правила оформления, регистрации и хранения

В любой организации для нормального ее функционирования издается множество приказов и распоряжений руководителя. Их принято делить на две категории:

• по основной деятельности компании
• кадровые или по личному составу

Для каждой из них предусмотрены свои стандарты оформления, порядок и сроки хранения. У начинающих делопроизводителей порой возникают затруднения с классификацией распорядительных документов и применения к ним соответствующих правил. Рассмотрим, приказы по личному составу: что это за приказы, стандарты оформления, где и сколько их необходимо хранить.

Классификация кадровых приказов

Распоряжения руководителя каждой организации направлены на решение общих и текущих задач, обеспечение оперативного управления различными процессами. Приказы по кадровому составу отличает от прочих и выделяет тот факт, что они регулируют именно трудовые, а не иные отношения между гражданами-работниками и органами управления работодателя. Иными словами, касаются отдельных сотрудников или всего коллектива.

Список распоряжений, касающихся личного состава, достаточно обширен. Однако для удобства их можно объединить в несколько типов, каждый из которых состоит из приказов, регулирующих сходные отношения между нанимателем и его сотрудниками. Предлагаем следующую классификацию:

Кадровая служба

• Организационные. К данной группе относятся все распоряжения, связанные с кадровыми изменениями — прием, переводы и перемещения, итоговое увольнение.
• Дисциплинарные. В этой группе приказы как о применении поощрения добросовестных работников, так и о взысканиях на совершивших дисциплинарные проступки.
• Регламентные. Такие распоряжения связаны с оформлением временного отсутствия сотрудника на своем месте по инициативе руководителя или, напротив, с продлением времени его присутствия — направлении в командировку или о предоставлении очередного или учебного отпуска, сверхурочном труде, дежурствах и пр.
• Зарплатные. В эту группу стоит объединить приказы, устанавливающие и изменяющие размеры оклада, надбавок и доплат, а также выплат различных компенсаций.
• Корректирующие и отменяющие ранее изданные распоряжения.

Большое количество видов кадровых приказов обусловлено тем, что закон требует от работодателя каждое из действий, связанных с личным составом, выполнять исключительно на основании этих документов.

Где взять образцы приказов

В 2004 г. для придания единообразия кадровой документации разных по правовой форме предприятий и организаций Госстандартом разрабатываются унифицированные формы управленческих документов, в том числе и кадровых приказов. Такое нововведение позволило упорядочить кадровое делопроизводство и предоставляемую контролирующим инстанциям отчетность.

Унифицированные формы всех распорядительных документов объединены в альбомы, найти которые можно в справочных правовых системах. Они представляют собой готовые таблицы, в которые необходимо лишь подставить ряд данных, относящихся к самой компании-работодателю и к конкретному работнику (или работникам), названным в приказе. Каждая из форм всегда предполагает одно конкретное распорядительное действие:

Составление приказов

Приведенные образцы приказов охватывают только самые основные правоотношения между работником и организацией, где он трудится. Поэтому кадровые службы могут сами разрабатывать необходимые распоряжения, руководствуясь ГОСТом Р6.30-2003. Что же до содержания распоряжений, оно непременно соответствует нормам Трудового Кодекса.

С 2013 года использование в коммерческих компаниях унифицированных форм перестало быть строго обязательным, но для кадровиков их применение весьма удобно. Организация вольна вносить в такие бланки дополнительные необходимые реквизиты, утвержденные внутренними документами. Но реквизиты самих бланков, утвержденные Госкомстатом, должны при этом остаться неизменными.

Как подготовить приказ

Пошаговый алгоритм создания подобного приказа будет выглядеть так:

1. Получение документа, который послужит основанием для издания распоряжения.
2. Подготовка проекта.
3. Получение необходимых согласований.
4. Получение подписи гендиректора.
5. Предъявление работнику (или работникам) документом для ознакомления (всегда под роспись).
6. Хранение зарегистрированного приказа.

Обсуждение рабочих моментов

Обязательным элементом приказа является указание того документа, что стал основанием для создания распоряжения. Чаще всего таковым становится заявление самого сотрудника: о приеме на работу в компанию, о предоставлении отпуска или отгула, о переводе на вышестоящую должность или в другое подразделение, об увольнении и пр. В приказе могут фигурировать и другие документы-основания:

• преставление непосредственного руководителя
• докладная или служебная записка
• акт о допущенном дисциплинарном нарушении
• график отпусков
• судебное решение

Подготовкой проекта распоряжения занимается, как правило, работник отдела кадров организации или назначенный отвечающим за кадровое делопроизводство в подразделении сотрудник. Использование готовых унифицированных форм или образцов, разработанных на предприятии, позволяет сократить время на написание документа до минимума.

Готовый проект проверяется на соответствие ГОСТ и на правильность внесенных в него сведений. После этого можно начинать согласование.

Под согласованием понимается сбор подписей руководителей подразделений, так или иначе задействованных в реализации приказа. Как правило, это непосредственный начальник сотрудника, к которому относится приказ, глава отдела кадров и главбух. Но список может быть и больше. Согласование — самый долгий этап, который может продлиться до нескольких дней. Это стоит учитывать при подготовке приказов к определенной дате, например, о направлении в командировку или о начале учебного отпуска.

Приказы подписывает генеральный директор (ректор, начальник) организации или специально им на то уполномоченное лицо. Как правило, такая замена допускается при длительном отсутствии самого директора. В подобном случае на приказе проставляется подпись заместителя или исполняющего обязанности руководителя. Такое назначение также должно быть оформлено соответствующим приказом.

Оформление приказов, их регистрация и нумерация

По правилам Госстандарта для приказов используют стандартные бумажные листы А4, которые заполнены машинописным способом. Непременным правилом является наличие всех необходимых такому документу реквизитов:

Регистрация приказа

• наименование организации полное и сокращенное
• вид документа — приказ
• дата издания и порядковый номер
• заголовок
• собственно приказ — текст распоряжения и основание для его написания
• визы согласований
• подпись руководителя
• подпись ознакомленного сотрудника
• указание об исполнении

Приказы, изданные в течение одного года, нумеруются. Это облегчает учет документа в дальнейшем. Цифровой код дополняется буквенным индексом. Для приказов по личному составу это буква «К». Что позволяет отделить кадровые распоряжения от изданных для регулирования основной деятельности (для них используется иная маркировка, как правило, «А»).

Распоряжения, равно как и документы-основания, необходимо регистрировать. Под этим процессом понимается внесение в специальный журнал записи о создании приказа. Как правило, регистрируются не все кадровые распоряжения, а только те, для которых предусмотрен длительный срок хранения. Журналы регистрации могут вестись как в бумажной, так и в электронной форме.

Внесение в приказ изменений или его отмена

Иногда у руководителя возникает необходимость внести изменения в ранее изданный приказ, отменить один из его пунктов или весь документ в целом. Однако для такого решения необходимы серьезные правовые основания. Это могут быть:

• изменение действующего законодательства, регулирующего отношения, оформленные приказом
  

  Обсуждение изменений

• изменения в персональных данных работника (например, смена фамилии) или в его личных обстоятельствах
• изменение времени или места исполнения трудовых обязанностей обозначенных в приказе
• иные обстоятельства, делающие исполнение приказа в прежнем виде невозможным

Изменение содержания приказа или его отмена оформляются новым распорядительным документом. Для него применяются те же правила, что при оформлении корректируемого приказа. Иным будет содержание документа. В нем необходимо указать:

• в какой именно приказ вносятся изменения (номер, дата, наименование)
• что послужило основанием для внесения изменений или отмены уже изданного приказа
• перечень должностных лиц и действий, которые им предстоит выполнить для реализации текущего распоряжения
• указание конкретных пунктов изменяемого документа, утративших силу с принятием нового приказа
• мерах по контролю за выполнением распоряжения (необязательно)

Изменение или отмена приказов не может быть рутинным мероприятием. Оно производится только в редких случаях, при наступлении обстоятельств, исключающих выполнение распоряжения в неизменном виде.

Как долго хранить кадровые приказы в организации и в архиве

Сроки хранения всех распорядительных документов организации определяются в соответствии с Перечнем, который был утвержден Приказом № 558 Минкультуры России в 2010 г. Согласно этому акту все приказы, относящиеся к личному составу, подразделяют на две группы: кратковременного и долговременного хранения.

Пять лет должны храниться в организации приказы о применении взысканий, предоставлении отпусков и другие, не имеющие важного для работника значения в дальнейшем, для подтверждения его стажа или расчета будущей пенсии. После того, как пройдет пять лет, такие документы могут быть уничтожены, о чем составляется соответствующий акт.

Приказы о приеме на работу, переводах и увольнении должны сохраняться в течение гораздо более длительного срока. Согласно последним изменениям, он составляет 75 лет для тех приказов, что были изданы до 2003 г. и 50 лет для тех, что были созданы позднее. Хранятся такие документы в самой организации, а при ее ликвидации передаются в государственный или муниципальный архив, где и находятся весь предусмотренный распоряжением Минкультуры срок.

Приказы по личному составу — это такие приказы, которые затрагивают правоотношения между конкретным работником и организацией-работодателем. Любое действие администрации в отношении сотрудника требует непременного оформления его подобным документом. Точное выполнение требований законодательства и норм Госстандарта придает приказам юридическую силу и позволяет защитить трудовые права как работника, так и его нанимателя.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Журнал регистрации приказов по личному составу: образец, бланк, заполнение

Журнал регистрации приказов по личному составу существует для систематизации кадровых приказов по принципу хронологического каталога. Непосредственно приказы по кадрам подшиваются в личные дела сотрудников.

Несмотря на то, что нормативно требование и форма ведение журнала регистрации приказов по кадрам не закреплены, некоторые задачи, которые ставятся перед кадровой или делопроизводственной службой не могут быть решены без систематического ведения учета приказов. Без журнала регистрации найти, например, приказы за определенное число не представляется возможным.

Форма журнала регистрации по личному составу

Несмотря на то, что стандартной формы журнала регистрации кадровых приказов не существует, в делопроизводственной практике сложилась определенная форма его ведения.

• В первом столбце указывается порядковый номер фиксируемого приказа.
• Во втором столбце заносится дата приказа.
• В третьем столбце указывается номер приказа.
• В четвертом столбце обозначается вид приказа: прием на работу, увольнение, перевод и т.д.
• В пятый столбец заносятся фамилия, имя и отчество сотрудника, в отношении которого подписан приказ.
• В шестом столбце фиксируется табельный номер сотрудника, в отношении которого подписан приказ.
• В седьмом столбце вносится основание подписания приказа: заявление сотрудника, трудовой договор, дополнительное соглашение и т.д. с номером и датой регистрации.
• В журнале может быть предусмотрен дополнительный столбец для внесения примечаний по записи.

Форма журнала может незначительно меняться в каждой организации. Например, в некоторых организациях в журнале регистрации приказов по личному составу предусматривается запись о должности сотрудника и кратном содержании регистрируемого приказа.

В целом порядок оформления журнала определяется локальным нормативным актом.

Что подлежит регистрации

В журнале регистрации кадровых приказов подлежат фиксации все приказы по личному составу, за исключением касающихся должностных лиц, упомянутых в учредительных документах, к которым относятся:

• Директора и руководители.
• Главный бухгалтер.

Приказы по ним относятся к основной деятельности и регистрируются в соответствующем журнале.

Если говорить о содержании, то следует исходить из сроков хранения журнала регистрации распорядительной документации по личному составу, которые регламентируются специальным перечнем типовых документов Архивной службы. В соответствии с перечнем установлены 2 вида срока хранения журналов фиксации распорядительной документации:

• Длительный – 75 лет.
• Краткосрочный – 5 лет.

Исходя из этого, процесс регистрации целесообразно дифференцировать и проводить одновременно в двух журналах. В первом, предназначенном для длительного хранения, регистрируются приказы следующего содержания:

• Прием/перевод/увольнение/перемещение с/на работу.
• Аттестация, вопросы квалификации, присвоения разрядов, чинов и т.п.
• Оплата труда и премирование.
• Поощрения, награждения.
• Отпуска: без содержания, по уходу за ребенком, с тяжелыми (вредными/опасными) условиями производства.
• Длительные командировки.
• Дежурства, связанные с основной деятельностью.

Во втором журнале регистрируются приказы кратковременного срока хранения, имеющие следующее содержание:

• Отпуска: положенные ежегодные и в связи с обучением.
• Дисциплинарные взыскания.
• Краткосрочные командировки.
• Дежурства.

Требования к журналу регистрации приказов

К журналу предъявляются следующие требования:

• Журнал должен иметь титульный лист с указанием наименования организации, наименования отдела (в данном случае это – отдел кадров), название журнала, дата начала заполнения журнала и дата окончания журнала, заполняемая, соответственно, перед сдачей журнала в архив.
• Задача ведения журнала регистрации приказов по личному составу возлагается на одного человека, должность, фамилия, имя и отчество которого указывается на обороте титульной страницы в качестве лица, ответственного за ведение журнала.
• Нумерация записей в журнале ведется последовательно: 1, 2, 3 … 128, 129 и т.д.
• Приказы в журнал должны заноситься в хронологическом порядке: каждый последующий должен иметь дату более позднюю, чем предыдущий.
• Фамилия, имя и отчество сотрудника, в отношении которого был подписан приказ, должны быть заполнены полностью, без сокращения инициалов.
• Вся вносимая в журнал информация должна соответствовать содержанию приказов.

Защита от внесения неправомерных изменений

Общим требованиям для всех делопроизводственных и иных журналов в организациях является их защита от изъятия листов, от вложения листов, а также от неправомерных исправлений и корректировок.

Защита от изъятия и вложения осуществляется путем:

• Нумерации страниц.
• Прошнуровки всего журнала насквозь.
• Фиксации концов шнура на последнем листе журнала при помощи сургучной печати или наклеивания специального стикера с печатью организации.
• Записи на последней странице о количестве листов в журнале, которая визируется начальником отдела и печатью учреждения.

На сегодняшний день в продаже имеются типографские журналы регистрации приказов по личному составу, прошитые, пронумерованные и даже опломбированные. Так называемая «пломба» представляет собой голографический стикер, который фиксирует концы прошивающего шнура на последней странице журнала и выполняет функции стикера с печатью организации (или сургучной печати).

На пломбе присутствует голографическая надпись «ОПЛОМБИРОВАНО», которая при вскрытии меняется на надпись «ВСКРЫТО». Так полезное технологическое нововведение приходит в работу кадровых и делопроизводственных служб.

Защита от неправомерных исправлений и корректировок записей журнала осуществляется установлением правила исправлений в журнале.

Вынужденная корректировка ошибочно сделанной записи должна осуществляться путем зачеркивания одной линией, внесения новой записи и удостоверяющей записи об исправлении с датой и подписью ответственного лица.

Пользоваться корректирующими средствами, физически устранять запись при помощи ластика или острого предмета, а также сплошное зачеркивание без возможности прочтения зачеркнутого текста не позволяется.

