Содержание

Приказ о поручение дополнительной работы на время учебного отпуска

Совмещение должностей в одной организации внутреннее совмещение — явление на сегодня очень распространенное. Применяется в условиях недостаточного объема работ для привлечения нового сотрудника, временного характера работ, временного отсутствия штатного сотрудника или временного отсутствия специалистов необходимого уровня неплохим решением проблем для работодателя может стать совмещение должностей. В связи с этим как у работников, так и у работодателей возникает масса вопросов о порядке оформления такого режима работы, об особенностях оплаты и прекращения совмещения. Действия работодателя в случае поручения работнику дополнительной работы, не предусмотренной действующим трудовым договором. ШАГ 1 Ознакомьтесь с требованиями, соблюдение которых необходимо для поручения работнику дополнительной работы, не предусмотренной трудовым договором.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Находим ответ. Кому и как предоставить учебный отпуск

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Порядок оформления совмещения должностей (профессий) в организации

Вопрос: В организации есть несколько сотрудников, занимающих должности не преподавателей, но имеется приказ, где они также протарифицированы, то есть ведут уроки. Объем от до часов. Надо ли с ними оформлять какие-либо документы, договор или приказ. Или достаточно тарификации, по которой бухгалтерия должна оплачивать?

Если сотрудники ведут дополнительную работу, не предусмотренную трудовым договором необходимо оформить совмещение профессий ст. Статья Совмещение профессий должностей. Расширение зон обслуживания, увеличение объема работы. Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором. С письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня смены наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии должности за дополнительную оплату статья настоящего Кодекса.

Поручаемая работнику дополнительная работа по другой профессии должности может осуществляться путем совмещения профессий должностей. Поручаемая работнику дополнительная работа по такой же профессии должности может осуществляться путем расширения зон обслуживания, увеличения объема работ. Для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику может быть поручена дополнительная работа как по другой, так и по такой же профессии должности.

Срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем устанавливаются работодателем с письменного согласия работника. Работник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель — досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня.

Совмещение профессий должностей , расширение зон обслуживания, увеличение объема работ: разграничение понятий.

Работнику может быть поручено выполнение дополнительной работы, не предусмотренной трудовым договором, при соблюдении требований ст. Поручение дополнительной работы актуально, в частности, когда в организации не укомплектован штат работников или невозможно приостановить работу на время отсутствия работника из-за болезни, командировки, ежегодного отпуска, отпуска по беременности и родам или по уходу за ребенком и других причин.

Необходимо, чтобы профессии должности , по которым поручается выполнение дополнительной работы, были предусмотрены штатным расписанием работодателя например, по форме N Т-3 , утвержденной Постановлением Госкомстата России от В противном случае осуществление доплат за выполнение дополнительной работы и их учет при определении размера государственных гарантий в том числе государственных пособий в связи с материнством могут быть признаны проверяющими органами необоснованными Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от При поручении работнику наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы необходимо учитывать следующее ч.

Как оформить совмещение профессий должностей , расширение зон обслуживания, увеличение объема работ в том числе при замещении работника на время отпуска. Определенные сторонами условия трудового договора не изменяются, поскольку работнику поручается дополнительная работа, выполнение которой не предусмотрено трудовым договором, что следует из системного толкования норм ст.

Таким образом, фактического изменения трудового договора по основному месту работы не происходит, поскольку выполнение и оплата дополнительной работы не влияют на выполнение и оплату основной работы.

Кроме того, в ч. Указание трудовой функции трудовых обязанностей, выполняемых по должности, профессии работника отнесено к обязательным условиям трудового договора абз. Изменение определенных сторонами условий трудового договора возможно только по соглашению сторон, оформленному в письменном виде ст.

Поскольку при поручении работнику дополнительной работы происходит изменение определенных сторонами условий расширение круга должностных обязанностей работника или увеличение объема его работы , необходимо заключать дополнительное соглашение к трудовому договору.

В пользу такого вывода можно привести следующий аргумент. Костромской областной суд в Кассационном определении от Если в данном соглашении будут предусмотрены все необходимые условия выполнения дополнительной работы , оснований для привлечения работодателя к ответственности по ст.

Соглашение целесообразно составить в двух экземплярах, каждый из которых должен быть подписан сторонами.

Один экземпляр передается работнику, другой с подписью работника, свидетельствующей о получении документа остается у работодателя. В соглашении сторон о выполнении дополнительной работы необходимо указать следующие условия ч. Срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, устанавливается работодателем с письменного согласия работника ч. Таким образом, условие о сроке выполнения дополнительной работы должно быть согласовано сторонами трудовых отношений.

Стороны вправе досрочно отказаться или отменить выполнение такой работы с предварительным письменным уведомлением другой стороны ч. Подробнее о порядке досрочного прекращения дополнительной работы см. Унифицированная форма такого документа законом не предусмотрена, поэтому работодатель вправе разработать ее самостоятельно…. Путеводитель по кадровым вопросам. Помимо оплаты труда за фактический объем учебной нагрузки, педагогическим работникам организации согласно пункту 2.

N зарегистрировано Минюстом России 1 июня г. Для учета всех видов выплат, гарантируемых педагогическому работнику в месяц, рекомендуется применять унифицированную форму Тарификационный список работников , предусмотренную приложением 1 к настоящим Методическим рекомендациям. Ваш e-mail не будет опубликован. Skip to content Вопрос: В организации есть несколько сотрудников, занимающих должности не преподавателей, но имеется приказ, где они также протарифицированы, то есть ведут уроки.

Сообщаю Вам следующее: Если сотрудники ведут дополнительную работу, не предусмотренную трудовым договором необходимо оформить совмещение профессий ст. Совмещение профессий должностей , расширение зон обслуживания, увеличение объема работ: разграничение понятий Работнику может быть поручено выполнение дополнительной работы, не предусмотренной трудовым договором, при соблюдении требований ст.

Как оформить совмещение профессий должностей , расширение зон обслуживания, увеличение объема работ в том числе при замещении работника на время отпуска Поручение о выполнении дополнительной работы можно оформить в следующем порядке. Шаг 1. Предложение работнику дополнительной работы и получение его согласия. Шаг 2. Оформление поручения о выполнении дополнительной работы. Оформляется отдельное письменное соглашение, не являющееся неотъемлемой частью трудового договора. Доводы сторонников использования этого способа таковы.

Оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору. Доводы сторонников использования данного способа следующие. Отметим, что работодатель вправе придерживаться любого из рассмотренных способов. Условия выполнения дополнительной работы В соглашении сторон о выполнении дополнительной работы необходимо указать следующие условия ч.

Шаг 3. Издание приказа о поручении дополнительной работы. Унифицированная форма такого документа законом не предусмотрена, поэтому работодатель вправе разработать ее самостоятельно… Путеводитель по кадровым вопросам. Ответ недели: совмещение должностей. Добавить комментарий Отменить ответ Ваш e-mail не будет опубликован.

Как составить правильно приказ о совмещении должностей

Сотрудник компании, который уже состоит в штате и выполняет определенный объем работы, решает принять на себя дополнительную нагрузку, выходящую за рамки его текущего служебного функционала. Как он может это сделать? По сути, в этом случае вступают в силу самостоятельные трудовые отношения между фирмой и специалистом, которые могут быть закреплены в 2 формах:.

Статья Совмещение возможно только с письменного согласия сотрудника. При этом ему могут поручить выполнение не только той работы, которая указана в трудовом договоре, но и других обязанностей по его или другой профессии.

Нужно ли заключать отдельный трудовой договор о выполнении дополнительной работы и вносить соответствующую запись в трудовую книжку работника? Как правильно оформить приказ о выполнении такой работы? В каких размерах оплачивается дополнительная работа? Нормативные акты о механизме применения этих видов дополнительной работы вне пределов заключенного с работником трудового договора в Украине тоже не были приняты.

Приказ о поручение дополнительной работы на время учебного отпуска

Уход работника в отпуск не должен влиять на работу организации. Поэтому, когда не удается распределить обязанности отпускника между оставшимися сотрудниками без увеличения трудовой нагрузки на них, оформляется совмещение или замещение. Совмещение заключается в том, что выбранный работодателем работник выполняет одновременно и свою работу, и работу ушедшего в отпуск коллеги ст. Совмещение на время отпуска возможно только с согласия работника, которому планируется поручить исполнение трудовых обязанностей отпускника. Работнику, совмещающему свою работу и работу отпускника, помимо собственной зарплаты, полагается доплата за совмещение. Размер данной доплаты определяется исходя из объема и специфики выполняемой дополнительной работы. Доплата устанавливается по соглашению между работником-заместителем и работодателем ст.

Доплата за совмещение должностей на время отпуска

Вопрос: В организации есть несколько сотрудников, занимающих должности не преподавателей, но имеется приказ, где они также протарифицированы, то есть ведут уроки. Объем от до часов. Надо ли с ними оформлять какие-либо документы, договор или приказ. Или достаточно тарификации, по которой бухгалтерия должна оплачивать?

Согласно ст. Поручаемая работнику дополнительная работа по другой профессии должности может осуществляться путем совмещения профессий должностей.

Никаких требований к оформлению такого предложения закон не предъявляет. Если работник согласен на совмещение, то он должен подтвердить свое согласие и все условия, включая доплату за совмещение профессий. Хотя часть 1 статьи

Приказ о поручение дополнительной работы на время учебного отпуска

.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Расчет рабочего периода для отпуска – Елена Пономарева

.

Голосование:

.

Доплата за совмещение должностей на время отпуска Размер данной доплаты определяется исходя из объема и специфики выполняемой дополнительной работы. работы, а Работодатель – досрочно отменить поручение о ее Приказ о совмещении на время отпуска: образец.

.

Ответ недели: совмещение должностей

.

.

.

.

.

Приказ о возложении дополнительных обязанностей на работника

Работодатель может возложить на сотрудника дополнительные обязанности, не зафиксированные в трудовом соглашении. Процедура предполагает соблюдение ряда формальностей. В частности, руководитель должен издать приказ о возложении дополнительных обязанностей на работника.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о возложении дополнительных обязанностей на работника .docСкачать образец приказа о возложении дополнительных обязанностей на работника .doc

Что собой представляют дополнительные обязанности

Дополнительные обязанности – это те обязанности, которые не зафиксированы в трудовом договоре. Выполняются они наравне с основными профессиональными функциями. Их определение зафиксировано в статье 60.2 ТК. Руководитель может возложить допобязанности на любого сотрудника в зависимости от существующей потребности. Однако некоторые ограничения все-таки существуют. В частности, возложение обязанностей возможно только при выполнении этих условий:

  • Наличие письменного согласия сотрудника.
  • Документальное оформление, составление распоряжения на возложение дополнительных функций.
  • Наличие оснований для увеличения объема работы (к примеру, один из сотрудников временно отсутствует).

Как правило, работа перераспределяется между сотрудниками при отсутствии одного из специалистов по уважительной причине (болезнь, отпуск). Процедура актуальна и в том случае, если работу может исполнить только человек с определенной специальностью, но данной должности в штатном расписании нет. Работа может перераспределяться также в рамках одной профессии. К примеру, в компании работало 2 инженера. Один из них был уволен. Функции уволенного специалиста перешли к действующему специалисту.

При перераспределении функций нужно учитывать загруженность специалиста, его профессиональные качества. Руководитель должен быть уверен в том, что сотрудник справится с возложенными на него обязанностями.

В каких случаях согласия сотрудника не требуется

В большинстве случаев возложение допобязанностей производится по соглашению сторон. Но в редких случаях проведение процедуры возможно в одностороннем порядке. В частности, актуально это тогда, когда в трудовом договоре с сотрудником зафиксирована обязанность выполнять дополнительные функции на время отсутствия другого сотрудника или при наличии других обстоятельств. Предполагается, что в данном случае зарплата специалиста будет определена с учетом возможных дополнительных трудовых функций.

Распоряжение о возложении допобязанностей

Законами не установлена обязанность по составлению распоряжения о возложении допобязанностей. Однако приказ составить рекомендуется. Нужно это для кадрового учета. В распоряжении фиксируются эти положения:

  • Основания для привлечения к дополнительной работе.
  • Сроки возложения допобязанностей.
  • Перечень этих обязанностей.
  • Порядок оплаты дополнительной работы.

В распоряжении могут содержаться ссылки на другие нормативные акты. К примеру, на должностную инструкцию.

Образец

ООО «Успех»

Приказ №5566

г. Санкт-Петербург

12.02.2020 г.

О возложении дополнительных обязанностей на сотрудника

В соответствии со ст. 60.2 и 151 ТК, в связи с отсутствием руководителя отдела кадров из-за выхода на больничный

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Возложить функции руководителя отдела кадров Устюжаниной Н.Н. на бухгалтера Солнцеву О.О. на период с 14.02.2020 по 24.02.2020 без освобождения от основной работы, установленной договором №44 от 3.03.2019 года.
2. Бухгалтеру Солнцевой О.О. руководствоваться должностной инструкцией руководителя отдела кадров на время выполнения дополнительных обязанностей.
3. Главбуху Зайцевой Е.Е. перевести доплату бухгалтеру Солнцевой О.О. в размере 50% от оклада руководителя отдела кадров с учетом отработанного времени.
4. Администратору Ивановой Л.А. в срок до 14.02.2020 года ознакомить с настоящим распоряжением всех упомянутых в нем сотрудников.
5. Контроль за выполнением распоряжения оставляю за собой.

Гендиректор: Чернов В. В. (подпись)

С приказом ознакомлены:

Руководитель отдела кадров: Устюжанина Н.Н. (подпись)
Бухгалтер: Солнцева О.О. (подпись)
Главбух: Зайцева Е.Е. (подпись)
Администратор: Иванова Л.А. (подпись)

Приказ о возложении дополнительных обязанностей на работника

Автор статьи: Судаков А.П.

