Как написать письмо-предупреждение сотруднику (+ Образцы)

Иногда человек, который когда-то был звездным сотрудником, превращается в бездельника. Они переходят от выполнения своих KPI к опозданию на час, устраивая продолжительный обеденный перерыв и совершая личные звонки в рабочее время.

Итак, что вы можете сделать, когда вам нужно наказать сотрудника? И разве письменное предупреждение единственный вариант?

Если вы уже использовали мягкий подход (устное предупреждение), вашим ответом может быть письменное уведомление. Цель здесь — проинформировать сотрудника о том, как его неправомерное поведение влияет на его работу и компанию в целом.

Когда речь идет о тяжких разовых правонарушениях, есть смысл обойти стадию устного предупреждения. Вместо этого вам понадобятся письменные доказательства, которые могут быть включены в дело сотрудника.

Итак, чтобы гарантировать, что вы будете полностью защищены в следующий раз, когда у вас возникнет дисциплинарная ситуация, мы перечислили всю информацию, советы и шаги, которые необходимо выполнить, когда вам нужно подготовить собственное предупреждающее письмо.

Мы предлагаем индивидуальную подготовку к собеседованию один на один и поддержку в переговорах о заработной плате, чтобы получить ваше лучшее предложение о работе.

Структурирование письма

Поскольку это официальное письмо, вы должны тщательно соблюдать некоторые правила форматирования, чтобы информация была представлена ​​четко и профессионально.

Обычно ваше письмо должно иметь следующую структуру:

• Адрес отправителя: Начните письмо с вашего адреса, указанного в левом углу страницы (или в правом углу, если вы находитесь в США).
• Адрес получателя: Должен появиться на несколько строк ниже адреса отправителя, выровненный по левому краю документа.
• Дата: Укажите официальную дату письма несколькими строками ниже адреса получателя.
• Строка темы: Тема вашего письма должна быть ясной и конкретной. Например, в нем должно быть что-то вроде «Предупреждающее письмо для имени сотрудника», а затем причина выговора.
• Приветствие: Хотя стандартные письма следуют за формальным приветствием (например: «Уважаемый мистер Смит»), когда вы пишете сотруднику, с которым общаетесь ежедневно, допустимо обращаться к нему по имени (например, ‘Дорогая Джейн’).
• Вступительный абзац: Во вступительном абзаце вы должны сразу перейти к сути письма.Вы должны четко и дотошно перечислить проблему и причину выдачи письма. Конкретные детали также должны быть включены в первое предложение; например, если событие произошло в определенный день или если оно последовало за устным предупреждением, обязательно укажите его дату.
• Body: Во втором абзаце объясните действие, необходимое для устранения проблемы. Например, если вы собираетесь внедрить схему коррекционного обучения, перечислите конкретные детали, а также сроки, которые будут даны для улучшения.
• Последний абзац: В третьем абзаце следует указать, какие дисциплинарные меры должны последовать. Например, если следующим шагом является увольнение, вам нужно четко указать это в этом разделе. Это важно, так как защищает бизнес от любых юридических споров, гарантируя, что вы дали сотруднику достаточно времени для улучшений.
• Завершение: Вы ​​должны завершить свое письмо на положительной ноте, которая показывает, что вы все еще верите, что сотруднику еще есть время исправиться.Например, вы можете указать, что по-прежнему считаете их «ценным активом для организации».
• Ваше имя и подпись: Поскольку вам потребуется письменная копия этого письма, выберите собственноручную подпись. Вам также нужно будет оставить место для подписи сотрудника внизу письма.

Советы по написанию письма

• Поговорите с сотрудником наедине: При сообщении таких новостей очень важно, чтобы они оставались конфиденциальными и недоступными для других сотрудников, а такие разговоры должны проводиться в офисе.Кроме того, важно также поговорить с сотрудником перед доставкой письма, чтобы оно не стало неожиданностью.
• Доставьте письмо с предупреждением, как только произойдет инцидент: Если вы хотите, чтобы к вам относились серьезно, вы должны опубликовать предупреждение и принять эффективные меры, как только произойдет событие. Ожидание просто уменьшает серьезность предупреждения и может занять больше времени, чтобы устранить любые повреждения.
• Подчеркните последствия в письменной форме: Хотя вы должны были сообщить своему сотруднику о последствиях в устной форме, важно повторить их, если результат не изменится или если они не улучшатся в той области, в которой они отстали.
• Попросить сотрудника подписать письмо: Хотя сотрудник не обязан подписывать письмо, желательно, чтобы он это сделал. Это подтверждает, что они признали предупреждение и понимают последствия, если они не смогут искупить свою вину. Если они отказываются его подписывать, вы можете получить подтверждение получения, прикрепив письмо к электронному письму и отправив его.

Примеры писем

Ниже приведены несколько различных шаблонов письменных предупреждений от Emctrack, которым вы можете следовать при подготовке собственного письма с выговором.

Пример 1

Пример 2

Что нужно помнить

• Сохраняйте фактологичность и объективность: Крайне важно не допускать эмоций в трудных разговорах, так как вы не хотите, чтобы ваш сотрудник чувствовал, что на него нападают лично; перечисление фактов и цифр намного эффективнее. В таких случаях сотрудники могут разгорячиться и рассердиться, но, хотя это может быть некомфортно, вы должны сохранять спокойствие и собранность.
• Не забудьте вычитать: Это может показаться очевидным, но очень важно, чтобы вы вычитали свое письмо перед отправкой соответствующему сотруднику.Рассмотрите возможность использования онлайн-инструмента для корректуры, такого как Grammarly или Hemingway App, или попросите коллегу из отдела кадров прочитать письмо.
• Подумайте о том, чтобы обратиться за юридической консультацией: Если вы обеспокоены законностью дисциплинарного взыскания, вам следует проконсультироваться с юристом или ассоциацией сотрудников, которые помогут вам пройти процедуру. Они смогут посоветовать, каковы наилучшие меры, чтобы гарантировать, что вы не попадете в судебную тяжбу в будущем.