( Пока оценок нет )

Журнал регистрации приказов по личному составу образец excel

Регистрационный журнал — это документ, который обобщает информацию о каких-либо документах, однородных по своему содержанию. Организация для учета входящих, исходящих и внутренних документов используется различные журналы. Некоторые из них являются обязательными к ведению, для некоторых разработаны даже типовые формы. 

Например, трудовые книжки должны быть зарегистрированы в книге учета трудовых книжек, образец которой можно скачать здесь.

Платежные ведомости регистрируется в журнале форма Т-53а.

Может быть предусмотрен отдельный журнал для исходящих документов и отдельный — для входящих. Также, как правило, заводится отдельный журнал для распорядительных документов организации — приказов, распоряжений. Если кадровый состав организации широкий, то приказы по личному составу могут регистрироваться  в отдельном журнале. Образец такого регистрационного журнала предлагаем скачать по ссылке внизу статьи.

Для приказов по основной деятельности можно использовать журнал, приведенный для скачивания здесь.

Как правильно оформить?

Прежде всего, следует отметить, что приказы по личному составу — это документы распорядительного характера, касающиеся сотрудников организации — приказы о приеме на работу, увольнении, о предоставлении отпуска, о переводах, дисциплинарных взысканиях, поощрениях и т.д.

Каждый утверждаемый приказ должен быть зарегистрирован в данной журнале. В момент внесения регистрационной записи в журнал приказ получает индивидуальный номер, который прописывается на самом приказе. Нумерация у каждой организации может быть своя, для упрощения могут быть использованы, помимо цифр, также и буквенные обозначения.

Лицо, ответственное за ведение журнала регистрации приказов по личному составу, вносит данные о приказе и его содержании в журнал. При этом в должностной инструкции этого лица должна быть зафиксирована обязанность ведения регистрационного журнала.

Типовой формы журнала, единой для всех организаций, не существует, поэтому каждое предприятие разрабатывает свой удобный бланк.

Как правило, в журнал включают следующие графы:

• номер по порядку;
• регистрационный номер приказа по личному составу;
• дата формирования документа;
• содержание документа — о чем приказ;
• лицо, которое подписало приказ;
• сведения об исполнителе;
• сведения о сотрудниках, которые должны быть под роспись ознакомлены с приказом;
• отметка о направлении в дело.

Журнал может иметь и другие графы, его примерный образец можно скачать ниже в формате excel бесплатно.

Журнал регистрации можно вести как в электронном, так и в рукописном виде. Он не является обязательным к заполнению, скорее является удобным инструментов для организации документооборота компании.

Скачать образец журнала

Журнал регистрации приказов по личному составу образец — скачать.

Журнал регистрации приказов по личному составу. Образец и бланк 2021 года

Для чего нужен журнал учета приказов по личному составу?

Рассматриваемый регистр используется кадровыми службами в целях учета документов, классифицируемых как приказы (распоряжения) по личному составу, то есть представляющих собой локальные нормативы, которые определяют служебные, должностные и трудовые функции рядовых (не относящихся к руководству) сотрудников.

Необходимость в использовании журнала регистрации приказов по личному составу обусловлена тем, что:

• регистрация приказов нужна в случае, если срок их хранения составляет 75 лет;
• приказы, которые служат основанием для внесения данных в основные учетные документы работников (например, трудкнижки), необходимо регистрировать.

У некоторых работодателей установлено правило, в соответствии с которым тот или иной локальный норматив вступает в действие только при условии его регистрации. В соответствии с п. 84 ГОСТ Р 7.0.8-2013 («Делопроизводство и архивное дело») под регистрацией понимается присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму. Журнал учета приказов — один из возможных регистров, в которых соответствующие записи могут фиксироваться.

Таким образом, внесение сведений о приказе по личному составу в журнал, о котором идет речь, можно также рассматривать как одно из необходимых действий, наряду с подписанием приказа, осуществляемых в целях легитимизации соответствующего документа.

О том, какое место среди иных организационно-распорядительных документов занимают приказы по личному составу, читайте в материале «Приказы по основной деятельности – это какие приказы?».

Виды приказов по движению кадров

К приказам, имеющим срок хранения до семидесяти пяти лет, относятся следующие:

• О приёме на работу по основному месту, на неполный рабочий день, совместительству, вахтовым методом и др.
• О премировании сотрудников за хорошее исполнение обязанностей или высокие показатели в работе, по случаю профессионального праздника.
• О перемещении работников (перевод сотрудников на работу в другую местность, в другой отдел, изменении заработной платы работников, их повышение в должности и т.д.).
• Об увольнении сотрудников, о расторжении договора по желанию сотрудника или по соглашению сторон, или по другим основаниям.
• О направлении сотрудников в командировку (зарубежную, длительную).
• Об отпуске или командировках, связанных с вредными или опасными для здоровья или жизни работников условиями труда.
• О предоставлении сотрудникам отпуска без сохранения заработной платы.
• О предоставлении сотрудника отпуска по уходу за ребёнком до полутора, трёх лет.
• О досрочном выходе сотрудника из отпуска по уходу за ребёнком до полутора, трёх лет.
• Об изменении имени, фамилии, отчества сотрудника.
• О поощрении сотрудника (награждение почётной грамотой, подарком, премирование, объявление благодарности и т.п.).

В отдельную группу также можно выделить приказы по личному составу, имеющие срок хранения до пяти лет:

• О дисциплинарных взысканиях.
• О краткосрочных командировках.
• О ежегодных оплачиваемых отпусках.
• О праздничных днях и др.

В любой организации со временем накапливается большой объём документов, предназначенных для ежедневного пользования. К ним обращаются в случае проведения проверки, аудита или при необходимости предоставления сотруднику определённой справки.

Журнал учета алкогольной продукции в рознице: бланк и образец заполнения документа находятся в статье по ссылке.

Для систематизации документов и оптимизации работы с ними, подтверждения их наличия и быстрого поиска в организации создают различные журналы учёта документов, к ним относится и журнал регистрации приказов по личному составу.

Образец титульной страницы журнала регистрации приказов по личному составу.

Ответственный за ведение

Мнение эксперта

Костенко Тамара Павловна

Адвокат с 10-летним стажем. Автор множества статей, преподаватель Права

Обычно обязанность по ведению журнала регистрации приказов возлагается на руководителя/специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или даже секретаря, т.е. того работника, который отвечает за работу с документацией по личному составу предприятия.

В любом случае, это должен быть сотрудник, контролирующий кадровый документооборот, а также имеющий представление о том, как правильно вести подобного рода документы.

к содержанию ↑

Изменения в журнале

Правила внесения изменений или исправлений в журнал регистрации приказов законодательно не предусмотрены. Эти правила разрабатываются администрацией каждой организации самостоятельно. Традиционно при исправлении рекомендуют распечатать новый бланк журнала, скопировать записи до ошибочной (пропущенной). Затем надо сделать исправленную запись. Если нужно вписать пропущенный приказ, он записывается под дробным номером (например, после приказа №14, будет вписан приказ №14/1).

Формально исправления корректором, исправляющие надписи, внесенные ручкой или карандашом в записи, не могут быть причиной претензии со стороны государственной инспекции. Но, при возникновении судебного разбирательства, связанного с конкретным приказом, суд обратит внимание на коррекцию. И может возникнуть сомнение в добросовестности делопроизводства в конкретной компании. Поэтому ошибки желательно минимизировать.

Чтобы избежать ошибок заполнение журнала приказов начинают с отметок карандашом:

1. Заполняем реквизиты приказа простым карандашом.
2. Выводим приказ на печать.
3. Проверяем реквизиты.
4. Вытираем карандашные отметки и вносим запись ручкой (после визы руководства).

Карандашная отметка спасает в случае, если проект приказа будет отклонен руководителем. Если придется исправлять капитальную запись – это будет грубой ошибкой делопроизводства.

Для чего нужен журнал регистрации приказов по личному составу?

Если организация регистрирует какой-либо документ, тогда признаётся его производственная сила, его законность. Для регистрации документа ему присваивается уникальный номер.

Журнал регистрации приказов по личному составу позволяет упорядочить в компании данный вид документации, защитить деятельность организации от издания приказов задним числом, утверждения несвоевременных распоряжений или подделок приказов.

Как правильно составить заявление о подключении к электронному документообороту? Ответ содержится в статье по ссылке.

Чтобы журнал выполнял свои функции, его необходимо прошнуровать и пронумеровать. В журнале в хронологическом порядке фиксируются утверждённые документы.

Страницы журнала нельзя добавлять или изымать, уничтожать, подменять. Для этого перед заполнением журнала необходимо пронумеровать каждую его страницу, затем прошнуровать журнал.

Шнуровку необходимо закрепить специальным бланком, в нём указывается количество страниц в буквенном и числовом обозначении, подписывает и ставит печать ответственное лицо — обычно это руководитель организации.

То есть, подпись ответственного лица должна быть закреплена печатью для документов, подпись руководителя или генерального директора организации – гербовой печатью.

Образец заполнения журнала регистрации приказов.

Что необходимо фиксировать в документе

Для того, чтобы документ выполнял свою функцию, в него вносится ряд определенных сведений, в том числе дата выпуска каждого приказа, коротко – суть, ФИО работника и т.д. Кроме того, журнал должен иметь начальную дату его формирования и дату закрытия.

При этом организация имеет право самостоятельно решить, нужно ли вести отдельные журналы по каждому типу приказов или достаточно того, что все приказы будут вноситься в один журнал.

Образцы журналов

Журнал регистрации приказов по личному составу образец скачать Word.

Скачать бланк журнала регистрации издаваемых приказов по личному составу, Word.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности Excel.

Кадровая документация требует от сотрудника точности и аккуратности. Провести анализ документов, зарегистрировать приказы — для всего этого необходима глубокая сосредоточенность, и следование правовой базе. Кадровая документация является основой, на которой стоит все производство.

Благодаря все изложенному выше, кадровая документация обычно является объектом частых проверок соответствующих организаций. То, насколько корректно оформлены документы по кадрам, определяет ее юридическую силу.

Каждый сотрудник компании напрямую зависит от того, насколько точно он оформлен в кадровой документации. До тех пор, пока документацию не зарегистрируют правильным образом, фактически нет ее существования

Форма журнала

Установленной законодательно формы журнала регистрации приказов по личному составу не существует. Организация может сама разработать ее с учетом особенностей деятельности или воспользоваться представленными в Интернете формами. На нашем сайте также можно найти образец журнала и бланк для скачивания и использования в работе.

Все виды приказов по личному составу могут регистрироваться в одном журнале, однако для приказов по дисциплине, как правило, заводится отдельный журнал.

Для чего необходим

Журнал регистрации приказов и распоряжений существует для достижения одной единственной цели – быстрого нахождения конкретного приказа, независимо от того сколько времени прошло (конечно, в рамках срока хранения документов). Например, при оформлении пенсии работнику, уволенному с предприятия 10 лет назад, может потребоваться копия приказа о приеме или увольнении на работу. В случае разногласий между работником и администрацией предприятия, решаемых в судебном порядке, журнал регистрации приказов позволяет убедить суд в том, что приказ был издан своевременно (не задним числом).

Кроме того, журнал регистрации приказов служит основой для создания описи документов административного отдела предприятия, при передаче документации в архив.

Разновидности приказных регистрационных журналов и их примеры

На сегодняшний день для компаний актуален следующий список регистрационных журналов:

• о трудоустройстве, увольнении или переводе сотрудников;
• о командировании работников;
• журналы отпусков;
• о дисциплинарных взысканиях либо поощрительных мероприятиях.

Порядок регуляции

Деятельность компании предполагает образование ряда документов, Перечень которых утверждает приказ Минкультуры РФ от 25.08. 2010 № 558. Базовое положение этого нормативного документа предписывает обязательное наличие сроков хранение кадровой документации.

Например, журналы регистрации различных приказов по сотрудникам предприятия должны быть сохранены двумя сроками: в 5 и 75 лет. Поскольку имеют место 2 разных срока, кадровый отдел должен вести сразу 2 таких журнала.

Распоряжения могут нумероваться в произвольном порядке, так как законодательная база не определяет этот порядок. В то же время, существует Типовая инструкция делопризводства, утвержденная Росархивом (приказ № 68 от 27.11.00), в соответствии с которой приказы следует нумеровать по порядку в пределах одного года по календарю. Также по этой инструкции специалисты обязаны отдельно нумеровать приказы по деятельности предприятия и приказы, касающиеся сотрудников.

Кадровый учет требует от специалистов, ведущих документацию, крайней аккуратности. Следует знать порядок ведения журнала различных договоров (например, трудовых). Если есть необходимость в трехсторонних договорах цессии, то их, обычно, необходимо заключать в банковских компаниях.

Как оформить журнал регистрации приказов по личному составу

Вести журнал можно как в бумажном, так и в электронном виде. Кому как удобнее, поскольку его содержание предназначено исключительно для работников отдела кадров.

Образец журнала регистрации приказов по кадрам

Образец журнала регистрации приказов по личному составу 2020

Скачать

Ведение и хранение документа

Журнал должен вестись с момента начала деятельности компании и до окончания в нем листов. Рекомендуется заводить для этого максимально толстую тетрадь, чтобы не возникала необходимость в его частой замене. Вестись он может следующими лицами:

• сотрудниками кадровой службы;
• специалистом по персоналу;
• делопроизводителем;
• секретарем;
• самим руководителем.

Конкретное ответственное лицо зависит от масштабов компании и ее организационной структуры. Обязанности по его ведению устанавливаются на основании приказа руководителя.

После окончания документ сдается в архив, в котором он хранится, в соответствии с требованиями, на протяжении 75 лет. Поэтому прочности обложки и надежному скреплению листов стоит уделить особенное внимание. Если в документе регистрируются краткосрочные приказы, то он должен находиться в архиве на протяжении 5 лет.

В дальнейшем журнал регистрации приказов (даже уже оконченный и сданный в архив) может быть использован в различных целях. Например, для быстрого поиска документов или при проведении различных статистических анализов. Учитывая его важность, руководство компании обязательно должно принять необходимые меры по предотвращению к нему незаконного доступа.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-34-85. Это бесплатно.

Юрист. Практика в сфере недвижимости, тудового права, семейного права, защите прав потребителей

Необходимые пункты

Журнал регистрации кадровых приказов: заполнение

Как было изложено выше, законодательство не предусматривает специальную форму журнала регистрации приказов. Однако специалисты дают рекомендации по основным разделам журнала, которые можно использовать. Например:

• порядковый номер,
• дата приказа,
• номер распоряжения,
• основное содержание приказа,
• сотрудник,
• табельный номер,
• основание распоряжения.

Примерные резервные колонки:

1. кто подписал приказ,
2. кто исполняет приказ,
3. куда передали приказ,
4. расписка о получении, дата,
5. отметка о направлении в дело, и так далее.

