Штатная расстановка (образец) | Современный предприниматель

Штатная расстановка не является обязательным документом для организаций, за ее отсутствие работодатели ответственность не несут. Но многие кадровые сотрудники, оценив всю пользу от применения данного документа, продолжают его оформлять. Что собой представляет штатная расстановка? Для каких целей составляется этот документ? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале.

Штатная расстановка

Штатная расстановка, образец заполнения которой можно найти ниже, представляет собой кадровый документ, составленный на основе штатного расписания. В ней указано, какие из утвержденных в штатном расписании должностей уже заняты. Возле каждой занятой должности прописано Ф.И.О. сотрудника и его оклад. Также из документа можно узнать, какие должности пока еще остаются свободными.

Унифицированной формы штатной расстановки и официальных требований по ее заполнению не существует. Каждая организация может самостоятельно разработать ее и утвердить внутренним приказом. За основу обычно берут унифицированную форму № Т-3 штатного расписания (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) и дополняют ее необходимыми сведениями, позволяющими значительно упростить отслеживание кадровых передвижений.

Какие сведения содержит документ:

• Перечень структурных подразделений.

• Перечень штатных единиц с пофамильным списком сотрудников.

• Размер тарифной ставки (оклада) каждого.

• Дополнительные сведения или примечания.

Какие задачи помогает решить штатная расстановка

Главная цель составления документа – отслеживание вакантных должностей и определение потребности организации в персонале. Кроме того, использование штатной расстановки помогает решить следующие задачи:

• отследить «текучесть» кадров;

• определить наличие вакантных мест;

• установить количество пенсионеров и инвалидов в штате;

• проанализировать «вилку» окладов и т.д.

В компаниях с большим количеством работников и постоянной «текучкой» составление штатной расстановки будет особо актуальным. Если какая-либо должность освобождается – сотрудник отдела кадров при помощи данного документа сможет без труда подыскать подходящую кандидатуру на вакантное место из числа действующих сотрудников.

Штатная расстановка и штатное расписание: в чем отличие?

Назначение этих документов разное. Штатное расписание применяется для утверждения числа сотрудников в соответствии с имеющимся объемом работы. В документе указывают должности, необходимое количество работников и размер тарифной ставки. Штатное расписание обязательно к ведению в организации и имеет утвержденную форму.

Штатная расстановка носит исключительно информационный характер, содержащиеся в ней сведения используются не только для отслеживания текучести, но и для упрощения составления плановой отчетности. Помимо перечня должностей и тарифных окладов в расстановке фиксируются Ф.И.О. лиц, занимающих конкретную должность, и дополнительные сведения о них. Документ не имеет утвержденной формы и составляется в произвольном порядке.

Ведение документа

Составить штатную расстановку и поддерживать ее в актуальном состоянии несложно. Сотруднику отдела кадров необходимо внести в нее основные сведения о нанятом персонале на требуемую дату. Чем подробнее будет составлен документ – тем удобнее им пользоваться.

Надо ли утверждать штатную расстановку и кто должен это делать? Документ, в отличие от штатного расписания, утверждения приказом руководства не требует, поскольку он лишь отражает расстановку кадров на определенный момент.

Штатную расстановку, как правило, заполняют сотрудники отдела кадров. Именно они располагают сведениями о приеме и перемещении трудовых ресурсов внутри организации. Скачать образец штатной расстановки можно в конце этой статьи.

Как заполнить штатную расстановку

Документ представляет собой бланк в виде таблицы. Некоторые графы совпадают со штатным расписанием. Работодатель может добавлять и удалять графы по своему усмотрению. Документ заполняют следующим образом:

• В графе «Структурное подразделение» указывают наименование подразделения (к примеру, отдел продаж, цех, финансовый отдел и т.д.) и его код.

• В графе «Должность» перечисляют наименования всех должностей, которые предусмотрены штатным расписанием в конкретном отделе.

• Возле каждой из приведенных должностей указывают оклад (тарифную ставку), надбавки и т.п.

• В графе «Ф.И.О.» перечисляют сотрудников, занимающих соответствующую должность. Благодаря этому можно увидеть, какие должности в компании уже заняты, а по каким есть вакансии.

• Графа «Примечание» предназначена для отображения нюансов по оплате, отметки о пребывании сотрудницы в декретном отпуске, указание на работу по совместительству и пр.

• Внизу приводится общее число штатных единиц, сколько из них занято, и сколько есть на данный момент свободных вакансий.

Штатную расстановку можно заполнять как в электронном, так и в рукописном виде.

Образец штатной расстановки:

Штатное расписание (форма N Т-3) / КонсультантПлюс

Применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

В графе 5 “Тарифная ставка (оклад) и пр.” указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.

В графах 6 – 8 “Надбавки” показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

При невозможности заполнения организацией граф 5 – 9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.).

Утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица.

Открыть полный текст документа

Как составить штатное расписание

Штатное расписание не является обязательным атрибутом документооборота компании, однако крупным организациям рекомендуется составлять такой документ, так как при его наличии можно обезопасить себя от каких-либо проблем в будущем, например, при увольнении работников. Часто расписание требуется при урегулировании вопросов, связанных с налогообложением.

Данный документ определяет рентабельность назначения льгот сотрудникам, в том числе налоговых вычетов, а также позволяет произвести четкий расчет суммы содержания штата работников организации. Поэтому у такого документа есть огромное количество преимуществ.

Под штатным расписанием понимается внутренний нормативный акт предприятия, который устанавливает часы работы каждого сотрудника и предприятия в целом, а также определяет возможности отпуска как ежегодного, так и по беременности или без содержания. В нем фиксируется большое количество информации о сотрудниках – кадровая составляющая, количество и качество работников, а также объем зарплатного фонда организации, который необходим для выплаты средств за выполнение трудовых обязанностей каждому работнику предприятия.

Штатное расписание может составляться несколькими способами:

1. В соответствии с унифицированной формой, которую предлагает Правительство. В данном случае документ легок для проверки любыми государственными органами при возникновении такой необходимости.
2. В соответствии с внутренними положениями организации и утвержденной формой штатного расписания сотрудников. Работодатель может самостоятельно определить форму расписания, которая будет удобна именно для него, при этом любые проверяющие органы не смогут забраковать документ или обязать руководителя его переиздать в унифицированной форме, так как составление штатного расписания – право, а не обязанность работодателя.

В рамках ст. 15 и ст. 57 ТК РФ, при заключении трудового договора работодателем определяется должность работника. Именно она и должна быть отражена в штатном расписании при его наличии. С одной стороны, отсутствие такого документа не несет какого-либо нарушения, с другой – оформление работника на «несуществующую» должность – нарушение.

Такое положение дел в трудовом законодательстве можно считать юридической коллизией, так как оформление документа – это право руководства организации, но при этом наем сотрудников без штатного расписания является административным правонарушением в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

Необходимость штатного расписания

Оформление штатного расписания должно происходить в соответствии с нормами, установленными локальными нормативными актами предприятий, в том числе, в рамках Устава организации.

Необходимость штатного расписания возникает при любом кадровом изменении, так как документ содержит информацию:

• о количестве структурных подразделений в организации, а также о специфике их работы на нужды компании;
• о перечне существующих в организации должностей, а также данные о лицах, которые их занимают;
• о специальностях, которые задействованы в организации работы предприятия;
• о профессиях, необходимых для развития, а также уже существующие профессии с указанием квалификации каждого работника;
• о необходимом количестве работников для нормального функционирования предприятия.

Преимущества составления штатного расписания неоспоримы, так как при большом объеме сотрудников нельзя физически запомнить их обязанности, даже постоянно перечитывая трудовые договоры.

Говоря о преимуществах составления штатного расписания, необходимо учесть следующие возможности, которые оно дает руководству:

• оптимизация трудовой деятельности всех сотрудников предприятия, а также возможность контролировать и упорядочить их работу в случае производственной необходимости;
• полное определение структуры предприятия, а также четкий план ее переорганизации;
• фиксирование количества работников в полном объеме, в том числе добавлять или убирать сотрудников в зависимости от специфики работы отделов;
• контролирование трудового состава, так как таким образом руководитель может заменить одного сотрудника другим, более выгодным;
• выстраивание системы найма работников, так как при наличии расписания легко отслеживается необходимость в тех или иных специалистах;
• составление заявок в службу занятости;
• формирование фонда оплаты труда нанятым сотрудникам, без ущемления их прав и каких-либо иных нарушений;
• обоснование расходов для Налоговой службы и прочее.

Несмотря на право работать без штатного расписания, такой документ просто необходим не только для работников отдела кадров, но и для бухгалтерии. Штатное расписание – одна из основных форм бухгалтерского учета сотрудников. При небольшой численности штата, например, если руководитель организации индивидуальный предприниматель, в составлении расписания необходимости нет. Руководитель может самостоятельно определять все задания для сотрудников и проверять их исполнение, а трудовые обязанности можно напрямую прописать в трудовом договоре.

Обычно для составления документа используется форма № Т-3, она унифицирована, но документ можно изменить исходя из потребностей организации.

Внесение изменений в штатное расписание

Внести какие-либо изменения в штатное расписание можно в любой период его действия, при этом в ряде случаев требуется обязательное уведомление сотрудников организации. В соответствии с Письмом Роструда № 428-6-1, руководитель организации самостоятельно определяет периодичность применения правок, а также утверждает их структуру.

Оформление изменения может быть произведено несколькими способами:

1. Приказом о внесении правок и изменений в действующий документ, в котором отражаются все вносимые изменения с учетом особенностей организации.
2. Принятием нового штатного расписания, которое может быть изменено основательно с учетом всех положений экономического рынка.

Принятие нового штатного расписания требует обязательного уведомления всех сотрудников организации, так как внесенные правки касаются всех работников без исключения. Если изменения носят единичный характер, то уведомляются лишь те работники, которых они касаются напрямую.

В случае изменения размеров окладов или определения новых трудовых обязательств уведомление работника происходит не менее, чем за два месяца до внесения правок, причем особенности назначения нового оклада или оплаты обсуждаются индивидуально.

В соответствии со ст. 74 ТК РФ, если работник не согласен на вносимые изменения, то ему предлагаются все имеющиеся вакантные должности на предприятии в рамках его квалификации и способностей, а после получения подтверждения на перевод на новую должность составляется дополнительное соглашение.

После утверждения всех правок с работниками, работодатель выносит приказ о применении правок к штатному расписанию, который подшивается к действующему документу.

Правильное составление штатного расписания

Составление штатного расписания требует от руководителя и кадровой службы особой внимательности, так как в нем должны быть учтены все должности, необходимые для работы организации, а также вакансии.

В штатном расписании отражается вся необходимая информация для работы организации, но наименования подразделений должны быть зафиксированы по степени важности. Руководство предприятия может поручить составление расписания любому сотруднику, который обладает необходимыми для этого навыками.

После выдачи задания на составление штатного расписания руководитель должен составить приказ о вступлении его в действие. При готовности документа уведомляются все работники, которых касаются данные изменения. Для продолжения процесса необходимо согласие сотрудников на изменения.

После приказ публикуется и вступает в силу в тот срок, который в нем указан. Также работодатель может составлять расписание на определенный срок, что особенно важно для растущих и развивающихся компаний. В любой период действия документа работодатель имеет право внести правки или изменения в соответствии с производственной необходимостью. Для этого достаточно приказа и уведомления заинтересованных лиц.

Утверждение

Изменение штатного расписания или принятие нового требует обязательного утверждения иными работниками на руководящих должностях.

В соответствии с этим проект расписания должен быть одобрен:

• директорами подразделений или отделов;
• руководящими сотрудниками, которые не занимают директорские должности, но являются руководителями отдельных групп работников.

Помимо одобрения, проект должен быть согласован наиболее заинтересованными лицами – главным бухгалтером предприятия и руководителем кадровой службы организации.

После издания соответствующего приказа в штатном расписании делается соответствующая пометка с датой вступления документа в силу. В приказе отмечаются реквизиты организации, а также все вносимые изменения в полном объеме с разъяснением производственной необходимости. Помимо реквизитов должен быть указан юридический и фактический адрес, приказ должен быть закреплен под определенным номером и датой.

Для изменения штатного расписания нужно вынести соответствующий приказ, в котором нужно отразить полный перечень изменений всех должностей. При сокращении штата, рекомендуется вносить новое расписания, так как его изменения будут серьезными и необратимыми.

Ознакомление сотрудников

В соответствии со ст. 57 ТК РФ можно сделать вывод о том, что штатное расписание – основа для нормального функционирования компании, а том числе путем сокращения численности работников либо увеличения их числа за счет формирования новых вакансий.

Данная статья устанавливает и положения о том, откуда берутся данные для составления документа. Так, для подготовки расписания, которое так или иначе относится к работникам, могут быть задействованы трудовые договоры самих работников, а также любые локальные акты предприятия, которые регламентируют порядок установления оплаты труда на предприятии.

