Можно ли заменить приказ другой формой утверждения

Приказ, так же как и сама должностная инструкция, не является обязательным документом, поэтому иногда вместо написания отдельной распорядительной бумаги достаточно просто поставить на должностной инструкции резолюцию руководителя.

Однако, если предприятие крупное, имеющее целый ряд структурных подразделений, работников и соответственно множество должностей, закрепленных в штатном расписании, директору намного проще и удобнее вводить должностные инструкции в действие при помощи одного приказа, чем визировать десятки отдельных документов.

Основание для приказа

Любой приказ должен быть чем-то обоснован и этот не исключение. Обычно в качестве основания дается ссылка на вполне конкретный закон, но в данном случае, прямого требования в законодательстве на написание и утверждение должностных инструкций нет.

Так что в тексте приказа достаточно просто написать что-нибудь вроде: «В связи с необходимостью соблюдения трудовой дисциплины и организации труда приказываю»…

Кто пишет приказ непосредственно

Приказ об утверждении должностных инструкций может составлять любой сотрудник организации, на которого возложена данная функция:

• юрисконсульт,
• специалист кадрового отдела,
• секретарь и т. д.

Главное условие, чтобы человек имел четкое представление о том, как правильно составлять и оформлять этот документ.

После написания приказа его нужно обязательно передавать на подпись директору компании, поскольку без его автографа приказ не будет считаться действительным и впоследствии его легко можно будет оспорить в судебной инстанции.

Как составлять приказ

• номер,
• дату и место составления,
• название компании,
• полный перечень должностных инструкций, которые утверждает приказ.

В документе следует указать лиц, ответственных за его выполнение (эта часть касается ознакомления с должностными инструкциями работников предприятия), а сами должностные инструкции при необходимости можно отметить отдельным пунктом как приложение к приказу. Кроме того приказ может быть дополнен любой другой нужной информацией.

Как оформлять приказ

Единых норм по оформлению приказа, как и по его содержанию нет: он может быть написан на простом чистом листе А4 или даже А5 формата, причем как от руки, так и напечатан на компьютере.

Важное условие: приказ должен содержать оригинал подписи директора или иного сотрудника, уполномоченного на визирование распорядительных документов компании.

Также с ним под роспись следует ознакомить работников, ответственных за его исполнение.

Как хранить приказ

Создается приказ обычно в единственном экземпляре и затем регистрируется в журнале учета внутренних документов организации. В период действия приказ надо содержать совместно со всей прочей распорядительной документацией фирмы в месте, доступ к которому должен быть ограничен. После утраты актуальности он передается в архив предприятия, где хранится на протяжении срока, установленного законодательством или локальными нормативными актами компании (но не менее трех лет), после чего его можно утилизировать.

Приказ об утверждении должностных инструкций

Перечень трудовых обязанностей сотрудника содержится непосредственно в его должностной инструкции, которой ему необходимо придерживаться и соблюдать.

А так же все возникающие споры между работодателем и подчиненным, как правило, решаются путем обращения все к той же инструкции.

Должностная инструкция – это внутренний организационно-распорядительный документ, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, его прав и мер ответственности, а также квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.

Предназначение должностной инструкции

Должностная инструкция выполняет следующие функции:

• Устанавливает определенные требования к квалификации и конкретной должности сотрудника, с учетом его знаний и образования
• структурирует должностные обязанности работника ( перечень работ, задач)
• установление пределов ответственности работника.

Важно! Главным предназначением  должностной инструкции является  определение работнику круга его обязанностей, прав, ответственности.

Цели использования должностной инструкции

Если с сотрудником заключена должностная инструкция, работодатель имеет право на:

• доказать отказ в приеме на работу в связи с несоответствием соискателя (претендента на должность) установленным квалификационным требованиям, предъявляемым к определенной должности, выполняемой работе;
• распределить трудовые функции между работниками;
• оценить качество работы сотрудника в период испытательного срока;
• оценить качество выполнения работником трудовой функции;
• доказать  несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации;
• доказать  правомерность применения к работнику дисциплинарного взыскания за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него трудовых обязанностей.

Читайте также статью ⇒ Как правильно заполнять журналы по охране труда.

Форма представления должностной инструкции

Существует два варианта инструкции:

На практике обойтись без утвержденных должностных инструкций нельзя. Для того, чтобы это было юридически верно, необходимо издать приказ о том, что необходимо из составлять и подписывать у сотрудников. В случае возникновения судебных споров по поводу увольнения работника за несоблюдение должностной инструкций, можно легко восстановиться на рабочем месте, если такая инструкция будет отсутствовать или же не будет приказа о ее издании и утверждении.

Структура приказа о введении должностных инструкций

Законодательной базой не установлен конкретный вид приказа, но исходя из практики, рекомендуют включить следующие пункты:

• Указать наименование документа, о чем он повествует
• Сформулировать необходимость издание данного документа, указать инструкции, на которые ссылаются и руководствуются
• Непосредственно сам текст приказа

Важно! Документ должен быть подписан руководителем. Сотрудники, назначенные за обеспечение мероприятий по разработке данных инструкций и контролем, так же должны поставить свои подписи об ознакомлении.

Составляется на официальном бланке предприятия.

В итоге лучше указать перечень должностей, для которых утверждаются инструкции, а также дату, с какого момента вступают в силу. Приказ не может быть позже, чем сама инструкция.

