Бланк приказа о направлении работника в командировку: Приказ на командировку. Скачать бланк форма Т-9, Т-9а

Содержание

Приказ на командировку: образец 2021

После отмены служебных заданий и удостоверений на командировку основным документом, которым должно быть оформлено направление в служебную поездку, стал приказ о направлении работника в командировку. В данной публикации рассмотрена форма этого приказа Т-9 и Т-9а (образец 2021 можно скачать) и приказа о продлении командировки. Также представим образец выписки из приказа о командировке. Кроме того, вы узнаете, зачем вообще нужен приказ на командировку.

Также смотрите:

Приказ на командировку

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку рекомендуем составлять, когда посылаете работника в поездку для выполнения производственного задания (образец приказа о командировке работников рассмотрим далее).

С внесением изменений в Положение о командировках (постановление Правительства РФ № 749) с января 2015 года подтверждающие документы – такие как командировочные удостоверения и служебные задания – разрешено не заполнять

Однако если в компании закреплено заполнение командировочного удостоверения, данный документ обязателен к применению.

Подробнее об этом можно прочитать в нашем материале «Нужно ли командировочное удостоверение».

Есть две диаметрально противоположные точки зрения:

Оформление приказа о направлении в командировку не обязательно (например, письма Минфина 14.09.2009 № 03-03-05/169, ФНС от 25.11.2009 № МН-22-3/890 и Московского УФНС от 28.10.2010 № 16-15/113462).
Приказ о командировании работника нужен (письма Минфина от 16.08.2011 № 03-03-06/3/7 и от 12.05.2008 № 03-03-06/2/47, УФНС по г. Москве от 30.11.2009 № 16-15/125486 и от 11.08.2009 № 16-15/082607.2).

В связи с этим для подтверждения расходов, понесенных сотрудником в служебной командировке, приказ о командировании лучше составлять

. В этом случае будет меньше вопросов со стороны проверяющих или контролирующих инстанций, а также больше порядка во внутреннем контроле.

Все приказы следует регистрировать в журнале регистрации приказов по командировкам, образец заполнения которого желательно закрепить в отдельном локальном акте.

Срок хранения приказов на командировку – не менее 5 лет.

Форма приказа на служебную командировку

Форма приказа в настоящий момент законодательно не утверждена. Начиная с 2003 года работодатель вправе разработать свою – добавив туда свои графы, строки и столбцы.

Для того чтобы разработать свою форму приказа на командировку, за образец можно взять унифицированную форму приказа Т-9.

НА ЗАМЕТКУ
На практике многие компании продолжают использовать большое количество унифицированных бланков, иногда убирая лишнюю информацию.

Далее с нашего сайта по прямой ссылке можно бесплатно скачать образец приказа на командировку по форме Т-9 :

Эту форму используют при направлении в поездку только одного сотрудника. Если направляете 2-х и более сотрудников – используйте форму приказа Т-9а или свой бланк.

Единственное, что необходимо изменить в форме Т-9, – это удалить информацию про служебное задание, если необходимость составлять его не закреплена в локальном акте компании:

Если же в компании принято издавать согласительный документ, данное поле целесообразно оставить и скорректировать.

Основанием для командировки может быть:

служебная записка;
протокол совета директоров;
материалы правления;
приказ о вводе какого-то объекта в эксплуатацию и т. д.

В этом случае в командировочном приказе легко можно указать основание поездки. Опять же: данная информация будет подтверждающей для экономического обоснования произведенных расходов.

Задание на командировку

Задачи на командировку необходимо было указывать всегда. Раньше – в служебном задании, сейчас – в приказе на командирование.

Если кратко указывать цель поездки или задания, налоговики могут заподозрить вас в непроизводственном характере командировки. Поэтому обобщенные фразы из разряда “контроль строительства“, “участие в деловой встрече” и т. п. использовать не рекомендуем.

В приказе можно очень детально расписать задание. Это, во-первых, облегчит задачу сотруднику, т. к. он четко будет знать свои задачи, а во-вторых, вы легко обоснуете необходимость данной поездки.

В связи с тем, что служебное задание отменено, а именно по нему работник отчитывался о выполнении такого поручения, возникает вопрос: как работнику отчитаться о проделанной работе?

Некоторые компании разрабатывают свои формы отчета. В основном, это те работодатели, сотрудники которых часто разъезжают по стране и за ее пределами.

Отчет позволяет оценить:

выполнено ли задание и насколько успешно;
какие следует принять меры после окончания поездки.

Если, например, сотрудника направляли на обучение или повышение квалификации в другой город, отчетом может послужить копия его сертификата или удостоверения об успешном завершении программы.

Можно ли обосновать расходы, если поездка не привела к положительным результатам? Например, сотрудник был направлен в США для приемки и контроля погрузки на судно оборудования. Но в ходе поездки подрядчик нарушил сроки контракта, и оборудование не было подготовлено к отправке. Получается, работник съездил зря. Но на сторону работодателя встают московские налоговики (письмо УФНС России по г. Москве от 11.08.2009 № 16-15/082607.2). Такой же позиции придерживаются и суды. Хотя очень часто свою позицию по неэффективным командировкам приходится доказывать

в суде.

Дополнительная информация в приказе на командировку

После отмены обязанности иметь отметки в командировочном удостоверении время нахождения работника в служебной поездке стали определять по проездным билетам. С загранкомандировками еще проще: даты определяют по штампам таможенного контроля. Однако не все таможни стран СНГ ставят печати о прохождении контроля. Также может быть, что работник поедет в командировку на личном авто или возьмет служебное. Как в этом случае определить даты поездки?

Тогда рекомендуем составить служебную записку с указанием дат выезда и возвращения и согласовать ее с руководителем. Кроме того, информацию о том, что для поездки работник будет использовать личный автомобиль или получит служебный, следует указать в приказе. Проставление данной информации поможет

верно рассчитать сумму суточных и среднюю зарплату при командировании.

Если же в ходе поездки сотрудник перемещается на автомобиле по разным местам назначения, данную информацию тоже надо включить в служебку или указать в приказе. Потому что, не имея отметок в паспорте и билетов, невозможно корректно рассчитать норму суточных при пересечении границ стран СНГ, в которых компанией может быть установлена разная величина суточных.

Образец заполнения приказа

Здесь с нашего сайта по прямой ссылке можно бесплатно скачать образец приказа на командировку по форме Т-9а :

Рассмотрим образец этого приказа на командировку.

С учетом норм ст. 166 ТК РФ и п. 3 Положения о командировках в приказе необходимо указать следующие данные:

наименование компании или ИП;
Ф.И.О., должность и отдел командированного;
место назначения;
срок;
цель командирования.

Подписать приказ должен руководитель компании или сам ИП, либо лицо, исполняющие его обязанности или действующее по доверенности.

С приказом следует ознакомить командируемого под роспись, чтобы он знал свое задание и заранее подготовился к нему. В этом случае за ненадлежащее исполнение или неисполнение данного приказа работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности, предусмотренной ст. 192 ТК РФ и внутренним актом компании.

Приказ о направлении в командировку руководителя компании

Многих смущает сама формулировка «Приказ о командировке директора». Получается, что директор сам на себя делает приказ и сам себя направляет в служебную поездку? Совершенно верно, если уставом не предусмотрены другие правила.

Причем в данном случае используют те же формы приказа на командировку. Кроме того, отбывая в командировку, руководитель компании должен оставить вместо себя ответственного сотрудника, который будет исполнять его обязанности.

Форму приказа о направлении работника в командировку можно использовать Т-9. А если директор едет в составе делегации, можно использовать форму Т-9а. В последнем случае можете использовать при подготовке приказа о командировке директора образец, размещенный выше.

Если всё еще возникает вопрос, нужен ли приказ на командировку, ответ однозначный: нужен. Руководитель – такой же сотрудник компании. И он не может просто разъезжать по городам, не имея на это служебного задания.

Подписать свой приказ он может сам. Данная позиция не противоречит закону (см. письмо Роструда № 1143-ТЗ от 11.03.2009).

Также в компании обязанность по подписанию приказов на командировки может быть возложена на другого сотрудника. В этом случае назначенный подпишет приказ на директора.

Продление командировки

Часто возникают ситуации, когда следует продлить командировку. В этом случае издают приказ о продлении срока командировки. Его можно заполнять в свободной форме.

Для образца рассмотрим приказ о продлении командировки. В нем может быть отражена следующая информация:

Подведем итоги

В этой статье вы можете скачать приказ на командировку, а также найти форму приказа на командировку (Т- 9) для разработки собственного шаблона приказа. Образец приказа о направлении в командировку помогает избежать ошибок при заполнении данного документа.

Образец приказа о направлении работника в командировку в выходной день

АКТУАЛЬНЫЙ КОММЕНТАРИЙ

ПОЛЕЗНАЯ ПРАКТИКА

ПОЛЕЗНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

ОФОРМЛЯЕМ ДОКУМЕНТЫ ПРАВИЛЬНО

ЮРИДИЧЕСКАЯ ЗАЩИТА

АЛГОРИТМЫ КАДРОВЫХ ДЕЙСТВИЙ

Приказ на командировку, форма Т-9

Хозяйственная деятельность компании может не ограничиваться пределами одной местности. Иногда ее руководству приходится направлять свой персонал в командировку для выполнения служебного задания в другие города. Данное мероприятие требует оформления определенного количества документов, основным из которых является приказ о направлении работника в командировку.

Оглавление статьи

Порядок направления в командировку

Командировкой считается осуществление сотрудником определенных действий для выполнения установленного задания вне основного места своей работы длительностью более чем один день.

О необходимости будущей служебной поездки докладывается руководству фирмы в виде служебной записки по мере возникновения такой надобности. Также может составляться план командировок на текущий год.

В любом случае, для отправления сотрудника предприятия в другую местность нужно издать приказ о командировке, который оформляется на основании служебного задания. При этом последнее должно содержать цель и место поездки, ее длительность, а также перечень ответственных должностных лиц. Со служебным заданием нужно ознакомить и самих работников, так как по возвращении они должны представить отчет о его выполнении.

На малых предприятиях чаще всего поручения по поездке директор сообщает командируемому в устной форме. Приказ составляется кадровой службой за несколько дней до ее начала, после чего доводится до сведения работника под его роспись.

Приказ на командировку служит основанием для оформления выдачи денежных средств в подотчет на предстоящие расходы, и составления такого документа, как командировочное удостоверение. В настоящее время законодательство разрешает не использовать этот бланк, а подтверждать время командировки и произведенные расходы соответствующими документами, например, билетами, квитанциями гостиниц и т. д.

Если удостоверение все же используется, то в момент отъезда сотрудника в нем делается отметка о выбытии. Эту же запись можно зафиксировать в журнале учета командировок, который тоже не является обязательным к заполнению. Однако стоит отметить, что принимающая сторона может не поставить отметки в данном документе, так как в настоящее время является не обязательным к применению.

Также распоряжение директора необходимо, чтобы командировка в табеле учета рабочего времени была правильно отражена, и сотруднику не оформили это время как отсутствие по неуважительной причине. При заполнении табеля учета рабочего времени используется цифровой код «06» или буквенный «К».

Как правильно составить приказ на командировку

Для создания приказа можно использовать фирменный бланк компании, либо воспользоваться стандартным документом, принятый Госкомстатом – форма Т-9. Программы по ведению бухгалтерского учета дают возможность формирования его автоматически.

В верхней части документа указывается полное наименование фирмы, и ее код регистрации согласно ОКПО.

Ниже проставляется порядковый номер приказа, присвоенный ему при фиксации в книге приказов, и дата составления.

В блоке «Направить в командировку» записываются:

Ф.И.О. работника, на которого составляется документ.
Его табельный номер.
Подразделение, где он выполняет работу.
Должность или профессия, в соответствии со штатным расписанием.
Место командировки — здесь нужно подробно указать страну и город, в которые сотрудник едет, наименование принимающей организации.

Затем проставляется срок, на который работник отправляется в командировку — сначала в виде количества календарных дней, а затем конкретно с какой по какую дату. После этого в приказ заносится причина, по которой командируется рабочий, за счет каких денежных средств осуществляется финансирование расходов на поездку.