Штатное расписание относится к организационно-распорядительным документам, при изменении которых работодатель не должен уведомлять работников. С одной стороны руководитель действительно не обязан ставить в известность подчиненных, с другой – если изменения их касаются, то руководство в обязательном порядке должно произвести уведомление.

Уведомление не требуется в случае:

• введения на предприятии новых должностей, так как они не затрагивают интересы остальных работников;
• изменения длительности расписания;
• перераспределения работников по иным структурным подразделениям, если за ними остаются их должности, заработная плата, трудовое место, т.е. фактически изменяется только непосредственный начальник.

Письмо Роструда №2536-6-1 говорит о том, что штатное расписание является локальным нормативным актом, поэтому его утверждением занимается работодатель и иные лица, которым работодатель дал соответствующие полномочия. Мнение сотрудников не является поводом для его непринятия. Если сотрудник не согласен, он может получить иную должность, которую ему может предложить работодатель в соответствии с имеющимися вакантными местами, либо уволиться по собственному желанию.

Изменение штатного расписания не является поводом для обращений граждан, ввиду изменения условий трудового договора. В данном случае трудовой договор не изменяется, изменяются обстоятельства его применения.

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить будущего работника с правилами внутреннего распорядка, а также с иными актами локального пользования, к которым и относится штатное расписание работы сотрудников. Деятельность работника регламентируется ТК РФ, трудовым или коллективным договором.

Штатное расписание – необязательный атрибут ведения бизнеса, но важный для подтверждения трат и льгот при проверке налоговыми службами, поэтому руководителям фирм настоятельно рекомендуется озаботится составлением собственного документа внутреннего пользования такого формата.

Скачать

Скачать образец Формы Т-3 в формате .xls вы можете
по этой ссылке

Скачать

Скачать образец Приказа об изменении штатного расписания в формате .doc вы можете
по этой ссылке

Что такое штатное расписание предприятия

Автор статьи: Судаков А.П.

Многие предприниматели считают штатное расписание организации анахронизмом. Это мнение они подкрепляют тем, что составление штатного расписания не является строго обязательным. Однако, практика работы контролирующих органов показывает, что многие из них при проверках (особенно организаций с численностью сотрудников более 50-100 человек) требуют от руководителей представить этот документ. Более того, есть случаи, когда при его отсутствии на руководителей налагаются административные взыскания.

Ситуация усугубляется тем, что некоторые предприниматели даже не знают, что такое штатное расписание, и искренне считают, что это список занятых на их предприятии и указанием должностей и зарплат. Поэтому знание того как составить штатное расписание предприятия должен знать не только кадровик, но и руководитель организации (предприятия).

Найти пример, как выглядит штатное расписание, не составляет труда. Его форма утверждена Госкомстатом РФ в 2004 году. Однако этот документ не дает ответа на вопрос как составить штатное расписание правильно. Здесь возникает несколько организационных вопросов. Рассмотрим все по порядку. Во-первых, когда составляется штатное расписание? Здесь нет обязательных требований. Более того, дата составления этого документа и введение его в действие может не совпадать. Во-вторых, на какой период составляется штатное расписание? Это тоже прерогатива руководителя. Обычно срок действия не указывается, а изменения в этот документ вносятся по мере необходимости отдельными приказами. В-третьих, кто составляет штатное расписание на предприятии? На крупных предприятиях (особенно государственных) этим занимаются специалисты планового и планово-экономического отдела. На небольших предприятиях эти обязанности выполняют кадровые службы, а на малых предприятиях – бухгалтерия. Как часто утверждается штатное расписание определяет руководитель самостоятельно.

Таблица штатного расписания

1. Колонка 1. Для заполнения этой графы необходимо определиться со структурой предприятия/организации. Это, как правило, прерогатива собственника или руководителя. Что такое структура организации? Это перечень структурных подразделений (филиалов, секторов, отделов, цехов и т. д.). При составлении структуры предприятия следует избегать «вычурных» наименований с обилием иностранных терминов.
2. Колонка 2. Каждому подразделению присваивается код. Обычно это просто порядковый номер в соответствии с иерархией (то есть начиная от администрации завода до кладовщиков или службы по уборке помещений). Заполнение этой графы необязательно.
3. Колонка 3. В этой колонке должна быть указана должность/специальность работника и требования к его квалификации/разряду. Лучше всего указывать должности в соответствии с классификаторами профессий и должностей. Это облегчает кадровикам заполнение трудовых книжек и иных нормативных документов. Однако время идет вперед и справочники не успевают за изменениями. Поэтому при необходимости, можно предусматривать должности, не введенные в классификаторы. Не стоит только гнаться за «красивостью» наименования, если есть стандартный аналог. Вряд ли стоит вместо «уборщик помещений» писать «ведущий специалист по клинингу». Но если профессия/должность входит в перечень профессий, которые позволяют выйти на пенсию досрочно или претендовать на иные льготы, то она должна быть записана точно в соответствии с классификатором. Если этого не сделать, то работник может при выходе на пенсию потерять соответствующий трудовой стаж.
4. Колонка 4. Количество штатных единиц может быть дробным, например, 1.75. Необходимо понимать, что количество штатных единиц и количество работающих не обязательно совпадает. Например, цифра 1.75 может означать, что один человек работает на 1,5 ставки, а сотрудник другого отдела выполняет соответствующие обязанности по совместительству на 0.25 ставки. Для того чтобы не вносить часто изменения количество штатных единиц можно указать с небольшим «запасом».
5. Колонка 5. Сюда вписывают должностной оклад/ставку. Здесь главное – оклад не должен быть меньше минимального размера оплаты труда, действующего на момент составления документа. На государственных предприятиях размер оплаты труда на различных должностях регулируется нормативными актами, а на частных может быть произвольным и зависеть от финансовых возможностей фирмы. Не секрет, что часто люди, работающие на той же должности на одном предприятии, получают разный оклад. Можно ли предусмотреть вилку окладов. Это прямо не запрещено, но лучше регулировать этот вопрос надбавками и премиями, о которых мы будем говорить ниже.
6. Колонки 6-8. Здесь отражаются надбавки в окладу/зарплате. При необходимости таких надбавок может быть больше и меньше трех. На частных предприятиях их размер выражается в фиксированной сумме или в процентах к окладу и может быть произвольным.
   

   Следует иметь в виду, что размер фиксированной надбавки может не меняться при изменении оклада.

   На государственных предприятиях надбавки регулируются соответствующими постановлениями и приказами вышестоящих органов или приказом по предприятию (в пределах компетенции руководителя). Часто размер и назначение надбавок регулируется коллективным договором. Следует различать надбавки и премии. Размеры премии не отражаются в штатном расписании.

7. Колонка 9. Это простая сумма оклада и надбавок и не требует отдельных комментариев.
8. Колонка 10. Здесь можно обосновать отклонения от рекомендованных окладов или не заполнять ее вовсе.

Таблица штатного расписания подписывается составителем и главным бухгалтером, а утверждается руководителем организации. Штатное расписание, как и любые изменения в нем, вводятся в действие специальным приказом руководителя предприятия/организации.

Facebook

Twitter

Вконтакте

Одноклассники

Google+

образец заполнения, принципы оформления документа и особенности данной процедуры

Рабочая деятельность в организации наполнена разного рода бюрократическими нюансами. Ведение некоторых документов обязательно и определено на законодательном уровне, в то время как другие бумаги представители компаний могут ввести исключительно по своему желанию. Одной из последних считается штатное замещение, используемое для формирования списка сотрудников организации и удобного слежения за ее кадровым составом.

Подробней именно об этом документе, принципах его оформления и особенностях данной процедуры пойдет речь сегодня. Также ниже можно найти образец для заполнения штатного замещения, который без проблем используется для ведения списка работников любого российского предприятия.

Для чего используется штатное замещение

Штатное замещение или штатная расстановка – один из многочисленных документов, используемых в системе кадрового учета предприятия.

На законодательном уровне необходимость его ведения не утверждена, однако многие организации все-таки предпочитают иметь этот документ в своем наличии и систематически используют таковой в процессе деятельности. Связано подобное положение дел с рядом преимуществ, получаемых любым предприятием при ведении штатного замещения.

В общем случае этот документ содержит:

Кадровые документы

Использование таких списков позволяет кадровикам организации всегда иметь понимание относительно кадровой ситуации. Однажды составив и своевременно корректируя документ, представители отдела кадров без проблем могут отслеживать текучку сотрудников и грамотно реагировать на нее.

Помимо этого, отраженные в расстановке сведения нередко требуются госструктурам, поэтому при наличии соответствующей необходимости и самого документа руководителю предприятия не потребуется внепланово заниматься сбором сведений о кадровом составе. В общем, юридической подоплеки в ведении штатного замещения нет, но вот с точки зрения общего предназначения для организации эта бумага будет более чем полезна.

Порядок ведения документа

Из рассмотренной ранее информации, можно сделать следующие выводы:

1. Штатное замещение – это удобный инструмент кадрового учета.
2. Законодательство РФ не обязывает вести данный документ, поэтому руководители организации или представители отдела кадров сами должны определить соответствующую необходимость.

Порядок ведения расстановки ничем не отличается от принципов использования хозяйственной документации в компаниях России. Так как законодатель не предъявляет существенных требований ни к содержанию, ни к общему виду замещения, организации вправе собственнолично определять формат документа. Единственное, что следует учитывать при ведении штатной расстановки – это нормы и правила делопроизводства, принятые в РФ.

При оформлении замещений и их использовании российские кадровики часто используют форму Т-3.

Составление документа

В обычном варианте она применяется для ведения штатного расписания труда на предприятии, но при необходимости составления замещения слегка модернизируется. В частности, в табличную структуру документа включают несколько столбцов для отражения сведений о сотрудниках, их категориях, зарплаты и другой информации.

Следует отметить, что рекомендации по оформлению штатного замещения законодательством РФ все же предусмотрены. В частности, подобные сведения можно найти в Приказах:

• Ростехнадзора под номером 372 от 30.05.2008 года
• и Минкультуры России под номером 558 от 25.08.2010 года

Имеющиеся в законодательных актах рекомендации не обязательны к соблюдению и могут учитываться организациями по желанию. В любом случае, прямых указаний по оформлению и ведению штатного замещения законодатель не предусмотрел.

Образец и содержание расстановки

Как было упомянуто ранее, в качестве бланка штатной расстановки используется форма Т-3, предназначенная для ведения расписания труда в российских организациях. Путем простой модернизации данная форма превращается в замещение и становится заметно расширенней в плане содержания. В общем случае в документе отражают:

• его номер в организации
• дату составления
• кодовые сведения о сотрудниках
• все виды их возможных зарплат (за полный, сокращенный рабочий день и т.п.)
• расписание труда
• информацию об ответственном лице за ведение расстановки и его подпись (как правило, им является начальник отдела кадров)

Все сведения в штатном замещении отражают в виде таблицы для удобства их восприятия. При необходимости в организации могут расширить содержание документа, добавив к отмеченным пунктам что-то еще. Нередко в расстановках также указывают категории всех сотрудников и информацию об их отпуске.

Скачать заполненную форму расстановки можно здесь:

Скачать бланк заполнения штатного замещения удастся тут:

Сроки и другие особенности хранения штатного замещения

В процессе ведения штатной расстановки организации ответственные за это лица вправе всячески корректировать и видоизменять документ. Главное – чтобы это делалось в рамке его структуры, а она оставалась неизменной. Проще говоря, кадровики могут вычеркивать из замещения уволенных сотрудников, менять их зарплату и осуществлять подобные действия, но при изменении табличной структуры документа необходимо провести его полную замену.

Как и любая хозяйственная документация, штатная расстановка имеет свой срок хранения. Определен он в отмеченном ранее Приказе и составляет целых 75 лет. По истечению данного периода времени документ должен быть уничтожен и при необходимости заменен.

Если же в процессе деятельности предприятие вело штатное замещение, но позже отказалось от него, то сразу избавляться от документа не стоит. По закону расстановку нужно поместить в архив и продержать там положенный срок. Естественно, проверять соблюдение подобных норм никто не будет, но для реализации законодательных формальностей все же отказываться от них не стоит.

Непосредственно за хранение документа ответственно лицо, которое отражено в нем в качестве такового. Зачастую им является начальник отдела кадров, однако при необходимости в соответствующую графу можно вписать любого представителя отдела кадров или же руководителя организации. На законодательном уровне полномочия и требования к ответственному за хранение замещения лицу не определены, поэтому в этом плане следует полагаться исключительно на нормативно-правовые акты самого предприятия.

