Внесение исправлений в раздел “Сведения о работе” трудовой книжки

Комментарий по исправлению

Ситуация. При переводе юрисконсульта из сектора в отдел специалист по кадрам внесла неправильную запись в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки — неверно указала наименование должности. Затем оказалось, что дата перевода была изменена.

Решение. Неправильные, неточные, неполные записи, которые внесены в трудовую книжку работника, как правило, исправляет наниматель, допустивший неточность, указавший неправильные сведения <1>.

Исходя из общего требования, касающегося внесения исправлений в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки, такие исправления необходимо производить на основании приказа (распоряжения) нанимателя. И в точном соответствии с его формулировкой <2>.

На заметку Приведенное положение на практике трактуют по-разному. Согласно мнению некоторых специалистов, основанием для внесения в трудовую книжку исправлений должен быть первоначальный приказ нанимателя. Другие же считают, что для внесения исправлений должен быть издан новый приказ — о внесении изменений в трудовую книжку. По нашему мнению, в случае обнаружения ошибки либо неточности в записи в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки новый приказ издавать не нужно. Исправления следует вносить на основании первоначального приказа. Новый же приказ понадобится в том случае, если в первоначальном приказе допущена ошибка или неточность либо он изменяется, отменяется. Только тогда новый приказ будет основанием для внесения изменений в трудовую книжку

Исправление записей в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки происходит следующим образом. После имеющихся записей <3>:

— в графе 1 указывается порядковый номер вносимой записи. Независимо от того, какая именно запись подлежит исправлению, указывать нужно номер, следующий за номером предыдущей (последней на данный момент) записи;

Пример Исправляется запись номер 8. Номер предыдущей (последней) записи — 10. Соответственно, номер следующей записи, которой вносятся исправления, будет 11

— в графе 2 ставится дата внесения записи;

— в графе 3 следует написать: «Запись номер такой-то недействительна».

Пример «Запись N 8 недействительна»

Далее приводится правильный вариант записи;

— в графе 4 указываются дата и номер приказа (распоряжения), на основании которого вносится данная (изменяющая) запись.

Обратите внимание! Зачеркивать неправильные или неточные записи нельзя. Также не допускается исправлять их с указанием «Исправленному верить» или «Исправленное верно» <4>

Образец внесения исправлений

Звесткi аб працы Сведения о работе
Нумар запiсу Номер записи	Дата			Звесткi аб прыеме на працу, пераводзе на iншую працу, звальненнi (з указаннем прычын i са спасылкай на артыкул, пункт заканадаўчага акта) Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт законодательного акта)	На падставе чаго ўнесены запiс (назва дакумента, яго дата i нумар) На основании чего внесена запись (название документа, его дата и номер)
	чысло число	месяц месяц	год год
1	2			3	4
				Общество с дополнительной
				ответственностью «Край»
12	15	09	2014	Принята в сектор договорной	Приказ от
				работы на должность	15. 09.2014
				юрисконсульта I категории	N 125-к
13	10	04	2017	Переведена в отдел правовой	Приказ от
				аналитики на должность	10.04.2017
				юрисконсульта II категории	N 56-к
14	17	04	2017	Запись N 13 недействительна	Приказ от
				17.04.2017. Переведена в отдел	17.04.2017
				правовой аналитики на должность	N 58-к
				юрисконсульта I категории

 

Как признать запись в трудовой книжке недействительной и внести правильную

“Отдел кадров коммерческой организации”, 2009, N 9

Вопрос: Как признать запись в трудовой книжке недействительной и внести правильную?

Ответ: Для ответа на вопрос обратимся к Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10. 10.2003 N 69, в которой сказано, что при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе “Сведения о работе” после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: “Запись за номером таким-то недействительна”. После этого производится правильная запись: “Принят по такой-то профессии (должности)” и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например: “Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе”.

При изменении формулировки причины увольнения делается запись: “Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)”. В графе 4 дается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения. Приведем пример.

N записи	Дата	Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа,на основании которого внесена запись
число	месяц	год
1	2	3	4
. ..	…	…	…	…	…
				Общество с ограниченной
				Ответственностью “Карат”
				(ООО “Карат”)
8	10	08	2009	Принята в отдел продаж	Приказ от
				помощником менеджера	10.08.2009
					N 18-к
9	10	08	2009	Запись за N 8 недействительна.	Приказ от
				Принята в отдел закупок	10.08.2009
				помощником менеджера	N 18-к

А. И.Сувернева

Эксперт журнала

“Отдел кадров

коммерческой организации”

Подписано в печать

26.08.2009

запись в трудовой считать недействительной

образец в РФ, советы от экспертов

Юридическая консультация > Трудовое право > Запись в трудовой книжке недействительна: образец в РФ

В России трудовую деятельность каждого гражданина должны заносить в специальный документ (форма утверждена). Нередки случаи, когда запись в трудовой книжке недействительна (образец содержит явные ошибки и недочеты). В таких случаях применяют правила и требования для устранения разногласий в трактовке записи.

В каких случаях запись в трудовой считают недействительной?Трудовая книжка в России считается важным документом, подтверждающим трудовую деятельность на территории страны и без ее оформления люди лишаются некоторых льгот. Зачастую невнимательные инспекторы по кадрам делают записи, содержащие ошибки. Также недействительность может выявляться в связи с предоставлением каких-либо документов.

К ним относятся:

1. Несоответствия при проверке регистров, реестров и папок с документами в организации.
2. При выявлении нестыковок в датах, номерах или иных сведениях.
3. Компания была реорганизована, а запись внесена с неточностями.
4. Гражданином были получены или исправлены документы, на основании которых ответственное лицо имеет право внести исправления.

Это самые распространенные ситуации, когда требуются исправления в трудовой книжке. Перечислить их все невозможно, так как каждая ситуация носит индивидуальный характер. При отказе инспектора по кадрам внести исправления (на основании приказа) гражданин имеет право написать жалобу с просьбой о назначении мер недобросовестному работнику. Это может быть лишение премии, отказ в предоставлении отпуска и другие санкции.

Правила исправления в трудовой книжке

Когда регистрация трудовой книжки производится в первый раз, требуется, чтобы первая (титульная) страница содержала правильные данные о фамилии, имени, отчестве и дате рождения лица, входящего в произведение. Поскольку в документе нет фотографии, эта информация будет иметь особое значение. Эта информация определяет, кому принадлежит документ.

Принципы, по которым исправления вносятся в книгу, нигде не предусмотрены. Однако правила ведения записей гласят, что ошибочные записи не подлежат исправлению. Так, неправильная запись делает документ недействительным, и рабочую книгу необходимо заменить. Исключением из правил является случай, когда сотрудник изменил свои паспортные данные. В аналогичной ситуации новые данные записываются на старых данных и предоставляется ссылка, которая является доказательством этого факта.

Некоторые указывают, что работник нигде не работал и не имеет опыта работы. Это не совсем правильно. Сначала сделайте запись, которая указывает на работу. Оказывается, многие не знают, что информация в рабочей тетради должна соответствовать приказам руководителя. В документе должны быть сделаны записи о трудоустройстве, с указанием названия подразделения, профессии и должности.

Информация о периоде испытания или контракта, режиме работы, условиях оплаты, замечаниях, характере работы и других условиях в трудовой книжке не фиксируется. Исключением является запись записей, связанных с переводом на другую должность, или если работник переводится на другого работодателя. В этом случае слова о трудоустройстве дополняются записью «в порядке перевода».

