Содержание

Журнал учета выдачи трудовых книжек на руки работникам

Журнал учета выдачи трудовых книжек на руки работникам предназначен для регистрации факта выдачи работникам трудовой книжки в целях обязательного социального страхования (обеспечения).

Обязанность выдать трудовую книжку работнику для оформления пенсии закреплена в Трудовом кодексе (статья 62).

С 1 января 2015 г. по письменному заявлению сотрудника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней выдать ему трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения).


Для получения трудовой книжки работник должен написать заявление. Пример такого заявления предлагает журнал “Справочник кадровика”:

Вид основного раздела журнала:


Трудовой кодекс Российской Федерации, Глава 10 Статья 62

Выдача документов, связанных с работой, и их копий
(в ред. Федерального закона от 21.07.2014 N 216-ФЗ)

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.

Контрольная пломба

Журнал опломбирован номерной индикаторной голографической пломбой.

Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба – уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.


Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

Нормативные материалы:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

Полезная информация:

Семинары по теме:

Журнал учета трудовых книжек – правила сшивания 2020-2021

Требования к ведению журнала учета трудовых книжек (законодательная база)

 Процедуре учета и сохранения трудовых книжек посвящен раздел 6 (пункты с 40 по 44) Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 (далее — Правила). Согласно этим нормам, в организациях должны вестись:

  • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • книга учета движения книжек сотрудников.

Приходно-расходная книга, согласно п. 41 Правил, заводится для фиксации операций с бланками, книга движения — для регистрации операций с трудовыми книжками штатных сотрудников при их приеме, увольнении и в процессе трудовой деятельности в организации. Поскольку трудовые книжки, бланки книжек и их приложения хранятся на предприятии как документация строгой отчетности, рассматриваемый нормативный акт уделяет особое внимание порядку ведения журналов учета трудовых книжек.

Как прошить журнал учета

Формы журналов учета установлены приложениями № 2 и № 3 к постановлению Минтруда «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10 октября 2003 года № 69. Журналы можно как купить в специализированных или книжных магазинах, так и изготовить самостоятельно. При этом нужно учитывать требования п. 41 Правил, согласно которым журналы учета должны быть пронумерованы, прошиты, удостоверены подписью руководителя организации, а также опечатаны сургучом или пломбой.

Для того чтобы прошить книгу учета, потребуются:

  • шило;
  • иголка;
  • крепкие нитки;
  • клей;
  • лист бумаги.

При сшивании журнала следует руководствоваться рекомендациями приказа Росархива от 23 декабря 2009 года № 76 и ГОСТ Р 7.0.8-2013. Несмотря на то что порядок прошивки документов является рекомендательным, его выполнение позволяет оформить журналы оптимально с точки зрения кадрового делопроизводства.

При оформлении в соответствии с приложением № 24 приказа № 76 заранее пронумерованные листы прокалываются шилом насквозь по одной линии в трех местах со стороны переплета. Нитки протягиваются в образовавшиеся отверстия и завязываются на узел. Концы нитки подклеиваются к последнему листу книги учета при помощи стикера, на котором должно быть уведомление о том, что сшито, пронумеровано и заверено печатью столько-то (указывается общее число листов в подшивке) листов. Руководитель компании ставит свою подпись на сшивке. Принципиальным отличием требований к сшивке журнала учета трудовых книжек от правил сшивания большинства журналов учета в кадровом делопроизводстве является необходимость скрепления места прошивки журнала сургучной печатью или пломбой.

Опломбирование журнала учета

Пломба — это металлическая пластинка или небольшой кусочек иного пластичного состава. Опломбирование журналов учета позволяет избежать подмены листов книги или их фальсификации.

Законодательных требований к пломбе, которой надлежит скреплять журнал учета, не определено. Вместе с тем существует межгосударственный стандарт ГОСТ 31282-2004, устанавливающий ряд требований, которым должны отвечать пломбы:

  • возможность индивидуальной идентификации;
  • разовое действие;
  • защита от неразрешенного доступа;
  • индикация вскрытия.

Для целей пломбирования журналов учета могут подойти любые пломбировочные устройства, соответствующие требованиям ГОСТ 31282-2004. Наибольшую популярность получили пломбы-наклейки с индикацией вскрытия и портативные пломбираторы для свинцовых или пластиковых пломб. В любом случае важно помнить, что для признания журнала учета опломбированным номер пломбы должен быть вписан в соответствующую графу журнала.

Как опечатать журнал учета сургучом

Второй вариант фиксации сшивки журнала учета, который устанавливает постановление Правительства № 225, — сургучная печать. Самый простой способ опечатать книгу подобным образом — обратиться в ближайшее почтовое отделение. Как правило, сотрудники почты не отказывают в такой просьбе, после чего работодатель получает сургучную печать с названием города и датой опечатывания. Однако в настоящее время почтовые отделения почти отказались от сургуча, заменяя его иными материалами, тогда как постановлением № 225 никаких других материалов для печати, кроме сургуча, не предусмотрено.

Другой способ, позволяющий использовать для опечатывания сургуч, — заказ индивидуальной металлической или латунной печати и приобретение сургуча в магазине канцтоваров или материалов для делопроизводства. Процесс изготовления печати под сургуч должен сопровождаться изданием двух приказов по организации. Первым приказом утверждается макет будущей печати и назначается ответственный за ее изготовление сотрудник. Когда печать готова, издается второй приказ — о введении в действие сургучной печати, в котором нужно установить место ее хранения, сотрудников, имеющих право пользоваться печатью, порядок использования, а также перечень документов, подлежащих опечатыванию сургучом.

Чтобы книгу учета опечатать сургучом, необходимо:

  1. Расплавить сургуч. Делается это в жестяной емкости на газовой/электрической плите или спиртовке. Важно сургуч расплавить до жидкого состояния, но не перегреть, так как при перегреве он начинает выгорать и выкипать.
  2. Расплавленный сургуч вылить или переложить ложкой на подлежащую опечатыванию поверхность.
  3. Дать сургучу немного остыть до вязкого состояния (чтобы оттиск печати был четким).
  4. Приложить печать к сургучу, резко с усилием нажать и убрать.

Лицо, ответственное за ведение журнала учета трудовых книжек

Оформлять журнал учета трудовых книжек, работать с ним и иметь доступ к нему должен ограниченный круг сотрудников. Как правило, приказом руководителя в организации назначается ответственное за ведение журнала учета трудовых книжек лицо, а также сотрудник, замещающий его во время отсутствия. В больших организациях ответственным обычно назначают начальника отдела кадров, в организациях с небольшим штатом его функции может исполнять секретарь или бухгалтер.

