Содержание

Служебная записка о выделении штатной единицы образец – JSFiddle

Editor layout

Classic Columns Bottom results Right results Tabs (columns) Tabs (rows)

Console

Console in the editor (beta)

Clear console on run

General

Line numbers

Wrap lines

Indent with tabs

Code hinting (autocomplete) (beta)

Indent size:

2 spaces3 spaces4 spaces

Key map:

DefaultSublime TextEMACS

Font size:

DefaultBigBiggerJabba

Behavior

Auto-run code

Only auto-run code that validates

Auto-save code (bumps the version)

Auto-close HTML tags

Auto-close brackets

Live code validation

Highlight matching tags

Boilerplates

Show boilerplates bar less often

Образец написания обоснования введение должности – Библиотека юрисконсульта – Как обратиться

Обоснование для введения штатной единицы

Н. А. Храмцовская, ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», член Гильдии управляющих документацией и «ARMA International»

Делопроизводством и архивом в организации занимается один специалист. В его обязанности входит, помимо ведения архива, регистрация, учет и контроль документов:

  • исходящие письма (1219) (в скобках – показатели за 8 месяцев прошлого года)
  • входящая служебная корреспонденция (1215)
  • обращения граждан (510)
  • распоряжения вышестоящих организаций (429)
  • распоряжения руководителя (232)
  • входящие телефонограммы (155).
  • Необходимо грамотно составить докладную записку руководителю учреждения и обосновать введение штатной единицы (бюджетная организация) или перераспределение обязанностей в отделе. Как это сделать?

    Оценить трудозатраты можно на основании информации об общем объеме документов в организации и о количестве ежегодно создаваемых архивных дел, используя следующие государственные нормы времени на работы по документационному обеспечению управления:

    – «Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур Федеральных органов исполнительной власти», утвержденные постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 26. 03.2002 № 23

    – «Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления», утвержденные постановлением Министерства труда РФ от 25.11.1994 № 72

    – «Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению управления», утвержденные постановлением Министерства труда РФ от 10.09.1993 № 152.

    У перечисленных норм есть ряд существенных достоинств. Прежде всего, они разработаны государственными органами на основе проведенных обследований, поэтому большинство руководителей организаций (как государственных, так и коммерческих) склонны воспринимать их всерьез. Во всех нормативах, помимо наименований выполняемых работ, приводится развернутое описание их содержания.

    «Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур Федеральных органов исполнительной власти»

    Наименование работы: обработка отправляемых документов

    Содержание работы: Получение исполненных документов, проверка правильности оформления документов, наличия приложений, указанных в основном документе, сортировка отправляемых документов по адресам и видам почтовых отправлений, проставление адреса на конверте, фальцовка и вложение документов в конверты, заклеивание конвертов, маркировка конвертов, составление реестра на заказную почту, упаковка писем для отправки на почту.

    В этих нормативах приведены и методики расчета численности персонала ДОУ. Опыт показывает, что ими трудно воспользоваться, поэтому лучше провести оценку трудозатрат, основываясь на предложенных в государственных нормативах описаниях содержания выполняемых работ. Для этого нужно:

    1. Выписать из нормативов те виды работы, которые выполняет сотрудник.

    2. Проанализировать, соответствует ли содержание работы, перечисленной в нормативе, той работе, которая выполняется сотрудником.

    Так, в приведенном выше примере в содержание работы включено «проставление адреса на конверте». Сейчас во многих организациях используются системы электронного документооборота, которые позволяют осуществлять данную операцию в автоматическом режиме. Если ваша система обеспечивает такую возможность, значит, трудозатраты на данный вид работы нужно будет корректировать в сторону уменьшения.

    3. Подсчитать по нормативам трудозатраты и посмотреть, что получится. Желательно выполнить подобные расчеты для всех сотрудников подразделения. К сбору данных и выполнению расчетов можно привлечь самих сотрудников, особенно при составлении перечня выполняемых ими видов работ.

    4. При расчете минимально необходимой численности персонала следует учесть возможность болезни сотрудников, используя для этого статистику выдачи больничных листов в вашей организации.

    Свои аргументы можно усилить такими данными:

  • Во многих наших организациях объем документооборота в среднем увеличивается за год на 15–30 %. Если в организации наблюдается такая тенденция, можно подготовить руководству прогноз на 2–3 года вперед и поставить вопрос об увеличении штатов с прицелом на будущее.
  • Численность сотрудников службы ДОУ можно приблизительно оценить, исходя из общей численности персонала организации. В средних и мелких организациях штат службы ДОУ составляет примерно 2–3 % от общей численности работников.
  • Еще один способ приблизительной оценки необходимого числа сотрудников для обслуживания архива организации – поделить количество хранящихся в архиве дел на 3000 (примерное среднее количество дел, обслуживаемых одним сотрудником архива). Если точное количество хранящихся дел неизвестно, то его можно оценить, измерив суммарную длину полок с документами и разделив полученную цифру в метрах на 0,025 м (среднестатистическая толщина дела – 2,5 см).
  • Приведенные выше цифры отражают практический опыт работы коммерческих организаций с большим объемом документов.

    Итак, попробуем рассчитать трудозатраты работника в месяц на обработку тех видов документов, которые были перечислены выше с точным указанием объемов работ (см. таблицу).

    Подскажите как составить записку докладную с обоснованием о введении штатной единицы?

    Остальные ответы

    Рыбак Просветленный (22311) 4 года назад

    Шутница. Чтобы обосновать увеличение штата, надо столько знать о предмете и экономике предприятия, стороннему человеку это не обосновать.

    Ульяна Ученик (25) 4 года назад

    Обоснование для введения штатной единицы.

    Оценить трудозатраты можно на основании информации об общем объеме документов в организации и о количестве ежегодно создаваемых архивных дел, используя следующие государственные нормы времени на работы по документационному обеспечению управления:

    – «Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур Федеральных органов исполнительной власти». утвержденные постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 26.03.2002 № 23

    – «Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления». утвержденные постановлением Министерства труда РФ от 25.11.1994 № 72

    – «Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению управления». утвержденные постановлением Министерства труда РФ от 10.09.1993 № 152.

    У перечисленных норм есть ряд существенных достоинств. Прежде всего, они разработаны государственными органами на основе проведенных обследований, поэтому большинство руководителей организаций (как государственных, так и коммерческих) склонны воспринимать их всерьез. Во всех нормативах, помимо наименований выполняемых работ, приводится развернутое описание их содержания.

    Похожие вопросы

    Штатное расписание и штатная расстановка

    Штатное расписание – это основной документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с учредительным документом (уставом или положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Этот документ дает руководству право на укомплектование организации и ее структурных подразделений работниками. На основе штатного расписания кадровая служба ведет подбор сотрудников на вакантные должности, формирует резерв на выдвижение, организует повышение квалификации кадров.

    В Постановлении Госкомстата России N 1 предусмотрено, что унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в том числе форма N Т-3 Штатное расписание, применяются в организациях всех форм собственности.

    Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным лицом, полномочие по утверждению данного документа должно быть закреплено в письменной форме. В таком приказе в отличие от типовой формы приказа по основной деятельности отсутствует констатирующая часть, и приказ может начинаться со слова ПРИКАЗЫВАЮ, так как никаких дополнительных пояснений для введения в действие штатного расписания не требуется.

    На основе штатного расписания устанавливаются наименования должностей, специальностей, профессий, которые отражаются в трудовых договорах и иной кадровой документации.

    Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденному Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. N 37, составление штатного расписания является обязанностью экономиста по труду, который входит в состав отдела организации и оплаты труда. Поскольку такое подразделение имеется не в каждой организации, разработка штатного расписания чаще всего поручается отделу кадров, либо планово-экономическому отделу, либо группе специалистов, либо бухгалтерии, т.е. руководство предприятия самостоятельно решает вопрос, на кого возлагается эта работа.

    На предприятиях с большим должностным и численным составом целесообразно разрабатывать и утверждать штатное расписание каждого структурного подразделения.

    Штатное расписание имеет код по ОКУД 0301017, составляется, как правило, в количестве трех экземпляров, срок его хранения по месту разработки и утверждения устанавливается руководством (постоянно или 3 года).

    Форма может быть заполнена как ручным способом, так и с помощью машинной техники (печатной, вычислительной и т.п.), однако с обязательным резервным копированием информации на бумажном носителе. При ручном способе заполнения все записи должны быть произведены чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Основная часть штатного расписания имеет вид таблицы.

    Наименования структурных подразделений, как правило, указываются в алфавитном порядке, без сокращений, в именительном падеже единственного числа.

    Кодирование структурных подразделений необходимо для формирования сводной отчетности. В настоящее время система кодирования подразделений обязательна лишь на государственных предприятиях. В негосударственных организациях она вводится в том случае, если в их состав входит большое количество структурных подразделений, а для управления персоналом используются автоматизированные системы.

    В графе 3 таблицы приводятся наименования профессий (должностей), которые могут дифференцироваться по специальностям и квалификации.

    Служащие – это социальная группа работников, занятых преимущественно умственным трудом, как правило, осуществляющих руководство, принятие и выработку управленческих решений, подготовку информации. Рабочие – социальная группа работников, занятых преимущественно физическим трудом. Труд этой категории работников, как правило, заключается в создании материальных благ, а также в техническом и производственном обеспечении деятельности организации.

    Наименование профессии берется из Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС). Такой порядок определен ст. 57 ТК РФ, которая устанавливает, что если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Квалификационные требования к профессиям как раз и устанавливаются ЕТКС.

    Наименования должностей приводятся на основании общеотраслевого Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. Кроме того, квалификационные требования по наименованиям должностей отдельных отраслей содержатся в различных сборниках.

    Большинство сборников ориентировано на бюджетную сферу. Для наименования должностей в коммерческой сфере можно воспользоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

    В последнее время в организациях (преимущественно с иностранным капиталом) используются иностранные названия должностей. Большинству из них в трудовом законодательстве Российской Федерации можно найти аналоги но есть и такие, перечень обязанностей которых выходит за границы уже существующих должностей, например мерчандайзеры, логистики, супервайзеры и т.д.

    ТК РФ частично решил эту проблему. Согласно ст. 57 ТК РФ наименование должностей, специальностей, профессий устанавливается в соответствии со штатным расписанием. В штатное расписание можно включить новые наименования должностей, например в случае, если в организации внедряются новые методики структурирования и управления персоналом. Однако при этом желательно выполнить два условия:

    1) проверить, не содержится ли в квалификационной карте (характеристике) вводимой должности обязанностей, аналогичных обязанностям по должностям, для которых законодательство предусматривает пенсионные и иные льготы

    2) не увлекаться заимствованными названиями, так как большинство из них относится к профессиональному сленгу (жаргону) и даже в странах – источниках заимствования они применяются только в разговорной речи (например, хэдхантер – специалист по поиску руководителей).

    Лучше приводить полные и официально принятые наименования новых должностей, так как запись в трудовой книжке должна быть понятной и новому работодателю, и органам, осуществляющим оформление пенсий.

    В штатном расписании наименования профессий (должностей) указываются в составе структурных подразделений. Они приводятся, начиная с высшего звена и заканчивая младшим звеном: руководитель, заместитель руководителя, специалист, технический исполнитель и т.д. В штатном расписании допускается указывать двойные наименования должностей, разделяемых знаком -, при этом должностной оклад устанавливается по первой должности в двойном наименовании.

    В том случае, если в организации есть работники, не входящие в состав какого-либо структурного подразделения, они оформляются как прочий персонал.

    Наименование указывается полностью, в единственном числе именительного падежа.

    Сокращения зав., зам., нач. не допускаются.

    Количество штатных единиц (графа 4) указывается в единицах по каждой должности или профессии. Должности, по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы, указываются в соответствующих долях (0,2 0,4 и т.д.).

    В графе 5 указываются оклады (тарифные ставки), устанавливаемые за выполнение работ в соответствии с профессиями (должностями), перечисленными в графе 3. Согласно ст. 129 ТК РФ тарифная ставка – это фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда определенной сложности (квалификации) за единицу времени, без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат.

    Размеры окладов (тарифных ставок) в соответствии со ст. 135 ТК РФ устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

    Тарифная ставка является элементом тарифной системы, т.е. совокупности нормативов, с помощью которых осуществляется дифференциация заработной платы работников различных категорий. При оплате труда на основе тарифной системы размер тарифной ставки (оклада) 1-го разряда единой тарифной сетки не может быть ниже минимального размера оплаты труда.

    Тарифная система оплаты труда включает в себя тарифные ставки (оклады), тарифную сетку, тарифные коэффициенты. Сложность выполняемых работ определяется на основе их тарификации.

    Тарификация работ и присвоение тарифных разрядов работникам производятся с учетом Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих.

    Тарифная система оплаты труда работников организаций, финансируемых из бюджетов всех уровней, устанавливается на основе единой тарифной сетки по оплате труда работников бюджетной сферы, утверждаемой в порядке, установленном федеральным законом, и являющейся гарантией по оплате труда работников бюджетной сферы. Тарифная система оплаты труда работников других организаций может определяться коллективными договорами, соглашениями с учетом единых тарифно-квалификационных справочников и государственных гарантий по оплате труда.

    Что же касается надбавок (графы 6 – 8), то они также должны быть предусмотрены системой оплаты труда. Виды и размеры надбавок устанавливаются в соответствии с ТК РФ, коллективными договорами и локальными нормативными актами.

    Порядок и условия применения стимулирующих и компенсационных выплат (доплат, надбавок, премий и т.д.) устанавливается следующими органами:

    – в организациях, финансируемых из федерального бюджета, – Правительством РФ

    – в организациях, финансируемых из бюджета субъекта РФ, – органами государственной власти соответствующего субъекта РФ

    – в организациях, финансируемых из местного бюджета, – органами местного самоуправления.

    Надбавки могут быть связаны с дополнительной оплатой или стимулированием труда, с достижением каких-либо показателей за определенные периоды времени или с другими факторами.

    В графе 9 определяется месячный фонд оплаты труда по каждому работнику. Согласно ст. 129 ТК РФ под заработной платой понимается вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные и стимулирующие выплаты.

    Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденным Постановлением Госкомстата России N 1, в штатном расписании заработную плату можно указывать не только в рублях, но и с помощью процентов, коэффициентов и т. д.

    Графа Примечание предназначена для внесения оперативных изменений или отражения особенностей по конкретному наименованию должности. Зачастую данная графа используется для указания фамилии и инициалов отдельных работников, занимающих управленческие должности.

    После заполнения всех граф основной части таблицы в строке Итого указываются итоговые суммы по графам 4 – 9. По итоговым показателям 3-й и 9-й граф издается приказ (распоряжение) об утверждении штата с конкретным количеством штатных единиц и определенным месячным фондом оплаты труда. Приказ (распоряжение) утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.

    Если при заполнении формы были допущены ошибки, то они могут быть исправлены только по установленным правилам, т.е. с помощью зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных. При этом исправления должны быть согласованы со всеми лицами, подписавшими документ, и подтверждены их подписями с указанием даты внесения исправлений.

    При оформлении штатного расписания следует обратить внимание на то, чтобы в документе были заполнены все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой. Только в этом случае оно будет считаться окончательно оформленным и может быть принято к утверждению. В частности, необходимо заполнять такие реквизиты, как наименование организации и код по ОКПО.

    Расшифровки подписей также являются реквизитами, обязательными к заполнению. Если в форме остаются незаполненные строки, то они должны быть обязательно прочеркнуты.

    Для разработки табличной части штатного расписания могут использоваться и иные формы.

    Если условия оплаты труда на предприятии установлены в определенном диапазоне, то в штатном расписании предусматривается вилка окладов. Для группы работников, которым установлена сдельная оплата труда, в штатном расписании может быть предусмотрено введение специального раздела или специальной графы. При этом указывается общее число работников такой группы.

    На некоторых предприятиях применяется урезанная форма штатного расписания, т. е. форма, в которой не отражаются должностные оклады и фонд оплаты труда. В этом случае общее количество должностей по штатному расписанию должно соответствовать расчетной численности по фонду оплаты труда, предусмотренной в смете.

    При разработке штатного расписания также указывается итоговая численность работников.

    Она может быть как общей – по всем должностям (профессиям), так и по каждому структурному подразделению.

    Проект штатного расписания подлежит согласованию с руководителями структурных подразделений, а также иными лицами, относящимися к высшему звену управления предприятием. Он изготавливается по количеству заинтересованных лиц и хранится 3 года после утверждения штатного расписания.

    Копии проекта направляются в подразделения, а также заинтересованным лицам. При подготовке проекта штатного расписания необязательно использовать унифицированную форму N Т-3. Более того, если речь идет действительно о согласовании, а не формальной простановке резолюций не возражаю, согласен, то лучше всего подготовить такую форму документа, которая позволит внести записи с предложениями, замечаниями и т.д.

    Визы согласования проставляются на последнем листе. Если у визирующих нет замечаний, штатное расписание представляется на утверждение. Если же по отдельным положениям есть поправки, то это указывается после основных реквизитов визы (должности визирующего, его подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты).

    В этом случае замечания к проекту (включая особые мнения и дополнения) оформляются отдельным листом. Они также могут излагаться на оборотной стороне последнего листа проекта.

    Замечания руководителей структурных подразделений при согласии с ними должностного лица, ответственного за разработку штатного расписания, учитываются (вносятся в проект). Замечания, с которыми это должностное лицо не согласно или не согласны иные лица, визирующие документ, рассматривает руководитель организации или уполномоченное им лицо при утверждении штатного расписания.

