Как правило, анкета на работу не имеет единой формы, принятой законодательно. В зависимости от направленности деятельности предприятия, в ней могут иметься вопросы, касающиеся свойств личности соискателя, профессиональных навыков и опыта работы, карьерных планов и возможностей повлиять на качественное улучшение деятельности организации.

Если заполнять пункты опросного листа честно, обдуманно, с долей креативности, объективно оценивая уровень своего профессионализма, можно надеяться на то, что ответы на вопросы анкеты станут решающим фактором в получении желаемой должности.

Как правильно заполнить анкету на работу

[ads-pc-3] [ads-mob-3]

Ответить на вопросы опросного листа обычно предлагают непосредственно перед собеседованием, поэтому от претендента потребуется внимательность, сосредоточенность, искренность и умение грамотно излагать сведения о себе. Кажется, что заполнить анкету при приеме на работу несложно – ошибиться в предоставлении личных данных, сведений об образовании и опыте работы может только самый невнимательный.

Тем не менее, некоторые пункты опросника могут вызвать затруднения, особенно те, которые касаются профессиональных достижений и качеств личности, требуемых для успешного выполнения трудовых обязанностей.

Не стоит торопиться, отвечая на вопросы, следует обдумывать каждый пункт, а при заполнении биографических сведений (к примеру, об образовании и предыдущих местах работы) нелишним будет свериться с документами.

Стандартная анкета, дополняющая документацию устраивающегося на работу, содержит вопросы о:

• фамилии, имени, отчестве;
• дате и месте рождения;
• месте жительства;
• данных паспорта;
• гражданстве;
• отношении к военной службе;
• семейном положении;
• сведениях о ближайших родственниках;
• образовании;
• пройденных курсах;
• полученных наградах;
• увлечениях и хобби;
• личностных характеристиках, свидетельствующих о профессиональном уровне.

Документ заполняется от руки, понятным почерком, без ошибок и исправлений. Прежде чем начать работу над анкетой, желательно прочесть все вопросы и обдумать ответы на них: это поможет избежать повторов, помарок.

В некоторых случаях работодатель просит ответить на вопросы о судимости, имеющихся дополнительных источниках дохода, предоставить дополнительно рекомендации с предыдущих мест работы и фото. Все это позволит оценить как профессионализм, так и личностные качества соискателя.

Качественно и грамотно оформить опросный лист поможет образец заполнения анкеты при приеме на работу.

Как отвечать на «каверзные» вопросы анкеты

[ads-pc-3] [ads-mob-3]

Кроме стандартных вопросов в анкете могут присутствовать и такие, отвечая на которые соискатель должен будет проявить себя как профессионал, имеющий желание и возможность принести пользу организации, в которой он планирует работать.

При заполнении пунктов «Какие Ваши профессиональные навыки могут улучшить работу нашей компании?», «Считаете ли Вы себя лидером?», «Какова Ваша роль в конфликтных ситуациях?» желательно отвечать правдиво, не приуменьшая и не преувеличивая свои возможности, правильно оценивая умение взаимодействовать с коллегами.

Работодатель может также поинтересоваться состоянием здоровья претендента на должность, его вредными привычками, умением организовывать свое свободное время. Конечно, хронические заболевания не скроешь, да они и не должны повлиять на работоспособность соискателя, если не касаются конкретных профессиональных навыков.

По поводу вредных привычек тоже желательно не привирать, ведь все они выявятся практически с самого начала рабочей деятельности. Вопросы об увлечениях и преимущественном времяпрепровождении в выходные дни помогут потенциальному работодателю узнать, насколько легко вы примете корпоративную культуру и вольетесь в коллектив.

К заполнению анкеты при приеме на работу нужно отнестись серьезно, ведь грамотные и правдивые ответы могут повлиять на положительное решение о получении перспективной должности.

Образец и бланк анкеты при приеме на работу

Анкета при приеме на работу бланк скачать в формате Word.

Образец анкеты при приеме на работу скачать.

Как правильно написать резюме.

Как написать автобиографию.

Как составить сопроводительное письмо к резюме.

Источник: //blankionline.ru/trudoustrojstvo/anketa-pri-prieme-na-rabotu.html

Документы по личному составу – Как написать историю своей семьи?

Документы по личному составу – важнейший генеалогический источник, из которого можно узнать подробности жизни вашего предка и дополнить ими родословную книгу.

Информация о ваших предках может храниться в следующих видах документов.

1. На каждого сотрудника (речь идет о городском населении) заводилось личное дело при трудоустройстве.
2. Зарплатные ведомости, книги расчетов с мастеровыми (велись на заводах), лицевые счета.
3. Приказы по предприятию, в том числе о приеме на работу, награждению, переводу, увольнению.
4. Разные списки (например, пожертвования на вооружении армии в период войн, на строительство храма, на содержание семей погибших при чрезвычайных ситуациях и т.д.)
5. Долговые расписки, когда предприятие давало работнику ссуду на строительство дома или иные нужды.

Отличительная особенность дореволюционных документов — оформление только на мужчин.

Женщины упоминались только в качестве жен и дочерей, когда требовалось указать состав семьи.

Были и другие случаи.

• Документы о получении пенсии или выплаты за умершего мужа (справка в личном деле умершего супруга, приказ по предприятию)
• При поступлении на учебу в гимназию (личное дело гимназиста, приказ и распоряжения по учебному заведению).
• Желтый билет. Выдавался девушкам, жившим в публичных домах. Он заменял паспорт и медицинскую книжку, кроме того являлся разрешением на работу.

Читайте интересные семейные истории на канале Яндекс Дзен

После революции в отношении женщин ситуация изменилась. Причина тому – массовая гибель мужчин во время боевых действий.

Женщины тоже стали устраиваться на работу, а потому на них стали массово заводиться анкеты, личные дела и прочее.

Списки работников и членов партии

В списке участников съезда членов партии 1927 года, указаны следующие личные сведения.

• ФИО,
• Пол,
• год рождения,
• социальное положение,
• Национальность,
• Союзный стаж,
• Партийный стаж,
• Стаж активной работы,
• Масштаб союзной работы,
• В который раз выбирается в состав этого комитета,
• Где и в качестве кого работал до этого съезда,
• Где и в качестве кого работает в данный момент,

Как и в наши дни, на каждого сотрудника заводилось личное дело с основными сведениями. Работодателю было важно знать всю подноготную работника, чтобы не иметь проблем с законом.

1. Основную биографическую информацию (ФИО, возраст или дату рождения, место рождения и фактический адрес проживания, национальность и гражданство)
2. Состав семьи, где обычно указан возраст всех членов семьи, указано количество иждивенцев.
3. Послужной список (места и сроки работы, награды, взыскания).
4. Военная служба, боевые награды, ранения. Указывались боевые операции, в которых человек принимал участие.
5. Один из разделов послереволюционной анкеты 20-х годов: служба в царской, белой, красной, зеленой армии, участие в революционных действиях.
6. Основные документы человека: метрические выписки о рождении, бракосочетании, прошения о поступлении на службу, переводе, отпуске, увольнении. Аттестат об образовании.
7. Автобиография.
8. Характеристика на работника.

Анкеты ответственных партийных работников заводились на каждого сотрудника в советский период. Она немного отличалась от анкеты кандидата в члена партии раннего периода (читать подробнее).

Какие сведения можно узнать из этой анкеты

• Фамилия, имя отчество.
• Возраст.
• Основная профессия.
• Состав семьи.
• Национальность.
• Время вступления в Российскую коммунистическую партию (Большевиков)

Читайте также: Партийная перепись: Российской коммунистической партии (Большевиков) 1922 – 1924 гг.

Достоверность сведений из анкеты

В 1920-х годах, когда только вводились анкеты, сотрудники довольно честно указывали свое сословное происхождение, род занятий родителей и службу в армии.

После 1930 года информацию в анкету вносят сдержано и очень осторожно. Указать, что отец был почетным гражданином, потомственным дворянином или хотя бы имел торговую лавку было равносильно приговору. Поэтому писали что-то вроде «из рабочих» или «крестьянин», что являлось правдой, но договаривалось лишнего.

1. Прежде чем составлять запрос, нужно узнать где и в какие годы работал ваш родственник.
2. Узнав название организации, проверяем: существует она сейчас или нет.
3. Архивные личные дела могут храниться в организации или в городском (районном, региональном) архиве, в зависимости от размеров организации.

Работа вашего родственника всё еще существует. Самое простое – позвонить в отдел кадров и спросить про сохранность личного дела. Не забудьте уточнить, что вам нужна эта информация для семейного пользования и написания книги о человеке.