На этом наиболее важные сведения по резюмированному вопросу подошли к концу. Как видите, штатное замещение – довольно-таки многофункциональный и полезный документ. Стоит ли его вести или нет? Вопрос сложный. Пожалуй, представители любой организации должны ответить на него сами. Надеемся, представленный материал был полезен всем читателям нашего ресурса.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Образец выписки из штатного расписания

Сегодня на законодательном уровне установлена необходимость формировать определенные виды документов на предприятии.

Также законодательно установлена необходимость ведения документооборота внутри предприятия. Единый порядок не установлен, но существуют определенные правила, которые необходимо соблюдать.

Одним из обязательных для составления документов является штатное расписание. В некоторых случаях допускается составление специальной выписки из него. Формат её в каждом случае индивидуален.

Сегодня процедура составления выписок из различных документов имеет свои особенности и нюансы. Особенно когда касается дело предоставления документов в какие-либо серьезные государственные учреждения.

Достаточно просто разобраться, как сделать выписку из штатного расписания. Образец можно будет найти в интернете.

Стоит ознакомиться с ним предварительно, до момента формирования. Так можно будет избежать большого количества самых разных ошибок.

К наиболее существенным вопросам, ознакомиться с которыми стоит заблаговременно, необходимо отнести следующие:

• что это такое?
• с какой целью создается;
• правое регулирование.

Что это такое

Прежде всего, необходимо будет ознакомиться с самим понятие штатного расписания. Под ним понимается специальный нормативный документ, присутствие которого строго обязательно на предприятии.

Штатное расписание включает в себя следующее:

• штатный состав;
• кадровую структуру;
• численность сотрудников на предприятии;
• величина заработной платы в зависимости от занимаемой работником должности.

Данный документ отражает уже имеющее место или же планируемое в ближайшее время разделение трудовых обязанностей между различными сотрудниками.

Наиболее существенные моменты, связанные с данным документом, отражаются в должностных инструкциях.

Штатное расписание является основным условием использовании труда сотрудников с максимальной эффективностью.

Основное назначение такого расписания:

• выполнение сравнительных операций;
• разделение по численности, квалификации, трудовой нагрузке и иным параметрам сотрудников на отдельные группы;
• позволяет осуществить оценку целесообразности самого факта существования определенной структуры.

Следует помнить, что стандартное штатное расписание в обязательном порядке составляется по форме №Т-3. Данный формат установлен на законодательном уровне.

При этом следует помнить, что порядок его заполнения также должен осуществляться в соответствии с установленным в законодательстве порядке.

Разобраться, как оформить выписку из документа подобного типа, достаточно просто. Этот вопрос в законодательстве также отражается.

Под термином «выписка» в данном случае подразумевается копия какой-либо части документа – штатного расписания.

Место изготовления копии определяется целями, для достижения которых изготавливается сам этот документ.

Важно помнить, что изготовление выписки целесообразно только в том случае, если создание копии по какой-то причине невозможно или же не целесообразно.

Например, в некоторых случаях размер штатного расписания составляет более 10 листов. Соответственно, делать копию в таком случае не стоит.

С какой целью создается

Копия выписки, её оригинал может потребоваться в различных случаях. На данный момент существует множество различных ситуаций, когда рассматриваемого типа документ необходим.

Чаще всего выписка из штатного расписания требуется в следующих случаях:

Необходимо представить определенную информацию в государственные органы	Налоговая инспекция, внебюджетные формы, иное
Выписка требуется самому работнику	Причины тому могут быть различны
При проведении судебного разбирательства	Где затрагиваются интересы простых работников – для подтверждения каких-либо фактов

Сотруднику отдела кадров необходимо помнить о том, что простому работнику предприятие обязано предоставить все установленные законом документы по первому требованию.

В перечень таких обязательных к предоставлению документов сегодня относится также и штатное расписание.

Чаще всего подобная выписка необходима для получения определенной информации. Работнику необходимо будет написать специальное заявление – на его основании выдается выписка.

Правовое регулирование

При формировании выписки необходимо в обязательном порядке ознакомиться предварительно с законодательными актами, регулирующими данный вопрос.

Штатное расписание должно составляться непосредственно с учетом основных нормативно-правовых актов.

Наиболее существенными документами такого рода на данный момент являются следующие:

Постановление Госкомстата Российской Федерации №1 от 05.01.04 г. «Об утверждении документации»	Содержит рекомендации по составлению штатного расписания, а также непосредственно его образец по форме №Т-3 (форма по ОКУД 0301017)
ст.№9 Федерального закона №129-ФЗ от 21.11.96 г.	О бухгалтерском учете, в данном нормативно-правовом документе упоминается о необходимости составления самого штатного расписания
Постановление Правительства РФ №835 от 08.07.97 г.	«О первичных учетных документах»
ст.№57 ТК РФ	Упоминается необходимость составления штатного расписания

Важно помнить, что при составлении штатного расписания обязательно должны учитываться все положения трудового законодательства.

При обнаружении каких-либо нарушений такой документ может быть признан незаконным. Что приведет к необходимости проведения судебного разбирательства.

Как следствие – большое количество сложностей при организации коммерческой деятельности. Важно помнить, что судебная практика по трудовым спорам достаточно неоднозначна.

Законодательных актов, которые регулируют непосредственно формат составления выписки, не существует.

Именно поэтому в каждом отдельном случае необходимо составлять документ в зависимости от большого количества различного рода обстоятельств.

В первую очередь это касается формата самого штатного расписания, а также отраженных в нем данных. Сегодня можно найти в интернете образец в excel выписки из штатного расписания.

Необходимо помнить, что рассматриваемого типа расписание должно обязательно соответствовать некоторым существенным требованиям.

В нем отражаются следующие данные:

Специальные реквизиты, шапка документа – включает в себя следующее	название предприятия; период действия; номер; дата составления; краткие реквизиты
Основная часть	обозначение, а также код структурного подразделения; квалификация, процессия сотрудника; штатная единица; тарифные ставки; надбавки
Подпись, а также должность и Ф.И.О	—

Порядок составления выписки в каждом случае индивидуален, но чаще всего используется следующий алгоритм:

Воспроизводятся все основные реквизиты штатного расписания	Но при этом перед обозначением «наименование документа» необходимость сделать запись «выписка» (например «выписка из штатного расписания»)
В обязательном порядке включается регистрационный номер, а также дата составления оригинального документа	Штатного расписания
В нижней части выписки обязательно обозначаются следующие данные должностного лица	Составляющего и подписывающего само расписание: должность; инициалы и фамилия

Важно помнить, что выписка вне зависимости от различного рода факторов всегда приравнивается к копии. Существует множество нюансов, связанных как с составлением выписки, так и с отображаемой в ней информации.

К наиболее существенным вопросам, рассмотреть которые необходимо будет заранее, можно отнести следующие:

• где взять бланк;
• если без окладов;
• для тендера;
• для СРО;
• заполненный пример.

Где взять бланк

Наименьшие сложности при составлении выписки обычно возникают на этапе составления бланка.

Так как он имеется в свободной доступе и является частью Постановления Госкомстата РФ №1 от 05.01.04 г. – форма №Т-3. Важно лишь помнить о необходимости соответствия данного документа установленным форматам.

Какие-либо расхождения не допускается. Проще всего скачать данный документ в формате Excel. После чего внести все необходимые данные.

Сам документ может быть составлен как на персональном компьютере, так и в письменной форме. Все зависит в первую очередь от технических возможностей работодателя.

Если без окладов

Нередко на многих предприятиях руководство с целью уменьшения величины оклада пытается составить штатное расписание без оклада.

Важно помнить, что подобное не допускается. Данный момент отражается в Постановления Госкомстата РФ №1 от 05.01.04 г.

В разделе, где рассматривается формат документа №Т-3 указывается, что в графе №5 обязательно необходимо будет проставлять «Тарифную ставку».

Данный раздел может отражать:

• заработную плату в виде оклада;
• тарифную сетку;
• процентную ставку в зависимости от выручки;
• процент от прибыли;
• коэффициент трудового участия;
• иное.

В то же время важно помнить, что полное отсутствие оклада попросту не допускается. Данный момент отражается на законодательном уровне.

Кроме того, сегодня в соответствии с трудовым законодательством запрещается платить менее, чем МРОТ – минимальный размер оплаты труда.

На основании всех обозначенных выше причине недопустимо формировать выписку и само штатное расписание без окладов.

Для тендера

Сегодня для выполнения определенного заказа нередко назначается проведение торгов. При этом для выигрыша тендера потребуется формировать определенный пакет документов.

Он обязательно должен включать в себя штатное расписание. На основании данных из него будет осуществляться выбор определенной компании для решения каких-либо задач.

Для СРО

Для ведения определенного рода деятельности обязательно необходимо вступление в СРО – саморегулирующийся орган. Регистрация в подобного рода организациях необходима для монтажа пожарных систем и множества иных.

Необходимо обязательно подавать при регистрации специальный набор документов. Он включает в себя также выписку из штатного расписания. Для СРО она оформляется стандартным образом, каких-либо отличий не имеется.

Заполненный пример

Сегодня выписка из документа рассматриваемого типа обязательно должна включать в себя следующие данные:

• коды — ОКУД, ОКПО;
• наименование организации;
• номер документа и дата составления;
• длительность действия штатного расписания;
• кем утверждено;
• проставляется величина штата в единицах;
• формируется таблица со следующими столбцами:

1. Структурное подразделение — наименование, код.
2. Должность работника.
3. Тарифная ставка.
4. Надбавки.
5. Всего в месяц.
6. Примечание.

Обязательно наличие в нижней части документов следующих подписей с расшифровками:

• руководителя кадровой службы;
• главного бухгалтера.

Процесс составления выписки из штатного расписания имеет свои особенности, сложности, но при выполнении всех законодательных требований проблем возникнуть не должно.

Но все же при отсутствии опыта формирования подобных документов стоит внимательно ознакомиться с основными терминами и правилами.

Штатное расписание ТСЖ – образец: режим и график работы сотрудников

ТСЖ — форма ведения жилищно-коммунального хозяйства многоэтажного дома, при которой в управленческих решениях участвуют жильцы, а исполнение целей возлагается на штатных сотрудников — стандартных работников предприятия.

Поскольку обслуживание дома с жильцами имеет высокую степень ответственности и масштабность при стремлении экономичного расходования взносов, правление и руководства товарищества тщательно взвешивает каждое кадровое решение.

Штатное расписание — стоит ли вводить? Какой эффект дает этот документ и может ли привести к оптимизации работы ТСЖ и затраты?

Зачем нужно штатное расписание?

Форма заключает сведения о числе сотрудников, инженерно-техническом персонале и ведущих специалистах, обслуживающих многоэтажный двор с помещениями, придомовую территорию и нежилые объекты, принадлежащие МКД.

Обобщающий сводный документ служит основанием и источником обсуждения экономических и других вопросов участниками товарищества, — например, объем расходов, требуемый по запрошенным услугам.

Штатное расписание позволяет ориентироваться при утверждении бюджетного плана ТСЖ и дальнейших перспектив. Форма необходима и для аналитической деятельности — оценки эффективности кадровой системы, выявления изъянов в построенном персонале, потребности перераспределения функций и обязанностей, добавления или убавления сотрудников и подразделений.

Можно ли не составлять штатное расписание?

Трудовое, жилищное, градостроительное законодательство не закрепляет обязанность ввести в документоведение ТСЖ штатное расписание. Вопрос издания локальных внутренних нормативно-правовых документов (в т.ч. штатного расписания) остается за руководителем учреждения.

В Трудовом кодексе, в 15-ой и 57-ой статьях, определено: если в трудовом договоре обозначена определенная должность, на которую принимается лицо и по которой представлен перечень служебных обязанностей, то положения этой должности обязаны совпадать со штатным расписанием. Следовательно, работодатель должен обеспечить наличие такого документа. А если обязанности работника не закреплены за частной должностью, но подразумевают исполнение определенных работ, штатное расписание не требуется.

Юристы и бухгалтеры придерживаются позиции желательности документа, игнорируя указанные доводы. В контрольной практике при отсутствии документа претензии и не выдвигаются.

Почему желательно издать штатное расписание:

• контрольные органы предъявляют меньше претензий — по расписанию удобно узнать начисляемые сотрудникам зарплаты;
• специалисты отделов кадров и бухгалтерии, ориентируясь по штатному своду, меньше ошибаются и меньше допускают нарушения сроков.

В целом документ положительно сказывается на работе самих сотрудников и взаимоотношениях с внешними пользователями.

Образец штатного расписания ТСЖ

Структура и содержание штатного расписания

Кадровая сводка имеет унифицированный бланк, предложенный Госкомстатом России еще в 2004 году. Форма была утверждена 5 января того же года и имеет название Т-3.

В отличие от форм персонифицированного учета штатный свод безличный и включает информацию только о действующих в товариществе служебных отделах, должностях и размерах заработка.