В процессе производственных отношений часто возникают нестандартные ситуации, требующие выполнения работ без соблюдения параметров условий труда и его оплаты, утверждённых внутренней трудовой документацией субъекта хозяйствования. Возложение дополнительных обязанностей на работника, возможно тооблько после получения согласия сотрудника и оформления соответствующей документации. При этом не учитывается, имеет ли дополнительная работа квалификацию основной работы или нет.

Вменение дополнительных обязанностей к основной работе

Законодательное регулирование

Возлагая на работника дополнительные обязанности, следует опираться на действующие законодательные нормы и внутреннюю документацию по предприятию.

Перечень обязанностей каждого работника определяется условиями трудового договора, элементы которого должны быть отражены в должностной инструкции. Оформляя документацию, следует учитывать круг регламентируемых по конкретной профессии обязанностей и предъявляемые к ней квалификационные требования.

При возникшей производственной необходимости выполнения работы, не учтённой внутренней нормативной документацией, составленной по конкретной должности работника, необходимо вести в неё соответствующие изменения. Для этого необходимо откорректировать документацию, регламентирующую трудовые отношения.

Нормы законодательства

Трудовым Кодексом определены права каждого работника субъекта хозяйствования на работу в соответствии с требованиями оформленного соглашения с работодателем. Он не уполномочен вменять дополнительные обязанности наёмным работникам без получения их согласия. Для правомерного внесения изменений в документацию, регламентирующую изменение параметров труда, необходимо уведомить работника в письменном виде о планируемых переменах, не позднее чем за 2 месяца до их внедрения. Корректировку обязанностей можно производить только после получения письменного согласия работника по истечении двух месяцев с даты события.

Стоит отметить, что если при изменении перечня работ, функциональные обязанности сотрудника не меняются, то внутренняя документация по предприятию может быть изменена без согласия работников. После оформления и введения в действие внутренней документации, сотрудников необходимо ознакомить с перечнем обязательств, изложенных в новой редакции.

Когда необходимо возложение дополнительных обязанностей

Нестандартные производственные ситуации, требующие вменения работникам дополнительных обязательств могут быть обусловлены отсутствием на рабочем месте сотрудника, обязанности которого перекладываются на плечи других лиц. Причинами события могут быть болезни, отпуск или прохождение медицинского осмотра. Если решение производственной задачи находится в компетентности специалиста, имеющего конкретную квалификацию, специальность по которой отсутствует в штатном расписании, то такие обязательства могут быть возложены на работника, имеющего соответствующее образование и навыки.

Зависимость параметров труда и его оплаты от применяемого способа вменения дополнительных обязанностей

Увеличение объёма выпуска продукции, а также изменения производственного регламента могут потребовать выполнения дополнительных работ, ранее не предусмотренных субъектом хозяйствования. Новые обязанности могут быть возложены на сотрудника в пределах его компетенции. Важно при этом правильно оформить дополнительные обязанности на работника, чтобы исключить впоследствии споры, касающиеся оплаты труда и некомпетентного выполнения обязанностей, о которых сотрудник может и не знать.

Как возложить на работника дополнительные обязанности

Для того чтобы на работника возложить дополнительные обязанности, необходимо действовать в соответствии с алгоритмом, выполнение которого поможет юридически компетентно решить возникшие производственные проблемы:

  1. Оформление уведомления о планируемых изменениях в условиях труда и его оплаты. В документе должна быть указана причина планируемых работодателем действий и идентифицирующие данные работника, в отношении которого будут проведены все мероприятия. Важно указать период, на который планируется внесение изменений.
  2. Предоставление документа работнику для ознакомления и подписи, которая будет свидетельствовать о его согласии работать по новым правилам.
  3. Внесение изменений во внутренние нормативные акты, предусматривающие порядок вменения дополнительных обязанностей.
  4. Оформление дополнительного соглашения к трудовому договору. В документе рекомендуется отразить перечень вменённых дополнительных обязательств и срок, на который они будут возложены на работника, а также порядок оплаты труда. Он может быть определён в виде выплаты фиксированной суммы или в форме процентного отношения от конкретного оклада.
  5. Оформление приказа.

Алгоритм действий

Дополнительные обязанности в рамках одной должности

Основным документом, регламентирующим обязанности работника, является Трудовой договор.

Законодательные нормы не определяют необходимость оформления Должностной инструкции, поэтому наличие этого документа не обязательно. Однако, уполномоченные органы рекомендуют оформление такой организационно-распорядительной документации, поскольку её наличие на предприятии упрощает организацию труда, разграничивает ответственность и снижает риск возникновения разногласий, касающихся возложенных обязательств.

Поскольку форма и содержание должностной инструкции не регламентированы законодательством, то в документе изначально можно учесть расширенный объём функциональных обязательств. В содержании внутренней документации можно учитывать:

  • квалификационные требования;
  • обновлённый перечень работ, обеспечивающих хозяйственную деятельность субъекта предпринимательства;
  • фактические и планируемые изменения условий труда.

Многие работодатели заинтересованы в том, как вменить работнику дополнительные обязанности без доплаты. Обычно такая процедура проводиться путём расширения перечня обязательств в рамках одной профессии.

Способы оформления обязанностей

Квалификационные обязанности обычно изначально учитываются во внутренних документах субъекта хозяйствования. Их перечень ориентирован на нормативно-правовые акты. Дополнительные обязательства наёмных работников, могут быть изначально не предусмотрены во внутренней документации предприятия. Их возникновение может быть обусловлено сменой технологического процесса, производственной переквалификацией или банальной нехваткой работников.

Изменения могут быть оформлены в виде приложения к трудовому договору или в виде отдельного внутреннего акта нормативного значения. Оба документа подлежат визированию со стороны сотрудника, что будет свидетельствовать о его согласии на вменение новых обязательств.

Возложение обязанностей, не относящихся к категории квалификационных

В Трудовом Кодексе предусмотрено два способа вменения обязанностей: по внутреннему совместительству или по совмещению. Окончательный вердикт о способе решения производственных проблем находится в компетенции работодателя. Осуществляя выбор, он ориентируется на возможность выделения дополнительного времени сотруднику для выполнения всего объёма работ. В любом случае, необходимо предварительно ознакомить специалиста с новыми условиями труда, опираясь на образец согласия работника на дополнительную работу.

Согласие работника на изменение условий труда

Совмещение

При оформлении совмещения, работник параллельно с должностными обязанностями основной работы выполняет дополнительно возложенную деятельность, выполнение которой регламентировано отдельной инструкцией. Все работы выполняются на протяжении установленного рабочего времени, которое не увеличивается с вменением новых обязательств. Оплата труда устанавливается по усмотрению работодателя. Для придания рабочим отношениям правомерности, руководитель субъекта хозяйствования с работником должен оформить дополнительное соглашение, действие которого может быть отменено в любой момент. Обязательно оформление распорядительной документации в виде приказа.

Совместительство

При оформлении внутреннего совместительства, работник должен быть готов к увеличению рабочего времени до законодательно определённого предела в 4 часа. Труд оплачивается пропорционально отработанному времени. Вменение дополнительных обязанностей таким способом определяет необходимость заключения ещё одного договора, в котором должен быть раздел о порядке оплаты труда. В нём необходимо указать величину доплаты к должностному окладу, которая подлежит оплате конкретному работнику. Для снятия обязанностей с работника необходимо расторгнуть договор.

Приказ о возложении дополнительных обязанностей на работника

Приказ о вменении дополнительных обязанностей

Форма приказа и порядок его регистрации определяется действующими нормами ведения документации на предприятии. Общими требованиями к распорядительным документам, является включение обязательной информации:

  • наименование субъекта хозяйствования;
  • номер, дата и место составления документа;
  • причина, на основании которой возлагаются обязанности;
  • подробный перечень возлагаемых обязательств;
  • условия оплаты труда;
  • ссылка на документ, с указанием его названия и даты регистрации, являющийся основанием для составления приказа;
  • подпись руководителя;
  • ознакомление сотрудника.

Готовый образец приказа о возложении дополнительных обязанностей на работника поможет работодателю грамотно составить распорядительную документацию. Важно включить в неё необходимые разделы, отсутствие которых может привести к спорным ситуациям, решаемым в судебном порядке.

Facebook

Twitter

Вконтакте

Одноклассники

Google+

Как написать письмо с просьбой о дополнительном персонале | Работа

Холли МакГурган Обновлено 1 июля 2018 г.

Когда у вашего отдела больше работы, чем он может выполнить, добавление сотрудников может показаться вам логичным решением. К сожалению, ваш руководитель может не согласиться с вашей оценкой. Предоставление доказательств того, что ваш отдел не сможет достичь своих целей без дополнительных сотрудников, является ключом к обеспечению утверждения вашего запроса. Прежде чем вы начнете писать письмо с просьбой о дополнительных сотрудниках, убедитесь, что у вас есть все факты и цифры, подтверждающие ваш запрос.

Определите потребность

Начните письмо с объяснения того, что вы запрашиваете определенное количество новых сотрудников. Перечислите название должности и звание каждой запрошенной новой должности. Избегайте гаданий, когда дело доходит до запроса дополнительных сотрудников. Укажите, если запрос касается постоянных или временных сотрудников.

Прошу разрешения немедленно нанять 30 сезонных сотрудников на полставки в отдел отгрузки.

Я хотел бы нанять еще одного сотрудника по продажам на полную ставку для нового филиала.

Обоснуйте причину

Краткое письмо, не содержащее ненужного жаргона, с большей вероятностью будет прочитано и понято. Используйте четкие заголовки, краткие формулировки и целенаправленные ответы, чтобы ваш руководитель мог быстро определить, что требуется и почему. Объясните, как нехватка рабочей силы мешает вам достичь ваших целей. Вы можете добавить, что, хотя у вас такое же количество сотрудников, ваша рабочая нагрузка значительно увеличилась. Если мораторий на найм не позволяет вам заменить уволившихся сотрудников, укажите этот факт.Укажите, как это негативно сказывается на бизнесе.

Новая рекламная кампания увеличила продажи на 40 процентов, и мы отстаем в обработке заказов в течение 24 часов, что является нашей целевой целью. Во время курортного сезона без временной помощи не справимся.

Клиенты жалуются и выходят за дверь, потому что им приходится ждать в очереди за помощью при покупке сотового телефона.

Потенциальные выгоды от стресса

Опишите, как каждый из запрошенных сотрудников позволит вашему отделу выполнять работу в соответствии с графиком. Подробно объясните, какую работу будет выполнять каждый новый сотрудник и как выполнение работы поможет отделу уложиться в цели и сроки.

С 30 дополнительными сезонными сотрудниками мы сможем увеличить часы работы и работать круглосуточно и без выходных в праздничные дни. Мы бы поручали сбор и упаковку сезонных людей.

Я хотел бы нанять одного сотрудника на полный рабочий день, чтобы он помогал работать по вечерам и в выходные дни, когда филиал ведет большую часть работы.

Объясните соотношение затрат и выгод

Укажите текущий бюджет отдела. Перечислите предлагаемые оклады для новых должностей и укажите новую годовую сумму окладов, которая включает предлагаемые новые должности. Предоставьте подробную информацию о ваших планах по покрытию расходов новых сотрудников, например о том, как полагаться на увеличившуюся прибыль для покрытия расходов на персонал.

Новая рекламная кампания уже принесла дополнительные 250 000 долларов с сентября, что более чем достаточно, чтобы покрыть расходы на 30 сезонных сотрудников, работающих неполный рабочий день, работающих с минимальной заработной платой в течение трех месяцев.

По прогнозам, к концу года мы получим прибыль в размере 1 млн долларов от продаж, если мы сможем идти в ногу со спросом. Добавление одного сотрудника по продажам на полную ставку с ежегодными затратами в 32000 долларов кажется разумным вложением. Сейчас мы почти столько же платим за сверхурочные.

Определите, что поставлено на карту

Опишите влияние на отдел, если запрос не будет одобрен. Если ваш отдел не сможет уложиться в решающий срок, укажите этот факт. Если нехватка рабочей силы приведет к значительному замедлению работы вашего отдела, опишите, как это замедление повлияет на другие отделы компании.Если возможно, предоставьте факты и цифры. Если это повлияет на прибыльность отдела, предоставьте прогнозы, которые иллюстрируют влияние сокращения штата на чистую прибыль.

Временные сезонные сотрудники необходимы как можно скорее. Менеджер по обслуживанию клиентов говорит, что заказы отправляются в течение четырех дней, и это будет только хуже, если мы не будем действовать сейчас.

Благодаря нашим очень амбициозным торговым партнерам новый филиал постоянно превышает запланированные объемы продаж.Однако мы не можем ожидать, что они продолжат работать по 12-часовым сменам. Они могут уволиться и устроиться на работу у наших конкурентов, если мы в ближайшее время не наймем другого человека.

Экспресс-оценка

Сообщите своему менеджеру, что вы цените его рассмотрение вашего запроса и хотели бы вскоре встретиться для более подробного обсуждения этого вопроса.

Заранее благодарим за внимательное рассмотрение этого запроса. Я с нетерпением жду встречи с вами, когда у вас будет время ознакомиться с прилагаемыми таблицами, поддерживающими расширение штата.

Убедитесь, что рабочая нагрузка вашей команды распределена справедливо

Важная часть вашей работы как менеджера – следить за тем, чтобы у каждого в вашей команде был необходимый объем работы. Заманчиво дать рабочей лошадке больше проектов, чем другим (особенно если она выполнит их быстрее всех), или облегчить задачу того, кто борется, но вы также должны быть справедливыми. Как вы обеспечиваете равномерное распределение работы в вашей команде? Что вы делаете с человеком, который умеет говорить «нет», и тем, кто не может сказать «нет»?

