссылку на конкретную норму ТК РФ.

Начать трудовую деятельность можно довольно рано и с этого же момента оформляется трудовая книга.

Но зачастую недостаточно опытные кадровые работники не представляют, как правильно заполнить трудовую, оформляемую в первый раз. Также могут допускаться ошибки в самих записях.

Исправление неточностей, ошибочные данные, неправильное оформление ведет к тому, что приходится заводить новую трудовую книгу.

Следовательно, приходится восстанавливать прежние записи или уже отработанные годы оказываются неучтенными в трудовой.

Все это объясняет, почему так важно правильно заполнять трудовую книжку изначально.

Основные термины

Трудовой книжкой именуется документ, в котором содержится информация о профессиональной деятельности человека.

Книжка фиксирует все даты зачисления на работу и увольнения.  Такое точное документирование позволяет просчитать общее количество трудового стажа.

Независимо от организационной формы работодателя сведения в трудовую вносятся сотрудником кадровой службы или самим руководителем.

В 2019 году правила заполнения трудовой книжки одинаковы и для ИП и для юрлиц. В трудовой непременно отображается название должности работника.

При этом федеральное законодательство предусматривает предоставление различных льгот и установление ограничений для определенных должностей.

Наименования таковых должны точно соответствовать предусмотренным в нормативно-правовых актах.

Если название должности будет отличаться от предусмотренного наименования, то в будущем у работника могут возникнуть сложности с начислением пенсии.

Например, деятельность на вредном производстве позволяет рассчитывать на льготную пенсию. Но должность должна соответствовать одной из перечня льготных профессий.

Определение списка должностей дается в «Квалификационном справочнике должностей служащих», утвержденном Постановлением №37 от 21.08.1998.

Относительно заполнения трудовой книжки следует отличать и такие термины как «назначен» и «принят». Здесь нужно запомнить, что назначение имеет место только в строго определенных обстоятельствах.

В частности если это предусмотрено регламентирующей документацией (положение, устав, закон).

Во всех остальных случаях применяется слово «принят». Кроме того запись «принят на должность продавца» будет ошибочной. Правильно пишется «принят продавцом».

Каково ее назначение

В трудовой книжке отображается следующая информация:

  • сведения о приеме на работу;
  • перевод на иную должность или в другую организацию;
  • изменение персональных данных (Ф.И.О.) при определенных обстоятельствах;
  • прохождение службы в госструктурах;
  • получение наград;
  • повышение квалификации;
  • увольнение.

В совокупности вся эта информация позволяет воссоздать весь путь трудовой деятельности отдельного человека.

В этом и заключается основное предназначение трудовой книжки – подтвердить действительность трудового стажа и отобразить значимые его моменты.

При достижении пенсионного возраста трудовая книжка используется при расчете пенсионного обеспечения, исходя из трудового стажа.

Работодателю книжка подчиненного необходима при расчете различных выплат. Все это обуславливает необходимость правильно и достоверного заполнения этого документа.

Заполнение трудовой книжки это одно из обязательных условий официального трудоустройства.

Причем использоваться должен установленный образец документа. Оформление трудовой книжки в произвольной форме не позволяет признать документ официальным.

Нормативная база

Обязанность по заполнению трудовых книжек определена в ст.66 Трудового Кодекса Российской Федерации.

В процессе заполнения документа должно руководствоваться следующими нормативами:

В 2019 году применяются трудовые книжки образца 2004 года. Но все документы с более ранней датой открытия остаются действительными и замене не подлежат.

Определенные трудовым законодательством правила по заполнению трудовых книжек в 2019 году также не изменились.

При изменении в служебной деятельности работника непременно делаются записи в трудовой, подтверждающие стаж.

Постановление №225 от 16.04.2005 устанавливает правила по внесению изменений в трудовую:

Все записи делаются чернилами синего или черного цветаСведения записываются подробно, сокращения недопустимы. Записи присваивается порядковый номер в соответствии с разделом
Паспортные данные работникаОтображаются исключительно на титульной странице
Последующие изменения в деятельностиОтображаются не позже, чем в семидневный срок с момента издания руководителем соответствующего приказа. При увольнении сотрудника запись делается в тот же день с учетом содержания приказа и ссылкой на нормативы ТК РФ

Правильное оформление трудовой книжки при приеме на работу

При приеме на работу любого нового сотрудника работодатель обязан внести надлежащую запись в трудовую книжку.

При отсутствии таковой в течение недели с момента подписания трудового договора надлежит оформить новую трудовую.

При указании в книжке необходимых сведений она непременно предоставляется работнику для ознакомления.

Это нужно и для проверки внесенной информации, и для постановки подписи работника. Надлежаще заполненная трудовая книжка остается на сохранении у работодателя.