Информация о подработке записывается в трудовую книжку по месту основной работы только по требованию работника. Но иногда случается, что человек уже завершил работу с частичной занятостью, но он хочет, чтобы данные об этом были указаны в рабочей книге. В этой ситуации информация о работах с частичной занятостью указывается после информации об основной работе — даже если запись имеет более ранний период.

Если трудовая запись неправильно записана в рабочую книгу, ее необходимо переписать и обязательно дать пояснения о том, почему вносятся исправления. Не должно быть никаких исправлений, зачеркиваний и фраз, таких как «исправлено, чтобы верить».

Если запись пропущена, исправления в трудовой книжке вносятся в новую строку с указанием недостающей информации и заверяются подписью должностного лица и печатью.

При уничтожении трудовых книг должен быть составлен акт, который свидетельствует об этом действии.

Ошибки при первичном заполнении

Ошибки при первичном заполнении трудовой книжки считают «типичными». Зачастую это обусловлено невнимательностью ответственного лица. Перед заполнением следует иметь при себе памятку с правильными надписями. Среди них неправильная дата или порядковый номер записи. Также обычно забывают поставить подпись уполномоченного лица или печать.

Внесение изменений на титульном листеВ соответствии с правилами и требованиями запись разрешается ставить на титульном листе (с внутренней стороны). Это относится как к передней странице, так и задней. При нехватке места для внесения сведений о трудовой деятельности можно использовать «корочку» бланка.

Зачастую передний титульный лист необходим для внесения сведений о смене фамилии, имени или отчества. Запись вносится только на основании соответствующих документов – заполненных бланков строгой отчетности, подписанных уполномоченными сотрудниками ЗАГС. Рядом указывают ФИО и подпись с расшифровкой ответственного лица. Также должна стоять печать организации (текущей на момент внесения поправки).

Никаких зачеркиваний или замазывания быть не должно. В противном случае гражданин имеет право написать заявление на имя руководителя компании с просьбой о выдаче дубликата без содержания исправлений или недействительной записи.

Образцы недействительной записи в трудовой книжке

В качестве примера можно привести недействительную запись в трудовой книжке с последующим исправлением. Вначале (с левой стороны) должен стоять номер записи и дата внесения изменений (написания). Затем должна стоять надпись, свидетельствующая о месте работы (наименование организации), должности (как указано в справочниках). Например, «06.12.2017 принят на работу менеджером в отдел продаж». Далее с правой стороны указывается номер и дата приказа о назначении гражданина на должность.

При недействительности записи делается новая (ниже предыдущей). Ставится номер «7» с новой датой внесения изменений. С левой стороны вносится новый номер и дата приказа о внесении изменений (обязательно должен быть подшит в дело). Правильная запись будет выглядеть так «Запись под номером 6 считать недействительной. Принят в отдел продаж заместителем начальника».

Практически также исправляют иные записи. Например, об увольнении сотрудника. Недействительная запись будет выглядеть так «12.09.2018 уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Далее должна стоять подпись руководителя или инспектора по кадрам и печать организации. Действительная запись будет следующей «Запись под номером 3 недействительна, как внесенная ошибочно». 

Образец недействительной записи в трудовой книжке

Отмена и аннулирование записи: общие правила

Каждый случай индивидуален и должен рассматриваться в рамках действующих законодательных норм. Специалисты советуют применять общие правила корректировок при заполнении:

1. Категорически запрещены зачеркивания и замазывания ошибок в трудовой книжке.
2. Для внесения изменений не имеют право применять показания свидетелей. Нужно предоставлять более весомые доказательства.
3. Нельзя использовать недостоверные источники для внесения исправлений. Это должны быть только документы, оформленные в законном порядке и содержащие все необходимые реквизиты.
4. Исправления разрешается выполнять уполномоченными сотрудниками текущей организации или иной компании, куда перешел работник. Другой работодатель обязан привлечь предыдущее ответственное лицо к помощи в исправлении записей.

На практике нередки случаи, когда такие правила не действуют на практике. Многие работодатели ими просто пренебрегают. Граждане должны своевременно интересоваться своей трудовой деятельностью и документацией. В противном случае придется что-либо доказывать в инспекции по труду или суде.

В разделе «О работе» действуют также общие правила. Рядом с недействительной записью ставится надпись с указанием номера и даты приказа руководителя. Уполномоченный сотрудник также должен поставить подпись в качестве ответственного лица.

В разделе «Награждения» все действия инспектора по кадрам должны быть аналогичны. При выявлении неправильной записи ее не зачеркивают, а вписывают рядом новую. Также необходимо подтвердить сведения дополнительными пометками – подписью ответственного лица, документами-основаниями, печатью организации.

Нормативные акты, регламентирующие внесение исправлений

В России применяют следующие нормы права:

1. Трудовой кодекс РФ.
2. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.
3. Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

Это основные нормативные источники, с помощью которых происходит регулирование внесения исправлений в государственные бланки касаемо трудовой деятельности. Такие правила и требования напрямую касаются:

1. Информации о сотруднике.
2. Информации о работе.
3. Информации о награждениях.
4. Информации о переводах, командировках.
5. Информации об увольнении.
6. Информации о смене фамилии или имени с отчеством.

По закону все записи должны соответствовать действительности.

При выявлении нарушений со стороны работника можно попросить работодателя исправить текст. В противном случае ему грозят штрафные санкции. Гражданин имеет право обратиться с жалобой в Трудовую инспекцию РФ или суд. Работодатель же при явных нарушениях имеет право применить меры дисциплинарной и материальной ответственности к инспектору по кадрам.

Что делать, если в трудовой книжке неправильная запись:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Поделиться

ВКонтакте

Класс

WhatsApp

Telegram

    

Недействительная запись в трудовой книжке в 2020 году

Статья о корректировании записи в трудовой книжке в 2020 году, раскрывающая механизм признания недействительными данных различных разделов документа.

Основные сведения

Трудовая книжка подтверждает важную информацию о профессиональной деятельности человека. Случается, что из-за человеческого фактора в ней появляются недостоверные сведения.

Правильность заполнения трудовых книжек обязательна, так как это серьезный документ с утвержденной формой оформления и заполнения.

Первоисточником корректных данных является приказ или иной документ. От него и требуется отталкиваться при исправлении сведений.

Недочеты при ведении трудовых книжек чаще всего допускаются на малых предприятиях, где соответствующей деятельностью занимается бухгалтер или секретарь (офис-менеджер).

Они могут не знать всех тонкостей заполнения трудовых книжек и допускать нарушения. Нередко это приводит к тому, что в недопустимых случаях текст зачеркивается, что сейчас в основном нельзя делать.

Раньше было легко и просто исправить любые данные таким образом — зачеркнув ошибку, вписать рядом правильную формулировку.

Даже такие слова как  «исправленному верить» и заверить подписью и печатью (штампом) предприятия. Однако в настоящее время такой порядок не предусмотрен законодательством, поэтому его применение будет неверным.

Далее раскрыт процесс правильной корректировки ошибочно указанной информации в трудовой книжке.

В первую очередь, нужно правильно выбирать ручку (перо) и пасту (чернила) для внесения записей в трудовую книжку, так как любой канцелярский товар и цвет не допускаются при заполнении этого документа.

Например, капиллярной ручкой вносить такие записи нельзя, также, как и пастой красного или зеленого цвета.

Паста или чернила могут быть максимум фиолетовыми. Почерк должен быть понятным и четким, чтобы не вызывать лишних вопросов при чтении текстов.

Что нужно знать

По нормам законодательства этот документ должен храниться у работника. Предприятие после внесения нужных сведений обязано возвратить его владельцу.

Следует различать действия по изменению, дополнению, а также исправлению информации, поскольку они имеют различное содержание и алгоритм осуществления.

