Содержание

Приказ на командировку в 2020-2021 годах – образец

Нужен ли приказ на командировку

В соответствии с абз. 2 п. 3 положения, утвержденного правительственным постановлением от 13.10.2008 № 749, основанием для направления сотрудника в командировку является письменное решение директора компании. В этом локальном акте должны быть указаны:

  • срок командировки;
  • цель служебного поручения.

Письменное решение (то есть приказ) руководителя компании о направлении сотрудника в командировку издается также в случаях его направления в обособленное подразделение предприятия, которое расположено в другой местности.

Последние законодательные изменения, связанные с оформлением командировок, имели место в 2015 году. Они затронули и порядок оформления приказов. В частности, в связи с отменой такого документа, как служебное задание, надлежит уделить внимание цели командировки, которую теперь следует расписывать детально, тогда как ранее можно было ограничиться кратким указанием.

Таким образом, изменилось только содержание приказа о направлении сотрудника в служебную командировку, тогда как его издание по-прежнему является обязательным. 

Какой образец приказа о командировке лучше использовать

С 01.01.2013 в связи с поправками, внесенными в закон «О бухучете» от 06.12.2001 № 402-ФЗ, стали необязательными для применения многие унифицированные бухгалтерские формы документов. В число таковых вошли формы Т-9 и Т-9а, предусмотренные для приказов о направлении одного и нескольких работников в командировку соответственно.

Тем не менее многие руководители и сотрудники кадровых и бухгалтерских подразделений при оформлении командировок предпочитают использовать именно эти формы или брать их за основу при разработке собственных бланков. Это не только не возбраняется, но даже рекомендуется, поскольку привычные формы содержат всю информацию, подлежащую занесению в приказ о направлении работника в командировку. Однако в такой ситуации следует удалять из бланков упоминание о служебном задании — необходимость в его оформлении отпала еще в 2015 году.

 

Как оформляется приказ на суточные при направлении в командировку

В ст. 168 ТК РФ указано, что размер суточных командированному, трудоустроенному по договору в госучреждении или органе местного самоуправления, должен соответствовать нормам, установленным в соответствующем правительственном (постановление от 02.10.2002 № 729) / изданном местным самоуправлением нормативном акте. В случае превышения размера фактических затрат командировочного на предприятии издается приказ об увеличении размера суточных с указанием обоснования.

На предприятиях других форм собственности размер суточных устанавливается общим приказом по организации. Образец для заполнения такого приказа разрабатывается каждым работодателем индивидуально и закрепляется в учетной политике или в коллективном договоре. 

***

Приказ на командировку издается во всех случаях, когда сотрудник направляется по служебной необходимости в местность, удаленную от его постоянного места работы. Форму приказа на командировку работодатели разрабатывают самостоятельно с учетом специфики деятельности организации.

***

Больше материалов по теме — в рубрике «Командировки».

 

Приказ о направлении в командировку…

Приказ о направлении в командировку сотрудника органов внутренних дел Министерства внутренних дел Российской Федерации

 

Приложение N 4 к Инструкции об организации служебных командировок сотрудников органов внутренних дел и военнослужащих внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации на территории Российской Федерации

Эмблема МВД РФ

МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

____________________________________________
(орган, подразделение)

ПРИКАЗ

“__” ________ 20__ г.                                     N _______________

Москва

—                                -¬
¦   О направлении в командировку   ¦

Направить в командировку ______________________________________________
(специальное (воинское) звание)
___________________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество)
___________________________________________________________________________
(должность)
___________________________________________________________________________
(структурное подразделение)
в _________________________________________________________________________
(место назначения: орган (подразделение), город)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________

с целью ___________________________________________________________________
(задача командировки)
___________________________________________________________________________
сроком _______________________ на календарных дней с “__” ______ 20__ года.
(с учетом времени
нахождения в пути)
К месту командирования прибыть “__” ________________________ 20__ года,
служебное задание выполнить в течение __ календарных дней.
Командировка за счет средств __________________________________________
(указать источник финансирования)
Основание _________________________________________________________________
(пункт плана командировок (распоряжение вышестоящего органа
___________________________________________________________________________
(подразделения), разрешение на внеплановую командировку, служебное
задание, другое основание (указать))

Руководитель _________________________ ________________ ___________________
(должность, специальное  (личная подпись) (инициалы, фамилия)
(воинское) звание)

С приказом ознакомлен __________________________ “__” _________ 20__ г.
(личная подпись)

Источник – Приказ МВД России от 15.11.2011 № 1150

 

Командировка: как правильно оформить?

ЛВ. САНКИНА,
канд. ист. наук, доц. кафедры документоведения РГГУ

Служебное задание


Приказ о направлении в командировку


Командировочное удостоверение

При оформлении командировки нужно заполнить несколько документов: служебное задание, приказ о направлении работника в командир ровку, командировочное удостоверение. Их формы включены в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации, который разработан НИИстатинформ Госкомстата России на основании постановления Правительства РФ от 08.07.97 № 835 “О первичных учетных документах”. Формы по учету труда и его оплаты, включенные в Альбом, утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учет труда и его оплаты”.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты распространяются на организации независимо от формы собственности
Цель регистрации любых документов – их учет

Служебное задание


Первым документом, который должен быть заполнен при направлении работника в командировку, является служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а). Служебное задание составляется и подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый. Подписанный документ передается в кадровую службу.

Служебное задание имеет реквизит “номер документа”; это значит, что оно должно быть зарегистрировано кадровой службой. Для кадровой службы служебное задание является основанием для издания приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку (форма № Т-9 или № Т-9а).

Пример оформления служебного задания.


После возвращения из командировки работник получает в кадровой службе служебное задание и заполняет его вторую часть (Р. 12) – краткий отчет о выполненной работе за период командировки. Эта часть документа согласовывается с руководителем структурного подразделения (необходима его виза) и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10), авансовым отчетом (форма № АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Приказ о направлении в командировку

Срок хранения приказов о командировании – 5 лет


Служебное задание является основанием для подготовки кадровой службой приказа о направлении работника в командировку. Его формы разработаны в двух вариантах: приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9), предназначенный для оформления командировки одного работника, приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а), который заполняется на нескольких командированных сотрудников.
Формы заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе о направлении в командировку указываются: фамилия (фамилии) и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого (командируемых), а также цель, время и место (места) командировки.
При необходимости следует указать источники оплаты командировочных расходов и другие условия направления в командировку.

Копия приказа передается в бухгалтерию, подлинник (оригинал) подшивается в дело, где хранятся все приказы о командировании.
Пример оформления приказа о направлении в командировку.

Командировочное удостоверение

Командировочное удостоверение (форма № Т-10) является документом, удостоверяющим пребывание работника в служебной командировке, а именно время прибытия в пункт (пункты) назначения и время убытия из него (них).
В каждом пункте назначения делаются отметки о датах прибытия и убытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.
Командировочное удостоверение выписывается кадровой службой в одном экземпляре на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма № Т-9).

Пример оформления командировочного удостоверения.


Обзор правил поездок EKU | Бухгалтерские и финансовые услуги

Университет Восточного Кентукки

следует требованиям и процедурам, указанным на веб-сайте Политики и правил EKU .   Эти правила распространяются на всех, кто путешествует по служебным делам Университета. Это включает в себя сотрудников, студентов и подрядчиков.

Ограничения COVID: С 23 ноября 2021 г. всем преподавателям, сотрудникам, студентам, выпускникам и гостям разрешено путешествовать как внутри страны, так и за границу с Университетом Восточного Кентукки или от его имени. Из-за пандемии COVID-19 лица, путешествующие с или от имени Университета должны придерживаться следующих протоколов поездок для обеспечения безопасности и благополучия нашего сообщества кампуса: 

Возмещение командировочных расходов

Ваучер на командировочные расходы должен быть надлежащим образом заполнен и задокументирован, включая весь период поездки, должным образом утвержден и отправлен в Отдел счетов к оплате университета как можно скорее, но не позднее, чем через 60 дней.

