Распоряжение

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан.

Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов по основой деятельности организации. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом “ПРЕДЛАГАЮ” или “ОБЯЗЫВАЮ”, которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия.

Распоряжения оформляются на бланке распоряжения (бланк конкретного вида документа).

Обязательными реквизитами распоряжения являются: наименование организации, название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

Указание

Указание – правовой акт, издаваемый органом государственного управления, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: “ОБЯЗЫВАЮ” или “ПРЕДЛАГАЮ” – в зависимости от содержания указания.

Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них норм общего характера или иных сведений, они оформляются на общем бланке с угловым расположением реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита “Адресат”.

Обязательными реквизитами указания являются: наименование организации, название вида документа (УКАЗАНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

4.Распорядительные документы, издаваемые в условиях коллегиального принятия решения.

К распорядительным документам, издаваемым в условиях коллегиального принятия решения, относятся постановления и решения.

Эти распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации. На основе коллегиальности действуют федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

В системе коллегиальных органов особое место занимают совещательные по своему статусу органы, например коллегии министерств, дирекции при руководителях и др. Решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.

studfiles.net

оформляем правильно – Кадровое дело № 1, Январь 2013

Негосударственные организации¹ с 1 января 2013 года должны утвердить формы первичных документов, по которым они будут работать с кадрами (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). При этом компании вправе заполнять образцы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, после того как издадут приказ об их утверждении

2, либо разработать и утвердить свои. Закон № 402-ФЗ устанавливает, какие реквизиты должны содержать первичные учетные документы, в том числе и кадровые (ст. 9). Рассмотрим обязательные и дополнительные реквизиты и приведем примеры их оформления.

Обязательные реквизиты всех документов

Название работодателя (реквизит 1) содержит сведения о его организационно-правовой форме, наименовании компании. Оно должно соответствовать учредительным документам – уставу, положению (п. 3.8 ГОСТ Р 6.30-2003). Если устав или положение предусматривает сокращенное наименование организации, его помещают в скобках ниже полного названия или за ним (образец на стр. 46).

Дата составления (реквизит 2) документа – это дата события (подписания, утверждения) (п. 3.11 ГОСТ Р 6.30-2003). Ее нужно указать арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год либо наоборот. День и месяц указывают двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, а год – четырьмя арабскими цифрами (например, «14.02.2013»), дату также можно оформить словесно-цифровым способом (например, «14 февраля 2013 г.»).

Наименование документа (реквизит 3) должно быть определено уставом или положением об организации (п. 3.10 ГОСТ Р 6.30-2003). В текстовых документах (кроме писем) название указывают прописными буквами полужирным шрифтом (образец на стр. 46).

Документы в тему

Документ	Поможет вам
ГОСТ Р 51141-98 «Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28 (далее – ГОСТ Р 51141-98)	Узнать, что такое реквизит
Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – закон № 402-ФЗ)	Выяснить, какие реквизиты обязательно должны быть в первичных документах
Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление Госкомстата России № 1)	Найти образцы форм первичных документов по учету кадров для утверждения в организации
ГОСТ Р 6.30-2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65ст (далее – ГОСТ Р 6.30-2003)	Понять, какие реквизиты должны содержать формы документов, разработанные компанией

Описание события (реквизит 4) оформляют в виде связного текста, таблицы или комбинируют эти способы (п. 3.20 ГОСТ Р 6.30-2003). Текст может состоять из двух частей. В первой указывают причины, основания, цели издания документа (констатирующая часть), во второй (заключительной) – решения и выводы. Документ, например приказ, может состоять и из одной части – заключительной (образец на стр. 46).

Величина и единицы измерения события (количество дней отпуска, размер заработной платы и проч.) (реквизит 5). В случае денежного измерения необходимо указывать рубли и копейки, а при натуральном измерении – дни и часы. Например, заработная плата устанавливается в рублях, отпуск предоставляется в календарных днях и т. п. При оформлении этого реквизита единицы измерения в утвержденной форме будут постоянными, а их величина может изменяться (образец на стр. 46).