Иногда требуется колонка «Примечания». Тогда следует сделать такую отметку: «запись № ……………… в столбце № ………… не действительна». После этого вносится новая запись.

Правила заполнения

Допускается прописывать имя и отчество сотрудника в сокращенном варианте в том случае, если на предприятии нет однофамильца. Тогда имя и отчество прописывается полностью.

Нумеруют записи по очереди, но чаще всего проставляется индекс и номер приказа.

Дата проставляется в привычном формате «ДД.ММ.ГГГГ»

Отдельная графа «вид приказа» предназначена для уточнений по приказу: прием в штат, увольнение сотрудника, поощрения или взыскания, ухода в отпуск. Здесь указывают основания для вынесения приказа, например, заявление на отпуск, соглашение на дополнительную работу и т.д.

Этот журнал можно вести как в обычном бумажном варианте, так и в электронном. Электронный вариант следует защитить от доступа к нему случайных людей: установить пароль. Все правила регистрации приказов относятся и к электронному варианту. В любой момент электронную версию можно отправить на печать, и оформить его в соответствии с требованиями делопроизводства.

Общие сведения о журнале учета движения путевых листов

Для контроля движения выданных путевых листов должен вестись журнал учета движения путевых листов по форме 8, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Однако с 01.01.2013 в связи со вступлением в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ унифицированные формы перестали быть обязательными.

Поэтому организация или ИП могут разработать собственную форму путевого листа или дополнить необходимой информацией унифицированную. Решение о принятой форме журнала учета путевых листов закрепляется приказом. Ее применение также можно прописать в учетной политике.

О том, как оформляют такой приказ, читайте здесь.

Как правило, журнал оформляется на период не более 1 года, однако при необходимости этот период можно сократить до 1 месяца. Журнал путевых листов должен храниться не менее 5 лет.

Подробнее о сроках хранения путевого листа читайте в статье «Какой срок хранения у путевых листов (нюансы)».

Срок хранения

Обычно журнал хранится в отделе кадров предприятия. Ему выделено отдельное место, обособленное от посторонних лиц.

Журнал имеет два срока хранения:

Время хранения зависит от содержащихся в журнале документов. Некоторые документы необходимо хранить 75 лет, другие документы подлежат утилизации уже через 5 лет. Поэтому многие организации заводят два журнала.

5 лет хранят журналы с приказами на отпуска, дежурства, поощрения. А вот приказы о приеме, увольнении и перемещении должны быть в журнале, который хранят 75 лет.

Использование журнала регистрации увеличивает профессионализм и эффективность кадрового документооборота компании. Ведение журнала позволяет быстро и качественно совершать анализ издаваемых приказов, осуществлять профессиональный контроль.

Несмотря на отсутствие в законодательстве строгих требований ведения журнала, он является главным и незаменимым документом на любом предприятии.

Посмотрите видео о приказах по личному составу:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно !

2 комментария

В статье написано, что журнал может иметь электронный вид. Насколько я понимаю, это просто файл в компьютере с соответствующим названием, который ведется постоянно? Или нужно разбивать файлы по годам?

Разбивать по годам. Нумерация приказов начинается с первого номера ежегодно, поэтому и журналы разбиваются по годам

Весь трудовой путь любого работника, начиная с момента приема для исполнения своих обязанностей до последующего увольнения, отражается документально отделом кадров с помощью составления приказов по личному составу. Они помогают работе различных подразделений, а тем более важны для бухгалтерии.

Мнение эксперта

Костенко Тамара Павловна

Адвокат с 10-летним стажем. Автор множества статей, преподаватель Права

Так, нам начисляются премии, заработная плата, устанавливается оклад и выписывается очередной отпуск. К тому же, необходимость решать спорные дела в суде, доказать принадлежность к организации и даже взять кредит тоже потребует наличия таких приказов.

к содержанию ↑

Когда заводится журнал?

Журнал регистрации приказов по личному составу: образец заполнения

На законодательном уровне нашего государства не существует определенных правил и параметров начала ведения такого журнала. Подобные решения принимаются локально внутри самой организации и чаще всего остаются на усмотрение отдела кадров.

Так, начиная с первого дня работы, как самого предприятия, так и его сотрудников, необходимо составлять приказы. Именно поэтому, первым делом стоит создать журнал, утверждая его в «Положении о делопроизводстве компании».

Конечно, если сам приказ, касающийся личного состава, имеет определенный параметры для своего составления, то структуру заводимого журнала, его графы, колонки, формат, можно разрабатывать самостоятельно или отдать этот вопрос для решения специалистам предприятия. Возможно, такой способ покажется трудоемким, и потребует определенных усилий.

Есть другая возможность выхода из подобной ситуации.

Сейчас на полках книжных магазинов можно встретить уже разлинованный вариант, а его дубликат прекрасно представлен различными сайтами интернета. Кстати сказать, данное решение станет наиболее приемлемым именно, потому, что разработано кадровиками, имеющими огромный опыт в своем деле.

Учитывая все необходимые нюансы, были соблюдены нужные графы и порядок заполнения.

Приобретая уже готовый журнал, вы избавите себя от необходимости шнуровать, нумеровать и пломбировать его. Останется только заверить печатью и внести данные организации.

Иногда случается так, что бюджет предприятия не позволяет осуществить дополнительные траты и запланировать эту покупку будет не возможно, ведь начало журнала должно соответствовать старту вашей деятельности. И на этот случай имеется приемлемое решение.

Внимательно изучите сайты по делопроизводству, скачайте несколько образцов такого журнала к себе на компьютер и выберете тот, который наиболее полно соответствует направлению работы. Создайте нужные столбцы, линии, повторяя скаченный макет, а дальше приступайте к заполнению.

к содержанию ↑

» Приказ по личному составу: процесс подготовки

В настоящее время существует огромное разнообразие управленческих документов. Основную часть этих документов составляют организационно-распорядительные документы. Исходя из теоретических материалов, взятых из открытых источников, под термином распорядительная документация понимают под собой совокупность правовых актов, с помощью которых работодатель осуществляет полномочия по управлению и организации труда.

Они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений в сфере труда. Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем или уполномоченным лицом организации, действующей на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач [3, с. 43].

Приказы могут издавать руководителем подразделения, если ему предоставлено такое право должностной инструкцией или приказом руководителя организации. Приказы издаются в крупных организациях со сложной организационной структурой и большой численностью работников. Например, руководитель структурного подразделения может быть наделен правом издания приказа для подчиненных ему работников и приказ может требовать от подчиненного письменное объяснение по факту нарушения им трудовой или технологической дисциплины. Приказы по личному составу могут составляться по разным основаниям.

Но в общем случае их издание предполагает решение ответственными специалистами фирмы таких задач: 1. инициирование решения о необходимости разработки соответствующего документа; 2. сбор данных, необходимых для издания приказа; 3. подготовка конкретного проекта приказа, его согласования, доработка при необходимости; 4. внесение необходимых сведений в документ и подписание его компетентными лицами; 5. ознакомление с приказом тех лиц, чьи должности находятся в юрисдикции соответствующего правового акта. Решение первой задачи может быть осуществлено с использованием сведений, которые содержатся в служебных записках, внутрикорпоративных справках, актах. Внутренние приказы, как правило, основываются на локальных правовых актах, и их перечень может быть весьма широким. Проекты документов, о которых идет речь, обычно составляются при участии ответственных сотрудников кадровых служб предприятия. При этом их работа может вестись на основании представлений, что подписываются руководителями различных структурных подразделений фирмы. В качестве основы для соответствующих документов могут применяться образцы кадровых приказов, которые традиционно используемые компанией.

Главное при решении рассматриваемой задачи – внимательно изучить факторы, предопределяющие издание документа, основания для разработки приказа. Важно, чтобы формулировки, которые включаются в соответствующий документ, соответствовали нормам законодательства. Следующая задача ответственных специалистов фирмы, составляющих тот или иной образец приказа по личному составу – собрать необходимую информацию в целях издания документа. Она может быть представлена: 1. в официальных правовых актах; 2. во внутренней документации фирмы; 3. в источниках, изданных вышестоящими структурами, ведомствами, которым хозяйствующий субъект подотчетен; в архивных документах; 4. в СМИ, научных публикациях [1, с. 54]. Решение данной задачи предполагает, прежде всего, корректное оформление документа. В нем желательно указать, что разрабатывается именно проект, образец приказа по личному составу, а не официальный локальный правовой акт.

То есть – написать на документе слово «проект». Однако текст в источнике должен быть приведен максимально приближенный к тому, что должен присутствовать в официальном приказе. Возможно, что компетентный руководитель предварительно утвердить текст документа в изначальном виде. Если приказ – по форме, а также по содержанию, согласован – сразу или же с корректировками, то его можно направлять на подписание. Подписывает приказы по личному составу руководитель организации. К нему передается полностью подготовленная форма – унифицированная или внутрикорпоративная, с информацией, что внесена в нее ответственными специалистами. Подписание документа предполагает указание должности человека, руководящего фирмой, его Ф.И.О., а также проставление им подписи.

В соответствии с правилами, которые установлены внутри фирмы, осуществляется, если это необходимо, аннулирование документа. После заверения руководителем документ передается сотруднику, который должен с ним ознакомиться. Тот факт, что человек изучил документ, может подтверждаться его подписью на приказе или дополняющей его регистрационной форме. Процедура, регистрации приказов, предполагает внесение сведений о приказе в специальных внутрикорпоративных регистрах. Считается, что тот или иной утвержденный образец приказа по личному составу приобретает юридическую силу только по факту регистрации соответствующего источника в компании.

Если данная процедура в отношении документа не осуществлена, то правовые последствия – для сотрудников и руководства фирмы, не наступают. Регистрация приказов по личному составу, является важнейшим аспектом ведения данных документов. Соответствующая процедура предполагает решение 3 задач: учета документов; контроля над исполнением приказов; обеспечения оперативного доступа к документам. Регистрироваться в организации должны все источники, классифицируемые как распорядительные, отчетные, финансовые. Должны вноситься во внутрикорпоративные регистры сведения и о документах, которые поступают от сторонних хозяйствующих субъектов. Приказы по личному составу, как и любой другой источник, при регистрации получают индивидуальный номер, а также индексы, необходимые с точки зрения оптимальной классификации соответствующих источников.

Регистрироваться в кадровом учете должны все документы, которые подлежат исполнению, а также используются в целях учета и информирования заинтересованных сотрудников о тех или иных хозяйственных фактах. Процедура регистрации документа осуществляется один раз – непосредственно при их издании руководством (как в случае с приказами, о которых идет речь) или же при поступлении со стороны внешнего субъекта. В случае если источник перемещается из одного структурного подразделения фирмы в другое, то повторно регистрировать его не нужно [1, с. 55].

Существует три основных метода регистрации источников, используемых в документообороте. Во-первых, это журнальная регистрация, предполагающая детальное отражение в специальных регистрах сведений о том, в какой структуре и в каких целях издан тот или иной приказ по личному составу, пример какого-либо приложения к нему. Во-вторых, есть карточный формат регистрации сведений об источниках, что используются в рамках внутрикорпоративного документооборота.

Он представляет собой оформление контрольных карточек для источников, а также их объединение в специализированные картотеки. В-третьих, есть автоматизированная регистрация документов. Она предполагает внесение сведений о приказах, о которых идет речь, и иных источниках, во внутрикорпоративные регистры автоматически – с использованием специального программного обеспечения и необходимой инфраструктуры (например, принтеров, сканеров, сетевых интерфейсов). Существует нормативный акт, в соответствии с которым должны регистрироваться нормативные документы – Приказ Минкультуры РФ № 536, который был принят 8 ноября 2005 года [2, с. 72]. Хранение приказов важнейший аспект ведения приказов в фирме. Приказы по личному составу хранятся в зависимости от конкретного назначения документа в рамках определенных сроков.

Любой приказ по личному составу (бланк для него) необходимо хранить отдельно от тех источников, которые имеют отношение к основной деятельности предприятия. Документы, зарегистрированные и направленные на хранение, должны быть представлены в виде оригиналов. Ответственному специалисту кадровой службы необходимо осуществлять подшивку дел, осуществлять корректную нумерацию размещенных в нем листов, дополнять необходимыми описями, оформлять обложки для соответствующих комплектов документов. В небольших организациях создавать отдельные подразделения по управлению персоналом нецелесообразно, поэтому данная работа нередко поручается секретарю, главному бухгалтеру или менеджеру по персоналу. Не имея специальной подготовки, достаточно сложно правильно составлять и оформлять приказы по личному составу, зачастую в таких случаях используются «образцы» документов, доставшиеся от предшественников. Ошибки, связанные с изданием приказов, можно объединить в две основные группы:

1. используются не те виды документов, которые предусмотрены трудовым законодательством и нормативными документами общегосударственного действия; 2. допускаются грубые нарушения правил оформления документов, которые лишают их юридической силы, делают недействительными [4, с. 15]. Такая практическая деятельность приводит к нарушению прав работника организации, а работодатель может стать невольным нарушителем трудового законодательства.

Последствия ошибок при оформлении приказов по личному составу носят правовой характер, поэтому особое внимание будет уделено требованиям к оформлению приказов и приданию им юридической силы. В приказах по личному составу должны быть указаны реквизиты документа (наименование документа, номер и дата), послужившего основанием для его издания.

Категорически не допускается зачеркивание, какое-либо исправление или дополнение от руки на подлиннике приказа. Применение подобных приемов может быть признано судом подделкой документа и лишит приказ юридической силы. Печать на приказах по личному составу не проставляется. Исключением является заверение копий для предоставления в другие организации. Рекомендуется в левом нижнем углу приказа делать дополнительный реквизит «исполнитель», в котором следует указать должность, фамилию и инициалы работника, подготовившего проект приказа, а также дату составления проекта приказа и подпись составителя [5, с. 86]. В небольших организациях, где приказы образуются немного, не требуется делить приказы по разновидностям.

В соответствии с указанными сроками хранения при разделении приказов, необходимо определить количество видов приказов, которые могут издаваться. Каждой разновидности приказа присваивается свой делопроизводственный индекс (К, ОД, ЛС), каждая разновидность подшивается и хранится отдельно в соответствии с установленными сроками хранения. Индексация может быть: на основании цифр, на основе букв, или смешанной.

Литература

1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: учебно-практическое пособие / В.И. Андреева – М.: Бизнесшкола, 2014.

2. Грудцына Л.Ю. Кадровик: практическое руководство. – 2-е изд., перераб. и доп. / Л.Ю. Грудцына. – М.: Эксмо, 2012.

3. Гусятникова Д.Е. Кадровая служба без кадровика: Пособие для руководителя и главного бухгалтера / Д.Е. Гусятникова. – М.: Издательство «Альфа-Пресс», 2009. С. 43.

4. Машенцева Г.А., Дегтярев В.В., Пчелинцев М.А. Кадровое делопроизводство. Создание приказов по личному составу: методические указания / сост. Г.А. Машенцева, В.В. Дегтярев, М.А. Пчелинцева. – Волгоград: ИУНЛ ВолгГТУ, 2015. 5. Митрофанова В.В. Оформляем кадровые документы / В.В. Митрованова. – М.: Кнорус, 2012.