Прежде чем приступить к выполнению своих должностных обязанностей, ответственный за ведение журнала учета трудовых книжек должен:

  • принять по акту имеющиеся на предприятии трудовые книжки сотрудников;
  • принять по акту бланки трудовых книжек и приложения к ним;
  • удостовериться в правильности ведения журнала учета.


Нюансы оформления журнала учета трудовых книжек

Самые частые сомнения при оформлении журнала учета трудовых книжек самостоятельно возникают у работодателей по поводу того, можно ли заменить сургучную печать или пломбу бумажной этикеткой с печатью предприятия. Несмотря на то что в постановлении № 225 упоминаний о бумажных наклейках нет, такой способ опломбирования до сих пор используют некоторые организации. Связано это с тем, что действовавший ранее ГОСТ 18677-73 «Пломбы. Конструкция и размеры» (утв. постановлением Госстандарта СССР от 28 апреля 1973 года № 1115) среди прочих предусматривал и пломбы из бумаги. Однако в настоящее время этот ГОСТ уже не действует, поэтому использования бумажной наклейки при оформлении журнала учета будет недостаточно. Книгу все равно необходимо будет либо опломбировать, либо опечатать сургучом.

Все это действительно для трудовых книжек, оформленных до 2021 года. В 2021 году работодатели оформляют электронные трудовые книжки. Все записи делают сразу в электронном виде. Те сотрудники, которые свою трудовую деятельность начали до 2021 года могут выбрать между бумажным и электронным документом.

Еще больше материалов по теме — в рубрике «Кадры».

Журнал учета трудовых книжек можно ли вести в печатном виде

Входит ли микроволновая печь в список товаров не подлежащих обмену Если это невозможно, то заведенную книгу закройте, пояснив после последней записи причину прекращения регистрации сведений о принимаемых книжках, а также укажите общее количество зарегистрированных трудовых книжек сотрудников. Затем начните учет трудовых книжек по установленной корректной форме. Переписывать в новую книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них сведения из прежней книги не нужно. Такой вывод следует из пунктов 40, 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля г. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: 10 вопросов по трудовой книжке – Елена А. Пономарева

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Как вести учет трудовых книжек

В году в Министерстве труда и социальной защиты продолжается подготовка проекта учета занятости граждан в электронном виде. Планируется разработка специальных баз данных, в которые будет заноситься вся информация о трудовой деятельности жителей страны.

Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь к консультанту: В прессе можно встретить различные точки зрения по возможности перехода на ведение трудовых книжек в электронном виде.

Трудовая книжка является официальным документом, в котором содержится вся информация о сотруднике, история его должностных переходов и мест работы. Образец, правила заполнения и хранения таких бланков регулируются законом. Бумажная форма трудовой книжки с годами приходит в негодность, может потеряться или даже намеренно быть испорчена самим работником. Поэтому уже несколько лет на государственном уровне рассматривается программа перехода на электронный оборот сведений по трудоустройству граждан.

Сотрудник отдела кадров вводит всю необходимую информацию по молодому специалисту в единую систему учета. Сведения открыты для обработки территориальным отделениям Пенсионного фонда и Управлению социальной защиты населения. Во многих странах трудовые книжки перестали существовать в принципе.

Например, в Европе такой инструмент считается устаревшим, его полностью заменили электронные базы данных Пенсионных фондов и рекомендательные письма. К бумажным трудовым книжкам накопилось достаточно много претензий как со стороны работодателей, так и со стороны сотрудников: Полная отмена трудовых книжек в стране является радикальным решением, к которому не подготовлены ни организации, ни работники, в то время как введение электронного оборота таких документов служит альтернативным способом, позволяющим решить все проблемы бумажной трудовой книжки.

Сроки внедрения электронных трудовых книжек ежегодно откладываются. В каких случаях требуется справка о судимости при приеме на работу? Ранее планировалось начать реализацию проекта в году. Чем грозит отсутствие военного билета при приеме на работу? Однако на текущий момент подтверждений этой информации нет. Трудовая книжка в электронном виде до сих пор не внедрена в стране вследствие трех основных проблем: Реализация проекта перехода на электронные трудовые книжки отложена на неопределенный срок.

Ведь в упрощении и прозрачности кадрового делопроизводства заинтересованы все три стороны процесса: государство, работодатели и сотрудники. Типовых форм этих журналов нет, поэтому кадровая служба организации вправе разработать их самостоятельно, т. Полный список книг и журналов, которые ведет кадровая служба, а также сроки их хранения указаны в Как уже говорилось, форма ведения некоторых журналов письменная или электронная законодательством не регламентирована.

Если же законодательством установлены четкие требования к оформлению журнала например, необходимо прошить, поставить печать, подпись должностных лиц, работников , то такой документ обязательно ведется на бумажных носителях.

По общему правилу журнал учета приказов, как по основной деятельности, так и по личному составу необязательный документ. Трудовое законодательство не содержит обязанности работодателя вести журналы учета приказов.

Работодатель вправе самостоятельно определить, вести ему один журнал учета всех приказов, несколько журналов учета по каждому виду приказов или не вести журналы вовсе. Однако его ведение в организации позволит систематизировать приказы, отследить дату их издания, сохранить непрерывность текущих номеров в случае, если необходимо по каким-либо причинам изъять приказ из места их общего хранения.

Книга журнал регистрации приказов достаточно часто представляется в судебные органы в качестве доказательства действительной даты издания приказа в случае возникновения спора с работником о дате приказа, особенно, при применении дисциплинарных взысканий. Рекомендуем решение о необходимости ведения журналов и порядке их оформления прописать в локальном документе организации, например, положении о кадровом производстве.

Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрация означает, что созданному, отправленному или полученному документу.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам и т. По общему правилу при регистрации документов происходит их индексация. То есть каждому документу нужно присвоить определенный номер и условное обозначение индекс. Индексы необходимы при поиске, учете и систематизации документов.

В течение года регистрационный индекс не повторяется. Регистрационный индекс состоит из: Законодательно закрепленного запрета на использование дробей в нумерации документов не установлено. В любом случае работодатель имеет право самостоятельно закрепить, каким образом происходит регистрация приказов в организации, допускается применение дробей или нет. Кроме того, многие виды документов, создаваемых в организации, приобретают юридическую силу только после регистрации.

Например, приказ руководителя организации начинает действовать с момента регистрации. А письмо получает официальный характер только после того, как ему присвоен исходящий регистрационный номер. Документы для регистрации Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи и создания. Регистрационные номера индексы нужно проставить на следующих документах: На ответах на письма обычно проставляется еще и регистрационный индекс полученного документа. При этом, регистрировать нужно не все документы, а только те, которые требуют учета, исполнения и использования в справочных целях распорядительные, плановые, отчетные, бухгалтерские, финансовые и т.