Наименование должностей лиц, совершивших действие либо ответственных за их правильное выполнение (реквизит 6) указывается в соответствии с учредительными документами и штатным расписанием (образец на стр. 46). Каждый документ составляет какой-либо сотрудник организации, который отвечает за его разработку или оформление. Например, за составление графика отпусков отвечает руководитель кадровой службы, а за штатное расписание – руководитель кадровой службы и главный бухгалтер. При написании имени и фамилии должностного лица инициалы размещают слева от фамилии (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003).

Подписи лиц, принявших, согласовавших или утвердивших документ, с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов (реквизит 7) ставят справа от должности сотрудника, подписавшего документ. При оформлении документа на бланке должностного лица его должность не указывают (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003). Подпись – это один из важнейших реквизитов (образец на стр. 46). Документ, в котором ее нет, юридической силы не имеет. Список должностных лиц, которые могут подписывать кадровые документы, уточните в уставе компании. Право подписи документов может быть передано на основании доверенности. В таком случае необходимо указывать ее реквизиты – дату и номер.

Дополнительные реквизиты кадровых документов

Для ряда документов недостаточно реквизитов, установленных Законом № 402-ФЗ. Рассмотрим, какие еще реквизиты в них нужно указать.

Гриф утверждения (реквизит 8) ставят в правом верхнем углу (п. 3.16 ГОСТ Р 6.30-2003). Этот реквизит должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности сотрудника, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты. Причем дату указывают после подписания документа. Если документ утверждают постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф должен состоять из слова Утвержден, наименования документа в творительном падеже, его даты, номера (образец на стр. 48).

Номер документа (реквизит 9) присваивается ему во время регистрации и может быть дополнен индексом (п. 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003). Номер указывают на одном уровне с датой и вносят после подписания или утверждения документа руководителем или уполномоченным лицом (образец на стр.48).

Заголовок документа (реквизит 10) должен кратко отражать его содержание и отвечать на вопрос «о чем?», например приказ об изменении оклада (образец на стр. 48), или «чего (кого)?», например должностная инструкция бухгалтера (п. 3.18 ГОСТ Р 6.30-2003). 

Отметка об ознакомлении (реквизит 11) вносится в случаях, когда по закону работник должен подтвердить своей подписью, что он прочел документ (образец на стр. 48).

Место составления или издания документа (реквизит 12), как правило, указывают в том случае, если определить его по другим имеющимся реквизитам затруднительно (п. 3.14 ГОСТ Р 6.30-2003). Место составления или издания указывают с учетом административно-территориального деления, оно может включать в себя только общепринятые сокращения (г. Сочи). Есть документы, в которых указывать этот реквизит обязательно, например трудовой договор (ст. 57 ТК РФ).

Отметка о выдаче экземпляра (реквизит 13) проставляется в случаях, когда необходимо документально подтвердить передачу документа, например трудового договора. Для этого напротив надписи «Экземпляр трудового договора получил» ставится подпись сотрудника, ее расшифровка и дата получения.

Утверждаем формы документов

Если вы разрабатываете первичные кадровые документы сами, вы можете взять за образцы унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России № 1, и внести в них изменения по своему усмотрению. В этом случае при утверждении шаблонов вам нужно присвоить формам новые буквенные и цифровые коды. Одновременно можно разработать и шаблоны приказов, унифицированная форма для которых не установлена, например, об изменении оклада (образец на стр. 48). Затем утвердите все формы единым приказом по компании (образец на стр. 50).

Запомните главное

Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

Татьяна ВАСИЛЬЕВА,

юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»:

– В новом году во всех коммерческих организациях должны быть утверждены формы первичных документов (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). При разработке новых форм необходимо учитывать требования и иных законов, например Трудового кодекса (ст. 5 ТК РФ).

