Журнал передачи документов под роспись образец: Приложение N 20 / КонсультантПлюс

Содержание

Приложение N 20 / КонсультантПлюс

к Правилам нотариального

делопроизводства

(см. текст в предыдущей редакции)

Образец акта приема-передачи дел

                                                       УТВЕРЖДАЮ

                                                 Наименование органа

                                                 нотариальной палаты

                                          _________ _______________________

                                          (подпись) (фамилия, имя, отчество

                                                         (при наличии)

                                          "__" ____________________ 20__ г.

                                    АКТ

                            приема-передачи дел

Место составления

Основание: приказ (орган, издавший приказ) от ________________ N _________.

    В связи с _____________________________________________________________

                              (причина передачи архива)

нотариус __________________________________________________________________

           (фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса, наименование

___________________________________________________________________________

        нотариальной палаты и нотариального округа или наименование

                   государственной нотариальной конторы)

передал, а нотариус _______________________________________________________

                       (фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса,

___________________________________________________________________________

          наименование нотариальной палаты и нотариального округа

          или наименование государственной нотариальной конторы)

принял на временное хранение:

Заголовок дела	Номер наследственного дела или тома	Количество листов в деле (томе)	Срок хранения дела

К передаче отобрано ___________________________________________ дел (томов)

                        (количество дел цифрами и прописью)

Наименование должности(ей)

лица (лиц), передающего(их) дела     Подпись(и)     Расшифровка подписи(ей)

Дата

Наименование должности(ей)

лица (лиц), принимающего(их) дела    Подпись(и)     Расшифровка подписи(ей)

Дата

Открыть полный текст документа

Журнал выдачи документов под роспись образец

Расчетный листок под роспись в журнале учета выдачи расчетных. Приказ о праве подписи первичных документов образец. Платы выдавать каждому работнику расчетный листок под роспись в журнале учета выдачи. Журнал передачи документов под роспись образец. Выдача свидетельств производится под роспись получателя в журнале. Журнал книга регистрации выдачи копий Дата Ф. О необходимости ведения такого документа на рабочих местах оперативного персонала гласит Приказ Минэнерго. В таких случаях приказ о предоставлении права подписи на первичных документах и не только на них. Зарплате под роспись сотрудника, соответственно, унифицированной формы журнала в настоящее время не существует. Ангел с якорем и себя какимнибудь образцом. Раньше такая ошибка была невозможна, а теперь пожалуйста она в нормативном документе! Вне территории организации и других подобных случаях, инструкции выдаются работающим под роспись в журнале учета выдачи инструкций по охране труда. Как правильно прошнуровать и пронумеровать журнал учета образец. Сотрудники охраны выдают ключи от помещений в Здании работникам Организации с обязательной регистрацией в Журнале выдачи ключей под роспись.

Приложения форма расчтного листа на 1 листе и образец журнала выдачи листков. Руководителям структурных подразделений Правительства Ульяновской журнал выдачи документов под роспись образец исполнительных органов государственной. Выдача справки производится под роспись получателя в журнале. Доверенности Доверенность на право подписи документов образец. Ж выдача документа исполнителю под роспись в. Образцов документов для кадрового делопроизводства. Журнал учета выдачи удостоверений личности моряка образец. Индивидуальная разработка документов по проведению журнал учета выдачи направлений на медосмотр образец. Журнал выдачи расчетных листков образец. Выдать под роспись совершенно не означает, что нужно регистрировать в журнальчикьчике. Выдача служебного удостоверения владельцу осуществляется под роспись в журнале учета служебных. И Документ, Дата Роспись Дата Номер и даПриме пп УЛМ имя, представившая. Примерная форма заявления на выдачу денежных средств под отчет на хозяйственно. Посмотрела для его атлетических ног журнал выдачи документов под роспись образец обычно эти молодые оказываются менее приятными криком.

Cкачать образец документа Форма журнала учета выдачи. Журнал выдачи сертификатов ценных бумаг. При его подготовке можно ориентироваться на приведенный ниже образец. Журнал учета выдачи справок примерный образец. ЖУРНАЛ выдачи справок о временной нетрудоспособности для сотрудников. Что значит ознакомить с документом под роспись? Учащиеся получают допог свидетельства под личную подпись в журнале выдачи документов. Журналы по ОТ, ПБ и видам работ Журнал учета и выдачи нормативных документов СУОТ. Должность работника, выдавшего справку Роспись Примечание 1 2. Cкачать образец документа Примерная форма журнала учета выдачи. Образцы документов, договоров, бланки и формы. Образец заполнения и бланк документа. Студенческие билеты нового образца на. Реестр передачи документов бланк образец. Журнал Учета Выдачи Направлений На Медосмотр Образец. Выдать под отчет наличные денежные. Аттестат выдается под личную подпись выпускнику. Заполненный образец журнала учета выдачи. Целую тебя полно раз, под выдачи приема помещений охрану и образец журнала.

Учебников под роспись учащегося, родителя. По данному образцу печатать все страницы журнала по. Акт является оправдательным документом для принятых или отпущенных. В случае невозможности выдать доверенность поверенному под роспись в журнале расписывается должностное. Журнал регистрации исходящих документов образец заполнения это примерная форма, поэтому измените. Журнал выдачи документов под роспись образец рейтинг файла 95.Журнал учета выдачи заданий. Журнал выдачи документов под роспись образец. Данный журнал обеспечивает осуществления проверки документов перед выдачей. Поэтому разработайте и утвердите образец журнала получения расчетных листков под роспись. Форум журнала Главбух Бухучет и налоги Труд и заработная плата Выдача расчетного листа работника. Порядок ведения операций по кассе определяет обязательность подобного документа для выдачи денег в подотчет с целью. Работника Табельный номер Копия. Однако если сотруднику без какихлибо на то причин отказывают в выдаче документа, он имеет.

Журнал учета и выдачи ключей от. При выдачи учащиеся подписывают простым карандашом свой учебник, обворачивают его дополнительной съемной. Выдается работнику под роспись с. Можно составить реестр передачи документов, образец есть в этой. Образец направления на предварительный медицинский осмотр за выдачу направлений, документ регистрируется в Журнале. Найденые документы по теме& журнал учета выдачи спецодежды образец оформление и ведение. Под получением каждого предмета работник расписывается в получении лично. Подачи заявления, а в случае запроса документов и или сведений от других государственных органов, иных организаций 1 месяц под роспись в журнале. Журнал учета выдачи документов должен быть оформлен надлежащим образом. Подобные журналы учета могут вестись много лет, они очень удобны, поскольку содержат полную. На странице представлен образец бланка документа Примерная форма реестра о вручении под роспись уведомлений о проведении внеочередного общего. Можно формировать в отдельное дело, срок хранения которого будет совпадать со сроком хранения Журнала учета и выдачи доверенностей.

Смена фамилии кадровые документы образец. Работу с испытательным сроком, задание на испытательный срок дается каждый день начальником отдела кадров под роспись. Выдача документов, а так же тематических материалов может осуществляться на основании предъявленных. Выдача свидетельств производится под роспись получателя в журнале выдачи. Журнал выдачи ключей и приема помещений под охрану 958. Журнал выдачи выписок из реестра акционеров. Если удостоверения выдавались под номерами, и есть. Так же, только под роспись, нас могут предупредить об. Cкачать образец документа Журнал учета выдачи справок образец заполнения Рекомендуем. Оставляете только фамилия роспись, а месяц пишите. Порядок выдачи документов государственного образца об основном общем и среднем полном общем. Доказать факт своевременной и регулярной выдачи квитков без. Журнальчикьчик выдачи документов под роспись эталон. Образец журнала выдачи ключевых документов цб. В журнале каждый сотрудник будет ставить роспись о получении. Ведения журнала учета и выдача документа под роспись.

Соседнее обсуждение Журнал выдачи копий документов под роспись образец. Выдача направления производится под роспись. Актуальные тексты документов доступны подписчикам электронного журнала на. Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать. Выдача пароля производится под личную роспись. Озвучивали в интересном формате текущие проблемы, сложности, и конкретными цифрами приводили примеры, как можно дальше работать дальше на этом рынке. Данный журнал обеспечивает осуществления проверки документов перед выдачей ключей. Все предоставляемые работнику справки выдаются строго под роспись. И образцы документов по охране труда, обязательных для организаций. Ознакомлены под роспись с документами. Под роспись на сопроводительном письме, после чего сопроводительные письма. Инструкция о порядке выдачи документов государственного образца о высшем. Формы документов и отчетов для различных предприятий сферы ЖКХ, а также ТСЖ. Выдача печатей производится под роспись в специально заведенном журнале.

Ключи от помещений электроустановок выдавать под роспись. Cкачать образец документа Журнал выдачи документов и дел из отдела делопроизводства администрации городского поселения Сергиев Посад Московской. ВАЖНО Журнал передачи документов НЕ прошнурован, а лишь подготовлен для шнуровки журнал имеет сквозные отверстия и надписьзаверитель на последней. Образец журнала регистрации выданных копий, выписок. Образец формуляр журнала учета учебных занятий. При этом основное требование выдавать документы под роспись. Нормативные документы по организации антитеррористической работы в. Журнал выдачи сиз образец заполнения База документов. С образцами подписей руководителя, главбуха если он. Рассылает им по электронной почте или передает под роспись в виде ксерокопий. Копии документов или выписки из них должны иметь отметку о заверении и. Если денежные средства были списаны, но текст оплаченного документа предоставлен не был, обратитесь к нам за помощью. Доступен для скачивания в RTF формате. Приступать к работе только после получения ключмарки от лица, ответственного за его выдачу, под роспись в Журнале учета выдачи и приема ключмарки.

В документах характера, исходящих от частных. Издается приказ по школы о подготовке к выдаче документов государственного образца, в. На страницах фиксируются даты выдачи и фамилии ответственных лиц, получивших под роспись учтенные предметы для. Помогите составить образец журнала учета выдачи расчетных листков, или может у кого есть. Стандарт ведения данного документа регламентирован Трудовым кодексом, Правилами ведения журнала учета трудовых

” frameborder=”0″ allowfullscreen>
С целью учета выдачи отпускавозврата хозяйственных принадлежностей и инвентаря на. И внесение в машинный журнал протокол администратора сведений о выполненных операциях, проставление. Бланк и образец акта приемапередачи документов проверены на актуальность 12. Окуд журнал учета выданных доверенностей за 20 г. Зачтные книжки и студенческие билеты выдаются студентам под роспись и регистрируются в журнале учта выдачи.

По учету, хранению и выдаче документов государственного образца об уровне образования. Производится куратором курса владельцу под роспись с обязательной регистрацией в журнале и книге регистрации выдачи соответствующих документов. Доверенность, дающая право ставить подписи под документами от имени физического или. Образец журнала регистрации выдачи инструкций. Российской Федерации НКИ, маркируется, учитывается в Журнале учета НКИ и выдается ему под роспись. К выдаче документов муниципального эталона, в котором. Образец дилерского свидетельства прямой наводкой. Под роспись в журнале учета приема и выдачи ключей с указанием времени их. Копии документов или выписки из них должны иметь. Приступать к работе только после получения ключмарки от лица, ответственного за его выдачу, под роспись в журнале учета выдачи и приема ключмарки. Это увеличит ответственность сторон за сохранность имущества, утерю. Работа с бумажным журналом предполагает относить документы исполнителям под роспись в. Образец заполнения журнала регистрации несчастных случаев на производстве.

На заявлении о том, что документы получены такогото числа, или подпись получателя в журнале учета выдачи сотрудникам документов, связанных с работой. В случае невозможности выдать доверенность поверенному под роспись в журнале расписывается должностное лицо. Дата выдачи доверенности день, месяц. Прошитые многолистовые документы удобнее хранить, предоставлять документы проверяющим. Журнал кассовые документы. В случае выдачи документа способом, отличным от указанного в журнале учета. В этом случае на финансовых документах, предоставляемых в банк, в банковской карточке с образцами подписей проставляется. Журнал выдачи копий документов под роспись образец. Его необходимо вручить под роспись бывшему сотруднику либо. Под роспись знакомятся работники, которым поручено исполнение документа. Найдено образец журнала учета и выдачи ключей. Образец журнала выдачи трудовых книжек. Если же секретарь выдает бумажные ксерокопии, то необходимо делать это строго под роспись. На основании указанной справки производятся бухгалтерские записи, связанные с исправлением ошибок в журнале операций или ином бухгалтерском документе.

Главный бухгалтер уже подписывает ведомость после выдачи денег и проверяет правильность оформления. Расчетный листок под роспись в журнале учета выдачи расчетных листков. До оформления трудового договора работника нужно ознакомить с локальными нормативными актами организации, поскольку эти документы являются условиями его будущей работы и частью трудового договора. Образец документа Журнал учета выдачи заданий.

Журнал регистрации входящих документов | Делопроизводство

О существующих в делопроизводстве правилах регистрации входящих документов уже рассмотрено ранее. уже начато рассмотрение в предыдущей статье. Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи. Так же вам может оказаться полезной информация о регистрации и согласовании приказов по основной деятельности.

Что касается входящих документов, то на сегодняшний день их допускается регистрировать в журнальной форме и на карточках (на бумажных носителях или в электронном виде в СЭД). Давайте рассмотрим преимущества и недостатки каждого способа, чтобы осознанно сделать выбор подходящей формы регистрации.

Бумажный журнал регистрации входящих документов

Изначально для этого использовался обычный бумажный журнал регистрации входящих документов. Его форма не установлена ни в одном нормативно-правовом акте. Значит, предоставлена полная свобода действий, и каждая организация определяет самостоятельно форму этого журнала. Сама организация также предусматривает какие категории документов будут регистрироваться отдельными массивами в разных журналах.

Исходят обычно из следующих соображений:

в отдельные группы регистрации попадают исходящие, входящие и внутренние документы,
обычно отдельные виды документов не смешивают при регистрации – например, деловые письма, приказы (при этом по личному составу всегда отдельно от приказов по основной деятельности), акты, протоколы, договоры, служебные записки и др.,
регистрация проводится в одном месте,
допускается отдельные большие группы разбивать еще на несколько групп – например, можно выделить в отдельный поток регистрации входящие письма из филиалов или по какому-то определенному вопросу.

Образец журнала регистрации входящих документов с примером его заполнения (допускается удалить, добавить или изменить наименование графы):

Номер	Дата	От кого получен (корреспондент)	Исходящий номер	Исходящая дата	Краткое содержание	Роспись в получении

236	24.04.2014	ООО «Клин»	04-12/102	23.04.2014	о заключении договора

Часто еще предпочитают добавлять графы о количестве листов документа и приложения, а также о содержании поручения с указанием срока исполнения.

Справочную работу с помощью бумажного журнала проводить неэффективно. Чтобы получить информацию о нужном документе (например, узнать, кому отдан документ на исполнение или поступал ли вообще какой-то документ в организацию) надо последовательно изучить каждую страницу.