В.И. Габдрахманова

Метки: ошибка

---

Предыдущая запись
Задолженность с истекшим сроком исковой давности при исчислении налога на прибыль Следующая запись
Какие законы в области ЖКХ действуют в нашей стране

---

Мы очень признательны Вам за комментарии. Спасибо!

Комментарии для сайта Cackle

Образцы приказов по кадрам – оформление документов

Приказы по личному составу – ключевой источник документооборота в каждой компании. В чем их важность, особенности составления, как правильно оформлять приказы и хранить их? Об этом подробнее в нашей статье.

Приказы по кадрам – подробнее о документах

Согласно законодательству России, которое регулирует оформление и ведение делопроизводства, предполагает использование в компаниях разнообразных локальных актов. К ним также относят приказы, которые принято разделять на:

1. Приказы, относящиеся к основным видам деятельности.
2. Приказы, которые издаются в целях управления личным составом организации.

Образец приказа

Если мы говорим про приказы по кадрам, то их принято относить ко второму типу, которые также относятся к распорядительной документации в компании.

Такие документы выдают для правильного и законного оформления следующих действий:

• При комплектовании кадров.
• При перемещении сотрудников.
• Для оформления распоряжений в адрес сотрудников.
• При увольнении и т.д.
• О вынесении премии или, наоборот, о депремировании.

При этом корректировки данные, которые фиксируются в трудовой книжке либо любой кадровой документации, обычно сопровождается составлением приказа.

Какие формы приказов существуют?

Существуют унифицированные формы приказов по личному составу, которые составлены на основе постановления № 1 Госкомстата, изданного в 2014 году.

Данное положение определяет следующие виды приказов по личному составу:

• Т-1, который используют при приеме сотрудников.
• Т-5, которая применяется при переводе специалиста.
• Т-6, без которой не обойтись при отправке работника в отпуск.
• Т-8, который сообщает об увольнении.
• Т-9 – этот приказ необходим при оформлении сотрудника в командировку.
• Т-11, которая нужна для премировании специалистов.

Однако нужно отметить, что вышеперечисленные формы обычно используются  в государственных предприятиях, а вот в частных компаниях приказы могут оформлять по иным шаблонам, принятым в организации.

Структура приказов – из чего состоит документ?

Очень важный фактор классификации приказов – структура документа, за счет которой такие документы делят на два вида:

1. Сложные.
2. Простые.

Простые по структуре приказы характеризуются присутствием одного распорядительного блока (где будет указание к действию, например, «принять», «отправить в отпуск»). Если документ оформляется на одного сотрудника, то его рассматривают как индивидуальный, если на нескольких – то свободный.

Сложные по структуре приказы характеризуются наличием нескольких распорядительных блоков. Такие документы достаточно распространены, однако их использование на предприятии считается трудоемким мероприятием даже с учетом работы с помощью специальных программ, поскольку для оформления такой документации придется пользоваться большим объемом данных, которые могут быть «раскинут» по разным документам и разделам.

Подписание приказа руководителем

Давайте боле подробно рассмотрим элементы структуры приказов. Главным элементом считается раздел, состоящий из пунктов, которые должны быть включены в документ на основе других бумаг. При этом обязательно привести ссылку (например, на положение ТК РФ и т.д.). Если составляется приказ о назначении человека на какую-либо должность, то такие пункты могут быть включены на основе:

1. Заявления специалиста.
2. Трудового договора, записки руководителя отдела.
3. Служебной записки.

В бумаге рекомендуется сначала написать слово «Основание», после чего указать ссылку на документ. При этом в приведенном источнике обязательно должен быть отражен факт, что человек ознакомлен с текстом документа. То есть прописывается фраза «С приказом ознакомлен» и напротив нее ставится подпись.

Хорошо бы приводить в документах юридические формулировки, к примеру, если они связаны с величиной заработка сотрудника, расписанием работы.

Таким образом, структура любого приказа предполагает наличие отдельных боков, которые отражают:

• Действие руководителя компании.
• ФИО и иные данные на сотрудника.
• Дата вступления документа в силу.
• Ссылки на источники.

Кроме того приказы могут быть дополнены разными приложениями, если их тяжело отразить в самом документе. Например, это схемы, картинки, которые более подробны помогут объяснить текстовую информацию.

Следует обратить внимание на несколько советов экспертов по вопросу оформления таких документов:

• Не следует пользоваться сокращениями.
• Отсутствие в документах источников с различным сроком хранения.

Составление приказов кадрам – подробное руководство

Прежде всего следует отметить, что издание приказов подразумевает решение следующих задач для оформления документа:

• Инициирование решение о создании приказа.
• Сбор данных, которые нужны для оформления бумаги.
• Подготовка шаблона приказа, его составление, согласование.
• Внесение данных в документ и его подписание ответственными лицами.

Подготовительный этап

Первый этап осуществляется с применением данных, которые есть в служебных записках, справках, различных акта. Проекты документов обычно составляются представителями кадровых служб.

Очень важно при издании документа убедиться в том, что он будет соответствовать нормам современного законодательства.

Сбор информации

Затем сотрудник кадровой службы должен собрать данные для издания приказа, которая может быть расположена во:

• Внутренних актах компании.
• В правовой документации, например ТК РФ.
• В архивных документах.

Проект приказа

Далее разрабатывается сам приказ по личному составу. Тут важно правильно оформить сам документ – в нем нужно указать о разработке проекта, написав слово «Проект». Правда, сам текст документ должен максимально соответствовать будущему приказу.

Подписание приказа

На данном этапе все просто: главное, чтобы у человека, который будет принимать документ, были на это полномочия, но чаще всего подобные документы подписывают сами руководители.

Ему нужно передать полностью подготовленную форму приказа, то есть с текстом документа, другой важной информацией. Руководитель подписывает документ, ставит там свою подпись. Если необходимо, документ аннулируется. После появления на документе подписи руководителя его передают сотруднику на ознакомление, который также должен оставить свою подпись.

Чтобы скачать приказ на командировку и научиться правильно его составлять, изучите наш материал.

Здесь вы узнаете, как вынести дисциплинарное взыскание и составить приказ.

В нашем материале мы подробно распишем правила составления приказа на отпуск сотрудников.

Правила регистрации и хранения таких документов

Процедура регистрации предполагает внесение данных о документе в регистры компании, поскольку только после этого можно сказать, что документ имеет юридическую силу. Данная работе решает три задачи:

1. Правильный учет документов.
2. Контроль над выполнением приказов.
3. Доступ к документам при необходимости.

При этом записываться в регистры должны не только приказы, но и другие как внутрикорпоративные документы, так и те, что поступают из других организаций. При регистрации приказ получает свой личный номер, индекс.

Существует три метода регистрации, которые можно использовать в компании. Прежде всего, это использование журналов, где детально отображается информация о том, в каком отделе был создан документ, для каких целей. Второй вариант – карточная регистрация данных, которые применяются для внутрикорпоративного документооборота. Здесь все просто? Оформляются контрольные карточки, которые объединяют в картотеки. Последний вариант – использование автоматизированных программ для регистрации приказов для этого используются специальные программы.

Главное, регистрирую документы, соблюдать положение Минкультуры от 2005 года, который предполагает отражение в приказе название компании, наименование источника, дату создания, наличие регистрационного номера, заголовка и текста приказа.

Если предполагается создание большого количества приказов, их лучше классифицировать по отдельным базам в реестре для более удобного поиска документов.

Следует помнить, что хранить приказы в организации необходимо в течение определённого срока их действия – какие-то документы хранятся по 5 лет, другие – по 75 лет. Потому при хранении документы нужно разделять по срокам. Кроме того, приказы хранят отдельно от документации, относящейся к основной деятельности компании.

Ответственный за их оформление специалист должен подшить все документы, пронумеровать их, дополнить описями и для надежности упаковать в специальные обложки.

Журнал регистрации приказов по личному составу образец

Правильно организация документооборота в компании заключается не только в корректном оформлении документов, но и в грамотном их учете. Для этих целей применяются специальные регистрационные формы. В частности отдельный журнал регистрации может быть предусмотрен для приказов по личному составу.

Образец журнала учета приказов по личному составу можно скачать бесплатно внизу статьи. Форму можно менять на свое усмотрение, типовой бланк для целей учета составляемых распорядительных кадровых документов не предусмотрен.

Как правило, однородные документы подлежат регистрации в одном сводном документе. Например, документы распорядительного характера могут регистрироваться в одном журнале регистрации. Более того, приказы могут разбиваться по личному составу и по основной деятельности. Данное разбиение уместно для большей компании с большим штатом сотрудником и значительным документооборотом.

Что относится к приказам по личному составу?

К ним можно отнести распоряжения и приказы руководителя, касающиеся персонала — о предоставлении отпуска, о приеме на работу и увольнении, о дисциплинарных наказаниях и поощрениях, о переводе и прочие.

Подобный распорядительные бумаги могут составляться как с использованием унифицированных бланков Т-1, Т-5, Т-6, Т-8 и т.д., так и без применения. Во втором случае формируются приказы в свободной форме. Как правило, если типовой бланк есть, то он и используется для оформления. Это связано с удобством использования унифицированных форм, они содержат необходимые реквизиты, не получится ошибиться в составлении документа, что так важно в отношении трудовых взаимоотношений с персоналом. Если приказ по личному составу составляется в свободной форме, то в нем должны быть указаны все необходимые реквизиты.

Любой составленный распорядительный документ по личному составу должен быть зарегистрирован. Процедура регистрации производится с применением специального журнала. В свою очередь, для составления приказа требуется документальное обоснование, если речь идет о документах по личному составу, то это может быть заявление от работника, докладная или служебная записка, письмо, трудовое соглашение или иной документ.

Процесс оформления и регистрации, как правило, возлагается на сотрудника кадровой службы с привлечением руководителя структурного подразделения, где работает сотрудник, в отношении которого составляется приказ. Каждый изданный распорядительный документ должен быть занесен в журнал или книгу учета распоряжений по личному составу.

Регистрации подлежат не только приказы, но и другие документы. Например, для трудовых книжек предусмотрена книга учета, образец которой можно скачать здесь. Все платежные ведомости регистрируются в форме Т-53а. Трудовые договора могут регистрироваться в таком журнале.

---

Вопрос: Обязательно ли вести журнал учета для приказов по кадрам?

Ответ: Нет, журнал не обязателен, можно его не вести. Однако с ним удобнее обобщать и систематизировать информацию, проще проводить нумерацию, следить за исполнением, быстрее осуществлять поиск нужного документа.

Ведение журнала особенно актуально в крупных организациях с большим штатом сотрудников, где издается большое число приказов по кадрам.

Вопрос: Можно ли вести журнал в электронном виде?

Ответ: Да, можно. Документ не относится к обязательным, а потому в каждой организации самостоятельно решается вопрос о форме ведения. Распечатывать в конце года журнал не нужно.

---

 

Образец заполнения журнала регистрации кадровых приказов

Требования к оформлению регистрационного документа:

• может вестись на бумаге или электронно;
• листы должны иметь порядковую нумерацию при бумажной форме;
• листы скрепляются шнуровкой в бумажной книге;
• на журнале должна стоять подпись директор компании, а также ее печать;
• заполнение производится ответственным сотрудником, обычно из отдел кадров;
• записи в журнал учета вносятся четко в соответствии с формулировками приказа по кадрам.

Как правильно заполнить

Бланк журнала состоит из обложки (титульного листа) и табличной части. На обложке приводятся основные сведения об организации и ответственном лице. В табличной части регистрируются утверждаемые приказы по личному составу.

При регистрации документ получает индивидуальный номер, который проставляется на самом бланке приказа. Номер может состоять из букв и цифр. Основное назначение букв — это определить тип данного бланка. Например, номер вида 123/О может означать, что это приказ о предоставлении отпуска за номером 123. Как правило, цифровая нумерация производится последовательно с начала года. Нумерацию удобно отслеживать, если все приказы по личному составу регистрируются в журнале учета.

Дата записи о регистрации также должна совпадать с датой, отраженной на распорядительном бланке.

В табличную часть также могут быть включены следующие графы:

1. содержание документа;
2. лицо, подписавшее приказ;
3. ФИО и должность исполнителя;
4. ФИО и должности лиц, которые должны ознакомиться с приказом;
5. подразделение, куда передается приказ;
6. ФИО, должность и подпись лица, принявшего документ;
7. отметка об исполнении.

При необходимости графы могут добавляться, типовой формы данного журнала не разработано, поэтому организация может самостоятельно подобрать подходящий вариант оформления.

Примеры заполнения журнала регистрации:

В качестве примера рассмотрим ситуацию, когда  работодатель в течение 2017 года последовательно оформляет следующие приказы:

• 20.02.2017 — о принятии на работу Иванова Ивана Ивановича специалистом в отдел коммерции;
• 28.02.2017 — о переводе Петрова Петра Петровича со склада в цех с должности кладовщик на оператора производственной линии;
• 10.03.2017 — об увольнении бухгалтера Назарова Назара Назаровича по собственному желанию.

Указанные три приказа являются по личному составу и подлежат регистрации в журнале, при этом сводный учетный документ может выглядеть так:

Как заполнить журнал при отмене приказа

Иногда требуется отменить ранее изданный распорядительный бланк. Например, работник увольняется на основании приказа об увольнении, после чего меняется решение и расторжение трудового договора отменяется. Как зарегистрировать этот факт в журнале учета?

Факт отмены должен производиться на основании приказа об отмене, который также должен быть зарегистрирован в сводном журнале. Поэтому в случае отмены необходимо после издания соответствующего распоряжения зарегистрировать новой строкой созданный отменяющий документ.

Образец заполнения журнала регистрации в этом случае выглядит так:

Пример оформления

Образец журнала регистрации приказов по личному составу в excel — скачать.

Образец журнала учета в word — скачать.

Кадровая документация

Текущие сотрудники

Официальные папки с персоналом (OPF) и электронные официальные папки с персоналом (eOPF), включая SF 50, для действующих федеральных служащих хранятся в агентстве, в котором на данный момент работает сотрудник. Если вы в настоящее время являетесь федеральным служащим и хотите получить рекомендации относительно конкретных обстоятельств вашей работы, SF-50, записей, или если вы хотите получить доступ к своему OPF или eOPF или у вас есть вопросы по этому поводу, обратитесь за помощью в отдел кадров вашего агентства.

OPF / eOPF Поправки

Если вы считаете, что ваша официальная папка с персоналом ошибочна, обратитесь в отдел кадров вашего агентства.

Бывшие сотрудники

Официальные папки персонала (OPF), включая SF 50, для большинства бывших гражданских федеральных служащих хранятся по адресу, указанному ниже. Отправьте свой запрос на номер:

Национальный центр кадровой документации (NPRC)
1411 Boulder Boulevard
Valmeyer, IL 62295

Или вы можете отправить свой запрос , подписанный вручную, в NPRC по телефону 618-935-3014.Более подробная информация доступна на сайте NPRC.