Признание недействительности с изложением в верной редакции – это процедура изменения и исправления ошибочных сведений в разделах, содержащих сведения о работе и награждениях.

Не предусмотрено признание недействительности информации об имени, дне рождения и образовании человека.

Личные сведения могут корректироваться зачеркиванием некорректных данных (например, прежняя фамилия при ее изменении) и внесением измененной информации.

А сведения об образовании могут дополняться сведениями о вновь полученной степени и т. п.

С какой целью оформляется документ

Одна из задач трудовой книжки – достоверно отражать сведения о трудовом стаже человека для его признания при расчете размеров должностного оклада (к примеру, на государственной службе) и пенсии.

Досадно, когда из-за оплошности сотрудников кадровых служб человек впоследствии может потерять часть суммы, на которую вправе был рассчитывать при правильном заполнении документа.

Поэтому важно заблаговременно обнаружить такие недочеты и максимально быстро устранить их.

Тем более, что со временем это сделать может быть сложно или даже невозможно (ликвидация предприятий, уничтожение документации и т.п.).

Для того, чтобы облегчить корректировку сведений касательно работы, гражданам желательно всегда сохранять у себя все копии приказов о трудоустройстве, перемещении и увольнении.

Эти документы позволят исправить неверные данные на текущем месте. В ситуации, когда копий документов нет, а недостоверные сведения внесены предыдущим предприятием, нужно обратиться к нему.

При реорганизации этого предприятия, нужно искать его правопреемника.

Законные основания

Нормативно-правовыми актами, регламентирующими соответствующие правоотношения, являются ТК РФ, Правила от 16 апреля 2003 года № 225 и Инструкция от 10 октября 2003 года № 69.

Согласно нормам указанных актов, неправильно внесенные сведения нельзя устранять зачеркиванием, за исключением информации на титульном листе.

Фото: титульный лист трудовой книжки

Такая ошибка подлежит корректированию внесением в трудовую книжку записи о недействительности определенного текста и изложения правильной формулировки.

Устранять неправильно указанную информацию должен отдел кадров той же организации, что внесла некорректную запись.

Однако заполнить данные о недействительности сведений с предыдущего места работы может выполнить и отдел кадров нынешнего работодателя, взяв за основу документ предприятия, осуществившего некорректное заполнение.

Такими основаниями могут послужить копии приказов, личных карточек, соответствующих журналов и т.п.

Как сделать запись недействительной в трудовой книжке

Для процесса признания недействительной определенной записи, нужно обратиться:

К текущему предприятию	С просьбой откорректировать сведения или запросом выдать трудовую (если она хранится не у него)
К прежнему работодателю	С требованием устранить ошибку

Прежний работодатель по законодательству обязан помочь человеку при обращении к нему с такой просьбой, если он не прекратил свою деятельность. В противном случае нужно производить все действия на текущем месте.

Как правильно написать изменения

Процесс корректирования сведений состоит из следующих действий:

Написать очередной	Номер сведения
Указать текущую дату	—
Написать текст о том, что «запись за номером таким-то недействительна, …» после этого указать верную редакцию	Новая редакция излагается в соответствии с основанием и законодательством
Далее заполняются реквизиты основания для внесения корректировки	Чаще всего указывается один и тот же приказ

Грамотно признать запись в трудовой книжке недействительной, можно воспользовавшись соответствующим образцом.

Если вносится в дубликат

Дубликат изготавливается по заявлению работника. Основанием для этого служат следующие обстоятельства:

• оригинал потерялся;
• документ испорчен;
• в нем некорректно указаны данные.

Чаще всего поводом к такому действию выступает отмена акта об увольнении сотрудника (в случае его восстановления) или его постоянном переводе.

В таком случае дубликат позволяет не осуществлять процесс недействительности.

Поэтому повторный прецедент с дубликатом, скорее всего, будет оформлен таким же образом – выдачей второго дубликата с правильными сведениями.

При принятии решения о внесении исправлений в дубликат, процесс недействительности производится по общему правилу. При этом будет правильно устранять ошибки той организацией, которая выдала дубликат.

Нужно ли заверять

Сведения о недействительности и правильной редакции заверяются лицом, их внесшим. Допускается заверение всей информации, заполненной предприятием, в момент прекращения работы сотрудника.

Когда признается недействительной. Записи подлежат признанию недействительными:

При расхождении сведений в них с информацией, содержащейся в документах, выступающих их основанием	Любая ошибка — в дате, № приказа, наименовании должности, подразделения и т.д.
При необходимости восстановить сотрудника в случае вынесения соответствующего решения суда	В качестве основания в таком случае указывается судебный акт

Случаи при ошибочно внесенных данных

Некорректные сведения теоретически могут быть обнаружены в любом тексте, поскольку их выполнение осуществляется людьми, которым свойственно ошибаться.

Кроме того, нередки случаи, когда изначально правильная запись может быть впоследствии стать ошибочной и подлежит признанию недействительной.

К примеру, так происходит при восстановлении уволенного сотрудника на работе. При этом наиболее существенными являются ошибки, касающиеся информации о работе человека, в частности сведений о трудоустройстве и прекращении деятельности.

О приеме на работу

В случае неправильного заполнения сведений о приеме на работу, нужно устранять нарушение по общим правилам (признание недействительности некорректной информации).

Нарушением также является отсутствие отдельно указанной выше записи информации и наименовании предприятия. Проще всего устранить такие недочеты сразу же после внесения сведений.

Тогда информация о недействительности будет идти последующим номером вслед за некорректными сведениями.

В таком случае текущий работодатель без проблем исправляет недочеты. Наглядно увидеть запись в трудовой книжке «считать недействительной» можно в образце.

Когда неправильность информации выявлена после прекращения работы на предприятии, работнику желательно иметь на руках копию акта о трудоустройстве.

Его наличие позволяет признать недействительной такую некорректную информацию на текущем рабочем поприще.

Видео: оформление трудовой книжки, лекция для кадровиков

Если копии такого приказа у работника нет, то ему придется обращаться к внесшему некорректные данные предприятию.

Об увольнении

Случаи внесения неверных данных при увольнении являются более разнообразными, поскольку иногда недостоверным является даже сам факт прекращения трудовых отношений.

Соответствующая неправильная запись должна быть признана недействительной. Увольнение по статье довольно часто становится предметом судебного спора между работником и предприятием.

Работник подает исковое заявление в суд с требованием восстановить его на работе. При этом нередко суд встает на сторону работника и устанавливает незаконность его увольнения.

В таких случаях работодателя обязывают восстановить сотрудника на работе в прежней должности.

Также бывает, что при возбуждении уголовного дела сотрудника увольняют, а впоследствии его оправдывают. Однако подобные факты работники склонны не афишировать.

При таких обстоятельствах законодательство предоставляет сотруднику возможность запросить вместо исправленного оригинала, ее дубликат. Многие люди прибегают к такому методу исправления.

 Так лучше, в частности, после восстановления, когда этому обычно предшествует запись о расторжении трудового договора по причине дисциплинарного нарушения.

Такие обстоятельства способны заранее скомпрометировать работника в глазах следующего руководства, поскольку организации стараются избегать вероятности таких проблем.

В дубликате трудовой книжки обычно нет каких-либо исправлений. При утере или уничтожении оригинала, дубликат составляется по сведениям из достоверных источников.

При этом опираться на показания свидетелей запрещено, за исключением событий чрезвычайного характера, когда документы уничтожаются повсеместно, под воздействием стихийного бедствия и т.п.

