Содержание

Заявление на выдачу трудовой книжки при увольнении. Бланк и образец 2021 года

После расторжения трудового договора с работодателем и при окончательном расчете сотрудник должен получить на руки вместе со всеми выплатами трудовую книжку. Но это бывает возможным не всегда: работник может заболеть, срочно уехать либо просто отказаться получать документ по каким-то своим причинам. В этих ситуациях сотрудник может попросить отправить ему трудовую по почте, написав для этого соответствующее заявление.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк заявления на выдачу трудовой книжки при увольнении .docСкачать образец заявления на выдачу трудовой книжки при увольнении .doc

Что говорит закон

Трудовая выдается на руки бывшему сотруднику в последний рабочий день (ст. 84.1 ТК РФ). Если этого не произошло, то, чтобы снять с себя ответственность, работодатель должен составить акт о том, что трудовая книжка не была выдана, и отправить работнику уведомление о необходимости получения документа. К уведомлению также прикладывают запрос на отправку документа почтой.

Внимание! С момента отправки уведомления работодатель освобождается от ответственности за невыдачу трудовой книжки работнику при увольнении.

Для получения книжки почтой пишут заявление. Его можно составить заранее, если сотрудник в курсе предстоящего отсутствия в последний рабочий день. Например, в случае увольнения после отпуска или командировки.

Пишем заявление

Заявление пишут в свободной форме — унифицированного бланка нет. Составляют документ на бумаге формата А4. Можно написать от руки или набрать на компьютере и распечатать, поставить в конце «живую» подпись.

Заявление должно содержать стандартную для таких документов информацию.

В шапке в правой верхней части листа указывают, кому адресована бумага. Это руководитель предприятия или компании. Указывают должность, наименование организации, ФИО руководителя. Далее пишут, от кого этот документ: ФИО экс-сотрудника.

Посередине строчкой ниже пишут наименование документа. С новой строки переходят к написанию основной части заявления. Она должна содержать просьбу выдать трудовую книжку на руки (если работник пришел за ней сам) либо отправить по почте. Нужно указать адрес, куда работодатель должен будет отправить документ.

Завершают заявление дата и подпись бывшего сотрудника.

К сведению! Сотрудник может захотеть получить трудовую книжку через третье лицо по доверенности. В этом случае в заявлении указывают ФИО доверенного лица и формулируют просьбу передать ему документ.

Что дальше

Получив такую просьбу, работодатель обязан в течение 3 дней отправить книжку по почте работнику. Само заявление прикладывают к личному делу экс-сотрудника, которое потом отправляют в архив компании.

Факт выдачи трудовой книжки работодатель должен зафиксировать в книге учета движения трудовых книжек.

Заявление на отправку трудовой книжки по почте

]]>

Подборка наиболее важных документов по запросу Заявление на отправку трудовой книжки по почте (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Формы документов: Заявление на отправку трудовой книжки по почте

Судебная практика: Заявление на отправку трудовой книжки по почте Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:

Подборка судебных решений за 2020 год: Статья 66 "Трудовая книжка" Трудового кодекса РФ
(В.Н. Трофимов)По мнению суда, сославшегося на абз. 3 ч. 1 ст. 65, ст. 66, ч. 1 - 6 ст. 84.1 ТК РФ, из приведенных нормативных положений трудового законодательства следует, что трудовая книжка на сегодняшний день остается основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работников. По записям в трудовой книжке устанавливается трудовой стаж, с которым законы, иные нормативные правовые акты, коллективный и трудовой договоры связывают возможность реализации тех или иных прав, а также предоставление определенных льгот и преимуществ. В день прекращения трудового договора (последний день работы работника) работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку и произвести с ним расчет. В этот же день работодатель обязан по письменному заявлению увольняющегося работника выдать ему копии документов, связанных с работой. Если работник по каким-либо причинам отсутствует на работе в день прекращения трудового договора (например, выполняет работу по поручению работодателя в другом месте) и в связи с этим не может получить трудовую книжку лично, работодатель обязан направить ему письменное уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление трудовой книжки по почте. По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Заявление на отправку трудовой книжки по почте Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: Трудовую книжку - почтой
(Федотова А.)
("ЭЖ-Юрист", 2017, N 7-8)Работник при увольнении не получил трудовой книжки. Работнику было направлено уведомление о получении трудовой книжки. Работник прислал заявление на отправку его трудовой книжки по почте по указанному адресу на имя его супруги. Может ли работодатель отправить трудовую книжку работника по его заявлению на имя другого человека?

Как забрать трудовую книжку по почте при увольнении?

Трудовая книжка – собственность человека, на чье имя она оформлена. В период трудоустройства она находится на хранении у работодателя. При расторжении трудовых отношений руководитель компании несет ответственность за своевременный возврат документа его владельцу. При этом может потребоваться отправка трудовой книжки по почте при увольнении, если работник не пришел за документами в назначенное время.

Отправка трудовой через почту: действия работодателя

Порядок оформления и возврата трудовых книжек регламентирован постановлением от 16.04.2003 г. под № 225 и постановлением № 69, датированным 10.10.2003 г. Общие стандарты ведения формуляров и отражения в них значимых рабочих событий прописаны Трудовым кодексом России.

Регламент выдачи трудовых книжек приведен в ст. 84.1 ТК РФ:

  • работодатель обязан выдать трудовую книжку ее владельцу при прекращении трудовых взаимоотношений;
  • возврат делают датой увольнения при условии явки работника;
  • если личное присутствие сотрудника невозможно, допустима подача им заявления на пересылку трудовой книжки почтой.

Поэтому пусть не остаётся сомнений, можно ли выслать трудовую книжку по почте. Закон позволяет это делать.

При нарушении работодателем срока возврата трудовой книжки вопрос о применении мер ответственности к организации рассматривается с учетом наличия или отсутствия в произошедшем вины администрации фирмы. Если формуляр не был выдан его собственнику по причине халатности работодателя, то за каждый день просрочки уволенному сотруднику положена выплата зарплаты.

Также см. «Как завести трудовую книжку впервые».

Право отправить трудовую книжку по почте возникает у работодателя, если не представляется возможным передать человеку документ иными способами.

Чтобы воспользоваться способом доставки трудовой посредством почтовой пересылки, компания или ИП должны предварительно направить бывшему сотруднику письменное уведомление о необходимости явиться в назначенный срок за документами. Если гражданин не может или не хочет лично появляться на территории работодателя, ему предоставлена возможность оформить заявление на возврат трудовой книжки по почте.

Необходимость наличия заявления на получение трудовой книжки по почте в том, что для применения метода почтовой пересылки кадровых бланков работодателю надо заручиться письменным согласием на эту процедуру уволенного работника.

Если уволенный сотрудник не дал согласия на пересылку, трудовая книжка остается на хранении у работодателя.

При задержке возврата документов по вине работника предприятие должно дождаться письменного ходатайства от бывшего сотрудника о выдаче ему трудовой книжки. После получения соответствующего заявления трудовую отдают владельцу в течение 3-х рабочих суток.

Перечислим, как правильно отправить трудовую книжку по почте:

1 При неявке уволенного человека в день увольнения текущей датой подготовить и направить через почту уведомление о необходимости забрать документы
2 Обозначить в уведомлении вариант с почтовой пересылкой формуляра при условии письменного согласия работника
3 Составить акта об отказе работника получить документы в назначенный срок
4 Переслать документы
5 Зарегистрировать их выдачу в учетных журналах

Действия работника при получении трудовой по почте

Законодательством не предусмотрен унифицированный образец заявления выслать трудовую книжку по почте. Прошение оформляют в произвольном виде.

В составляемом ходатайстве необходимо указать адресата (работодателя), суть заявления и сведения, идентифицирующие заявителя. В заявлении надо прописать:

  • что забрать документацию в последний рабочий день не представляется возможным;
  • рекомендуем указать причину неявки;
  • обязательно образец заявления на пересылку трудовой книжки почтой должен содержать пожелание работника на это.

Заявительный бланк можно подать предварительно, если заранее известно, что на день увольнения появиться в кадровом отделе не выйдет.

Работник может использовать своё право на получение формуляра через почтовое отправление в любое время:

  • заявление может быть отправлено работодателю до или после даты увольнения;
  • его разрешено приносить лично или направлять заказным письмом.

Более простой вариант, как забрать трудовую книжку по почте – вместо заявления уволенный специалист может дать письменное согласие на пересылку. Формат такого согласия схож с распиской.

Также см. «Правила заполнения трудовых книжек в 2018 году».

 

Заявление на пересылку трудовой книжки почтой (сопроводительное письмо)

Российское законодательство требует от работодателя выдать трудовую книжку сотруднику лично в руки в последний день работы, вместе с остальными документами и расчетом. Это сказано в статье 84.1 Трудового Кодекса РФ. Но бывают такие ситуации, когда отдать трудовую книжку сотруднику в последний день работы не представляется возможным. Чтобы выйти из ситуации и при этом не нарушить закон, можно трудовую книжку отправить почтой. Тем не менее, отправлять трудовую книжку по почте можно только в следующих случаях:

  • ели сотрудник работает в филиале, который находится в другом регионе;
  • если увольнение сотрудника произошло, когда тот был в командировке в другом регионе, стране и т.д.;
  • если сотрудник отправился в отпуск с последующим увольнением и находится в другом городе, регионе, стране и т.д.;
  • сотрудник отсутствует в день увольнения на рабочем месте по неизвестным причинам и не выходит на связь;
  • сотрудник отказывается забирать трудовую книжку, например, не согласен с увольнением;
  • сотрудник болен и не может прийти за трудовой книжкой;
  • сотрудник дал свое согласие на пересылку трудовой книжки письмом;
  • в других случаях, когда лично вручить сотруднику трудовую книжку не представляется возможным

Нужно ли письменное согласие сотрудника на пересылку трудовой книжки почтой

Как мы выяснили, трудовую книжку нужно выдать сотруднику вместе с расчетом в последний день его работы. Однако, как уже было сказано, возможны ситуации, когда сотрудник отказывается забрать трудовую книжку, либо отсутствует на рабочем месте по каким-либо причинам. В этом случае, согласно законодательству, работодатель обязан в этот же день отправить сотруднику уведомление о том, что ему необходимо прийти в организацию и получить свою трудовую книжку или дать свое согласие в письменном виде на получение ее по почте. Это сказано в пункте 36 главы 4 Постановления Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 “О трудовых книжках” (ред. от 25.03.2013). Что указывать в подобном уведомлении, отражено в следующей таблице. Уведомление заполняется на фирменном бланке организации с указанием ее названия, реквизитов и т.д.