Предприятие реорганизовано или закрыто. Его документы передаются в архив ближайшего населенного пункта. Там и стоит спрашивать (посмотреть на сайте или написать запрос бумажным письмом или по электронной почте).

Проверьте опись фондов на сайте архива, там будут указаны названия организаций, чьи документы находятся в архиве.

На официальный письменный запрос архив ответит в течение 30 дней.

Образец заявления, чтобы получить личное дело родственника

Шапка заявления

• Директору ООО «СЗ»
• Адрес организации
• Телефон
• Email
• ФИО заявителя
• Паспортные данные (без них могут не ответить)
• Домашний адрес с индексом.
• Контактный телефон 
• Email

«Запрос о предоставлении копий документов«

Краткая информация о родственнике

Моя бабушка, Иванова (в девичестве Петрова) Александра Николаевна (1938г.р.), и мой дед, Иванов Иван Иванович (1938г.р.), работали на Заводе (полное название завода или предприятия) г.В, предположительно, в 1959-1961гг. Должности и точное место их работы мне не известно. (место работы известно из сохранившихся старых писем от сестры Иванова И.И., поэтому даты являются лишь предположением).

Цель вашего запроса

Я занимаюсь составлением родословной, к Вам обращаюсь за помощью в поиске информации о моих бабушке и деде. Этот запрос направляю Вам, поскольку предполагаю, что у вас могли сохраниться личные дела бывших работников.          

Что вы хотите получить

На основании изложенного, прошу Вас предоставить сохранившиеся копии документов из личного дела моих бабушки и деда. Особо интересуют документы, содержащие автобиографические сведения (например, анкеты), документы, подтверждающие причину увольнения.

А также рукописные документы, составленные Александрой Николаевной и Иваном Ивановичем (в частности различные заявления). В случае отсутствия личных дел в архиве завода, прошу сообщить, где мне следует искать документы или дать ответ с указанием причин утраты документов.

Куда направить ответ

Я готова нести разумные расходы на изготовление копий из личных дел Ивановых.

Ответ и копии документов прошу направить по электронной почте (указать свою почту) или по почтовому адресу (указать свой адрес) в течение месяца с момента получения запроса. Контактный телефон (указать свой телефон)

С уважением, ФИО заявителя

дата    

О документах, подтверждающих родство можно прочесть в статье.

Ответ на запрос должен прийти в течение месяца. Позвоните в организацию и узнайте, что произошло с запросом, если ответ не пришел. Напоминайте о себе сотрудникам предприятия.

Чаще всего сотрудники отдела кадров идут на встречу и высылают в ответном письме копии сохранившихся документов из личного дела.

Архив обязан ответить в течение 30 дней на запрос. В зависимости от периода, в который работал ваш родственник, а также от уровня секретности организации, архив или предприятие могут попросить подтверждение вашего родства.

Вам будут интересны другие статьи по генеалогии:

Регистрационная карточка активных партийных работников

О таинстве крещения: кто мог крестить кроме священника?

Онлайн поиск в архивах

Как оформить генеалогическое исследование и поиски родословной

Анкета работника при приеме на работу образец

Анкета при приеме на работу образец

Похожие публикации

Некоторыми работодателями перед тем, как пригласить кандидата на собеседование на вакантную должность, предлагается анкета при приеме на работу, которую соискателю желательно заполнить.

Резюме и анкета для сотрудников при приеме на работу: в чем разница?

Поскольку в большинстве случаев поводом для собеседования выступает рассмотренное работодателем резюме, зачем нужна анкета при устройстве на работу, и чем эти два документа между собой отличаются?

Резюме и анкета при приеме на работу, хотя и содержат сходную информацию, преследуют разные цели:

• резюме дает представление о деловых качествах – профессиональном опыте и практических навыках работника;
• анкета для сотрудников при приеме на работу в какой-то степени раскрывает их социально-психологические характеристики.

Как правило, анкетирование при приеме на работу предусматривает целенаправленный отбор кандидатов на особые должности, отличающиеся повышенной ответственностью, либо связанные с определенными требованиями к личным качествам работника.

Что это такое – анкета работника?

Как и любая анкета (от фр. anquete – расследование), являющаяся методическим средством получения первичных социальных и психологических данных, анкета для сотрудников при приеме на работу представляет собой список последовательных, логически взаимосвязанных вопросов.

Грамотно составленная анкета для сотрудников при приеме на работу позволяет работодателю более подробно выяснить их:

• библиографические данные;
• увлечения и хобби;
• ценностные ориентации;
• жизненную позицию;
• семейное положение;
• социальный статус и т.п.

Тем самым еще до собеседования у рекрутера уже складывается более полное мнение о претендующем на вакансию человеке – т.е. не только о его профессиональных достоинствах, но и личных качествах и прочих характеристиках, необходимых работодателю.

Собственно, по тому, как будет заполнена соискателем анкета для приема на работу (простой бланк можно найти ниже), она может стать адекватной причиной отказа работодателя от последующего приглашения соискателя на непосредственно собеседование.

Кем устанавливается анкета при приеме на работу

На законодательном уровне (Распоряжение № 667-р Правительства РФ от 26.05.2005 г., далее – Распоряжение) анкета при приеме на работу заполняется только лицами, желающими принять участие в конкурсах на замещение:

• государственной гражданской службы;
• муниципальной службы.

Во всех остальных случаях трудоустройства анкета кандидата на должность в число обязательных документов, необходимых для заключения трудового договора, не входит (ст. 65 ТК РФ).

Поэтому, если речь идет не о служебной деятельности по контракту, анкета работника для личного дела, вернее образец такого документа может в каждой компании быть оригинальным, каким сочтет нужным отдел кадров в пределах требований законодательства:

• о защите персональных данных;
• о недопустимости дискриминации в трудовой сфере (согласно ст. 3 ТК РФ).

Где взять бланк анкеты

Поскольку Правительством РФ форма анкеты для приема на работу предусмотрена лишь для будущих государственных и муниципальных служащих, каждый работодатель разрабатывает ее самостоятельно.

Самая простая анкета для устройства на работу можно в сети интернет, или в правовой системе, напрямую из Распоряжения.

Беря за основу бланк, представленный в Распоряжении, его можно подкорректировать в соответствии с конкретными нуждами своей фирмы.

Например, удалить вопросы, связанные:

• с классным чином работника;
• допуском к государственной тайне и т.п.

А что-то добавить к типовой форме опросника.

Как правильно составить

Перед тем, как составить анкету для приема на работу, нужно придерживаться плана, состоящего из двух главных блоков:

1. Определение содержания вопросов, задаваемых с целью получения правдивых ответов респондента, благодаря которым анкета сотрудника будет нести некоторую конкретную информацию.
2. Определение типа вопросов, влияющего на правдивость и полноту возможного ответа – открытые (чаще всего встречаются, и более предпочтительны) и закрытые («да-нет» и т.п.).

Для того, чтобы анкета при поступлении на работу, образец которой вы разработали самостоятельно, была максимально информативна, вопросы в ней стараются формулировать:

• лаконично;
• однозначно;
• точными и ясными по смыслу;
• простыми для понимания.

Подводя итог, можно заключить, что грамотно составленная анкета для нового сотрудника лишена излишней детализированности, в ней оптимальное число вопросов (т.е. нет перегруженности или неполноты), которые размещены логически последовательно.

Что делать с анкетой при приеме работника на должность

Если претенденту на должность в подписании трудового договора отказано, его опросник все равно хранится у работодателя с полным соблюдением правил конфиденциальности.

Если же трудоустройство респондента состоялось, анкета для личного дела сотрудника подшивается вместе с другими документами в дело.

Анкета, в переводе с французского, означает расследование. Работодатели используют анкетирование для формирования коллектива сотрудников, способного выполнять поставленные задачи максимально эффективно, без конфликтов, столкновения интересов. Правильно составленная анкета – залог успеха в достижении этой цели.

Для чего нужна анкета работника

Анкетирование преследует иные цели, чем резюме. Резюме – это представительный документ от кандидата работодателю, в котором он акцентирует внимание на своих профессиональных качествах. Опросник составляется работодателем для выяснения не только уровня профессионализма, но и личностно-психологического состояния претендента.

Согласно Распоряжению Правительства заполнение анкеты обязательно при приеме на работу на государственную и муниципальную службу по конкурсу. В остальных случаях трудоустройства опрос делается по усмотрению нанимателя.

Документ может быть кратким (не более 10 вопросов) или развернутым (до 30 ответов). Чем выше должность, требования к знаниям и опыту, тем больше информации желает получить работодатель.

Благодаря грамотно составленному опроснику определяется:

1. Стабильность в психологическом плане. Косвенным подтверждением будут сведения о семейном положении, наличии детей, месте проживания.
2. Профессиональная заинтересованность: причины поступления на работу, предлагаемые проекты, выполнение работы сверхурочно, командировки, обучение.
3. Коммуникабельность, бесконфликтность.