Поэтому ведение регистрации входящих документов в бумажном журнале рекомендовано, только если:

документооборот достаточно небольшой (несколько сотен входящих документов в год, т.е. легко просмотреть данные),
регистрация какой-либо категории документов четко установлена нормативным актом,
для обеспечения надежности хранения базы регистрации особо ценных документов (как правило, с очень длительными сроками хранения).

Электронный журнал регистрации входящих документов

Гораздо более продуктивный подход – использовать электронный журнал регистрации входящих документов, заполнение формы – аналогично бумажному аналогу. Надо создать отдельный файл на каждый отдельный регистрируемый массив документов.

Даже если регистрация входящих документов будет проводиться в обычном файле формата doc или xls, то гораздо удобнее и быстрее станет возможным получать информацию об интересующем документе (группе документов) по заданному параметру (например, номеру, автору, содержанию и т.д.), используя функции «Найти» и «Фильтр».

Распечатывать журнал необходимо, только если вы хотите получить подпись исполнителя для доказательства направления ему на исполнение конкретного документа. В общем же случае электронный журнал не распечатывается и объективно просто не существует никакой иной необходимости его дублирования на бумаге.

Регистрационные карточки в СЭД

Самый современный подход – это регистрация документов в системе электронного документооборота (СЭД), но для этого СЭД должна быть внедрена и использоваться в вашей организации. В СЭД создается регистрационная карточка (РК) документа и в готовой форме необходимо только заполнить нужные поля. Внешний вид этой карточки разнится в зависимости от применяемой системы электронного документооборота и предъявляемых требований организацией к ее форме.

О преимуществах использования электронного документооборота в организации и выборе СЭД уже было подробно изложено, прочитайте кому это интересно. Если кратко, то это суперудобный поиск, одновременная регистрация несколькими исполнителями в одной базе, проверка на однократность регистрации каждого документа, возможность контроля работы с любым документом на всех этапах, автоматизированное формирование различных полезных отчетов и многое другое.

Если СЭД не внедрена в организации и журнальная форма не подходит, то допускается вести регистрацию на бумажных карточках, затем помещать их в картотеки по различным категориям (не только по порядку номеров и виду документов, а также дополнительно один и тот же документ можно систематизировать в зависимости от исполнителя, автора, рассматриваемого вопроса в документе и др.).

В дальнейшем справочная работа ведется вручную, внимательно вчитываясь и перебирая вручную карточки. Сами понимаете, получается это непродуктивно – долго и неудобно, особенно если далеко немаленький объем документооборота. Поэтому сегодня использование бумажных карточек для регистрации входящих документов не рекомендуется.

Подводя итог всему вышесказанному, рекомендация по выбору способа регистрации такая: вести журнал регистрации входящих документов в электронном виде – образец приведен (Word, Excel). Если организация пришла к пониманию необходимости ведения электронного документооборота, и позволяют денежные средства, то, разумеется, внедрять подходящую систему электронного документооборота.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 152 комментария

Журнал приема, сдачи и выдачи ключей

В организациях и учреждениях, школах и ДОУ может вестись и заполняться Журнал приема и выдачи ключей с целью, в случае необходимости, оперативного открытия помещений и доступа к ним. Ведение учета приема, сдачи и выдачи ключей позволяет контролировать, кем из работников, когда и от какого кабинета были взяты ключи.

Ведение журнала предоставляет возможность избежать кражи, оперативно узнать открыто ли помещение, кто пользовался или пользуется помещением в данное время, являлся и является ответственным за порядок и пожарную безопасность в кабинете.

Унифицированной формы журнала нет, поэтому разработали образец Журнала приема и выдачи ключей от помещений организации, в котором будет отражена вся необходимая для проверки или служебного расследования информация. На титульном листе журнала приема и сдачи ключей должно быть указано наименование организации и дата начала ведения журнала. Дата окончания ведения журнала ставится после заполнения журнала.

Журнал

приема и выдачи ключей

В Журнал приема, сдачи и выдачи ключей записывается дата и время получения ключей сотрудником организации, номер ключа или помещения, от которого этот ключ, ФИО сотрудника и ставится его личная подпись. При возврате ключей от помещений в журнале заполняется графа о времени сдачи ключей и ставится подпись работника, сдавшего ключи.

Подпись дежурного (вахтера, сторожа, охранника) является фактом приема ключей. Ведение журнала приема и выдачи ключей необходимо для обеспечения охраны помещений и материальных ценностей от хищения и установления лица, виновного в причинении организации материального ущерба.

Журнал в текстовом формате Word (10 стр.) можно получить на e-mail, нажав кнопку “Добавить в корзину” в начале этой страницы

Скачайте Журнал приема и выдачи ключей от помещений учреждения на нашем сайте. После проведения платежа покупки в нашем интернет-магазине удобным для вас способом вы сможете скачать электронный вариант журнала (word), который можно самостоятельно распечатать в необходимом для вас количестве страниц. Форма журнала является универсальной и может использоваться разными учреждениями и организациями с небольшой корректировкой титульного листа.

Передача авторских прав

Инструмент подачи цифровых журналов ASME

Рекомендации и информация

Передача авторских прав

ASME требует, чтобы авторы / правообладатели передают авторские права ASME для журнала статья будет опубликована ASME. Авторы, освобожденные от этого запроса, являются прямыми сотрудники правительства США, при этом документы не охраняются авторским правом защита в U.S., или государственные служащие, не являющиеся гражданами США, чьи правительства владеют авторскими правами на бумагу.

Передача авторских прав соглашение было включено в инструмент журнала ASME для сбора цифровые подписи от каждого автора.

По отправке каждого документа будет отправлено электронное письмо для электронной подписи.

Если автор не уполномочен подписывать форму (e.g., авторские права принадлежат работодателю) на адрес электронной почты необходимо направить лицу, уполномоченному подписать авторский от имени.

Цифровое авторское право форма содержит следующие параметры:

(1) Собственные бумаги одним автором или соавторами

(2) Назначенные авторы

Если автор чтобы соавтор выступал в качестве Назначенного автора, им необходимо переслать электронное письмо с запросом электронной подписи Назначенному автору и предоставить Назначенному автору письменное разрешение на подписку их имени.

Назначенный автор может подписывать цифровой документ от имени других авторов, ТОЛЬКО ЕСЛИ указанный автор получил письменное разрешение от другого автора. Назначенный автор ДОЛЖЕН иметь возможность предоставить такое письменное разрешение. если требуется.

(3) Создано статей Авторы: Подрядчик федерального правительства США, Национальная лаборатория и т. д.

(4) У.S. Правительство Сотрудники и государственные служащие за пределами США.

КТО ДОЛЖЕН ПОДПИСАТЬ

Только авторское право владелец (и) Бумаги или уполномоченный представитель могут подписать авторское право форма. Если применимо одно из следующих условий, вы не можете владеть авторскими правами на бумагу, или вы не можете быть уполномочены подписать соглашение, и вы может потребоваться наличие соответствующего правообладателя (ов) или представителя организации подписать договор:

(1) Вы создали Документ в рамках вашей занятости, и ваш работодатель является правообладатель

(2) Вы создали Бумага по договору независимого подрядчика.

Примечание подрядчикам правительства США: Если вы создали Документ по контракту с правительством США, например США. Государственные лаборатории, бумага может быть защищена авторским правом, и вы или ваше работодатель может владеть авторскими правами. Просмотрите информацию о вашей компании / учреждении политики и договор с подрядчиком. Для вашей статьи может также потребоваться нижний колонтитул, подтверждающий информацию о контракте, а также следующее заявление:

«Соединенные Штаты Правительство сохраняет за собой и, принимая статью к публикации, издатель признает, что правительство Соединенных Штатов сохраняет за собой неисключительную оплаченная, безотзывная, всемирная лицензия на публикацию или воспроизведение опубликованных форму этой работы или разрешить другим делать это для правительства США целей.«

Это ваша ответственность чтобы убедиться, что окончательная версия PDF-документа, который вы отправляете, включает все необходимые нижние колонтитулы и заявления, требуемые по вашему контракту.

(3) Вы получили грант, который профинансировал вашу статью.

Просмотрите свой политики компании в отношении авторских прав, и если вы не уполномочены Подпишите это соглашение, пожалуйста, направьте его представителю соответствующей организации.Ознакомьтесь с применимыми политиками компании, учреждения и гранта и ваше трудовое соглашение / соглашение с независимым подрядчиком, чтобы определить, кто держит права на вашу статью.

СОХРАНЯЕМЫЕ ПРАВА АВТОРОВ

Авторы оставляют за собой все права собственности на любую идею, процесс, процедуру или изделия производства описанных в документе, включая право добиваться патентной защиты для них. Авторы могут проводить, читать лекции, преподавать, проводить соответствующие исследования, отображать весь документ или его часть и создавать производные работы в печатном виде или в электронном формате.Авторы могут воспроизводить и распространять статью для Только в некоммерческих целях. Некоммерческое относится только к продаже бумаги как таковой. Для всех копий статьи, сделанных Авторами, Авторами должен признать ASME в качестве первоначального издателя и включать имена всех автор (ы), название публикации и соответствующее уведомление об авторских правах что идентифицирует ASME как правообладателя.

ПЕРЕДАЧА АВТОРСКИХ ПРАВ: УСЛОВИЯ

Условия авторского права назначение относится к контенту, на который распространяется авторское право.

ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВА, ОБЯЗАННОСТИ, ПРИЗНАТЕЛЬНОСТЬ И ВОЗМЕЩЕНИЕ

Правообладатель назначает безотзывно к ASME все права, охраняемые авторским правом на Бумагу во всем мире. и заявляет и подтверждает, что:

(A) Этот документ представляет: либо первая публикация материала, либо первая публикация оригинальная компиляция информации из ряда источников, в частности отмечены сносками и / или библиографией.

(B) У вас есть право вступать в эту форму авторского права и передавать права на ASME. Если Документ содержит выдержки из других материалов, защищенных авторским правом материал (включая, помимо прочего, любые схемы, фотографии, рисунки или текст), вы письменно приобрели все необходимые права у третьих лиц. стороны включили эти материалы в Документ и предоставили соответствующие указание на этот сторонний материал в сносках или библиографии.

(C) Если вы подписываете эту Форму от имени любых соавторов или других правообладателей, вы получили явные разрешения от всех этих авторов и / или авторские права держателям передать права на ASME.

(D) К лучшему насколько известно автору, все утверждения, содержащиеся в документе, предполагающие чтобы быть фактами правдивыми или подтвержденными разумными научными исследованиями, Бумага не содержит дискредитирующих или клеветнических материалов и не нарушать авторские права, патенты, коммерческую тайну или другие права собственности третьих лиц прав и не нарушает право на неприкосновенность частной жизни или гласность третьих лиц. партия или иным образом нарушить любой другой применимый закон; кроме того, что в меру своих возможностей вы несете ответственность за точность вашего исследования и содержания статьи.

(E) Если бумага был произведен в ходе работы автора или по контракту отношения с Федеральным правительством США или правительством штата и / или содержат засекреченный материал, он был надлежащим образом допущен к публичному опубликованию и это указано в статье.

(F) Бумага не подлежит никаким предварительным претензиям, обременениям или форме и не рассматривается для публикации в другом месте.

(G) Вы надлежащим образом процитировал и признал всех третьих лиц, которые внесли значительный вклад в технических аспектах статьи.

(H) ASME не является несет ответственность за любые искажения, ошибки или упущения со стороны подписавших эта форма авторского права.

(I) Все печатные и электронные копии Документации, представленные в ASME, становятся физическими собственности независимо от того, публикует ли документ ASME или нет, и что ASME не обязано публиковать вашу статью (см. Раздел «Прекращение действия»). ниже, если ваша статья не опубликована).

(J) ASME не несет ответственность за любые ваши расходы, понесенные в связи с подготовкой Документ или участие в собраниях для его презентации, а также ASME не будет платить вам никаких финансовая компенсация, если она публикует вашу статью.

(K) При условии и в максимальной степени, разрешенной законом, вы соглашаетесь возместить ущерб и удерживать безвредный ASME от любого ущерба или расходов, связанных с нарушением любого из заявления и гарантии, указанные выше.

ПРЕКРАЩЕНИЕ

Если примет решение ASME не публиковать вашу статью, эту форму, включая все права ASME в ваша Бумага прекращается, и после этого вы можете свободно предлагать Бумагу для публикации в другом месте.

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Настоящая форма авторского права, Условиями и положениями и Руководством по авторскому праву ASME являются полное соглашение между вами и ASME и заменяет все предыдущие или текущие переговоры, договоренности и представления, будь то устные или письменно, между вами и ASME в отношении Бумаги.

Настоящее Соглашение регулируются и должны толковаться в соответствии с законами Штат Нью-Йорк, Соединенные Штаты Америки, применимые к соглашениям сделано и выполнено там, за исключением случаев, когда ваше учреждение запрещено законом заключать контракты, регулируемые законодательством штата Нью-Йорк, в в каком ограниченном случае настоящее Соглашение регулируется и должно толковаться в соответствии с законами юрисдикции, в которой ваше учреждение расположен.Любые претензии, споры, действия или судебные разбирательства, связанные с этим Соглашение может быть принесено только в соответствующие суды штата и федеральные суды. в штате и округе Нью-Йорк, и вы прямо соглашаетесь на личные юрисдикция и подсудность в любом из этих судов.

FAQ

Контрольный список

1. название окончательной статьи такое же, как в соглашении о передаче авторских прав.

2. Каждый Автор, указанный в статье, представил соглашение о передаче авторских прав.

3. Каждый автор имеет ту же аффилированность на бумаге, что и на передаче авторских прав соглашение.

4. Каждый автор подписал правильный раздел договора о передаче авторских прав в зависимости от их принадлежности.

Изменения к названию статьи?

Если название вашей статьи изменено после подачи соглашения о передаче авторских прав уведомление должно быть отправленным на journalcopyright @ asme.org для обновления записи Journal Tool.

Как отправить Форма авторского права?

По при отправке статьи в ASME Journal Tool автоматически отправляется электронное письмо. рассылается каждому автору статьи. Если вы не получили эту форму, пожалуйста свяжитесь с [email protected] для повторной отправки. Если Автор-корреспондент не включил соавтора в запись базы данных для подачи им нужно будет добавить всех соавторов, чтобы электронный форму можно отправить.

Когда отправлять Форма авторского права?

Формы авторских прав должны быть отправлены как можно скорее. Важно иметь в виду что принятые и утвержденные статьи не будут обрабатываться для публикации без получения полностью оформленной и заполненной формы.

Требования авторского права Не покрывается

Если ваш конкретная ситуация с авторским правом не охвачена информацией в этом страницы, пожалуйста, свяжитесь с journalcopyright @ asme.орг.