Необходимые реквизиты Примечание
Указываются данные сотрудника, которому высылается уведомление Фамилия, инициалы сотрудника, его должность, адрес его регистрации (проживания)
Номер, дата, название уведомление Название уведомления может быть, например, «о необходимости получить трудовую книжку»
Непосредственно текст уведомления В тексте необходимо указать, что в соответствии с законодательством, трудовую книжку ему необходимо выдать в последний рабочий день и что ему необходимо либо прийти в организацию и забрать ее, либо дать свое согласие на отправку ее почтой
Ссылка на приказ об увольнении Указывается на основании какого приказа был уволен сотрудник
Указание на адрес, где можно забрать трудовую книжку Чем подробнее будет составлено уведомление, тем лучше, поэтому необходимо указать полный адрес для получения трудовой книжки
Подпись директора, его фамилия, инициалы, дата Также необходимо поставить печать организации

При отправке уведомления ценным письмом, рекомендуется прямо в описи указать, что в конверт вложено «уведомление сотруднику о том, чтобы он явился на работу для получения трудовой книжки или письменного согласия на получение ее почтой». Опись будет доказательством того, что такое уведомление сотруднику было отправлено.

Как правильно отослать трудовую книжку почтой

Если письменное согласие от сотрудника получено, необходимо отправить трудовую книжку ему по почте.

Порядок действий Примечание
Необходимо составить акт Если сотрудник отказался забирать трудовую книжку, или не явился на работу за ней, то необходимо составить акт. Акт составляется обязательно в присутствии свидетелей. Вышеуказанный акт нужен для того, чтобы подтвердить невиновность организации и ее сотрудников в задержке выдачи трудовой книжки. Если есть такая возможность, то копию акта нужно выдать бывшему сотруднику под расписку. Если в день увольнения сотрудника не было на месте, но при этом получилась ситуация, при которой акт оказался не засвидетельствованным, то в этом случае нужно действовать следующим образом:

·         выслать уведомление сотруднику с предложением либо забрать трудовую книжку в организации, либо  дать свое согласие на ее отправку почтой;

·         если сотрудник никак не отреагирует на это уведомление, трудовая книжка останется на хранении в организации

Необходимо издать приказ На основании акта издается приказ, в котором нужно отметить, что в организации не было возможности ознакомить сотрудника с приказом об увольнении и вручить ему трудовую книжку лично
Отправить трудовую книжку ценным письмом с уведомлением Трудовую книжку нужно отправить ценным письмом. Ценным письмом нужно отправлять, потому что оно делается с описью. Уведомление же, позволит наверняка определить, получил ли сотрудник письмо или нет
Обязательно составить опись В описи указывается, что именно пересылается в письме, поэтому сотрудник в дальнейшем не сможет обвинить организацию в том, что в письме не было трудовой книжки
Второй экземпляр описи с датой, печатью почты и подписью сотрудника почты остается в организации По закону сотрудник почты обязан проверить содержимое письма с описью перед отправкой, он также заверяет опись, поэтому она может являться доказательством в суде
Рекомендуется снять ксерокопии всех листов трудовой книжки перед тем, как отправить ее по почте Если трудовая книжка будет утеряна при пересылке, ксерокопии пригодятся

Рекомендуется разослать письма по всем известным адресам, где может бывать сотрудник. Также нельзя передавать трудовую книжку сотрудника другим людям без нотариально-заверенной доверенности от него.

Форма заявления о согласии отправки трудовой книжки по почте

Если сотрудник согласен на отправку трудовой книжки по почте, то он составляет соответствующее заявление. Хотя работодатель обязан уведомить сотрудника, тем не менее, сотрудник вправе оправить заявление самостоятельно, не дожидаясь уведомления от работодателя. Как написать заявление о согласии отправки трудовой книжки по почте, законодательством не установлено, поэтому составить его нужно в произвольной форме. Несмотря на то, что в законодательстве нет никаких требований к содержанию подобного заявления, необходимо соблюдать определенные правила при его составлении.

Необходимые реквизиты Примечание
Наименование организации, в которую подается заявление В заявлении необходимо указать все эти сведения, потому что того требуют общие правила заполнения заявлений
Фамилия, инициалы руководителя, кому адресуется заявление, его должность
Фамилия, инициалы сотрудника, который пишет заявление, его должность, телефон
Пишется слово «Заявление»
Далее излагается суть проблемы Написать суть можно, например, следующим образом «В соответствии со статьей 84.1 Трудового Кодекса РФ прошу направить мою трудовую книжку по почте по адресу… (пишется адрес) в связи с тем, что…. (пишется, по какой причине организация должна это сделать)
Дата Имеется в виду дата составления заявления. От нее будут отсчитываться положенные три рабочих дня для отправки трудовой книжки почтой, если заявление сотрудник принес в организацию, а не отправил его по почте
Подпись сотрудника, его фамилия и инициалы Сотрудник должен подписать заявление собственноручно

Это самый простой вариант заявления. В заявлении также нужно указать следующие сведения:

  • дату увольнения сотрудника;
  • причина увольнения сотрудника, например «по собственному желанию»;
  • причину, по которой сотрудник не может самостоятельно получить трудовую книжку;
  • просьба сотрудника или его согласие на получение трудовой книжки по почте;
  • полный адрес (индекс, регион, населенный пункт, улица номер дома, номер квартиры), на который следует выслать трудовую книжку

Помимо заявления сотрудник также может направить заявление об окончательном расчете в письменном виде. Получая трудовую книжку на руки, сотрудник должен:

  1. расписаться в трудовой книжке о том, что получил ее;
  2. расписаться в личной карточке;
  3. расписаться в книге учета движения документов о трудовой деятельности

Если трудовая книжка не была получена сотрудником лично в руки, а была отправлена по почте, то сотрудник понятное дело не может расписаться во всех вышеуказанных документах, поэтому сотрудник бухгалтерии ли кадрового отдела, ответственный за ведение личных дел сотрудников, вместо росписи должен указать дату отправления письма сотруднику и дату его получения адресатом. Почтовая квитанция, уведомление о получении трудовой книжки сотрудником необходимо приложить к личной карточке сотрудника.

В ситуации, когда ни сам работник, ни его доверенное лицо, ни близкие родственники сотрудника в случае его смерти не обратились к работодателю с просьбой выдать им его трудовую книжку, ее необходимо подшить к личной карточке сотрудника и сдать в архив. Она должна храниться в архиве не менее 50 лет, если, конечно, раньше не обратились за ее выдачей.

Трудовую книжку за сотрудника могут забрать его личные представители. Это разрешается законодательством. Однако для этого необходимо, чтобы сотрудник оформил доверенность на своего личного представителя. Эту доверенность должна быть заверена у нотариуса. В доверенности должно содержаться разрешение на получение трудовой книжки личным представителем, а также разрешение на необходимые действия при получении трудовой книжки, например, на возможность расписаться за сотрудника. Храниться доверенность будет также в организации, для подтверждения законной выдачи трудовой книжки его личному представителю.

Пошаговая инструкция для уволенного работника, как забрать трудовую книжку по почте

Для получения трудовой книжки по почте сотрудник должен сделать ряд действий.

Действия сотрудника Примечания
Получение уведомления Сотрудник должен сначала получить уведомление от работодателя и расписаться в нем
Получить письмо Заполнить оборотную сторону уведомления и получить письмо на почте. Для этого сотруднику понадобится паспорт
Составить ответное письмо Получив трудовую книжку на руки желательно написать ответное письмо, что трудовая книжка получена, и сотрудник не имеет претензий к организации. Письмо нужно будет отправить обратно в организацию на ее фактический адрес

Что может предпринять уволенный сотрудник, если не получит свою трудовую книжку

Если уволенный сотрудник не получит свою трудовую книжку вовремя по вине работодателя, то он имеет право обратиться в суд с требованием о возмещении морального вреда. Моральный вред в данном случае может выражаться в том, что у сотрудника возникли проблемы с трудоустройством из-за отсутствия трудовой книжки или он не может оформить пенсию и т.д. Если суд признает вину работодателя, сотруднику будет выплачена денежная компенсация. Также дата увольнения может перенестись на день выдачи трудовой книжки, в связи с этим сотрудник может рассчитывать на выплату среднего заработка за вынужденный прогул. Если получилась такая ситуация, то  в организации помимо прочего нужно будет издать соответствующий приказ и занести новую запись в трудовую книжку.

Распространенные вопросы при отправке трудовой книжки по почте

Вопрос 1. Сотрудник выслал работодателю заявление о том, что он разрешает отправить свою трудовую книжку по почте. Работодатель получил это заявление 08.04.2020 года. В течение какого срока работодатель обязан выслать трудовую книжку по почте?

Ответ. Важно! Согласно статье 62 Трудового Кодекса РФ получив заявление, работодатель должен не позднее три рабочих дней выдать сотруднику трудовую книжку. Так как заявление было отправлено почтой, то соответственно три дня отсчитываются с момента получения этого заявления работодателем. Значит, отправить трудовую книжку необходимо до 11.04.2020 года.

Распространенные ошибки при отправке трудовой книжки почтой

Ошибка. Основной ошибкой является то, что работодатель отправляет трудовую книжку по почте сотруднику в тот же день, когда сотрудник был уволен. Это является нарушением нашего законодательства.

Как правильно. В статье 84 Трудового Кодекса РФ сказано, что прежде чем отправлять трудовую книжку по почте,  необходимо отправить уведомление сотруднику о том, чтобы он пришел за трудовой книжкой, либо дал согласие на то, чтобы работодатель отправил ее по почте. Начиная со дня отправки такого уведомления, работодатель освобождается от ответственности, потому что ему уже нельзя предъявить задержку трудовой книжки. Высылать трудовую книжку почтой работодатель имеет право, только после того, как получит согласие работника в письменном виде. Если же никакого ответа от сотрудника не последует, работодатель должен оставить его трудовую книжку у себя и хранить ее установленное время.

Уведомление о необходимости забрать трудовую книжку

Уведомление о получении трудовой книжки — это документ, в котором отражено требование в адрес уволенного сотрудника забрать из Отдела кадров формуляр в связи с прекращением отношений.

Когда нужно направить уведомление

В СССР отношение людей к рабочим документам было трепетным. Их бережно хранили и относились к ним с большим уважением. От них зависела карьера, а порой и судьба человека. Ситуация, когда кадровый аппарат направлял письмо работнику о необходимости забрать трудовую книжку, была немыслима. Людям в голову не приходило уволиться, не забрав у прежнего работодателя документ, без которого на работу нигде не возьмут. Невероятным было, листая архивное личное дело, обнаружить там уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (копию), или какие-либо иные свидетельства того, что работодатель разыскивал работника. Кадровики не консультировались друг с другом, как поступить со строптивым работником, не ломали голову, как достучаться до того, кто ничего не хочет ни слышать, ни понимать. Такие ситуации встречались, но это были исключительные случаи.

Постсоветское время многое поменяло. У людей появилось недоверие к главному рабочему документу, которое бросается в глаза многим кадровикам. Бывает, что уволенные сотрудники оставляют или забывают их в отделе кадров. Иногда они отказываются их забрать. Тогда отказ актируется в присутствии свидетелей. Вот как он выглядит:

Такое случается, когда сотрудник:

  • заболел;
  • был уволен по «нехорошей статье»;
  • устроился к новому работодателю и приехать к старому нет времени;
  • готов пренебречь стажем, поскольку он очень мал;
  • обижен и с прежним работодателем не хочет иметь никаких дел;
  • пропал по неизвестной причине.