Документ содержит несколько подразделов, каждый из которых несет свою смысловую нагрузку. Обязательной частью являются общие сведения и фотография. Данные о проживании, семейном положении, образовании, квалификации, специальности, должности, стаже работы должны подтверждаться соответствующими документами в случае приема на работу. Анкета в таком случае включается в личное дело сотрудника.

При отказе в вакансии документ сохраняется в базе данных предприятия/организации. В любом случае в опроснике должен быть пункт о согласии на обработку персональных данных. Работодатель несет ответственность перед законом за сохранение их конфиденциальности.

Кем составляется анкета

Типовая анкета утверждена Решением Правительства для претендентов на должности государственных и муниципальных служащих. Она имеет свою особенность и не может быть использована в полном объеме другими работодателями. Каждое предприятие имеет право разработать собственные образцы заполнения анкет при приеме на работу, учитывающих специфику деятельности и требований к кандидатам.

На больших, многопрофильных предприятиях использовать один тип опросника нецелесообразно. Он должна содержать две части: с общими сведениями и узкоспециальными.

Общий или типовой раздел содержит данные, необходимые при приеме соискателя на работу для оформления личного дела и карточки работающего- это:

• личные сведения,
• данные о родственниках,
• образовании,
• стаже,
• вопросы о наличии судимости,
• возможности работать полный рабочий день (для инвалидов 3 группы),
• водительских правах.

Мотивационная часть документа, где есть запрос о профессиональных амбициях кандидата, целесообразна для вакансий с перспективой должностного роста. В этом блоке помещают и вопрос об ожидаемом уровне заработной платы.

Завершает заполнение анкеты вопрос: согласен ли претендент на обработку его персональных данных.

Специализированные вопросы включаются по представлению руководителя, в отделе которого имеется данная вакансия. Здесь требуется указать конкретные виды деятельности: знание иностранных языков, программирования, ведение бухгалтерского учета, финансовой отчетности и тому подобное.

Где взять бланк анкеты

Готовые бланки анкеты для приема на работу можно скачать из интернета, подобрав самый подходящий вариант. Специализированные сайты предлагают готовые формы, для использования которых достаточно их распечатать на принтере.

Можно ознакомиться с опросником родственных по роду деятельности фирм, взяв его за основу или полностью скопировав. Например, в интернете размещены опросники Сбербанка, Аэрофлота. Солидные предприятия имеют в своем штате высококвалифицированный персонал юристов, психологов, кадровиков, разработавших образцы для внутреннего употребления.

Как правильно заполнять

При этом оценивается, как быстро, грамотно, аккуратно она оформляется. Небрежность, нечеткий почерк, исправления составят негативное впечатление о кандидате. Чтобы не допустить подобной ошибки, надо предварительно ознакомиться с типовым содержанием, скачав анкету для приема на работу. Подготовить документы, с которых будут вноситься сведения.

Нельзя допускать неточность, описки, пропускать вопросы. Соискатель должен понимать, что анкетные сведения будут сверены с представленными ксерокопиями паспорта, диплома, сертификатов. А сами документы проверят на подлинность.

Образец заполнения

Примерный вариант анкеты начинается с оглавления и размещения фотографии, например: вакансия _______________ фотография.

Затем, после названия документа, следуют:

1. ФИО _______________________________.
2. Данные о дате рождения, гражданстве, месте проживания-регистрации, паспортные сведения, контактах (домашнем, мобильном телефоне, e-mail).
3. Семейный статус и сведения о родителях, детях.
4. Образовательный ценз: с указанием периода обучения, наименования учебного заведения, дипломная специальность. Затем перечисляются, если имели место, курсы повышения квалификации, вторая специальность. Указывается знание языков, пользование программными продуктами.
5. Стаж работы (обратный отсчет): периоды работы, название фирмы, должность.
6. Дополнительные сведения относительно водительских прав, судимости.
7. Пункт о согласии/несогласии сохранения в базе данных анкетных сведений.

Заполнение анкеты при трудоустройстве – промежуточный этап перед собеседованием и принятием решения о выборе кандидата. Существуют требования по анкетированию к обеим сторонам: работодателю и кандидату. Вопросы должны быть лаконичны, понятны, не ущемлять права. Ответы надо писать по существу, не допуская искажений, исправлений, разборчивым почерком.

Статья 65 ТК РФ содержит список документов, которые работодатель вправе требовать у кандидата при приеме. Форма анкеты для приема на работу в их число не входит. Тем не менее, наниматель может попросить ее заполнить. Кроме того, информацию о новом сотруднике можно истребовать из различных источников. Но делать это можно только с письменного согласия соискателя. Об этом говорит статья 86 ТК РФ .

Образец заполнения анкеты при приеме на работу

Существующее законодательство не предусматривает унифицированный образец анкеты для собеседования при приеме на работу. Следовательно, работодатели могут составлять ее самостоятельно с учетом специфики работы предприятия. Тем не менее, существует разработанный на практике примерный список сведений, которые могут быть включены в документ:

• личная информация кандидата — ФИО, дата и место рождения, место жительства, гражданство;
• сведения об образовании;
• знание иностранных языков;
• наличие воинской обязанности;
• профессиональные навыки;
• информация о трудовой деятельности;
• цели трудоустройства;
• наличие или отсутствие судимости;
• семейное положение и состав семьи;
• хобби, любимые занятия
• личные качества.

Представленный список можно использовать, как названия логических блоков, в которых будут соответствующие вопросы. Образец анкеты соискателя при приеме на работу представлен ниже.

Образец заполнения анкеты при приеме на работу, является шаблоном. Работодатели могут взять его за основу при составлении собственного документа.

Сведения об образовании и знание иностранных языков

В этом блоке можно попросить кандидата указать названия учебных заведений, в которых он получал образование. Это могут быть не только высшие и профессиональные учебные заведения, но и различные курсы и мастер-классы. По соседству могут быть перечислены иностранные языки, которыми владеет соискатель. Кроме того, обязательно нужно предусмотреть графу, в который будет указана степень владения языками.

Профессиональные навыки и трудовая деятельность

В качестве профессиональных навыков может быть перечислено владение какими-либо программами, умение обращаться с приборами, а также водительская категория. Далее вносится информация о трудовой деятельности. То есть, периоды занятости на других предприятиях, их название и наименование должности. Довольно часто включают пункт, требующий описать функциональные обязанности на предыдущем месте работы. Кроме того, руководители предприятия зачастую хотят знать, почему сотрудник уволился с предыдущего места.

Цели трудоустройства

В этот пункт включаются вопросы, помогающие определить заинтересованность кандидата в продуктивной работе. Здесь можно спросить о желаемом уровне заработной платы, об отношении к командировкам и сверхурочной нагрузке. Также целесообразно узнать, какие приоритеты ставит перед собой кандидат. Для этого могут быть выделены отдельные графы с ранжированием от 1 до 5. По этой шкале кандидат должен будет определить, что для него наиболее важно на новом месте – дружный коллектив, высокая зарплата, карьерный рост, выполнение планов и так далее.

Наличие судимости

Наличие или отсутствие судимости — это довольно важный фактор при поиске кандидатов на должности с материальной ответственностью, а также имеющих доступ к секретной информации. На некоторых предприятиях даже предусмотрена специальная проверка соискателей по этому вопросу.

Семья, хобби и личные качества

Несмотря на кажущуюся незначительность данной информации, сведения о семье, любимых занятиях и личных качествах могут помочь понять характер соискателя и сферу его жизненных интересов. Наиболее важным является пункт «личные качества», ведь именно здесь человек пытается дать характеристику самому себе. А это поможет понять уровень самооценки и амбиций кандидата.

Какие вопросы не стоит задавать в анкете?

Анкета для соискателя при приеме на работу является документом, который содержит личную, а иногда и конфиденциальную информацию о человеке. Следовательно, лицо должно предоставить разрешение на обработку этих сведений, согласно Федеральному закону от 27.07.2006 № 152-ФЗ « О персональных данных ». В то же время существуют вопросы, которые не рекомендуется задавать в опроснике, поскольку это может быть расценено как вторжение в частную жизнь. Они могут касаться:

• религии и вероисповедания;
• политических и философских взглядов;
• состояния здоровья, кроме тех вопросов, которые касаются профессиональной пригодности;
• подробностей личной жизни;
• информации о досуге, друзьях, родственниках, знакомых.

Если же такие вопросы присутствуют в документе, кандидат имеет право не заполнять эти графы, как и любые другие, которые, по его мнению, нарушают понятие личной тайны. С точки зрения существующего законодательства, работодатель не может отказать в трудоустройстве соискателю по причине того, что он оставил пустыми некоторые ячейки анкеты.