Следующим этапом заносятся реквизиты документа – название, номер и дата оформления, на основании которого сотрудник направляется в командировку. Это может быть заключенный договор с другой организацией, ранее утвержденный план командировок, служебное задание и т. д.

Приказ на командировку личной подписью визирует руководитель фирмы, также записываются его должность и личные данные. Ниже работник расписывается о том, что он был ознакомлен с содержанием данного документа и ставит дату.

Нюансы

Если в командировку направляется группа сотрудников, то для составления приказа можно воспользоваться унифицированным бланком Т-9А. Он выглядит как таблица, в которой построчно заносятся данные по каждому работнику.

Как правило, компания финансирует поездку своих людей самостоятельно. Однако бывают случаи, когда на основании заключенного договора все расходы оплачивает принимающая сторона — к примеру, при проведении пуско-наладочных работ нового оборудования. В таком случае соответствующие данные заносятся в графу «Командировка за счет средств».

Бланк приказа на командировку

Для одного сотрудника:

Скачать бланк приказа по форме Т-9 в формате Word.

Cкачать бланк приказа по форме Т-9 в формате Excel.

Для нескольких сотрудников:

Скачать бланк приказа на командировку по форме Т-9а, в формате Word.

Скачать бланк приказа на командировку по форме Т-9а, в формате Excel.

Образец:

Приказ на командировку образец Т-9 скачать в формате Excel.

ОБРАЗЕЦ ПРИКАЗА О НАПРАВЛЕНИИ СОТРУДНИКА В КОМАНДИРОВКУ

Образец приказа

___________________________________

(наименование предприятия)

ПРИКАЗ

“___” ____________ 20___г. N_____ г.________________

“О направлении в служебную командировку”

В целях _______________________________________________________________

_______________________________________________________________________

(указать цель служебной командировки)

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Направить __________________________________________________________

(должность, Ф.И.О.)

в служебную командировку в ____________________________________________

_______________________________________________________________________

(наименование населенного пункта и наименование организации)

на срок ________________ дней:

с “___”______________ 20___г.

по “___”_____________ 20___г.

2. Бухгалтерии обеспечить начисление и выдачу _________________________

(Ф.И.О.)

денежных средств на командировочные расходы.

3. Отчет о проделанной работе ______________________________________

(Ф.И.О.)

представить в течение ____________________________ дней со дня приезда.

(не более 3 рабочих дней)

Руководитель предприятия: __________________ _______________________

(подпись) (Ф. И.О)

С приказом ознакомлен: ___________________ _______________________

(подпись работника) (Ф.И.О. работника)

“___”_________ 20___г.

Приказ о направлении в командировку: образец и пример составления

Одним из документов работодателя является приказ о направлении в командировку. Этот документ является важной составляющей гарантий и компенсаций работникам. Ведь в служебных командировках сотрудник имеет право на возмещение понесенных в связи с поездкой расходов. А все время следования в место назначения в командировках считается временем исполнения работником своих трудовых обязанностей.

Конечно, все правила касаются официально трудоустроенных работников. Тех, с которыми оформлен трудовой договор и издан приказ о приеме на работу. А под командировкой Трудовой кодекс понимает поездку работника по распоряжению (это и есть приказ) работодателя на конкретный срок для выполнения поручения вне места постоянной работы.

Вы можете скачать образец приказа о направлении в командировку одного или нескольких работников и оформить его, использовав представленный пример.

Скачать образец:

Приказ о направлении в командировку

Приказ о направлении в командировку нескольких работников

Приказ о направлении в командировку руководителя

Приказ о направлении в командировку директора

Пример приказа о направлении в командировку

Какая форма используется при оформлении приказа о направлении в командировку

На помощь работодателю, который не имеет намерения разрабатывать свои бланки, придет постановление Госкомстата от 05 января 2004 г. № 1. И если раньше кадровые службы обязаны были издавать приказ по определенной форме, то сейчас это не обязательно.

Многие предпочитают не изобретать велосипед и используют форму № Т-9. При направлении в командировку нескольких работников используйте форму Т-9а.

В отношении кого приказ о направлении в командировку не издается

Не считается командировкой работа, исполнение которой постоянно и непосредственно осуществляется в пути. Например, стюардесса, машинист, водитель на междугородних перевозках. Получается, приказ о направлении в командировку работодатель на таких лиц не оформляет.

Есть также группа работников, которых работодатель не может направить в командировку. К примеру, труд женщин в нашей стране подлежит особой охране. Женщины, имеющие детей до 3 лет, могут направляться в командировки с их письменного согласия. Матери и отцы-одиночки детей до 5 лет также дают письменное согласие на командировку. Внимательно стоит отнестись к решению вопроса о командировке несовершеннолетнего работника.

Ответственный за направление работников в командировки сотрудник должен учитывать, что поездка работника в обособленное подразделение организации вне места основной работы тоже считается командировкой.

Содержание приказа о направлении в командировку

Во многих организациях до издания собственно приказа кадровая служба формулирует служебное командировочное задание. В нем видна цель поездки. Сроки поездки и место назначения. Командировочные удостоверения сейчас оформлять не обязательно. Но сам сотрудник должен внимательно хранить финансовые документы, чтобы отчитаться за расходование денежных средств.

Сам приказ о направлении в командировку содержит графы – наименование работодателя, код ОКПО (можно узнать на сайте Росстата), сведения о работнике. Если работник едет в какую-то организацию, место командировки содержит ее официальное наименование.

Срок командировки кадровый работник считает по специальным правилам. Дата начала – дата отправления транспортного средства. Окончание командировки совпадает с датой прибытия транспортного средства к населенный пункт основного места работы. Время до 24 часов суток считается как текущие сутки, а с 00 часов – последующие сутки.

Приказ о направлении в командировку утверждает работодатель или уполномоченное им лицо.

Особенности приказа о направлении в командировку директора (руководителя)

Особенностями приказа о командировке директора является то, что такой приказ издается руководителем в отношении самого себя. Это связано с тем, что на момент издания такого распоряжения именно он является руководящим органом данной организации.

В приказ о командировке руководителя обязательно указывается на кого возлагаются его обязанности на период временного отсутствия. Кроме того, на имя исполняющего обязанности выдается доверенность.

В остальном содержание приказа о направлении в командировку (директора) руководителя ничем не отличается от аналогичных приказов в отношении иных работников. Приказ может быть оформлен на бланке по форме Т-9 или в произвольной форме, в зависимости от организации делопроизводства на предприятии.

Приказ о направлении работника в командировку. Образец.

Многие компании отправляют сотрудников на работу в другие города, однако руководитель должен издать приказ о направлении работника в командировку.

Составление приказа о командировке

Нередко в крупных и небольших предприятиях возникает необходимость отправить одного либо нескольких сотрудников в командировку. Причины рабочих поездок могут быть различными, но процесс оформления их практически идентичен.

Служебной командировкой именуют поездку работника, которая организовывается по распоряжению руководства, предоставляемую на определённый срок с целью исполнения поручений вдали от постоянного места работы.

Стоит отметить, что не каждая работа, выполненная сотрудником за пределами рабочего места, квалифицируется как командировка. Если необходимые действия выполняются в пути либо речь идёт о работе разъездного характера, это не может быть названо служебной командировкой.

Для того чтобы отправить сотрудника выполнять работу вдали от постоянного рабочего места, необходимо правильно оформить все бумаги. Особенности направления человека в служебную командировку прописаны в российском законодательстве, поэтому нарушать их нельзя.

Выбор работника для командировки

При оформлении сотрудника на рабочую поездку необходимо чётко указать цель командировки.

Это очень важно, так как не каждая задача, необходимая для выполнения вне основного рабочего места, может быть подходящей целью. Работодатель должен помнить о том, что в Трудовом кодексе и в федеральных законах говорится о запрете руководителю требовать от своих подчинённых выполнения действий, которые не прописаны в трудовом договоре. Исключение составляют лишь некоторые случаи.

Кроме того, необходимо учитывать, что не каждого сотрудника можно отправить в командировку. Ряд работников по закону нельзя направлять в служебную поездку без их согласия. Более того, в некоторых случаях, помимо необходимости письменного согласия от работника, может потребоваться и медицинская справка, подтверждающая отсутствие медицинских противопоказаний.

По российскому законодательству запрещается отправлять в служебные поездки людей, которым ещё не исполнилось 18 лет. Исключения составляют лишь спортсмены и сотрудники творческих коллективов, к которым можно отнести съемочные группы средств массовой информации, работников цирков, концертных коллективов и театральных организаций.

Процедура оформления командировки

Для начала необходимо определить сотрудника, которого нужно отправить в служебную поездку. Далее, если этот человек попадает в категорию лиц, которых можно направить в командировку исключительно с их письменного согласия, оформляется постановление. Также необходимо дополнительно выяснить, не является ли препятствием для поездки медицинское противопоказание. Сотрудники, которые попадают в особую категорию, должны ознакомиться со всеми документами и подтвердить их своими подписями.

Работодатель обязан подготовить уведомление о командировке с указанием места назначения и работы, которую необходимо выполнить в процессе поездки. Далее сотрудник соглашается либо отказывается от предложения. В уведомлении должна быть специальная графа, в которой работник может вписать причину своего отказа, к примеру, медицинские противопоказания.

Подобный документ составляется в 2 экземплярах, то есть по 1 для каждой из сторон. Уведомление необходимо зарегистрировать в том порядке, который установлен в компании. К примеру, это может быть специальный журнал для регистрации предложений сотрудникам.

Работнику необходимо проследить, чтобы на его экземпляре присутствовала подпись начальника. В свою очередь, на документе, который остаётся у работодателя, должно быть написано лично сотрудником, что он ознакомлен с содержимым документа и может отправиться в командировку либо отказывается от неё. На каждом экземпляре должна присутствовать дата.

Если работник соглашается с предложением работодателя, он может ограничиться согласительной записью. Другое дело, когда отказ требует подробного объяснения. В данном случае работник может написать отдельное заявление, в котором будет указана причина отклонения предложения о служебной поездке. Данный документ тоже необходимо зарегистрировать в порядке, установленном компанией.

В том случае, когда работодатель и его подчиненный достигли согласия, оформляется приказ о направлении в рабочую командировку.

Издание приказа

В командировочном приказе должна быть указана цель рабочей поездки. Кроме того, в данном документе нужно уточнить время, которое понадобится работнику для выполнения поручения, и место, где будет произведена работа. Нужно также указать, какой транспорт будет использован для перемещения сотрудника. Это может быть общественное, личное либо корпоративное транспортное средство.

Приказ о направлении работника в командировку обязательно должен быть составлен в соответствии с государственными нормами. Для оформления документа имеется специальный бланк, образец которого можно увидеть чуть выше.

Как все другие документы, имеющие отношение к предстоящей командировке, приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку необходимо зарегистрировать в специальном журнале. В компании обязательно должен быть журнал для регистрации приказов. В нем должна стоять подпись самого сотрудника, который отправляется в командировку.

Финансовый вопрос

Работник, который будет определённое время работать в другом городе, должен получить от предприятия определённый аванс. Эти деньги должны быть потрачены на оплату съемного жилья, проезд к месту назначения и иные расходы, которые связаны с проживанием вне дома. Так называемые суточные должны быть выплачены сотруднику до того, как он отправится в командировку.

Деньги выдаются не просто так. За каждую потраченную копейку работник обязан отчитаться перед руководством. Для этого необходимо хранить все чеки. Изначально денежные средства выдаются по письменному заявлению, написанному подотчетным лицом, то есть самим работником. Документ можно составить в произвольной форме. Заявление должно быть подписано руководителем компании и обязательно содержать дату его создания.

Фактическое время пребывания в командировке

Нередко работник справляется с поставленной задачей быстрее, чем предполагалось изначально. Однако не исключаются и такие варианты, когда человеку нужно больше времени. В таких ситуациях по прибытии сотрудника на основное рабочее место необходимо вычислить фактическое время поездки.