Лада СЕРЕДЮК,

заместитель генерального директора по персоналу ООО «Навигатор» (Санкт-Петербург):

– Обязательные реквизиты первичных документов перечислены в федеральном законе (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ), но для оформления кадровых документов их может быть недостаточно. При разработке собственных унифицированных форм лучше всего использовать формы, уже утвержденные Госкомстатом, видоизменив их.

Ольга ЭТОВА,

директор по персоналу компании «Планета Гостеприимства» (Москва):

– Одним из важнейших реквизитов документа является подпись уполномоченного сотрудника. Список должностных лиц, имеющих право подписывать кадровые документы, содержится в уставе или положении об организации. Право подписи может быть передано на основании доверенности, в таком случае необходимо указать ее реквизиты.

e.kdelo.ru

Обязательные реквизиты приказа, для которого нет унифицированной формы

Государственный герб РФ (субъекта РФ)	Изображают на приказах органов власти и управления, а также организаций в их подчинении	Пункты 3.1 и 3.2 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст (далее – ГОСТ Р 6.30-2003)
Эмблема (товарный знак или знак обслуживания)	Отражают на бланках, если это закреплено уставом (положением об организации)	Пункт 3.3 ГОСТ Р 6.30-2003
Наименование организации	Указывают полное и при наличии – сокращенное. Должно соответствовать уставу. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним	Пункт 3.8 ГОСТ Р 6.30-2003
Вид документа (приказ или распоряжение)	Определяют по уставу организации и общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД)1	Пункт 3.10 ГОСТ Р 6.30-2003
Дата подписания	Указывают словесно-цифровым или цифровым способом (арабскими цифрами) в порядке: день – месяц – год либо год – месяц – день (например, 6 ноября 2012 г. или 06.11.2012)	Пункт 3.11 ГОСТ Р 6.30-2003
Регистрационный номер	Отмечают по-порядку. Его можно дополнить по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и другими сведениями (например, «123/2012-лс» (123-й приказ по личному составу издан в 2012 г.))	Пункт 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003
Место издания	Указывают с учетом принятого в России административно-территориального деления и общепринятых сокращений (например, г. Ржев, Тверская обл.)2	Пункт 3.14 ГОСТ Р 6.30-2003
Название приказа (заголовок)	Отражает краткое содержание документа, отвечает на вопрос «О чем?»3	Пункт 3.18 ГОСТ Р 6.30-2003
Текст	Указывают причины, основания, цели составления документа (констатирующая часть), выводы и решения (распорядительная часть). Излагают от первого лица единственного числа	Пункт 3.20 ГОСТ Р 6.30-2003
Подпись лица, издавшего приказ	Отмечают наименование должности лица, издавшего документ, его личную подпись и ее расшифровку (инициалы, фамилия)	Пункт 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003

e.kdelo.ru

Тема. Приказ.

Приказ – это важнейший правовой распорядительный документ, издаваемый руководителем организации в целях решения возникающих в процессе деятельности стратегиче­ских и тактических задач.

Приказ — это основной правовой акт, издаваемый руково­дителем организации, действующим на основе единоначалия, поэтому при его составлении следует обращать особое внима­ние на соответствие законодательству, четкость формулиро­вок и обоснованность излагаемых фактов.

Приказы по основной деятельности следует оформлять на общем бланке формата А4 или на специальном бланке для приказов. Реквизиты общего бланка на странице формата А4 могут располагаться как угловым, так и продольным способом.

Обязательными реквизитами приказов являются:

1. дата;

2. регистрационный номер;

3. место издания;

4. заголовок к тексту;

5. текст;

6. подпись;

7. визы.

Текст приказа обычно состоит из двух частей: констати­рующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются цели, задачи и принципы издания приказа. Как правило, констатирующая часть приказа начинается с абзаца словами «в соответствии», «в связи», «в целях», «во исполнение» и т.п. Цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа излагаются в форме предложений с глагольными существительными, которые согласуются с этими словами. Обычно используются существительные в творительном или родительном падеже.