Как правило, хранятся трудовые в отделе кадров вплоть до того момента, как работник прекратит свою деятельность по данному месту работы. Невостребованные трудовые книжки сохраняются в архиве.

Особое значение имеет внесение исправлений в трудовую. Неправильное корректирование ведет к тому, что данные документов о работе окажутся несоответствующими друг другу.

При правильном оформлении исправления документ сохраняет свою юридическую силу. Внесение исправлений может потребоваться в таких случаях как:

Занесение записи с неточным содержаниемИли оформление с помарками
Ошибки различного характераВ названии организации, наименовании должности, дате
Отмена записиПо решению руководства или судебного органа

Если неверная запись касается расхождения по штату, то таковая аннулируется последующим внесением правильной записи. Например, неверно указано название должности.

Сразу под ошибочной записью прописывается верная информация. При исправлении в трудовой ориентироваться нужно на порядковый номер записи.

В свободной строке делается запись следующего примерного содержания «Запись №_ считать недействительной». Затем в обычном порядке делается верная запись с присвоением конкретного номера.

Документы для формирования кадрового дела

Кадровое дело формируется на основании заключенного трудового договора. При приеме на работу сотрудник предоставляет свой паспорт и его ксерокопию.

При необходимости могут предоставляться документы об образовании. По факту трудоустройства нового сотрудника руководитель издает приказ надлежащего вида.

Только после этого может заполняться трудовая книжка или оформляться новый документ.

Следовательно, документами, необходимыми для формирования личного дела работника, являются:

  • паспорт;
  • трудовой договор;
  • приказ о приеме на работу.

Нередко полагается, что для получения трудовой книжки впервые, работник обязан подать заявление на имя руководства с соответствующей просьбой.

Это не совсем верно. В принципе работодатель обязан оформить трудовую книжку каждому работнику. Если такой документ не предоставляется при трудоустройстве, оформляется новая книжка.

Но иногда устав организации предусматривает обязанность работника по написанию такого заявления.

Вот в этом случае придется подчиниться обстоятельствам и отправить руководству просьбу о выдаче книжки. Хотя, по сути, это просто формальность.

Общие правила заполнения

При заполнении трудовой книжки, при приеме на работу, в первую очередь заполняется титульная страница.

Но обычно она уже заполнена самым первым работодателем и содержит следующую информацию:

Фамилия, имя, отчествоВ соответствии с данными паспорта
Дата рожденияПрописываемая цифрами
ОбразованиеСведения указываются в соответствии с предоставленным дипломом, аттестатом или иным подтверждающим документом
СпециальностьУказывается профессия, полученная в образовательном учреждении
Дата заполнения—
ПодписиРасписывается сотрудник, оформляющий документ, и сам работник
Печать работодателя—

Если титульная страница уже заполнена, то при трудоустройстве записи вносятся на следующей странице. Здесь листы разлинованы на графы, и все записи вносятся под порядковым номером.

В первом пустом поле проставляется номер записи, последующей за записью предыдущей. Затем указывается дата внесения сведений.

Далее пишется наименование организации-работодателя и название должности, на какую официально трудоустраивается работник.

Обязательным является указание номера и даты приказа, на основании которого сотрудник зачислен в штат. Сразу под записью ставиться подпись и печать работодателя.

Для проверки правильности записи книга предоставляется на ознакомление работнику. Когда работник решает уволиться, запись в трудовой делается в обычном порядке.

Фото: пример записи в трудовой книге

Под последней записью вписывается информация об увольнении, с проставлением порядкового номера, указанием последнего рабочего дня, печатью и подписью.

Непременно прописывается основание и причина увольнения со ссылкой на соответствующий приказ и норматив ТК РФ. Увольняемый работник также знакомится с записью и ставит свою подпись.

Если запись делается впервые

В ситуации, когда трудовая книжка оформляется в первый раз, с особым вниманием следует отнестись к заполнению титульного листа.

Важно правильно написать персональные данные работника. Также необходимо точно указать реквизиты всех упоминаемых документов (паспорт, диплом, аттестат).

Как только титульная страница заполнена, дальше оформление происходит в стандартном порядке. Но есть некоторые нюансы при первом получении трудовой книги.

Несовершеннолетний гражданин при трудоустройстве тоже получает трудовую книжку.

Оформление трудовой книжки при приеме на работу без стажа происходит в обычном порядке.

За исключением указания сведений об образовании. Строки о полученном образовании и имеющейся специальности не заполняются.

Вполне возможно, что несовершеннолетний гражданин решит сменить сферу деятельности либо закончит одно или несколько учебных заведений.

Если в трудовой будет наличествовать запись о среднем образовании, книжку придется менять.

