Основываясь на нормах законодательства, с того времени, когда произведен прием на работу работника, его трудовая книжка передается этому предприятию или фирме, которая хранит ее с специальном месте.

Кадровик, в его обязан ости включается ведение трудовых книг, и он головой за их ведение, а также хранение. А значит чтобы получить работнику этот документ на руки ему необходимо соблюсти некоторые правила.

Что записано в законе?

Согласно постановлению правительства трудовая книжка считается документом строгой отчётности. А это означает что хранение подобных документов должно проходить соответственно некоторым правилам. Например законодательство говорит о том что хранить подобные документы необходимо либо в отдельной комнате, либо в сейфе.

Кроме того согласно законодательству к самим трудовым, а также к данным которые в ней содержатся может получить доступ только тот человек который занимается их заполнением, то есть кадровик. Для предоставления ему таких законных прав на предприятии издаются специальные документы которые оговаривают полномочия кадровика.

Ещё один человек который может иметь доступ к трудовой книге – это сам работник на имя которого и ведётся данный документ. Однако это делается только в двух исключительных случаях:

• увольнение;
• оформление социальных выплат.

Согласно закону во всех других случаях работник имеет право получить не саму трудовую книжку, а ее заверенную копию и то с разрешения руководства предприятия.

Для чего может потребоваться книжка работнику на время?

За жизнь у человека может быть по сменяно множество мест работы. Однако неизменным спутником работника является трудовая книжка. За оформление трудовой книжки отвечает работодатель к которому устраивается работник впервые. Если это первое рабочее место данного молодого лица, то работодатель обязан позаботится о том чтобы на имя этого работника была заведена трудовая книга. И с этой трудовой книгой работник может в дальнейшем устраиваться на другие места работы. На других рабочих местах эта трудовая книга будет просто дополняться. В трудовой книге записывают даты поступления на работу итоге увольнения, а также указывают статью закона согласно которой производят увольнение данного лица.

Почему работнику не обойтись без трудовой книжки?

Во первых потому, что именно данные из трудовой книжки являются основанием для начисления пенсии. Именно в трудовой записан общий срок стажа работника, а также те должности которые он занимал. Это значит что без трудовой книжки пенсию не начислять. Поэтому так важно предоставить в пенсионный фонд сведения из трудовой книжки. По правилам законодательства в пенсионное передают именно оригинал данного документа.
Второй причиной служит тот факт, что трудовая книга необходима при трудоустройстве. Это обязательный документ. Если трудовой работника ещё нет тогда трудовую книжку заводят на данное лицо. Кроме того через этот документ можно проверить правдивость слов работника при составлении резюме.

Однако нельзя не признать тот факт, что важность трудовой книжки при оформлении пенсии постепенно уменьшается.  Начиная с 2000 года трудовая книжка отходит на второй план из–за внедрения специализированных баз данных в которых содержится информация о работнике, его отчислениях, а также то где он работал и какие должности там занимал.

Однако по–настоящему эта система проявит себя в будущем, когда будет выходить на пенсию то поколение, которое начало свою трудовую деятельность после 2000 года. А это значит что сведения из трудовых книжек для оформления пенсии по прежнему будут оставаться актуальными ещё много лет.

Также не стоит упускать из виду тот факт, что в трудовой книжке указывается место работы человека. Эта информация может оказаться важной при возможном начислении надбавок к пенсии которые положены по закону. Кроме того существует возможность раньше времени выйти на пенсию, например по горячему стажу. А для осуществления данный процедуры понадобится трудовая книжка.

Законом оговаривается всего две ситуации при которых работодатель имеет право выдать трудовую книжку работнику:

• Во–первых, при увольнении работника;
• Во–вторых, если работник занимается оформлением пенсии при том что продолжает трудовую деятельность.

При некоторых ситуациях из ряда вон выходящих трудовую книжку может получить лицо, которое занимается:

• собирается пройти собеседование в другой компании;
• занимается оформлением визы для возможности трудоустройства за границей;
• оформляет загранпаспорт в Федеральной миграционной службе;
• оформляет кредит в банке.

В таких случаях обязательно оформление расписки о получении работником на руки трудовой книжки. В ином случае если трудовую потеряют вся ответственность ляжет на плечи работодателя. А так ответственность за данный документ берет на себя работник.

Хотя законодательством оговорены всего две ситуации при которых работник может получить на руки трудовую книжку, часто различные учреждения все равно не принимают даже заверенную копию трудовой и требуют от человека оригинал данного документа. Так например такой документ частенько требуют при оформлении следующих документов:

Если работник достиг пенсионного возраста планирует выйти на пенсию, но при этом продолжать работать;

• Если работник хочет оформить загранпаспорт;
• Если работник хочет взять кредиты банке;
• Если работник хочет поехать на работу в зарубежье.

Здесь палка в двух концах. Требования эти не имеют под собой законного основания и поэтому по сути своей не подкреплены никакими нормативными актами. Однако и все эти учреждения понять можно. В последнее время участились случаи подделки ксерокопии данного документа. С развитием технологий сделать это всё проще и проще. А вот оригинальный документ защищён специальной голограммой подделать которую не представляется возможным. Поэтому более логичным будет то, что в ближайшее время будет узаконено то, что и так уже практикуется годами.

Для оформления пенсии

Зачастую от работников желающих выйти на пенсию просят предоставить оригинал трудовой книжки. Он необходим пенсионному фонду для оформления пенсии и предварительного подсчёта имеющегося трудового стажа.

Однако на сегодняшний день законодательным аппаратом вынесено решение о том, что если трудовая книжка отсутствует по уважительным причинам, доказать свой стаж работник может при помощи других документов имеющихся в распоряжении.

Такими бумагами могут выступить трудовой договор, лицевые счета и прочее. С помощью этих бумаг можно доказать что данное лицо в определенный период работало на данном предприятии.

Кроме того при форс мажорных ситуациях, когда документы которые могли бы подтвердить факт работы лица в данный период были утрачены, подтверждением может послужить свидетельство двух коллег.

Невзирая на такие нововведения Пенсионный фонд не спешит их внедрять, продолжает требовать оригинал трудовой книжки, что вынуждает кадровиков предприятия идти на уступки и выдавать этот документ на руки работнику после составления расписки.

Часто сложности появляются, когда есть необходимость получить трудовую книжку на руки для предоставления ее в негосударственные учреждения. Эти учреждения могут руководствоваться собственными внутренними правилами для оформления своей документации

Для банка

Для примера, многие современные банки решая вопрос о том давать кредит какому–то конкретному лицу могут потребовать предоставить оригинал документа, хотя закон им такого права не даёт.

Однако у банков есть свои достаточно веские причины по которым они требуют предоставить такие бумаги.

Трудовая книжка может потребоваться банку для того чтобы дать оценку финансовых возможностей данного лица. Например, отсутствие постоянной официальной работы или если работник часто меняет места работы – все это может быть тревожными звоночками для банков и послужить причиной отказа в предоставлении кредита.

Ещё один момент побуждающий банки действовать данным образом это проверка достоверности предоставленной информации. Потому что в современны век технологий состряпать на компьютере копию документа не составит труда. Чего не скажешь об оригинале документа ведь его защищает специальная голограмма.

По закону конечно, у банка нет права требовать предоставить оригинал этого документа. Однако у банка все козыри, именно он задаёт правила и может просто–напросто отказать в предоставлении кредита. Играя на том что работник в данной ситуации является заинтересованной стороной, банк может выдвигать свои требования, вынуждая работников брать под расписку трудовую книжку в отделе кадров. Там зачастую этот документ все таки выдадут на руки, но только когда работник оформит расписку о получении.

Для получения загранпаспорта в Федеральной миграционной службе

На сегодняшний день по законодательным нормам для оформления загранпаспорта в органах Федеральной миграционной службы предоставлять оригинал трудовой книжки не обязательно. Вся эта информация просто записывается в заявлении на получение загранпаспорта. Там необходимо указать информацию о последних 10 годах трудовой деятельности. Однако при этом многие филиалы миграционной службы несмотря на требования закона все равно требуют предоставить оригинал трудовой для сверки данных с записанным в документе.

По сути конечно это прямое нарушение действующего законодательства. Однако мало кто возьмётся оспаривать законность требований государственной миграционной службы тем более инициировать судебное разбирательство. Поэтому большинство просто покорно идут и под расписку берут у своих работодателей данные документы.

Для получения рабочей визы за рубеж

Для этого необходим оригинал трудовой книжки, потому что именно информация из трудовой книжки может служить теми самыми важными исходными данными для оценки работника, его стажа и профессионального опыта работниками иностранных посольств.

Опять таки если говорить о законодательстве Российской Федерации оно не предполагает выдачу работник трудовой книжки с подобной целью. Однако в данном случае речь идёт о зарубежных посольствах которые подчиняются собственному законодательству. И работнику как заинтересованной стороне придется считаться с данным моментом.

Именно это и вынудит работника просить работодателя выдать ему оригинал трудовой книжки на руки для оформления подобных документов.

Правила составления расписки о получении трудовой книжки на руки
Как уже было сказано, за документ несёт ответственность кадровик предприятия и отвечает за сохранность трудовых книжек.

Это значит, что если работник хочет получить на руки этот документ, он должен написать заявление с просьбой о выдаче трудовой книжки, а при получении на руки этого документа составляет и подписывает расписку о получении трудовой книжки, тем самым взяв на себя ответственность за эту бумагу.

Форма и содержание

Невзирая на то что расписка о получении трудовой книжки есть среди перечня документов упомянутых в законодательстве, законом не установлено определенной формы для этого документа.

Потому от расписки требуется чтобы она была составлена в простой письменной форме и в себе содержала некоторую обязательную для данного вида документов информацию. К этой информации относится:

• Название предприятия;
• ФИО работника и его пост на предприятии;
• Само наименование документа – расписка;
• Что послужило причиной в появившейся потребности в трудовой книжке;
• На каких основаниях выдан документ;
• Дата составления и подпись заявителя;
• ФИО и подпись кадровика, выдавшего трудовую книжку.

Кроме того к расписке необходимо приложить ксерокопии всех страниц трудовой книжки, которые заверены мокрой печатью предприятия. Это делается для возможной ситуации, если трудовая книжка будет потеряна, а документ будет необходим например для пенсионного фонда чтобы подтвердить наличие стажа у данного лица.

Как и ко всем официальным документам, к этой бумаге выдвигается требование: написан собственноручно заявителем, без ошибок, помарок и четким разборчивым почерком. В противном случае этот документ может быть признан не действительным.

Невзирая на то что законодательство не предусматривает строгих правил по оформлению расписки для получения на руки трудовой книжки, все же есть ещё некоторые моменты касающиеся оформления документа. Эти правила помогут не нарваться на конфликтные ситуации.