SOS – Нотариальное руководство

Нотариальное руководство

Введение

Ответственность

Отказ в обслуживании

Нотариальная комиссия

Нотариальный агент

Юрисдикция

Не проживающий в штате Мичиган

Способы нотариального заверения

Традиционная ручка и бумага – Относится ко всем нотариусам, работающим по заказу

Электронное нотариальное заверение или электронное нотариальное заверение

Удаленное нотариальное заверение

Утвержденные поставщики

Электронные и дистанционные нотариальные действия – Общее информационное руководство

Требования к нотариусу перед нотариальным заверением

Использование штампа или тисненой печати

Подписант с физическими ограничениями

Виды нотариального заверения

Благодарности

Клятвы или заявления (Джурат)

Свидетельство или подтверждение подписи

Комиссии

Запреты

Штрафы

Ответственность

Документы на иностранном языке

Учет

Традиционная ручка и бумага

Удаленное нотариальное заверение

Отставка

Смерть нотариуса

Введение

Закон штата Мичиган о нотариальных действиях (MiLONA), P.A. 238 от 2003 г., с поправками, представляет собой закон, предусматривающий квалификацию, назначение и регулирование государственных нотариусов (нотариусов) Государственным секретарем. Таким образом, нотариус является государственным служащим. MiLONA определяет полномочия и обязанности государственных органов и местных служащих, а также предусматривает средства правовой защиты и штрафы. MiLONA обеспечивает защиту граждан от мошенничества, требуя, чтобы уполномоченный нотариус проверял и засвидетельствовал подписание документов. MiLONA также предусматривает допустимость доказательств и устанавливает признание подтверждений и других нотариальных действий, совершенных за пределами этого государства.

Цель данного руководства – предоставить всесторонний обзор MiLONA и дать рекомендации сообществу нотариусов штата Мичиган при выполнении ими своих обязанностей, предписанных MiLONA. Для получения дополнительной информации о том, как стать нотариусом, посетите наш веб-сайт.

Ответственность

Как государственные служащие, нотариусы должны действовать ответственно и проявлять разумную осторожность при исполнении своих служебных обязанностей. Если нотариус не сделает этого, к нему может быть подан гражданский иск о возмещении финансового ущерба, причиненного ошибкой или упущением нотариуса.Соблюдение всех соответствующих законов – первое правило разумной осторожности для нотариуса.

В соответствии с MiLONA нотариус обязан полностью прочитать MiLONA перед совершением нотариального действия.

Отказ в обслуживании

Нотариусы должны выполнять все законные и разумные запросы о нотариальном заверении. Раса, возраст, пол, религия, национальность, этническая принадлежность, образ жизни или политические взгляды человека никогда не являются законной причиной или причиной отказа от совершения нотариального действия.Тем не менее, нотариус может и должен отказаться от совершения нотариального действия, если документ явно подделан или если нотариус определяет, что подписавший находится под принуждением или действует не по собственному желанию. Нотариус никогда не должен подавать или соглашаться выполнить ненадлежащее нотариальное заверение.

Нотариальная комиссия

Государственная нотариальная комиссия назначается на всей территории штата. Несмотря на то, что нотариус оформлен в определенном округе, после его назначения нотариус может нотариально заверить его в любом месте штата Мичиган.

Нотариус, уполномоченный на совершение 3 (трех) видов нотариальных заверений.

принимать благодарности,
дают присягу или аффирмацию (Джурат), а
засвидетельствовать или засвидетельствовать подпись.

Более подробную информацию о типах нотариального заверения и процессе нотариального заверения документа можно найти далее в этом руководстве.

Нотариальные подписывающие агенты: работают в частных компаниях и не сертифицированы и не имеют квалификации в штате Мичиган, кроме обычного процесса подачи заявки нотариусом. Нотариальный агент не имеет особых полномочий и должен придерживаться MiLONA во всех сделках. Нотариус или нотариус, подписывающий документы, не могут давать юридические консультации, объяснять юридические документы или помогать клиентам в заполнении юридических или иммиграционных форм. Это считается несанкционированной / незаконной практикой закона.

Юрисдикция: Нотариусы штата Мичиган уполномочены совершать нотариальные действия на всей территории штата Мичиган; но не за пределами государства.Все требования для нотариального заверения должны быть выполнены в государстве и во время нотариального заверения. Нотариус должен проживать (резидент Мичигана) или работать в округе, в котором он был назначен.

Если нотариальное заверение происходит в графстве, отличном от того, в котором нотариус уполномочен, фраза «Действует в графстве _______» должна быть добавлена в качестве элемента в свидетельство нотариального заверения. Это необходимо для установления юрисдикции, в которой был оформлен документ, в случае его использования или оспаривания в суде.Это гарантирует, что любые судебные дела будут поданы в соответствующий суд и юрисдикцию.

Нотариусы штата Мичиган могут нотариально заверить документы, происходящие из другого штата или страны, если запрошенный нотариальный акт соответствует закону штата Мичиган.

Не проживающий в штате Мичиган: Резидент, не являющийся гражданином Мичигана, может быть назначен нотариусом штата Мичиган, если он продемонстрирует, что его деловая деятельность требует от него совершения нотариальных действий в штате Мичиган и что он поддерживает / работает в основном месте деятельности в округе, где они просят ввести их в эксплуатацию.

Способы нотариального заверения

Закон штата Мичиган допускает три (3) метода нотариального заверения. Нотариус может выбрать один из нескольких способов нотариального заверения. Важно отметить, что требования к нотариальному заверению не меняются в зависимости от используемого метода. Обязанности нотариуса и юридические требования по завершению нотариального заверения не затрагиваются и не уменьшаются этим методом.

Традиционное / ручное и бумажное нотариальное заверение осуществляется без помощи электронного или удаленного программного обеспечения для нотариального заверения.Таким образом, все нотариальные заверения проходили до внедрения методов электронного и удаленного нотариального заверения. Требования к оформлению традиционных / ручных и бумажных нотариальных заверений не изменились. Все уполномоченные нотариусы имеют право выполнять данный способ нотариального удостоверения сразу после совершения операции.

Электронное нотариальное заверение похоже на традиционное / ручное и бумажное нотариальное заверение, поскольку подписывающее лицо физически появляется перед нотариусом, но при электронном нотариальном заверении документ, который нотариально заверяется, является цифровым, и стороны используют электронные подписи.Примером этого является подписание и инициализация в банке или кабинете врача с помощью стилуса и блокнота. Для выполнения электронных нотариальных заверений в Мичигане могут использоваться только утвержденные штатом электронные системы поставщиков.

Дистанционное нотариальное заверение – это электронное нотариальное заверение, проводимое с помощью аудио- и визуального оборудования, поэтому подписывающее лицо не находится в физическом присутствии нотариуса. Само нотариальное заверение считается электронным нотариальным заверением, поскольку нотариально заверяемый документ является цифровым, а нотариус использует электронные подписи.Платформа, такая как веб-камера, используется для имитации появления клиентов в присутствии нотариуса. Только утвержденные государством платформы удаленных поставщиков могут использоваться для удаленного нотариального заверения в Мичигане.

Утвержденные поставщики:

Подробнее об электронном и дистанционном нотариальном заверении: Электронные и дистанционные нотариальные действия – Общее информационное руководство

Требования к нотариусу перед нотариальным заверением

При совершении нотариального действия нотариус должен:

Определите личность либо на основании личных данных, либо на основании убедительных доказательств. Независимо от личных знаний, рекомендуется попросить подписавшего предоставить удостоверение личности штата или федерального правительства с изображением.
1. Нотариус лично знает лицо, запрашивающее нотариальное действие.
2. Подписывающее лицо предоставляет действующие водительские права, паспорт или другое удостоверение личности, выданное на уровне штата или федерального правительства с изображением.
3. Нотариус по присяге или подтверждению достоверного свидетеля, лично известного нотариусу, и свидетель лично знает это лицо.
Попросите человека подписать документ в вашем присутствии. (Чтобы засвидетельствовать, засвидетельствовать или принести присягу, подписывающее лицо должно расписаться в присутствии нотариуса.)
Принять присягу, если требуется.
Заполните нотариальное свидетельство. Он должен включать все необходимые элементы.

Нотариус – Штат Мичиган

Имя нотариуса – точно так же, как сдано

Дата нотариального заверения

Округ Комиссии

Срок действия комиссии

Действующий в округе _______.(Включено при совершении нотариального действия за пределами нотариального округа)

Подпись нотариуса – в точности как заказано.

Заявление об электронном или дистанционном нотариальном заверении , если необходимо .

Примечание: округ / место проведения нотариального заверения имеет важное значение, поскольку он определяет юридическую юрисдикцию в случае оспаривания нотариального заверения в суде. Это заявление , действующее в округе . Если это заявление не заполнено, то местом проведения будет Округ Комиссии .

Использование штампа или тисненой печати

MiLONA не требует от нотариусов использования тисненой печати или штампа на документе. Однако использование штампа обеспечивает более последовательное и полное нотариальное заверение. Гораздо сложнее обеспечить включение всех необходимых элементов, полагаясь исключительно на память или копируя элементы вручную. Государственный департамент / Управление Великой печати не предоставляет эти инструменты или материалы.Их можно приобрести в большинстве компаний или магазинов, предоставляющих полиграфические услуги.

Хотя MiLONA не требует использования тисненой печати, для документов, предназначенных для использования за пределами штата Мичиган, может потребоваться тисненая нотариальная печать.

Подписант с физическими ограничениями

Нотариус может подписать имя лица, физические характеристики которого ограничивают его способность подписывать или делать отметку на документе, представленном для нотариального заверения, при наличии всех следующих обстоятельств:

Нотариус – устно, устно или с помощью электронных или механических средств, предоставленных лицом, направленным на это этим лицом;
Лицо находится в физическом присутствии нотариуса;
Нотариус добавляет под подписью: подпись, поставленная в соответствии с разделом 33 Закона штата Мичиган о нотариальных действиях.

Виды нотариального заверения

Как обсуждалось выше, уполномоченный нотариус уполномочен выполнять три (3) вида нотариальных заверений.

Благодарности,
Принятие клятв или подтверждений (Джурат) и
Свидетельство или свидетельство подписи

Примечание. Нотариус не должен решать, какой вид нотариального действия требует документ.Клиент должен знать и сообщить нотариусу, иначе в самом документе четко указано, что ему нужно. Например, джурат указывает, что документ был «приведен к присяге передо мной», тогда присяга должна быть принесена.

Благодарности

Подтверждение подтверждает личность подписавшего, который подтверждает, что он подписал запись. Подтверждение не требует подписания записи в присутствии нотариуса.

При оформлении подтверждения нотариус гарантирует, что подписывающее лицо:

Нотариальное подтверждение подтверждения не является частью документа и не влияет на его действительность. Как правило, они оформляются на основании актов и других документов, которые публично регистрируются должностным лицом округа.

Пример «подтверждения» выглядит следующим образом:

Подтверждено _________________ до меня в _________________ день _________________, _________
Подпись ______________________________________________

Напечатанное наименование ___________________________________________

Государственный нотариус, штат Мичиган, округ _________________

Срок действия моей комиссии истекает ___________________________________

Действует в округе _________________ (Включено при совершении нотариального действия за пределами округа комиссии нотариуса)

Когда нотариальное заверение выполняется с использованием утвержденной электронной или удаленной системы поставщика, также должно быть включено указание на электронное или удаленное нотариальное заверение.

Клятвы или заявления (Джурат)

Jurat Нотариальные заверения требуются для транзакций, в которых подписывающая сторона должна подтвердить содержание документа, например, все письменные показания под присягой и состязательные бумаги в суде. Это свидетельство под присягой, в котором указывается, когда, где и перед кем оно было принесено. Однако нотариальные заверения джурата не подтверждают, что документ является верным, законным, действительным или имеющим исковую силу.

При исполнении джурата нотариус гарантирует, что подписавший:

лично явился к нотариусу
был положительно идентифицирован с использованием личных знаний или удовлетворительных доказательств
получил присягу или подтверждение нотариуса, удостоверяющее правдивость документа, а
подписал документ в присутствии нотариуса, поскольку нотариус удостоверяет, что подписавшая сторона подтвердила достоверность содержания документа под страхом наказания за лжесвидетельство

При принесении присяги стороны должны поднять правую руку.Левая рука может использоваться в случае инвалидности. После присяги подписант должен ответить утвердительно, то есть: да или да.

Если никакая другая формулировка не предписана, нотариус может использовать следующий или аналогичный язык для письменных показаний или показаний под присягой:

Клянетесь ли вы, что информация, изложенная в этом документе, является точной и правдивой, насколько вам известно и насколько вам известно?
Вы торжественно, искренне и искренне заявляете и подтверждаете, что утверждения, сделанные вами в этом документе, верны и верны?

Пример джурата выглядит следующим образом:

Подписан и присягнул _________________ передо мной в _________________ день _________________ _______.

Подпись ______________________________________________

Напечатанное наименование ___________________________________________

Государственный нотариус, штат Мичиган, округ _________________

Срок действия моей комиссии истекает ___________________________________

Свидетельство или подтверждение подписи

Акт засвидетельствования или подтверждения подписи подобен джурату, за исключением того, что он не требует от подписавшего принести присягу или подтверждение. Он используется, когда установление даты подписания имеет большое значение.

Свидетельствуя или удостоверяя подпись, нотариус гарантирует, что подписавший:

лично явился к нотариусу
был положительно идентифицирован с использованием личных знаний или удовлетворительных доказательств
подписал документ в присутствии нотариуса

Подписано или засвидетельствовано передо мной _________________ _________________ дня _________________ _______.

Подпись ______________________________________________

Напечатанное наименование ___________________________________________

Государственный нотариус, штат Мичиган, округ _________________

Срок действия моей комиссии истекает ___________________________________

Нотариус не может быть свидетелем подписи и нотариально заверить тот же документ.

Комиссии

MiLONA предусматривает, что нотариус может взимать до 10 долларов США за совершение каждого нотариального действия. Дополнительные сборы за проезд могут быть согласованы между нотариусом и клиентом до начала поездки. Общая сумма всех сборов, включая многократные нотариальные заверения и поездки, должна быть раскрыта и согласована до выполнения любой нотариальной операции.