Образец приказа об утверждении должностных инструкций

ПРИКАЗ №2

15.06.2021г.

Об утверждении должностных инструкций

В целях улучшения условий труда и соблюдения действующего законодательства, для конкретизации обязанностей сотрудников

Приказываю:

1.Утвердить должностные инструкции работников согласно штатному расписанию

2.Ознакомить работников под роспись

3.Контроль за соблюдением данного приказа оставляю за собой

Генеральный директор                          Потемкина М.О.

Как и где хранится приказ

Согласно Законодательства Российской Федерации все приказы должны храниться в архиве предприятия. Документы, которые не входят в состав личного дела сотрудника, как например приказ, необходимо хранить семьдесят пять лет. Если организация ликвидировалась, то все данные нужно передать в городской архив либо правопреемнику.

Главное в оформлении приказа об утверждении инструкций:

1.соблюсти временные рамки , чтобы изданные приказ был либо накануне самой инструкции либо в тот же день

2.оформить его на  бланке организации, с указанием реквизитов

3.обязательно завизировать директором, а также необходимы подписи всех ответственных лиц

4.проконтролировать его исполнение и заключение с каждым сотрудником должностной инструкции

Сотрудникам же необходимо:

1.Внимательно изучить свои должностные инструкции, и в случае несогласия  с каким-либо пунктом оповестить работодателя об этом, во избежание недомолвок в будущем

2. подписать инструкцию после выяснения всех обстоятельств

Читайте также статью ⇒ Журнал регистрации должностных инструкций.

Ответы на распространенные вопросы

1.Вопрос №1:

Предусмотрена ли какая-либо ответственность для организации за не издание приказа об утверждении должностных инструкций?

Ответ:

Ведение кадрового учета и делопроизводства необходимо на каждом предприятии. Издание приказа подразумевает установление в организации порядка и требований по исполнению законодательства. Должностная инструкция не может быть признана действующей без издание приказа руководителем, заверенным его подписью.

За несоблюдение данных норм на организацию может быть наложен административный штраф.

2.Вопрос №2:

Для чего необходима должностная инструкция? Как часто ее необходимо составлять?

Ответ:

Необходимость данного документа очень важна, поскольку в нем содержится полный перечень работ и услуг, которые должен оказывать сотрудник на своем рабочем месте. В случае несоблюдения данных требований, он может быть призван к ответственности с указанием пункта инструкции, который он нарушил. В свою очередь и работник может предъявить работодателю ультиматум по исполнению обязанностей, которые не входят в список по его должностной инструкции. Если работник поднимается по карьерной лестнице, приобретает новую должность, меняются его функциональные обязанности, то с ним необходимо подписать новую должностную инструкцию, в соответствии с его новой должностью.

3.Вопрос №3:

Какова структура оформления приказа, что необходимо в нем отразить?

Ответ:

Приказ составьте на официальном бланке предприятия, где видно ИНН,КПП и юридический адрес. Затем сформулируем его название, в основном тексте опишем необходимость издания, в связи с регулированием штатного расписания и нормализации рабочих обязанностей сотрудников, далее сам приказ и что хотим указать: пишем про издание должностных инструкций и назначаем ответственных за его исполнением. Руководитель подписывает, отдел кадров доводит до сведения назначенных за проверку выполнения.

Приказ №87 «О введении новых должностных инструкций»

МОУ ДОБРЯТИНСКАЯ СРЕДНЯЯ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ШКОЛА

ПРИКАЗ

26.08.2011                                                                                                                         № 87

«О введении новых

 должностных инструкций»

В целях обеспечения эффективного введения обучения на ступени начального общего образования в соответствии с федеральным государственным образовательным стандартом начального общего образования, утвержденным приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 6 октября 2009 № 373 «Об утверждении и введении в действие федерального государственного образовательного стандарта начального общего образования», и на основании приказа Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 26 августа 2010 № 761н «Об утверждении единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел «Квалификационные характеристики должностей работников образования»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить новые редакции должностных  инструкций:

— заместителя директора по УВР;

— учителя начальных классов;

-воспитателя;

— педагога-психолога;

-педагога-организатора;

— педагога дополнительного образования;

-заместителя директора по ВР.

2. Ввести новые должностные  инструкции заместителя директора по УВР, учителя начальных классов, педагога-психолога, педагога – организатора, педагога дополнительного образования   в соответствии с ФГОС нового поколения на начальной ступени  с 1 сентября 2011 года.

3. Ознакомить с новой должностной инструкцией заместителя директора по УВР, учителей начальных классов, педагогов-психологов, педагогов – организаторов, педагогов дополнительного образования  в срок до 31 августа.

4.Ознакомление с должностными инструкциями возложить на секретаря Лабазникову С.И.

5. Контроль за исполнением данного приказа оставляю за собой.

Директор школы:                                          И. В.Аксенова

Файлы для загрузки:

1. №87 о внесении изменений в должностные инструкции

Приказ об утверждении должностных инструкций образец

В каких случаях нужен приказ

Обычно форма приказа утверждается в самом начале деятельности организации или учреждения. Но иногда такое распоряжение приходится формировать и уже в процессе осуществления деятельности. Это необходимо в случае:

• создания новых штатных единиц в структуре учреждения или организации;
• изменения законодательных актов, регламентирующих трудовую функцию сотрудников;
• изменения технологических подходов и требований.