Как правило, не регистрируют: Перечень регистрируемых и нерегистрируемых документов можно закрепить во внутренних документах организации, например в инструкции по кадровому делопроизводству.

Регистрационный индекс При регистрации документов происходит их индексация. Кроме того, в регистрационный индекс часто входит номер дела по. Такие правила установлены в Каждый их этих способов регистрации имеет свои преимущества. В журнале все сведения о документах компактно сгруппированы, а сам журнал удобно хранить в ограниченном доступе. Поэтому в журналах обычно регистрируют документы, требующие особо тщательной охраны например, трудовые книжки, договоры, счета.

С помощью карточек удобно регистрировать документы, требующие исполнения и контроля, — письма, приказы, инструкции. Карточки можно размножить и передать в структурные подразделения. К тому же их легко систематизировать в любой последовательности и по разным признакам — по автору, содержанию, алфавиту и т.

Какие регистрационные книги и журналы нужно вести кадровой службе организации Кадровая служба организации обязана вести Типовых форм этих журналов нет, поэтому кадровая служба организации вправе разработать их самостоятельно. Полный список книг и журналов, которые ведет кадровая служба, а также сроки их хранения указаны в.

Можно ли вести один журнал учета всех приказов или нужно вести журналы учета по каждому виду приказов Трудовое законодательство не содержит обязанности работодателя вести журналы учета приказов. Логически обоснованным и более удобным с позиции организации работы кадровой службы представляется ведение раздельных журналов по каждому виду приказов. При таком способе ведения сотрудник кадровой службы быстрее найдет необходимую информацию, кроме того, она дополнительно будет защищена от утраты.

Решение о необходимости ведения журналов и порядке их оформления пропишите в локальном документе организации, например, положении о кадровом производстве. Нина Ковязина заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава Росс Государственная система документационного обеспечения управления ГСДОУ 3.

Правила регистрации и индексирования документов 3. Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др.

В индексе документа соблюдается следующая или обратная последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору.

Составные части индекса друг от друга косой чертой. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.

Регистрации подлежат как традиционные машинописные рукописные документы, так и создаваемые средствами ВТ машиночитаемые, машинограммы. Документы регистрируются в организации один раз: поступающие в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчеты предприятий, акты внедрения результатов научных разработок, планы работы подведомственных организаций, заявки на материально-техническое снабжение и др.

Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится, в основном, децентрализованно в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация – в плановом отделе, снабженческая – в отделе снабжения, протоколы и решения коллегии – в секретариате, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им – в службе документационного обеспечения и т.

Место регистрации документа закрепляется в инструкции по документационному обеспечению управления или в Табеле документов организации. Документы регистрируются на регистрационно-контрольных карточках РКК или других регистрационных данных формах.

Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен: исполнители, расписка исполнителя в получении документа, ход исполнения, приложения и др. Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использование оборотной стороны регистрационно-контрольных карточек определяется самой организацией.

Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.

Регистрация документов-ответов осуществляется на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрируемого массива приложение 6.

Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются на регистрационно-контрольных карточках установленной формы. Для регистрации документов могут использоваться копировально-множительные аппараты и вычислительная техника. В автоматизированной ИПС регистрация документов осуществляется с использованием машиноориентированной регистрационно-контрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации или путем прямого ввода их с документа.

Справочные картотеки, информационно-поисковые массивы на машинных носителях Справочные картотеки формируются из регистрационно-контрольных карточек в зависимости от задач конкретных ИПС в соответствии с используемыми классификаторами. Составляются следующие картотеки: справочные, контрольно-справочные; картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан; тематические кодификационные картотеки к ведомственным нормативам, приказам, решениям и др.

Информационно-поисковые массивы автоматизированных ИПС формируются на основе информации о документах, зафиксированной на машинных носителях. После заключения трудового договора работник передает работодателю свою трудовую книжку.

Подписка на рассылку “Можно ли вести журнал учета трудовых книжек в электронном виде” Рассылка выходит раз в сутки и содержит список программ из Спортивное право перешедших в категорию бесплатные за последние 24 часа.

Чтобы оставить комментарий Вы должны быть зарегистрированны на сайте. О сайте. Для авторов. Реклама на сайте. Facebook 1. Журнал учета трудовых книжек можно ли вести в печатном виде.

Нет сниппета 9 Однако его ведение в организации позволит систематизировать приказы, отследить дату их издания, сохранить непрерывность текущих номеров в случае, если необходимо по каким-либо причинам изъять приказ из места их общего хранения.

Другие материалы: Тариф на электроэнергию в санкт петербурге Величина прожиточного минимума в году в россии Выписка из квартиры бывшей жены Работа по двум трудовым книжкам Договор об оказании услуг как расторгнуть договор. Написать комментарий. Или Вы можете войти через:.

Доверенность от.

Можно ли вести журнал учета трудовых книжек в электронном виде

В содержании одиннадцатой графы отражается сумма в рублях, которую заплатил сотрудник за бланк для трудовой книжки или ее вкладыша. Данную графу следует заполнять только при регистрации трудовой книжки впервые устроившегося на работу сотрудника или при выдаче вкладыша к трудовой книжке, произведенного в данной организации. В остальных случаях в данной графе ставится прочерк. Это означает, что деньги с сотрудника не взимались. Книга учета представляет собой журнал, в котором регистрируются по специальной форме следующие данные: создание, отправление или получение трудовых книжек сотрудниками организации.

В дальнейшем книга подлежит архивации по акту. Вопрос о дальнейшем ведении книги часто возникает при реорганизации, проводимой в компании. Если структура продолжает действовать при сохранении численности, состава работников, документы передаются на вновь созданное предприятие.

Голограмма на трудовой книжке: Это может быть как специалист отдела кадров, так и работник бухгалтерии. Ответственность возлагается приказом руководителя, который содержит должность, фамилию, имя и отчество ответственного лица, а также конкретный перечень обязанностей, связанный с учетом и хранением трудовых книжек как заполненных, так и чистых бланков. Как правильно: Оба регистра, отражающих движения трудовых книжек и вкладышей заполненных или чистых бланков , называются книгами. Чем отличается приходно-расходная книга учета трудовых книжек от простой книги учета трудовых книжек? Дорогие читатели!