Если приказ издается на основании или во исполнение нормативного правового акта или распорядительного доку­мента вышестоящего органа, то в констатирующей части обязательно дается ссылка на этот документ с указанием его названия (в именительном падеже), даты, индекса и заголов­ка, а в отдельных случаях – краткого содержания документа.

Распорядительная часть излагается в повелительной форме. Начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печа­тается прописными буквами от границы левого поля без кавычек. В конце слова ставится двоеточие. Слово «ПРИКА­ЗЫВАЮ» отделяется от констатирующей части двумя меж­строчными интервалами.

Текст распорядительной части приказа начинается с новой строки с абзаца. Если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий, то намеченные мероприятия излагаются по пунктам.

Каждый пункт приказа строится по следующей схеме:

• полное наименование должности исполнителя, его инициалы и фамилия (в дательном падеже) или на­именование структурного подразделения;

• предписываемое действие, выраженное глаголом в неопределенной форме;

• срок исполнения (рекомендуется указывать на от­дельной строке).

Если в приказе предписывается одному или нескольким исполнителям выполнить ряд действий с разными сроками исполнения, то в отдельном пункте указываются исполнители или исполнитель, а в подпунктах – их действия и сроки исполнения. Пункты нумеруются арабскими цифрами.

В последнем пункте приказа указываются фамилия и инициалы сотрудника, на которого возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ имеет приложения, то отметку об их наличии в виде отдельного реквизита ставить не нужно (упоминают в тексте приказа).

На самом приложении к приказу в правом верхнем углу делается отметка с указанием даты и номера соответствующего приказа.

Проекты приказов подлежат визированию исполнителями и заинтересованными лицами. Виза включает: должность визирующего; личную подпись; расшифровку подписи; дату.

Первым визирует проект приказа должностное лицо, которое его готовило. При согласовании документа возможна ситуация, когда визирующий не согласен с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «Замечания прилагаются».

При наличии большого количества визирующих разреша­ется оформлять визы на отдельном листе. Согласованный проект приказа с замечаниями визирующих лиц и заключени­ем составителя на замечания представляется на подпись руководителю, от имени которого он издается.

С момента подписания приказ вступает в силу.

Подписанный приказ подлежит регистрации в день подписа­ния, поэтому датой приказа является дата его подписания. Дату в приказе всегда проставляет лицо, которое его подписывает.

Индекс (регистрационный номер) приказа – это его цифровое обозначение, проставляемое при регистрации. Но­мер располагается на одной строке с датой. Регистрационным номером приказа является его порядковый номер в течение делопроизводственного года.

К регистрационному номеру приказов по основной деятельности буквы не добавляются, Исключение составляют органи­зации, имеющие сложную структуру и издающие большое количество приказов, для которых допускается добавление к их регистрационным номерам дополнительных обозначений.

Приказ действует до тех пор, пока он не отменен или пока не истечет срок его действия, определенный в тексте приказа.

После того как приказ исполнен (все его пункты), на нижнем поле первого листа проставляется отметка об испол­нении и о направлении его в дело. Как правило, данная отметка включает в себя слова «В дело», подпись работника, исполнившего документ, и дату. Только после этого приказ подшивается в дело.

studfiles.net

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Помощник руководителя, г. Оренбург

Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты:

   Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Федерации или герб муниципального образования) или эмблема (товарный знак или знак обслуживания), наименование организации, название вида документа (приказ), дата документа, номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.

Изображение герба (государственного, субъекта Российской Федерации или муниципального образования) воспроизводится на бланке только в случае, если в соответствии с действующим законодательством организации это право предоставлено. Гербы изображаются на бланках органов власти и управления и организаций их подчинения.