Как правильно заполнить образец анкеты на работу?

Главным правилом при заполнении анкеты является предоставление правдивой информации. При приеме на работу кандидат представляет различные документы, которые в дальнейшем могут послужить работодателю инструментом для проверки достоверности информации из опросника. Более того, в конце анкеты соискатель должен поставить подпись, подтверждающую правдивость данных. А за предоставление заведомо ложных сведений, статьей 81 ТК РФ , предусмотрено наказание в виде увольнения.

Стоит также помнить, что рекомендуется оставлять как можно меньше пустых ячеек в опроснике, поскольку полупустой бланк работодатель может расценить как сокрытие каких-либо данных или общую скрытность соискателя.

Более 50 информационных листов для сотрудников [PDF + Word]

С помощью шаблона профиля сотрудника компании представляют профессиональные навыки и опыт каждого члена организации. Он также называется информационными листами персонала, информационными формами персонала или информационными листами сотрудников. Сотрудники являются самым большим активом для организации и ценны для компании. Один из лучших способов создать свой бренд работодателя – показать эффективность работы вашего сотрудника с помощью профиля сотрудника.

Перед тем, как писать профиль сотрудника, вам следует взглянуть на какой-нибудь образец формата, который поможет вам создать идеальный профиль сотрудника. В этом посте мы делимся списком бесплатных шаблонов профилей сотрудников в формате Word, в котором вы можете загрузить эти шаблоны за несколько шагов. Ее еще называют формой персональных данных для сотрудников.

Что такое шаблон профиля сотрудника?

Репрезентация личности человека отражается в его / ее профиле. «Профиль» – это изображение чего-то в целом.Каждому сотруднику предоставляется форма данных сотрудника для создания своего профиля. Этот лист содержит уникальный формат рабочего профиля сотрудника. Шаблон профиля сотрудника используется для отслеживания сотрудников, которые работают в этой компании, и на какой должности. Профиль сотрудника отражает профессиональные навыки и опыт каждого члена вашей организации. Полезно принять решение о найме уже существующего сотрудника на новую должность, увидев его / ее профессиональные навыки и возможности, а также другую профессиональную информацию из их профилей.Однако для студентов доступна форма личной информации.

Вот шаблон профиля сотрудника для печати, который поможет вам лучше создать профиль сотрудника. Эти шаблоны личной информации абсолютно бесплатны, их легко редактировать и использовать повторно.

Это также полезно для получения личной информации сотрудников в случае возникновения какой-либо чрезвычайной ситуации, например травмы или любой другой неотложной медицинской помощи. Написать профиль сотрудника для всех сотрудников вашей организации сложно, но использование шаблона для этой цели упрощает вашу работу.Чтобы получить информацию от своих сотрудников, вы можете использовать шаблон опроса для профилирования сотрудников, чтобы создать идеальный профиль сотрудников. Печатный лист личной информации доступен в различных форматах на разных сайтах, в которые включены шаблон профиля сотрудника в формате Excel, шаблон профиля в формате PDF и приложения PowerPoint.

Что следует включать в шаблон профиля сотрудника?

Для создания идеального профиля сотрудника в шаблон необходимо включить некоторые важные вещи.Вот несколько замечательных моментов и часто задаваемых вопросов по этому поводу. Однако вы должны знать, что информация, необходимая для этих форм, может варьироваться от страны к стране или даже от организации к организации. Таким образом, требования к форме информации о сотрудниках в Канаде могут отличаться от требований здесь, в США или ЕС.

Вот некоторые требования:

1. ФИО сотрудника.
2. Адрес, номер телефона и адрес электронной почты.
3. Идентификатор сотрудника, выданный организацией.
4. Логотип и название компании.
5. Фотография сотрудника в профиле.
6. Образование работника.
7. Вся информация о вакансии, включая идентификатор сотрудника, должность, место работы, имя руководителя, место работы, дату присоединения и зарплату.
8. Контактная информация сотрудников в экстренных случаях должна быть включена в профиль сотрудника.
9. Личный интерес.
10. Ответственность сотрудника на занимаемой должности в организации.

Преимущества профиля сотрудника

• Создайте высокий бренд найма: Если вы хотите создать высокий бренд найма сотрудников, то вы должны продемонстрировать возможности и профессиональные навыки своего сотрудника.Лучший способ сделать это – создать профиль сотрудников вашей организации.
• Пожалуйста, помогите принять решение: Было бы полезно принять решение о найме уже существующего сотрудника на новую должность в организации с помощью профиля сотрудника.
• Отслеживание сотрудников: Профиль сотрудников помогает отслеживать сотрудников, которые работали в этой организации, на какой должности и когда.
• Содержат профессиональную и личную информацию: Профиль сотрудника содержит профессиональную информацию сотрудника, которая помогает принимать профессиональные решения, а также содержит конфиденциальную информацию для связи с семьей в случае каких-либо медицинских проблем с сотрудником.
• Простое обновление информации о сотруднике: В случае каких-либо изменений в профессиональной или личной информации сотрудника вы можете легко обновить профиль.
• Быстрый доступ к данным сотрудников: Профилирование – лучший способ быстро получить доступ к данным сотрудников.

Как написать профиль сотрудника?

1. Соберите всю информацию о ваших сотрудниках с помощью шаблона вопросов профилирования сотрудников.
2. Выберите шаблоны с этого сайта, которые соответствуют вашим потребностям.
3. Загрузите выбранный вами шаблон.
4. Заполните все пустые поля в шаблоне профиля сотрудника, в который включена вся профессиональная, образовательная и личная информация.
5. Вставьте фотографию в профиль сотрудника.

– заполнить онлайн, для печати, заполняемый, пустой

Комментарии и помощь по формату профиля сотрудников

Видеоинструкция и помощь в заполнении и заполнении шаблона профиля сотрудника

Инструкции и справка по распечаткам профилей сотрудников формы

За несколько секунд вы можете создать приложение Excel. Я должен извлекать записи о сотрудниках одним щелчком мыши. Возможно, Запад для большинства отличных концертов станет вашим любимым программным обеспечением и основателем excel monster.com присоединяется ко мне здесь Филип, у нас есть некоторые ответы определенно, как вы можете видеть на экране, у нас есть трехлистная влажная книга с профилем листы данных теперь в листе данных есть все записи сотрудников, которые мне нужны для извлечения критических данных и данных из и это на самом деле из таблицы набора данных, поэтому вы видите в верхней части инструментов таблицы, что имя, данное этой таблице, – это база данных, которая позже будет ссылаться на этот список с помощью функции, а затем у нас есть прямо здесь один столбец список всех записей сотрудников, и то, что у вас есть, – это полный список уникальных списков сотрудников с одной клеткой астрагала, расположенной поверх менее вызываемых сотрудников, поэтому я собираюсь просто контролировать выбор всего диапазона в первые часы после создания уверен, что я сижу прямо в ячейке в диапазоне, я нажимаю ctrl a и выбираю все, включая заголовок, следующее, что я делаю, это нажимаю control shift + f3, так что снова control shift F 3, он должен выскочить, мы называем креативные имена из диалогового окна выбора и с проверка верхней строки угадайте, как он будет называть этот список именами сотрудников, потому что он будет извлекать это имя из верхней строки выбранного диапазона. Я нажимаю ОК, а затем просто чтобы проверить, что я сижу в поле имени и набираю сотрудников для убедитесь, что у него есть имя из списка, и вот оно, действительно, воск, а затем он переходит к профилю здесь, у нас на самом деле будет кратер на нашей приборной панели, чтобы извлекать и воспроизводить записи, так что первое, что вы захотите сделать состоит в том, чтобы ввести свой список, сначала вы переходите на вкладку “ Разработчик ”, вы нажимаете раскрывающееся меню в наборах в своей группе элементов управления, а затем переходите к окну “ давайте ” из элементов управления, которые я собираюсь выделить на самом деле в диапазоне ячеек теперь вы сидите в ячейке e3, а затем вы хотите дать этому уникальное имя, чтобы вернуться к полю имени, мы собираемся называть этот e ID e ID со ссылкой на ячейку III, я нажимаю Enter, а затем два форматирую окно списка вам просто нужно выполнить три простых шага, первый из которых вы просто выполняете. ght-click, вы переходите к управлению форматом, а затем второй – для подачи аргументов, первый аргумент – это сотрудники, а затем, конечно, последний – это идентификатор e, диапазон ввода – это то, что вы хотите поместить в поле со списком и Ид – это то, что ячейка хочет содержать необработанное число, тогда текстовое сообщение – просто нажмите ОК, а затем давайте проверим его, когда вы нажмете на любого из сотрудников, он фактически скажет вам свою позицию в таблице базы данных, которая есть в нашем листе данных позвольте мне это, давайте поместим его прямо здесь, поверх ячейки e3, а затем, конечно, последняя часть этого – создать вашу функцию для создания функции, которая нам понадобится использовать индекс, индекс возвращает одно значение на основе столбец, а затем позиция в этом столбце. ОК, позиция является ронином…

Что такое форма профиля сотрудника?