Правильная книга учета трудовых книжек, правильно вести учет трудовых книжек

Как заполнить журнал учета трудовых книжек и как его вести? Читайте в нашей стате, скачайте готовый образец документа. Трудовые книжки сотрудников относятся к документам строгой отчетности. Все книжки действующего основного персонала хранятся у нанимателя, и он полностью ответственен за них. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них образец. Другие обязательные документы. В нем делаются отметки о создании новой книжки или вкладыша, принятии на сохранение документа от нового служащего, окончательной выдаче при расчете. Лучше всего приобрести готовый журнал унифицированного образца, с ним будет удобно работать, он долговечен и практичен. Все реже возникает вопрос о форме книги, но, тем не менее, кое-где он встречается и нужно его прояснить. В настоящее время действительна форма Минтруда от

Журнал учета трудовых книжек можно ли вести в печатном виде

Все работодатели обязаны организовать учет трудовых книжек работников, а также бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Для этого ведется журнал или книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них п. Постановлением Правительства РФ от Книга учета движения трудовых книжек образец. Книга учета трудовых книжек заполняется кадровой службой или иным подразделением организации, которое оформляет прием или увольнение сотрудников. Дорогие читатели!

В году в Министерстве труда и социальной защиты продолжается подготовка проекта учета занятости граждан в электронном виде. Планируется разработка специальных баз данных, в которые будет заноситься вся информация о трудовой деятельности жителей страны.

Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте. Можно, если это закреплено в локальном нормативном акте например, в правилах внутреннего трудового распорядка или в приказе руководителя фирмы. Запрещено просто исправлять по тексту информацию. Категорически нельзя использовать корректирующие жидкости и затирки.

Журнал учета трудовых книжек: образец 2019

Все работодатели обязаны организовать учет трудовых книжек работников, а также бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Для этого ведется журнал или книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них п. Постановлением Правительства РФ от

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Журналы учета от компании “Кадры в порядке”

.

Журнал учета трудовых книжек обязательно ли его вести

.

Книга учета представляет собой получение трудовых книжек.

.

.

.

.

.

.

Журнал (книга ) учета трудовых книжек и вкладышей в них

Очень важно для каждой компании обеспечить корректное ведение трудовых книжек и их учет.

Такая разновидность документации в компании обязана вестись в особой книге или журнале. Большое значение имеет строгий формат, отступления от которого ни в коем случае не допускаются.

 

Правила учета трудовых книжек

Статья 66 ТК РФ говорит о функциях работодателя выполнять строгий учет книжек. Требования по учету говорят о введении на предприятии:

  • Приходно-кассового документа, где учитываются бланки, а также вкладышей. Данные обязанности лежат на сотрудниках бухгалтерии, туда необходимо вносить число бланков новых вкладышей, указывать их цену.
  • Непосредственно книга учета трудовых книжек и их вкладышей. Эта обязанность лежит уже на кадровом подразделении компании.

Журнал учета трудовых книжек по формату обязан соответствовать Инструкции по заполнению, которая утверждена Постановлением Мин. труда от 10.10.2003 г. №69.

Что подразумевается под учетом трудовых книжек в компании?

Для начала поймем, что именно работодатель может делать с трудовой документацией сотрудника:

  • Прием документа от принятого на работу нового человека.
  • Заведение нового документа, если лицо только начало свой путь в трудовой деятельности и до этого момента книжка у него отсутствовала. Необходимо заполнить основную страницу документа — титульную. Записи выполняются по строгим правилам. Когда заводится новый документ, работник оплачивает стоимость его создания, и данные о получении конкретной суммы должны быть внесены под подпись в книгу учета.
  • В официальный бланк должна быть внесена информация о данной работе, переводе на другую должность, о награждениях.
  • Хранить журнал регистрации трудовых книжек нужно в особом месте, исключающем его порчу. Книжка не должна попасть к посторонним лицам.
  • В этот официальный документ должна быть внесена запись при расторжении договора, когда лицо уходит из компании.
  • При смерти сотрудника документ выдается его родственникам.

Несмотря на то что в законодательстве нет четкого требования по этому вопросу, журнал учета движения трудовых книжек и его ведение на практике включает следующий ряд действий:

  • регистрация документа при принятии сотрудника в конкретную организацию и на конкретную должность в существующее подразделение компании;
  • регистрация вновь заведенного документа на нового работника;
  • фиксация хранения документа;
  • фиксация факта отдачи документа, если трудовой договор прекращает свое действие.

Где регистрируются трудовые книжки

Ключевым контрольным инструментом считается журнал учета выдачи трудовых книжек или журнал движения. Его также часто называют регистрационным журналом или реестром.

Иметь такой реестр обязывает сороковой пункт Правил ведения книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ. Форма продиктована Приложением№3 Постановления Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Правовой акт говорит о том, что все действия, связанные с книгами, должны осуществляться строго должностным лицом в организации, которое специально назначено приказом руководства. Такой сотрудник знает правила ведения, хранит, делает записи и выдает документы.

Регистрационный журнал — регистр, который накапливает информацию о манипуляциях с документами. Он приобретается в нужном формате. Листы обязаны быть прошиты, обязательна нумерация. Должен присутствовать штамп компании и подпись главы организации.

Иногда книга учета движения трудовых книг заводится в организации своими силами. Она должна вестись в определенной унифицированной форме. Журнал должен находиться в бухгалтерии компании, поскольку он учитывает именно движение самих документов.

Ведение и заполнение бланков может быть предоставлено выборочно одному из представителей бухгалтерии в компании. Данная обязанность прописана у него в договоре, и он несет материальную ответственность за движение трудовых книжек и вкладышей.

Особую важность имеет хранение и ведение журнала:

  • для него, как правило, отводят отдельное место в сейфе или полку в шкафу, чтобы документ не мог потеряться и был защищен в случае ограбления;
  • к журналу ограничивается доступ, воспользоваться им могут лишь работники бухгалтерии.
  • выдаются бланки о трудовой деятельности лишь через кадровое подразделение:
  • предоставлены могут быть лишь тем сотрудникам, кто несет ответственность и контроль за ними;
  • чтобы получить их, необходимо в письменном виде подать заявление;
  • должна быть подвержена инвентаризации ежемесячно.

Сотрудника, который занимается книжками, должны уведомить приказом о лежащей на нем ответственности за эти бланки.

Ежемесячно назначенное лицо должно представлять отчет, в котором указывается:

  • какое количество документов и книг учета движения трудовых бланков находятся у него;
  • что получено за них;
  • ксероксы кассовых чеков, подтверждающих расчет за трудовые книги.