Приказы по основной деятельности издаются:

• во исполнение нормативных правовых актов вышестоящих органов власти и управления;
• в целях осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

Заголовок к тексту приказа формулируется четко, кратко, выражая основное содержание документа. Заголовок должен отвечать на вопрос «о чем?»: «О проведении аттестации работников организации»; «О создании постоянно действующей экспертной комиссии».

---

Узнайте подробнее, о реквизитах

---

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования действий может выступать:

• ссылка на законодательный или нормативный правовой акт вышестоящего органа или собственные ранее изданные акты с указанием названия документа, даты, номера, заголовка к тексту;
• формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа.

Например:

В соответствии с приказом генерального директора от 27 мая 2012 г. № 96 «О повышении исполнительской дисциплины и ответственности работников»

ПРИКАЗЫВАЮ: …

В целях организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, их отбору на архивное хранение и к уничтожению

ПРИКАЗЫВАЮ: …

При ссылке на утвержденный документ указывается, каким органом (должностным лицом) и когда утвержден документ:

В соответствии с Положением о порядке рассмотрения жалоб, утвержденным приказом генерального директора общества от 29.08.2013 № 125

ПРИКАЗЫВАЮ: …

Распорядительная часть приказа начинается словом «приказываю», которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки от абзаца или строчными буквами вразрядку. Распорядительная часть содержит поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт. Каждый пункт распорядительной части включает:

• наименование должности, фамилии, инициалов исполнителя или исполнителей;
• поручение;
• срок выполнения поручения.

Каждый пункт или подпункт распорядительной части проекта приказа содержит только одно задание с одним сроком исполнения.

Срок исполнения в пунктах и подпунктах распорядительной части приказа не указывается в случаях, если предписываемые действия носят регулярный или нормативный характер и их выполнение предписывается на весь период действия данного приказа, например при утверждении приказом нормативного правового акта, штатного расписания или иного документа. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается.

Не указываются исполнители и сроки исполнения в распорядительной части приказа, если действия носят организационный характер, например:

   ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить Положение об управлении государственной службы.

Если проект приказа отменяет полностью или частично ранее изданные приказы по тому же вопросу, то в конце текста приказа необходимо их перечислить, например:

4. Признать утратившим силу приказы генерального директора от 05.08.2009 № 75 «Об утверждении Инструкции о порядке работы с обращениями граждан» и от 01.03.2010 № 37 «Об утверждении Положения о приемной».

Последний пункт приказа – пункт о контроле. В нем указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия, например:

9. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора по работе с персоналом (фамилия, инициалы).

Пункты и подпункты распорядительной части приказа нумеруются арабскими цифрами. Если пункт содержит подпункты, нумерация производится следующим образом: 1.; 1.1.; 1.2.; 1.3. и т. д.

При большом объеме текста в проекте приказа излагаются лишь основные вопросы, остальной текст приводится в приложениях к приказу. В соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки на приложения, например:

Утвердить график отпусков работников общества на 2013 г. (приложение 1).

На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» (если приложений несколько – они нумеруются) с указанием, к какому приказу или пункту приказа относится приложение:

Приложение № 2

к приказу генерального

директора

от 5 октября 2013 г. № 208

До представления на подпись проект приказа визируется руководителями всех заинтересованных подразделений и юридической службой. Имеющиеся у должностного лица возражения по проекту распорядительного документа излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту документа, а виза дополняется фразой «Имеются замечания» или «Замечания прилагаются».

Если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному согласованию должностными лицами; если вносятся редакционные уточнения, не изменяющие его содержания, повторное согласование не требуется.

---

Читайте о реквизитах, чтобы не совершать ошибок.

---

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта приказа или на отдельном листе согласования: после слова СОГЛАСОВАНО указываются должности и фамилии лиц, визирующих проект документа. Подпись должностного лица при визировании проекта приказа сопровождается датой.

