Приказы Федерального архивного агентства | Федеральное архивное агентство

Приказ Федерального архивного агентства от 20.12.2019 г. № 237 «Об утверждении Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»
Зарегистрирован Минюстом России 13.02.2020. Регистрационный № 57488.

Приказ Федерального архивного агентства от 20.12.2019 г. № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»
Зарегистрирован Минюстом России 06.02.2020. Регистрационный № 57449.

Приказ Федерального архивного агентства от 19.12.2019 г. № 232 «Об утверждении Порядка получения федеральными государственными гражданскими служащими Федерального архивного агентства разрешения представителя нанимателя на участие на безвозмездной основе в управлении некоммерческими организациями»

Зарегистрирован Минюстом России 10. 03.2020. Регистрационный № 57704.

Приказ Федерального архивного агентства от 18.12.2019 г. № 229 «О внесении изменений в приказ Росархива от 17.09.2018 № 115»

Приказ Федерального архивного агентства от 02.12.2019 г. № 185 «Об утверждении Правил осуществления контроля за выполнением государственного задания на оказание государственных услуг (выполнение работ) федеральными бюджетными учреждениями, находящимися в ведении Федерального архивного агентства»
Зарегистрирован Минюстом России 09.01.2020. Регистрационный № 57080.

Приказ Федерального архивного агентства от 18.11.2019 г. № 177 «Об утверждении Методики прогнозирования поступлений по источникам финансирования дефицита федерального бюджета, администрируемых Федеральным архивным агентством»

Приказ Федерального архивного агентства от 08.11.2019 г. № 173 «Об утверждении Положения о Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве»
Зарегистрирован Минюстом России 28. 02.2020. Регистрационный № 57634.

Приказ Федерального архивного агентства от 06.11.2019 г. № 169 «Об утверждении порядка и сроков представления в федеральное государственное бюджетное учреждение «Российская академия наук» проектов тематики научных исследований, проектов планов научных работ и отчетов о проведенных научных исследованиях и экспериментальных разработках, о полученных научных и (или) научно-технических результатах за отчетный финансовый год научных организаций, осуществляющих научные исследования за счет средств федерального бюджета, находящихся в ведении Федерального архивного агентства, а также сроков проведения федеральным государственным бюджетным учреждением «Российская академия наук» оценки и подготовки им заключений по проектам тематики научных исследований, проектам планов научных работ и отчетам о проведенных научных исследованиях и экспериментальных разработках, о полученных научных и (или) научно-технических результатах за отчетный финансовый год указанных организаций»

Зарегистрирован Минюстом России 05. 12.2019. Регистрационный № 56712.

Приказ Федерального архивного агентства от 25.10.2019 г. № 164 «Об утверждении показателей эффективности деятельности казенных и бюджетных учреждений, подведомственных Росархиву, и работы их руководителей»
Зарегистрирован Минюстом России 27.12.2019. Регистрационный № 57026.

Приказ Федерального архивного агентства от 18.10.2019 г. № 161 «О внесении изменений в Регламент проведения Федеральным архивным агентством ведомственного контроля в сфере закупок для обеспечения федеральных нужд, утвержденный приказом Федерального архивного агентства от 15 декабря 2014 г. № 92»
Зарегистрирован Минюстом России 18.11.2019. Регистрационный № 56542.

Приказ Федерального архивного агентства от 04.10.2019 г. № 156 «О назначении должностного лица ответственного за организацию и осуществление финансового менеджмента»

Приказ Федерального архивного агентства от 08. 08.2019 г. № 129 «Об установлении предельного уровня соотношения среднемесячной заработной платы руководителей, заместителей руководителей, главных бухгалтеров федеральных бюджетных учреждений, находящихся в ведении Федерального архивного агентства, и среднемесячной заработной платы работников этих учреждений (без учета заработной платы руководителя, заместителей руководителя и главного бухгалтера)»

Зарегистрирован Минюстом России 30.08.2019. Регистрационный № 55786.

Приказ Федерального архивного агентства от 05.08.2019 г. № 127 «Об утверждении Положения об оплате труда работников подведомственных Федеральному архивному агентству федеральных казенных учреждений, оплата труда которых осуществляется по новой системе оплаты труда»
Зарегистрирован Минюстом России 25.09.2019. Регистрационный № 56069.

Приказ Федерального архивного агентства от 25.07.2019 г. № 125 «Об утверждении документов по осуществлению внутриведомственного финансового контроля и внутреннего финансового аудита в Федеральном архивном агентстве»

Приказ Федерального архивного агентства от 25. 06.2019 г. № 96 «Об утверждении Порядка составления и утверждения плана финансово-хозяйственной деятельности федеральных бюджетных учреждений, находящихся в ведении Федерального архивного агентства»
Зарегистрирован Минюстом России 24.09.2019. Регистрационный № 56054.

Приказ Федерального архивного агентства от 25.06.2019 г. № 95 «Об утверждении Порядка принятия Федеральным архивным агентством и его подведомственными учреждениями решений о признании безнадежной к взысканию задолженности по платежам в федеральный бюджет»
Зарегистрирован Минюстом России 09.08.2019. Регистрационный № 55537.

Приказ Федерального архивного агентства от 25.06.2019 г. № 45-к «О внесении изменения в перечень должностей, замещаемых на основании трудового договора в организациях, созданных для выполнения задач, поставленных перед Федеральным архивным агентством, при назначении на которые граждане и при замещении которых работники обязаны представлять сведения о своих доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей, утвержденный приказом Федерального архивного агентства от 26 февраля 2015 г.

№ 25-к»
Зарегистрирован Минюстом России 07.11.2019. Регистрационный № 56448.

Приказ Федерального архивного агентства от 13.06.2019 г. № 41-к «О внесении изменений в номенклатуру должностей Федерального архивного агентства, назначение на которые и освобождение от которых осуществляется приказами директоров учреждений, подведомственных Федеральному архивному агентству, с обязательным обсуждением на заседании коллегии Росархива, утвержденную приказом Федерального архивного агентства от 12 сентября 2016 г. № 111-к»

Приказ Федерального архивного агентства от 31.05.2019 г. № 88 «Об утверждении Примерного положения об оплате труда работников федеральных бюджетных учреждений, находящихся в ведении Федерального архивного агентства»
Зарегистрирован Минюстом России 11.09.2019. Регистрационный № 55872.

Приказ Федерального архивного агентства от 31.05.2019 г. № 87 «Об утверждении Порядка определения нормативных затрат на выполнение работ федеральными бюджетными учреждениями, подведомственными Федеральному архивному агентству»
Зарегистрирован Минюстом России 24.06.2019. Регистрационный № 55013.

Приказ Федерального архивного агентства от 31.05.2019 г. № 86 «Об утверждении Общих требований к определению нормативных затрат на оказание государственных (муниципальных) услуг в сфере архивного дела, применяемых при расчете объема субсидии на финансовое обеспечение выполнения государственного (муниципального) задания на оказание государственных (муниципальных) услуг (выполнение работ) государственным (муниципальным) учреждением»
Зарегистрирован Минюстом России 02.08.2019. Регистрационный № 55486.

Приказ Федерального архивного агентства от 22.05.2019 г. № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления»
Зарегистрирован Минюстом России 27. 12.2019. Регистрационный № 57023.

Приказ Федерального архивного агентства от 25.04.2019 г. № 68 «О Порядке подготовки и размещения информации о деятельности Росархива в информационно-телекоммуникационной сети “Интернет”»

Приказ Федерального архивного агентства от 25.04.2019 г. № 67 «О признании утратившим силу приказа Федерального архивного агентства от 27 сентября 2010 № 70 “Об обеспечении доступа к информации о деятельности Федерального архивного агентства”»
Зарегистрирован Минюстом России 11.07.2019. Регистрационный № 55203.

Приказ Федерального архивного агентства от 22.04.2019 г. № 61 «Об обработке персональных данных в Федеральном архивном агентстве»
Зарегистрирован Минюстом России 16.08.2019. Регистрационный № 55644.

Совместный приказ Федерального архивного агентства и Пенсионного фонда Российской Федерации от 10.

04.2019 г. № 53/173р «Об утверждении состава рабочей группы по вопросам совершенствования электронного взаимодействия территориальных органов Пенсионного фонда Российской Федерации и архивных учреждений Российской Федерации при исполнении социально-правовых запросов граждан»

Приказ Федерального архивного агентства от 28.03.2019 г. № 49 «О внесении изменений в приказ Росархива от 18 февраля 2018 г. № 209 “Об утверждении требований к составлению и утверждению плана финансово-хозяйственной деятельности федеральных государственных учреждений, подведомственных Росархиву”»

Приказ Федерального архивного агентства от 22.03.2019 г. № 47 «О внесении изменений в приказ Федерального архивного агентства от 23.10.2018 № 142»

Приказ Федерального архивного агентства от 14.03.2019 г. № 43 «Об утверждении Плана мероприятий по снижению объемов и количества объектов незавершенного строительства по Федеральному архивному агентству»

Приказ Федерального архивного агентства от 13. 03.2019 г. № 42 «Об утверждении состава и порядка деятельности комиссии по проведению специальной оценки условий труда»

Приказ Федерального архивного агентства от 26.02.2019 г. № 34 «О внесении изменений в приказ Росархива от 02.07.2018 № 75 “Об утверждении примерных форм документации о закупке товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд”»

Приказ Федерального архивного агентства от 25.02.2019 г. № 31 «Об утверждении Примерного положения о центральной экспертной комиссии федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа»
Зарегистрирован Минюстом России 24.06.2019. Регистрационный № 55005.

Приказ Федерального архивного агентства от 25.02.2019 г. № 30 «Об утверждении Примерного положения о центральном архиве федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа»
Зарегистрирован Минюстом России 22. 07.2019. Регистрационный № 55333.

Приказ Федерального архивного агентства от 21.02.2019 г. № 28 «О порядке распределения в 2019–2021 годах бюджетных ассигнований на оплату труда работников подведомственных федеральных казенных учреждений в целях сохранения целевых показателей в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 7 мая 2012 года № 597 “О мероприятиях по реализации государственной социальной политики”»

Приказ Федерального архивного агентства от 05.02.2019 г. № 19 «Об утверждении плана информатизации Федерального архивного агентства на 2019 год и плановый период 2020 и 2021 годов»

Приказ Федерального архивного агентства от 31.01.2019 г. № 18 «О Центральной экспертной комиссии Федерального архивного агентства»

Приказ Федерального архивного агентства от 18.01.2019 г. № 12 «Об утверждении Положения об организации в Федеральном архивном агентстве работы по сокращению дебиторской задолженности по расходам федерального бюджета»

Приказ Федерального архивного агентства от 10. 01.2019 г. № 8-А «Об утверждении Учетной политики Федерального архивного агентства на 2019 год»

Приказ Федерального архивного агентства от 10.01.2019 г. № 8 «О внесении изменений в приказ Федерального архивного агентства от 28.09.2012 года № 54 “Об осуществлении Федеральным архивным агентством бюджетных полномочий главного администратора и администратора доходов федерального бюджета”»

Приказ Федерального архивного агентства от 10.01.2019 г. № 6 «О сроках представления подведомственными учреждениями квартальной и годовой бюджетной и бухгалтерской отчетности»

Приказ Федерального архивного агентства от 09.01.2019 г. № 3 «О порядке разработки и утверждения должностных регламентов по должностям федеральной государственной гражданской службы в Федеральном архивном агентстве»

Приказ о назначений ответственного за архив — Delologistic.ru

Приказ о назначении ответственного за архив

В каждой организации с течением времени скапливаются различного рода бумаги, документы, дела, из которых впоследствии формируется архив. Для того чтобы он содержался в порядке, назначается ответственное лицо.

