Ведение кадровых журналов \ Акты, образцы, формы, договоры \ Консультант Плюс

Подборка наиболее важных документов по запросу Ведение кадровых журналов (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Журнал учета сверхурочных работ – образец

Термин рабочего времени закреплен в стат. 431 ТК. Здесь сказано, что это такое время, в течение которого персонал предприятия обязан исполнять свои трудовые функции. Точный режим занятости устанавливается работодателем в трудовом распорядке и договорах со специалистами. Вести учет фактически выработанных часов должна каждая организация по работникам отдельно. Для этого, в том числе, используется журнал учета переработки рабочего времени. Разберемся, как составляется этот документ.

Зачем нужен журнал учета переработки рабочего времени

Как известно кадровикам, нормальной продолжительностью времени занятости считается 40 часов еженедельно. В течение этого периода персонал предприятия обязан исполнять возложенные обязанности и функции. Чтобы не нарушать трудовую дисциплину, в каждой организации разрабатываются правила распорядка занятости. Регламент включает в себя точное время начала и окончания работы, перерывы и т.д.

Чтобы проконтролировать, вовремя ли приходит сотрудник на работу, во сколько уходит, задерживается или нет на перерыве, трудится сверхурочно, используется журнал учета переработки рабочего времени. Фиксировать по каждому сотруднику отдельно время работы и переработки работодателей обязывает стат. 91 ТК РФ. Именно на основании этого документа, а еще табеля учета рабочего времени впоследствии бухгалтер начисляет зарплату персоналу.

Обратите внимание! В трудовом законодательстве не обозначено четко, что работодатели обязаны вести журнал. В стат. 91 ТК только отмечена обязанность по учету фактического времени занятости. Но, как показала практика, применение журнала помогает кадровикам четко проконтролировать, сколько переработал специалист.

Как составить табель переработки рабочего времени

Унифицированной формы такого журнала, именуемого также табелем, не существует. Каждое предприятие вправе разработать и утвердить у руководителя собственный бланк. Ведение документа допускается в электронном виде или «на бумаге». Если журнал составляется в бумажном виде, необходимо пронумеровать все его страницы, а потом прошить и заверить подписью директора и печатью работодателя. Ответственное лицо за ведение формы назначается по распоряжению руководителя.

Журнал учета сверхурочных работ – образец

Какие сведения отражать в регистре? Точный перечень реквизитов составляется с учетом особенностей хоздеятельности компании. Рекомендуется указать следующую информацию:

• Данные о работодателе – вносятся на титуле журнала. Здесь же приводятся дата открытия документа и ответственный за его ведение сотрудник.
• Данные о сотрудниках – заполняются в виде таблицы. Обычно вносится порядковый № записи, ФИО и должность специалиста, дата отражения сведений, время прихода и ухода, время опозданий или прогулов, общее время выработки.

Пример составления журнала учета отработанного времени:

Начат 15. 01.2018 г. Окончен «___»_________________20___г.
№	ФИО работника и должность	Дата заполнения	Время прихода (в час. и мин.)	Время ухода (в час. и мин.)	Опоздание	Прогул	Общее время отработки	Подпись работника
1	Сидорова Ирина Олеговна, бухгалтер	05.06.2018	08.15	17.00	15 мин.	нет	7 час. 45 мин.	Сидорова

Обратите внимание! Не допускается наличие исправлений и помарок в журнале. Если необходимо внести корректировки, неверная запись зачеркивается и указывается верная. Исправления заверяются ответственным лицом. Хранить регистр следует в течение 5 лет (минимально).

Методы контроля рабочего времени | Рабочее время сотрудника: как организовать и контролировать

Понятие «рабочее время» означает период, в течение которого сотрудник исполняет трудовые обязанности. Понятие закреплено в статье 91 Трудового кодекса Российской Федерации. Длительность периода зависит от условий трудового контракта, распорядка рабочего дня и внутренних правил компании. Законодательство не запрещает задействовать сотрудников для выполнения профессиональных обязанностей в другое время.

Для оптимизации рабочего процесса, повышения эффективности труда и соблюдения сроков выполнения задач не обойтись без четкого планирования и контроля использования рабочего времени. Четкая организация рабочего времени в равной степени необходима и руководителю, и подчиненным. Контроль со стороны нанимателя или руководителя поддерживает рабочую дисциплину в коллективе и гарантирует справедливую оплату труда.

Руководители крупных организаций с большим штатом сотрудников не успевают лично уследить за каждым подчиненным. Кроме функции контроля менеджер, начальник отдела или руководитель проекта исполняет и другие обязанности. Во время работы возникают непредвиденные трудности или обстоятельства, не предусмотренные планом, и рабочий процесс полностью предугадать и распланировать не удается даже лидерам тайм-менеджмента.

Одновременно с увеличением штата и количества проектов множатся задачи, так что личный контроль рабочего времени становится невозможным. Один из вариантов решения проблемы – проактивное управление, которое помогает уменьшить количество трудных ситуаций в работе отдельного сотрудника и способствует успешному выполнению рабочих обязанностей.

Понятие и правовое обоснование учета рабочего времени

Мониторинг рабочего времени – это отслеживание деятельности персонала в течение трудового дня и контроль за соблюдением трудового распорядка. Мониторинг относится к группе превентивных мер, которые позволяют поддерживать дисциплину и предупреждать злоупотребление доверием работодателя. Этот метод в первую очередь направлен на выявление нарушителей, которые решают личные, а не служебные вопросы.

Контроль и учет рабочего времени ведется в рамках Трудового кодекса. По закону, работники имеют право на перерывы, выходные и отпуск.

Зачем вести учет рабочего времени

Контроль как часть мониторинга рабочего времени позволяет решать несколько задача:

• Фиксировать время прихода на работу, чтобы вычислить систематически опаздывающих и отсутствующих.
• Проверять своевременное возвращение работника после обеденного перерыва и присутствие на рабочем месте в течение всего дня.
• Определять время окончания работы.
• Выявлять прогульщиков.
• Разделять оплачиваемые периоды рабочего времени на фактически отработанные часы, отпуск, больничный, простой по вине нанимателя и т.д.

На практике руководители часто сталкиваются с такой проблемой, как несоблюдение сроков выполнения работ. Рассчитать сроки просто: норма рабочего времени по статье 91 Трудового кодекса – 40 часов в неделю. Норма сопоставляется с квалификационным справочником или функциональными обязанностями сотрудника. В итоге получается рациональная схема распределения времени труда персонала.

Существенный недостаток заключается в том, что в схеме не учтены:

• человеческий фактор, например, постоянные перекуры, больничные, опоздания, личные дела в оплачиваемое время и т.д.
• форс-мажоры: чрезвычайные происшествия, стихийные бедствия, аварии, задержки со стороны контрагентов и т.д.

Все это приводит к разнице между затраченным временем и фактически выполненной работой.

Внедрение методов контроля временных показателей работы нужно в первую очередь работодателю. Это позволит платить за фактически отработанное время, а не за опоздания, перекуры и компьютерные игры на рабочем месте. Анализ собранных данных с одной стороны, письменные отчеты и объяснения сотрудников – с другой, позволяют руководителю принимать взвешенные решения о рациональности использования рабочего периода и соответственно начислять заработную плату.

Методы контроля рабочего времени

Работодатель заинтересован не только в своевременном появлении сотрудников на рабочем месте, но и в производительности труда коллектива. Производительность напрямую зависит от того, чем сотрудник занимается на рабочем месте. 

Как контролировать работу сотрудников в Интернете и на компьютерах через один интерфейс? Узнать.

Едва ли работник успевает выполнять обязанности, если тратит время на социальные сети, переписку с друзьями, просмотр новостей, чтение книг или серфинг в интернете. Методы контроля рабочего времени сотрудников включают фиксацию:

• выполненных задач в период между включением и выключением компьютера;
• телефонных переговоров с клиентами, партнерами и контрагентами;
• скриншотов рабочего стола в течение рабочего для с помощью специализированных IT-решений;
• содержания корпоративной корреспонденции, в том числе переписки по электронной почте;
• присутствия на месте в рабочее время с использованием видеонаблюдения.

Прежде чем применять методы контроля следует заблаговременно оповестить персонал. Для этого в дополнительном соглашении указывают способы мониторинга использования рабочего времени, изменять условия допускается только с согласия персонала. Более того, устанавливать камеры наблюдения в кабинетах без уведомления работников противозаконно.

Данные мониторинга использования рабочего времени составляют основу для анализа эффективности труда персонала. Метрики результативности включают:

• итоговые – оценка результатов завершенного проекта в целом;
• промежуточные – контроль проделанной работы за указанный срок;
• периодические – подведение итогов по прошествии определенного периода времени;
• избирательные – нерегулярный выборочный мониторинг отдельных сотрудников на усмотрение руководства.

Любые методы мониторинга направлены в первую очередь на то, чтобы оценить, насколько эффективно и рационально сотрудник распределяет рабочее время, и одновременно оценить уровень профессионализма.

Способы контролировать рабочее время

Способы контроля, учета и оценки рабочего времени персонала со временем эволюционировали, и все же организации, особенно государственные учреждения, придерживаются традиционных подходов. Например, назначают ответственного, вахтера или дежурного, за ведение журнала учета рабочего времени. Ответственный фиксирует время прихода-ухода и систематически готовит отчеты для руководителя.