Работа с трудовыми книжками является очень ответственной, поэтому требует особой внимательности и грамотности осуществляющего ее специалиста.

Грубые или неоднократные нарушения при этом могут повлечь за собой дисциплинарную или даже более серьезную ответственность.

В таких случаях нужно учитывать, что между умышленным искажением фактов и неаккуратностью находится слишком тонкая грань.

Поэтому соответствующим сотрудникам рекомендуется быть предельно сконцентрированными и стараться делать записи максимально правильно.

Тем более, что на кону будущая заработная плата или пенсия человека. В законодательных кругах продолжительное время муссируется вопрос об отмене трудовых книжек в связи с повсеместным переходом на электронное документирование.

Но, скорее всего, это произойдет еще не скоро, хотя предпосылки для этого уже имеются. Даже в случае их отмены, на всякий случай лучше будет держать при себе эти документы и вносить правильно сведения в них.

Поскольку в переходный период часто возникают проблемы с утерей и некорректностью информации на электронных носителях.

недопустимых записей, допустимых при проверке данных – блог Contextures

Почему иногда при проверке данных допускаются недопустимые записи? Вы когда-нибудь настраивали раскрывающийся список проверки данных, чтобы вы могли выбирать допустимые элементы из раскрывающегося списка, а Excel позволяет людям вводить все, что они хотят, в эту ячейку? Узнайте, почему это происходит и как можно предотвратить проблему.

Например, выберите сезон в столбце B, а затем выберите из списка месяцев для этого сезона в столбце C

После выбора сезона, если вы введете недопустимое название месяца в соседней ячейке, вы увидите предупреждающее сообщение.

Недействительные записи, разрешенные при проверке данных

Однако, несмотря на правила проверки данных, люди иногда вводят недопустимые записи в столбец месяца, и проверка данных Excel не останавливает их.

Что пошло не так с настройкой проверки данных и как это исправить?

Проблема с пробелами

В этом примере столбец «Месяц» имеет зависимых данных проверки , основанных на сезоне, выбранном в столбце B.Если параметр Игнорировать пустое поле включен, вы сможете ввести любое значение в ячейку «Месяц», если ячейка «Сезон» пуста.

Для предотвращения этих недействительных записей:

• Выберите ячейки проверки данных
• На вкладке “Данные” ленты нажмите “Проверка данных”.
• В диалоговом окне «Проверка данных» на вкладке «Параметры» снимите флажок « Игнорировать пустой », затем нажмите «ОК».

Если параметр «Игнорировать пробелы» изменен, если ячейка «Сезон» пуста, вы не сможете ничего вводить в столбец «Месяц».

Пустые ячейки в списке источников

Вы можете столкнуться с этой проблемой с недопустимыми записями и в других ситуациях.

Например, если исходный список представляет собой именованный диапазон , содержащий пустые ячейки, пользователи могут иметь возможность вводить любую запись без получения сообщения об ошибке.

Чтобы предотвратить это, отключите параметр Игнорировать пустое поле , как описано выше.
Здесь есть дополнительные инструкции и снимки экрана.

Предупреждения об ошибках

Если проверка данных Error Alert отключена, пользователи смогут вводить любую запись, не получая сообщения об ошибке.Чтобы включить оповещение об ошибке :

• Выберите ячейки проверки данных
• На вкладке “Данные” ленты нажмите “Проверка данных”.
• В диалоговом окне «Проверка данных» на вкладке «Предупреждение об ошибке» установите флажок для «Показать предупреждение об ошибке после ввода неверных данных» , затем нажмите «ОК».

__________

Проверка данных Excel – проверьте правильность формата введенных данных

Автор: Советы и рекомендации по Excel от Pryor.ком 23 марта 2017 г.
Категории: Excel® Теги: проверка данных

Excel позволяет настроить определенные ячейки для приема только определенного формата данных, который вы укажете. Вы можете предложить пользователю рекомендации о правильном способе ввода его данных. Вы даже можете указать, что данные должны попадать в определенный диапазон данных, если хотите. Если введенные данные не соответствуют вашим спецификациям, Excel отобразит предупреждение об ошибке, которое предложит пользователю повторить попытку с правильным форматом.

Укажите формат данных

1. Выберите ячейку или ячейки, которые вы хотите проверить во время ввода.
2. На вкладке Data в группе Data Tools щелкните Data Validation , чтобы открыть диалоговое окно Data Validation .
3. На вкладке Настройки укажите критерии, которым должны соответствовать введенные данные:
   • Выберите тип данных Время в раскрывающемся меню Разрешить .
   • Выберите между из раскрывающегося меню Данные: .
   • Установите допустимый диапазон времени начала и окончания .
4. На вкладке Входное сообщение вы можете отобразить всплывающую подсказку с инструкциями для пользователя, прежде чем он наберет .
   • Установите флажок Показывать входное сообщение при выборе ячейки , чтобы включить подсказки.
5. На вкладке Предупреждение об ошибке укажите, что произойдет, если данные не соответствуют вашим критериям:
   • Установите флажок Показывать предупреждение об ошибке после ввода недопустимых данных , чтобы включить предупреждения.
   • Выберите желаемый тип оповещения:
     • Стоп – Запрещает Excel принимать недопустимые данные и позволяет пользователю только Повторить или Отменить .
     • Предупреждение – Пользователь предупрежден о том, что данные недействительны, но он может щелкнуть Да для ввода данных в любом случае, Нет для редактирования записи или Отмена для удаления записи.
     • Информация – Пользователь предупрежден о том, что данные недействительны, но ему не запрещен их ввод.Пользователь может щелкнуть OK , чтобы ввести данные в любом случае, или Cancel , чтобы удалить их.

6. Щелкните ОК , чтобы применить проверку данных.

Удалить подтверждение данных

1. Выберите ячейку или затронутые ячейки и нажмите кнопку Data Validation .
2. В диалоговом окне Проверка данных нажмите Очистить все , затем ОК .

Hot Tip : Чтобы найти недопустимые данные, которые уже содержат в вашей книге, настройте проверку, как описано выше, и выберите Circle Invalid Data [H] из раскрывающегося меню Data Validation .Excel выделит ячейки, не соответствующие указанным критериям. Щелкните Очистить круги проверки , чтобы удалить их.

Советы и рекомендации по работе с Excel от Pryor.com

Excel Tips & Tricks написан экспертами Microsoft® Excel® из Fred Pryor Seminars и CareerTrack. Известные своим обширным обучением в области Excel, мы предлагаем одни из лучших в отрасли. Не тратьте драгоценное время на то, чтобы разобраться во всем самостоятельно.Посетите один из наших замечательных курсов по Excel и получите знания, необходимые для более эффективного и действенного использования Excel. Ознакомьтесь с курсом Excel, который будет проходить в ближайшем к вам месте, нажав здесь.

Запретить людям вводить неверные данные в таблицу документов Google

В этом руководстве я объясню вам , как использовать Data Validation в Google Doc Spreadsheet. Важно использовать проверку данных, чтобы запретить людям вводить неверные данные.

Например, вы можете указать дату 10.10.2012 или 10.10.2012. В электронной таблице первый из них находится в текстовом формате, а второй – в формате даты по умолчанию.

Таким образом, если вы поместите дату в текстовом формате, это повлияет на ваш расчет или сортировку данных. Поэтому, если вы сотрудничаете со своей таблицей с другими пользователями, позволяйте им вводить дату только на дату подачи, а не текст. Этого можно добиться с помощью проверки данных в электронной таблице документов Google.

Выше приведен только один пример использования проверки данных.Надеюсь, вы могли понять концепцию проверки данных в Google Doc Spreadsheet.