Некоторые работодатели составляют образец для получения на руки работником трудовой книжки. Это позволит избежать ошибок в составлении документа, чтобы не было кто в лес кто по дрова. Кроме того это позволит избежать ошибок в некоторых упомянутых реквизитах, например полное название предприятия.

Также довольно частой практикой является использование подготовленных бланков, в которые нужно вписать только некоторую информацию. Это может быть ФИО работника, причина по которой ему понадобилась трудовая книжка, термин за который обязуется вернуть документ. Паспортные данные, а также номер трудовой книжки указывать не обязательно, эта информация есть в документах предприятия. Однако иногда работник может просить кого то получить трудовую книжку по доверенности, или же после смерти работника, книжку должен получить кто–то из родственников. То в таком случае вся эта информация указывается.

Расписку нужно писать разборчивым почерком без исправлений и ошибок. Написанная от руки расписка, по крайней мере вписанные моменты могут служить доказательством подлинности документа так как может быть примером почерка для сопоставления с образцом.

Как уже говорилось, когда трудовую книжку дают на руки работнику,с нее предварительно снимают ксерокопии с каждой страницы с последующей про штамповкой каждой страницы. Такая копия хранится в архиве компании на случай если работник все таки потеряет оригинал. Ввиду этого, если потерян данный документ обращаться необходимо на последнее место работы.
В ситуации если расписка составлена неаккуратно с множеством ошибок и исправлений, то данный документ теряет свой юридический вес. Есть два немаловажных момента о которых необходимо помнить при составлении подобной расписки.

Первый. Акт приема передачи при получении данного документа. По сути своей не обязательный документ, однако внутренними правилами некоторых предприятий предусмотрено его составление. Расписка может быть альтернативой акта приема передачи, эти два документа могут составляться вместе. Однако никогда акт приема передачи не может заменить расписку. Поэтому если нет расписки о получении то данный документ ни работник ни возможно его доверенное лицо получить не смогут.

Второе. Специфические записи в трудовой книжке. Иногда кроме расписки работник лгут попросить расписаться в записи в трудовой книжке которая как раз и сообщит о том что трудовая книжка была отдана работнику на руки.

В некоторых случаях, образец документа содержит фразу о том что работник не имеет претензий к работодателю в отношении выдачи трудовой книжки. Это делается для дополнительной перестраховки со стороны работодателя чтобы в последствии избежать ненужных разногласий.
Данный документ должен хранится в архиве не меньше чем 50 лет. Кроме нее хранится ксерокопия документа, каждой ее страницы, заверенной печатью и личное дело работника.

Образец расписки о получении трудовой книжки при увольнении

Скачать образец расписки о получении трудовой книжки при увольнении в формате .doc

Расписка о получении трудовой книжки на руки. Расписка в получении трудовой книжки на руки при увольнении

При поступлении на работу новый сотрудник обязан предоставить трудовую книжку в организацию, где ей займется отдел кадров. Трудовую книжку помещают в личное дело работника. Для ее выдачи предусмотрены только два основания:

• увольнение;
• перерасчет и оформление пенсии;

В иных случаях трудовая книжка не предоставляется, согласно законодательству РФ.

При возникновении у работника необходимости в оформлении пенсии и перерасчете, организация обязана предоставить трудовую книжку в установленные законом 3 дня, согласно ТК РФ. При получении документа сотрудник собственноручно пишет на заявлении «Трудовую книжку получил», указывает дату выдачи, свои ФИО, ставит подпись. В некоторых случаях работодатель может потребовать расписку, подтверждающую получение трудовой книжки. С примером оформления ее можно ознакомиться ниже.

Образец расписки в получении трудовой книжки

Я, Гаврилов Александр Филлипович (паспорт гражданина РФ: серия 22 15, №100006, выдан 20.11.2009 ОУФМС России по Нижегородской обл. в Куйбышевском р-не гор. Нижнего Новгорода, зарегистрирован по адресу 406210, г Нижний Новгород, ул. Пестеля, д. 10, кв. 34) получил от ООО «Трансстрой» подлинник своей трудовой книжки (TK-II № 1000007) с целью предоставления в Пенсионный фонд РФ для оформления трудовой пенсии. Обязуюсь вернуть трудовую книжку в ООО «Трансстрой» до 30 ноября 2016г.
16 ноября 2016 Гаврилов А. Ф.
подпись

Очень часто в трудовой практике возникает множество вопросов в связи с получением трудовой книжки при увольнении.

Вопросы начинаются как у работника, который ни разу не сталкивался с подобным, так и у работодателя, который не знает, как правильно оформлять подобное действие.

Более того, многие работодатели, например, начинающие частные предприниматели и вовсе не имеют понятия о том, как должно происходить увольнение с последующей выдачей трудовой книжки. Давайте вместе рассмотрим все нюансы по данному вопросу.

Возможно, именно в результате нашей кропотливой работы вы уловите суть того, как производится увольнение, и не будете допускать самые распространенные ошибки, тем самым ставя себя и своего работника в неловкое положение.

Каждый работник должен знать свои права не только по факту увольнения, но и выдачи трудовой книжки, хотя бы потому, что трудовые права, к сожалению, на сегодняшний день практически неизвестны основной массе работников.

Большой процент работников даже в случае, если права были нарушены не стремятся восстановить справедливость и получить возмещение за нанесенный ущерб.

Начнем рассматривать ситуацию прямо сейчас.

Когда работодатель обязан вернуть (выдать) трудовую книжку при увольнении?

Рассмотрим злополучный вопрос, о том, когда должны отдавать трудовую книжку при увольнении? Работодатель обязан выдать трудовую книжку и копии документов работнику при его непосредственно увольнении. Оно может быть вызвано разными причинами. Но, не смотря на то, что у работодателя и работника одновременно может быть масса причин на увольнение, основные правила по выдаче трудовой книжки при прекращении трудового договора должны быть соблюдены — работодатель должен выдать уволившемуся работнику документ. Так же всех волнует вопрос сроков выдачи трудовой книжки.

Не слишком опытные работодатели и новички-работники не имеют представления о том, в какие сроки должна быть выдана трудовая.

В связи с этим может происходить ряд не самых благоприятных последствий, возникающих по незнанию . Работодатель может задержать трудовую работника у себя, а работник, зная о неправомерности действий работодателя, может подать в суд .

Также, пользуясь незнанием работника о сроках, работодатель может в полной мере отсрочить выдачу трудовой по своему собственному желанию.

Трудовая книжка должна быть выдана на руки работнику в день его официального увольнения, то есть в последний рабочий день. Этого нельзя делать ни на день позже, ни раньше.

Но, к сожалению, многие граждане нашей страны не изучают ТК РФ, и, следственно, не знают о таких четко установленных сроках.

Сроки возврата

Когда и в какой срок выдается трудовая книжка при увольнении работника? Таким образом, в последний день осуществления своей трудовой функции работник получает на руки свою трудовую книжку. В дальнейшем, только он решает куда с ней отправится.

Работодатель не имеет право отсрочить выдачу данной книжки. Но, иногда, в связи с тем, что работник находится в командировке или же сам вовсе не может получить документ лично, эти сроки могут быть продлены.

Когда и как можно забрать?

Как получить трудовую книжку при увольнении? После своего увольнения работник должен явиться непосредственно к работодателю или в отдел кадров организации или индивидуального предпринимателя.

Именно там за все время осуществления деятельности хранилась трудовая книжка работника. Работник должен представиться и, показав документы об увольнении, забрать свой документ .

Конечно, предшествовать такому действию должен определенный срок отработки , а также официальное расторжение трудового договора, которое было произведено между работником и работодателем. Только по факту выполнения данных пунктов возможна выдача трудовой книжки на руки увольняющемуся работнику.

Как забрать трудовую книжку у работодателя без отработки?

Как мы знаем, в Трудовом кодексе оговорено правило, что работник предупреждает о своем увольнении работодателя заранее, и после этого должен осуществлять свою трудовую функцию еще две недели. Но, вне правил кодекса, отработка увольняющегося сотрудника – дело только двух лиц, работника и работодателя и никто кроме них не в праве решать, отрабатывать работнику или нет.

Если у работника появились обстоятельства, которые не позволяют ему остаться на месте работы еще две недели, то работодатель может пойти на встречу своему подчиненному. Но такими обстоятельствами могут стать только очень важные факты , например болезнь, срочный переезд и так далее.

Акт передачи

Как правильно составить?

После увольнения трудовая книжка должна быть выдана прямо в руки работнику.

Но некоторые недобросовестные работники , желая взыскать с работодателя неустойку за удержание трудовой книжки, подают в суд и отрицают факт нахождения и передачи им трудовой.

Для того, чтобы обезопасить работодателя, сотрудниками отдела кадров составляется соответствующий акт, который отправляется в личное дело работника.

Составляется акт передачи трудовых книжек при увольнении на листе А4 . Он может быть составлен как в печатной форме, так и в письменной. В данном акте должно говориться о том, что работник отработал срок до увольнения и в конкретный день явился за трудовой книжкой. Далее работник должен написать то, что он получил документ прямо в руки и поставить свою подпись.

Только после этого работник завладевает документом.

Нет установленной формы составления подобного акта, поэтому чаще всего он пишется от руки, произвольным текстом и по внешнему виду очень напоминает расписку.

Данный документ хранится в архиве вместе с другими документами уволенного работника.

Порядок и правила выдачи

Заявление на выдачу трудовой книжки уволенного работника

Для того, чтобы работодатель выдал вам трудовую книжку в течении какого-то времени после увольнения совсем не обязательно составлять заявление. В крупных корпорациях, где происходит огромный делооборот работодатели требуют своих подчиненных составлять заявление о выдаче.

Позже такое заявление приобщают к личному делу. Но если в вашей организации или у индивидуального предпринимателя подобное правило не предусмотрено, то вам не стоит писать заявление.

Если же все-таки вы решили написать заявление на выдачу, тем самым обезопасив себя от неправомерных действий со стороны работодателя, вам необходимо узнать ФИО работодателя в адрес которого отправляете заявление, а также озвучить просьбу о выдаче трудовой книжки.

Только после этого вам будет выдан ваш документ.

Как правильно написать?

Составляется заявление на листе обычного листа формата А4. Напечатать можно на компьютере, а можно написать от руки. Установленного законом бланка не имеется, поэтому заявление вы можете написать в произвольной форме или поинтересоваться написанием у сотрудников отдела кадров. Не забудьте в конце заявления поставить свою подпись и дату.

Образец заявления на выдачу трудовой книжки при увольнении:

Расписка

Как заполнить?

Расписка о получении трудовой книжки на руки при увольнении должна быть оформлена надлежащим образом. Но, к сожалению, многие работники и работодатели не знают об этом. Расписка может быть написана вместо акта передачи, а также, может быть составлена вместе с ним. В расписке работник пишет, что получил трудовую книжку в руки в конкретное число и ставит свою подпись.