Другой вариант – ввести в штат должность администратора, который будет находится в одном помещении с коллегами или в отдельном кабинете и контролировать непрерывность рабочего процесса.

Еще один способ заключается в том, чтоб сотрудники вели личную отчетность, самостоятельно контролировали и фиксировали израсходованное рабочее время. Метод помогает оценить проделанную работу с точки зрения исполнителей и развивает самостоятельность.

Более привычный способ – установить систему контроля и управления доступом с применением пропусков или сканеров отпечатка пальца. Информация по каждому работнику сохраняется в файле и доступна для просмотра в любой момент.

Надежный, но дорогостоящий метод мониторинга и учета рабочего времени персонала компании – система видеонаблюдения. Потребуется потратить средства не только на покупку и установку видеокамер, но и на зарплату отдельного работника, в чьи обязанности входит непрерывный контроль деятельности персонала и фиксация нарушений правил внутреннего трудового распорядка. Кроме того, внедрение системы видеонаблюдения вызывает у сотрудников психологический дискомфорт от постоянного наблюдения. Поэтому установка камер чаще всего – это особенная мера, которая применятся на критически важных объектах.

IT-решения для контроля рабочего времени

Контролировать работу небольшого коллектива вручную – посильная задача для непосредственного руководителя или одного выделенного специалистам. Но если штат предприятия насчитывает не одну сотню человек, которые к тому же работают в филиалах или удаленно, справиться с такой задачей под силу только автоматике.

Кроме того, мониторинг работы персонала нужен не только для фиксации результативности труда отдельного работника, но и для обеспечения безопасности предприятия. Две задачи одновременно выполняют IT-решения для контроля производительности в течение рабочего времени. Автоматизированные системы фиксируют информацию, проводят анализ и формируют отчеты.

Стоимость внедрения автоматической программы мониторинга рабочего времени покрывается за счет минимизации затрат работодателя, связанных с отсутствием персонала на рабочем месте: прогулами, опозданиями, длительными перерывами. IT-инструменты фиксируют и анализируют данные, на основе которых руководство поощряет «передовиков» офиса, тем самым мотивируя весь коллектив работать более продуктивно и дисциплинированно.

Автоматизированные IT-системы позволяют выявить:

• нарушителей дисциплины – сотрудников, которые систематически опаздывают или уходят домой раньше положенного, заядлых курильщиков или любителей кофе, длительность «пятиминутных» перерывов у которых превышает длительность работы.
• работников, которые в течение рабочего времени решают личные дела, читают новости и ленты социальных сетей, ведут дружескую, а не служебную переписку в мессенджерах, играют на компьютере.
• сотрудников, которые настолько перегружены рабочими задачами и вынуждены постоянно задерживаться на работе, что грозит профессиональным выгоранием и – в крайнем случае – нервным срывом.
• сотрудников, которые не удовлетворены позицией по тем или иным вопросам и заняты поиском новой работы.

Возможности «СёрчИнформ КИБ» еще шире. В модуле ProfileCenter можно анализировать психологические особенности сотрудников и создавать группы риска, за которыми нужен особый контроль.

Автоматизированный мониторинг рабочего времени не ограничивается установкой специализированно ПО и включает также установку контрольного оборудования при входе/выходе из здания; оборудование пунктов пропуска; использование системы личных идентификаторов для каждого работника; фиксацию передвижения персонала во время работы по территории предприятия с помощью GPS-маячков.

Комплексных подход к контролю рабочего времени предполагает анализ работы специалистов по контрольным точкам: штатному расписание, плану работ, срокам выполнения задач, территории исполнения обязанностей, производственного графика.

Как выбрать IT-решение для контроля рабочего времени

При выборе программного обеспечения для контроля рабочего времени и оценки эффективности персонала стоит учитывать специализацию решения и сразу ответить на вопрос, с какой целью устанавливается программа: только собирать данные или анализировать эффективность работы персонала.

Далее необходимо определиться, достаточно ли для целей внедрения программы, которая предоставляет количественные отчеты о приходе-уходе работника, или требуется решение, которое зафиксирует, чем именно сотрудник занимался в рабочее время. Полезная опция – возможность снимать скриншоты по заранее заданному расписанию или при запуске определенных процессов.

Руководителей интересует эффективность не только отдельного сотрудника, но и всего коллектива. Чаще всего топ-менеджмент интересует не информация о том, на какие именно игры отвлекался работник или с кем именно переписывался, а общее количество времени, потраченное впустую. Поэтому дополнительным преимуществом программы стает возможность генерировать не только детализированные, но и сводные отчеты.

Оценить возможности «КИБ СёрчИнформ» можно во время 30-дневного триала. Для бесплатного теста предоставляется программа с полным функционалом. Оставить заявку на тест. 

Особые случаи контроля рабочего времени

Если в компании есть сотрудники, которые работают по особому графику, так что контролировать их по общей схеме не удастся, индивидуальные условия вносятся в трудовое соглашение.

Например, в контракты с удаленным персоналом включают дополнительные пункты: строго установленное временя для связи, сроки выполнения задач, обязанность предупреждать о форс-мажорных обстоятельствах и т.п.

В любом случае руководитель или работодатель не вправе заставлять персонал трудиться сверхурочно. Дополнительные часы работы закрепляются в трудовом контракте одновременно с компенсацией в виде прибавки к зарплате или отгулов. Вопрос администрация предприятия обсуждает с каждым работником индивидуально в рамках трудового законодательства.

Гибкий график работы, который дает работнику возможность самостоятельно контролировать нагрузку и занятость, позволяет повысить производительность труда и снизить затраты работодателя на почасовую оплату.

Учет рабочего времени необходимо вести в каждой компании независимо от принятого графика. Методы контроля рабочего времени повышают производительность, дисциплинируют персонал и позволяют сократить расходы.

Применение автоматизированных инструментов контроля рабочего времени и эффективности труда облегчает ведение учета в компаниях с большим штатом работников, обеспечивает объективную оценку работы каждого сотрудника и способствует принятию мотивированных управленческих решений.

Журнал учета ненормированного рабочего времени, образец

Для чего необходим учет рабочего времени

Рабочее время, его продолжительность с учетом обязательных перерывов на обед, определяется трудовым или коллективным договором. Это тот временной отрезок, в течение которого работник должен выполнять обязанности, за которые он, собственно, и получает заработную плату. Трудовое законодательство устанавливает продолжительность рабочего времени 40 часов в неделю, а правилами внутреннего распорядка на каждом предприятии устанавливается график работы, учитывающий ее начало и окончание, а также начало и окончание обеденного перерыва.

Соблюдение внутреннего трудового распорядка – обязанность работника, но бывают случаи, когда он просто вынужден отлучиться во время рабочего дня. Чтобы его отсутствие на рабочем месте не было засчитано как прогул, ему необходимо поставить в известность своего непосредственного начальника и сделать соответствующую запись в журнале учета рабочего времени. Таким образом, этот документ позволяет учесть фактически отработанное время, а также периоды простоя, отсутствия на рабочем месте и пр.

В соответствии со ст.81 ТК РФ, прогулом считается отсутствие сотрудника на рабочем месте более 4-х часов без уважительной причи

Обязанность ведения журнала учета рабочего времени может быть вменена тому же сотруднику, который ведет табель, или поручена кому-то другому, но в любом случае, это должно быть отражено в его служебной или должностной инструкции. Эта обязанность может быть возложена и по приказу руководства. Т.е.

Особенности ненормированного рабочего дня

тот работник, который будет отвечать за ведение журнала учета, должен нести за это административную ответственность.

Журналы учета, изготовленные типографским способом, можно приобрести в магазинах канцелярских принадлежностей или заказать по интернету. Как правило, в нем должны быть такие поля, обязательные для заполнения, как: 
— порядковый номер записи;
— дата;
— фамилия, имя и отчество сотрудника;
— время прихода на работу;
— время ухода с работы;
— примечание, в котором записывается причина в случае отсутствия;
— графа для подписи.

За нарушение трудового распорядка работодатель имеет право сделать замечание или выговор, а также наложить взыскание, срок действия которого определен в один год.

Записи в журнал вносятся ежедневно. Поскольку журнал учета является документом, все его страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы. Шнуровка должна быть опломбирована оттиском печати и подписью лица, ответственного за ведение журнала.