Вы можете ограничить ввод данных в ячейки несколькими способами, используя приведенные ниже советы.

В ячейке или диапазоне ячеек;

1. Разрешить пользователям вводить только дату

2. Ограничьте числа только так, чтобы они соответствовали определенным условиям, например число между, меньше, больше, равно и т. Д.

Аналогично: как ограничить итоговую сумму столбца определенным значением

3.Ограничить только ввод текста.

4. Ограничьте ввод недопустимых данных, предоставив возможность выбора из списка. Это я объясню в последнем параграфе.

Сначала я объясню вам , как использовать проверку данных в Google Doc Spreadsheet?

Начнем с ввода даты в поле. Это прояснит вам ситуацию.

Google Таблицы: запретите людям вводить недопустимые даты

Этапы проверки данных:

1.Выделите ячейки, для которых нужно ограничить ввод недопустимой даты.

2. Перейдите в меню Data> Data validation

В поле критерия выберите «Дата» и справа от него выберите критерий. «Подтверждено» позволит ввести любую дату в выбранные ячейки.

На «равно» позволит ввести только указанную дату.

3. Затем для «Недопустимые данные» выберите «Показать предупреждение» или «отклонить ввод». Затем «Сохранить»

Теперь попробуйте ввести любой текст в любую из ячеек, где вы только что установили правило проверки данных.В Google Таблицах появится всплывающее сообщение с предупреждением или сразу же удалит введенный текст в соответствии с указанными выше настройками 3.

Точно так же вы можете попробовать другие параметры проверки, такие как текст и числа

Но иногда вам может потребоваться разрешить пользователям выбирать из раскрывающегося меню вместо ввода данных.

Этого легко добиться.

Создать раскрывающийся список в Google Таблицах

Сначала введите список в любые столбцы, кроме ячейки, в которой должно появиться раскрывающееся меню.Например, если вам нужен раскрывающийся список в ячейке A1, введите элементы, которые должны отображаться в раскрывающемся списке в столбце B.

Затем выберите ячейки (например, ячейку A1 или диапазон, например A1: A10), в которых вы хотите получить раскрывающийся список в электронной таблице. Теперь перейдите в меню Data> Data Validation.

Выберите критерий как «Список из диапазонов» и против этого выбора, список, введенный в столбец B.

Включите «Отклонять ввод» и «показывать раскрывающийся список в ячейке» и сохраните.

В вашей электронной таблице появится раскрывающийся список.

Это также поможет вам уменьшить количество ошибок в вашей электронной таблице. Это важно, потому что небольшая опечатка может привести к неправильному выводу при сортировке, группировке, как при различных методах манипулирования данными.

Например, если вы ввели «ISMC100» вместо «ISMC 100», он предоставит другой вывод в функциях, таких как «СУММЕСЛИМН».

Есть сомнения в использовании проверки данных? Не стесняйтесь спрашивать меня. Используйте форму комментариев ниже, чтобы разместить свои запросы.

Связанный:

1.Отдельные значения в раскрывающемся списке в Google Sheet

2. Многострочный динамический зависимый раскрывающийся список в Google Таблицах

3. Автоматическое заполнение информации на основе раскрывающегося списка в Google Таблицах

4. Раскрывающееся меню в Google Таблицах для просмотра содержания из любых листов на текущем листе

распространенных проблем с Google Таблицами на Zapier | Таблицы Google | Справка и поддержка

Если ваш триггер Google Таблиц внезапно перестает работать, сначала проверьте, не вставили ли вы случайно пустую строку где-нибудь в таблице.Zapier интерпретирует пустую строку как конец таблицы и может иметь проблемы с поиском новых строк под ней.

В дополнение к этому, внесение следующих изменений в вашу электронную таблицу при включенном Zap может вызвать ошибки:

Если вам нужно внести какие-либо из этих изменений в свой Google Sheet, выключите Zap, пока вы работаете с электронной таблицей. , а затем снова включите его.

Если вы получаете сообщение об ошибке вроде не удается проанализировать диапазон или 400 Ошибка: запрошена запись в пределах диапазона [‘НЕ РЕДАКТИРОВАТЬ: Feed via Zapier’! A74], но попытка записи в столбец [B] , существует несколько возможных причин:

Триггеры для Google Таблиц уникальны среди триггеров Zapier.Когда в электронной таблице есть триггерное событие, Zapier получает веб-перехватчик уведомления от Google об этом. После этого Zapier отправляет Google Sheets запрос на получение новых данных, поэтому он использует как методы опроса, так и методы мгновенного запуска. В целом этот процесс занимает около 3 минут.

Хотя эти триггеры не являются «мгновенными», они работают быстрее, чем обычные опросы, поскольку они не зависят от интервала опроса плана, используемого вашей учетной записью.

Это могло произойти, если столбцы в вашей электронной таблице были переименованы после того, как вы настроили ее для работы с Zapier.Когда это происходит, Zap может больше не находить ваши столбцы.

Чтобы решить эту проблему, выключите Zap и переназначьте поле Action в вашем Zap. Затем снова включите Zap, чтобы вернуться в нужное русло.

Если вы используете триггер Новая или обновленная строка электронной таблицы и выбираете Любой столбец для отслеживания, любое изменение строки вызовет ваш Zap. Если вы выберете конкретный столбец, Zap сработает только при изменениях в этом столбце.

Zap с использованием новой или обновленной строки электронной таблицы также будет запускаться для любых новых строк в электронной таблице, даже если указанный столбец пуст. Чтобы избежать срабатывания в этих случаях, добавьте шаг фильтра в свой Zap.

При использовании триггера New Spreadsheet Row Zap может сработать в середине ввода данных для новой строки, в результате чего неполные данные будут отправлены на другие шаги в вашем Zap. Это может произойти, если Google Таблицы автоматически сохраняются, пока вы все еще заполняете строку.

Лучше всего использовать триггер New Spreadsheet Row , когда данные вводятся во все столбцы строки одновременно.

Если вам нужно вручную ввести информацию в определенные столбцы в вашей электронной таблице ИЛИ если вам нужно собирать данные для той же строки с течением времени и запускать Zap только после ввода всех данных, попробуйте использовать новую или обновленную электронную таблицу Ряд . С помощью этого триггера вы можете настроить мониторинг определенного столбца вашей электронной таблицы, который сообщает, что данные готовы к работе (что-то вроде «Отправить в Zapier»).

Если вы следите за изменениями в столбце, мы видим только новых значений в этом столбце. Если вы обновите столбец существующей строки до значения, которое Zapier ранее видел в этом столбце, в этой строке мы не увидим новое значение. Вам нужно будет либо выбрать столбец, в котором будут только уникальные значения, либо создать новый, который будет иметь.

Например, если у вас есть X в столбце Trigger, а затем изменить его на Y, запустится Zap. Если вы затем измените его обратно на X, он не сработает снова, потому что Zap уже видел X в этом столбце.

Мы делаем все возможное, чтобы взять информацию, которая выглядит как дата или время, и преобразовать ее в формат, понятный Google Таблицам. В настоящее время Zapier поддерживает следующие форматы:

Обратите внимание на последний элемент в списке. Чтобы использовать это, вам нужно добавить ts в начало временных меток unix, чтобы убедиться, что они распознаются нами должным образом. Это предотвращает неправильную интерпретацию больших чисел как даты или времени.

* Эта ошибка также может выглядеть так: ExternalHTTPSConnectionPool (host = ‘sheet.googleapis.com ‘, port = 443): время операции чтения истекло. Обычно это происходит из-за того, что ваша электронная таблица слишком велика.