Как нужно вести архив

Строго определенных норм по ведению архивов в коммерческих предприятиях на законодательном уровне не установлено. Это означает, что руководство каждой компании вправе самостоятельно разрабатывать данные требования, которые затем включаются в пакет локальных нормативных актов. Именно в соответствии с ними и осуществляется надзор за архивом.

Регулярно (не реже одного раза в пять лет, а лучше ежегодно) документы, хранящиеся в архиве, должны проверяться. Те, которые устарели и утратили свою актуальность, подлежат утилизации – для нее в законе установлена специальная процедура. Остальные продолжают находиться в архиве вплоть до того момента, как срок их хранения также истечет.

В архивном помещении должна быть определенная температура и влажность. Совершенно недопустимо попадание солнечных лучей на архивные документы (они от этого выгорают и портятся).

Также здесь строжайшим образом необходимо сохранять противопожарную безопасность – архив сплошь состоит из легковоспламеняющихся предметов.

На кого возложить ответственность

Как правило, ответственным за содержание архива сотрудником назначается секретарь предприятия, специалист кадрового отдела или бухгалтер.

Но если организация очень большая, то в штатное расписание может быть введена отдельная должность, по инструкции которой основной обязанностью специалиста будет ведение архивных дел и самого архива.

Какие задачи входят в функции ответственного за архив работника

Прежде всего, работник, отвечающий за архив, должен фиксировать все документы, в него поступающие. Они подлежат обязательной подробной описи (название, количество листов и т.п.). Также он должен формировать дела и раскладывать их по папкам в определенном порядке, который устанавливается администрацией компании. Он же осуществляет контроль за периодом хранения бумаг, а если кому-либо понадобится архивный документ, он выдает его, но строго под роспись и только при условии дальнейшего возврата.

Кто назначает лицо, ответственное за архив

Обычно сотрудника, который будет отвечать за архив, назначает директор предприятия. Для этого он выпускает соответствующий приказ, в котором указывается должность и ФИО работника, а также задачи, которые перед ним ставятся.

Особенности формирования приказа, общие моменты

Если перед вами поставлена задача по составлению приказа о назначении ответственного за архив сотрудника, а вы никогда прежде не сталкивались с таким документом, воспользуйтесь приведенными ниже советами. Посмотрите и пример — с его учетом вам без особых сложностей удастся создать собственный бланк.

Прежде чем дать детальное представление об этом конкретном приказе, расскажем о некоторых общих сведениях, которые имеют касательство ко всем таким распорядительным актам.

• Во-первых, если в организации есть шаблон приказа, зафиксированный в ее учетной политике, документ нужно создавать по его типу. Но если такого шаблона нет, не беда – можно составлять приказ в произвольной форме, с точки зрения законодательства это вполне допустимо.
• Во-вторых, каждый приказ должен чем-то обосновываться. В качестве обоснования обычно указывается фактический повод для создания документа (в данном случае, это может быть производственная необходимость). Также выпуск приказа всегда на чем-то основывается – чаще всего основанием выступает ссылка на какой-либо законодательный акт, норму или внутренний документ, например, служебную записку.
• В-третьих, приказ разрешается писать вручную или набирать на компьютере, однако если используется электронный вариант, документ после формирования следует обязательно распечатать – это нужно для того, чтобы директор или исполняющий его функции работник, мог заверить его при помощи своего автографа. Также если на предприятии принято использовать печати для удостоверения внутренних бумаг, приказ надо проштамповать.
• И, наконец, в-четвертых, документ следует делать в одном оригинальном экземпляре.

Отметку о приказе обязательно нужно внести в специальный журнал учета, который всегда лежит у секретаря предприятия или другого ответственного сотрудника.

Образец приказа о назначении ответственного за архив

По своей структуре и содержанию приказ о назначении ответственного за архив сотрудника не так уж и сложен, поэтому особых трудностей при его формировании возникнуть не должно.

1. В начале документа пишется наименование компании, а также название самого документа.
2. Далее приказу присваивается номер, указывается дата и место его составления.
3. После этого идет основная часть бланка. Первым делом сюда вписывается основание и обоснование, отмечается, в каких целях назначается ответственное лицо. Далее указывается, на кого именно возлагается данная миссия: обозначается должность, ФИО работника, дата, с которой ответственность за архив переходит к нему. Затем следует указать, какими документами, нормативными актами и статьями закона сотрудник должен руководствоваться в своей деятельности. И наконец, назначается работник предприятия, который отвечает за исполнение настоящего распоряжения (это может быть сам директор, кто-либо из его заместителей или, к примеру, начальник отдела кадров).
4. Документ подписывается руководителем организации и его подчиненным, на которого возложена ответственность за архив (своей подписью последний удостоверяет то, что ознакомлен с приказом и ничего не имеет против выполнения новых функций).

Приказ о назначении ответственного за архив

Независимо от отраслевой принадлежности или режима налогообложения все хозяйствующие субъекты (организации и ИП) обязаны хранить документы бухгалтерского и налогового учета. Иными словами – вести архив.

Под архивным документом понимается материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства (п. 2 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ ).

О сроках хранения документов бухгалтерского учета мы рассказывали в отдельной консультации, а о хранении документов налогового учета и налоговой отчетности – в этом материале. Напомним, что по отдельным кадровым документам (например, личные карточки, лицевые счета, трудовые договоры) срок хранения доходит до 75 лет (Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

В общем случае за ведение архива в организации отвечает ее руководитель. Однако своим приказом (распоряжением) он может назначить ответственным за архив иного работника. Как составить приказ о назначении ответственного за ведение архива в организации, расскажем в нашей консультации.

Составляем приказ об ответственном за архив

Приказ о назначении ответственного за архив организации составляется в произвольной форме. В нем указываются Ф.И.О. и должность работника, назначаемого ответственным за архив, дата, с которой «архивные» обязанности возлагаются на работника или соответствующий период ответственности.

В приказе обычно не указываются конкретные должностные обязанности по ведению архива. Они, как правило, предусматриваются в трудовом договоре, должностной инструкции или, например, Положении об архивном деле в организации. Пример таких обязанностей можно посмотреть в должностной инструкции архивариуса.

С приказом о назначении ответственного за архив учреждения (организации) необходимо ознакомить соответствующего работника под роспись.

Приведем для приказа о назначении ответственного за архив образец заполнения.

Как назначить ответственного за ведение архива?

Вопрос-ответ по теме

Подскажите, можно ли издать приказ о назначении ответственного за ведение архива и установить доплату за увеличение объема работы, например 25% оклада? Как правильно это сформулировать в данном приказе? или же это будет выполнение дополнительной работы по должности? Правиль но ли будет написано в приказе, что установить доплату за дополнительные обязанности по ведению архива?

Да, приказ о назначении ответственного за архив издать можно.

Не пропустите: главные изменения в кадровой работе

Что принято и вступило в силу в этом месяце.

Ответственное за что-либо лицо может назначаться приказом.

При этом в соответствии со ст. 60 ТК РФ запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором.

Если дополнительная работа выходит за рамки функциональных обязанностей работника, то дополнительная работа должна быть также дополнительно оплачена: как совмещение или совместительство при наличии должности ответственного за архив в штатном расписании.

В остальных случаях функции ответственного за ведение архива вносятся в должностную инструкцию работника в порядке ст. 72 ТК РФ.

Если изначально такой функционал был предусмотрен в должностной инструкции, то за выполнение работы ответственного, в том числе, работник получает свой оклад и доплата ему не положена.

Если новые обязанности включены в трудовой договор работника, то можно в связи с увеличением объема работы либо пересмотреть его оклад, либо установить доплату (надбавку) за повышение интенсивности труда, увеличение объема работ.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Формы: Приказ о назначении сотрудника, ответственного за подготовку кадровых документов к передаче в архив организации

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

ПРИКАЗ № 26
о назначении сотрудника, ответственного за подготовку кадровых документов
к передаче в архив организации

г. Москва 15.10.2015

В соответствии с Положением об архиве в целях систематизации документов и
обеспечения их сохранности

Популярные вопросы

1. Назначить ответственным за подготовку кадровых документов «Альфа» к передаче на
   архивное хранение руководителя отдела кадров Е.Э. Громову.

Приказ о назначении ответственного за архив

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

__________ № ________
г. Брест

О назначении ответственного
за архив

В целях учета и обеспечения сохранности архива, осуществления контроля за формированием дел в делопроизводстве, использования документов хранящихся в архиве

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Назначить с 01.04.2011 года Иванову Елену Сергеевну, секретаря ответственной за архив.

Что еще нужно написать в таком приказе?

Приказ об организации архива на предприятии

Со временем в каждой компании, недавно начавшей свою деятельность, может скопиться большое количество документации, которую необходимо где-то хранить. Для таких целей создаются специальные архивные отделы, о порядке организации которых и пойдет речь в данной статье.

Из представленной ниже статьи вы узнаете:

• как происходит организация архива на предприятии и какие правила необходимо при этом соблюдать;
• как проходит издание приказа об организации архива на предприятии и какая в нем отображается информация;
• какие проверки необходимо пройти перед подписанием приказа о размещении архивохранилища;
• кого можно назначать ответственным в приказе о создании архива за наблюдение за документацией.

Организация архива на предприятии

При планировании архивного отдела на предприятии необходимо учитывать, что длительное хранение документов должно проходить при определенных условиях. Для этого выделяется отдельное помещение, в котором необходимо:

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

• поддерживать приемлемый уровень влажности воздуха и температуру;
• ограничить доступ для сторонних лиц;
• установить шкафы и стеллажи;
• грамотно организовать использование свободного пространства.

Документы запрещается хранить в учреждениях, предоставляющих услуги питания, в пищевых складах и организациях, работающих с пожароопасными и химическими материалами. Архив не допускается располагать вблизи от автозаправочных станций, стоянок машин или любых других потенциально опасных точек.

Помещение для архива должно содержать собственную вентиляцию, не иметь труб или прочих коммуникационных элементов. Системы кондиционирования воздуха необходимо оформлять так же с соблюдением ряда правил:

• рециркуляция воздуха имеет кратность обмена 2-3;
• температурно-влажностный режим должен быть стабильным, без резких перепадов;
• необходимо обеспечивать стабильно-постоянную очистку воздуха от агрессивных примесей и пыли.

Для минимизации рисков возникновения пожара так же рекомендуется уберечь архивохранилище от использования электрических нагревательных приборов и прочих объектов, способных вызвать случайное возгорание. Другими словами, работу оборудования необходимо организовать так, чтобы случайно попавшая на нее бумага не стала катализатором, воспламенившим всю хранящуюся внутри помещения документацию.

Издание приказа об организации архива на предприятии

Перейдем к документальному оформлению архивохранилища.

Следует начать с того, что после выбора наиболее подходящего помещения начальником предприятия издается специальный приказ, который регламентирует начало создания отдела хранения документации. Руководители организаций должны быть полностью уверены в том, что планируемый архив отвечает строгим современным требованиям в области пожарной и технической безопасности (для этого проводятся специальные проверки, речь о которых пойдет ниже).