Журнал учета рабочего времени
 

Метки: журнал учета рабочего времени

Образцы документов

Журнал учета времени привлечения военнослужащих, проходящих военную службу по контракту, к исполнению обязанностей военной службы в рабочие дни сверх установленной продолжительности еженедельного служебного времени, привлечения этих военнослужащих к исполнению обязанностей военной службы в выходные и праздничные дни и представления им дополнительного времени отдыха

Приложение N 8 к Инструкции (п. 17) по организации прохождения военной службы офицерами и прапорщиками (мичманами) в вооруженных силах Российской Федерации

Форма

ЖУРНАЛ УЧЕТА ВРЕМЕНИ ПРИВЛЕЧЕНИЯ ВОЕННОСЛУЖАЩИХ, ПРОХОДЯЩИХ ВОЕННУЮ СЛУЖБУ ПО КОНТРАКТУ, К ИСПОЛНЕНИЮ ОБЯЗАННОСТЕЙ ВОЕННОЙ СЛУЖБЫ В РАБОЧИЕ ДНИ СВЕРХ УСТАНОВЛЕННОЙ ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТИ ЕЖЕНЕДЕЛЬНОГО СЛУЖЕБНОГО ВРЕМЕНИ, ПРИВЛЕЧЕНИЯ ЭТИХ ВОЕННОСЛУЖАЩИХ К ИСПОЛНЕНИЮ ОБЯЗАННОСТЕЙ ВОЕННОЙ СЛУЖБЫ В ВЫХОДНЫЕ И ПРАЗДНИЧНЫЕ ДНИ И ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ИМ ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ВРЕМЕНИ ОТДЫХА НА ___ НЕДЕЛЮ _________ 200_ Г. (месяц)—-T———T———T———T———T————T———-T——————-T———————T————-T——-¬¦ N ¦Воинская ¦Воинское¦Фамилия,¦Учет ¦Учет вре- ¦Суммарное ¦Учет предоставления¦Учет присоединенных ¦Учет нереали-¦Подпись¦¦п/п¦должность¦ звание ¦ имя, ¦сверху- ¦мени при- ¦время при-¦ дополнительного ¦дополнительных суток¦зованного ¦военно-¦¦ ¦ ¦ ¦отчество¦рочного ¦влечения ¦влечения к¦ времени отдыха ¦ отдыха к отпуску ¦времени отды-¦служа- ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦времени,¦в выходные ¦военной +——T————-+——T—————+ха, час., ¦щего ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦час. ¦и празднич-¦службе, ¦ Дата¦ Время, час. ¦ Дата¦ Время, сут. ¦сут. ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ные дни, ¦час. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦час. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+—+———+———+———+———+————+———-+——+————-+——+—————+————-+——-+¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦+—+———+———+———+———+————+———-+——+————-+——+—————+————-+——-+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦L—+———+———+———+———+————+———-+——+————-+——+—————+————-+———

Командир (начальник) _____________________________ (наименование подразделения) __________________________________________________ (воинское звание, подпись, инициал имени, фамилия)

Порядок

ведения журнала учета времени привлечения

военнослужащих, проходящих военную службу по контракту,

к исполнению обязанностей военной службы в рабочие дни

сверх установленной продолжительности еженедельного

служебного времени, привлечения военнослужащих

к исполнению обязанностей военной службы

в выходные и праздничные дни и предоставления

им дополнительного времени отдыха

1. Учет соответствующего времени ведется еженедельно.

2. Графы 2 — 4 заполняются в соответствии со штатно-должностной книгой подразделения воинской части. В них включаются военнослужащие, проходящие военную службу по контракту. В случае малочисленности в подразделениях таких военнослужащих журнал ведется в структурных подразделениях воинской части. Учет времени привлечения командиров подразделений (структурных подразделений воинской части) к исполнению обязанностей военной службы в рабочие дни сверх установленной продолжительности еженедельного служебного времени, привлечения их к исполнению обязанностей военной службы в выходные и праздничные дни и предоставленного им дополнительного времени отдыха ведется в журнале вышестоящих структурных подразделений воинской части. Учет такого времени командира воинской части ведется в журнале одного из структурных подразделений вышестоящей воинской части.

3. В графе 5 ведется учет времени привлечения военнослужащих к исполнению обязанностей военной службы в рабочие дни сверх установленной продолжительности еженедельного служебного времени.

4. Графы 5, 6, 7 и 9 ведутся в часах.

Журнал учета рабочего времени сотрудников

Графа 11 ведется в сутках.

6. Графа 12 ведется в часах, если нереализованное время отдыха меньше 8 часов, и в сутках, если это время больше 8 часов.

7. Учет соответствующего времени анализируется командиром подразделения воинской части и доводится до военнослужащих под подпись еженедельно.

31.03.2016 13:38

Положение о ненормированном рабочем дне (образец заполнения). Контроль за ведением журналов учета рабочего времени структурных. Посмотреть образец бланка Скачать бланк · Прочитать позже Отправить по e-mail. Согласно ст. 101 ТК РФ определение ненормированного рабочего дня означает, что это. Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте. В практике применения ненормированного рабочего дня существует ряд устойчивых. Образец такого приказа см. в примере 1, подобные же положения можно.. Журнал учета фактически отработанного сверх установленной.

Заблуждения работодателей о ненормированном рабочем дне

13 Июн, 2013 г. — 17:39 (просмотров 61991) (АРХИВ: Журнал КАДРОВИК.РУ , номер. I. Порядок введения режима ненормированного рабочего дня. В качестве примера такого приказа можно использовать Образец 3 или 4. Новый журнал: «Бухгалтерский учет и налоги в государственных и. 4) к работе на условиях ненормированного рабочего дня работники могут. Когда нельзя устанавливать ненормированный рабочий день?. Как вести учет рабочего времени?. о неполучении пособия по уходу за ребенком до 1.5 лет (образец). Ответы на все эти вопросы вы найдете в статье, которую подготовили наши коллеги из журнала «Кадровое дело». Журнал «Семейный Советник» · Подписка на 2016 год. Закажите бесплатный образец журнала, написав по адресу [email protected]. Если режим ненормированного рабочего дня установлен не для всех работников.

журнал ненормированного рабочего дня образец

Применение ненормированного рабочего дня в бюджетных. и комментарии» данного номера журнала) ненормированный рабочий день может. форма поощрения, а в случае награждения ценным подарком (премией) также и. Особенности труда в режиме ненормированного рабочего дня. рабочего времени (форма № Т-12 т Т-13), поскольку эта работа. Можно вести соответствующие записи, например, в отдельном Журнале учета. Табель учета рабочего времени — документ, на основании которого. Если работнику установлен режим ненормированного рабочего дня, все. Для такого учета можно вести, например, журнал учета рабочего времени, отработанного сотрудниками в. Образцы документов · Методики.

Образцы отчетов для контроля прихода сотрудников в службу Staff-base.net

Staff-base.net содержит различные отчеты, которые удовлетворяют потребность в контроле как работодателя, так и сотрудников

Отчеты на начальника:

Отчеты для сотрудников:

Отчеты менеджера

Журнал учета рабочего времени (приход и уход сотрудников

Отображает информацию за период о времени прибытия, убытия сотрудников, отработанных часов, опозданий.

Сводный отчет сотрудника

Отображает сводную информацию для каждого сотрудника об отработанных часах и задержках за определенный период времени.

Ежедневный отчет

Позволяет:

• контролируют время прихода и ухода сотрудников.
• отображает отработанное время.
• Прочтите комментарии сотрудников, а также оставьте свои собственные.
• изменить статус работы на выбранный день для конкретного человека.

Графический отчет

Отчет «Общее время опозданий» позволяет графически оценить потери рабочего времени по дням.

Отчет «Статистика посещаемости» позволяет увидеть динамику времени прихода сотрудников по дням.

Ежедневный отчет высылается по электронной почте руководителю.

Этот отчет позволяет менеджеру отслеживать прибытие сотрудников на работу, просто просматривая почту.

Отчеты для сотрудников.

Ежедневный отчет

Отчет строится ежедневно. Основная информация для контроля прибытия в офис – это столбцы «Время прибытия», «офис». В столбце «офис» указывается название офиса или красный комментарий – «вне офиса». Это означает, что сотрудник не нажимал кнопку «Прийти на работу» из компьютерной сети офиса, в других словами – его не было в офисе во время нажатия.

В столбце «Статус» отображается, прибыл ли сотрудник на работу вовремя или опоздал.

В столбце «Проработано» отображается рабочее время сотрудника, если он, уйдя с работы, нажал кнопку «Ушел с работы». На текущий день, даже если кнопка «Без работы» не была нажата, время с момента выхода на работу – В этом столбце фиксируется нажатие кнопки «Пришел на работу».

При нажатии на кнопку «Выйти с работы» вводятся время и адрес оказания помощи.

Если сотрудник хочет или должен объяснить причину опоздания на работу или увольнения, то рядом с кнопками «Пришел на работу» и «Ушел с работы» есть поля для ввода комментариев.

Графические отчеты

Графические отчеты позволяют видеть сколько информации о задержках и времени прибытия в удобной графической форме.

Шаблоны Excel для отслеживания посещаемости сотрудников

Зачем нужно отслеживать посещаемость сотрудников

Ведение учета посещаемости сотрудников на работе помогает удаленным и офисным компаниям выявлять и решать ряд вопросов:

1. Определите любые проблемы, связанные с посещаемостью, в вашей компании
2. Сократить невыход на работу
3. Повысьте продуктивность и моральный дух сотрудников за счет точных и своевременных запросов и согласований об отпусках
4. Упростите планирование отпусков в целом
5. Станьте частью удаленной работы
6. Обеспечить своевременную оплату труда сотрудников
7. Анализируйте продуктивность сотрудников, чтобы принимать более взвешенные решения по планированию
8. Анализируйте продуктивность сотрудников, чтобы принимать более обоснованные решения о найме

Отслеживание посещаемости также полезно, если вы хотите сравнить посещаемость сотрудников с временем, которое сотрудники проводят в отпуске по болезни, личном отпуске или в отпуске.