Местоположение архивов бывших военнослужащих варьируется в зависимости от рода войск и даты увольнения со службы. Пожалуйста, посетите сайт NARA в Официальных файлах военного персонала (OMPF) для получения подробной информации.

OPF / eOPF Поправки

Если вы считаете, что ваша официальная папка с персоналом ошибочна, отправьте письменный запрос по адресу: США. Офис управления персоналом
Офис директора по информационным технологиям
Начальник отдела управления записями и политикой данных
1900 E Street, N.W.
Вашингтон, округ Колумбия 20415-7900

Ваш запрос должен включать вашу собственноручную подпись и всю следующую информацию:

• Номер социального страхования
• Дата рождения
• Название последней организации, в которой работали
• Примерная дата вашего увольнения из Федеральной службы
• Подробная информация об ошибке, которую вы хотите исправить

Есть вопросы? Ознакомьтесь с часто задаваемыми вопросами в документации по персоналу или свяжитесь с нами по адресу persdoc @ opm.губ.

Помощь сотрудникам и работодателям: ответы на ваши вопросы

1. Офис Уполномоченного по вопросам труда

В Калифорнии постановления о заработной плате Комиссии по промышленному благосостоянию требуют, чтобы работодатели разрешали и разрешали работникам, не освобожденным от налогов, брать период отдыха, который, насколько это практически возможно, должен проводиться в середине каждого рабочего периода. Период отдыха основан на общем количестве часов, отработанных ежедневно, и должен составлять минимум десять чистых минут подряд за каждый четырехчасовой рабочий период или большую его часть.Отдел по соблюдению трудовых норм (DLSE) считает, что более двух часов является «основной долей» из четырех. «Период отдыха не требуется для сотрудников, общее ежедневное рабочее время которых составляет менее трех с половиной часов. Период отдыха засчитывается как отработанное время, и поэтому работодатель должен оплачивать такие периоды. Что касается использования периодов отдыха, существует исключение в соответствии с Приказом IWC 5-2001, раздел 12 (C) для некоторых сотрудников круглосуточного проживания. учреждения по уходу, период отдыха которых может быть ограничен при определенных обстоятельствах.Еще одно исключение из требований к общему периоду отдыха – для пловцов, танцоров, фигуристов и других спортсменов, занимающихся напряженной физической активностью, которым должны быть предоставлены дополнительные промежуточные периоды отдыха во время репетиций или стрельбы. Приказ IWC 12-2001, раздел 12 (C).

Для сотрудников, выполняющих определенные рабочие места в строительной, буровой, лесозаготовительной и горнодобывающей отраслях, работодатель может распределить периоды отдыха, чтобы избежать прерывания рабочего процесса и поддерживать непрерывную работу, или запланировать периоды отдыха, которые совпадают с перерывами в работе. поток работы, происходящий в течение рабочего дня.Приказ IWC 16-2001, раздел 11 (A) Кроме того, для этих сотрудников не требуется разрешать периоды отдыха в определенных обстоятельствах, когда нарушение непрерывной работы может поставить под угрозу продукт или процесс работы. Однако при таких обстоятельствах работодатель должен компенсировать пропущенный период отдыха в течение того же рабочего дня или компенсировать работнику пропущенные десять минут отдыха по его или ее обычной ставке заработной платы в течение того же периода оплаты. Приказ IWC 16-2001, Раздел 11 (B) В соответствии с Приказом 16-2001 периоды отдыха должны проводиться в специально отведенных для этого местах работодателем, которые могут включать или ограничиваться непосредственной рабочей зоной сотрудников.См. Вопрос № 9 ниже для получения информации о том, как подать иск, чтобы потребовать от вашего работодателя предоставить время и место для сцеживания молока.

В соответствии с Приказом IWC 10-2001, раздел 12 (C), член экипажа коммерческого пассажирского рыболовного судна, совершающего ночной рейс, должен получать не менее восьми часов свободного времени в течение каждых 24 часов. Этот восьмичасовой период дополняет периоды приема пищи и отдыха, требуемые согласно Положению о заработной плате.

В соответствии с разделом 1030 Трудового кодекса каждый работодатель, включая штат и любое политическое подразделение, должен предоставить разумное количество перерывов для работы сотрудника, желающего сцеживать грудное молоко для грудного ребенка сотрудника, каждый раз, когда у сотрудника возникает необходимость сцеживать молоко. .Время перерыва должно, по возможности, начинаться одновременно с любым перерывом, уже предоставленным сотруднику. Перерыв для работника, который не работает одновременно с временем отдыха, разрешенным для работника в соответствии с действующим порядком заработной платы Комиссии по промышленному благосостоянию, не оплачивается. В соответствии с разделом 1033 Трудового кодекса отказ в перерыве или предоставлении достаточного места для сцеживания молока может привести к взысканию одного часа заработной платы по обычной ставке оплаты труда за каждое нарушение путем подачи заявления о заработной плате в соответствии с Трудовым кодексом. Раздел 226.7. Кроме того, сотрудник может сообщить о нарушении законов об адаптации в период кормления грудью в Бюро комиссара по вопросам труда по охране правопорядка (BOFE), и после проверки или расследования BOFE может выдать компенсацию на 100 долларов (100 долларов США) за каждый день. сотруднику отказано в разумном перерыве или достаточном пространстве для сцеживания молока.

Если работодатель не предоставляет работнику период отдыха в соответствии с применимым Приказом IWC, работодатель должен выплатить работнику один дополнительный час заработной платы по обычной ставке заработной платы за каждый рабочий день, который не предоставляется.Раздел 226.7 Трудового кодекса Таким образом, если работодатель не предоставляет все периоды отдыха, необходимые в течение рабочего дня, работник имеет право на один дополнительный час оплаты за этот рабочий день, а не на один дополнительный час оплаты за каждый период отдыха, который не был предоставлен. в течение этого рабочего дня.

Период отдыха определяется как «чистые» десять минут, что означает, что период отдыха начинается, когда сотрудник достигает области вдали от рабочей зоны, которая подходит для отдыха. Работодатели должны предоставить подходящие помещения для отдыха, которые должны быть доступны для сотрудников в рабочее время в зоне, отдельной от туалетных комнат.

1.	В.	Каковы основные требования к периодам отдыха в соответствии с законодательством Калифорнии?
	А.	Работодатели сотрудников Калифорнии, на которые распространяются положения о периоде отдыха Положений о заработной плате Комиссии по промышленному благосостоянию, должны разрешить и разрешить чистый 10-минутный оплачиваемый период отдыха за каждые четыре часа работы или большую ее часть.Насколько это практически возможно, период отдыха должен приходиться на середину рабочего периода. Если работодатель не разрешает или не разрешает период отдыха, работодатель должен выплачивать работнику один час заработной платы по обычной ставке оплаты труда за каждый рабочий день, который не предоставляется.
2.	В.	Должны ли периоды отдыха всегда приходиться на середину каждого четырехчасового рабочего периода?
	А.	Перерывы для отдыха должны предоставляться как можно ближе к середине четырехчасового рабочего периода. Если характер или обстоятельства работы не позволяют работодателю предоставить перерыв в предпочтительное время, работник все равно должен получить необходимый перерыв, но может сделать его в другой момент рабочего периода.
3.	В.	Мой работодатель не разрешает мне отдыхать.Что я могу сделать в этой ситуации?
	А.	Да, вы можете что-то сделать, если вы являетесь сотрудником, на которого распространяются требования в отношении периода отдыха, указанные в постановлениях о заработной плате Комиссии по социальному обеспечению. Если ваш работодатель не санкционирует и не разрешает требуемый период (-ы) отдыха, вам должен выплачиваться один час заработной платы по вашей обычной ставке компенсации за каждый рабочий день, в течение которого период отдыха не разрешен или не разрешен.Если ваш работодатель не выплатит дополнительную заработную плату за один час, вы можете подать заявление о заработной плате в Отдел по соблюдению трудовых норм.
4.	В.	Допустимо ли, чтобы я работал в течение обоих периодов отдыха, чтобы я мог уйти с работы на 20 минут раньше?
	А.	Нет, работа в период отдыха не дает вам права уйти с работы раньше времени или опоздать.
5.	В.	Может ли мой работодатель потребовать, чтобы я оставался на рабочем месте во время отдыха?
	А.	Нет, ваш работодатель не может налагать какие-либо ограничения, не связанные с требованием самого периода отдыха. В деле Огастус против ABM Security Services, Inc., (2016) 5 Cal.5th 257, 269 Верховный суд Калифорнии постановил, что требование о периоде отдыха «обязывает работодателей разрешать – и разрешает сотрудникам брать периоды отдыха в нерабочие дни».То есть во время периодов отдыха работодатели должны освободить сотрудников от всех обязанностей и отказаться от контроля над тем, как сотрудники проводят свое время ». Однако на практике, если сотруднику предоставляется 10-минутный период отдыха, он может только проехать пять минут от рабочего поста, прежде чем вернуться, чтобы вовремя вернуться.
6.	В.	Может ли работодатель потребовать, чтобы вы поддерживали радиосвязь в период отдыха?
	А.	Нет, суд в деле Augustus также постановил, что периоды отдыха по вызову запрещены. . «[O] ne не может согласовать практику принуждения сотрудников оставаться наготове, привязанных временем и политикой к определенным местам или устройствам связи, с требованием освободить сотрудников от всех рабочих обязанностей и контроля со стороны работодателя в течение 10-минутных периодов отдыха. ” Augustus v. ABM Security Services, Inc., (2016) 5 Cal.5th 257, 269. Это решение суда относится только к времени дежурства в период отдыха и не применяется к другим типам дежурных вопросов, таким как -смены по вызову или периоды приема пищи по вызову, которые зависят от различных требований и соображений.
7.	В.	Могу ли я делать дополнительные перерывы для отдыха, если я курю?
	А.	Нет, согласно закону Калифорнии время отдыха основывается на общем количестве отработанных часов в день, и требуется разрешить только один десятиминутный период отдыха на каждые четыре часа работы или большую ее часть.
8.	В.	Когда мне нужно пользоваться туалетом во время работы, считается ли это 10-минутным перерывом для отдыха?
	А.	Нет, 10-минутный период отдыха не предназначен исключительно для использования туалетов, о чем свидетельствует тот факт, что Комиссия по промышленному благосостоянию требует, чтобы подходящие помещения для отдыха располагались в зоне «отдельно от туалетных комнат».«Цель Комиссии по промышленному благосостоянию в отношении периодов отдыха ясна: период отдыха не следует путать с перерывами, которые делают сотрудники для посещения туалетов, или ограничивать их. 12, Периоды отдыха, в сочетании с положениями Раздела 13 (B), Раздевалки и помещения для отдыха, который требует, чтобы «Подходящие помещения для отдыха должны быть предоставлены в зоне, отдельной от туалетных комнат, и должны быть доступны для сотрудников в рабочее время. .” Разрешение сотрудникам пользоваться туалетами в рабочее время не соответствует обязательству работодателя по предоставлению периодов отдыха в соответствии с требованиями IWC. Это, конечно, не означает, что работодатели не имеют права разумно ограничивать количество время, когда сотрудник может отсутствовать на своем рабочем месте; и это не означает, что сотрудник, решивший пользоваться туалетом во время разрешенного перерыва, может продлить перерыв, сделав это. Политика DLSE просто запрещает работодателю требование о том, чтобы сотрудники засчитывали любое отдельное использование туалетов как период отдыха.
9.	В.	Я регулярно работаю в восьмичасовую смену. Что я могу сделать, если мой работодатель не разрешает мне сделать перерыв?
	А.	Вы можете либо подать иск о заработной плате (офис комиссара по вопросам труда), либо подать иск в суд против своего работодателя, чтобы взыскать премию в размере одного дополнительного часа заработной платы по вашей обычной ставке компенсации за каждый рабочий день, который не является периодом отдыха. предоставлена.
10.	В.	Что произойдет, если мой работодатель не предоставит мне возможность сделать перерыв для кормления грудью?
	А.	Если вы считаете, что ваш работодатель не предоставляет вам достаточного перерыва и / или места для сцеживания молока, как это предусмотрено в разделе 1030 Трудового кодекса, вы можете подать заявление о заработной плате в соответствии с разделом 226 Трудового кодекса.7 и взыскивать один час оплаты за каждое нарушение. См. Https://www.dir.ca.gov/dlse/HowToFileWageClaim.htm. Вы также можете подать заявление / претензию в Бюро полевого контроля DLSE (BOFE) в офисе BOFE, ближайшем к вашему месту работы. См. Http://www.dir.ca.gov/dlse/HowToReportViolationtoBOFE.htm. DLSE может после проверки выдать работодателю, который нарушает какое-либо положение данной главы, гражданский иск (100 долларов США за каждый день, когда сотруднику отказывают в разумном перерыве или достаточном пространстве для сцеживания молока), которое может быть оспорено в соответствии с в порядке, предусмотренном статьей 1197 Трудового кодекса.1 (статья 1033 Трудового кодекса). Кроме того, любой сотрудник, который стал жертвой репрессалий за отстаивание или попытку отстаивать право на приспособление для кормления грудью или за подачу жалобы в DLSE на отказ работодателя предоставить это приспособление, может подать иск о возмездии в DLSE в соответствии с Раздел 98.7 Трудового кодекса. См. Https://www.dir.ca.gov/dlse/HowToFileRetaliationComplaint.htm ..
11.	Q.	Каков применимый срок давности при подаче иска о периоде отдыха?
	А.	В деле Мерфи против Коула Верховный суд Калифорнии постановил, что средством правовой защиты в случае нарушения режима питания и отдыха «одного дополнительного часа заработной платы» в соответствии с разделом 226.7 Трудового кодекса является заработная плата с трехлетним сроком давности. Соответственно, иск должен быть подан в течение трех (3) лет с момента предполагаемого нарушения периода отдыха.См. Прилагаемый меморандум Отделения относительно решения Суда.
12.	В.	Какая процедура выполняется после подачи заявления о заработной плате?
	А.	После того, как ваше заявление будет заполнено и подано в местный офис Отдела по соблюдению трудовых стандартов (DLSE), оно будет передано заместителю комиссара по вопросам труда, который определит, исходя из обстоятельств заявления и представленной информации, как лучше всего поступить. .Первоначальным действием, предпринятым в отношении претензии, может быть направление на конференцию или слушание или отклонение претензии. Если будет принято решение о проведении конференции, стороны будут уведомлены по почте о дате, времени и месте конференции. Цель конференции – определить обоснованность претензии и посмотреть, можно ли разрешить претензию без слушания. Если претензия не решается на конференции, следующим шагом обычно является передача дела на слушание или прекращение его рассмотрения из-за отсутствия доказательств. В судебном заседании стороны и свидетели дают показания под присягой, и ход заседания протоколируется. После слушания сторонам будет вручено приказ, решение или решение (ODA) Уполномоченного по вопросам труда. Любая из сторон может обжаловать ОПР в гражданском суде соответствующей юрисдикции. Суд передаст дело в суд, и каждая сторона будет иметь возможность представить доказательства и свидетелей. Доказательства и доказательства, представленные на слушании Уполномоченного по труду, не будут основанием для решения суда.В случае апелляции работодателя DLSE может представлять сотрудника, который финансово не может позволить себе адвоката в судебном разбирательстве. См. Брошюру «Политика и процедуры обработки заявлений о заработной плате» для получения более подробной информации о процедуре подачи заявлений о заработной плате.
13.	В.	Что я могу сделать, если я выиграю слушание, а работодатель не оплачивает или не обжалует приказ, решение или решение?
	А.	Когда приказ, решение или награда (ODA) вынесены в пользу работника и нет апелляции, а работодатель не выплачивает ODA, Отдел по соблюдению трудовых стандартов (DLSE) заставит суд включить ODA в качестве решения. против работодателя. Это решение имеет такую ​​же силу и действие, как и любое другое денежное решение, вынесенное судом. Следовательно, вы можете попытаться собрать решение самостоятельно или передать его DLSE.
14.	В.	Что я могу сделать, если мой работодатель принимает ответные меры против меня за то, что я возражал против того, что он не предоставляет сотрудникам перерывы для отдыха?
	А.	Если ваш работодатель каким-либо образом дискриминирует или применяет к вам ответные меры, например, он увольняет вас, потому что вы возражаете против того факта, что он не предоставляет сотрудникам перерывы для отдыха, или из-за того, что вы подаете иск или угрожаете подать иск Уполномоченному по вопросам труда. , вы можете подать жалобу о дискриминации / преследовании в Офис Уполномоченного по вопросам труда.В качестве альтернативы вы можете подать иск в суд против своего работодателя.