Приказ директора регистрируется в журнале, после чего с ним знакомятся ответственные за создание архива сотрудники. Работник обязан поставить свою подпись в знак того, что согласен взять на себя ответственность за исполнение распоряжения.

В приказе руководитель компании должен обозначить следующую информацию:

• с какого момента данный приказ вступает в силу;
• кто из подчиненных назначается ответственным за создание архива;
• в какие сроки отдел необходимо окончательно сформировать;
• какая ответственность предполагается, если архив будет спроектирован с нарушениями правил пожарной безопасности и санитарного режима.

В целом, директор имеет право уточнить любые важные моменты в приказе, которые он посчитает нужным донести до своих подчиненных.

Какие проверки необходимо пройти перед подписанием приказа о размещении архивохранилища?

Пригодность выбранного помещения для будущего архива анализируется специальными проверяющими органами – представителями санэпидемстанции и Государственного пожарного надзора. Квалифицированные специалисты во время визита в компанию оценивают уровень соответствия государственным стандартам и нормам, после чего издают письменное решение, где соглашаются с рациональностью использования именно данного помещения или уточняют моменты, которые необходимо решить перед финальной стадией проекта.

Кого можно назначать ответственным в приказе о создании архива за наблюдение за документацией?

Руководитель компании лично выбирает ответственного за архивную документацию гражданина, который устраивается на должность архивариуса. В его обязанности входит общая организация работы архива и прием-выдача бланков. Перед назначением на должность будущему архивариусу потребуется пройти инструктаж и стажировку, дабы определить, достаточно ли опыта и знаний у человека, гарантирующих грамотное хранение важных актов и внутренних документов предприятия.

Рекомендуем материалы по теме:

Приказ о назначении ответственного

Согласно распространенному мнению, делопроизводство организации находится исключительно в ведении канцелярии или службы ДОУ. Однако на практике к работе с деловыми бумагами часто привлекаются сотрудники других структурных подразделений компании. Как оформляется приказ о назначении ответственных лиц в ДОУ, читайте в данной статье.

Из статьи вы узнаете:

• как оформляются приказы о назначении ответственных лиц в ДОУ;
• как используется форма приказа о назначении ответственного лица;
• как оформляется приказ о назначении ответственного за архив.

Делопроизводство организации – сложная и многоаспектная система взаимоотношений разных уровней организационной структуры компании. Оно контролируется не только канцелярий или отделом ДОУ, как это может показаться на первый взгляд. Весьма распространенной практикой является привлечение работников самых разных отделов компании к осуществлению функций по работе с документацией. Это ставит перед сотрудниками службы ДОУ задачу надлежащего контроля за реализацией делегированных полномочий ответственными сотрудниками. От этого зависит целостность и управляемость всей системы делопроизводства компании.

Порядок назначения ответственных лиц в ДОУ

Ответственными за работу с документами часто назначают сотрудников структурных подразделений компании. Структурные подразделения являются органами управления внутри организации, имеющими строго закрепленный набор полномочий. Организационные и кадровые документы предприятия определяют также количество отделов и их штатный состав.

Традиционно в иерархической структуре компании выделяют внешние и внутренние структурные подразделения. К первым относятся филиалы и представительства, ко вторым – отделы, службы, управления, подразделения и т.п. В данной статье мы будем говорить о делегировании ответственности за делопроизводство сотрудникам внутренних структурных подразделений, поскольку именно этот вопрос вызывает наибольшие сложности.

В чем они заключаются?

Как это ни парадоксально, сложности заключаются в территориальной близости отделов к основному аппарату управления предприятием и к центральному отделу ДОУ. Руководители отделов считают, что наличие в компании специализированной службы ДОУ освобождает их от необходимости дополнительно брать на себя функции по работе с документацией. Отчасти их позицию можно понять. Обязанностью канцелярии, секретариата, службы ДОУ или общего отдела (в разных компаниях они могут иметь разные наименования) является именно обеспечение бесперебойной и четкой работы по документационному обеспечению управления. Однако документированию подлежит вся деятельность компании, и без помощи отделов сотрудникам вышеназванных служб не обойтись. Таким образом, в ДОУ предприятия должны принимать участие все его структурные подразделения.

Организацию делопроизводства в компанию классифицируют на три формы: централизованную, децентрализованную и смешанную.

1. Если все функции делопроизводства сосредоточены в одном специализированном отделе компании (канцелярии, службе ДОУ, секретариате, общем отделе), то мы имеем дело с централизованной формой организации делопроизводства.
2. Если каждое структурное подразделение фирмы самостоятельно реализуют функции ДОУ, то мы имеем дело с децентрализованной формой.
3. Чаще всего на практике встречается смешанная форма организации делопроизводства. В этом случае ответственность за ДОУ распределяется между специальным отделом и структурными подразделениями.

Приказ о назначении ответственных лиц в ДОУ

Применяемая на предприятии форма организации делопроизводства не отменяет необходимости назначения ответственного за делопроизводство по каждому структурному подразделению. Канцелярия или секретариат должны определить состав функций, которые будут переданы данному сотруднику, а само назначение ответственного лица оформляется соответствующим приказом.

Единой стандартной формы приказа не существует. Есть несколько положений, которые данный приказ должен содержать в обязательном порядке. Это – субъект возлагаемой ответственности, время ее наступления и предмет этой ответственности, т.е., круг обязанностей данного сотрудника. Непременным условием является, естественно, обязательное ознакомление ответственного работника с содержанием приказа.

Желательно включить в текст документа пункт о порядке замещения данного работника на случай его отсутствия в течение непродолжительного времени, например, в случае болезни или командировки.

Обратите внимание, что в данном приказе не должно содержаться информации о сумме доплаты за исполнение дополнительных обязанностей, если таковая предполагается. Информация такого рода относится к персональным данным работника. Отделу кадров предприятия нужно будет произвести подготовку другого приказ «Об установлении персональных дополнительных выплат» или «О порядке увеличения объема выполняемой работы».

В должностной инструкции сотрудника, на которого возложены дополнительные обязанности, рекомендуется зафиксировать новые обязанности. В некоторых компаниях нет должностных инструкций, в таких случаях перечень новых обязанностей можно дать непосредственно в приказе или инструкции по делопроизводству.

Приказ о назначении ответственных лиц в ДОУ относится к деловым бумагам, которые нужно регулярно проверять на соответствие актуальности содержания. Лицо или группа лиц, ответственных за работу с документами в данном отделе, могут разорвать трудовые отношения, уйти в долгосрочный отпуск или перейти на другую должность. Например, может возникнуть ситуация, что ответственный работник после перевода на новую должность уже не сможет выполнять обязанности по работе с документами. Данные функции, скорее всего, придется выполнять работнику, пришедшему на место прежнего. Таким образом, не измененный вовремя приказ окажется составленным на сотрудника, который уже не числится в штате.

Форма приказа о назначении ответственного лица

Создание и учет документов

Несколько слов нужно сказать о типах деловых бумаг, передача которых может быть осуществлена в введение новых ответственных за делопроизводство. Конечно, в случае каждого конкретного предприятия данный перечень может модифицироваться, но следует обратить внимание на то, чтобы базы данных по документам (журналы регистрации) оставались под контролем основного отдела ДОУ.
Напротив, деловые бумаги, связанные с профилем деятельности данного подразделения, должны создаваться, учитываться и храниться в соответствующих отделах.

Приказ о назначении ответственного за архив

Как и в рассмотренном выше случае, ответственный за архив назначается соответствующим приказом.

Имейте при этом в виду, что ст. 60 ТК РФ запрещает требовать от сотрудника исполнения обязанностей, не оформленных трудовым договором.

В случае, если дополнительные функции не попадают в перечень функциональных обязанностей данного сотрудника, то их оплата должна осуществляться также в дополнительном порядке. Этот случай аналогичен оплате совмещения или совместительства. Допустим, в штатном расписании фирмы есть должность ответственного за архив. В таком случае, оплата дополнительных обязанностей по работе с архивом может быть оформлена как совместительство или совмещение.

Другой вариант оформления данных обязанностей предполагает внесение их в должностную инструкцию сотрудника согласно ст. 72 ТК РФ. В таком случае, работа с архивом будет частью должностных обязанностей данного сотрудника, не предполагающая дополнительной оплаты.

Третий вариант оформления дополнительных обязанностей по работе с архивом возможен как доплата за повышение интенсивности труда или увеличение объема работ.

Приказ о назначений ответственного за архив

Кто на предприятии должен нести ответственность за хранение документов (за архивное делопроизводство)? В нашей организации назначено ответственное лицо только за «…надлежащее ведение делопроизводства, оформление документов…». Это секретарь-референт.

Если на предприятии секретарь является лицом, ответственным за делопроизводство, это не означает, что он не может либо наоборот только он может быть одновременно ответственным за архив организации. Определение работника, отвечающего за архив, — это прерогатива руководителя. К сожалению, зачастую руководство даже крупных государственных организаций имеет очень смутное представление о том, чем должен заниматься архивист. Главная задача работника, отвечающего за архив организации, заключается в создании системы работы по подготовке к передаче на хранение документов постоянного хранения и по личному составу, а по решению руководителя — всех документов, создаваемых в процессе деятельности организации.

Таким образом, архивист в большей степени выполняет организационные функции, поскольку организует работу по подготовке документов к передаче на ведомственное хранение, осуществляет прием документов на хранение, их учет и использование. Например, архивист не обязан сам переплетать документы. Он должен организовать эту работу. В случае если за архив организации отвечает не профессиональный архивист, он может для подготовки документов на ведомственное хранение пригласить профессиональных архивных работников, которые выполнят эту работу, например, по договору подряда. Практика достаточно распространенная. Главное в данном случае, что документы приведены в порядок.

Однако для того, чтобы в организации подготовка документов к передаче на ведомственное хранение носила не разовый, а системный характер, было бы идеальным вариантом не назначать какого-либо работника ответственным за архив в дополнение к его непосредственным служебным обязанностям, а принять на работу профессионального архивиста. Если документооборот небольшой или организация существует недолго, то в таком случае можно предусмотреть в штатном расписании должность архивиста на полставки. Неважно, как вы обозначите эту должность в штатном расписании (ведущий, главный специалист и т.д.). Главное, чтобы в должностных обязанностях этому работнику были определены задачи по созданию системы работы по подготовке документов структурных подразделений к передаче на хранение в архив и организация работы самого архива как структуры. Я знакома с несколькими организациями, где заведующие архивом работают на полставки и при этом успешно справляются с возложенными обязанностями. Как правило, документооборот не этих предприятиях составляет ежегодно примерно 200–300 дел, подлежащих передаче на хранение в архив. По моему мнению, если необходимо осуществить прием на хранение 1 тысячи дел и более, то речь должна идти в обязательном порядке о введении в штатное расписание единицы заведующего архивом.

При небольшом количестве дел, подлежащих передаче на ведомственное хранение (80–100 дел ежегодно), возможен вариант, когда приказом руководителя назначается работник, ответственный за архив, разумеется, на возмездной основе. При этом необязательно это должен быть секретарь. Руководитель определяет ответственного за архив работника, исходя из его загруженности на основной работе, отношения к документообороту и личностных качеств, которые играют не последнюю роль. Отвечать за архив должен человек, обладающий хорошими организаторскими способностями, ответственный, настойчивый, умеющий работать с людьми и понимающий значение процесса обеспечения сохранности документов.