В какие сроки нужно сделать запись

Запись в трудовую книжку вносится в течение недели с момента трудоустройства.

Но отображать сведения о работе можно лишь в случае, когда сотрудник проработал не менее пяти дней и данная работа является основной.  Записи о совмещении работ вносятся по желанию самого работника.

Поскольку запись в трудовую вносится на основании приказа о приеме на работу, то дата издания приказа не должна быть позже, чем дата самой записи.  

Что касается даты записи, то проставляется дата текущая.  Относительно периода трудоустройства прописывается дата, отображенная в приказе о зачислении в штат.

Подпись кадрового сотрудника или руководителя проставляется сразу после внесения записи.

Возникающие нюансы

Несмотря на кажущуюся простоту оформления трудовых книжек, существуют нюансы, которые при всей своей незначительности могут играть важную роль.

Например, при заполнении текстовой части книжки недопустимым является наличие отступа перед записью.

Свободное место может быть использовано для внесения недостоверной информации кем-либо. Иногда в результате порчи, утраты трудовая книжка может требовать восстановления.

Для этого делается дубликат документа. Выдается таковой по месту последнего трудоустройства.

Для получения дубликата работник обращается к работодателю с письменным заявлением. Выдается восстановленная трудовая в течение четырнадцати дней.

При оформлении дубликата работодателем заполняется:

  • данные, полученные работником в организации;
  • сведения с предыдущим мест трудоустройства.

Собрать справки, приказы и иные документы с прежних мест работы обязан работник. Если сведения от предыдущих работников отсутствует, то указывается совокупный стаж на основании архивных справок.

Выдача трудовых книжек осуществляется под роспись работника в специальном журнале учета трудовых книжек.

Если утрата документа произошла по вине работодателя, то он обязан оформить дубликат за свой счет.

По совместительству

Запись о работе по совместительству вносится исключительно по желанию самого работника. Для этого сотрудник должен подать надлежащее заявление основному работодателю.

Вносить запись со слов самого работника недопустимо. Вносить запись должен работодатель по основному месту работы, на руки трудовая не выдается.

Основанием для внесения записи становится справка, выданная на работе по совместительству. Справка оформляется в виде выписки из приказа и трудового договора.

В ней указывается название организации, реквизиты документа о принятии на работу, должность и дата зачисления в штат.

Как пример, оформление трудовой книжки при приеме на работу на полставки образец здесь. Сведения о неполном рабочем времени в трудовой не отображаются. Запись оформляется в обычном формате.

При трудоустройстве генерального директора

Генеральный директор юридического лица назначается в соответствии с решением общего собрания учредителей.

При этом оформляется надлежащий документ – «Решение о назначении гендиректора». Данные о единоличном управляющем вносятся в учредительные документы.

Видео: трудовая книжка — какой срок дли записи при приеме на работу

В трудовой генерального директора делается запись «Назначен на должность генерального директора на основании решения общего собрания учредителей (реквизиты)».

В данном случае употребляется именно термин «назначен». ИП также может иметь директора, принятого на основании трудового договора и приказа. В этом случае в трудовой пишется «Принят на должность директора».

Нюансы для ИП

Оформление трудовых книжек для работников ИП не отличается от порядка трудоустройства к лицу юридическому. Наименование ИП указывается в полном варианте.

Если в учредительных документах предусмотрено и краткое название, то оно тоже указывается. Например «Индивидуальный предприниматель Сидоров Иван Николаевич (ИП Сидоров И.Н.)».

Если индивидуальный предприниматель одновременно является директором, то трудовую книжку для себя он не заводит.

Ст.66 ТК определяет, что трудовые книжки необходимы только работникам в целях определения трудового стажа.

Для предпринимателя стаж рассчитывается на основе данных, отображаемых в ФНС с момента регистрации, а также исходя из денежных взносов в ПФР.

По срочному договору

Трудовой договор может заключаться в бессрочной форме или как срочный контракт. При внесении записи в трудовую книжку данный аспект значения не имеет.

В книжке не отображается условие о срочности договора, как ни как не отражается и ограниченность времени трудоустройства.

Эти моменты подробно отображены в самом договоре и в приказе о приеме на работу. Для сведений, вносимых в трудовую книгу, главное это указание периода работы и должности.

Потому в ситуации, когда новый работник принимается по срочному трудовому договору, запись в трудовую книжку вносится в обычном порядке по общим правилам.

Трудовая книжка это документ особо важный. С ее помощью можно точно определить стаж работника, его опыт и качество знаний, а также подтвердить занимаемую должность и факт трудоустройства.

Отсутствие трудовой и неправильное ее оформление может негативно сказаться на расчете будущей пенсии.