Во всех этих случаях у граждан проблем не будет, они заявят, что раньше нигде не работали. А вот у кадровика начнутся хлопоты. Документ важно выдать в день увольнения. Если сделать это не представляется возможным, следует оформить уведомление сотрудника о необходимости забрать трудовую книжку или дать согласие на отправку ее почтой. Об этом сказано в статье 84.1 ТК РФ и постановлении правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Как составить уведомление о необходимости забрать ТК

Оформляем уведомление сотрудника об увольнении и необходимости забрать трудовую книжку в свободной форме в виде письма. Указываем дату составления, имя и адрес работника, название и само обращение. В обращении пишем номер договора, когда составлен и прекращен, причину расторжения, объясняем, почему не смогли выдать документ вовремя. Предлагаем сделать выбор — забрать его лично или указать адрес и разрешить выслать почтой. Напоминаем, что без письменного разрешения мы не сможем ничего переслать, поэтому письмо от сотрудника с согласием обязательно. Отмечаем, что автоматически перестаем отвечать за опоздание с выдачей документа после почтового отправления письма с этой информацией.

Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»

456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1

тел./факс (812) 545-2121; 493-0787

ИНН 1234567890; КПП 121001001; ОКПО 90100101; ОГРН 2323454567001

01.12.2020 18:30 Субъект РФ

УВЕДОМЛЕНИЕ

работнику о необходимости явиться за трудовой книжкой

или дать согласие на отправку ее по почте

Уважаемая Ирина Леонидовна, договор № 462, заключенный с Вами 01.09.2020, расторгнут 01.12.2020 по инициативе работодателя в связи с неудовлетворительным результатом испытания, часть первая статьи 71 ТК РФ.

По неизвестной причине в день увольнения Вы не пришли на работу, поэтому тр. книжка Вам выдана не была.

На основании статьи 84.1 ТК РФ, просим Вас явиться за документом в отдел кадров ООО «Ppt.ru» по адресу: 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1 в рабочие дни с 9:00 до 18:00, либо выслать по указанному адресу Ваше письменное согласие на отправку ее по почте с указанием адреса доставки.

Генеральный директор___________________/Петров Н.Г./

М.П.

Каким образом передать работнику

Звонки, СМС-сообщения, телефонограммы не считаются должным уведомлением. Так что идем на почту сами и отправляем документ заказным письмом с уведомлением о вручении по всем адресам, указанным в личном деле или в других источниках. Обязательно делаем опись. Помним, что высылаемое нами уведомление работнику об отправке трудовой книжки отправить заказным письмом очень важно. Работодатель получит квитанции с указанием всех адресов и сможет доказать, что сделал все возможное для извещения «потеряшки». Почта же несет ответственность за пересылку и гарантирует вручение писем бывшему работнику под подпись.

Возникает вопрос: когда отправлять уведомление о явке за трудовой книжкой, чтобы не пропустить положенные сроки, часто обозначенные в законе. Ответы на него на просторах интернета разные. Где-то сказано про три дня, где-то расчет идет неделями. Закон указывает, что отправлять сообщение необходимо в день увольнения.

Если хозяин не объявится и согласия на пересылку нет, храним документ до востребования (п. 43 правил ведения и хранения, утвержденных постановлением правительства от 16.04.2003 № 225). Если вели его в электронном виде и в день увольнения человека нет, оформляем отсутствие и высылаем сведения о работе по форме СТД-Р заказным письмом с уведомлением по известным адресам без запроса разрешения на пересылку (ст. 84.1 ТК РФ).

Если работник — иностранец

Часть первая ст. 3 закона СССР от 24.06.1991 № 2261-1 запрещает вывоз и пересылку за границу рабочих документов, военных билетов и удостоверений личности. Тут все предельно ясно: высылаем информационное письмо по указанным иностранным гражданином адресам о необходимости забрать документ лично, объясняем, почему не можем его переслать. И храним до востребования.


Правовые документы

Как отправить трудовую книжку уволенному работнику по почте: инструкция

Автор TrudDogovor.ru На чтение 5 мин. Опубликовано

Законодательством установлена обязанность отдать трудовую книжку в последний день работы сотрудника. На практике реализовать требования закона достаточно сложно. Избежать ответственности позволит направление отчетного кадрового документа работнику по почте.

В каких случаях допустимо применение такого способа, как правило, составить заявление на пересылку документа, как оформляется согласие на отправление. Об особенностях оформления писем и взаимодействия с Почтой России вы узнаете из этого материала.

Когда можно отправить через почтовое отделение?

Пересылка ТК по почте возможна исключительно в случаях, предусмотренных законом. К ним относятся:

  • нахождение на должности сотрудника в удаленном офисе, находящемся в другом регионе, чем головное управление компании;
  • увольнение во время командировки или стажировки в отдаленном районе;
  • при отъезде сотрудника в отпуск с подачей заявления на отдых с последующим увольнением;
  • в иных случаях на практике, когда получение документа лично сотрудником не представляется возможным.

Как правильно отправить?

Для процедуры пересылки трудовой книжки характерно несколько важных моментов:

  • отправка документа почтой по инициативе работодателя не всегда уместна. Необходима она только в случаях, когда данная мера допускается положениями законодательства. Не влияет на эти правила и нормы статей 62 и 77 ТК РФ о необходимо передачи трудовой книжки работнику в последний день исполнения им обязательств.
  • направление документа Почтой России возможно только в случаях, когда работник самостоятельно заявил о своем желании получить трудовую книжку по почте. Он может заявить об этом работодателю или дать разрешение на получение книжки таким способом в ответ на уведомление предприятия.
  • даже при увольнении работника в связи с привлечением его к административной или дисциплинарной ответственности требуется предварительное получение письменного согласия на пересылку трудовой книжки по почте.

Как написать заявление

Если сотрудник не может прийти явиться в кадровый отдел работодателя для получения ТК в связи с длительным отъездом или по другим причинам, он может подать заявление об отправлении документа почтой.

Форма заявления

Единой формы заявления не установлено. В заявлении должны присутствовать следующие реквизиты:

  • Ф. И. О. работника;
  • название организации и/или ответственного лица кадрового отдела за хранение и выдачу ТК;
  • название документа – уведомление;
  • сообщение о необходимо отправки книжки по почте;
  • дата составления;
  • собственноручная подпись сотрудника, при представлении его интересов – нотариально заверенная доверенность с указанием полномочия на оформление таких бумаг.

Как написать?

Заявление на направление трудовой книжки почтой работник составляет и подписывает самостоятельно. По нотариально заверенной доверенности такие действия вправе осуществлять законный представитель, защищающий трудовые права сотрудника. Оказать содействие при оформлении договора вправе трудовая инспекция.

Согласие на отправление

Заявление с выражением согласия на получение ТК по почте составляется в произвольной форме, единого унифицированного вида не существует.

Допускается указание на согласие отправить ТК по почте следующими способами:

  • вписанием фразы «Согласен на отправление ТК по почте на адрес работника» при составлении заявления на увольнение;
  • отдельным документом, независимо от факта прекращения трудовых отношений;
  • при направлении телеграммы, удостоверенной работником телеграфа.

Оформление разрешения на отправку трудовой книжки по почте осуществляется в следующем порядке:

  • составляется уведомление и подписывается работником;
  • передается сотруднику Почты России для заверения, в конверт вкладывается опись, дубликат остается у заявителя с отметкой почтового отделения о принятии, требуется заполнение уведомления о получении письма, форма отправления – заказная;
  • документ предъявляется для пересылки, оплачивается пошлина;
  • при получении письма представителем работодателя уведомление возвращается в отделение Почты России или на адрес сотрудника с отметкой о получении.

Как забрать из другого города?

Если сотрудник находится в ином населенном пункте к моменту, когда ТК должна быть получена у работодателя в связи с увольнением, он может получить документ способами:

  • направив по почте заявление об отправке документа в другой город;
  • выписав доверенность и заверением ее у нотариуса на получение кадрового документа у работодателя во исполнение трудовых прав сотрудника.

Письмо-уведомление

Работодатель в случае отсутствия сотрудника на рабочем месте или его пребывании в отдаленном районе вправе составить письмо-уведомление о необходимости явки в кадровый отдел или предоставлении письменного согласия об отправке ТК Почтой России.

Как получить по почте?

При направлении уведомления о необходимости явки за получением трудовой книжки в офис компании или получения согласия на отправку документа по почте, следует правильно оформить получение.

По извещению работник должен явиться в отделение почтовой связи и получить письмо. ТК изымается из письма сотрудником самостоятельно. Уведомление заполняется, проставляется подпись в получении и осуществляется его отправка на адрес предприятия в подтверждение выемки письма с документацией.

Если в течение длительного времени сотрудник не является в почтовое отделение, то трудовая книжка хранится до востребования. При истечении сроков она возвращается на предприятие, куда должен явиться работник для ее получения. В ином случае он должен отправить другое заявление с просьбой выслать документ по другому адресу его пребывания.

Законодательная база

Как осуществляется отправка по почте и форма уведомления о согласии на пересылку документа прописаны в нормативной базе:

Порядок отправки трудовой книжки по почте при увольнении

Когда сотрудник компании увольняется, после завершения необходимых процедур и получения расчета, работник кадровой службы обязан вернуть трудовую книжку с записью об увольнении.

 

Иногда передать документ лично в руки не удаётся, и приходится прибегать к отправке трудовой книжки по почте при увольнении уволенному сотруднику.

 

 

Вернуть трудовую – обязанность работодателя

 

Трудовая книжка имеет довольно большое значение для гражданина и о сохранности документа нужно заботиться особо тщательно.

 

Отражая стаж работы гражданина, занимаемые ранее должности, документ может многое сказать потенциальному работодателю о соискателе на какую-то должность на предприятии.

 

Закон предусматривает и особые правила хранения трудовых книжек тогда, когда они находятся во временном распоряжении кадровой службы фирмы, на которой владелец книжки трудится в данный момент.

 

Итак. Передать лично в руки трудовую не удалось. Причины этому могут быть различными.

 

Обстоятельства, порой, не позволяют даже при желании поступить так, как предписано нормой.

 

Но если имеет место конфликт на трудовой почве, работодателю уволенного сотрудника важно обезопасить себя от исков в суд, и полностью выполнить свои обязательства по закону и трудовому договору. Передать трудовую книжку можно и по почте.

 

 

Тонкости отправки трудовой книжки по почте при увольнении

 

Просто отправить трудовую заказным письмом можно, но не стоит сразу этого делать.

 

Наиболее правильно в этом случае необходимо поступить следующим образом:

 

  1. Отправляем сотруднику, которому необходимо вернуть трудовую, заказное письмо, в котором требуем явиться в кадровую службу и забрать документ. В этом же письме указываем, что при неявке лично, трудовая книжка будет отправлена почтой.
  2. Когда уведомление о доставке такого письма получено, и ответа от гражданина не последовало, либо тот выразил своё согласие на почтовую пересылку, можно приступать непосредственно к отправке самого документа.
  3. Заказным письмом с уведомлением о доставке отправляем документ адресату и заботимся о том, чтобы квитанции о доставке отправления сохранились. В таком случае предъявить претензии по поводу невозврата трудовой и нарушении норм законодательства у работника не выйдет.