Как оформляется журнал учета

Сорок первый пункт (Правил ведения и хранения трудовых книжек) говорит о требованиях к оформлению и ведению книги движения трудовых книжек. Листки обязаны содержать номера, как и вкладыши к ним, обязательно наличие шнурка, на них должна стоять подпись руководителя, должна быть сургучная печать и пломба.

Попробуем разобраться, как прошить журнал. Точной инструкции для прошивки книги учета движения трудовых книжек нет. Шнур, который используется для прошивки журнала, должен быть не слишком плотными, чтобы была возможность опломбирования и постановки печати.

На сегодня достаточно сложно найти этот вид печати, поэтому многие наклеивают на концы шнура лист с печатью «Прошито и дата». Но это не является гарантией того, что не будет никаких претензий в случае проверки, поэтому как прошить книгу учета в организации сотрудники должны продумать заранее.

Какие данные вносятся в журнал учета

Учетный журнал обязан содержать все манипуляции и перемещения книжки каждого из сотрудников фирмы.

На сегодняшний день есть форма журнала, которую можно скачать в интернете. Стандартный образец журнала учета трудовых книжек имеет тринадцать граф, которые заполняются внутри компании при каждом перемещении любого трудового документа:

1 графа — отмечается нумерация. Вкладышам уделяется отдельная строка и пункт.

2, 3, 4 графы отражают даты, когда документ поступил. Здесь указывается, когда лицо было принято на работу, или когда была заведена новая книга.

Дата указывается строго в формате «15.10.2003».

5 графа нужна для внесения Ф.И.О. работника в полноценном формате с расшифрованными инициалами.

6 графа нужна, чтобы фиксировать серии и номера документа.

7 ячейка отражает сведения по должности.

Графа 8 говорит о том, в каком подразделении работает сотрудник.

9 графа отражает реквизитные данные.

10 ячейка нужна для подписи сотрудника отдела кадров, который ответственен за данную сферу на предприятии.

В ситуации, когда компанией оформляется документ на сотрудника без предыдущего опыта, происходит заполнение 11 графы. Здесь же прописывается сумма за оформление нового документа.

12 и 13 графы заполняются, когда лицо покидает организацию. Там указывается дата возврата сотруднику документа, а в 13 ставится подпись.

Если в компании уже существует отработанная форма по ведению документа учета, то будет правильно не трогать ее, не менять на документ нового типа до того момента пока она не закончится и не будет полностью заполнена.

А вот если книга существовала, но велась в свободном формате, то работу с ней стоит завершить, указав причину. Необходимо завести новую, нужного образца.

Исправление возможных ошибок

Бывают случаи, когда в процессе ведения журнала произошла ошибка, тогда необходимо:

  • отдельной строкой внести такую запись «Запись №Х считается недействительной», а рядом ставится подпись корректирующего лица;
  • далее, дополнительно идет корректная запись и подпись о ее действительности от лица, которое вносит корректировки и исправления.

Ответственность за нарушения в ведении учета книжек

Если учет в компании отсутствует или выявлены грубые нарушения по ведению журнала со стороны Госинспекции, компания может быть привлечена к административной ответственности по ст.5.27 КоАП.

Представители Госинспекции всегда уделяют особое внимание вопросу изучения книги учета.

Наличие даже небольших погрешностей в ведении журнала учета может стать поводом для наложения штрафа. Чтобы подобных ситуаций не случалось, работодатель должен тщательно соблюдать все требования закона по ведению трудовых книжек сотрудников, это позволит избежать дополнительных вопросов при проверках.

Журнал хранится наряду с другими бумагами особой важности. Лучше выбрать максимально надежное место для хранения: это может быть сейф или несгораемый шкаф. Записи, вносимые в журнал, в любой момент могут понадобиться как работодателю, так и работнику, если книжка утеряна.

Акт учета трудовых книжек образец – Оформление действий – Пример иска жалоба ходатайство

Трудовая книжка: что изменилось?

В.И. АНДРЕЕВА,

канд. ист. наук, профессор кафедры трудового права

Российской академии правосудия

Порядок списания устаревших бланков

Организация работы по ведению трудовых книжек

Учет бланков документов и движения трудовых книжек

Трудовая книжка продолжает оставаться одним из важнейших лич­ных документов гражданина нашей страны, несмотря на то, что с 1 янва­ря 2002 г. с момента вступления в силу Федерального закона от 17.12.01 № 173-ФЗ “О трудовых пенсиях в Российской Федерации”, постепенно начинают складываться условия для отмены этого документа.

С 1 января 2004 г. работникам, впервые поступающим на работу в соответствии с заключенным трудовым договором, оформляются трудовые книжки нового образца. При этом трудовые книжки ранее установленных образцов (1938 и 1974 гг.), а также трудовые книжки колхоз­ников остаются действительны и обмену на новые не подлежат.

Образцы новых бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку были утверждены приказом Минфина России № 117н только 22 декабря 2003 г. после чего началось их изготовление Объединени­ем государственных предприятий и организаций по производству госу­дарственных знаков (ГОЗНАК). В связи с этим многие организации не смогли своевременно приобрести новые бланки трудовых книжек и вкла­дышей в них и продолжали в начале 2004 г. оформлять документы ста­рого образца. Конечно, не по вине работников кадровых служб органи­зации оказались в начале года без новых бланков трудовых книжек, но вместе с тем следует отметить, что работать со старыми бланками, ставшими недействительными с 1 Января 2004 г. уже нельзя.

Порядок списания устаревших бланков трудовых книжек

Как показывает практика, некоторые работники, поступившие на работу впервые в начале 2004 г. “успели” уволиться с первого в своей жизни места работы, получив заполненную трудовую книжку старого образца. Для выхода из этой ситуации можно посоветовать таким ра­ботникам запастись копиями приказов о приеме на работу и увольнении с работы для внесения (в виде исключения) информации об их стаже по первому месту работы в трудовую книжку образца 2003 г. оформленную на новом месте работы. При возникновении у работника каких-либо сложностей и недоразумений из-за старого бланка трудо­вой книжки можно обратиться в организацию, выдавшую такую книж­ку, за справкой об отсутствии бланков нового образца в соответствую­щий период.

Организация работы по ведению трудовых книжек

В действующих Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изго­товления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225 (далее -Правила), и в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. поста­новлением Минтруда России от 10.10.03 № 69 (далее – Инструкция), сделана попытка разделить вопросы заполнения и ведения книжек, т. е. отдельно рассмотреть организацию работы с этим документом и порядок внесения в него соответствующих записей. В целом такой под­ход представляется целесообразным, хотя четкого разграничения на­званных вопросов не получилось, и работники кадровых служб, запол­няющие, например, раздел трудовой книжки “Сведения о работе”, должны пользоваться как Правилами, так и Инструкцией.