Объявление

Хотите улучшить свое резюме?

Загрузите наш набор бестселлеров «7 в 1 CV & Résumé Template Bundle» и используйте их при поиске работы!

ПОДХОДИТ ДЛЯ ВСЕХ УРОВНЕЙ

19 долларов. 45 ПО СТОИМОСТИ 38,95 ДОЛЛАРОВ США

Хотя предупредить сотрудников об их работе и действиях может быть сложно, необходимо принять соответствующие меры и следовать политике компании. Если уволенный сотрудник решит обратиться в суд в дальнейшем, суд по трудовым спорам рассмотрит вопрос о том, был ли сотрудник предупрежден о проблемах с его работой или поведением, и именно это делает письмо-предупреждение!

Приходилось ли вам раньше выдавать письмо с предупреждением? Поделитесь с нами своим опытом в разделе комментариев ниже.

Как вести себя с сотрудниками путем предупреждения | Малый бизнес

Вынося предупреждение сотруднику, четко определите свои ожидания, а также возможные последствия их несоблюдения. В противном случае ваш малый бизнес может столкнуться с серьезной ответственностью при наказании или увольнении проблемного работника. Суды указали, что наличие политики или справочника не всегда достаточно для адекватного уведомления сотрудника о том, что определяет приемлемое поведение.

Назначить конфиденциальную встречу с сотрудником.Дисциплинарное взыскание никогда не должно применяться публично или перед коллегами. Выделите достаточно времени для собрания и примите меры, чтобы его не прерывали, например, переадресуйте телефонные звонки.

Заранее сообщите сотруднице, что она получит предупреждение. Опишите неудовлетворительное или ненадлежащее поведение, а также укажите политику и процедуры, которые поведение нарушило. Объясните влияние, которое поведение сотрудника оказало на компанию и деловые операции, например: «Когда вы не отвечаете на телефонные звонки, мы теряем заказы, и это создает у клиентов впечатление, что компания ненадежна и не отвечает.”

Приведите пример поведения, которое вы ожидаете от работника. Укажите, какие последствия будут, если поведение не улучшится, например, дальнейшее дисциплинарное взыскание или увольнение. Примером может быть: “В будущем , я ожидаю, что вы будете отвечать и перезванивать быстро. Если вы уже обслуживаете клиента, спросите, можете ли вы поставить телефон клиента на удержание, пока вы не сможете ответить на звонок. Если вы продолжите игнорировать телефонные звонки, вы получите дополнительные дисциплинарные взыскания, вплоть до увольнения с работы.”

Задокументируйте свое обсуждение. Электронное письмо или меморандум “подтверждение обсуждения” достаточно для документирования устного предупреждения, тогда как письменное предупреждение представляет собой официальное письмо сотруднику, содержащее все подробности обсуждения. Например, письменное предупреждение должен содержать подробности инцидента или плохой работы: когда это произошло, как это стало известно руководству и влияние инцидента на компанию Укажите политику, которая была нарушена, и предоставьте копию конкретного раздела в качестве приложение.Письмо также должно включать план действий и ресурсы, которые помогут сотруднику стать лучше, а также предупреждение о последствиях, если улучшение не будет устойчивым.

Выдать сотруднику письмо-предупреждение или протокол собрания. Одновременно предоставьте план повышения производительности, если это уместно, чтобы помочь сотруднику исправить свое поведение. Определите дату, чтобы встретиться с сотрудником снова, чтобы оценить ее работу.

Сценарии устных предупреждений — Справочник по общению с персоналом

Комментариев Арли:

Вы провели небольшое исследование, и мне понравилось, что вы привели несколько примеров.Мне нравится, что вы также включили визуальные эффекты (хотя убедитесь, что у нас есть авторские права на любые изображения, которые мы используем). Однако прямо сейчас в этом разделе есть некоторые проблемы с использованием исходного кода. Автор берет предложение из первоисточника и заменяет некоторые слова. Тем не менее, это а) по-прежнему соответствует определению плагиата и б) может затруднить чтение написанного, потому что иногда два слова, которые означают одно и то же в тезаурусе, имеют разные коннотации. Это также затрудняет создание голоса бренда. Использование голоса бренда и эффективное цитирование помогут решить проблемы с использованием источника.Мы рассмотрим это на уроке.

Комментариев Джуди:

В целом, здесь содержится много ценной информации, применимой к вашей аудитории, однако порой бывает сложно удержать внимание из-за многочисленных грамматических ошибок, непоследовательного фирменного голоса, а также неточностей в перефразировании. Мы рассмотрим эту тему на неделе 9, какую информацию, ресурсы и примеры написания можно использовать для добавления на эту страницу.

К концу этого раздела вы узнаете:

• Что такое устные сценарии предупреждений?
• Какова цель сценариев устного предупреждения?
• Рекомендации для сотрудников и руководителей.
• Причины устного предупреждения сотрудников?
• Эффективные способы устного предупреждения?
• Применение сценариев устного предупреждения.
• Последствия для тех, кто не следует устным предупреждениям.
• Образцы словесных предупреждений.
• Основные выводы

• Когда человек нарушает организационные нормы, руководство устно выдает устные сценарии предупреждений.
• Когда сотрудник не соответствует ожиданиям компании, это необходимо.
• Для его передачи необходим спланированный подход.
• Устные предупреждения должны быть четкими и конкретными.

Устное предупреждение, также известное как «устное выговор» или «устное напоминание», информирует сотрудника о наличии серьезной проблемы, требующей решения.

Устное предупреждение фиксируется в письменной форме, как правило, в личном деле работника. Даже если работника уже проконсультировали по поводу конкретной проблемы с производительностью или поведением, устное предупреждение часто является первым значимым тревожным звонком.Он информирует сотрудника о том, что проблема была доведена до сведения корпорации, а не остается темой для обсуждения между сотрудником и его или ее менеджером (Маргарет Мэдер Кларк, 2016).