Что говорят эксперты
Делегирование работы вашей команде может показаться простой управленческой задачей, но на самом деле это сложно.Вы «жонглируете несколькими интересами» в погоне за оптимальной командной работой, – говорит Лиана Дэйви, соучредитель 3COze Inc. и автор книги «Вы прежде всего: вдохновите свою команду расти, жить вместе и добиваться результатов» . «Как менеджер, вы думаете о том, что важно для наших клиентов и акционеров? Как добиться наилучших результатов? Как мне сделать это так, чтобы мои люди не сгорели? Как разумно использовать свои ресурсы? И как мне получить больше от недостаточно эффективных ресурсов? » По словам Джули Моргенштерн, эксперта по продуктивности и автора книги Never Check E-Mail in the Morning , существует реальный риск, связанный с несправедливым распределением рабочей нагрузки. «Если вы перегрузите своих высокопроизводительных сотрудников, вы потеряете их, потому что они начнут возмущаться тем фактом, что они делают больше», – говорит она. Точно так же, «если вы забираете работу у людей, которые медленнее», они потеряют интерес. «Люди приходят на работу, чтобы добиться успеха, расти и быть признанными. Когда у них нет возможности сделать это, это яд ». Независимо от того, распределяете ли вы рабочую нагрузку на следующий год или на следующую неделю, вот несколько полезных стратегий.

Составьте план
По словам Моргенштерна, разделение заданий между членами вашей команды требует предусмотрительности и планирования.«Вы управляете энергией и умственными способностями всей группы», – говорит она. Это не то, чем вы можете заниматься в перерывах рабочего дня между задачами. Вы должны посвятить этому время ». Моргенштерн предлагает выделять один или два часа в конце каждой недели на «стратегию делегирования и обзор». Она предлагает вам подумать: «Чего мы пытаемся достичь? Кто мои игроки? Кто что делает хорошо? И кому нужно развитие и в каких сферах? » Эти вопросы помогут вам выяснить, как лучше всего распределять задания. Дэйви говорит, что без целенаправленного плана «менеджеры слишком часто делают то, что легко в краткосрочной перспективе, и просят самого талантливого человека» сделать тяжелую работу. Проблема в том, что «тогда никто больше не научится выполнять [задачи], и вы не укрепите потенциал команды».

Уточните роли
Ключевым элементом вашей стратегии делегирования является обеспечение того, чтобы «члены вашей команды четко понимали свои роли», – говорит Моргенштерн. «Каждый человек – игрок, и чем увереннее [вы и он]] в своих ролях и обязанностях, тем легче вам распределять работу, проверять работу и требовать совершенства.Она предлагает составить список всей работы, которую необходимо выполнить, а затем распределить задачи в соответствии с конкретной функцией, положением и сильными сторонами каждого работника. Это упражнение также поможет вам обнаружить любые пробелы в талантах: «У вас может быть 10 аутфилдеров и ни одного на первой базе», – говорит Моргенштерн. «Поместите в список задачи, которые не соответствуют какой-либо конкретной роли, а затем выясните – с помощью вашей команды – как с ними справиться». Возможно, вам придется временно передать одни задания другим. Или вам может понадобиться нанять кого-то нового.«Вы должны« обдумать », как распределять работу, – добавляет Дэйви.

Установите ожидания
Постоянное определение целей, которых вы пытаетесь достичь, а также подчеркивание ожидаемого уровня усилий и вовлеченности, помогает сосредоточить команду, говорит Моргенштерн. «Должна быть четко сформулированная и повторяющаяся ценность, согласно которой каждый должен в равной степени вкладывать свои таланты, навыки и энергию», – говорит она. Пусть будет известно, что «люди должны тянуть свой вес» и должны быть готовы помочь друг другу, – говорит она.Одна из трудностей, связанных с обеспечением справедливости и равноправия рабочей нагрузки, заключается в том, что все сотрудники не работают одинаково; то, что может занять у Мэриан один час, может занять у Джима весь день. Другими словами, даже если рабочая нагрузка «ровная», это может выглядеть иначе. «Важно убедиться, что ваши сотрудники понимают, что вы не приравниваете часы к продуктивности», – говорит Дэйви. По ее словам, лучший способ сделать это – открыто похвалить высокие результаты, независимо от количества отработанных часов. «Если Хосе на прошлой неделе назвал большие цифры – даже если он уезжает в 4:30 каждый день – вам нужно отпраздновать его на общественном форуме», – говорит она.«Если люди жалуются [на часы Хосе] или вы слышите сплетни, остановите это на перевале», – говорит она. «Скажите:« Я призываю вас обращать внимание на то, что люди делают и вносят свой вклад, а не на количество часов, которые они работают »».

Общайтесь один на один
Индивидуальные беседы с членами команды об их доле в коллективной рабочей нагрузке имеют решающее значение для обеспечения мотивации и вовлеченности сотрудников. «Вы должны уделять время индивидуальным встречам», – говорит Моргенштерн. «Вы должны быть доступными». Рассматривайте эти беседы как возможность поговорить с членами вашей команды об их профессиональных целях, получить представление о динамике команды и решить проблемы. Вот несколько советов о том, что сказать.

  • Вашей рабочей лошадке, которая не умеет говорить «нет»: «Вы не хотите, чтобы ваши сотрудники чувствовали себя оскорбленными», – говорит Дэйви. «Вам необходимо продемонстрировать, насколько вы признаете, что полагаетесь на этого человека». Прежде чем вы оперетесь на этого человека для еще одного громкого или ограниченного по времени проекта, вы должны признать, что у него «может быть много дел».Затем скажите: «По причинам A, B и C я хочу передать это вам. Давайте поговорим о том, что еще у вас может быть, и какие проекты можно отодвинуть на второй план. А затем продолжайте свои слова.
  • Человеку, который испытывает трудности: «Это ваша обязанность как менеджера» – иметь дело с сотрудниками, которые не справляются со своей нагрузкой, – говорит Дэйви. Будьте откровенны в своих отзывах. «Скажите:« Я заметил, что вы не справляетесь со своей работой так быстро, как ваши товарищи по команде. На написание этого отчета у вас уходит три дня, а у членов вашей команды – один день.” Попробуй немного. «Спросите:« В чем проблема? Вам нужно больше обучения или больше поддержки? »Возможно, вы могли бы предложить какие-то меры. Но факт в том, что «некоторым людям не место на той работе, на которой они работают, и вам, возможно, придется принять трудное решение, чтобы кого-то выселить».
  • К вашей звезде: Многие высокоэффективные сотрудники постоянно «ищут более тяжелые рабочие нагрузки, больше возможностей и больше возможностей», – говорит Дэйви. Обычно это хорошо, но для наращивания потенциала вашей команды и обеспечения того, чтобы рабочая нагрузка была равной, вам даже нужно поделиться богатством лучших проектов.«Будьте прозрачны» в отношении своих приоритетов. Если, например, вы предлагаете особенно привлекательное задание кому-то, кроме вашей звезды, «Скажите, я не даю вам это задание, потому что мне нужно, чтобы в этой команде было несколько человек, которые знают, как делать X». Вы можете попросить свою звезду поддержать или наставить назначенного вами коллегу. «Вовлеките человека в другую роль».
  • Человеку, у которого нет мотивации тянуть вес : «Некоторые люди работают, чтобы жить, а не живут, чтобы работать», – говорит Дэйви.Эти люди могут быть умны и даже неплохо справляются со своей работой, но они редко вмешиваются, когда команда нуждается в помощи. «Вы должны ясно дать понять этому человеку, как его уровень усилий влияет на его шансы на продвижение по службе, финансовые стимулы и выбор заданий», – говорит она. «Вот где в игру вступает эквити». Скажите прямо, что он не оправдывает ваших ожиданий, – говорит Моргенштерн. «Скажем,« мы команда, и нам нужно равномерно распределять нагрузку », – говорит она. «А затем четко и конкретно укажите, что вы хотите, чтобы этот человек сделал и взялся за дело.”

Будьте гибкими
Конечно, даже при тщательно продуманных планах и регулярном общении с вашей командой возникают проекты, которые могут мгновенно изменить приоритеты. «Вы должны проявлять гибкость, но при этом думать о том,« что для вас значит справедливость », – говорит Дэйви. «Бывают моменты, когда справедливость должна иметь большое значение» с точки зрения того, как вы распределяете рабочую нагрузку, но бывают случаи, когда «вам нужен определенный результат» для завершения конкретного проекта в сжатые сроки, и у вас нет такой роскоши. “чтобы быть справедливым.Проще говоря, как бы вы ни старались, чтобы рабочая нагрузка была равномерной, это может не всегда происходить так, как вам хотелось бы. Также важно помнить, что рабочая нагрузка вашей команды не статична. «Вы будете переключаться между разными стратегиями в разных ситуациях в зависимости от обстоятельств», – говорит она. Некоторым членам команды может потребоваться сжечь полночь на проекте, в то время как другим легче. В следующем квартале может сложиться другая история. Цель состоит в том, чтобы «в течение года все уравновесилось.”

Принципы, которые следует запомнить

До

  • Посвятите время в своем расписании обдумыванию стратегии делегирования полномочий.
  • Составьте список всей работы, которую необходимо выполнить, а затем назначьте задачи в соответствии с конкретной функцией, положением и сильными сторонами членов вашей команды.
  • Создайте культуру, в которой продуктивность ценится больше, чем отработанные часы, открыто хваля за высокие результаты.

Нет

  • Будьте чрезмерно жесткими в отношении стратегии делегирования рабочей нагрузки; когда возникают проекты и меняются приоритеты, вам нужно проявлять гибкость.
  • Сожгите своего лучшего исполнителя. Прежде чем вы будете больше полагаться на нее, определите проекты, которые могут отойти на второй план.
  • Бегите вокруг да около с сотрудником, который не тянет за собой. Скажите прямо о своих ожиданиях.

Пример № 1: Создайте культуру, в которой члены команды помогают друг другу и сотрудничают.
Мишель Гарви, директор отдела кадровых преобразований Ford Motor Company, стремится обеспечить равномерную рабочую нагрузку в своей команде. Но она понимает, что как руководитель ее работа – помогать членам команды сохранять гибкость.

«Рабочая нагрузка будет варьироваться в любой момент времени в зависимости от роли», – говорит она. «Искусство состоит в том, чтобы регулярно контролировать это и создавать среду, в которой члены команды помогают друг другу в часы пик».

Несколько лет назад Мишель руководила внедрением глобальной технологической платформы HR под названием Genesis, предназначенной для улучшения кадрового планирования и аналитики для 150 000 сотрудников Ford в 42 странах.В команду Genesis входили 12 специалистов по персоналу из США, Мексики, Китая и Германии, а также другие сотрудники из ИТ, финансов, офиса главного юрисконсульта и отдела закупок.

По словам Мишель, версия

Genesis была сложной задачей по ряду причин. «Сама работа была очень сложной и взаимозависимой», – говорит она. «Рабочую нагрузку также было трудно предсказать, и она менялась ежедневно».

Сначала Мишель разработала план распределения рабочей нагрузки. План включал сопоставление «ролей и обязанностей» членов ее команды с различными задачами, связанными с Genesis, и выяснение, «как [каждая] роль вписывается в общую картину».”

Затем она сформулировала четкие ожидания с членами своей команды и напомнила им – как в беседах один на один, так и на собраниях команды, – что их работа должна поддерживать общие цели команды и что им, возможно, придется время от времени корректировать свою роль. время. Ее цель заключалась в том, чтобы команда Genesis «ощутила сильное чувство цели».

В-третьих, она использовала инструменты управления проектами, включая планы работы и диаграммы этапов, чтобы убедиться, что Genesis идет по плану, и постоянно решать проблемы с рабочей нагрузкой.

Мишель хотела удостовериться, что каждый тянул свой вес и ни одна задача не провалилась.

Чтобы убедиться, что это произошло, она регулярно проводила форумы по вопросам управления рисками. «Если бы поднимались только несколько вопросов, я спросил команду:« Что нам не хватает? Что не дает тебе спать по ночам? Какая помощь вам нужна? »- говорит она.

Мишель говорит, что время от времени рабочая нагрузка была неравномерной, но она старалась помочь членам своей команды оставаться гибкими.«Они согласились с тем, что иногда некоторые члены команды чувствовали тяжесть стоящей перед ними задачи и помогали, если могли», – говорит она. «Они также знали, что их время придет».

За четыре года у Genesis было более десятка успешных запусков в Ford. «Команда гордилась своими достижениями и наслаждалась путешествием друг с другом», – говорит Мишель.

Пример # 2: поговорите со своими сотрудниками один на один об их доле в коллективной рабочей нагрузке
Кайл Артеага, генеральный директор The Bulleit Group, коммуникационной компании, говорит, что обеспечить равномерную рабочую нагрузку его команды – непростая задача. – особенно когда речь идет об управлении нагрузкой его отличников и рабочих лошадок.Эти талантливые сотрудники обычно больше всего заслуживают выбора, но Кайл понимает, что не должен переутомлять их и что ему нужно распространять проекты, чтобы развивать других членов команды.

В начале своей карьеры, когда Кайл возглавлял команду Reuters, он руководил звездной исполнительницей по имени Дженис. В частности, он вспоминает один случай, когда возникло важное и интересное задание, и у Кайла было желание попросить Дженис поработать над ним. «Я знал ее трудовую этику», – говорит он.«Она никогда не пропускала сроки. И она была надежной ».

Но прежде чем сделать запрос, Кайл откровенно поговорил с Дженис один на один. «Я говорил с ней о том, что сейчас у нее на тарелке. Я также посоветовал ей поговорить со своими клиентами и членами команды, чтобы определить, впишется ли эта дополнительная работа в ее график », – говорит он.