  • Путешественники должны знать, что правила Налоговой службы (IRS) (26 CFR 1. 62-2) требуют, чтобы путешественники сообщали обо всех командировочных расходах точно и полностью в течение 60 дней, иначе эта сумма будет рассматриваться как личная заработная плата в форме W- IRS путешественника. 2. Командировочные лица должны предоставить достаточно документации, как описано в настоящем документе (или оригиналы документов, как требуется в настоящем документе), подтверждающих сумму, время, место и деловую цель командировочных расходов. Командировочные расходы, о которых не сообщается точно и полностью, должны быть включены в качестве личной заработной платы в форму W-2 путешественника IRS.
  • Формы проездных ваучеров обычно обновляются в начале каждого квартала. Вы должны убедиться, что заполнена правильная форма для соответствующего периода времени.
  • Не разделяйте одну поездку на два отдельных ваучера, если поездка не включает поездку в два разных квартала. Если для поездки используется более одного источника финансирования, в одном туристическом ваучере должны быть указаны все номера бюджетных счетов, с которых будут списаны средства, а также подписи соответствующего финансового менеджера.
  • Ваучеры должны содержать документацию обо всех расходах, понесенных во время поездки, независимо от того, оплачиваются ли они EKU или путешественником.
  • Ваучер на командировочные расходы должен быть представлен, даже если все командировочные расходы оплачиваются картой закупок университета.
  • Ваучеры обрабатываются в порядке очереди. Ваучеры, представленные без всех необходимых документов, не будут обработаны до тех пор, пока документация не будет получена.

Поездки в Канаду:    Все суммы, указанные в туристическом ваучере, должны быть конвертированы в средства США с приложением документов, подтверждающих фактический обменный курс валюты во время поездки.Пожалуйста, посетите www.oanda.com  или другие веб-сайты по конвертации валюты, чтобы получить помощь в получении обменных курсов и конвертации.

Поездки за пределы США и Канады:  

  • Возмещение расходов на питание основано на фактических расходах, а не на суточных.
  • Вы должны предоставить  оригиналы  чеки, включая чеки на питание, вместе с туристическим ваучером; и,
  • Все суммы, указанные в туристическом ваучере, должны быть указаны в долларах США.С. средства. Все квитанции должны быть конвертированы в средства США с приложением документов, подтверждающих фактический обменный курс валюты во время поездки. Пожалуйста, посетите www.oanda.com  или другие веб-сайты по конвертации валюты, чтобы получить помощь в получении обменных курсов и конвертации.

Транспорт

Путешественники должны использовать самый экономичный стандартный доступный транспорт и самые прямые и обычно используемые маршруты. Расходы, связанные с использованием других видов транспорта или маршрутов, несет физическое лицо.

  • Автобусы и метро рекомендуются для поездок по городу. Плата за проезд на такси разрешается, если более экономичный транспорт невозможен.
  • Коммерческие авиаперевозки должны осуществляться в самом низком согласованном автобусном или туристическом классе. Дополнительные расходы на проезд первым классом или другие повышения класса обслуживания не возмещаются Университетом.
  • Государственные транспортные средства с их кредитными картами могут использоваться для государственных деловых поездок, если это возможно и возможно. Оплата пробега не требуется, если используются государственные транспортные средства.
  • Аренда транспортных средств должна соответствовать следующим требованиям:
  1. Арендованные автомобили могут использоваться только для Утвержденной коммерческой деятельности (как определено в Положении об использовании транспортных средств ). Все водители арендованных транспортных средств должны соответствовать Правилам использования транспортных средств Университета.
  2. Аренда транспортных средств для утвержденного бизнеса покрывается полисом автомобильного страхования Университета, как правило, таким же образом, как и для транспортных средств, принадлежащих Университету. Различные формы страхования (отказ от ответственности за ущерб при столкновении [CDW], отказ от возмещения убытков [LDW], отказ от возмещения физического ущерба [PDW], Дополнение к страхованию ответственности [LIS], Страхование от несчастных случаев [PAI], Страхование личных вещей [PEC] и т. д.), если они приобретены Путешественником в агентстве по аренде, не санкционированы и не подлежат оплате в качестве утвержденных командировочных расходов Университета.
  3. При аренде транспортного средства убедитесь, что Университет Восточного Кентукки указан в качестве арендатора (например, «Университет Восточного Кентукки / Джейн Доу»).
  4. Сотрудники должны искать наиболее практичный и экономичный автомобиль для аренды.
  5. Использование или аренда пятнадцати (15) пассажирских микроавтобусов не разрешается.
  6. При возврате арендованного автомобиля соблюдайте политику агентства по заправке и не приобретайте топливо через агентство по аренде.

Возмещение пробега

Ставки возмещения за пробег устанавливаются по скользящей шкале в соответствии со средней розничной стоимостью топлива в штате Кентукки в отчете AAA Daily Fuel Gauge Report. Ставка корректируется ежеквартально 1 июля, 1 октября, 1 января и 1 апреля.

  • Текущий пробег и история хранятся на веб-сайте Кабинета финансов и администрации штата Кентукки в разделе «Поездки государственных служащих».”
  • Пробег можно рассчитать с помощью www.mapquest.com , www.randmcnally.com или любого аналогичного программного обеспечения для расчета пробега.
  • Заявление о пробеге, основанное на официальных картах пробега, должно быть более экономичным, чем альтернативные средства передвижения, включая аренду автомобиля и авиаперевозки. Пожалуйста, приложите к форме запроса на выезд за пределы штата расценки на авиабилеты и аренду автомобиля.
  • Пробег, потраченный на поездки между домом и рабочим местом, не возмещается.
  • Претензии по пробегу за использование личных транспортных средств разрешаются, если государственный автомобиль был недоступен или невозможен.
  • Если местом отправления работника для поездки является место жительства работника, миля оплачивается за более короткий пробег между:
  1. Место жительства и путешествия; или
  2. Рабочая станция и пункт назначения.
  • Если пунктом отправления работника для поездки является его рабочее место, а после прибытия в пункт назначения конечным пунктом назначения работника является его место жительства, то пробег оплачивается по наименьшему из пробегов между:
  1. Место жительства и путешествия; или
  2. Рабочая станция и пункт назначения.

Жилые помещения

Жилье должно быть наиболее экономичным, что определяется с учетом расположения жилья. Возмещение производится за фактически понесенные расходы, включая налоги, но не может превышать стоимость одноместного номера. Путешественник должен приложить к туристическому ваучеру справку об отеле, а также подтверждение оплаты.

Суточные

  • Суточные выплачиваются в тех случаях, когда разрешенная работа Командирующего лица требует ночлега и поездки на расстоянии более 40 миль (в одну сторону) от рабочего места Командирующего лица в университете или дома, в зависимости от того, что меньше. Квитанции о проживании необходимы для подтверждения ночлега.
  • Размер суточных для университета при оплате Одобренного питания в путешествии, включая соответствующие налоги и чаевые (не более 20% от стоимости питания), составляет 30 долларов США для районов с низкими тарифами и 36 долларов США для районов с высокими тарифами. Университет будет распределять суточные пропорционально дням отъезда и дням возвращения, как показано в таблице ниже:

 

Таблица суточных на проживание Дни в пути

Низкая скорость

Высокая скорость *

Дни отъезда

$23

28 долларов

Дни отсутствия

30

36

Дней возврата

23

28

* Районы с высокими доходами: https://finance. ky.gov/office-of-the-controller/office-of-statewide-accounting-services/Documents/High%20Rate%20Travel%20Areas.pdf

  • Квитанции не требуются для возмещения суточных.
  • Расходы на питание, превышающие суточные, являются личной ответственностью Путешественника.
  • Суточные не выплачиваются за питание, включенное в стоимость проживания, расходы на регистрацию конференции или собрания или иным образом предоставляемое Путешественнику бесплатно в рамках мероприятия.Путешественники должны вычесть все включенное питание из ставки суточных следующим образом:
  • Зоны с низкими ценами: 7 долларов за завтрак, 8 долларов за обед и 15 долларов за ужин
  • Районы с высокими ценами: 8 долларов за завтрак, 9 долларов за обед и 19 долларов за ужин
  • Для питания в международных деловых поездках ставка возмещения представляет собой фактические расходы на питание, подтвержденные оригинальной детализированной квитанцией. Расходы, связанные с поездкой в ​​Канаду, будут учитываться так же, как и поездки в США. Квитанции по кредитным картам без подробностей не являются приемлемой документацией.Если Путешественник не представит оригинальные детализированные квитанции, то Путешественник будет возмещен в размере суточных в размере 36 долларов США.
  • Покупка алкогольных напитков не является возмещаемым расходом и не оплачивается и не возмещается Университетом.

Другое питание

  • Путешественникам, посещающим такие мероприятия, как обед или ужин, может быть возмещена фактическая стоимость питания вместо суточных, если требуется присутствие работника.Путешественник должен предоставить вместе с туристическим ваучером оригинал детализированной квитанции на питание и меморандум от своего руководителя с указанием необходимого присутствия сотрудника.
  • Сотрудникам, сопровождающим групповые поездки студентов, которые не включают ночевку и которые должны оставаться на дежурстве во время группового обеда, может быть возмещено 75% суточных в день отсутствия.
  • Студенты, путешествующие по университетским мероприятиям вместе с преподавателями и сотрудниками, могут быть освобождены от суточных. Исключения должны быть разумными и обоснованными и должны быть подтверждены оригинальными, детализированными квитанциями.