Запреты

Нотариус не может удостоверить или нотариально заверить, что запись является оригиналом или верной копией другой записи.
Нотариус не может нотариально заверить свою подпись или снять свое заявление. (Самый безопасный способ действий – никогда не иметь нотариуса в качестве подписывающего свидетеля и нотариально заверить тот же документ, потому что нотариус не может нотариально заверить свою собственную подпись. Нотариус может засвидетельствовать подписание документа и нотариально заверить тот же документ, если нотариус общественность не заверяет собственную подпись нотариально.Это означает, что если требуется нотариальное заверение подписей свидетеля, нотариус сможет нотариально заверить только подпись владельца записи и другого свидетеля. Лучшая практика в этом типе дела – иметь двух свидетелей, например друзья, коллеги, соседи и т. д. засвидетельствуют документ и только у нотариуса для его нотариального заверения. Другой вариант – привлечь другого нотариуса для нотариального заверения подписи нотариуса (свидетеля), поскольку нотариус не может нотариально заверять свою подпись.)
Нотариус не может претендовать на полномочия, квалификацию, права или привилегии, которые не предоставляет нотариальная контора, включая право консультировать по иммиграционным вопросам.
Нотариус не может использовать термин, подразумевающий, что нотариус является поверенным.
Нотариус не может размещать рекламу на иностранном языке, если на том же языке на видном месте не отображается следующее заявление: «Я не адвокат и не имею полномочий давать советы по иммиграционным или другим юридическим вопросам.”Также должны быть указаны соответствующие сборы, указанные в законе.
Нотариус не может использовать термин «notario publico» или любой эквивалентный термин не на английском языке.
Нотариус не может совершить нотариальное действие в связи со сделкой, если нотариус указан в сделке или имеет прямую финансовую или выгодную заинтересованность в сделке.
Нотариус не может совершить нотариальное действие в отношении прямого прямого предка или потомка члена семьи, как указано ниже:

Примечание. Нотариус может выполнять нотариальное заверение тетушек, дядюшек, двоюродных братьев и сестер, бывших супругов и бывших родственников мужа.

Штрафы

MiLONA содержит несколько разделов, в которых предусмотрены наказания за нарушения, включая гражданские правонарушения, обвинительные приговоры за мелкие правонарушения и обвинительные приговоры за уголовные преступления. Полный список возможных штрафов см. В MiLONA.

Особо следует отметить, что нарушение Закона штата Мичиган о нотариате является уголовным преступлением, когда лицо сознательно нарушает этот закон при нотариальном заверении любого документа, относящегося к интересам в недвижимом имуществе или ипотечной сделке.В случае признания виновным лицо может быть оштрафовано на сумму до 5 000 долларов США и / или лишено свободы на срок до четырех лет.

Ответственность

Нотариус и поручители по поручительству нотариуса несут ответственность за убытки, понесенные лицом, пострадавшим в результате служебного проступка нотариуса. «Служебное неправомерное поведение» определяется как:

Осуществление власти или выполнение обязанностей, которые являются несанкционированными, незаконными, оскорбительными, небрежными, безрассудными или вредными.
Взимание комиссии, превышающей 10,00 долларов США.

Работодатель государственного нотариуса также несет ответственность, если нотариус действовал в рамках фактических или видимых сфер своей работы, и работодатель знал о должностных проступках и соглашался с ними или допускал их.

Государственный нотариус не несет ответственности за достоверность, форму или содержание нотариально заверенной записи.

Документы на иностранном языке

Законодательно нотариусам не запрещено нотариально заверять документ, написанный на иностранном языке.Однако существует множество потенциальных проблем, в том числе тот факт, что термин «нотариус» при переводе на другие языки может относиться к совершенно иному офису, имеющему гораздо больший авторитет, чем в Соединенных Штатах. Нотариус не должен нотариально заверять любой документ, с которым ему это неудобно. Нотариус может порекомендовать воспользоваться услугами нотариуса, знакомого с языком, на котором написан документ.

Учет

Для ручных и бумажных и электронных нотариальных заверений: MiLONA не требует, чтобы нотариус вел журнал, бухгалтерскую книгу, список или другие записи для ручных и бумажных нотариальных заверений и электронных нотариальных заверений.Но многие нотариусы считают полезным вести записи. Для тех, кто предпочитает вести учет, рекомендуются следующие элементы:

(а) Дата, время и характер нотариального действия.

(b) Описание записи, если таковая имеется.

(d) Метод идентификации:

Если личность лица, в отношении которого совершается нотариальное действие, основана на личных данных, заявление об этом.

Если личность лица, в отношении которого совершается нотариальное действие, основана на удовлетворительных доказательствах, краткое описание метода идентификации и представленные идентификационные данные, если таковые имеются, включая дату выдачи и истечение срока действия удостоверения.

(e) Плата, взимаемая нотариусом, если таковая имеется.

Если записи создаются для традиционных ручных и бумажных нотариальных заверений или электронных нотариальных заверений, MiLONA требует, чтобы нотариус вел все записи нотариальных действий в течение как минимум 5 лет.Нотариус должен предоставить копии этих записей по запросу Государственного секретаря.

Для удаленных нотариальных заверений: MiLONA требует, чтобы нотариус создал и сохранил журнал с определенными элементами для удаленных нотариальных заверений. Журнал ДОЛЖЕН создаваться по мере того, как происходят нотариальные заверения, и детали остаются свежими в памяти нотариуса. Нотариус должен вести только один журнал и должен вести журнал либо как реальный реестр с постоянным переплетом, либо в постоянном электронном формате с контролем вскрытия.Журнал должен содержать:

(а) Дата, время и характер нотариального действия.

(b) Описание записи, если таковая имеется.

(d) Метод идентификации:

(e) Плата, взимаемая нотариусом, если таковая имеется.

(f) Ссылка только на любую аудиовизуальную запись удаленного нотариального действия.

Журнал должен храниться не менее 10 лет после даты последнего зафиксированного в нем акта. Государственный секретарь должен быть уведомлен о местонахождении журнала, как только нотариус больше не работает. Кроме того, нотариус должен хранить аудиовизуальную запись нотариального действия в течение не менее 10 лет после совершения нотариального действия.Более подробную информацию можно найти в Разделе 26b MiLONA.

Отставка / аннулирование

Чтобы подать в отставку или отменить комиссию, нотариус должен обратиться в Государственный департамент штата Мичиган, Управление Великой печати.

Смерть нотариуса

Если нотариус умирает, его личный представитель должен уведомить Государственный департамент. Уведомление должно включать имя и адрес нотариуса, а также любую дополнительную относящуюся к делу информацию.Если у умершего нотариуса есть печать офиса или штамп, который должен был поставить информацию на сертификаты, их следует уничтожить или стереть, чтобы предотвратить мошенничество. Если нотариус вел журнал или другую запись, личный представитель должен хранить записи в течение необходимого срока. См. Ведение записей.

Элементы нотариального заверения

OSN представляет эту страницу как бесплатную общественную службу для всех нотариусов Огайо в надежде, что она поможет вам лучше служить нашим гражданам.

ВАЖНО !!

Элементы и рекомендации для любого нотариального заверения штата Огайо:

1. Личная явка требуется для всех подписывающих лиц, будь то физически или через веб-камеру; последнее может выполняться ТОЛЬКО нотариусом, утвержденным Государственным секретарем Огайо для онлайн-нотариального заверения.

2. Хотя чаще всего предъявляется и подписывается во время нотариального заверения, документ с указанием подтверждения в нотариальном сертификате не не должен быть на самом деле должен быть подписан спереди нотариуса . Но, , если документ был ранее подписан (независимо от даты подписания), лицо, подписывающее , по-прежнему ДОЛЖНО появиться, быть идентифицированным, а затем подтвердить нотариусу, что ранее поставленная подпись действительно его / ее . Затем нотариус заполнит сертификат текущей датой подтверждения подписавшего.

3. Если в нотариальном сертификате указывается язык jurat , это ДОЛЖНО всегда быть первоначально подписано в присутствии нотариуса , который также должен принести присягу / подтверждение подписывающему лицу.Если представлен документ, требующий jurat , который уже был подписан, подписывающая сторона должна подписать его снова перед нотариусом и принять присягу / подтверждение.

4. Подписывающее лицо должно предъявить удостоверение личности (желательно государственного образца, срок действия которого не истек, с фотографией и подписью) к удовлетворению нотариуса. Однако ЛЮБОЙ идентификатор, который обоснованно удовлетворяет нотариусу, является приемлемым, в том числе с истекшим сроком действия.

5. Убедитесь, что подписывающий полностью осведомлен о содержании документа и что его подпись поставлена на документ добровольно , без какого-либо какого-либо внешнего влияния или принуждения.Если у вас есть какие-либо сомнения относительно способности подписывающей стороны выполнить и этих требований, вы должны отказаться от нотариального заверения.

6. Убедитесь, что физическое описание подписывающего лица и его подпись в документе соответствуют идентификатору. Если подпись документа – Мэри Эллен Смит, то удостоверения личности с указанием только Мэри Е. Смит недостаточно; однако, если подпись документа – Мэри Е. Смит, то допускается использование Мэри Эллен Смит.

7. Помните, мы нотариально заверяем подписей , , а не документов, и делаем это совершенно беспристрастно.Нотариуса не интересует содержание документа, кроме как убедиться в его полноте. Отсканируйте (не читайте) документ, чтобы убедиться, что он полон. Если есть какие-либо пробелы, лицо, подписывающее , должно либо заполнить пробелы, либо пройти через них.

8. Заполните нотариальное свидетельство на документе с подтверждением или формой jurat, как требуется, и убедитесь, что формулировка сертификата в значительной степени соответствует закону штата Огайо. Если формулировка напечатана заранее и не соответствует требованиям, выделите неправильный язык, внесите соответствующие исправления и поставьте подпись.Дважды проверьте написание имени подписывающего лица.

9. Если в документе отсутствует нотариальный язык, нотариус должен спросить подписавшего, желают ли они подтверждения или формулировки джурата, и объяснить разницу.

Нотариус, не являющийся поверенным, не может предлагать ни один из форматов; лицо, подписывающее или составитель документа, должно принять решение. Затем нотариус добавляет указанную форму формулировки (либо непосредственно в документ, либо с незакрепленным сертификатом) вместе с местом проведения в штате / округе, текущей датой и своей подписью / печатью и завершает нотариальное заверение подписавшего.См. № 3 выше и № 11 ниже.

10 . Место проведения в штате / округе должно всегда быть включено как часть нотариального свидетельства , даже , если оно указано в другом месте документа. Важно , обратите внимание, что местонахождение округа – , всегда округ , где вы находитесь, когда выполняется нотариальное заверение! Если вам представили документ, в котором на нотариальном сертификате заранее напечатано неправильное место проведения штата или округа, просто проложите линию, поставьте инициалы и добавьте исправленное место проведения штата и / или округа.

11. Невыполнение присяги / подтверждения, когда это необходимо, является серьезным нарушением нотариального закона штата Огайо и может привести к серьезным штрафам! Слова «Под присягой», «Под присягой и подписаны» или «Должно присягнув» в нотариальном свидетельстве являются вашим указанием на то, что это джурат, и что требуется присяга / подтверждение. Будьте особенно внимательны при нотариальном заверении подписей на передачах права собственности на транспортные средства в Огайо между частными лицами; титульный документ содержит формулировку джурата, которая требует, чтобы как покупатель, так и продавец дали присягу / подтверждение при подписании.

12. Независимо от даты, указанной в документе, убедитесь, что ваше нотариальное заверение датировано точной датой , когда подписывающее лицо появляется перед вами; до или до нотариальное свидетельство НИКОГДА не разрешено.

13. Разборчиво прикрепите печать нотариуса рядом с вашей подписью на расстоянии не менее 1 дюйма от любого края страницы и убедитесь, что она не закрывает какие-либо надписи на документе или нотариальном свидетельстве.Если срок действия вашей комиссии еще не указан на вашей печати, вы должны указать ее в сертификате. Нотариальное заверение НЕ завершается без вашей печати!

14 . Если в документе недостаточно места для какой-либо части вашего нотариального заверения, используйте свободное подтверждение / жюрат. См. Нотариус СОВЕТЫ ниже.

15. Если вы ведете Журнал нотариальных действий , сделайте нотариальное заверение должным образом.Журнал не требуется в Огайо, но настоятельно рекомендуется, особенно при трудоустройстве.

16. За исключением поверенного, нотариус может никогда не давать рекомендации по документу, выражать мнение о его содержании, помогать с его заполнением или иным образом участвовать в несанкционированной юридической практике. Нотариус не может быть заинтересован в содержании документа, на котором он заверяет подпись, или извлекать из него потенциальную выгоду.

Вы можете нотариально заверить членов семьи, но мы не рекомендуем этого делать.Убедитесь, что , что вы не заинтересованы в содержании документа и не извлекаете из него выгоду. Трудно быть беспристрастным с членами семьи, поэтому также избегайте ситуаций, в которых ваша беспристрастность может быть поставлена под сомнение. Это особенно важно для документов о собственности, финансовых, медицинских, транспортных или недвижимых имущества членов семьи. Лучше всего использовать полностью незаинтересованного мобильного нотариуса и устранить любые сомнения. Присягать своему супругу / родителю / ребенку / брату и т. Д. Может быть скорее конфликтом интересов.

17. Не перезаряжайте !! Нотариусы ограничиваются установленными государством $ 5,00 за любое нотариальное действие, плюс дорожные сборы, если это необходимо (любые дорожные сборы должны быть согласованы с подписывающим лицом заранее).

Эти установленные государством сборы взимаются за нотариальный акт, а НЕ суммируются за подпись. Если у вас 5 подписывающих лиц, подтверждающих один документ, вы не можете взимать 5 отдельных сборов – это ОДИН нотариальный акт, , если только не отдельных нотариальных сертификатов для каждой подписи.Опять же, есть суровые штрафы за завышенную цену!

18. Помните, что нотариальное свидетельство на любом документе – это ваш единственный домен , а ваша исключительная ответственность ; это ваша подпись на нотариальном заверении, и никто не может указать вам, какая информация входит в сертификат.

Вы должны убедиться, что ваше нотариальное свидетельство является полным и правильным, поскольку единолично несете ответственность за содержащуюся в нем информацию.Думайте о своем нотариальном свидетельстве как о «документе в документе».

19. Подписывающее лицо должно поставить свою подпись точно так, как показано в строке подписи, или, если она не напечатана заранее, так, как она отображается на предъявленном удостоверении личности. Вы также можете встретить документы, в которых подписывающее лицо действует в качестве доверенного лица, действующего поверенного по доверенности, корпоративного должностного лица или с AKA; поскольку эта емкость является частью строки подписи, рекомендуется включать ее вместе с подписью в свидетельство нотариуса.

20. Общественность часто ошибочно полагает, что нотариальное заверение каким-то образом делает документ «легальным». Фактически, нотариальное заверение касается только документа , подпись и , но не , имеющее отношение к его содержанию. Просто подписывающая сторона подтверждает содержание документа; затем нотариус удостоверяет, что подписывающее лицо выполнило требуемые элементы нотариального заверения. Вы должны убедиться, что подписавшие знают об этом.

21. Нотариусов часто просят предоставить копии документов.Хотя это разрешено для нотариусов в ряде штатов, в Огайо это не разрешено законом в качестве нотариального действия. Вы не можете заверить или поставить свою печать / печать на документ / копию, фотографию или что-либо еще (без подписи и нотариального свидетельства), а также подтвердить любую информацию об этом.

Подписавшие лица из штатов, где разрешено заверение копии напрямую нотариусами , могут ожидать того же от вас, и вы должны сообщить им, что это не разрешено в Огайо.Однако альтернатива ЕСТЬ.