Чтобы отслеживать посещаемость ваших сотрудников, лучше всего использовать регистр посещаемости. В зависимости от типа используемых вами записей посещаемости вы и ваши сотрудники сможете отмечать, отслеживать и просматривать:

• Время прихода и выхода сотрудника в течение дня
• Посещаемость в день, неделю, месяц или год
• Перерыв в сутки
• Количество дней в отпуске сотрудников
• Количество дней, проведенных работником на больничном
• Количество дней отпуска сотрудников
• Не приходят ли некоторые из ваших сотрудников на работу, но своевременно не объясняют, почему

Чтобы помочь вам отслеживать эти данные, вот 12 шаблонов посещаемости сотрудников, которые вы, ваша команда по работе с персоналом или ваши сотрудники можете легко заполнить в Excel или Google Таблицах, и которые вы или ваша команда по персоналу можете позже проанализировать и сделать ценные выводы.

Загрузить шаблоны отслеживания посещаемости сотрудников

Шаблоны Excel для отслеживания посещаемости сотрудников с ограничением по времени
Шаблон ежедневной посещаемости сотрудника Шаблон еженедельной посещаемости сотрудника Шаблон ежемесячной посещаемости сотрудника

Шаблоны Excel для отслеживания посещаемости сотрудников на основе событий
Шаблон посещаемости собрания Шаблон посещаемости обучения Шаблон посещаемости мероприятия Шаблон входа волонтера

Шаблоны Excel для отслеживания отсутствия сотрудников
Шаблон для отслеживания ежемесячных отпусков, больничных и личных отпусков

Шаблоны Excel для отслеживания посетителей и встреч
Шаблон для входа в систему для посетителей Шаблон для входа на встречу

Шаблоны Excel для отслеживания посещаемости сотрудников с ограничением по времени

Шаблоны Excel для отслеживания посещаемости сотрудников с привязкой ко времени позволяют отслеживать посещаемость сотрудников по дням, неделям, месяцам или годам.

Вы сможете отслеживать дни ваших сотрудников:

• Посещаемая работа (добавив ✔ или написав «✔» в соответствующих слотах шаблона)
• Были в отпуске по болезни (добавив S или написав “s” в соответствующих слотах шаблона)
• Были в личном отпуске (добавив P или написав “p” в соответствующих слотах шаблона)
• Были в отпуске (добавив V или написав “v” в соответствующих слотах шаблона)
• Не удалось прийти на работу или своевременно объяснить, почему они пропустят работу (добавив X или написав «x» в соответствующих слотах шаблона).

Если возможно, вы также сможете отмечать и отслеживать свои нерабочие дни (например, государственные праздники, выходные или другие нерабочие дни), добавив H или написав «h» в соответствующих слотах шаблона.

Чтобы сделать ваши шаблоны визуально отличными и удобными для чтения и анализа, скопируйте и вставьте метки правильного цвета в нужные слоты. Для более быстрого доступа напишите соответствующие буквы в нужных местах.

В зависимости от характера шаблона вы сможете рассчитывать и отслеживать эти данные для каждого отдельного сотрудника и / или за период времени, охватываемый шаблоном.

В каждом шаблоне также есть место для записи заметок и наблюдений.

Шаблон ежедневной посещаемости сотрудников

Шаблон ежедневной посещаемости сотрудников позволяет отслеживать посещаемость сотрудников по дням.

Сначала укажите день и добавьте основную информацию для каждого сотрудника (имя, должность и отдел).

Чтобы визуально отметить статус посещаемости для каждого сотрудника, скопируйте и вставьте правильные метки в нужные слоты (например, скопируйте и вставьте метку ✔ или напишите «✔» в столбце посещаемости рядом с «Сотрудником 1» отметить, что «Сотрудник 1» в этот день присутствовал на работе).

Вы также можете отметить время, в течение которого каждый сотрудник пришел на работу и ушел, а также общее время, которое он или она потратили на перерыв в этот день.

Каждый раз, когда вы замечаете, что сотрудник присутствовал, находился в отпуске по болезни, личном отпуске, отпуске или не явился на работу или позвонил, чтобы объявить о своем отсутствии, счетчик (расположенный рядом с основной таблицей) автоматически подсчитывает итоги для весь день.

Этот шаблон отлично подходит, если вы хотите отслеживать посещаемость сотрудников, отпуск по болезни, личный отпуск, отпуск и дни, когда они не приходили и не звонили, чтобы объявлять о своем отсутствии на ежедневной основе.

⏬ Загрузите классический шаблон ежедневной посещаемости сотрудников в Excel

⏬ Загрузите онлайн-шаблон ежедневной посещаемости сотрудников в Google Таблицах

Шаблон еженедельной посещаемости сотрудников

Шаблон еженедельной посещаемости сотрудников позволяет отслеживать посещаемость сотрудников по неделям.

Сначала укажите месяц и диапазон дат для недели и добавьте основную информацию для каждого сотрудника (имя, должность и отдел).

Чтобы визуально отметить статус посещаемости для каждого сотрудника, скопируйте и вставьте правильные метки в нужные слоты (например, скопируйте и вставьте метку S или напишите «s» в определенный дневной интервал рядом с «Сотрудником 1 «отметить, что« Сотрудник 1 »в определенный день находился на больничном).

Каждый раз, когда вы замечаете, что сотрудник присутствовал, находился в отпуске по болезни, личном отпуске, в отпуске или не явился на работу или позвонил, чтобы объявить о своем отсутствии, счетчик автоматически подсчитывает итоговые значения для каждого отдельного сотрудника (эта статистика доступна в каждая строка сотрудника в основной таблице).

Вы также получите итоги, рассчитанные за каждую неделю для всех сотрудников (эта статистика доступна под основной таблицей).

Этот шаблон отлично подходит, если вы хотите еженедельно отслеживать посещаемость сотрудников, отпуск по болезни, личный отпуск, отпуск и дни, когда они не приходили и не звонили, чтобы объявить о своем отсутствии. Также замечательно, если вы хотите отслеживать эти данные для каждого отдельного сотрудника, а также для всей вашей команды в целом.

⏬ Загрузите классический шаблон еженедельной посещаемости сотрудников в Excel

⏬ Загрузите онлайн-шаблон еженедельной посещаемости сотрудников в Google Таблицах

Шаблон ежемесячной посещаемости сотрудника

Шаблон ежемесячной посещаемости сотрудников позволяет отслеживать посещаемость сотрудников по месяцам.

Сначала укажите месяц и добавьте основную информацию для каждого сотрудника (имя, должность и отдел).

Чтобы визуально отметить статус посещаемости для каждого сотрудника, скопируйте и вставьте правильные метки в нужные слоты (например, скопируйте и вставьте метку P или напишите «p» в определенный дневной слот рядом с «Сотрудником 1» «отметить, что« Сотрудник 1 »в определенный день находился в личном отпуске).

Каждый раз, когда вы замечаете, что сотрудник присутствовал, находился в отпуске по болезни, личном отпуске, в отпуске или не явился на работу или позвонил, чтобы сообщить о своем отсутствии, счетчик автоматически подсчитывает итоговые значения для каждого отдельного сотрудника (эта статистика доступна в разделе каждая строка сотрудника в таблице).

Вы также получите итоги, рассчитанные за каждый месяц для всех сотрудников (эта статистика доступна под основной таблицей).

Этот шаблон отлично подходит, если вы хотите ежемесячно отслеживать посещаемость сотрудников, отпуск по болезни, личный отпуск, отпуск и дни, когда они не приходили и не звонили, чтобы объявить о своем отсутствии. Также замечательно, если вы хотите отслеживать эти данные для каждого отдельного сотрудника, а также для всей вашей команды в целом.

⏬ Загрузите классический шаблон ежемесячной посещаемости сотрудников в Excel

⏬ Загрузите онлайн-шаблон ежемесячной посещаемости сотрудников в Google Таблицах

Годовой шаблон посещаемости сотрудника

Шаблон годовой посещаемости сотрудников позволяет отслеживать посещаемость сотрудников по годам.

Сначала выберите лист, на котором отмечен конкретный месяц, и добавьте основную информацию для каждого сотрудника (имя, должность и отдел).

Чтобы визуально отметить статус посещаемости для каждого сотрудника, скопируйте и вставьте правильные метки в нужные слоты (например, скопируйте и вставьте метку V или напишите “v” в определенный дневной интервал рядом с “Сотрудником 1” «отметить, что« Сотрудник 1 »был в отпуске в определенный день).

Каждый раз, когда вы замечаете, что сотрудник присутствовал, находился в отпуске по болезни, личном отпуске, в отпуске или не явился на работу или позвонил, чтобы сообщить о своем отсутствии, счетчик автоматически подсчитывает итоговые значения для каждого отдельного сотрудника (эта статистика доступна в разделе каждая строка сотрудника в таблице).

Вы также получите итоги, рассчитанные за каждый месяц для всех сотрудников (эта статистика доступна под основной таблицей).