Форма информации о сотрудниках содержит ключевую информацию о сотрудниках, которая используется для учета того, кто работал в компании, продолжительности их занятости и в какой должности.Его также можно использовать в качестве формы для экстренной связи в случае серьезной травмы на рабочем месте.

Печатный шаблон профиля сотрудника (Excel и Word) для бизнес-записей

Шаблон профиля сотрудника для экспертов и профессионалов крайне необходим. Принимая во внимание, что вам необходимо создать файл для ваших представителей в вашей системе. Макет доступен на нескольких сайтах.

Представитель и его профиль составляют отчет, чтобы вести учет каждого последнего навсегда.Весь бизнес должен сохранять интересную информацию о представителях по каждому пункту. Есть разные объяснения того, что профиль представителей готов. Это лучший шанс, который вам нужен, чтобы профиль вашего персонала был эффективным и поддерживающим. Таким образом, вы можете сделать такой тип, который сможет удовлетворить все растущие запросы организации. Кроме того, он содержит отличительные черты, где вводится много информации с представителями. Вам также может понравиться шаблон ежедневного контрольного списка в Excel.

Будучи экспертом в области человеческих ресурсов, вы должны решать разные задачи.Принимая во внимание, что ваша ответственность состоит в том, чтобы включить все, от приобретения лучших талантов до поощрения сотрудников.

Каким образом шаблон соответствует вашим потребностям? Соответствующее исследование с высоким профилем для человеческих ресурсов и включено их для загрузки с описанием.

Что такое профиль сотрудника?

Профиль сотрудника содержит всю информацию, относящуюся к сотруднику, такую ​​как личная идентификационная информация, биография, адрес электронной почты, номер телефона, дата начала работы, должность, навыки, интересы, информация о банковском счете, информация о документах, а также любая дополнительная информация. доступны в настраиваемых полях.

Вы также можете преобразовать профиль сотрудника в формат PDF и отредактировать информацию, щелкнув значок редактирования. Этот вариант доступен только менеджерам по персоналу, директорам и администраторам.

Что такое профиль сотрудника в SuccessFactors?

Профиль сотрудника уже много лет играет важную роль в SuccessFactors. Он используется в качестве основного хранилища информации о сотрудниках. Профиль сотрудника действует как база данных для всех модулей SuccessFactors.

Как создать идеальный профиль сотрудника для лучшего приема на работу?

Для каждой организации важно создать профиль сотрудника.Этот профиль в основном создается менеджерами по персоналу. Профиль сотрудника помогает лучше управлять человеческими ресурсами, а также помогает использовать таланты сотрудников. Вот несколько советов, которые помогут вам создать идеальный профиль;

• Во-первых, вы должны понять роль сотрудника в вашей организации. После создания фотографии вакансии и ее требований обратитесь к своему руководителю и убедитесь, что вы ничего не оставили.
• Затем напишите четко понятное и целенаправленное описание должности.
• Когда вы поняли должность сотрудника, создайте схему, которая включает ключевые характеристики человека, которого вы хотите, чтобы эта должность была успешной.
• После выполнения вышеуказанного шага создайте конкретные критерии оценки, по которым можно действовать.
• Выполняя первые 3 шага, вы четко видите человека, которого ищете. Итак, последний шаг – определить лучшие места для поиска кандидатов.

Как создать личный информационный лист?

Давайте обсудим пошагово создание личного информационного листа;

1. Начните с вашего имени и контактной информации.Добавьте свое полное имя в верхней части первой страницы, а затем добавьте свой адрес проживания, а также постоянный адрес, добавьте свои номера телефонов, включая номера дома, сотового и рабочего места, а также укажите адрес электронной почты.
2. После этого предоставьте контактную информацию для экстренной связи, которая может включать имя, адрес и номер телефона человека, с которым можно связаться в случае возникновения чрезвычайной ситуации.
3. Большинство людей не решаются предоставлять свою личную информацию, например, номера социального страхования, в то время как основная цель листа личной информации – собрать всю вашу информацию в одном месте.Итак, подтвердите свою личность, предоставив номера лицензии и социального страхования.
4. Предоставьте подробную информацию о вашем прошлом и текущем образовании и опыте работы.
5. Поделитесь своими определенными навыками, которые могут включать языки, сертификаты, награды и т. Д.
6. Дайте как минимум три рекомендации с вашей работы и школы.
7. В конце внимательно проверьте всю созданную вами личную информационную таблицу.

В чем преимущества профиля сотрудника?

Профиль сотрудника дает преимущества в различных аспектах.Поскольку он содержит важную информацию о своих сотрудниках, которая помогает руководителям высшего звена лучше узнать своих сотрудников и понять таланты различных сотрудников. Это помогает организации повысить продуктивность и добиться большего успеха за очень короткое время.

Это просто и легко, если у вас есть шаблон профиля сотрудника для использования. Наряду с поддержкой шаблона вы можете создать лучший профиль.Между тем, вы также хотите добавить в шаблон любую другую информацию. В организации также работает много сотрудников. Это делает профиль каждого сотрудника, который может нести серьезную ответственность за использование шаблона. Это может сделать это настолько легко, насколько это возможно. Вы можете увидеть неправильный формат отчета в Excel.

Вот как вам нужно ввести информацию о сотруднике. Кроме того, по шаблону будет подготовлен профессиональный и впечатляющий профиль.

Здесь так много отраслей, которые решают нанять уже существующих сотрудников.В конце концов, он просматривает профили всех сотрудников, чтобы узнать их возможности. Не существует определенного формата профиля, по которому вы могли бы следить в доступном Интернете.

Кроме того, вся информация о сотруднике четко организована.

Это лучший подход к использованию редактируемого шаблона профиля сотрудника в Excel. Хотя сделать профиль персонала в отрасли несложно. Принимая во внимание, что он может использовать практичный и полезный инструмент, который делает профиль.Это более привлекательно и профессионально.

Подробнее о профиле сотрудника .

В конце концов, избегайте некоторых вопросов, которые могут быть использованы против сотрудника. Он также включает информацию о расе, инвалидности и национальности. Некоторые надежды в качестве шаблона профиля персонала использовать после процедуры собеседования.

Другая информация, которую вы не можете спрашивать во время собеседования. Таким образом, вы можете запросить сотрудника в форме личной информации.

Пример структуры файла персонала | HR Record

КОНТРОЛЬНЫЙ СПИСОК

В дополнение к вышеуказанному, следующие документы также необходимо хранить в личном деле.Документы ежегодного продления полиса страхования здоровья / жизни в личном деле персонала. Полный зависимый список с ежегодными случаями добавления / удаления.

Отдел кадров должен включить новорожденных детей в политику здравоохранения и удалить имена из списка в случае смерти.

Отдел кадров должен запросить свидетельство о назначении от сотрудника в случае его / ее смерти на службе, который будет юридическим лицом, которое будет собирать все взносы с организации.

Национальное удостоверение личности:

Свидетельство связи

Фотография паспортного размера

Контактный адрес

Контактная ячейка №

Письмо о базовом назначении:

Письма о продлении контракта Формы одобрения командировок, ежемесячная выписка о заработной плате и запись о удержаниях из заработной платы, если таковая имеетсяПисьмо о предоставлении ежегодного отпуска, заполненные формы отпусков, сведения о выдаче инкассации и запись о накоплении отпусков, если таковая имеется.

Процесс служебной аттестации:

Годовой отчет о производительности, письма о повышении / понижении в должности, отчет о бонусах за производительность, действия ниже производительности, принятые письма и т. Д.

Письмо о дисциплинарных взысканиях сотрудников:

Личное дело сотрудника является обязательным документом в любой организации, чтобы хранить все информация, относящаяся к академической, профессиональной, личной компетенции, подробности резюме и полный процесс приема на работу документов, в том числе со списком иждивенцев для получать вознаграждения работникам в соответствии с политикой организации.

Хранение кадровой документации: Правила последовательности действий

Отдел человеческих ресурсов отвечает за хранить всю информацию о сотруднике в соответствующем личном деле и убедитесь, что все документы в надежном месте.Персонал отдела кадров несет полную ответственность за сохранять личное дело и время от времени обновлять ко времени.