Основные сведения расписания:

• номер служебного отдела;
• должности в каждом отделе и итоги;
• число сотрудников;
• ежемесячный оклад каждого сотрудника;
• размеры индивидуальных надбавок;
• итоговая сумма заработной платы каждого сотрудника и всего штата;
• дополнительная информация.

Форма имеет вид таблицы. Может формироваться как вручную в текстовых программах наподобие Eхcel, а также в базе 1С.

Свод дает информацию об окладах сотрудников, едином окладе отдела, зарплатах с учетом надбавок, — за месяц. Имея под рукой такую полезную таблицу, не составит труда произвести расчет кадровых расходов на большие периоды — квартал, полугодие, год, и планировать бюджет ТСЖ, а также соотносить данные с бухгалтерскими формами на предмет ошибок и упущений.

Расписание может формироваться еще до приема на службу сотрудников — общим сборов всех жильцов дома. Затем, на основании документа будут открываться вакансии и приниматься рабочие лица, издаваться и утверждаться приказы директора или председателя о приеме, заключаться трудовые договоры — при этом вопрос зарплаты будет четко обозначен.

Штатное расписание может действовать на определенный отрезок времени — в таблице указывается период действия и дата начала правовой силы документа. Это удобно, если руководство планирует конкретные расходы на персонал периодически.

Форма не является строгой и может корректироваться путем добавления граф и ячеек. Но записывать в расписание конкретные имена сотрудников недопустимо, для таких целей существуют другие бланки. Расписание необходимо для ясности штатной ситуации в ТСЖ и лимитах расходов на оплату труда.

Любого кандидату будет проще принять решение об устройстве на работу, если ему сообщат точную будущую зарплату, тогда как неясные формулировки и обещания вызывают подозрения, а в ходе работы — разочарования.

Где записывается график работы ТСЖ?

На общем собрании всех жильцов — не нужно путать с собранием членов правления — обсуждается и утверждается график работы ТСЖ, который секретарь фиксирует в протоколе сбора. Зачем это делать? Для обеспечения доверия жильцов к выбранным ими же участникам исполнительного органа ТСЖ.

Установленный график должен быть доступен для ознакомления и повторного изучения всем жильцам путем выставления на публичный стенд дома или конторы ТСЖ. Желательно прикрепить к нему и график приема жильцов.

Отличный способ взаимодействия с собственниками — создание удаленного доступа к информации ТСЖ, например, организация личного сайта дома с отдельными виртуальными кабинетами для жильцов, куда будут рассылаться различные сведения и действовать электронные сервисы для осуществления юридических и платежных операций.

Как составить штатное расписание?

Образец штатного расписания можно подготовить предварительно до общего сбора членов ТСЖ. После созыва жильцов обсуждается и принимается смета по расходам на содержание персонала ТСЖ и другим затратам.

При составлении расписания важно обозначить предельную сумму, которую товарищество готово выделить на зарплаты сотрудникам в год. Для решения этого вопроса желательно присутствие председателя, инженера, кадровика или бухгалтера, эти специалисты в силу компетенции и навыков предложат наиболее оптимальный вариант.

Принятый годовой предел делится на 12 месяцев для получения лимита за месяц. От полученной суммы нужно отталкиваться, выбирая штатные должности и размеры их окладов и надбавок. Важно — зарплата не должна быть меньше МРОТ, но при возникновении трудностей соответствия «минималке» можно установить неполный рабочий день или частичную занятость.

Документ проходит одобрение правлением и общим сбором жильцов, получает регистрационный номер и присоединяется к остальным документам ТСЖ.

Как вносить изменения в штатное расписание?

Стандартные ситуации поправок:

• расширение или сокращение штата;
• изменение зарплат.

Корректировки, которые ведут к повышению итоговых расходов на персонал, возможны только после созыва общего сбора и одобрения новых сумм.

Чтобы внести изменения формируется приказ исполнительного органа с детальным обозначением всех поправок:

• добавляемые или убавляемые должности;
• возросшие или сниженные оклады и надбавки.

Затем составляется выписка из приказа об изменении штатного расписания. Если нужно внести большое количество поправок, как правило, принимается обновленное расписание, причем нужно вновь пройти все этапы согласования и утверждения.

Заключение

Штатное расписание необязательная форма для юридического лица. Его наличие облегчит работу персонала, снимет претензии и споры, а также активно приветствуется контрольными органами власти.

Растут быстро? Вот 3-летний план укомплектования персоналом, который вам необходимо знать

Организационный и финансовый рост захватывает и вдохновляет, но он также может быстро стать ошеломляющим. Я узнал, что лучший способ смягчить это подавление – создать здоровую и активную линейку будущих лидеров и менеджеров в вашей организации.

В Avid4 Adventure мы стабильно добивались 30-40-процентного роста годового дохода за последнее десятилетие. Но по мере роста наших доходов возрастала и наша потребность в дополнительном штатном и специализированном персонале.Не так давно за нашим штатным столом сидело всего несколько человек – все носили столько разных организационных головных уборов, что у нас даже не было отделов. Теперь у нас есть стабильная структура отделов и растущее количество возможностей полной и частичной занятости в рамках каждой из этих функций.

Но просто создание большего количества мест за столом – не здоровый рост – вы должны убедиться, что «нужные люди занимают правильные места». «Правильные люди» – это те, кто искренне верят в ваше видение и искренне руководствуются вашими основными ценностями.Обеспечение того, чтобы эти люди занимали «правильное место», означает, что потребности в конкретной должности совпадают с конкретными навыками, опытом и карьерными целями сотрудника. Я знаю – это сложный вопрос! Вот как это работает в Avid4 Adventure.

Трехлетний план укомплектования персоналом

В прошлом году мы разработали наш трехлетний план укомплектования штатов, чтобы опередить растущую кривую роста персонала. Наша теория заключается в том, что прозрачность и чрезмерная коммуникация в отношении прогнозируемых будущих кадровых потребностей приведут к увеличению числа кандидатов и найму на работу, другими словами, к увеличению числа нужных людей на нужных местах.

Первым шагом в разработке нашего трехлетнего плана укомплектования персоналом было для каждого отдела отменить план, чтобы оценить свои предстоящие административные потребности. Для этого нам нужно было согласовать, куда движется компания и как мы собираемся этого добиться. В Avid4 у нас уже было следующее:

• Документ о концепции компании на 10 лет
• Трехлетнее видение отделов, поддерживающее видение нашей компании
• Годовые ведомственные цели

Каждое подразделение использовало эти ориентиры для прогнозирования любого ожидаемого найма на следующие три года.

После определения прогнозируемых должностей для каждого отдела мы набросали, как будет выглядеть каждое положение. Каждая позиция должна иметь следующую описательную информацию:

• Дата начала – (месяц / год)
• Тип должности – Полная, почасовая, полная занятость, неполная занятость, контракт и т. Д.
• Отдел
• Диапазон заработной платы (или почасовая оплата)
• Top 2-3 Особые навыки / опыт, необходимые для этой должности
• Top 2-3 Особые навыки / опыт, необходимые для этой должности
• Запланированная или возможная потребность – «Запланированная» означает, что это запланированные расходы – мы уверены, что эта позиция будет доступна.«Возможный» означает, что мы думаем о том, чтобы предложить эту позицию, но она не подтверждена.

Затем мы собрали всю эту информацию в простую электронную таблицу, которую вы можете легко отсортировать по году, типу должности, отделу или диапазону окладов. Для большинства перечисленных позиций мы создали короткое 2-3-минутное видео, чтобы пользователи могли узнать о позиции немного больше. Также есть ссылка на быструю форму Google, чтобы люди могли выразить интерес к одной или нескольким будущим вакансиям.Вот фотография того, как выглядит электронная таблица:

Трехлетний план укомплектования персоналом заблаговременно рассылается всем нашим сотрудникам. Для нас это означает действующий персонал в штаб-квартире, а также персонал нашего сезонного / частично занятого летнего лагеря (каждое лето мы нанимаем более 650 сезонных сотрудников!). Совместное использование плана помогает нашим нынешним сотрудникам увидеть возможности повышения мобильности. Мы также передаем план укомплектования персоналом потенциальным кандидатам за пределами компании, которые выразили заинтересованность в сотрудничестве с нами.Это становится для нас инструментом привлечения лучших талантов, показывая им путь внутрь.

Кадровые планы и повышение квалификации

Одна из моих любимых частей этой системы – это то, что личное и профессиональное развитие заложено в план еще до того, как кто-то подаст заявку на работу. В разделе «Особые навыки и опыт» как внутренние, так и внешние кандидаты могут увидеть, чего им нужно достичь, чтобы лучше всего подходить для этой должности. Что касается будущих внутренних кандидатов, мы стремимся поддерживать разработку, которая им понадобится для этого.Когда текущий сотрудник заполняет форму «Я заинтересован», мы сразу же обращаемся к нам, чтобы ответить на вопросы и составить план, как помочь ему занять желаемую должность.

Хотя мы используем трехлетнюю систему укомплектования штатов только первый год, мы получили положительные отзывы от наших сотрудников. Традиционно сотрудники привыкли чувствовать себя «в темноте» на работе или получать информацию только по мере необходимости. Недостаточное общение на рабочем месте является обычным явлением и обычно приводит к сомнениям, страху и недоверию.Но наши сотрудники говорят нам, что наш трехлетний план укомплектования персоналом превосходит их ожидания в отношении коммуникации, поскольку он прозрачен и честен.

По мере развития этой программы мы будем обновлять наш кадровый план каждый год, чтобы он всегда представлял собой скользящий трехлетний период. В любое время внутренние и внешние кандидаты могут изучить ожидаемые возможности на этот год, следующий год и через 2 года. Конечно, планы могут измениться, и должность, которую мы надеемся нанять на следующий год, может не состояться.Но даже если изменения происходят время от времени, мы считаем, что это по-прежнему обеспечивает полезную видимость для всех основных целей и направления развития компании.

Как составить собственный трехлетний план укомплектования персоналом

Трехлетний план укомплектования персоналом в штаб-квартире работает на наш бизнес, потому что (1) мы продолжаем быстро расти и (2) у нас много сезонных сотрудников, которые постоянно просят нас расширить возможности в компании. Тем не менее, каждая компания уникальна, и я бы никогда не стал предлагать модель «включай и работай» для чего-то подобного.Однако я верю, что каждая целеустремленная компания может выполнить определенные ключевые действия.

Вот как начать:

1. Создайте долгосрочное видение. Наличие видения помогает согласовать все в компании и создает дорожную карту, в которой компания движется.

2. Оцените кадровые потребности и изменения в ближайшие годы. Ваше видение – это ваша цель, и ваш кадровый план станет частью стратегии, которая определяет, как вы туда доберетесь.Какие роли будут меняться по мере вашего роста? Кто вам нужен на борту для реализации вашего видения?

3. Поделитесь своим кадровым планом. Превосходите коммуникационные ожидания, делясь своими долгосрочными прогнозами кадрового обеспечения с заинтересованными сторонами и потенциальными кандидатами. Вы привлечете новых мотивированных кандидатов и откроете двери для роста существующих сотрудников.

Хотите, чтобы на ваш почтовый ящик доставили еще больше целевых статей для руководителей? Подписывайся!

Занятость – Таблица 33 Dayton

Таблица 33 стремится расширить нашу невероятную команду людей.Мы ищем не

кого-нибудь, а , а людей, которые нас вдохновляют и которых мы можем поощрять, поддерживать и расширять. Вот кое-что из того, о чем идет речь в Таблице 33 и что мы можем вам предложить:

КУЛЬТУРА

• Мы хотим, чтобы ваше имя, подарки и опыт были известны и внесены в «стол». У нас есть ряд ресурсов, которые помогут нам (и вам!) Лучше узнать вас, чтобы мы могли понять и уважать все, что делает вас, и .

• У нас невероятный персонал, который ставит людей и страсть выше прибыли (зная, что страсть ведет к прибыли).Наша цель – вооружить вас и дать вам возможность использовать свою страсть и талант.

ЗДОРОВЬЕ

• Страховой полис: план страхования от несчастных случаев, при котором выплачиваются наличные, когда что-то идет не так (на работе или вне работы), который используется и требует большего, чем традиционный план страхования.

• Членство в программе Preventative Wellness: оценивается почти в 2 000 долларов в месяц, мы хотим помочь вам сохранить здоровье и полны жизненных сил.

ПРИЗНАНИЕ

• Мы понимаем, что потребовались значительные вложения времени, денег и эмоциональной устойчивости, чтобы достичь того, что вы находитесь сегодня, в личном и профессиональном плане.Мы хотим поблагодарить вас за ваш упорный труд и готовы вознаградить вас за него. Мы немедленно предоставим каждому нанятому сотруднику денежный бонус в размере 500 долларов США в первый день работы.

• Мы хотим и дальше поддерживать, поощрять и развивать вас как личность и профессионал. Мы будем проводить ежеквартальные обзоры с каждым членом команды, с возможностью повышения с каждым обзором.