 

К почтовым отправлениям трудовых книжек следует прибегать лишь в крайних случаях, когда другими способами соблюсти установленную процедуру не удаётся.

 

Работникам же необходимо учесть, что трудовую не следует оставлять на местах прежней работы и каждый раз заводить новую, доказать Ваш официальный рабочий стаж может только трудовая книжка.

Руководство для писателя по добросовестному использованию и разрешениям + образец письма с разрешениями

Andrea Costa Photography / Flickr

Примечание от Джейн: Это краеугольный пост моего сайта, который регулярно обновляется.


Всякий раз, когда вы решаете напрямую процитировать, отобрать или воспроизвести чью-то работу в своей собственной - будь то книга, блог, статья в журнале или что-то еще - вы должны учитывать при каждом использовании, необходимо ли получить явное юридическое разрешение у создателя или владельца работы.

К сожалению, цитирование или отрывок из чужой работы относится к одной из самых серых областей закона об авторском праве. Не существует юридической нормы , определяющей, какое количество можно использовать без разрешения владельца или создателя материала. По этому вопросу велись серьезные юридические баталии, но до сих пор нет правила черно-белого.

Однако, вероятно, самое большое «правило», которое вы найдете, - если вы ищете в Интернете или спрашиваете повсюду, - это: «Спрашивайте явного разрешения на все, что не входит в X.»

Что означает« Х », зависит от того, кого вы спрашиваете. Некоторые говорят 300 слов. Некоторые говорят одной строчкой. Некоторые говорят, что количество слов составляет 10%.

Но любые правила, которые вы обнаружите, основаны на общих принципах организации или опыте человека, а также на его общем уровне комфорта с риском, связанным с прямым цитированием и отрывком из работы. Вот почему мнения и рекомендации так сильно различаются. Более того, каждый случай цитирования / цитирования одного и того же произведения может иметь разный ответ на вопрос, нужно ли вам разрешение.

Итак, нет единого правила, которое можно применить, только принципы. Так что я надеюсь внести некоторую ясность в эти принципы в этом посте.

Когда НЕ нужно обращаться за разрешением?

Вам не нужно запрашивать разрешение на работу, которая находится в общественном достоянии . Это не всегда легко определить, но с 1 января 2020 года сюда входят все работы, опубликованные до 1925 года. (С 1 января 2021 года сюда будут включены все работы, опубликованные до 1926 года. И так далее. )

Некоторые произведения, опубликованные после 1925 года, также находятся в свободном доступе.Прочтите это руководство из Стэнфорда о том, как определить, находится ли работа в общественном достоянии.

Вам также не нужно запрашивать разрешение, когда вы просто упоминаете название или автора работы. Это все равно что цитировать факт. Каждый раз, когда вы излагаете неукрашенные факты - например, список из 50 штатов США, - вы не нарушаете чьи-либо авторские права.

Также можно разместить ссылку на что-либо в Интернете со своего веб-сайта, блога или публикации. Для связывания не требуется разрешения.

Наконец, если ваше использование подпадает под «добросовестное использование», вам не нужно разрешение.Здесь мы попадаем в самую сложную область, когда дело касается разрешений.

Что представляет собой «добросовестное использование» и, следовательно, не требует разрешения?

Существует четыре критерия добросовестного использования. Звучит аккуратно, но это не так. Эти критерии расплывчаты и открыты для интерпретации. В конечном итоге, когда возникают разногласия по поводу того, что считать добросовестным использованием, решение остается за судом.

Четыре критерия:

  1. Цель и характер использования. Например, часто проводится различие между коммерческим и некоммерческим / образовательным использованием. Если цель вашей работы - коммерческая (заработок), это не значит, что вы внезапно нарушили добросовестное использование. Но это делает ваш случай менее привлекательным, если вы позаимствуете много работы у кого-то, чтобы поддержать собственное коммерческое предприятие.
  2. Характер работы, защищенной авторским правом . Факты не могут быть защищены авторским правом. Более творческие или творческие работы обычно получают самую надежную защиту.
  3. Сумма и существенность использованной части по отношению ко всей цитируемой работе . Закон не предлагает никаких процентов или подсчета слов, которые мы могли бы использовать. Это потому, что если указанная часть считается наиболее ценной частью работы, вы можете нарушить законное использование. Тем не менее, большинство издателей руководств для авторов предлагают практическое правило; В издательстве, в котором я работал, этот ориентир составлял 200–300 слов из работы размером с книгу.
  4. Влияние использования на потенциальный рынок или стоимость цитируемой работы .Если использование вами оригинальной работы влияет на вероятность того, что люди купят оригинальную работу, вы можете нарушить принципы добросовестного использования. То есть: если вы цитируете материал широко или таким образом, чтобы исходный источник больше не требовался, то вы, возможно, влияете на рынок цитируемой работы. (Не путайте этот критерий с целью обзора или критики. Если отрицательный отзыв отговорил бы людей от покупки источника, это не связано с обсуждением добросовестного использования в этом посте.)

Для дальнейшего изучения того, что означают эти четыре критерия на практике, обязательно прочтите прекрасную статью адвоката Говарда Захароффа, которая изначально была опубликована в журнале Writer’s Digest: «Руководство для писателей по добросовестному использованию».

На практике, если вы цитируете только несколько строк из полной книги, вы, скорее всего, соблюдаете правила добросовестного использования, и вам не нужно получать разрешение. Но подчеркнем: каждый случай индивидуален. Также многое зависит от вашей терпимости к риску.Чтобы исключить все возможные риски, лучше либо попросить разрешения, либо исключить использование материалов, защищенных авторским правом, в вашей собственной работе. Вот блок-схема, которая поможет вам оценить, на что вам может потребоваться разрешение.

Три важных предостережения относительно этой диаграммы

  • Ничто не может помешать кому-либо подать на вас в суд, если вы используете его охраняемую авторским правом работу в своей опубликованной работе.
  • Единственный способ проверки использования вами авторских прав - это судебный процесс. То есть нет общего контроля за авторскими правами.Поэтому то, как вы будете обращаться с контентом, защищенным авторским правом, зависит от того, насколько вы не рискуете. Если вы решите не запрашивать разрешения, потому что планируете использовать аргумент добросовестного использования, будьте готовы предоставить наилучшие возможные аргументы для защиты вашего использования контента, защищенного авторским правом, в случае предъявления иска.
  • Если вы намереваетесь производить материалы, доступные во всем мире и в цифровой форме (например, контент в Интернете, электронные книги и т. Д.), и , если вы используете контент, который считается общественным достоянием в Соединенных Штатах, вам следует удвоить -проверьте, является ли контент также общедоступным в других странах.Вы можете узнать больше об этой проблеме в статье Стивена Фишмана «Общественное достояние».

Если вас беспокоит риск, вы также можете выполнить поиск по имени правообладателя и ключевому слову «судебный процесс» или «авторское право», чтобы узнать, пытались ли они подать в суд на кого-либо. Однако то, что кто-то еще не подал в суд, не означает, что он не подаст в суд на вас.

Если вы запрашиваете разрешение, вам необходимо идентифицировать правообладателя.

После того, как вы решили запросить разрешение, следующей и одной из самых сложных задач станет определение того, кто в настоящее время владеет авторскими правами или лицензией на произведение.Не всегда будет ясно, кто является правообладателем или находится ли работа под авторским правом. Вот ваши отправные точки.

  • Сначала проверьте фактический источник текста. Иногда авторы используют цитаты из Goodreads или других сетевых источников, не проверяя их точность. (Как человек, которому ошибочно приписывают значение в Goodreads, я могу подтвердить: люди ошибочно приписывают все время .) Если вы не знаете источник, и вы не знаете длину исходной работы, и вы не знайте, что если то, что вы цитируете, является «сердцем» работы, то вы подвергаете себя риску нарушения.
  • Если вы хотите получить разрешение на цитирование книги, загляните на страницу об авторских правах для правообладателя; обычно это автор. Однако, если книга в настоящее время находится в печати и в продаже, обычно вы обращаетесь к издателю за разрешением. Вы также можете попытаться связаться с автором, литературным агентом или агентством автора. (Как правило, лучше обратиться к тому, кто кажется наиболее доступным и отзывчивым.)
  • Если книга больше не издается (иногда это можно сказать, потому что издания доступны для продажи только у третьих лиц на Amazon), или если издатель не работает или недоступен по другим причинам, вам следует попытаться связаться с автором, если он указан как правообладатель на странице авторских прав.
  • Вы также можете проверить государственные документы. Большинство опубликованных книг, а также другие материалы официально зарегистрированы в Бюро регистрации авторских прав США. Вот отличное руководство из Стэнфорда по поиску государственных документов.
  • Разрешения для фотографий или изображений: Где появляется фотография? Если фотография опубликована в газете, журнале или онлайн-публикации, вам следует получить разрешение от публикации, если фотография сделана одним из их штатных фотографов или иным образом создана сотрудниками.Если вы нашли фотографию в Интернете, вам нужно выяснить, откуда она сделана и / или кому изначально присвоено. (Попробуйте использовать Google Image Search.) В случае сомнений обратитесь за разрешением к фотографу, помня, что многие фотографы работают через крупные агентства, такие как Getty, для получения лицензий и разрешений. Разрешения на фотографии могут быстро усложняться, если они включают модели (вам может потребоваться выпуск модели в дополнение к разрешению) или продукты, зарегистрированные под торговой маркой. Вот отличное подробное руководство, если оно вам нужно: Могу ли я использовать это изображение?

Как правило, вам или вашему издателю потребуется неисключительных прав мировых прав на цитируемый материал.«Неисключительный» означает, что вы не препятствуете правообладателю делать все, что они хотят, с исходным материалом; «Мировые права» означают, что у вас есть возможность распространять и продавать свою работу с цитируемым материалом в любой точке мира, что почти всегда является необходимостью, учитывая цифровой мир, в котором мы живем.

Кроме того, разрешение обычно предоставляется на конкретный тираж или период времени. Например, если вы запрашиваете разрешение на тираж 5000 копий, вам нужно будет получить разрешение во второй раз, если вы вернетесь к печати.(А если вы опубликуете второе издание, вам нужно будет снова запросить разрешение.)

Возможное решение для некоторых авторов: PLSclear

PLSclear, британская фирма, может помочь защитить разрешения. Это бесплатная услуга; вот список участвующих издателей.

Если у вас есть контракт с издателем

Практически каждый традиционный издатель предоставляет своим авторам форму разрешений для использования в их проекте (обязательно спросите, не получили ли вы ее!), Но если вы автор самостоятельной публикации, или вы работаете в новом или неопытном доме, вам может потребоваться создать свой собственный.

Чтобы помочь вам начать работу, я создал образец письма с разрешениями, которое вы можете настроить; это будет особенно полезно, если вы обратитесь к авторам или отдельным лицам за разрешением. В этом будет меньше необходимости, если вы будете связываться с издателями, у которых часто есть собственные формы, которые вам нужно подписать или заполнить.