Иногда в расписке ставится фраза о том, что работник не имеет к работодателю или сотрудникам отдела кадров никаких претензий. Часто расписка пишется прямо в трудовой книжке работником. Запись обычно гласит о том, что трудовая книжка получена, ставится дата и подпись. На этом заполнение расписки закончено.

Как правило, такой документ, если он составлен на отдельном листе, отправляется в архив, а если в трудовой книжке – то сразу отправляется в руки к работнику.

Образец расписки о получении трудовой книжки при увольнении:

Что делать, если работник не получил трудовую книжку в день увольнения?

Часто бывает так, что в день увольнения работник не может оказаться на месте работы или не может забрать трудовую по другим причинам.

Нисколько не медля, работодатель должен связаться с работником. Если это невозможно, то трудовая отправляется заказным письмом по адресу проживания работника.

Если письмо пришло обратно и книжка не получена, то работодатель обязан сохранить документ до момента, пока за ним не явится работник или кто-то из его родственников.

Возможные проблемы и споры

Часто при увольнении возникает ряд проблем, связанных с выдачей трудовой книжки при увольнении, которые еще не предусмотрели законодатели. Например, когда работодатель отправляет трудовую работнику по месту жительства, а затем получает ее обратно, работодатель просто хранит трудовую у себя.

Часто, спустя долгое время, объявляется работник, который говорит о том, что трудовую книжку ему попросту не отдали и начинает требовать компенсацию.

В трудовой практике подобное происходит достаточно часто и пока законодателем не предусмотрены способы защитить работодателя от коварства со стороны работников.

Еще одной существенной проблемой и одновременно пробелом в законодательстве является вопрос выдачи трудовой книжки в день увольнения. Иногда день увольнения выпадает на выходной, и работник вынужден ждать до понедельника выдачу своего документа.

Все бы ничего, но если работнику необходимо с новой недели выступить на новую должность на новом месте работы, прежний работодатель может пойти на уступки.

Но очень часто при увольнении происходит как раз наоборот, и работодатель максимально затягивает срок выдачи трудовой книжки. К сожалению, не каждый работник в должной мере обладает знаниями по трудовому праву, чтобы грамотно отстоять свои интересы.

Как отдать трудовую книжку, если работник в тюрьме?

Если работник находится в тюрьме, то его трудовая книжка передается его родственникам . Такая практика распространена. Если родственников попросту нет или же не удается с ними связаться, то работодатель хранит трудовой документ у себя, до момента, пока за ним не явятся родственники, либо сам работник не выйдет из мест заключения.

Заключение

Выдача трудовой книжки при увольнении очень ответственное действие. В нем задействованы и сотрудники отдела кадров, и сам работодатель и работник. На каждом из субъектов конкретных трудовых отношений лежит огромная ответственность.

Каждый из них должен знать свои права и обязанности по факту выдачи трудовой книжки.

И работник, и работодатель не должны преступать требования закона, в противном случае им придется встретиться в суде.

Не важно, по какой причине произведено увольнение, важно оставаться грамотными специалистом до самого конца расторжения трудовых отношений, и тогда вы не только наберетесь опыта в производстве действий по факту увольнения, но и оставите о себе хорошее мнение у другого человека.

Процедура увольнения сопровождается оформлением большого объема документации. Часть ее остается в организации, а другая часть передается работнику. Работнику важно собрать полный комплект документов для последующего трудоустройства. Но важно, чтобы подтвердить действительную выдачу документов, поэтому необходимо правильно организовать эту процедуру. Рассмотрим, что может быть подтверждением о выдаче документов при увольнении.

В «Трудовом кодексе Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ Статья 84.1. Общий порядок оформления прекращения трудового договора, который отражает вопросы выдачи документов при увольнении работника независимо от вида окончания трудовых отношений.

Увольнение работника оформляется приказом (распоряжением) о прекращении трудовых отношений с работодателем, с которым увольняющийся должен быть ознакомлен под подпись. В последний рабочий день работнику обязательно выдаются следующие документы:

• Трудовая книжка по форме, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225
• Справка о сумме заработка за два предшествующих года, по форме, утвержденной Приказом Минтруда России от 30.04.2013 N 182н (для осуществления выплат страхового обеспечения в случае временной нетрудоспособности и в связи с материнством)
• Сведения по страховым взносам ОПС (выписки из форм СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, которые потребуются при оформление работником пенсии)
• Личная медицинская книжка (если специфика работы предусматривает прием на работу при ее наличии)

При этом работник может получить дополнительные документы по письменному запросу. К ним относятся:

• Расчетный лист
• Справка по форме 2-НДФЛ
• Справка для пособия по безработице
• Копии приказов, связанных с трудовой деятельностью

Так, рассмотрев комплект документов, которые работодатель выдает работнику при увольнении, важно отметить, что нужно подтвердить действительность получения этих документов. Сроки выдачи и трудовой книжки регулируется Трудовым кодексом РФ. За хранение трудовой книжки в период работы полностью отвечает работодатель, поэтому он регистрирует и в журнале и хранит в сейфе. Получение трудовой книжки сопровождается следующим образом: работник расписывается в приказе (распоряжении) об увольнении, получает трудовую, ставит подпись в журнале (книге) регистрации трудовых книжек и непосредственно в трудовой книжке, а также в личной карточке работника.

Выдача справок, обязательных к выдаче, сопровождается подписью в журнале заявок о выдаче справок (если он имеется), но в связи с тем, что они являются обязательными, то заявку на нее делать не нужно. А подтверждение о получении справок необходимо организовать посредством разработки локального документа (на усмотрение работодателя), где отражаются все документы, подготовленные к увольнению.

Работнику необходимо написать от руки расписку разборчивым почерком без помарок и исправлений. В дальнейшем эта расписка подшивается к личному делу работника.

Расписка составляется в произвольной форме и должна содержать следующую информацию (реквизиты):

• наименование организации, где составлена расписка
• наименование документа, где отражается уточнение, о чем составлен документ (например, расписка о получении документов при увольнении)
• дата написания расписки (последний рабочий день на данном месте работы)
• текст о получении документов (с перечислением документов и справок)
• подпись и расшифровка подписи работника

Расписка защитит руководителя в ситуации, если работник заявит о том, что документов не получал посредством предоставления ему расписки, а также при проверках со стороны государственной инспекции труда. Также можно в расписке указать информацию о том, что работник получил документы и претензий не имеет.

Ошибка №1: В ходе заполнения трудовой книжки была обнаружена ошибка в записи. В связи с тем, что требуется время на исправление ошибки, пригласили работника для получения документа на следующий день и попросили написать расписку о получении документов. Работник отказывается. Кто прав?

В некоторых ситуациях работнику может потребоваться получение своей книжки о труде на руки. Для этого ему придется написать заявление на выдачу трудовой книжки. Когда книжка будет получена, нужно будет написать расписку.

Прежде чем начать составлять данное заявление, следует обратиться в кадровую службу организации и узнать, существуют ли какие-либо инструкции по заполнению. Законодательство не устанавливает конкретную форму, однако в отдельных компаниях могут быть предусмотрены специальные правила.

Если специальных правил не предусмотрено, заявление на выдачу трудовой книжки составляется по общим правилам:

• заявление должно быть написано на листе формата А4;
• в верхнем правом углу указывают наименование компании, а также фамилию и инициалы руководителя;
• в этом же столбце нужно прописать свою должность, а также фамилию и инициалы;
• в середине листа прописывают слово «заявление» большими буквами;
• после этого нужно указать причину, по которой потребовалась книжка о труде;
• в конце нужно проставить свою подпись и дату;
• после того, как кадровые работнику примут заявление, они проставляют на него фирменный штамп компании.

Стоит отметить, что заявление не должно содержать ни одной ошибки. Допускается как написание от руки, так и распечатывание на компьютере.

Образец заявления на выдачу трудовой книжки представлен ниже:

Расписка о получении трудовой книжки на руки так же, как и заявление, не имеет законодательно утвержденной формы. Однако в ней обязательно должна быть указана следующая информация:

• название компании;
• должность, занимаемая работником, а также его фамилия и инициалы;
• название документа большими буквами: «расписка»;
• причина, по которой расписка оформляется;
• дата, когда документ был составлен;
• обстоятельства, послужившие основанием для выдачи;
• подпись работника, которому была выдана книжка;
• должность, фамилия и инициалы, а также подпись кадрового специалиста.

Образец расписки в получении трудовой книжки представлен ниже:

Оригинал книжки о труде может потребоваться для предоставления в Пенсионный Фонд, для оформления пенсии по возрасту. Сроки пользования оригиналом ограничены. У сотрудника есть только три дня, чтобы ей воспользоваться. После этого ее нужно незамедлительно возвратить нанимателю. Оснований для продления этого срока законодательство не предусматривает.

Также есть и другие случаи, когда может понадобиться книжка о труде:

Однако в данных ситуациях наниматель выдает не оригинал книжки, а ее заверенную копию. Подробнее о том, зачем может понадобиться копия трудовой, а также о порядке её заверения, можно прочитать в .

Как показала практика, довольно часто встречаются недобросовестные сотрудники, которые не возвращают трудовые книжки.

Работодатель имеет право обратиться с иском в суд, предъявив расписку, а также и запись в учетном журнале. В такой ситуации наниматель без проблем выиграет суд, а недобросовестный сотрудник получит штраф и будет уволен.

Удерживать деньги из зарплаты из-за невозврата книжки наниматели имеют право только по решению суда. Сам работодатель не имеет права рассчитывать сумму удержаний.

Поэтому, если работник не желает возвращать книжку о труде, стоит незамедлительно обращаться в суд.

Расписка о сдаче трудовой книжки. Когда и как можно забрать? Заявление на выдачу трудовой книжки уволенного работника

Работодатель отвечает за сохранность трудовых книжек своих сотрудников в течение всего периода их работы. Когда документ можно выдать работнику на руки, и каким образом оформить такую выдачу, расскажем далее.

Трудовые книжки: хранение

Правила ведения и хранения трудовых книжек утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Местом хранения обычно является отдел кадров или бухгалтерия фирмы, то есть отдел, отвечающий за оформление на работу и увольнение.

Учитываются трудовые книжки и вкладыши в специальной Книге учета. В ней регистрируются все трудовые книжки, полученные от работников при их поступлении на работу, и выданные работникам, не имеющим ранее стажа. При заведении нового бланка работникам без стажа, работодатель, по их заявлению, производит удержание за трудовую книжку из заработной платы в размере стоимости бланка.

Когда можно выдать трудовую на руки

Выдать на руки трудовую книжку допустимо лишь в двух случаях:

• при увольнении работника – в последний день его работы у работодателя;
• для предоставления оригинала документа в ПФР при назначении пенсии – потребуется заявление на выдачу трудовой книжки, причем работник обязан передать трудовую книжку работодателю, после ее возвращения фондом, в трехдневный срок (ст. 62 ТК РФ). Отказать в такой выдаче работодатель не вправе.