Дженис смогла взять на себя задание, но Кайл помог ей стратегически подходить к другим задачам, которые ей приходилось делать. «Иногда она намеренно ложилась на скамейку запасных, чтобы дождаться лучшей возможности за углом», – говорит он.«Она была очень саморегулируемой, поэтому я помог ей оценить возможности».

Сегодня Дженис управляет корпоративными коммуникациями в крупной консалтинговой компании в Европе.

С другой сотрудницей, Кристиной, все было иначе. «Кристина была хорошим писателем, но она не хотела разговаривать с клиентами; у нее не получалось хорошо работать со своими товарищами по команде, и она, похоже, не была заинтересована в том, чтобы брать на себя больше ответственности ».

Первым делом Кайла было выяснить, почему Кристина не справляется.Было ли это неуверенностью? Отсутствие способностей? Или отсутствие интереса? В ходе беседы один на один он получил свой ответ. «Оказывается, ее долгосрочной целью никогда не было работать в сфере коммуникаций, поэтому мы вместе попытались выяснить, где она хотела бы стать профессионально через пять лет», – говорит он.

Он и Кристина работали вместе, чтобы придумать конкретные задачи в рамках своей роли, которые она могла бы выполнить, чтобы убедиться, что она справляется со своей задачей. «Моя цель как менеджера – дать своим сотрудникам все возможности для достижения успеха, но если они не воспользуются этой возможностью, то пора двигаться дальше», – говорит он.

Кристина сейчас работает телеведущей.

7 Рекомендации по делегированию задач сотрудникам

Иногда эффективность заключается не в изменении приоритетов или работе над делами в другом порядке. Иногда ваша рабочая нагрузка просто невыносима для одного здравомыслящего человека, и вам нужна небольшая помощь, чтобы все сделать вовремя. Некоторые профессионалы носят тяжелую рабочую нагрузку как своего рода знак почета, считая ее предметом гордости или свидетельством надежности работы, но это не является ценной долгосрочной стратегией, позволяющей справиться с возросшей нагрузкой.

Со временем дополнительный стресс и часы работы негативно скажутся на вашем здоровье как в профессиональном, так и в физическом плане. Если вы перегружены работой, вы не сможете выполнять свою работу так же эффективно, а если вы постоянно находитесь в стрессе, у вас больше шансов заболеть или развить хронические заболевания. Вместо этого используйте силу собственных ресурсов вашего отдела, таких как партнеры, подчиненные или стажеры, чтобы равномерно распределить рабочий процесс и получить наилучшие результаты для вашей компании.

Если вы перегружены работой, сохраните эффективность своего отдела с помощью этих семи стратегий делегирования:

1.Определите ключевые возможности для делегирования. Не все можно делегировать. Вы заслужили свою должность в компании, потому что у вас есть навыки и опыт для успешного выполнения работы. Если бы все в компании обладали такими навыками, ваше положение не было бы уникальным. В результате появятся некоторые задачи и проекты, которые вам придется решать самостоятельно, но на вашей тарелке также должен быть набор задач, с которыми может справиться кто-то другой.

Частью того, чтобы быть эффективным делегатором, является способность определять, какие типы задач подходят для делегирования, а какие – нет.Поначалу вам может быть трудно, особенно если кажется, что ни одна из ваших задач не может быть делегирована, но со временем вы найдете ритм. Если вы чувствуете, что ничего нельзя делегировать, попробуйте разбить свои задачи на требуемые навыки – взгляните на задачи, требующие наименьшего количества навыков, и подумайте о том, чтобы научить кого-то другого справляться с ними.

2. Установите четкий набор целей для каждой задачи. Независимо от того, какой тип задачи вы делегируете, обязательно найдите время, чтобы прояснить все цели этой задачи.Это может проактивно защитить от возможности недопонимания или неудачного выполнения задачи. В некоторых случаях это будет чрезвычайно просто (например, «ввести этот набор данных в эту электронную таблицу»), но в других случаях у вас будет несколько одновременных целей.

В зависимости от размера задачи, которую вы делегируете, и типа человека, которому вы делегируете, может быть полезно провести личную встречу, чтобы обсудить ожидания и любые вопросы, которые могут возникнуть у вашего коллеги.Несмотря ни на что, также неплохо отправить дополнительное электронное письмо, чтобы все ваши ожидания и цели задачи были указаны в письменном виде.

3. Используйте сильные стороны коллег. Даже в вашем отделе все ваши коллеги обладают уникальными навыками, уникальными предпочтениями и уникальными талантами. Эффективное использование этих уникальных рабочих личностей приведет к повышению общей эффективности. Например, представьте, что у вас есть две задачи, которые вы хотите делегировать: одна требует телефонных звонков клиенту, а другая – составления предложения.У вас также есть два стажера, которые потенциально могут справиться с работой: один обладает отличными навыками работы с людьми, а другой – фантастическим писателем.

Ясно, какая задача должна выполняться какому стажеру, потому что это простой пример. Большинство ваших задач не будут согласованы так удобно, но принцип все тот же. Если вы не уверены, кому делегировать задачу, представьте задачу группе ваших коллег и открыто спросите, кто лучше всего с ней справится.

4. Постройте временную шкалу. Сроки позволяют людям сосредоточиться и требовать от всех членов группы ответственности. Это особенно полезно для задач, у которых нет строгих сроков, или для сложных задач, для выполнения которых потребуется несколько этапов. Работайте вместе с коллегой, чтобы установить взаимно согласованные сроки, от начала делегирования задачи до ее окончательного выполнения.

Как и в случае с целями задачи, рекомендуется разослать по электронной почте резюме, в котором повторяется каждый этап временной шкалы.Это гарантирует, что каждый участник проекта имеет доступ к той же согласованной информации, и никакие даты не могут быть потеряны при переводе. Убедитесь, что вы выбрали достаточно разумные сроки, чтобы их можно было достичь, но достаточно агрессивные, чтобы вдохновлять ваших сотрудников уделять первостепенное внимание задаче.

5. Используйте дополнительные задания, чтобы держать своих рабочих в курсе. Во-первых, позвольте мне сказать, что микроменеджмент не рекомендуется. Делегирование задачи только для того, чтобы придираться к каждой детали и каждому выбору, который ваш коллега делает при выполнении этой задачи, только расстроит вашего коллегу и сделает вас более занятым, чем если бы вы просто взялись за задачу самостоятельно.

При этом есть разница между микроменеджментом и простыми действиями. Время от времени отслеживание, особенно для долгосрочных задач, дает вам представление о прогрессе и дает вашему сотруднику возможность поднять любые вопросы или препятствия, которые возникли в процессе. Установите для себя напоминания, чтобы время от времени следить за ними и обеспечивать своевременное и эффективное выполнение задачи.

6. Установи авторитет и уважение. При работе с большой группой людей важно задать тон вашей позиции в отношениях.При работе с сотрудниками или стажерами важно установить авторитетный тон и ожидать, что они будут работать в соответствии с инструкциями. Также важно задать тон уважения, чтобы они понимали, что на них полагаются и их ценят.

Авторитет и уважение также важны при работе с коллегами в сценарии делегирования. Вы должны представить себя уважаемым авторитетом на рабочем месте, а не кем-то, кто просто пытается выдать работу, и вы также должны дать понять своим коллегам, что вы уважаете и цените их готовность помочь.

7. Используйте цикл обратной связи, чтобы упростить будущее делегирование. Успешное делегирование частично является результатом успешного управления отношениями, а отношения требуют участия нескольких людей. После делегирования задач поговорите со своими коллегами, чтобы извлечь уроки из ситуации. Спросите их, было ли им комфортно выполнять задание, и предоставили ли вы им всю необходимую информацию. Спросите, насколько эффективно вы оправдали ожидания и были ли ваши сроки разумными.

Получив эту информацию, вы должны лучше понять, как вы работали в качестве делегата, и вы можете использовать эту информацию, чтобы упростить и повысить эффективность делегирования в будущем. Это особенно полезно для изучения сильных сторон и предпочтений ваших коллег с течением времени.

Некоторые профессионалы опасаются делегирования полномочий, потому что это означает полагаться на внешнюю сторону для выполнения качественной работы, но если вы окружите себя надежными работниками, вам никогда не придется беспокоиться о том, что все будет сделано правильно. Эффективное делегирование – важный навык, который нужно развивать, особенно по мере продвижения по служебной лестнице, поэтому чем раньше вы начнете применять его на практике, тем лучше.

Мнения, выраженные здесь обозревателями Inc.com, являются их собственными, а не мнениями Inc.com.

Распределение временных обязанностей | Управление человеческими ресурсами и развитие

В некоторых ситуациях может потребоваться возложение на сотрудника дополнительных обязанностей, выходящих за рамки должностной инструкции этого сотрудника, на временной основе для обеспечения непрерывности бизнеса в отделе.В этих ситуациях сотруднику может быть предоставлена ​​временная должность. Промежуточная должность – это видимое, ограниченное назначение руководства на срок шесть месяцев или меньше.

Обычно временные дополнительные обязанности возлагаются на сотрудника в результате увольнения. Сотрудник не может выполнять временные дополнительные обязанности до тех пор, пока отдел не получит одобрение от отдела вознаграждения.

Менеджеры по найму и / или отделы, которые хотели бы назначить кого-либо на временную должность, должны связаться со своим представителем отдела кадров, который инициирует процесс и обеспечит заполнение соответствующей документации.

Изменение названия

Когда постоянным сотрудникам назначаются временные дополнительные обязанности, их официальная классификация университетов не изменится. В большинстве случаев сотрудник получает вежливое название утвержденного названия вакантной должности, которому предшествуют слова «временный» или «исполняющий обязанности».

Изменение заработной платы

На время утвержденного временного задания обычно повышается заработная плата с учетом временных обязанностей. Менеджеры должны работать со своим представителем отдела кадров для расчета соответствующего промежуточного повышения заработной платы.

Продолжительность соответствующей корректировки заработной платы

Если работник получает временную корректировку заработной платы в результате назначения временных дополнительных обязанностей, временная корректировка заработной платы прекращается, когда работник больше не выполняет временные обязанности.

Как правило, сотрудник не может одновременно занимать более одной должности. Однако при возникновении определенных ситуаций, например, когда сотрудник уходит в краткосрочный отпуск или неожиданно увольняется, может потребоваться временное трудоустройство сотрудника на две или более одновременных должности.

Освобожденные штатные сотрудники, занимающие более одной должности

При определенных обстоятельствах штатные сотрудники могут одновременно работать более чем на одной должности GW. Должность, выходящая за рамки обычной основной должности сотрудника, должна быть временной, краткосрочной. Работа на более чем одной должности одновременно требует согласия каждого нанимающего отдела и утверждения компенсации. Если сотрудник освобожден от уплаты налога, большая часть его работы должна выполняться на обычной освобожденной должности.

Неуплаченных сотрудников, назначенных на более чем одну должность

Менеджеры должны знать правила университета по оплате сверхурочных для сотрудников, не подлежащих освобождению от налогов. Если сотрудник занимает более одной не подлежащей освобождению должности, вспомогательный отдел должен получить от домашнего отдела количество часов, которое сотрудник обычно работает каждую рабочую неделю. Эта информация позволяет обоим департаментам оценить вероятность необходимости оплаты сверхурочных.

В случае временного сотрудника первичный и вторичный отделы должны определить, превысит ли сотрудник ограничение на количество часов, отработанных на временных должностях в финансовом году.Менеджеры должны работать в тесном сотрудничестве со своим представителем отдела кадров, чтобы гарантировать соблюдение всех руководящих принципов и политик.

Временные служащие / служащие, занимающие более одной должности

При определенных обстоятельствах временные сотрудники / служащие со счетом заработной платы могут одновременно работать более чем на одной должности. Временная должность, выходящая за рамки текущей, основной, временной должности сотрудника, требует согласия каждого нанимающего отдела и утверждения компенсации.

Начало работы на временной, дополнительной должности

Сотрудник не может приступить к работе на дополнительной временной должности до тех пор, пока не будет получен и утвержден Компенсационным отделом заявление о приеме на работу более чем на одну должность.

Окончание дополнительной позиции

Когда заканчивается дополнительная временная должность для штатного или временного сотрудника, отдел, отвечающий за временную должность, должен заполнить форму изменения статуса, чтобы уволить должность, и должен направить форму в HRIS в течение двух (2) рабочих дней после должности. закончился.

Рабочий процесс для назначения временных, дополнительных должностей

Чтобы назначить временные дополнительные должности, менеджеры отдела найма должны заполнить форму изменения статуса и форму запроса о приеме на работу в более чем одной должности.Эти формы должны быть отправлены в соответствующий отдел, как указано в таблице ниже.

Назначение дополнительной временной должности:

Приемное отделение:

После проверки отдела приема формы отправляются на номер:

В отделении университета, которое является домашним отделом работника

Офис вице-президента по найму

Управление компенсаций

571-553-0327

Назначение дополнительной временной должности на факультете университета, находящемся за пределами домашнего отдела сотрудника

Домашний отдел работника

Офис вице-президента по найму

Управление компенсаций

571-553-0327

Назначение дополнительной временной должности в отделении медицинского центра, которое является отделом по дому для работника

Управление по делам здравоохранения,

Росс Холл, # 714,

2300 Ай-Стрит, Н. W.

Телефон

202-994-2137.

Управление компенсаций

571-553-0327

Назначение дополнительной временной должности в отделении медицинского центра, находящемся за пределами домашнего отделения работника

Домашний отдел работника

1. Управление здравоохранения,

Росс Холл, # 714

2300 Ай-Стрит, Н.W.

202-994-2137

2. Управление компенсации

571-553-0327

Назначение дополнительной временной должности в рамках гранта на исследования в домашнем отделе работника

Office of Research Services до сведения соответствующего Координатора исследовательских служб.