Устное предупреждение — это тип предупреждения, устно выдаваемого руководством, когда человек нарушает организационные нормы или политики. Устное предупреждение — это дисциплинарное взыскание, налагаемое на сотрудников, которые выполняли работу некачественно или допустили злоупотребление служебным положением (MBA Skool Team, 2016).

Устное предупреждение — это первый документ в официальной дисциплинарной процедуре, и он должен включать ту же информацию, что и первоначальный разговор, с упором на возрастающую серьезность проблемы.Следует подчеркнуть последствия непринятия мер в отношении поведения/производительности, которые могут включать вероятное увольнение, если не будет достигнуто никаких улучшений. Сотрудника следует убедить подписать предупреждение и сообщить, что оно будет храниться в его или ее личном деле. Подписанная копия предупреждения должна быть доставлена ​​администратору кадрового делопроизводства организации (Ryan, Michael L., 2014).

Дисциплинарное взыскание руководителя в отношении подчиненного работника основано на:-

• Устно идентифицирует выявленные недостатки в работе или нарушения.

• Ожидания в отношении производительности сообщаются.

• Предупреждает о последствиях неудачи в улучшении и/или достижении ожиданий (Mary Wright, 2012).

Существует два типа устных предупреждений:

Первый случай предупреждения обычно расценивается как случайный. Это возможность для человека, о котором идет речь, исправить свои действия. Если он или она этого не делает, выносится официальное устное предупреждение (MBA Skool Team, 2016 г.).

Примеры устных предупреждений

После жалоб на парковку в городе на западе Суффолка были вынесены устные предупреждения и штрафы. Полиция Саффолка отреагировала на жалобы жителей района Экснинг-роуд в Нью-маркете. Офицеры вышли на улицы, чтобы обеспечить соблюдение правил парковки в рамках более крупного полицейского патруля в регионе. Два штрафа за парковку и четыре устных предупреждения были вынесены автомобилистам из-за последовавших за этим репрессий полиции. «Проблема парковки была поднята местными жителями, и офицерам было поручено регулярное патрулирование, консультирование и контроль в этом районе в рамках более широкого патрулирования в этом районе», — сказал представитель полиции Саффолка.«Транспортные средства, припаркованные на тротуаре, получили два штрафа, а другие транспортные средства получили четыре устных предупреждения» (PR Script Managers, 2018).

• Уведомить сотрудника о том, что он не оправдывает ожиданий компании и что невыполнение изменений может привести к дисциплинарным взысканиям.
• Исправьте или измените наблюдаемое поведение (Мэри Райт, 2012 г.).
• Убедить коллегу изменить свой образ жизни.
• Серьезно, но вежливо довести до сведения работника исполнительную или дисциплинарную проблему, чтобы исправить ее.
• Чтобы решить проблему производительности, поговорив об этом с сотрудником и записав разговор (Gentry, Joyce B., 2005).

Устное предупреждение обычно делает непосредственный руководитель сотрудника.

• Однако он может быть выдан любым агентом работодателя, занимающим более высокую должность, чем работник.
• Предупреждение должно быть доставлено в закрытом режиме. Если, конечно, это не чрезвычайная ситуация (Мэри Райт, 2012).

1. Никогда не следует отправлять устные предупреждения по электронной почте; вместо этого о них следует сообщать только лично (Национальный совет по трудовым отношениям, 2008 г.).
2. Распознавайте любые случаи неправильного поведения или низкой производительности.
3. Объясните, что такое поведение противоречит политике компании, представляет собой неправомерное поведение или свидетельствует о низкой производительности.
4. Сделать конкретный запрос на изменение, например, немедленный, устойчивый прогресс в течение следующих 30 дней и т. д.
5. Определите точное влияние невыполнения ожиданий.
6. В устном предупреждении должно быть указано, как или что будет сделано для исправления поведения. Например, вы можете попросить сотрудника:

• Получите дополнительное обучение или коучинг,
• Проведите продуктивную беседу с коллегами или руководителями.
• Усовершенствуйте свои методы работы или этику (Мэри Райт, 2012 г.).

Для опытных менеджеров, проработавших в этой сфере несколько лет, последовательность устного, первого письменного, последнего письменного предупреждения и увольнения может показаться совершенно естественной.

Но как записать «Устное предупреждение», ведь оно должно быть записано как юридическая санкция, а разве это не Первое письменное предупреждение?

Руководителю практики и другим «менеджерам по персоналу» важно иметь полное представление о дисциплинарном процессе в вашей практике и о том, что для этого требуется. Это может выглядеть примерно так: –

• Неформальная стадия:- Когда поведение сотрудника требует внимания в первый раз, работника следует уведомить неформально, чтобы дать ему возможность измениться. Чаще всего это принимает форму случайной встречи между менеджером и сотрудником. После этого сотрудник должен получить письмо, подтверждающее то, что обсуждалось на встрече.
• Первый формальный этап:- Вы ​​можете перейти к первому формальному этапу, если сотрудник продолжает вести себя/действовать, как указано на неформальном этапе.Должно быть проведено тщательное расследование, назначено дисциплинарное слушание, и работник должен быть уведомлен о слушании и праве присутствовать на нем. Во время слушания может быть вынесено первое письменное предупреждение.
• Второй формальный уровень:- Если поведение сотрудника не улучшается, вы можете перейти на второй формальный уровень. Должно быть проведено тщательное расследование, и работник должен быть уведомлен о слушании, а также иметь возможность быть представленным. На слушании может быть вынесено окончательное письменное предупреждение.
• Третий формальный этап:- Сотрудник может быть уволен за проступки на этом заключительном формальном этапе процесса управления проступками. Уведомление о слушании, право на представительство и право на обжалование решения должны соблюдаться в соответствии с Кодексом практики ACAS (Консультативной, примирительной и арбитражной службы) (Rigby, 2020).

Работодатель обязан вести письменный учет всего, что он делает:

• Недостаток производительности или неправомерное поведение, свидетелями которого стали
• Время и место наблюдения,
• Что было заявлено (и кем) сотруднику, когда и как?
• Срок для улучшения (Мэри Райт, 2012 г.).