Согласование приказов может проводиться в электронной форме в системе электронного документооборота.

www.sekretariat.ru

Обязательные реквизиты первичных документов

Компании нужно оформить приказ по кадрам в связи со сменой фамилии одним из сотрудников. Какие обязательные реквизиты документа нужно указать в приказе? Ведь есть обязательные сведения, которые нужно не забыть упомянуть.Понятно, что если кадровый документ популярный, то обязательно есть унифицированная форма, которая может послужить образцом. Однако порой возникает необходимость в редких документах и форму приходится разрабатывать самостоятельно. Как не ошибиться, разрабатывая новую форму, расскажем в статье.

Унифицированные формы – основа для своих бланков

Компании должны оформлять все факты хозяйственной деятельности (события, операции и т.д.) первичными учетными документами.

Унифицированные документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, больше не обязательны к применению коммерческими организациями. Их можно использовать в хозяйственной деятельности наряду с документами, разработанными самостоятельно (Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Для этого все нужные для работы формы нужно утвердить приказом руководителя организации. Касается это и бланков, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Обязательные реквизиты первичных документов

Составляя первичный документ, не обойтись без обязательных реквизитов, предусмотренных законодательством (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1). Если по какой-то причине какой-либо из них отсутствует, то документ не имеет силы.

Итак, обязательными реквизитами документа являются (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):

Название документа

Название определяется по уставу организации и должно соответствовать справочнику ОКУД. Это могут быть, например, приказы, распоряжения, решения и т.п. (п. 3.10 ГОСТ Р 6.30-2003, утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 №№ 65-СТ).

Название организации

В первичном документе необходимо указывать наименование организации в соответствии с ее Уставом. Если у организации есть сокращенное название, то его нужно также указать в документе в скобках. Делается это ниже полного названия организации или прямо за ним (п. 3.8 ГОСТ Р 6.30-2003, утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 №№ 65-СТ).
Z3 Дата документа
Датой документа считается день его подписания руководителем. По умолчанию для даты используют арабские цифры. Также дату можно указать, используя для обозначения месяцев слова (п. 3.11 ГОСТ Р 6.30-2003, утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 №№ 65-СТ).

Содержание операции

В первичном документе обязательно должны быть указаны причины и цели его составления, а также принятое решение (заключительная часть). Поэтому обычно текст документа состоит из двух частей.
Содержание документа может быть оформлено в виде таблицы, текста и комбинации этих элементов (п. 3.20 ГОСТ Р 6.30-2003, утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 №№ 65-СТ).

Место составления документа

В документе обязательно указывается место, где составлен документ с учетом российского административно-территориального деления (п. 3.14 ГОСТ Р 6.30-2003, утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 №№ 65-СТ).

Подпись уполномоченного лица, ее расшифровка и название должности

Первичный документ обязательно должен быть подписан должностным лицом. Необходимо указать должность этого лица и расшифровку его подписи (ФИО). Если документ подписывается по доверенности, то необходимо указать и ее реквизиты (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003, утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 №№ 65-СТ).

К сведению

Первичные документы могут быть составлены не только на бумаге, но и в виде электронного документа. В таком случае их подписывают электронной печатью (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ).

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Facebook

Twitter

Вконтакте

Google+

blogkadrovika.ru

О приказах по унифицированным формам

Есть ли обязательные или рекомендательные требования по заполнению локальных приказов по предприятию?

Если речь о приказах по унифицированным формам, то их надо заполнять в соответствии с Указаниями.

Обязательными реквизитами кадрового документа являются: Наименование организации, Наименование документа, Дата подписания, Место составления, Описание события, Подпись.

Подробно об этом см. материалы в обосновании.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Кадры».

1. Ситуация: Как составить приказ на отпуск

«При уходе сотрудника в отпуск необходимо составить приказ о предоставлении отпуска. Приказ на отпуск подписывает руководитель или уполномоченное им лицо, например директор по персоналу. После чего с приказом нужно ознакомить под подпись и самого работника.