Посетите его веб-сайт, чтобы узнать имена координаторов исследовательских служб, области их работы, адрес университетского городка и номер телефона

Управление компенсаций

571-553-0327

Назначение дополнительной временной должности, взимаемой в рамках гранта на исследования, за пределами домашнего отдела сотрудника

Домашний отдел работника

1. Office of Research Services до сведения соответствующего координатора Research Services.

Посетите его веб-сайт, чтобы узнать имена координаторов исследовательских служб, области их работы, адрес университетского городка и номер телефона

2. Управление компенсации

571-553-0327

A Эта форма не требуется для должностей в юридической школе.

Как список задач сотрудников помогает сократить выполнение обязанностей и сроков | Процессная улица

Обязанности.Практические результаты. Сроки.

Независимо от того, работает ли сотрудник в крошечном стартапе, базирующемся в подвале генерального директора, или в многонациональной компании с офисами по всему миру, у каждого сотрудника есть важные задачи, чтобы выбить из колеи парк.

Но как компании могут гарантировать, что их сотрудники могут эффективно выполнять задачи ? И что сотрудники не создают себе невыполненных заказов, которые могут снизить общую продуктивность до 68%?

Ответ: Список задач сотрудника.

По крайней мере, это то, что бесчисленное количество ведущих, процветающих компаний сказали нам после того, как мы спросили их об их списках задач и привычках.

В этой публикации – следующей части серии Process Street, посвященной исследованию , как , , почему , и в , какие способы использования списков в своих рабочих процессах успешные компании – я подробно расскажу о мельчайших деталях. списки задач сотрудников. Кроме того, вы получите эксклюзивную возможность открыть для себя невиданные ранее результаты нашего глубокого исследования.🚀

Прочтите следующие разделы:

Однако, прежде чем углубляться в наши выводы, я сначала определю именно , что такое список задач сотрудников.

Что такое список задач сотрудников?

Список задач сотрудника – это задокументированная серия обязанностей, которые сотрудник должен выполнять, обычно передаваемые непосредственным руководителем соответствующего сотрудника. Он может предложить сотруднику подробную информацию о , что нужно делать , , почему это нужно делать, и , как выполнить эти задачи.

В целом, он позволяет сотрудникам справляться со своей рабочей нагрузкой, более эффективно управлять своими повседневными делами и не забывать о важных шагах на этом пути.

Но то, как представлен список задач сотрудников, различается.

Например, распространенный (но проблемный) метод предоставления сотрудникам списка задач сотрудников – это использование физического листа бумаги, который они могут проверить ручкой. Это проблематично, потому что физические объекты могут потеряться, повредить или запихнуть в ящик, чтобы никогда больше не увидеть дневной свет.

Вот почему ведущие компании используют программное обеспечение для бизнеса, чтобы предоставлять своим сотрудникам списки задач. Использование приложения с контрольным списком, такого как Process Street, – верный способ документировать, создавать и затем предоставлять доступные облачные контрольные списки. С легкостью.

Чтобы узнать больше о Process Street, посмотрите видео ниже.

Для каких заданий требуется список задач сотрудников?

(Источник)

В рамках нашего качественного исследования мы задали большому кругу учредителей и генеральных директоров, а также самим менеджерам и сотрудникам несколько вопросов, касающихся составления контрольных списков, контрольных списков сотрудников и простого шаблона контрольного списка.

Если вы читали вышеупомянутые сообщения, то знаете, что полученные нами ответы, безусловно, вызвали наше любопытство (и ваше тоже). Поэтому, естественно, мы хотели продолжить наше расследование и посмотреть, как организации используют список задач сотрудников!

Первый вопрос, который мы задали нашему пулу участников, был: «Какие должности, по вашему мнению, абсолютно требуют списка задач сотрудников в вашем бизнесе?»

Читатель, результаты уже в.

Давайте не будем терять время и погрузимся в них.

Первый ответ нам дает Кенни Трин, генеральный директор Netbooknews. Тринь выступает за то, чтобы списки задач использовались начальством, чтобы их не перегружали:

«Для меня людям, которые одновременно выполняют множество обязанностей или руководят людьми с разными обязанностями, абсолютно необходим список задач. Без этого люди такого типа просто будут перегружены всем объемом работы, которую им необходимо выполнить. Это менеджеры проектов, генеральные директора и исполнительные секретари, и это лишь некоторые из них.

По моему опыту, те, кто использует списки задач, имеют возможность правильно распоряжаться своим временем и, следовательно, могут уложиться в сроки. Поскольку они контролируют свое время, они, как правило, более продуктивны и эффективны ».

С другой стороны, Дэвид Райшер – поверенный и генеральный директор LegalAdvice.com – предполагает, что список задач сотрудников должен использоваться не только высокопоставленными сотрудниками, но и всеми сотрудниками:

«Мы даем всем нашим сотрудникам контрольный список тех пунктов и обязанностей, которые наиболее важны при рассмотрении юридических документов. Всем нашим сотрудникам дается список задач, чтобы не только повысить их эффективность, но и обеспечить высокое качество при проверке большого количества юридических документов.

Без контрольного списка задач сотрудник может легко пропустить важные документы, которые необходимо должным образом сопоставить ».

Точно так же директор по маркетингу find.jobs – Этторе Фантин – говорит, что всем сотрудникам Find.jobs предоставляются разные списки задач, в зависимости от их роли и команды, в которой они работают:

«Мы – компания HR Tech, у которой есть различные доски объявлений о вакансиях.

У нас много разных сторон бизнеса, и очень сложно оставаться организованным без использования контрольного списка. Планируем ли мы разработку нового программного обеспечения или настраиваем нового клиента, контрольные списки помогают нам не сбиться с пути. Наши встречи по планированию продуктов и торговые встречи обычно вращаются вокруг наших списков задач. Мы стараемся быть как можно более подробными с такими деталями, как задания и сроки.

Если бы не использование контрольных списков, мы не были бы так продуктивны, как сегодня.”

До сих пор было несколько генеральных директоров и директоров, которые высказали свои мысли о том, какие роли должны использовать списки задач сотрудников – но каково мнение экспертов по тайм-менеджменту и производительности? Какие роли наиболее полезны из списка задач сотрудников?

Алексис Хазельбергер, который сам занимается производительностью, тайм-менеджментом и лидерством, говорит, что список задач сотрудников действительно невероятно полезен, особенно для офисных сотрудников:

«Огромная часть моей работы – помогать людям создавать списки задач, которые они действительно будут использовать; Я называю это единой надежной системой.

Что касается вашего вопроса, по моему опыту, ответ – большинство офисных вакансий. Я думаю, что исключения – это вакансии, в которых никогда не требуется последующего наблюдения, или это система прямой очереди (подумайте о телефонах авиакомпаний).

Списки задач позволяют людям перестать полагаться на память, чтобы получить доступ к тому, что им нужно сделать, поэтому большая часть мозга освобождается, чтобы сосредоточиться на текущей задаче и решении проблем. Кроме того, если вы пытаетесь держать в голове все, что вам нужно сделать, вы получите:

1) Дать материалу провалиться в щели.

2) Очень сложно расставить приоритеты.

Расставить приоритеты намного проще, когда вы можете видеть все задачи в одном месте и когда вы можете сортировать и классифицировать их. Без списка задач мы часто сосредотачиваемся на, казалось бы, срочном, а не важном, и мы становимся жертвой синдрома блестящего предмета ».

Магдалена Журавска, специалист по персоналу LiveCareer, также соглашается с тем, что списки задач сотрудников хорошо подходят для тех, кто работает в офисе, и дает нам примеры ролей, для которых требуется список задач сотрудников, и как это может помочь:

«Я думаю, что список задач сотрудников является обязательным для предприятий, где сотрудникам поручаются повторяющиеся задачи и процедуры. Это потому, что такой контрольный список гарантирует, что все не провалится и будет достигнута максимальная эффективность.

Вакансии, для которых требуется список задач сотрудников, включают менеджера по персоналу (для выполнения проверки кандидатов), специалиста по заработной плате (для создания счетов), ИТ-поддержку (для эффективной работы с заявками от клиентов) и многие другие, которые входят в стандартную комплектацию с повторяющимися задачами ».

Списки задач могут использовать не только менеджеры по персоналу, специалисты по начислению заработной платы и сотрудники ИТ-поддержки, но и разработчики программного обеспечения и инженеры.Блейк Саттон из Electric Knowledge соглашается:

«Мы широко используем контрольные списки как часть нашего процесса проверки кода. Есть десятки элементов, которые необходимо проверить, например, правильное форматирование кода, использование синтаксиса, лучшие практики безопасности, масштабируемость и скорость выполнения. Все эти элементы имеют более детализированные подзадачи, которые также необходимо проверить.

Без подробных контрольных списков мы не смогли бы полностью делегировать работу и расставлять приоритеты.Контрольные списки гарантируют, что мы остаемся организованными и продуктивными, и являются неотъемлемой частью нашей проверки кода ».

Во-первых, вам не обязательно выполнять чисто офисную роль, чтобы списки задач оказали положительное влияние, как объясняет Мэтью Мейер из MaxTour:

«Наша туристическая компания полагается на контрольные списки, чтобы наши гости каждый раз прекрасно проводили время. Перед каждой поездкой наш операционный менеджер будет готовить туристический автомобиль, просматривая контрольный список перед поездкой, чтобы убедиться, что в туристическом фургоне есть все необходимое для удовлетворения потребностей наших гостей.

До того, как мы внедрили процедуру контрольного списка, в наших турах что-то забывалось или отсутствовало. Теперь нам больше не нужно беспокоиться о том, что кто-то забудет маршрутизатор Wi-Fi или не наливает гостям кофе Starbucks ».

Вот и все: массив проницательных ответов о том, для каких заданий требуется список задач сотрудников.

Но что было обнаружено только из этого раздела?

Справедливо сделать вывод, что независимо от того, частью какой команды является сотрудник – или работает ли он в офисе, в дороге или работает в составе виртуальной команды – сотрудники в все рабочие роли должны использовать список задач сотрудников.

Эффективный список задач сотрудников позволяет сотрудникам выполнять свои повторяющиеся задачи в соответствии с высочайшими стандартами, избегая при этом человеческих ошибок, которых можно избежать.

Если это тот момент, когда вы думаете «Разве на этом не заканчиваются положительные моменты ?!» , вы правы.

Преимущества, конечно же, на этом не заканчиваются.

Чем полезен список задач сотрудников?

(Источник)

В современном мире организации стремительно развиваются.

Это делается для того, чтобы они могли обогнать конкурентов, закрепить за собой лидерство в отрасли и обогнать другие предприятия (на самом деле, исследование Deloitte показывает, что для 96% предприятий инновации являются главным приоритетом!)

Однако для того, чтобы организация могла масштабироваться, ускоряться и внедрять инновации быстрее, чем ее конкуренты, и при этом здоровым и устойчивым образом, ее сотрудникам необходимы правильные инструменты для достижения успеха.

Один из этих инструментов?

Список задач сотрудника.

Если это звучит слишком просто, чтобы быть эффективным, позвольте мне вас заверить; это не.

Список задач сотрудников снижает тревогу сотрудников, связанных с работой, уровень стресса, чувство перегруженности и четко информирует их о том, какие обязанности следует выполнять, а это означает, что нет никаких сомнений в том, работают ли они над правильными задачами.

В целом, это умное и простое решение, позволяющее снизить стресс и заинтересованность ваших сотрудников, помогая вам по-настоящему ускорить и масштабировать вашу компанию. Если я когда-либо слышал, это многоуровневая победа.

Но не верьте мне на слово.

Доверьтесь лидерам отрасли.

Для начала рассмотрим Рахул Видж, генеральный директор WebSpero Solutions, который обсуждает, как списки задач сотрудников и контрольные списки помогли масштабированию WebSpero:

«Я управляю SEO-агентством, в котором работает около 80 человек, и я просто не могу представить свое агентство без контрольных списков.

В моем бизнесе у нас есть контрольные списки для HR, чтобы стандартизировать все процессы – от приема на работу до введения в должность и до выхода.

У нас есть контрольные списки для менеджеров по работе с клиентами, которые общаются с клиентами, и они несут ответственность за то, чтобы команда вовремя получала доступ и информацию.

У нас есть контрольные списки для наших экспертов по SEO, чтобы убедиться, что ничего не упущено, и все наши клиенты получают одинаковый уровень обслуживания. В SEO существует множество повторяющихся, но важных задач, и каждая повторяющаяся задача имеет свой жизненный цикл, поэтому контрольные списки, особенно умные контрольные списки, делают нашу жизнь очень легкой, показывая нам, что и когда делать, это помогает нам расставлять приоритеты. задачи и гарантии, что ничего не упущено и мы тратим время на правильные дела. И это играет важную роль в расширении масштабов такого агентства, как мы.За последние пару лет мы увеличились с команды из 10 человек до команды из 80 человек, и это было бы невозможно без контрольных списков ».

Точно так же списки задач сотрудников помогли предпринимателю Шону Пуру расширить SellMax, услугу по покупке автомобилей, которая теперь охватывает всю страну:

«Я основал компанию, когда мне было 14 лет, и с тех пор превратил ее в общенациональную службу.

Водители эвакуаторов в нашей компании должны использовать список задач.До использования списка задач все было очень неорганизовано. Водители эвакуатора часто забывали заполнить документы. Таким образом, это незаменимая вещь для водителей эвакуаторов, теперь это сэкономило нам много денег и нервов.

До использования списков задач в нашей компании много времени тратилось впустую, думая о следующей задаче, о которой нужно было позаботиться. Но теперь, когда все спланировано, люди выполняют одну задачу и сразу переходят к следующей.
Значительно увеличена производительность.Это помогло нам уложиться в сроки и расставить приоритеты ».