• Ознакомьтесь с политикой компании.
• Обратитесь в отдел кадров.
• Подумайте, как подобные проблемы решались в прошлом.
• Оцените серьезность проблемы.

Примечание: – (В случае серьезных правонарушений лучшим вариантом может быть немедленное увольнение. ) С другой стороны, многие проблемы с успеваемостью и посещаемостью, возникающие в первый раз, лучше всего решать на коуч-сессии (Маргарет Мэдер Кларк, 2016).

• Справочник компании
• Время встречи
• Свидетель
Документация по предупреждению
• (Howcast, 2011).

• Сотрудник не оправдал или не превзошел ожидания менеджера.
• Лицо было признано виновным в неподобающем поведении, противоречащем корпоративной культуре.
• Даже после дополнительного обучения, поддержки и обучения они работают плохо.
• Это нарушает универсальный этический кодекс.
• Из-за неэтичного поведения
• Действия вопреки интересам организации
• Неподобающее поведение (Гарри, 2021)
• Плохие стандарты работы, например большое количество ошибок.
• Они не могут следовать данным им указаниям.
• Пытаются справиться со своей рабочей нагрузкой.
• Отсутствие усилий или амбиций
• Недостаточные навыки или подготовка для работы.

Для решения подобных ситуаций каждая компания должна иметь собственный набор правил и процедур. Внутри организации есть неофициальные устные предупреждения. Руководители должны следовать существующим соглашениям, прежде чем делать устное предупреждение, чтобы сотрудники понимали и определяли ситуацию и предпринимали соответствующие действия (Harry, 2021).

В подобных обстоятельствах каждая организация должна иметь четко установленную политику и процедуры. Делать сотруднику устное или письменное предупреждение на работе — дело тонкое.Вы должны следовать ряду процессов, описанных в « Гарри », чтобы убедиться, что сотрудник понимает серьезность ситуации и реагирует соответствующим образом.

• Сделайте запись:- На время встречи или во время встречи с работником устная документация должна быть письменной. Ожидание позже или на следующий день влияет на первое впечатление о документах, потому что оно в основном основано на том, что помнит менеджер.
• Спланируйте беседу:- Вы ​​не можете заранее запрограммировать всю дискуссию, как и при назначении наказания.Тем не менее, вы должны подумать о том, как начать разговор и какой тон вы хотите задать. Устное предупреждение — формальная дисциплинарная мера, в отличие от коуч-сессии, которую сотрудник может даже не воспринимать как дисциплину. Если вы решили предоставить устное предупреждение, вы либо имеете дело с повторяющейся проблемой, либо с разовым происшествием, которое достаточно серьезно, чтобы пройти этап обучения дисциплинарной системы. Кроме того, вы должны начать разговор так, чтобы подчеркнуть серьезность ситуации для сотрудника, не заставляя его или ее чувствовать себя атакованным (Маргарет Мэдер Кларк, 2016).
• Плохая работа, требующая устного выговора:- Начальник или менеджер может сделать устное предупреждение из-за плохой работы или множества других факторов. Многие сотрудники проводят свое время на работе, не занимаясь другими видами деятельности. Некоторые сотрудники берут ненужные отпуска, опаздывают на работу или не работают необходимое количество часов, и все это считается низкой производительностью труда, что побуждает менеджера вынести устное предупреждение.

По словам Гарри , «следующие три золотых правила устного предупреждения: Всегда говорите кратко и вежливо, четко выражайте свое сообщение и никогда не угрожайте .Если руководитель не действует в соответствии с предложениями, ожидается, что он или она изложит факты, проинформирует сотрудника о проблеме и покажет путь вперед с указанием времени».

• Уведомление сотрудников:- В обязанности менеджера входит информирование персонала о характере частной встречи. Сотрудники не чувствуют угрозы, когда знают, что соберутся, чтобы обсудить свои ошибки, и у них есть время обдумать свои идеи.
• Поставьте перед работниками цель:- Чтобы избежать ненужных дисциплинарных взысканий, дайте своим работникам конкретные инструкции по улучшению. Например, в этом действии менеджер должен показать сотрудникам пример пунктуальности в рабочее время (Howcast, 2011).
• Храните копию документа с устным предупреждением в своем личном деле:- После выполнения всех этих шагов руководитель должен отслеживать все, что произошло во время устного предупреждения, и дату, когда оно было вынесено сотрудникам. Кроме того, сохраните копию документа с устным предупреждением в личном деле персонала. Кроме того, руководство должно разъяснить характер нарушения и что сотрудник должен сделать, чтобы исправить проблему (Мэри Райт, 2012).
• Позвольте им объясниться:- Руководители должны предоставить сотрудникам время, чтобы они представили объяснения для себя, чтобы процесс мог продолжаться искренним и разумным образом.
• Последующие действия:- Основная цель отправки устного письма-предупреждения — достижение цели, которая поможет бесперебойной работе организации. Если сотрудник получает устное предупреждение за плохую работу, работодатель обязан убедиться, что сотрудник начал работать по рекомендации (Harry, 2021).

Коммуникация — настолько обширная и всеобъемлющая тема, что ни одна глава, а тем более книга, не может охватить все ее аспекты на рабочем месте или где-либо еще. Цель устного предупреждения, с другой стороны, состоит в том, чтобы рассмотреть общие возможности на рабочем месте для руководителей, чтобы развивать способности своих сотрудников. Когда речь идет о правонарушениях на работе (вдохновение, вовлеченность и положительное признание) и средствах защиты (преследования на рабочем месте, жесткие разговоры, изменение ожиданий, а когда желаемые результаты или поведение не достигнуты, необходимо устранить последствия), это то, что может быть изучено следующие техники:-

• Особые примеры Используйте примеры из реальной жизни
• Сбалансированный
• Своевременно
• Последовательный

Шаг 1 : Вынести устное предупреждение (которое может быть задокументировано для ясности и подтверждения)

Шаг 2 : Выдать официальное письменное предупреждение.

Шаг 3 : Вынесите письменное последнее предупреждение (Falcone, 2016).