Все эти льготы и стимулы будут доступны в первый полный рабочий день кандидата в Таблице 33.

Чтобы пройти квалификацию, кандидаты должны:

• Быть доступными для работы более 20 часов в неделю

• Завершить процесс приема на работу (включая обучение)

• Подпишите контактное лицо о том, что они готовы остаться нашей команде минимум 6 месяцев. Уход с работы ранее, чем за 6 месяцев, приведет к выплате сотрудником всех льгот / поощрений.

Формула расчета потребности в персонале | Малый бизнес

Хайди Карденас Обновлено 24 марта 2019 г.

Расчет потребности в персонале является частью планирования человеческих ресурсов, процесса анализа и выявления нехватки и излишка кадров.Для оценки и прогнозирования потребностей в персонале используются различные формулы, основанные на исторических и оценочных данных компании, таких как объемы продаж и производства. Планирование человеческих ресурсов фокусируется на укомплектовании организации нужным количеством персонала с необходимыми навыками, когда это необходимо для достижения бизнес-целей в краткосрочной и долгосрочной перспективе.

Практический метод

Практический метод расчета потребностей в персонале основан на общей организационной структуре.Например, если организация настроила свою структуру так, чтобы один операционный менеджер приходился на пять линейных супервайзеров, то краткосрочное укомплектование персоналом будет включать сохранение того же количества супервайзеров при текучести кадров. Долгосрочное укомплектование персоналом будет включать планирование пяти супервайзеров на каждого добавленного менеджера. Эмпирическое правило расчета не является точным и не основано на глубоком анализе, оно основано на сохранении организационной структуры.

Использование метода Delphi

Метод Delphi – это метод прогнозирования человеческих ресурсов, который использует данные группы экспертов для анализа истории укомплектования персоналом и кадрового планирования.Группа старших менеджеров, бизнес-консультантов или группа связанных деловых людей, знакомых с кадровой историей организации, отвечает на вопросы о кадрах, и их ответы собираются и используются группой для индивидуального рассмотрения.

Группа не собирается вместе физически, но координируется фасилитатором, который раздает анкеты, собирает ответы и возвращает информацию участникам панели для дальнейшего рассмотрения, пока не будет уточнено кадровое прогнозирование потребностей.Эксперты хранятся анонимно друг от друга, чтобы предотвратить предвзятость и групповое мышление, а также получить максимально объективную и точную информацию.

Понимание методов соотношений

В прогнозировании человеческих ресурсов используются два различных метода соотношений: коэффициенты укомплектования персоналом и коэффициенты производительности. Коэффициенты укомплектованности кадрами используются для прогнозирования потребности в найме на основе установленной организационной формы. Например, если в компании есть административный пул из пяти секретарей на каждые 20 старших менеджеров, это соотношение используется для оценки набора секретарей.

Коэффициенты производительности используют оценки единиц, произведенных на одного сотрудника, и применяют их к прогнозам продаж для потребностей в найме. Компания, которая продает 2 миллиона виджетов в год и насчитывает 25 производственных рабочих, должна нанять больше производственных рабочих, если ожидается рост продаж, или должна, по крайней мере, содержать штат из 25 производственных рабочих для обеспечения текущих продаж.

Статистический регрессионный анализ

Статистический регрессионный анализ сравнивает взаимосвязи в исторических данных для прогнозирования кадровых потребностей.Валовые продажи в год за последние пять лет и численность персонала за это время анализируются как достаточные или недостаточные для поддержки продаж в следующие пять лет.

Работа с кадровым агентством для мероприятий: полное руководство

Для великих мероприятий требуется отличный персонал. Но иногда у вас просто нет времени (или опыта), необходимого, чтобы нанять на работу нужных людей. Вот почему обучение работе с кадровым агентством является важным навыком для любого успешного организатора мероприятий.

Итак, прежде чем вы начнете искать персонал для вашего следующего мероприятия, убедитесь, что вы помните эти полезные советы и идеи:

Причины, по которым вам следует нанять кадровое агентство для мероприятий

Прежде чем вы даже решите, какое кадровое агентство выбрать партнер, вы должны знать, почему вы работаете с ними в первую очередь. Эти льготы для кадровых агентств по основным мероприятиям должны дать вам представление лишь о некоторых способах, которыми они могут вам помочь.

1.Временным сотрудникам нужен менеджмент.

Помимо того, что они понимают и выполняют свои обязанности, вам также необходимо убедиться, что все они приходят вовремя, в униформе и готовы.

И во время крупных мероприятий важно, чтобы ваши временные сотрудники получали индивидуальные обязанности. Это поможет им чувствовать себя комфортно и даст им возможность проявить инициативу на мероприятии, когда у них будет свободное время от их обычной работы.

2. Неукоснительно соблюдать правила безопасности и питания.

Это в основном примечание для персонала барменов и предприятий общественного питания, который должен заполнить и быть в курсе государственных сертификатов по безопасности пищевых продуктов.

Одно дело – убедиться, что у всех есть эти сертификаты. Следить за соблюдением этих правил во время мероприятия – другое. Агентства по подбору персонала для мероприятий нанимают сотрудников и ведут учет их записей в дополнение к предоставлению управленческих типов для наблюдения за днем ​​деятельности.

3. Обучение персонала мероприятий требует много времени и персонала.

Кроме того, если вы никогда раньше не обучали персонал, вам может потребоваться некоторая кривая обучения. Агентства по подбору персонала для мероприятий имеют системы, гарантирующие, что каждый новый сотрудник имеет одинаковые базовые знания и опыт до вашего мероприятия.

4. Возможно, вам понадобится резервный персонал для проведения мероприятий.

Как и на любой другой работе, персонал мероприятий может стать жертвой плохой посещаемости из-за болезни, несчастного случая или общей ненадежности. Хотя это случается крайне редко, наличие кадрового агентства с большим количеством сотрудников помогает сделать получение обученного резервного персонала очень легким и (относительно) свободным от стресса.

5. Самостоятельный подбор персонала требует большого количества документов.

Помимо приема на работу сотрудников, вам также необходимо будет вести расчет заработной платы, налоги, управлять персоналом и выполнять многие другие обязанности, необходимые для найма сотрудников. Даже если они временные. Агентства по подбору персонала для мероприятий позаботятся обо всем этом за вас, чтобы вы могли сосредоточиться на деятельности по повышению рентабельности инвестиций.

Как видите, есть много движущихся частей в найме и управлении собственным персоналом для мероприятий. Поэтому кадровое агентство может стать настоящей находкой для крупных и сложных мероприятий.В дополнение к этим основным причинам, по которым агентства по подбору персонала для мероприятий так хороши, вот несколько способов, которыми организаторы мероприятий напрямую извлекают выгоду из такой договоренности.

Преимущества кадрового агентства для организаторов мероприятий

Организаторы мероприятий и кадровые агентства – это союз, заключенный на небесах. Вот почему:

Кадровые агентства для мероприятий – опытные и надежные партнеры мероприятий.

Они наймут лучших сотрудников, обладающих уникальными талантами и подготовленными, чтобы провести ваше мероприятие без сучка и задоринки.Они также позаботятся о том, чтобы у каждого нанятого человека была отличная личность и трудовая этика, необходимые для достижения успеха на работе.

И поскольку в прошлом они работали с очень многими организаторами мероприятий, у них будут конкретные предложения по размеру команды или требованиям, основанные на реальном жизненном опыте.

Кадровые агентства для мероприятий экономят ваше время.

Как мы уже говорили, самостоятельно нанимающему персоналу требуется время для правильного поиска, собеседования, проверки, найма, адаптации, обучения и управления.Но на всякий случай, если вы действительно думаете, что наем персонала для вашего собственного мероприятия – это лучший способ провести ваше мероприятие, имейте в виду, что это выполнимо, если вы запланировали надлежащее количество времени, чтобы сделать это хорошо. Подсказка: это может занять больше времени, чем вы думаете, поэтому на всякий случай превышайте бюджет.

Кадровые агентства для мероприятий предоставляют вам большую гибкость.

Помимо предоставления резервного персонала на случай чрезвычайных ситуаций, кадровые агентства также предлагают специальные роли, которые могут помочь вашему мероприятию пройти более гладко.Например, вам может понадобиться специальная команда для очистки. Или некоторые сотрудники среднего звена, отвечающие за отправку сотрудников на перерывы и настройку денежного ящика.

Кроме того, кадровые агентства часто имеют сети в других крупных городах или близлежащих местах. Таким образом, у вас может быть персонал для работы в нескольких городах и / или одновременных мероприятий независимо от того, где вы находитесь. Независимо от того, нужна ли вам простая бригада по уборке, команда продаж, работающая в течение года, или сезонные сотрудники, они позаботятся о вашем мероприятии от начала до конца.

Помимо понимания того, почему кадровые агентства для мероприятий так хороши и что они могут сделать для организаторов мероприятий, вы также, вероятно, задаетесь вопросом, что их сотрудники на самом деле могут сделать для вас.

Что могут (и должны) делать сотрудники по организации мероприятий?

Часто возникает некоторая путаница в том, за что отвечает наемный персонал по организации мероприятий и о чем действительно должна заботиться ваша внутренняя команда. Устранение неопределенности вокруг этой темы поможет подготовить вашу команду к успеху. Знание того, за что несет ответственность каждая сторона, также гарантирует, что мероприятие пройдет гладко и что всех попросят делать то, для чего они были наняты, не больше и не меньше.

Если вы новичок в работе с персоналом мероприятий, вот несколько основных идей того, что вы должны ожидать от них, а также некоторые примеры из реальной жизни:

Провести мероприятие или подготовку станции, необходимую для выполнения их обязанностей.

• Продавцы билетов должны подтвердить получение списка гостей и соответствующим образом подготовить свою станцию. Если они работают на гала-вечере, они также должны ознакомиться с именами VIP-гостей и узнать, какие особые преимущества им будут предоставлены.

• Сотрудники службы безопасности должны пройти встречу со всей командой безопасности перед тем, как отправиться на свои отдельные посты. Они должны быть на одной странице о том, кто и какие районы обслуживает, когда будут запланированы перерывы, и об основных протоколах действий в чрезвычайных ситуациях.

Возглавьте задачи, требующие особых навыков.

• Если для презентаций на семинаре используется аудиооборудование, ваш наемный персонал должен пройти предварительную подготовку и чувствовать себя комфортно, помогая вам и вашим докладчикам при возникновении вопросов.

• Персонал спортивной арены должен заниматься всем, что необходимо для преобразования места проведения из одного мероприятия в другое, например, от схватки по хоккею с шайбой до вручения наград.

Обеспечьте отличное обслуживание клиентов.

• Работники концессии должны знать, как проверять удостоверения личности при подаче алкоголя, но они также должны помогать гостям чувствовать себя желанными благодаря хорошим манерам и доброжелательности.

• Жонглируя проблемами пожарного кодекса и одновременным прибытием нескольких сторон, организаторы мероприятия должны сохранять хладнокровие, спокойствие и собранность, ведя гостей в свою секцию.

Помимо этих обязанностей, вы также должны ожидать, что ваш персонал будет профессиональным, вежливым и с энтузиазмом отнесется к вашему мероприятию.

Как работать с кадровым агентством по организации мероприятий

Можно с уверенностью предположить, что любое кадровое агентство по организации мероприятий, которое работает более года или двух, имеет опыт работы с мероприятиями. Итак, каким еще руководящим принципам следует руководствоваться при выборе кадрового агентства для мероприятий? Вот несколько шагов, которые необходимо предпринять:

Шаг 1. Прочтите отзывы о кадровых агентствах рядом с местом проведения мероприятия.

Yelp и отзывы, оставленные на Google Maps, являются хорошей отправной точкой. Но вы также должны проверить отраслевые сайты, такие как обзоры экспериментальных маркетинговых агентств на Clutch или в разделе «Кадры» в Best Company.

Шаг 2: Проведите испытания с более чем одним кадровым агентством.

Небольшие мероприятия с более низкими ставками – хорошая отправная точка для тестирования вод новых отношений с кадровым агентством. Они могут даже быть событиями, дополняющими главное событие, в котором вам больше всего понадобится помощь в будущем. Например, нишевый журнал может протестировать кадровое агентство, наняв его для небольшого местного научно-фантастического конгресса, прежде чем взять эту команду с собой на Comic Con в Сан-Диего.

Шаг 3: Обсудите цели и ожидания мероприятия.

Ваше кадровое агентство должно быть так же увлечено успехом вашего мероприятия, как и вы. Следует отметить их относительную заинтересованность в ваших надеждах и мечтах в отношении персонала мероприятия. И в идеале они должны были уже работать с организаторами мероприятий над другими подобными проектами, чтобы они могли выделить или внести улучшения в различные области вашего плана.