Чтобы запросить разрешение у издателя, посетите его веб-сайт и найдите отдел разрешений или прав. Вот ссылки на отдел по правам издателей Нью-Йорка с инструкциями о том, как запросить разрешение.

Будет ли с вас плата за разрешение?

Трудно сказать, но когда я работал в издательстве среднего размера, мы посоветовали авторам быть готовыми платить 1000–3000 долларов за все необходимые разрешения, если они цитируют регулярно и подробно. (Издатели не оплачивают плату за разрешения для авторов, за исключением особых случаев.) Если вы запрашиваете разрешение на использование, которое носит некоммерческий или образовательный характер, плата может быть ниже или отменена.

Что делать, если вы не получаете ответа или условия являются необоснованными?

К сожалению, вы мало что можете сделать.Если вы не можете дождаться ответа или если вы не можете позволить себе гонорар, не используйте эту работу самостоятельно. Однако есть так называемый вариант «добросовестного поиска». Если вы сделали все возможное, чтобы получить разрешение, но не можете определить правообладателя, связаться с правообладателем или получить ответ от правообладателя (и вы его задокументировали), это будет рассмотрено как часть штраф за нарушение. Однако это не защита от судебного преследования или признания виновным в нарушении прав.

Как избежать необходимости запрашивать разрешение

Лучший способ избежать получения разрешения - не цитировать и не цитировать чужую работу, охраняемую авторским правом. Некоторые считают, что перефразирование или резюмирование оригинала - вместо его цитирования - может избавить вас от ответственности, а в некоторых случаях это может быть приемлемо. Идеи не защищены авторским правом, но выражение этих идей защищено. Так что, как правило, можно выразить что-то своими словами или перефразировать, если это не слишком близко к тому, как была выражена исходная идея.

Вы также можете попытаться ограничить себя использованием работ, которые лицензированы и доступны по лицензии Creative Commons, что не требует от вас получения разрешения, если ваше использование соответствует определенным правилам. Узнайте больше о Creative Commons.

А как насчет получения разрешения на использование работы с веб-сайтов, блогов или других цифровых носителей?

К работам, опубликованным в Интернете, применяются те же правила, что и в более формальных контекстах, таких как печатные книги или журналы, но в Интернете отношение к ним более мягкое.Когда блоггеры (или другие лица) собирают, перепрофилируют или иным образом выделяют произведения, защищенные авторским правом, они обычно рассматривают такое использование как «совместное использование» или «публичность» для первоначального автора, а не как нарушение авторских прав, особенно если это делается в некоммерческих или образовательных целях. Я не говорю здесь о массовом пиратстве, а о обширных отрывках или агрегировании, которые в противном случае считались бы неприемлемыми. Короче говоря, это спорный вопрос.

Применяются ли добросовестное использование и разрешения к изображениям, произведениям искусства или другим типам мультимедиа?

Те же правила применяются ко всем типам работ, будь то письменные или визуальные.

Обычно вы должны платить лицензионные или лицензионные сборы за любые фотографии или произведения искусства, которые вы хотите использовать в своей работе. Если вы не можете найти или связаться с правообладателем изображения, а оно не является общественным достоянием, вы не можете использовать его в своей работе. Вам нужно явное разрешение.

Однако все больше и больше изображений выпускается правообладателями по лицензии Creative Commons, а не по традиционному авторскому праву. Чтобы найти такие изображения, вы можете заглянуть в категорию «Creative Commons» на Flickr или VisualHunt.

Примечание. Если вы найдете «изображения без прав», это не означает, что их можно использовать бесплатно. Это просто означает, что за них обычно дешевле платить и в целом меньше хлопот.

Не требуется разрешения для упоминания названий песен, названий фильмов, названий и т. Д.

Вам не нужно разрешение, чтобы включать названия песен, названия фильмов, названия телешоу - любые названия - в вашу работу. Вы также можете включать в свою работу названия мест, вещей, событий и людей, не спрашивая разрешения. Это факты.

Но: будьте очень осторожны при цитировании текстов песен и стихов.

Поскольку песни и стихи очень короткие, опасно использовать даже одну строчку без разрешения, даже если вы думаете, что такое использование можно считать справедливым. Тем не менее, по-прежнему можно использовать названия песен, стихотворений, имена исполнителей, названия групп, названия фильмов и т. Д.

Если вы хотите проконсультироваться с кем-нибудь о разрешениях

, я рекомендую своих коллег из Copy Write Consultants, которые имеют опыт разрешения и правильное использование цитат.

Для получения дополнительной помощи

Формы согласия - Шаблоны форм

Форма согласия - это подписанный документ, в котором излагается информированное согласие человека на медицинское исследование, клиническое испытание или деятельность. Если вы ищете способ собрать разрешения моделей, отказы от деятельности, согласие родителей или медицинские формы согласия, вы можете начать с выбора одного из наших 400+ шаблонов форм согласия. После того, как вы выбрали форму согласия и настроили ее условия, все, что вам осталось сделать, это встроить форму на свой веб-сайт, отправить ссылку по электронной почте или позволить участникам заполнить форму лично на вашем планшете или компьютере - вам После этого я смогу безопасно собирать формы согласия в Интернете! Вы даже можете связать свою настраиваемую форму с одним из наших PDF-шаблонов с соглашением о согласии, чтобы автоматически преобразовывать отправленные формы в профессиональные PDF-документы.

Не знаете, с чего начать? Не волнуйтесь! Просто выберите образец формы согласия из списка ниже и легко настройте его с помощью перетаскиваемого конструктора форм JotForm - без программирования или опыта проектирования! Опишите обязанности всех вовлеченных сторон, добавьте подробное описание освобождения от ответственности и включите любую другую информацию, необходимую для обеспечения возмещения и защиты как вашей компании, так и лица, дающего свое осознанное согласие. Почему бы не оживить форму, добавив логотип и изменив цвет фона? Форма согласия не просто будет работать хорошо - она ​​тоже будет хорошо выглядеть.

Сделайте свой шаблон формы согласия еще более эффективным, добавив мощные возможности интеграции JotForm. Подключитесь к Google Sheets или Airtable, чтобы мгновенно создать электронную таблицу всех отправленных форм, или свяжите свою форму с HubSpot, Zoho или SalesForce, чтобы автоматически добавлять участников в вашу базу данных CRM. Обязательно соберите электронные подписи, чтобы ваши формы согласия стали юридически обязательными! Собирая онлайн-формы согласия с помощью JotForm, вы избавитесь от беспорядочной бумажной работы, оптимизируете рабочий процесс и сэкономите время, которое можно было бы лучше потратить на что-то другое.

Подробнее…

Заявление об ограничении ответственности

Эти шаблоны представляют собой только предлагаемые формы. Если вы используете форму в качестве контракта, или для сбора личной информации (или информации о личном здоровье), или для какой-либо другой цели с юридическими последствиями, мы рекомендуем вам выполнить домашнюю работу, чтобы убедиться, что вы соблюдаете применимое законодательство, и проконсультироваться поверенный, прежде чем полагаться на какую-либо конкретную форму.

Руководство по написанию, типы, [+12 образцов согласия]

Получение согласия в современном обществе - огромная проблема, и поэтому важно, чтобы компании запрашивали пользовательскую лицензию, прежде чем что-либо делать со своими данными.Письмо о согласии и одобрение, определяемое как согласие сделать что-то или чтобы что-то произошло, являются неотъемлемой частью повседневной жизни.

Есть три способа получить согласие; Явное согласие, неявное согласие и согласие на отказ;

Явное согласие, часто называемое прямым согласием, означает, что респонденту предоставляется четкий выбор в отношении того, согласны ли они или не согласны с раскрытием своей личной информации. Явное согласие обычно требуется, когда характер собираемой информации является конфиденциальной.

Неявное или косвенное согласие выражается как согласие, полученное в результате действий респондентов. Impact con может иметь две формы: согласие респондента на предоставление личной информации или предоставление информации органа / организации таким образом, чтобы это принесло вам прямую пользу.

Готовый пример - это ссылки на ваше резюме для ваших новых работодателей, из которых следует, что ваши рецензенты дали свое согласие на то, чтобы с ними связались ваши потенциальные работодатели.

Отказ от согласия просто дает респонденту возможность отказаться от согласия.Неспособность сделать это ответчиком означает, что они дали предоставленное разрешение. Компании любят использовать этот способ получения согласия, потому что они понимают, что клиенты не прилагают усилий, чтобы прочитать соглашения с конечным пользователем перед подпиской.

Для ясности основными особенностями этих трех способов являются: Явное согласие - это явная прямая уступка вещи, неявное согласие, также называемое подразумеваемым согласием, - это согласие, вытекающее из ваших действий и текущих обстоятельств, в то время как согласие на отказ подчеркивает искусство дать согласие, не отказываясь дать согласие на вещь или соглашение.

Зарегистрируйтесь на Formplus, чтобы создать индивидуальную онлайн-форму согласия с помощью нашего простого в использовании конструктора форм.


Создать онлайн-форму согласия

Что такое письмо-согласие?

Письмо о согласии - это просто письмо, написанное с просьбой о разрешении от человека или группы людей.Хотя респондент дает вам свое согласие, вы также должны быть прозрачны в отношении цели, для которой вы запрашиваете согласие. Информация, предлагаемая в форме вашего согласия или письме о согласии, должна использоваться исключительно по прямому назначению.

Как написать письмо-согласие
  • Содержание / описание письма-согласия

Форма согласия должна содержать заголовок. Например, форма согласия родителей, запрашивающая согласие родителей на участие их подопечных в проекте.Он может сопровождаться предварительным просмотром, объясняющим все, что ожидается от респондента.

  • Продолжительность участия

Срок, в течение которого участник, как ожидается, будет доступен, как указано в форме, должен быть четко прописан. например, дата начала производственной поездки и ожидаемая дата возвращения.

  • Имена вовлеченных сторон

Форма согласия должна содержать имена, адреса и данные обеих вовлеченных сторон.В случае формы согласия на фотосъемку необходимо указать данные фотографа.

  • Компенсация / Контракт / Соглашение о правилах

Контракт / правила участия должны быть изложены понятным языком. Любые неудобства или риски, которые могут возникнуть во время проекта, на который выдается согласие, должны быть четко разъяснены получателю. В этом же свете следует упомянуть все начисленные компенсации и льготы.

Самая важная деталь в формах согласия. Респондент выражает свое согласие, отправляя свои подписи на онлайн-одобрение. Сбор электронных подписей через онлайн-формы упрощен с Formplus.

Запросить согласие родителей с помощью онлайн-форм [Начать сейчас]

Что такое форма согласия?

Форма согласия - это форма, которая предоставляет контент или доказательства того, что процедура была согласована.Основная цель процесса информированного согласия - защитить интересы человека, составляющего форму.

Форма согласия дает ответы на все возможные вопросы, относящиеся к процедуре, и четко указывает, что респондент имеет право не участвовать. Эта форма свидетельствует о согласии участника участвовать в проекте.

В отношении любой темы исследования исследователь несет ответственность за ознакомление участников с целью, процедурами, рисками и преимуществами исследования, прежде чем переходить к получению их согласия.Необходимо держать участников в курсе событий.