Устное предупреждение требует заблаговременного планирования, встречи с сотрудником, документирования и последующих действий. Однако при устном предупреждении детали немного отличаются. Вы захотите объяснить, что существует реальная проблема, но вы также захотите показать, что вы верите в то, что сотрудник может измениться. Вам также нужно будет создавать документацию и следить за ней более планомерно, чем в случае коуч-сессии, максимизируя шансы сотрудника на успех, а также создавая более полную историю, подтверждающую ваши суждения и действия.В любом случае будьте наготове с фактами, демонстрирующими серьезность проблемы и важность немедленного улучшения.

• Изучите факты.
• Просмотрите предыдущие взаимодействия.
• Подумай о том, что не получилось (Маргарет Мэдер Кларк, 2016).

Если сотрудники не принимают необходимых мер для изменения своего поведения или повышения эффективности работы, следующим шагом должно быть официальное устное или письменное предупреждение.

Следующим этапом является проверка того, что сотрудник говорит правду и соответствует поставленной перед ним задаче.Кроме того, работодатели обязаны или рекомендуют размещать жалобы и все соответствующие законы и правила в общедоступных документах, доступных для всех сотрудников и работников (Bright HR, 2021).

Первым шагом в любом дисциплинарном взыскании, ведущем к увольнению работника, является устное предупреждение. За письменным предупреждением обычно следует устное предупреждение.

Если производительность работников не улучшается после серии устных предупреждений, работодатели должны перейти к следующему этапу, который представляет собой формальные устные и письменные предупреждения, чтобы повысить производительность работников.Однако все дисциплинарные меры различаются от компании к компании и зависят от характера правонарушения.

Сотрудники также должны проверять работу своих коллег, чтобы увидеть, соблюдают ли они правила или нет.

В каждой компании есть свой справочник по персоналу, в котором прописаны все необходимые действия перед увольнением сотрудника. Устное предупреждение может быть первым, последним или единственным действием, которое требуется во многих компаниях (Heathfield, 2019).

Дисциплинарное взыскание, применимое к любому проступку, зависит от нескольких факторов, в том числе от стажа работы сотрудника и предшествующих дисциплинарных взысканий, серьезности проступка и воздействия на рабочее место.Дисциплинарное взыскание, налагаемое за любой акт или акты неправомерного поведения, остается на усмотрение любой организации.

В следующем списке приведены некоторые из наиболее очевидных типов поведения, которые могут привести к дисциплинарным мерам  (Ryan, Michael L., 2014).

ПРАВОНАРУШЕНИЕ	ПЕРВОЕ НАРУШЕНИЕ	ВТОРОЕ НАРУШЕНИЕ	3-Е НАРУШЕНИЕ
Отсутствие без разрешения	Устное или письменное предупреждение	Письменное предупреждение	Завершение
Неоправданные опоздания или несоблюдение режима рабочего времени на регулярной основе	Письменное предупреждение об увольнении	Завершение
Самовольное оставление установленной рабочей зоны	Письменное предупреждение об увольнении	Завершение
В любое время, по любой причине, угроза, принуждение или запугивание другого сотрудника	Письменное предупреждение об увольнении	Завершение
Бездельничать или бездельничать	Устное предупреждение	Письменное предупреждение	Завершение
Чрезмерное использование личного времени на работе, например, телефонные звонки и встречи	Устное предупреждение	Письменное предупреждение	Завершение
Использование вульгарных, богохульных, непристойных или оскорбительных выражений	Письменное предупреждение об увольнении	Завершение
Преследование или неэтичное поведение на работе	Завершение
Нарушение правил техники безопасности, халатность или занятие опасной деятельностью	Письменное предупреждение об увольнении	Завершение
Несанкционированное размещение, распространение или вымогательство материалов или услуг на территории организации	Устное или письменное предупреждение	Письменное предупреждение об увольнении	Завершение
Неподчинение	Письменное предупреждение об увольнении	Завершение
Ношение неподходящей одежды или снаряжения	Письменное предупреждение	Письменное предупреждение об увольнении	Завершение
Ложные заявления или фальсификация записей	Письменное предупреждение об увольнении	Завершение
Вмешательство в деятельность других организаций	Устное предупреждение	Письменное предупреждение	Завершение
Повреждение или ненадлежащее использование организации	Письменное предупреждение об увольнении	Завершение
Сон или создание видимости спящего при исполнении служебных обязанностей	Письменное предупреждение об увольнении	Завершение
Подрыв доверия к организации — это серьезно.	Письменное предупреждение об увольнении	Завершение
При исполнении служебных обязанностей запрещается несанкционированное владение огнестрельным оружием, незаконным оружием или ножом с лезвием длиной более 2,5 дюймов.	Завершение
Боевые действия	Завершение
Физическое или словесное оскорбление или преследование клиента, посетителя или сотрудника	Завершение
Неуважение или угрозы лидеру	Письменное предупреждение об увольнении	Завершение
Хранение или опьянение алкоголем, лекарствами, отпускаемыми без рецепта	Завершение
Несанкционированное владение, использование или изъятие имущества организации или другого лица	Завершение
Арест или осуждение за уголовное преступление	Завершение
Признание вины или кражи, нарушения закона о наркотиках, сексуального проступка или преступления против нравственности	Завершение

1. Политика:- Сотрудники, нарушающие правила, изложенные в разделе «Поведение сотрудников секретного справочника сотрудников», будут своевременно, справедливо, беспристрастно и последовательно наказаны.

2. Строгая дисциплина:- Сотрудников можно поощрять к устранению нежелательного поведения и соблюдению правил поведения путем внедрения системы прогрессивных наказаний. Технологический институт Джорджии оставляет за собой право выбирать необходимые действия с учетом всех факторов в каждом конкретном случае.