Для этого потребуется написать служебную записку и приложить к ней все имеющиеся чеки, счета, квитанции и путевой лист, если таковой имеется. Именно по проездным документам чаще всего определяется реальное время, проведённое работником в командировке. Если по какой-то причине таковые отсутствуют, может быть предоставлен документ о найме жилого помещения, в котором проживал работник во время поездки.

Отчёт об израсходованных денежных средств

После возвращения из рабочей командировки сотрудник обязан подать своему начальству отчёт об израсходованных деньгах, которые были выданы ранее в качестве аванса. Сюда необходимо приложить каждый чек и квитанцию, которые были получены в ходе поездки. Далее сотрудники бухгалтерии займутся расчётами.

Если в процессе подсчетов будет выявлено, что работник во время командировки потратил большую сумму, чем было выдано ему в виде аванса, разница должна быть возвращена. В тех случаях, когда у сотрудника остались неизрасходованные средства, их нужно обязательно вернуть в кассу компании. Не исключается и вариант, когда работодатель просто удерживает определённую сумму из следующей зарплаты работника, вернувшегося из поездки. В любом случае оставить себе разницу сотрудник не имеет права.

Образец приказа о направлении работника в командировку

Приказ о направлении работника в командировку: образец

Автор статьи: Судаков А.П.

Разовые поездки работника субъекта хозяйствования, обусловленные служебной необходимостью, называются командировкой. Они организуются работодателем для решения производственных задач вне постоянного места работы сотрудника. Его выезд за пределы предприятия не может считаться командировкой в ситуациях, если они носят регулярный характер или если работник возвращается в этот же день. К категории командировок относятся только те выезды, которые осуществляются по распоряжению работодателя за пределы территориального расположения субъекта хозяйствования при условии, что с работником оформлены трудовые отношения.

Командирование работника для выполнения служебных заданий

Кого можно отправить в командировку

Работодатель вправе организовать выезд любого работника в случае, если он не относится к категории, к которой на законодательном уровне запрещено или ограничено вменение обязанности такого типа.

Инвалиды и несовершеннолетние сотрудники имеют право отказаться от выезда в рабочее время за пределы предприятия для решения служебных задач. Запрещено вменять в обязанность выезды работникам, трудовые отношения с которыми оформлены гражданско-правовым или ученическим договором. При отправлении в командировку сотрудников, относящихся к льготной категории, следует предварительно получить их согласие на выезд, который должен быть оформлен в письменном виде.

Журнал регистрации командировок

Работодатель должен предварительно оформить план командировок на временной период, на который определён объём работ. Об этом следует уведомить заранее работников, которых это касается. Допускаются срочные и внеплановые служебные задания, решаемые за пределами компании только в случае производственной необходимости, которую заранее было невозможно предусмотреть.

Приказ по форме Т-9

Как оформить

Порядок оформления направления работника для выполнения должностных обязанностей за пределы рабочего места, регламентируется действующим трудовым законодательством и внутренними порядками субъекта хозяйствования.

Возможность реализации процедуры определяется положениями оформленного с работником трудового соглашения. Документальным оформлением служебной командировки должен заниматься бухгалтер. Мероприятия проводятся в несколько этапов:

Оформление распорядительной документации, обосновывающей производственную необходимость, раскрывающей перечень заданий для исполнения, а также порядок проведения оплаты труда за выполненную работу. Образец приказа о направлении в командировку поможет компетентно оформить документ.
Внесение сведений в учётный журнал командировочных сотрудников. В документе нужно отразить информацию, идентифицирующую работника как личность, его должность, название организации, в которую он отправляется, а также предполагаемые сроки отсутствия на своём основном рабочем месте.
Заполнение табеля рабочего времени.
Оформление авансового отчёта на основании данных о потраченных средствах работником. Обязательно приложение чеков и банковских выписок, подтверждающих факт расходования денег на указанные нужды. Подтверждением выполнения должностных обязанностей за пределами предприятия могут быть документы о проживании, квитанции или служебная записка с обоснованием расходов.
Оказание помощи в написании служебной записки в случае если сотрудник ездил в командировку на собственном транспорте. Форма заявления не унифицирована, допускается её оформление в произвольном виде. К ней необходимо приложить документацию, подтверждающую факт поездки. Это может быть путевой лист, счета или квитанции.

Образец приказа на командировку

Командировочное удостоверение

Приказ о направлении работника в командировку относится к категории первичной документации, которая фиксирует и регламентирует производственное событие. Он издаётся руководителем субъекта хозяйствования. Если командируется работник, находящийся в подчинении руководителя структурного подразделения, то допускается оформление события распоряжением. Документ может быть оформлен в трёх видах:

на фирменном бланке;
в виде унифицированной формы Т-9, в случаях командирования одного работника;
в виде формы Т-9А, для производственных ситуаций, обуславливающих необходимость решения служебных проблем за пределами предприятия несколькими сотрудниками.

Приказ по форме Т-9А

В распорядительной документации должны присутствовать сведения, касающиеся идентификации личности работника как физического и должностного лица. Важно указание цели командирования, территориального расположения организации, в которой планируется выездная деятельность, временной период отсутствия на основном рабочем месте, а также порядок начисления и выплаты командировочных расходов и оплаты труда. Избежать спорных ситуаций между работодателем и работниками можно за счёт охвата всего спектра вопросов в распорядительной документации. Для этого рекомендуется скачать образец приказа на командировку Т-9 или Т-9А.

Facebook

Twitter

Вконтакте

Одноклассники

Google+

10+ форм запросов на командировку • Загрузить в формате PDF, Word »ExcelSHE

Командировки – это обычное дело в бизнесе и компаниях, и если вы действительно хотите лучше организовать и упростить форму заявки на командировку сотрудников, у нас есть решение для вас. Существует множество онлайн-инструментов для создания форм запроса на поездку, которые используются для создания формы предварительного разрешения на поездку, но люди все же легко могут получить образец этого приложения для запроса на поездку и использовать их в соответствии со своими потребностями.

В корпоративном бизнесе сотрудники обычно совершают поездки по всему миру или стране для встреч и других деловых целей.И для этого они формально должны подать в компанию запрос на разрешение на поездку.

Здесь, в этом посте, у нас есть несколько примеров шаблонов онлайн-заявок на командировки, которые помогут вам упростить и ускорить весь этот процесс.

Шаблоны форм заявки на поездку используются для подачи заявок на поездку в вышестоящие органы. Эти шаблоны полезны для студентов, сотрудников, клиентов авиакомпаний и других лиц, которым необходимо отправить запрос перед поездкой. Вы можете получить разрешение на командировку в PDF, DOCX и других форматах, которые вам нравятся.Это позволяет пользователю включать информацию об услугах, которые нужны путешественникам. Мы делимся различными образцами шаблонов форм запроса на поездку, которые помогут вам создать идеальную форму. Сотрудники используют формы запросов на командировку или командировку для отправки работодателю запросов на командировку, которые включают данные об услугах и оборудовании, которые необходимы сотрудникам во время этого бизнес-тура. Туристическим агентствам необходимо получить от клиентов форму запроса на бронирование поездки, содержащую данные о потребностях клиента.В этой статье вы узнаете все о шаблонах форм заявки на поездку и получите бесплатные шаблоны с нашего сайта в различных форматах, которые вы больше нигде не найдете.

Формы запросов на поездку

Форма заявки на поездку отправляется кем-то руководству для утверждения поездки и получения вещей, необходимых для поездки. Он широко используется в корпоративном секторе, когда сотрудник отправляет письмо-запрос менеджеру или работодателю, чтобы получить разрешение на командировку и просьбу удовлетворить потребности путешественника.Пример формы заявки на командировку поможет вам понять ее и создать собственные шаблоны запросов. Вы можете просмотреть форму заявки на отпуск сотрудника , чтобы получить представление о том, как сделать идеальную форму заявки на поездку. Форма разрешения на поездку студента отправляется студентом руководству для получения разрешения на поездку для обучения. Вам необходимо указать причину этой поездки, место, куда вы собираетесь, продолжительность поездки и другую важную информацию, которую необходимо знать руководству. Это также полезно, когда путешественник отправляет авиакомпаниям заявку на поездку.Туристические агентства выдают форму заявки на поездку, чтобы получить всю необходимую информацию о поездке. Вы можете просмотреть шаблоны форм запросов на авиаперелеты для вашего бизнеса, чтобы эффективно собирать важную информацию о рейсах. Все бесплатные формы заявки на поездку разработаны профессионально и содержат все элементы, которые помогут вам эффективно собирать данные и управлять ими.

Что указывать в форме заявки на поездку

Форма заявки на поездку полезна, если она содержит все необходимые элементы, которые помогут вам определить потребности путешественника.Человеку, который едет куда-то с целью обучения или по работе, необходимо получить разрешение от руководства и попросить высвободить средства для покрытия командировочных расходов. Работодатель отправляет сотруднику письмо-одобрение, чтобы сообщить сотруднику, что запросы приняты. Когда сотрудники возвращаются из командировки или тура, они должны предоставить отчет о командировочных расходах , чтобы предоставить все подробности о расходах на поездку. Важным элементом, который следует включить в форму или письмо запроса на поездку, является следующий:

Имя человека, отправляющего заявку на поездку.
Дата, когда отправитель запроса отправляет письмо с запросом или форму.
На нем должна быть указана дата поездки.
Включите пункт назначения
Укажите цель поездки
Описание расходов, таких как расходы на гостиницу, проезд, питание и другие.
Общие расходы на эту поездку
Другие особые пожелания, чтобы тур прошел успешно.
Подпись заявителя
Место для подписи властей, подтверждающих его

Вышеуказанная информация является важной и должна быть включена в форму заявки на командировку для деловых поездок и поездок для обучения.Запрашивающий отправляет этот запрос в высшие инстанции, и они принимают решения на основе размещенной в нем информации. Простая и эффективная форма запроса поможет вам получить решения властей в вашу пользу. Для этого готовые шаблоны помогут вам получить одобрение на все ваши запросы. Редактируемые шаблоны форм заявки на командировку позволяют пользователю вносить изменения по мере необходимости.

Важность формы заявки на командировку

Когда студенту / сотруднику необходимо переехать из одного места в другое, властям направляется письмо о разрешении на поездку, которые могут принять или отклонить ваш запрос.Ваша поездка / поездка зависит от решения властей, и они принимали решения на основе данных, указанных в письме с запросом. Ниже мы поделимся некоторыми пунктами, которые показывают важность следующих форм запроса на поездку:

Письмо-запрос поможет вам получить разрешение на поездку от руководства школы или компании.
Широко используется в корпоративном секторе для учета деловых поездок.
С его помощью вы можете указать, какие услуги, оборудование и другие вещи вам потребуются во время поездки.
Вы можете запросить средства на проезд, питание и другие расходы в школе / колледже или компании, приложив соответствующие документы.
Информация о путешествии, такая как место назначения, продолжительность поездки, цель поездки и другие детали, легко доставляются властям.
Это помогает узнать властям, являются ли эта поездка и расходы обоснованными и разумными.
Работодатель или руководство школы могут легко определить, выгодно ли выделение средств.
Полезно отслеживать командировки сотрудника в деловых целях.
Когда присутствие компании необходимо на конференции или в другом месте, сотрудник отправляет запрос, чтобы он представился в этой деловой поездке.