Практика показывает, что самыми ответственными и переживающими за сохранность документов в организации являются бухгалтеры и кадровики, поскольку в этих структурных подразделениях создаются наиболее значимые и долговременные по срокам хранения документы. Так что среди этой категории работников возможен поиск лиц, на которых можно возложить обязанности ответственных за архив организации. Однако этот выбор и это назначение может сделать только руководитель организации. Важно, чтобы он понимал необходимость такого выбора.

Выдача архивных справок, копий и выписок из отдела архивов Октябрьской железной дороги – филиала ОАО «РЖД» В избранное

В случае необходимости заинтересованное лицо может получить в отделе архивов службы управления делами Октябрьской железной дороги — филиала ОАО «РЖД» (Отдел архивов) информацию по следующим видам запросов:

• тематическим — запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту. Разновидностью тематических запросов являются биографические запросы — это запросы, по которым устанавливаются или уточняются сведения, необходимые для изучения жизни и деятельности конкретных лиц;
• генеалогическим — запросы о предоставлении информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух или более лиц, истории семьи, рода;
• социально‑правовым — запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации.

К социально‑правовым запросам относятся сведения:

• о трудовом стаже;
• о льготном трудовом стаже;
• о заработной плате и прочих выплатах;
• о подтверждении учебы;
• о награждении (поощрении).

Запросы аналогичные социально‑правовым по содержанию запрашиваемых сведений, но подаваемые в иных целях третьим лицом, например, с целью проведения биографического исследования, независимо от родственных отношений, относятся к тематическим запросам.

Отдел архивов имеет в своем составе:

• Московский объединенный архив с архивохранилищами в городах: Москва, Бологое, Ржев;
• Санкт‑Петербург‑Витебский объединенный архив с архивохранилищами в городах: Санкт‑Петербург, Псков;
• Петрозаводский объединенный архив с архивохранилищами в городах: Петрозаводск, Кемь;
• Мурманский объединенный архив с архивохранилищами в городе Мурманск;
• Волховстроевский объединенный архив с архивохранилищами в городе Волхов.

Отдел архивов находится по адресу: г. Санкт-Петербург, Невский пр., д. 85, лит. Б.

Все архивы имеют свои бланки, печати с указанием города фактического местонахождения архивохранилищ.

Полное наименование:

Выдача архивных справок, копий и выписок на основании хранящихся в отделе архивов документов

Архивная выборка | Международная ассоциация звуковых и аудиовизуальных архивов

Наконец, еще один метод и инструмент отбора, который можно использовать чаще, – это выборка из архивов. Это действенный метод архивной оценки, который часто легко применить к объемным группам или коллекциям постоянно ценных звукозаписей. Классическое определение архивной выборки: «Выборка архивов заключается в выборе некоторой части совокупности однородных записей (файлов), так что какой-либо аспект работы организации или правительства или информация, полученная или разработанная этой организацией или правительством, может быть представлен или проиллюстрирован таким образом »(Левинсон,« Архивная выборка »).Выборка является подходящей и использовалась архивистами в течение многих лет для больших серий бумажных материалов, файлов дел, файлов регистрации и заявлений, файлов корреспонденции и так далее. Та же философия и техника сэмплирования могут более широко использоваться в качестве критериев отбора записанных звуковых материалов. Например, большая серия стенограмм радиопередач или записанный мониторинг радиопередач, или большая серия записей, выпущенных вещательными организациями, такими как «Голос Америки» или BBC. Целью этого метода является выполнение архивной (не статистической) выборки на массиве материала, когда общий объем очень велик по сравнению с важностью содержания и степенью исследовательского интереса к предмету, или другими словами , «Если немыслимо, чтобы все можно было сохранить, но нежелательно, чтобы ничего не было».

Сэмплирование – это то, что уже применяется в зоне вещания. Архив общественного телевидения системы общественного вещания имеет следующие критерии отбора:

«Что касается программных серий, архивы обычно сохраняют первый и последний эпизоды, а также другие эпизоды, необходимые для документирования изменений в сюжете, сеттинге, характеристиках, технике и т. Д.В случае ежедневных серий также будет выбрана программа на полную неделю. Если сериалы длятся более одного сезона, каждый сезон будет рассматриваться как отдельный объект, чтобы обеспечить полную запись программ за весь их период ».

Также интересно отметить, что архивы общественного телевидения имеют десятилетнюю оценку и переоценку на предмет долгосрочной ценности и значимости. Если материал не проходит проверку через десять лет, он снимается с регистрации.

Си-би-си, Музей радиовещания и Американские радио и телевизионные архивы в Библиотеке Конгресса используют и рассматривают методы отбора программ радиовещания.Звуковой архив BBC обычно отбирает и сохраняет только 2% своей годовой продукции ¹ . То, что сделано для вещания, можно применить во всех звуковых архивах.

---

1. [Примечание добавлено в 2010 году] Цифровое хранилище теперь позволяет звуковому архиву BBC сохранять 100% продукции.

Заявление о принципах

– Описание архивов: стандарт содержания

Введение

Что такое архивное описание и что оно должно делать?

Архивное описание существует для облегчения использования архивов людьми, чтобы понять прошлое через следы в записях.Его эффективность можно измерить по тому, насколько хорошо он достигает этой цели. Описание архивов: стандарт содержания предоставляет набор принципов, которые архивисты должны учитывать при выполнении работы над описательной программой, и набор элементов (и правил для создания этих элементов), которые архивисты используют при создании архивного описания.

Архивное описание позволяет архивариусам объединять большие объемы информации о записях в небольшой набор характеристик, описывающих агрегаты записей.Архивисты выполняют эту работу, потому что часто было бы непрактично полностью представить всю полноту каждой записи в репозитории и потому что пользователю было бы трудно разобраться в большом количестве записей без руководства к тому, что они , что они означают и исторический процесс , с помощью которого они были созданы и поддерживаются. ¹ Для того, чтобы эта дистилляция была понятной, архивисты должны понимать свидетельства людей, мест, идей и действий, предоставляемые записями, чтобы они могли адекватно представлять записи пользователям и сообщать об их характере, ценности и значимости.Хорошее архивное описание не может отражать только физические и интеллектуальные характеристики документов. Он должен сообщать, как накопление документов в коллекции представляет и предоставляет доказательства основных функций организации или отдельного лица. Это контекстное описание является ключом к осмыслению и дает пользователям инструменты, необходимые для эффективной оценки ценности записей как свидетельств и информации.

Архивисты описывают информацию о жизненном цикле и администрировании записей, которая может отсутствовать в самих записях.Информация об оценке, истории хранения, административном вмешательстве, ограничениях, переформатировании или любой другой деятельности, которая может изменить понимание пользователями содержания или контекста записей, должна быть достоверно задокументирована и представлена ​​пользователю. Без этой информации пользователь может быть не в состоянии сделать достоверное определение исторических событий, идей, мест и людей, которые записывают документ. Описательная работа должна задокументировать программу управления архивом, которая поддерживает аутентичность, целостность и надежность записей.

Описание архива, ориентированного на пользователя

Поскольку архивное описание упрощает использование, оно является продуктом и процессом, ориентированным на пользователя. Такой подход к описанию архивов помогает архивариусам оставаться связанными с сообществами пользователей на протяжении всего жизненного цикла администрирования архивов, динамически и итеративно приспосабливаясь к новому пониманию пользователей и их потребностей.

Использование и пользователи записей следует рассматривать всесторонне, и они будут варьироваться от репозитория к репозиторию.К пользователям относятся не только те, кто не входит в репозиторий, но и собственный персонал репозитория. Крайне важно, чтобы репозитории выявляли, привлекали и стремились понять мотивы и потребности своих пользователей, которые могут включать, но не ограничиваются научным производством, заботой о коллекциях и контролем, институциональными знаниями, связью с семейными связями, художественными усилиями, подотчетность правительства, стремление к справедливости и символические цели ведения документации.

Идентификация агрегатов записей

При описании архивов архивисты обеспечивают осмысленную функцию – они помогают пользователю понять, на более глубоком уровне детализации, что это за записи, кто их создал, какие события они представляют и что они значат.

Для этого они должны сначала идентифицировать агрегаты записей. Это основная добавленная стоимость архивного труда – способность объяснять пользователям большой объем информации одновременно проницательно и кратко. ² Это также сайт власти архивов, где архивариус имеет возможность заявить, что важно, а что нет. ³

Теория и традиции архивирования отдают предпочтение описанию взаимоотношений между создателями документов и следов, которые они оставляют в результате событий и действий в своей жизни.Записи часто создаются и хранятся в соответствии с этими качествами, и там, где обнаруживаются общие скопления, полезно их поддерживать. Для архивариуса менее полезно агрегировать ресурсы по их общему предмету, особенно потому, что это часто приводит к потере информации о том, как и кем были созданы записи.

Описание агрегатов записей

Как только архивист определил значимое агрегирование записей, он может воспользоваться любыми соответствующими элементами в наборе элементов DACS для описания характеристик, специфичных и подходящих для этого агрегирования.Как описано в главе 1, в разделе Требования к многоуровневым описаниям , описания конкретной агрегации могут (неявно или явно) наследовать характеристики более общей агрегации, частью которой она является. Кроме того, каждая агрегация должна включать в себя все одноуровневые минимальные элементы DACS, либо явно описанные в этой агрегации, либо унаследованные из связанного архивного описания.

Происхождение

Для достижения цели достоверного документирования и хранения информации о том, как отдельные лица и группы создавали и поддерживали записи, архивная практика более 150 лет полагалась на руководство Respect des fonds . ⁴ Хранение записей данного создателя отдельно от других записей (физических, интеллектуальных и в описательных системах) было отличным механизмом для обеспечения поддержки контекстов создания и поддержки.

Тем не менее, применение принципа уважения к фондам часто может сглаживать существующую сложность, скрывая способы, которыми человеческие взаимосвязи, сбои, фальстарт и запутанные обстоятельства в первую очередь создают записи. Пользователи извлекают выгоду из понимания способов создания, сбора и распространения записей несколькими агентами, помимо простых деталей их общего происхождения.

Все записи в фонде редко исходят от одного и того же создателя, даже если они принадлежат одному коллекционеру и имеют общее происхождение. В современных организациях, хотя, несомненно, полезно задокументировать человека или организацию, которые собрали группу записей, переданных в репозиторий, было бы еще более полезно задокументировать сеть действий, с помощью которых записи собираются и создаются, и кем , изнутри и вне организации и как структуры власти и контроля создавали записи.Поскольку информационные системы обладают способностью документировать отношения и контексты между записями и создателями и между ними, уважение к фондам следует рассматривать как одно из формулировок метода документирования архивного содержания и контекста, а не принцип архивного описания. Можно вообразить технические механизмы, с помощью которых эта сеть контекстов, записей и создателей может быть представлена ​​во всей ее сложности, помимо директивы об административном разделении, которое соблюдает требования .

Это не должно восприниматься как разрешение архивариусам создавать свой собственный физический или интеллектуальный порядок по предмету, жанру, форме или другим аспектам – это часто разрушает контекст. Вместо этого архивариусам следует использовать лучшие доступные им информационные технологии для документирования и представления записей с течением времени в том виде, в каком они понятны архивариусу.