• Устное предупреждение
• Письменное предупреждение
• Приостановление дисциплинарного взыскания
• Последнее письменное предупреждение (освобожденные сотрудники)
• Следственная подвеска
• Завершение

3. Дисциплинарные степени:- Дисциплинарные степени были разработаны, и они предназначены для того, чтобы сотрудники могли улучшить свою работу. Не существует определенного количества устных предупреждений, которые должны быть вынесены до вынесения письменного предупреждения, или количества письменных предупреждений, которые должны быть вынесены до увольнения.Учитывайте следующие факторы:-

• Степень и круг затронутых вопросов.
• Глубина преступления.
• Продолжительность времени, прошедшего с момента применения предыдущего дисциплинарного взыскания, а также реакция работника на него(-а).
• Предыдущий опыт работы сотрудников.

• Опишите проблему.
• Подробно опишите нарушение/проблему.
• Укажите время и дату действия.
• Прямо и честно объясните причину предупреждения.
• Будьте конкретны при описании ошибки.
• Упомяните корпоративные политики и то, как они связаны с неправомерным поведением.
• Опишите соответствующее поведение – что от вас ожидается.
• Сообщите сотруднику о необходимых изменениях.
• Будьте откровенны в своих ожиданиях от сотрудника.
• Четко определите последствия повторяющегося поведения/действий, включая тип и строгость наказания.
• Ведите записи разговора, чтобы иметь запись (Квантленский политехнический университет, 2021 г.)

• Дата
• Адрес
• Имя
• Дата встречи
• Итоги собрания
• Руководитель собрания
• Объяснение проступка
• Характер проступка
• Какое улучшение необходимо?
• Адрес компании и название
• Имя и должность сотрудника.

Образец 1

Письмо, подтверждающее устное предупреждение (дисциплинарное взыскание)

Добавить/удалить информацию в скобках по мере необходимости.

[добавить дату]

Частная и конфиденциальная

[добавить адрес]

Уважаемый [добавить имя]

Я пишу, чтобы наметить нашу дискуссию и подтвердить результаты нашей встречи [указать дату], которая была созвана для обсуждения вашего поведения.

На собрании также присутствовал [[указать имя]]. [указать имя] сопровождал вас на встречу, или вы [попросили не сопровождать вас на встречу].

Я сообщил вам о недовольстве компании вашими действиями.Вы помните, что мы говорили о [опишите конкретный характер правонарушения или жалобы, а также любые предыдущие обсуждения].

Я сообщил вам, что мы требуем от вас [описать необходимые изменения, как они будут осуществлены и какая поддержка будет предоставлена]. Ваше поведение будет внимательно отслеживаться в течение следующего [укажите период], а [добавить дату], «дату проверки», вы будете оценены.

Это письмо подтверждает, что вам было вынесено устное предупреждение в соответствии с дисциплинарной процедурой компании. Это предупреждение будет храниться в деле, но через [6] месяцев оно будет считаться «отработанным» в дисциплинарных целях. Если ваше поведение не улучшится к дате проверки или если во время действия этого предупреждения возникнет [дополнительный проступок/причина для жалобы] подобного рода, к вам будут применены дополнительные дисциплинарные меры, которые могут включать письменное предупреждение.

У вас есть возможность обжаловать это решение в соответствии с бизнес-процессами. Если вы хотите подать апелляцию, вы должны написать [укажите имя и должность лица, которое будет рассматривать апелляцию] по адресу [указать адрес] в течение пяти рабочих дней после получения этого письма, указав свои причины.

С уважением,

[добавить имя]

Образец 2

Письмо с предупреждением о присутствии

[фирменный бланк]

ДАТА

ИМЯ

к/о [название компании]

Re: Частота пропусков рабочего времени

Это письмо подтверждает нашу встречу ДАТА, которая была проведена для проверки вашей посещаемости за предыдущие 6 МЕСЯЦЕВ. Ожидается, что работники будут отсутствовать на работе в течение соответствующего периода времени по уважительным причинам.

С другой стороны, ожидается, что постоянный персонал будет доступен на постоянной основе в течение полного рабочего дня. Ваша запись о посещаемости показывает, что вы пропустили работу X (X) раз за последние 6 месяцев, в результате чего уровень невыходов на работу составляет X процентов.

Даты, когда вас не было целый день, следующие:

·

·

Сотрудники, которые не поддерживают надлежащий уровень посещаемости, будут проинформированы о своих недостатках и должны будут приложить усилия для улучшения своей посещаемости на работе.Это письмо служит официальным уведомлением о том, что мы ожидаем, что вы улучшите свою посещаемость на работе в будущем. Если у вас наблюдается плохая посещаемость, вы будете включены в программу управления посещаемостью, что может поставить под угрозу вашу работу.

Желаем вам удачи в подтверждении того, что вы способны регулярно и последовательно выходить на работу. Пожалуйста, свяжитесь со мной напрямую, если у вас есть какие-либо вопросы по этому письму или вам нужна помощь в посещении работы на регулярной и постоянной основе.

С уважением,

Образец 3

Письмо о включении в систему управления посещаемостью

[фирменный бланк]

ДАТА

ИМЯ

к/о [название компании]

Re: МЕСТО В ПРОГРАММЕ УПРАВЛЕНИЯ ПОСЕЩАЕМОСТЬЮ

В последний раз мы встречались DATE, и вам сообщили, что ваша посещаемость не соответствует требованиям.

После этой встречи вы не улучшили свой показатель посещаемости, в результате чего вы были включены в программу управления посещаемостью [частота или серьезность].

Мы будем встречаться с вами ежемесячно в течение следующих шести (6) месяцев, чтобы изучить вашу запись о посещаемости. В течение этого времени мы предоставим вам обучение и поддержку, чтобы помочь вам улучшить вашу посещаемость на работе.

Ваша запись о посещаемости показывает, что вы пропустили работу ЧИСЛО ДНЕЙ (x) раз за последние 6 месяцев — это процент невыходов на работу, который выше, чем обычный показатель невыходов на работу в нашей компании.

Даты, когда вас не было целый день, следующие:

Пожалуйста, имейте в виду, что как наемный работник вы должны посещать работу на регулярной и постоянной основе и пользоваться услугами своего работодателя.