Советы по составлению идеального письма-запроса на поездку

Хорошо составленное письмо-запрос на поездку поможет вам получить одобрение руководства компании, школы или колледжа. Вы также можете заполнить хорошо оформленную форму заявки на поездку, бесплатно загрузив ее из нашей коллекции.Чтобы заставить вас работать, мы поделимся несколькими простыми советами, которые помогут вам написать идеальное письмо с просьбой о путешествии. Вот эти советы:

Включите важные детали: когда вы решите подать заявку на поездку в вышестоящие инстанции вашего департамента, вы должны четко и кратко указать все самое необходимое об этом туре. Отсутствие информации в письме или форме запроса может привести к отклонению ваших запросов.
Следуйте стандартному формату: если вы являетесь сотрудником и отправляете запрос своему работодателю или руководителю, вам следует придерживаться формата делового письма и написать письмо профессиональным тоном.Когда вы отправляете запрос на поездку для обучения, следуйте стандартному формату письма, чтобы написать его безупречно.
Приложите соответствующие документы: Вы должны приложить соответствующие документы к этому письму, чтобы слова письма были действительными. Когда вы просите высвободить средства на ваши расходы, вы должны приложить документы, подтверждающие ваши слова.
Государственные льготы поездки: Вы должны четко указать все детали и включить несколько слов, описывающих, насколько эта поездка выгодна для бизнеса или образования.
Избегайте двусмысленных слов: всегда используйте слова, которые имеют только одно значение. Неоднозначные формулировки порождают недопонимание между сторонами. Четко и точно укажите цель поездки и другую информацию.
Без ошибок. Убедитесь, что в письме нет ошибок, используйте слова, не содержащие орфографических и грамматических ошибок.

Простые шаги для написания письма-заявки

Формат письма может варьироваться в зависимости от ситуации, в которой вы пишете и отправляете письмо.В бизнесе письмо с запросом на командировку отправляется работником работодателю для получения разрешения на корпоративную поездку, тогда формат письма должен быть формальным. Вы также можете получить форму заявки на командировку в отделе кадров и отправить ее работодателю или менеджеру, но если ваша компания не выпускает какой-либо шаблон формы заявки на командировку, вам следует написать об этом письмо. Ниже мы расскажем о некоторых простых шагах, чтобы написать письмо о разрешении на поездку в школу или руководство компании.

Контактная информация: В соответствии со стандартным форматом делового письма укажите свое имя, адрес электронной почты и заголовок в левом верхнем углу письма.Записав свои контактные данные, укажите дату, когда вы будете писать это письмо властям, а затем укажите имя получателя и контактную информацию.
Приветствие: Если вы знаете название квитанции, напишите имя и затем «Уважаемый», «Мистер» или «Миссис».
Первый абзац: в первом абзаце тела письма четко и кратко укажите цель написания этого письма.
Второй абзац: во втором абзаце укажите некоторые подробности о поездке, такие как место назначения, продолжительность поездки, расходы, и попросите получателя выделить средства для покрытия дорожных расходов.
Третий абзац: Сделайте запросы на услуги, оборудование и другие вещи, которые вам потребуются во время этого тура. Укажите причину, по которой вам нужны эти услуги и чем этот тур выгоден для компании.
Заключительный абзац: в последнем абзаце всегда используйте позитивные и профессиональные слова для адресата.
Подпись: В конце письма поставьте свою подпись, чтобы подписать письмо.

Часто задаваемые вопросы

Кому следует отправить письмо с просьбой о поездке?

Письмо должно быть отправлено в высшие инстанции, которые имеют право давать разрешение на поездку, как работодатель в офисе или директор школы или колледжа.

Что такое корпоративные поездки?

Когда сотрудник путешествует с деловыми целями от имени компании, это называется корпоративной поездкой.

Почему нам нужно отправлять форму заявки на поездку?

Нам необходимо отправить форму заявки на поездку, чтобы получить разрешение властей на поездку.

Каковы расходы на командировочные?

Выплата, производимая компанией для покрытия расходов на командировку или турне сотруднику, является расходами на командировочные.

Куда нам нужно отправить форму заявки на поездку?

Чтобы получить то, что вам нужно, нам необходимо отправить письмо-запрос на поездку руководству школы или колледжа в образовательных целях, работодателям для корпоративных поездок и турагентам.

Что следует включить в корпоративные командировочные расходы?

Расходы, которые обычно рассчитываются во время корпоративных поездок, включают питание, транспорт и проживание.

Деловые поездки во время пандемии COVID-19

Примечание редактора: эта политика соответствует правилам CDC по путешествиям от 16 апреля 2021 года.Работодатели должны регулярно проверять CDC на предмет изменений в руководстве и обновлять свою политику по мере необходимости.

Поскольку сотрудники [Название компании] начинают чаще путешествовать по деловым причинам, необходимо соблюдать рекомендации Центров по контролю и профилактике заболеваний (CDC), связанные с коронавирусом, чтобы снизить распространение инфекций COVID-19. [Название компании] ожидает, что все сотрудники будут придерживаться этой политики во время поездок по служебным делам компании и быть в курсе изменений этой политики по мере развития рекомендаций CDC.

Хотя [название компании] не требует обязательной вакцинации наших сотрудников, индивидуальный статус вакцинации может потребовать принятия мер предосторожности до и после поездки перед бронированием любой поездки. Неспособность подготовиться и принять эти меры предосторожности будет нарушением этой политики.

Общие меры предосторожности

По распоряжению CDC, все путешественники должны носить маски на всех самолетах, автобусах, поездах и других видах общественного транспорта при поездках в, внутри или из Соединенных Штатов и в США.S. транспортные узлы, такие как аэропорты и вокзалы. Сюда входят полностью вакцинированные лица.

[Название компании] также следует рекомендациям CDC, ожидая от сотрудников избегать скопления людей, находиться на расстоянии не менее 6 футов от других, часто мыть руки и самостоятельно контролировать признаки болезни во время путешествий.

Статус полной вакцинации

Люди считаются полностью вакцинированными:

Через две недели после получения второй дозы из двухдозовой серии, такой как вакцины Pfizer или Moderna.
ИЛИ через две недели после получения однократной вакцины, такой как вакцина Джонсон и Джонсон Янссен.

Если вы не соответствуете ни одному из этих требований, вы не прошли полную вакцинацию.

Требования к тестированию и карантину до и после поездки

В соответствии с тем, что [Название компании] полагается на рекомендации CDC для обеспечения безопасности наших сотрудников, все сотрудники должны соблюдать следующие меры предосторожности от COVID-19 в отношении их вакцинации статус:

Полностью вакцинирован, внутренние поездки (в пределах США или в U.Южная территория)

Сотрудникам не нужно проходить тест на COVID-19 до или после внутренних поездок, если только тестирование не требуется местными, государственными или территориальными органами здравоохранения.
Сотрудникам не нужно проходить карантин после внутренних поездок.

Полностью вакцинированные, международные поездки

Сотрудникам не нужно проходить тестирование перед отъездом из Соединенных Штатов, если этого не требует страна назначения. Сотрудники должны определить такие требования перед поездкой.
Сотрудникам не нужно проходить карантин в США после международных поездок.
Некоторые направления могут потребовать от путешественников помещения на карантин по прибытии, что, вероятно, сделает краткосрочную поездку в этот пункт назначения ненужной. Сотрудники должны определить и оценить такие требования до бронирования поездки.
Сотрудники, прибывающие в Соединенные Штаты из-за границы, должны иметь отрицательный результат теста на COVID-19 или документацию о выздоровлении от COVID-19 перед посадкой на рейс в Соединенные Штаты.Убедитесь, что вы сможете пройти тестирование в пункте назначения, прежде чем вернуться в Соединенные Штаты. Сохраните копию результата теста при себе во время путешествия на случай, если вас попросят об этом. Проверьте и соблюдайте требования к тестированию в пункте назначения – могут потребоваться тесты определенного типа.
Сотрудники, прибывающие в США, должны пройти тест на COVID-19 через три-пять дней после поездки, независимо от статуса вакцинации.

Невакцинированные, внутренние поездки (в пределах США или в U.S. территории)

Сотрудники должны пройти тест на COVID-19 за один-три дня до поездки. Отрицательный результат теста требуется до начала поездки.
Сотрудники могут:

Пройти тест на COVID-19 через три-пять дней после поездки. и проходят самокарантин на семь дней.
ИЛИ не тестировать на COVID-19 и не помещать в карантин на 10 дней.

Невакцинированные, международные поездки

Поскольку CDC рекомендует, чтобы непривитые лица не выезжали за границу в настоящее время, сотрудникам с таким статусом вакцинации потребуется специальное разрешение своего руководителя перед бронированием поездки.

Сотрудники должны пройти тест на COVID-19 за один-три дня до поездки. Отрицательный результат теста требуется до начала поездки.
Сотрудники могут:

Пройти тест на COVID-19 через три-пять дней после поездки. и проходят самокарантин на 7 дней.
ИЛИ не тестировать на COVID-19 и не помещать в карантин на 10 дней.

Некоторые направления могут потребовать от путешественников помещения на карантин по прибытии, что, вероятно, сделает краткосрочные поездки в этот пункт назначения ненужными.Сотрудники должны определить и оценить такие требования до бронирования поездки.
Сотрудники, прибывающие в Соединенные Штаты из-за границы, должны иметь отрицательный результат теста на COVID-19 или документацию о выздоровлении от COVID-19 перед посадкой на рейс в Соединенные Штаты. Убедитесь, что вы сможете пройти тестирование в пункте назначения до вашего возвращения в Соединенные Штаты. Сохраните копию результата теста при себе во время путешествия на случай, если вас попросят об этом. Проверьте и соблюдайте требования к тестированию в пункте назначения – могут потребоваться тесты определенного типа.
Сотрудники, прибывающие в США, должны пройти тест на COVID-19 через три-пять дней после поездки, независимо от статуса вакцинации.

Положительный результат теста / развитие симптомов

Если у сотрудников положительный результат теста на COVID-19 или у него появляются симптомы до, во время или сразу после поездки, они должны изолировать себя и следовать рекомендациям общественного здравоохранения. Сотрудники не должны путешествовать и должны как можно скорее связаться со своим менеджером и / или HR для получения дальнейших указаний.

Pay

Во время карантина

Любые сотрудники, помещенные на карантин после поездки, должны иметь возможность работать удаленно во время карантина или использовать заранее утвержденный оплачиваемый отпуск (отпуск и т. Д.)) пока не альтернативные договоренности согласовываются заранее с их руководителем. Сотрудникам, не имеющим возможности работать удаленно из-за своих обычных должностных обязанностей и / или потребностей в жилье, потребуется специальное разрешение от своего менеджера для поездок по служебным делам компании.

Во время изоляции / восстановления

Любой сотрудник, изолирующий после положительного результата теста на COVID-19 или выздоравливающий от симптомов COVID-19, будет получать оплату в соответствии с [ вставьте название оплачиваемого больного, связанного с коронавирусом,] политика отпусков, требования штата или другой применимый оплачиваемый отпуск ].

Ресурсы

Международные
CDC COVID-19 Рекомендации по путешествиям по пунктам назначения
Внутренние
Планировщик поездок CDC

По любым вопросам обращайтесь в отдел кадров.

Покрываются ли ваши сотрудники во время деловых поездок?

22 января 2020 г. • Ребекка Батисто Комп. Рабочих Консультации для работодателей

Когда вы отправляете сотрудника в другое место, думаете ли вы о возможной компенсации вашим работникам, если они получат травмы во время отсутствия? Вы можете предположить, что они покрываются страховкой, находясь на предприятии или даже у продавца, но как насчет поездки домой с ужина, спонсируемого компанией?

Именно с этим сценарием борются юристы и суды в Северной Каролине.Согласно документам, мужчина из Флориды участвовал в двухлетнем проекте в Северной Каролине, когда его парализовало ниже пояса в автокатастрофе после «ужина после работы». Вопрос в том, покрывает ли компенсация рабочего травмы работника.

В каждом штате есть руководящие принципы и законы для управления компенсациями работникам, и случай Северной Каролины дает новые аргументы относительно того, когда сотрудник находится на работе или путешествует по делам. В то время как законы Северной Каролины распространяются на сотрудников, совершающих деловые поездки, юристы работодателя утверждают, что сотрудник постоянно проживал в штате и не участвовал в деятельности, приносящей пользу компании во время аварии.Дело передано в Верховный суд штата и, вероятно, окажет серьезное влияние на компенсацию работникам по всей стране.

Деловые поездки

Как правило, работники получают компенсацию во время командировки, поскольку они действуют во время работы. Эта ситуация известна как «покрытие портала к порталу», но она не распространяется на ежедневные поездки работника на работу и обратно.

Если вы решите добавить дни к поездке для личной выгоды, то это время будет считаться личным, а не в интересах бизнеса.В этой ситуации компенсация за полученные травмы не распространяется.