Что касается масштабирования, Уинстон Нгуен, генеральный директор bitcoinseo.services, был приятно удивлен после того, как его недавно нанятые VA использовали список задач сотрудников:

«Раньше я привлекал людей для работы с общественностью и аутрич-работы, и это НИКОГДА не шло хорошо, хотя я платил довольно хорошую почасовую ставку (50-75 долларов в час).

В настоящее время я нанимаю VA из стран третьего мира за 10+ долларов в час, и они работают лучше.Почему? Потому что у меня есть 5-страничный документ, в котором поэтапно описывается процесс от потенциального клиента до создания хорошего электронного письма и управления отношениями.

Я привожу тонны примеров того, что хорошо / что плохо, и включаю все мелкие детали, которые только могу придумать.

Результат? VA работают лучше, чем парни за 50-75 долларов, и у меня такие же результаты, как и у меня, когда я выступаю ».

Вышеупомянутые руководители и предприниматели отчасти объясняют свой успех списками задач сотрудников.Мартин Луенендонк, который является соучредителем и генеральным директором Cleverism, онлайн-портала о вакансиях, повторяет, что, исходя из его собственного опыта, список задач сотрудников является чем-то вроде обязательного для предпринимателя:

«Списки задач нельзя игнорировать или считать ненужными из-за их эффективности. Я встречал других предпринимателей, которые склонны полагать, что их работа не обязательно требует наличия списка задач сотрудников. Возможно, они говорят правду, но мой опыт не позволит мне оставаться на вершине должности без ежедневных списков задач.В этом конкретном случае список задач действует как смазка, которая помогает плавно выполнять задачи. Это поддерживает меня и моих сотрудников в мотивации к невыполненной работе. Таким образом, для меня любая работа требует списков задач сотрудников ».

Организации, которые активно растут и масштабируются, имеют значительные рабочие нагрузки. Мохаммед Абузар, специалист по цифровому маркетингу в Siva Solutions Inc., объясняет, как список задач или контрольный список сотрудников может мастерски помочь в управлении работой:

«Поскольку рабочая нагрузка в нашей компании огромна, контрольный список помогает отслеживать различные задачи и их распределение между различными отделами.Здесь у нас есть специалисты по цифровому маркетингу, интерфейсные веб-разработчики, внутренние веб-разработчики, писатель контента и менеджер, который курирует различные отделы. И каждый из нас использует контрольный список для организации повседневных дел.

Существует система продажи билетов, в которой наши клиенты запрашивают информацию об услугах, которые им от нас требуются. В зависимости от типа запроса билет будет помечен для соответствующих отделов, которые, в свою очередь, будут закреплены за физическим лицом.Сотрудники каждого отдела отмечают выбранные ими задачи и, в конце концов, должны отметить их снова, если они их выполнили. Это децентрализованная система распределения задач, и этот процесс помогает довольно эффективно управлять ими без каких-либо случаев пропущенных задач. Это также позволяет нам выбирать задачи, над которыми мы хотим работать, в то же время упрощая отслеживание того, кто за какие задачи отвечает ».

В ResumeLab списки задач также помогли им масштабироваться, как утверждает Ягода Вичорек в этой информативной цитате:

«Есть два типа контрольных списков:

Подтвердить, когда вы сначала выполняете задачу, а затем отмечаете ее как выполненную, чтобы отслеживать прогресс, и Чтение, когда вы сначала читаете назначенную задачу, а затем выполняете ее.

Используйте контрольные списки для подтверждения в таких областях, как продажи или маркетинг.

Для отдела кадров списки «прочтения» имеют основополагающее значение для отслеживания всех текущих процессов. Иногда у вас может быть 20 вакансий с 50 кандидатами на каждую должность, и важно иметь хорошо спланированный процесс приема на работу для каждого потенциального найма.

В нашей компании этот метод сыграл большую роль в резком масштабировании нашей компании в прошлом квартале.

Итог: используйте списки подтверждения для заданий, в которых необходимо отслеживать большой объем вывода, и расставляйте приоритеты в списках проверки и выполнения для заданий, связанных со сложными процессами, к которым необходимо относиться осторожно.”

Однако список задач сотрудников полезен не только для масштабируемых предприятий; они всегда полезны! Здесь Пламен Бешков из 10Beasts перечисляет некоторые общие преимущества использования списка задач сотрудников:

«Чтобы следить за ходом работы моей команды, я использую ежедневные списки задач. Это действительно помогает, когда дело доходит до соблюдения сроков, обязанностей и рабочего времени.

Отметка чего-то «завершенным» тоже может быть мотивирующим, что создает положительную обратную связь, что приводит к стабильной производительности.

При использовании этих списков становится меньше пропущенных задач и обязанностей. Иногда у людей даже есть шанс пойти домой раньше, потому что они выполнили свои задачи раньше, чем ожидалось ».

В заключение, основатель и генеральный директор Calendar – Джон Рэмптон – объясняет конкретные причины , почему он так страстно любит использовать список задач сотрудников – и почему его сотрудники тоже:

«Как руководитель, я согласен с тем, что составление определенных списков задач очень полезно для каждого сотрудника в моей компании.Хотя мне это не нужно, я настоятельно рекомендую его, чтобы помочь моей команде улучшить управление временем и продуктивность. Это действительно помогает моей команде, давая им установленные крайние сроки для работы, чтобы они могли не только выполнять свои собственные задачи, но и задачи, которые им дают. Естественно, они расставляют приоритеты соответственно.

Например, когда люди бегут в магазин, вместо того, чтобы пытаться запомнить все, что указано в списке, они обычно составляют список вещей, которые, как они знают, им нужно получить. Таким образом они не отвлекаются и не покупают больше, чем им нужно, и при этом ничего не забывают.То же самое и со списком рабочих задач – мы используем их, чтобы идти в ногу с тем, что нам нужно делать, а также чтобы помочь нам ничего не забыть ».

Прочитав эти отчеты из первых рук, можно с уверенностью сказать, что список задач сотрудника дает огромное количество полезных преимуществ как для самого сотрудника, так и для команды, частью которой он является.

Говоря о командах, давайте подробнее рассмотрим, как маркетинговые команды, в частности, используют списки задач сотрудников на рабочем месте.

Почему маркетинговые команды по всему миру используют списки задач сотрудников

(Источник)

Маркетинговые команды делают свою работу за них.

Почему?

Потому что лот проходит в какой-либо одной маркетинговой команде.

От графического дизайна до написания контента, от социальных сетей до создания видео – не говоря уже о рекламе и взломе роста – создается, редактируется и публикуется множество материалов, чтобы весь мир мог знать, насколько хорош продукт или услуга рассматриваемой компании является.

Излишне говорить, что без какого-либо руководства и структуры сотрудники по маркетингу не смогли бы выполнять свою работу.

Возьмите меня в качестве наглядного примера.

Я пишу контент в Process Street – отличном приложении с контрольным списком, которое позволяет документировать рабочие процессы, бизнес-процессы и важные процедуры.

После того, как мы спланировали каждый спринт, мне выделяется определенный объем работы, которую нужно выполнять каждый месяц. Чтобы помочь мне разделить мою работу на ежедневные, выполнимые части, я отредактировал шаблон ежедневного списка дел ниже, чтобы я мог соответствующим образом спланировать свой рабочий день. (Со списком задач сотрудников их можно передать напрямую сотрудникам, либо сотрудники могут создавать свои собственные уменьшенные версии!)

Теперь маркетинговые команды по всему миру используют списки задач и контрольные списки сотрудников не только для правильного планирования своих дней, но и по многим, многим другим причинам – все из которых вы скоро узнаете!

Просто прочтите это заявление Дэвида ЛаВина, основателя RocLogic Marketing, о том, почему список задач сотрудников важен для любого достойного маркетолога:

«Если вы занимаетесь цифровым маркетингом, вам понадобится несколько списков задач.Некоторые для создания контента, другие для анализа, некоторые для логистических обновлений веб-сайта, а другие для изучения определенной темы (например, некоторые сверхглубокие аспекты SEO, UX или CRO). У цифрового маркетолога так много аспектов, и многие из этих задач растягиваются на недели и месяцы.

Существует два основных способа, которыми списки задач могут быть полезны цифровому маркетингу: (1) напоминания о возможности беспрепятственно продолжить с того места, на котором вы остановились, и (2) в качестве функции принуждения, чтобы заставить вас следить за тем, на чем вы остановились. задача, которая может быть не очень увлекательной.Например, если вы пытаетесь понять эффективность конкретной статьи в течение многих месяцев, может быть легко перейти к следующей статье, а не возвращаться назад, чтобы собрать данные и проанализировать то, что написано 18 месяцев назад. Списки задач способствуют лучшему поведению в этом отношении. Или, если вам нужно углубиться и понять очень конкретную тему (скажем, доставляемость электронной почты) на более глубоком уровне, даже если это не является приоритетом, элемент задачи может служить хорошим напоминанием, чтобы вернуться к этому, когда у вас есть немного комната для дыхания.

Кроме того, как специалист по цифровому маркетингу, вам часто приходится работать с людьми, не связанными с маркетингом (например, продажами, разработкой, клиентами, СМИ), и в этом случае списки задач могут держать вас прямо в текущем состоянии задачи ( например, находится ли мяч на вашей или чужой площадке) ».

Следующей идет Эллисон Хотт из OptinMonster, которая объясняет, как авторам контента в маркетинговой команде нужен список задач (и я, конечно, с ней согласен!):

«Одна работа, для которой требуются списки задач сотрудников, – это составитель контента.

Создание контента, такого как сообщения в блогах, – один из наиболее эффективных способов увеличения посещаемости вашего сайта и привлечения новых потенциальных клиентов. Но, помимо написания статьи, есть ряд шагов, которые авторы должны предпринять, чтобы обеспечить успех своего контента.

Например, список задач для писателя может включать в себя такие шаги, как исследование ключевых слов, создание интерактивного заголовка, составление сообщения, чтение сообщения вслух, связывание связанных сообщений в блогах, загрузка правильно отформатированного избранного изображения и многое другое.”

Теперь у вас есть основатель Growth Marketing Стейси Каприо, которая, как и Эллисон Хотт, знает, что список задач сотрудников может творить чудеса с писателями и их процессом написания:

«Для написания структурированного сообщения в блоге по SEO для клиента требуется список задач, чтобы убедиться, что ни один шаг не пропущен. Это означает, что теги структуры и заголовка верны, все изображения имеют теги alt, что нацелено конкретное ключевое слово, соблюдается длина слова и выполняются все задачи клиента.

Ведение контрольного списка во время написания статьи также помогает, оглядываясь назад, определять результаты и то, что сработало, а что нет ».

Точно так же Брайан Чыонг – основатель GameCows – говорит, что списки задач бесценны для него и его команды:

«Управление работой в GameCows было относительно простым и бесперебойным благодаря списку задач, который мы адаптировали для нашего веб-сайта. Я считаю, что все задачи, будь то написание контента или загрузка статей, должны использовать списки задач.Что касается моего бизнеса, я считаю, что использование списка задач является абсолютным требованием для написания контента. Это позволяет нам идти в ногу со сроками и тем, кому поручено писать статьи. Лично мне это помогает получить обзор всего, что было сделано, и остальной работы, которую нам еще предстоит сделать.

В конечном счете, урок, который мы усвоили, заключается в том, что списки задач очень помогли в нашей повседневной работе, и мы призываем другие предприятия также использовать их. Благодаря этому ведение бизнеса становится проще, требует меньше времени и делает его более эффективным.”

Поскольку поисковая оптимизация – это большая часть современного маркетинга, ее нужно делать правильно, чтобы занять желанное место №1 на главной странице Google. Рональд Д’уза, менеджер по цифровому маркетингу Angel Jackets, объясняет, как список задач сотрудников может быть полезен для SEO-маркетинга:

«Работа топ-менеджера по поисковой оптимизации требует наличия списка задач, между размещением релевантного контента в нужном месте и различными другими факторами, такими как внутренняя и внешняя оптимизация, сложно организовать работу, когда дело доходит до базового SEO. предметы первой необходимости.

Для получения оптимальных результатов вам необходимо отдавать предпочтение определенным задачам над другими. Если вы испортите заказ, вам понадобится дополнительное время и ресурсы для достижения вашей цели. Я согласен с тем, что наличие списка задач помогает расставлять приоритеты и соблюдать сроки ».

Дебашри Датта, контент-маркетолог Blog Tyrant, считает, что список задач сотрудников полезен не только для создания контента, но и для продвижения его вживую после того, как он был создан:

«Контент-маркетингу нужны списки задач.

Для успешного контент-маркетинга необходимо регулярно создавать, редактировать и публиковать большое количество контента. Вам также необходимо разместить его на разных платформах и даже на разных сайтах.

Список задач очень важен, если вы хотите, чтобы темы не повторялись или контент создавался вовремя. Список задач также может помочь отследить, было ли сообщение отправлено / опубликовано.

Если вы отправляете гостевое сообщение, список задач может напоминать вам проверить, опубликовано ли сообщение и есть ли какие-либо ошибки, которые нужно исправить.”

Принимая во внимание все преимущества, которые дает список задач и контрольный список сотрудников для маркетологов, представьте себе множество других преимуществ, которые должны получить в продажах, проектировании, успехе клиентов и HR!

Если вы готовы пожинать плоды списка задач сотрудников для вас и вашей команды, я вам помогу.

Рекомендации по составлению списка задач сотрудников: четкие обязанности и сроки

(Источник)

Что касается списков задач сотрудников, существует правильный способ внедрения, создания и использования списков задач и контрольных списков в вашей организации.

Но есть и неправильный путь.

Чтобы уберечь вас от этого неверного пути, в нашем пуле талантливых участников есть для вас несколько советов и уловок от инсайдеров.

Прочтите их.

Подтвердите их.

Возьмите их на борт.

Без этого вы потенциально можете отвлечься и демотивировать своих коллег (это последнее, что вы хотите делать!)