    Если в процессе визирования в проект вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию. Если же в проект включены уточнения, не меняющие его сути, то повторного визирования при доработке не требуется.

    Справки, заключения, отзывы, служебные записки и другие документы, созданные при подготовке проекта и утверждении штатного расписания, хранятся вместе с проектами в течение 3 лет после утверждения штатного расписания. Кроме того, если уставом (положением) организации предусмотрено представление проекта штатного расписания на согласование учредителям организации, то переписка с ними (за исключением протоколов собраний учредителей) подлежит особому хранению.

    Утвержденное штатное расписание направляется по одному экземпляру в отдел кадров и в главную бухгалтерию. Один экземпляр хранится в составе управленческой документации организации.

    В некоторых организациях штатное расписание вводится в состав коммерческой информации и выпускается всего в двух экземплярах – один для генерального директора, другой для главной бухгалтерии. В структурные подразделения направляются соответствующие извлечения из штатного расписания, а в отдел кадров – часть документа, касающаяся вакантных должностей.

    Штатное расписание – документ долговременного действия, однако при необходимости в него могут вноситься изменения и дополнения. Внесение изменений и дополнений производится приказом руководителя предприятия или уполномоченного им лица.

    Внести изменения в штатное расписание можно двумя путями:

    1) изменить само штатное расписание. Новое штатное расписание за следующим регистрационным номером утверждается приказом по основной деятельности

    2) когда изменения, вносимые в штатное расписание, несущественны, их можно оформить посредством приказа по основной деятельности.

    В случае если изменения вносятся в штатное расписание посредством приказа, то заголовок приказа может быть следующим:

    – О внесении изменений в штатное расписание

    – Об изменении штатного расписания

    – О частичном изменении штатного расписания.

    В качестве основания для внесения изменений в приказе могут быть указаны следующие причины:

    – совершенствование организационной структуры организации

    – проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности отдельных структурных подразделений

    – реорганизация организации

    – расширение или сокращение производственной основы организации

    – изменение законодательства

    – оптимизация управленческой работы

    – планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом, устранение дублирования функций и т.д.

    Когда в действующее штатное расписание вводятся новые и исключаются старые должности, происходит изменение наименования должностей или создаются новые отделы, то часто эти процессы затрагивают уже работающий персонал и тогда необходимо вносить изменения и корректировки в кадровые документы сотрудников в зависимости от того, какие изменения вводятся.

    В этих случаях сотруднику кадровой службы необходимо производить разные процедуры оформления кадровых документов.

    Переименование должности происходит тогда, когда у сотрудника, работающего в данный момент времени и выполняющего определенные обязанности, не меняется ничего, что повлекло бы за собой изменение его трудовой функции или обычного распорядка рабочего дня. Статья 74 ТК РФ предусматривает, что по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная организация производства и т.д.), по инициативе работодателя допускается их изменение.

    Обязательное условие – в результате таких изменений трудовая функция работника должна остаться неизменной. Кроме того, ч. 2 ст. 74 ТК РФ устанавливает и специальный порядок таких изменений: работник должен быть предупрежден в письменной форме не позднее чем за два месяца до их введения.

    Таким образом, в случае переименования должности помимо внесения изменений в штатное расписание (путем издания приказа по основной деятельности) необходимо получить письменное согласие работника. Если работник не согласен, следует действовать в порядке, предусмотренном ст. 74 ТК РФ. После этого вносятся соответствующие корректировки в личную карточку N Т-2 и трудовую книжку.

    Изменение должности работника в штатном расписании структурного подразделения осуществляется в случае изменения задач, функций, объема работ, выполняемых подразделением организации. При этом меняются существенные условия трудового договора (в частности, трудовая функция, права и обязанности работника, характеристики условий труда, льгот и компенсаций, режим труда и отдыха, условия оплаты труда). Поэтому работник также предупреждается о предстоящих изменениях в письменной форме не позднее чем за два месяца.

    Переименование структурного подразделения. Если наименование структурного подразделения указано в трудовом договоре работника, то изменение наименования (например, вместо отдел маркетинга – отдел маркетинговых исследований) при отсутствии изменения в трудовой функции работника или иных существенных условий труда осуществляется так же, как и изменение в наименовании должности работника, т.е. в соответствии с требованиями трудового законодательства.

    Возложение дополнительных обязанностей на работника предусматривает расширение его трудовой функции, определенной трудовым договором. По своему содержанию это аналогично совмещению должностей (профессий).

    Изменение базовых (должностных) окладов осуществляется в случае изменения задач, функций, объема работ, выполняемых подразделениями и отдельными сотрудниками организации. Когда в штатном расписании меняются оклады, необходимо внести изменения в трудовой договор, так как обязательными условиями трудового договора являются условия оплаты труда, в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты в личную карточку N Т-2.

    Создание новых подразделений. Основанием для организации (реорганизации) структурного подразделения являются:

    – решение руководителя организации

    – проект структуры и штатной численности подразделения с перечнем категорий сотрудников

    – проект положения о структурном подразделении

    – проекты должностных инструкций по всем категориям персонала вводимого подразделения

    – проект положения об оплате труда сотрудников подразделения.

    При определении категории создаваемого подразделения учитывается ряд принципов:

    – служба создается, когда круг решаемых задач не может быть выполнен в полном объеме в рамках отдела и при наличии в структуре как минимум двух самостоятельных подразделений, одно из которых должно быть не ниже отдела

    – отдел, как правило, создается в структуре службы и характеризуется наличием двух четко выделенных непересекающихся направлений деятельности

    – должности начальников подразделений вводятся в соответствии со структурой, удовлетворяющей принципам, изложенным выше

    – должности специалистов и рабочего персонала вводятся при возникновении новых целей, задач и функций, которые не могут быть выполнены имеющимся персоналом или при значительном увеличении объема работ по данному рабочему месту.

    Введение новой (дополнительной) должности. На имя руководителя организации поступает комплект документов, включающий в себя:

    – служебную записку от руководителя подразделения с обоснованием введения в штатное расписание подразделения новой (дополнительной) должности

    – обновленную структуру подразделения

    – проект должностной инструкции на вновь вводимую должность.

    При выборе категории сотрудника (обосновании введения штатной единицы) необходимо руководствоваться следующими принципами:

    – должность ведущего специалиста и приравненных к нему работников вводится при наличии двух самостоятельных направлений работы, каждое из которых выполняется специалистом, при наличии объема работ как минимум для двух специалистов

    – должность старшего специалиста и приравненных к нему работников вводится при значительном росте требований к уровню квалификации, предъявляемых к какому-либо рабочему месту на основании деловой оценки или субъективной оценки руководителя подразделения

    – должности специалистов и рабочего персонала вводятся при возникновении новых целей, задач и функций, которые не могут быть выполнены имеющимся персоналом, или при значительном увеличении объема работ по данному рабочему месту.

    Ликвидация структурного подразделения оформляется приказом по организации в соответствии с ТК РФ за два месяца до введения в действие этого решения с предупреждением сотрудников этого подразделения об увольнении по сокращению штатов.

    Сокращение должности. Такое решение принимается руководством организации при обнаружении несоответствия (дублирования) функций, обязанностей, объема выполняемых работ принятым в организации внутренним регламентам. Решение о сокращении должности, занимаемой сотрудником организации, оформляется приказом по организации в соответствии с трудовым законодательством за два месяца до введения в действие этого решения с предупреждением сотрудника о предстоящем увольнении по сокращению штатов.

    Увольнение сотрудников в связи с ликвидацией структурного подразделения, сокращение должности, занимаемой работником, производится кадровым приказом с соответствующей формулировкой.

    Рабочая форма штатного расписания, в которую внесены инициалы и фамилии работников, занимающих должности, предусмотренные штатным расписанием, называется замещением должностей или штатной расстановкой. На практике могут использоваться и другие названия данного документа. Штатная расстановка не имеет унифицированной формы, для ее составления за основу может браться табличная часть штатного расписания. Главное отличие штатной расстановки от штатного расписания заключается в том, что это динамичный документ, изменяющийся в зависимости от происходящих (численных и качественных) изменений в личном составе предприятия, организации и не требующий издания приказа о его утверждении.

    Дюваль К.М.

    юрист на сайте Ефимов В.П.

    юрист на сайте Погосова Е.А.

    юрист на сайте Бакаев Ю.Б.

    юрист на сайте Магола В.О.

    юрист на сайте ООО”Юртрейд”

    юрист на сайте Степанова О.В.

    юрист на сайте Сивко В.Г.

    юрист на сайте Кузин А.В.

    юрист на сайте Шелахаева И.Ф.

    юрист на сайте Морозов Р.В.

    юрист на сайте Гребенщиков Д.Ю.

    юрист на сайте Конов А.Ю.

    юрист на сайте

    Здравствуйте, уважаемый гость!

    Сейчас на сайте 28 юристов.

    Какой у Вас вопрос?

    Образец написания введения

    (для курсовой работы на тему «Управление платёжеспособностью

    предприятия»)

    ВВЕДЕНИЕ

    Развитие рыночной ситуации в Украине характеризуется высокой степенью экономической нестабильности, что предопределяет тенденцию увеличения числа неустойчивых предприятий.

    По оценкам экспертов, на сегодняшний день большинство отечественных субъектов работает убыточно. Следствием убыточности является глубокий финансовый кризис и неплатёжеспособность предприятий, что в свою очередь служит основанием для возбуждения многочисленных дел о банкротстве.

    В сложившихся экономических условиях особую актуальность приобретает проблема качественной оценки финансового состояния предприятия. Главными критериями такой оценки являются показатели платёжеспособности и ликвидности.

    В условиях плановой экономики анализ платежеспособности рассматривался очень узко. Использовавшиеся методики анализа и управления (А.Д. Шеремета [15], А.И. Бужинского [3], С.Б. Барнгольца [2], В.Ф. Палия [13], Р.С. Сайфулина [14], Е.В. Негашева [10]) в настоящее время могут быть применены лишь на ограниченном круге предприятий государственной формы собственности и в бюджетных организациях. Ряд ключевых моментов анализа потеряли значение в условиях перехода к рыночным отношениям.

    Вследствие трансформации экономики изменился и подход к проведению анализа хозяйственной деятельности предприятий, и приоритетные направления оценки его деятельности. Соответственно, в последние годы появилось большое количество работ, посвящённых оценке деятельности хозяйствующих субъектов, которые учитывают реальное положение украинских предприятий. Однако следует отметить, что наличие большого числа оригинальных изданий по различным аспектам финансового анализа не снижает потребности на специальную методическую литературу, в которой последовательно воспроизводилось бы комплексная логически целостная процедура финансового анализа применительно к отечественным экономическим условиям.

    Целью данной работы является анализ показателей, определяющих степень платёжеспособности хозяйствующих субъектов, определение и характеристика факторов, на них влияющих, с последующей разработкой рекомендаций по управлению текущей и перспективной платёжеспособностью предприятий.

    Для достижения данной цели в работе решаются следующие задачи:

    – рассмотрение сущности и значения оценки платёжеспособности предприятия

    – определение места данной категории в системе управления хозяйствующим субъектом, а также характеристика методов, используемых в анализе

    – выделение основных направлений проведения оценки платёжеспособности

    – изучение методики оценки платёжеспособности предприятия на базе анализа абсолютных и относительных показателей

    – характеристика мероприятий по выявлению признаков неплатёжеспособности предприятий с указанием возможных причин подобного состояния и проблемных зон финансовой деятельности

    – построение рейтинговой модели и баланса ликвидности в системе регулирования платёжеспособности хозяйствующего субъекта

    – выработка рекомендаций по управлению перспективной платёжеспособностью предприятия.

    Поставленные задачи в целом предопределили структуру работы:

    – в первой части рассматриваются общеметодологические вопросы оценки платёжеспособности предприятия и её необходимость

    – вторая часть определяет место данного объекта в общей системе финансового менеджмента, а также методологические основы оценки и управления платёжеспособностью

    – в третьей части приведена характеристика основных показателей, определяющих платёжеспособность хозяйствующего субъекта, возможных причин и способов определения признаков его несостоятельности, а также приведены рекомендации по управлению текущей и перспективной платёжеспособностью предприятия на базе проведённых исследований.

    При выполнении работы были использованы данные отчётности предприятия ОАО «Севастопольский рыбоконсервный завод».

    Источники: www.profiz.ru, otvet.mail.ru, www.hrm100.ru, www.9111.ru, studopedia.net

    Образец служебной записки | Делопроизводство

    Данная статья отвечает на вопрос как написать служебную записку. И раз статья помещена в тему «образцы документов», то вы всегда можете рассчитывать получить образец. Во второй части последует пример оформления служебной записки.

    Служебная записка составляется с целью ведения переписки между структурными подразделениями (коммуникация на горизонтальном уровне), когда для решения какого-либо вопроса не достаточно устного обращения и требуется задокументировать факт взаимоотношения между отделами. Адресуется на имя начальника либо специалиста другого отдела. Если требуется проинформировать руководителя вышестоящего уровня, то речь уже идет о докладной записке (но по сути почти то же самое).

    Как правило, служебная записка – это внутренний документ. Я в своей жизни образец служебной записки в стороннюю организацию видела только в учебнике. Обычно любые обращения в иные организации оформляются на бланке письма.

    Как написать служебную записку

    Служебная записка создается по вопросам деятельности, относящимся к компетенции структурного подразделения, и при этом не требуется обращение к вышестоящему руководству.

    Текст служебной записки начинают с освещения сложившейся ситуации, разъясняют какие причины и события послужили основанием для составления документа. В завершении излагается непосредственно просьба или перечисляются, по мнению автора, возможные действия. Состав обязательных элементов документа смотрите в приведенном примере служебной записки (будет ниже).

    Служебную записку подписывает ее составитель. Очень часто – начальник отдела, специалист отдела указывает себя исполнителем в левом нижнем углу в конце документа (как в деловом письме).

    В необходимых случаях допускается проставлять визы заинтересованных лиц. Визы оформляются на последнем листе под подписью. Включает подпись, инициалы, фамилию, дату, возможно добавлять расшифровку должности визирующего.

    Желательно регистрировать служебные записки (проставлять дату и порядковый номер), чтобы в случае необходимости иметь возможность сослаться на конкретный документ. Если в организации не внедрена система электронного документооборота, то для упрощения процесса поступают так. Можно для этой цели не заводить никакого дополнительного журнала. Просто целесообразно выделить область на жестком диске компьютера, куда помещается очередная служебная записка под следующим порядковым номером. Получается база в электронном виде служебных записок отдела за год. Быстро, удобно, сразу видно кто, когда, о чем писал.

    Образец служебной записки

    ОБЩИЙ ОТДЕЛ                                                                   Начальнику отдела безопасности

                                                                                             В.Г. Куроедову

    СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

    14.10.2014 № 01-20/47

    На №

    О выходе на работу в выходной день

    В связи с производственной необходимостью (подготовкой к проведению расширенного совещания 20.10.2014) прошу Вас разрешить вход в здание 18.10.2014 специалисту общего отдела Захоржевской Лидии Олеговне.

    Начальник отдела                                                                                                Т.Ф. Хлопушко

    Служебная записка – пример ответа на запрос

    ЮРИДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ                                     Начальнику отдела информационных технологий

                                                                          В.Д. Ганьшиной

    СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

    24.11.2014 № 05-24/96

    На № 02-18/[email protected] от 16.11.2014

    О представлении списка работников
    для участия в семинаре

    Представляем список работников отдела для участия в семинаре, проводимом ООО «АПИ Коммуникатор» по программе «Эффективное использование СПС ГРАНИТ» с представлением ее функциональных возможностей:

    1. Скрипка Р.С. – заместитель начальника отдела

    2. Подушкин Е.П. – ведущий специалист

    3. Струйка К.Н. – старший специалист

    Начальник отдела                                                                                          В.Н. Загодайкин

     

     
    Еще пример оформления служебной записки

    ОТДЕЛ ПРОДАЖ                                                         Начальнику отдела информатизации

                                                                                     Т.С. Гейдрих

    СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

    18.12.2014 № 09-21/59

    На №

    О проверке работоспособности ПК

    С 05.12.2014 в закрепленном за специалистом отдела Сихарулидзе А.Г. персональном компьютере регулярно происходят сбои при его включении. Просим Вас провести диагностику указанного компьютера на предмет устранения неисправностей.

    Начальник отдела                                                                                              А.Н. Попугай

    Надеюсь, что приведенные образцы служебных записок окажутся полезными для применения в работе.

    Евгения Полоса

    Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

    Еще интересное по теме:

    К записи 1555 комментариев

    Увеличение штата сотрудников, образец – обоснование выдвижения

    Как подготовить обоснование ввода новой штатной единицы? Понятно, что штатное расписание – это документ, в котором содержится информация о трудовых ресурсах организации. Общую информацию о «штатке» знает каждый, а как должна быть оформлена служебная записка начальника структурного подразделения, содержащая в себе обоснование для введения штатной единицы? Образец служебки, подготовленный нашими специалистами, – в статье.

    «Штатка» – нужный документ

    Сразу скажем, что трудовое законодательство не содержит прямого требования для работодателей коммерческого сектора экономики оформлять штатное расписание. Значит, составлять или не составлять штатное расписание остается на усмотрение компании. То есть руководство само решает, нужна ли фирме «штатка», или можно обойтись без нее.