Совет: для оформления приказа на отпуск можно использовать унифицированные формы: индивидуальную № Т-6 или коллективную № Т-6а – на случай, если в отпуска идут сразу несколько сотрудников. Кроме того, работодатель может использовать самостоятельно разработанную форму*.».

2. Ситуация: Как составить приказ о приеме на работу совместителя

«После того как заключите трудовой договор, издайте приказ о приеме на работу совместителя по унифицированным формам № Т-1 или № Т-1а, утвержденным постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, либо по самостоятельно разработанной форме (ст. 68 ТК РФ)*».

3. Ситуация: Как оформить приказ о наложении дисциплинарного взыскания

«Когда все доказательства вины сотрудника будут собраны: докладные, акты, объяснительные, оформите приказ о наложении дисциплинарного взыскания.

Если взысканием является замечание или выговор, то приказ оформите в произвольной форме.

А если в качестве взыскания организация решит уволить сотрудника, то оформите приказ о прекращении трудового договора по унифицированной форме № Т-8, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 или по самостоятельно разработанной форме. Издавать дополнительный приказ о применении дисциплинарного взыскания в виде увольнения в этом случае не нужно. Вместе с тем, и издание двух приказов не считают нарушением трудового законодательства. Аналогичные разъяснения дают специалисты Роструда в письме от 1 июня 2011 г. № 1493-6-1*.

В течение трех рабочих дней после издания приказа ознакомьте с ним сотрудника под подпись. Причем время отсутствия сотрудника на работе в трехдневный срок не входит. Если работник откажется подписывать приказ, зачитайте ему приказ устно и составьте акт об отказе подписать документ в произвольной форме в присутствии не менее двух свидетелей. Это следует из положений части 6 статьи 193 Трудового кодекса РФ».

4. Рекомендация: Как организовать документооборот в кадровой службе

«Как подготовить организационные и распорядительные документы по кадрам

При подготовке организационных и распорядительных документов можно использовать унифицированные документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. В то же время с 1 января 2013 года, после того как приняли Закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, не обязательно применять эти формы. Организации вместо этого могут разработать свои формы.

Особый подход к оформлению документов действует в отношении организаций государственного сектора. Они обязаны использовать в работе унифицированные формы кадровых документов, которые утверждены приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н и актами других федеральных органов исполнительной власти. Если указанные документами те или иные формы для кадровых процедур не утвердили, то организации госсектора также вправе разработать их самостоятельно.

В приказе, Положении о документообороте или ином локальном акте руководитель организации утверждает состав первичных учетных документов, их формы, а также перечень лиц, которые имеют право подписывать такие документы.

Бывает, что организация продолжает использовать унифицированные бланки, а по тем операциям, которые они не охватывают, например смена фамилии, дисциплинарное взыскание и т. д., разрабатывает и утверждает собственные формы.

Важно учесть, что если по закону нужно использовать установленные формы, то их нельзя заменить другими. Например, это касается кассовых документов.

Но независимо от того, использует организация собственные формы или унифицированные, в любом первичном документе для учета должны быть все обязательные реквизиты: наименование, дата и т. п.

Такие выводы следуют из совокупности положений статей 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Аналогичные разъяснения приведены в письмах Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012 и Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.

Работу с организационными и распорядительными документами постройте по схеме: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем, передача на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в пункте 3.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Вопрос из практики: какие реквизиты должны содержать кадровые документы

Реквизиты документа – обязательные данные или сведения в официальном документе. Без них он не обладает подлинной юридической силой и не может служить основанием совершения операций и быть пригодным для учета труда сотрудников и его оплаты.

Когда специалист по кадрам готовит и оформляет первичные учетные кадровые документы, приказы и, распоряжения, ему следует использовать обязательные реквизиты, которые должен содержать любой документ. К ним относятся наименование, дата и т. п. (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Подробнее о том, какие обязательные реквизиты должны содержать кадровые документы, см. в таблице.