Зачем использовать онлайн-форму согласия

Онлайн-форму согласия можно использовать по разным причинам: для привлечения потенциальных клиентов, распространения опросов, сбора платежей и т. Д. Типовая форма согласия включает личную информацию клиентов, а также другие важные детали.

Преимущества получения онлайн-форм согласия

Получение онлайн-форм согласия дает несколько преимуществ.Вот почему вам следует отдавать предпочтение онлайн-формам над офлайн-аналогами.

  • Электронные формы легче заполнять, чем бумажные, поскольку они заполняются в рекордно короткие сроки.
  • Благодаря простоте их заполнения, количество ответов стремительно увеличивается.
  • Редактировать полученные формы можно легко и без дополнительных затрат.
  • Вопросы также можно относительно легко добавить к существующим формам и отправить повторно.
  • Онлайн-формы согласия более безопасны благодаря введению паролей и шифрования.
  • Увеличение количества онлайн-форм помогает облегчить и повысить эффективность сбора данных.

ВИДЫ ФОРМ СОГЛАСИЯ

Существуют различные типы форм согласия, и в этой беседе мы углубимся в некоторые из них, чтобы расширить ваше понимание того, как работают формы. Большинство других форм происходит от этих четырех.

Форма согласия родителей в основном покрывает юридическое уведомление родителей / опекунов о том, что их несовершеннолетние / подопечные могут участвовать в определенных мероприятиях.В сценарии, когда несовершеннолетнему предстоит пройти лечение, сделать пирсинг или даже выйти замуж, родитель / опекун должен дать согласие через форму согласия родителей. Родитель / опекун также имеет право утверждать или не одобрять определенные учебные программы по обучению несовершеннолетних. Формы согласия родителей поддерживаются законом, и именно поэтому они используются в обязательном порядке.

Используйте эту онлайн-форму родительского согласия

Форма медицинского согласия - это форма, используемая в медицине для получения согласия на медицинскую процедуру.В медицинской форме должна содержаться тщательно указанная информация о рисках процедур, относящихся исключительно к исследованиям, а также полное раскрытие информации.

В медицинской практике - согласие человека на лечение до начала каких-либо медицинских процедур. В конце концов, пациент держит карты для окончательного решения о том, будут ли они лечиться или пожертвовать орган, в зависимости от того, в каком случае. За исключением, конечно, крайних случаев, например, когда пациент находится в коме.

  • Форма согласия на исследование или информированное согласие

Также называемое информированным согласием, его лучше всего объяснить как форму, используемую для выражения добровольного согласия на участие в исследовании.Субъекты, используемые в исследовании, должны участвовать добровольно, а не под принуждением. В форме согласия содержится информация о правах субъекта, процедурах, которые необходимо пройти, цели исследования, рисках, а также преимуществах, полученных субъектом по истечении срока исследования.

  • Форма согласия на обучение

Эта форма используется для записи согласия школы на сбор информации, которая поможет определить право учащегося на обучение и участие в образовательных процедурах учебного заведения.Родитель / опекун имеет доступ к этой форме, чтобы определить от имени несовершеннолетнего, подходят ли они для посещения определенных классов.

12 самых популярных шаблонов онлайн-форм согласия

Это универсальный шаблон формы согласия, содержащий личные данные респондента, а также его подпись и действие, на которое они соглашаются. Это минималистичная форма, предназначенная для сбора точных сведений об респондентах, а также их согласия.

Владельцу недвижимости, ожидающему нового арендатора, необходимо, чтобы будущий арендатор представил поручителя.Имя поручителя, его адрес, а также заявление о намерении выступить в качестве поручителя являются ключевыми компонентами, составляющими этот шаблон.

Разрешите родителям или опекунам подписывать свое разрешение на выполнение или выполнение определенных задач их детьми младше 18 лет, для которых требуется разрешение взрослого, с помощью этого шаблона формы согласия родителей. Родитель / опекун может предоставить историю болезни несовершеннолетнего и, что более важно, сделать заявление о статусе участия несовершеннолетнего в какой-либо деятельности.

Эта форма должна быть заполнена физическим лицом (родителем / опекуном, если физическое лицо моложе 16 лет) до того, как будет сделана фотография. Детали формы включают имена и адреса людей, а также данные фотографов.

Используйте шаблон формы выпуска модели, если вы собираетесь работать с моделями, студиями, медиа-компаниями или модными брендами. Вы можете использовать этот шаблон формы в качестве юридического документа (или использовать доступ) между вами, фотографом или лицом, которому принадлежит право на изображение.

Используйте этот настраиваемый шаблон формы RSVP от Formplus для управления бронированием гостей. Этот шаблон формы RSVP можно использовать для сбора имени, электронной почты, номера телефона, сбора дополнительной информации о ваших гостях и, что наиболее важно, подтверждения их присутствия.

Получайте запросы клиентов, запросы в службу поддержки и многое другое с помощью этого шаблона онлайн-формы для связи. Начните с этого простого шаблона формы для связи с клиентом, а затем настройте его в соответствии со своими потребностями.

Помимо основных личных данных, таких как имена и адреса, шаблон формы донорства крови содержит ключевые поля, такие как группа крови, а также наличие у заявителя каких-либо заболеваний или аллергии.Его могут использовать некоммерческие организации и клубы для донорства крови.

Шаблон формы регистрации собирает важные данные от заявителя, желающего зарегистрироваться. Есть поля для ввода основных данных, таких как уровень квалификации, достигнутый заявителем, и любые документы для идентификации. Также есть раздел, в котором заявитель может предоставить необходимые ссылки.

Это простой в использовании шаблон, предназначенный для сбора подписей людей, которые согласны с вашей причиной.Он собирает основные данные, такие как имена и адреса, а также все важные подписи. Также есть поле, в котором респонденты могут оставлять свои комментарии относительно петиции.

Этот шаблон формы заявки может использовать физическое лицо, имеющее недвижимость, сдаваемую в аренду. Ключевые поля для заполнения, содержащиеся в форме, включают: право собственности на домашнее животное, если потенциальный арендатор когда-либо подавал заявление о банкротстве, и документ, удостоверяющий личность, который должен быть загружен. Этот шаблон охватывает все аспекты, предоставляя владельцу недвижимости полную информацию.

Этот шаблон полезен для запросов на поездку школьников. Он содержит ключевые элементы, такие как имя ответственного руководителя, причину поездки, продолжительность, а также предполагаемую стоимость поездки и точное место назначения.

Этот шаблон формы согласия на онлайн-интервью позволяет интервьюируемому подписать свое согласие на использование данных интервью для исследования или отчета для журналиста. Благодаря дополнительным функциям, таким как короткие текстовые поля, загрузка, электронная подпись и т. Д., Formplus Builder является идеальным инструментом для создания ваших предпочтительных онлайн-форм согласия без опыта программирования.

Не можете найти нужный шаблон формы согласия ? Зарегистрируйтесь в Formplus, чтобы создать индивидуальную онлайн-форму согласия с помощью нашего простого в использовании конструктора форм.

Зачем использовать Formplus Builder для создания онлайн-формы согласия?
  • Хранение и безопасность данных

Formplus в настоящее время предоставляет завидную платформу хранения данных для всех пользователей. Вы также можете хранить полученные данные в предпочитаемом вами варианте облачного хранилища.Благодаря неограниченной загрузке файлов пользователи могут отправлять файлы, фотографии или видео через ваши онлайн-формы без каких-либо ограничений на размер или количество файлов, которые могут быть загружены.

Сбор электронных подписей с помощью онлайн-форм стал проще с Formplus. Поле для онлайн-подписи очень отзывчивое и простое в использовании на любом устройстве - ноутбуке, планшете или смартфоне. Пользователи могут подписывать и отправлять формы за считанные минуты, не распечатывая бумажные формы.

Конструктор Formplus позволяет получать файлы (например, фотографии или видео) через формы согласия.

  • Приглашение по электронной почте / Обмен в соцсетях

В конструкторе Formplus вы можете выбрать из нашего широкого диапазона вариантов обмена, как лучше всего привлечь своих пользователей. Формы можно заполнять с любого устройства, включая мобильное. Настройте электронные письма с подтверждением, отправляемые вашим респондентам при отправке формы в Formplus Builder.

С помощью конструктора Formplus вы можете сделать форму частной, чтобы контролировать, кто может отправлять записи в вашу форму. Формы Formplus соответствуют GDPR и могут использоваться для сбора согласия и подписки пользователей.

  • Безопасность и шифрование форм

Все формы Formplus поддерживают SSL, что гарантирует 100% безопасность всех соединений между вашим веб-браузером и нашими серверами. Чтобы добавить дополнительный уровень безопасности в свои формы, вы можете использовать CAPTCHA, чтобы защитить данные вашей формы от спамеров и ботов.

Конструктор форм Formplus идеально подходит для создания мощных форм согласия, которые помогут вам собрать необходимую информацию. Создайте форму согласия за считанные минуты.Стилизуйте его, используя различные параметры настройки, или оставьте его по умолчанию, если хотите.

Создайте эффективную форму согласия с Formplus

Письмо-согласие | Формат, образец и как написать письмо-согласие в школу?

Письмо о согласии: Письмо о согласии - это письменный документ, запрашивающий разрешение от одной стороны к другой.С точки зрения бизнеса письмо о согласии важно для определенных задач, поскольку по закону они необходимы для получения разрешения на инициирование действия. Обычно согласие можно получить одним из трех способов - явное согласие, неявное согласие, согласие на отказ.

Явное согласие также называется прямым согласием. Респонденту предоставляется недвусмысленный вариант или заявление, в котором он решает согласиться или не согласиться с запросом (обычно раскрывая личную информацию). Неявное согласие также называется косвенным согласием, поскольку оно основывается на действиях респондентов.Примером неявного содержания являются ссылки в резюме. Согласие на отказ - это еще один метод получения согласия, при котором организации предоставляют возможность отклонить согласие. Неспособность ответчика отклонить согласие означает, что он уже дал согласие.

Получите другие типы письма, такие как формальные, неформальные и различные типы писем.

Руководство по написанию письма-согласия

Ниже приведены несколько рекомендаций по написанию эффективного письма-согласия:

  • Убедитесь, что официальное письмо / электронное письмо имеет четкий заголовок относительно согласия.
  • Разъясните требования (если есть) респондентов
  • Укажите продолжительность программы или участие
  • Убедитесь, что в письме
  • указаны соответствующие имена и другие данные, такие как адреса и контактная информация соответствующих сторон.
  • Объясните правила участия (или контракта) проекта.Любые льготы и / или компенсации должны быть четко объяснены участникам
  • Подпись - самая важная часть письма-согласия. Здесь респондент принимает согласие.

Типы писем / форм согласия

Обычно существует много типов писем о согласии, но большинство из этих писем основаны на следующих четырех:

  • Форма письма о согласии родителей
  • Форма согласия на исследование
  • Форма медицинского согласия
  • Форма согласия на обучение

Формат письма-согласия

Ниже приводится типичный формат писем о согласии.Формат письма-согласия может меняться в зависимости от сценария, однако этот общий формат применим ко всем при условии внесения необходимых изменений.