R регистрация

Ведомственные про-карты могут использоваться для оплаты регистрационных сборов, когда поставщик принимает платежи по кредитным картам. Если сумма регистрации превышает лимит по ведомственной про-карте, обратитесь за помощью к Администратору про-карты.

  1. Регистрационный взнос может быть оплачен университетским чеком.Заполните запрос на прямую оплату и отправьте его вместе с заполненной регистрационной формой в бухгалтерию и финансовые службы, Coates CPO 3A. Если у поставщика нет идентификационного номера EKU, попросите его заполнить форму W9 и отправить ее в отдел закупок. Как только отдел закупок присвоит поставщику идентификационный номер, вы сможете заполнить запрос на прямую оплату в EKU Direct. Пожалуйста, отправьте свой запрос своевременно, чтобы чек мог быть обработан и отправлен продавцу по почте до наступления крайнего срока.
  • Регистрационные сборы, предварительно оплаченные Университетом чеком или картой pro, должны быть указаны в туристическом ваучере в разделе «Предоплата по статьям расходов». Пожалуйста, приложите подтверждающую документацию.
  • Путешественники могут выбрать оплату регистрационных сборов из личных средств. Чтобы получить компенсацию за эти расходы, укажите сумму в туристическом ваучере в разделе “Другие статьи расходов” и приложите квитанцию ​​и подтверждающую документацию.
  • Путешественникам не могут быть возмещены расходы на регистрацию до тех пор, пока не произойдет зарегистрированное событие.Путешественникам рекомендуется использовать университетскую про-карту или университетские чеки, чтобы ограничить свои наличные расходы.

Компенсация командировочных/деловых расходов в бизнес-услугах

В этой информации изложены общие принципы возмещения командировочных расходов.

Требования к разрешению на поездку

Политика/процедуры Совета штата Миннесота 5. 19.3 гласит: Все поездки в пределах штата и связанные с ними расходы должны быть предварительно одобрены в устной форме, а все поездки за пределы штата требуют предварительного письменного разрешения сотрудника, которому делегированы полномочия на одобрение поездок за пределы штата. Письменные разрешения хранятся локально для целей аудита. См. Политику 5.19 Совета штата Миннесота.

Хотя поездка по штату требует только устного одобрения непосредственного руководителя, Запрос на пересмотр работы также необходим для академической администрации и преподавательского состава, когда академические обязанности и ответственность должны быть скорректированы или покрыты во время связанной с работой поездки за пределы кампуса.Форма запроса на пересмотр работы теперь является частью этой новой формы разрешения на поездку.

Форма разрешения на поездку (PDF) объединяет следующие элементы:
  • Форма разрешения на поездку в штате Миннесота,
  • .
  • Раздел «Международные поездки» формы «Запрос на утверждение для покрытия особых расходов»,
  • Форма запроса на пересмотр работы,
  • Документация лица, не являющегося сотрудником, сопровождающего во время поездки в соответствии с Политикой 5 Совета штата Миннесота. 19,
  • Форма утверждения Канцелярии канцлера о возмещении командировочных расходов из внешних источников.

Форма разрешения на поездку отформатирована для заполнения в электронном виде, но форму необходимо распечатать и направить для подписи. Ожидается, что позднее будет разработан процесс электронной маршрутизации ряда цифровых подписей.

Отправьте форму «Разрешение на поездку» своему руководителю не менее чем за 10 рабочих дней до даты отъезда, чтобы он был направлен для подписания утверждения до начала поездки.Запросы на поездки за пределы штата требуют подписи председателя для подтверждения и утверждения подписей руководителя, декана и президента. Запросы на поездки за пределы штата от сотрудников подразделений, подчиняющихся непосредственно президенту, требуют подписи руководителя и президента. В это время международные поездки запрещены из-за ограничений на поездки, введенных Минштатом.

После получения соответствующих подписей форма разрешения на поездку будет возвращена отдельному запрашивающему лицу. Подписанная и датированная форма Разрешения на поездку, подтверждающая предварительное одобрение, должна быть приложена к документам на возмещение расходов.Расходы на поездки за пределы штата и международные поездки не возмещаются без письменного разрешения до поездки.

Если вы путешествуете по программе университетского обучения за рубежом и планируете, чтобы вас сопровождали лица, не являющиеся сотрудниками, необходимо подписать соглашение и разрешение и подать их в Центр международных исследований (CIS). Взрослые лица, не являющиеся сотрудниками, должны заполнить форму компаньона. Если лицо, не являющееся сотрудником, является иждивенцем в возрасте до 18 лет, преподаватели/сотрудники должны заполнить форму несовершеннолетнего ребенка.Эти формы разрешения не нужно направлять вместе с формой разрешения на поездку, но они должны быть представлены в CIS в любой момент до отъезда.

Проверка водительских прав

В соответствии с Политикой штата Миннесота в отношении проверки водительских прав и записей и Политикой Совета штата Миннесота 5. 19.3.1 все преподаватели, сотрудники или студенты, управляющие любым транспортным средством для университетской деятельности, должны соблюдать применимые законы путем: с неактивной, аннулированной, приостановленной или отозванной лицензией; поддержание соответствующего страхования ответственности; воздержание от управления автомобилем в состоянии рассеянного внимания или в состоянии алкогольного или наркотического опьянения; соблюдение любых применимых лицензионных ограничений; и вождение законно и вежливо.

Все преподаватели, сотрудники и студенты должны получить разрешение штата Миннесота, прежде чем садиться за руль любой деятельности, связанной с университетом. Дополнительную информацию о процессе запроса этого разрешения можно найти на веб-странице общественной парковки и транспорта. Все преподаватели, сотрудники или учащиеся, путешествующие по делам штата, должны заполнить онлайн-соглашение о пользовании транспортным средством.

Пособие на питание

Работники должны заявлять фактические расходы на питание, но возмещение, включая чаевые, не может превышать максимальных значений. Питание, превышающее эти максимальные значения, требует заполнения специальной формы расходов (docx) до начала мероприятия. См. раздел “Особые расходы”.

Стандартные тарифы

Следующие ставки на питание действуют для всех участников переговоров и останутся в силе до замены:

Ставки компенсаций на питание для зон стандартной стоимости.
Области стандартной стоимости
Завтрак $9
Обед 11 долларов
Ужин $16

Городские районы также включают любые места за пределами 48 континентальных Соединенных Штатов.

Право на участие

Возмещение расходов на питание разрешено, когда сотрудник находится в командировке на расстоянии 35 и более миль от своего рабочего места.

  • Стоимость завтрака возмещается только в том случае, если поездка начинается до 6:00 утра
  • Стоимость обеда возмещается только в том случае, если сотрудник находится в командировке в течение обычного периода обеда.
  • Стоимость ужина возмещается только в том случае, если поездка заканчивается после 19:00.
  • Во всех запросах на возмещение расходов на питание необходимо указывать время отправления и возвращения.

Если Университет оплачивает расходы на коммерческий транспорт или регистрационный взнос на конференцию, а питание включено в стоимость поездки или конференции, сотрудники не имеют права на возмещение расходов на такое же питание.

Межфакультетская организация (IFO) Фонд профессионального развития (PDF) Ставки

Специальные тарифы действуют только для фондов IFO и PDF. Согласно контракту IFO Статья 19, Раздел B, Subd. 4; «Ставки возмещения расходов на питание и непредвиденные расходы, а также на проживание в соответствии с настоящим разделом определяются U. S. Администрация общих служб (GSA) для поездок в континентальную часть США и Министерство обороны США (DoD) для поездок за пределы континентальной части США, включая Аляску и Гавайи. Ставки возмещения расходов на питание и непредвиденные расходы, а также проживание, не покрываемые фондами профессионального обучения и проезда, будут возмещены в соответствии со статьей 27, раздел D.” (Статья 27, раздел D определяет стандартные ставки для денежных сумм, не входящих в PDF).

Воспользуйтесь ссылками на GSA и DoD, чтобы узнать о тарифах, применимых к местоположению и месяцу поездки.Из-за разницы в ставках возмещения между денежными средствами PDF и денежными средствами Департамента последующая корректировка расходов между центрами затрат не допускается.

Жилье

Оригинал детализированной квитанции за проживание с указанием стоимости номера и налога  требуется  для получения возмещения расходов на проживание.

Максимальное пособие на проживание

Прейскуранта тарифов нет, но возмещение ограничено стоимостью одноместного номера.Узнайте о правительственных тарифах при бронировании.