Письмо-предложение / прием работы, Обязательство по полису, Отчет о присоединении в установленном формате, Письмо о контракте / назначении, письмо о размещении в соответствующем отделе и, Формы номинаций по страхованию здоровья / жизни. Другие формы документов, например перевод, продвижение по службе, повышение квалификации, объяснения, записи об отпусках, служебная аттестация и письмо о продлении контракта, Комплексный план ориентации.

Лист персональных данных Армия:

Документ Требуется для кадрового дела

Полный CV

Перенос заказы

Часто Задайте вопросы (FAQ)

Шаблон для вашего бизнеса

Что такое информационная форма для сотрудников?

Форма информации о сотрудниках содержит важные сведения о ваших сотрудниках. Используйте его, чтобы отслеживать личную информацию, продолжительность работы и другие важные данные, например, контактную информацию для экстренных случаев. Формы также полезны, если вы получили справочный запрос, хотите отправить документы сотруднику по почте или хотите узнать, сколько времени кто-то работает в вашей компании.

Действующая информационная форма включает:

• Полное наименование
• Адрес и телефон
• Название и отдел
• Номер социального страхования
• Дата начала
• Заработная плата
• Контакты для экстренных случаев
• Образование
• История работы

Связано: Контрольный список для новых сотрудников

Как создать информационную форму сотрудника

При разработке шаблона стандартной информационной формы создайте разделы для следующей информации:

1.Личные данные

Создайте список личных данных, которые вы хотите сохранить в файле, например полное имя сотрудника, адрес, номер телефона и адрес электронной почты.

2. Образование

Создайте раздел, отражающий образование сотрудника, включая высшую степень или диплом, который он получил, и его специальность.

3. История работы

Ваша информационная форма должна включать раздел для перечисления ранее занимаемых должностей.

4. Номер социального страхования и другие важные данные.

Укажите номер социального страхования сотрудника. Вы также можете запросить военные данные, если это имеет смысл для вашего бизнеса.

Связано: Примеры приветственного письма нового сотрудника

Советы по заполнению бланков сотрудников

Вот еще несколько советов, которые помогут вам создать эффективную информационную форму для сотрудников:

• Будьте ясны: Ваш файл и инструкции должны быть простыми и понятными.
• Стандартизация: Создайте стандартную форму для всех сотрудников. Убедитесь, что он завершен, когда будут приняты новые сотрудники.
• Логический порядок: Ваша форма должна следовать логическому порядку, который большинство людей заполняет.
• Хранить безопасно: Используйте облачное программное обеспечение для управления персоналом и работайте со своим ИТ-специалистом или специалистом по конфиденциальности данных, чтобы убедиться, что вы используете необходимые методы безопасного хранения данных для хранения конфиденциальной личной идентификационной информации (PII).Убедитесь, что вы ознакомились со всеми местными и международными законами, если применимо, в отношении
• Следите за новостями: От новых сотрудников следует потребовать заполнить информационные формы в течение нескольких дней после приема на работу. Если возможно, попросите сотрудников проверять формы каждые шесть месяцев или ежегодно. Сделайте формы доступными для сотрудников в Интернете или создайте систему для отправки изменений.
• Сделать доступным: Убедитесь, что соответствующие стороны, такие как ваш отдел кадров и менеджер сотрудника, имеют доступ к данным.Хорошая система хранения должна также иметь функцию поиска.
• Будьте прозрачны: Запрашивайте только ту информацию, которая необходима компании. Сообщите сотрудникам, что вы не разглашаете их информацию неавторизованным участникам компании.

Связано: Как найти хороших сотрудников

Шаблон формы сотрудника

Вот шаблон, который можно использовать для создания формы информации о сотрудниках для своей организации:

Образец анкеты сотрудника

Вот образец заполненной формы информации о сотруднике:

Часто задаваемые вопросы

Вот несколько часто задаваемых вопросов о формах информации о сотрудниках:

Каковы передовые методы защиты данных в отношении информации о сотрудниках?

Работодатели должны обеспечить соблюдение применимых законов о конфиденциальности данных.Законы различаются в разных странах, и если вы являетесь глобальной организацией, убедитесь, что формы сотрудников для определенных стран соблюдаются, если это применимо.

Некоторые «конфиденциальные данные» подвергаются усиленной защите в соответствии с комплексными требованиями защиты данных. Конфиденциальные данные могут включать, например, расу, этническую принадлежность или национальное происхождение, сексуальную ориентацию, семейное положение, политические ассоциации, членство в профсоюзах, информацию, связанную со здоровьем, и криминальное прошлое.

Законы о конфиденциальности данных не ограничиваются текущей информацией о сотрудниках, и ответственность компаний распространяется на любые группы, не относящиеся к сотрудникам, такие как отдельные сотрудники, соискатели вакансий, независимые подрядчики и консультанты.

Информационные формы сотрудников должны содержать заявление, относящееся к использованию и хранению личной информации сотрудников.

Какие формы нужны при приеме на работу новых сотрудников?

Помимо формы информации о сотрудниках, сотрудники должны заполнить:

• Форма W-4
• Форма I-9
• Форма данных о равных возможностях
• Информация о прямом депозите (необязательно)

Какую контактную информацию на случай чрезвычайных ситуаций мне следует получить от сотрудников?

У каждого сотрудника должно быть контактное лицо на случай аварии.Запросите от одного до трех контактов со следующей информацией:

• Полное наименование
• Отношение к работнику
• Телефон
• Дополнительный номер телефона (необязательно)
• Физический адрес
• Адрес электронной почты

47 Печатные информационные формы для сотрудников (информационные листы для персонала)

Концепция информационных форм для персонала или информационных листов для сотрудников претерпела множество нововведений и изменений в прошлом, особенно после появления персональных компьютеров.Получение, систематизация и хранение информации о персонале стало намного проще, чем когда-либо.

Мы живем очень загруженной жизнью, и иногда получение необходимой информации в ближайшее время может оказаться проблемой. Вот почему управление информацией о персонале в информационных листах сотрудников помогает справиться с информационным беспорядком в жизни людей.

Информационные формы для сотрудников

Важность информационных документов для сотрудников

Простота поиска

Одна из первых вещей, которую любая организация должна учитывать при поиске информации form, это простота доступа к данным и их извлечения по запросу.Вам следует потратить немного времени на просмотр событий, произошедших в течение года, или на просмотр данных, чтобы найти что-то конкретное. Что еще более важно, хороший информационный лист о сотрудниках поставляется с функцией поиска, которая упрощает вашу работу, когда вам нужно искать конкретный отчет или уникальные данные без необходимости поиска по всей базе данных.

Напоминания

Такой информационный лист о сотрудниках не только предназначен для хранения информации о сотрудниках, но также служит своевременным напоминанием о важных датах и ​​событиях в жизни сотрудников.В жизни сотрудников есть важные детали, такие как дни их рождения или важные события в жизни их детей, к которым компания должна относиться серьезно. Что еще более важно, такая информация должна быть под рукой у отдела кадров и / или социального обеспечения.

Миграция и совместное использование данных

Еще один фактор, на который обращает внимание большинство организаций, когда им нужен информационный лист о сотрудниках, – это простота переноса данных. Наступает время, когда вам необходимо обновить одну систему управления данными или перейти с нее на другую, и было бы разумно получить систему, которая позволит вам очень легко перенести информацию, имеющуюся в формах информации о персонале, в новую систему.

Обмен информацией в организации, особенно между отделами, очень важен. Он должен быть эффективным и ориентированным на время. Следовательно, какая бы система вы ни использовали для хранения данных формы информации о персонале, она должна позволять вам без проблем обмениваться файлами между отделами.

Диспетчер задач

Для формы информации о сотрудниках вам также необходимо убедиться, что у вас есть функция диспетчера задач. Диспетчер задач поможет вам в том случае, если у вас есть несколько задач, которые нужно выполнить с формами одновременно.Есть некоторые виды деятельности, которые взаимосвязаны, и вам понадобится хороший диспетчер задач, который поможет избежать дублирования при использовании информации в формах.

Доступ к данным в персонале в информационных формах

Многие люди на самом деле этого не знают, но у вас есть право на доступ к любой информации о вас, которой располагает организация или частное лицо. Однако получить доступ к информации не так просто. Вы должны получить разрешение на то же самое. Запрос на доступ важен, иначе вам могут быть предъявлены обвинения в незаконном получении информации, даже если она касается вас.

Вы имеете право попросить любого сборщика данных предоставить вам необходимую информацию. Если вы считаете или думаете, что учреждение имеет, передает или использует вашу информацию, вы имеете право попросить их предоставить вам имеющиеся у них данные о вас. Чтобы получить доступ к имеющейся у них информации о вас, большинство организаций запросят это. вы платите комиссию.