Первоначальный порядок и расположение как архивный контекст

Концепция первоначального порядка издавна использовалась в архивных описаниях как представление о состоянии организации, имеющей особое значение для раскрытия контекста, лежащего в основе создания записей.Принцип уважения первоначального порядка проистекает из этой интерпретации. Недавняя теория и практика показали, что это намного сложнее. ⁵ Например, существует множество механизмов, с помощью которых создатель мог вести и использовать записи с течением времени. Порядок, в котором записи поступают в репозиторий, может не совпадать с порядком, в котором они использовались или поддерживались в последний раз их создателем (ами), что еще больше усложняет само понятие «оригинальность» и поддерживаемое им описание подлинности.Точно так же электронные записи усложняют идею фиксированного канонического порядка, поскольку они обычно перемещаются и поддерживаются в файловой системе в течение их жизненного цикла. ⁶

Вместо привилегированной физической последовательности записей исходный порядок лучше всего рассматривать как интеллектуальную конструкцию, которая сообщает важные действия и отношения, наследуемые в записях, посредством определения ключевых группировок, которые отражают основные действия и функции создателей записей. ⁷

Принцип первоначального порядка советует архивариусам определять и сохранять эти группы, а затем описывать записи, агентов, действия и отношения между ними таким образом, чтобы показать, как создатели хранили свои записи и как они были отправлены в архивы. Они никогда не должны нарушать или скрывать свидетельства практики ведения документации своим собственным вмешательством; например, нецелесообразно изменять полученный порядок сбора материалов без убедительной, управляемой пользователем потребности в этом.

Не возвышая первоначальный порядок до места принципа описания, DACS признает, что организация состоит из множества интеллектуальных и физических взаимосвязей с течением времени, и что сама организация является лишь одним из многих экземпляров архивного контекста (ов), который должен быть задокументирован.

Принципы архивного описания

1. Архивное описание отражает профессиональную этику и ценности.

Профессиональные ценности и этика определяют архивную работу, включая описательную практику. ⁸ Архивное описание – это повторяющаяся этическая практика, которая требует постоянного взаимодействия с основными ценностями. Укоренение стандартов в ценностях помогает архивариусам последовательно закреплять эти ценности и делает их явными для наших сообществ пользователей.

Архивное описание, основанное на этических принципах, обеспечит более богатый опыт исследователя, потому что оно:

• вызывает доверие между пользователями, архиваторами и репозиториями
• поощряет разнообразную архивную запись
• продвигает ответственную и гибкую описательную практику
• требует от архивистов ответственности перед пользователями и друг перед другом
• привилегии равный доступ и доступность

2.Пользователи являются основной причиной архивного описания.

Архивисты

делают выбор в описании, который влияет на то, как пользователи находят, идентифицируют, выбирают и используют архивные записи. Чтобы сделать разумный выбор в отношении описательных практик, архивисты должны развивать и поддерживать осведомленность о потребностях и поведении пользователей.

3. Поскольку архивное описание дает преимущество интеллектуальному контенту в контексте, описательные правила применяются одинаково ко всем записям, независимо от формата или типа носителя.

Описательные стандарты должны учитывать, что не все культуры и сообщества документируют одинаково, и наши описательные стандарты должны быть достаточно гибкими, чтобы учитывать все способы записи человеческого опыта.

Архивисты должны адаптироваться и реагировать на меняющиеся методы и технологии ведения документации. Применение общего набора описательных правил позволяет архивариусам создавать согласованные описания. Это способствует уверенности в профессиональном суждении и дает архивариусам гибкость в применении стандартов разумно и вдумчиво.

Единое описание в разных форматах:

• поддерживает широкое описание и доступ
• снижает когнитивную нагрузку на пользователей
• поддерживает контексты записей, а также интеллектуальный контент

4.Записи, агенты, действия и отношения между ними – четыре основных понятия, составляющих архивное описание.

Значение архивных записей раскрывается не только через их содержание, но и через контекст. Архивисты раскрывают контекстуальную значимость, описывая записи, агентов, действия и отношения между ними.

• Записи должны описываться в совокупности и могут описываться по частям.

Целое придает смысл и согласованность частям.Таким образом, описание совокупности является незаменимым компонентом установления контекста и должно быть предоставлено до того, как приступить к описанию составных частей. Описание архива должно быть подходящим, релевантным и специфичным для конкретной совокупности записей.

• Создатели записей и другие агенты должны быть достаточно описаны, чтобы понимать значение записей.

Агенты работают с записями или взаимодействуют с другими агентами во времени.Агенты могут быть людьми или машинами.

Категория агентов, ответственных за создание, компиляцию и ведение записей, особенно важна и должна быть описана. Описание этих агентов требует от архивистов документирования ролей, функций, занятий и деятельности агентов.

Архивисты должны быть прозрачны в отношении источников своего описания и осознавать, что агенты имеют право определять свою личность, которая может меняться со временем.

• Действия, которые необходимы для понимания записей, должны быть описаны.

Действия, будь то биографические, исторические или административные, предоставляют важную контекстную информацию. Описание биографической и исторической деятельности добавляет информацию, которая может отсутствовать в самих записях. Описание административных действий помогает пользователям понять, как с течением времени на записи повлияли действия различных агентов после их создания.

• Отношения между записями, агентами и действиями важны для понимания архивов и должны быть описаны.

Отношения, которые связывают агентов, записи и действия, передают смысл, который может быть не очевиден только из содержимого записей. Отношения могут быть простыми или могут включать сложную сеть взаимодействий между множеством записей, агентов и действий.

5. В описании архива должно быть четко указано, что архивисты знают, чего они не знают и откуда они это знают.

Архивисты должны всегда предоставлять честное описание, которое смягчает человеческие предубеждения и ограничения посредством открытых ссылок на свои источники знаний.Цитирование в архивном описании формирует культуру подотчетности и доверия.

Честное описание:

• признает опыт архивистов в области документации, систем ведения документации и документальных форм
• очерчивает ограничения знаний и полномочий архивистов
• признает, что архивисты – люди, а люди предвзятые

6. Архивисты должны задокументировать и сделать доступными для обнаружения действия, которые они предпринимают с записями.

Архивисты и архивные репозитории – это агенты, действия которых влияют на записи и способы, которыми все пользователи могут получать доступ к этим записям и взаимодействовать с ними.

Архивисты обязаны, основываясь на профессиональных ценностях подотчетности и ответственного хранения, тщательно и прозрачно описывать свои собственные вмешательства в ходе своей работы. Эти вмешательства могут потенциально повлиять на понимание пользователями записей и являются важной частью архивного описания.

7. Доступно архивное описание.

Пользователи архивов сталкиваются с препятствиями при доступе к архивному описанию. Типичные препятствия могут быть физическими, технологическими, лингвистическими или географическими.Архивисты должны ограничить или устранить эти препятствия для поиска и взаимодействия с описанием.

Доступное архивное описание привлекает создателей и документированные сообщества, чтобы отразить их сложность, нюансы и подвижность. Архивисты должны с уважением относиться к знаниям, которым они доверяют, и к нормам сообществ, из которых они собирают, особенно когда они собирают информацию из сообществ, которые исторически были маргинализированы.

Доступное и уважительное описание укрепляет доверие между архивами, пользователями архивов и теми, кто документируется.

8. Архивное описание должно быть простым в использовании, повторном использовании и совместном использовании.

Архивное описание – это форма данных, состоящая из дискретных элементов данных, которые могут быть выражены в различных полезных выходных данных.

Пользователи могут лучше всего использовать, повторно использовать и делиться архивным описанием, когда:

• обнаруживается
• структурировано
• машиночитаемый
• Машинное действие
• доступен по открытой лицензии

Архивисты должны понимать, как их данные могут использоваться широким кругом пользователей, включая людей и машины.

9. Каждая коллекция в репозитории должна иметь архивное описание.

Отсутствие архивного описания является препятствием для пользователей и хорошего управления. Чтобы получить доступ к архивным коллекциям, пользователи должны знать, какие коллекции хранятся в репозитории. Каким бы простым ни было описание, оно более выгодно для пользователей, чем полное отсутствие описания.

Создание этих архивных описаний помогает архивариусам удовлетворять потребности в управлении. Это приводит к:

• Доступ к более широкому пониманию масштабов наших холдингов
• Возможность для архивистов собирать информацию о том, как используются коллекции
• Руководство по выбору будущей оценки и приобретения

Архивные репозитории должны развертывать свои ресурсы таким образом, чтобы они могли описывать все свои коллекции как часть их обычных бизнес-операций.

10. Архивисты должны иметь мотивированную пользователем причину для улучшения существующего архивного описания.

При принятии решения о том, насколько полно описать коллекцию, следует стремиться к максимальной доступности всех материалов коллекции для пользователей.

После того, как все коллекции в репозитории были описаны на минимальном уровне, ⁹ архивисты могут добавить дополнительное описание. Этот выбор должен быть основан на продемонстрированных потребностях пользователя или миссии репозитория.

11. Архивное описание – это непрерывный интеллектуальный труд.

Описание должно быть повторяющимся. Он постоянно отражает более глубокое понимание агентов, записей, действий и отношений между ними. Он отзывчив к пользователям. Он гибкий, отражает изменения в знаниях, практике и ценностях.

---

[1]: Литературный пример природы репрезентации и моделирования см. Хорхе Луис Борхес, «О точности в науке», в Collected Fictions , trans.Эндрю Херли (Пингвин, 2000).

[2]: Как отмечает Дженнифер Михан, такой вид осмысления хорош лишь в зависимости от суждения архивиста и сам по себе является актом исследования и использования. Дженнифер Михан, «Переход от частей к целому: свидетельства и выводы в архивной организации и описании», Американский архивист 72, вып. 1 (1 апреля 2009 г.): 72–90, https://doi.org/10.17723/aarc.72.1.kj672v4907m11x66.

[3]: Как заметил антрополог Мишель-Рольф Труийо, все мы придаем смысл историческим событиям, наблюдая за ними, а также за силой и фоном, которые мы привносим в нашу работу.Мы должны признать нашу власть и предвзятость как архивисты и никогда не притворяться беспристрастными стенографистами записей. Мишель-Рольф Труийо, Молчание прошлого: власть и производство истории (Beacon Press, 1995). Рэнд Джимерсон приводит аналогичный (и зависящий от предметной области) аргумент в Archives Power . Рэндалл С. Джимерсон, Сила архивов: память, подотчетность и социальная справедливость (Общество американских архивистов, Чикаго, 2009).

[4]: ​​Нэнси Бартлетт, «Respect Des Fonds: Истоки современного архивного принципа происхождения», Primary Sources & Original Works 1, no.1–2 (1992): 107–115.

[5]: Терри Кук, «Прошлое – это пролог: история архивных идей с 1898 года и будущий сдвиг парадигмы», Archivaria 43 (Spring 1997), 17-63.

[6]: Джефферсон Бейли, «Disrespect des Fonds: Rethinking Arrangement and Description in Born-Digital Archives», Archive Journal (июнь 2013 г.), http://www.archivejournal.net/essays/disrespect-des-fonds -переосмысление-расположение-и-описание-в-цифровых-архивах /.

[7]: Дженнифер Михан, «Переосмысление первоначального порядка и личных записей», Archivaria 70 (осень 2010 г.), 27.Как настаивает Терри Иствуд, «архивное оформление – это, по сути, процесс выявления взаимосвязей, а не процесс физического упорядочивания и хранения документов» Терри Иствуд, «Объединение частей целого: систематическая организация архивов», Archivaria 50 (Fall 2000): 93–94.