В соответствии с п. 45 Правил ответственность за организацию ра­боты по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вклады­шей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномо­ченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Всегда ли обязательно издание специального приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками?

В сложившейся практике такой приказ обычно издается в неболь­шой организации, где штатным расписанием не предусмотрена не только кадровая служба, но и должность специалиста по работе с персоналом. Трудовые книжки в такой организации могут вести бухгалтеры, секре­тари, менеджеры и другие, совмещая эту работу с основной деятельно­стью по трудовому договору.

В крупных организациях, имеющих в своей структуре кадровые служ­бы, как правило, вместо издания приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками включают соответствующую инфор­мацию в должностные инструкции работников этой службы. Такую прак­тику можно признать оправданной, т. к. прием на работу специалиста кадровой службы, должность которого предусматривает ведение тру­довых книжек, оформляется приказом. Издание дополнительного при­каза о назначении такого работника ответственным за ведение трудо­вых книжек представляется излишним.

Приводим пример приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками (применяется в небольших организациях).

Работа с трудовыми книжками, как и с другими документами кадровой службы, начинается с момента их приема-передачи в связи со сменой работника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства. При этом составляется акт по результатам проверки фактического наличия кадровой документации, в т. ч. трудовых книжек, включая невостребованные книжки уволенных работников.

Принимая трудовые книжки, работник, ответственный за их веде­ние, должен позаботиться о наличии в организации запасных бланков трудовых книжек и вкладышей в них, даже если в настоящий момент они не требуются для оформления впервые поступающих на работу. Об обязательности такого запаса бланков говорится в п. 44 Правил: “Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое коли­чество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее”.

Учет бланков документов и движения трудовых книжек

Сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходова­нием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка согласно п. 41 Правил должны быть внесены в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вклады­ша в нее. Эта книга ведется бухгалтерией (кассиром) по установленной в постановлении Минтруда России от 10.10.03 № 69 (приложение 2) форме, включающей 12 граф вместо ранее предусмотренных 13.

Нередко приходится слышать от работников кадровых служб, что спе­циалисты бухгалтерии, перегруженные своей работой, отказываются от учета и хранения бланков трудовых книжек и вкладышей в них, считая это функцией кадровиков. Следует подчеркнуть, что в п. 41 Правил прямо сказано, что приходно-расходную книгу по учету бланков ведет бухгалтерия организации. В связи с этим главный бухгалтер должен контролировать наличие у кассира данной учетной книги установленной формы, а также своевременность и правильность ее заполнения.

Следует обратить внимание на установленный Правилами (п. 42) порядок выдачи из бухгалтерии бланков трудовых книжек и вкладышей в них лицу, ответственному за их ведение. Бланки выдаются по заявке работника кадровой службы.

По окончании каждого месяца в бухгалтерию должен представлять­ся отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них. с приложением приходного ордера кассы организации.

При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее рабо­тодатель в соответствии с п. 47 Правил взимает с него плату, размер которой определяется расходами на их приобретение. Плата за оформ­ленные трудовые книжки и вкладыши в них не взимается при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрез­вычайных ситуаций (п. 34) и в случае неправильного первичного за­полнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника (п. 48).

Можно ли оформлять работникам трудовые книжки и вкладыши в них без взимания платы?

Несмотря на то что такой порядок работы с трудовыми книжками не предусмотрен в постановлении Правительства РФ, его вполне можно практиковать, включив в правила внутреннего трудового распорядка организации.

Заполняемые кадровой службой трудовые книжки и вкладыши в них, а также трудовые книжки, предъявляемые работниками при приеме на работу, должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудо­вых книжек и вкладышей в них (приложение 3 к постановлению Минтруда России от 10.10.03 № 69).

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Согласно п. 41 Правил книга учета движения трудовых книжек и вкла­дышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков тру­довой книжки и вкладыша в нее должны быть пронумерованы, прошну­рованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены сургучной печатью или опломбированы. Необходимость заверения этих книг для исключения фальсификаций в записях не вызывает сомне­ний, однако применение сургучной печати или пломб вызывает опре­деленные трудности и неудобства при ведении названных книг. Прак­тика работы кадровых служб показывает, что для заверения учетных форм и в кадровых службах, и в бухгалтериях используют оттиск печа­ти организации, что представляется вполне оправданным.

Поскольку обязанность по учету и хранению трудовых книжек возлагается на работодателя (п. 45 Постановления Пра­вительства РФ от 16.04.2003г. № 225 «О трудовых книжках»), новый работник, ответственный за ведение, должен получить трудовые книжки и их бланки в соответствии с соответствующим документом. Акт составляется по результатам проверки фактического наличия в организации трудовых книжек . включая невостребованные уволенными работниками. Составление акта очень важно, это позволит провести учет имеющихся, выявить отсутствующие и снять с нового сотрудника ответственность за отсутствующие ранее трудовые книжки.

Образец акта приема-передачи трудовых книжек и вкладышей к ним должен содержать полный перечень документов с указанием следующих сведений:

  • фамилия, имя и отчество владельца
  • серия и номер вкладыша
  • сведения об отсутствии (повреждении) документов и замечания по поводу их содержания и оформления
  • общее количество трудовых книжек и вкладышей, включая невостребованные ранее уволенными сотрудниками.

    • В этом же акте следует зафиксировать передачу новых бланков и вкладышей в них.

    Документ составляется в свободной форме, но с указанием некоторых обязательных реквизитов. В акте приема-передачи трудовых книжек и вкладышей в них указываются ФИО и должности составителя акта и как минимум двух свидетелей. Кроме того, в документе содержится такая информация, как должности и ФИО лиц, предающих и принимающих трудовые книжки.

    Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей в них должны храниться в организации три года в соответствии со ст. 686 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 “Об утверждении “Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения”.

    Этот документ используется в следующих процедурах:

    Акт об утере книги (журнала) учета трудовых книжек

    Содержание статьи

    Согласно трудовому законодательству, все работодатели обязаны заводить для своих работников трудовые книжки. Это необходимо, если у работника ее не было ранее или в случае утраты имевшейся ранее. Выдача бланка фиксируется выдавшей организацией в журнале учета движения. Но бывают случаи утраты самого журнала учета, а также когда документация вообще не велась должным образом. Для решения этой проблемы следует составить акт об утере книги учета трудовых книжек .

    Не существует нормативного решения проблемы с утратой книги учета трудовых. Значимые источники информации рекомендуют поступить аналогично, как при массовой утрате книжек работодателем в связи с форс-мажорными обстоятельствами.