Также распоряжение о введении новых служебных обязанностей или корректировке старых может поступить от вышестоящих организаций или министерств. Коммерческие компании могут изменять функции, присущие определенной должности, по своему желанию в любое время. Главное, чтобы соответствующие изменения были внесены в трудовые договоры работников.

Порядок подготовки, согласования и издания

Хотя инструкция по делопроизводству и не является обязательной, она помогает оптимизировать документооборот на бюджетном предприятии и существенно облегчить жизнь его структурным подразделениям. О том, как правильно оформить и издать утверждающий приказ, вы узнаете из статьи.

Локальный нормативный акт, о котором идет речь, регламентирует правила работы с организационно-распорядительной документацией. Как внутренний документ, он должен отвечать следующим требованиям:

• не ухудшает положение работников;
• носит обязательный характер;
• согласован с заинтересованными лицами.

Создание локального акта компании состоит из следующих этапов:

1. Подготовка (включает в себя изучение методических и справочных материалов, опрос начальников отделов и подготовку проекта).
2. Написание текста распоряжения.
3. Согласование с заинтересованными сотрудниками (составляется специальный журнал ознакомления).
4. Утверждение.
5. Введение в действие.

Как и любое другое предписание, памятка по документообороту утверждается руководителем бюджетной организации и вводится в действие соответствующим распоряжением.

Внесение изменений в инструкцию по делопроизводству

Обычно рассматриваемый нормативный акт принимается на несколько лет. Однако, изменение структуры предприятия или порядка документооборота, может привести к необходимости внесения изменений. Они вводятся посредством распоряжения руководителя. Общая концепция документа практически не отличается от первоначального варианта. За исключением того, что в нем указывается, что предыдущая версия не актуальна и утратила силу. Стоит помнить, что при внесении изменений, необходимо повторить процедуру разработки проекта и его согласования.

>Приказ о разработке должностных инструкций образец

Способы внесения изменений

Основными способами для внесения изменений в инструкцию можно выделить следующие:

• Заключение допсоглашения к трудовому договору – применяется в случаях когда к нему инструкция была оформлена в качестве приложения;
• Составить и утвердить новую инструкцию – применяется в тех случаях, когда инструкция представлена отдельным документом.

Таким образом, способ внесения изменений в инструкцию будет зависеть от того, как именно такой документ был оформлен – в качестве самостоятельного документа, либо приложением к трудовому договору. Какой из способов для составления инструкции будет выбран работодателем зависит от его желания.

Если коммерческие фирмы решили включить должностную инструкцию в свой документооборот, они должны придерживаться установленного для их оформления и утверждения порядка.

Главным условием является ознакомление сотрудника с содержанием такого документа. В качестве подтверждения своего ознакомления сотрудник должен поставить подпись: либо на инструкции, либо на бланке ознакомления, либо в специальном журнале. Для компаний с небольшой численностью сотрудников наиболее подходящим является способ ознакомления путем подписания самой инструкции.

Образец приказа о внесении изменений в должностную инструкцию

Если вам надо сделать приказ о внесении изменений в должностную инструкцию, с которым вы прежде не сталкивались, изучите его образец и подробный разбор – с его помощью вы без проблем создадите правильное распоряжение.

1. Для начала впишите в документ название компании, затем присвойте приказу номер, укажите место и дату его создания.
2. Далее формируйте основную часть. Здесь нужно обязательно обозначить основание для составления распоряжения (т.е. дать ссылку на закон или внутренний акт компании, имеющий непосредственное отношение к создаваемому документу), а также обоснование (т.е. реальный повод).
3. Затем внесите наименование должности, функции по которой меняются, и по порядку впишите в приказ указание на те пункты должностной инструкции, которые подлежат правкам.
4. Включите новую редакцию каждого пункта, затем отметьте сотрудника, который будет нести ответственность за исполнение данного распоряжения.
5. В конце не забудьте озаботиться сбором подписей под документом.

Порядок внесения изменений в ДИ

Бывают ситуации, когда в ДИ необходимо внести изменения в связи с переменами в деятельности или кадровой структуре предприятия.

• директор организации;
• начальник подразделения, в котором работает трудящийся;
• управляющий структурно звена, которое взаимодействует с должностным лицом из другого участка производства;
• сам работник.

В зависимости от того, кто инициирует внесение изменений в ДИ, нужно подать ответственному за инструкции такие документы:

• заявление работника;
• предложение руководства;
• служебная записка начальника отдела.

Работодатель не может в одностороннем порядке внести изменения в должностные обязанности работника или дополнить их новыми. Такая возможность предоставляется администрации предприятия только в соответствии со ст. 72 ТК РФ, когда с работником заключается письменное соглашение сторон, о чем он должен быть предупрежден заранее.

Руководству предприятий стоит позаботиться о наличии ДИ на их предприятии для обеспечения соблюдения выполнения обязанностей и ответственного отношения к работе всех сотрудников. Рабочему в свою очередь легче будет выполнять возложенные на него трудовые задачи в рамках свое рабочего участка. Все эти усилия неизменно приведут к достижению успехов и эффективности производства.