Этот шаблон отлично подходит, если вы хотите ежегодно отслеживать посещаемость сотрудников, отпуск по болезни, личный отпуск, отпуск и дни, когда они не приходили и не звонили, чтобы объявить о своем отсутствии. Также замечательно, если вы хотите отслеживать эти данные для каждого отдельного сотрудника, а также для всей вашей команды в целом.

⏬ Загрузите классический шаблон годовой посещаемости сотрудников в Excel

⏬ Загрузите онлайн-шаблон годовой посещаемости сотрудников в Google Таблицах

Шаблоны Excel для отслеживания посещаемости сотрудников на основе событий

Шаблоны Excel для отслеживания посещаемости сотрудников на основе событий позволяют отслеживать посещаемость собраний, тренингов, корпоративных мероприятий, на которых сотрудники выступают в качестве участников, и корпоративных мероприятий, на которых сотрудники выступают в качестве добровольцев.

В каждом шаблоне также есть место для записи заметок и наблюдений.

Шаблон посещаемости собраний

Шаблон посещаемости собраний позволяет отслеживать посещаемость сотрудников на собраниях.

Сначала определите название собрания, повестку дня, место, организатора, дату и время.

Добавьте участников и их информацию (имя, должность и отдел). Отметьте их статус присутствия как «Да» для участников и «Нет» для тех, кто не участвует, для указанной даты и времени собрания.

Количество людей, которые присутствовали или не присутствовали на собрании в указанную дату и время, будет автоматически подсчитано в счетчике рядом с основной таблицей.

Этот шаблон отлично подходит для отслеживания посещаемости любого типа встреч, которые вы обычно проводите, от ежедневных и еженедельных встреч с обновлением статуса до встреч по созданию команды или встреч для принятия решений.

⏬ Загрузите классический шаблон посещаемости собраний в Excel

⏬ Загрузите онлайн-шаблон посещаемости собраний в Google Таблицах

Шаблон посещаемости обучения

Шаблон посещаемости обучения позволяет отслеживать посещаемость сотрудников обязательными и / или добровольными программами обучения.

Сначала определите имя программы, уровень и ссылку, а также место обучения, дату, время и имя тренера.

Добавьте участников и их информацию (имя, должность и отдел). Отметьте их статус присутствия как «Да» для участников и «Нет» для тех, кто не присутствовал, для указанной даты и времени сеанса обучения.

Количество людей, которые прошли или не присутствовали на тренировке в указанную дату и время, будет автоматически подсчитано в счетчике рядом с основной таблицей.

Этот шаблон отлично подходит для отслеживания посещаемости любого типа программы посещаемости, от программ межличностного общения и технических программ обучения до программ обучения разнообразию или чувствительности.

⏬ Загрузите классический шаблон посещаемости обучения в Excel

⏬ Загрузите онлайн-шаблон посещаемости для общего доступа в Google Таблицах

Шаблон посещаемости мероприятия

Шаблон посещаемости мероприятий позволяет отслеживать посещаемость сотрудников на обязательных и / или добровольных мероприятиях компании.

Сначала определите название мероприятия, цель, место, организатора, дату и время.

Добавьте участников и информацию (имя, должность и отдел). Отметьте их статус присутствия как «Да» для участников и «Нет» для не-участников для указанной даты и времени мероприятия.

Количество людей, которые посетили или не посетили мероприятие в указанную дату и время, будет автоматически подсчитано в счетчике рядом с основной таблицей.

Этот шаблон отлично подходит, когда вы хотите отслеживать посещаемость сотрудниками любого типа корпоративного мероприятия, от семинаров и конференций до благодарственных мероприятий.

⏬ Загрузите классический шаблон посещаемости мероприятия в Excel

⏬ Загрузите онлайн-шаблон посещаемости мероприятия в Google Таблицах

Шаблон входа для волонтеров

Шаблон входа в систему для добровольцев позволяет отслеживать людей, которые вызвались участвовать и помогать в корпоративном мероприятии.

Сначала определите название добровольческого мероприятия, причину, место, организатора, дату и время.

Добавьте своих добровольцев и их информацию (имя, должность и отдел).

Укажите задачу / действие, которые они назначили или добровольно согласились выполнить на мероприятии компании. Затем укажите дату или время, в которое они должны запланировать выполнение задачи / действия.

Добавьте их адреса электронной почты и номера телефонов в шаблон на случай, если организаторам мероприятия понадобится простой способ связаться со всеми или некоторыми добровольцами по любой причине.

Этот шаблон отлично подходит, если вы хотите, чтобы ваша компания участвовала в определенном деле или достигла определенной цели, и вам нужны люди, которые будут добровольно участвовать в мероприятии, чтобы помочь в достижении указанной цели или цели.Вы сможете отслеживать добровольцев, а также задачи или действия, на которые они подписались.

⏬ Загрузите классический шаблон входа для волонтеров в Excel

⏬ Загрузите онлайн-шаблон для добровольного входа в систему в Google Таблицах

Шаблоны Excel для отслеживания отсутствия сотрудников

Шаблоны Excel для отслеживания отсутствия сотрудников позволяют отслеживать количество дней, в течение которых ваши сотрудники не посещали работу из-за отсутствия на работе, например отпуск, отпуск по болезни или личный отпуск.

Вы сможете рассчитывать и отслеживать эти данные для каждого отдельного сотрудника и периода времени, охватываемого шаблоном.

В каждом шаблоне также есть место для записи заметок и наблюдений.

Простой шаблон отслеживания ежегодных отпусков, отпусков по болезни и личных отпусков

Простой шаблон отслеживания отпусков, отпусков по болезни и личных отпусков позволяет ежегодно отслеживать отпуск по болезни, личный отпуск или дни отпуска с помощью простого счетчика.

Сначала определите год и добавьте основную информацию для каждого сотрудника (имя, должность и отдел).

Определите количество дней, в течение которых каждый из них может использовать отпуск по болезни и отпуск (личный отпуск обычно впоследствии определяется по мере необходимости).

Каждый раз, когда кто-то уходит в отпуск по болезни или в личный отпуск, или берет дни отпуска, укажите эти дни в строках «Затраченные» для каждого сотрудника.

Количество дней, в течение которых каждый сотрудник имеет «Осталось» по болезни или отпуску, будет автоматически уменьшаться каждый раз, когда вы добавляете дни отпуска по болезни или отпуска рядом с чьим-либо именем.

Количество дней, «Проведенных» каждым сотрудником в личном отпуске, будет автоматически добавлено к общему количеству отпусков для сотрудника и группы.

Итоги отпуска по болезни, личного отпуска и отпуска для каждого сотрудника рассчитываются автоматически в последнем столбце основной таблицы.

Итоги отпуска по болезни, личного отпуска и отпуска для всей команды автоматически рассчитываются в последней строке основной таблицы.

Общее количество отгулов для всей команды рассчитывается автоматически для всей команды в последнем столбце последней строки основной таблицы.

Этот шаблон отлично подходит, если вам нужен простой и легкий способ отслеживать, сколько у ваших сотрудников:

• есть в наличии по больничному листу и отпуску в год
• израсходовали больничный, личный отпуск и отпуск
• вышли на больничный и отпуск

⏬ Загрузите классический шаблон простого ежегодного отпуска, отпуска по болезни, персонального трекера отпусков в Excel

⏬ Загрузите онлайн-шаблон простого ежегодного отпуска, отпуска по болезни, персонального трекера для отслеживания отпусков в Google Таблицах

Визуальный годовой отпуск, отпуск по болезни, шаблон персонального трекера отпусков

Визуальный шаблон отслеживания ежегодных отпусков, отпусков по болезни, личных отпусков позволяет отслеживать количество дней, на которые ваши сотрудники специально потратили:

• Отпуск по болезни (добавив S или написав “s” в соответствующих слотах шаблона)
• Персональный отпуск (добавив P или написав “p” в соответствующих ячейках шаблона)
• Отпуск (добавив V или написав “v” в соответствующих слотах шаблона)

Вы также сможете отмечать свои нерабочие дни (например, государственные праздники, выходные или другие нерабочие дни), добавив H или написав «h» в соответствующих слотах шаблона.

Сначала выберите лист, на котором отмечен конкретный месяц, и добавьте основную информацию для каждого сотрудника (имя, должность и отдел).

Чтобы визуально отметить статус посещаемости для каждого сотрудника, скопируйте и вставьте правильные метки в нужные слоты (например, скопируйте и вставьте метку V или напишите “v” в определенный дневной интервал рядом с “Сотрудником 1” «отметить, что« Сотрудник 1 »был в отпуске в определенный день).

Каждый раз, когда вы замечаете, что сотрудник находился в отпуске по болезни, личном отпуске или отпуске, счетчик автоматически подсчитывает итоговые суммы для каждого отдельного сотрудника (эта статистика доступна под каждой строкой сотрудника в таблице).

Вы также получите итоги, рассчитанные за каждый месяц для всех сотрудников (эта статистика доступна под основной таблицей).

Чтобы подсчитать количество дней, доступных для отпуска по болезни и отпуска для сотрудника в следующем месяце, просто скопируйте и вставьте дни , оставшиеся для отпуска по болезни и отпуска из предыдущего месяца (например,грамм. если в листе «Апрель» указано, что у Сотрудника 1 осталось 19 дней, , , отпуск и 2 дня отпуска по болезни, добавьте эти числа в лист «Май» под номером , доступным ). Продолжайте эту схему для каждого последующего месяца.