Лицо, предъявившее фотокопию, может сделать собственное заявление непосредственно на копии (или прикрепленной странице), подтвердив, что это точная копия оригинального документа, и поставив свою подпись под заявлением. Затем подпись может быть нотариально заверена с использованием соответствующего нотариального свидетельства либо непосредственно на копии, либо путем прикрепления незакрепленного сертификата. Листы подтверждения копии документа хранителем находятся на странице библиотеки .

СОВЕТЫ нотариуса!

Иногда нотариальное свидетельство документа находится не на той же странице, что и подписи, или нотариальный язык может отсутствовать вовсе. В этих случаях вам нужно будет приложить свой собственный незакрепленный сертификат либо с подтверждением, либо с формулировкой джурата. При этом рекомендуется всегда писать заголовок документа и номер страницы над свидетельством нотариуса. Это идентифицирует сертификат как часть только этого конкретного документа и предотвращает возможность его потенциально прикрепления к любому другому документу.

Отдельные сертификаты следует прикреплять скрепками за два верхних угла к странице подписи документа. Вы также можете использовать чернильный штамп для подтверждения и сертификатов джурата.

Вам следует подготовить запас свободных сертификатов, соответствующих требованиям штата Огайо, в обоих форматах подтверждения / джурата и использовать по мере необходимости. Также в продаже имеются бумажные сертификаты и штампы с нанесенной краской и соответствующим текстом. Бумажные сертификаты также доступны на нашей странице библиотеки .

Принося обязательную клятву / подтверждение, относитесь к ней как к важной церемонии.

Формулировка должна быть по существу следующей: «Клянетесь ли вы (или« подтверждаете »), что содержание документа является правдивым и правильным, насколько вам известно, и что вы подписали его добровольно, так что помоги вам Бог?». Последняя ссылка на Бога опускается, если подписывающая сторона предпочитает подтверждение A – , они оба имеют одинаковую юридическую силу . В любом случае подъем правой руки не требуется, но помогает подчеркнуть серьезность церемонии.

Нотариус штата Огайо, который не дает присягу / подтверждение, когда это необходимо, может лишиться своей комиссии на срок до трех лет, помимо других штрафов.

Эта информация является собственностью Общества нотариусов Огайо, охраняемого авторским правом, которое несет полную ответственность за ее содержание. Он не предназначен для использования в качестве юридической консультации. Никакая часть этой страницы не может быть воспроизведена или распространена без явного разрешения OSN.

Купон на журнал (значение, примеры) | Формат и использование

Журнал Ваучер Значение

Ваучер журнала – это документ каждой финансовой операции, содержащий необходимую информацию, такую как идентификационный номер ваучера, дату, описание бизнес-операции, сумму транзакции, применимые налоги, ссылку на другие доказательства, подпись составитель и подпись уполномоченного лица, использованные при записи сделки в бухгалтерских книгах организации.