В остальных случаях (для получения кредита, выезда за границу и т.д.) трудовая книжка выдается работнику в виде заверенной копии (п.7 Правил, ст. 62 ТК РФ).

Заявление на выдачу трудовой книжки

Если работнику временно понадобилась трудовая книжка, чтобы предоставить ее в ПФР, он должен написать заявление. Форма такого заявления официально не утверждена, но в нем должны присутствовать:

• фраза «прошу выдать трудовую книжку», заявление также должно содержать цель такой выдачи,
• подтверждение того, что работник уведомлен о том, что в срок до 3 дней должен передать трудовую книжку работодателю после ее возврата из Фонда,
• подпись работника и дата.

Заявка на выдачу трудовой книжки (образец):

А.А. Петрову

от начальника отдела контроля

Крыловой Анны Ивановны

Заявление

Согласно ст. 62 ТК РФ, прошу выдать мне трудовую книжку серия ТК-III № 0123456 в оригинале для предъявления в отделение Пенсионного фонда РФ по месту жительства в связи с оформлением трудовой пенсии по старости.

Об обязанности вернуть оригинал трудовой книжки в отдел кадров ООО «Авангард» не позднее 3-х рабочих дней с даты возврата ее отделением Пенсионного фонда уведомлена.

20.06.2017 г. Крылова

Расписка в получении трудовой книжки

Выдавая оригинал документа работнику, работодателю следует не только сделать его ксерокопию, но и взять с работника расписку о получении трудовой книжки на руки, тем самым сняв с себя ответственность за ее сохранность во время нахождения вне территории предприятия.

Что должна содержать такая расписка:

• дату составления,
• серию и номер книжки,
• причину выдачи,
• срок возврата документа работником,
• подпись работника.

Когда работник вернет трудовую, расписка должна быть «погашена», а работнику выдается «встречная» расписка работодателя о возврате документа.

Расписка в получении трудовой книжки (образец):

Генеральному директору ООО «Авангард»

А.А. Петрову

от начальника отдела контроля

Крыловой Анны Ивановны

Расписка

Я, Крылова Анна Ивановна, подтверждаю, что 20 июня 2016 года в отделе кадров ООО «Авангард» мною получен оригинал трудовой книжки серия ТК-III № 0123456 для предъявления в отделение Пенсионного фонда РФ по месту жительства для оформления трудовой пенсии по старости.

Обязуюсь вернуть полученную трудовую книжку в течение 3-х рабочих дней с даты возврата ее отделением Пенсионного фонда.

Трудовая книжка работника хранится у работодателя. При увольнении он обязан ее выдать. На первый взгляд кажется, что все просто и понятно. Однако на практике по поводу выдачи трудовой книжки между сторонами трудовых отношений часто возникают споры.

Когда отдают трудовую книжку при увольнении?

Выдача трудовой книжки при увольнении ТК РФ регулируется ст. 84.1. Согласно ее положениям свою книжку работник получает в последний день работы, который и считается днем увольнения.

Работодатель не вправе выполнить это действие ни на день раньше, ни на день позже – только в день увольнения (последний рабочий день) . А вот сотрудник имеет право забрать свой документ и гораздо позже после увольнения. В этом случае срок выдачи трудовой книжки при увольнении ничем не регламентирован – работодатель обязан хранить трудовую книжку до востребования .

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении

Правила выдачи регламентируются ст 84.1 ТК РФ, а также положениями Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 “О трудовых книжках”.

Выдача книжки происходит в следующем порядке:

1. Работником издается приказ об увольнении.
2. В трудовую книжку вносится запись о расторжении трудового договора с указанием даты, причины, увольнения со ссылкой на статьи ТК, а также – номером приказа об увольнении.
3. Все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписями работодателя и сотрудника, а также печатью.
4. Информация об увольнении и выдаче трудовой книжки вносится в личное дело работника, где последний расписывается.
5. В журнал движения трудовых книжек также вносится пометка о выдаче книжки конкретному работнику, который подтверждает этот факт личной подписью в журнале.
6. Трудовая книжка выдается на руки сотруднику.

Многие работодатели пытаются себя перестраховать: составляют дополнительно акт о передаче трудовой книжки или просят сотрудника написать расписку.

Этот документ пишется от лица сотрудника, получившего книжку. Строгой формы составления также нет – подойдет как письменный, так и печатный вариант. Главное, чтобы внизу под текстом стояла подпись работника. В тексте ему следует указать, что в день увольнения (ставит конкретную дату) он получил ТК, а также – что не имеет претензий к работодателю.

Расписка о получении трудовой книжки

Я, Иванов Иван Иванович, получил в ПАО «Газпром» свою трудовую книжку в день увольнения 21 декабря 2017 года.
Претензий к работодателю не имею.

Данный документ хранится в архиве в личном деле сотрудника.

Также расписку о получении в обязательном порядке пишут родственники умершего сотрудника, которые пришли забрать его трудовую книжку. Однако одной лишь расписки недостаточно, чтобы работодатель выдал им трудовую. Необходимо также предоставить документы, подтверждающие родство с умершим сотрудником.

Заявление на выдачу трудовой

Данный документ писать необязательно. Работодатель обязан выдать трудовую безо всяких заявлений, написанных от лица работника.

Однако составление заявления о выдаче трудовой книжки может потребоваться в следующих случаях:

1. Работник не увольняется, а просто хочет получить на руки трудовую для предоставления ее, к примеру, в Пенсионный фонд или банк при оформлении кредита. .
2. Сотрудник после увольнения хочет получить документ посредством почтовой связи, поэтому составляет заявление о передаче трудовой книжки по почте. Установленной формы такого заявления нет. В самом упрощенном виде оно может выглядеть так: «Даю свое согласие на пересылку трудовой книжки по почте». Обязательно в конце необходимо указать дату составления и свою подпись с расшифровкой. Если Вы хотите, чтобы письмо направили не по тому адресу, с которого будете отправлять заявление, не забудьте уточнить этот момент и новый адрес.
3. Бывший сотрудник пишет исковое заявление о выдаче трудовой книжки в суд, потому что работодатель не отдает ее добровольно.

Подавать иск в суд нужно после того, как Вы попробовали урегулировать конфликт с работодателем в досудебном порядке, но получили отказ. Желательно, чтобы этот факт можно было подтвердить (ведь ответчик может попросту заявить, что Вы не приходили за документ и его вины в этом нет). Так как работодатель сам не напишет Вам письменный отказ, поскольку это явное нарушение закона, и скорее всего, он об этом знает, рекомендуем направить на адрес учреждения заказное письмо с заявлением выдать трудовую книжку. Предоставив суду копию этого заявления и уведомление о получении, Вы докажете судье, что предпринимали попытки забрать трудовую.

Что делать, если работодатель не отдает трудовую книжку

На Ваш выбор Вы можете обратиться за защитой своих прав в следующие инстанции:

1. Трудовая инспекция. Подать жалобу можно:
   • Лично в инспекцию;
   • по почте;
   • на сайте онлайнинспекция.рф
2. Прокуратура . По форме заявление будет несколько отличаться от жалобы в трудовую инспекцию. .
3. Суд. В суд направлять исковое заявление целесообразно, когда Вы попробовали восстановить нарушенные права через указанные выше инстанции, поскольку обращение в них бесплатное (а в суде придется платить госпошлину), жалоба рассматривается в более сжатые сроки (в течение 30 дней, а слушание по Вашему делу может быть назначено только через 30 дней – все зависит от загруженности суда). .

Когда должны отдать трудовую книжку, если сотрудник отсутствовал в день увольнения

Согласно ст. 84.1 ТК РФ по письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

Если сотрудник не может забрать лично: как быть

Если нет возможности забрать в последний день трудовую, или Вы попросту забыли это сделать, получить ее можно двумя описанными ниже способами.

Отправка по почте

Если сотрудник не забрал свою трудовую, работодатель сообщает ему в заказном письме о том, что трудовая книжка находится у него и ее необходимо забрать. Также он спрашивает согласия на отправку документа по почте.

Когда заказное письмо доходит до адресата – приходит уведомление о получении. Но даже если никакой реакции не последует – на бывшем месте работы обязаны хранить трудовую книжку до тех пор, пока за ней не придут.

Работодателю следует сохранить уведомление о получении сотрудником его заказного письма, поскольку это защитит его интересы, если возникнет спор. Недобросовестные сотрудники могут специально не забирать трудовую, чтобы потом подать в суд и требовать компенсацию и моральный ущерб за задержку в выдаче документа.

Также рекомендуем составить опись вложения, которая заверяется сотрудниками почтового отделения, где укажите, что работнику высылаете требование явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Нередки случаи, когда в суде работодатель предъявляет уведомление о вручении, на что получатель заявляет, что письмо получал, однако в нем не содержалось требования – вместо него был вложен чистый лист или открытка. Если будет опись – уже никак не схитришь…

Если же сотрудник выразил свое согласие на почтовую отправку – трудовую нужно выслать в течение 3-х дней с момента получения согласия.

Отправка трудовой книжки по почте без получения на то согласия работника – грубое нарушение закона. Такие действия можно оспорить в суде или написать жалобу в прокуратуру.

Выдача представителю по доверенности

Выберите из числа знакомых человека, которому Вы доверяете. Сходите с ним к нотариусу. Не забудьте захватить с собой паспорта.

Нотариус составит от Вашего имени на имя представителя доверенность на специальном бланке. Вообще-то, в нотариальной конторе должны оформить доверенность правильно, однако лучше проверьте на всякий случай:

1. Правильность заполнения Ваших персональных данных и сведений о доверителе. Ошибка даже в одной цифре сделает документ недействительным.
2. Формулировку полномочий представителя. Бывает, что неопытные нотариусы неправильно перечисляют круг полномочий, из-за чего представители не могут выполнить действия, о которых их просил доверитель.
3. Срок действия доверенности. «Бессрочных» доверенностей не бывает. Хорошо подумайте над тем, на какой срок выписать доверенность, потому что если представитель придет забирать книжку после окончания ее действия – работодатель попросту не выдаст трудовую и будет прав.
4. Наличие подписей доверителя, представителя, нотариуса. Каждый из лиц должен завизировать документ в качестве своего согласия, а нотариус – в качестве удостоверения свободного изъявления воли сторон.

Кроме подписи, нотариус обязательно должен поставить также печать.

Выдача родственникам

Осуществляется также по нотариальной доверенности. На основании предоставления одних лишь документов, подтверждающих родство, работодатель не обязан выдавать трудовую книжку своего бывшего сотрудника. Подобное возможно, только если бывший сотрудник умер.

Ответственность работодателя за невыдачу книжки

Задержка выдачи трудовой книжки при увольнении чревата работодателю административной и материальной ответственностью:

1. Несвоевременная выдача является нарушением трудового законодательства, за которое согласно ст.5.27 КпАП РФ предусмотрен штраф в размере:
   • От 35 000 р до 50 000 р – для организаций;
   • От 1 000 р до 5 000 р – для ИП;
   • От 1 000 р до 5 000 р – для должностных лиц.