В большинстве случаев вы вправе запрашивать и получать доступ к информации от чьего-либо имени.Эта информация в большинстве случаев запрашивается адвокатом или кем-либо еще, действующим от имени основного лица.

Чтобы получить доступ к таким данным, вам необходимо письменное разрешение вышестоящего органа или доверенность на информацию о физическом лице. То же самое может применяться в том случае, если основной человек больше не имеет умственных способностей управлять своими собственными правами на доступ к своей информации.

Если вы будете следовать правильным процедурам, организация, хранящая информацию о сотрудниках, будет обязана по закону предоставлять необходимую информацию.Следующие шаги помогут вам максимально упростить этот процесс:

Планирование

В большинстве случаев, когда вам нужно получить некоторую информацию от кого-то или от определенной организации, вы должны сделать официальный запрос и план для этого. Вы, вероятно, знали, что в какой-то момент вам нужно использовать эту информацию, поэтому маловероятно, что это вас застает врасплох.

Прежде чем писать свой запрос тому, у кого есть необходимая информация, постарайтесь найти правильный отдел, куда следует направить ваш запрос.Это упростит вашу работу, а также сократит время между получением вашего официального запроса и тем, когда соответствующие лица предоставят вам необходимую информацию.

Вам также необходимо попытаться выяснить, существуют ли какие-либо применимые расходы или сборы, прежде чем продолжить, и спланировать их.

Всегда полезно знать информацию, которую вы хотите получить от определенного лица или организации. Это важно, особенно в том случае, если с вас взимается плата за такие запросы.Вам может потребоваться дополнительная информация, чего вы могли бы избежать, если бы ваш первоначальный запрос был исчерпывающим.

Свяжитесь с соответствующими органами

После того, как вы настроитесь выполнить свой запрос о предоставлении информации, вам необходимо подготовить все необходимые данные. При необходимости предоставьте свои идентификационные данные и подтверждение адреса.

Подтверждение получения

Если у вас есть необходимая информация, целесообразно вести учет всей переписки между вами и ответственным лицом или контактным лицом организации.В случае, если вы производили какие-либо платежи для получения такой информации, убедитесь, что вы бережно храните квитанции, на случай, если вам нужно будет представить их по какой-либо другой причине в ближайшем будущем.

Информационный лист для сотрудников

Решение проблем обработки кадровой информации

Одна из самых больших проблем, с которыми мы сталкиваемся в мире в настоящее время, заключается в том, что доступ к информации очень ограничен. мощный инструмент.Есть много людей, которые хотели бы получить информацию о людях, знают они их или нет, по своим личным причинам.

Некоторые из этих причин могут быть мошенническими, другие – просто любопытством и т. Д. Любая компания, имеющая информацию о сотрудниках или любую другую информацию о персонале, должна знать об этом и, что более важно, о рисках, связанных с обработкой таких данных.

При сборе, хранении, раскрытии, сохранении и даже удалении такой информации следует принимать меры предосторожности для защиты интересов сторон, чьей информацией владеет компания.

Все компании, которые хранят какую-либо информацию о физических лицах или своих сотрудниках, должны инвестировать в соответствующие меры по предотвращению рисков, чтобы обеспечить безопасность, конфиденциальность и соответствие данных, которыми они владеют, среди прочего.

Это также означает, что они должны всегда предвидеть угрозу нарушения конфиденциальности. Таким образом, такие организации должны учитывать следующие факторы риска:

Важно, чтобы компания и лица, которым поручено управление информацией, знали и понимали тип информации, которая проходит через их пальцы.Имея это в виду, они также должны будут решить проблемы конфиденциальности и заявления, которые возникают, когда такая информация собирается, хранится, извлекается или удаляется.

Перед тем, как получить какую-либо информацию, особенно от третьих лиц, важно провести тщательный анализ их политик и методов обеспечения конфиденциальности, чтобы заинтересованные стороны понимали заявления, которые применимы в отношении разрешенного доступа и использование соответствующей информации.

Это применимо независимо от того, касается ли рассматриваемая информация об организации, деловых партнерах или отдельных лицах.

Оценка потребностей

Предполагается, что организации, которые обрабатывают кадровую информацию, должны разработать уникальные политики в своих рядах. Это политики, которые должны регулировать способность контролировать, идентифицировать и обрабатывать информацию о персонале в своих сетях.

По этой причине должны быть строгие правила в отношении сбора данных, типа данных и их характера, договорных или юридических обязательств, связанных с обработкой таких данных, и любых других соображений или последствий действий в отношении информации.

Юридические требования

Хотя запрос любых данных, хранящихся в формах информации о персонале, является прерогативой отдельного лица, это также ответственность отдельных лиц и любых других вовлеченных сторон, чтобы убедиться, что информация обрабатывается в соответствии с законодательством. рамки закона.

Каждая организация, которая обрабатывает информацию о персонале, имеет определенные руководящие принципы и требования, особенно когда речь идет о владении данными, хранении, сборе, разделении и допустимом использовании.

Форма информации о персонале

Информация о сотрудниках, которую должна иметь любая организация

Независимо от того, владеете ли вы большой компанией или небольшим стартапом, одно можно сказать наверняка – если в какой-то момент вы будете нанимать сотрудников, вы должны иметь при себе некоторую информацию об их персонале. Существуют процедуры регистрации, которые вы должны пройти со своими сотрудниками, чтобы вы могли их нанять на законных основаниях.

Существуют формы, которые каждый работодатель должен заполнить своим сотрудникам. Речь идет не только о знании форм, которые им нужно заполнить, но и о важности этих форм.

Существуют формы, которые должны быть заполнены государством в качестве обязательного требования, без которых вас могут привлечь к ответственности. Существуют также формы, которые необходимо заполнить, как важные документы с учетом характера вашего бизнеса. Ниже приведены некоторые из важных форм, которые ваши сотрудники или вы как сотрудник или соискатель работы должны будете заполнить в какой-то момент:

Форма W-4

Это свидетельство сотрудника о удержании пособия, и оно является обязательным. требование от IRS.С помощью этой формы работодатель может узнать правильную сумму подоходного налога, которую он должен удерживать из заработка своих сотрудников.

Федеральные налоги (медицинские услуги, социальное обеспечение и подоходный налог) облагаются налогом у источника выплаты. Они облагаются налогом из валовой заработной платы работника и денег, депонированных в IRS.

Каждый сотрудник должен заполнить форму W-4, чтобы работодатель знал, сколько налогов он будет удерживать из своей зарплаты каждый месяц. Со стороны сотрудника вы также можете требовать удержания надбавок, чтобы получить вычет налога, удерживаемого из вашей заработной платы.

При желании в W-4 вы должны предоставить следующую информацию:

• Полные имена
• Семейное положение
• Физический адрес
• Номер социального страхования

Важно отметить тот факт, что заполнение W-4 является обязательным для любого нового сотрудника, без которого вы не можете получать зарплату.

Форма I-9

Форма I-9 также называется формой подтверждения права на трудоустройство.Любой работодатель должен будет заставить своих сотрудников заполнить эту форму в качестве доказательства того, что они могут работать в стране на законных основаниях.

В этой форме есть три раздела. Первый раздел заполняется сотрудником, второй – его работодателем, а третий раздел используется только при повторном найме сотрудника или для повторной проверки в случае, если сотрудник ищет работу в другом месте.

Для этой формы вам нужно будет предоставить обычные данные, такие как номер социального страхования, имя и подтверждение физического адреса.В форме также есть сегмент, который должен быть заполнен любым, кто помогает вам, например переводчиком или составителем, когда вы заполняете форму.

Чтобы заполнить эту форму, любой сотрудник должен предоставить оригиналы документов в качестве доказательства своей личности и разрешения работать в качестве сотрудника в стране.

В этой форме есть раздел, в котором работодатель может проверить и предоставить подробную информацию о документах, представленных работником. После этого работодатель также должен проверить, насколько ему известно, что документы, представленные его сотрудниками, являются законными.

Формы удержания государственного налога

В случае, если существует подоходный налог штата, в котором находится предприятие, работодатели должны иметь формы удержания государственного налога для своих сотрудников, которые они заполняют одновременно с заполнением формы W-4.

Обратите внимание, что это применимо не во всех штатах. В некоторых штатах нет государственного подоходного налога, поэтому в таких случаях сотрудникам не нужно заполнять эти формы. Эта форма информации о сотрудниках служит той же цели, что и W-4.Сотрудники должны заполнить все данные о надбавках, которые они намереваются потребовать от государства, что позволяет работодателю определить, сколько они будут удерживать в виде государственного подоходного налога в конце каждого платежного цикла.