Совместное проживание

Каждый сотрудник может потребовать половину расходов на проживание. Вам не будут возмещены расходы, понесенные другим сотрудником, даже если вы действительно оплатили его/ее долю. Каждый сотрудник должен представить свои собственные расходы в своем отчете о расходах с квитанциями в качестве подтверждения оплаты.

Сопровождающий супруг

Штат Миннесота разрешает возмещение по единой ставке, если супруг(а) сопровождает работника в поездке с ночевкой.Работник должен заверить учреждение в квитанции единую ставку.

Межфакультетская организация (IFO) Фонд профессионального развития (PDF) Тарифы

Специальные тарифы действуют только для фондов IFO и PDF. Согласно контракту IFO Статья 19, Раздел B, Subd. 4; «Ставки возмещения расходов на питание, непредвиденные расходы и проживание в соответствии с настоящим разделом определяются Управлением общих служб США (GSA) для поездок в континентальную часть США и администрацией США. Министерство обороны (DoD) для поездок за пределы континентальной части США, включая Аляску и Гавайи. Ставки возмещения расходов на питание и непредвиденные расходы, а также проживание, не покрываемые фондами профессионального обучения и проезда, будут возмещены в соответствии со статьей 27, раздел D.” (Статья 27, раздел D определяет стандартные ставки для денежных сумм, не входящих в PDF).

Воспользуйтесь ссылками на GSA и DoD, чтобы узнать о тарифах, применимых к местоположению и месяцу поездки. Из-за разницы в ставках возмещения между денежными средствами PDF и денежными средствами Департамента последующая корректировка расходов между центрами затрат не допускается.

Расходы на проживание для IFO PDF не разрешены для оплаты проездной кредитной карты государственного университета, поскольку лимиты проживания GSA часто меньше, чем фактические рыночные ставки, и сотрудник будет нести личную ответственность за погашение любой неразрешенной суммы.

Расходы на транспортные средства

Штат Сент-Клауд сотрудничает с Enterprise-Rent-A-Car для своих транспортных потребностей. Соглашение предоставляет транспортные средства как для уполномоченных сотрудников университета, так и для уполномоченных сотрудников студентов для экскурсий, встреч и других официальных государственных дел.

Служба общественной безопасности штата Сент-Клауд управляет процессом поездки/аренды автомобиля. Информацию о том, как зарезервировать транспортное средство, можно найти на веб-странице «Процедуры парковки и транспортировки Путешествия/аренды транспортных средств».

Компенсация за использование личного автомобиля по государственным делам

Если вы решите использовать свой личный автомобиль для работы в штате, ставка возмещения расходов в соответствии с договорами о заключении сделок и компенсационными планами штата будет следующей. Поездки, пересекающие календарные годы, потребуют использования двух ставок для определения суммы возмещения.

  • 51,5 цента за милю — с 1 января 2022 г.
  • 49,0 центов за милю – до 1 января 2022 г.

Пробег оплачивается по самому прямому маршруту. Эта сумма должна быть указана в разделе «Мили за поездку» в отчете о расходах сотрудников. Вождение в окрестностях должно быть указано в столбце «Местные мили». Для поездок, пересекающих изменение тарифа пробега, необходимо использовать два тарифа.

Enterprise Rent-A-Car указала, что у них всегда должны быть в наличии автомобили.В маловероятном случае, когда компания Enterprise Rent-A-Car была запрошена, но не была доступна, ставка возмещения расходов на личное транспортное средство будет стандартной ставкой IRS, которая на 7 центов выше, чем ставка, указанная выше. Чтобы получить более высокую ставку возмещения, пожалуйста, приложите к своему запросу на возмещение командировочных расходов письменное заявление от Enterprise Rent-A-Car, указывающее, что автомобиль был запрошен, но недоступен. Более высокая ставка возмещения применима только к поездкам внутри штата. Для всех поездок за пределы штата будет использоваться меньшая ставка, указанная выше.

Может быть разрешен выезд за пределы штата на личном автомобиле. Сотрудники, использующие эту опцию, должны включить в свой отчет о расходах стоимость авиабилетов, датированную не менее чем за две недели до поездки. Ваши расходы на личном транспортном средстве не могут превышать эту квоту, и вам будет возмещена меньшая из двух сумм. Все расчеты пробега за пределами штата основаны на меньшей норме пробега, как указано выше.

Компенсация за аренду автомобиля

Возмещение за аренду автомобиля во время поездки может быть затребовано, но к вашему отчету о расходах должно быть приложено «обоснование».Вы должны доказать, что общественный транспорт был дороже или недоступен.

Расходы на авиабилеты

Возмещение расходов на авиаперелет ограничено самой низкой стоимостью авиабилета туда и обратно, доступной на день утверждения запроса на поездку.

Покупка авиабилетов

Сотрудники могут взимать плату за авиаперелет до университета в Bursch Travel. После того, как в туристическом агентстве будут приняты меры, сотрудник должен подать в свой отдел внутреннюю заявку (форма I.1400 р.) в Business Services за оплату.

Расходы на международные поездки

Квитанции необходимы для покрытия тех же расходов, что и для внутренних поездок. Претензии должны быть конвертированы в доллары США по обменному курсу, действовавшему на момент совершения поездки.

Сотрудникам запрещается выезжать в страны, для которых Государственный департамент США выпустил рекомендации по поездкам.

Специальные расходы

Специальные расходы включают, но не ограничиваются:

  1. Питание сверх установленной нормы.
  2. Питание в радиусе 35 миль от рабочей станции.
  3. Плата за участие в конференции свыше 1000,00 долларов США.
  4. Проживание в пределах 35 миль от рабочей станции.
  5. Прохладительные напитки (кофе, чай или безалкогольные напитки)

Сотрудники, запрашивающие возмещение особых расходов, должны запросить утверждение ЗАРАНЕЕ формы запроса на возмещение особых расходов (docx).Отправьте форму директору по бизнес-услугам.

Квитанции необходимы для всех особых расходов.

Отчеты о расходах сотрудников

Отчет о расходах служащих штата Миннесота и внутренняя форма заявки на командировку были объединены в одну форму ,  Отчет о командировочных расходах (docx).

Эта форма предназначена для заполнения лицом, предъявляющим требование о возмещении.Это должно быть утверждено сотрудником, руководителем и ответственным лицом для определенного центра затрат. Студенты, которые путешествуют, должны использовать эту же форму.

  • Оригиналы квитанций требуются для покрытия всех расходов, кроме пробега, питания, парковки на сумму менее 10 долларов США и такси.
  • Аннулированные чеки, ксерокопии, а также квитанции и выписки по кредитным картам не являются приемлемыми квитанциями.

В конце финансового года все отчеты о командировочных расходах должны быть получены в Business Services в установленные сроки (обычно 10 июля), в противном случае они будут отнесены на следующий финансовый год.

Возмещения/авансы включаются в зарплату работника. Поскольку они следуют циклу расчета заработной платы, подождите от трех до четырех недель для обработки.

Каждому работнику будут возмещены только его собственные расходы.

Налоговая служба (IRS) требует, чтобы деловые расходы сотрудников представлялись для возмещения в течение 60 дней после того, как расходы были понесены. Если возмещение не представлено в течение 60 дней, возмещение облагается налогом на федеральном уровне, уровне штата, FICA и Medicare; и подоходный налог должен быть взят.

Командировочные авансы

Если ваши ожидаемые возмещаемые расходы превышают 50 долларов США, вы можете запросить краткосрочный аванс на поездку. Сумма аванса не должна включать какие-либо расходы, которые будут оплачиваться напрямую. Работник может иметь только один непогашенный аванс в любой момент времени.

Запрос авансового платежа

Чтобы запросить аванс на командировку, предоставьте заполненный отчет о командировочных расходах (docx) с оценкой расходов в Business Services не менее чем за три-четыре недели до вылета.

Расчет авансового платежа

После завершения поездки и в течение пяти дней после возвращения отправьте второй отчет о командировочных расходах (docx) с указанием фактических расходов с соответствующими квитанциями по фактической стоимости. Любые излишки авансовых средств будут вычтены из зарплаты работника. Аванс на поездку, не выплаченный в течение 28 дней после даты возвращения, будет вычтен из зарплаты работника.

Кредитная карта Visa

А ул.Кредитная карта Cloud State с возможностью поездок доступна для сотрудников, которые демонстрируют постоянную потребность в поездках по делам университета. Это удобный и безопасный способ оплаты деловых расходов, таких как авиабилеты, гостиницы, аренда автомобилей или регистрация на конференции, без необходимости запрашивать аванс наличными или использовать личные средства.

Определения
Держателем карты является государственный служащий, на имя которого выпущена карта. Администратор программы — это сотрудник отдела бизнес-услуг, отвечающий за выдачу карт, аудиторские отчеты и ответы на запросы держателей карт.