Да и в процессе трудовой деятельности наличие ее необходимо. Заполнять трудовую книжку следует в соответствии с действующими правилами.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

jurist-protect.ru

Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу 2018 год

Трудовая книжка — базовый документ, который свидетельствует об активности трудовой деятельности, и с помощью которого можно рассчитать текущий стаж сотрудника. Если кадровый отдел принимает на работу сотрудника, в документе это фиксируется. Иногда сотрудник может потерять ее или не иметь. В таком случае принимающая сторона, то есть компании, самостоятельно должна ее оформить.

Оформление трудовой книжки при приеме на работу впервые — образец 2018

Трудовая книжка предоставляется работнику после официального трудоустройства. Она необходима для регистрации важной информации относительно взаимоотношений с руководителем. Сюда входят данные о:

  • Приеме на должность;
  • Увольнении;
  • Переводе на иную специализацию и тому подобное.

Этот документ нужно хранить до окончания деятельности по старости. Используется в качестве доказательства подтверждения работы за все время жизни. Поэтому правила заполнения книжки при приеме на работу следует учитывать.

Порядок заполнения трудовой книжки при приеме на работу

Обязанность по заполнению и хранению несет руководитель компании, с которым был заключен договор.

Заполнение должно производиться в соответствии со следующими требованиями:

  • На государственном языке;
  • С темными чернилами;
  • С предоставленными приказами;
  • Дата и месяц заполняются цифрами в двузначном, а год —  в четырехзначном формате.

Согласно статье 65 ТК РФ, трудовая книжка включена в перечень представленных документов. После официального оформления на определенную должность, запись должна быть внесена в течение пяти рабочих дней. Иногда в конкретных случаях должны быть выполнены определенные обязанности, в том числе выплата досрочной пенсии. Поэтому немалое внимание уделите названию должности.

К примеру, запись в тексте «Принята на должность лаборантки» будет классифицироваться как неправильная. Правильный вариант будет «Принят на должность лаборанта». Трудовые книжки неизвестного происхождения, которые были зарегистрированы на территории иностранного государства и предъявлены в России, не могут использоваться. Зарубежному сотруднику создают новый документ. Предыдущий стаж не учитывается.

Заполнение трудовой книжки при приеме на работу — образец

Чтобы внести новую запись, следуйте инструкции. Текст должен быть внесен в соответствии со столбцом 1. Для начала указывается порядковый номер согласно хронологии по датам. Следуйте этим критериям. Чтобы вас правильно оформили, необходимо указать название компании. Если она использует два наименования (короткое и длинное), в трудовой книжке указываются оба. Информация пишется в центре документа. От предыдущей записи нужно отступить одну строчку. Иногда название предприятий учитывается в качестве проставленного штампа.

Образец заполнения

Трудовая книжка — образец заполнения приема на работу по совместительству

Как уже говорилось выше, она включает в себя информацию об официальных местах деятельности работника. Однако на базе статьи 66 Трудового кодекса, можно не вносить изменения о том, что человек был принят в другую компанию.

К примеру, человек может быть устроен по внутреннему совместительству. Это обозначается в документе. Необходимость в дополнительных официальных бумагах отпадает. Работодатель владеет всеми необходимыми данными.

Бывают ситуации, когда сотрудник желает параллельно работать в иной фирме. Запись делается довольно трудно и может вызвать ряд проблем. Помимо этого, следует собрать дополнительные документы, которые подтвердят о том, что вы работаете на двух должностях.

Во втором случаи юристы рекомендуют написать специальное заявление, в котором четка отражена просьба работодателю о совместительстве. Образец заполнения приема на работу по совместительству представлен ниже.

Образец

Заполнение трудовой книжки при приеме на работу с испытательным сроком

Как гласит статья 70 ТК РФ, нет никаких отдельных изменений относительно срока испытания. В договоре также такой записи может не быть. Тогда считается, что сотрудник был принят на должность без испытательного срока. Поэтому в момент составления договора внимательно изучите этот пункт.

Если работник был принят с испытательным сроком, в документе делается запись с такого-то числа, месяца и года. Соответствующая графа говорит о конкретном работнике. Об испытательном сроке ничего в книжке быть не может. Однако если человек не прошел указанный испытательный срок, тогда запись немного отличается от увольнения по собственному желанию.

К примеру, может быть запись следующего характера — уволен в результате неудовлетворительного испытания, а рядом прописывается статья согласно Трудовому кодексу. Сотрудник, который был уволен таким методом, может обжаловать это решение в суде. Поэтому руководитель должен заранее подготовиться к этому, предоставить отмеченные опоздания, нарушения, а также промахи в деятельности. Это и будет доказательной базой в судебном порядке.

Читайте далее

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных): Загрузка…

russiansu.ru