Апрель 2021 г.

Коронавирус (COVID-19) Операционные и кадровые вопросы

На этой странице представлена ​​информация и примеры относительно операционных и кадровых проблем, с которыми местные органы власти в штате Вашингтон сталкиваются из-за COVID-19, включая удаленную работу и удаленные встречи, непрерывность операций, планы повторного открытия, отпуск по FFCRA, вакцинацию и многое другое.

Это часть серии ресурсов MRSC по коронавирусу (COVID-19) для местных органов власти.

Последние обновления

Чтобы помочь вам отслеживать быстро меняющуюся ситуацию, связанную с COVID-19, вот краткое изложение последних изменений на этой странице:

Вторник, 21 сентября

• Добавлена ​​ссылка на ПРОЕКТ Постановления № 483 на береговой линии (мероприятие запланировано на 4 октября). В случае утверждения потребует, чтобы все сотрудники, избранные / назначенные должностные лица, волонтеры и личные подрядчики были полностью вакцинированы до 1 декабря 2021 года.Включает отчет персонала. Также добавлена ​​ссылка на форму исключения по религиозным мотивам и медицинское освобождение от Shoreline.
• Добавлена ​​ссылка на политику и процедуры освобождения от вакцинации в округе Пасифик (принятые 20 сентября), которые определяют порядок подачи заявления на освобождение по медицинским или религиозным причинам для сотрудников округа, подпадающих под требования штата по вакцинации. Исключения утверждаются руководителями / директорами, а не отделом кадров; отказы могут быть обжалованы в совет окружных комиссаров. Включает формы исключения и апелляции.

Понедельник, 13 сентября

• Государственный секретарь здравоохранения издал Приказ 20-03.5, а губернатор издал соответствующее Постановление 20-25.17, требующее, чтобы все носили маски для лица на мероприятиях на открытом воздухе или собраниях, на которых присутствовало 500 или более человек, вступающих в силу немедленно, независимо от статуса вакцинации.

Воскресенье, 5 сентября

• Губернатор Инсли издал Прокламацию 20-25.16, в которой вносятся поправки в предыдущую прокламацию «Вашингтон готов», запрещающую местным органам власти и домовладельцам препятствовать или запрещать любому физическому или юридическому лицу или арендатору вводить требования к маске для лица или требовать доказательства вакцинации; также запрещает принимать или угрожать предпринять какие-либо неблагоприятные действия против физических или юридических лиц, которые предъявляют такие требования.Неблагоприятные действия включают, помимо прочего, отказ, приостановление действия, удержание или расторжение контракта, патронаж, финансирование или льготы, отказ в аренде или аренде собственности, повышение арендных ставок и выселение.

---

Непрерывность операций / Непрерывность государственных планов

Ниже представлены планы обеспечения непрерывности операций (COOP) и правительства (COG), принятые или пересмотренные в ответ на пандемию COVID-19.

Для получения дополнительной информации см. Сообщение в нашем блоге «Непрерывность операций во время чрезвычайной ситуации, связанной с COVID-19».

---

Работа на дому

Следуя указаниям должностных лиц общественного здравоохранения и администрации губернатора, многие сотрудники местных органов власти работают из дома / на дому. WaTech, государственное агентство, создало документ по ИТ-ресурсам и контрольному списку, включая ссылки на государственные генеральные контракты, для местных органов власти, чтобы помочь агентствам перейти на удаленную рабочую силу.

Ниже приведены примеры временной политики удаленной работы, принятой в ответ на кризис COVID-19.Некоторые юрисдикции также вносят более постоянные изменения в свою политику удаленной работы / удаленной работы, основываясь на своем опыте во время пандемии COVID-19; примеры постоянной политики удаленной работы см. на нашей странице, посвященной удаленной работе.

• Bothell Временное приложение для работы на дому в связи с COVID-19 (2020)
• Lake Whatcom Water and Sewer District Временное соглашение о дистанционной работе (18 марта 2020 г.)
• Ньюкасл Временное соглашение о дистанционной работе (2020)
• Northshore Utility District Временная политика в области удаленного доступа (19 марта 2020 г.)
• Рентон Опрос по дистанционной работе в связи с COVID-19 (2020 г.) – Опрос, распространенный среди сотрудников для получения отзывов о текущих договоренностях о дистанционной работе
• Береговая линия Временное соглашение о дистанционной работе в связи с COVID-19 (9 марта 2020 г.)
  • Опрос по удаленной работе (2021 г.) – вопросы для оценки отзывов персонала об удаленной работе и работе на дому, с тем чтобы город мог обеспечить регулярные и постоянные возможности удаленной работы в будущем.
• Tumwater Политика удаленной работы в чрезвычайных ситуациях (18 марта 2020 г.) – Политика в отношении COVID-19 в чрезвычайных ситуациях; включает соглашение об удаленной работе, контрольный список политик и форму заявки для запроса на удаленную работу.
• округ Ватком Форма запроса и соглашение о дистанционной работе (7 мая 2021 г.) – Форма заявления для сотрудников с просьбой о регулярной или периодической гибридной удаленной работе; включает соглашение о дистанционной работе, критерии проверки со стороны руководства, политику работы из удаленных мест и ответы на часто задаваемые вопросы для руководителей по оценке удаленной работы после COVID.

---

Открытые собрания

Постановление губернатора Инсли №

20–28, первоначально выпущенное 24 марта 2020 г., временно запрещало агентствам проводить собрания, подпадающие под действие Закона об открытых публичных собраниях, лично и требовало, чтобы такие собрания проводились удаленно с возможностью удаленного присутствия общественности. Это прокламация неоднократно расширялась и изменялась; текущие требования описаны ниже.

Все государственные учреждения должны предоставлять возможность удаленного участия в своих публичных собраниях. Важно отметить, что объявление требует телефонного участия как минимум . Юрисдикция не может выбрать только , видео или другую потоковую передачу через Интернет, но должна предоставить номер для вызова, чтобы участники могли слышать собрание.

Прокламация также не требует физического размещения уведомлений о собраниях и их переносов на месте. Однако агентства по-прежнему обязаны публиковать уведомления на своих веб-сайтах (если применимо) и, как обычно, уведомлять местные новостные организации.

Начиная с 8 декабря 2020 г. с Прокламацией 20-28.14 et seq. , любые государственные учреждения могут, в дополнение к элементам удаленного собрания, включить дополнительный личный компонент в публичное собрание, если соблюдаются все условия, указанные в прокламации, включая соблюдение руководящих принципов для «деловых встреч» в руководство штата по разным объектам. С 30 июня 2021 г. больше нет ограничений по пропускной способности или требований к физическому дистанцированию, и, хотя для невакцинированных лиц требуется маскировка, для представителей общественности проверка не требуется (хотя местные органы власти могут по желанию потребовать проверки для участников без масок). .

Если в какой-то момент личный компонент собрания не может соответствовать этим требованиям, все собрание (включая телефонный / удаленный компонент) должно быть отложено, продолжено или прекращено до тех пор, пока не будут выполнены условия.

Согласно предварительным беседам с администрацией губернатора и Ассоциацией городов Вашингтона, выступающие на открытом собрании могут снимать тканевое покрытие лица или маску на время выступления, хотя нельзя прикасаться к общей трибуне, трибуне для свидетелей или оборудованию без дезинфицируются после того, как каждый человек его использовал.

Агентствам

изначально было запрещено предпринимать «действия», как определено в RCW 42.30.020 (3), за исключением случаев, когда эти вопросы были необходимыми и рутинными вопросами или вопросами, необходимыми для реагирования на вспышку COVID-19 и текущую чрезвычайную ситуацию в области общественного здравоохранения, но это положение было удалено Постановлением 20-28.4, и законодательным органам разрешено принимать «меры» на своих собраниях с 1 июня 2020 года.

Для получения дополнительной информации см. Следующие сообщения в блоге MRSC:

В качестве примера см. Правила процедуры Совета Issaquah с поправками от 21 сентября 2020 г., касающимися удаленного присутствия во время чрезвычайных ситуаций.

Также см. Руководство Генеральной прокуратуры штата по закону об открытых публичных собраниях COVID-19, первоначально выпущенное 6 марта 2020 г. и впоследствии обновленное и расширенное, чтобы отразить прокламации OPMA губернатора. Однако руководство AG не обновлялось с 19 июня 2020 г.

---

Планы и политика повторного открытия

19 июня 2020 года губернатор Инсли выпустил меморандум для местных органов власти, призывая их использовать Руководство по возобновлению безопасного запуска для государственных учреждений, которое штат обновляет по мере необходимости, в качестве ресурса при разработке своих собственных планов безопасного запуска.

Юрисдикции также могут ссылаться на шаблон плана безопасного старта для фазы 3 штата, который был первоначально выпущен летом 2020 года в соответствии с прежним планом «Безопасный старт», который с тех пор был заменен. Общие соображения относительно здоровья и безопасности по-прежнему полезны, но обязательно ознакомьтесь с текущими рекомендациями штата в области общественного здравоохранения.

Штат изначально выпустил руководящие документы по общественному здравоохранению для конкретных отраслей, некоторые из которых повлияли на местные органы власти, но большинство из этих документов были отменены к 30 июня 2021 года и больше не действуют.

Многие юрисдикции также установили руководящие принципы и процедуры для основных сотрудников или других сотрудников, которые возвращаются к личной работе. Ниже приводится ряд примеров (некоторые из которых были приняты до постановления губернатора о неосведомленности и последующих поправок или могут не отражать последние события, такие как изменение руководства по маскам для лица).

Для получения дополнительной информации см. Следующие сообщения в блоге MRSC:

См. Также раздел «Маски для лица и вакцинации» ниже.

Планы, принятые или обновленные в 2021 году

• Issaquah Обновление плана и политики защиты от COVID-19 (21 мая 2021 г.) – по-прежнему требуется носить маски для лица во всех городских зданиях; требование будет пересмотрено, когда вакцинация по городским отделениям достигнет 70%. City предлагает временные льготы для нынешних сотрудников, которые проходят вакцинацию; вакцинация будет обязательной для новых сотрудников.
• Округ Китсап Безопасное возвращение в офис – онлайн-курс обучения для сотрудников и руководителей, включая ответы на часто задаваемые вопросы
• Lacey Safe Start Plan (1 марта 2021 г.) – Подробный план повторного открытия, включая маски для лица, социальное дистанцирование, удаленную работу, общественный доступ и реакцию города на воздействие COVID-19 или положительные тесты.Обратите внимание, что это было выпущено до того, как штат вернулся к подходу от округа к округу и перешел к этапу 3.
• Redmond План возобновления работы «Stay Safe» (май 2021 г.) – Стратегия, состоящая из пяти этапов для возобновления работы городских объектов, служб и программ
• Сиэтл Политика защиты лица от COVID-19 для сотрудников, подрядчиков, поставщиков и посетителей городских объектов (2 августа 2021 г.) – Обязательная политика в отношении масок и полезные ответы на часто задаваемые вопросы.
• Walla Walla COVID-19 Руководство по возвращению к работе (20 апреля 2021 г.) – городской план по возобновлению работы общественных объектов, включая инструкции для сотрудников и контрольный список для самооценки, руководство сайта COVID-19, краткое руководство для сотрудников, подвергшихся воздействию COVID или тестирования положительные и рекомендации по расширенному оплачиваемому отпуску по болезни.
  • Обновление руководства по маскам (19 мая 2021 г.) – содержит рекомендации для полностью вакцинированных и невакцинированных сотрудников, а также для представителей общественности и сотрудников, работающих с детьми.

Планы, принятые или обновленные в 2020 г.

• Де-Мойн Комплексный план COVID-19 – адресован сотрудникам, волонтерам, представителям общественности и другим людям
• Gig Harbour Информация о COVID-19 – см. Раздел «Городское обучающее видео и информация», который включает полный городской план COVID-19, учебные материалы для сотрудников и журнал посетителей для отслеживания контактов.
• Округ Кинг COVID-19 Рабочие процедуры для сотрудников (26 августа 2020 г.) – Предназначены для оказания помощи сотрудникам, ведущим личные важные дела или возвращающимся на работу
• Pacific План предотвращения пандемии COVID-19 и реагирования на чрезвычайные ситуации (2 апреля 2020 г.) – Весьма всеобъемлющий план включает обязанности сотрудников и города, социальное дистанцирование, уборку, смену смены, удаленную работу и политику отпусков, включая FFCRA.Также включает форму запроса на альтернативный график работы и форму удержания из зарплаты для авансовых выплат по болезни.
• Порт Порт-Таунсенд Реагирование на пандемию COVID-19 (25 марта 2020 г.) – Уточнение того, что сотрудники порта являются важными работниками в соответствии с приказом губернатора «Оставайтесь дома, оставайтесь здоровыми», но изменение политики порта для обеспечения адекватного социального дистанцирования, включая ротацию график работы бригады до одной недели работы / одной недели отпуска с оплачиваемым административным отпуском.
• Pullman Временная политика контроля за инфекционными заболеваниями (26 марта 2020 г.) – излагает ожидания и шаги, которые сотрудники должны предпринять для снижения передачи заболеваний на рабочем месте.Включает дополнительные меры, которым необходимо следовать по указанию мэра или городской администрации.
• Рентон Экстренный приказ № 2000-1 (11 марта 2020 г.) – требует от сотрудников / подрядчиков, которые подозревают, что они заключили договор / подверглись воздействию COVID-19, сообщать HR и запрещает им сообщать в городские объекты без разрешения HR. Отдел кадров может отказаться от обычных правил оплачиваемого отпуска / удаленной работы, чтобы избежать финансовых трудностей для незащищенных работников, которые вынуждены оставаться дома.
• Shoreline Инструкции по проверке здоровья сотрудников на COVID-19 (2020 г.) – Содержит инструкции для сотрудников, которые будут приходить в городское учреждение на работу, на собрания или забирать / оставлять предметы; все сотрудники должны проходить ежедневную медицинскую проверку / отчет до прихода на работу или сразу же по прибытии на работу.
• Округ Скамания Планы повторного открытия / Руководство по возвращению к работе (1 июля 2020 г.) – Список общих рекомендаций для всех отделов, а также более подробные инструкции для отдельных отделов

---

Маски и вакцины

Местные органы власти должны соблюдать текущие требования к маске лица, установленные губернатором, государственным секретарем здравоохранения или местным сотрудником общественного здравоохранения, в зависимости от того, что является более строгим. Местные органы власти могут также устанавливать свои собственные требования к маске лица для сотрудников и посетителей, которые являются более строгими, чем государственные или местные требования общественного здравоохранения.