Этот шаблон отлично подходит, если вы хотите визуально отслеживать и легко находить отпуск по болезни, личный отпуск, отпуск и нерабочие дни / праздничные дни в течение всего года.

Визуальное отслеживание этих данных за день может помочь вам составить график и назначить работу в течение года.

Например, вы и ваша команда будете знать, что нельзя назначать проект или задачу Лизе Джонсон с 15 по 25 мая, потому что вы увидите, что она в это время в отпуске.

В той же строке вы сможете пересмотреть график крайнего срока проекта на 4 мая, потому что вы будете знать, что у компании будет этот выходной день в связи с государственным праздником.

⏬ Загрузите классический шаблон ежегодного отпуска, отпуска по болезни, персонального трекера отпусков в Excel

⏬ Загрузите онлайн-шаблон ежегодного отпуска, отпуска по болезни или личного отпуска в Google Таблицах

Шаблоны Excel для отслеживания посетителей и встреч

позволяют отслеживать случайных посетителей и официальных лиц, таких как клиенты, которые входят в вашу компанию.

В каждом шаблоне также есть место для записи заметок и наблюдений.

Шаблон входа для посетителей

Шаблон входа для посетителей позволяет отслеживать посетителей, которые входят в вашу компанию.

Укажите имена посетителей, которых они приходили повидать, цель визита, дату визита, а также время входа и выхода из здания компании.

Этот шаблон отлично подходит, когда у вашей компании есть случайные или частые случайные посетители (например, члены семей сотрудников), и вы хотите отслеживать, кто и когда вошел в здание компании.

⏬ Загрузите классический шаблон входа для посетителей в Excel

⏬ Загрузите онлайн-шаблон для входа в систему для посетителей в Google Таблицах

Шаблон для входа на прием

Шаблон входа на встречу позволяет отслеживать посетителей, у которых есть официальные встречи с сотрудниками вашей компании, например, собеседников и клиентов.

Укажите имена участников, к которым они пришли, цель их встречи, а также дату и время встречи.

Этот шаблон отлично подходит, когда ваша компания работает и консультируется с клиентами, поэтому вы хотите отслеживать их встречи.

⏬ Загрузите классический шаблон входа на встречу в Excel

⏬ Загрузите онлайн-шаблон для входа на встречу в Google Таблицах

Почему вам следует использовать программное обеспечение для отслеживания посещаемости

Когда дело доходит до лучших способов отслеживания посещаемости сотрудников, отслеживать посещаемость с помощью шаблонов просто и легко.

Но у этого есть свои ограничения.

А именно, отслеживание посещаемости с помощью шаблона подходит только в том случае, если в вашей компании меньше сотрудников, поэтому вы можете легко отслеживать и вручную добавлять правильную информацию для всех.

Однако, возможно, ваша компания придерживается политики измерения отпуска по болезни, личного отпуска или отпуска в часа , а не в днях.

И, возможно, вы хотите получить более подробное представление о действиях, задачах и назначениях, которые действительно выполняются вашими сотрудниками во время работы.

В таком случае лучшим решением будет использование инструмента учета рабочего времени, который позволяет автоматизировать отслеживание посещаемости вашей команды в различных проектах.

Clockify – это программа для учета рабочего времени, которая позволяет легко отслеживать время по всем связанным с компанией «проектам», включая посещаемость работы, время перерыва в день, а также дни отсутствия, вызванные отпуском по болезни, личным отпуском или отпуском. Вот как.

Как отслеживать посещаемость с помощью Clockify

Чтобы отслеживать посещаемость сотрудников наиболее простым способом с помощью Clockify, просто пригласите свою команду в рабочее пространство своей компании и предоставьте инструкции:

Каждый раз, когда сотрудник приходит в офис (или садится перед компьютером, чтобы работать из дома), он или она должны запустить таймер на странице «Учет времени» в приложении.

В качестве альтернативы сотрудники могут добавить время, которое они проработали вручную, после того, как они закончили работу в течение дня.

Помимо этого простого подхода с приходом и уходом, вы также можете использовать Clockify для отслеживания задач и действий, выполняемых вашими сотрудниками во время работы .

Если вы работаете над несколькими рабочими проектами, определите для них отдельные проекты Clockify и проинструктируйте сотрудников выбирать и отслеживать время в этих проектах при работе над ними.

Чтобы сотрудники отслеживали свои перерывы, просто определите проект под названием «Перерывы» и попросите сотрудников отслеживать время, которое они тратят на короткие перерывы или обеденные перерывы.

После того, как вы определите пару проектов, ваши сотрудники также смогут записывать свои часы в простой табель учета рабочего времени.

Чтобы оптимизировать рабочий процесс, вы также можете добавлять в проекты определенные задачи, писать описания для каждой записи времени, определять теги, чтобы указать тип задачи, над которой вы работаете, и многое другое.

Позже вы можете перейти в отчеты приложения и сразу увидеть, кто работал, когда, как долго и над чем. Еженедельный отчет может оказаться особенно полезным для вас, поскольку он показывает вам простую и легко читаемую разбивку времени, в течение которого ваши сотрудники были на работе на еженедельной основе.

Как отслеживать отсутствие с помощью Clockify

Помимо отслеживания посещаемости, вы также можете легко отслеживать отсутствие с помощью Clockify, создав для этого несколько подходящих проектов, а затем попросив сотрудников отслеживать время на них.

Для начала вы можете следовать схеме перечисленных шаблонов отслеживания посещаемости, а также создавать и называть отдельные проекты для «Отпуск по болезни», «Отпуск», «Персональный отпуск».

Или, в зависимости от политики и рабочего процесса вашей компании, вы можете расширить эти базовые данные об отпуске и попросить сотрудников отслеживать время для «Полудня», «Семейный отпуск», «Неоплачиваемый отпуск», «Личный». Время »и многое другое.

Независимо от того, какое время вы выберете для учета отпусков сотрудников, вы легко сможете создавать проекты для каждого типа отпусков за пару щелчков мышью.

После этого ваши сотрудники смогут отслеживать это время так же, как и свое рабочее время:

• с таймером
• , добавив время вручную
• путем добавления времени в табель учета рабочего времени

Если обычный рабочий день в вашей компании составляет 8 часов, вам следует проинструктировать сотрудников, чтобы они также добавляли 8 часов для отпуска.

Позже вы сможете просматривать и анализировать отсутствие сотрудников в разделе «Отчеты» приложения и даже сравнивать отсутствие с посещаемостью, если вы решите просмотреть отчет по всем своим проектам Clockify сразу.

Образец шаблона политики посещаемости сотрудников

Краткое изложение политики и цель

Наш сотрудник Политика посещаемости излагает наши ожидания в отношении прихода наших сотрудников на работу. Пунктуальность при приходе на работу помогает поддерживать эффективность на рабочем месте.

Область применения

Данная политика компании распространяется на всех сотрудников, не подлежащих освобождению от налогов, независимо от должности или типа занятости.

Элементы политики

Большинству сотрудников для выполнения своей работы необходимо сотрудничать со своими коллегами.Чтобы упростить это сотрудничество, мы ожидаем, что вы будете пунктуальны и будете следовать графику, согласованному вами и вашим менеджером. Если вы отсутствуете или иногда опаздываете, у вас должна быть веская причина.

Постоянное опоздание или отсутствие может создать проблемы для ваших коллег, которым, возможно, придется взять на себя вашу работу. Такое поведение может привести к «плохой посещаемости», и вам, возможно, придется соблюдать прогрессивную дисциплину.

Что такое прогулы и опоздания?

Прогулы означает частое отсутствие сотрудника на рабочем месте.Это включает в себя нечасто приходить на работу или брать чрезмерный отпуск по болезни, не имея возможности предоставить записи врача.

Присутствие на работе означает присутствие на работе сверх вашего графика, даже если сверхурочная работа не требуется. Это может вызвать переутомление и сказаться на вашей производительности и удовлетворенности работой. Мы хотим, чтобы вы соблюдали свой график, приходя на работу и уходя.

Опоздание означает опоздание, большие перерывы, чем положено, и постоянный уход с работы раньше без причины.Мы, вероятно, не будем возражать, если однажды утром вы немного опоздаете или уйдете немного раньше в пятницу. Но мы хотим убедиться, что вы в целом следуете своему графику и не нарушаете нашу работу.

Вы несете ответственность за контроль своего рабочего времени с помощью нашей [ системы учета рабочего времени / программного обеспечения .] Пожалуйста, будьте внимательны при регистрации рабочего времени, чтобы вы могли получить причитающийся платеж.

Непредвиденные отлучки

Если однажды вы не можете прийти на работу, как можно скорее сообщите об этом своему руководителю.Если ваш менеджер находится в другом часовом поясе, обратитесь в отдел кадров. После этого вы должны использовать оставшуюся часть оплачиваемого отпуска или отпуска по болезни, чтобы покрыть это отсутствие. Пожалуйста, запишите это в [ HR программное обеспечение ] как можно быстрее. Отсутствие без уважительной причины или без уведомления в течение более трех дней будет считаться увольнением с работы. Если вам нужно рано уйти с работы, сообщите об этом своему менеджеру.