Таблицы Google не оптимизированы для больших объемов информации (таблицы с более чем 10 000 строками), и это может затруднить доступ к ним через Zapier. Вот некоторые вещи, о которых следует помнить:

1. Рассмотрите возможность создания новой электронной таблицы с меньшим количеством данных в ней или перемещения / удаления столбцов, которые не используются в Zap. Если вы решите переместить / удалить строки, убедитесь, что Zap выключен, пока вы это делаете.Как только вы закончите, вы можете снова включить Zap.
2. Если эта ошибка появляется с Google Таблицами в качестве триггера, это не вызывает особого беспокойства по поводу потери данных, поскольку Zap, вероятно, перехватит данные при следующем запуске. Тем не менее, со временем эти ошибки могут стать более частыми и потенциально привести к отключению Zap, так как ошибок слишком много.
3. Если эта ошибка появляется с Google Таблицами в качестве действия, то, скорее всего, произойдет потеря данных. Zap может не завершить отправку данных в Google Таблицы из-за размера таблицы.Чтобы избавиться от этого, попробуйте воспроизвести конкретную задачу из истории задач.

Если вы рассматриваете альтернативное решение, приложение, такое как Airtable, или база данных, например MySQL, может помочь лучше обрабатывать большие базы данных.

Если вы видите эту ошибку, это означает, что соединение из Google Таблиц с Zapier не удалось. Чтобы исправить это:

1. Перейдите на страницу подключений Google Таблиц.
2. Щелкните конкретное соединение.
3. Щелкните Повторно подключите .

Таблицы Google можно настроить таким образом, чтобы числа, даты, время и различные валюты автоматически форматировались при вводе в столбец.Если ваши данные не поступают из Zap, как вы ожидали, попробуйте изменить формат в Google Таблицах.

Если ваша дата отображается как пятизначное число или пять цифр, затем десятичное число, затем пять цифр, это связано с форматированием даты в Google Таблицах. Это может выглядеть так:

Чтобы избежать этого, отформатируйте столбец, используя другой формат даты.

Если вы видите эту ошибку, значит, ваш Zap попытался создать полностью пустую строку в электронной таблице. Некоторые распространенные причины (и решения) для этого:

Если вы видите эту ошибку, попробуйте повторно выбрать поля Worksheet и Spreadsheet на этапе Zap.Если это не поможет, обязательно сообщите нам.

Если вы видите эту ошибку в Zap, проверьте, заблокирован ли ваш рабочий лист или защищен ли он. Это препятствует тому, чтобы Zapier мог писать на листе, поэтому вам необходимо разблокировать его.

Действие «Обновить строку электронной таблицы » нельзя использовать для очистки полей. Если у вас есть текст в ячейке, и вы хотите его обновить, вам нужно будет отправить какой-нибудь символ, например тире или формулу, которая приведет к пустой ячейке. Когда поле пустое, Zapier ничего не отправляет.

Вы также можете использовать действие Удалить строку электронной таблицы , чтобы удалить все данные из строки.

Вы должны использовать его всякий раз, когда ваш триггер предоставляет позиции, чтобы Zap мог создать несколько строк в вашей электронной таблице. Важно отметить, что:

Если ваш триггер не предоставляет позиции, вы можете вместо этого использовать действие Create Spreadsheet Row .

Это действие полезно, когда предыдущее действие предоставляет группу позиций, и вам нужно найти некоторую информацию, связанную с каждым из этих элементов.

Допустим, у вас есть Zap, который запускает заказы, но триггер предлагает только названия продуктов, и вам нужны идентификаторы продуктов для вашего инвентарного приложения на другом шаге действия, поскольку он не может сопоставить продукты с их именами. Вы можете использовать действие Найти строку (строки) электронной таблицы (с поддержкой позиций) для поиска до 10 идентификаторов продуктов одновременно и передачи их на следующий шаг.

Эта ошибка обычно означает проблему с рабочим листом.Почти во всех случаях повторный выбор рабочего листа на шаге Zap устраняет эту проблему.

Некоторые распространенные причины, по которым вы можете увидеть эту ошибку:

Если вы обнаружите, что столбцы выглядят как идентификаторы, а не имеют имена, которые отображаются в электронной таблице, это может означать, что на вашем листе есть пустая первая строка. Чтобы исправить это:

1. В Google Таблицах удалите пустую строку.
2. На шаге Zap повторно выберите поля Spreadsheet и Worksheet , и имена столбцов должны обновиться, чтобы соответствовать вашей электронной таблице.

Узнайте, как правильно отформатировать лист для работы с Zapier.

Может показаться, что Zap пропускает пустые строки, если в них есть формулы. Если вы используете действие Create Spreadsheet Row , строки будут добавлены в первую пустую строку, которую видит Zap. Если в строке есть формула, Zap не считает ее пустой и пропускает. Если формула ссылается на данные из той же строки, вы можете построить формулу непосредственно в Zap.

Вы можете использовать любые формулы, доступные в Google Таблицах, в вашем Zap, если переменные в формуле могут быть отображены из других шагов Zap.

Это решение не будет работать, если не все переменные в формуле доступны в Zap, поскольку невозможно будет динамически ссылаться на определенные ячейки. Например, предположим, что у вас есть лист, как на изображении ниже. Zap заполнит столбцы Number и Other Number , но столбец C будет обновлен вручную позже.

В этом случае вы не можете ссылаться на C2 в Zap, так как это будет означать, что каждый раз, когда Zap запускается, он будет ссылаться на C2 вместо использования соответствующего номера строки.В этом случае вы должны создать новый рабочий лист в той же таблице и использовать формулу = ИМПОРТРАНЖ . Таким образом, у вас будет лист, подключенный к Zap, и другой лист, который импортирует данные из исходного листа и позволяет вам использовать формулы, сортировать и фильтровать данные, среди прочего, без ошибок в Zap.

Наиболее частыми причинами, по которым строки добавляются в верхнюю часть электронной таблицы, а не в нижнюю часть листа, являются:

Как правило, эта проблема решается как сделать столбец A видимым и убедиться, что у него есть заголовок.

Команда поддержки Zapier может иногда запрашивать доступ только для чтения к таблице Google, подключенной к Zap, чтобы лучше помочь вам. Лучший способ сделать это – сделать электронную таблицу Google доступной для просмотра всем, у кого есть ссылка, чтобы любой сотрудник службы поддержки Zapier мог помочь. Вы можете сделать это, следуя инструкциям по предоставлению общего доступа к файлу в этом справочном руководстве Google Таблиц.

Это может произойти, если у вас большая электронная таблица и включен автовоспроизведение. Подумайте о создании новой электронной таблицы с меньшим количеством данных в ней или перемещении / удалении любых столбцов, которые ваш Zap не использует.Если вы решите переместить / удалить строки, убедитесь, что Zap выключен, пока вы это делаете. Как только вы закончите, вы можете снова включить его.

Zapier полагается на систему уведомлений Google Диска, чтобы определять, когда есть изменения в электронной таблице. В настоящее время это хорошо работает для Google Таблиц на вашем собственном Google Диске, но может быть проблемой для электронных таблиц на общем диске.

Чтобы помочь Google определить приоритетность этой проблемы, посетите систему отслеживания проблем Google и нажмите «звездочку» вверху, чтобы указать, что вы хотите, чтобы проблема была решена.

Тем временем Zapier создал отдельные триггеры, которые работают с общими дисками. Они помечены как (общий диск) в раскрывающемся меню Trigger Event в части Select App & Event вашего шага запуска.