Правила проездных карт

Запрос на покрытие особых расходов

В соответствии с политикой 7. 3 Совета штата Миннесота, процедурой 7.3.3, частью 6, подразделом B; предварительное одобрение должно быть получено путем использования специальной формы расходов, чтобы списывать любые связанные с поездками покупки с государственной кредитной карты. Допускается общее утверждение на расширенный период времени, не превышающий одного финансового года. Полное одобрение распространяется только на покупки, конкретно перечисленные в подразделе B. Надлежащим образом утвержденная форма специальных расходов должна быть в файле Business Services до возникновения каких-либо расходов, связанных с поездками, по кредитной карте.Разрешение на оплату покупок, связанных с поездками, кредитной картой штата не соответствует требованиям письменного разрешения для поездок за пределы штата.

Руководство по использованию карты
  • Туристическая кредитная карта Visa предназначена только для деловых поездок в университет и не может использоваться для личных транзакций.
  • Карту можно использовать только для оплаты разрешенных необлагаемых налогом расходов в соответствии с правилами поездок Университета штата Сент-Клауд, штатов Миннесота и Миннесота.
  • Любые расходы, требующие дополнительного запроса на получение специальной формы расходов, должны быть утверждены до выставления счета.
  • Следующие виды деловых/командировочных расходов НЕ могут оплачиваться государственной кредитной картой:
    • Питание *
    • Личные телефонные звонки
    • Плата за интернет-соединение, не связанная с проживанием в отеле
    • Покупка топлива для личного автомобиля
    • Денежные авансы
    • Расходы на переезд
    • Жилье для фондов профессионального развития межфакультетских организаций
  • Карточки МВЗ по повышению квалификации могут быть использованы ТОЛЬКО на допустимые необлагаемые налогом расходы в соответствии с коллективным договором и планом профессионального развития работника.

* Не применимо к спортивной команде или другой деятельности студенческой группы, когда это специально разрешено.

Владелец карты несет ответственность за сохранность туристической кредитной карты и номера счета.

Несоблюдение политик и процедур приведет к деактивации кредитной карты.

Процедуры проездного

Подача заявления на получение туристической кредитной карты

Сотрудники Университета штата Сент-Клауд могут подать заявку на получение туристической кредитной карты, связавшись с администратором программы в 124 Административной службе.Перед выдачей карты заявитель должен будет пройти обучение. Требуется подпись, подтверждающая, что заявитель прочитал и понял правила и процедуры проездных. Требуется форма делегирования полномочий, делегирующая держателю карты полномочия обязывать университет.

Квитанции

При совершении транзакции по кредитной карте владелец карты обязан получить детализированную квитанцию.

Ежемесячный отчет

Выписка будет доступна Держателю карты на веб-сайте Банка США до 6 числа каждого месяца.В выписке будут показаны все транзакции, размещенные на счете. Владелец карты несет ответственность за проверку правильности заявления.

  1. Проверяйте каждую транзакцию, сравнивая квитанции с выпиской.
  2. Электронно приложить к выписке:
    • Оригинал детализированных квитанций в порядке.
    • Любые дополнительные предварительно утвержденные формы специальных расходов.
    • Форма разрешения на выезд за пределы штата (если применимо).
  3. Утвердить заявление, чтобы подтвердить его точность.
  4. Соответствующий руководитель/ответственное лицо должно рассмотреть и утвердить отчет таким же образом, как утверждается отчет о расходах сотрудника.
  5. Владелец карты обязан представить выписку и квитанции на веб-сайте банка США до 10 числа месяца.
  6. Держатель карты обязан организовать своевременную подачу выписок в случае отсутствия.
Изменение статуса занятости

Если владелец карты покидает Университет, он/она должен сдать свою туристическую кредитную карту администратору программы. Любые неоплаченные квитанции об оплате должны быть представлены его / ее утверждающему руководителю для рассмотрения, утверждения и представления со следующим отчетом.

Контакты проездной карты

Чтобы сообщить об утерянной или украденной карте или оспорить расходы, позвоните в US Bank (800) 344-5696 (круглосуточно).

Чтобы сообщить о любых изменениях в информации о держателе карты, задать вопросы о политике, процедурах или узнать о заявлениях, позвоните администратору программы в рабочее время по телефону (320) 308-4005.

Коммерческие расходы

Покупки, сделанные сотрудником от имени Университета, могут подлежать возмещению, если они заранее одобрены ответственным лицом на счет, с которого будет поступать возмещение. Покупки на сумму менее 5000 долларов США подлежат возмещению сотруднику с одобрения лица, ответственного за возмещение счетов. Налог с продаж не подлежит возмещению ни с какого счета, кроме счета агентства.

Для возмещения деловых расходов отправьте заполненную Форму запроса на оплату (PR1400) вместе с оригиналом квитанции в Business Services в AS122.

Поездки сотрудников

COVID-19 и поездки сотрудников

Все рабочие/деловые поездки сотрудников были приостановлены до дальнейшего уведомления, и будут оцениваться на постоянной основе.Администрация колледжа разрешает некоторые поездки по штату и поездки в особых обстоятельствах. Для того, чтобы считаться, вы должны быть вакцинированы и иметь одобрение исполнительного персонала (вице-президентов и исполнительных директоров).

Заполните форму предварительного утверждения на поездку


Командировки сотрудников – приостановлено до дальнейшего уведомления

Egencia – это онлайн-сервис для путешествий колледжа, позволяющий сотрудникам бронировать поездки. организация непосредственно всех утвержденных поездок в колледж.Сотрудники, которые сами делают бронирование за пределами системы Egencia может быть возмещено по возвращении из поездки. Использование онлайн-портала для организации поездок увеличится эффективность, уменьшить количество шагов в процессе и обеспечить, чтобы каждый получает желаемое расписание рейсов и предпочтительные отели. Система бронирования использует электронный процесс утверждения, который сводит к минимуму возможность полета повышение цен или отсутствие рейсов.

Некоторые преимущества заключаются в том, что и гостиница, и авиаперелет могут быть забронированы за одну транзакцию. онлайн-инструмент ищет на нескольких туристических веб-сайтах самые низкие тарифы на авиабилеты и, как только билет куплен, рейс постоянно отслеживается на предмет изменений в расписании. Одной из ключевых особенностей службы онлайн-портала является возможность добавлять персональные информация для часто летающих пассажиров/вознаграждения, мобильное приложение для регистрации, оповещения о поездках с помощью текстовых сообщений и синхронизации поездок, забронированных через Egencia, в свой календарь Outlook.

Для получения дополнительной информации о поездках сотрудников или если у вас есть какие-либо вопросы, касающиеся о поездках сотрудников обращайтесь к Филлис Мит по телефону 989-686-9208 или к Сью Новицки по телефону 989-686-9230.

Студенческие поездки – приостановлены до дальнейшего уведомления

Колледж Дельта способствует безопасному путешествию на мероприятия и мероприятия, происходящие за пределами границ Delta College студентами и студенческими организациями. Руководство для студентов применяются к поездкам отдельных студентов и признанных студенческих организаций как в случаях когда поездка спонсируется Колледжем Дельта, и в случаях, когда отдельный студент или признанная студенческая организация путешествует от имени или при финансовой поддержке колледжа Дельта. Форма студенческой и групповой поездки должна быть заполнена до начала любой поездки или принятия каких-либо мер.

Примеры действий и событий, подпадающих под действие настоящих правил, включают, но не являются не ограничивается:

    • Академический курс или командировка в классе
    • Признанные студенческие организации/путешествия
    • Поездки на общественные работы
    • Ситуации, когда студенческая или признанная студенческая организация официально представляет Delta, например академии лидерства, конференции и другие программы.
    • Межвузовские соревнования по легкой атлетике и поездки по сбору средств

Процедуры поездок в Колледж Дельта были разработаны в соответствии с управлением рисками и руководства IRS.Колледж требует, чтобы руководители поездок следовали тем же процедурам. для поездок сотрудников, особенно когда это касается планирования поездок, расходов обоснование и возмещение, а также запросы на бронирование мест в гостиницах, конференции регистрационные сборы, авиабилеты и другие виды транспорта.

Командировочные расходы

Что покрыто?
    • Транспорт в соответствии с утвержденными инструкциями колледжа
    • Пробеги за утвержденные поездки в колледж возмещаются по ставке, утвержденной IRS. действует на момент поездки
    • Питание в соответствии с утвержденными правилами колледжа
    • Регистрационные сборы в соответствии с утвержденными правилами колледжа
    • Подключение к телефону или Интернету для делового общения во время учебы в колледже возмещаются в разумных пределах и в индивидуальном порядке, как утверждается супервайзер/менеджер центра затрат.