Мы поймем, есть ли у вас веские причины для вашего отсутствия, даже если вы не сообщите об этом. Эти причины обычно связаны с серьезными несчастными случаями, семейными или неотложными медицинскими ситуациями.Мы можем попросить вас принести нам записи врача или другое подтверждение. В таких случаях мы отметим ваше отсутствие как «уважительное».

Следующий список, хотя и не исчерпывающий, включает причины, которые мы не считаем уважительным отсутствием:

• Просыпаюсь поздно.
• Остановка по дороге на работу по личным причинам.
• Задержки движения или общественного транспорта, за исключением ситуаций, приводящих к закрытию дорог.
• Плохая погода, за исключением экстремальных погодных условий, таких как метели, ураганы и наводнения.
• Праздники, которые не были утверждены.

Хорошая посещаемость

Сотрудники, у которых менее [ трех случаев ] прогулов или опозданий в год, получат дополнительный оплачиваемый выходной на следующий год. У вас хорошая посещаемость, когда вы:

• Отчет стабильно работает.
• Прийти на работу в назначенное время начала смены.
• Уйти с работы в установленное время окончания смены (кроме случаев, когда требуется оплачиваемая сверхурочная работа.)
• Оставшиеся на работе в рабочее время (без перерывов)
• Делайте перерывы, которые не превышают ожидаемой продолжительности.
• Сообщите своему менеджеру, если вам нужно отсутствовать или опоздать.
• Отсутствовать или опоздать только по уважительным причинам.

Ответственность руководителя

Если вы управляете сотрудниками, вы обязаны следить за их посещаемостью. Если вы заметили, что член команды постоянно опаздывает или отсутствует, договоритесь о частной встрече для обсуждения.Спросите члена вашей команды, испытывают ли они проблемы со своим графиком или им нужна помощь в совмещении личной жизни с работой. Гибкий график, работа из дома или обучение управлению временем могут стать решением. Если вы заметили возможную проблему с психическим здоровьем, которая приводит к пропуску занятий или опозданию, попросите члена вашей команды связаться с нашим [ специалистом по психическому здоровью ] и обсудить, что вы можете сделать, чтобы им помочь.

Если вы подозреваете, что член вашей команды злоупотребляет отпуском по болезни или умышленно опаздывает, вы должны сообщить об этом в HR и начать процесс постепенного дисциплинарного воздействия.

Дисциплинарные меры

Если ваш руководитель подозревает, что вы злоупотребляете отпуском по болезни, вам может потребоваться предоставить записи врача, чтобы избежать нашего прогрессивного дисциплинарного процесса. Если вы непреднамеренно опаздываете, корректирующее консультирование будет нашей первой попыткой решения. Мы можем принять дисциплинарные меры вплоть до увольнения, если:

• Не работает корректирующее консультирование.
• Мы обнаружили, что вы умышленно опаздываете.
• Ваши опоздания или прогулы влияют на вашу работу.

Отсутствие по уважительной причине и отсутствие на работе не засчитываются как отработанные часы, поэтому мы не компенсируем их.

Дополнительная литература

Руководство по отслеживанию и мониторингу рабочего времени

Помогает заметить упорный труд

Это может очень обескураживать, когда вы работаете усерднее, чем кто-либо другой, но это остается незамеченным.Некоторые люди работают больше, и это следует признать. Используя данные из приложения для учета рабочего времени, менеджеры могут легко заметить своих наиболее эффективных и преданных своему делу сотрудников .

Например, предположим, вы заметили, что некоторые из ваших сотрудников тратят весь свой рабочий день на рабочие программы, в то время как другие делают частые (и длительные) перерывы, просматривая страницы в социальных сетях или делая покупки в Интернете. Несправедливо игнорировать усилия тех членов команды, которые идут ва-банк, и помещать их в один ящик с теми, кто расслабляется.

Представляя учет рабочего времени команде, дайте им знать, что вы примете эти данные во внимание при обсуждении повышений или повышений . Таким образом, ваши лучшие сотрудники могут быть уверены, что их преданность делу не останется незамеченной.

Это помогает менеджерам понять, сколько времени уходит на дела

Всякий раз, когда я слышу, как кто-то говорит: «Вот это небольшое задание, которое должно занять у вас 5 минут», я чувствую, что могу буквально взорваться! Потому что эта небольшая задача, вероятно, займет у меня не меньше часа.

По правде говоря, менеджеры, чья работа заключается в организации рабочего процесса и назначении задач, часто не имеют понятия, сколько времени на самом деле занимают определенные задачи . Они никогда этого не делали! В результате сотрудники часто перегружены нереальными сроками, что приводит к разочарованию, а иногда даже к настоящему отчаянию.

Отслеживание сотрудников – это лучшее знакомство со спецификой их работы. Объясните своей команде, что, когда они отслеживают свое время, помогает руководству осознать объем своих рабочих задач .В результате больше не будет невозможных сроков и нереалистичных ожиданий.

Представляя свою программу для учета рабочего времени команде, начните с истории, к которой они могут относиться, – ситуации, которая их расстроила и рассердила. Затем объясните, как учет времени может помочь им избежать подобных ситуаций в будущем.

Спасает сотрудников от переутомления

Как менеджер вы хотите, чтобы ваша команда была счастлива и хорошо отдохнула.Это повышает удовлетворенность работой и производительность. Однако проблема со средними и большими командами состоит в том, что руководство не может проверить каждого сотрудника и убедиться, что они позаботятся о себе, делая перерывы и уходя с работы в разумные сроки.

Послушайте, раньше я работал до 16 часов в сутки. Однажды мой босс увидел мой отчет об учете рабочего времени и сказал мне, что мне не следует задерживаться так часто. Не только потому, что это вредно для здоровья, но и потому, что он заметил, что на следующий день был крайне непродуктивным после моей чрезвычайно долгой смены .Пребывание в офисе допоздна не помогло мне добиться большего. Однако на следующий день от этого я еще больше устала и не могла сосредоточиться.

Сообщите вашей команде, что учет рабочего времени сотрудников – это еще один инструмент для руководства и отдела кадров, позволяющий следить за благополучием команды. Не запрещено оставаться в офисе подольше, но работать в две смены через день нельзя – в интересах самих сотрудников.

Формы прибытия / убытия: I-94 и I-94W

Иностранные посетители U.S., прибывающим воздушным или морским путем, больше не нужно заполнять бумажную форму I-94 «Отчет о прибытии / отбытии» или форму I-94W «Отчет о прибытии / отбытии без иммиграционной визы». Те, кому необходимо подтвердить свой статус законного посетителя – работодателям, школам / университетам или государственным учреждениям – могут получить доступ к своей информации о прибытии / отбытии CBP онлайн.

CBP теперь автоматически собирает информацию о прибытии / отбытии путешественников из их электронных путевых записей. Поскольку предварительная информация передается только воздушным и морским путешественникам, CBP по-прежнему будет выдавать бумажную форму I-94 в наземных пограничных портах въезда.

Если путешественникам нужна информация из их регистрационной записи о допуске по форме I-94 для подтверждения иммиграционного статуса или разрешения на работу, номер записи и другая информация о допуске, им рекомендуется получить свой номер I-94.

По прибытии офицер CBP ставит штамп в проездном документе каждого прибывающего путешественника, не являющегося иммигрантом, с датой приема, классом приема и датой, до которой путешественник будет допущен. Если путешественнику нужна бумажная форма I-94, ее можно запросить в процессе проверки.Все запросы будут размещены во вторичном окружении.

При выезде из США путешественники, ранее оформившие бумажную форму I-94, должны сдать ее коммерческому перевозчику или CBP при отбытии. В противном случае CBP зафиксирует отъезд в электронном виде с помощью информации о манифесте, предоставленной перевозчиком или CBP.

Эта автоматизация упрощает процесс въезда для путешественников, способствует обеспечению безопасности и сокращает федеральные расходы. CBP оценивает, что автоматизированный процесс сэкономит агентству 15 долларов.5 миллионов в год.

Для получения дополнительной информации и ответов на часто задаваемые вопросы см. Информационный бюллетень I-94.

Информационный центр CBP предлагает вопросы и ответы по I-94.

ВНИМАНИЕ: Начиная с мая 2019 года, номера I-94 будут буквенно-цифровыми. В настоящее время номера I-94 состоят из 11 цифр и содержат только цифры. Чтобы свести к минимуму влияние программы в результате истощения только числовых номеров I-94 и создать долгосрочное решение для создания новых номеров, CBP переходит на буквенно-цифровые I-94.Номера I-94 будут состоять из 11 знаков, но будут иметь формат из 9 цифр, за которыми следует буква в 10-й позиции и цифра в 11-й позиции. Неистекшие I-94, выданные в текущем числовом формате, будут оставаться действительными до даты допуска до даты, указанной на бумаге I-94, и / или даты, указанной на общедоступном веб-сайте I-94 по адресу https: //i94.cbp .dhs.gov / I94 / # / home.