[8]: В контексте Соединенных Штатов архивисты руководствуются Заявлением об основных ценностях и Кодексом этики Общества американских архивистов. Архивистам также рекомендуется консультироваться и соблюдать соответствующие заявления об этике и принципах, включая Протоколы для архивных материалов коренных американцев, Принципы доступа к архивам Международного совета по архивам и Кодекс этики.

[9]: Глава 1 DACS, Уровни описания , предоставляет руководство по тому, какие элементы должны быть включены в описание, чтобы соответствовать минимальным требованиям.

2. Основные принципы | King’s College Cambridge

Дипломатика – это изучение характеристик самого документа определенного типа. Изучая форму документа, можно судить, является ли он полным и достоверным.

Самый очевидный пример «дипломатической» характеристики документа – подпись.Исторически печати использовались так же, как мы сейчас используем подписи. Тот, кто не имел печати и не умел писать, ставил крестиком документ.

Взгляните на изображение справа, сконцентрировавшись на их форме, а не на их содержании. Вы можете многое рассказать о дипломатии, даже не читая документа.

Этот документ написан на французском языке, но даже если у вас нет этого языка, вы легко можете сказать, что это письмо. Мы знаем это, потому что на самом верху указан адрес, за которым следуют дата и имя адресата.В конце он подписан, потом идет постскрипт. Это дипломатические особенности, знакомые нам как связанные с буквами.

Теперь посмотрите на первое из писем ниже (датировано июлем 1905 года). В этом Руперт Брук использует меньше дипломатических характеристик, которые мы ассоциируем с буквами, но мы все равно можем идентифицировать его как письмо, хотя бы потому, что оно начинается со слова «Дорогой Сент-Джон» и заканчивается подписью. Брук не включила дату, которую кто-то добавил карандашом. Также стоит отметить, что Брук начинает письмо с извинений за использование бумаги для заметок, что говорит о том, что существовали соглашения о типах бумаги, которые друзья должны использовать при переписке друг с другом.Такие условности – дипломатические особенности.

Автор документа не всегда совпадает с писцом. Автор – это человек, который решил, каким будет содержание документа, тогда как писец просто написал документ. Автор обычно утверждает документ своей подписью или печатью, независимо от того, указал он формулировку или нет.

В случае с Королевскими письмами о патенте ниже Генрих VI гарантировал, что Королевский колледж в Кембридже ежегодно получал определенное количество вина.Хотя он написан голосом Генриха VI, и его печать указывает на то, что он одобрил его, трудно представить, что король действительно кладет перо на бумагу для такого документа, но легко представить, что король Генрих VI одобряет этот подарок Колледжу, который он был основан в 1441 году и приказал составить документ. Писец облекал свои приказы в соответствующую форму слов, а затем записывал их.

Мне нужно все это читать?

Когда вы пишете сообщение другу, вы можете затронуть несколько тем, возможно, присвоив каждой теме заголовок или новый абзац.То же самое и с архивными документами. Если документ очень длинный, вам, возможно, придется решить, нужно ли вам его прочитать полностью или вы сможете определить важные части.

Например, все мы знаем, что новые абзацы могут указывать на смену темы в таких документах, как письма. Средневековый документ часто включает краткое изложение документа на обратной стороне или в начале, что означает, что вы можете очень быстро извлечь наиболее важную информацию.

Помните, что при чтении архивов важен контекст, поэтому вам нужно решить, рискуете ли вы неправильно интерпретировать что-то, если решите не читать все это.

Знаете ли вы?
Вы можете узнать больше о своей семье, просмотрев записи переписи населения, которые доступны в Интернете (за небольшую плату) или в большинстве архивов округа (обычно бесплатно). В них указывается, кто проживал в каждой собственности в Великобритании один раз в десять лет, с указанием их имен, возраста и занятий.

Пошаговое руководство по архивации SAP для начинающих

• Введение
• Льготы
• Требования к системе
• Процесс архивации
• Доступ к архивным данным
• Отзыв / сохранение архивных данных
• Пошаговый сценарий с использованием рабочего элемента рабочего процесса

Data Archiving – это процесс, при котором из системы удаляется огромный объем данных, который долгое время не использовался.SAP рекомендует этот процесс архивирования данных для очистки стандартных таблиц SAP, повышения производительности и удобства использования системы, что приводит к сокращению времени отклика. Большинство симптомов производительности системы, с которыми могут столкнуться администраторы, будут постоянными системными дампами, связанными со стандартными транзакциями / программами SAP, что приведет к сбою тайм-аута / TSV_TNEW_PAGE_ALLOC_FAILED при распределении памяти с просьбой в первую очередь увеличить память системного буфера.

Некоторые из стандартных обычно используемых стандартных объектов SAP для процесса архивирования: –

Еще одна важная транзакция, прежде чем мы фактически продолжим деятельность по архивированию, – это транзакция анализа таблиц TAANA, которая помогает консультанту получить общую картину размера таблиц в системе.Это поможет консультанту принять решение о архивировании конкретных стандартных объектов SAP.

Это предварительные шаги (системные настройки) для систем, в которых архивирование должно выполняться впервые или в которых архивирование по какой-либо причине было прекращено.

Шаг 1 – Предварительная обработка: на этом шаге будут установлены индикаторы удаления, применимо для некоторых объектов

Шаг 2 – Запись: записи, выбранные для архивирования, будут записаны в файловую систему архивирования на сервере Unix (Путь: / Тома / Архивирование / <Имя объекта> /…), Применимо для всех объектов

Шаг 3 – Удалить: – Письменные записи будут удалены.Применимо ко всем объектам. убедитесь, что архивная файловая система создает резервную копию для письменных записей, выдерживая минимум 2 дня перед выполнением шага удаления.

Шаг 4 – Постобработка: -Для удаления вторичных индексов в FI_DOCUMNT и данных движения в QM_CONTROL.

Этот этап проявляется, когда данные уже удалены. Но зачем нам этот этап, когда мы знаем, что это избыточные данные. Ответ заключается в том, что данные не являются избыточными, поскольку большую часть времени исторические данные транзакций необходимо просматривать для целей аудита или в некоторых случаях, когда нам нужно отслеживать исторические данные, чтобы найти анализ первопричин при косвенных сценариях.Для этого нам необходимо создать и активировать информационные структуры. Инфраструктуры – это не что иное, как настраиваемая таблица словаря данных, которая будет создана и будет автоматически заполнена после завершения этапа удаления в процессе архивирования. Шаги для этого описаны в следующем шаге, и мы также рассмотрим то же самое в пошаговом сценарии. Пошаговый подход описан в блоге https://blogs.sap.com/2014/10/16/infostructures-in-sap-sd-configuration-and-working/

.

Да, заархивированные объекты SAP можно отозвать / сохранить.Зачем нам это снова нужно, это может быть требование аудита / некоторые неотложные обстоятельства, когда исторические данные должны быть восстановлены для некоторых требований в бизнес-процессе. Один из примеров – для CHANGEDOCU, где кнопка перезагрузки активируется, чтобы получить то же самое: –

Обратите внимание, что перезагрузка / отзыв / сохранение заархивированных данных должны выполняться только в экстренных случаях, так как это также может вызвать несоответствие в текущей системе. Важным шагом / проверкой для включения функции перезагрузки является проверка, связаны ли с ней программы чтения или нет, а выбор архива активен или нет.Для проверки нам нужно перейти к транзакции AOBJ и ввести объект архивации, а затем дважды щелкнуть: –

Мы будем рассматривать здесь рабочие элементы для нашего практического сценария.

На первом этапе мы активируем информационную структуру, чтобы данные, которые будут заархивированы, были сохранены в информационной структуре. Существует множество стандартных информационных структур для рабочих элементов, таких как SAP_BO_2_WI_001, SAP_O_2_WI_001 и SAP_WORKITEM001. Для нашей демонстрационной цели мы будем использовать SAP_O_2_WI_001 для нашей демонстрационной цели.Используйте транзакцию SARJ, чтобы активировать то же самое: –

После активации той же кнопки перехода к отображению и щелчка по технической детали, в которой вы найдете активированную таблицу структуры информации Z и программу отчета (которая считывает заархивированные и удаленные данные рабочего элемента из таблицы структуры информации): –

Теперь, чтобы прочитать уже заархивированные данные, либо мы можем запустить программу отчета, либо уже есть стандартные программы чтения, используйте транзакцию AOBJ и нажмите кнопку позиции и во всплывающем окне добавьте объект архивации WORKITEM, выберите то же самое и дважды щелкните по программам чтения который показывает две программы чтения, которые мы будем использовать после завершения нашей деятельности по архивированию: –

Теперь приступим к процессу архивирования.Обратите внимание, специально для WORKITEM: вы можете архивировать только те рабочие элементы, которые имеют один из следующих статусов: • Завершено • Логически удалено (ОТМЕНЕНО). Таким образом, рабочие элементы в диапазоне дат вашего задания архивирования, которые все еще выполняются, не будут затронуты. Если родительский рабочий элемент находится в статусе «В процессе», все дочерние рабочие элементы останутся в системе и не будут заархивированы, даже если они будут выполнены. Для архивации весь рабочий процесс должен иметь статус Завершено или Логически удалено.Теперь давайте найдем рабочие элементы с помощью транзакции SWI1. Мы постараемся выбрать только тех, у кого статус завершен или логически удален и диапазон данных 1 месяц назад: –

После того, как мы выполнили транзакцию swi1, мы найдем несколько записей (151 запись, которая логически удалена, завершена). Итак, теперь мы думаем, что после того, как мы выполним процесс архивирования, все 151 будут удалены. Ответ: нет, если вы, возможно, слышали во время нашей предыдущей слайд-презентации, не все из них будут удалены, потому что это просто рабочие элементы, принадлежащие рабочему процессу.Если рабочий процесс ошибочен или все еще выполняется, они не будут рассматриваться для удаления / архивирования.

Теперь приступим к поиску архивов рабочих элементов. Введите транзакцию SARA и введите WORKITEM в качестве объекта архивации, чтобы у вас было четыре варианта. Что касается этапа предварительной обработки, мы уже определили на нашем предыдущем слайде элементы, поэтому теперь первым шагом является запись, которая фактически будет записывать рабочие элементы (завершенные / логически удаленные) в файл архива. Давайте выполним это.Создайте вариант как Z_test, а затем щелкните дату начала и добавьте как немедленный, а затем добавьте принтер в параметры спула.

После установки параметра спула нам нужно установить вариант Z_TEST для сбора рабочих элементов за последние 30 дней. Нажмите кнопку редактирования рядом с вариантом Z_TEST, который вызовет всплывающее окно, чтобы открыть отдельный экран выбора или весь экран выбора. Выберите для всех экран выбора, а затем появится экран, в котором будет запрашиваться дата создания рабочего элемента, введите диапазоны дат для одного месяца и сохраните вариант и выполните его, чтобы запустить задание записи, которое отобразит список со списком (39) отмеченных элементов. для удаления / архивирования.

Теперь запись завершена. Если вы проверите журнал заданий и спул заданий, то обнаружите, что всего было выбрано 39 Witems. Полная информация содержится в катушке заданий. Следующим шагом является удаление, которое фактически удалит все эти рабочие элементы из системы и переместит их в информационные структуры. Теперь нажмите на опцию удаления в SARA, вы заметите, что установлены параметры запуска и спула, пожалуйста, сохраните их и нажмите на выбор архива, чтобы выбрать рабочие элементы, написанные на предыдущем шаге, чтобы продолжить удаление и выполнить, чтобы запустить задание удаления.