Для чего нужны должностные инструкции и организационная структура на предприятиях смотрите в данном видео уроке:

www.delasuper.ru

Приказ об утверждении должностных инструкций в 2018 году

Однако, если предприятие крупное, имеющее целый ряд структурных подразделений, работников и соответственно множество должностей, закрепленных в штатном расписании, директору намного проще и удобнее вводить должностные инструкции в действие при помощи одного приказа, чем визировать десятки отдельных документов. Тематика документа: Приказ Файл текстовой версии: 3,5 кб Сохранить документ: Примерный образец Общество с ограниченной ответственностью «Кадровик» Приказ о порядке разработки, согласования и утверждения должностных инструкций МоскваN 2301. 11.2009 Приказываю: 1. Кадровой службе ООО «Кадровик» составить общую схему должностных инструкций сотрудников организации. Срок — до 10.11.2009. Ответственный — Крюков Р.А. 2. Начальникам отделов и цехов поручить компетентным сотрудникам разработать по схеме должностные инструкции для каждого сотрудника своего отдела в соответствии со штатным расписанием.

https://youtube.com/watch?v=w8rFQ1yQVto

Срок — до 25.11.2009. Ответственные: Зарубин О.О., Сапармурдинов К.Ч., Некорчевый Н.Г., Лещенко П.К. 3. Юридической службе ООО «Кадровик» обеспечить соответствие должностных инструкций требованиям российского законодательства.

Ответственный — Зимко У.Ю. 4.

Заместителям директора- кураторам образовательных циклов и видов производственной деятельности обеспечить строгое соблюдение всеми работниками учреждения трудового законодательства и контроль исполнения своих должностных инструкций. 5. Контроль исполнения данного приказа оставляю за собой.Директор Кувалдин И.И. ПРИКАЗ 2 В связи с необходимостью соблюдения норм трудовой дисциплины и организации труда на предприятии,ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить должностные инструкции работников ООО «Керамзит», прописанных в штатном расписании от 05.01.2018 г. на 2018 год. 2. Всех сотрудников предприятия ознакомить с должностными инструкциями под роспись. 3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить специалиста отдела кадров Петрову М.П. Директор Сидоров С.С. С приказом ознакомлена: специалист отдела кадров Петрова М. П.

Образец приказа о введении в действие должностных инструкций

Если перед вами встала задача по формированию приказа о введении в действие должностных инструкций, а вы ранее с ним дела не имели, ознакомьтесь с его примером и комментариями к нему – с их учетом вы без труда создадите свое распоряжение.

1. В начале документа напишите наименование компании, затем название приказа, его номер (по внутреннему документообороту) и место его составления.
2. После этого переходите к основной части. Первым делом впишите сюда обстоятельства, которые послужили поводом для оформления приказа – эти данные будут выступать в роли обоснования. Затем внесите ссылки на законодательные акты или внутренние документы предприятия, которые связаны с распоряжением – они будут являться основанием.
3. Ниже дайте указание собственно на введение в действие должностных инструкций. Тут по порядку укажите, каких именно документов это касается (т.е. напишите названия должностей, а также номера должностных инструкций и их номера как приложений к данному приказу).
4. Если ранее подобный приказ уже издавался, в новом распоряжении его следует отменить.
5. Обязательно надо отметить необходимость доведения данного документа до работников предприятия, а также назначить ответственного за его исполнение сотрудника.
6. В конце документ следует подписать.

Правила оформления

Порядком оформления ДИ должны заниматься менеджеры по персоналу. Когда в компании немного должностей, то это под силу одному сотруднику из отдела по кадрам или персоналу. В случае, если компания имеет большую структуру, в которой насчитывается значительно больше должностей, то этой работой должны заняться руководители подразделений.

• начальника отдела персонала;
• руководителя структурного звена;
• работника.

В верхней шапке она должна быть утверждена управляющим или главным инженером предприятия.

Составление предварительных документов

Для разработки ДИ нужно утвердить положение «О порядке создания и утверждения должностных инструкций» и должен быть издан соответствующий приказ. Положение должно быть согласовано с профсоюзным комитетом предприятия.

Форма приказа должна содержать информацию о лице, ответственном за составление ДИ, а также ссылаться на положении об их разработке. На основании данного приказа ответственное лицо должно написать и передать руководителю на утверждение ДИ для всех типов рабочих мест, имеющихся на производстве.

Структура и содержание самих инструкций

Основные характеристики в отношении сотрудников, которые должны быть включены в текст ДИ, описываются в таких разделах:

1. общие положения;
2. рабочие обязанности;
3. права сотрудника;
4. требования к квалификации работника;
5. необходимые навыки и знания;
6. ответственность и наказание за невыполнение обязательств;
7. сотрудничество и отношения с другими членами трудового коллектива.

Текст не может быть написан в противоречии с действующим трудовым законодательством РФ.

Кто и как должен составлять должностные инструкции, рассказано в данном видеосюжете:

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

Действующее законодательство не устанавливает унифицированную форму, можно использовать бланк, который разработан в бюджетной организации. Тем не менее, правила документооборота предусматривают определенные реквизиты, которые должны обязательно присутствовать в тексте:

• наименование организации;
• название документа, его номер и дата издания;
• текст распоряжения;
• подписи руководителя и сотрудников.

При этом текст можно условно разделить на три пункта:

• указание о введении правил;
• предписание ознакомить с ней всех заинтересованных лиц;
• назначение лица, ответственного за контроль исполнения (обычно это сам руководитель бюджетной организации).