В большинстве штатов сотрудники могут получить страховку компенсации работникам, если они получили травмы во время поездки по работе – например, в отеле. Исключение составляют случаи, когда вы делали что-то незаконное или противоречили правилам организации, тогда ваша претензия может быть отклонена. Например, если работник участвует в драке в баре и получает травму, его компенсация не распространяется, поскольку такая деятельность противоречит правилам бара.

В исках также может быть отказано, если вы «занимались деятельностью, не связанной с бизнесом», когда вы получили травму.Фраза «отказ от работы» относится к занятиям для личного удовольствия, а не для продвижения компании. Этот аргумент используется более широко в случаях, когда суды не хотят констатировать, что травма произошла из-за того, что работник работал.

Центральным вопросом в деле Северной Каролины является определение того, находится ли сотрудник в личное время во время выполнения задания по запросу компании. Пострадавший сотрудник утверждает, что его бы не было в такой ситуации, если бы не работа.В то же время страховые компании заявляют, что сотрудник не способствует выгоде компании за пределами рабочего места.

Как и в случае с наиболее сложными сценариями страхования, здесь необходимо учитывать нюансы и смягчающие обстоятельства. Например, если работник поскользнулся и упал во время обеда, он не застрахован. Однако, если бы они собирали обед для босса, они могли бы это сделать.

Снижение риска

Конечно, невозможно исключить все риски, пока ваши сотрудники едут на работу, но есть несколько мер предосторожности, которые вы можете предпринять, чтобы уменьшить воздействие и защитить свой персонал.

Считайте общественные мероприятия добровольными, тем самым снижая контроль работодателя над мероприятием.
Неуклонно соблюдайте правила на рабочем месте.
Используйте командировки экономно, только по мере необходимости и только для основных сотрудников.
Не отправляйте сотрудников на побегушках или выполнение других случайных задач.
Следите за всеми претензиями и неуклонно следуйте заявленным вами процедурам, чтобы защитить себя.
Ограничьте использование служебных автомобилей только для работы.
Если вы отправляете сотрудников за границу, проверьте законы страны.

Если вам нужна помощь в понимании тонкостей корпоративного страхования работников, поговорите с нашими экспертами из Normandy Insurance. Наша миссия – не только предоставлять вам лучший сервис, но и идти в ногу с меняющимся лицом страхования.

Туристическая информация | Деловые услуги

Путешествие BSU / NTC во время COVID-19:

С 1 июня 2021 г. утверждение индивидуальных запросов сотрудников на поездки внутри страны будет возвращено президенту или назначенному им лицу.Все поездки будут по-прежнему осуществляться в соответствии с инструкциями и местными рекомендациями.

Ниже приведены текущие формы заявок на командировки и расходов на сотрудников. Оба заполнимы.

Если регистрация на виртуальную конференцию не требует командировок, заполнять заявку на командировку не нужно. Вы можете получить одобрение руководителя по электронной почте перед покупкой. В электронном письме должна быть подробная информация о виртуальной конференции, включая стоимость и центр затрат.

ФОРМЫ:

Запрос на поездку

Запрос на поездку студента

Форма оплаты труда сотрудников

, когда откроется форма расходов – загрузите, нажмите «Открыть с помощью Adobe Acrobat DC»

Для получения дополнительных инструкций и ссылок посетите боковую страницу, озаглавленную «COVID-19 TRAVEL LINKS»

Эта страница предназначена для ознакомления с процедурами официальных поездок в Государственный университет Бемиджи и Северо-Западный технический колледж.

Мы надеемся ответить на обычные вопросы о правилах проезда в штате Миннесота.

Как командированный сотрудник, вы должны понимать, что BSU / NTC пытается обеспечить справедливое и разумное возмещение большей части, но не обязательно всех расходов, которые вы несете во время официальных командировок в университет.

Также обратите внимание, что BSU / NTC не устанавливает все правила. Большинство правил должно осуществляться путем переговоров по коллективным договорам и законодательного процесса.

* Не забудьте посетить раздел «Налоговая политика IRS в отношении расходов», чтобы вовремя подать документы и избежать уплаты налогов! *

Перед поездкой

Прежде чем можно будет совершить поездку для преподавателей, сотрудников или студентов, необходимо заполнить и утвердить заявку на командировку или студенческую поездку. Пожалуйста, обратитесь к приведенному ниже разделу «Маршрутизация» для получения необходимых разрешений.

К этому запросу должна быть приложена документация о конференции, собрании или другом мероприятии, включая даты (e.грамм. веб-страницу конференции, электронное письмо, подтверждающее презентацию или выступление, или описание того, с кем вы будете встречаться и чем будете заниматься). Запрос на командировку не должен утверждаться без этой информации.

После путешествия

После завершения поездки необходимо представить окончательный отчет о расходах с соответствующими подробными квитанциями. См. Разделы «Отчет о расходах сотрудников» и «Квитанции».

Если вы покупаете авиабилет, оплачиваете регистрационный сбор или несете любые другие расходы, связанные с поездкой, более чем за 60 дней до даты поездки, вы должны предоставить свои оплаченные квитанции вместе с отчетом о расходах до истечения 60-дневного срока в во избежание налоговых последствий.Вам будут возмещены эти «предрейсовые» расходы, а затем вы оплатите оставшуюся часть своих расходов в конце поездки.

Перейти к:

Автомобильные расходы

Преподаватели, сотрудники и студенты имеют несколько вариантов транспортных средств для поездок в BSU / NTC.

В приведенной ниже таблице сравниваются все варианты транспортных средств для путешествий и могут быть даны ответы на некоторые из ваших вопросов.

Сравнение автомобилей

Транспортные средства государственного парка Бемиджи

Находится в доме заместителя 350, и сотрудникам рекомендуется использовать это помещение, когда это возможно.Особенно при транспортировке студентов.

Если вы никогда не управляли транспортным средством BSU, вам необходимо заполнить форму соглашения об использовании транспортного средства и отправить его заместителю 350, ящик №2. При запросе транспортного средства BSU необходимо заполнить форму заявки на поездку и отправить ее в бюро путешествий в поле № 5. Вам не разрешат управлять транспортным средством BSU, если вы не получили одобрения.

* Соглашение об использовании транспортного средства должно быть отправлено минимум за 2 недели до поездки

Чтобы узнать о наличии автомобилей, обращайтесь в службу поддержки транспортных средств 218-755-2531

Список опций и тарифов на автомобили BSU можно найти на странице «Услуги для транспортных средств» ниже.

Автосервис

Личный автомобиль

Если вы решите использовать свой личный автомобиль, вам может быть возмещена стоимость пробега, указанная ниже. Для каждой поездки вам нужно будет отслеживать фактические показания одометра, чтобы требовать пробег. Если у вас есть местные, связанные с работой, BSU / NTC поездки помимо вашего в / из местоположения, вы также захотите отслеживать эти показания. Помните, что путевые мили (официальный пробег между BSU или NTC и пунктом назначения) и местные мили (мили, пройденные для достижения вашей цели после достижения пункта назначения) должны быть разделены в вашем отчете о расходах.Обязательно включите описание дополнительных миль в отчет о расходах. Если подробностей нет, отчет о расходах будет пересмотрен в соответствии с калькулятором пробега (карты Google).

Если вы путешествуете со студентами или другими сотрудниками на личном автомобиле; вы должны предоставить действующий страховой сертификат с указанием лимитов покрытия (приложите к заявке на поездку) и получить разрешение на проезд через проверку водительских прав. Проверка водительских прав заполняется с помощью формы соглашения об использовании транспортного средства, которую следует вернуть в ящик № 2 Розанны Эриксон.

* Соглашение об использовании транспортного средства должно быть отправлено минимум за 2 недели до поездки

Показатели миль, действующие с 1 января 2021 года:

Государственный автомобиль НЕДОСТУПНО: 56 центов за милю (все торговые единицы

Автомобиль в государственной собственности: 49 центов за милю (все единицы торга)

Если сотрудник не явится на свое постоянное место работы в течение дня или совершит деловые звонки до или после того, как явится на свое постоянное место работы, допустимый пробег составляет:

– меньшее из миль от места жительства работника до первой остановки или от его постоянного места работы до первой остановки;
всего пробега между пунктами, посещаемыми по государственным делам в течение дня;
– меньшее из миль от последней остановки до места жительства работника или от последней остановки до его / ее постоянного места работы.

Аренда автомобилей

Перед тем, как арендовать автомобиль через Enterprise или National, арендатор должен получить разрешение на вождение. Для этого арендатор должен заполнить и вернуть форму Соглашения об использовании транспортного средства в поле №2.

Соглашение об использовании транспортного средства

В приведенном ниже сравнении транспортных средств представлены текущие расценки на автомобили уровня Enterprise:

Сравнение автомобилей

Местное агентство по аренде автомобилей – Enterprise Rental Car, 218-759-9960 .Это агентство находится в аэропорту Бемиджи. Чтобы арендовать, пользователь должен быть утвержденным водителем, утвержденный запрос на поездку должен быть в файле с указанием арендованного автомобиля вместе с прилагаемым обоснованием использования арендованного автомобиля, если автомобиль BSU не запрашивался.

После получения в Бюро путешествий, если арендатор одобрен, утвержденные даты с именем нанимающего сотрудника будут предоставлены Enterprise или National. Сотрудник, путешествующий по телефону, должен позвонить и договориться с Enterprise или National.Сотрудники могут арендовать автомобиль только стандартного размера, для автомобилей большего размера требуется предварительное дополнительное разрешение. В офисе по аренде автомобилей потребуются удостоверение личности BSU и действующие водительские права.

Счета за аренду автомобилей у Enterprise выставляются непосредственно BSU, газ должен оплачиваться лично сотрудником и возмещаться через Отчет о расходах сотрудника по возвращении. Плата за проезд может быть возмещена, но никакие сборы за проезд или другие сборы – нет.

* Если вы выберете аренду в National, обратите внимание, что вам придется платить лично и искать возмещение.

Для арендованных автомобилей, происходящих из другого штата: Университет требует письменного обоснования использования арендованного автомобиля по сравнению с общественным транспортом вместе с утверждением формы заявки на поездку до поездки. Хотя альтернативы аренде автомобиля не так удобны и не так привлекательно рекламируются, мы настоятельно рекомендуем вам проявить благоразумие и осмотрительность, прежде чем одобрять или использовать арендуемый автомобиль. Если вам разрешено сдавать в аренду за пределами штата, предпочтительным поставщиком будет Enterprise.Пожалуйста, свяжитесь с туристическим бюро для получения более подробной информации об аренде за пределами штата.

Для местной аренды: Бизнес-офис отправит разрешение на утверждение в соответствующее агентство по аренде, которое включает преподавателей или сотрудников, арендующих автомобиль, с датами утвержденных деловых поездок, как только утвержденный запрос на командировку будет в файле. Запрос на поездку должен включать прилагаемое обоснование использования арендованного автомобиля, если автомобиль BSU не запрашивался. Это обоснование может включать сведения об экономии средств, отсутствии транспортных средств и т. Д.Укажите арендованный автомобиль в форме запроса на поездку и автомобиль. Мы хотим подчеркнуть, что агентство по аренде будет искать эти разрешения в бизнес-офисе.

Сотрудникам или членам семьи, не являющимся членами BSU / NTC, не разрешается ездить на арендованных автомобилях, оплаченных из средств BSU / NTC. (См. Процедуру управления командировками 5: 19: 3, цитируемую в конце этого раздела).

Сотруднику не будут возмещены любые из следующих расходов: LDW – отказ от страховки от ущерба / аварии, PAI – личное страхование от несчастных случаев или PEI / PEP – личная защита собственности.Это считается личным расходом.

Несчастный случай

В случае аварии ни у одного Арендатора не будут запрашиваться какие-либо деньги во время аварии. Все Арендаторы будут сотрудничать с Подрядчиком по контракту, заполняя отчеты об авариях и предоставляя любую информацию в соответствующие органы. Также сообщите в туристический офис, если вы попали в аварию с арендованным автомобилем BSU.