Опять же, наем кадрового агентства для мероприятий – это поиск надежного партнера для проведения мероприятий.А это означает, что вы должны направить свои сильные стороны на достижение общей, эффективно доведенной до сведения цели.

Шаг 4: Завершите детали, установите цепочку команд и наметьте повестку дня вашего мероприятия.

Теперь, когда вы действительно определились с кадровым агентством и узнали о мероприятии, пришло время двигаться дальше. В течение недель и дней, предшествующих вашему мероприятию, уточняйте детали для укомплектования персоналом, в том числе: подробное описание каждой роли, сколько людей потребуется на каждой станции, кто будет вашим основным контактным лицом в этот день и с чем Ваше текущее расписание похоже на установку и снятие.

Будьте открыты для любых предложений относительно того, сколько времени потребуется на подготовку, особенно для мероприятий, таких как кейтеринг или живые выступления.

Шаг 5. После мероприятия проведите встречу с вашим кадровым агентством.

После того, как вы завершили еще одно успешное мероприятие, пришло время подвести итоги и внимательно посмотреть, что пошло правильно, а что нет. Важно привлечь к этой встрече ваше кадровое агентство, поскольку у них будет уникальное представление о том, насколько хорошо было проведено мероприятие.Они также смогут предложить беспристрастное мнение о том, что, по их мнению, больше всего понравилось гостям.

Вам также следует использовать это время, чтобы обсудить, что вы хотели бы улучшить в следующей итерации мероприятия в отношении количества сотрудников, их ролей и того, планируете ли вы включать все те же мероприятия. опять таки.

Основные выводы: кадровые агентства для организаторов мероприятий

К настоящему времени вы узнали все о том, насколько прекрасным может быть это партнерство, и обо всех способах, которыми наем кадрового агентства может принести пользу вашему следующему мероприятию.Вот несколько вещей, которые следует помнить, продвигаясь вперед в процессе планирования:

• Кадровые агентства для мероприятий могут справиться со многими, многими задачами, необходимыми для поддержания специальной команды опытных и обученных профессионалов в области мероприятий, поэтому вам не нужно .
• Четкие ожидания в отношении персонала вашего мероприятия могут помочь вам скоординировать свои действия с вашей внутренней командой.
• Выбор кадрового агентства для мероприятий требует, чтобы вы смотрели на процесс так же, как и с любым другим типом стратегического партнерства: систематически, с ясным видением и общением.

В конце концов, кадровые агентства для мероприятий – это еще один ресурс, к которому могут обратиться специалисты по планированию мероприятий, когда им нужно придать своим мероприятиям дополнительную привлекательность. Теперь, когда вы знаете все тонкости работы с кадровыми агентствами для проведения мероприятий, вы можете уверенно двигаться вперед и выбрать лучшего партнера для своего предстоящего дела.

Готовы узнать больше о кадрах? Узнайте о пяти вещах, о которых следует помнить, прежде чем нанимать персонал для мероприятия, и о том, как управлять персоналом кейтеринга на крупных мероприятиях.

Математика укомплектования персоналом центра обработки вызовов – Сообщество специалистов по планированию трудовых ресурсов

Пенни Рейнольдс, The Call Scenter School

Заточите карандаши. Удалите пыль с калькулятора. Пришло время урока математики.
Успешная работа call-центра означает управление по номерам. И самый важный показатель – это количество человек, занимающих места каждый час, чтобы отвечать на запросы клиентов. Поскольку более двух третей операционных расходов центра обработки вызовов связаны с персоналом, получение «нужного» числа сотрудников имеет решающее значение как с точки зрения обслуживания, так и с точки зрения затрат.В этой статье описывается пошаговый процесс расчета требований к ресурсам центра обработки вызовов и оценки наиболее важных компромиссов в отношении услуг и затрат.

Расчет рабочей нагрузки

В последней статье информационного бюллетеня On Target, посвященной основам прогнозирования, мы объяснили процесс прогнозирования звонков – использование исторических данных и анализ тенденций и сезонных закономерностей для получения ежемесячных оценок, а затем использование шаблонов дня недели и времени дня для разбейте числа на почасовые или получасовые прогнозы.

С этими прогнозами количества вызовов и некоторыми предположениями о среднем времени обработки (AHT) мы готовы выполнить простой расчет, чтобы определить загруженность персонала. Это просто количество прогнозируемых звонков за час, умноженное на среднее время обработки звонка. Среднее время обработки (AHT) состоит из двух компонентов: фактического времени разговора или разговора плюс любого времени после завершения вызова, связанного с вызовом. Время подведения итогов может включать практически все – заполнение формы, обновление базы данных клиентов и т. Д.

Время обработки, вероятно, будет зависеть от времени суток, а также от дня недели. Например, вы можете обнаружить, что AHT выше во время вечерней смены, поскольку у вас могут быть новые сотрудники, работающие в нежелательные часы, или просто у вас есть абоненты, которые хотят поговорить немного дольше в утренние часы! Большинство центров обработки вызовов просто используют среднее число для времени обработки по всем направлениям, что может быть опасным предположением, если есть значительные расхождения. Неточные цифры могут способствовать недоукомплектованию или избыточному укомплектованию кадрами, поэтому лучше использовать цифры, которые фактически отражают модели времени суток или дня недели.
Затем номер рабочей нагрузки используется для определения количества базового персонала, необходимого для обработки вызовов. Часть, которая отличает подбор персонала для call-центра от любой другой кадровой ситуации, заключается в том, что эта рабочая нагрузка не отражает типичных схем работы. Давайте сравним центр обработки входящих вызовов с группой канцелярских работников, обрабатывающих почту в одной компании. С 8:00 до 9:00 у канцелярского персонала для обработки 400 почтовых отправлений, и на обработку каждого отправления уходит 3 минуты. Это 1200 минут или 20 часов работы.Сколько человек должно работать, чтобы выполнить всю работу к 9:00?
Хорошо, это еще не самая сложная математическая часть. Чтобы справиться с 20-часовой рабочей нагрузкой, потребуется 20 сотрудников. Причина соотношения 1: 1 в том, что почтовые задачи представляют собой последовательную рабочую нагрузку. Другими словами, сотрудники могут обрабатывать работу как последовательные задачи, и каждый человек может выполнить один час работы за час.

Определение требований к персоналу центра обработки вызовов

А теперь пора набрать персонал для колл-центра.Этим сотрудникам поступает 400 звонков, на обработку каждого из которых уходит в среднем три минуты – 2 минуты разговора и еще одна минута после звонка. Опять же, у нас есть 1200 минут или 20 часов нагрузки. Сколько нужно людей?

К сожалению, мы не можем обрабатывать звонки только с 20 людьми. В 8:05 может поступить 22 вызова, это означает, что все 20 агентов заняты, а еще 2 вызова находятся в очереди. Тогда в 8:15 в процессе может быть только 16 вызовов, что означает, что 4 наших сотрудника не работают.Эти 4 человека не смогут отработать полный час работы просто из-за того, как поступают звонки. Во входящем колл-центре работа не выполняется подряд. Скорее, работа прибывает, когда наши клиенты решают позвонить. Таким образом, у нас есть случайная рабочая нагрузка вместо последовательной работы. Это подводит нас к первому математическому правилу укомплектования персоналом колл-центра: у вас должно быть больше рабочих часов, чем часов реальной работы.

Так сколько еще нам нужно? Для 20 часов работы нам понадобится 21 сотрудник? 24? 30? Количество необходимого персонала зависит от уровня обслуживания, которое мы хотим предоставить.Очевидно, что чем больше у нас сотрудников, тем короче задержка. Чем меньше сотрудников, тем дольше будет ждать звонящий.

Для определения того, что происходит с определенным количеством имеющихся ресурсов для выполнения определенного объема рабочей нагрузки, требуется математическая модель, которая воспроизводит текущую ситуацию. Доступно несколько моделей организации телефонного трафика, и одна из них особенно хорошо подходит для центров обработки входящих вызовов. Мы используем модель под названием Erlang C, которая учитывает случайность поступающей рабочей нагрузки, а также поведение вызовов в очереди (удержание для первого доступного повторения).

Пример Erlang C

Давайте посмотрим на прогнозы Erlang C на основе 20 часов рабочей нагрузки, которые мы определили ранее. В таблице ниже показано, что произойдет с 21–28 сотрудниками (столбец 1), которые смогут справиться с 20-часовой нагрузкой на входящие звонки.

Кол-во сотрудников	Отложено Порция	Задержка для абонентов с задержкой	Средняя задержка (ASA)	Уровень обслуживания (через 20 секунд)
21	76%	180 сек	137 сек	32%
22	57%	90 сек	51 сек	55%
23	42%	60 сек	25 сек	70%
24	30%	45 сек	13 сек	81%
25	21%	36 сек	8 сек	88%
26	14%	30 сек	4 секунды	93%
27	9%	26 сек	2 секунды	96%
28	6%	23 сек	1 сек	97%

Давайте взглянем на каждый столбец и показатели обслуживания.Во втором столбце показана часть вызовов, которые не найдут доступного агента и перейдут в очередь, а третий столбец показывает, сколько в среднем будут ждать задержанные вызывающие абоненты. Таким образом, при наличии 24 сотрудников модель Erlang C предсказывает, что 30% звонящих будут задержаны и что они будут ждать в очереди в среднем 45 секунд.

В третьем столбце представлена ​​средняя задержка всех вызовов, включая те, на которые ответили немедленно. Таким образом, при наличии 24 сотрудников 30% вызовов будут помещены в очередь и ждать там 45 секунд, в то время как на остальные 70% будут даны немедленные ответы.Средняя задержка или средняя скорость ответа (ASA) – это средневзвешенное значение обеих этих групп [(45 x 0,30) + (0 x 0,70)] = 13 секунд. Важно понимать, что этот номер ASA не соответствует среднему уровню ожидания вызывающих абонентов в очереди. Либо они ждут (и делают это в среднем 45 секунд), либо вообще не ждут. ASA – это не «реальное» число – это статистика, представляющая среднее двух других чисел.

Четвертый столбец представляет уровень обслуживания. Уровень обслуживания представляет X% вызывающих абонентов, которые обрабатываются в течение указанного времени задержки Y секунд.В этой таблице показан процент, обработанный в течение указанных 20 секунд времени ожидания. Обычная цель обслуживания колл-центра – обработка 80% вызовов за 20 секунд или меньше. Для достижения этой цели нам потребуется 24 сотрудника, что обеспечит уровень обслуживания 81% за 20 секунд.

Персонал для достижения целей

Итак, какой должна быть ваша цель обслуживания? Хотя в центрах обработки вызовов часто встречаются общие цели, на самом деле не существует такого понятия, как «отраслевой стандарт», определяющий, какой должна быть цель обслуживания.Постановка цели по скорости ответа зависит от множества различных факторов. Колл-центрам необходимо учитывать цели предприятия и маркетинговые стратегии, стандарты конкурентов и, самое главное, ожидания клиентов. Мы часто обнаруживаем, что руководство колл-центра год за годом движется к одной и той же цели обслуживания, даже не задумываясь о том, должна ли цель быть выше или ниже в зависимости от бизнес-среды или требований клиентов.

Ожидания клиентов, безусловно, возросли, когда речь идет о скорости ответа на ожидания.Все больше и больше абонентов основывают свои ожидания и судят о ваших услугах, основываясь на своем последнем, лучшем опыте обслуживания. Взглянув на отчеты ACD вашего call-центра и посмотрев, когда вызывающие абоненты начинают отказываться от вызовов, вы получите некоторое представление о «наихудшем» сценарии задержки. Но постановка цели «в лучшем случае» должна включать получение обратной связи от высшего руководства, клиентов, конкурентов и других центров, а затем оценку компромиссов в стоимости и услугах, чтобы определить влияние повышения или понижения цели на стоимость и обслуживание.

Взаимоотношения персонала и обслуживания

Давайте еще раз взглянем на наше штатное расписание и рассмотрим влияние изменения численности персонала на обслуживание. Очевидно, что время задержки увеличивается по мере вычитания агентов, а обслуживание улучшается по мере добавления персонала. Но обслуживание не зависит в одинаковой степени во всех отношениях, и это чрезвычайно важное явление, которое нужно понимать при укомплектовании кадрами колл-центра.

Допустим, мы решили, что нам нужно иметь 24 сотрудника, чтобы справиться с 20-часовой нагрузкой по телефону, чтобы достичь целевого уровня обслуживания 80% за 20 секунд.Если мы увеличим или уменьшим численность персонала, будут два совершенно разных воздействия. Во-первых, если мы добавим одного или двух человек, средняя скорость ответа (ASA) улучшится с 13 секунд до 8 секунд с 25 сотрудниками, а затем до 4 секунд с 26 сотрудниками. Первый добавленный человек дает 5-секундное улучшение, следующий человек дает нам только 4-секундное улучшение, а третий человек дает ASA 2 секунды, то есть 2-секундное улучшение. Добавление персонала приводит к уменьшению прибыли и оказывает все меньшее влияние по мере увеличения численности персонала.