    Как и в случае утери книжек, следует создать комиссию, для чего руководитель организации издает приказ. Результатом ее работы должен стать акт об утере учетного документа, в данном случае, книги учета трудовых книжек.

    Состав комиссии

    В состав комиссии должны входить руководящие лица организации, лицо, уполномоченное вести работу с трудовыми книжками и ответственное за надлежащее хранение кадровых документов. Необходимо также пригласить ответственных или заинтересованных лиц, чтобы численно комиссия насчитывала пять человек – это является общепринятым стандартом, хотя нигде не прописано нормативно.

    В случае необходимости это могут быть и работники органов правопорядка, охраны или пожарного надзора. Результатом совместной работы членов комиссии будет являться акт об утере книги учета движения трудовых книжек.

    Суть работы комиссии

    Представленная комиссия должна провести расследование по факту утери журнала движения трудовых книжек на данном предприятии. В том числе, получить от сотрудника, ответственного за работу с ними в организации, объяснительную записку с указанием причин происшедшего.

    Строгой формы для составления акта нет. Пишется он примерно таким образом: «Мы, нижеподписавшиеся (перечисляются фамилии), составили данный акт о том, что в связи с (указать причину) была утеряна книга учета движения трудовых книжек в организации (указать название)».

    Результат работы

    Результат проделанной комиссией работы оформляется в акт об утере книги движения трудовых книжек. На основании данного акта руководство организации издает приказ о создании нового журнала (книги) учета движения бланков взамен утраченного.

    Действия по аналогии с массовой утратой трудовых книжек подразумевают и аналогичный результат – заведенный, взамен потерянного, новый журнал учета должен являться дубликатом предыдущего, о чем в правом верхнем углу должна свидетельствовать соответствующая надпись. Ведь совершенно очевидно, что в одной организации не может быть двух журналов учета движения трудовых – один из них должен быть дубликатом. Тем не менее, консультанты по кадровым вопросам считают надпись «Дубликат» необязательной и в ее отсутствии не усматривают нарушений.

    Ответственность виновных лиц

    Полную ответственность за работу, связанную с ведением и хранением трудовых книжек в организации, несет лицо, назначенное на эту работу прямым приказом руководителя организации.

    Соответственно, за нарушения, допущенные при работе с ними и сопутствующими документами, должностное лицо несет ответственность, предусмотренную законодательством. Человек может быть привлечен к дисциплинарной или материальной ответственности. Вместе с тем, в зависимости от обстоятельств, виновный может быть привлечен к гражданской, административной и даже уголовной ответственности.

    Какая информация заносится в дубликат журнала учета?

    Если с восстановлением информации утраченной трудовой книжки не возникает никаких вопросов – информация должна быть восстановлена в полном объеме, опираясь на справки и выписки с предыдущих мест работы, архивов и других мест, способных данную информацию предоставить, – то с новым журналом учета не все так однозначно.

    Нормативные документы не оговаривают, необходимо ли восстановить информацию журнала полностью или ограничиться только сведениями текущего дня по сотрудникам, работающим в организации в данный момент. Действительно, в реальности невозможно восстановить журнал учета, который велся на протяжении десятилетий.

    Но если журнал был заведен не очень давно и существует возможность его восстановить, имеет смысл приложить силы и время для этого. Ведь нормативно прописанные сроки хранения журнала учета трудовых составляют 75 лет.

    Грамотное ведение журнала учета бланков

    С целью обезопасить учетный документ от несанкционированных изъятий или вложений, следует расчертить и пронумеровать сразу все страницы книги учета. После их нужно прошить и на концы завязанного шнурка поставить пломбу. Рядом с ней сделать надпись «Прошнуровано и опломбировано (столько-то) листов». Далее ставится подпись руководителя организации, так как только он имеет право заверить книгу учета, и печать отдела кадров или организации. Книга готова к работе.

    Нормативные документы не предъявляют каких-либо специальных требований к ведению журналов учета движения бланков трудовых книжек, но сложились определенные стандарты, придерживаться которых не обязательно, но желательно.

    К ним относятся:

  • вести записи чернилами рекомендованного цвета
  • не допускать в журнале пропущенных строк
  • не использовать замазку-корректор
  • не делать зачеркиваний
  • исправления вносить так же, как и в трудовую книжку – путем признания записи недействительной и внесения новой записи с правильной информацией.

    • Когда журнал будет заполнен, на его обложке пишут дату завершения журнала и отправляют на хранение в архив.

    В связи с тем, что журнал учета содержит конфиденциальную информацию, работать с ним может весьма ограниченный круг лиц. К нему относятся лицо, назначенное приказом ответственным за работу с трудовыми книжками и сопутствующей документации (обычно именно этот сотрудник и ведет журнал учета), главный бухгалтер и руководитель организации.

    Вносить записи в журнал имеет право только ответственное за его ведение лицо, а в случае, если необходима подпись сотрудника, он может расписаться в журнале учета только в присутствии ответственного сотрудника.

    Как заверить книгу учета движения трудовых книжек. Видео

    Вместе с этим материалом часто читают:

    Оставить комментарий к документу

    Здесь вы можете оставить комментарий к документу Образец. Акт на списание испорченных бланков трудовых книжек, а также задать вопросы . связанные с ним.

    Если вы хотите оставить комментарий с оценкой . то вам необходимо оценить документ вверху страницы

    Комментарии к документу Образец. Акт на списание испорченных бланков трудовых книжек

    Не смогли найти документ?

    После добавления заявки наш юрист-менеджер проверит наличие этого образца договора в нашей базе. И в случае его отсутствия обязательно добавит его и известит вас об этом по электронной почте.

    Учет и хранение трудовых книжек

    Кол-во просмотров этого документа

    Содержание

    Учет трудовых книжек

    Организации и предприятия обязательно должны вести процедуру учёта для бланков и вкладышей в трудовых книжках, для самих этих документов. Приходно-расходная книга должна отвечать за учёт бланков документов. Книга учёта движения трудовых книжек фиксирует сведения о самих книжках, о вкладышей в них.

    Скрепление печатью и заверение подписью руководителя обязательно для книг учёта трудовых книжек. Они обязательно прошнуровываются и нумеруются.

    Журнал регистрации трудовых книжек

    В отделе кадров отдельный сотрудник занимается тем, что ведёт журнал учёта трудовых книжек. Осуществляется регистрация книжек поступивших на работу сотрудников, а также документов, чьё оформление прошло впервые.

    Бухгалтера занимаются ведением приходно-расходной книги, где учитываются бланки книжек. А именно – учёт того, как и кем, когда и зачем были выданы бланки в книжках. 12 граф составляют первый раздел журнала.