   Штраф уплачивается в пользу государства.

2. В пользу сотрудника, которому не была выдана трудовая или ее выдача была задержана по вине работодателя, согласно ст. 234 ТК РФ выплачивается компенсация в размере не полученного им заработка за период с момента увольнения до дня выдачи соответствующего документа.
3. Сотрудник вправе также взыскать моральную компенсацию, если докажет, что пережитый стресс отразился на его здоровье.

Кроме того, работодатель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях:

• несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному пп. “а” п. 6 ч. 1 ст. 81 или п. 4 ч. 1 ст. 83 ТК РФ;
• при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с ч. 2 ст. 261 ТК РФ.

Не может служить основанием для задержки выдачи трудовой книжки факт несдачи работником материальных ценностей, невозвращение спецодежды и так далее. В случаях, если работодатель задерживает у себя трудовую, ответственность с него не снимается.

Трудовая книжка представляет собой значимый документ, который необходим всем работающим гражданам для удостоверения продолжительности работы и опыта в определенной области.

Если лицо теряет ее, на восстановление может уйти масса времени. Поэтому, лучше всего держать на контроле, где находится бумага. В этой статье мы подробно остановимся на вопросах, связанных с распиской в получении трудовой книжки на руки при увольнении, а также приведем образец ее написания.

В действующем законодательстве закреплена норма, в соответствии с которой работодатель должен выдать работнику трудовую в двух случаях:

• Увольнение .
• Обязательное социальное страхование .

На каждом предприятии имеется уполномоченный работник, который ведет и отвечает за сохранность подобных бланков. В связи с тем, что такое лицо несет персональную ответственность, он не имеет права просто отдавать их любому работнику.

Именно в этом случае и составляется соответствующая расписка, которая свидетельствует о том, что бумага выдан на руки работнику при увольнении.

Что говорит закон

Согласно действующему законодательству, документ хранится у работодателя. Так, если разбираться более подробно, он представляет собой бланк строгой отчетности и обязательно находится в специализированном месте.

Ответственность за хранение и выдачу официальной бумаги несет работник отдела кадров, который назначается приказом руководителя предприятия. Согласно установленным правилам, только этот работник имеет доступ к подобным бланкам.

Информацию о том, как правильно вести и хранить бумагу, есть в определенных нормативно-правовых актах, которые вы можете увидеть далее. Так, для тех, кто интересуется паровой стороной вопроса, все интересующие положения можно отыскать в:

• Трудовом кодексе страны;
• от 16.04.2003 года, которое полностью посвящено всем вопросам, связанным с трудовыми книжками.

Правила написания расписки

Если у вас возникло желание ознакомиться, как грамотно оформляется расписка в получении трудовой книжки при увольнении, тем не менее, образец вы не нашли по месту работы, ее вполне можно составить в вольной форме.

• Бумага пишется в письменной форме в простом виде от руки на чистом листе бумаги или фирменном бланке предприятия. Кроме того, ее можно напечатать на компьютере, тем не менее, данный вариант не из лучших, так как при возникновении спорных ситуаций, доказать, что она составлялась конкретным лицом будет проблематично.
• Бумага составляется без исправлений и ошибок. Любые исправления не приветствуются и если таковые возникли, стоит его переписать.
• Текст должен состоять из таких сведений:
  – название предприятия;
  – место и дата составления;
  – ФИО лица, которое пишет расписку, паспортные сведения.
  В том случае, когда ее получение происходит по доверенности, об этом делается отметка, а также в обязательном порядке указывается, кто именно забирает документ.
• После необходимо указать номер документа и остальные характеристики, которые его идентифицируют. Очень важно указать, по какой причине лицо забирает документ.
• В конце лицо обязательно должно поставить свою подпись, причем она должна быть максимально идентична той, что есть в паспорте. Кроме того, подпись должен поставить и тот человек, который принимает бумагу. Также, к ней в обязательном порядке должны быть приложены копии всех листов книжки, которые необходимо удостоверить печатью предприятия и подписью работника отдела кадров. Это все необходимо делать для того, чтобы при утрате владельцем своей книги с записями о работе, можно было восстановить ее сведения.

Процедура увольнения сопровождается оформлением большого объема документации. Часть ее остается в организации, а другая часть передается работнику. Работнику важно собрать полный комплект документов для последующего трудоустройства. Но важно, чтобы подтвердить действительную выдачу документов, поэтому необходимо правильно организовать эту процедуру. Рассмотрим, что может быть подтверждением о выдаче документов при увольнении.

В «Трудовом кодексе Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ Статья 84.1. Общий порядок оформления прекращения трудового договора, который отражает вопросы выдачи документов при увольнении работника независимо от вида окончания трудовых отношений.

Увольнение работника оформляется приказом (распоряжением) о прекращении трудовых отношений с работодателем, с которым увольняющийся должен быть ознакомлен под подпись. В последний рабочий день работнику обязательно выдаются следующие документы:

• Трудовая книжка по форме, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225
• Справка о сумме заработка за два предшествующих года, по форме, утвержденной Приказом Минтруда России от 30.04.2013 N 182н (для осуществления выплат страхового обеспечения в случае временной нетрудоспособности и в связи с материнством)
• Сведения по страховым взносам ОПС (выписки из форм СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, которые потребуются при оформление работником пенсии)
• Личная медицинская книжка (если специфика работы предусматривает прием на работу при ее наличии)

При этом работник может получить дополнительные документы по письменному запросу. К ним относятся:

• Расчетный лист
• Справка по форме 2-НДФЛ
• Справка для пособия по безработице
• Копии приказов, связанных с трудовой деятельностью

Так, рассмотрев комплект документов, которые работодатель выдает работнику при увольнении, важно отметить, что нужно подтвердить действительность получения этих документов. Сроки выдачи и трудовой книжки регулируется Трудовым кодексом РФ. За хранение трудовой книжки в период работы полностью отвечает работодатель, поэтому он регистрирует и в журнале и хранит в сейфе. Получение трудовой книжки сопровождается следующим образом: работник расписывается в приказе (распоряжении) об увольнении, получает трудовую, ставит подпись в журнале (книге) регистрации трудовых книжек и непосредственно в трудовой книжке, а также в личной карточке работника.

Выдача справок, обязательных к выдаче, сопровождается подписью в журнале заявок о выдаче справок (если он имеется), но в связи с тем, что они являются обязательными, то заявку на нее делать не нужно. А подтверждение о получении справок необходимо организовать посредством разработки локального документа (на усмотрение работодателя), где отражаются все документы, подготовленные к увольнению.

Работнику необходимо написать от руки расписку разборчивым почерком без помарок и исправлений. В дальнейшем эта расписка подшивается к личному делу работника.

Расписка составляется в произвольной форме и должна содержать следующую информацию (реквизиты):

• наименование организации, где составлена расписка
• наименование документа, где отражается уточнение, о чем составлен документ (например, расписка о получении документов при увольнении)
• дата написания расписки (последний рабочий день на данном месте работы)
• текст о получении документов (с перечислением документов и справок)
• подпись и расшифровка подписи работника

Расписка защитит руководителя в ситуации, если работник заявит о том, что документов не получал посредством предоставления ему расписки, а также при проверках со стороны государственной инспекции труда. Также можно в расписке указать информацию о том, что работник получил документы и претензий не имеет.

Ошибка №1: В ходе заполнения трудовой книжки была обнаружена ошибка в записи. В связи с тем, что требуется время на исправление ошибки, пригласили работника для получения документа на следующий день и попросили написать расписку о получении документов. Работник отказывается. Кто прав?

Что такое расписка о выдаче сотруднику трудовой книжки и зачем она нужна? Кто пишет эту бумагу? В каких случаях обязательно требуется расписка? Можно ли получить ее если работник умер? Подробности в статье.

Для чего нужна расписка о получении трудовой книжки?

По закону трудовая сотрудника находится в особом месте хранения, расположенном в кадровом отделе. Отвечает за сохранность документа служащий отдела кадров. Именно он ведет их учет, выдает и хранит. Поэтому получить эту бумагу сотрудник может только предоставив гарантию о возврате.

Бумага, написанная сотрудником при получении рабочего бланка – это официальный акт, который может быть доводом в судебном процессе. Это довод, что на указанный срок, ответственным за хранение акта был сотрудник, и организация не отвечает за ее сохранность, если он утерян в этот период. Оригинал работник получает на руки, если увольняется или ему нужно оформить пенсию или другие документы. В остальных случаях он может получить только ксерокопию документа.

В оригинале учетная книга рабочего стажа может потребоваться чтобы оформить:

• Пенсионные выплаты – по книжке рассчитывают стаж;
• Загранспаспорт – входит в обязательный перечень документов, если человек работает;
• Кредиты в банке –документ подтверждает факт трудоустройства и его срок;
• Рабочую визу.

Документ выдается только под подтверждение служащего. Без этого получить трудовую нельзя.

Расписка о получении трудовой книжки на руки – образец

Законодательство не установило строгий образец подтверждения на получении учетной книжки труда, но при ее составлении нужно придерживаться примерной структуры оформления:

• Верхняя графа – полное название организации, инициалы сотрудника и занимаемый им пост;
• Ниже — название акта, цель составления, число и причины по которым нужна бумага, личная подпись служащего.

Работник кадрового отдела указывает должность, инициалы и расписывается. Печать предприятия на бумаге не нужна.

Расписка о получении трудовой книжки при увольнении

Когда служащий прекращает сотрудничество с организацией, бумага о том, что ему была выдана учетка рабочего стажа необходима. Если срок выдачи нарушен, гражданин на основании документального подтверждения имеет основание обратиться в суд.

Письменное подтверждение получения рабочей книжки, основной довод для защиты прав сотрудника или предприятия. Если она была отдана вовремя, а бывший сотрудник утверждает обратное. Поэтому даже увольняясь,служащий должен ее написать.

На время

Расписка о получении учетки рабочего стажа сотрудника на время выдается сотруднику специалистом кадрового отдела. Форма документа практически не отличается от типовой расписки, но в бумаге нужно указать четкий временной период, на который она выдается и причину. Бумага находится в кадровом отделе, вместе с копиями страниц рабочей книжки.

В связи со смертью

Если владелец трудовой умер, то документ имеют право получить его ближайшие родственники, если в этот период почивший решил уволиться. Чтобы получить документ, родным нужно принести бумаги, подтверждающие факт родства. После чего им на руки дают расписку.

Журнал регистрации расписок в получении трудовой

Для отслеживания выдачи рабочего бланка, в кадровом отделе ведется регистрационная книга учета. Документ позволяет зафиксировать число, когда была выдана книжка и когда ее нужно вернуть в отдел кадров. Законодательно обязательность такого журнала не утверждена, но многие предприятия ведут его для удобства и контроля за передвижениями бумаг.