Для чего нужны подробные квитанции?

    • Такси, такси или маршрутное такси
    • Авиакомпания
    • Регистрационный сбор не оплачен до поездки
    • Отель
    • Аренда автомобиля (требуется предварительное согласование)
    • Групповое питание нескольких сотрудников Delta, путешествующих вместе (возмещается в пределах допустимого сумма на человека)
    • Питание с покупателями, клиентами или контактными лицами
    • Парковка
    • Плата за проезд
    • Любое отклонение от утвержденных нормативов расходов
    • Утерянные квитанции или расходы, по которым квитанции не были получены, должны быть объяснены на Отчет о командировочных расходах и будет решаться в индивидуальном порядке
Что не покрывается?

Этот список не является исчерпывающим. Могут быть и другие непокрытые предметы, которые не включены ниже. Если вы сомневаетесь, обратитесь в Business Services.

    • Алкогольные напитки
    • Питание, оплаченное Колледжем Дельта как часть регистрационного взноса или взноса на участие в конференции
    • Личные вещи, такие как одежда, багаж, портфели, журналы, книги, газеты, абонементы, жевательная резинка, конфеты, сигареты, личные туалетные принадлежности
    • Рекреационные мероприятия, хотя иногда они связаны с профессиональными встречами и конференции (например, экскурсии по городу, игры в гольф или теннис и т. д.).)
    • Взносы клуба авиакомпаний, клубов проката автомобилей, загородных или оздоровительных клубов
    • Сейф в номере, холодильник или мини-бар/почетный бар
    • GPS или навигационное устройство
    • Спутниковое радио
    • Wi-Fi в полете
    • Предварительная проверка TSA
    • Благотворительные взносы
    • Повышение класса обслуживания на рейс, отель или аренду
    • Годовые сборы по кредитной карте
    • Услуги прачечной или химчистки
    • Личное развлечение во время работы
    • Присмотр за детьми, салоны, фитнес-центры, спорт, сауны, массаж, уход за животными, видео прокат, фильмы или чистка обуви
    • Расходы в результате или в связи с личным этапом деловой поездки, включая расходы на попутчиков, членов семьи, сувениры или подарки
    • Командировочные расходы, такие как мойка автомобилей, внесение изменений в бронирование рейсов по расписанию по личным предпочтениям, сверхнормативный багаж, повышение класса обслуживания, бортовой телефон или Wi-Fi, медицинские счета, понесенные во время путешествия, неявка, необязательная страховка, дополнительная страховка путешествия или багажа, парковочные или дорожные билеты, личный несчастный случай или страхование имущества, личные телефонные звонки, ремонт и техническое обслуживание
    • Потери, такие как кража личных средств или имущества, потеря багажа
    • Страхование путешествия/перелета
    • Аренда автомобиля или страхование от ущерба при столкновении

Транспортные процедуры | Центральные финансовые услуги | Административные ресурсы | Педагогический колледж

Пропустить навигационные цепочки и вторичную навигацию

Навигация по цепочкам

Вторичная навигация

Процедуры поездки

Университетские деловые поездки в ответ на COVID-19:

Деловые поездки, связанные с университетами, запрещены до дальнейшего уведомления. Пожалуйста, проконсультируйтесь с вашим деканом или офисом вице-президента для утверждения любых будущих планов поездок. Ранее запланированная поездка, за которую уже были оплачены расходы, должна быть отменена. в соответствии с политикой отмены поездки на странице 11 Руководства по поездкам.

Чтобы быть в курсе сообщений от отдела путешествий, посетите страницу Путешествия и Страница новостей и объявлений веб-сайта счетов к оплате.

Чтобы ознакомиться с полной информацией о текущем руководстве по деловым поездкам, связанным с университетом, посетите www.usf.edu/coronavirus.


Педагогический колледж USF Контактное лицо: [email protected]

Поездки по делам университета должны быть разрешены заранее. Разрешение на поездку Запрос (TAR) должен быть представлен и полностью утвержден до начала каких-либо мероприятий по организации поездки. Чтобы начать процесс, следуйте инструкциям, приведенным ниже в разделе «Предварительная поездка». Процесс.

Обязанности путешественника
  • Ознакомьтесь с Руководством по путешествиям USF и соблюдайте его.
  • Отправьте все необходимые формы поездки не менее чем за две недели до первой даты поездки на [email protected]
  • Сохраняйте все оригинальные квитанции, связанные с вашей командировкой, для которой вы будете возмещение.За исключением квитанций на питание, пожалуйста, предоставьте все остальные квитанции и необходимые документацию по адресу [email protected] в течение пяти (5) рабочих дней с последней даты поездки.
  • Неоплачиваемая/самофинансируемая поездка: даже если USF не оплачивает транспортные расходы для USF сотрудник, ведущий бизнес USF, форма TAR должна быть отправлена ​​по адресу [email protected] edu для целей ответственности.
  • При определенных условиях, если поездка будет длиться более 30 непрерывных рабочих дней в одну местоположение, разрешение должно быть получено от президента университета до поездки Запрос.Дополнительную информацию см. в разделе Предварительное одобрение для поездок на срок более 30 дней.

Процесс подготовки к поездке (запрос на получение разрешения на поездку)

Процесс после командировки (отчет о командировочных расходах)
  1. После завершения поездки путешественник должен отправить все дорожные квитанции, повестку дня или краткое расписание (предпочтительно), подтверждение представления (при необходимости) и лист возмещения командировочных расходов на [email protected] edu для обработки в течение пяти (5) дней после последней даты поездки.
  2. CFS создаст и отправит отчет о командировочных расходах (TER) в Archivum.
    1. Преподаватели и сотрудники получат TER в электронном виде для подписания с помощью DocuSign.
    2. Со всеми другими путешественниками свяжутся либо через DocuSign, либо по электронной почте, чтобы подписать TER.
  3. Туристический представитель подает TER после того, как подписанный лист TER возвращается как PDF-файл на адрес [email protected]образование
  4. Департамент путешествий USF рассматривает и утверждает TER.

Часто используемые путевые заметки
Стоимость авиабилетов
  • USF возместит стоимость багажа только за два (2) зарегистрированных багажа.
  • USF будет оплачивать только невозвратные авиабилеты автобусного/эконом-класса, а НЕ первый или бизнес-класс. класс.Проезд бизнес-классом возмещается для всех сегментов поездок с минимальной один сегмент продолжительностью более девяти (9) часов.
  • Плата за выбор места, стоимость повышения класса места, места премиум-класса, повышение класса обслуживания за пределами эконом-класса а также автобус и ранняя посадка, сборы за страхование путешествий являются личными удобствами и не подлежат возмещению.
Жилье
  • Если стоимость проживания в сутки на человека (включая налоги и сборы) превышает 250 долларов США, обоснование требуется (если конференц-отель, то обоснование «конференц-отель» может использоваться).
  • Ночевка не разрешается, если пункт назначения находится в пределах 50 миль от университета.
  • Все квитанции о размещении должны быть детализированы, показывать нулевой баланс, указывать имя путешественника и укажите даты приезда и отъезда.
  • Недопустимые расходы в счете отеля, такие как обслуживание номеров, оплата ресторана и т. д. должна быть уменьшена от заявленной суммы.
Аренда автомобилей
  • Контрактный поставщик: Enterprise и National
  • Справочный номер контракта: XZ42D09
  • Путешественники обязаны арендовать автомобили класса «компактный автомобиль»
Питание
  • Пособие на питание разрешено только при условии ночлега
  • Если предоставляется питание (т. е. на конференции) путешественник не может претендовать на питание для эта еда
  • Чеки на питание не нужны.
  • Стандартные домашние расходы на питание составляют 6 долларов США за завтрак, 11 долларов США за обед и 19 долларов США за обед. обед. Пособия на питание для иностранцев будут возмещены в опубликованном Департаменте Государственный тариф для области назначения.
Пробег
  • Разрешение на поездку не требуется для возмещения расходов на поездку только за исключением случаев, когда сотрудник собирается на конференцию или съезд.
  • Журнал пробега необходим как часть подаваемой документации.
  • Распечатки карты пробега требуются для всех заявлений на расстояние более 40 миль туда и обратно.
  • В обычные рабочие дни, если путешественник требует миль от места жительства до пункта назначения, расстояние между резиденцией и штаб-квартирой должно быть сокращено. Во время нерегулярных в рабочие дни, путешественник может претендовать на мили от места жительства.