    Для документа регистрационный номер содержится в первой главе.

    Дата расхода/прихода бланка трудовой книжки или вкладыша в неё указывается во 2-4 графах. Арабскими цифрами пишутся год, месяц и число.

    Кому были отпущены бланки, либо от кого они получены – вносится в графу номер пять.

    Дата, номер и название документа – в шестой графе. Там же основания, на которых бланк был выдан или получен.

    Номер и серия приобретённых или отданных бланков и вкладышей пишется в 7-8 и 10-11 графах. Сумма продажи и покупки указывается в графах 9 и 12.

    Хранение трудовых книжек

    Только работодатель является непосредственным хранителем трудовых книжек. При увольнении сотрудник получает документ на руки. Личная карточка и книга учёта движений трудовых книжек – документы, где сотрудник обязан получить свою подпись при этом.

    При увольнении иногда трудовые книжки по определённым причинам могут не забираться. На протяжении двух лет тогда они хранятся в отделе кадров. Вместе с книжками работающих сотрудников их не хранят. Далее книжки переходят к архиву на предприятии. Там уже документы хранятся на протяжении полусотни лет. Они уничтожаются, когда этот срок проходит.

    В организации также в необходимом количестве происходит хранение вкладышей и бланков трудовых книжек.

    Источники: hr-portal.ru, www.quickdoc.ru, opersonale.ru, dogovor-urist.ru, xn—-etbfarkdrfbfevo3c.xn--p1ai

    Двенадцать советов по созданию удивительной книги рекордов

    Эти 12 советов помогут вам легко создать успешную книгу рекордов за 4 часа.

    Журналы записей часто используются в 4-H и других организациях для отслеживания работы, которая входит в проект или деятельность. Если вы работаете над записной книжкой, вы хотите, чтобы она была как можно лучше, чтобы продемонстрировать проделанную вами работу. В программе расширения Michigan State University Extension есть несколько отличных советов, которые помогут сделать заполнение вашей зачетной книжки успешным и гладким процессом.

    • Проверка орфографии. Грамматика, орфография и пунктуация. Эти инструменты помогают донести ваше сообщение. Если слова нечеткие, читатель не сможет четко понять ту огромную работу, которую вы проделали.
    • Позвони другу. Полезно попросить кого-нибудь вычитать вашу зачетную книжку перед отправкой, чтобы убедиться, что она хорошо выглядит и имеет смысл. Спросите учителей, руководителей или сотрудников 4-H или других неравнодушных взрослых в вашей жизни. Возможно, лучше всего спросить кого-нибудь, кто мало что знает о вашем проекте, потому что он может дать вам честное мнение стороннего наблюдателя о ясности вашей работы.
    • Старт рано. Работа, которую вы выполняете в своей книге записей, может начаться, как только вы получите свое животное или начнете свой проект. Подумайте о работе над определенными страницами как о клубе каждый месяц; это гарантирует, что каждый ведет учетную запись, и дает участникам возможность помогать друг другу или задавать вопросы о проекте.
    • Персонализируйте это. Включите изображения и другие творческие элементы. Подумайте о том, чтобы поместить дневник в подшивку или сделать презентацию в Power Point, чтобы поддержать содержание.
    • Документ. Сохраняйте квитанции, фотографии, на которых вы работаете над своим проектом, и другие отдельные документы в папке или на прозрачной защитной обложке для переплетных листов. Эта папка может быть либо вместе с вашей записной книжкой, либо отдельные части могут быть включены в конечный продукт.
    • Делайте заметки. Ведите дневник, в который записывайте свои усилия, мысли и проблемы. Этот журнал может быть небольшой записной книжкой, и его можно хранить рядом с вашим проектом. Он может испачкаться или повредиться в процессе вашей работы, потому что, когда придет время, вы можете перенести этот контент в свою чистую книгу записей для просмотра.
    • Чистота важна. Важны аккуратность и организованность. Вы можете ввести свои ответы. Если нет, используйте свой лучший почерк. Возможно, лучше всего будет хранить черновой вариант своей записной книжки в течение года и аккуратно переносить его в свою окончательную копию после редактирования.
    • Будьте тщательными и исчерпывающими. Обязательно следуйте инструкциям и полностью отвечайте на все вопросы . Некоторые вопросы состоят из нескольких частей, поэтому убедитесь, что вы ответили на каждый компонент вопроса.
    • Проведите свое исследование. Если вы не понимаете раздел, попросите кого-нибудь о помощи, например руководителя или персонала 4-H, местного ветеринара и т. Д.
    • Учитесь на примерах. Попробуйте найти в качестве образцов другие книги рекордов; они могут быть от других членов вашего клуба, других клубов или даже других программ округа. Они могут дать вам ориентиры для вашей работы. Не копируйте эти книги, а используйте их в качестве вдохновения для работы, которую вы делаете в своей зачетной книжке.
    • Обзор. Не забудьте просмотреть прошлогоднюю книгу рекордов, прежде чем начинать проект в этом году! Пересмотр проблем и побед прошлого года поможет вам принимать более обоснованные решения в текущем году и поможет подумать о том, как вы могли бы попробовать что-то новое.Включение размышлений и извлеченных уроков в свой новогодний зачет – отличное дополнение.
    • Поделитесь. Записная книжка наиболее полезна, когда ее видят другие. Журнал записей может быть вспомогательным документом при разговоре с потенциальными покупателями или при проведении презентаций о вашем проекте. Возьмите его с собой, когда встретите нового покупателя или поделитесь своей ручкой во время аукциона. Вы также можете поделиться им на школьном собрании или в общественной организационной группе.

    В дополнение к этим предложениям у вас, вероятно, есть несколько советов, основанных на вашем опыте.Подумайте о встрече в клубе, на которой вы придумаете собственные советы и поделитесь ими друг с другом. Научиться вести подробный учет – это навык, который можно перенести на многие аспекты взрослой жизни, поэтому начните с самого начала и старайтесь делать все лучше. Дополнительную информацию о журналах учета и учета рыночных животных можно найти в учебной программе 4-H штата Мичиган «Руководство к успеху для молодежного бизнеса».

    Michigan State University Extension и Michigan 4-H Youth Development помогают подготовить молодых людей к успешному будущему.В результате исследования карьеры и мероприятий по подготовке кадров тысячи молодых людей из Мичигана стали лучше подготовлены для принятия важных решений о своем профессиональном будущем, готовы внести свой вклад в трудовые ресурсы и могут взять на себя финансовую ответственность в своей личной жизни.

    Вы нашли эту статью полезной?