    Однако, несмотря на необязательность, «штатку» лучше составить. Ведь этот документ содержит полную информацию о персонале организации и о месячном фонде оплаты труда (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Как сформулировать обоснование введения новой должности в штатное расписание?

    Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату. Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст. 15 ТК РФ).

    Этот вопрос интересует кадровиков, ведь в компании могут происходить изменения, отражающиеся на штатном составе. Поэтому обоснования для введения новой штатной единицы (служебная записка) – весьма актуальный для кадровых специалистов документ.

    Для одинаковых должностей в «штатке» должна быть предусмотрена одинаковая оплата труда. Дело в том, что за равный труд по закону полагается равная оплата (ст. 22, ч. 2 ст. 132 ТК РФ). При необходимости диверсифицировать оклады работников, занимающих одинаковые должности, самым безопасным будет включить в форму Т-3 понятия «старший», ведущий», «помощник» и т.п.

    Помимо этого в трудовых договорах с работниками нужно прописать различный функционал сотрудников на одноименных должностях:

    • разные права и обязанности;
    • различный уровень ответственности.

    Другим способом обезопаситься от претензий проверяющих является введение специальной надбавки для сотрудников, которых предполагается поощрить.

    Оформляем инициативу

    Введение штатной единицы в штатное расписание – это прерогатива руководителя организации. Именно генеральный директор принимает решение о целесообразности приема в компанию нового сотрудника, подписывая соответствующий приказ.

    Однако приказ об увеличении «штатки» является завершающим этапом в процедуре увеличения штата. Обоснование новой штатной единицы – это первый шаг на пути к увеличению штатной численности. Понятно, что соответствующую служебку составляет начальник структурного подразделения, который планирует расширение своего подразделения.

    Добавим, что помимо служебной записки он должен представить на рассмотрение руководителя проект должностной инструкции для вновь вводимой должности и обновленную структуру своего подразделения.

    Специально для читателей нашими специалистами подготовлена обоснование введения штатной единицы. Пример документа поможет сэкономить время на разработку собственного бланка.

    Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

    Пожалуйста, обратите внимание: Оргкомитет Конкурса имеет право отклонить документы, которые не соответствуют требованиям. В этом случае в ответном письме будет отправлено уведомление с просьбой оформить документы корректно.

    1. В теме письма, к которому прикладывается пакет документов для участия в IV Всероссийском конкурсе «Библиотекарь года», обязательно нужно указать:

    Конкурс «Библиотекарь года — 2016»: фамилия, имя, отчество кандидата

    В тексте письма обязательно нужно указать:

    Конкурс «Библиотекарь года — 2016»: фамилия, имя, отчество кандидата, полное наименование библиотеки с указанием организационно-правовой формы, регион

    2. Пакет документов на Конкурс должен быть отправлен электронным письмом, без дублирования обычным (бумажным) письмом.

    3. Пакет документов включает: заполненный бланк выдвижения (скачать бланк № 1), заполненный бланк обоснования выдвижения (скачать бланк № 2), заполненный бланк анкеты с биографическими сведениями (скачать бланк № 3), заполненный бланк заявления о согласии на участие в Конкурсе, обработку и использование данных (скачать бланк № 4), справку о показателях деятельности библиотеки за последние 3 года, 3–5 фотографий (включая портрет и фото номинанта в библиотека), эссе. Все эти документы прикрепляются к одному письму отдельными файлами.

    • Выдвижение — заполненный бланк с подписью руководителя номинирующей организации и печатью, отсканированный и сохраненный в любом формате.
    • Обоснование выдвижения — ключевая часть заявки на Конкурс! — текстовый документ в формате rtf или doc (Word). Шрифт: Times New Roman, размер шрифта: 12, междустрочный интервал: одинарный.
    • В тексте обоснования выдвижения должен содержаться развернутый ответ на вопрос «Почему именно этот сотрудник библиотеки достоин стать «Библиотекарем года — 2016″?» Просим избегать общих слов (активен, позитивен, прекрасный профессионал и т. д.) и подробно описать конкретные профессиональные достижения номинанта за определенный период: 2015—2016 гг.

      • Достижения должны быть новаторскими и значительными.
      • Достижения могут относиться к одному или нескольким направлениям профессиональной деятельности.
      • Это могут быть любые новые формы и методы работы, предложенные и внедренные номинантом в практику; его творческие инициативы, воплощенные в жизнь; разработанные и реализованные проекты; успешные примеры социального партнерства и сотрудничества и т. д.
      • Достижения должны быть результативными, поэтому в обосновании важно показать, как они отразились на результатах работы библиотеки в целом, на качестве библиотечного обслуживания, на качестве жизни местного населения.
    • Краткая профессиональная биография — заполненный бланк анкеты, сохраненный в формате rtf или doc (Word). Шрифт: Times New Roman, размер шрифта: 12, междустрочный интервал: одинарный.
    • Заявление о согласии на участие в Конкурсе — заполненный бланк с подписью, отсканированный и сохраненный в любом формате.
    • Справка о показателях деятельности библиотеки за последние 3 года (2013–2015) — документ в любом формате, содержащий информацию о количестве читателей, посещаемости, книговыдаче.
    • Эссе на тему «Библиотека будущего» — документ в формате rtf или doc (Word). Шрифт: Times New Roman, размер шрифта: 12, междустрочный интервал: одинарный. Жанр: свободный. Рекомендуемый объем: 1,5—2 страницы.
    • Фотографии — изображения высокого разрешения (размером не больше 1MB каждое) в формате jpg.

    NB. Оргкомитет Конкурса обязательно ответит, что заявка принята. Если ответ не получен, необходимо продублировать письмо.

    Уважаемые коллеги, убедительно просим вас не откладывать отправку пакета документов на последние дни перед окончанием срока подачи заявок. Чем раньше оргкомитет получит письмо, тем быстрее на сайте РБА появится информация о вашем кандидате.

    Также просим обращать внимание на орфографию, пунктуацию и присылать окончательные варианты документов.

    Материалы сверх списка обязательных (например, видеоролики, презентации, сканы публикаций и т.д.) рассматриваться не будут. В случае необходимости Оргкомитет запросит дополнительную информацию.

    Знаємо, скільки людей потрапили у професійну халепу, і хочемо допомо…гти! 🙏🏻 ⠀ Ділимося чудовою можливістю — кар’єрний портал Happy Monday запускає безкоштовний проєкт «Антикризова кар’єрна допомога 2.0.»!, який допоможе: ▪️ знайти впевненість у власних навичках і талантах для пошуку роботи; ▫️ зрозуміти власні критерії вибору роботодавця; ▪️ відшукати мотивацію для змін; ▫️ підготувати професійне резюме та супровідний лист на декілька вакансій; ▪️ зрозуміти, де шукати вакансії, що цікавлять; ▫️ опанувати навички самопрезентації; ▪️ бути впевненими у своїх фінансових очікуваннях та вміти про них говорити і т.д. ⠀ Проєкт триватиме 5 тижнів, протягом яких кар’єрні експерти проведуть 15 вебінарів, а учасники/ці виконають 15 практичних завдань та отримають додаткові матеріали, ресурси для розвитку 💪🏻 ⠀ Для участі необхідно зареєструватися до лінком: https://bit.ly/3lG1bna. Старт програми — 14 вересня 🚀 ⠀ Проєкт здійснюється за підтримки Міжнародного Фонду «Відродження» та Європейського Союзу в рамках гуманітарної ініціативи «Людяність і взаємодопомога». #ПрямуємоРазом #MovingForwardTogether #ЛюдяністьВзаємодопомога #StopCoronavirus Ещё

    Письмо ходатайство для введения дополнительного штата

    Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

    • Для жителей Москвы и МО – +7 (499) 110-86-37
    • Санкт-Петербург и Лен. область – +7 (812) 426-14-07 Доб. 366

    Как подготовить обоснование ввода новой штатной единицы? Понятно, что штатное расписание — это документ, в котором содержится информация о трудовых ресурсах организации. Образец служебки, подготовленный нашими специалистами, — в статье. Сразу скажем, что трудовое законодательство не содержит прямого требования для работодателей коммерческого сектора экономики оформлять штатное расписание. Значит, составлять или не составлять штатное расписание остается на усмотрение компании.

    Работа предприятий связана с постоянным развитием и наращиванием темпов работы.

    Приказ о введении новой должности в штатное расписание — обязательный для заполнения документ при введении новой рабочей единицы или нескольких. ШР является одной из форм защиты прав работников от произвольного увольнения.

    Как говорить с руководством об увеличении штата

    Обоснование Ввода Штатной Единицы Я в своей жизни образец служебной записки в стороннюю организацию видела только. Хотим ввести новую должность в штатное расписание. Фактически изменились подписи виз согласования в конце формы.

    Штатное расписание теперь подписывается руководителем кадровой службы и главным бухгалтером. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте.

    Это быстро и бесплатно! Как написать правильно служебную записку — форма Вводим штатную единицу: Понятно, что штатное расписание — это документ, в котором содержится информация о трудовых ресурсах организации. Образец служебки, подготовленный нашими специалистами, — в статье. Значит, составлять или не составлять штатное расписание остается на усмотрение компании. Ведь этот документ содержит полную информацию о персонале организации и о месячном фонде оплаты труда ст.

    Как сформулировать обоснование введения новой должности в штатное расписание? Трудовые отношения — это соглашение между работником и работодателем организацией или индивидуальным предпринимателем о выполнении работы, определенной договором, за плату. Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя ст.

    Этот вопрос интересует кадровиков, ведь в компании могут происходить изменения, отражающиеся на штатном составе. Поэтому обоснования для введения новой штатной единицы служебная записка — весьма актуальный для кадровых специалистов документ. Дело в том, что за равный труд по закону полагается равная оплата ст.

    Помимо этого в трудовых договорах с работниками нужно прописать различный функционал сотрудников на одноименных должностях: Оформляем инициативу Введение штатной единицы в штатное расписание — это прерогатива руководителя организации. Именно генеральный директор принимает решение о целесообразности приема в компанию нового сотрудника, подписывая соответствующий приказ. Обоснование новой штатной единицы — это первый шаг на пути к увеличению штатной численности.

    Понятно, что соответствующую служебку составляет начальник структурного подразделения, который планирует расширение своего подразделения.

    Добавим, что помимо служебной записки он должен представить на рассмотрение руководителя проект должностной инструкции для вновь вводимой должности и обновленную структуру своего подразделения. Специально для читателей нашими специалистами подготовлена обоснование введения штатной единицы. Пример документа поможет сэкономить время на разработку собственного бланка. Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями: Я в своей жизни образец служебной записки в стороннюю организацию видела только в учебнике.

    Если в организации наблюдается такая тенденция, можно подготовить руководству прогноз на 2—3 года вперед и поставить вопрос об увеличении штатов с прицелом на будущее. Предложения руководству желательно оформить в виде служебной записки.

    Если требуется проинформировать руководителя вышестоящего уровня, то речь уже идет о докладной записке но, по сути, почти то же самое. Служебная записка образец, пример оформления служебной записки: Начальнику Информационного отдела Петрову В. К… Документ служебная записка, в отличие от докладной записки, обеспечивают коммуникацию подразделений организации на горизонтальном уровне, и составляются работником или руководителем подразделения на имяОбразец служебной записки.

    Скачать Word, doc. Разновидностью служебной переписки является внутренняя, которая ведется в рамках организации в случаях, когда вопрос не может быть решен устно. В этой ситуации составляются служебные записки — докладные или объяснительные.

    Порой экономическая ситуация вынуждает руководство вместо приказа о повышении должностных окладов сотрудников издавать приказ о сокращении штата. Образец служебной записки об увеличении должностного оклада. Шаблоны и образцы документов по делопроизводству можете просмотреть на сайте делопроизводства: Для оформления докладной, служебной и объяснительной записок существуют общие правила.

    Рекомендуем кадровику всегда иметь под рукой несколько образцов различных записок или разработать для них унифицированные формы. Не исключено, что под видом претендента на вакансию вам звонит представитель конкурирующей фирмы, собирающей сведения о зарплатах для каких-то своих целей.

    Если человек действительно хочет получить работу у вас, то его этот ответ устроит. Все работодатели, за редким исключением, назначают для новых сотрудников испытательный срок. Но далеко не все четко заявляют, каковы критерии успешности прохождения испытания. Между тем, это в равной степени важно и для новичка в компании, и для ее руководителей. Первый должен точно знать, что входит в его обязанности и полномочия.

    А вторые — ясно представлять критерии, по которым будет оцениваться профессионализм сотрудника. Как говорить с руководством об увеличении штата Если загрузка работника превысит количество рабочих часов в месяце, то смело можно готовить докладную записку руководству. Несколько рекомендаций относительно того, как обсуждать с руководством загруженность персонала и необходимую численность подразделения Современные руководители, как правило, хорошо понимают язык цифр и плохо воспринимают неконкретные жалобы на перегруженность.

    На разговор с руководством лучше идти, имея на руках не только данные о загруженности персонала, но и конкретные предложения по перераспределению обязанностей. Обоснование для введения штатной единицы Заявление на расширение зоны обслуживания Составление данного заявления не является обязательным этапом оформления совмещения.

    В случае возложения на работника доп. Однако в случае образования вакансии или дополнительной работы работник может сам изъявить желание принять на себя дополнительные обязанности. В таком случае им составляется заявление на имя руководителя с соответствующей просьбой.

    Прежде чем откликнуться на такой энтузиазм, постарайтесь узнать, где работал этот человек раньше. Если у ваших конкурентов, то лучше от его услуг отказаться. Очень велик шанс утечки информации о делах вашей фирмы. Особенно возрастает опасность, если кандидат на вакансию состоял в штате консалтинговой компании, которая занимается маркетинговыми исследованиями на рынке.

    По этим же самым причинам не стоит обсуждать по телефону условия работы в вашей компании. Заявление на расширение зоны обслуживания образец Один — ради реализации новой захватывающей задачи, другой — ради карьерного скачка, третий — ради зарплаты, четвертый — ради свободного времени.

    В принципе, у каждого специалиста есть свой срок эффективной работы в новой компании, который колеблется от восьми до месяцев после перехода на новое место. Конечно, есть исключения из этого правила, но их немного.

    Все это не означает, что каждый новый сотрудник через год работы уйдет от вас. Но то, что его эффективность со временем несколько снизится и возрастет вероятность расставания, не вызывает сомнений. То есть получается, что если только работник не производит каких-то дополнительных операций с документами взят случай самой простой обработки , то в месяц у него уйдет на эту работу около 40 часов это менее 5 минут на документ.

    Аналогичным образом нужно скрупулезно подсчитать трудозатраты по остальным видам работы контроль исполнения, работа с архивом и т. Служебная записка на увеличение штата Как написать служебную записку образец? С таким вопросом периодически приходится сталкиваться представителям разных сфер деятельности. Записка является одним из наиболее распространенных и востребованных способов взаимодействия между сотрудниками предприятия и его руководством.

    Образец служебной записки мы приведем ниже и расскажем, как правильно написать служебную записку. Для чего нужно писать служебную записку? Пример составления служебной записки, ее форма, шаблон Как составить служебную записку: Служебная записка — это форма внутреннего документооборота, позволяющая наиболее эффективно и оперативно решать текущие производственные ситуации. Сыктывкар Генеральному директору И. Волкову Р. Дружиной внести изменения в штатное расписание, В. Служебная записка: Нормативная база Его наличие нужно подтверждать при проверке хозяйственной деятельности учреждения контролирующими органами.

    Если руководитель их поддержит, то будет возможность сразу наложить резолюцию на готовый документ. Пример служебной записки на изменение штатного расписания Приведенная ниже Таблица содержит информацию о возможных основаниях внесения изменений, а также основных этапах, которые необходимо пройти работодателю при принятии решения о внесении изменений в штатное расписание.

    У любой компании может возникнуть потребность изменения штатного расписания. По сути, серьезное преобразование в фирме начинается только тогда, когда нововведения будут включены в этот локальный документ. Работодателю очень важно правильно оформить всю сопутствующую данному процессу документацию, дабы избежать в будущем разного рода проблемных вопросов. Приказ об изменении штатного расписания оформляется в установленных случаях: Служебная записка. Дополнительная польза от такого рода документов состоит в том, что они являются прямым доказательством, что специалист осветил проблему, находящуюся в поле его ведения.

    В случае если специалист не может разрешить возникшую проблему самостоятельно и в форме служебной записки выносит ее на разрешение другими специалистами, он тем самым снимает с себя ответственность за несвоевременное или некачественное рассмотрение вопроса. Подписывайтесь на нашканал в Яндекс. Подписаться на канал Специальной формы служебных записок не предусмотрено, они составляются в произвольной форме, могут передаваться на бумажном носителе или посредством электронных средств связи.

    Как правильно написать служебную записку Образцы служебных записок на приобретение также может потребоваться оформить, когда нужно будет пополнить запасы канцелярских принадлежностей, сырья, материалов, комплектующих, запчастей.

    Служебной запиской можно проинформировать руководителя другого подразделения, например, службы охраны, о том, что сотрудники будут работать сверхурочно или выйдут на работу в выходной или праздничный день. Таким образом, образцы служебных записок на сотрудника оформляются, когда речь идет о его награждении или наказании, переносе отпуска, изменении в графике работы.