Авторизованные драйверы
Уполномоченными водителями являются:
• Государственные служащие
• Сотрудники подрядчика или независимые подрядчики, если специально указано разрешение на управление государственным транспортным средством
• Студенты, получившие разрешение от администрации колледжа или университета
• Физическое лицо, помогающее работнику с ограниченными возможностями , если одобрено руководителем сотрудника
• Лицо, помогающее студенту с ограниченными возможностями, если одобрено администрацией колледжа или университета
Только уполномоченным лицам разрешается ездить на государственных транспортных средствах. Супруг (а) или другое физическое лицо может сопровождать путешественника, включая студентов, в деловой поездке за его счет. Однако личным гостям, включая супругов, не разрешается путешествовать на государственных, арендованных или арендованных транспортных средствах.
Уполномоченные лица включают:
• Государственные служащие
• Другие лица, участвующие в соответствующих государственных программах
• Волонтеры, как предусмотрено Системной процедурой 4.0.1
• Физическое лицо, помогающее сотруднику с ограниченными возможностями, если одобрено руководителем сотрудника
• Физическое лицо помощь студенту с ограниченными возможностями, если это одобрено колледжем администрации университета
Процедура 5.19.3 Управление командировками
Государственные, арендованные или арендованные автомобили должны использоваться только для служебных государственных нужд. Водитель должен иметь действующие водительские права штата, заполнить форму Соглашения об использовании транспортного средства для получения записи о вождении и соблюдать все постановления и законы, касающиеся эксплуатации транспортных средств, Системное руководство 5.19.3.1 Проверка записи водительских прав и Форма согласия. – Соглашение об использовании транспортного средства и согласие на получение водительских прав.
Расходы на самолет
Для любой поездки за пределы штата требуется, чтобы заявка на командировку была одобрена вице-президентом.
Если поездка осуществляется за пределы страны, запрос на поездку также должен быть подписан президентом университета и должен включать подписанную дополнительную форму для международной поездки *. Сотрудники должны убедиться, что место поездки не находится под предупреждением о поездке через сайт ниже.
Туристические справочники
Покупка билетов на самолет
После утверждения поездки у сотрудников есть два варианта приобретения билетов на самолет.
BSU / NTC разрешит только самые дешевые авиабилеты.
Сделайте покупку лично и запросите возмещение через Отчет о расходах сотрудников . Квитанция об оплате должна быть приложена. Не забудьте запросить возмещение в течение 60 дней с момента покупки, чтобы избежать налоговых последствий.
Комиссионный билет на карту покупки в бюро путешествий. Чтобы назначить день и время для покупки билета, обратитесь в Бюро путешествий.
* BSU / NTC не может возместить расходы на страхование путешествий, страхование путешествий или выбор места.Это будут личные расходы.
Пробег вместо авиабилетов
Агентство может разрешить выезд за пределы штата для сотрудников, запрашивающих поездку, которые используют свой личный транспорт в особых обстоятельствах. Обратите внимание, что для этого требуется предварительное разрешение на поездку, и это должно быть указано в вашем заявлении на поездку .
Агентство может разрешить выезд за пределы штата для сотрудников, запрашивающих поездку, которые используют свой личный транспорт в особых обстоятельствах.Компенсация за проезд до места назначения и обратно (включая любые дополнительные расходы, возникающие в пути, такие как пробег, дополнительное питание или проживание) ограничивается самой низкой стоимостью перелета туда и обратно (в зависимости от количества дней, в течение которых сотрудник посетил бы поездку). если путешествуете по воздуху). Если самый дешевый билет туда и обратно может быть получен только сотрудником, который прибывает раньше и / или останавливается на дополнительную ночь (ночи), стоимость дополнительных необходимых номеров в отеле и / или питания может быть включена в расчет суммы самого низкого тарифа. для определения размера компенсации расходов. Маршрут авиаперелета должен быть приложен к форме разрешения на поездку. Самая низкая стоимость авиабилета туда и обратно должна быть указана в отчете о расходах сотрудников или в описании расходов в бизнес-расходах самообслуживания. Если дополнительные расходы на проживание в отеле и / или питание включены в расчет самого низкого тарифа на авиабилеты, эти дополнительные расходы должны быть указаны по статьям и приложены к разрешению за пределами штата.
Коммерческий или общественный транспорт обычно следует использовать для поездок за пределы штата, за исключением населенных пунктов, граничащих с Миннесотой (например, Фарго-Мурхед).Поездка в приграничные общины рассматривается как поездка в пределах штата.
Политика бонусных программ – авиабилеты, гостиница, другое

Штат Миннесота требует, чтобы любые кредиты или другие льготы, выданные авиакомпанией, гостиницей, кредитной картой или другими программами вознаграждения государственному служащему, который использует государственные средства для оплаты поездок BSU / NTC, накапливались в пользу государственного органа, предоставляющего финансирование. Сюда входят отели, которые могут предоставить бесплатное проживание после пребывания в течение определенного количества дней.Сотрудники или попечители совета, которые часто летают и имеют программы для часто летающих пассажиров для своих личных поездок, должны получить отдельный номер программы для часто летающих пассажиров, чтобы регистрировать и сообщать о получении кредитов или других льгот при использовании государственных средств или удалять номер часто летающего пассажира перед бронированием поездки. При подаче заявления на возмещение командировочных расходов сотрудники должны подтвердить, что они не требовали вознаграждений для часто летающих пассажиров или отелей для личного использования. Все полученные льготы принадлежат государству.
Личные поездки во время рабочих поездок
Если сотрудник совмещает личные командировки во время рабочей поездки, ему могут быть возмещены только расходы, понесенные во время рабочей части командировки. Пример: если вы летите и уезжаете за три дня до рабочего мероприятия, потому что эти три дня – это личное путешествие, вам нужно будет выбрать расчетный рейс только на те дни, которые необходимы для поездки на рабочее мероприятие. Этот документ необходимо приложить к запросу на поездку и транспортное средство.
Продукты питания

Сотрудники должны требовать фактических затрат на питание, но возмещение не может превышать максимальные суммы, указанные ниже. Максимальные ставки устанавливаются трудовыми переговорами и Департаментом по работе с сотрудниками. Эти ставки могут меняться для любого или всех различных Союзов каждый раз при пересмотре контрактов.
Лимиты на продукты питания
В штате и за его пределами
B- 9 долларов США
L- 11 долларов США
D- 16 долларов США
Дорогостоящее питание:
Для всех торговых единиц в некоторых крупных муниципальных районах за пределами штата возмещаются более высокие ставки.
B- 11 долларов
L- 13 долларов
D- 20 долларов
Районы дорогостоящего метро
Планы MnSCU Administrator и MSCF также предусматривают более высокие ставки возмещения расходов на питание для округов Хеннепин и Рэмси в Миннесоте.
Что следует помнить:

Питание в Бемиджи не возмещается, если вы путешествуете. Бемиджи считается «домашним» местом для сотрудников / студентов.
Завтрак разрешен, если ваше путешествие начинается с до 6:00 a.м.
Ужин разрешен, когда ваша поездка заканчивается после 19:00.
Обед в полдень разрешен, если сотрудник находится в 35 или более милях от своего рабочего места, при условии, что работа продолжается в течение обычного обеденного периода.
Специальное питание, такое как банкетные обеды, превышающие максимально допустимые, требует подачи запроса о специальных расходах до начала мероприятия.
Согласно правилам IRS, возмещение расходов на питание в поездках, не связанных с ночевкой, является налогооблагаемым доходом.Следовательно, при оплате расходов федеральные налоги, налоги штата, FICA и Medicare будут удержаны из заработной платы сотрудника, а сумма расходов будет включена в заработную плату в форме W-2 сотрудника. Разница в отношении ночевки применяется независимо от того, несет сотрудник расходы на проживание или нет. (Например, если сотрудник бесплатно проживает у друзей или родственников, любые расходы на питание в этой поездке считаются питанием с проживанием (не облагаются налогом), даже если не будет возмещения расходов на проживание.)
Жилье
Сотрудникам предлагается по своему усмотрению выбирать жилье по разумной цене. Не забудьте спросить правительственный тариф, многие мотели / отели в Миннесоте предлагают более дешевые тарифы для государственных служащих.
Сотрудники должны проживать в лицензированном общежитии. Сотрудникам не могут быть возмещены расходы за проживание в доме родственника, друга или в личной собственности. (включая Airbnb, VRBO, кемпинги и т. д.)
Что следует помнить
Для всех типов жилья требуются оригиналы квитанций, включая сборы за палаточный лагерь.

Если расходы на проживание были разделены между сотрудниками, это должно быть отмечено в отчете о расходах. Один сотрудник должен использовать оригинал квитанции о возмещении, а другой должен использовать копию.

Штат Миннесота допускает возмещение по единой ставке. Работник должен иметь заведение, удостоверяющее единую ставку на квитанции.
Информацию о номерах в студенческих отелях см. В разделе Карта закупок бюро путешествий . Если вам необходимо оплачивать студенческие номера в отеле лично, необходимо заполнить и утвердить утвержденный запрос на специальные расходы.
Регистрация на конференцию Сборы за регистрацию на конференцию
могут быть оплачены лично и возмещены через Отчет о расходах сотрудников, или, если у вас есть возможность платить онлайн, вы можете связаться с бюро путешествий, чтобы назначить день / время, чтобы подойти и использовать карту покупки путешествий.
Если стоимость регистрации превышает 1000 долларов США на участника; Запрос на специальные расходы должен быть заполнен и одобрен. Обязательно проверьте «Отчет о расходах сотрудников» вверху.
Студенческие поездки

Студенты, отправляющиеся в BSU / NTC, должны заполнить и получить одобренную форму заявки на командировку перед поездкой. Применяются те же процедуры проезда, которые указаны на этой странице.
Если студенты едут на личном автомобиле и будут брать других студентов в качестве пассажиров; вы должны быть одобрены для прохождения проверки водительских прав. Это завершается отправкой формы Соглашения об использовании транспортного средства Розанне Эриксон – поле № 2.Кроме того, к заявке на поездку студента
необходимо приложить копию действующей страховой карты с лимитами покрытия.
* Соглашение об использовании транспортного средства должно быть отправлено минимум за 2 недели до поездки
По возвращении, если необходимо возместить расходы, студент должен предоставить отчет о расходах студента с соответствующими подробными квитанциями. Если поездка была связана со студенческим клубом / организацией, следует использовать форму отчета о расходах студентов для клубов.
Студенческие гостиничные номера – см. Карточка для покупок в бюро путешествий
Международные путешествия
Чтобы путешествовать за границу, необходимо одобрить заявку на поездку. Помните, что для этого также потребуется одобрение президента университета и должна быть прикреплена подписанная дополнительная форма для международного путешествия, если вы путешествуете в страну, которая находится под предупреждением. Преподаватели или сотрудники захотят убедиться, что место, куда вы едете, не находится под предупреждением о поездках, перейдя по ссылке ниже.
Туристические справочники
Что следует помнить
Вам будет возмещена текущая высокая стоимость питания за границу.
Обязательно конвертируйте ваши суммы в доллары США.
Квитанции необходимы для оплаты всех расходов на проживание, транспорт, регистрацию на конференцию, обмен валюты.
Паспортные расходы не возмещаются. Это личное имущество и личные расходы.
Прочие расходы
Допустимые прочие расходы к возмещению