6 июля 2021 года Министерство юстиции США выпустило юридический меморандум, в котором говорится, что ничто в федеральном законе не запрещает государственным или частным работодателям требовать вакцины в качестве условия приема на работу, даже если вакцины подлежат разрешению на использование в экстренных случаях. Это соответствует предыдущим рекомендациям (см. Запись в нашем блоге «Требования к вакцинации от COVID-19 на рабочем месте в органах местного самоуправления»).

В августе 2021 года губернатор Инсли издал Прокламации 21-14 и 21-14.1, требующие, чтобы работники здравоохранения и долгосрочного ухода, работники по уходу за детьми и образовательными работниками, а также большинство государственных служащих были полностью вакцинированы к 18 октября 2021 года в качестве условия приема на работу, независимо от того, или статус удаленной работы.Исключения будут сделаны для лиц с законными медицинскими показаниями или по искренним религиозным мотивам, но у сотрудника не будет возможности отказаться от регулярного прохождения тестов на COVID вместо вакцинации. Для получения дополнительной информации см. Запись в нашем блоге Требования к маскам для лица и вакцинам: положение дел по состоянию на 23 августа 2021 г.

Губернатор призвал местные органы власти ввести аналогичные требования к вакцинам для своих сотрудников. Для получения дополнительной информации, включая юридические полномочия и соображения, см. Нашу запись в блоге Требования к вакцинации от COVID-19 на рабочем месте в местных органах власти.

Если местные органы власти решат не выполнять требования по вакцинам, они все равно могут предлагать программы стимулирования вакцинации для поощрения сотрудников к вакцинации; для получения дополнительной информации см. сообщение в нашем блоге, июнь 2021 г., Политика стимулирования вакцинации на рабочем месте в органах местного самоуправления.

Ниже приведены избранные примеры местной политики и форм в отношении вакцин / масок; обратите внимание, что они представлены только в качестве примеров и могут не отражать текущие рекомендации по общественному здравоохранению.

• Беллингхэм:
• Issaquah Обновления плана защиты и политики от COVID-19 (21 мая 2021 г.) – все сотрудники по-прежнему должны носить маски для лица независимо от статуса вакцинации; требования будут пересмотрены, когда вакцинация по городским отделениям достигнет 70%.Городские власти предлагают временные льготы нынешним сотрудникам, прошедшим вакцинацию; вакцинация будет обязательной для новых сотрудников.
• Округ Киттитас Политика в отношении вакцинации и масок (1 июня 2021 г.) – включает процесс документирования вакцинации сотрудников, а также форму самооценки, которую сотрудники должны подписать.
• Округ Пасифик Политика освобождения от вакцинации против COVID-19 (20 сентября 2021 г.) – Устанавливает процесс подачи заявления на освобождение от вакцинации по медицинским или религиозным причинам для сотрудников, подпадающих под требования штата по вакцинации.Исключения утверждаются руководителями / директорами, а не отделом кадров; отказы могут быть обжалованы в совет окружных комиссаров. Включает формы исключения и апелляции.
• Береговая линия ПРОЕКТ Резолюции № 483 (действие запланировано на 4 октября 2021 г.) – В случае утверждения потребует, чтобы все сотрудники, избранные / назначенные должностные лица, волонтеры и личные подрядчики прошли полную вакцинацию к 1 декабря 2021 г. Включая персонал отчет.
• Округ Спокан Процесс и форма аттестации о вакцинации COVID-19 (6 июля 2021 г.) – Описывает процесс проверки сотрудниками статуса вакцинации, если сотрудник желает работать без маски; включает подписанную форму самооценки для сотрудников, которые не хотят показывать свою карту вакцинации

---

Отпуск сотрудника и FFCRA

Во время текущего кризиса некоторые сотрудники вынуждены брать отпуск из-за различных проблем, таких как болезнь, карантин, закрытие определенных учреждений или отсутствие ухода за детьми из-за закрытия очных школ или детских садов.

Федеральный закон о реагировании на коронавирус для семей (FFCRA) требует от всех работодателей государственных учреждений предоставлять до 12 недель оплачиваемого отпуска по болезни и расширенного семейного и медицинского отпуска (FMLA) по определенным причинам, связанным с COVID-19. Срок действия первоначального закона истек 31 декабря 2020 года, и государственные работодатели больше не обязаны предоставлять отпуск по программе FFCRA.

Тем не менее, Федеральный Закон о дополнительных ассигнованиях на меры реагирования на коронавирус (CCRSA), подписанный 27 декабря 2020 года, уполномочил работодателей , опционально, предоставлять отпуск по FFCRA до 31 марта 2021 года сотрудникам, которые еще не исчерпали свой отпуск по FFCRA.

Закон о американском плане спасения (ARPA или ARP) дополнительно расширил эти положения, разрешив работодателям добровольно предоставлять 10 дополнительных дней отпуска по программе FFCRA в период с 1 апреля 2021 года по 30 сентября 2021 года и добавив дополнительную квалификационную причину, связанную с COVID. -19 диагностических тестов и прививок.

В то время как частные работодатели получили федеральные налоговые льготы за отпуск по FFCRA, предоставленный работникам, правительства штата и местные органы власти не имели права на налоговые льготы в соответствии с первоначальным законодательством.Однако с принятием Американского плана спасения местных органов власти теперь имеют право на получение федеральных налоговых льгот за любой добровольный оплачиваемый отпуск, предоставляемый в соответствии с ARPA, только в период с 1 апреля 2021 года по 30 сентября 2021 года.

Для получения дополнительной информации см. Следующие ресурсы:

Кроме того, сотрудники могут иметь возможность использовать различные другие местные или государственные программы отпусков, чтобы взять отпуск. Для получения дополнительной информации, включая краткое изложение того, какие типы отпусков могут быть доступны в наиболее распространенных сценариях, см. Страницу Департамента безопасности занятости штата о COVID-19 Business Information.

Ряд юрисдикций внесли изменения в свои местные правила отпусков. Ниже приведены примеры, которые мы получили, но обратите внимание, что некоторые из этих политик были приняты до принятия FFCRA и могут не включать эти программы отпусков.

Политики, включающие FFCRA

• Округ Кинг Форма запроса на отпуск FFCRA (10 апреля 2020 г.) – Форма для сотрудников, запрашивающих отпуск в чрезвычайной ситуации в соответствии с FFCRA. Сотрудники должны выбрать, какая ситуация относится к ним, и предоставить необходимую документацию.
• Maple Valley Плата за пандемию COVID-19 с поправками (31 марта 2020 г.) – устанавливает оплату за пандемию для сотрудников, подвергшихся воздействию COVID-19 первого уровня или которым городской менеджер поручил работать на дому или работать на дому, но не может государственным или федеральным мандатам. Исключая сотрудников, получающих пособие по безработице или оплачиваемый отпуск в соответствии с FFCRA.
• Pacific План предотвращения пандемии COVID-19 и реагирования на чрезвычайные ситуации (2 апреля 2020 г.) – Весьма всеобъемлющий план включает обязанности сотрудников и города, социальное дистанцирование, уборку, смену смены, удаленную работу и политику отпусков, включая FFCRA.Также включает форму запроса на альтернативный график работы и форму удержания из зарплаты для авансовых выплат по болезни.
• Округ Пирс Текущий COVID-19 Порядок работы, пребывания дома и увольнения – Обсуждает, какой отпуск может быть использован, в каких ситуациях и процедурах следовать
  • Расширенная форма запроса на отпуск по FMLA (20 марта 2020 г.) – Позволяет имеющим на то право сотрудникам запрашивать расширенный отпуск по FMLA в соответствии с FFCRA, если они не могут работать из-за ухода за ребенком сотрудника в возрасте до 18 лет в результате закрытия школы или детского сада из-за COVID-19.
• Политика и программа временного отпуска Pullman (26 марта 2020 г.) – Включает 80 часов временного отпуска из финансируемого городом банка аварийных отпусков для сотрудников, пострадавших от COVID-19, которые будут заменены в начале апреля на 80 часов чрезвычайной ситуации. оплачиваемый отпуск по болезни в соответствии с Законом о первоочередном реагировании на коронавирус в семьях (FFCRA).

Политики, действовавшие до FFCRA

• Bothell Форма запроса заблаговременного отпуска по болезни (2020) – Форма для сотрудников, у которых нет отпуска, чтобы запросить отпуск по болезни до 24 часов заранее в соответствии с городской политикой пандемии гриппа
• Burien Modified Shared Leave Program (16 марта 2020 г.) – Временное изменение программы совместного отпуска; уполномочивает сотрудников передавать накопленные отпускные и / или отпуска по болезни в пул для использования сотрудниками города, пострадавшими от непосредственного кризиса, связанного с пандемией COVID-19.Включает форму пожертвования.
• Covington Water District Постановление № 4410 (24 марта 2020 г.) – Реализует политику компенсации для некоторых сотрудников, отправленных домой, которые не могут работать удаленно, позволяя им дежурить по вызову и получать компенсацию. Также предусмотрены 10 дополнительных дней по болезни для сотрудников, которые заразились COVID-19 или живут с кем-то, кто заразился.
• PUD округа Коулиц № 1 Дополнительный отпуск по COVID-19 и разрешение на отпуск по пандемии (14 марта 2020 г.) – Предоставляет 60-80 часов дополнительного отпуска всем сотрудникам для снижения распространения коронавируса (COVID-19).Может использоваться, если сотрудник или сотрудник живет с положительными тестами на COVID-19 или проявляет симптомы, или если детская школа закрыта из-за COVID-19.
• Duvall Меморандум об отпуске по уходу за ребенком COVID-19 (12 марта 2020 г.) – мэр разрешает сотрудникам с детьми школьного возраста оставаться дома с полной оплатой / льготами в течение четырех дней, пока они занимаются уходом за детьми. Сотрудникам, которым требуется дополнительное время, необходимо обсудить это с руководителем; дополнительный выходной требует использования накопленного отпуска по болезни, отпуска или времени на отдых
• Renton Исследование влияния закрытия школ на COVID-19 – Опрос распространяется среди сотрудников, чтобы лучше понять их потребности в уходе за детьми в связи с закрытием школ
• Shoreline Политика и процедура выплаты и отпуска в связи с COVID-19 в чрезвычайных ситуациях (9 марта 2020 г.) – Политика в чрезвычайных ситуациях, содержащая рекомендации и устанавливающие процедуры использования оплачиваемого отпуска и оплаты для городских служащих во время пандемии COVID-19.Включает отпуск по болезни, добровольный отпуск, отпуск по семейным обстоятельствам и отпуск по болезни, а также оплату закрытия города.

---

Средства защиты рабочих из группы повышенного риска

Прокламация губернатора Инсли 20-46 и последующие, первоначально выпущенная 13 апреля 2020 года и впоследствии измененная и продленная несколько раз, отменяется с 23:59 28 июня 2021 года. Эта прокламация была существенно заменена ESSB 5115, Закон о нормах труда в чрезвычайных ситуациях в области здравоохранения (HELSA), который вступил в силу 11 мая 2021 года. Для получения дополнительной информации о HELSA см. Вопросы и ответы Министерства труда и промышленности о защите сотрудников из групп повышенного риска от дискриминации во время чрезвычайных ситуаций в области общественного здравоохранения.

---

Дарение государственных средств Выпуски

Ряд местных органов власти задавали вопрос, будут ли определенные действия по борьбе с COVID-19, такие как осуществление выплат некоммерческим организациям для поддержки услуг по уходу за детьми или предоставление сотрудникам оплачиваемого отпуска, если им приказано не приходить на работу, нарушением конституционного дарования запрет государственных средств.

Генеральная прокуратура штата рассмотрела этот вопрос в меморандуме (2020 г.), в котором говорится, что в целом местные органы власти имеют широкие полномочия по расходованию средств на борьбу с COVID-19, поскольку такие усилия способствуют достижению фундаментальных общественных целей, таких как защита здоровья и благополучия населения.

Генеральная прокуратура также предоставила дополнительные указания по вопросам дарения государственных средств, относящихся к экономической помощи малым предприятиям и жителям с низкими доходами. Для получения дополнительной информации по этой теме посетите нашу страницу о программах помощи малому бизнесу и арендаторам в связи с коронавирусом (COVID-19).

---

Закон о государственных архивах

Губернатор и руководители законодательных органов штата выпустили несколько временных отказов и запретов, связанных с Законом о публичных записях.Для получения дополнительной информации см .:

Эти приказы не освобождают агентства от иного соблюдения PRA во время чрезвычайной ситуации COVID-19. Из-за пандемии сотрудники JLARC также продлили 1 июля крайний срок отчетности по показателям общедоступных записей 2019 года до 25 сентября 2020 года, но этот срок уже прошел.

---

Связь с сотрудниками

Ниже приведены примеры сообщений местных органов власти своим сотрудникам относительно COVID-19. Обратите внимание, что они представлены только в качестве примеров на определенный момент времени и не обязательно отражают самые последние действия, предпринятые этими юрисдикциями.

---

Планирование и выдача разрешений

Решение о том, как обращаться с местными разрешениями и инспекциями во время пандемии COVID-19, было сложной задачей для местных властей Вашингтона. Постановление губернатора Инсли «Оставайтесь дома, оставайтесь здоровым», изданное 23 марта 2020 года, еще больше усложнило задачу. Во многих случаях сотрудники, занимающиеся разработкой и проверкой, работают удаленно из дома, что означает, что обычная рабочая деятельность выполняется иначе, и время отклика может быть медленнее, чем обычно.