, как только вы нажмете кнопку выбора архива, вы попадете на экран, на котором отобразится файл, содержащий элементы архива, которые были записаны на нашем этапе записи

После выполнения операции удаления запускается задание удаления, которое фактически удаляет все рабочие элементы, которые мы записали в архивный файл, из системы на уровне базы данных. После этого перейдите к SM37 и проверьте статус задания на удаление заданий.

Наконец, мы удалили из системы избыточные рабочие элементы.Но как это проверить, если вы помните, что мы выполнили этап предварительной обработки SWi1 для получения рабочих элементов. Теперь, если вы проверите его еще раз, вы увидите, что количество элементов уменьшилось с 151 до 28. А также первый шаг активации инфоструктур, которые, в свою очередь, сгенерировали таблицу. Пожалуйста, проверьте эту таблицу с помощью SE16, вы увидите в ней много записей. Таким образом, мы успешно выполнили архивирование. Теперь это действие может быть периодическим, когда нам нужно изменить дату как периодическое задание.

Теперь, если вы помните, мы активировали инфоструктуру, в которой мы создали таблицу Z, которая содержит записи об удаленных рабочих элементах.

Теперь, что касается чтения третьего шага, это не что иное, как вызов программы чтения, которая выберет уже удаленные рабочие элементы из инфоструктур. В наших предыдущих слайдах я уже показал вам, как проверить, есть ли какие-либо программы чтения, связанные с объектом архивации SAP, с помощью транзакции AOBJ. Теперь шаг чтения перенесет вас туда и попросит вас запустить программу чтения. Обратите внимание, что параметры выбора нужно забрать из таблицы Z инфо-структуры.

Теперь это последняя часть управления этапом. В основном это будет отображать сводку выполненных нами действий по архивированию.

Целью этого сообщения в блоге было дать представление о процессе архивирования в рамках SAP. Это также должно было предоставить пошаговое руководство для консультантов, которым было поручено архивирование в их проекте и которые не знакомы с архивированием SAP. Пожалуйста, дайте мне знать, если кому-то понадобится дополнительная помощь, оставив комментарий в блоге, я буду очень рад помочь.

Архивы – Los Angeles Times

Поиск на веб-сайте Los Angeles Times (с 1985 г. по настоящее время)

Подписчики Los Angeles Times имеют полный доступ к статьям на веб-сайте Los Angeles Times. Сюда входит большинство статей, опубликованных с 1985 года, а также меньшее количество старых статей. Ищите на сайте напрямую или через поисковые системы. Вы также можете просматривать по годам и месяцам на нашей исторической карте сайта.

Поиск печатных статей и страниц (с 1881 г. по настоящее время)

Читатели могут искать печатные страницы и отрывки из статей, относящиеся к 1881 году, в базе данных, размещенной в газетах.com.

ОБНОВЛЕНО 23 ноября 2020 г. | 18:51

Все ли архивы бесплатны?

Нет. Статьи на сайте включены в подписку Los Angeles Times. За просмотр распечатанных страниц и клипов на газетах.com взимается дополнительная плата.

Как работает газетный сайт?

Любой читатель может искать в газетах.com, зарегистрировавшись. За просмотр страниц и другие функции взимается плата. Доступны статьи, написанные более 30 дней назад, вплоть до 1881 года.

Что делать, если я хочу увидеть недавно напечатанную газету? Предоставляют ли веб-сайт и форматы печати одинаковую информацию?

Нет. Текст новостных статей будет совпадать в обоих форматах, но остальное содержание может отличаться.Например, формат цифрового веб-сайта не включает в себя многие функции печати, в том числе страницы с прогнозом погоды, спортивные таблицы, цены на акции и рекламу, включая платные некрологи.

Статьи на веб-сайте, опубликованные между 1985 и 2000 годами, часто не включают фотографии, карты или другой контент, который появлялся рядом с ними в печати. После 2000 года этот контент стал чаще появляться в цифровых версиях, и все большее количество статей, дополнительных фотографий и другого контента публиковалось только в Интернете.

Кроме того, веб-сайт Times не имеет прав на некоторые статьи, выдержки из книг и эссе, опубликованные в 1980-х и 1990-х годах. Их можно будет найти только в печатных версиях на газетах.com.

Как лучше всего искать?

Вы можете попробовать внешние поисковые системы (включите в свой поиск «latimes.com»), а также поиск по сайту Times. Сначала выполните поиск по фразе, ключевым словам, датам, отрывку текста или автору.Стандартные методы поиска могут помочь, например, заключить точную фразу в кавычки.

Если у вас есть заголовок для печати и вы хотите найти статью на веб-сайте, лучше всего искать по ключевой части заголовка, поскольку заголовки могут быть разными.

Что, если я увижу несколько заголовков в поиске?

Просмотр нескольких новостных статей по одной теме – это нормально, поскольку события развиваются с течением времени.Также региональные редакции газеты иногда печатали разные версии статьи. В первые годы существования Интернета было обычным делом публиковать статью на веб-сайте в течение дня, а затем отдельно публиковать обновленную версию на следующее утро на веб-сайте и в печати. Пользователи, выполняющие поиск в Интернете, могут также найти дополнительную информацию в виде цифровых фотогалерей, сообщений в блогах, информационных бюллетеней и других форматов.

Есть ли другие способы найти статьи и фотографии Los Angeles Times?

Да.Такие поставщики, как Lexis-Nexis и Dow Jones / Factiva, лицензируют содержимое архивов для отображения в своих базах данных. Синдицированные версии статей Times иногда появляются на других веб-сайтах.

Где мне получить помощь в исследованиях? Как я могу купить старую газету, перепечатать статью или показать газету Times в кадре фильма?

комментариев? Отправьте записку представителю нашего читателя. Используйте поле общих комментариев и начните с «Архивы»:

миллиардов цифровых изображений и связанных текстовых метаданных, созданных в рамках партнерской программы по оцифровке Управления национальных архивов и документации США

14 октября 2020 года Reclaim The Records предоставили свободу Закона об информации (FOIA) запрос к Национальному управлению архивов и документации США (NARA), запрашивающий миллиарды (да, миллиардов ) цифровых изображений и связанных с ними текстовых метаданных, чтобы вернуть онлайн-доступ к американским историческим документам для общественности .

FOIA Запрос на все цифровые изображения и текстовые метаданные, созданные в рамках партнерской программы государственно-частного оцифровывания NARA

Для кого это может касаться:

Это запрос в соответствии с Законом о свободе информации.

Я представляю некоммерческую организацию согласно 501 (c) (3) под названием Reclaim The Records. Мы – группа активистов, состоящая из специалистов по генеалогии, историков, журналистов, учителей и сторонников открытого правительства. Мы получаем генеалогические и исторические базы данных и изображения из государственных источников, включая государственные архивы, часто с использованием законов о свободе информации.Затем мы загружаем эти записи в Интернет без каких-либо ограничений авторского права, использования или платного доступа, делая их общедоступными и возвращая эти финансируемые налогоплательщиками материалы в общественное достояние.

ЧАСТЬ I: ИСТОРИЯ ДАННОГО ЗАПРОСА

Национальное управление архивов и документации США (NARA) в течение нескольких лет руководило инновационной программой государственно-частного партнерства по оцифровке многих важных исторических документов, которыми они владеют, особенно записей, которые было бы полезно для семейно-исторического исследования.К ним относятся многократные переписи федеральной переписи населения США (до 1940 г.), иммиграционные и натурализационные записи, военные и ветеранские записи, списки начисления налогов и многое другое.

На данный момент в рамках этой долгосрочной партнерской программы оцифровано более четырехсот этих важных наборов исторических записей, причем каждый из этих наборов записей содержит сотни тысяч, а чаще миллионы отдельных документов. Вероятно, неполный список этих наборов записей доступен на веб-странице NARA «Публикации на микрофильмах и оригинальные записи, оцифрованные нашими партнерами по оцифровке» , расположенной по адресу https: // www.archives.gov/digitization/digitized-by-partners. Общее количество уникальных исторических документов, оцифрованных и расшифрованных с помощью этой программы, вероятно, исчисляется миллиардами.

В обмен на согласие частных корпораций и некоммерческих организаций стать «партнерами» и оцифровывать эти исторические записи с их оригинальных бумажных или микрофильмов – масштабная задача, выполнение которой NARA в значительной степени было бы слишком затратным. NARA согласилась предоставить этим партнерам право эксклюзивного использования этих недавно оцифрованных материалов на их собственных веб-сайтах в течение определенного периода времени, «периода эмбарго».

Это предоставление якобы исключительного права на общедоступные записи должно было побудить этих партнеров тратить свое время и деньги на оцифровку и транскрипцию документов за свой счет, а не за счет налогоплательщика. Но хотя это было сделано из лучших побуждений, это также означало, что эти оригинальные исторические записи часто полностью удалялись из общего доступа, пока компании работали над ними, что делало записи функционально недоступными для исследователей, иногда на долгие годы.

И даже после того, как работа по оцифровке и транскрипции была окончательно завершена, период эксклюзивности для каждого вновь созданного набора цифровых записей также должен был быть ограниченным по времени. После истечения установленного периода эмбарго для каждого уникального набора записей, обычно в течение пяти лет, но иногда и в течение трех лет, NARA сможет свободно распространять теперь оцифрованные версии этих общедоступных документов, как изображения, так и текстовые метаданные, которые сопровождают их. Собственная политика NARA гласит, что агентство может и будет публиковать цифровые копии через собственный веб-сайт NARA или в своем официальном онлайн-каталоге, через свой официальный доступ к API или другими способами.См. Пункт номер два из «Принципы партнерства NARA по оцифровке архивных материалов» по адресу https://www.archives.gov/digitization/principles.html:

«2. По истечении согласованного периода времени, иначе известного как период эмбарго, NARA получает неограниченные права на цифровые копии и связанные с ними метаданные, переданные NARA партнером, включая право передавать или продавать цифровые копии полностью или частично другим лицам. сущности, если NARA решит. Если позволяют ресурсы, мы постараемся сделать цифровые материалы доступными в нашем онлайн-каталоге в течение того же года, когда на них больше не действует запрет.

Но на практике этого просто не произошло. На самом деле NARA никогда не размещала в Интернете подавляющее большинство этих записей, которые были оцифрованы в рамках их партнерской программы, ни в их Каталог, ни в каком-либо другом месте, где публика могла бы иметь свободный доступ и загружать теперь цифровые записи. Это остается актуальным и сегодня, даже когда периоды эмбарго для многих из этих наборов рекордов истекли более чем на десятилетие, а иногда и на два десятилетия. Небольшое количество записей теперь, наконец, онлайн в каталоге NARA, но даже там наборы данных по-прежнему недоступны для широкой публики в виде массовой загрузки изображений или массовых загрузок данных, и их сложно искать или использовать по отдельности.

Вместо этого буквально миллиарды этих исторических американских записей остаются исключительно в руках основного партнера программы оцифровки NARA, Ancestry.com. Ancestry – это частная корпорация, ранее находившаяся в совместном владении частной инвестиционной компании и правительства суверенного фонда благосостояния Сингапура, пока они не были проданы другой частной инвестиционной компании за 4,7 миллиарда долларов в августе 2020 года. Ancestry приобрела несколько более мелких компаний в генеалогии. и семейно-историческое пространство за последние несколько лет, включая компании Fold3.com и Archives.com, оба из которых ранее были независимо включены в партнерскую программу NARA по оцифровке. Таким образом, подавляющее большинство миллиардов записей, оцифрованных с помощью партнерской программы NARA, теперь доступны только за платным доступом по подписке Ancestry или через компании, которые теперь принадлежат Ancestry, с их собственными дополнительными платными подписками. Годовая подписка на эти веб-сайты может стоить сотни долларов в год на человека.