Письмо-согласие / Образец письма-согласия

С

по

(Имя / Обозначение получателя)

Название организации

Место

Тема: Согласие на ____ (указать цель согласия)

Уважаемый (господин / госпожа)

(Объясните причину предоставления / запроса согласия.Укажите соответствующие детали (например, даты, имена, занятия). Завершите письмо, подписавшись и начав принимать условия согласия.

Подпись

Имя

Идентификатор электронной почты / номер мобильного телефона

Образцы писем-согласия

Ниже приведены некоторые из наиболее часто используемых форматов писем-согласия.

Образец 1 - Письмо о согласии родителей на поездку / школьную поездку

Образец 2 - Форма авторизации кредитного отчета

Образец 3 - Письмо-согласие родителей в школу

Этот тип формы согласия используется в широком диапазоне сценариев - от профессиональных до личных.Узнайте, как написать письмо-согласие от родителей в школу.

Часто задаваемые вопросы о согласительном письме

Вопрос 1.
Что такое письмо-согласие?

Ответ:
Письмо о согласии - это письменный документ, в котором запрашивается юридическое разрешение одной стороны другой на выполнение действий или сбор информации.

Вопрос 2.
Какими способами можно получить согласие?

Ответ:
Согласие может быть получено посредством явного согласия, неявного согласия или согласия отказа.

Вопрос 3.
Что такое явное согласие?

Ответ:
Явное согласие - это когда респонденту предоставляется недвусмысленный выбор: согласиться или не согласиться с действием или сбором информации.

Вопрос 4.
Что такое подразумеваемое согласие?

Ответ:
Неявное согласие определяется действиями респондентов, такими как ссылки в резюме, резюме или любой форме заявки.

Вопрос 5.
Что такое согласие на отказ?

Ответ:
В этом типе согласия организации предоставляют возможность отклонить согласие. Неспособность респондента отклонить свое согласие означает, что он уже дал разрешение на сбор информации или отправку рекламы.

писем и разрешений на подписку в эпоху GDPR (обновлено)

Как упоминалось ранее, существует два основных типа разрешений: подразумеваемое разрешение и явное разрешение.Учитывая различия между ними, вы можете использовать разные тактики и подходы.

Подразумеваемое разрешение

Вы подразумевали разрешение на отправку электронных писем людям, если у вас с ними уже сложились деловые отношения, вероятно, потому, что они являются текущими клиентами, делают пожертвования в вашу благотворительную организацию или являются активными членами вашего веб-сайта, клуба или сообщества.

Лучший способ составить список адресов электронной почты лиц, которым вы дали разрешение на рассылку электронных писем, - это интегрировать вашу базу данных клиентов с вашим инструментом электронного маркетинга.

ESP

, такие как Campaign Monitor, имеют встроенную интеграцию с системами CRM, такими как Salesforce и платформы электронной коммерции, поэтому, если данные ваших клиентов находятся в этих местах, их можно легко интегрировать в вашу учетную запись ESP.

Аналогичным образом, с помощью сторонних инструментов, таких как Zapier, вы можете легко подключить более 500 различных инструментов учета, выставления счетов, электронной коммерции и CRM (включая Xero, Quickbooks, Eventbrite, Shopify и другие) и автоматически импортировать данные своих клиентов в ваш учетная запись.

Экспресс-разрешение

Чтобы получить прямое разрешение на отправку электронных писем кому-либо, вам необходимо убедить их явно согласиться на получение от вас маркетинговых кампаний по электронной почте.

Есть много способов облегчить это. Это может быть форма подписки на новостную рассылку на вашем веб-сайте или приложение для iPad на прилавке вашего розничного магазина.

Независимо от того, какой метод вы используете для получения их адреса электронной почты, ключ к успешному получению прямого разрешения - это заранее сообщить о том, что они подписываются на ваш список рассылки и будут получать от вас электронные письма.

Всплывающее окно подписки на косметическом сайте Oribe - прекрасный тому пример.

Oribe дает понять, что, вводя свой адрес электронной почты в форму, вы подписываетесь на их список рассылки и будете получать от них рассылки по электронной почте.

Сравните это с приведенной ниже формой заявки на участие в конкурсе, в которой подписчиков просят ввести свои данные для участия в конкурсе, но прямо не указано, что они будут добавлены в список рассылки и рассылаются кампании по электронной почте.

Несмотря на то, что в рамках этого конкурса потенциально может быть захвачено большое количество адресов электронной почты, организаторы не имеют прямого разрешения на рассылку участникам каких-либо коммерческих кампаний по электронной почте и, следовательно, не могут добавлять их в свои списки рассылки.

Итак, пытаясь получить прямое разрешение на рассылку людям ваших почтовых кампаний, вы должны дать им понять, что, вводя их адрес электронной почты в форму, они подписываются на ваш список и будут получать от вас кампании.

разрешений и лицензий | Библиотеки Колумбийского университета

«Неисключительное» разрешение может быть предоставлено по телефону или посредством рукопожатия, но «исключительное» разрешение или передача авторских прав должны быть в письменной форме и подписаны владельцем авторских прав. Во всех случаях будет полезен четко написанный документ с подписью для точного подтверждения того, что разрешено.

Некоторые правообладатели предоставляют свою форму разрешения, которую можно загрузить с веб-сайта.Если владелец авторских прав не предоставляет форму соглашения о разрешении, вы можете использовать одну из форм, перечисленных в конце этого раздела в разделе «Ресурсы», и следовать этим важным указателям при составлении собственного письма с разрешением.

Письмо

Наиболее эффективное письмо будет включать подробную информацию о вашем запросе на разрешение на использование произведения. Обязательно укажите следующую относящуюся к делу информацию:

Кто : Представьтесь.Расскажите, кто вы, и, возможно, кратко опишите свои полномочия. Например: «Я профессор истории Колумбийского университета и автор нескольких книг по истории Америки».

What : Будьте как можно более конкретными, цитируя и описывая работу, которую хотите использовать. Если вы планируете использовать всю работу целиком, скажите об этом. Если вам нужна только деталь, укажите детали. Например: «Я хотел бы получить разрешение на воспроизведение страниц со 113 по 142 [полное цитирование книги]». Возможно, вам потребуется быть более подробным или включить копии материала, особенно если вы используете фотографические изображения, звук или видеоклипы.

Как : Расскажите, как вы планируете использовать произведение. Укажите, является ли ваше использование коммерческим или некоммерческим, для обучения в классе или дистанционного обучения, для исследований и публикаций и т. Д. Помните, что полученное вами разрешение ограничено собственными условиями. Например, если вы получаете разрешение на включение видеоклипа в мультимедийный проект для собственного обучения в классе, это разрешение может не включать совместное использование проекта с коллегами, его размещение на вашем веб-сайте или продажу копий на конференции.Если вам нужны эти права, обязательно включите их в запрос на разрешение.

Когда : Укажите, как долго вы планируете использовать работу, один семестр или бесконечно. Некоторые владельцы могут опасаться давать разрешение на длительные периоды времени или на свидания в далеком будущем, но если это то, что вам нужно, спросите.

Где и как : Включите информацию о том, как и где работа будет использоваться. Такое использование может включать в себя учебные копии, резервы, учебные пакеты, защищенные паролем онлайн-дисплеи и т. Д.Укажите точное или предполагаемое количество копий, которые вы хотите сделать, или предполагаемое количество использований.

Почему : Расскажите, почему вы обращаетесь к этому физическому или юридическому лицу за разрешением. Например: «Я пишу вам, потому что считаю, что ваша компания приобрела компанию, которая изначально опубликовала книгу». Другой пример: «Я считаю, что вы внук первоначального автора и, следовательно, унаследовали авторские права на письма и дневники». Если вы используете материалы из библиотеки или архивов, не думайте, что авторские права принадлежат учреждению.Вам нужно исследовать и спросить.

Результаты

Иногда нужно проявить терпение и настойчивость, а иногда хозяин быстро реагирует. В любом случае ответ может принимать любое количество вариантов:

Разрешение предоставлено . Отличные новости. Переходите к этапу 3.

В разрешении отказано . Узнай почему. Может быть, вы сможете договориться о лучшем результате. В любом случае вам может потребоваться изменить свои планы или поискать альтернативные материалы.

Разрешение предоставлено, но по цене .Владелец авторских прав может взимать плату за разрешение. Вы можете получить более низкую плату, если измените свои планы, например, скопировав меньше страниц из книги или сделав меньше копий работы. Иногда правообладателям требуется собственная форма разрешения. Прочтите внимательно. Форма может налагать ограничения или включать правовые ограничения («Вы соглашаетесь соблюдать закон штата Иллинойс»), которые для вас неприемлемы. Решение о принятии будет зависеть от вас, вашего консультанта или руководителей, а также от вашего бюджета.

Получите согласие с помощью форм GDPR

Эта страница теперь доступна на других языках.

английский Español Français Português Deutsch

Если ваша компания находится в Европейском союзе (ЕС) или вы обрабатываете персональные данные физических лиц в ЕС, на вас влияет Общий регламент защиты данных (GDPR).

Когда вы полагаетесь на согласие как на правовое основание для обработки, GDPR говорит, что согласие, которое вы получаете, должно быть добровольным, конкретным, информированным и недвусмысленным. Вы также должны четко объяснить, как вы планируете использовать их личные данные. Мы обновили формы регистрации Mailchimp, чтобы помочь вам соблюдать этот закон. Наши необязательные, удобные для GDPR формы включают флажки для согласия на подписку и редактируемые разделы, в которых объясняется, как и почему вы используете данные.

Из этой статьи вы узнаете, как формы регистрации могут помочь вам в соблюдении GDPR.

Перед тем, как начать

Перед тем, как начать этот процесс, необходимо знать следующее.

  • Включение полей GDPR в формах регистрации не означает, что вы соблюдаете правила. Это первый шаг процесса. Чтобы получить согласие от новых и существующих контактов, вам нужно настроить формы, создать сегмент и отправить кампанию согласия.
  • Вы можете импортировать маркетинговые разрешения в аудиторию с поддержкой GDPR, если вы собираете и храните записи о согласии на контакт за пределами Mailchimp.Вы несете ответственность за то, чтобы продемонстрировать, что ваши контакты согласны с маркетинговыми разрешениями, которые вы импортируете.
  • Mailchimp Subscribe не совместим с полями GDPR.
  • Некоторые стили всплывающих форм несовместимы с полями GDPR.
  • Mailchimp предлагает инструменты и информацию в качестве ресурса, но мы не даем юридических консультаций. Мы рекомендуем вам обратиться к своему юрисконсульту, чтобы узнать, как GDPR влияет на вас.
  • Если вы находитесь в ЕС или используете Mailchimp для продажи кому-либо в ЕС, ознакомьтесь с Разделом 20 наших Условий использования и Разделом 5.E. (ii) нашей Политики конфиденциальности. Эти разделы содержат важную информацию о том, как Mailchimp обрабатывает данные из ЕС и что вам следует делать, если вы храните данные из ЕС в своей учетной записи Mailchimp.