Ваше удовлетворение будет поставлено под угрозу, если вы продолжите не появляться на работе на регулярной и постоянной основе.

Желаем вам удачи в подтверждении того, что вы способны регулярно и последовательно выходить на работу. Пожалуйста, свяжитесь со мной напрямую, если у вас есть какие-либо вопросы по этому письму или вам нужна помощь в посещении работы на регулярной и постоянной основе.

С уважением,

• В деловой обстановке устные предупреждения должны произноситься спокойно, беспристрастно, четко и тихо.
• Эффективное устное предупреждение повышает прозрачность и эффективность организации.
• Цель устного предупреждения — привлечь внимание к эффективности сотрудников и мотивировать их на выполнение поставленных задач.

Яркий ЧСС. (2021). Что такое неофициальное устное предупреждение? Неофициальные устные предупреждения. Получено с https://www.brighthr.com/articles/employee-conduct/warnings/informal-verbal-warnings/

Фальконе, П. (2016). 75 способов для менеджеров нанимать, развивать и удерживать отличных сотрудников.США: АМАКОМ. Получено с https://www.google.co.in/books/edition/75_Ways_for_Managers_to_Hire_Develop_and/5ZHxCwAAQBAJ?hl=en&gbpv=0

Джентри, Джойс Б. (2005). Руководство по HR-дисциплине: все, что вам нужно знать о реализации эффективной программы дисциплины сотрудников. ССН. Получено с https://www.google.co.in/books/edition/HR_How_to/hRBhkC-0zBcC?hl=en&gbpv=0

Гарри. (2021). Устное предупреждение на работе. Как сделать эффективное неформальное устное предупреждение сотрудникам на работе, что можно и чего нельзя делать, и что делать, если они не улучшаются? Получено с https://orbitcareers.com/устное-предупреждение-на-работе/

Хитфилд, С. (2019). Как вынести устное предупреждение за плохую работу. Оценка эффективности не работает – что работает? (Весна 2007 г.): 6–9,47. Получено с https://www.proquest.com/openview/1bc17aee492e9820cd84deb9e28fb2b8/1?pq-origsite=gscholar&cbl=37083

Хокаст. (2011). Как дать устное предупреждение на работе. Получено с https://www.howcast.com/videos/428119-how-to-give-a-verbal-warning-at-work

https://www.firstpracticemanagement.co.uk/blog/2020-blog-posts/more-than-words-a-practice-manager-s-guide-to-verbal-warning/

Квантленский политехнический университет. (2021, 8 июля). Управление производительностью и устные/письменные предупреждения. Получено из презентации Powerpoint HRMT 5120, неделя 9: https://courses.kpu.ca/course/view.php?id=50091&section=13#tabs-tree-start

Маргарет Мэдер Кларк, LG (2016). Справочник по эффективности сотрудников: умные стратегии обучения сотрудников. США: НЕТ. Получено с https://www.google.co.in/books/edition/The_Employee_Performance_Handbook/TNdUCwAAQBAJ?hl=en&gbpv=0

Мэри Райт. (2012). Как сделать устное предупреждение сотруднику (плюс тезисы). Как сделать устное предупреждение, Слайд 1-13.

Команда школы MBA. (2016, 24 мая). Устное предупреждение. Получено с сайта Mbaskool.com: https://www.mbaskool.com/business-concepts/human-resources-hr-terms/16155-verbal-warning.html

Национальный совет по трудовым отношениям. (2008). Решения и приказы Национального совета по трудовым отношениям.США: Правление. Получено с https://www.google.co.in/books/edition/Decisions_and_Orders_of_the_National_Lab/wW58tlyISxQC?hl=en&gbpv=0

PR-менеджеров скриптов. (2018, 5 ноября). По жалобам были выписаны устные предупреждения и штрафы… [Производный заголовок]. Ист-Англиан Дейли Таймс; Ипсвич (Великобритания). Получено с https://ezproxy.kpu.ca:2443/login?url=https://www-proquest-com.ezproxy.kpu.ca:2443/newspapers/verbal-warnings-tickets-were-issued-following/ docview/2129388057/se-2?accountid=35875

Ригби, С.(2020). Руководство менеджера практики по устному предупреждению. Вы и ваша практика все еще даете «устные предупреждения»? Знаете ли вы, что его больше нет в Своде правил БСПС и его можно считать «устаревшим»? Получено с

Райан, Майкл Л. (2014). Не управляйте ими — ведите их! Портфель практических подходов к цифрам для ведущих сотрудников на рабочем месте. iВселенная. Получено с https://www.google.co.in/books/edition/Don_t_Manage_Em_Lead_Em/bGOqAwAAQBAJ?hl=en&gbpv=0

https://www.abdo.org.uk/wp-content/uploads/2012/06/Letter-Confirming-Verbal-Warning-Discipline.pdf.

Письмо-предупреждение сотруднику за несоблюдение процедур/правил

Каждая компания предписывает определенный набор процедур, инструкций, правил или политик, которым должны следовать сотрудники при выполнении своих обязанностей на работе. Это может быть производство товаров или оказание услуг, или просто соблюдение какой-то общей этики на рабочем месте.

Сначала работодатели вышлют сотруднику письмо с предупреждением за несоблюдение процедур. Если сотрудник продолжает не подчиняться, то ему будет вынесено последнее предупреждение, несоблюдение которого повлечет за собой дисциплинарное взыскание со стороны компании.

Формат такого письма-предупреждения сотруднику за несоблюдение процедур или политик компании приведен ниже для справки.

Шаблон

Ref: _________

Дата: ______0

до

(Имя работника)

(Обозначение)

(Обозначение)

(Отдел)

(Отдел)

Код сотрудника: ______

Sub.: Несоблюдение к Процедурам и правилам компании

Уважаемый г-н / г-жа (имя сотрудника),

Нам стало известно, что вы не соблюдаете процедуры и правила, установленные компанией для сотрудников от своих обязанностей на рабочем месте. В частности, вы были признаны виновными в нарушении п. н. ___, ___ и ___ Руководства для сотрудников на рабочем месте, которое было передано вам во время вашего приема на работу.