    То есть, поводов для их оформления довольно много. Но, поскольку служебная записка в таких случаях становится юридически значимым документом, на основании которого принимаются кадровые и финансовые вопросы, к ее оформлению и содержанию предъявляются определенные требования. Особенности электронного документооборота Если в организации допускается обмен данными при помощи средств электронной связи, в том числе электронной почты, то отправка служебной записки упрощается.

    К плюсам такого оборота документов внутри предприятия относится также оперативность рассмотрения обращений. Как писать служебную записку в электронном виде? Точно так же, как в классическом варианте на бумажном носителе. Существенных различий в документах нет. Образец в таком формате практически ничем не отличается от приведенного ранее примера.

    Основная часть вашей служебной записки то есть непосредственно описание ситуации и вносимые на рассмотрение предложения остается точно такой же, как и в нашем примере. Единственным исключением является то, что у вас отпадает необходимость указывать в служебной записке адресата. Сетевое издание РИА Новости зарегистрировано в Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций Роскомнадзор 58 апреля года.

    Образец служебная записка на увеличение штата

    Заявление на расширение зоны обслуживания Составление данного заявления не является обязательным этапом оформления совмещения. В случае возложения на работника доп. Однако в случае образования вакансии или дополнительной работы работник может сам изъявить желание принять на себя дополнительные обязанности. В таком случае им составляется заявление на имя руководителя с соответствующей просьбой.

    Пример обоснования введения новой должности в штатное расписание

    Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. С тех пор, как занимаюсь документационным обеспечением процессов управления, прошло уже более 15 лет. За этот период мне посчастливилось работать в крупнейших организациях нашей страны и повышать уровень квалификации как в области теоретических знаний, так и на практике. Но это, скорее, исключение из правил. В настоящее время основой процветания бизнеса является его развитие, что предполагает неизбежное увеличение документооборота в количественном и качественном выражении, требует новых подходов в области документационного сопровождения деятельности организации и дополнительных ресурсов. Приходится констатировать, что ранее установленные нормы времени 1 , квалификационные справочники профессий 2 , включая названия должностей и функций, периодически обновляются, но в значительной мере не соответствуют современным нуждам.

    Пример служебной записки по обоснования увеличения штата

    Обоснование Ввода Штатной Единицы Я в своей жизни образец служебной записки в стороннюю организацию видела только. Хотим ввести новую должность в штатное расписание. Фактически изменились подписи виз согласования в конце формы. Штатное расписание теперь подписывается руководителем кадровой службы и главным бухгалтером. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте.

    Ходатайство о введении должности образец

    При введении новой должности в штатное расписание вносятся соответствующие корректировки. Чаще всего это связано с производственной необходимостью реорганизация, расширение сферы деятельности. Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален.

    Как подготовить обоснование ввода новой штатной единицы?

    Делопроизводством и архивом в организации занимается один специалист. В его обязанности входит, помимо ведения архива, регистрация, учет и контроль документов:. Необходимо грамотно составить докладную записку руководителю учреждения и обосновать введение штатной единицы бюджетная организация или перераспределение обязанностей в отделе.

    Вводим штатную единицу: образец обоснования

    .

    Обоснование для введения штатной единицы

    .

    .

    .

    .

    Как ввести в штатное расписание новую должность?

    Как переименовать должности: порядок действий

    В первую очередь необходимо определить порядок действий, чтобы изменить наименование должностей в штатке. Работников принимают на указанные в штатном расписании должности с установленными окладами. В отличие от других локальных нормативных актов штатка не касается должностных обязанностей, поэтому знакомить с ней сотрудников под расписку нет необходимости.

    Организация вправе применять унифицированную форму № Т-3 или разработать бланк документа самостоятельно. Независимо от формы, название должностей, структурных подразделений должно входить в содержание документа.

    Внимание! Несоответствие названия должности в штатном расписании, в трудовом договоре, заключенном с сотрудником, расценивают как нарушение статьи 57 ТК РФ. Это может повлечь административную ответственность (5.27 КоАП РФ).

    Изменение должности в штатном расписании проводят с соблюдением некоторых особенностей. Порядок проведения процедуры напрямую зависит от правовой квалификации сложившейся ситуации. Иногда стоит соблюсти процедуру сокращения должности в штатке. Неправильный выбор варианта приведет к нарушению действующего трудового законодательства.

    ★ Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как внести изменения в штатное расписание

    Из статьи вы узнаете, как часто можно вносить изменения, в какой последовательности, что делать, если изменения носят массовый характер, какие документы предстоит оформить наряду с внесением изменений в штатку.

    Изменение наименования должности в штатном расписании

    Переименование должности в штатном расписании: порядок действий зависит от того, на каком основании это потребовалось, причины могут быть разными, к ним относятся:

    • исправления технических ошибок или несоответствие названия, которое указано в трудовом договоре с сотрудником;
    • смена только наименования должности без внесения изменений содержания в суть выполняемой работы;
    • смена наименования по решению руководства компании в связи с содержательными и/или организационными преобразованиями, которые проводятся в подразделении и так далее.

    Чтобы внести верные коррективы, необходимо определить правовую квалификацию соответствующих изменений в разрезе влияний на правоотношения с сотрудником, для этого нужно определить, какая ситуация имеет место:

    1. Отсутствует правовое значение для трудовых правоотношений, например, должность вакантна.
    2. Необходимо провести изменение условий действующего трудового договора без внесения корректировок в трудовую функцию.
    3. Обеспечить перевод.

    Внесение изменений в штатное расписание относится к полномочиям работодателя (письмо Роструда от 22.03.2012 №428-6-1). В первом варианте это реализуется в чистом виде. В остальных вариантах изменение должности в штатном расписании, порядок действий включает в себя издание приказов по личному составу, подготовку и оформление ряда документов. Далее рассмотрим порядок внесения изменений, варианты действий работодателя в каждой конкретной ситуации.

    ★ Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как указывать наименования должностей и профессий при составлении штатного расписания

    Из статьи вы узнаете, каким способом вносить наименование должности в штатку, как определить название должности, какими документами для этого воспользоваться.

    Как ввести в штатное расписание новую должность

    Рассмотрим, как ввести новую должность в штатное расписание или изменить наименование, какие документы для этого подготовить, нужно ли указывать код должности, соответствующие сокращения. Необходимо отметить, что применяется традиционный порядок действий в том и другом случае:

    • готовят проект приказа о внесении изменений, новой редакции штатки;
    • визируют проект у руководителя;
    • издают приказ по проекту с подписанием и регистрацией.

    Утверждать новую редакцию штатки достаточно только когда изменяемая должность относится к вакантной или ее название приводят в соответствие с заключенным трудовым договором. В других случаях перечень действий расширяется или меняется.

    ★ Эксперт журнала «Кадровое дело» расскажет, за какие названия должностей оштрафует ГИТ

    Из статьи вы узнаете, когда работодатель должен называть должности по профстандарту. Что считать ограничением, связанным с названием должности. Как переименовать должность без согласия работника.

    Как добавить должность в штатное расписание

    Ввод новой должности в штатное расписание состоит из организационных мероприятий и документального оформления:

    • определите необходимость добавить штатную единицу;
    • проведите сбор статистики нагрузки на специалиста;
    • на основании трудозатрат скорректируйте нормативы выполняемых функций;
    • составьте докладную записку на имя руководителя и внесите в нее обоснования, позволяющие ввести штатную единицу в штатное расписание;
    • приложите к записке проект должностной инструкции.

    Руководитель издает приказ. Штатное расписание корректируют. Если изменения носят массовый характер, рационально подготовить и утвердить новую штатку. Документ вступает в силу с даты, указанной в приказе о его утверждении.

    Приказ о внесении изменений в штатное расписание. Введение новой должности

    Какие документы оформить, если меняется не только наименование должности, но и трудовые обязанности

    Для этого вам необходимо провести следующую процедуру:

    • внести в штатку должность с другим названием;
    • заключить с сотрудником допсоглашение к трудовому договору о переводе на новую должность. Это можно сделать исключительно с согласия работника;
    • внести в трудовую книжку необходимую запись;
    • исключить из штатного расписания прежнюю должность.

    Необходимо учитывать, что нельзя исключить должность из штатки до тех пор, пока она занята. При изменении трудовых функций со сменой наименования должности осуществляется перевод. Прежнюю штатную единицу исключают.

    Из статьи вы узнаете, как внести все сведения без ошибок. Нужно ли указать в штатном расписании должности временных или сезонных сотрудников. Обязательно ли включать в штат организации и штатное расписание надомных работников.

    Вывод

    Порядок переименования должности в штатном расписании зависит от того, на каком основании это потребовалось, причины могут быть разными. Например, чтобы изменить название должности, проводят корректировку условий трудового договора по соглашению сторон или с учетом статьи 74 ТК РФ. При смене трудовой функции оформляют перевод на новую должность с исключением прежней и внесением в штатку нового названия.

    Штатное расписание формируется одновременно с созданием компании в соответствии с объемом работ и размером уставного капитала.

    Однако в процессе хозяйственной деятельности у предприятия может возникать необходимость в дополнительных штатных единицах, что ведет к увеличению численности служащих и автоматическому внесению изменений в расписание штата в порядке, установленном законом.

    Нормативная база

    Расписание штатной численности является одним из обязательных документов, который оформляется во всех учреждениях независимо от формы собственности, ведь оговоренный документ не просто фиксирует количество работников, но и определяет структуру коллектива, соподчиненность и законность предоставления рабочего места. Ведь в соответствии с законом принять работника можно только на штатное место, закрепленное в том же расписании, и перевести на вакантное место тоже.

    Форма расписания штата Т-3 утверждена Постановлением Госкомстата РФ № 1 еще в 2004 году, но с 2013 оговоренный бланк носит рекомендательный характер, что подразумевает разрешение на внесение некоторых изменений в саму форму в соответствии со спецификой компании, но не дает право на отмену ведения оговоренного бланка Т-3.

    Ведь в соответствии со ст.57 ТК РФ профессия труженика в договоре о взаимном сотрудничестве указывается в полном соответствии с наименованием должности, отраженным в штатном расписании. А в порядке ст.15 ТК РФ трудовые взаимоотношения возникают на основании договора с указанием трудовой функции опять же в полном соответствии с расписанием штата.

    Трудовой кодекс РФ

    Штатное расписание форма Т-3

    То есть оговоренный документ является одним из важнейших локальных актов, который отражает реальную организационную структуру штата сотрудников с обязательным внесением изменений в случае кадровых перестановок либо оптимизации штата путем введения либо выведения вакансий, не говоря уже о переименовании должностей.

    Основания

    Конечно, организация не может трудиться в одном и том же режиме и при одинаковой численности постоянно, ведь экономические процессы видоизменяются, следовательно, подвергаются изменениям и виды деятельности компании, а также обязанности и должности сотрудников.

    Основаниями для внесения изменений в наименование должностей, а, следовательно, и в расписание могут выступать:

    • переименование должности в связи с увеличением круга обязанностей согласно норм, закрепленных в ст.60.2 ТК РФ;
    • переименование структурного подразделения в связи с изменением вида деятельности либо расширением сферы обслуживания, в соответствии со ст.60.2 ТК РФ;
    • приведение наименований вакансий в соответствие с ЕТКС, при наличии на предприятии вредных условий, дающих право на досрочный выход на пенсию, в порядке ст.195.3 ТК РФ;
    • смена названия профессии, согласно с требованиями профстандартов, а именно ст.195.2 ТК РФ;
    • переименование профессий в преддверии аттестации во исполнение норм ст.18 ФЗ №426.

    Также основаниями для смены названия вакансии могут выступать и другие причины:

    • изменение названия вакансии на более престижное с целью мотивации тружеников;
    • переименование вакансии для конкретизации возложенных обязанностей.

    Отличие штатного расписания и штатной расстановки вы найдете в нашей статье.

    Образец приказа об изменении оклада в штатном расписании — .

    Переименование должности в штатном расписании

    Изменение должности в штатном расписании предусматривает определенную процедуру, установленную законом, в связи с тем, что оговоренный документ является локальным актом, на основании которого регулируются правоотношения сторон.

    В соответствии со ст.372 ТК РФ при принятии любого локального акта, в том числе и расписания штата, либо внесения корректировок в указанный акт руководство предприятия обязано согласовать принимаемые нормы путем предоставления проекта профсоюзному органу.

    К проекту нужно будет приложить основания для внесения изменений, в письменном виде, которые будут рассмотрены в течение 5 дней и в результате чего будет оформлено мотивированное мнение оговоренного органа.

    Кстати, согласование нового расписания потребуется только в случае, если планируется:

    • переименование большинства должностей, к примеру, в связи с приведением расписания в соответствие с ЕТКС;
    • образования нового отдела;
    • сокращение вакансий более чем на 5% от общей числа фактически работающих тружеников.

    В случае если в оговоренный документ вносятся корректировки, касающиеся всего нескольких профессий, согласовывать оговоренный документ с Профсоюзным комитетом не нужно.

    Порядок действий и правила

    Независимо от того, какие исправления будут осуществляться в расписании, то есть будет ли это корректировка оклада или смена названия вакансии, процедура внесения изменений оговоренного документа производится в следующем порядке:

    • Оформление пояснительной записки с обоснованием корректирования. К примеру, в связи с увольнением основного работника заместителя директора и вменением его обязанностей начальнику отдела предлагают вывести из штата должность «заместитель директора» и ввести «заместитель директора-начальник отдела».
    • Издание распорядительного акта о внесении некоторых изменений в расписание. После наложения резолюции на записку оформляется приказ с указанием сменить название вакансий либо вывести из штата некоторые из них и ввести другие, а менеджеру по персоналу подготовить необходимые изменения в ту же личную карточку и договор.
    • Внесение корректировок в расписание в полном соответствии с приказом. Согласно изданному приказу в расписание вносятся оговоренные исправления или перестановки, и указывается, что данный вариант расписания утвержден уже другим приказом за определенным номером и датой.

    Такой процедура выглядит в идеале, но ведь существуют и нюансы — является ли переименованная должность вакантной или нет, изменениям подвергается одна вакансия или целый отдел, и согласны ли труженики с нововведениями. То есть в зависимости от обстоятельств процедура правки расписания может быть сложнее.

    Для отдела

    Если переименовывается целый отдел, с большой численностью тружеников, целесообразнее оформить новое расписание, при этом издав следующий пакет документов:

    • пояснительную записку с указанием оснований для корректировки расписания;
    • распорядительный документ о внесении соответствующих изменений;
    • уведомление тружеников;
    • приказ об утверждении нового расписания;
    • расписание штатной численности.

    При смене названия отдела нужно учитывать еще один нюанс, а именно, нормы ТК РФ, которые предусматривают защиту прав трудящихся в случае корректировки условий договора о сотрудничестве.

    Ведь в порядке ст.57 ТК РФ название вакансии и подразделения в обязательном порядке указываются в договоре, следовательно, при переименовании названия того же отдела либо профессии договор тоже нужно будет править, что не допустимо без согласия действующего сотрудника компании в порядке норм, закрепленных в ст.72 ТК РФ.

    То есть руководству компании при корректировке названия отдела нужно будет на основании ст.74 ТК РФ сначала уведомить тружеников о переименовании подразделения за 2 месяца, вручив при этом извещения, и только потом издать распорядительный акт, которым будет утверждено новое расписание.

    Однако в случае если отдел только создается и, соответственно, вакансии еще не заняты, двухмесячный срок, предусмотренный для уведомления тружеников, соблюдать нет необходимости, и расписание можно подготовить и утвердить в течение нескольких дней.

    Для одной должности

    В случае, если предстоит сменить название всего одной вакансии, которая не занята, используется вышеописанная процедура, подразумевающая уведомление труженика за 2 месяца и оформление приказа об утверждении корректировки расписания, конечно при условии, что сам труженик согласен на предложенные нововведения.

    Если место вакантно

    Если вакансия в расписании штатной численности ранее не присутствовала и соответственно ее только планируется ввести либо место вакантно, соблюдать двухмесячный срок не нужно, ведь права работников не нарушаются.

    Это значит, что корректировку в оговоренный акт можно произвести в течение нескольких дней, используя выше описанную процедуру, предусматривающую издание всего трех документов:

    • пояснительной записки;
    • приказа о внесении изменений;
    • расписания.

    Уведомление работников

    Во исполнение норм, закрепленных в ст.74 ТК РФ , при смене условий в договоре о трудовых правоотношениях служащие компании в обязательном порядке должны быть уведомлены о грядущих изменениях.

    Также руководство компании обязано не только предложить им выбор в согласии либо не согласии, но и вакантные места, которые они могли бы занять с учетом имеющейся квалификации либо медицинских рекомендаций в связи с состоянием здоровья.

    Сроки

    Уведомление об изменении названия профессии должно быть вручено не позднее, чем за 2 месяца, и включать в себя не только основания для корректировки названия профессии, но и вакантные должности.

    Пример документа

    К примеру, уведомление может быть составлено следующим образом:

    Приказы

    Как было сказано выше, внести корректировки в расписание штата можно 2-мя способами:

    • создать новое расписание;
    • оформить изменения в уже существующем.
    Изменение в штатное расписание (образец)

    Если корректировке будут подвержены большинство вакансий либо будет введен новый отдел, оформляется распорядительный документ, утверждающий новый вариант расписания.

    Если же изменения коснуться всего одной вакансии, приказ будет утверждать только внесение корректировок.

    Образец приказа:


    Допсоглашение (образец)

    Помимо приказов и уведомления тружеников, после корректировки расписания штата предстоит оформить еще ряд документов:

    • допсоглашение;
    • личную карточку;
    • должностную инструкцию, ведь оговоренный документ создается не персонально для работника, а для определенной вакансии.