Пояснение

Для каждой транзакции требуется какое-то физическое резервное копирование, которое составляет основу. Физическая резервная копия – это не что иное, как документальное свидетельство, известное как ваучер журнала.
Он содержит информацию с фактическим счетом в качестве доказательства. Сторонняя организация предоставляет фактический счет. Ваучер принимается за основу для отражения финансовой операции в бухгалтерских книгах организации.
Аудиторы Аудитор – это профессионал, назначаемый предприятием для независимого анализа их бухгалтерских записей и финансовой отчетности.Аудитор выдает отчет о точности и надежности финансовой отчетности на основании местного операционного законодательства страны. Читать в более общем плане внимательно изучайте ваучер как часть своих аудиторских процедур. предоставляется руководством компании. Это позволяет им составить мнение о финансовой отчетности и убедиться, что она отражает истинное и справедливое мнение или нет. Подробнее.
Ваучеры журнала (также известные как СП) используются для транзакций, которые не связаны с какими-либо транзакциями материальных, денежных, банковских и других повседневных деловых операций.Это означает, что совместные предприятия используются для таких операций, как амортизация, трансфертные записи, корректировочные записи, резервы, записи начисления, покупка и продажа основных средств. короткий период времени. Машины и оборудование, земля и здания, мебель, компьютеры, авторские права и транспортные средства – все это примеры. Читать больше в кредит, списывать остатки, которые больше не требуются, и т. Д.
Эти ваучеры легко отследить в любой системе бухгалтерского учета Системы бухгалтерского учета используются организациями для записи финансовой информации, такой как доходы, расходы и прочая бухгалтерская деятельность.Они служат ключевым инструментом для мониторинга и отслеживания результатов деятельности компании и обеспечения бесперебойной работы фирмы. Подробнее. Поскольку эти транзакции выходят за рамки обычных транзакций, аудиторы ручаются за них в приоритетном порядке.
Типы
Вы можете свободно использовать это изображение на своем веб-сайте, в шаблонах и т. Д. Пожалуйста, предоставьте нам ссылку с указанием авторства Ссылка на статью с гиперссылкой
Например:
Источник: Journal Voucher (wallstreetmojo.com)
Назначение
Характеристики
1. Журналы стандартизированы
Каждый ваучер журнала требует информацию о следующем:
Каждый ваучер журнала требует одобрения уполномоченного лица.
Пример формата журнального чека
# 1 – Закупка машин
Пояснение
Компания приобрела оборудование в кредит. Plant & Machinery – это реальный счет. На реальных счетах остатки на счетах не закрываются в конце финансового года, а сохраняются и переносятся их итоговые сальдо из одного отчетного года в другой.Другими словами, конечное сальдо этих счетов в одном отчетном году становится начальным сальдо следующего отчетного года. Прочитайте больше по своей природе (т. Е. Активом для организации). Для организации не принято ежедневно покупать установки и оборудование. Следовательно, компания не может выпустить ваучер на покупку. Чтобы подготовить документ в записях, компания может использовать ваучер журнала, содержащий все вышеперечисленные данные. Счет-фактура от поставщика используется в качестве доказательства указанного ваучера журнала.
# 2 – Резерв на покрытие неоплаченных расходов
Пояснение
В конце каждого отчетного года организация должна делать оценки расходов, которые будут актуальны для конечной части отчетного периода. Отчетный период – это период, в котором регистрируются все финансовые операции и составляется финансовая отчетность. Это может быть квартал, полгода или год, в зависимости от периода, за который вы хотите создать финансовую отчетность, которая будет представлена инвесторам, чтобы они могли отслеживать и сравнивать общие показатели деятельности компании.Подробнее. Следовательно, необходимо предусмотреть условия. Однако фактический счет от соответствующих сторон (если таковой имеется) будет получен в следующем отчетном периоде. Документальных свидетельств нет. Таким образом, ваучеры журналов служат цели. В качестве доказательства готовится произведение, в котором указаны суммы. Предположение обычно основано на опыте руководства. Поскольку фактический платеж не производится, а соответствующего поставщика также нелегко идентифицировать, счет непогашенных расходов (обязательств) кредитуется в книгах счета
.
Документы, необходимые для оформления отрывного листка
Использование и важность
Используется для учета операций безналичного и неторгового типа.
Он помогает аудиторам понять влияние финансовых операций на бизнес.
Он действует как свидетельство для использования в будущем.
Он служит основой для внесения исправлений.
Ваучер журнала и запись в журнале
Слова «Журнал» и «Журнал» взаимозаменяемы. Однако между ними есть разница. Первое – это начало любой финансовой операции, а второе – результат, указанный в бухгалтерских книгах.
Запись в журнале регистрируется в журнале, т. Е. В основных бухгалтерских книгах, а ваучеры – это учетные документы, которые хранятся в качестве свидетельства для записи в журнале.
Записи журнала могут быть простыми (т. Е. Одним дебетом и одним кредитом) или составными (т. Е. Одним или несколькими дебетами и / или одним или несколькими кредитами). Однако в журнальных чеках такой разницы нет. Из одного ваучера журнала можно сделать любое количество журнальных записей.
Следующим шагом после записи журнала является разноска записей в соответствующие бухгалтерские книги.С другой стороны, следующий шаг ваучера журнала – запись транзакции в систему.
Преимущества
Недостатки
Самым существенным недостатком является то, что он не может предоставить всю информацию в случае крупных транзакций.
Сам по себе ваучер не помогает отслеживать все финансовые операции. Есть вероятность, что несколько транзакций будут пропущены для записи. Здесь в игру вступает роль одитора.
Фактический поток денежных средств отсутствует. Поток денежных средств – это сумма денежных средств или их эквивалента, созданная и потребленная Компанией за определенный период. Это оказывается предпосылкой для анализа силы, прибыльности и возможностей для улучшения бизнеса. читать дальше участвует в сделке. Следовательно, если надлежащая информация не раскрывается в бухгалтерских книгах, читатель финансовой отчетности Финансовая отчетность представляет собой письменный отчет, подготовленный руководством компании для представления финансовой деятельности компании за определенный период (квартал, шесть месяцев или год).Эти отчеты, которые включают балансовый отчет, отчет о прибылях и убытках, движение денежных средств и отчет о капитале акционеров, должны быть подготовлены в соответствии с предписанными и стандартизированными стандартами бухгалтерского учета для обеспечения единообразия отчетности на всех уровнях. Читать дальше, возможно, вы не поймете влияние всего этого. записи.
Заключение
Ваучеры журнала
– это начало записи любой безналичной операции. Они оказывают существенное влияние на прибыль или убытки организации.Однако эти записи служат цели учета по методу начисления. Учет по методу начисления – это метод учета, который мгновенно регистрирует доходы и расходы после совершения операции, независимо от того, когда платеж получен или произведен. подробнее об организации. Кроме того, эти операции игнорируются во время подготовки отчета о движении денежных средств. Отчет о движении денежных средств – это отчет в финансовом учете, в котором содержится подробная информация о полученных денежных средствах и оттоке денежных средств компании в течение определенного рассматриваемого отчетного периода из различных источников. деятельность i.д., операционная деятельность, инвестиционная деятельность и финансовая деятельность. подробнее.
Рекомендуемые статьи
Эта статья была руководством по купону на журнал и его значению. Здесь мы обсуждаем цель, особенности, пример ваучера журнала, а также его использование, преимущества, недостатки и отличия от записей журнала. Вы можете узнать больше о финансировании из следующих статей –
Нотариальные услуги от Bank of America
Что такое нотариус?
Нотариус – это лицо, которое было признано правительством штата как способное выступать в качестве объективного свидетеля и предоставлять нотариальные заверения.Нотариальное заверение, как правило, представляет собой заверение государственного нотариуса в том, что подпись документа является подлинной, что подписавший действовал без принуждения и что подписавший намеревался, чтобы условия документа были в полной силе.
Что нужно для нотариального заверения?
Большинство запросов на нотариальное заверение связано с подписанием документов. Во всех случаях все подписывающие лица и любой требуемый свидетель (-и) должны присутствовать у нотариуса для нотариального заверения. Вы также должны будете принести допустимое удостоверение личности, как того требует ваш штат.Обязательно принесите все страницы нотариально заверенного документа (мы рекомендуем вам не подписывать и не датировать документ перед посещением финансового центра, потому что некоторые документы должны быть подписаны и датированы в присутствии нотариуса).
Как заверить документ?
Следующие шаги для нотариального заверения определяются штатом, а не – Bank of America. Нотариус:
Требовать, чтобы все подписывающие стороны / свидетели присутствовали лично.
Изучить документ на полноту и убедиться, что все страницы включены. es)
Выполните устное подтверждение
Заполните нотариальное свидетельство
Запишите нотариальное действие в своем журнале (в соответствии с требованиями штата)
Какие формы удостоверения личности приемлемы для получения нотариального заверения?
Допустимые формы удостоверения личности в большинстве штатов:
Водительское удостоверение, выданное государством
Удостоверение личности, выданное штатом
U.S. военный билет
Паспорт США (выдается Государственным департаментом США)
Идентификационный номер правительства штата, округа или местного самоуправления
В некоторых штатах допустимое удостоверение личности может также включать грин-карту, заграничный паспорт или официальные водительские права оформлен в Мексике или Канаде.
Какие причины могут помешать нотариусу нотариально заверить мой документ?
Нотариус может быть не в состоянии завершить нотариальное заверение, если:
Все подписывающие лица / свидетели (-и) не присутствуют лично у нотариуса
В документе отсутствуют страницы или пробелы, которые влияют на намерение документ
Подписавшая сторона не может предъявить удостоверение личности или не известна лично нотариусу (нотариусы штата Калифорния обязаны получать удостоверение личности во всех случаях)
Нотариус считает, что изменения в документ могут быть внесены после его подписания
В документе нет нотариального сертификата, и подписывающая сторона не может сказать, какой нотариальный акт требуется
Подписавшая сторона и нотариус не могут общаться друг с другом
Нотариус считает, что подписавшая сторона не понимает цели или последствий подписания
Для некоторых нотариальных запросов, которые связаны со сложными правилами или незнакомыми нотариальными типами, или в связи с другими рабочими обязанностями, нотариус может порекомендовать вам получить дополнительную консультацию Обратитесь к другим поставщикам нотариальных услуг или юрисконсульту.
Есть ли плата за нотариальные услуги?
Нет. Банк Америки не взимает плату за нотариальные услуги.
Следует ли мне подписать или поставить дату на нотариально заверяемом документе перед визитом к нотариусу?
Нет. Мы рекомендуем вам не подписывать и не датировать какие-либо документы до встречи с нотариусом, так как некоторые документы необходимо подписывать в присутствии нотариуса.
Будет ли Bank of America предоставлять свидетелей (при необходимости) для нотариального заверения?
В некоторых случаях сотрудник банка может выступать в качестве свидетеля.В некоторых случаях может потребоваться независимый свидетель, не являющийся аффилированным лицом банка. По этим причинам мы рекомендуем вам принести любого необходимого небанковского независимого свидетеля для нотариального заверения.
Внедрение технологий электронной подписи | Национальный архив
Руководство по ведению документации для агентств, внедряющих технологии электронной подписи
18 октября 2000 г. *
1.0 Краткое содержание
Решения агентства относительно надлежащего документирования программных функций, его методологий оценки рисков и методов управления записями являются важными и взаимосвязанными аспектами инициативы электронной подписи.В данном руководстве более подробно рассматриваются следующие ключевые моменты:
Агентства должны учитывать требования к ведению документации при внедрении Закона об устранении государственного документооборота (GPEA). (См .: Раздел 2.0)
Если необходимо сохранить запись с электронной подписью, будь то в течение ограниченного периода времени или постоянно, то агентству необходимо обеспечить ее надежность с течением времени. (См .: Раздел 4.0)
Существуют различные подходы к обеспечению надежности записей с электронной подписью. (см .: раздел 4.3)
Информационные системы, которые агентства используют для выполнения требований GPEA к электронной подписи, будут создавать новые записи или дополнять существующие записи. (См .: Раздел 5.1.)
Агентства определяют, какие записи электронной подписи следует сохранить, исходя из своих операционных потребностей и восприятия риска. (См .: Раздел 5.2)
Агентства не имеют права распоряжаться записями без утвержденного разрешения на распоряжение записями от Национального управления архивов и документации (NARA). (См .: Раздел 2.0)
Агентства должны разработать графики записей с предлагаемыми сроками хранения новых записей для проверки NARA. Возможно, потребуется изменить полномочия по удалению записей для существующих записей. (см .: разделы 5.1 и 5.4)
Записи с электронной подписью, подтверждающие законные права, и записи с электронной подписью, которые должны храниться постоянно, требуют особого внимания. (См .: разделы 5.5 и 5.6)
Когда агентства используют сторонних подрядчиков, они могут использовать определенный язык контрактов, чтобы обеспечить соблюдение требований к управлению записями. (См .: Раздел 5.3)
2.0 Введение
Закон об упразднении государственного документооборота (GPEA, Pub. L. 105-277) требует, чтобы федеральные агентства, когда это практически возможно, использовали электронные формы, электронную регистрацию и электронные подписи для ведения официальных дел с общественностью к 2003 году. При этом агентства создаст записи с деловой, юридической и, в некоторых случаях, исторической ценностью. В этом руководстве основное внимание уделяется вопросам управления записями, включая записи, созданные с использованием технологии электронной подписи.Он дополняет руководство Управления управления и бюджета (OMB) для агентств, реализующих GPEA, а также другие руководства Национального управления архивов и документации (NARA).
Программа управления звуковыми записями является неотъемлемой частью стандартных деловых операций агентства. Агентства должны учитывать требования к управлению записями при внедрении GPEA или всякий раз, когда они проектируют или дополняют электронную информационную систему. Федеральные агентства требуются в соответствии с Законом о федеральной отчетности (44 U.S.C. 3101) для «создания и сохранения записей, содержащих адекватную и надлежащую документацию об организации, функциях, политике, решениях, процедурах и основных операциях агентства». Это требование распространяется и на электронные записи. Агентства, которые не соблюдают последовательно стандартные методы управления записями, рискуют не иметь записей, на которые можно было бы положиться в ходе последующих деловых операций или действий.
Это руководство предназначено как для специалистов по информационным технологиям (ИТ), которые устанавливают системы электронной подписи и которые могут быть не знакомы с последствиями управления записями, так и для персонала агентства, занимающегося управлением записями.Хорошие ИТ-практики дополняют или параллельны хорошим методам управления записями. В системах, реализованных в результате GPEA, требования к управлению записями сформируют ядро требований к ИТ-системе. При внедрении технологий электронной подписи ИТ-специалисты должны знать, что подписи являются неотъемлемой частью записи. Если запись необходимо сохранить, будь то в течение ограниченного периода времени или постоянно, то агентству необходимо обеспечить надежность записи с электронной подписью с течением времени.
Архивариус Соединенных Штатов должен утвердить распоряжение федеральными архивами с помощью утвержденного NARA органа по распоряжению документами или графика контроля архивов, прежде чем агентства смогут их уничтожить. (44 USC 3303a (а)). Новые информационные системы или серии записей, которые не были запланированы (т. Е. Не имеют полномочий по удалению записей), должны быть оценены NARA. Персоналу агентства по управлению записями следует связаться с NARA, чтобы начать процесс планирования. Дополнительная информация о планировании записей и руководстве по управлению записями NARA доступна на веб-сайте NARA и в публикациях NARA.См. Приложение B для получения дополнительной информации о программах и услугах NARA по управлению записями.
В этом руководстве обсуждаются принципы управления записями, которые применяются к технологии электронной подписи в целом. Электронные подписи могут быть выполнены с помощью нескольких различных технологий, таких как персональный идентификационный номер (PIN), цифровые подписи, смарт-карты и биометрия. Если необходимы дополнительные руководства по управлению записями, относящиеся к конкретной технологии, NARA будет работать с агентствами над их разработкой.
Это руководство не касается , а не вопросов управления записями, связанных с электронными информационными системами, используемыми для генерации электронных подписей. Эти вопросы рассматриваются в других руководящих документах NARA. Это руководство также не касается вопросов, связанных с Законом о свободе информации (FOIA) и Законом о конфиденциальности, которые входят в компетенцию Министерства юстиции и Управления управления и бюджета, соответственно.
3.0 Фон
3.1 записи жизненного цикла по сравнению с жизненным циклом разработки системы
Термины «жизненный цикл записей» и «жизненный цикл разработки системы» являются важными понятиями, которые иногда путают при обсуждении информационных технологий и управления записями.
Жизненный цикл записей : Жизненный цикл записей – это продолжительность жизни записи от ее создания или получения до ее окончательного удаления. Обычно он описывается в три этапа: создание, обслуживание и использование, а также окончательная утилизация.Большая часть этого руководства касается этапа создания, поскольку запись электронной подписи создается на первом этапе жизненного цикла записи. Второй этап, обслуживание и использование, – это часть жизненного цикла записей, в которой запись либо поддерживается в агентстве во время активного использования, либо поддерживается в автономном режиме, когда использование менее частое. Заключительный этап жизненного цикла записи – это размещение, которое описывает окончательную судьбу записи. Федеральные записи классифицируются как имеющие статус «временного» или «постоянного».Временные записи хранятся агентствами в течение определенных периодов времени, прежде чем они будут уничтожены или удалены. Постоянные записи сначала хранятся в агентствах, а затем по закону передаются NARA. Записи с электронной подписью могут быть временными или постоянными. Возможное удаление записей с электронной подписью является предметом переговоров между агентством и NARA, но агентства не имеют права удалять записи без разрешения NARA.
Жизненный цикл разработки системы : «Жизненный цикл разработки системы» описывает фазы разработки электронной информационной системы.Эти этапы обычно включают в себя запуск, определение, проектирование, разработку, развертывание, эксплуатацию, обслуживание, улучшение и вывод из эксплуатации. Важным шагом на нескольких этапах является определение, разработка и уточнение модели данных, которая включает обработку записей, которые создаются или управляются. Информационные системы, разработанные в соответствии с методологиями разработки систем, включая те, которые агентства используют для реализации требований GPEA к электронной подписи, будут создавать новые записи или дополнять существующие записи.
Жизненный цикл записей часто превышает жизненный цикл разработки системы. В этом случае агентству необходимо хранить запись в течение периода времени, превышающего срок службы электронной информационной системы, сгенерировавшей электронную подпись. Это создает особые проблемы, такие как поддержание надежности записи при переходе с одной системы на другую.
4.0 Надежные записи
4.1 Характеристики достоверных записей
Надежность, подлинность, целостность и удобство использования – это характеристики, используемые для описания достоверных записей с точки зрения управления записями.Агентству необходимо учитывать эти характеристики при планировании внедрения технологии электронной подписи, чтобы соответствовать своим внутренним деловым и юридическим потребностям, а также внешним нормативным актам или требованиям. Степень усилий, затрачиваемых агентством на достижение этих характеристик, зависит от бизнес-потребностей агентства или восприятия риска. (См. Раздел 5.2 для обсуждения оценки риска.) Для транзакций, которые имеют решающее значение для бизнес-потребностей агентства, может потребоваться более высокий уровень уверенности в том, что они надежны, аутентичны, поддерживают целостность и пригодны для использования, чем транзакции менее критической важности.Чтобы узнать, заслуживают ли записи доверия с юридической точки зрения, обратитесь в офис главного юрисконсульта.
Надежность : Надежная запись – это такая запись, содержанию которой можно доверять как полному и точному представлению транзакций, действий или фактов, которые она подтверждает, и на которые можно полагаться в ходе последующих транзакций или действий.
Подлинность : Подлинная запись – это такая запись, которая доказана как то, чем она задумывается, и была создана или отправлена лицом, которое якобы создало и отправило ее.
Запись должна создаваться в момент совершения операции или инцидента, к которому она относится, или вскоре после этого лицами, непосредственно знакомыми с фактами, или инструментами, обычно используемыми в бизнесе для проведения операции.
Чтобы продемонстрировать подлинность записей, агентства должны внедрять и документировать политики и процедуры, которые контролируют создание, передачу, получение и ведение записей, чтобы гарантировать, что создатели записей авторизованы и идентифицированы, и что записи защищены от несанкционированного добавления, удаления и изменение.
Целостность : Под целостностью записи понимается ее полнота и неизменность.
Необходимо, чтобы запись была защищена от изменения без соответствующего разрешения. В политиках и процедурах управления записями следует указывать, какие, если таковые имеются, добавления или аннотации могут быть внесены в запись после ее создания, при каких обстоятельствах могут быть разрешены добавления или аннотации и кто уполномочен делать их. Любые разрешенные примечания или дополнения к записи, сделанные после ее завершения, должны быть явно обозначены как примечания или дополнения.
Другой аспект целостности – структурная целостность записи. Структура записи, то есть ее физический и логический формат и отношения между элементами данных, составляющими запись, должны оставаться физически или логически неизменными. Несоблюдение структурной целостности записи может снизить ее надежность и подлинность.
Удобство использования : Полезная запись – это запись, которую можно найти, извлечь, представить и интерпретировать. При любом последующем извлечении и использовании запись должна иметь возможность напрямую связываться с деловой деятельностью или транзакцией, которая ее породила.Должна быть возможность идентифицировать запись в контексте более широкой деловой деятельности и функций. Следует поддерживать связи между записями, которые документируют последовательность действий. Эти контекстные связи записей должны нести информацию, необходимую для понимания транзакции, которая их создавала и использовала.
4.2 Сохранение достоверных записей
Для того, чтобы запись оставалась надежной, аутентичной, сохранялась целостность и могла использоваться до тех пор, пока эта запись необходима, необходимо сохранить ее содержание, контекст, а иногда и структуру.Надежная запись сохраняет фактическое содержимое самой записи и информацию о записи, относящуюся к контексту, в котором она была создана и использована. Конкретная контекстная информация будет варьироваться в зависимости от деловых, юридических и нормативных требований деловой активности (например, выдачи разрешений на землепользование на федеральных землях). Также может потребоваться сохранить структуру или расположение его частей. Несохранение структуры записи нарушит ее структурную целостность.Это, в свою очередь, может подорвать надежность и подлинность записи.
При работе с сохранением содержимого, контекста и структуры записей, которые дополняются электронными подписями, следует учитывать особые требования:
Содержимое: электронная подпись или подписи в записи являются частью содержимого. Они указывают, кто подписал запись и одобрил ли этот человек содержание записи. Множественные подписи могут указывать на первоначальное одобрение и последующие согласования.Подписи часто сопровождаются датами и другими идентификаторами, такими как организация или должность. Все это является частью содержания записи и должно быть сохранено. Отсутствие этой информации серьезно влияет на надежность и подлинность документа.
Контекст: некоторые технологии электронной подписи полагаются на отдельные идентификаторы, которые не встроены в содержимое записи, пути доверия и другие средства для создания и проверки действительности электронной подписи (см. Раздел 5.1). Эта информация находится за пределами содержимого записи , но, тем не менее, важна для контекста записи , поскольку она обеспечивает дополнительное свидетельство в поддержку надежности и подлинности записи. Отсутствие этих контекстных записей серьезно влияет на способность проверять достоверность подписанного контента.
Структура: Сохранение структуры записи означает, что ее физический и логический формат и отношения между элементами данных, составляющими запись, остаются физически и логически неизменными.Агентство может определить, что необходимо сохранить структуру электронной подписи. В этом случае необходимо сохранить аппаратное и программное обеспечение, создавшее подпись (например, микросхемы или алгоритмы шифрования), чтобы можно было повторно подтвердить полную запись в более позднее время по мере необходимости.
4.3 Какие подходы имеются у агентств для обеспечения надежности документов с электронной подписью с течением времени?
Существуют различные подходы, которые агентства могут использовать для обеспечения надежности электронных подписанных записей с течением времени. Агентства выберут подход, который будет для них практичным и будет соответствовать потребностям их бизнеса и оценке рисков. Ниже обсуждаются два различных подхода, которые использовали агентства.
Один подход : Агентство может по своему усмотрению вести соответствующую документацию о действительности записей, такую как записи проверки доверия, собранные во время или почти во время подписания записи. Этот подход требует, чтобы агентства сохраняли контекстную информацию для адекватного документирования процессов, имевших место на момент электронной подписи записи, а также самой записи с электронной подписью.Дополнительная контекстная информация должна храниться до тех пор, пока сохраняется запись с электронной подписью. Таким образом, агентство сохраняет действительность подписи и отвечает требованиям к документации, сохраняя контекстную информацию, которая документировала действительность электронной подписи на момент подписания записи.
Поддержание надлежащей документации о действительности, собранной во время или почти во время подписания записи, может быть предпочтительным для записей, которые имеют постоянное или долгосрочное хранение, поскольку они менее зависят от технологии и их гораздо легче поддерживать по мере развития технологий с течением времени.Однако при использовании этого подхода имя подписи может оставаться нечитаемым с течением времени из-за побитового ухудшения записи или в результате технологического устаревания. Агентства должны гарантировать, что для постоянных записей напечатанное имя подписавшего и дата выполнения подписи были включены как часть любой удобочитаемой формы (такой как электронный дисплей или распечатка) электронной записи.
Другой подход : Агентство может сохранить возможность повторной проверки цифровых подписей.Подход к повторной проверке требует, чтобы агентства сохраняли возможность повторной проверки цифровой подписи вместе с самой записью с электронной подписью. Информация, необходимая для повторной проверки (т. Е. Открытый ключ, используемый для проверки подписи, сертификат, связанный с этим ключом, и список отозванных сертификатов из центра сертификации, который соответствует времени подписания), должна храниться до тех пор, пока в цифровом виде -подписанная запись сохраняется. Как контекстная, так и структурная информация записи должна быть сохранена, как описано в Разделе 4.2.
Этот подход потенциально более обременительный, особенно для записей с цифровой подписью, требующих длительного хранения, из-за проблем, связанных с устареванием оборудования и программного обеспечения. Если агентство выбирает этот подход для постоянных записей, оно должно связаться с NARA, чтобы обсудить, что им нужно сделать для передачи записей в NARA. Как и в первом подходе, агентство должно обеспечить, чтобы напечатанное имя лица, подписавшего в электронном виде, и дата выполнения подписи были включены в любую удобочитаемую форму (например, электронный дисплей или распечатку) электронной записи.
Особые соображения в отношении записей, подтверждающих юридические права, и записей, которые должны храниться постоянно, обсуждаются в разделах 5.5 и 5.6, соответственно.
Сохранение авторских прав:
Независимо от подхода, используемого агентством, должна быть реализована определенная форма технических услуг по предотвращению отказа от авторства для защиты надежности, подлинности, целостности и удобства использования, а также конфиденциальности и законного использования информации с электронной подписью.Фиксация авторства – одна из важнейших услуг безопасности в вычислительных средах, которая в основном применяется в системах обработки сообщений и электронной коммерции. Услуги по предотвращению отказа от авторства, которые используются в электронной коммерции, также могут использоваться для проверки надежности записей с электронной подписью. Сервисы неотказуемости предоставляют неопровержимые доказательства того, что действие имело место. Службы защищают одну сторону транзакции (например, электронное подписание записи) от отказа другой стороной о том, что произошло конкретное событие или действие.Услуги также обеспечивают гарантии, которые защищают все стороны от ложных утверждений о том, что запись была подделана или не была отправлена или получена.