NARA, конечно же, не имела в виду создание де-факто монополии на почти все цифровые копии важных американских исторических документов, таких как переписи населения, иммиграционные записи и военные файлы, и все это в интересах одной частной корпорации.Но именно это и произошло, если не сделать документы, на которые больше не действует эмбарго, доступными для общественности где-либо еще, даже на собственном веб-сайте NARA, и оставив их исключительно в руках их преимущественно коммерческих партнерских организаций.

Собственный NARA «Принципы партнерства для оцифровки архивных материалов» , как упоминалось выше, четко указывает в пункте номер семь, что:

«Открытый доступ к ресурсам, находящимся в государственной собственности, останется бесплатным. Партнеры могут разрабатывать дополнительные функции и взимать плату за них, но доступ к цифровым копиям в конечном итоге должен быть легкодоступным и бесплатным … NARA будет иметь неограниченное право собственности на эти копии, включая право делать эти копии бесплатно доступными онлайн для загрузки.”

Однако на практике NARA также неоднократно отказывалось от независимых запросов на получение копий даже подмножеств этих объемных цифровых данных, созданных партнерством. Нам известно как минимум о трех различных организациях, двух генеалогических корпорациях и одной некоммерческой организации, ни одна из которых не являлась партнерами NARA по оцифровке, каждый из которых независимо запрашивал и каждому было отказано в доступе к копиям этих данных по электронной почте, телефону звонки, встречи и другие обсуждения с руководством NARA.Во всех трех случаях NARA отклонила запросы, заявив, что NARA сама разместит записи в сети через свой Каталог или API… в конце концов.

Таким образом, конечным результатом партнерской программы NARA по оцифровке стало то, что миллиарды важных американских исторических документов были успешно оцифрованы и расшифрованы – но затем в большинстве случаев не были доступны для общественности в течение десятилетий каким-либо иным образом, кроме как путем требования от общественности покупать дорогостоящая ежегодная подписка на данные, приносящая пользу частным корпорациям, в первую очередь одному многомиллиардному конгломерату, в число предыдущих владельцев которого входило иностранное правительство.

Мы в Reclaim The Records хотели бы сделать официальный запрос на открытый публичный доступ к этим важным американским историческим записям.

ЧАСТЬ II: НАШ ЗАПРОС

В соответствии с Законом о свободе информации мы в Reclaim The Records запрашиваем копии следующих документов:

1) Мы запрашиваем каждую отдельную запись, созданную в рамках государственно-частного партнерства NARA по оцифровке с организациями Ancestry .com, Fold3.com (ранее известный как Footnote, теперь принадлежит Ancestry), Archives.com (теперь принадлежит Ancestry) и FamilySearch (некоммерческая организация). Мы не запрашиваем никаких записей, которые были созданы в рамках партнерства NARA с другими более мелкими организациями, такими как Дочери американской революции (DAR). В частности:

1a) Мы запрашиваем все цифровые изображения в их исходных, полноразмерных, несжатых версиях и версиях без водяных знаков.

1b) Мы запрашиваем все связанные текстовые метаданные (имена, даты, места и т. Д.), Также созданные в соответствии с соглашением о партнерстве, которое сопровождает эти изображения, что делает их доступными для поиска.Например, для каждого набора данных может быть создана электронная таблица или база данных, в которых перечислены имена каждого человека, упомянутого в каждом изображении, а также дата, местоположение или другая извлеченная информация, такая как место рождения, семейное положение, номер тома. , счетный район переписи, номер барабана микрофильма или любую другую текстовую информацию, относящуюся к этому конкретному набору данных и / или каждому отдельному изображению.

1c) Мы запрашиваем все копии средств поиска, учебных материалов, справочников, контрольных списков, руководств по форматированию, словарей данных, шаблонов данных, списков данных или другой внутренней документации, которая объясняет больше о оцифровке этих изображений, а также транскрипции и компиляции связанные с ними текстовые метаданные и то, как они соотносятся с каждым отдельным набором данных.

2) Мы также запрашиваем любые записи, которые были оцифрованы в рамках партнерской программы NARA, которые, возможно, не были должным образом доставлены или возвращены в NARA после завершения их оцифровки. Мы слышали истории о записях, которые остаются исключительно в собственности определенных корпораций-партнеров, для которых NARA никогда не собирала файлы после завершения сканирования изображения и ввода текстовых метаданных. Поэтому мы запрашиваем копии всех созданных партнерством цифровых изображений, связанных текстовых метаданных и средств поиска (или словарей данных, документации, шаблонов и т. Д.).) для ранее недоставленных файлов. Для ясности: мы утверждаем, что NARA обязана собирать эти записи от этих компаний и предоставлять их нам в ответ на наш запрос, и мы просим NARA сделать это.

ЧАСТЬ III: ФОРМАТ ПРОИЗВОДСТВА

Мы просим, ​​чтобы все эти файлы, изображения и текстовые метаданные, средства поиска, словари данных и т. Д. Были переданы нам в их исходных цифровых форматах по мере их доставки. в NARA партнерами или передали в первый раз, если партнер так и не доставил окончательные файлы в NARA, как они должны были.

Мы хотели бы получать наши копии этой информации на портативных USB-накопителях. Мы готовы оплатить расходы на приобретение этих приводов и их застрахованную и отслеживаемую доставку внутри страны. Однако мы полагаем, что некоторые из этих данных могут уже храниться в сети в системе S3 Glacier Amazon Web Services (AWS), которую, как мы полагаем, NARA использует для своего внутреннего файлового хранилища. Если это так, то для любых наборов данных, которые уже полностью подключены к сети в AWS S3, мы могли бы рассмотреть возможность получения только онлайн-версий этих конкретных наборов данных, скопировав эти данные непосредственно из ведра (ов) AWS S3 NARA в Reclaim. В этом случае не нужно загружать сегменты AWS S3 Records и эти наборы данных на USB-накопитель.

Пожалуйста, сообщите нам обо всех сборах до выполнения нашего заказа.

ЧАСТЬ IV: ЗАПРОС ОБ ОТКАЗЕ ОТ ПЛАТЕЖЕЙ

Мы также просим относиться к нам как к «заявителю СМИ» для целей расчета сборов по этому запросу FOIA. Мы некоммерческая организация, а не коммерческое предприятие. Мы не берем плату за копии каких-либо десятков миллионов записей, которые мы уже получили от государственных учреждений и опубликовали. Мы – одна из крупнейших организаций открытого доступа в США.По состоянию на 1 октября 2020 года наш информационный бюллетень по электронной почте, который публиковался несколько раз в год в течение последних шести лет, теперь имеет тираж более 7500 подписчиков. Наши социальные сети, такие как наша страница в Facebook, имеют более 11 000 подписчиков, а наша учетная запись в Twitter – более 6 100 подписчиков.

Мы даже создали несколько бесплатных автономных веб-сайтов для распространения и обсуждения данных, которые мы получаем от государственных органов. В качестве всего лишь одного примера, пожалуйста, посетите наш веб-сайт https: // www.MissouriDeathIndex.com/ и многочисленные связанные с ними проблемы с информационными бюллетенями, на которые есть ссылки с этого веб-сайта. Мы не просто публикуем наборы данных, мы также обсуждаем их, используя свои редакционные навыки и усмотрение, а затем распространяем эти обсуждения среди наших читателей.

Таким образом, в соответствии с 45 CFR 1602.2 мы считаем, что мы должным образом соответствуем юридической квалификации в качестве лица, запрашивающего средства массовой информации, и поэтому нам нужно будет платить только любые сборы за дублирование после первых 100 страниц материала, и нам не нужно для оплаты любых сборов за поиск или рассмотрение.

Благодарим вас за внимание, и мы надеемся на ваш своевременный ответ в течение двадцати рабочих дней, как того требует закон.

с уважением,

Брук Шрайер Ганц, от имени Reclaim The Records
[электронная почта защищена]
https://www.reclaimtherecords.org/

Мы предоставим обновления, когда узнаем, как NARA решает ответить на наш запрос .

Архивные дела | Восточный округ Луизианы

Копии большинства документов, поданных с января 1997 г. по настоящее время, были отсканированы и доступны в Интернете через систему PACER.Если вы не можете найти записи о делах в Интернете, их можно получить в Национальном управлении архивов и документации (NARA). NARA состоит из двух отделов, первым из которых является Федеральный архивный центр (FRC), ответственный за архивы, хранящиеся приблизительно с 1995-2002 гг. Второе подразделение – это Архивный отдел, который отвечает за записи до 1995 года.

Для большинства документов дела, недоступных на PACER, вы можете запросить заверенные или несертифицированные фотокопии выбранных документов или всего дела непосредственно в Федеральном центре записей.Большинство материалов дела, поданных до 1995 года, недоступны в Федеральном архивном центре. По поводу этих записей, пожалуйста, свяжитесь напрямую с Архивным отделом NARA для получения инструкций по получению копий.

Федеральный центр архивов (FRC)

Если вам нужно получить дело, вам нужно будет предоставить в FRC регистрацию, местонахождение и номера ящиков. Эту информацию можно получить двумя способами. Запросите кейс в PACER, если у вас есть учетная запись; затем выберите «Местоположение файла дела». Вы также можете позвонить в отдел закрытых архивов суда по телефону (504) 589-7674 для получения помощи.

Заказ архивных файлов из FRC:

Посетите Национальный архив

1. Выберите «Заказать репродукции»
2. В разделе «Репродукции записей» выберите «Протоколы суда»
3. Выберите гражданское или уголовное дело
4. Выберите товар, который хотите заказать
5. Выберите формат доставки и добавьте в корзину
6. Вам нужно будет зарегистрировать бесплатную учетную запись. Если у вас уже есть учетная запись, вам необходимо войти в систему
7. Введите архивные номера, предоставленные районным судом
8. Продолжить оплату

Кроме того, вы можете запросить записи через наш отдел закрытых записей по телефону (504) 589-7674.Стоимость составляет 64 доллара за первую коробку и 39 долларов за каждую дополнительную коробку. Оплата может производиться кредитной картой или чеком на имя секретаря окружного суда США.

Пожалуйста, следуйте приведенным ниже правилам суда при заказе документов через Отдел закрытых документов.

1. Прежде чем мы сможем заказать файл, необходимо произвести оплату.
2. Расчетное время доставки отправлений составляет от 5 до 10 дней (отправления направляются в наш суд в Новом Орлеане)
3. Отдел закрытых документов уведомит вас, когда дело поступит в здание суда (укажите номер телефона и / или адрес электронной почты)
4. Получив уведомление о наличии файла, вы должны явиться в суд и просмотреть документы.
5. Затем мы цитируем вас на основе количества страниц. Фотокопии оплачиваются из расчета 0,50 доллара США за страницу. Стоимость сертификации составляет 11 долларов США за документ.

Архивный блок НАРА

В зависимости от статуса дела, некоторые дела, датированные 1995 годом и ранее, могут храниться в Национальном управлении архивов и документации (NARA).