Извещение уволенного сотрудника о трудовой книжке. Уведомление о получении образца трудовой книжки формы

Трудовая книжка выдается бывшему работнику в день увольнения, который является последним рабочим днем ​​по трудовому договору. Проблема с экстрадицией возникает, если работник уволен по статье за ​​прогулы, или последний день трудового договора совпадает с последним днем ​​отпуска, и работник не явился за документами. В этом случае нужно отправить сотруднику уведомление о необходимости забрать трудовую книжку.

Передача трудовой книжки – важный момент в оформлении документов; просрочка может быть предъявлена ​​бывшим работником не в пользу работодателя. В случае несвоевременного оформления трудовой книжки возможен вариант восстановления работника на рабочем месте по решению суда с выплатой причитающихся сумм за дни вынужденного простоя.

За выявление трудовых книжек уволенных работников грозит штраф в размере 50 000 рублей в соответствии с Кодексом об административных правонарушениях.

Порядок извещения

На следующий день после увольнения необходимо отправить бывшему сотруднику уведомление в виде письма через почтовое отделение. Отправка осуществляется по адресу регистрации или фактического проживания, если таковые имеются.

Переписка оформляется ценным письмом с оплаченной квитанцией о расписке с описанием приложенного документа, подтверждающего отправку письма о необходимости забрать трудовую книжку.Дополнительно письмо регистрируется в журнале исходящей корреспонденции.

Документ является формой кадрового документооборота, целью которой является защита организации от возможных нарушений статей ТК РФ не по вине работодателя. Выдается с указанием всех реквизитов организации, подписывается руководителем.

Письмо удостоверяет причину, по которой экстрадиция не производилась: неявка, неявка, отказ и другие.

Извещение бывшему сотруднику предлагается прийти в организацию для получения документа или дать письменное согласие на отправку по почте. Также указано, что организация снимает с себя ответственность за несвоевременную выдачу книг со дня отправки письма. Если вы получили согласие сотрудника на отправку документа по почте, вы должны сделать это как можно быстрее.

Если бывший сотрудник не ответил на уведомление о необходимости забрать трудовую книжку

Закон запрещает пересылку трудовой книжки сотрудника по почте, если человек не дает согласия на перевод.Если на уведомление нет реакции, работодатель должен продолжать хранить документ до тех пор, пока бывший сотрудник не захочет. Трудовая книжка будет храниться в архиве организации в течение 50 лет.

Трудовая книжка служит для работодателей источником информации об опыте потенциальных сотрудников. Поэтому при приеме на работу ответственность за ведение всех документов подчиненного будет возложена на работодателя. Но при увольнении возникает другая обязанность – это выдача документации сотруднику.

И хотя работник в большинстве случаев сам оформляет трудовое удостоверение, но закон регулирует ситуации, когда они не приходят. Затем работодатель должен напомнить ему, чтобы он взял справку о работе. Для этого выдается письменное уведомление.

Как написать трудовую книжку

Писать такое обращение сотруднику необходимо в тех случаях, когда он не приходит за собственной рабочей документацией, и соответственно, есть отсрочка увольнения. При возникновении таких обстоятельств ответственность за уведомление о поступлении трудовой книжки и расчета, направленное по адресу работника, возлагается на кадровиков.

При реализации данной процедуры стоит позаботиться о подтверждении факта выезда. И поэтому на почту отправляется заказное письмо с описанием в приложении.
При заполнении данного документа необходимо указать следующие реквизиты:

• Информация об организации;
• Дата написания;
• ФИО сотрудника и его адрес;
• Название документа с просьбой забрать трудовую книжку;
• Подпись лиц, подающих апелляцию.

Во многих случаях альтернативой уведомлению является получение документа доверенным лицом.

Уведомление о получении трудовой книжки по почте – образец

В законодательстве есть требования к содержанию, но нет – к точной форме соответствующего документа. Поскольку детали традиционно вписываются в верхнюю часть, идеально для этого подходит фирменный бланк, где уже присутствует название предприятия. Помимо названия организации необходимо написать:

• Кто адресат – просто укажите имя сотрудника и его адрес;
• Посередине, о чем именно уведомляется сотрудник;
• В основном тексте необходимо уточнить необходимость срочно явиться в отдел кадров для получения трудовой книжки;
• Также указывается причина, по которой лицо было уволено, или другая причина, по которой возникла необходимость вернуть документ сотруднику;
• Дополнительно можно написать фразу о том, что при невозможности явиться сотрудник должен письменно согласиться на отправку документа по почте;
• Кадровик ставит свою подпись в конце, а также указывает свое имя.

Извещение о получении трудовой книжки – образец

В некоторых случаях работодатели, желающие избежать спорных ситуаций, отмечают в уведомлении обязательное присутствие работника при выдаче справки о работе. При этом в тексте обращения указывается точный адрес отдела кадров и упоминается, что процедура экстрадиции будет осуществляться под расписку сотрудника. Если бывший сотрудник по уважительным причинам не может присутствовать лично, то:

• Гражданин путем оформления письменного согласия разрешает руководителю отправить справку о работе по почте на адрес, указанный лицом;
• Оформляет доверенность на ответственного представителя.

Извещение о получении трудовой книжки при увольнении за прогулы – образец

Указание причин необходимости выпуска книги не обязательно входит в содержание предупреждения. Многие менеджеры по персоналу дополнительно до сих пор вводят фразу «в связи с увольнением за прогулы».

Необходимо обратить внимание на право выбора – явиться за документом самому или запросить его получение по почте. Заявление в этом случае представляет собой копию приказа о расторжении договора с работником.В конце руководитель отдела кадров ставит свою личную подпись.

Сколько времени нужно, чтобы отправить уведомление о получении трудовой книжки

Руководитель компании не только не имеет права хранить анкету сотрудника, но и несет за это ответственность. Задержка в выдаче документа при увольнении работника может быть расценена как административное правонарушение. Компанию можно привлечь к мат. Ответственности, и от нее потребуется возместить сотруднику материальный ущерб (если он не смог трудоустроиться из-за отсутствия анкеты).Чтобы обезопасить себя, компания должна зафиксировать факт своевременной доставки документа.

Что делать кадровику, если сотрудник не пришел за документом? В первую очередь необходимо документально зафиксировать этот факт и поставить отметку. После этого необходимо отправить гражданину уведомление о необходимости явиться для анкеты лично или дать согласие на отправку по почте. С момента отправки заказного письма работодатель не несет ответственности за задержку в оформлении формы.

Вам необходимо знать, что отправка документа по почте без получения предварительного согласия его владельца является нарушением ст. 84.1 ТК РФ.

Правила уведомления

Документ отправляется заказным письмом со списком приложений и квитанцией о получении.

Б, нет четкой информации о том, на какой адрес нужно отправить письмо. Чаще всего его отправляют на адрес, указанный в личной карточке сотрудника.Но, если у работодателя есть другие адреса, предоставленные работником, вам необходимо отправить документ по всем доступным адресам, по которым гражданин может проживать. Это будет свидетельствовать о том, что менеджер принял максимально возможные меры по доставке формы. Также может быть отправлено второе уведомление о получении трудовой книжки.

Как оформить уведомление о необходимости получения трудовой книжки? См. Образец здесь:

Сколько длится трудовая книжка?

Если после отправки заказного письма руководитель не получил письменного согласия уволившегося сотрудника на отправку формы по почте, то ее следует хранить в отделе кадров предприятия в специально отведенном для этого сейфе до тех пор, пока она не будет отправлена. выдается сотруднику на срок не менее 75 лет.

ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ

Облагать налогом или не облагать налогом – больше нет вопросов!

Нередко бухгалтер, выплачивая определенную сумму сотруднику, задается вопросом: облагается ли это налогом на НДФЛ и страховые взносы? Учитывается ли это в налоговых целях?

Налоги против изменения порядка уплаты НДФЛ работодателями

В последние годы неоднократно появлялась информация о разработке законопроектов, авторы которых хотели заставить работодателей платить НДФЛ с доходов своих сотрудников не по месту регистрации работодателя-налогового агента, но по месту жительства каждого работника.В последнее время ФНС выступила категорически против подобных идей.

Один и тот же счет-фактура может быть как бумажным, так и электронным.

Налоговая служба разрешила продавцам, выставившим покупателю счет-фактуру на бумажном носителе, не распечатывать вторую копию оставленного дома документа, а хранить ее в электронном формате. Но при этом он должен быть подписан усиленным квалифицированным ОП руководителя / главного бухгалтера / уполномоченных лиц.

На основании какого документа выдавать деньги для отчета

Выдача подотчетных сумм может производиться либо на основании письменного заявления подотчетного лица, либо по распорядительному документу самого юридического лица.

Будет ли начислен штраф за досрочную выплату заработной платы

Если заработная плата выплачивается новым сотрудникам в течение периода, превышающего полмесяца со дня их приема на работу, это не будет нарушением. Но только при условии соблюдения требований законодательства по срокам и частоте выплат по отношению ко всем остальным сотрудникам компании.

На территории Российской Федерации трудовая книжка является основным документом, служащим для подтверждения стажа работы и факта исполнения гражданином служебных обязанностей.Для достижения этих целей в российском законодательстве подробно прописан порядок ведения, хранения и выдачи формы сотрудникам. Если гражданин отказывается получить книгу или отсутствует на работе, то такому лицу должно быть отправлено извещение о явке после трудовой книжки.

Оповещения о посещении трудовой книжки

Трудовая книжка

Статья 65 ТК РФ прямо предусматривает, что новый работник при приеме на работу должен предоставить свою трудовую книжку на предприятие.

Исключением из этого правила являются случаи:

• первая регистрация гражданина на работу;
• Отсутствие формы у заявителя в связи с ее повреждением, утратой.

При наличии любой из вышеперечисленных причин организация или предприниматель выдает работнику трудовую книжку.

Указанный документ находится у работодателя на весь период выполнения физическим лицом служебных обязанностей и возвращается гражданину только в случае его увольнения.

Все записи в трудовой книжке необходимо делать в строгом соответствии с редакцией закона и распорядительными документами предприятия.

Хранение, хранение и заполнение бланков осуществляется в строгом соответствии с требованиями Правил, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225, а также Инструкции, введенной в действие Постановлением. Постановления Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.

Несоблюдение вышеуказанных правил может повлечь за собой повреждение трудовой книжки или аннулирование содержащихся в ней записей.

Выдача трудовой книжки при увольнении

Статья 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации устанавливает порядок расторжения трудового договора сторонами.

В день увольнения гражданина, который является его последним рабочим днем, предприятие издает приказ о расторжении трудового договора, с которым физическое лицо должно быть ознакомлено своей подписью.

В этот же день все причитающиеся ему выдаются наличными и трудовой книжкой с необходимыми пометками и отметками.