Первый совет исходит от Барбары Эрнандес-Тейлор, руководителя отдела маркетинга продуктов в Azuga, которая говорит, что список задач следует в основном использовать для стандартизированных процессов:

«Хотя я бы посоветовал любому составить хотя бы приблизительный список задач для себя на своей работе, я бы сказал, что строка, в которой работодателям необходимо предоставить сотрудникам списки задач, – это та линия, в которой их работа зависит от строгих требований. сроки и / или процессы стандартизированы.

Стандартизированный процесс подразумевает, что способы выполнения задач не изменятся и не являются субъективными, поэтому, чтобы убедиться, что задачи выполняются правильно, предоставьте схему видов / документации процесса, чтобы убедиться, что задачи не только выполняются. завершено, но и завершается своевременно.

Строгие сроки подразумевают, что нет места для ошибок или времени, которое можно потратить впустую на выполнение определенных задач, поэтому, чтобы избежать ненужной потери времени, списки задач будут держать сотрудника на более высоком уровне, когда дело доходит до их выполнения. своевременно и не оставляют места для ошибки.”

Точно так же Абир Сайед – CPA, которому принадлежит upcounting.com – предлагает использовать списки задач для основных процессов, где есть небольшие отклонения (и даже приводит пример!):

«Задача, которая, на мой взгляд, очень хорошо подходит для контрольного списка, – это ежемесячное закрытие бухгалтерского учета. Он состоит из длинного списка задач, которые необходимо выполнить, часто в определенном порядке. Редко есть какие-то отклонения, которые потребовали бы от вас не уважать список, и вы не можете совершить ошибку, забыв какие-либо шаги.Кроме того, это список, который будет одинаково использоваться повторно месяц за месяцем. Вам нужно сделать это только один раз, и если вы не приложите слишком много усилий в первый раз, вы можете повторять и улучшать список каждый раз, когда используете его.

Он невероятно полезен как для менеджера, так и для исполнителей, включенных в список, и почти не имеет обычных недостатков ».

Между тем, менеджер по цифровому маркетингу WebTek Антонелла Вайдман выступает за списки задач, которые имеют четкое, конкретное время действия, чтобы сотрудники могли выполнять задачи эффективно:

«Хороший общий контрольный список повышает производительность и эффективность.Выполняя цели и отмечая задачи в правильном порядке, вы улучшаете рабочий процесс для себя и членов команды, которые могут работать над одним и тем же проектом.

В нашей компании мы сотрудничаем со многими клиентами, предлагая многогранные маркетинговые решения. Чтобы обеспечить наилучшие результаты для каждого клиента, важно иметь четкий план с конкретными элементами действий – контрольный список необходим для обеспечения успешного выполнения ВСЕХ основных компонентов кампании ».

Подводит нас к нашему заключению основатель CrunchTime Analytics Коди Смит.Смит объясняет, насколько широким может быть список задач сотрудников, как его можно использовать, и даже перечисляет преимущества, которые дает использование списков задач и контрольных списков:

«Списки задач могут быть широкими, включая день, неделю или месяц. Или они могут быть чрезмерно сосредоточены на определенной части роли, проекта или деятельности.

С точки зрения человеческих ресурсов, списки задач – прекрасные инструменты, дающие организации множество преимуществ. Эти преимущества включают:
1) Обеспечение ясности ожиданий.
2) Содействие разработке и реализации программ обучения.
3) Предоставление полезного инструмента для оценки производительности.
4) Помощь в разработке должностных инструкций.
5) Предоставьте рекрутерам полезную информацию о вакансиях для отбора и проверки кандидатов.
6) Предоставление данных для анализа производительности и разработки действенных идей.

Есть много заданий, которые следует рассмотреть для использования списков задач. Сюда входят административные, служебные, профессиональные должности и даже такие творческие должности, как графические дизайнеры.”

Эта последняя цитата завершает наши исследования и выводы по списку задач сотрудников.

Я хотел бы особо поблагодарить команду Outfunnel, которая также поделилась с нами невероятным пониманием того, как они сами используют списки задач!

Теперь, со всеми полезными утверждениями, приведенными выше, вы почти готовы к внедрению и созданию замечательных списков задач сотрудников и контрольных списков для вашей команды и организации.

Но я еще не закончил.

У меня есть еще один совет: используйте Process Street!

Используйте Process Street для создания сверхмощного списка задач сотрудников!

Process Street – это сверхмощные контрольные списки.

Документируя жизненно важные рабочие процессы, процессы и процедуры в виде шаблонов, вы можете запускать бесконечное количество контрольных списков из этих шаблонов.

Независимо от того, следуете ли вы ежедневному списку задач сотрудника или чему-то вроде контрольного списка для адаптации сотрудников, вы всегда будете должным образом и в достаточной степени проинструктированы в процессе, чтобы вы могли выполнить качественно работу. Снова и снова.

Если вы еще не смотрели наше информативное вступительное видео, сделайте это сейчас, чтобы узнать больше о Process Street – современном программном обеспечении BPM!

После всего, что вы прочитали о списках задач сотрудников, держу пари, вам не терпится создать собственный список задач сотрудников – или списки задач для коллег, которыми вы управляете.Будь то ежедневные, еженедельные или ежемесячные списки задач, изящные функции рабочего процесса Process Street превратят обычные списки задач и контрольные списки в необычные.

Это связано со следующими особенностями:

  • Остановить задачи. ✋
  • Остановка задач гарантирует, что жизненно важные задачи никогда не будут случайно или намеренно пропущены.

  • Условная логика. 🧠
  • С условной логикой контрольные списки динамически меняются в соответствии с потребностями пользователя – идеально подходят для списка задач сотрудников, который может меняться день за днем ​​или неделя!

  • Разрешения для задач.👀
  • Не хотите, чтобы кто-то видел важную или личную информацию? Разрешения задач позволяют скрыть информацию и данные от просмотра.

  • Задания. 👤
  • Если вы сотрудничаете с другими, назначьте им задачи в своем списке задач с назначениями задач!

  • Назначение ролей. 👥
  • В случаях, когда вам нужно работать с разными ролями в вашей команде, используйте назначения ролей, чтобы динамически назначать задачи прямо им.

  • Допуски. ✅
  • Нужен список задач сотрудников, утвержденный в конце каждого дня, недели или месяца? Благодаря согласованию процесс становится невероятно простым.

  • Встроить виджет. 🌐
  • С помощью функции встраивания виджета вы можете включать другие приложения и контент – например, Google Таблицы, интерактивную карту или представление Airtable – в свои контрольные списки.

  • Webhooks. 🎣
  • Отправляйте автоматические сообщения и другую информацию из одного приложения в другое (например, Process Street в Slack) с помощью гениальной функции веб-перехватчиков.

Обратите внимание, что, хотя регистрация совершенно бесплатна, чтобы использовать указанные выше функции в полную силу, вам потребуется один из наших платных планов.

Чтобы получить подробное объяснение того, как работают некоторые из этих функций, просмотрите веб-семинар ниже, организованный отделом по работе с клиентами Process Street.

Итак, чего вы ждете?

Пришло время создать удивительные списки задач и контрольные списки сотрудников с информацией в этом посте и подпиской на Process Street!

Используете ли вы или другие члены вашей команды список задач сотрудников? Есть ли какие-нибудь советы, которыми вы хотели бы поделиться? Если да, запишите их в разделе комментариев ниже! 💡

Серьезно? 4 способа выполнять «другие обязанности в соответствии с назначением»

На большинстве должностей будут ситуации, когда вас просят взять на себя дополнительные задачи или помочь в областях, выходящих за рамки вашей традиционной роли.Иногда это может быть хорошим знакомством и отличным способом наладить отношения с новыми людьми и командами. А в других случаях – вы можете задаться вопросом, зачем вы пошли в колледж, если это то, что стало с вашей карьерой.

Я не говорю о том, что иногда меня просят сделать копии или заказать пиццу для команды. Я имею в виду более абсурдные вещи, которые иногда возникают: когда вам говорят, что ваша маркетинговая работа включает в себя размещение вывески на углу улицы или что вы, как графический дизайнер, будете создавать праздничные открытки для своего начальника.Безусловно, важно быть командным игроком, но без ограничений эти «другие назначенные обязанности» могут стать непосильным бременем, отвлекать от ваших текущих приоритетов и ограничивать ваши возможности по-настоящему расти в своей роли.

Итак, как провести черту – красиво, профессионально и не выглядеть так, будто вы уклоняетесь от ответственности? Вот несколько советов, как справиться с менее актуальными задачами, с которыми вы сталкиваетесь.

Установите кристально чистые ожидания

Часто, когда кто-то делает нелепую просьбу, это просто вопрос того, что вы не понимаете, что именно вы делаете.Я работаю в сфере корпоративных коммуникаций, но часто получаю запросы из других отделов о помощи в редактировании рекламных роликов. Я не только не обучен этому – это не та задача, которую моя команда может расставить по приоритетам.

Я обнаружил, что один из способов избежать выполнения разных задач – это установить четкие ожидания с самого начала. Когда вы получите запрос, расскажите другим о своей роли, ваших типичных обязанностях, а также о ваших приоритетах или текущих проектах.

Попробуйте: «Вы знаете, я действительно не в состоянии работать с заказами кейтеринга.Моя команда занимается планированием корпоративных мероприятий, и сейчас я очень занят подготовкой к нашей ежегодной конференции на следующей неделе ».

Будьте полезны в пределах разумного

Тем не менее, если вы работаете в команде, помощь своим коллегам и выполнение дополнительных задач и проектов – это лишь часть сделки. Уловка состоит в том, чтобы сбалансировать эти запросы, чтобы вам не пришлось столкнуться с напором дополнительной работы, которая отнимает время от ваших настоящих должностных обязанностей.

Однажды я помог разместить срочный заказ на футболки для какого-то мероприятия, потому что я знал продавца, который сделает это – разовое задание, которое я был счастлив выполнить.Но после этого люди думали, что я «девушка в футболке», и меня засыпали просьбами о заказе одежды, что определенно не моя работа.

Если однажды вы были полезны, а затем обнаружили, что вас постоянно просят сделать то, чего вы не должны делать, дайте другой стороне знать, почему вы не можете выполнить просьбу и к кому обратиться в будущем.

Попробуйте: «Я знаю, что помогал с вашим последним запросом на дизайн в качестве услуги, но на самом деле они лучше обрабатываются командой по маркетингу продукта.У них есть лучшие ресурсы и они лучше знакомы с принципами бренда ».

Наберите линию жизни

Если вы младший член команды, другие могут рассматривать вас как вариант по умолчанию для выполнения различных обязанностей. Также нередки случаи, когда старшие сотрудники (которые на самом деле не должны назначать вам работу) пытаются поставить проекты на вашу тарелку. И эти типы запросов могут быть сложными для навигации или отклонения.

Если вы чувствуете давление со стороны старших членов команды или других руководителей или отделов, укажите, что, учитывая ваши текущие приоритеты, вам придется проконсультироваться с руководителем.Затем вернитесь и поговорите со своим начальником о запросе, и вы вместе сможете решить, как его обработать.

Попробуйте: «Знаешь, прежде чем я скажу« да », мне придется выполнить этот запрос Майка – это кажется большим делом, и мне нужно убедиться, что он согласен со мной другие приоритеты отдела ».

Научитесь смеяться

Скорее всего, любой, кто проработал в профессиональной среде несколько лет, может поделиться историями о глупых вещах, которые их просили сделать.Черт возьми, мне однажды пришлось заказывать цветы для жены начальника, когда он застрял за городом. Иногда вам придется делать это с улыбкой, чтобы помочь другому человеку. Это может быть неприятно в данный момент, но однажды из счастливого часа получится отличная история.

Однако, если ваша готовность перебежать через город и купить своему боссу галстук для его важной встречи неверно истолкована, поскольку вы хотите быть его личным покупателем, личное обсуждение деталей – хороший способ отправить правильное сообщение, не оставляя места за неправильное толкование.

Попробуйте: «Мне не составило труда помочь с этим в последний раз, но я не уверен, что это подходящее задание для меня на регулярной основе. Можем ли мы рассмотреть другой вариант, как это сделать? »

Определенно есть причина, по которой фраза «другие обязанности в соответствии с назначением» присутствует почти в каждой должностной инструкции – это естественная часть большинства должностей. Но хитрость в выполнении этих обязанностей заключается в том, чтобы научиться действовать в соответствии с ситуацией, а когда – противодействовать. И когда эти обязанности пересекают черту, осознайте, что небольшого открытого общения часто достаточно, чтобы исправить ситуацию и установить границы того, что вы можете – и не можете – делать на работе.

Как эффективно управлять рабочей нагрузкой вашей команды • Asana

Вам сложно делегировать работу своей команде? Ты не одинок. Как руководитель, вы несете огромную ответственность за то, чтобы члены вашей команды были сосредоточены, продуктивны и не сбились с пути. Вы также должны убедиться, что рабочая нагрузка вашей команды распределяется справедливо. Эксперт по организации и продуктивности Джули Моргенштерн сказала об этом лучше всего: «Если вы переусердствуете со своими высокопроизводительными сотрудниками, вы потеряете их, потому что они начнут возмущаться тем фактом, что они делают больше.«Сбалансировать рабочую нагрузку вашей команды – непростая задача, и мы здесь, чтобы помочь вам эффективно управлять ею.

Что такое управление рабочей нагрузкой?

Управление рабочей нагрузкой – это процесс эффективного распределения и управления работой в вашей команде. При успешном выполнении управление рабочей нагрузкой максимизирует производительность сотрудников и помогает рассеять хаос, оставляя вам и вашей команде чувство удовлетворения в конце каждого дня, а не ошеломления. Члены команды будут уверены в объеме своей работы и будут выполнять работу более высокого качества в более быстром темпе.

Почему важно управление рабочей нагрузкой?