Теперь давайте посмотрим на эффект вычитания штата из нашей потребности в 24 человека. Когда мы вычитаем одного, двух и трех человек, наш ASA увеличивается до 25 секунд, 51 секунды и 137 секунд соответственно. У первого человека результат увеличился на 12 секунд, у второго – еще на 26 секунд, а у третьего в прыжке – еще на 86 секунд! Из-за увольнения персонала обслуживание ухудшается, и в какой-то момент это происходит резко. Особенно большие скачки происходят по мере того, как количество наших сотрудников приближается к часам работы.

Вы можете рассматривать это как хорошие, так и плохие новости. Хорошая новость заключается в том, что если вы некачественно обслуживаете свой операторский центр, вы можете значительно улучшить его, добавив еще одного человека. С другой стороны, когда уровень обслуживания варьируется от посредственного до плохого, еще один человек, бросивший обучение, может привести к такому падению обслуживания, что восстановить его практически невозможно.

Расчет усадки и требований к графику

Числа, которые мы обсуждали до сих пор, являются просто числами «тел в стульях».Эти числа предполагают, что все агенты всегда доступны для обработки рабочей нагрузки вызовов.

Но все мы знаем, что агенты недоступны большую часть времени. И мы должны учесть эту недоступность в наших требованиях к расписанию, чтобы в итоге у нас было достаточно персонала, чтобы укомплектовать телефоны.
При расчете потребностей в персонале необходимо внести окончательную корректировку, чтобы учесть все виды деятельности и ситуации, которые делают персонал «непродуктивным». Мы называем это непродуктивное время сокращением персонала и определяем его как любое время, за которое персонал получает зарплату, но не может обрабатывать звонки.Мы включаем такие виды деятельности, как перерывы, встречи, тренинги, работа вне телефона, а также общие непродуктивные или «где, черт возьми, они?» время.

В большинстве центров сокращение персонала составляет от 20 до 35%. Мы учитываем этот фактор сокращения в нашей потребности в персонале, разделив потребность в персонале Erlang на процент продуктивного персонала (или 1 минус процент сокращения). В нашем примере, если требуется 24 сотрудника, а коэффициент усадки составляет 30%, то 24 / 0,7 дает потребность в 34 расписаниях.

Следующие шаги

В следующей статье этой серии мы поможем вам понять еще несколько цифр, связанных с укомплектованием колл-центром, включая влияние скорости прибытия, расчетов занятости персонала и влияния размера на эффективность колл-центра. Мы также обсудим различия в расчетах рабочей нагрузки и моделях укомплектования персоналом при планировании ресурсов для обработки других каналов связи, таких как исходящие звонки или электронная почта.

Пенни Рейнольдс – партнер-учредитель Call Center School, консалтинговой и образовательной компании из Нэшвилла, штат Теннесси.Компания предлагает широкий спектр образовательных услуг для специалистов call-центров, включая традиционные аудиторные курсы, веб-семинары и программы электронного обучения для самостоятельного обучения. С ней можно связаться по адресу [email protected].

© 2013 Общество специалистов по планированию трудовых ресурсов

Руководство по штатным расписаниям и листовкам по правам животных

Поскольку у нас обычно мало времени, чтобы проводить с каждым конкретным человеком, мы должны стремиться использовать его как можно больше.Мы должны спроектировать позитивный образ самих себя и своего дела, эффективное вербальное общение и демонстрация наших знаний по предмету. Вот наш руководство по тому, что можно и чего нельзя делать.

ДЕЛАТЬ:

1. Ознакомьтесь с предметом обсуждения . ПРОЧИТАЙТЕ информацию, которую вы передаете общественности. НИКОГДА не разглашайте информацию, которую вы лично не читал.Будьте готовы обсудить многие аспекты вашей темы, включая воздействие на животных, людей и окружающую среду. Обязательно подчеркивать позитивные изменения в образе жизни.

2. Знайте расположение своего стола и объем вашей информации. Будьте готовы ответить на вопросы и предоставить дополнительные ссылки.

Пример: Пэт К. Публика выражает озабоченность по поводу окружающей среды.

Ответ: Быстро найдите свой информационный бюллетень / брошюру по окружающей среде о влиянии животноводства.Выделите информацию, относящуюся к Пэт обеспокоен такими проблемами, как влияние навоза с промышленных ферм на нашу землю и воду. Ферма, насчитывающая один миллион кур, производит 125 тонн влажного навоза в день! После того, как вы решите срочную проблему Пэт, быстро переходите к другой аспект вашего предмета, например, устранение изломов.

3. Держите свой стол в чистоте и хорошо организованном . Держите подальше от стола всю еду и напитки.Если вам нужно есть или пить во время игры на стол, примите оторваться от стола. Если посетитель ставит на ваш стол тарелку с едой, чашку с кофе или другие «вещи», уберите их и передайте. назад.

4. Одежда для успеха и для вашей игровой среды. Выглядите комфортно, но при этом профессионально. Носите чистую и аккуратную веганскую одежду. Похож на ваши посетители. Носите свое послание, но не передозируйте на одежду для отдыха в защиту прав животных.

5. Будьте активны . Улыбайтесь и смотрите в глаза, когда посетители проходят мимо вашего стола. Будьте дружелюбны и спросите их, знают ли они о вашем деле или они хотели бы получить некоторую информацию о вашем деле. Всегда предлагайте брошюру посетителю, который колеблется. Люди, которые иначе ушли бы не беря ничего, почти всегда возьмет брошюру, если вы вежливо спросите их, не нравится ли она им, и передадите им.

Фото: Тереза ​​Чагрин

НЕ:

1. Не ставьте под угрозу свое дело. НИКОГДА не извиняйтесь за заботу о животном. Оставайся сфокусированным.

Пример: Обсуждая необходимость принятия законодательства о гуманном убое птицы, НИКОГДА не ставьте под угрозу цель полного отказа от мяса. торговля. НИКОГДА не предполагайте, что закон о гуманном убое является решением проблемы страданий или расширением прав животных. Животные в нашем обществе сделать , а не иметь права.Не позволяйте обсуждению дать публике возможность уменьшить свою вину по поводу поедания животных. Ты хочешь их донести ваше сообщение до своих обеденных столов.

2. Не пытайтесь решать незнакомые проблемы. Просто укажите, что вы не знакомы с проблемой. Попросите Пэта связаться с вашим лидером организации или добровольно свяжитесь с Пэт позже. ОБЯЗАТЕЛЬНО ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЛЮБЫЕ долговые расписки.

3. Не будьте препятствием для публики . Никогда не стойте между посетителем и выставочным столом. Всегда сохраняйте позитив и профессиональное отношение. Никогда не оскорбляйте посетителя. Всегда держите спокойный и собранный тон.

Пример: Пэт К. Паблик говорит, что куры глупы.

Ответ: Спросите, считает ли Пэт, что интеллект должен диктовать, как обращаться с человеком.

Сообщите Пату, что куры, которым разрешено жить так, как задумано природой, являются очень умными и общительными птицами.Сравните фабричные фермы, в которых находятся десятки тысячи птиц как единое целое, и одна птица наслаждается жизнью в лучах солнца и травы.

4. Не тратьте время на споры с людьми, которые хотят отвлечь вас от вашего дела. Определите, когда обсуждение выходит из-под контроля или никуда не денешься, и вежливо извинись. Не отвлекайтесь на споры об абортах, политике и тому подобном. Животным нужно 100 процентов ваше время, когда вы играете и раздаете им листовки.

5. Не тратьте время на болтовню с другими активистами и упускайте возможность связаться с прохожими. НИКОГДА не смотрите и не ведите себя скучающими. Сохранить сплетни, болтовня и тупость для после события.

Будьте дружелюбны • Будьте внимательны • Будьте информированы • Будьте внимательны

United Poultry Concerns – это некоммерческая организация, пропагандирующая бережное и уважительное отношение к домашней птице.Для большего информации, посетите наш веб-сайт www.upc-online.org или напишите в United Poultry Concerns, PO Box 150, Мачипонго, Вирджиния 23405 США. 757 678-7875. [email protected]

Сколько сотрудников вам нужно? – FPM

Многие врачи долго и упорно борются за то, чтобы найти нужное количество членов для работы в нужное время в нужное время. Немногие практики когда-либо справляются с борьбой и достигают кадровой «утопии». Те, кто действительно добивается благоприятного уровня укомплектования персоналом и стабильности, как правило, испытывают это ненадолго.

Ошибка, которую допускают многие практики, заключается в чрезмерно упрощенном и реакционном подходе: если работа отстает или кто-то просит о помощи, они добавляют сотрудников. если накладные расходы становятся слишком высокими, сокращаются расходы на персонал.

Этот ретроспективный подход редко работает, создавая эффект маятника, который приводит к тому, что на борту слишком много или слишком мало сотрудников. Чрезмерное укомплектование персоналом приводит к увеличению затрат, но не всегда соответствующее повышение эффективности или качества. Недостаточное укомплектование персоналом может привести к снижению удовлетворенности пациентов, уменьшению сборов и ухудшению финансовых показателей.

Так в чем секрет успешного кадрового обеспечения? Хотя ответ во многом зависит от найма людей, чья рабочая этика, опыт и знания делают их подходящими для этой работы, врачи могут получить общее представление о своих кадровых потребностях, сравнивая свою практику с отраслевыми эталонами и при необходимости корректируя цифры.

КЛЮЧЕВЫЕ МОМЕНТЫ

• Практики могут начать оценивать уровень своего персонала, консультируясь с отраслевыми эталонными показателями, которые широко доступны.

• При сравнении уровней укомплектования персоналом с контрольными данными практикующим специалистам может потребоваться скорректировать их численность в зависимости от уникальных обстоятельств.

• Высокая производительность врачей может оправдать более высокий уровень укомплектования персоналом, чем предполагают контрольные показатели.

Как это сделать

Первым шагом в сравнительном анализе является поиск надежных источников данных для врачебной практики, таких как Ассоциация управления медицинскими группами (MGMA), Ресурсы поддержки практики (PSR), Американская медицинская ассоциация (AMA). ) и Американская ассоциация медицинских групп (AMGA), а также местные медицинские общества (контактную информацию см. в разделе «Ресурсы для сравнительного анализа»).Сравнивая свою практику с отраслевыми стандартами производительности, постарайтесь найти данные для практик, аналогичных вашей, и обратитесь по крайней мере к двум источникам для более широкой перспективы.

Следующий шаг – определить, что измерять. Когда дело доходит до укомплектования персоналом, большинство практикующих специалистов хотят знать ответы на два вопроса: достаточно ли у нас людей для выполнения работы? И соответствуют ли наши расходы на персонал аналогичным расходам?

Чтобы ответить на эти вопросы, обратите внимание на следующие критерии:

1. Количество вспомогательного персонала на одного врача, эквивалентного полной занятости,

2. Процент валового дохода, потраченный на заработную плату вспомогательного персонала.

В таблице «Быстрое сравнение» показаны два набора эталонных показателей кадрового обеспечения – один от PSR, а другой от MGMA. Третий столбец в сетке предоставляет практикам место для ввода собственных данных для сравнения. Чтобы практики могли сравнивать «яблоки с яблоками», важно, чтобы они понимали, как были получены эти эталоны, и следовали той же методологии при расчете своих собственных чисел. В разных обследованиях могут использоваться разные методологии (их описание обычно можно найти в документе обследования), но в целом они будут напоминать следующие:

Вспомогательный персонал на одного врача, работающего с полной занятостью.Отношение вспомогательного персонала к числу врачей с полной занятостью показывает количество штатных сотрудников, необходимое для адекватной поддержки одного врача, работающего полный рабочий день. (Поставщики среднего звена не включены в этот расчет, но будут учтены позже в разделе «Корректировка чисел».) Ассоциация управления медицинскими группами (MGMA), один из лидеров в области сравнительного анализа практики, использует следующую методологию для определения врачей, работающих с полной занятостью:

1. Определите, сколько врачей в вашей практике работают «полный рабочий день» (определяется как минимальное количество часов, которое считается нормальной рабочей неделей в вашей практике).

2. Для каждого врача, который работает меньше, чем полный рабочий день, разделите его или ее среднее количество рабочих часов в неделю на стандарт полной занятости, чтобы определить статус FTE. Например, если д-р А. работает 30 часов в неделю в практике, которая считает 40 часов полной занятостью, его статус FTE составляет 0,75 (30/40 = 0,75).

3. Исходя из шагов 1 и 2 выше, рассчитайте общее количество врачей FTE. Например, если у вас есть два врача на постоянной основе и два врача, каждый из которых работает по 30 часов в неделю в практике, где 40 часов – это полная рабочая неделя, ваше количество врачей с полной занятостью будет 3.5 (1 + 1 + 0,75 + 0,75 = 3,5).