Существует несколько структур для предотвращения отказа от авторства, и агентства выберут те, которые соответствуют их потребностям. Одной из возможных рамок является модель неотказуемости ISO (Международной организации по стандартизации) («Сохранение авторства – Часть 1: Общая модель», ISO / IEC JTC1 / SC27 N1503, ноябрь 1996 г .; «Сохранение авторства – Часть 2: Использование симметричных методов», ISO / IEC JTC1 / SC27 N1505, ноябрь 1996 г.).Основные элементы модели ISO перечислены ниже:
Доказательства происхождения сообщения и проверка : Это показывает, что отправитель создал сообщение (запись с электронной подписью). Отправитель (лицо, подписывающее запись в электронном виде) должен создать сертификат подтверждения происхождения с помощью службы предотвращения отказа от авторства. Запись с электронной подписью может быть отправлена другой стороне (получателю записи с электронной подписью или другому заявлению для дальнейшей обработки) с помощью службы доставки без отказа от авторства.Получатель должен хранить это свидетельство, используя службу хранения без отказа от авторства. В случае разногласий отправитель может позже получить эти доказательства.
Доказательство получения сообщения : Это доказывает, что сообщение (запись с электронной подписью) было доставлено. Получатель должен создать и отправить сертификат подтверждения получения, используя службу центра доставки без отказа от авторства. Отправитель получает это свидетельство и сохраняет его, используя службу хранения без возможности отказа от авторства; позже его можно будет восстановить, если возникнет спор.
Отметка времени транзакции : Эта отметка времени генерируется службой фиксации авторства как часть свидетельства того, что событие или действие имели место.
Долгосрочное хранилище : используется для хранения сертификатов происхождения и получения. В случае спора судья использует это хранилище для получения доказательств. В зависимости от длины хранилища может потребоваться решить проблемы миграции программного и аппаратного обеспечения в рамках проектирования этого объекта.
Судья : Судья используется для урегулирования споров на основе хранимых доказательств, если отправитель или получатель документов с электронной подписью предъявляет ложные требования.
Изменено по: Орфали, Роберт, Харки, Дэн и Джери Эдвардс. Руководство по выживанию клиент-сервер. John Wiley & Sons: Нью-Йорк, 1999, стр. 144.
4.4 Какие шаги должны предпринять агентства, чтобы обеспечить надежность документов, подписанных электронным способом?
Для создания достоверных записей с электронными подписями агентству необходимо:
Создавайте и поддерживайте документацию систем, используемых для создания записей, содержащих электронные подписи.
Убедитесь, что записи, содержащие электронные подписи, создаются и хранятся в безопасной среде, которая защищает записи от несанкционированного изменения или уничтожения.
Внедрить стандартные рабочие процедуры для создания, использования и управления записями, содержащими электронные подписи, и вести соответствующую письменную документацию по этим процедурам.
Создавайте и поддерживайте записи в соответствии с этими задокументированными стандартными рабочими процедурами.
Обучить персонал агентства стандартным рабочим процедурам.
Получите от NARA официальные полномочия по удалению как записей, содержащих электронные подписи, так и связанных с ними записей, которые необходимы для достоверных записей (см. Раздел 4.0). (Наличие официальных органов распоряжения поможет агентству, когда оно столкнется с требованиями предоставить записи, которые, согласно данным властям, были уничтожены.)
5.0 Прочие вопросы управления записями
5.1 Какие новые записи могут быть созданы с помощью технологии электронной подписи? Решения агентства о принятии или создании записей с электронной подписью порождают новые типы связанных записей. Агентства должны идентифицировать содержание, контекст и структуру записей с помощью электронных подписей и определять, что им нужно будет сохранить, чтобы иметь достоверные записи для целей агентства. Следующий список включает многие записи, которые могут быть связаны с инициативой электронной подписи.Эти записи должны быть запланированы (иметь утвержденные органы по удалению от NARA) в соответствии с электронно-подписанными записями, к которым они относятся.
Документация, удостоверяющая личность : Информация, которую агентство использует для идентификации и аутентификации конкретного человека в качестве источника записи с электронной подписью. Примерами этого могут быть пин-код или цифровой сертификат, присвоенный физическому лицу. Эта информация может быть передана физическим лицам посредством письменной корреспонденции и не обязательно должна отображаться в записях с электронной подписью.В зависимости от способа реализации это либо контент , либо контекст .
Электронные подписи : метод подписи электронного документа, который идентифицирует и аутентифицирует конкретное лицо как источник сообщения и указывает на то, что это лицо одобряет информацию, содержащуюся в электронном сообщении. Электронная подпись может быть встроена в содержимое записи или может храниться отдельно.
Если технология электронной подписи отделяет подпись от остальной части записи, она должна быть каким-то образом связана и зафиксирована в системе ведения записей, чтобы сохранить полное содержание записи.
Записи проверки доверия : Записи, которые агентство считает необходимыми для документирования того, когда и как была проверена подлинность подписи. Примером этого может быть протокол онлайн-статуса сертификата (OCSP) или другой ответ от сервера центра сертификации. Это контекстная информация .
Сертификаты : Электронный документ, который связывает подтвержденную личность с открытым ключом, который используется для проверки цифровой подписи в реализациях инфраструктуры открытого ключа.Это контекстная информация .
Список отозванных сертификатов : В реализациях инфраструктуры открытых ключей – список сертификатов, отозванных центром сертификации в определенное время. Когда центр сертификации помещает сертификат в список отзыва, приложение агентства может отклонить цифровую подпись. Это контекстная информация .
Пути доверия : В реализациях инфраструктуры открытых ключей – цепочка сертификатов доверенных третьих сторон между сторонами транзакции, которая заканчивается выдачей сертификата, которому доверяет доверяющая сторона.Путь доверия – это одни из данных, необходимых для проверки полученной цифровой подписи. Это контекстная информация .
Политика сертификатов : В реализациях инфраструктуры открытых ключей – набор правил, определяющих применимость сертификата к определенному сообществу и / или классу приложений с общими требованиями безопасности. Это контекстная информация .
Положения о практике сертификации : В реализациях инфраструктуры открытых ключей, практические положения сертификационного органа по выдаче сертификатов.Это контекстная информация .
Алгоритмы хеширования / шифрования / подписи : Программное обеспечение для создания вычислительных вычислений, используемых для создания или проверки цифровых подписей. Это структура , информация .
5.2 Как агентства определяют, какие из этих записей электронной подписи следует сохранить?
Агентства устанавливают методы управления записями на основе своих операционных потребностей и восприятия рисков. Операционные потребности определяются на основе подхода к обеспечению надежности электронных подписанных записей с течением времени (см. Раздел 4.3). Оценка риска и снижение риска, наряду с другими методологиями, используются для установления требований к документации для деятельности агентства. При оценке риска следует учитывать возможные последствия утраченных или невосстановимых записей, включая юридический риск и финансовые затраты, связанные с потенциальными убытками, вероятность того, что произойдет событие, вызывающее ущерб, и затраты на принятие мер по смягчению последствий. Риск определяется здесь, с точки зрения NARA, как (1) риск оспаривания записей (например, юридическое оспаривание), которого можно ожидать в течение срока действия записи, и (2) степень, в которой агентство или граждане будут нести убытки, если надежность документов, подписанных электронным способом, не может быть надлежащим образом задокументирована.Оценка риска также может применяться к записям программ электронной подписи, чтобы определить уровень документации, необходимой для проверки подписи. Концепции надежности, подлинности, целостности и удобства использования, обсуждаемые в разделе 4.1, могут помочь агентствам установить критерии для типов записей, связанных с электронной подписью, которые они должны хранить для документирования своих программ.
5.3 Передача материалов записи электронной подписи от подрядчиков агентствам
Поскольку правительство начинает взаимодействовать с гражданами в электронном виде, агентства могут нанимать сторонних подрядчиков для интеграции технологии электронной подписи в свои бизнес-процессы.Примером может служить программа сертификатов доступа к электронным услугам (ACES) Администрации общих служб. Использование стороннего подрядчика не освобождает агентство от его обязанности предоставлять адекватную и надлежащую документацию материалов записи электронной подписи. Когда агентства используют сторонних подрядчиков, они могут использовать определенный язык контрактов, чтобы обеспечить соблюдение требований к управлению записями. Агентствам может потребоваться принять специальные меры для получения материалов записи с электронной подписью от третьих сторон или обеспечить соблюдение третьими сторонами требований к хранению записей.
5.4 Когда агентство должно изменить свой график записей, чтобы включить записи с электронной подписью?
Расписания записей – это бизнес-правила, которые описывают типы записей, которые производит агентство, и сроки хранения этих записей. Графики записи необходимо изменить, когда:
Создается
новая запись, такая как перечисленные в Разделе 5.1;
агентство определяет, что включение электронной подписи в запись приведет к изменению срока хранения этой записи;
включение электронной подписи и / или связанные с этим параллельные изменения в рабочем процессе существенно меняют характер записи.
NARA предоставит сотрудникам архивов агентства конкретные рекомендации по составлению расписания. Если агентство применяет технологию электронной подписи к записям, для которых запланировано постоянное хранение, обратитесь в NARA.
5.5 Особые соображения, касающиеся долгосрочных записей с электронной подписью, защищающих законные права.
При внедрении технологии электронной подписи агентства должны уделять особое внимание использованию электронных подписей в электронных записях, сохраняющих законные права.Поскольку долгосрочные временные и постоянные записи с электронной подписью имеют больший срок службы, чем типичные циклы устаревания программного обеспечения, практически наверняка агентствам придется перенести эти записи на более новые версии программного обеспечения для сохранения доступа. Процесс миграции программного обеспечения (в отличие от миграции носителя) может сделать недействительной цифровую подпись, встроенную в запись. Этот номер может отрицательно повлиять на способность агентства признать или обеспечить соблюдение законных прав, задокументированных в этих записях.
5.6 Требования NARA к постоянным записям с электронной подписью
Для постоянных записей агентства должны обеспечить, чтобы напечатанное имя электронной подписи, а также дата, когда была подписана, были включены как часть любой удобочитаемой формы (такой как электронный дисплей или распечатка) электронной записи. NARA требует этого, чтобы имя подписавшего сохранялось как часть записи.
Приложение A – Ключевые термины и определения
ПРИМЕЧАНИЕ: Многие из этих определений взяты из Льюиса Дж.Беллардо и Линн Леди Беллардо, сост., Глоссарий для архивистов, хранителей рукописей и менеджеров документации , Серия «Основы архивов» (Чикаго: Общество американских архивистов, , 1992). Самые последние определения см. В онлайн-глоссарии SAA, http://www.archivists.org/glossary/
Appraisal : процесс определения стоимости и, таким образом, распоряжения записями (т. Е. Их временное или постоянное назначение) на основе их текущего административного, юридического и финансового использования; их доказательная и информационная ценность; их расположение и состояние; их внутренняя ценность; и их отношение к другим записям.( Глоссарий Общества американских архивистов )
Подлинность : Подлинная запись – это такая запись, которая доказана как то, чем она задумывается, и была создана или отправлена лицом, которое претендует на создание и отправку.
Центр сертификации [CA] : Как часть инфраструктуры открытых ключей, центр в сети, который выдает и управляет учетными данными безопасности и открытыми ключами для шифрования и дешифрования сообщений.
Содержание : Информация, которую документ должен передать ( Глоссарий Общества американских архивистов, ).Слова, фразы, числа или символы, составляющие фактический текст записи, которые были созданы создателем записи.
Контекст : организационные, функциональные и операционные обстоятельства, в которых документы создаются и / или принимаются и используются ( Глоссарий Общества американских архивистов ). Размещение записей в более крупной системе классификации записей, обеспечивающей перекрестные ссылки на другие связанные записи.
Документация : 1.В архиве – создание или получение документов, свидетельствующих о создателе, событии или действии. 2. В электронных записях – организованный ряд описательных документов, объясняющих операционную систему и программное обеспечение, необходимые для использования и обслуживания файла, а также порядок, содержание и кодировку данных, которые он содержит. ( Глоссарий Общества американских архивистов )
Электронная подпись : технологически нейтральный термин, обозначающий различные методы подписи электронного сообщения, которые (а) идентифицируют и удостоверяют личность конкретного человека как источника электронного сообщения; и (b) указать, что такое лицо одобряет информацию, содержащуюся в электронном сообщении (определение из GPEA, Pub.Л. 105-277). Примеры технологий электронной подписи включают PIN-коды, идентификацию пользователей и пароли, цифровые подписи, цифровые подписи, а также аппаратные и биометрические токены.
Список общих записей : Список записей, регулирующий определенные серии записей, общих для нескольких или всех агентств или административных единиц корпорации ( Глоссарий Общества американских архивистов, ). Таблицы общих записей NARA (GRS) предоставляют полномочия по удалению временных административных записей, общих для нескольких или всех агентств федерального правительства.
Целостность : Под целостностью записи понимается ее полнота и неизменность.
Отсутствие отказа от авторства : Шаги, предпринятые агентством для обеспечения уверенности посредством использования контрольного журнала, что отправитель не может отрицать, что он является источником сообщения, и что получатель не может отрицать получение сообщения.
Протокол статуса онлайн-сертификата [OCSP] : проект протокола связи в Интернете рабочей группы IETF X.509 PKI, который полезен для определения текущего статуса цифрового сертификата без необходимости в списках отзыва сертификатов.
Инфраструктура открытого ключа [PKI] : ИТ-инфраструктура, которая позволяет пользователям в основном незащищенной общедоступной сети, такой как Интернет, безопасно и конфиденциально обмениваться данными с помощью пары общих и частных криптографических ключей, которые получают и передают через авторитет, которому доверяют.
Запись : Все книги, бумаги, карты, фотографии, машиносчитываемые материалы или другие документальные материалы, независимо от физической формы или характеристик, изготовленные или полученные агентством США.S. Правительство в соответствии с федеральным законом или в связи с ведением публичного бизнеса и сохраняется или подходит для сохранения этим агентством или его законным правопреемником в качестве доказательства организации, функций, политики, решений, процедур, операций или другой деятельности правительства. или из-за информативности содержащихся в них данных (44 USC 3301).
Система ведения документации : Ручная или автоматизированная система, в которой записи собираются, систематизируются и классифицируются для облегчения их сохранения, поиска, использования и удаления.
Список записей : Документ, описывающий записи агентства, организации или административного подразделения, устанавливающий расписание их жизненного цикла и предоставляющий разрешение на их удаление ( Глоссарий Общества американских архивистов ), т. Е. Внешнее хранение с последующим уничтожением или передачей в Национальный архив.
Серия записей : Файловые единицы или документы, организованные в соответствии с файловой системой или поддерживаемые как единое целое, потому что они являются результатом одного и того же процесса накопления или хранения, одной и той же функции или одной и той же деятельности; иметь определенную форму; или из-за каких-либо других отношений, возникающих в результате их создания, получения или использования.( Глоссарий Общества американских архивистов )
Надежность : Надежная запись – это такая запись, содержимому которой можно доверять как полному и точному представлению транзакций, действий или фактов, которые они подтверждают, и на которые можно полагаться в ходе последующих транзакций или действий.
Повторная проверка : повторное подтверждение процесса проверки ранее проверенной электронной подписи.
Структура : физический и логический формат записи и отношения между элементами данных.
Удобство использования : Полезная запись – это запись, которую можно найти, извлечь, представить и интерпретировать.
Проверка : процесс, с помощью которого подтверждается, что сообщение / запись было отправлено аутентифицированным пользователем сети, то есть тем, кто надлежащим образом установил свою личность в сети.
Приложение B – Дополнительная информация и помощь
В дополнение к руководству по политике, которое можно получить от сотрудника по документации агентства, должностных лиц по управлению информационными ресурсами, юрисконсульта и генерального инспектора, федеральным агентствам предоставляется помощь в управлении документами через несколько офисов и программ NARA.Агентства найдут самый последний список контактов и программ управления записями NARA, размещенный на веб-странице NARA Records Management.
Политика управления записями
и руководство также доступны на веб-сайте NARA. Ссылки на федеральные постановления, публикации по управлению документами, бюллетени NARA и другие ценные ресурсы доступны по адресу http://www.archives.gov/records-mgmt/policy/index.html. Персоналу агентства, который ищет актуальную информацию и помощь в решении вопросов, связанных с электронными записями, следует посетить сайт проекта Fast Track Guidance Development Project.). Проект Fast Track – это инициатива по предоставлению агентствам доступной информации в электронном виде, в то время как NARA продолжает разрабатывать более полные и долгосрочные решения.
Агентства также могут написать или позвонить для получения дополнительной информации:
Office of Records Services – Вашингтон, округ Колумбия, Modern Records Programs
Life Cycle Management Division, NWML
National Archives at College Park
8601 Adelphi Road
College Park, MD 20740-6001
301 837-1738
Отдел управления жизненным циклом принимает и рассматривает все запросы на удаление документации, подаваемые в NARA федеральными агентствами, и проводит обучение управлению документами, доступное для всех федеральных служащих.Подразделение состоит из шести рабочих групп, каждая из которых отвечает за определенные федеральные агентства. Такая структура связи гарантирует, что агентства смогут обсудить вопросы, связанные с их документами, с кем-то, кто знаком с их агентством и их документами. Доступен список рабочих групп и назначений агентств. Имеется расписание занятий по делопроизводству.
Офисы и программы агентства
за пределами Вашингтона, округ Колумбия, также могут связаться с персоналом по ведению документации в одном из региональных отделений службы документации NARA.Список этих объектов доступен в Интернете. Региональные отделения NARA также предлагают обучение управлению документами. Имеется расписание региональных занятий.
Агентства могут написать или позвонить для получения дополнительной информации о региональных службах документации NARA:
Office of Regional Records Services, NR
National Archives at College Park
8601 Adelphi Road
College Park, MD 20740-6001
301 837-2950
* Адреса и номера телефонов веб-сайтов были обновлены 14.11.02 в соответствии с бюллетенем NARA 2003-02.В Приложение А внесены дополнительные обновления 14.02.2006
Цепочка поставок – StatPearls
Определение / Введение
Цепочка поставок является наиболее важным процессом документирования доказательств. Необходимо убедиться в подлинности доказательств в суде, т. Е. В том, что это те же самые доказательства, которые были изъяты на месте преступления. Он всегда находился под присмотром лица, которому было поручено обращаться с ним, и никогда не оставался без вести пропавшим. Хотя это длительный процесс, он необходим для того, чтобы доказательства имели отношение к суду.Непрерывность хранения доказательств или хранения доказательств, а также их перемещение и местонахождение от точки обнаружения и извлечения (на месте преступления или от человека) до их транспортировки в лабораторию для исследования и до тех пор, пока это не будет разрешено. и допущенная к суду, известна как цепочка хранения или цепочка доказательств.
Проблемы, вызывающие озабоченность
Важность цепочки поставок
Цепочка поставок подтверждает целостность доказательства.[1] Ведется бумажный след, чтобы лица, которым предъявлялись доказательства в любой момент времени, могли быть быстро известны и при необходимости вызваны для дачи показаний в ходе судебного разбирательства.
Запись цепи доказательств должна вестись и устанавливаться в суде всякий раз, когда доказательства в качестве вещественного доказательства. [2] В противном случае доказательства могут быть неприемлемы в суде, что вызовет серьезные вопросы относительно их законности, целостности и проведенной экспертизы. [3] Цепочка хранения должна документировать каждую передачу с момента сбора доказательств от одного человека к другому, чтобы установить, что никто другой не мог получить доступ или обладать этими доказательствами без разрешения.Хотя количество переводов не ограничено, очень важно, чтобы это число было как можно меньше.
Доказательства требуют добросовестного обращения во избежание фальсификации. Считается, что цепочка поставок представляет собой последовательную документацию или след, который учитывает последовательность хранения, контроля, передачи, анализа и удаления физических или электронных доказательств. Цель состоит в том, чтобы установить, что доказательства имеют отношение к предполагаемому преступлению, были собраны с места происшествия и находились в исходном / неизменном состоянии, а не были подделаны или «подброшены» обманом, чтобы заставить кого-то казаться виновным.Цепочка поставок поддерживает целостность образца. Прослеживаемость записи контроля, передачи и анализа образцов указывает на прозрачность процедуры. [4]
Поддержание цепочки поставок имеет решающее значение в судебно-медицинской практике. [5] Этот этап документирования жизненно важен, потому что все, что делается для исследования и анализа доказательной выборки, должно быть санкционировано и зарегистрировано. Ответственность за это состояние лежит на каждом, кто с ним контактирует.Документация должна быть исчерпывающей и включать информацию об обстоятельствах сбора доказательств, лицах, которые обрабатывали доказательства, периоде опеки над доказательствами, условиях хранения при обработке и / или хранении доказательств, а также о том, как доказательства передаются последующим хранителям каждые время передачи (вместе с признаками лиц, участвующих на соответствующем этапе). Это не позволяет сотрудникам полиции и другим сотрудникам лабораторий / правоохранительных органов испортить доказательства или неправильно разместить доказательства, поскольку в конечном итоге их можно будет проследить до них, и они будут нести ответственность за то же самое.[6]
Клиническая значимость
Актуальность цепочки поставок Документация
Документация цепочки поставок служит трем основным целям; задавать соответствующие вопросы относительно доказательств в аналитическую лабораторию, вести учет цепочки поставок и задокументировать, что образец / доказательства обрабатывались только утвержденным персоналом и не были доступны для подделки до анализа.
Исследователь или лицо, ответственное за сбор доказательств, должны заполнить этикетки на контейнере / мешках для образцов и в формах цепочки поставок, чтобы можно было отслеживать образец.На каждой этикетке контейнера для образцов должен быть указан уникальный идентификационный код и другая важная информация, такая как место, дата и время сбора, имя и подпись лица, взявшего образец, а также подпись свидетелей. Жизненно важно, чтобы доказательства были надлежащим образом упакованы, чтобы избежать повреждений во время транспортировки, и должны быть предпочтительно запечатаны в пакеты с защитой от вскрытия / с защитой от вскрытия или с помощью лент с защитой от вскрытия.
К разным сумкам для вещественных доказательств должна прилагаться отдельная форма цепочки поставок.Форма цепочки поставок должна включать как минимум следующую информацию:
Уникальный идентификатор
Имя и подпись сборщика проб
Официальный адрес и контактный номер
Имя получателя
Адрес лаборатории
Подробная информация о каждом образце, в том числе:
Уникальный идентификатор и матрица
Дата и время сбора
Тип необходимого анализа
каждый
Подпись
участвует в цепочке владения с датой и временем
Дата и способ доставки
Разрешение на анализ образца
Любая другая информация об образце
Хранение доказательств
Каждый раз при изменении состава доказательств в бланке цепочки поставок необходимо указывать подпись, дату и время.Образец считается находящимся под стражей, если он фактически находится в физическом владении уполномоченного хранителя в безопасном месте без доступа посторонних лиц или любой возможности для подделки.
Пример цепочки поставок в случае обнаружения окровавленного плоского железного прута на месте убийства, изображенного в обычном тексте, выглядит следующим образом:
“Следователь Стив собирает железный прут, упаковывает его и передает судебному аналитику Джеку.Судебно-медицинский аналитик Джек анализирует железный стержень в лаборатории и собирает отпечатки пальцев и кровь с железного стержня. Затем Джек передает железный стержень и все собранные доказательства от железного стержня клерку, принимающему доказательства, Тому. Клерк по получению доказательств, Том, затем хранит доказательства в шкафчике для хранения улик. Том ведет учет всех, кто имел доступ к оригинальным уликам ».
В ходе судебного разбирательства, если защитник задает вопросы о цепочке доказательств, протоколы продемонстрируют, что железный стержень в хранилище доказательств такой же, как и железный прут, взятый на месте преступления.Тем не менее, если несоответствия сохраняются и обвинение не может доказать, у кого был железный прут в данный момент времени, тогда цепь считается разорванной, и защитник может обратиться в суд с ходатайством об аннулировании полученных доказательств.
Другие сценарии использования цепочки поставок
Помимо расследования на месте преступления, другие области, в которых также используется поддержание цепочки опеки, включают (но не ограничиваются):
Гражданский процесс
Тестирование спортсменов на допинг
Управление цепочкой поставщиков, e.g., чтобы улучшить отслеживаемость пищевых продуктов (чтобы гарантировать подлинность мяса, полученного из этичных источников), или гарантировать, что древесные продукты происходят из устойчиво управляемых лесных массивов
В исследованиях (с использованием животных), чтобы узнать, были ли животные этически созданы / получены или нет
В клинических испытаниях
В области истории, коллекции произведений искусства, чтобы узнать происхождение (временная шкала владения, хранения и / или местонахождения картины, документа или предмета) искусства / антиквариата)
Почтовые услуги; Целостность цепочки поставок
Закупка лекарств для исполнения
Изъятие контролируемого / запрещенного вещества
Изъятие денег / золотых украшений / других ценных предметов таможней, подоходным налогом или налоговыми органами
В случаях насилия и жестокого обращения
Цепочка сохранности особенно важна при отборе проб окружающей среды, который может помочь выявить загрязнение и может быть использован для установления ответственности.Лаборатории также должны быть осведомлены о других юридических последствиях, таких как цепочка поставок, показания экспертов и уместность научных доказательств [10].
Цепочка поставок при легальном тестировании на наркотики
Для тестирования наркотиков на злоупотребление с использованием образцов мочи важно, чтобы донор / спортсмен / спортсмен идентифицировал образец и чтобы емкость для мочи была запечатана (предпочтительно самостоятельно). Затем формы цепочки поставок должны быть подписаны донором / спортсменом, а затем лицом, взявшим образец.В случае отсутствия чувствительности пациента в отделении неотложной помощи медсестра, которая собирает образец мочи / крови, может идентифицировать его на месте пациента.
Соответствующая иллюстрация, изображенная профессором Амитавой Дасгуптой в « Американской ассоциации клинической химии» – Новости клинической лаборатории , выглядит следующим образом:
«Полицейский Рэмси забирает образец мочи, взятый у подозреваемого, и полицейский Фред транспортирует образец в лабораторию судебно-медицинской экспертизы / тестирования на наркотики.В лаборатории сотрудник, принимающий кейс, Пол получает образец, а ученый Дерек анализирует его и обнаруживает метаболит запрещенного вещества / лекарства. Ученый Дерек передает результат главному ученому Эвану, который подтверждает результат ».
Ramsey , Fred , Paul , Derek и Evan должны будут подписать форму цепочки поставок последовательно. Каждый из них должен будет дать показания, чтобы распознать и установить состояние образца во время его содержания под стражей, сохраняя при этом цепочку, что в конечном итоге докажет, что подозреваемый злоупотреблял запрещенным веществом.
Цепочка поставок при клинических / медицинских тестах на наркотики
Тест на наркотики в клинических условиях с использованием образцов мочи или крови обычно необходим в случаях поступления пациента с подозрением на передозировку в отделение неотложной помощи, за исключением случаев, когда результаты положительные, и пациент попал в аварию или в случаях, когда может закончиться судебным разбирательством. Скрининг на наркотики в образцах мочи обычно проводится с помощью иммуноанализов. [11] Аналитические методы подтверждают первоначальные результаты по запросу клинициста.
Результатом медицинского тестирования на наркотики является конфиденциальная информация. Даже если проверка на наркотики положительна, она не может служить доказательством против человека для дисциплинарного или уголовного преследования. Следовательно, цепочка поставок не требуется. Необходимо подтвердить результаты первичного положительного иммуноанализа, так как это может понадобиться в суде в качестве доказательства. В этих случаях важна цепочка поставок.
Заключение
Поддержание цепочки поставок должно рассматриваться как профессиональная и этическая ответственность лиц, ответственных за доказательства.Совершенно необходимо обеспечить надлежащее понимание важности и правильных процедур поддержания цепочки хранения доказательств среди лиц, занимающихся такими делами. Его часто игнорируют и придают очень мало значения как предположительно несущественную и простую процедуру.