Преимущества наличия ДИ и проблемы при их отсутствии

Преимущества наличия данных документов в организации такие:

1. ДИ, подписанная сотрудником компании, позволяет разорвать трудовой договор по причине несоответствия трудящегося занимаемой должности.
2. В соответствии с ДИ проводится аттестация членов трудового коллектива.
3. Возможность решать трудовые споры внутри организации без обращения к сотрудникам государственных органов
4. Они четко распределяют трудовые обязанности среди сотрудников схожих должностей.
5. ДИ может являться доказательством в суде, что дисциплинарное взыскание за неисполнение обязанностей наложено правомерно.

Работодатель лишается возможности доказать свою правоту при отсутствии ДИ, а также привлекать работника к дисциплинарной ответственности. По причине отсутствия ДИ в организации у работодателя нет оснований отказать в приеме на работу сотрудника в связи с несоответствием его квалификации и защитить свои законные интересы в ходе рассмотрения трудового спора, предметом которого является отказ в приеме на работу.

Составление приказа

Зачем нужно издавать приказ по предприятию о возложении ответственности за составление ДИ? Такое необходимо для порядка создания и введения в действие документации и ознакомления лиц с их должностными обязанностями. Руководитель, таким образом, возлагает ответственность на лицо, которое будет разрабатывать ДИ.

Для чего необходим данный приказ?

Приказ подписывается руководителем с целью обеспечения штатных сотрудников ДИ, на основании которых они будут четко знать: что от них требуется в процессе производства. В тоже время руководители подразделений при составлении таких документов определят порядок взаимоотношений подчиненных для оптимизации и достижения максимально эффективных результатов их работы.

Что содержит данный приказ

В приказе определяются ответственные лица за написание и хранение ДИ и утверждается документ о порядке их действий. Приказ является основанием к соблюдению трудового распорядка всеми членами коллектива предприятия с целью получения максимальной эффективности на каждом рабочем месте от конкретного сотрудника, занятого в производстве.

Варианты подготовки и реквизиты

1. Инструкция как самостоятельный документ – издается указ об утверждении новой редакции документации или же о внесении правок.
2. Инструкция как приложение к трудовому соглашению – утверждается сформированное ранее приложение.

Кроме этого, если инструкция формируется в качестве новой редакции необходимо изначально отменить старую документацию отдельным указом и составить новый на утверждение составленной редакции.

Так как унифицированного образца указа нет, составление его происходит в произвольной форме с учетом особенностей производства.

В нем указываются следующие данные:

• название организации;
• оглавление бумаги;
• дата и место составления;
• регистрационный номер;
• цель издания документа, к примеру, «в целях исполнения требований Трудового законодательства»;
• после этого следует поставить слово «Приказываю»;
• перечень документов, которые следует утвердить с указанием должностей, которых нововведения коснулись;
• условия формирования – ознакомление сотрудников с соответствующим перечнем должностных инструкций;
• обозначить ответственные лица за утверждение документ и ознакомление с ним сотрудников;
• подписи руководителя и работника данные, которого указаны в документе.

Как вносить изменения в должностные инструкции

Инструктирующая документация с течением времени может претерпевать изменения, что связано как с поправками в законодательство, так и с развитием самой компании. Например, у работника могут появляться новые обязанности, полномочия, сфера ответственности. К тому же в компании могут появиться и новые должности в связи с расширением, реорганизацией отделов и т.п.

Поэтому появляется необходимость составить новую инструкцию либо внести поправки в старую. Порядок внесения таких поправок законодательством не регулируется. Поэтому руководитель может просто поручить разработать новые документы ответственным сотрудникам, т.е. составлять приказ об этом необязательно.

Как только появится новая редакция документов, их также необходимо утвердить новым приказом. Одновременно с его появлением старое распоряжение утрачивает силу, о чем также нужно написать в новом тексте. Предварительно можно издать распоряжение об утрате силы прежними инструкциями, а также о разработке новых бумаг в установленный срок. Оформить приказ можно в соответствии с таким образцом.

Таким образом, компания имеет полную свободу выбора при составлении описанных документов. Приказ оформляется в произвольной форме, подписывается ответственным сотрудником. К тому же отдельное распоряжение можно вообще не издавать, просто утвердив инструкцию визой «Утверждаю».

Образец приказа об утверждении должностных инструкций

ПРИКАЗ 1

Об утверждении в новой редакции должностных инструкций работников

В соответствии с требованиями обеспечения безопасности образовательного процесса и введения федеральных государственных образовательных стандартов ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Признать утратившими силу должностные инструкции работников, утвержденные и введенные в действие приказом от 12.04.13 №02-15.

2. Утвердить и ввести в действие в новой редации должностные инструкции работников учреждения.

3. Ознакомить работников учреждения под роспись с должностными инструкциями.

4. Заместителям директора- кураторам образовательных циклов и видов производственной деятельности обеспечить строгое соблюдение всеми работниками учреждения трудового законодательства и контроль исполнения своих должностных инструкций.

5. Контроль исполнения данного приказа оставляю за собой. Директор Кувалдин И.И.

ПРИКАЗ 2

В связи с необходимостью соблюдения норм трудовой дисциплины и организации труда на предприятии, ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить должностные инструкции работников ООО «Керамзит», прописанных в штатном расписании от 05.01.2018 г. на 2018 год.

2. Всех сотрудников предприятия ознакомить с должностными инструкциями под роспись.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить специалиста отдела кадров Петрову М.П.

Директор Сидоров С.С.

С приказом ознакомлена:

специалист отдела кадров Петрова М.П.