Согласно пункту 35 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, все отметки, сделанные предприятием в трудовой книжке, должны быть заверены:

• подпись должностного лица;
• печать предприятия;
• собственноручная подпись бывшего сотрудника.

Как следует из требований пункта 41 настоящих Правил, лицо, получающее трудовую книжку, должно подтвердить факт ее выдачи проставлением подписей в личной карточке и в реестре соответствующих бланков.

Без этих отметок работодатель рискует столкнуться с негативными последствиями, связанными с невыдачей трудовой книжки.

Сотрудник не получил трудовую книжку

На практике нередки случаи увольнения работников, конфликтующих с компанией и отказывающихся получить трудовую книжку. Также работник может отсутствовать в последний рабочий день.

При наступлении указанных событий нормы законодательных актов Российской Федерации содержат исчерпывающие инструкции, предусматривающие необходимые действия предприятия.

Указывает, что если уволенный сотрудник не забирает трудовую книжку, компания должна отправить ему заказное письмо с описанием вложения уведомления о необходимости появиться в форме или согласиться на отправку по почте.

Пунктом 36 Правил, введенных в действие Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225, предусмотрена обязанность предприятия направить бывшему работнику письменное уведомление о необходимости получения трудовой книжки.

Такое сообщение необходимо передать бывшему сотруднику, что подтверждается его распиской с указанием даты получения уведомления.

Если компания игнорирует описанное обязательство и не отправляет гражданину уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, то работодатель может быть привлечен к ответственности за невыдачу формы. Размер таких негативных последствий определяется незаработанным заработком за период с момента увольнения до дня сдачи трудовой книжки или отправки сообщения.

Отсрочка выдачи или невыдача не допускается физическому лицу в трудовой книжке по вине работодателя.Помимо того, что к компании могут быть применены финансовые санкции, ей придется изменить дату увольнения сотрудника. Эти последствия напрямую вытекают из содержания пункта 35 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.

Образец уведомления о трудовой книжке

Установление общего порядка действий работодателя в случае, если работник отказывается получать трудовую книжку; Положения ТК РФ не предусматривают образцы необходимых документов.

Примеры соответствующих уведомлений не разработаны ни в Правилах, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225, ни в Инструкции, введенной в действие Постановлением Минтруда России. Федерация от 10.10.2003 г. N 69.

В условиях существенных санкций за невыдачу трудовой книжки содержание сообщения о необходимости ее получения приобретает особую значимость.

Как следует из дословного толкования статьи 84.1 ТК РФ в уведомлении работника должны быть указаны:

• фамилия, имя, отчество гражданина;
• его адрес проживания;
• название компании, отправившей сообщение;
• исходящий номер и дата;
• дата увольнения работника;
• указание на факт неполучения трудовой книжки;
• сведения о необходимости приехать к работодателю для получения формы или дать письменное согласие на ее отправку по почте;
• адрес для прибытия гражданина и отправки ответа, а также режим работы;
• фамилия, имя, отчество и подпись ответственного лица;
• печать работодателя.

Наличие описанных реквизитов позволит нам подтвердить надлежащее уведомление бывшего сотрудника.

Образец квитанции-подтверждения для вашего бизнеса

Что такое квитанция-подтверждение?

Квитанция о подтверждении – это документ, который человек подписывает, чтобы указать, что он получил предмет, документ или платеж. Работодатели могут использовать квитанции-подтверждения для документов, связанных с трудоустройством, справочника для сотрудников или политик.Хотя они не являются юридическим документом, они полезны для документирования того, что политики, руководящие принципы и ожидания были даны и получены сотрудникам.

Составные части квитанции о приеме на работу

Включите в квитанцию:

• Название квитанции: Во многих случаях достаточно «квитанции о подтверждении».
• Дата подтверждения: Дата получения
• Документ: Название документа и номер версии, если применимо.
• Подтверждение: Обычно одно или два предложения, указывающие, что предмет или документ были получены
• Имя и подпись получателя: Имя и подпись сотрудника

Как создать квитанцию ​​о подтверждении

Используйте следующие шаги, чтобы написать квитанцию ​​о подтверждении:

1. Используйте фирменный бланк компании

Используйте электронные или бумажные бланки.Если у вашей компании нет канцелярских принадлежностей с фирменным бланком, достаточно указать название вашей компании в верхней части документа. Напишите под ним адрес, номер телефона и веб-сайт своей компании четким шрифтом, на 2–3 пункта меньше, чем шрифт названия компании.

2. Написать подтверждение

Ссылка на документ по имени, номеру версии, если применимо, и указать, что получатель получил документ. Некоторые отделы кадров (HR) также добавляют к своим подтверждениям, что получатель понимает содержание документа.Изложение должно быть четким и кратким.

3. Подпись и дата

Подпись получателя, напечатанное имя и дата подписания должны быть включены в квитанцию.

4. Объясните следующий шаг

Включите инструкции, если требуются дальнейшие действия, такие как подпись третьей стороны, юридическая проверка или любые другие дополнительные элементы, которые вы считаете необходимыми.

5.Предоставьте контактную информацию

Добавьте контактную информацию для вопросов или проблем.

Лучшие практики в квитанциях-подтверждениях

Вот несколько полезных методов создания квитанций-подтверждений:

• Будьте конкретны. В квитанции о подтверждении должны быть указаны имена стороны, выдавшей документ, и лица, получающего документ. Описание с названием каждого выдаваемого документа, дата выдачи и цель документа должны быть четкими.
• Сделайте дубликат. Предоставьте получателю бумажную копию и сохраните оригинал для своих файлов.
• Будьте своевременны. Убедитесь, что сотрудники подписывают подтверждение быстро после получения.
• Будьте официальны. Используйте профессиональный язык при подтверждении.
• Укажите все относящиеся к делу детали. Убедитесь, что ясно видит последствия несоблюдения политик, чтобы сотрудник соглашался как на получение документа, так и на соблюдение его содержания.
• Корректура. Прочтите квитанцию ​​о подтверждении, проверьте орфографию и грамматику и убедитесь, что квитанция составлена ​​полностью.

Шаблон квитанции-подтверждения

Настройте этот шаблон, чтобы создать квитанцию ​​о подтверждении:

[Дата]

Я, [имя и фамилия сотрудника], понимаю требования и ожидания, изложенные в справочнике для сотрудников [название компании].

Я, [имя и фамилия сотрудника], подтверждаю получение печатной копии справочника и соглашаюсь соблюдать изложенные в нем правила и рекомендации в качестве условия моей работы в [название компании].

Я понимаю, что если у меня возникнут вопросы относительно политики [компании], я проконсультируюсь со своим непосредственным руководителем или персоналом отдела кадров.

Подпись сотрудника: _______________________________________

Напечатанное имя сотрудника: ____________________________________

Дата: _________________________

Подтверждение получено: _______________________________________________

Примеры квитанций-подтверждений

Используйте этот образец в качестве руководства, чтобы помочь вам создать собственную квитанцию ​​с подтверждением:

Образец 1

30 января 2020

Я, Трэвис Санчес, понимаю требования и ожидания, изложенные в справочнике для сотрудников The Fountain Club.

Я, Трэвис Санчес, подтверждаю получение распечатанной копии политики в отношении униформы и соглашаюсь соблюдать изложенные в ней руководящие принципы в качестве условия моей работы в The Fountain Club.

Я понимаю, что если у меня возникнут вопросы относительно правил The Fountain Club, я проконсультируюсь со своим непосредственным руководителем или персоналом отдела кадров.

* Примечание для сотрудников: пожалуйста, внимательно прочтите единую политику, чтобы убедиться, что вы понимаете политику, прежде чем подписывать этот документ.

Подпись сотрудника: _______________________________________

Напечатанное имя сотрудника: Трэвис Санчес

Дата: 30 января 2020 г.

Благодарность получила: Шелли Кэмпбелл, менеджер клуба

Образец 2

Моя подпись под этим документом является подтверждением того, что я получил Справочник сотрудника Ecovani от 30 января 2020 года.

Пожалуйста, прочтите следующие утверждения и поставьте их галочками. Ваш инициал означает ваше понимание и согласие с заявлением.

___ Я понимаю и согласен с тем, что эта версия руководства для сотрудников заменяет и отменяет все предыдущие устные и письменные сообщения относительно политик, процедур, процессов обжалования и льгот Ecovani.

___ Я понимаю, что политика, процедуры, процессы обжалования, условия работы, конфиденциальная информация и преимущества, описанные в этом справочнике, являются конфиденциальной интеллектуальной собственностью Ecovani и не могут передаваться или распространяться каким-либо образом, а также не могут обсуждаться с кем-либо, кто не сотрудник Ecovani.

___ Я внимательно прочитал содержание этого справочника и понимаю его содержание. Я буду действовать в соответствии с этими политиками и процедурами как условие моей работы в Ecovani.

___ Я прочитал и понял Стандарты профессионального поведения, установленные Ecovani. Я согласен действовать в соответствии со Стандартами профессионального поведения как условие моей работы в Ecovani.

___ Я был проинформирован и понимаю, что я должен направлять любые вопросы или опасения по поводу руководства или Стандартов профессионального поведения своему непосредственному руководителю, руководителю моего руководителя или персоналу отдела кадров для разъяснений.

___ Я подтверждаю и согласен с тем, что в справочнике есть положение о трудоустройстве по желанию, которое гласит:

В соответствии с трудовым законодательством штата Флорида, я работаю в компании Ecovani по собственному желанию. Либо Эковани, либо я могу уволиться в любое время, по причине или без, с уведомлением или без него;

Эти отношения найма по желанию имеют приоритет над любыми другими письменными или устными заявлениями относительно политики, содержащимися в этом справочнике и любых других документах Ecovani; и

Никто, кроме президента компании, не может вносить изменения в эти трудовые отношения, контракт или соглашение.Чтобы иметь исковую силу, любые такие нестандартные положения, контракты или соглашения должны быть составлены в письменной форме, подписаны президентом и сотрудником, нотариально заверены и хранятся в досье сотрудника.

Я признаю, что содержание этого справочника для сотрудников является политикой и руководящими принципами Ecovani, а не контрактом, заявленным или подразумеваемым, с сотрудниками. Содержание справочника для сотрудников может быть изменено в любое время с уведомлением сотрудников.

Сотрудники: Пожалуйста, внимательно прочтите это руководство и «Стандарты профессионального поведения сотрудников», чтобы убедиться в понимании этих условий найма, прежде чем подписывать этот документ.

____________________________________________

Подпись сотрудника

____________________________________________

Дата

____________________________________________

Имя сотрудника (напечатайте)

Часто задаваемые вопросы о квитанциях-подтверждениях

О квитанциях о подтверждении обычно задают следующие вопросы:

Действительна ли квитанция о подтверждении, если она получена по электронной почте?

Получателя можно попросить ответить с уведомлением о получении.Электронные версии можно распечатать для бумажных файлов или сохранить в виде цифровых копий.