Формы CBP | Служба таможенного и пограничного контроля США

20 марта 2020 г. | Формы

Форма 19 – Протест

13 января 2014 г. | Формы

Форма I-94W – Запись о прибытии / отбытии без визы

Форма I-94W CBP – Запись о прибытии / отбытии без визы только для справки.Недействительно для использования или печати.

13 января 2014 г. | Формы

Форма 101 – Заявление о событии УВД

Форма 101 – Заявление на мероприятие Центра повышения квалификации CBP (ATC)

8 декабря 2016 г. | Формы

Форма 226 – Отчет о внешнем ремонте судна или приобретении оборудования

Форма 226 – Отчет о внешнем ремонте судна или приобретении оборудования

Не для печати или использования.- * Срок действия OMB истек, однако эта форма все еще действительна для использования и находится на рассмотрении OMB в ожидании новой даты истечения срока действия. *

12 декабря 2017 г. | Формы

Форма 247 – Представление стоимости

* Срок действия OMB истек, однако эта форма все еще действительна для использования и находится на рассмотрении OMB в ожидании новой даты истечения срока.

23 января 2018 г. | Формы

Форма 255 – Декларация несопровождаемых предметов

* Срок действия OMB истек, однако эта форма все еще действительна для использования и находится на рассмотрении OMB в ожидании новой даты истечения срока.

23 марта 2018 г. | Формы

Форма 262 – Запрос на печатные материалы – для государственного / частного использования

23 января 2018 г. | Формы

Форма 301 – Таможенная гарантия

18 марта 2014 г. | Формы

Форма 301A – Приложение к форме 301

* Срок действия OMB истек, однако эта форма все еще действительна для использования и находится на рассмотрении OMB в ожидании новой даты истечения срока.

1 октября 2020 г. | Формы

Форма 339A – Запрос на наклейку годового сбора за пользование – Самолет

1 октября 2020 г. | Формы

Форма 339C – Запрос на наклейку годовой платы за пользование – Заявка на транспортное средство

1 октября 2020 г. | Формы

Форма 339V – Запрос на наклейку годовой платы за пользование – Судно

30 мая 2019 г. | Формы

Форма 341 CBP – Первоначальный контрольный лист программы Explorer

21 ноября 2018 г. | Формы

Форма 349 – Ежеквартальный сводный отчет о сборах за обслуживание порта

21 ноября 2018 г. | Формы

Форма 350 – Ежеквартальный итоговый отчет с поправками о сборах за содержание порта

Посещаемость и пунктуальность | Политика | Человеческие ресурсы | Университет Вандербильта

УНИВЕРСИТЕТ VANDERBILT ПОЛИТИКА И ПРОЦЕДУРЫ В ОБЛАСТИ ЧЕЛОВЕЧЕСКИХ РЕСУРСОВ
ТЕМА: ПРИБЛЮДЕНИЕ И ПУНКТУАЛЬНОСТЬ
ДАТА ДЕЙСТВИЯ: 1 июля 2015 г.

ПОЛИТИКА

Своевременное и регулярное присутствие – это ожидание от всех сотрудников Vanderbilt.Чтобы обеспечить адекватное укомплектование персоналом, положительный моральный дух сотрудников и соответствовать ожидаемым стандартам производительности во всей организации, сотрудники будут нести ответственность за соблюдение своего рабочего графика. В случае, если сотрудник не может оправдать это ожидание, он / она должен получить одобрение своего руководителя до внесения любых запрошенных изменений в график. Это одобрение включает запросы на использование соответствующих начислений, а также на опоздание на работу или ранний уход с работы. Департаменты имеют право по своему усмотрению оценивать чрезвычайные обстоятельства опоздания, отсутствия или отсутствия прихода или ухода с работы и определять, следует ли учитывать инцидент как происшествие.Консультанты по персоналу могут проконсультировать руководителей относительно оценки смягчающих обстоятельств.

ПРОЦЕДУРА

I. Отсутствует

Сотрудник считается отсутствующим, если он / она недоступен для работы, как назначено / запланировано, и такой выходной не был запланирован / не утвержден заранее, как того требует процедура уведомления отдела.

II. Поздно

Опоздавшим считается сотрудник:

• Не удается явиться на работу в назначенное / запланированное рабочее время.В этих случаях менеджеры могут заменить опоздавшего сотрудника на полную смену.
• Уходит с работы до окончания назначенного / запланированного рабочего времени без предварительного разрешения руководства.
• Принимает длительный обед или перерыв без разрешения
• Прибывший на работу после запланированного времени начала может быть заменен на полную смену по усмотрению его / ее руководителя.

III.Часы и отсутствие времени на входе / выходе

Сотрудники обязаны соблюдать установленные правила регистрации фактического количества отработанных часов. Пропущенные часы на входе / выходе являются нарушением этой политики и включают:

• Неспособность войти / выйти на назначенные часы (например, на станцию ​​Кронос) в начале и / или в конце назначенной им смены;
• Неспособность прийти / уйти в назначенное время для перерыва на обед;
• Неспособность точно и своевременно сообщить о отработанном времени.
• Рано (или поздно) заезд / выселение назначенной смены без предварительного согласования.

IV. Ведомственная процедура уведомления

Ожидается, что сотрудники будут следовать процедурам уведомления отдела, если они опаздывают на работу, не будут на работе или запрашивают запланированное время отсутствия на работе. Сотрудники должны заранее запросить своего начальника или назначенного им представителя и в соответствии с процедурой отдела, если они хотят прибыть раньше или уйти из назначенной смены.

Во время уведомления / звонка сотрудник должен уведомить своего начальника, когда отсутствие связано с документированным / утвержденным отпуском (например, военный отпуск, FMLA), чтобы обеспечить надлежащее отслеживание использования отпусков и прогулов.

Сотрудник, который не позвонит и не явится на работу в соответствии с графиком в течение трех календарных рабочих дней подряд, будет рассматриваться как оставивший свою должность, и занятость будет уволена.В случае возникновения такой ситуации супервизору следует проконсультироваться с отделом кадров.

Случаи несоблюдения ведомственных процедур уведомления, включая неприбытие / неприбытие, будут рассматриваться в соответствии с политикой прогрессивной дисциплины.

V. Процесс прогрессивной дисциплины

Руководители должны регулярно контролировать посещаемость своих сотрудников и своевременно и последовательно устранять неудовлетворительную посещаемость.Если надзорные органы замечают схему незапланированного использования накопленного свободного времени в банках, они должны обсудить эту проблему с сотрудником.

Если сотрудник ранее был проконсультирован в соответствии с Политикой прогрессивной дисциплины и / или Политикой подотчетности и обязательств по результатам, совокупность обстоятельств будет оцениваться при принятии решения о дальнейших действиях. В ситуациях, связанных с приостановлением или увольнением сотрудников, руководителю следует проконсультироваться с отделом кадров до принятия дисциплинарных мер.

Своевременная и регулярная посещаемость – ожидаемый результат от всех сотрудников Vanderbilt. Следовательно, поведение тех сотрудников, которые продемонстрировали неудовлетворительную посещаемость, которая привела к дисциплинарным взысканиям (письменным или окончательным) в течение года, может быть задокументировано в их ежегодной оценке.

События

Событие документируется как отсутствие, опоздание или опоздание на вход / выход часов.В то время как отсутствие относится к единственному отсутствию на работе, событие может охватывать несколько дней отсутствия, когда сотрудник отсутствует по той же причине.

Следующая таблица предназначена для предоставления рекомендаций по учету общего количества происшествий за скользящий 12-месячный период, при условии, что причина происшествия не защищена в соответствии с FMLA или ADAAA.

ПРИМЕЧАНИЕ: Общее количество дней, в течение которых сотрудник не может работать по графику, и общее количество происшествий учитывается при применении дисциплины.Например, на Шаге 1 максимальное количество дней, в течение которых сотрудник может быть недоступен для работы до получения устного наставничества, равно 6, независимо от количества случаев.

Период ориентации новых сотрудников

Сотрудник в течение периода ориентации, у которого произошло два происшествия, должен получить Письменное предупреждение; если работник имеет более двух случаев в течение периода ориентации, прием на работу может быть прекращен; если период ориентации продлен, это правило все еще применяется.

Праздники

Если сотрудник уходит с работы накануне, в день или на следующий день после праздника, менеджер рассмотрит обстоятельства отсутствия. На основе этого обзора менеджер имеет право по своему усмотрению решить, считать ли инцидент обычным явлением или перейти непосредственно к выдаче письменного предупреждения для вызова, связанного с праздником. Если сотрудник уже соблюдает дисциплину, он может перейти на следующий уровень.

VI. Процесс утверждения политики департамента

Подразделения Vanderbilt могут разработать политику посещаемости / пунктуальности отдела, которая отвечает уникальным оперативным потребностям отдела. Если руководство определяет, что необходима политика отдела, отдел будет следовать процессу утверждения своей организации, чтобы установить политику, которая требует окончательного утверждения со стороны высшего исполнительного руководства организации.

Эта политика предназначена в качестве руководства для помощи в последовательном применении политик и программ Университета для сотрудников.Политика не предусматривает заключения подразумеваемых или явных контрактов с сотрудниками компании Vanderbilt, которые являются сотрудниками по своему желанию. Vanderbilt оставляет за собой право изменять эту политику полностью или частично в любое время по усмотрению Университета.