    Пример допсоглашения:

    Внесение записи в трудовую книжку

    Также после смены названия профессии нужно будет внести изменение и в книгу о труде, в порядке, закрепленном в законодательных нормах, а именно Постановлении№225.

    Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225

    Про введение новой должности в штатное расписание вы узнаете из нашей статьи.

    На какой период составляется штатное расписание предприятия? Смотрите .

    В каких случаях возможно увольнение беременной по сокращению штатов? Читайте .

    Важные нюансы

    При корректировании расписания возникает множество вопросов — в частности, является ли смена названия основанием для оформления перевода труженика и что делать, если работник против нового названия.

    Переименование или перевод?

    При смене названия профессии ни трудовая функция служащего, ни рабочее место, а также место расположения компании не меняется, более того, в большинстве случае не меняются и функциональные обязанности.

    Следовательно, при переименовании должности осуществлять перевод сотрудника не нужно, ведь вышеописанная процедура, а также изданные документы подтвердят законность продолжения трудовой деятельности в компании.

    Если сотрудник против

    Несмотря на тот факт, что переименование должности не влечет для сотрудников ухудшений условий труда либо иных негативных последствий, некоторые работники бывают против оговоренной процедуры, в связи с чем возникает вопрос, как переименовать должность без согласия труженика.

    В ст.74 ТК РФ сказано, что работник должен быть не только уведомлен о внесении изменений в договор о трудовых отношениях, но и имеет право на отказ от предложенных условий, то есть переименование должности. В подобной ситуации руководство компании обязано предложить вакантные места, даже если требования к квалификации либо размер оплаты по вакансиям ниже.

    Если же свободных должностей нет либо труженик отказывается от перевода, предстоит увольнение в порядке ч.7 ст.77 ТК РФ с выплатой двухнедельного пособия.

    Доказательные документы для суда

    В ст.392 ТК РФ сказано, что в случае нарушения гарантированных законом трудовых прав сотрудник имеет право в судебном порядке предложить разрешить возникшие разногласия по существу в течение 3-х месяцев со дня, когда законные права работника были нарушены.

    При этом труженик должен не только подать иск в суд, но и предоставить доказательства, в том числе подтвердить необоснованность переименования должности, ссылаясь на нормы ст.195.3 ТК РФ, а именно, соблюдение профстандартов и карты аттестации рабочего места с указанием кода вредности. Ведь при отсутствии соответствия наименования должности ЕТКС и при наличии вредных условий занятости труженик не сможет оформить трудовую пенсию, причем по вине работодателя.

    Хозяйственная деятельность компаний постоянно подвергается изменениям, следовательно, внесение изменений в наименование должности не является редкостью. Однако учитывая, что к наименованиям должностей предъявляются определенные требования, к процедуре переименования следует подходить только с позиции закона с учетом тех же Квалификационных справочников и норм ТК РФ.

    Как меняется документ

    По ведению штатного расписания установленных единых правил не предусмотрено, потому что оно не является обязательным документом для небюджетных организаций. На практике большинство предприятий ведут такой вид документации, как штатное расписание, так как оно позволяет систематизировать сведения о должностях, сотрудниках и их окладах, об условиях труда и дополнительных особенностях.

    Это дает возможность при необходимости оперативно провести анализ необходимой информации. Предприятие вправе вести данный документ на основании местных локальных актов.

    Штатное расписание составляется сроком на 1 год, и его меняют в конце каждого года. И на практике не нужно ничего делать с этим документом, если ощутимых изменений в работе предприятия не происходит.

    Процедура изменения штатного расписания обязательна при введении новых должностей, изменении численности работников или условий оплаты их труда, для ее проведения существует установленный регламент.

    Введение новой должности может быть обусловлено следующими причинами:

    • производство расширяется, что требует привлечения новых работников и новых должностей;
    • проводится реорганизация, в результате которой требуются специалисты другого профиля;
    • уменьшается нагрузка на некоторых сотрудников, которым приходилось совмещать несколько должностей.

    Изменения в штатном расписании при введении новой должности возможны только при наличии приказа руководителя. Перед тем, как ввести новую должность, должны быть соблюдены следующие условия:

    • данные о необходимости расширения штата обобщаются и анализируются;
    • производится сбор необходимой документации;
    • составляется приказ;
    • изменяется штатное расписание.

    Внесение поправок без доказательства того, что они необходимы на самом деле, будет невозможным и новая должность не будет считаться законной. Сбором доказательств необходимости новой должности занимается лицо, имеющее на это полномочия.

    Штатное расписание при введении новой должности

    На каких основаниях можно ввести должность

    Главным основанием для введения в штат новой должности становится ситуация, когда существующие на предприятии в данный момент условия не обеспечивают полноценный производственный процесс без нарушения законодательно установленных граничных сроков труда за неделю. Поэтому каждому сотруднику приходится значительно превышать максимально допустимую норму длительности рабочего времени для обеспечения полноценного производственного процесса.

    Для установления такой ситуации нужно использовать формулу вычисления оптимальной продолжительности рабочей недели, обобщить статистическую информацию. Кстати, с помощью этой формулы можно доказать также необходимость выведения должности из штатного расписания. Если на предприятии нет собственных норм выработки для каждой конкретной должности, можно воспользоваться стандартами Минтруда.

    При введении новой должности требуется разработать полную законодательную концепцию условий труда, а именно: продолжительность рабочего времени, график труда, размер заработка и способы и схема оплаты, необходимость дополнительного обучения, его способы и время. Размер оклада может быть установлен больше или меньше, чем у других работников.

    Все эти действия по обоснованию необходимости новой штатной должности может совершить начальник отдельного подразделения предприятия. Он пишет докладную на имя генерального директора с ходатайством о введении новой единицы.

    Несмотря на то, что служебная записка относится к официальной документации, ее можно написать в свободной форме, но необходимо подробно описать все обстоятельства, обоснования и доказательства.

    После ознакомления директор выносит свое решение. Если принято решение удовлетворить обращение, издается приказ по предприятию.

    Как происходят изменения в штатном расписании в связи с введением новой должности

    На основании приказа можно внести поправки в штатное расписание, а иногда требуется полное изменение содержания штатного расписания.

    • Если требуется ввести одну-две должности, достаточно слегка подправить текст штатного расписания,
    • Если же изменения касаются многих должностей или даже целого структурного подразделения, придется составить новое штатное расписание.

    Важные шаги

    При заполнении штатного расписания нужно будет указать зарплату, порядок и режим работы, а также дать название новой должности, которая бы в полной мере отражала весь спектр исполняемых обязанностей. Наименование должности должно соответствовать Квалификационному справочнику, действующему на данный момент. Хотя если на новую должность нет каких-то ограничений и запретов, работодатель вправе сам дать ей название.

    Допускается изменение наименования существующей должности в штатном расписании, для чего обычно не требуется полностью менять весь документ. При введении новой должности потребуется оповестить об этом местную службу занятости для привлечения квалифицированной рабочей силы, если подходящей кандидатуры на эту должность нет. Само предприятие может перевести на новую должность другого сотрудника из числа собственных путем перевода, а может самостоятельно привлечь человека со стороны.

    Как составить приказ

    Оформлением штатного расписания обычно должны заниматься работники кадровой службы, хотя по указанию руководителя такая обязанность может быть наложена на любое лицо, компетентное в таких вопросах. Работу по внесению изменений можно начинать при получении устных распоряжений руководителя, но все изменения должны быть сделаны только на основе приказа, который составляет руководитель.

    Единой установленной формы такого приказа нет, но необходимо придерживаться государственного стандарта Р 6.30-2003. В этом документе содержится следующая информация:

    • по каким причинам вводятся поправки;
    • каким образом они будут производиться и регистрироваться;
    • как называется новая вакансия;
    • в чьем подчинении будет новый сотрудник;
    • какой оклад, премии и надбавки ему предлагаются;
    • по какому графику будет проходить трудовая деятельность, каков режим труда и отдыха.

    Кроме того, указывается, какие сроки отведены на введение изменений, как именно они будут производится. Указывается лицо, на которого возлагается контроль за исполнением данного приказа.

    Форма приказа может быть разработана самим предприятием, можно составить в произвольной форме, но следует придерживаться следующей структуры:

    1. Вверху пишутся реквизиты предприятия, адрес, а также дата составления приказа и его номер.
    2. Вписывается формулировка документа: «Изменить штатное расписание».
    3. Далее следует причина изменения: «введение новой должности».
    4. Ниже перечисляются все изменения.
    5. В конце указывается лицо, ответственное за исполнение данного приказа.

    Приказ подписывает руководитель предприятия, другие лица, ответственные за его подготовку и реализацию. Копии приказа направляются тем лицам, кого могут коснуться эти изменения, если таковые есть.

    Образец приказа на изменение должности в штатном расписании

    Что еще нужно оформить

    Кроме приказа на введение новой должности с внесением изменений в штатное расписание потребуется оформить следующую документацию:

    1. Процесс изменения штатного расписания и введения новой должности инициируется составлением докладной записки руководителя отдела с просьбой о введении новой должности.
    2. Составляется должностная инструкция под новую должность без указания имен и лиц. Она пишется в свободной форме, на основе общих принципов составления таких документов.
    3. Составляется трудовой договор, если сотрудник на новую должность не работает на данном предприятии.
    4. Если же он является работником данного предприятия, то вносятся изменения в существующий контракт. При необходимости внести изменения в трудовой договор, составляется дополнительное соглашение к нему. В нем указываются все производимые изменений: увеличение или уменьшение оклада, переименование должности и так далее.
    5. Штатное расписание переписывается в новой редакции, если изменения носят масштабный характер. Если же требуется ввести несущественные изменения, то к нему составляется приложение.

    Если введение новой должности или должностей касается работников данного предприятия, то по закону необходимо оповестить их об этом в письменном виде (ст. 74 ТК РФ). Эти оповещения вручаются им лично, после чего они могут расписаться в знак того, что согласны с предложенными нововведениями. Затем вносятся соответствующие записи в трудовую книжку и личную учетную карточку.

    Если изменения касаются некоторых работников, но не все из них согласны с этим, то внесение изменений в штатное расписание будет рассматриваться, как незаконное (ст. 72 ТК РФ).

    Изменение штатного расписания в ЗУП 3.0 — тема этого видеоролика:

    Как ввести в штатное расписание новую должность?

    Порядок вынесения приказа

    Необходимость внесения изменений в структуру компании может возникнуть:

    • в результате введения нового направления деятельности;
    • при привлечении новых специалистов из-за модернизации производства;
    • ввиду сокращения должностей;
    • в связи с повышением или понижением окладов и т.д.

    Трудовое законодательство не устанавливает каких-либо специальных требований для срока и порядка внесения изменений в структуру компании. Поэтому данные вопросы отводятся на усмотрение руководителя. Если в организации необходимо создать новый отдел или иное структурное подразделение, то целесообразно поменять само штатное расписание. Если нужно добавить новую штатную единицу, вполне достаточно изменить кадровое расписание путем издания соответствующего документа.

    Приказ о введении новой должности может быть разработан по распоряжению руководителя организации:

    • кадровой службой;
    • юристами;
    • секретарем.

    При разработке такого приказа необходимо:

    1. Провести анализ общей информации:
      • о должностных обязанностях;
      • об оптимальных временных затратах;
      • о часовых нормах, предусмотренных для соответствующего типа труда.
    2. Решить вопрос о допустимых часовых объемах работы (ставка, 0,5 или 0,25 ставки или менее) для нового сотрудника.
    3. Разработать проект должностной инструкции.
    4. Подготовить предложение на имя руководства об увеличении штата. Оно может быть направлено от имени:
      • начальника кадрового подразделения;
      • начальника отдела, в который предлагается новая единица.
    5. Разработать форму приказа.

    В служебной записке приводятся все данные статистики, которые удалось получить в обоснование оптимальности учреждения новых должностей.

    Если новая структурная единица вводится в отдел компании, служебную записку должен подписывать начальник соответствующего отдела.

    Служебная записка о необходимости введения нового рабочего места составляется начальником (или специалистом) отдела кадров:

    • если новое должностное лицо будет подчиняться руководителю;
    • если работник не будет иметь отношения ни к одному структурному подразделению.

    К служебной записке в качестве приложения прикладывают приказ о введении новой штатной единице и подробную инструкцию с описанием обязанностей нового работника. После утверждения работодателем предложений, изложенных в докладной записке, им подписывается приказ о введении новой должности в штатное расписание.

    Возможные ошибки

    При утверждении приказа о введении новой должности работодатели не должны нарушать права действующих сотрудников или соискателей. Например, часто работодатель сначала «пробует» фактически ввести новую должность и возлагает обязанности по ней на кого-либо из сотрудников. Это нарушает право работника на выполнение только тех функций, которые прописаны трудовым договором и должностной инструкцией.

    Важно! Поэтому новая штатная единица должна быть введена до момента обнародования вакансии в средствах массовой информации и тем более до момента фактического допуска лиц на работу.

    Также кадровые работники зачастую избегают введения отдельных изменений в должностную структуру предприятия. В этом случае каждое новое повышение оклада, сокращение или введение рабочей единицы приводит к утверждению нового штатного расписания. Однако данный документ является основой всей кадровой структуры предприятия и не должен переиздаваться из-за незначительных корректировок. Менять штатное расписание целесообразно только в случае массовых кадровых перестановок.

    Сроки хранения приказа

    Основные требования к срокам хранения документации предприятий и организаций установлены Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

    Согласно разделу 8, части 8.1 документы, подтверждающие необходимость привлечения новых работников, должны храниться у работодателей в течение 5 лет.

    Более длительные сроки предусмотрены для хранения первичных документов об изменении окладов или введении новых ставок, которые должны сохраняться в течение 75 лет, если сами приказы о данных изменениях утеряны.

    Для обеспечения прав работников на пенсионные и социальные выплаты кадровую документацию необходимо хранить в течение всего периода деятельности предприятия (но не более 75 лет). Если работодатель прекращает свою деятельность раньше, все кадровые документы целесообразно передавать в территориальные подразделения государственных архивов.

    Таким образом, введение новой структурной единицы в штат работодателя имеет нюансы, которыми нельзя пренебрегать, так как это приведет к нарушению интересов сторон трудового договора или потенциальных работников.

    Как ввести новую должность в штатное расписание?

    Введение вакансии в штат организации должно проводиться в несколько основных этапов. Их можно подразделить на организационные и документально-сопроводительные.

    В проведении данной процедуры необходимо следовать таким шагам:

    • Выявить необходимость во внесении изменений;
    • Написать служебную записку о возникшей необходимости в дополнительной единице;
    • По приказу руководителя оформить документ с указанием всех действующих вакансий, а также нововведенных.

    Название должностей в штатном расписании должно соответствовать утвержденному государственному перечню.

    Как обосновать введение в штатное расписание новой должности?

    Законами РФ определено, что организация может сама координировать количество нанятых работников. Также по инициативе руководителя могут добавляться сотрудники, переименовываться имеющиеся должности или производиться сокращения. Но для каждого из перечисленных действий необходимо иметь серьезные обоснования, которые выражаются посредством подготовки официальных расчетов и документов.

    Увеличение штата и нововведение дополнительной единицы обычно происходит по следующим причинам:

    • Объемы работ были увеличены;
    • Внедрены дополнительные технологии или направления;
    • Добавление вакансии поможет улучшить производительность отдела, структурного подразделения или предприятия в целом.

    Перечень не является конечным и в компании могут возникнуть иные причины, которые могут обосновать необходимость нововведения.

    Пример обоснование — введение новой должности в штатное расписание

    Пример обоснование также называют служебной запиской. Рассмотрим пример обоснования на введение дополнительной единицы в штатное расписание из-за увеличения документооборота. Следую правилам хранения документов, в каждом отделе есть человек, на которого возлагается ответственность за своевременную сдачу подшитых папок в архив предприятия или зональный архив. Особенно много таких документов формируется в процессе работы бухгалтеров, кадровых работников и экономистов.

    Работники этих отделов могут подготовить служебную записку для обоснования необходимости введения единицы, которая должна своевременно брошюровать, подшивать и переносить документы в производственный архив. Кроме того выдавать их по требованию можно только под роспись.

    В примере обоснования указывают:

    • Количество ежегодно формируемых дел;
    • Время, затрачиваемое на их брошюровку, подшивку, приемку и выдачу.

    Производится подсчет времени потраченного в месяц. Исходя из этого, определяется размер ставки и оклад будущего работника.

    Приказ о введении в штатное расписание новой должности – образец

    Ввод новой должности в штатное расписание происходит по приказу руководителя. Оформление приказа происходит на основании поданной служебной записки.

    В приказе указываются следующие пункты:

    • Необходимость составления иной структуры в связи с поданным ходатайством о произведение изменений;
    • Указание отдела, куда будет вводиться вакансия;
    • Название вводимой вакансии;
    • Размер ставки, должностного оклада и иных постоянных надбавок.

    Приказ утверждается руководителем и закрепляется печатью предприятия.

    Служебная записка о введении в штатное расписание новой должности

    Ходатайство о введении новой должности в штатное расписание выражается служебной запиской руководителя отдела или структурного подразделения, которое нуждается в новом работнике. Служебная записка не просто выражает просьбу ввести изменения, но представляет официальные обоснования этому действу. Новая структурная единица потребует определенных материальных затрат от предприятия. Поэтому очень важно в записке произвести расчет целесообразности этих затрат и получение финансовой выгоды от нового работника.