В настоящее время невозможно динамически выбирать электронную таблицу в Google Таблицах так же, как вы можете выбирать параметры для других полей с настраиваемыми значениями. Это связано с тем, что у нас нет возможности выбрать поля для обновления, если мы не знаем конкретно, какая комбинация электронной таблицы / рабочей таблицы будет использоваться при запуске Zap.

Если вы хотите иметь возможность динамически выбирать листы на этапе Zap, обратитесь в службу поддержки, чтобы вас можно было добавить в запрос функции для этого.

Из-за того, как Google Таблицы создают строки, Zap может иметь проблемы, если несколько запусков выполняются одновременно, или если у вас есть несколько Zap, записывающих в одну и ту же таблицу.

Если вы видите эту проблему на своем Zap, добавьте шаг «Задержка после очереди» перед шагом «Создание строк электронной таблицы» , чтобы помочь распределить время создания строки.

Импортировать товары онлайн | Square Support Center

Загружайте сразу несколько элементов и управляйте ими с онлайн-панели Square Dashboard с помощью инструмента массового импорта.

Примечание : Вы не сможете создавать типы единиц с помощью импорта. Чтобы создать тип единиц измерения и установить точность, перейдите на вкладку Units на своей онлайн-панели Square Dashboard.

Прежде чем вносить какие-либо изменения в свою библиотеку, мы рекомендуем экспортировать копию своей библиотеки элементов и сохранить отдельный файл перед продолжением, чтобы вы всегда могли вернуться к предыдущему состоянию в случае возникновения каких-либо проблем.

Экспортируйте свою библиотеку

Примечание : Хотя файлы CSV поддерживаются в процессе импорта / экспорта, мы настоятельно рекомендуем использовать формат файла Excel (.xlsx). Они поддерживаются большинством современных инструментов для работы с электронными таблицами, такими как Numbers, Sheets и Microsoft Excel, которые не требуют покупки или подписки.

Для экспорта копии вашей библиотеки:

1. Посетите элементы на своей онлайн-панели Square Dashboard.

2. Нажмите Действия > Экспорт библиотеки > Подтвердите экспорт .

3. Выберите формат: Excel (.xlsx) или CSV. Электронная таблица будет загружена на ваш компьютер.

Помните, что : шаблон файла Excel форматируется как текст, а не числа. Если вы хотите использовать экспортированный файл библиотеки элементов для выполнения числовых функций, вы должны изменить формат файла на числовой формат.

Поля электронной таблицы

Редактировать файл CSV

Следующее применимо только при импорте с использованием формата файла .csv, а не Excel (.xlsx).

Помните, : Вы не можете создать или обновить тип единиц измерения или точность единиц из электронных таблиц .csv или .xlsx. Если вы используете лист в формате .xlsx, вы увидите только вариант выбора одной из существующих единиц в раскрывающемся списке ячеек. Однако, если вы используете файл CSV, вам нужно будет вручную ввести единицы измерения и точность. Мы рекомендуем использовать электронную таблицу Excel (.xlsx), но если вы все же используете файл CSV, вот несколько примеров, чтобы убедиться, что вы правильно форматируете единицы измерения и точность.

Допустим, у вас есть единица измерения фунт (фунт) с точностью .0 :

• * Правильно **: 1,0 фунта

• Неправильно : фунт 1,0

Допустим, у вас есть единица измерения жидких унций (жидких унций) с точностью .0000 :

Убедитесь, что вы вводите полное название типа устройства и точность – не используйте аббревиатуры.

Хотя вы можете импортировать данные CSV в электронную таблицу, если ваша библиотека элементов содержит артикулы , не открывайте файл CSV напрямую , поскольку некоторые редакторы электронных таблиц изменят ваши артикулы неожиданным образом.В частности, они могут удалить ведущие нули (например, 0012345 станет 12345) или преобразовать их в научную нотацию (например, 12345678999 станет 1,2346E + 10).

Если у вас есть SKU в вашем CSV, выполните следующие действия, чтобы убедиться, что в ваших файлах CSV нет ошибок:

Импорт данных CSV в Microsoft Excel

1. Создайте новую электронную таблицу в Microsoft Excel.

2. Выберите Файл , затем Импорт в главном меню.

3. Выберите файл CSV и нажмите Импорт .

4. Выберите CSV-файл, который вы экспортировали из библиотеки элементов, и нажмите Получить данные .

5. Появится всплывающее окно мастера импорта:

   • Нажмите Далее .

   • Убедитесь, что установлен только разделитель «Запятая», затем щелкните Далее .

   • Прокрутите до столбца SKU и измените формат данных столбца на Текст , затем нажмите Готово

6. Выберите опцию Новый лист и нажмите OK , чтобы завершить импорт.

Импортировать данные CSV в таблицы Google

1. Создайте новую электронную таблицу на Google Диске.

2. Выберите Файл , затем Импорт в главном меню.

3. Перейдите на вкладку Загрузить и выберите CSV-файл, который вы экспортировали из своей библиотеки элементов.

4. После загрузки файла откроется всплывающее окно «Импорт файла». Обязательно измените «Преобразование текстов в числа и даты» на № .

5. Нажмите Импорт , чтобы завершить импорт.

Первая загрузка библиотеки предметов

Если вы добавляете элементы впервые, вы можете загрузить шаблон, который поможет вам выполнить массовую загрузку библиотеки. Если у вас уже есть элементы, просто загрузите наш лист Excel (.xlsx), обновите и импортируйте, чтобы изменить существующую библиотеку элементов.

1. Посетите элементы на своей онлайн-панели Square Dashboard.

2. Нажмите Действия > Импортировать библиотеку .

3. Выберите Изменить библиотеку элементов , чтобы добавить новые элементы и обновить существующие, или Заменить библиотеку элементов , чтобы удалить все существующие элементы и заменить их загруженными элементами.

4. Нажмите Далее > « Загрузите наш файл шаблона ». Выберите, хотите ли вы загрузить шаблон в формате Excel (XLSX), который рекомендуется для большинства пользователей, или в формате CSV.

   Примечание: Если вы используете Safari в качестве веб-браузера, вам нужно будет щелкнуть правой кнопкой мыши ссылку « Загрузить наш шаблон » и сохранить файл на свой компьютер.

5. Откройте файл « catalog-YYYY-MM-DD-XXXX.xlsx или .csv », сохраненный на вашем компьютере на шаге 4, с помощью Excel (.xlsx) или другой программы для работы с электронными таблицами.

Примечание: При редактировании файла CSV мы рекомендуем использовать самую последнюю версию программы для работы с электронными таблицами.

1. Заполните столбцы шаблона информацией о вашем элементе. При редактировании шаблона помните о следующих советах:

• Не изменяйте информацию в столбце «Токен» и не удаляйте пустые столбцы.

• Любые изменения, внесенные в столбец «Новое количество», заменят существующее количество товара. Если вы укажете 0 в столбце «Новое количество», ваш инвентарь для этого предмета для этого местоположения будет равен 0.

• Если оставить поле «Категория» пустым, элемент останется без категории.

• Новые категории будут созданы для любых новых значений, указанных в столбце «Категория».

• Если оставить поле цены пустым или написать «Переменная», будет создан товар с переменной ценой.

• Если оставить поле модификатора пустым, модификатор по умолчанию отключен. Поместите «Y» в соответствующий столбец «Набор модификаторов», если вы хотите, чтобы к элементу был применен определенный модификатор.

  Примечание : Вы можете назначить зависящую от местоположения цену, количество запасов или доступность, установив значения в столбцах, зависящих от местоположения. Например, установка цены в столбце «Местоположение цены 2» назначит цену только этому местоположению.