Является ли подтверждение получения документом, имеющим обязательную юридическую силу?

Квитанции о подтверждении не имеют юридической силы. Однако они по-прежнему могут служить доказательством для споров, связанных с трудоустройством.

Примеры условий и прекращения действия

Как написать счет-фактуру Условия оплаты

Иногда ваш счет-фактура – это последнее, что вы общаетесь со своим клиентом, и очень важно оставить неизгладимое впечатление.В ProfitBooks мы видели, как многие компании страдают от просроченных платежей из-за неправильных условий оплаты счетов. В этом посте я объяснил, как составить условия оплаты по счетам, которые помогут вам быстрее получать деньги.

Срок оплаты указывает количество дней, которые доступны клиенту для оплаты товаров или услуг, которые были предоставлены поставщиком. Любому бизнесу требуется стабильный оборотный капитал для покрытия операционных расходов, таких как заработная плата, логистика и т. Д., А также средства для постоянного расширения.Задержки с платежами могут нарушить поток денежных средств, что приведет к нехватке денежных средств, необходимых для закупки сырья для производства конечных продуктов и / или развития бизнеса за счет приобретения или слияния. Это особенно сложно для малых предприятий или начинающих компаний, которые не могут позволить себе задержку платежей. Следовательно, возникает необходимость в оптимальных условиях оплаты и ясности в отображении сроков оплаты в счетах-фактурах.

Вот 5 советов по составлению эффективных условий оплаты счетов

1) Формулировка счета
При составлении счета важно выглядеть вежливым и профессиональным.Дружественные фразы, такие как «Пожалуйста, произведите оплату вовремя», «Пожалуйста, оплатите счет в течение ХХ дней» и «Спасибо, что воспользовались нашей услугой», могут повысить вероятность оплаты более чем на 5 процентов. Вежливость создает положительный имидж компании и увеличивает вероятность своевременной оплаты.

2) Подробная схема
Подробное описание выставленных позиций, например, Дата поступления товара, описание поставленных товаров, цена за единицу, общая цена, сумма налога и т. Д.гарантирует, что поставщик знает, за что он или она платит, и что счет-фактура имеет больше шансов на своевременную оплату. Аналогичным образом, важно выяснить у клиента, какие данные являются обязательными и должны быть указаны в счете-фактуре, чтобы избежать отклонения счета-фактуры и задержки платежа. Многие поставщики предъявляют особые требования, такие как предоставление номера заказа на закупку, счет-фактура, который должен быть адресован конкретному человеку или отделу, счет-фактура / доставка по адресам и т. Д. В копии счета-фактуры.Несоблюдение этих требований может отрицательно сказаться на своевременности платежей.

3) Дни и чистая
Хотя такие термины, как чистая 30 или чистая 45, широко используются в деловом языке, они менее популярны среди тех, кто плохо разбирается в финансовой терминологии. Такие термины, как «Срок при получении», расплывчаты и могут толковаться по-своему. Использование таких слов, как «дни» вместо «нетто», и включение конкретных условий оплаты, например «Срок оплаты в течение 60 дней», дает больше шансов добраться до клиента с повышенными шансами на своевременные платежи.

4) Намек на штраф за просрочку платежа
Хорошая идея – повторить влияние просрочки платежа, сделав отметку в счете о применимости сбора за просрочку платежа в случае, если платеж превышает установленный срок. Это увеличивает срочность счета и перекладывает бремя своевременной оплаты на клиента. Добавление предупреждения о поздней оплате может повлиять на более быструю оплату, так как покупатель узнает о последствиях просроченной оплаты и упрощает расстановку приоритетов для этих счетов по сравнению с другими незавершенными счетами.

5) Политика оплаты с короткими сроками
Хотя более длительные сроки оплаты возможны для немногих клиентов, тем не менее, желательно, чтобы вы договаривались с клиентами о более коротких сроках оплаты, например, 15 или 30 дней, пока вы устанавливаете отношения с клиентами. Более короткий срок оплаты обеспечит более быстрый денежный поток и достаточный оборотный капитал для удовлетворения требований вашего бизнеса.

Оптимальные условия оплаты
Хотя у разных предприятий есть свои собственные индивидуальные условия оплаты в соответствии с их типом бизнеса и требованиями к капиталу, существует несколько общих условий оплаты счетов, которые считаются отраслевыми стандартами.Ознакомьтесь с этими условиями оплаты и их значением.

1. Нетто 7 – Платеж должен быть произведен в течение 7 дней с даты выставления счета
2. Нетто 10 – Платеж должен быть произведен в течение 10 дней с даты выставления счета
3. Нетто 30 – Платеж должен быть произведен в течение 30 дней с даты выставления счета
4. Нетто 60 – Платеж должен быть произведен в течение 60 дней с даты выставления счета
5. Нетто 90 – Платеж должен быть произведен в течение 90 дней с даты выставления счета
6. COD – Наложенный платеж
7. CIA – Предоплата
8. PIA – Авансовый платеж
9. 1% 10 Net 30 – Клиент имеет право на скидку 1%, если платеж поступает в течение 10 дней.Полная оплата требуется через 10 дней, а общий срок оплаты составляет 30 дней с даты выставления счета
.
10. Contra Payment – Платеж от клиента зачитывается с расходными материалами, закупленными у клиента

Теперь, когда мы разобрались в искусстве составления эффективных условий оплаты счетов, давайте рассмотрим несколько способов сократить цикл приема платежей:
1) Способ отправки счета
В прошлом обычная почта была наиболее предпочтительным вариантом отправки счетов клиентам или поставщикам.Однако недостаток этого подхода заключается в том, что во многих случаях счета-фактуры теряются при транспортировке, и это не осознается до тех пор, пока не произойдет задержка платежа или клиенту не будет отправлено напоминание. Альтернативой этому является электронное выставление счетов, при котором поставщики могут легко войти на портал, загрузить свои счета и отправить свои счета онлайн. Поставщики и продавцы / клиенты получат уведомление об успешной отправке, что позволит лучше контролировать весь процесс. Другой вариант – выставлять счета по электронной почте.Оба варианта безбумажные, быстрые, экономичные, легко отслеживаемые и удобные для обеих сторон.

2) Скидка за досрочную оплату
Льготы нравятся всем, и ваши клиенты не исключение. Предоставление скидки при досрочной оплате может мотивировать клиентов отдавать предпочтение вашим счетам над другими и оплачивать их заранее. Обычной практикой является предложение скидки 1% или 2% от общей суммы счета, если счет оплачивается в течение определенного срока, который опережает срок оплаты.Например. 1% 10 – нетто 30. Это беспроигрышный вариант для обоих, поскольку клиент может воспользоваться скидкой, а поставщик – своевременными платежами.

3) Несколько вариантов оплаты
Это эпоха цифрового банкинга, и потребители все больше уходят от традиционного подхода к оплате наличными или чеками к онлайн-банкингу. Варианты оплаты, такие как EFT (электронный перевод средств) и дебетовая / кредитная оплата, являются более быстрыми и безопасными, поскольку они помогают вам быстрее получать платежи и снижают вероятность мошенничества.Целесообразно включать в свои счета варианты онлайн-оплаты, поскольку клиенты более склонны переходить по ссылке для оплаты, чтобы произвести оплату на работе или в домашних условиях, вместо того, чтобы посещать банк, чтобы внести наличные или чек.

Узнайте, как добавить кнопку «Оплатить» на счетах, интегрировав платежный шлюз.

4) Рационализация сроков платежа
Периодическая рационализация несоответствующих условий платежа – хороший метод для выявления и отмены избыточных условий платежа, которые подвержены задержкам платежей и не соответствуют первоначальному контракту.Более короткий срок оплаты может улучшить ваш оборотный капитал, в то время как более длительный срок выгоден для клиента. Подход к рационализации сроков платежа направлен на уравновешивание обоих аспектов и выбор срока, который является оптимальным и жизнеспособным.

5) Напоминания о досрочной оплате
Эффективная стратегия сбора платежей, вы можете рассмотреть возможность автоматической настройки напоминаний о платеже за несколько дней до фактического срока платежа. Часто клиенты не платят поздно намеренно, а опаздывают, поскольку они склонны забывать, учитывая тот факт, что у них слишком много счетов-фактур.Автоматические напоминания могут служить дружеским толчком для этих клиентов и способствовать своевременной оплате по мере приближения срока оплаты счета.

6) Своевременное выставление счетов-фактур
Важно сформировать счет-фактуру сразу после доставки заказа, а не ждать, пока поставщик начнет погоню за платежом. Наличие определенной даты выставления счета вместе с фиксированной датой платежа полезно для ваших клиентов, чтобы предсказать предстоящий цикл выставления счетов и своевременно производить платежи.Назначение срока платежа, который ближе к сроку платежа клиента, – это разумный способ обеспечить быстрые и своевременные платежи.

7) Развитие здоровых отношений с клиентами
Хорошее взаимопонимание и проактивное общение имеют большое значение для решения проблем, связанных с платежами, с клиентами. Проводите прозрачное и откровенное обсуждение с клиентом всякий раз, когда вы замечаете тенденцию повторяющихся просроченных платежей. Здоровые отношения могут способствовать конструктивному обсуждению между двумя сторонами, чтобы понять основные причины задержки платежа и прийти к конструктивному выводу для оперативного решения проблемы.

8) Соблюдение строгих условий оплаты
Хотя периодический отказ от прав может быть приемлемым для построения отношений, тем не менее, не рекомендуется предлагать клиентам льготные периоды, поскольку они склонны к самоуспокоенности и имеют тенденцию постоянно опаздывать оплачивая свои счета. Важно, чтобы вы убедили их, что условия оплаты фиксированы, если это официально не оговорено, и просроченные платежи повлекут за собой штрафы, включая и вплоть до приостановки выполнения любого нового заказа, до тех пор, пока просроченный платеж не будет реализован.

9) Еженедельная сверка
Важно иметь четкое представление обо всех неоплаченных счетах, как текущих, так и просроченных, путем еженедельной выверки вашей дебиторской задолженности. Это поможет вам определить возможные просроченные платежи, чтобы вы могли своевременно принимать меры для своевременного получения платежей.

10) Запрос на предоплату
Не совсем подходит для небольших заказов, этот подход больше всего подходит для оптовых заказов, когда вы можете попросить клиента внести единовременную предоплату в начале проекта с обещанием погасить оставшаяся сумма после завершения заказа.Это защитит вас от возможных потерь, а также улучшит ваш денежный поток.

Заключительные ноты

Составить точные условия оплаты счета-фактуры может быть непросто. Использование удобного программного обеспечения для бухгалтерского учета может помочь вам автоматизировать это. Например, ProfitBooks предлагает различные шаблоны счетов и опции для установки условий оплаты счетов. Как только он будет настроен, вы можете перестать беспокоиться об этом и сосредоточиться на более быстрой оплате.