Другие проездные документы USF, связанные с поездками
Для преподавателей и сотрудников
  • Заполните форму запроса на поездку Педагогического колледжа не менее чем за две недели до поездки и отправьте ее по адресу [email protected]Мы рекомендуем вам отправить его в ближайшее удобное время, чтобы избежать возможных деловое разъяснение для бронирования авиабилетов в последнюю минуту.
  • Представитель по командировкам в Central Financial Services (CFS) рассмотрит, создаст и отправьте свой TAR в систему Archivum.
  • Archivum отправляет автоматическое уведомление по электронной почте Путешественнику и его представителю. когда TAR будет полностью утвержден.Если вы не получили автоматическое уведомление по электронной почте перед поездкой отправьте электронное письмо по адресу [email protected]
Для докторантов
  • Заполните раздел “Информация о путешественнике, не являющемся сотрудником” формы Запрос на создание профиля, не являющегося сотрудником. Лица, представленные в этой форме, будут добавлены в систему управления персоналом USF для целей возмещения командировочных расходов. Форма должна быть возвращена в Академическую программу. Специалист вашего домашнего отдела.
  • Заполните форму подтверждения возмещения расходов докторантом Педагогического колледжа и верните форму специалисту по академическим программам в вашем родном отделении.То Специалист по академической программе получит требуемую подпись заведующего кафедрой.
  • Форма запроса на создание профиля, не являющегося сотрудником, и полностью подписанный педагогический колледж Форма подтверждения возмещения расходов докторантом отправляется специалистом отдела по академическим программам по адресу [email protected] edu  не менее чем за две недели до поездки для обработки.USF Travel требует бизнес-разъяснения в последнюю минуту бронирование авиабилетов.
  • Представитель по командировкам в Central Financial Services (CFS) завершает отдел Информационный раздел формы запроса на создание профиля, не являющегося сотрудником, и отправляет в отдел путешествий USF для обработки.
  • После обработки формы запроса на создание профиля, не являющегося сотрудником, CFS создает и отправляет TAR в систему Archivum.
  • Archivum отправляет автоматическое уведомление по электронной почте Traveler и CFS, когда TAR полностью одобрен. Если вы не получили автоматическое уведомление по электронной почте об утверждении вашего путешествия перед поездкой, отправьте электронное письмо по адресу [email protected] edu для получения помощи.
Для кандидатов на работу
  • Специалист по академическим программам кафедры, которому поручен поиск должности комитет связывается с кандидатом на работу для организации поездок.
  • Кандидат на трудоустройство заполняет раздел “Информация о путешественнике, не являющемся сотрудником” формы запроса на создание профиля, не являющегося сотрудником. Лица, включенные в эту форму, будут быть добавлены в систему управления персоналом USF для целей утверждения командировок и возмещения расходов командировочных расходов. Форма должна быть возвращена в Академическую программу кафедры. Специалист.
  • Специалист по академическим программам отдела отправляет создание профиля несотрудника Форма запроса и информация о кандидате (даты начала/окончания поездки, штат проживания, пол, номер мобильного телефона) на адрес [email protected] Представитель по командировкам в Central Financial Services (CFS) завершает работу Департамента. Информационный раздел формы запроса на создание профиля, не являющегося сотрудником, и отправляет в отдел путешествий USF для обработки.
  • После обработки формы запроса на создание профиля, не являющегося сотрудником, CFS создает и отправляет TAR в систему Archivum.
  • Archivum отправляет автоматическое уведомление по электронной почте Traveler и CFS, когда TAR полностью одобрен. Если вы не получили автоматическое уведомление по электронной почте до того, как поездки, отправьте электронное письмо по адресу [email protected]образование
  • Авиаперелет и гостиница оплачиваются университетской картой PCcard (при необходимости) до поездки. Департаментам необходимо прислать три скриншота, отражающих точное время отправления, возвращения рейсы на даты вылета и возвращения. CFS требуется вся необходимая информация как минимум за две недели до начала поездки . Отдел путешествий USF запросит объяснение бизнеса, если стоимость авиабилета забронирован в последнюю минуту.

Правила командировок | Управление финансовой политики

Командировочные требования ha ve изменено по состоянию на 5 января 2022 г. . Требования к документации, процесс подачи и утверждения es и часто задаваемые вопросы см. в Гарвардском руководстве по командировкам и возмещению расходов.

При подаче запроса на возмещение расходов преподаватели, сотрудники, студенты и исследователи Гарварда должны:

1) представить заполненную форму подтверждения вакцинации и ревакцинации или письмо из Управления вице-провоста по международным делам (VPIA), утверждающее прошение о поездке, если лицо, совершающее поездку, не полностью вакцинировано или имеет право, но не получило ревакцинацию до путешествовать.

2) Если вы путешествуете за границу, отправьте автоматическое подтверждение по электронной почте International SOS, заполненное до поездки.

Дополнительные инструкции по путешествию можно найти на странице Университета о поездках в связи с COVID-19.

См. руководство по оплате и обработке командировочных расходов студентов. .

ПРИМЕЧАНИЕ.
Версия от 01.12.2015. M02, опубликованная 06.10.2021, содержит незначительные изменения в Приложении G.

Вступает в силу с 01 января 2021 г. : Соединенное Королевство (Великобритания) больше не является частью Европейского Союза (ЕС).Таким образом, Соглашение об открытых лыжах со странами ЕС больше не распространяется на Великобританию. Дополнительную информацию см. на веб-сайте Управления общих служб США по Закону о рейсах Америки.

Вступает в силу немедленно : Гарвард определяет минимальную стоимость авиабилетов экономического класса (иногда называемую тренером, стандартным экономическим классом или базовым тарифом), которая включает зарезервированное место, одну личную вещь, одну ручную кладь и одну зарегистрированную единицу багажа. ПРИМЕЧАНИЕ: там, где существует высокая вероятность того, что маршрут может измениться; уместно приобрести возвратный (неограниченный) билет.Включите в раздел «Деловая цель» запроса на возмещение расходы причину покупки возвращаемого билета.

Вступает в силу с 01 января 2018 г. , В соответствии с Законом о сокращении налогов и занятости (TCJA) все выплаты персоналу и преподавателям в связи с постоянным переездом (переездом) должны рассматриваться как налогооблагаемый доход.

Вступает в силу с 01.05.2017 . Сумма подарка в виде признательности за проживание в частной резиденции увеличена до максимальной суммы в 100 долларов США за посещение.

Заявление о политике

Эта политика устанавливает, как Гарвардский университет будет возмещать физическим лицам командировочные расходы, понесенные при ведении университетской деятельности.Как общественная благотворительная организация, получающая выгоду от подарков доноров и спонсируемых наград, Гарвардский университет несет ответственность за рациональное использование своих средств; все сотрудники Гарвардского университета должны разумно использовать ресурсы Университета и полностью поддерживать миссию Гарварда в области образования и исследований. Таким образом, командировочные расходы должны быть разумными и необходимыми, и путешественники всегда должны использовать наиболее экономичные средства передвижения. Все возмещения командировочных расходов должны соответствовать правилам плана подотчетности IRS, чтобы их можно было исключить из валового дохода путешественника.Хотя никакая политика не может охватывать все сценарии, этот документ предназначен для охвата наиболее распространенных ситуаций, связанных с поездками; при возникновении необычных обстоятельств должен превалировать дух этой политики наряду с здравым смыслом.

Политика командировок Содержание

  1. Выберите способ передвижения
    1. Авиаперелет (подробное руководство по поездкам без федеральных средств см. в Приложении A, для поездок с использованием федеральных средств см. Приложение G)
    2. Наземный транспорт  (подробные инструкции см. в Приложении B)
    3. Проживание (подробное руководство см. в Приложении C)
    4. Расходы на питание, развлечения и прочие дорожные расходы (подробное руководство см. в Приложении D).
    5. Страхование от несчастных случаев в деловых поездках
    6. Программа экстренной помощи при поездках
  2. Оплата проезда утвержденным способом
    1. Корпоративная карта
    2. Прямой биллинг с использованием кодирования Гарвардской Главной книги
    3. Личные средства
    4. Денежные авансы
  3. Получите компенсацию за поездку
    1. Деловые связи, в том числе совмещение деловых поездок с личными поездками и рекомендации по поездкам супругов/членов семьи
    2. Обоснование
    3. Квитанции
    4. Подтверждения об отсутствии квитанций (MRA)
    5. Требуется подпись возмещения
    6. Своевременность требований к отчетности, включая сроки получения для стандартных и продленных командировок
    7. Иностранные валюты
    8. Использование суточных
    9. Выборные сборы
  4. Понимание правил для особых ситуаций возмещения расходов
    1. Возмещение расходов третьими лицами
    2. Подбор персонала
    3. Расходы на переезд
    4. Стипендии (также называемые стипендиями или пособиями)
    5. Иностранцы-нерезиденты

Приложения (требуется PIN-код)

Приложение A : Подробные инструкции для авиаперелетов

Приложение B:  Подробные инструкции по наземному транспорту

Приложение C : Подробные инструкции по размещению

Приложение D : Подробное руководство по питанию, развлечениям и прочим расходам

Приложение E : Руководство по совмещенным деловым и личным поездкам

Приложение F : Руководство по путешествию супругов/членов семьи

Приложение G : Требования к командировочным расходам, взимаемым с федеральных премий

Предварительный запрос на поездку | Управление цепочками поставок

В соответствии с Правилами командировок G-28 UC Policy авансы наличными должны быть выданы в течение 30 дней после того, как расходы должны быть оплачены или понесены, чтобы соответствовать требованиям IRS. Денежные авансы должны быть подтверждены отчетом о расходах MyExpense в течение 45 дней с даты окончания поездки/даты последней покупки, чтобы обеспечить своевременную отчетность о расходах и избежать налоговых последствий IRS. Путешественник может иметь только один непогашенный денежный аванс за поездку и должен погасить все предыдущие авансы до выдачи следующего аванса. Университет обязан в соответствии с правилами IRS рассматривать такие суммы как налогооблагаемый доход путешественника, если путешественник не оплачивает аванс на поездку в течение 120 дней после окончания поездки.