Вместе с тем, для ряда документов недостаточно обязательных реквизитов. В этом случае организации следует использовать также дополнительные реквизиты, такие как гриф утверждения, регистрационный номер и т. п. Подробнее о том, какие дополнительные реквизиты должны содержать кадровые документы, см. в таблице*».

5. Таблица: Дополнительные реквизиты документов

Реквизит*	Пояснение	Основание
Гриф утверждения	Ставят в правом верхнем углу. Этот реквизит должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности сотрудника, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты. Причем дату указывают после подписания документа. Если документ утверждают постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф должен состоять из слова Утвержден, наименования документа в творительном падеже, его даты, номера	Пункт 3.16ГОСТ Р 6.30-2003
Регистрационный номер	Отмечают по порядку. Его можно дополнить по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и другими сведениями (например, «123/2015-лс» (123-й приказ по личному составу издан в 2015 г.)). Номер указывают на одном уровне с датой и вносят после подписания или утверждения документа руководителем или уполномоченным лицом	Пункт 3.12ГОСТ Р 6.30-2003
Заголовок документа	Должен кратко отражать его содержание и отвечать на вопрос «о чем?» (например, приказ об изменении оклада) или «чего (кого)?»(например, должностная инструкция бухгалтера)	Пункт 3.18ГОСТ Р 6.30-2003
Отметка об ознакомлении	Вносится в случаях, когда по закону работник должен подтвердить своей подписью, что он прочел документ	Пункт 3.22ГОСТ Р 6.30-2003

6. Таблица: Обязательные реквизиты документов

Реквизит*	Пояснение	Основание
Государственный герб РФ (субъекта РФ)	Изображают на приказах органов власти и управления, а также организаций в их подчинении	Статья 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункты 3.1 и 3.2ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст (далее – ГОСТ Р 6.30-2003)
Эмблема (товарный знак или знак обслуживания)	Отражают на бланках, если это закреплено уставом или положением об организации	Статья 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункт 3.3 ГОСТ Р 6.30-2003
Наименование организации	Указывают полное и при наличии – сокращенное. Должно соответствовать уставу или положению. Если устав или положение предусматривает сокращенное наименование организации, его помещают в скобках ниже полного названия или за ним	Статья 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункт 3.8 ГОСТ Р 6.30-2003
Наименование документа	Определяют по уставу организации и Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). В текстовых документах (кроме писем) наименование документа указывают прописными буквами полужирным шрифтом	Статья 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункт 3.10 ГОСТ Р 6.30-2003
Дата подписания	Это дата события (подписания, утверждения). Ее указывают арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год (либо наоборот). День и месяц указывают двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, а год – четырьмя арабскими цифрами (например, «14.02.2015»), дату также можно оформить словесно-цифровым способом (например, «14 февраля 2015 г.»)	Статья 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункт 3.11 ГОСТ Р 6.30-2003
Место составления	Указывают с учетом принятого в России административно-территориального деления и общепринятых сокращений (например, г. Ржев, Тверская обл.)	Статья 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункт 3.14 ГОСТ Р 6.30-2003
Описание события	Оформляют в виде связного текста, таблицы или комбинируют эти способы. Указывают причины, основания, цели составления документа (констатирующая часть), выводы и решения (распорядительная часть). Документ, например приказ, может состоять и из одной части – заключительной. Излагают от первого лица единственного числа	Статья 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункт 3.20 ГОСТ Р 6.30-2003
Подпись	Отмечают наименование должности лица, издавшего или подписавшего документ, его личную подпись и ее расшифровку (инициалы, фамилию). Право подписи документов может быть передано на основании доверенности. В таком случае необходимо указывать ее реквизиты – дату и номер	Статья 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункт 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003

02.10.2017

www.law.ru