Включает, но не ограничивается:
Такси
Плата за парковку
Плата за провоз багажа
Плата за паромы и мосты
Телефон – Фактические документально подтвержденные личные телефонные звонки будут возмещаться следующим образом: Максимальное возмещение за каждую поездку будет результатом умножения количества ночей вне дома на 3 доллара.00. Совет 6 – 2 доллара США.
Расходы, не подлежащие возмещению
Невозмещаемые расходы включают, но не ограничиваются:
Годовые сборы или проценты по личным кредитным картам
Обновления, дополнительные услуги, выбор места (включая туристическую страховку, защиту поездки и т. Д.)
Комиссия за просрочку платежа, пени или проценты по государственной закупочной карте
Расходы на попутчиков или членов семьи
Расходы, связанные с отпуском или личными днями в поездке
Утеря или кража личных денег или имущества
Расходы на развлечения или отдых, включая фильмы
Паспорта
Штраф за неявку
Дополнительное страхование путешествий или багажа
Транспортные или парковочные талоны
Неправильные или неполные отчеты о расходах
Услуги прачечной или парковщика возмещаются только по фактической стоимости, не превышающей 16 долларов США.00 в неделю за каждую неделю после первых 5 дней подряд, когда сотрудник находился в командировке, не возвращаясь домой.
Членство
Предпочтительный способ инициировать оплату членства и подписки – с помощью заказа на покупку или карты покупки BSU, а не запрашивать возмещение в отчете о расходах сотрудника. Членство и подписка должны быть оплачены в соответствующий финансовый год, в котором они возникли. Пожалуйста, не оставляйте членство до конца финансового года, чтобы заплатить, и не пытайтесь заплатить за него в другом финансовом году, чем они есть.
Подробности см. На сайте закупок ниже.
Закупки и логистика
Процедура утверждения и возмещения специальных расходов
Специальные расходы включают, но не ограничиваются: плата за регистрацию на конференцию более 1000 долларов США, банкетные обеды, превышающие максимальную норму питания штата, специальные расходы для работника-инвалида, который находится в командировке, связанные со студентами дорожные вещи, которые оплачивает персонал / преподаватели, расходы, понесенные в связи с международными поездками, когда расходы превышают -государственные максимальные пределы возмещения.Форма запроса на специальные расходы должна быть заполнена и утверждена заранее, за исключением чрезвычайных ситуаций. Детализированные квитанции и необходимы для питания по специальным ценам.
Аванс на поездку
После утверждения заявки на командировку и ее поступления в бюро путешествий сотрудники могут запросить предварительное соглашение на командировку для предстоящей поездки.
Студенты должны запрашивать аванс только в том случае, если в поездке нет преподавателей / сотрудников и если это станет финансовым бременем.Если преподаватели / сотрудники путешествуют; сумма, необходимая для покрытия расходов студента (ов), должна быть включена и отмечена в их предварительном соглашении о поездке. Форма запроса на специальные расходы также должна быть заполнена, если преподаватели / сотрудники платят за предметы для студентов. См. Соглашение об авансировании студенческой поездки , чтобы узнать, на что можно / нельзя использовать аванс.
Предметы, которые можно включить заранее
Авиабилеты (включая багаж)
Жилье
Регистрация на конференцию
Такси, Автобус, Поезд
Питание
Предметы, которые нельзя включить заранее
Получение аванса на поездку
И утвержденная форма заявки на поездку должна быть в файле.Сотрудники должны заполнить форму предварительного соглашения о командировке. Аванс выплачивается сотруднику через двухнедельный платежный чек. Бумажный чек выдается только в том случае, если нет времени для запроса аванса на заработную плату; тем не менее, путешественник должен предоставить документацию, объясняющую, почему график не позволяет получить аванс для заработной платы. Эта документация должна быть подписана руководителем.
Пожалуйста, отправьте документы заранее, по крайней мере, за 3 недели до поездки. Одновременно допускается только один непогашенный аванс, размер аванса должен быть не менее 50 долларов.00.
Напоминание о том, что по возвращении окончательный отчет о расходах должен быть представлен с соответствующими квитанциями в течение 28 дней после окончательной даты поездки, не забудьте указать предметы, за которые вы получили аванс.
Карта закупок для бюро путешествий

В бюро путешествий есть карта покупок, которую можно использовать для оплаты некоторых командировочных расходов сотрудников. Утвержденная форма заявки на поездку должна быть в файле. Пожалуйста, свяжитесь с бюро путешествий, чтобы договориться о бронировании на день / время. Убедитесь, что вы связываетесь с бюро путешествий за день или два до прибытия, чтобы уточнить дни / часы доступности бронирования.
Это зависит от лица, путешествующего / бронирующего бронирование, чтобы убедиться, что выбраны правильные данные. Лицо, путешествующее / бронирующее, будет нести ответственность, если бронирование должно быть отменено и будет начислен сбор. Убедитесь, что вы перепроверили свои бронирования!
Предметов. Карточка Travel office p-card может быть использована для
Рейсы
Регистрация на онлайн-конференцию
Студенческие гостиничные номера – требуется немедленная оплата.При регистрации заезда потребуется личная кредитная карта на случай непредвиденных расходов. (такие сайты, как Expedia, Priceline, Travelocity)
Налоговая политика IRS в отношении расходов
Деловые расходы должны быть представлены на возмещение в течение 60 дней после их возникновения. Если не подано в течение 60 дней, возмещение облагается налогом на федеральном уровне, уровне штата, FICA и Medicare: необходимо удерживать удержание. Пример : Если вы покупаете авиабилет, оплачиваете регистрационный сбор или несете какие-либо другие расходы, связанные с поездкой, более чем за 60 дней до даты поездки, вы должны представить свои оплаченные квитанции вместе с отчетом о расходах до 60- крайний день во избежание налоговых последствий.Вам будут возмещены эти «предрейсовые» расходы, а затем вы оплатите оставшуюся часть своих расходов в конце поездки.
Квитанции
Для всех расходов требуются оригиналы детализированных квитанций , кроме :
Питание
Такси
Помощь с багажом в виде чаевых или чаевых
Паркоматы
Выписки по кредитной карте или аннулированные чеки не принимаются.
Квитанции должны быть разбиты по статьям и содержать следующую информацию:
Название и местонахождение
Даты
Подробное описание и сумма каждого оплаченного предмета, такого как проживание, питание и телефон
Общая сумма и дата выплаты работником
Нотариально заверенный аффидевит для дорожных квитанций следует использовать только в качестве последнего средства для получения недоступной квитанции. Сотрудники всегда должны стараться получить оригинал квитанции. Нотариусы на территории кампуса, ссылка ниже, не забудьте принести удостоверение личности с фотографией.
Нотариусы в кампусе
Отчеты о расходах сотрудников

Общие инструкции, что нужно запомнить

Все подписи должны быть оригинальными.
Если вы запросили аванс через платежную ведомость, вам необходимо предоставить этот отчет в течение 28 дней.
Отчет о расходах должен быть заполнен полностью; включая имя, домашний адрес, место проведения переговоров, идентификационный номер государственного служащего по платежной ведомости и т. д.Все квитанции должны быть оригиналами. Все формы аннулированных чеков и копии счетов кредитной карты не заменяют оригиналы квитанций. Помните, что время начала и окончания поездки должно быть указано в вашем отчете.
В конце финансового года все отчеты о командировочных расходах должны быть представлены в Бюро путешествий. Если не получено в срок, установленный Бюро путешествий; расходы будут списаны из бюджета следующего финансового года.
После утверждения всех документов оригиналы поступают в бюро путешествий, ящик №5.
Сотрудник должен представлять только расходы.
Сотрудники не должны покрывать расходы других сотрудников. При необходимости сотрудник может добиваться аванса. См. Аванс на поездку.
Несоблюдение правил и своевременного заполнения формы может привести к отклонению статей расходов и / или задержке платежа.
Отмененные поездки
Если ваша поездка отменяется, немедленно сообщите об этом в туристический офис. Если получено возмещение за товары, оплаченные средствами BSU / NTC, его следует вернуть в туристический офис и зачислить на указанный счет.Если ваучер получен, туристическое бюро должно быть уведомлено о полученном ваучере, так как оно должно использоваться только для будущих поездок, связанных с BSU / NTC.
Маршрутные формы

Сотрудник> Непосредственный руководитель> Председатель отдела, директор или декан, вице-президент> Координатор по специальным счетам (PDF, PIF, PIG), президент (для международных поездок).
Затем форма отправляется в бюро путешествий, ящик №5.