Для получения дополнительной информации см. Сообщения нашего блога «Обработка разрешений на разработку и проверки во время пандемии COVID-19» (10 апреля 2020 г.) и «Быстрый переход на систему онлайн-разрешений / пересмотра планов» (18 июня 2020 г.).

Кроме того, ниже приведены примеры местных процедур планирования и выдачи разрешений, а также другие документы, связанные с COVID-19. Этот раздел будет расширяться по мере поступления дополнительных примеров.

• Bothell Постановление № 2312 (7 апреля 2020 г.) – Временно откладывает истечение срока действия заявок на застройку, утвержденных действий по землепользованию и разрешений на строительство, а также временно сокращает процедурные сроки.Срок действия истекает 7 октября 2020 г.
• Постановление Бакли № 07-20 (28 апреля 2020 г.) – Временно откладывает истечение срока действия заявок на застройку и утвержденных действий по землепользованию и разрешений на строительство, а также временно сокращает процедурные сроки в ответ на чрезвычайную ситуацию в области общественного здравоохранения, связанную с COVID-19.
• Озеро Стивенс Постановление № 1084 (14 апреля 2020 г.) – Временное постановление уполномочивает городские власти временно предоставлять продление заявок на застройку, утвержденных действий по землепользованию и разрешений на строительство в ответ на пандемию COVID-19.Срок действия истекает 22 октября 2020 г.
• Округ Пирс Постановление № 2020-46 (14 апреля 2020 г.) – Сроки и даты истечения срока, связанные с подачей заявок на получение разрешений и утверждениями, приостанавливаются в связи с пандемией COVID-19.
• Саммамиш:
• Округ Снохомиш Постановление № 20-027 (20 апреля 2020 г.) – принимает временный официальный контроль для приостановки и взимания сборов за истечение сроков для всех заявлений, утверждений и разрешений, регулируемых Кодексом 30 округа Снохомиш.70.140 в ответ на чрезвычайную ситуацию в области общественного здравоохранения, вызванную COVID-19.

Служебные папки персонала (OPF), архивные материалы и доступ

Архивные фонды:

Архивные фонды гражданских официальных кадровых папок (OPF) включают записи, созданные различными федеральными агентствами для федеральных служащих, которые служили в период 1850-1951 . Чтобы просмотреть список большинства агентств, имеющих ОБТК в наших архивных фондах, см. Официальные папки персонала (ОБТК), Архивные запасы.

Как я могу получить доступ к архивным OPF?

Обратите внимание: Стремясь еще больше сохранить наши записи, Национальный архив переходит к предоставлению оцифрованных репродукций большинства записей и безопасных цифровых счетов-фактур. Просьба указывать текущий адрес электронной почты при каждом запросе .

Физические лица могут получить доступ к этим записям по:

• Отправка запроса по электронной почте на адрес [email protected], используя следующие требования
• Отправка письменного запроса на копии записей по почте с использованием следующих требований и адреса
• Если вы запрашиваете запись о сотруднике CCC или WPA, воспользуйтесь нашими стандартными формами, расположенными справа. Они могут быть отправлены по электронной или обычной почте. Обратите внимание: счет будет отправлен по электронной почте.
• Посещение Комнаты архивных исследований в Сент-Луисе, Миссури, только по предварительной записи (назначить встречу)
• Привлечение независимого исследователя для изучения записей от их имени

Как мне подать письменный запрос на копии записей?

В ваших запросах: Укажите необходимую запись и объясните цель вашего запроса.Включите форму запроса, если применимо. Некоторая основная информация, необходимая для поиска документов гражданского персонала, включает:

• полное имя, используемое при трудоустройстве на федеральном уровне (имя, отчество, фамилия, дева (если применимо)),
• дата рождения,
• наименование и место нахождения Федерального агентства по найму,
• даты начала и окончания Федеральной службы,
• Номер социального страхования (если применимо)

Электронная почта [ предпочтительно ]: [email protected]

Письменные запросы могут быть отправлены по почте:
Национальное управление архивов и документации
ATTN: Archival Programs
P.O. Box 38757
Сент-Луис, Миссури 63138

Комиссия за копирование:

Архивные ОБТК подпадают под действие графика сборов NARA, который уполномочивает Агентство собирать сборы с населения за копии архивных документов (44 USC 2116c и 44 USC 2307). Запрос требует покупки ПОЛНОЙ копии OPF.Мы не можем проводить опосредованные исследования.

Примечание. Не отправляйте платеж, пока мы не сообщим вам, что запись была обнаружена.

OPF на 5 страниц или меньше: фиксированная плата в размере 25 долларов США

OPF 6 или более страниц: фиксированная ставка 70 долларов

Карта служебных данных (SRC): фиксированная плата в размере 20 долларов

Карточки трудового стажа предлагают краткую информацию о занятости, включая встречи, продвижение по службе, переводы и увольнение со службы.

Для некоторых записей может быть 0 долларов.Плата в размере 80 долларов США за страницу с минимальной суммой в 20 долларов США, если запись относится к нескольким лицам, I.E. если запись относится к нескольким лицам, например, бриф почтмейстера.

Обратите внимание: вышеуказанная информация о доступе относится только к записям бывших федеральных государственных служащих, чья работа закончилась до 1952 . Чтобы получить доступ к записям государственных служащих, чья работа закончилась после 1951 , СВЯЖИТЕСЬ С НАЦИОНАЛЬНЫМ ЦЕНТРОМ КАДРОВЫХ КАДРОВ – ГРАЖДАНСКИЕ КАДРОВЫЕ ЗАПИСИ щелкните Официальные папки персонала (OPF), Федеральные (неархивные) холдинги и доступ.

Выбери свои слова: Vocabulary.com

Подберите правильное слово для каждого предложения:

XYZ Co. увольняет человек / персонала с угрожающей скоростью.

Мои личные / кадровые файлы включают заметки о том, как захватить мир, используя только красную скрепку.

Match.com и другие сайты знакомств устранили необходимость в рекламе личных / личных .

HR-отдел постоянно обновлял личный файл Джеймса / файл персонала со всеми жалобами на его рабочие привычки.

Персональный и персонал можно перепутать, если автор не усерден, тем более, что оба могут использоваться как существительное и прилагательное. Давайте пройдемся по викторине, чтобы раскрыть все четыре использования.

В первом примере можно сказать, что XYZ Co. увольняет сотрудников или персонал; правильный выбор здесь – персонала, существительное во множественном числе.У вас не было бы одного персонала; у вас было бы много.

Второе предложение требует человека. Личное относится к чему-то конкретному человеку, к чему-то, что было сделано лично, что-то связано с человеком и т. Д. Мои файлы принадлежат мне; их личных. Они не имеют никакого отношения к моему работодателю.

Третье предложение относится к объявлениям, размещаемым в газете людьми, ищущими романтики или желающими послать сообщение другим. Знакомства – правильный, хотя и все более редкий выбор.

В последнем предложении файл персонала является файлом сотрудника. Хотя дело касается одного человека и является в некоторой степени конфиденциальным, оно ограничено работой Джеймса в его нынешней компании; это файл, хранящийся в компании о своем сотруднике.

Чтобы запомнить, какое слово есть что, попробуйте следующее: Персонал имеет два n s, точно так же, как в компании должно быть как минимум два сотрудника, чтобы иметь персонала. Anything personal (one n ) относится к одному человеку.

Чего следует избегать руководителю при подаче заказов

Многие считают, что для того, чтобы быть эффективным менеджером, нужно отдавать приказы людям в своей команде или в своем отделе. Они не правы. Заказы следует оставлять на случай чрезвычайных ситуаций. Вместо этого предлагайте направление и поощряйте сотрудников определять наилучший путь вперед с помощью открытых вопросов.

Приказы подавляют критическое мышление и снижают творческий потенциал

Когда вы отдаете приказ, вы приказываете кому-то что-то сделать.« Положите этот файл мне на стол, » – это приказ. Так и есть: « Отправьте Роджера на позднюю смену. » Когда вы отдаете приказ, вы не позволяете другому человеку думать о том, что и как делать. Все, что они могут сделать, это выполнить ваш заказ.

Поступая так, вы подавляете творческое и критическое мышление, решение проблем и подавляете обучение. Вместо того, чтобы отдавать приказы и говорить кому-то, что делать, хорошие менеджеры предлагают направление и дают инструкции высокого уровня.Вместо того, чтобы говорить людям, как что-то делать, вы говорите им, что хотите сделать, а остальное предоставляете их усилиям.

Сила запроса ввода

Более эффективный подход, чем выдача заказов, – это описание работы, которую необходимо выполнить, и запрос идей и предложений. Большинство людей предпочитают иметь некоторую степень контроля над выполнением своей работы. Ваша роль как менеджера – описать конечную цель или задачу. Вы владеете «Что», однако, по возможности, делегируйте «Как», чтобы поощрять участие и стимулировать творческое мышление.

Когда вы говорите сотруднику, что вы хотите сделать, вместо того, чтобы отдавать приказ, вы даете ему свободу придумать лучший способ выполнения задачи. Им предлагается думать самостоятельно и даже мыслить творчески. Хотя их идеи могут не всегда совпадать с вашим взглядом на лучший метод выполнения задания, важно понимать, что может быть несколько эффективных методов выполнения работы. Возможно, сотрудник предложит лучший подход.

Научитесь представлять новые задания как вызовы.Опишите основную проблему, которую необходимо решить, или возможность реализации. Если возможно, опишите цели задания. А затем ответьте на один из самых эффективных вопросов менеджера: « Как вы хотите выполнить это задание? ».

Используйте дополнительные вопросы, в том числе:

• Как вы оцениваете различные подходы к выполнению этого задания?
• Какой из возможных подходов, по вашему мнению, вы выберете?
• Каковы преимущества вашего подхода?
• Каковы некоторые из потенциальных рисков?
• Какая помощь вам понадобится от меня или других?

Ваши открытые вопросы расширяют возможности ваших сотрудников.Вместо того, чтобы требовать от них соответствия их восприятию вашего метода, вы поощряете их широко задуматься о задаче и о последствиях различных подходов. Ваша готовность позволить им выбрать подход показывает, что вы доверяете им принимать правильные решения. Ваша задача обдумать потенциальные риски увеличивает их возможность избежать или уменьшить эти риски.

Укажите конкретные результаты

Приказы обычно очень ясны при описании задачи, а желаемые результаты оставляют место для интерпретации.Поэтому, когда вы даете инструкции вместо приказов, вам необходимо явно определить желаемые результаты.

Вместо того, чтобы говорить «Я бы хотел, чтобы вы просмотрели данные за последний месяц и вернулись ко мне по этому поводу», скажите точнее. Например, вы могли бы сказать:

Просмотрите данные за последний месяц. В идеале я хотел бы услышать ваш анализ данных и рекомендации о том, как нам следует действовать. Управленческая команда ищет наши идеи относительно инвестиций в новый проект, и ваши усилия здесь имеют решающее значение для этой инициативы.Встреча состоится в четверг, поэтому, если вы завершите ее до вторника, у нас будет время обсудить ваши выводы и рекомендации во время еженедельной встречи в среду утром. Спасибо!

При установке направления всегда выделяйте:

• То, о чем вы просите.
• Использование или контекст присвоения.
• Ожидаемые результаты.
• Временные рамки или, при необходимости, конкретная дата платежа.
• Ваша признательность за индивидуальные усилия.

Когда заказы принимаются

Исключения из правила «Не отдавать приказы» включают ситуации, связанные с чрезвычайными ситуациями, здоровьем или безопасностью людей. Правильные приказы в нужное время могут спасти жизни, предотвратить травмы и предотвратить возможные бедствия. От вооруженных сил до правоохранительных органов, пожаротушения, отделения неотложной помощи больницы или хирургического отделения – существуют абсолютно ситуации, когда требуются прямые приказы. Однако, если ваша среда менее изменчива, чем эти ситуации, используйте заказы умеренно.

Итог

Ваша работа как менеджера – доводить дело до конца. Однако это также означает, что нужно делать что-то через других. Когда вы отдаете приказы, вы ограничиваете группу своим уровнем знаний. Когда вы даете инструкции, вы позволяете сотрудникам вносить все, что они могут. В следующий раз, когда вы начнете отдавать приказ, вместо этого дайте инструкции. Четко скажите сотруднику, что вы хотите сделать. Пусть придумают, как это сделать. Это лучшее решение для вас обоих.

COVID-19 Руководство по персоналу для менеджеров и сотрудников | UIC Human Resources

Часто задаваемые вопросы

Q: Школа, где учится мой ребенок, дает мне выбор между посещением моего ребенка лично или участием в программе дистанционного обучения на осень. Я подписался на альтернативное дистанционное обучение, потому что, например, я беспокоюсь, что мой ребенок может заразиться COVID-19 и принести его домой в семью. Поскольку мой ребенок будет дома, могу ли я взять оплачиваемый отпуск в соответствии с FFCRA в этих обстоятельствах? (добавлено 27.08.2020) [Обновлено, чтобы отразить пересмотренные правила Департамента, которые вступили в силу с даты публикации в Федеральном реестре.]

A: Нет, вы не имеете права брать оплачиваемый отпуск в соответствии с FFCRA, потому что школа вашего ребенка не «закрыта» по причинам, связанным с COVID – 19; он открыт для посещения вашим ребенком. Отпуск FFCRA не предоставляется для ухода за ребенком, чья школа открыта для личного посещения. Если ваш ребенок находится дома не потому, что его или ее школа закрыта, а потому, что вы решили оставить ребенка дома, вы не имеете права на оплачиваемый отпуск FFCRA. Однако, если из-за COVID-19 ваш ребенок находится под карантином или медицинский работник посоветовал ему самоизолироваться или пройти карантин, вы можете иметь право взять оплачиваемый отпуск для ухода за ним.

Q: Школа, в которой учится мой ребенок, работает на альтернативной основе (или с другим режимом обучения). Школа открыта каждый день, но ученики чередуют дни личного посещения школы и дни дистанционного обучения. Им разрешается посещать школу только в отведенные им дни личного посещения. Могу ли я взять оплачиваемый отпуск в соответствии с FFCRA в этих обстоятельствах? (добавлено 27.08.2020) [Обновлено, чтобы отразить пересмотренные правила Департамента, которые вступили в силу с даты публикации в Федеральном реестре.]

A: Да, вы имеете право взять оплачиваемый отпуск в соответствии с FFCRA в те дни, когда вашему ребенку не разрешается посещать школу лично, и вместо этого он должен участвовать в дистанционном обучении, если вам нужен отпуск, чтобы фактически позаботиться о своем ребенке. ребенок в течение этого времени и только в том случае, если для этого нет другого подходящего человека. Согласно FFCRA и его подзаконным актам, школа фактически «закрыта» для вашего ребенка в те дни, когда он или она не могут посещать лично.Вы можете взять оплачиваемый отпуск в соответствии с FFCRA в каждый день дистанционного обучения вашего ребенка.

.