1. Сохраните отредактированный файл Excel (.xlsx) или CSV-файл на свой компьютер.

2. Перетащите файл Excel (.xlsx) или CSV в область загрузки или щелкните « выберите его на своем компьютере »> Загрузить .

3. Просмотрите свои изменения и нажмите Подтвердить импорт , чтобы загрузить новую библиотеку элементов.

4. Вам будет предложено согласовать основные атрибуты продукта Square с импортированными столбцами из Excel (.xlsx) или CSV. Если вы не меняли имена столбцов в файле, загруженном с Square, атрибуты продукта должны быть автоматически сопоставлены.Просмотрите сопоставление вашего файла с атрибутами продукта и при необходимости внесите изменения. * Следующие столбцы являются обязательными в вашем Excel (.xlsx) или CSV: Название позиции, Название варианта, Описание, Артикул. Если у вас более одного местоположения, также необходим столбец Enabled [Location Name]. * Столбец «Налог» также требует определенного формата заголовка. Имена столбцов с налогами должны включать в себя значение процентной ставки налога в скобках внутри заголовка. Например, «Налог – Продажи (7%)».

5. Нажмите Подтвердите , чтобы загрузить изменения.

Помните, : после того, как вы нажмете Подтвердить импорт , вы не сможете вернуться к своей предыдущей библиотеке элементов.

Узнайте, как устранить неполадки в файле библиотеки элементов.

Подробнее о : Dashboard

Bandit 4.0 Шаблон ввода данных Excel (связывание и повторный захват)

1. Шаблон создан для добавления 1000 полос и повторного захвата. Если вам нужно добавить больше записей, обратитесь в службу поддержки Bandit или обрабатывайте данные пакетами по 1000 записей за раз.

2. Серые столбцы заблокированы от редактирования. При выборе из полей «описания» рядом с ними код Bandit / BBL автоматически заполняется в соседней серой ячейке. Обвязки отделяются от повторной поимки путем выбора соответствующего описания расположения: например, выберите New Band для привязки или одно из двух описаний повторной поимки.

3. Заголовки столбцов были созданы в соответствии с именами полей Bandit. Когда вы импортируете данные в Bandit, если вы выбираете Matching Names на экране сопоставления полей, поля, которые необходимо импортировать, должны выровняться.В файле Excel будет несколько полей, которые не имеют и не должны иметь целевого поля, например, поля «описание».

4. В поле «Местоположение» должен быть указан только идентификатор бандита, который вы ввели для данного местоположения.

5. Когда вы вводите номер диапазона в рабочие листы ввода данных по полосам или повторному захвату, он автоматически заполняется в двух рабочих листах «Маркер» для объединения и повторного захвата.

6. Если вы введете повторяющийся номер диапазона на листе ввода данных чередования, повторяющиеся значения будут выделены красным цветом.

Если вы вводите несколько повторных поимок на дату для птицы, требуется время поимки. Это особенно важно при добавлении дополнительных деталей маркера.

7. Вспомогательные маркеры следует вводить только в один или оба рабочих листа «Маркер». Листы ввода данных автоматически заполняются деталями маркера, правильно отформатированными для импорта в Bandit. ** Выбирайте только импорт рабочих листов DATA ENTRY при импорте. ** Если данные маркера одинаковы для захвата и освобождения, Bandit имеет возможность копировать данные маркера, поэтому вы можете ввести данные маркера только в один из них рабочие листы.

Подробнее о копировании сведений о маркерах см. В главе 9 Руководства пользователя Bandit.

8. КОПИРОВАНИЕ И ВСТАВКА ДАННЫХ ИЗ ДРУГИХ РАБОТНИКОВ – если вы копируете и вставляете данные из других файлов или баз данных Excel, предварительное форматирование поля может быть перезаписано. Таким образом, нулевые отведения могут быть пропущены, или недопустимые значения не будут преобразованы в коды BBL. Например, если у вас есть собственные значения для цветов, такие как L для лайма, они не будут должным образом переведены в код BBL для этого цвета.

9. Параметры, такие как количество разрешенных символов или значений, не устанавливаются для большинства полей. Поэтому возможно, что если, например, вы используете 5 знаков после запятой для ширины банкноты, Bandit усечет или неправильно введет эти данные в поле при импорте.

10. ВАЖНОЕ ПРИМЕЧАНИЕ ОБ ОСОБЕННОМ ПОВЕДЕНИИ ФАЙЛОВ EXCEL:

У Excel есть неудачная привычка «запоминать», сколько записей было на листе. Поскольку шаблон отформатирован для добавления 1000 записей в листы ввода данных чередования и повторного захвата, предполагается, что вы импортируете такое количество записей.Если вы используете шаблон для импорта, например, 100 птиц, Excel (и, следовательно, Bandit) все равно будет считать 1000 последней строкой данных. Поэтому, когда вы импортируете 100, Bandit подумает, что вы импортируете 1000, и выдаст вам предупреждение, подобное этому: «900 записей в вашем файле не имеют установленного кода удаления. Данные по ним загружаться не будут ». Нажмите «Продолжить», чтобы продолжить импорт.

Создание формы для ввода данных в Excel

Обратите внимание, что диапазон / таблица не отображает только записи с торговым агентом Робертсом.Вместо этого записи, перечисленные в форме, теперь являются только теми записями, которые принадлежат торговому агенту Робертсу. Если щелкнуть записи в форме с помощью команды Найти предыдущий или Найти следующий , будут показаны только записи с агентом по продажам Робертсом.

Вы также можете искать записи в диапазоне или таблице на основе нескольких критериев. Например, чтобы найти все записи, в которых продавцом является Робертс, а первоначальный взнос составляет не менее 80 000 долларов, откройте форму и щелкните Критерии .Введите Робертс в поле «Торговый агент» и введите> = 80000 в поле Авансовый платеж. Нажмите Введите . Затем нажмите Найти предыдущий и Найти следующий , чтобы просмотреть записи, соответствующие обоим этим критериям. В приведенном здесь примере вы найдете две записи, соответствующие критериям.

Другой способ поиска определенных записей – использование критериев сравнения. Например, для поиска только записей, в которых фамилия клиента начинается с «Ab», откройте форму, щелкните Критерии и введите Ab в поле «Фамилия клиента».Нажмите Введите .

Подстановочные знаки также можно использовать для поиска определенных записей. Знак вопроса представляет собой любой отдельный символ. Например, чтобы найти все записи, в которых агентом по продажам является Аллан, следует использовать подстановочный знак, поскольку имя иногда пишется с ошибками как «Аллен». Чтобы выполнить поиск по этим критериям, откройте форму, щелкните Критерии и введите All? N в поле «Агент по продажам», чтобы найти как «Аллан», так и «Аллен». Нажмите Введите . Звездочка представляет любое количество символов.Например, чтобы найти все записи, в которых статус ссуды находится на рассмотрении, следует использовать подстановочный знак, потому что иногда статус указывается как «На рассмотрении», а иногда – как «Проверка». Для поиска по этим критериям откройте форму, щелкните Критерии и введите * Обзор в поле «Статус ссуды», чтобы найти как «На рассмотрении», так и «Рассмотрение». Нажмите Введите .

---

Об авторе

Келли Л. Уильямс, CPA, Ph.D., MBA , доцент кафедры бухгалтерского учета в Государственном университете Среднего Теннесси.

Задать вопрос

У вас есть вопросы о технологиях для этой колонки? Или, прочитав ответ, у вас есть лучшее решение? Отправьте их на [email protected]. Сожалеем, что не смогли индивидуально ответить на все заданные вопросы.

.