Вы несете основную ответственность за соблюдение инструкций, предписанных компанией, чтобы никоим образом не повлиять на желаемый результат.

Несоблюдение таких процедур повлечет за собой дисциплинарное взыскание против вас, что может привести к удержанию заработной платы, отстранению от работы, увольнению или любым другим соответствующим мерам по решению руководства.

Настоящим настоятельно рекомендуется строго следовать правилам и процедурам компании.

Мы надеемся на улучшение в этом отношении.

С уважением,

для (название организации),

(подпись)

(имя сотрудника)

(обозначение)

(обозначение)

Все, что вам нужно знать о предупреждающих буквы сотрудников ( с бесплатным шаблоном)

Предупреждающие письма сотрудников являются одним из наиболее полезных инструментов, которыми работодатели располагают в своем распоряжении, когда дело доходит до проведения дисциплинарных процедур.

Однако дисциплинарные процедуры могут стать неприятными, если работник не согласится с причиной, по которой он подвергся дисциплинарному взысканию, или оспорит версию событий своего работодателя. В некоторых случаях это может привести к судебному разбирательству.

Вот почему так важно правильно составлять предупреждающие письма для сотрудников. Помимо информирования сотрудника о ситуации и следующих шагах, они используются для записи ситуации и того, какие действия были предприняты, что может быть чрезвычайно полезно в дальнейшем.

Вот все, что вам нужно знать о письмах-предупреждениях сотрудников.

Что такое письмо-предупреждение для сотрудников?

Письмо-предупреждение для сотрудников — это официальный документ отдела кадров, который рассылается сотрудникам по разным причинам, связанным с неправомерными действиями сотрудников.

Помимо изложения подробностей проступка, в письмах-предупреждениях сотрудников обычно также подробно описываются действия, которые сотрудник должен предпринять, чтобы избежать дальнейшего дисциплинарного взыскания. Затем они объяснят последствия, если сотрудник не выполнит эти действия и не исправит ситуацию к согласованному сроку.

Может быть первым этапом дисциплинарной процедуры или использоваться для записи деталей дисциплинарного заседания. Однако чаще всего письмо с предупреждением для сотрудников является вторым шагом в дисциплинарном процессе, который происходит, когда после первоначального устного предупреждения не наблюдается никаких улучшений.

Как написать письмо с предупреждением для сотрудников

Письмо с предупреждением для сотрудников может быть сложным документом. Хотя факты по делу, вероятно, относительно просты, важно убедиться, что документ на 100% точен, потому что, если сотрудник оспорит дисциплинарную процедуру или даже подаст в суд, к нему, скорее всего, вернут ссылку.

По этой причине абсолютно необходимо сохранять фактическую и объективную информацию. Крайне важно, чтобы автор письма не допускал никаких предубеждений, поскольку это может быть использовано против него самого или их компании в юридических обстоятельствах.

Во-вторых, откорректируйте письмо. Если вы хотите, чтобы получатель воспринял это серьезно, вам нужно убедиться, что этот документ составлен максимально профессионально и в официальном тоне: опечатки просто не годятся. Кроме того, вычитка помогает вам убедиться, что вы эффективно передаете предполагаемое сообщение.

Письмо с предупреждением для сотрудников имеет несколько целей. Одним из них является точная регистрация событий – если вам понадобится вернуться к этой дисциплинарной процедуре в будущем, будет очень полезно иметь письменный отчет о ситуации. По этой причине вы должны убедиться, что все ключевые детали ситуации, такие как время и дата, а также вовлеченные стороны, записаны.

Ближе к концу письма полезно подчеркнуть последствия того, что сотрудник не предпримет описанных вами шагов для решения проблемы, даже если вы уже прошли через это с ним лично.Наконец, завершите на позитивной, конструктивной ноте, которая заставит их захотеть участвовать в процессе и сохранить свою работу.

Что включить в письмо-предупреждение для сотрудников

То, что именно вы включите в письмо-предупреждение сотрудника, будет зависеть от специфики ситуации и точки, которую вы достигли в дисциплинарной процедуре.

Однако каждое предупреждающее письмо сотрудника должно содержать следующие элементы.

• Имя получателя, адрес и другие контактные данные
• Дата поставки
• Официальный тон голоса на протяжении
• Описание ситуации, которая вызвала письмо с предупреждением
• Последствия ситуации для рассматриваемого сотрудника
• Что — если что — может сделать сотрудник, чтобы исправить ситуацию и гарантировать, что проблема больше не возникнет
• Каких SMART-целей вы ожидаете от них при выполнении описанных действий по исправлению ситуации
• Сроки, в течение которых вы ожидаете увидеть эти улучшения, где это уместно
• Детали любых дисциплинарных мер, вытекающих из ситуации, где это уместно
• Следующие шаги
• Дата контрольной встречи
• Имя и подпись автора письма
• Имя и подпись сотрудника

Советы по составлению письма-предупреждения для сотрудников

Время имеет решающее значение, когда речь идет о дисциплинарных вопросах. Вот почему вы должны как можно скорее написать и доставить письмо с предупреждением для сотрудников.

Как доставить? Доставьте письмо лично на частной встрече и попросите получателя подписать его перед вами, чтобы подтвердить, что он согласен с описанием событий и дальнейших шагов, изложенных в документе. В качестве альтернативы, если вы работаете удаленно, вы можете попросить их подписать документ в электронном виде во время разговора с вами.

При необходимости перед доставкой письма следует назначить повторную встречу.Дата, время и место проведения повторной встречи должны быть указаны в письме.

Чтобы измерить прогресс человека, цели SMART и ключевые показатели эффективности, включая сроки, должны быть включены в раздел «согласованные действия по исправлению ситуации» письма.

Не бойтесь при необходимости обращаться за советом к юрисконсульту или специалисту по кадрам. Это может избавить вас от многих проблем в долгосрочной перспективе, если дисциплинарная процедура окажется неприятной.