Недавние исследования показывают, что 80% специалистов по всему миру сообщают, что чувствуют себя перегруженными работой и близкими к выгоранию. Кроме того, четверо из пяти (82%) сотрудников говорят, что они чувствуют себя менее занятыми на работе, когда испытывают стресс. Управление рабочей нагрузкой позволяет более эффективно распределять работу по команде, чтобы не только снизить выгорание у напряженных сотрудников, но и в первую очередь избавить их от ощущения переутомления. Инструменты управления рабочей нагрузкой позволяют в режиме реального времени получать информацию о задачах, стоящих перед вашей командой, поэтому вы можете эффективно управлять своей рабочей нагрузкой и обеспечивать баланс, а не выгорание.

Попробуйте управление рабочими нагрузками с помощью Asana бесплатно

Пятиэтапное руководство по управлению рабочими нагрузками

Если вы не задумывались об управлении рабочими нагрузками, вы не одиноки; Международный институт директоров и менеджеров сообщает, что немногие люди на самом деле обучены этому столь необходимому навыку.

Хорошая новость заключается в том, что существуют инструменты, которые помогут вам поддерживать работу всех и каждого одновременно (см. Пункт 5 ниже). Но для того, чтобы инструмент действительно помогал вам управлять рабочими нагрузками членов вашей команды, вам нужно убедиться, что некоторые из ваших других навыков управления проектами находятся в отличной форме.Выполните эти пять шагов, чтобы вы могли успешно управлять рабочей нагрузкой своей команды.

1. Определите рабочую нагрузку и возможности вашей команды

Поскольку работа вашей команды разбросана по множеству различных кратких описаний проектов, планов и инструментов, трудно понять, какой общий объем работы вам всем необходимо выполнить. Эти знания – ключ к пониманию того, сколько каждый член команды делает или что он может взять на себя. Вы можете обойти это и выяснить, какова на самом деле рабочая нагрузка вашей команды, приведя свои планы в порядок:

1. Составьте полный список проектов и процессов, за которые отвечает ваша команда. . Это могут быть проекты, которыми руководит ваша команда, или кросс-функциональная работа, в которую они будут вносить свой вклад.

Подробнее: отслеживайте все свои инициативы в одном месте с помощью Portfolios

2. Определите объем и сроки работы для каждой. Это большие и сложные проекты с множеством результатов или они меньше по объему? За какую часть каждого проекта или процесса отвечает ваша команда?

3. Разбивайте проекты на более мелкие задачи и рабочие потоки. Когда вы получите полное представление о работе вашей команды, используйте структуру декомпозиции работы, чтобы разбить ее на более мелкие части, чтобы вы могли знать, как выглядят их еженедельные или ежедневные нагрузки.

4. Расставьте приоритеты в работе с учетом важности и срочности . Таким образом, вы также будете знать, чем ваша команда должна заняться в первую очередь, и сможете лучше спланировать, когда вы будете работать над каждым проектом.

Однако знание того, сколько работы вам нужно выполнить, – это только половина уравнения.Вы также должны знать, какой объем пропускной способности есть у вашей команды и у каждого отдельного сотрудника. После того как вы учли встречи, отпуска и повторяющиеся обязанности, сколько у каждого члена команды осталось, чтобы посвятить этим проектам? Оцените загруженность каждого члена команды или попросите их сделать это за вас, чтобы понять, что еще они могут взять на себя.

Измерение рабочей нагрузки в действии:

Ваша аналитическая группа должна подготовить девять различных отчетов во втором квартале. Это сочетание чистых новых отчетов, создание которых займет больше времени, и повторяемых отчетов, для которых уже настроены системы.Прежде чем вы начнете распределять их по отдельным членам команды, получите представление о сроках (когда каждый из них должен быть доставлен), важности (какая работа это блокировка?) И количестве времени, которое, по вашему мнению, потребуется для создания каждого из них. .

На основании этого исследования вы теперь знаете, за какой объем дополнительной работы отвечает ваша аналитическая группа. Возможно, вы даже обнаружили, что это слишком много для пропускной способности вашей небольшой команды, но, зная, что некоторые из отчетов имеют низкий приоритет, можно разумно отложить менее важные запросы в пользу более эффективных.

Часто задаваемые вопросы: как я могу расширить возможности моей команды, чтобы повысить эффективность
и ?

Эффективные команды делают все правильно, а эффективные – правильно. В идеале вы хотите дать своей команде возможность быть одновременно эффективной и результативной, чтобы гарантировать, что они делают правильные вещи правильно.

Прочтите: Эффективность и эффективность в бизнесе: зачем вашей команде и то, и другое.

Если вы еще этого не сделали, убедитесь, что все в вашей команде используют один и тот же инструмент управления работой, чтобы у них было четкое представление о том, кто и когда что делает.Ваш инструмент управления работой также должен легко интегрироваться с вашими любимыми бизнес-инструментами, чтобы ваша команда тратила меньше времени на переключение между приложениями и копание в таблицах и больше времени на свою важную работу. И, конечно же, ищите инструмент управления работой со встроенным компонентом управления рабочей нагрузкой, чтобы вы могли отслеживать рабочую нагрузку команды прямо там, где она выполняется.

Прочтите: Введение в управление работой

2. Распределение ресурсов и разбивка отдельных рабочих нагрузок

Теперь, когда у вас есть обзор всего, что нужно сделать вашей команде, вы можете понять, кто над чем и когда будет работать.И хотя распределение отдельных частей работы может показаться простым, как отметили мудрецы из отчета Harvard Business Review, на самом деле это может быть довольно сложно.

Распределение ресурсов может помочь вам эффективно идентифицировать и назначать доступные ресурсы для инициативы. Если вы никогда раньше не пробовали распределять ресурсы, воспользуйтесь этими пятью советами, чтобы обеспечить сбалансированность и управляемость всех рабочих нагрузок:

  1. Сначала назначьте работу с наивысшим приоритетом .Составьте список дел и проектов своей команды по приоритетам и работайте в первую очередь над подбором сотрудников.

  2. Даты начала и погашения сальдо . Теперь, когда вы знаете, кто что будет делать, приступайте к планированию каждой задачи или проекта. Вы также можете реализовать стратегии управления временем, такие как блокировка времени, чтобы помочь членам команды более целенаправленно подходить к своей работе.

  3. Убедитесь, что вы подбираете нужных людей для каждой задачи или проекта .Учитывайте их доступность, а также их навыки и опыт.

  4. Включите свою команду в разговор , спросив их, какая дополнительная пропускная способность, по их мнению, у них есть. Они не только лучше всех будут знать свои рабочие нагрузки и возможности, но и почувствуют себя более сильными, если вы привлечете их к планированию.

  5. Всегда сообщайте кому-нибудь, почему вы поручаете ему конкретную задачу . Это отличный способ повысить вовлеченность и с самого начала установить ожидания.

Распределение ресурсов в действии:

Вам нужно два человека, чтобы работать над дизайном рекламы для предстоящей кампании, и пять человек в вашей команде. Вы можете назначать работу случайным образом, но вы получите лучшие результаты, если посмотрите на опыт членов команды (например, работали ли они раньше над предыдущими кампаниями?), Проверьте, нет ли членов команды, которые, возможно, уже перегружены, а затем спросите у своих лучших выбирает, если они чувствуют, что способны взяться за этот новый проект.

Часто задаваемые вопросы: как управлять противоречивыми сроками и приоритетами?

Планирование рабочей нагрузки не всегда так гладко, как нам хотелось бы.Иногда члены команды, которые лучше всего подходят для проекта, уже заняты другой, столь же высокоприоритетной инициативой. Иногда вся ваша команда находится в режиме Crunch, и трудно представить, что добавит еще работы к своим тарелкам. Хотя не всегда может быть идеальный ответ, заблаговременное знание загруженности вашей команды может помочь вам предвидеть эти проблемы с ресурсами и решать их до того, как они возникнут.

Например, если вы знаете, что у вас готовится высокоприоритетный результат с коротким сроком выполнения, можете ли вы перенести работу с более низким приоритетом раньше или позже в месяце? Когда у вас есть окно в пропускную способность вашей команды, вы лучше подготовлены, чтобы помочь им управлять своей рабочей нагрузкой – как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе.

Прочтите: Что такое результат в управлении проектами?

3. Свяжитесь с членами вашей команды и при необходимости скорректируйте рабочие нагрузки.

Даже самые тщательно продуманные планы и сроки проекта не могут быть потеряны, и вам нужно быть готовым вносить корректировки в режиме реального времени, прежде чем сроки будут пропущены.

Чтобы отслеживать, как каждый член команды управляет своими текущими рабочими нагрузками, проявите инициативу, установив регулярную проверку обновлений 1-1 с членами вашей группы. Если эти проверки показывают, что член команды чувствует себя перегруженным обязанностями, проверьте, кто может взять на себя что-то еще.

Когда вы переназначаете задачи или проекты, обязательно сообщите своей команде об изменениях, чтобы они поняли, почему их сейчас тянут в другом направлении. Это можно сделать с помощью процесса управления изменениями. В качестве альтернативы, рассмотрите возможности наставничества, чтобы помочь им стать более эффективными и организованными, и всегда признавайте упорный труд членов вашей команды.

Прочтите: 18 советов по управлению временем, стратегий и быстрых достижений, чтобы добиться наилучшего результата вы в предрассветные часы утра.Это может быть признаком перегрузки. Запланируйте проверки с каждым человеком в вашей команде, чтобы увидеть, как они работают; предложите сменить или отложить обязанности, если это необходимо, и провести инструктаж для всех, кто обнаруживает в этом потребность. Если вы еще этого не сделали, запланируйте регулярные проверки для каждого члена команды в будущем, чтобы избежать подобных проблем в будущем.

Совет от профессионалов: не забывайте о командной культуре

В дополнение к проверкам один на один, не забудьте сэкономить время на общекомандные моменты общения и празднования.Независимо от того, находится ли ваша команда в офисе, распределена или удалена, важно иметь личное время и общаться. В зависимости от размера вашей команды подумайте о планировании еженедельных встреч, счастливых часов раз в две недели или более крупных ежемесячных встреч.

Прочтите: Как наша команда остается на связи при удаленной работе

4. Повышение эффективности команды при больших нагрузках

Хотя вы в основном сосредоточены на общей картине, поощряйте свою команду к разработке собственной системы для управления своей рабочей нагрузкой. Когда есть много дел, важно, чтобы они делали правильные вещи эффективно.

  • Предложите стратегии управления временем, соответствующие их индивидуальному стилю, например, временные рамки или временные рамки.

  • Сведите к минимуму количество встреч, которые команда должна посещать. Найдите новые способы общения, которые не занимают столько времени.

  • Помогите своей команде понять, что такое управление проектами и как организованный план экономит время.

Читайте: тяжелые рабочие нагрузки равны большему стрессу. Вот что вы можете с этим сделать.
Эффективность команды в действии

Один из ваших непосредственных подчиненных всегда рано приступает к работе, и в ходе бесед вы узнаете, что они использовали некоторые новые стратегии для повышения эффективности работы.Поощряйте этого человека делиться своим опытом с командой и подумайте о создании общего пространства, где члены команды могут публиковать советы по экономии времени, когда они сталкиваются с ними.

Часто задаваемые вопросы: как я могу помочь своей команде быть более эффективной и результативной?

Эффективные команды делают все правильно, а эффективные – правильно. В идеале вы хотите дать своей команде возможность быть одновременно эффективной и результативной, чтобы гарантировать, что они делают правильные вещи правильно.

Прочтите: Эффективность и эффективность в бизнесе: зачем вашей команде и то, и другое.

Если вы еще этого не сделали, убедитесь, что все в вашей команде используют один и тот же инструмент управления работой, чтобы у них было четкое представление о том, кто и когда что делает.Ваш инструмент управления работой также должен легко интегрироваться с вашими любимыми бизнес-инструментами, чтобы ваша команда тратила меньше времени на переключение между приложениями и копание в таблицах и больше времени на свою важную работу. И, конечно же, ищите инструмент управления работой со встроенным компонентом управления рабочей нагрузкой, чтобы вы могли отслеживать рабочую нагрузку команды прямо там, где она выполняется.

Прочтите: Введение в управление работой

5. Использование инструмента управления работой

Представьте себе возможность видеть все, что происходит с каждым проектом и каждым членом команды, в одном месте.Поговорим об экономии времени. Именно это можно сделать с помощью инструмента управления работой или проектом.

Когда вы применяете инструмент управления работой, каждый член команды может видеть, как его работа влияет на более крупные инициативы команды и компании. Общение происходит внутри задач, поэтому поиск нужной информации занимает пять секунд вместо пяти минут. Сроки держат всех в курсе, потому что проекты можно просматривать по отдельности или вместе.

Инструмент управления работой в действии:

Вы загрузили все задачи и этапы производственного графика в инструмент управления рабочей нагрузкой, и работа идет плавно.Поскольку все члены команды видят статус и свое место в процессе, вы можете избежать конфликтов и сэкономить время.

Совет для профессионалов: установите правила работы в команде

Лучший инструмент для управления работой – это инструмент, который использует вся ваша команда. Но важно установить правила работы команды и передовой опыт использования вашего инструмента. Это не только облегчит вашей команде внедрение вашего нового инструмента, но и снизит барьер для входа, потому что вашей команде не придется беспокоиться о том, что они используют инструмент «неправильно».«В вашем инструменте управления работой должны быть инструкции и видеоролики, которые помогут вам начать работу – выделите время, чтобы обсудить их с вашей командой и установить общие соглашения.

Настройте свою команду на успех

Чувствуете ли вы, что у вас есть возможность улучшить свое время и навыки управления рабочими нагрузками? Помните, что управление рабочей нагрузкой – это эффективное распределение работы, управление этими задачами и обновление информации о заинтересованных сторонах ваших проектов.