ПРИКАЗ 3

Об утверждении должностных инструкций

В связи с необходимостью придания статуса правового акта должностным инструкциям для новых штатных должностей ООО «Союз» приказываю:

1. Утвердить в качестве правовых актов, вступающих в действие с момента утверждения мной, должностные инструкции:

— главного инженера; — менеджера по продажам; — программиста; — дизайнера.

2. Старшему менеджеру по кадрам Сидоровой С.С. в течение 3 дней с момента подписания настоящего приказа распечатать и передать указанные должностные инструкции мне на утверждение.

Сен 10, 2019

Для чего нужен приказ о введении профессиональных стандартов?

Рассматриваемый документ является локальным нормативным актом организации, издаваемым в целях внедрения профстандартов в порядке, который определен постановлением Правительства РФ от 27.06.2016 № 584. Его юрисдикция распространяется на:

• государственные и муниципальные учреждения, фонды;
• корпорации, предприятия и компании, в которых более 50% уставного капитала принадлежит государственным или муниципальным органам власти.

Указанные субъекты должны до 01.01.2020 разработать и реализовать внутренние планы по внедрению профстандартов (п. 1, 2 постановления № 584). Также данные организации должны обеспечить соответствие своей деятельности нормам закона, которые регулируют применение соответствующих планов (п. 3 постановления № 584).

Посредством приказа о введении профстандартов работа по созданию плана внедрения профстандартов, а также по его реализации может быть возложена на группу ответственных специалистов организации. Их деятельность может быть организована, к примеру:

• в форме комиссии;
• в форме специализированной рабочей группы.

Таким образом, рассматриваемый приказ будет выполнять функцию локального норматива, учреждающего соответствующую комиссию либо рабочую группу, а также определяющего порядок работы данной внутрикорпоративной структуры.

Узнать больше о комиссии по внедрению профстандартов вы можете в статье «Составляем приказ о создании комиссии по профстандартам».

Рассмотрим, каким образом может составляться приказ о внедрении профстандартов.

Приказ МВД РФ от 25 сентября 2012 г. № 886 «Об утверждении Порядка разработки и утверждения должностных регламентов (должностных инструкций) и их примерной формы»

21 ноября 2012

В соответствии с частью 2 статьи 29 Федерального закона от 30 ноября 2011 г. № 342-Ф3 «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»* – приказываю:

1. Утвердить:

1.1. Порядок разработки и утверждения должностных регламентов (должностных инструкций) сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации (приложение № 1).

1.2. Примерную форму должностного регламента (должностной инструкции) сотрудника органов внутренних дел Российской Федерации (приложение № 2).

2. Руководителям (начальникам) подразделений центрального аппарата МВД России**, территориальных органов МВД России, образовательных учреждений, научно-исследовательских, медико-санитарных и санаторно-курортных организаций системы МВД России, окружных управлений материально-технического снабжения системы МВД России, а также иных организаций и подразделений, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на органы внутренних дел Российской Федерации, организовать разработку и утверждение должностных регламентов (должностных инструкций) сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации в соответствии с настоящим приказом.

3. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра С. А. Герасимова.

_____________________________

* Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 49, ст. 7020

** За исключением Главного командования внутренних войск МВД России.

Зарегистрировано в Минюсте РФ 15 ноября 2012 г.Регистрационный № 25808

Приложение № 1к приказу МВД РФ от 25 сентября 2012 г. № 886

Приказ о создании инструкции

Приказ – это бумага распорядительного характера, которая нужна для регламентирования этих положений:

• Сотрудники, ответственные за формирование инструкции.
• Постановка конкретной задачи перед работником.
• Список должностей, для которых создается инструкция.
• Срок выполнения задачи по разработке.
• Лица, которые будут отвечать за выполнение положений приказа.

В приказе рекомендуется приводить ссылки на нормативные акты, на которые нужно опираться при разработке инструкции. В частности, это могут быть методические рекомендации, Классификатор ОК 016-94, ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Цель составления приказа – это передача задачи по разработке инструкции на определенных лиц. В распорядительном документе указывается вся информация, сопровождающая разработку внутреннего акта. До 2013 года организации должны были составлять приказ по определенной форме. После 2013 года компании вправе оформлять приказ в свободном виде. Но при этом нужно соблюдать нормы делопроизводства.

Образец

ООО «Супрематик»

г. Москва

23 июля 2019 года

Приказ №44 о разработке должностной инструкции

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Кадровому отделу ООО «Супрематик» создать общую схему инструкций в срок до 1 сентября 2017 года. Ответственным назначаю Иванова П.П.
2. Начальникам отдела обязать компетентных работников создать по подготовленной схеме инструкции на каждого специалиста своего отдела. Срок – до 1 октября 2019 года. Ответственными назначаю Рудова П.Р., Ивасюка Е. Р, Русланову Р.О.
3. Юридическому отделу ООО «Супрематик» обеспечить соответствие созданных инструкций законам.
4. После согласования инструкций передать их на утверждение в секретариат. Сроки – до 1 декабря 2019 года. Ответственный сотрудник – Иванова Р.Д. (секретарь).

Гендиректор (подпись) О.О. Воеводин.

ВАЖНО! Все сотрудники, упомянутые в распоряжении, должны быть ознакомлены с ним под роспись

Образец приказа об утверждении должностных инструкций | Читайте статьи журнала Кадровое дело

Держите под рукой образец приказа об утверждении должностных инструкций — готовый пример правильного оформления документа!