    Кроме самой служебной записки необходимо разработать следующие приложения:

    • Расчет объемов образовавшихся работ;
    • Привести данные норм трудозатрат по специальностям из Постановления Минтруда РФ от 2002 года;
    • Дать экономический расчет полученной прибыли от введения новой вакансии.

    Полученная выгода может быть выражена, например, в том факте, что введенная рабочая единица разгрузит существенно иных специалистов, которые смогут освободившееся время потратить на разработку новых идей и концепций.

    Проверка и сбор информации осуществлена при поддержке Mincredit.ru

    Объявление о новом сотруднике [Обновлено на 2021 год]

    Что включать в объявление о новом сотруднике

    Представьте нового сотрудника своей команде, охватив несколько ключевых элементов информации, в том числе:

    • Полное наименование
    • Дата начала
    • Должностная роль
    • Отдел
    • Прямой руководитель
    • Ключевые обязанности
    • Академическое образование
    • Профессиональная подготовка
    • Два или три забавных факта (например, особый талант, любимая спортивная команда, уникальное хобби или другой лакомый кусочек информации, который может вдохновить на разговор)
    • Как связаться с новым сотрудником, в том числе, где будет его рабочее место

    Рассмотрите возможность отправки вашему новому сотруднику краткой анкеты до их первого рабочего дня, чтобы помочь вам заполнить объявление о новом сотруднике.Кроме того, вы можете попросить нового сотрудника написать несколько предложений о своих увлечениях и интересах, чтобы включить их в объявление о новом найме. Также может быть полезно включить недавний снимок в голову, чтобы другие сотрудники узнали нового сотрудника в офисе.

    Информационное письмо нового сотрудника обычно состоит из 150–300 слов – достаточно длинное, чтобы рассказать о наиболее важных деталях нового сотрудника, но достаточно короткое, чтобы сотрудники все равно захотели его прочитать.

    Связано: Контрольный список для новых сотрудников

    Кому отправлять объявление о новом найме на номер

    Некоторые компании рассылают электронные письма о новых сотрудниках всей организации.Однако, если ваша компания особенно велика, вы можете отправить сообщение только сотрудникам бизнес-подразделения или отдела нового сотрудника. В идеале любой, кто будет регулярно общаться с новым сотрудником, должен быть представлен через новое письмо о найме. Обязательно отправьте копию нового сотрудника в электронное письмо, чтобы он мог видеть, отвечает ли кто-либо из их новых товарищей по команде приветственным сообщением или GIF.

    Помимо электронной почты, вы также можете разместить объявление на досках объявлений и приветствовать новых сотрудников во время общих собраний, чтобы никто не пропустил заметку.


    Шаблон электронного письма с объявлением о новом сотруднике

    Тема: Помогите нам поприветствовать [ имя нового сотрудника ] в команде!

    Всем привет,

    Присоединяйтесь ко мне и поприветствуйте [ имя нового сотрудника ] в [ команде, отделе, компании ].

    [ имя сотрудника ] присоединится к нам на [ start dat e] в качестве [ должности, название ] в [команде или отделе ], подчиняясь [ непосредственному руководителю ].[ Имя сотрудника ] будет отвечать за [ краткое описание того, что они будут делать ].

    [ Академическое и профессиональное образование, в том числе место, где новый сотрудник учился, количество лет опыта, где они работали ранее и т. Д. ]

    [ Интересные факты в формате абзацев или маркированного списка ]

    Мы рады видеть, что [ имя сотрудника ] применяют свой опыт и образование для развития нашего бизнеса и [ могут оказать влияние, например, на достижение цели по доходам].

    Вы можете связаться с [ имя сотрудника ] по [ номер телефона, адрес электронной почты и т. Д. ].

    [ Имя сотрудника ] сидит в [, расположение рабочей станции ], поэтому обязательно загляните и поздоровайтесь!


    Пример информационного письма нового сотрудника

    Ваше электронное письмо с приветствием нового сотрудника должно быть коротким, дружелюбным и информативным и отражать тон вашего бренда и культуру компании.

    Вот пример:

    Тема: Помогите нам поприветствовать Криса Смита в отдел продаж!

    Всем привет,

    Присоединяйтесь ко мне и поприветствуйте нашего нового члена команды: Криса Смита!

    Крис присоединится к нам в понедельник в качестве старшего менеджера по работе с клиентами в Юго-восточном регионе, будет подчиняться менеджеру по продажам Джейн Джонсон и будет помогать расширять отношения по нескольким из наших самых важных клиентов.

    Крис получил степень магистра делового администрирования в Университете Джорджии в 2009 году и имеет более восьми лет опыта работы в технологическом секторе. Крис пришел к нам из компании ABC, где он работал старшим AE и помог вдвое увеличить объем продаж кибербезопасности в своем регионе по сравнению с прошлым годом.

    Крис – волонтер Общества защиты животных и заядлый бегун, завершивший свой первый марафон прошлой осенью. Когда он не работает, спасает животных или тренируется для следующего забега, вы можете найти его в собачьем парке с двумя его черными лабрадорами.

    Мы рады видеть, как он применяет свой отраслевой опыт и первоклассное образование для развития нашего бизнеса в регионе Среднего Запада и достижения нашей цели по доходам на 2020 год!

    Крис сидит на восточной стороне четвертого этажа, так что обязательно зайдите и поздоровайтесь!


    Хорошо продуманное объявление о новом сотруднике может укрепить доверие к вашему новому сотруднику и помочь другим сотрудникам понять, как их новый товарищ по команде будет способствовать успеху компании.

    Отправив это электронное письмо в первый день работы нового сотрудника, вы сможете облегчить общение между новым сотрудником и его товарищами по команде и убедиться, что они с самого начала чувствуют себя желанными и ценными.

    Статьи по теме:

    Как создать памятку (с шаблоном и примерами)

    Записки – распространенный метод общения на многих рабочих местах. Когда вам нужно передать краткую конкретную информацию группе людей в вашей организации, памятка может стать хорошей альтернативой организации встречи.В этой статье мы объясняем компоненты памятки и даем руководство по созданию хорошо написанной памятки.

    Что такое памятка?

    Меморандум или меморандум – это сообщение, используемое для передачи информации в рамках бизнеса. Заметки можно использовать для объявления новых политик, напоминания сотрудникам о существующих правилах и в целом информирования людей. Записка менее формальна, чем письмо, которое вы будете использовать при общении с людьми за пределами организации.

    Цели записки

    Заметки должны быть информативными и содержать краткое, ясное и прямое сообщение.Хотя многие памятки содержат похожие элементы, вы можете использовать их для самых разных целей, в том числе:

    • Документирование политики компании
    • Информирование сотрудников о ситуации
    • Объяснение процедур
    • Инструктаж персонала по использованию нового оборудования
    • Информирование сотрудники компании меняются
    • Объявление о смене роли или повышении в должности

      Связано: Документация на рабочем месте

    Части служебной записки

    Независимо от того, объявляют ли они о повышении или вводят новую политику, все памятки имеют одинаковые основные части.Записки могут различаться по длине, но большинство из них состоит из одной или двух страниц, чтобы аудитория была сосредоточена и заинтересована в вашем сообщении. Памятка включает в себя следующее:

    1. Заголовок
    2. Строка темы
    3. Объявление
    4. Обсуждение
    5. Резюме (необязательно)

    1. Заголовок

    Первым компонентом заметки является заголовок, список информации, которая обеспечивает контекст для остальной части памятки. Заголовок включает в себя, кому адресовано сообщение и от кого оно, а также ссылки на примечания, такие как дата, время или место.Включение заголовка в заметку помогает вести точные записи. Заголовок также помогает сотрудникам отслеживать, какие сообщения наиболее важны для них и когда изменения в компании вступили в силу.

    2. Строка темы

    Строка темы резюмирует тему заметки и обычно идет сразу после заголовка. Каждая памятка должна быть посвящена только одному предмету. Тема должна быть короткой и ясной, предлагая основную тему вместо полного объяснения. Если ваша памятка будет храниться для справки, точная и простая тема письма поможет упорядочить ваш офис.

    3. Объявление

    Объявление – это первая часть тела вашего сообщения. Здесь вы рассказываете о цели памятки и представляете свою основную идею. Просто укажите информацию, которой вы делитесь со своими коллегами. Если есть какая-либо важная справочная информация, вы можете включить ее в эту часть памятки.

    4. Обсуждение

    Обсуждение в памятке объясняет внесенные вами изменения, признает возможные проблемы и предоставляет дополнительные сведения.В зависимости от цели вашей памятки вы также можете использовать этот раздел, чтобы запросить отзыв или попросить своих коллег предпринять определенные действия. В этом разделе следует сосредоточить внимание на наиболее важных частях вашего сообщения, чтобы информация оставалась ясной.

    5. Резюме (необязательно)

    Некоторые заметки включают краткое изложение, которое возвращается к теме. В резюме можно также указать последние напоминания и поблагодарить сотрудников за их усердную работу и сотрудничество.

    Как создать заметку

    Создание хорошо написанной заметки, которая содержит четкую информацию, может сэкономить вам время, необходимое для разъяснения запутанных сообщений.Чтобы создать памятку, выполните следующие действия:

    1. Перечислите свою основную идею

    Вы должны четко понимать свое сообщение, чтобы объяснять его другим. Перечислите основные моменты, которые вам нужно объяснить в своей памятке. Если у вас их слишком много, подумайте об использовании формата отчета или разделении вашего сообщения на несколько более конкретных заметок.

    2. Поймите свою аудиторию и тон.

    Памятка с объявлением о вечеринке компании или ежегодных бонусах, вероятно, будет иметь более счастливый и непринужденный тон, чем служебная записка, объявляющая о большом изменении политики компании.Ваш выбор слов и стиль письма должны быть понятны вашим коллегам или сотрудникам.

    3. Используйте шаблон

    Вы можете использовать шаблон, чтобы убедиться, что вы используете правильный формат для своей заметки. Заполнение шаблона также может гарантировать, что вы поделитесь всей предполагаемой информацией.

    4. Делайте абзацы короткими

    Напишите заметки короткими абзацами, чтобы их было легче читать. По возможности используйте маркированные списки и списки, чтобы выделить ключевую информацию.

    5. Корректура

    Перед отправкой памятки перечитайте каждый раздел для правильной грамматики и ясности. Убедитесь, что ваш заголовок адресован правильным людям и ваша тема соответствует сообщению.

    6. Раздайте памятку

    Своевременно разместите памятку, чтобы держать вашу организацию в курсе. Многие организации отправляют памятки по электронной почте, а также размещают их на видном месте на рабочем месте. Сохраните копию памятки для файлов на тот случай, если вам понадобится к ней обратиться.

    Шаблон памятки

    Ваше рабочее место может использовать определенный формат памятки, но большинство памяток, как правило, можно создать с помощью шаблона служебной памятки. Вот один пример шаблона для основной служебной записки:

    * Кому: Получатель (-ы) записки *

    * От: Лицо или группа, отправляющие записку *

    * Дата: дата выпуска *

    * Тема: Строка темы *

    [В первом абзаце памятки четко изложите свою основную идею.Перечислите всю важную информацию, которая напрямую влияет на получателя записки.]

    [Ваш второй абзац должен расширить основную идею и поделиться дополнительными деталями. Подведите итоги любого обсуждения темы вашей служебной записки и попросите сотрудников, если применимо, внести свой вклад.]

    [Вы можете включить необязательный третий абзац, резюмирующий памятку. После этого раздела поставьте вежливое закрытие и свою подпись.]

    [Закрытие, например, С уважением / С уважением / Спасибо,]

    [Ваше имя]

    [Контактная информация, если применимо]

    Вложения: [Перечислите любые документы, на которые есть ссылки в служебной записке]

    Примеры служебных записок

    Возможно, вам будет полезно прочитать служебные записки, которые были отправлены другими сотрудниками вашей организации.Соответствие тона и формата вашей памятке другим, которых вы видели на рабочем месте, поможет вашим коллегам понять ваше сообщение. Просмотрите следующие примеры памяток, чтобы направить процесс написания:

    Пример 1: Объявление о повышении по службе

    * Кому: Все сотрудники *

    * От: Мико Томпкинс, директор по персоналу *

    * Дата : 6 августа 2019 г. *

    * Тема: Джеймс Ндеба станет директором по бухгалтерскому учету *

    Начиная с августа.10 ноября 2019 года наш нынешний главный бухгалтер Джеймс Ндеба переходит на должность директора по бухгалтерскому учету. Любые новые проекты будут переданы остальной части бухгалтерской группы во время этого перехода.

    За три года работы нашим главным бухгалтером Джеймс продемонстрировал исключительные лидерские качества, и мы надеемся, что он окажет влияние на нашу организацию в качестве директора по бухгалтерскому учету. Если у вас есть какие-либо вопросы об этом переходе, не стесняйтесь обращаться ко мне по электронной почте.

    Спасибо всем за вашу помощь в том, чтобы сделать этот переход как можно более плавным. Пожалуйста, зайдите в офис Джеймса, чтобы поздравить его с этой акцией.

    С уважением,

    Miko Tompkins

    Пример 2: Напоминание о правилах

    * Кому: Отдел продаж *

    * От: Дж’ная Берроуз, руководитель отдела продаж *

    * Дата: 21 сентября 2019 г. *

    * Тема: Процесс возмещения *

    Поскольку у нас есть несколько новых сотрудников, пожалуйста, ознакомьтесь с нашей политикой получения возмещения командировочных расходов.Для каждой отдельной покупки вы должны заполнить форму расходов на продажу и отправить ее в бухгалтерию до последнего дня месяца. Расходы, представленные после установленного срока, не подлежат возмещению.

    Благодарим за своевременное представление всех путевых расходов. Это помогает нам управлять нашим ежемесячным бюджетом на поездки и гарантирует, что мы сможем профинансировать все запланированные поездки. Вы можете остановиться у моего стола или написать мне по электронной почте с любыми вопросами.

    Спасибо,

    J’naya

    * Приложения: Форма расходов на продажу *

    Добро пожаловать в образец шаблона электронного письма команды

    В рамках процесса адаптации убедитесь, что всех новых сотрудников тепло встретят в их первый рабочий день.Если в один и тот же период (например, в один день или неделю) начинают работать несколько новых сотрудников, рассмотрите возможность отправки одного электронного письма, чтобы представить их всех.

    Сделайте краткое приветствие в электронном письме и включите следующую ключевую информацию о каждом новом сотруднике:

    • Их имя
    • Их роль и команда / отдел
    • Их начальная дата

    Вы также можете упомянуть несколько вещей об их происхождении или личных интересах / хобби; все, что является уникальным или интересным в новых сотрудниках, может стать ледоколом и хорошей темой для разговора, когда они начнут встречаться со своими новыми коллегами.

    Приветственное письмо новому сотруднику от менеджера или отдела кадров должно побудить нынешних сотрудников зайти в офисы или столы новых сотрудников и представиться. Однако, если вы нанимаете удаленных сотрудников, не забудьте сообщить их контактные данные (например, адрес электронной почты, номер телефона, имя Slack), чтобы их новые коллеги могли связаться с ними и поприветствовать их в команде.

    Отправка электронного письма и приветствие ваших новых сотрудников является неотъемлемой частью процесса приема на работу. Зарегистрируйтесь бесплатно в универсальном программном обеспечении для подбора персонала Workable, чтобы повысить качество работы кандидатов.

    Вот образец приветственного письма от команды, которое вы можете настроить и использовать, чтобы представить своих новых сотрудников:

    Добро пожаловать в команду, образец электронного письма

    Электронная почта Тема: Приветствуем новых членов команды по адресу [ Company_name ]

    Привет всем,

    Мне очень приятно сообщить, что наша команда растет. [ Дата начала, например На следующей неделе или в следующий понедельник ], [ количество новых сотрудников, например к нам присоединятся три новых сотрудника ].

    • [ полное имя первого сотрудника ] присоединится к [ отдел / команда ] [ дата начала ] в качестве нашей новой [ должности. ] [ Добавьте информацию о том, что они будут делать / за что будут нести ответственность, например «Джон Смит поможет нам расширить наш отдел продаж» ] [ Он / Она / Они ] ранее работал в [ Добавьте информацию о работе. ] [ Он / Она / Они ] недавно закончил [] Добавить информацию об академическом образовании.]
    • [ ФИО второго сотрудника ] [ Укажите информацию, как указано выше. ]
    • [ ФИО третьего сотрудника ] [ Укажите информацию, как указано выше. ]

    Присоединяйтесь ко мне и поприветствуйте новых членов нашей команды и обязательно загляните к их рабочим местам, чтобы представиться!

    С уважением,

    [ Ваше имя ]
    [ Подпись ]

    Дополнительные ресурсы для ознакомления:

    Как написать письмо с просьбой о дополнительном персонале | Работа

    Холли МакГурган Обновлено 1 июля 2018 г.

    Когда у вашего отдела больше работы, чем он может выполнить, добавление сотрудников может показаться вам логичным решением.К сожалению, ваш руководитель может не согласиться с вашей оценкой. Предоставление доказательств того, что ваш отдел не сможет достичь своих целей без дополнительных сотрудников, является ключом к обеспечению утверждения вашего запроса. Прежде чем вы начнете писать письмо с просьбой о дополнительном персонале, убедитесь, что у вас есть все факты и цифры, подтверждающие ваш запрос.