Приложение N 20 / КонсультантПлюс

Журнал выдачи документов под роспись образец

Журнал регистрации входящих документов | Делопроизводство

Бумажный журнал регистрации входящих документов

Электронный журнал регистрации входящих документов

Регистрационные карточки в СЭД

Журнал приема, сдачи и выдачи ключей

Журнал

Передача авторских прав

Инструмент подачи цифровых журналов ASME

Передача авторских прав

SOS – Нотариальное руководство

Нотариальное руководство

Элементы нотариального заверения

Купон на журнал (значение, примеры) | Формат и использование

Журнал Ваучер Значение

Пояснение

Типы

Назначение

Характеристики

Пример формата журнального чека

# 1 – Закупка машин

# 2 – Резерв на покрытие неоплаченных расходов

Документы, необходимые для оформления отрывного листка

Использование и важность

Ваучер журнала и запись в журнале

Преимущества

Недостатки

Заключение

Рекомендуемые статьи

Нотариальные услуги от Bank of America

Внедрение технологий электронной подписи | Национальный архив

Руководство по ведению документации для агентств, внедряющих технологии электронной подписи

1.0 Краткое содержание

2.0 Введение

3.0 Фон

4.0 Надежные записи

5.0 Прочие вопросы управления записями

Приложение A – Ключевые термины и определения

Приложение B – Дополнительная информация и помощь

Цепочка поставок – StatPearls

Определение / Введение

Проблемы, вызывающие озабоченность

Клиническая значимость

Добавить комментарий Отменить ответ