Должностная инструкция (ДИ) — организационно-распорядительный документ, устанавливающий обязанности и полномочия работника, который занимает определенную должность. Для каждой позиции в штатном расписании работодатель разрабатывает отдельную инструкцию, которая в дальнейшем используется:

• в процессе отбора и найма персонала;
• для ознакомления новых работников с трудовыми функциями;
• при внедрении систем оплаты труда и ранжировании должностей;
• для эффективного распределения обязанностей между сотрудниками;
• в аттестационных мероприятиях и карьерном планировании;
• в качестве аргумента при рассмотрении трудовых споров.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Полный справочник должностных инструкций по всем отраслям деятельности.

Скачать все инструкции

Скачайте документы по теме:

Работодатель сам решает, какие положения включать в документ, и сам выбирает формулировки. Ориентироваться можно как на актуальные профстандарты и квалификационные справочники, так и на локальные нормы (например, на положения о структурных подразделениях).

Подробнее о приказах, утверждающих должностные инструкций, читайте в статьях:

Масштаб проекта и количество задействованных в нем специалистов тоже определяет работодатель. Кто-то создает специальную рабочую группу, а кто-то ограничивается назначением одного ответственного лица.

Иногда для успешного решения задачи приходится привлекать к работе компетентных специалистов из самых разных департаментов — кадрового и юридического отделов, производственных подразделений, службы делопроизводства.

Чтобы дать старт процессу разработки, издается приказ о должностных инструкций, образец которого стоит рассмотреть подробнее.

Приказ о разработке должностных инструкций: образец-2017

Типовой образец приказа о должностных инструкциях-2017 состоит из двух частей — констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагается причина, по которой возникла необходимость в утверждении инструкций. Здесь целесообразно сослаться на законодательные нормы и объективные потребности предприятия.

В распорядительной части содержатся непосредственные указания исполнителям.   

Справка

1. наименования должностей, для которых разрабатываются ДИ;
2. сведения о сотрудниках, ответственных за работу над проектом;
3. срок, отведенный на подготовку документов.

Практика показывает: чем точнее обозначены сроки разработки, тем проще контролировать процесс поэтапно и в целом. Контроль за выполнением приказа обычно берет на себя генеральный директор организации или его заместитель. Строгих требований к оформлению и структуре документа нет.

Каждый новый локальный акт вводится в действие распоряжением работодателя.

В данном случае потребуется приказ об утверждении должностной инструкции, образец которого представлен в нашей базе кадровых документов и доступен для скачивания всем подписчикам.

Издается он только после окончательного согласования проекта ДИ со всеми заинтересованными сторонами, в том числе — профсоюзом, если такое требование прописано в коллективном договоре или иных локальных актах.

Если на локальном уровне необходимость согласования с выборным органом, представляющим интересы работников, не закреплена, работодатель не обязан учитывать мнение профсоюза при разработке ДИ.

Подробнее о ситуациях, в которых без одобрения со стороны профсоюзных представителей не обойтись, читайте в тематических материалах «Учитываем мнение профсоюза: как правильно оформить?» и «График отпусков и профсоюз».

Справка

Приказ об утверждении должностных инструкций в 2018

Должностная инструкция является разновидностью организационного документа. Ее содержание описывает права/обязанности отдельного сотрудника. Работодателем такой документ составляется для каждой должности на предприятии – как для работников, так и для руководителей.

Опираясь на текст этого документа, каждый сотрудник может понять, где заканчивают его обязанности и начинаются обязанности человека, работающего на другой должности. Особое значение приобретает должностная инструкция в том случае, если при оформлении трудовых договоров не указываются обязанности отдельных работников.

Редакция данного документа должна быть утверждена специальным приказом.

Как составить приказ об утверждении должностных инструкций

Начинается порядок разработки и утверждения должностных инструкций с изучения требований к конкретной должности. Форма приказа может быть свободной. Традиционно в ее начале переписывается шапка фирменного бланка учреждения и наименование документа с датой его оформления.

Далее указывается, о чем этот приказ – в данном случае об утверждении и последующем введении в действие должностных инструкций. После слова «приказываю» идет перечень должностей, для которых осуществляется утверждение. В скобках возле каждой должности необходимо упомянуть ссылку на соответствующее приложение.

Также в тексте должно быть распоряжение от работодателя довести выше написанный текст до сведения персонала и обеспечить штат копиями.

Приказ об утверждении должностных инструкций в ДОУ

В нем указаны распоряжения по утверждению целого ряда документов с набором правил для различных должностей в детском саду – в основном, педагогов разнообразных направлений. В данном случае работодатель оставил ответственность исполнения за самим собой. В конце руководитель ставит свою фамилию с инициалами, а также подпись.

Скачать образец приказа

Утверждение должностных инструкций в школе

Особенностью этого документа является распоряжение об отмене ранее действующих указаний. Следующим пунктом утверждаются новые редакции документов. В данном случае указываются более тридцати различных должностей:

• Учителя-предметника;
• Лаборанта;
• Сторожа;
• Дворника;
• Классного руководителя;
• Заведующего воспитателя и т.д.

Это распоряжение вводит в действие большое количество новой документации, разграничивающей обязанности. Без существования приказа в этой редакции являлись бы возможными трудовые споры.

Например, если в трудовом договоре точно не установлен список обязанностей, то не так легко установить, за что отвечает социальный педагог, а за что – педагог-организатор.