    Определите потребность

    Начните письмо с объяснения того, что вы запрашиваете определенное количество новых сотрудников.Перечислите название должности и звание каждой запрошенной новой должности. Избегайте гаданий, когда дело доходит до запроса дополнительных сотрудников. Укажите, если запрос касается постоянных или временных сотрудников.

    Прошу разрешения немедленно нанять 30 сезонных сотрудников на полставки в отдел отгрузки.

    Я хотел бы нанять еще одного сотрудника по продажам на полную ставку для нового филиала.

    Обоснуйте причину

    Краткое письмо, свободное от ненужного жаргона, с большей вероятностью будет прочитано и понято.Используйте четкие заголовки, краткие формулировки и целенаправленные ответы, чтобы ваш руководитель мог быстро определить, что требуется и почему. Объясните, как нехватка рабочей силы мешает вам достичь ваших целей. Вы можете добавить, что, хотя у вас такое же количество сотрудников, ваша рабочая нагрузка значительно увеличилась. Если мораторий на найм не позволяет вам заменить уволившихся сотрудников, укажите этот факт. Укажите, как это негативно сказывается на бизнесе.

    Новая рекламная кампания увеличила продажи на 40 процентов, и мы отстаем в обработке заказов в течение 24 часов, что является нашей целевой целью.Во время курортного сезона без временной помощи не успеваем.

    Клиенты жалуются и выходят за дверь, потому что им приходится ждать в очереди за помощью при покупке сотового телефона.

    Потенциальные выгоды от стресса

    Опишите, как каждый из запрошенных сотрудников позволит вашему отделу выполнять работу в соответствии с графиком. Подробно объясните, какой тип работы будет выполнять каждый новый сотрудник и как выполнение работы поможет отделу уложиться в цели и сроки.

    С 30 дополнительными сезонными сотрудниками мы сможем увеличить часы работы и работать круглосуточно и без выходных в праздничные дни. Мы бы поручали сбор и упаковку сезонных людей.

    Я хотел бы нанять одного сотрудника на полный рабочий день, чтобы он помогал работать по вечерам и в выходные, когда филиал ведет большую часть работы.

    Объясните соотношение затрат и выгод

    Укажите текущий бюджет отдела. Перечислите предлагаемые оклады для новых должностей и укажите новую годовую сумму окладов, которая включает предлагаемые новые должности.Предоставьте подробную информацию о ваших планах по покрытию расходов новых сотрудников, например о том, как полагаться на увеличившуюся прибыль для покрытия расходов на персонал.

    Новая рекламная кампания уже принесла дополнительные 250 000 долларов с сентября, что более чем достаточно, чтобы покрыть расходы на 30 сезонных сотрудников, работающих неполный рабочий день, работающих с минимальной заработной платой в течение трех месяцев.

    По прогнозам, к концу года мы получим прибыль в размере 1 млн долларов от продаж, если мы сможем идти в ногу со спросом.Добавление одного сотрудника по продажам на полную ставку с ежегодными затратами в 32000 долларов кажется разумным вложением. Сейчас мы почти столько же платим за сверхурочные.

    Определите, что поставлено на карту

    Опишите влияние на отдел, если запрос не будет одобрен. Если ваш отдел не сможет уложиться в решающий срок, укажите этот факт. Если нехватка рабочей силы приведет к значительному замедлению работы вашего отдела, опишите, как это замедление повлияет на другие отделы компании.Если возможно, предоставьте факты и цифры. Если это повлияет на прибыльность отдела, предоставьте прогнозы, которые иллюстрируют влияние сокращения штата на чистую прибыль.

    Временные сезонные сотрудники необходимы как можно скорее. Менеджер по обслуживанию клиентов говорит, что доставка заказов занимает до четырех дней, и если мы не будем действовать сейчас, ситуация будет только хуже.

    Благодаря нашим очень амбициозным торговым партнерам новый филиал постоянно превышает запланированные объемы продаж.Однако мы не можем ожидать, что они продолжат работать по 12-часовым сменам. Они могут уволиться и устроиться на работу у наших конкурентов, если мы в ближайшее время не наймем другого человека.

    Экспресс-оценка

    Сообщите своему менеджеру, что вы цените его рассмотрение вашего запроса и хотели бы вскоре встретиться, чтобы обсудить этот вопрос более подробно.

    Заранее благодарим за внимательное рассмотрение этого запроса. Я с нетерпением жду встречи с вами, когда у вас будет время ознакомиться с прилагаемыми таблицами, поддерживающими расширение штата.

    Примеры написания памятки сотрудникам | Работа

    Джейн Смит Обновлено 27 июня 2018 г.

    Когда вы открыли свою компанию, общение не создавало проблем. Личный разговор означал, что все получили одно и то же сообщение одновременно. Если у кого-то были вопросы, они получали ответ на месте. В то время вы могли проверить всех на предмет понимания и скорректировать сообщение, прежде чем слухи пустят корни. Стремительный рост компании означает, что вы должны выбрать новый способ заявить о себе.Пришло время отправить памятку.

    Когда все должны знать

    Если вы когда-либо играли в игру «телефон», то вы уже знаете, что происходит. Чем больше людей передают информацию, тем меньше общего имеет полученное сообщение с первоначальным намерением мессенджера. Чтобы написать эффективную памятку, отправьте последовательное сообщение. Это оставляет мало возможностей для интерпретации или путаницы. Кроме того, будьте краткими. Чем меньше слов вы используете в своей памятке, тем больше вероятность, что все поймут, что вы хотите передать.Включите в заметку призыв к действию и завершите простым действием.

    Совет

    Завершайте информационные заметки фразой «Никаких действий не требуется», – говорит тренер по копирайтингу Невилл Медхора.

    Объявление об изменении руководства на высшем уровне

    Некоторые компании меняют менеджеров так часто, что вам нужна система показателей, чтобы отслеживать, кто все еще в игре, а кто нет. Записки помогут вам представить нового босса и попрощаться со старым. Знание того, кто главный и каких изменений следует ожидать, помогает компании удерживать сотрудников и поддерживать моральный дух.Записки также позволяют новому руководителю:

    • Представлять новых сотрудников или политики.
    • Предотвратить или подавить слухи.
    • Собирайте проверяемые отзывы.

    Представьте новых сотрудников или меморандум о политике

    От: Том Пирсон, менеджер, Пятый округ

    Относительно: нового менеджера по приемам, Джеральдин Хайнс

    Уважаемые сотрудники Comstock: Начиная с 15 марта , 2018 у вас будет новый региональный менеджер Пятого округа.После 35 лет непрерывной службы я оставляю всех вас в поисках прекрасного будущего.

    Мне было приятно обучать мою преемницу, Джеральдин Хайнс, в прошлом году. Джеральдин продемонстрировала, что разделяет стремление компании быть предпочтительным работодателем здесь, в Долине Солнца. Я уверен, что она приведет всех вас в стратосферу по мере того, как мы объединяем наши центры обработки вызовов и расширяем доступность наших донорских сайтов.

    Пожалуйста, дайте Джеральдине тот же уровень мастерства, который вы дали мне, нашим сотрудникам и нашим спонсорам.

    Том Пирсон, менеджер по уходу, Пятый округ

    Записка о предотвращении или подавлении слухов

    Уважаемые члены команды Warshaw: В прошлом месяце ходили слухи о возможности увольнений в наших магазинах в Аризоне. Уверяю всех членов команды, что ваша работа никуда не денется.

    Пыльная буря 7 марта подняла угол крыши. Это повреждение означает, что мы должны закрыть магазин на ремонт с 10 марта по 15 мая.До тех пор никаких действий не требуется.

    Аллен Грейсон, генеральный директор

    Соберите поддающуюся проверке записку обратной связи

    Кому: синяя, зеленая и красная команды

    В отношении: 10-го ежегодного забега для друзей 5K

    В прошлом году, наши маршруты Buddy Walk и Fun Run проходили вдоль Thomas Road. В городе убрали тротуары во время строительства новой средней школы. Оцените прикрепленные новые маршруты.Рейтинги должны быть выставлены через пять дней. Отправьте свой рейтинг Эллен Барстоу в отдел кадров. Первые 10 рейтингов, которые она получит, выиграют подарочную корзину Buddy-Run стоимостью 150 долларов.

    Меморандумы и письма | Техническое письмо

    Цели обучения

    1. Обсудите цель и формат памятки.
    2. Ознакомьтесь с эффективными стратегиями создания служебных записок.
    3. Опишите пятнадцать частей стандартного делового письма.
    4. Получите доступ к образцам деловых писем и напишите образец делового письма.
    Заметки

    Меморандум (или меморандум, что означает «напоминание») обычно используется для информирования о политиках, процедурах или связанных официальных делах внутри организации. Это часто написано с точки зрения общедоступности (как массовые коммуникации), транслируя сообщение аудитории, а не индивидуальное межличностное общение. Его также можно использовать для информирования группы о деятельности по данному проекту или для информирования определенной группы в компании о событии, действии или соблюдении.

    Назначение памятки

    Целью памятки часто является информирование, но иногда она включает элемент убеждения или призыв к действию. Все организации имеют неформальные и формальные сети связи. Неофициальную, неформальную коммуникационную сеть внутри организации часто называют «виноградной лозой», и она часто характеризуется слухами, сплетнями и намёками. На виноградной лозе один человек может услышать, что кого-то уволят, и начать распространять новости. Слухи меняются и трансформируются по мере того, как они передаются от человека к человеку, и, прежде чем вы это узнаете, говорят, что они закрывают весь ваш отдел.

    Один из эффективных способов борьбы с неформальными, неофициальными спекуляциями – четко разъяснить всем сотрудникам, что происходит с конкретной проблемой. Если сокращение бюджета вызывает беспокойство, то, возможно, будет разумно отправить меморандум с объяснением неизбежных изменений. Если компания хочет, чтобы сотрудники приняли меры, они также могут выпустить меморандум. Например, 13 февраля 2009 года высшее руководство Panasonic Corporation опубликовало заявление о том, что все сотрудники должны покупать продукты Panasonic на сумму не менее 1600 долларов.Президент компании отметил, что если все будут поддерживать компанию покупками, от этого выиграют все. [1]

    Хотя записки обычно не содержат призывов к действию, требующим личных затрат, они часто представляют интересы бизнеса или организации. Они также могут включать утверждения, которые согласовывают интересы бизнеса и сотрудников и подчеркивают общие принципы и выгоду.

    Формат памятки

    У заметки есть заголовок, в котором четко указано, кто ее отправил и кто предполагаемые получатели.Обратите особое внимание на титул человека (лиц) в этом разделе. Также присутствуют строки даты и темы, за которыми следует сообщение, содержащее объявление, обсуждение и резюме.

    В стандартном формате письма мы можем ожидать увидеть введение, текст и заключение. Все это присутствует в памятке, и каждая часть имеет четкую цель. Объявление в открытии использует декларативное предложение, чтобы объявить основную тему. Обсуждение уточняет или перечисляет основные моменты, связанные с темой, а заключение служит резюме.

    Давайте рассмотрим образец служебной записки.

    Рисунок 9.3

    Пять советов по созданию эффективных деловых заметок
    Ориентация на аудиторию

    Всегда учитывайте аудиторию и ее потребности при составлении служебной записки. Акроним или аббревиатура, известные руководству, могут быть известны не всем сотрудникам организации, и если памятка должна быть размещена и распространена внутри организации, целью является четкое и краткое сообщение на всех уровнях без двусмысленности.

    Professional, Официальный тон

    Записки часто являются объявлениями, и лицо, отправляющее записку, говорит от имени части или всей организации. Хотя в нем может содержаться запрос на обратную связь, само объявление является линейным, от организации до сотрудников. Памятка может иметь юридическую силу, поскольку она часто отражает политики или процедуры и может, например, содержать ссылку на существующую или новую политику в руководстве для сотрудников.

    Предметный акцент

    Тема обычно указывается в строке темы и должна быть ясной и лаконичной.Например, если в памятке объявляется о соблюдении праздника, в строке темы следует указать конкретный праздник – например, используйте «График выходных дней Дня благодарения», а не «соблюдение праздников».

    Прямой формат

    Некоторые письменные деловые сообщения позволяют выбирать между прямым и косвенным форматом, но меморандумы всегда прямые. Цель четко объявлена.

    Письма

    Письма – это короткие сообщения, отправляемые получателям, которые часто находятся за пределами организации. [2] Они часто печатаются на фирменных бланках и представляют бизнес или организацию на одной или двух страницах. Более короткие сообщения могут включать электронные письма или памятки, бумажные или электронные, в то время как отчеты, как правило, состоят из трех или более страниц.

    В то время как электронная почта и текстовые сообщения могут использоваться сегодня более часто, эффективное деловое письмо остается распространенной формой письменного общения. Он может служить для знакомства с потенциальным работодателем, объявления о продукте или услуге или даже для передачи чувств и эмоций.Мы рассмотрим основной план письма, а затем сосредоточимся на конкретных продуктах или письменных заданиях.

    Все письменные задания связаны с языком и форматом. Аудитория или читатель могут иметь собственное представление о том, что представляет собой конкретный тип письма, и ваша организация может иметь свой собственный формат и требования. В этой главе описаны общие элементы букв, и следует обратить внимание на ожидания, связанные с вашим конкретным письменным заданием.Существует много типов букв и множество вариантов их формы и содержания, но в этой главе мы обсудим пятнадцать элементов традиционного буквенного стиля.

    Письма

    могут служить для ознакомления потенциальных работодателей с вашими навыками и квалификацией, для предоставления важной или конкретной информации или для документирования события или решения. Независимо от типа письма, которое вам нужно написать, оно может содержать до пятнадцати элементов в пяти областях. Хотя вы не можете использовать все элементы в каждом случае или контексте, они перечислены в таблице 9.1 «Элементы делового письма».

    Таблица 9.1 Элементы делового письма

    Содержимое Руководящие принципы
    1. Обратный адрес Это ваш адрес, по которому кто-нибудь может отправить ответ. Если ваше письмо включает бланк с этой информацией, либо в верхнем колонтитуле (вверху страницы), либо в нижнем колонтитуле (внизу страницы), вам не нужно включать его до даты.
    2. Дата Дата должна быть размещена вверху, выровнена по правому или левому краю, в пяти строках от верха страницы или логотипа фирменного бланка.
    3. Ссылка (Re 🙂 Как и в строке темы электронного письма, здесь вы указываете, на что ссылается письмо, на тему или цель документа.
    4. Доставка (опционально) Иногда нужно указать на самом письме, как оно было доставлено.Это может дать понять третьей стороне, что письмо было доставлено определенным способом, например заказным письмом (юридическое требование для некоторых типов документов).
    5. Примечание получателя (необязательно) Здесь вы можете указать, является ли письмо личным или конфиденциальным.
    6. Приветствие Обычное приветствие может быть: «Уважаемый господин (полное имя)». Но если вы не уверены в названиях (т.д., миссис, мисс, доктор), вы можете просто написать имя получателя (например, «Уважаемый Кэмерон Рай»), а затем поставить двоеточие. Запятая после приветствия подходит для личных писем, но в бизнесе следует использовать двоеточие. Приветствие «Для кого это может касаться» подходит для рекомендательных писем или других писем, которые предназначены для чтения любым и всеми людьми. Если это не относится к вашему письму, но вы не знаете, как обратиться к получателю, приложите все усилия, чтобы выяснить, кому конкретно следует адресовать письмо.Для многих нет более сладкого звука, чем их имя, и неправильное написание этого слова чревато риском оттолкнуть читателя еще до того, как ваше письмо будет прочитано. Избегайте использования безличных приветствий, таких как «Уважаемый потенциальный клиент», поскольку отсутствие персонализации может оттолкнуть будущего клиента.
    7. Введение Это ваш вводный абзац, и он может включать в себя заявление о внимании, ссылку на цель документа или введение человека или темы в зависимости от типа письма.Эмфатическое начало предполагает использование наиболее значимого или важного элемента письма во введении. Читатели склонны обращать внимание на вступления, и имеет смысл заранее изложить ожидания читателя. Так же, как вы предварительно просматриваете свою тему в речи, четкое вступление во вступление устанавливает контекст и облегчает понимание.
    8. Корпус Если у вас есть список моментов, ряд фактов или ряд вопросов, они должны быть включены в текст вашего письма.Вы можете выбрать организационные устройства, чтобы привлечь внимание, например маркированный список, или просто пронумеровать их. Читатели могут пропустить информацию в тексте вашего письма, поэтому убедитесь, что вы четко подчеркнули ключевые моменты. Это ваш основной контент, в котором вы можете выделить и поддержать несколько ключевых моментов. Краткость важна, но не менее важна и явная поддержка основных моментов. Конкретная значимая информация должна быть ясной, краткой и точной.
    9. Заключение Решительное завершение отражает ваше вступление с добавленным элементом, объединяющим основные моменты вместе, ясно демонстрируя их взаимосвязь.Заключение может служить напоминанием читателю, но не должно вводить новую информацию. Четкое обобщающее предложение укрепит ваше письмо и повысит вашу эффективность. Если ваше письмо требует или подразумевает действие, в заключении должно быть четко указано, чего вы ожидаете. Обычно вежливо в заключение поблагодарить получателя за внимание и предложить ему связаться с вами, если вы можете помочь или у него есть вопросы. В этом абзаце повторяются основные моменты и их взаимосвязь друг с другом, усиливая основную мысль или цель.
    10. Закрыть «С уважением» или «Сердечно» – это стандартные заявления о завершении бизнеса. («С любовью», «Искренне Ваш» и «Лучшая подруга» – это заключительные утверждения, подходящие для личной переписки, но не для бизнеса.) Заключительные заявления обычно помещаются на одну или две строки под заключением и включают в себя запятую, как в выражении «С уважением,
    11. Подпись Через пять строк после закрытия вы должны ввести свое имя (обязательно) и в строке под ним ваш заголовок (необязательно).
    12. Линия подготовки Если письмо было подготовлено или обработано кем-то другим, кроме подписавшего (вы), то включение инициалов является обычным явлением, как в MJD или abc.
    13. Корпуса и принадлежности Как и в электронном письме с вложением, письмо иногда содержит дополнительные документы, которые доставляются вместе с ним. Эта строка указывает, что читатель может искать в документах, включенных в письмо, таких как брошюры, отчеты или связанные бизнес-документы.
    14. Любезно предоставленные копии или «CC» Аббревиатура «CC» когда-то обозначала точные копии, но теперь относится к любезно предоставленным копиям. Так же, как опция «Копия» в электронном письме, она указывает соответствующие стороны, которые также получат копию документа.
    15. Логотип / контактная информация Официальное деловое письмо обычно включает логотип или контактную информацию организации в заголовке (вверху страницы) или нижнем колонтитуле (внизу страницы).
    Стратегии эффективных писем

    Помните, что у буквы есть пять основных областей:

    1. Заголовок, определяющий отправителя, часто включающий адрес и дату
    2. Введение, устанавливающее цель
    3. Тело, в котором формулируется сообщение
    4. Заключение, которое повторяет основную мысль и может включать призыв к действию
    5. Строка для подписи, иногда включающая контактную информацию

    Образец письма показан на рисунке 9.5 «Образец делового письма».