Дорожный контакт

Телефон: 218-755-2850
Ящик № 5
Деловая поездка
Первый запуск и настройка
Проверьте, доступен ли этот инструмент в вашем плане.Вы можете найти всю информацию о тарифных планах Битрикс24 на странице цен.
При первом запуске шаблона рабочего процесса – система попросит администратора настроить параметры рабочего процесса:
Важно: запрос автоматически найдет различных менеджеров, участвующих в принятии решения, через структуру компании, и после окончательного утверждения будут отправлены уведомления. Вам необходимо указать лиц, которые могут предоставить окончательное разрешение на командировки.
Конфигурация доступа: Администраторы Битрикс24 могут настроить, какие рабочие процессы будут отображаться в Ленте, и установить права доступа для сотрудников Битрикс24 внутри рабочих процессов « Настройки »:
После настройки параметров рабочего процесса ваши сотрудники Битрикс24 могут начать пользоваться шаблоном рабочего процесса.
Как работает рабочий процесс в командировке
Вам нужно будет заполнить следующие обязательные поля – название , дата начала и запланированная дата окончания , при желании вы также можете добавить информацию о запланированных расходах и прикрепить файлы:
Сотрудник, участвующий в согласовании командировки, незамедлительно получит ваш запрос:
Вы также будете обновлены со статусом вашего запроса в своем фиде:
Все инициированные вами запросы можно найти в Моя рабочая область> Мои запросы :
После того, как все сотрудники, участвующие в командировке, подтвердят ваш запрос, он отправляется конечному ответственному пользователю для проверки:
Когда командировка одобрена – процесс возвращается к вам с просьбой «предоставить документы для командировки»:
Вы также получите мгновенное сообщение о том, что ваша командировка одобрена, и теперь вам нужно будет предоставить документы для командировки (сканы, билеты, формы и т. Д.):
В форме «Предоставить документы для командировки» вы сможете прикрепить билеты на командировку, гостиничные ваучеры, бланки, сканы и т. Д .:
После того, как файлы командировок прикреплены к документообороту, они отправляются ответственному пользователю с заданием «Подтверждение отправленных документов»:
В подтверждении представленных документов ответственный сотрудник может завершить рабочий процесс или отклонить его – причину отказа можно указать в специальном поле:
Статус завершенного рабочего процесса будет отображаться в вашем фиде и отправляться вам через мгновенное уведомление:
008 Авансы наличными (для командировочных и других целей)
A.РЕЗЮМЕ АДМИНИСТРАТИВНОЙ ПРОЦЕДУРЫ
Эта процедура относится ко всем авансам, внесенным чеком или наличными на проезд или другие деловые расходы; процедура устанавливает максимальные суммы аванса и требует своевременного учета сотрудниками. Невозвращенные авансы будут подлежать взысканию посредством удержания из заработной платы, если это необходимо для взыскания.
1. Правила Налоговой службы (Раздел 1.62-2) требуют, чтобы денежные авансы и возмещение расходов указывались как доход в Форме W-2 сотрудника, подлежащего удержанию подоходного налога, ЗА ИСКЛЮЧЕНИЕМ уплаты в соответствии с «Планом подотчетности».”Подотчетный план – это план, который удовлетворяет трем требованиям:
а. Имеет деловые связи – авансы должны быть ограничены разумными расходами, связанными с работой, которые, как ожидается, понесет сотрудник, и тип расходов может допускаться в качестве налогового вычета.
г. Обоснованный – работник должен предоставить работодателю подробные записи о расходах, которые потребуются, если ему / ей придется обосновать вычет коммерческих расходов в своей личной налоговой декларации. В случае деловых обедов дата, место, сумма, соответствующие квитанции, имена лиц, сопровождающих сотрудника, и бизнес-цель должны быть задокументированы.
г. Неизрасходованный аванс должен быть возвращен – Сотрудники должны вернуть работодателю в разумный срок любую авансированную сумму, превышающую обоснованные расходы.
USNH будет избегать удержания подоходного налога с денежных авансов и возмещения расходов, выполняя все требования плана подотчетности и настаивая на том, чтобы все сотрудники соблюдали эти требования.
2. Административные процедуры
а. Business Connection – Сотрудники, путешествующие более одного рабочего дня по официальным делам USNH, могут получить аванс для покрытия оценки разумных деловых расходов, которые, как ожидается, будут понесены во время их поездки. Сотрудникам настоятельно рекомендуется использовать личную платежную карту или карту покупок USNH, если это разрешено, чтобы уменьшить потребность в денежных авансах.
Если невозможно использовать платежную карту, продавцу следует направить заказ на покупку USNH, чтобы избежать необходимости в получении аванса наличными. Как правило, авансы не предоставляются на авиабилеты, плату за гостиницу или конференцию, а также на предметы, которые должны быть обеспечены с помощью стандартных процедур, предшествующих поездке. Авансы используются для покрытия непредвиденных деловых расходов.Примеры таких расходов включают проезд в / из аэропорта, парковку, чаевые носильщикам, перевозчикам багажа, посыльным / горничным в отеле. Залог за временное проживание / жилье, в котором сотрудник будет находиться во время командировки USNH, также имеет право на получение авансового платежа. В этом случае сотрудник должен вернуть всю сумму первоначального депозита при их возврате. Любая сумма, удерживаемая домовладельцем, должна быть выплачена работником. Все запросы на авансы должны быть задокументированы путем оценки предполагаемых расходов и подачи в стандартной форме предварительного одобрения / аванса USNH, как описано в Процедуре 07-117, Предварительное одобрение поездки / аванс.
г. Обоснование – Все командировочные расходы должны быть подтверждены оригиналами квитанций, прилагаемых к детализированной форме личного возмещения USNH (или в ваучере на мелкую денежную наличность в случае поездки, оплачиваемой мелкой наличностью). Любые авансы должны быть указаны в форме возмещения, чтобы гарантировать, что общая сумма возмещения будет соответствующим образом уменьшена на авансированную сумму.
г. Неизрасходованные авансы должны быть возвращены – Все неизрасходованные или необоснованные авансы на командировочные и другие деловые расходы должны быть возвращены координатору путешествий USNH или менеджеру по командировкам кампуса, директору BSC или назначенному им лицу с надлежащими доказательствами в течение 10 рабочих дней после завершения соответствующей поездки.Сотрудники, не вернувшие неиспользованные денежные авансы USNH или надлежащее обоснование в течение 10 рабочих дней, будут подлежать вычету из заработной платы на сумму, не возвращенную или необоснованную, после того, как сотруднику будут отправлены соответствующие письменные напоминания. Сотрудники с невыплаченными авансами не имеют права на получение дополнительных авансов до тех пор, пока не будут погашены невыплаченные авансы.
г. Обоснованно рассчитанный аванс – Авансы должны быть минимальными и должны использоваться только для незначительных расходов.Авансы на командировки обычно ограничиваются максимумом 300 долларов на человека в неделю, если иное не одобрено в письменной форме главным финансовым директором (CFO) кампуса или его / ее назначенным лицом. Для командировочных командировок и других групповых мероприятий могут потребоваться специальные меры, соответствующие этим процедурам. Запросы на авансы должны быть одобрены ответственным деканом / директором / начальником отдела с использованием стандартных форм учреждения. Авансовые платежи должны обрабатываться через координатора поездок USNH или менеджера по командировкам в кампусе, директора BSC или назначенного им представителя как минимум за четыре рабочих дня до того, как потребуется чек.Авансы выдаются за два рабочих дня до даты отъезда.
e. Авансы лицам, не являющимся сотрудниками – Авансы в фонды USNH не будут выплачиваться лицам, которые в настоящее время не связаны с USNH. С этой целью нынешние студенты USNH, когда они работают в официальном качестве, считаются аффилированными с USNH. Консультантам аванс не предоставляется. Консультанты, несущие командировочные расходы, связанные с их работой в USNH, должны выставлять счета на свои командировочные расходы в качестве платы за услуги, и эти расходы должны оплачиваться на коды счетов в диапазоне услуг 717-Professional.
B. ПОДРОБНЫЕ ОПЕРАЦИОННЫЕ ПРОЦЕДУРЫ
1. Обязанности службы выплат USNH
а. Ведите подробный список всех сотрудников, у которых есть невыплаченные авансы. Список будет включать имя сотрудника и номер идентификатора USNH, сумму аванса, дату выдачи аванса, дату ожидаемого возврата аванса (например, дату возврата командировки плюс 10 дней) и даты напоминаний. отправлено сотруднику. Список необходимо согласовывать каждый месяц и отправлять директору USNH по счетам к оплате и расчету заработной платы к 10-му числу следующего месяца, даже если в настоящее время ни один из сотрудников не имеет просрочки.
г. Отправьте стандартное письменное напоминание менеджеру по путешествиям кампуса, директору BSC или назначенному лицу с информацией, необходимой для обработки запроса USNH Personal Reimbursement, чтобы обосновать расходы, связанные с поездкой. В напоминании должны быть указаны факты и место этой процедуры. Копия напоминания будет отправлена получателю аванса и декану / директору / главе департамента, утвердившему аванс. Если обоснование не получено, второе напоминание будет отправлено примерно через две недели с даты первого напоминания.
г. 10-го числа каждого месяца USNH Disbursements заполняет список всех непогашенных авансов, сверенных с Banner. Если два или более напоминания были отправлены сотруднику без ответа, невыплаченная сумма будет вычтена из следующей зарплаты сотрудника.
г. Начать удержание из заработной платы. USNH Disbursements Services инициирует вычет и отправит уведомление, когда вычет произойдет, менеджеру по командировкам кампуса, директору BSC или уполномоченному лицу, направив ссылку на документ совместного предприятия для перевода денег на авансовый счет командировочного кампуса.Представитель кампуса уведомит сотрудника о дате и сумме удержания из заработной платы.
e. Служба выплат USNH очистит / отменит все открытые транзакции по кредитным счетам в Баннерной системе.
2. Обязанности менеджера по командировкам кампуса, директора BSC или другого назначенного лица
Если директор по счетам к оплате и заработной плате USNH делегирует авансовые обязанности по командировкам менеджеру по командировкам в кампусе, директору BSC или другому назначенному лицу, то за выполнение всех задач, изложенных в разделе B.1. выше.
Официальная версия этой информации будет поддерживаться только в онлайн-формате. Все печатные копии этого материала датированы датой печати. Пожалуйста, обязательно просмотрите материалы в Интернете, прежде чем полагаться на датированную печатную версию.
как правильно оформить проездной?
Планируете ли вы или ваши сотрудники в Словении командировку? На каждую командировку необходимо оформлять заказ на поездку.Таким образом можно компенсировать расходы на командировку. Вы должны правильно оформить заказ на поездку. В противном случае это может привести к дополнительному налоговому платежу, который повлияет как на компанию , так и на сотрудника. Правильно оформленные заказы на поездку могут означать меньшие затраты для вашего бизнеса. Это независимо от того, создаете ли вы компанию LTD или регистрируетесь в качестве индивидуального предпринимателя .
Калькулятор заработной платы в Словении / ЕС
Когда и в какой форме нужно оформлять путевку в командировку?
Компания должна оформлять командировочные заказы сотрудникам перед каждой командировкой.Вы можете оформить их как в письменном, так и в электронном виде.
Уполномоченное лицо выдает рабочему приказ на поездку на каждую поездку. Однако, если характер работы таков, что работник много в дороге, также может быть выдано ежемесячное распоряжение о командировке.
Информация о новом строительстве в Словении / ЕС в 2020 году
Как оформить заявку на командировку в командировку?
Путевые листы, а также расчеты командировочных расходов должны быть правильно заполнены.Если они заполнены в соответствии со статьями 5 и 6 Декрета о налогообложении возмещения расходов и других доходов от занятости, возмещение дорожных расходов может не облагаться налогом. Для расчета необходимо также подтверждение и счета, связанные с командировкой (транспорт, ночевка). Вы также можете подтвердить это другими документами, связанными с поездкой. На этом основании работник может получить возмещение затрат. Его можно выплачивать вместе с зарплатой или отдельно.Но он должен получить его на свой банковский счет. Наш юридический отдел может проконсультировать по действующему законодательству для командировок в командировки.
Для получения дополнительной информации о регистрации компании в Словении / ЕС позвоните нам по телефону +386 40 530 718 (Viber / WhatsApp)!
Суточное и пробег
Дневное пособие – это средняя ожидаемая стоимость питания сотрудника в командировке. При расчете оплаты командировок как в Словении, так и за границу вы также можете вычесть обед и ужин.Если работнику также гарантировано питание, вы можете уменьшить его количество. Наши специалисты по бухгалтерскому учету помогут вам в расчетах.
Неверный заказ на командировку и налоговую инспекцию
Проверки могут привести к наложению штрафа, если:
Вы неправильно выполняете командировочный заказ,
Вы неправильно рассчитываете командировочные расходы,
также, если вы скорректируете расходы, использованные для других платежей, на основе фиктивных командировочных заказов.
Сбор за проезд по автомагистралям в Словении / ЕС в 2021 году
Период времени, в течение которого необходимо сохранить командировочный заказ
Компания должна хранить заказы на поездки в течение десяти лет в физическом или электронном архиве.
Вам нужна помощь в ведении бизнеса в Словении, ЕС? Обратитесь в DATA за поддержкой!
Планируете ли вы открыть бизнес в Словении и хотите узнать больше о заказах на поездки в командировки? Отправьте нам письмо на номер [адрес электронной почты защищен] Вы также можете позвонить нам по телефону +386 1 6006 270 / + 386 1 6006 274 (наш стационарный телефон).

Приказ на командировку: образец 2021

Приказ на командировку

Форма приказа на служебную командировку

Задание на командировку

Дополнительная информация в приказе на командировку

Образец заполнения приказа

Приказ о направлении в командировку руководителя компании

Продление командировки

Подведем итоги

Образец приказа о направлении работника в командировку в выходной день

Приказ на командировку, форма Т-9

Порядок направления в командировку

Как правильно составить приказ на командировку

Нюансы

Бланк приказа на командировку

ОБРАЗЕЦ ПРИКАЗА О НАПРАВЛЕНИИ СОТРУДНИКА В КОМАНДИРОВКУ

Приказ о направлении в командировку: образец и пример составления

Пример приказа о направлении в командировку

Какая форма используется при оформлении приказа о направлении в командировку

В отношении кого приказ о направлении в командировку не издается

Содержание приказа о направлении в командировку

Особенности приказа о направлении в командировку директора (руководителя)

Приказ о направлении работника в командировку. Образец.

Составление приказа о командировке

Выбор работника для командировки

Процедура оформления командировки

Издание приказа

Финансовый вопрос

Фактическое время пребывания в командировке

Отчёт об израсходованных денежных средств

Приказ о направлении работника в командировку: образец

Кого можно отправить в командировку

Как оформить

Образец приказа на командировку

10+ форм запросов на командировку • Загрузить в формате PDF, Word »ExcelSHE

Формы запросов на поездку

Что указывать в форме заявки на поездку

Важность формы заявки на командировку

Советы по составлению идеального письма-запроса на поездку

Простые шаги для написания письма-заявки

Часто задаваемые вопросы

Кому следует отправить письмо с просьбой о поездке?

Что такое корпоративные поездки?

Почему нам нужно отправлять форму заявки на поездку?

Каковы расходы на командировочные?

Куда нам нужно отправить форму заявки на поездку?

Что следует включить в корпоративные командировочные расходы?

Деловые поездки во время пандемии COVID-19

Покрываются ли ваши сотрудники во время деловых поездок?

Деловые поездки

Снижение риска

Поделиться

Туристическая информация | Деловые услуги

Перейти к:

Несчастный случай

Покупка билетов на самолет

Расходы, не подлежащие возмещению

Предметов. Карточка Travel office p-card может быть использована для

Деловая поездка

Первый запуск и настройка

Как работает рабочий процесс в командировке

008 Авансы наличными (для командировочных и других целей)

как правильно оформить проездной?

Когда и в какой форме нужно оформлять путевку в командировку?

Как оформить заявку на командировку в командировку?

Суточное и пробег

Неверный заказ на командировку и налоговую инспекцию

Период времени, в течение которого необходимо сохранить командировочный заказ

Вам нужна помощь в ведении бизнеса в Словении, ЕС? Обратитесь в DATA за поддержкой!

Добавить комментарий Отменить ответ