Как это работает

Простое включение полей GDPR в формах подписки не приведет к соблюдению требований. Это первая часть многоэтапного процесса. Вот как это работает.

Настройте форму регистрации, удобную для GDPR

  • Включить поля GDPR
    Включите поля GDPR для форм регистрации для каждой аудитории, на которую распространяется GDPR.
  • Редактировать поля GDPR
    Mailchimp предлагает предлагаемый язык для полей GDPR, чтобы упростить вам создание форм, удобных для GDPR. Возможно, вам придется отредактировать этот язык, чтобы он соответствовал вашему маркетинговому плану, поэтому внимательно просмотрите его. Если вы решите написать собственное описание, убедитесь, что вы четко указываете, зачем собираете данные.

Сегментируйте аудиторию по маркетинговым разрешениям

Сегментируйте свою аудиторию на основе маркетинговых разрешений, которые вы получаете из своей формы регистрации.Вам не нужно ждать, чтобы собрать данные для создания сегментов. Создав и сохранив сегменты, вы сможете получить к ним доступ в любое время. Дайте вашим сегментам описательные имена, чтобы вы могли легко их найти.

Собрать согласие

  • Из новых контактов
    После сохранения изменений в конструкторе форм эта форма регистрации будет включать поля GDPR в совместимых опубликованных формах. Новые контакты, которые используют вашу форму регистрации, смогут дать явное согласие на ваш маркетинг.
  • Из существующих контактов
    Вам также необходимо будет получить согласие с GDPR от уже имеющихся у вас контактов. Отправьте всем участникам вашей аудитории электронное письмо со ссылкой для обновления их настроек.

Отправьте свои кампании

После сохранения сегмента используйте его для отправки электронной почты или рекламной кампании только тем людям, которые дали согласие через форму регистрации.

Поля

GDPR Поля формы

GDPR включают флажки, которые ваши контакты будут использовать для подписки на ваш маркетинг, и место для добавления необходимой информации.Mailchimp предоставляет предлагаемый язык, который вы можете редактировать в соответствии со своим маркетинговым планом. Убедитесь, что каждый раздел точно описывает вашу маркетинговую деятельность.

В этой таблице объясняется, что вам нужно включить в каждое поле.

Поле
Описание В этом поле описывается, почему вы собираете информацию в своей форме, например, предоставляете информацию о маркетинге и продуктах.
Параметры В этом поле используются флажки для получения согласия на каждую проводимую вами маркетинговую деятельность.Mailchimp предоставит на выбор несколько распространенных маркетинговых мероприятий, и вы можете добавить свои собственные. Помните, что о каждой маркетинговой деятельности необходимо четко сообщать и требует отдельного согласия.
Юридический текст В этом поле объясняется, как вы будете использовать данные контактов. Заявления, которые вы делаете в этом разделе, должны соответствовать вашей практике, поэтому обязательно отредактируйте это поле, чтобы оно соответствовало потребностям вашего бизнеса. Включите свои контактные данные в форму регистрации - GDPR требует, чтобы организация, собирающая персональные данные (то есть вы), могла идентифицировать себя.Сообщите своим клиентам, что они могут в любой момент передумать, с помощью ссылки для отказа от подписки.

Если вы планируете использовать данные, полученные от ваших контактов, для рекламы в Интернете, четко объясните свою рекламную деятельность и убедитесь, что в вашем Заявлении о файлах cookie описаны любые файлы cookie или технологии отслеживания, которые вы можете использовать. Если вы не уверены, Заявление Mailchimp о файлах cookie включает раздел под названием Файлы cookie, обслуживаемые через Службы , в котором описывается технология, которую вы (или ваш веб-сайт) можете использовать в зависимости от функций, которые вы используете через Mailchimp.

Политика конфиденциальности и условия Это нередактируемое поле позволяет вашим контактам знать, что вы будете хранить их информацию в своей учетной записи Mailchimp, поэтому вам не нужно описывать эту деятельность хранения в юридическом тексте поле вашей формы. Ссылка на Политику конфиденциальности и Условия Mailchimp прилагается.

Какие формы совместимы с полями GDPR?

После того, как вы включите поля формы GDPR для своей аудитории, эти поля будут включены в размещенные формы регистрации для вашей аудитории, встроенные формы, формы обновления профиля и целевые страницы регистрации.

Поля также будут включены во всплывающие формы, которые используют формат дизайна Modal и выравнивание изображений None или Top .

Поля

GDPR несовместимы с интеграцией форм или подпиской Mailchimp.

Настройте форму регистрации

, удобную для GDPR

Чтобы использовать поля GDPR в формах регистрации, включите их для каждой аудитории, которая собирает или содержит личные данные граждан ЕС, а затем отредактируйте их, чтобы они отражали вашу маркетинговую практику.

Включение и редактирование полей GDPR

После того, как вы включите поля GDPR для аудитории, они станут доступны для просмотра и редактирования. Эти поля будут включены в большинство форм регистрации, связанных с этой аудиторией, включая всплывающие формы, размещенную форму регистрации, встроенные формы и целевые страницы регистрации.

Чтобы включить и отредактировать поля GDPR для вашей аудитории, выполните следующие действия.

  1. Щелкните значок Аудитория .
  2. Щелкните Панель управления аудиторией .
  3. Если у вас более одной аудитории, щелкните раскрывающийся список Текущая аудитория и выберите ту, с которой хотите работать.
  4. Щелкните раскрывающийся список Manage Audience и выберите Settings .
  5. Щелкните Поля и настройки GDPR .
  6. Установите флажок рядом с Включить поля GDPR в формах регистрации .
  7. Отредактируйте поля GDPR.
  8. Щелкните Сохранить настройки GDPR.

Готово! После того, как ваши формы будут использованы, будьте осторожны с любыми дальнейшими изменениями, которые вы вносите.Если вы измените параметр флажка, согласие, которое вы получили перед внесением изменения, больше не будет действительным, и вам нужно будет подтвердить свое согласие. Если вы хотите изменить свою форму, мы предлагаем вам добавить новую опцию или удалить старую.

Редактировать поля GDPR из конструктора форм

После того, как вы включите поля GDPR, вы также можете редактировать их из конструктора форм. Изменения, которые вы вносите в конструктор форм, будут применяться к большинству форм регистрации Mailchimp, включая совместимые всплывающие формы и целевые страницы.

Чтобы изменить поля GDPR из конструктора форм, выполните следующие действия.

  1. Щелкните значок Аудитория .
  2. Нажмите Панель управления аудиторией
  3. Если у вас более одной аудитории, щелкните раскрывающийся список Текущая аудитория и выберите ту, с которой хотите работать.
  4. Щелкните раскрывающийся список Управление аудиторией и выберите Формы регистрации .
  5. Щелкните Выберите рядом с Конструктор форм .
  6. В конструкторе форм прокрутите форму до конца и щелкните поле Marketing Permissions .
  7. Отредактируйте поля GDPR.

    Если вы хотите, чтобы ваши контакты выбирали вариант перед подпиской, установите флажок рядом с Требовать хотя бы один вариант .
  8. По завершении нажмите Сохранить поля .

Сегментируйте аудиторию по маркетинговым разрешениям

После установки флажков разрешения на маркетинг сегментируйте свою аудиторию, чтобы убедиться, что вы отправляете свою кампанию только тем людям, которые дали согласие через форму регистрации.

Чтобы создать и сохранить сегмент аудитории, выполните следующие действия.

  1. Щелкните значок Аудитория .
  2. Щелкните Все контакты .
  3. Если у вас более одной аудитории, щелкните раскрывающийся список Текущая аудитория и выберите ту, с которой хотите работать.
  4. Щелкните Новый сегмент .
  5. В первом раскрывающемся списке выберите метку поля формы GDPR.
  6. Создайте отдельный сегмент для каждого маркетингового разрешения.Вы можете добавить до пяти условий, чтобы создать сегмент, включающий контакты, которые выбрали более одного маркетингового разрешения.
  7. Когда вы будете удовлетворены своими условиями, нажмите Предварительный просмотр сегмента , чтобы просмотреть контакты, соответствующие вашим условиям.
  8. Щелкните Сохранить как сегмент .
  9. В модальном всплывающем окне Save Segment введите имя своего сегмента и нажмите Save .

Чтобы узнать больше об управлении сегментами, ознакомьтесь с разделом «Сохранение сегментов и управление ими».

Собрать согласие

Теперь, когда вы обновили свои формы и настроили сегменты, вы готовы получать согласие от новых контактов и соответственно продавать. Но вам по-прежнему нужны ваши существующие контакты, чтобы подписаться на ваши маркетинговые разрешения. Сообщите своим контактам, что им нужно обновить свой профиль с помощью кампании согласия.

Мы создали шаблон электронного письма, чтобы помочь вам, или вы можете создать кампанию с нуля. Отправьте кампанию согласия всем в вашей аудитории и убедитесь, что в ней есть ссылка на обновление профиля.Отслеживание кликов не работает со ссылкой «Обновить профиль» или другими тегами слияния, поэтому вам нужно использовать поля и сегменты формы GDPR, чтобы узнать, кто обновил свои настройки.

Чтобы получить согласие от ваших существующих контактов, выполните следующие действия.

  1. Создайте новую почтовую кампанию.
  2. В разделе Content щелкните Design Email .
  3. На шаге шаблона щелкните вкладку Themes .
  4. Щелкните раскрывающееся меню и выберите Уведомления для подписчиков .
  5. Щелкните шаблон GDPR Subscriber Alert .

Шаблон включает предлагаемый язык, который вы можете редактировать. Просмотрите и протестируйте свою кампанию по электронной почте, как обычно, и отправьте ее всей своей аудитории.

После того, как вы отправите свою кампанию согласия, используйте сегменты маркетинговых разрешений, чтобы общаться только с теми контактами, которые прямо согласились на ваш маркетинг. Возможно, вам будет полезно массово отказаться от подписки для всех контактов, которые не хотели получать от вас какие-либо маркетинговые сообщения.

Нам ничего не известно о том, что конкретно запрещает вам отправлять электронное письмо с подтверждением. Некоторые органы ЕС рекомендуют предприятиям периодически обновлять согласие, предполагая, что повторные подтверждения все еще можно отправлять.

Важно то, что вы должны убедиться, что у вас есть законное основание - например, согласие или законный интерес - для отправки электронного письма контакту.

Если вы не чувствуете, что у вас есть надлежащие основания в соответствии с GDPR, чтобы отправить контактное лицо по электронной почте, вы можете воздержаться от отправки электронного письма с подтверждением и удалить контакт из своей аудитории.Как всегда, мы рекомендуем вам обратиться к местному юристу в вашем районе, чтобы обсудить особенности вашей ситуации.

Версии формы

Когда новый контакт подписывается на ваш маркетинг через размещенную, всплывающую или целевую форму регистрации для вашей аудитории с поддержкой GDPR, мы запишем информацию поля в текстовой версии вашей формы. Это фиксирует поля GDPR, которые видел ваш контакт при подписке, чтобы вы могли показать, что вы точно описали свою маркетинговую деятельность.