Следуйте той же процедуре для определения вашего вспомогательного персонала FTE. Затем разделите количество обслуживающего персонала с полной занятостью на количество врачей с полной занятостью. Этот коэффициент – ваш коэффициент укомплектования персоналом. Например, 15 вспомогательных сотрудников с полной занятостью, разделенные на 3,5 врачей с полной занятостью = 4,3 вспомогательного персонала на одного врача с полной занятостью.

Расходы на персонал в процентах от выручки. Чтобы определить расходы на персонал как процент от дохода, разделите сумму, выплаченную в виде заработной платы персонала, на валовой доход за тот же период.Для эталонных показателей MGMA эта цифра включает заработную плату и льготы вспомогательному персоналу. Другие, например, Practice Support Resources, Inc. (PSR), включают только заработную плату. Практика должна иметь возможность получать данные о своих расходах на персонал на основе информации за год до текущей даты, содержащейся в его отчете о прибылях и убытках.

Корректировка чисел

Многие практики не могут принять свои числа за чистую монету. Смягчающие обстоятельства в практике часто влияют на требования к численности персонала или учитывают заработную плату персонала, которая выше или ниже контрольных показателей.По этой причине перед тем, как делать какие-либо выводы относительно их штатной численности, практикующим специалистам следует учитывать следующие моменты.

Провайдеры среднего уровня. Практикам может потребоваться скорректировать свой целевой уровень укомплектования персоналом в зависимости от того, нанимают ли они практикующих медсестер или помощников врача. Например, обследование затрат MGMA 2001 г. 1 дает ориентиры в 0,38 MLP и 4,67 вспомогательного персонала на одного врача, работающего в семейной практике. Если в вашей практике нет поставщиков среднего звена, ваши потребности в персонале могут быть меньше.Если в вашей практике большое количество MLP на одного врача, вам, вероятно, потребуется больше персонала, чем предполагают контрольные показатели, для поддержки дополнительных поставщиков.

Производительность врача. Практикам также может потребоваться больше или меньше персонала, чем предполагают контрольные показатели, в зависимости от количества пациентов, которых каждый врач принимает в день, и количества процедур и дополнительных услуг, которые предоставляет офис. Поэтому, сравнивая врачей, работающих с полной занятостью, также рекомендуется сравнивать общие расходы на одного врача или количество посещений в неделю или в год.

Например, Краткий справочник PSR по статистике управления практикой за 2001 год2 предоставляет следующие эталонные показатели производительности семейных врачей:

• Общие годовые брутто-расходы: от 417 000 до 550 000 долларов,

• Амбулаторные посещения в неделю: от 95 до 125,

• Стационарных посещений в неделю: от 6 до 12.

(Согласно PSR, эти диапазоны охватывают примерно половину обследованных практик, причем примерно 25 процентов выше и 25 процентов ниже диапазонов.) Используя эти цифры, практика может захотеть скорректировать количество врачей FTE, которых она использует при оценке соответствующего персонала. Врачи, показатели продуктивности которых близки к крайним значениям этих диапазонов или выходят за их пределы, могут ввести в заблуждение фактическое количество врачей, работающих с полной занятостью. Например, рассмотрим практику, в которой работают три врача с полной занятостью, общая годовая валовая плата составляет 1 800 000 долларов. Если разделить общие расходы на максимум диапазона, 550 000 долларов, скорректированное число врачей FTE составит 3,27. Более высокая производительность врачей может потребовать более высокого уровня укомплектования персоналом.

Спутниковые точки. Расположение спутников – отличный способ увеличить количество пациентов в клинике, но иногда они требуют более тяжелого персонала. Если спутниковая локация функционирует как независимая практика на постоянной основе со своим собственным вспомогательным персоналом, то ее штатное расписание должно быть сопоставимо с традиционными методами. Однако, если спутниковое местоположение практики используется только часть времени, когда врачи и офисный персонал перемещается между двумя учреждениями, общие потребности практики в персонале для этих двух мест могут быть немного больше.

БЫСТРОЕ СРАВНЕНИЕ

Представленная здесь сетка предоставляет два набора критериев укомплектования персоналом для семейной врачебной практики (один из Краткого справочника по статистике управления практикой 2001 г., подготовленного «Ресурсами поддержки практики», а другой – из обследования затрат 2001 г., проведенного Ассоциацией управления медицинскими группами). Практики могут указать собственную численность персонала в третьем столбце и при необходимости сравнить и скорректировать их численность. PSR предоставляет диапазон для исследуемых практик, в то время как MGMA предоставляет медианное значение. Другие источники данных сравнительного анализа перечислены в разделе «Ресурсы для сравнительного анализа».”

Просмотреть / распечатать таблицу

	PSR	MGMA	Ваша практика
Вспомогательный персонал на одного врача FTE	3,0–5,0 9,0
Расходы на вспомогательный персонал в процентах от валового дохода *	25–27%	31,57%

Стили практики

	9
Вспомогательный персонал на одного врача	3.0–5,0	4,67
Расходы на вспомогательный персонал в процентах от валового дохода *	25–27%	31,57%

39

Стили практики
39. Врачам также следует учитывать, как их стили практики влияют на их кадровые потребности. Хорошо организованному врачу, который принимает пациентов по графику и своевременно оформляет документы, вероятно, потребуется меньше вспомогательного персонала, чем менее организованному врачу.Точно так же сотрудники, которым приходится иметь дело с пациентами, недовольными длительным ожиданием, или которым приходится просматривать груды диаграмм, чтобы найти нужную им запись, не смогут выполнить столько работы за определенный период времени. Планировка офиса, система управления практикой и демографические данные пациентов также могут влиять на эффективность сотрудников. Если у вас укомплектованность персоналом выше контрольных показателей, подумайте, оправдывают ли ваш стиль практики, помещения и оборудование дополнительный персонал или вашей практике нужно больше этих областей.

РЕСУРСЫ БЕНЧМАРКИНГА

Врачи могут получить доступ к надежной информации сравнительного анализа из ряда ресурсов, включая следующие:

Американская медицинская ассоциация

Характеристики и распределение врачей в США (члены AMA: 150 долларов США; не члены: 170 долларов США) и медицинские группы в США. США (члены AMA: 74,95 доллара США; лица, не являющиеся членами: 99,95 доллара США). Позвоните по телефону 800–621–8335 или посетите сайт www.ama-assn.org/ama/pub/category/2672.html.

Американская ассоциация медицинских групп

Опрос о заработной плате и производительности медицинских групп (члены AMGA: 175 долларов; лица, не являющиеся членами: 250 долларов) и обследование финансовых операций медицинских групп (члены AMGA: 175 долларов; лица, не являющиеся членами: 250 долларов).Позвоните по телефону 703–838–0033 или посетите commerce.amga.org/store/category.cfm?category_id=2.

Ассоциация управления медицинскими группами

Исследование затрат (участники MGMA: 240 долларов США; лица, не являющиеся членами: 450 долларов США), а также эффективность и практика успешных медицинских групп (члены MGMA: 265 долларов США; лица, не являющиеся членами: 475 долларов США). Электронная почта [email protected], тел. 877– 275–6462, доб. 895 или посетите www.mgma.com/surveys/.

Practice Support Resources Inc.

Краткий справочник по статистике управления практикой, индивидуальные специальности (45 долларов США) и 14 специальностей (199 долларов США).Позвоните по телефону 800–967–7790 или посетите сайт www.practicesupport.com.

Компетенция и опыт сотрудников. Практикам также следует иметь в виду, что опыт и знания их вспомогательного персонала часто влияют на количество необходимого вспомогательного персонала. Если текучесть кадров в практике высока, это обычно означает, что практика большую часть времени работает в режиме «обучения». Новым сотрудникам обычно требуется больше времени для выполнения рутинных задач и обязанностей, чем ветеранам.Те сотрудники, которые занимаются практикой два или более лет, вероятно, будут выполнять свою работу более эффективно, будут смотреть вперед в том, что необходимо сделать, принимать решения самостоятельно и избавлять врача от некоторых низкоуровневых задач. . Если ваша укомплектованность персоналом высока по сравнению с установленными контрольными показателями, подсчитайте процент сотрудников, которые проработали в вашей организации менее одного года. Если это число превышает 30 процентов, это может объяснить, почему у вас высокий уровень штата.Чтобы сократить количество сотрудников, которые вам понадобятся в будущем, начните изучать способы привлечения и удержания более опытных сотрудников.

Работа, выполняемая другими лицами вне практики. На кадровые потребности практики также влияют обязанности, которые она делегирует другим вне практики. Например, врачи могут получать услуги от сети больниц или организации управленческих услуг (MSO) – такие услуги, как согласование и подтверждение контрактов на управляемое медицинское обслуживание, расшифровка записей, выставление счетов, управление человеческими ресурсами и общие бухгалтерские функции.Регулировка этих функций изменит количество сотрудников, необходимых для вашей практики.

Чтобы оценить, насколько велика корректировка для работы, выполняемой вне практики, вы можете обратиться к Обзору затрат MGMA, в котором среднее количество сотрудников на одного врача с полной занятостью разбито по должностным обязанностям, как показано в «Контрольные показатели кадрового обеспечения MGMA по категориям должностей. ”

Если ваша практика не оказывает клинических лабораторных и радиологических услуг и отправляет транскрипцию, например, внешнему источнику, общее количество штатных сотрудников, которые вам требуются, вероятно, будет меньше, чем эталонный показатель MGMA, равный 4.67 на врача.

ЭТАЛОННЫЕ МАТЕРИАЛЫ ПЕРСОНАЛА MGMA ПО КАТЕГОРИЯМ РАБОТ

Обследование затрат MGMA 2001 года разбивает медианное количество штатных сотрудников на одного врача с полной занятостью для семейных практик, как показано ниже. (Предупреждение: не ожидайте, что сумма этих чисел будет равняться общему среднему соотношению персонала к числу врачей, занятых в полной занятости; это определяется отдельно.)

Просмотр / печать таблицы

Общие административные	0,24
Офис	0.80
Административная управляемая медицинская помощь	0,16
Ведение домашнего хозяйства, техническое обслуживание, безопасность	0,14
0 39 Медицинские секретари, транскриберы	0,34
Медицинские записи	0,43
Другая административная поддержка	0.13
RNs	0,44
LPN	0,40
MA3 904	0,34
Радиология и визуализация	0,21
Вспомогательный персонал по контракту	0.23

Общий административный	0,24
Деловой офис	0,80
0003
, обслуживание, охрана	0,14
Медицинские приемные	1.0
Медицинские секретари, транскриберы	0,34
Медицинская документация	0,43
9045	0,44
LPN	0,40
Помощники медсестры	0.76
Клиническая лаборатория	0,34
Радиология и визуализация	0,21
Окончательная корректировка включает сравнение заработной платы персонала с валовой выручкой. При использовании этого сравнения важно помнить, что доход (деньги, вложенные в практику) во многом зависит от способности персонала выполнять работу.Нехватка персонала в биллинговой конторе или неопытный персонал на стойке регистрации обычно приводят к снижению доходов практики. Таким образом, сокращение штата для экономии денег может быть похоже на остановку часов для экономии времени – бесполезное занятие. Фактически, может потребоваться увеличение расходов на персонал в краткосрочной перспективе для увеличения доходов в долгосрочной перспективе. Если ваши расходы на персонал в процентном отношении к выручке намного превышают сравнительные цифры, сначала проверьте, есть ли у вас проблема с доходом, а не проблема с персоналом.Например, ваш график оплаты может быть слишком низким, у вас могут быть плохие контракты на медицинское обслуживание или вам может потребоваться улучшить свои сборы. Проблемы с доходами могут нарисовать более мрачную кадровую картину, чем существует на самом деле. Движение вперед После того, как практика завершит процесс сравнительного анализа, врачи и руководители практики должны задать себе следующие вопросы, прежде чем вносить какие-либо кадровые изменения: Доволен ли я тем, как работает практика в настоящее время? Готов ли я повысить свою эффективность, чтобы у меня было меньше времени персонала? Готов ли я платить больше за персонал, чтобы привлекать и удерживать более опытных сотрудников? Удовлетворены ли мои сотрудники и пациенты тем, как работает практика? Если укомплектование практикующего персонала немного выше контрольных показателей, но эффективность его работы в других ключевых областях высока, врачи должны с осторожностью относиться к сокращению штата.Исследования, проведенные MGMA, а также другими частными организациями, показывают, что более эффективные практики (с высоким уровнем удовлетворенности пациентов и высоким доходом), как правило, имеют немного больше вспомогательного персонала на одного врача. Добавить комментарий Отменить ответ Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены * Комментарий * Имя * Email * Сайт