Формы для связи в экстренных случаях

У каждого сотрудника должно быть контактное лицо для экстренных случаев. Это важно в случае каких-либо несчастных случаев на рабочем месте или если по какой-то причине понадобятся их ближайшие родственники. В случае, если сотрудник получил травму на работе или возникла какая-либо другая чрезвычайная ситуация, такие контакты обычно пригодятся, потому что компания знает, с кем связаться.

Информация, представленная в этой форме информации о сотрудниках, может быть очень простой, например предоставить контактные данные одного или даже трех контактных лиц, с которыми можно связаться в случае возникновения чрезвычайной ситуации. Ниже приведены основные сведения, которые необходимы в формах для обращения в чрезвычайных ситуациях:

• Имя контактного лица
• Связь контактов с сотрудником
• Номера рабочих телефонов
• Домашние контактные телефоны
• Физический адрес

Рекомендуется, чтобы сотрудники предоставили в своих формах для связи в экстренных случаях подробную информацию о людях, которые находятся недалеко от их места работы.Также необходимо обновлять изменения в этих контактных данных по мере их возникновения.

Справочник для подтверждения формы

Любая серьезная организация должна иметь справочник для сотрудников в своем бизнесе. Это важный документ, потому что он содержит подробную информацию о важных вещах о бизнесе, о которых должны знать сотрудники.

Некоторая информация, содержащаяся здесь, включает обязательные бизнес-политики, информацию о заработной плате, правила поведения сотрудников и законы о найме.Важно, чтобы такая информация всегда была доступна, чтобы сотрудники всегда могли обратиться к справочнику, если у них возникнут какие-либо вопросы, требующие ответа.

Форма подтверждения справки, таким образом, служит доказательством того, что работодатель действовал в качестве ответственного работодателя и предоставил важные детали для сотрудников. Сотрудники, подписывая эту форму, соглашаются с тем, что они поняли, что в справочнике, и понимают бизнес-политику своего места работы.

Банковская информация

В случае, если сотрудник решает получать оплату посредством прямого депозита, или если компания работает в штате, где разрешен обязательный прямой депозит, работодатель должен иметь реквизиты банковского счета сотрудника.

Важно отметить, что более 80% сотрудников фактически предпочитают прямой депозит для своей заработной платы. Так как это очень распространенный способ оплаты, работодателю потребуются следующие данные:

• Имя сотрудника
• Тип счета, которым владеет сотрудник
• Название банка сотрудника
• Маршрутный номер банка
• Номер счета сотрудника

Сотрудник, со своей стороны, должен подписать и подтвердить, что он решил отправить им свой платеж посредством прямого депозита.Имея эту информацию, работодатель может соответствующим образом настроить расчет заработной платы.

Технически, в своих рядах работодатели содержат много информации о сотрудниках. Этой информацией обладают не только работодатели. Банки, страховые компании и т. Д. Также имеют доступ к данным, указанным в формах.

Что необходимо сделать соответствующим сторонам в отношении информационного листа о сотрудниках, так это обеспечить точность своих записей. Любые данные, которые получены о сотруднике и хранятся в какой-либо форме информации о сотрудниках, должны быть точными и постоянно обновляться всякий раз, когда изменения неизбежны.Это упрощает оказание необходимой помощи сотруднику, если и когда это необходимо.

Обзор кадровых дел и образец политики в отношении файлов

Кадровый файл – это сохраненная работодателем документация об истории и статусе всех трудовых отношений с отдельным сотрудником. Работодатель хранит эту трудовую документацию в личном деле по трем причинам.

• Как работодатель, вы хотите иметь точную информацию под рукой и в порядке, когда вам нужен доступ к информации по любой причине.Изменения в контактах для экстренных случаев, адреса сотрудников, отслеживание оценок эффективности, дисциплинарные письма, признание сотрудников и материалы заявления о приеме на работу являются примерами той информации, к которой работодатель захочет иметь быстрый доступ.
• Работодатель должен хранить документацию по кадровым вопросам, таким как отбор сотрудников, производительность, история работы, обоснование компенсации и внутренние заявки на продвижение по службе, и это лишь некоторые из них. Требование EEOC, судебный процесс или даже необходимость оправдать отсутствие повышения или повышения по службе требуют, чтобы работодатель собирал и хранил документы такого типа.
• Федеральное правительство или правительство штата требуют, чтобы работодатели вели некоторые записи о сотрудниках. Организация информации о сотрудниках в личном деле имеет смысл для доступа, соблюдения правовых норм и готовности.

Типы кадровых дел

Работодатель обычно ведет несколько типов кадровых файлов для использования в бизнесе, для обеспечения конфиденциальности сотрудников, медицинской конфиденциальности и соблюдения правовых норм. Не существует закона, который бы указывал, сколько файлов должен хранить работодатель – некоторые законы действительно регулируют доступ сотрудников к файлам и другие методы, связанные с личными делами.

Тем не менее, существует множество законов и передовых методов работы с персоналом в отношении конфиденциальности сотрудников, которые регулируют содержание личных дел и тех, кто имеет доступ к этой информации. Это кадровые файлы, которые ведет большинство работодателей в США. (Во всем мире законы и практика могут отличаться.)

• Файл персонала: Это главный файл сотрудника, который содержит историю трудовых отношений.
• Файл расчета заработной платы: Вы хотите вести отдельный файл для всех вопросов расчета заработной платы, касающихся заработной платы и льгот.Вы не хотите предоставлять своим сотрудникам по начислению заработной платы доступ к информации о персонале.
• Медицинское дело сотрудника: Федеральный закон 1996 года о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA) требует от работодателей защищать медицинские записи сотрудников как конфиденциальные. Многие работодатели хранят эти файлы запертыми в ящике для документов в запертом шкафу.
• Формы I-9 для сотрудников: Вам необходимо вести отдельный файл для всех форм I-9 для всех сотрудников (не для каждого сотрудника), поскольку вам не нужны государственные служащие, которые имеют право проверять эти формы при различных обстоятельствах, просмотр ваших основных конфиденциальных кадровых файлов сотрудников.

Доступ сотрудников к кадровым файлам

Сотрудникам разрешен доступ к личным файлам своих сотрудников под руководством и контролем персонала отдела кадров. Досье сотрудников считается собственностью работодателя, который несет ответственность за их ведение и защиту.

Образец политики кадрового файла

Ниже приведен образец политики в отношении кадрового файла для использования в вашей компании. В нем обсуждаются различные файлы, которые рекомендуются, и кто должен иметь доступ к каждому файлу.

Образец политики в отношении кадровых файлов

Компания ведет три досье на каждого сотрудника.

Кадровое дело

Файл ersonnel p ведется для каждого сотрудника (Название вашей компании). Эти кадровые файлы содержат конфиденциальные документы, и ими управляют и обслуживают сотрудники отдела кадров.

Доступ к этому файлу ограничен персоналом отдела кадров и предполагает, что руководитель каждого сотрудника ведет свой собственный файл с документами, относящимися к производительности труда сотрудника.

Типичные документы в личном деле включают заявление о приеме на работу, форму для обращения в чрезвычайную семейную ситуацию, документированную историю дисциплинарных мер, резюме, справочник сотрудника и ведомости подписи работодателя по желанию, текущую личную информацию и письменные оценки работы.

Не все файлы персонала содержат одинаковые документы, но в каждом файле персонала есть несколько одинаковых документов.

Файлы расчета заработной платы

Также ведутся файлы с данными о заработной плате; Файлы расчета заработной платы содержат историю рабочих мест, отделов, изменений в оплате труда и т. д.Доступ к файлу заработной платы ограничен соответствующими сотрудниками бухгалтерского учета и отдела кадров.

Медицинское дело сотрудника

Также ведется медицинская карта сотрудника. Содержимое медицинской карты не доступно никому, кроме назначенного сотрудника отдела кадров и сотрудника, записи которого хранятся в файле. На название вашей компании) медицинские файлы получают максимальную степень безопасности и конфиденциальности.

Просмотр файлов сотрудников

Сотрудник может просмотреть свое личное дело, связавшись с сотрудником отдела кадров в обычное рабочее время.Персонал отдела кадров назначит встречу, во время которой сотрудник сможет просмотреть содержимое своего файла. Ни один сотрудник не может изменять или удалять какие-либо документы из своего личного дела, которые должны быть просмотрены в присутствии сотрудника отдела кадров.

Вопросы или опасения по поводу содержимого и доступа к личным файлам

Если у вас есть вопросы или опасения по поводу содержимого рекомендуемых файлов или вашей возможности получить к ним доступ, пожалуйста, свяжитесь с сотрудником отдела кадров,

Заявление об ограничении ответственности: обратите внимание, что предоставленная информация, хотя и является достоверной, не гарантирует ее точность и законность.