    Рисунок 9.5 Образец делового письма

    Всегда помните, что буквы представляют вас и вашу компанию в ваше отсутствие. Для эффективного общения и создания положительного имиджа,

    • быть ясным, кратким, конкретным и уважительным;
    • каждое слово должно способствовать достижению вашей цели;
    • каждый абзац должен фокусироваться на одной идее;
    • частей письма должны образовывать законченное сообщение;
    • письмо не должно содержать ошибок.
    Основные выводы
    • Заметки – это краткие бизнес-документы, обычно используемые внутри компании для информирования или убеждения сотрудников относительно бизнес-решений относительно политики, процедуры или действий.
    • Письма – это короткие печатные сообщения, которые часто используются извне для информирования или убеждения клиентов, поставщиков или общественности.
    • Письмо состоит из пятнадцати частей, каждая из которых выполняет определенную функцию.

    Упражнения

    1. Найдите памятку по работе или бизнесу или одолжите ее у кого-нибудь из своих знакомых.Поделитесь им с одноклассниками, соблюдая конфиденциальность, заблокировав идентифицирующие данные, такие как имя отправителя, получателя и компании. Сравнивать и противопоставлять.
    2. Создайте черновик письма, представляющего продукт или услугу новому клиенту. Публикуйте и делитесь с одноклассниками.
    3. Напишите памятку, информирующую ваш класс о приближающемся празднике. Публикуйте и делитесь с одноклассниками.
    4. Найдите деловое письмо (например, предложение, которое вы получили от компании, выпускающей кредитную карту, или предложение о пожертвовании) и поделитесь им со своими одноклассниками.Ищите общие элементы и отличия.
    5. Теперь, когда вы просмотрели образец письма и узнали о пяти областях и пятнадцати основных частях любого делового письма, напишите деловое письмо, которое информирует потенциального клиента или покупателя о новом продукте или услуге.

    [1] Льюис, Л. (13 февраля 2009 г.). Panasonic приказывает персоналу покупать товары на 1000 фунтов стерлингов. Получено с http://business.timesonline.co.uk/tol/business/markets/japan/article5723942.ece

    .

    [2] Бови, К., & Тилль, Дж. (2010). Основы делового общения: основанный на навыках подход к жизненно важному деловому английскому (4-е изд.). Река Аппер Сэдл, штат Нью-Джерси: Prentice Hall.

    9.2 Меморандумы и письма – Деловое общение для успеха

    Цели обучения

    1. Обсудите цель и формат памятки.
    2. Ознакомьтесь с эффективными стратегиями создания служебных записок.
    3. Опишите пятнадцать частей стандартного делового письма.
    4. Получите доступ к образцам деловых писем и напишите образец делового письма.

    Заметки

    Меморандум (или меморандум, что означает «напоминание») обычно используется для информирования о политиках, процедурах или связанных официальных делах внутри организации. Это часто написано с точки зрения общедоступности (как массовые коммуникации), транслируя сообщение аудитории, а не индивидуальное межличностное общение. Его также можно использовать для информирования группы о деятельности по данному проекту или для информирования определенной группы в компании о событии, действии или соблюдении.

    Назначение памятки

    Целью памятки часто является информирование, но иногда она включает элемент убеждения или призыв к действию. Все организации имеют неформальные и формальные сети связи. Неофициальную, неформальную коммуникационную сеть внутри организации часто называют «виноградной лозой», и она часто характеризуется слухами, сплетнями и намёками. На виноградной лозе один человек может услышать, что кого-то уволят, и начать распространять новости. Слухи меняются и трансформируются по мере того, как они передаются от человека к человеку, и, прежде чем вы это узнаете, говорят, что они закрывают весь ваш отдел.

    Один из эффективных способов борьбы с неформальными, неофициальными спекуляциями – четко разъяснить всем сотрудникам, что происходит с конкретной проблемой. Если сокращение бюджета вызывает беспокойство, то, возможно, будет разумно отправить меморандум с объяснением неизбежных изменений. Если компания хочет, чтобы сотрудники приняли меры, они также могут выпустить меморандум. Например, 13 февраля 2009 года высшее руководство Panasonic Corporation опубликовало заявление о том, что все сотрудники должны покупать продукты Panasonic на сумму не менее 1600 долларов.Президент компании отметил, что если все будут поддерживать компанию покупками, от этого выиграют все (Lewis, 2009).

    Хотя записки обычно не содержат призывов к действию, требующим личных затрат, они часто представляют интересы бизнеса или организации. Они также могут включать утверждения, которые согласовывают интересы бизнеса и сотрудников и подчеркивают общие принципы и выгоду.

    Формат памятки

    У заметки есть заголовок, в котором четко указано, кто ее отправил и кто предполагаемые получатели.Обратите особое внимание на титул человека (лиц) в этом разделе. Также присутствуют строки даты и темы, за которыми следует сообщение, содержащее объявление, обсуждение и резюме.

    В стандартном формате письма мы можем ожидать увидеть введение, текст и заключение. Все это присутствует в памятке, и каждая часть имеет четкую цель. Объявление в открытии использует декларативное предложение, чтобы объявить основную тему. Обсуждение уточняет или перечисляет основные моменты, связанные с темой, а заключение служит резюме.

    Давайте рассмотрим образец служебной записки.

    Рисунок 9.3

    Пять советов по созданию эффективных бизнес-заметок

    Ориентация на аудиторию

    Всегда учитывайте аудиторию и ее потребности при составлении служебной записки. Акроним или аббревиатура, известные руководству, могут быть известны не всем сотрудникам организации, и если памятка должна быть размещена и распространена внутри организации, целью является четкое и краткое сообщение на всех уровнях без двусмысленности.

    Professional, формальный тон

    Записки часто являются объявлениями, и лицо, отправляющее записку, говорит от имени части или всей организации. Хотя в нем может содержаться запрос на обратную связь, само объявление является линейным, от организации до сотрудников. Памятка может иметь юридическую силу, поскольку она часто отражает политики или процедуры и может, например, содержать ссылку на существующую или новую политику в руководстве для сотрудников.

    Предметный акцент

    Тема обычно указывается в строке темы и должна быть ясной и лаконичной.Например, если в памятке объявляется о соблюдении праздника, в строке темы следует указать конкретный праздник – например, используйте «График выходных дней Дня благодарения», а не «соблюдение праздников».

    Прямой формат

    Некоторые письменные деловые сообщения позволяют выбирать между прямым и косвенным форматом, но меморандумы всегда прямые. Цель четко объявлена.

    Объективность

    Рисунок 9.4

    Слова, которые вы выбираете, представляют вас в ваше отсутствие.Убедитесь, что они четко передают ваше сообщение.

    Записки – это место только для фактов, и они должны иметь объективный тон, без личных предубеждений, предпочтений или проявлений интереса. Избегайте субъективности.

    Письма

    Письма – это короткие сообщения, отправляемые получателям, которые часто находятся за пределами организации (Bovee, C., & Thill, J., 2010). Они часто печатаются на фирменных бланках и представляют бизнес или организацию на одной или двух страницах. Более короткие сообщения могут включать электронные письма или памятки, бумажные или электронные, в то время как отчеты, как правило, состоят из трех или более страниц.

    В то время как электронная почта и текстовые сообщения могут использоваться сегодня более часто, эффективное деловое письмо остается распространенной формой письменного общения. Он может служить для знакомства с потенциальным работодателем, объявления о продукте или услуге или даже для передачи чувств и эмоций. Мы рассмотрим основной план письма, а затем сосредоточимся на конкретных продуктах или письменных заданиях.

    Все письменные задания связаны с языком и форматом. Аудитория или читатель могут иметь собственное представление о том, что представляет собой конкретный тип письма, и ваша организация может иметь свой собственный формат и требования.В этой главе описаны общие элементы букв, и следует обратить внимание на ожидания, связанные с вашим конкретным письменным заданием. Существует много типов букв и множество вариантов их формы и содержания, но в этой главе мы обсудим пятнадцать элементов традиционного буквенного стиля.

    Письма

    могут служить для ознакомления потенциальных работодателей с вашими навыками и квалификацией, для предоставления важной или конкретной информации или для документирования события или решения.Независимо от типа письма, которое вам нужно написать, оно может содержать до пятнадцати элементов в пяти областях. Хотя вы не можете использовать все элементы в каждом случае или контексте, они перечислены в Таблице 9.1 «Элементы делового письма».

    Таблица 9.1 Элементы делового письма

    Содержание Руководящие принципы
    1. Обратный адрес Это ваш адрес, по которому кто-нибудь может отправить ответ. Если ваше письмо включает бланк с этой информацией, либо в верхнем колонтитуле (вверху страницы), либо в нижнем колонтитуле (внизу страницы), вам не нужно включать его до даты.
    2. Дата Дата должна быть размещена вверху, выровнена по правому или левому краю, в пяти строках от верха страницы или логотипа фирменного бланка.
    3. Ссылка (Re 🙂 Как и в строке темы электронного письма, здесь вы указываете, на что ссылается письмо, на тему или цель документа.
    4. Доставка (опционально) Иногда нужно указать на самом письме, как оно было доставлено.Это может дать понять третьей стороне, что письмо было доставлено определенным способом, например заказным письмом (юридическое требование для некоторых типов документов).
    5. Примечание получателя (необязательно) Здесь вы можете указать, является ли письмо личным или конфиденциальным.
    Содержание Руководящие принципы
    6. Приветствие Обычное приветствие может быть: «Дорогой мистер.(ФИО).” Но если вы не уверены в названиях (например, миссис, мисс, доктор), вы можете просто написать имя получателя (например, «Уважаемый Кэмерон Рай») с последующим двоеточием. Запятая после приветствия подходит для личных писем, но в бизнесе следует использовать двоеточие. Приветствие «Для кого это может касаться» подходит для рекомендательных писем или других писем, которые предназначены для чтения любым и всеми людьми. Если это не относится к вашему письму, но вы не знаете, как обратиться к получателю, приложите все усилия, чтобы выяснить, кому конкретно следует адресовать письмо.Для многих нет более сладкого звука, чем их имя, и неправильное написание этого слова чревато риском оттолкнуть читателя еще до того, как ваше письмо будет прочитано. Избегайте использования безличных приветствий, таких как «Уважаемый потенциальный клиент», поскольку отсутствие персонализации может оттолкнуть будущего клиента.
    7. Введение Это ваш вводный абзац, и он может включать в себя заявление о внимании, ссылку на цель документа или введение человека или темы в зависимости от типа письма.Эмфатическое начало предполагает использование наиболее значимого или важного элемента письма во введении. Читатели склонны обращать внимание на вступления, и имеет смысл заранее изложить ожидания читателя. Так же, как вы предварительно просматриваете свою тему в речи, четкое вступление во вступление устанавливает контекст и облегчает понимание.
    8. Корпус Если у вас есть список моментов, ряд фактов или ряд вопросов, они должны быть включены в текст вашего письма.Вы можете выбрать организационные устройства, чтобы привлечь внимание, например маркированный список, или просто пронумеровать их. Читатели могут пропустить информацию в тексте вашего письма, поэтому убедитесь, что вы четко подчеркнули ключевые моменты. Это ваш основной контент, в котором вы можете выделить и поддержать несколько ключевых моментов. Краткость важна, но не менее важна и явная поддержка основных моментов. Конкретная значимая информация должна быть ясной, краткой и точной.
    9. Заключение Решительное завершение отражает ваше вступление с добавленным элементом, объединяющим основные моменты вместе, ясно демонстрируя их взаимосвязь.Заключение может служить напоминанием читателю, но не должно вводить новую информацию. Четкое обобщающее предложение укрепит ваше письмо и повысит вашу эффективность. Если ваше письмо требует или подразумевает действие, в заключении должно быть четко указано, чего вы ожидаете. Обычно вежливо в заключение поблагодарить получателя за внимание и предложить ему связаться с вами, если вы можете помочь или у него есть вопросы. В этом абзаце повторяются основные моменты и их взаимосвязь друг с другом, усиливая основную мысль или цель.
    10. Закрыть «С уважением» или «Сердечно» – это стандартные заявления о завершении бизнеса. («С любовью», «Искренне Ваш» и «Лучшая подруга» – это заключительные утверждения, подходящие для личной переписки, но не для бизнеса.) Заключительные заявления обычно помещаются на одну или две строки под заключением и включают в себя запятую, как в выражении «С уважением,
    11. Подпись Через пять строк после закрытия вы должны ввести свое имя (обязательно) и в строке под ним ваш заголовок (необязательно).
    12. Линия подготовки Если письмо было подготовлено или обработано кем-то другим, кроме подписавшего (вы), то включение инициалов является обычным явлением, как в MJD или abc.
    13. Корпуса и принадлежности Как и в электронном письме с вложением, письмо иногда содержит дополнительные документы, которые доставляются вместе с ним. Эта строка указывает, что читатель может искать в документах, включенных в письмо, таких как брошюры, отчеты или связанные бизнес-документы.
    14. Любезно предоставленные копии или «CC» Аббревиатура «CC» когда-то обозначала точные копии, но теперь относится к любезно предоставленным копиям. Так же, как опция «Копия» в электронном письме, она указывает соответствующие стороны, которые также получат копию документа.
    15. Логотип / контактная информация Официальное деловое письмо обычно включает логотип или контактную информацию организации в заголовке (вверху страницы) или нижнем колонтитуле (внизу страницы).

    Стратегии эффективных писем

    Помните, что у буквы есть пять основных областей:

    1. Заголовок, определяющий отправителя, часто включающий адрес и дату
    2. Введение, устанавливающее цель
    3. Тело, в котором формулируется сообщение
    4. Заключение, которое повторяет основную мысль и может включать призыв к действию
    5. Строка для подписи, иногда включающая контактную информацию

    Образец письма показан на рисунке 9.5 «Образец делового письма».

    Рисунок 9.5 Образец делового письма

    Всегда помните, что буквы представляют вас и вашу компанию в ваше отсутствие. Для эффективного общения и создания положительного имиджа,

    • быть ясным, кратким, конкретным и уважительным;
    • каждое слово должно способствовать достижению вашей цели;
    • каждый абзац должен фокусироваться на одной идее;
    • частей письма должны образовывать законченное сообщение;
    • письмо не должно содержать ошибок.

    Ключевые выводы

    • Заметки – это краткие бизнес-документы, обычно используемые внутри компании для информирования или убеждения сотрудников относительно бизнес-решений относительно политики, процедуры или действий.
    • Письма – это короткие печатные сообщения, которые часто используются извне для информирования или убеждения клиентов, поставщиков или общественности.
    • Письмо состоит из пятнадцати частей, каждая из которых выполняет определенную функцию.

    Упражнения

    1. Найдите памятку по работе или бизнесу или одолжите ее у кого-нибудь из своих знакомых.Поделитесь им с одноклассниками, соблюдая конфиденциальность, заблокировав идентифицирующие данные, такие как имя отправителя, получателя и компании. Сравнивать и противопоставлять.
    2. Создайте черновик письма, представляющего продукт или услугу новому клиенту. Публикуйте и делитесь с одноклассниками.
    3. Напишите памятку, информирующую ваш класс о приближающемся празднике. Публикуйте и делитесь с одноклассниками.
    4. Найдите деловое письмо (например, предложение, которое вы получили от компании, выпускающей кредитную карту, или предложение о пожертвовании) и поделитесь им со своими одноклассниками.Ищите общие элементы и отличия.
    5. Теперь, когда вы просмотрели образец письма и узнали о пяти областях и пятнадцати основных частях любого делового письма, напишите деловое письмо, которое информирует потенциального клиента или покупателя о новом продукте или услуге.