Наемный работник

Сотрудники, которым выдана корпоративная проездная карта университета, обязаны использовать карту для выдачи наличных на покрытие расходов, понесенных в связи со служебными командировками университета. Разумные сборы, взимаемые за получение аванса наличными с использованием корпоративной проездной карты, подлежат возмещению.

Сотрудники, у которых нет корпоративной проездной карты или которые не могут получить денежный аванс с помощью корпоративной проездной карты, могут запросить денежный аванс через MyExpense.

Путешественник, не являющийся сотрудником UCSF

Сотрудник, не являющийся сотрудником UCSF, который путешествует по служебным делам университета, может запросить аванс на поездку. Командировочные авансы утверждаются по усмотрению исполнительного директора по финансовым операциям и системам управления цепочкой поставок или менеджера по финансовым операциям.

Инструкции по форме предварительного запроса на поездку

Сотрудник, не являющийся сотрудником UCSF, запрашивающий аванс на командировку, должен заполнить следующую необходимую информацию в Форме аванса на командировку.

  1. Номер ваучера – AJJJxxxx (уникальный 8-значный номер, присвоенный отделу – “A”, за которым следует 3-значный идентификатор журнала составителя, присвоенный Главной бухгалтерией, и четырехзначный справочный номер отдела).
  2. Командировочные авансовые платежи для лиц, не являющихся сотрудниками, введите 10 цифр поставщика: 003xxxxxxx) в поле номера поставщика, укажите имя путешественника, если оно отличается от имени получателя платежа.
  3. Дата запроса
  4. Имя получателя платежа и полный адрес (адрес обязателен)
  5. Сумма
  6. Пункт назначения и цель поездки
  7. Дата начала и окончания поездки
  8. Chartstring — используйте учетную запись 11620
  9. Имя и номер телефона составителя
  10. Надлежащая авторизация подписи
  11. Приложите необходимый сопроводительный документ к Travel Advance
  12. Отправьте заполненный запрос на проверку с резервным документом по электронной почте в отдел кредиторской задолженности по адресу [email protected].

 

Политика в отношении деловых и командировочных расходов

Обзор служебной записки административного руководства

Университет излагает свои руководящие принципы и правила IRS в отношении деловых и командировочных расходов в административном руководстве, Политика 5.4.2: Деловые и командировочные расходы. Итого:

  • Руководящие принципы
    • Поддержка путешественников университета: Чтобы Стэнфорд мог оказывать поддержку своим преподавателям, сотрудникам, докторантам и студентам, когда они путешествуют по делам, спонсируемым университетом, университету необходимо использовать централизованную программу бронирования, как описано в Политике административного руководства.
    • Управление ресурсами: Лица, использующие ресурсы университета для деловых или командировочных расходов и/или покупающие предметы, которые будут принадлежать Стэнфорду, разделяют ответственность за обеспечение надлежащего использования этих ресурсов, поддерживают миссию университета и соблюдают политику университета, применимые законы и правила, а также ограничения для спонсоров и доноров. Ожидается, что люди будут тратить соответствующие средства, а расходы должны быть разумными и необходимыми.
  • Правила IRS: Университет возмещает расходы физическим лицам в соответствии с планом IRS Accountable Plan при соблюдении правил IRS.В соответствии с этим планом возмещение не облагается налогом как доход работника, если расход имеет деловую связь и был представлен своевременно.

Командировочные и деловые расходы, которые не отражают надлежащее управление университетскими ресурсами, признаны выгодными для отдельных лиц за счет университета и/или считаются чрезмерными или мошенническими, подлежат дальнейшему рассмотрению соответствующим отделом (например, Управлением директора по управлению рисками или школы/подразделения), как указано в Политике 3 Руководства по административным вопросам. 5.1: Финансовые нарушения.

Источник финансирования  

Ключевым моментом в надлежащем управлении университетскими ресурсами является обеспечение того, чтобы источник финансирования соответствовал расходам. Источники финансирования, такие как индивидуальные или корпоративные доноры, государственные учреждения, негосударственные спонсоры и плата за обучение, имеют различные ограничения на их использование. Федеральное правительство постановило, что алкоголь не может взиматься в счет прямых или косвенных расходов на проекты, спонсируемые федеральным правительством.Следовательно, алкоголь не может быть зачислен на счет федерального гранта или контракта ни при каких обстоятельствах.

Деловые и командировочные расходы, которые будут отнесены на счет ограниченных или спонсируемых грантов, включая расходы на проживание, питание и непредвиденные расходы, должны быть разумными, допустимыми, необходимыми для гранта и соответствовать политике университета. Например, использование метода суточных требуется, когда расходы на питание во время поездки будут отнесены на счет спонсируемого вознаграждения. Определенные расходы, такие как деловые развлечения и алкоголь, могут быть понесены в рамках политики университетских дел или поездок и могут быть отнесены на неограниченный счет, но не могут быть отнесены непосредственно на ограниченные или спонсируемые награды.

Поездки, спонсируемые университетом

В соответствии с Политикой 5.4.2 Руководства по административным вопросам под спонсируемыми университетом поездками понимается оплата или возмещение университетом расходов на поездки, которые необходимы и уместны для ведения деятельности университета. Это включает в себя использование любого источника финансирования, за который университет несет финансовую ответственность и подотчетность, включая операционные бюджеты, подарки доноров, гранты и награды, финансируемые из федерального бюджета, а также любой другой ограниченный или неограниченный фонд.Поездки студентов и докторантов, которые напрямую связаны с их индивидуальным курсом обучения или за которые может быть присужден академический кредит, считаются поездками, спонсируемыми университетом, даже если поездка финансируется за счет их базовой финансовой поддержки.

Путешествие с частичным или частичным финансированием

Если командировочные расходы преподавателей, сотрудников, докторантов или студентов Стэнфордского университета будут разделены между Стэнфордским университетом и одной или несколькими внешними организациями, даже если Стэнфорд спонсирует лишь незначительную часть командировочных расходов, поездка считается разделенной.

С точки зрения политики бронирования, совместная поездка считается поездкой, спонсируемой университетом, и должна быть приобретена через канал бронирования Stanford Travel в соответствии с Политикой деловых и командировочных расходов, подробно описанной здесь и в Политике 5.4.2 Руководства по административным вопросам.

Если трудно выделить расходы, которые будут покрыты внешней стороной, карта Stanford Travel Card может быть использована для оплаты общей стоимости поездки, после чего Stanford должен быть возмещен путешественником или организатором поездки за сторонняя часть. См. Как вернуть личные расходы, списанные с проездной карты.

Любая часть поездки, которую оплачивает Stanford, должна соответствовать политике и рекомендациям Stanford Travel, описанным на этой странице.

Путешествие, полностью спонсируемое извне

Когда внешнее учреждение или организация просит преподавателей, сотрудников, докторантов или студентов Стэнфордского университета совершить поездку от имени этой организации и обеспечивает полную оплату этих командировочных расходов, поездка считается полностью спонсируемой извне, также называемой поездкой третьей стороны.

Ресурсы Стэнфордского университета нельзя использовать для бронирования, покупки или возмещения расходов на поездки, полностью спонсируемые извне. В этих случаях использование карты Stanford Travel Card и авансов запрещено, а организация поездки не может быть забронирована через каналы бронирования Stanford Travel.

Личное путешествие

При добавлении к командировке личного компонента поездки университет оплачивает или возмещает только расходы на деловой компонент.