После утверждения документов со списком обязанностей для работников записывается, когда вступает в действие этот распорядительный акт, а руководитель (в данном случае директор) ставит подпись.

Скачать образец приказа

Приказ об изменении должностных инструкций

В нем сначала записывается, что является основанием для официального оформления изменений. В конкретном случае вносятся изменения в должностные инструкции из-за перехода образовательного учреждения на систему обучения по требованиям ФГОС НОО.

В перечень распоряжений включается ознакомление работников с распоряжением работодателя. Также руководитель указывает в тексте лицо, ответственное за исполнение.

В конце руководитель ставит свою подпись, а работники, которых коснулись изменения, своими подписями подтверждают факт ознакомления.

Скачать образец

Утверждение дополнений в должностной инструкции

В нем прописана ответственность для работников (часто определенные разделы упускаются в тексте основного документа по должности). Само распоряжение об оформлении дополнений составляется стандартно. Факт утверждения дополнения должен быть оформлен в письменном виде.

Для этого берется фирменный бланк учреждения и прописывается соответствующее наименование распоряжения – приказ о внесении дополнений. Далее перечисляются должности и ссылки на приложения с указанием конкретных поправок в изначальной редакции.

Подтверждает распоряжение работодатель при помощи своей подписи.

Скачать образец

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

• +7 (499) 350-88-72 — Москва и обл.;
• +7 (812) 309-46-73 — Санкт-Петербург и обл.;
• +7 (800) 511-81-04 — все регионы РФ.

(1 5,00 из 5) Загрузка…

Приказ об утверждении должностных инструкций образец

Должностные инструкции — это внутренний документы, устанавливающие должностные обязанности. Для каждой должности разрабатывается своя должностная инструкция. Вводится в действие она с помощью приказа об утверждении, образец которого предлагается скачать в данной статье.

Для чего нужен приказ об утверждении должностных инструкций? Для того, чтобы документ приобрел юридическую силу для данной организации, его должен утвердить ее руководитель, при том на самой должностной инструкции указывается номер и дата приказа, которым она введена в действие.

Порядок утверждения должностной инструкции.

Без приказа об утверждении это всего лишь бумага, не имеющая никакой силы.

Подготавливаются должностные инструкции кадровой службой. Приказом можно утвердить все должностные инструкции разом, при этом приводится их перечень в бланке приказа. Если на предприятии вводится новая должность, то для нее разрабатывать должностная инструкция, после чего утверждается отдельным приказом руководителя.

Для введения в действия различных локальных актов предприятия всего подготавливаются распорядительные документы. Примеры других приказов об утверждении можно также скачать на нашем сайте:

• Положения по оплате труда — образец;
• Инструкция по охране труда — образец;
• Правил внутреннего трудового распорядка — скачать.

Как оформить приказ об утверждении должностных инструкций?

Как и любой другой приказ руководителя, его лучше оформить на фирменном бланке.

Он должен включать название — «Приказ» и заголовок — «об утверждении должностных инструкций».

Далее приводится причина его подготовки, например, «во исполнение требований трудового законодательства», после чего пишется заглавными буквами слово «ПРИКАЗЫВАЮ» и приводится перечень распоряжений, в данном случае — это утвердить должностные инструкции с определенной даты (указать их перечень, а сами инструкции должны быть приложены к приказу, их нужно указать в приложении).

Также приказ должен содержать распоряжение ответственному лицу ознакомить работников с их должностными инструкциями под роспись — ознакомительный лист с подписями работников также прикладывается к приказу.

Заключительным распоряжением в приказе является назначение ответственного за исполнением распоряжений приказа об утверждении должностных инструкций.

Составленный бланк подписывается руководителем и доводится до сведения всех ответственных лиц под роспись.

Пример оформления

Приказ об утверждении должностных инструкций образец — скачать бесплатно.

Приказ об утверждении инструкций по охране труда для работников

Приказ об утверждении инструкций по охране труда для работников. Подготовленные с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации или представительного органа работников  проекты инструкций по охране труда передаются на утверждение руководителю организации.

Руководитель организации может утвердить каждую инструкцию в отдельности путем проставления грифа «УТВЕРЖДАЮ» в каждой или несколько инструкций  путем издания приказа об утверждении инструкций.

 Приказ об утверждении инструкций по охране труда, зачем издавать?

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ ( реквизит без ковывек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, её расшифровки и даты утверждения.

Главный реквизит при утверждении это дата, которая должна полностью проставляться от руки руководителем, это — число, месяц и год. Часто руководитель ставит подпись, а дата в грифе утверждения проставляется от руки  секретарем, другим ответственным работником. В этом случае лучше такую инструкцию утвердить приказом руководителя.

Обязательная форма приказа об утверждении инструкций по охране труда Минтрудом не утверждена. Рекомендованного этим ведомством бланка тоже не существует. Поэтому необходимо руководствоваться общими правилами оформления подобных приказов, распоряжений, принятых в организации.

Правила оформления приказов, распоряжений

Приказ оформляется на бланке  и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части отражаются  причины издания приказа, даётся ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа. Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами и ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками.

Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределённой форме – «подготовить», «организовать», «обеспечить», «разработать» и другие.

Примерный образец приказа

Общество с ограниченной ответственностью «Весна»
(ООО «Весна»)

ПРИКАЗ

10.11.2017                                                                                              №153

Красноярск

Об утверждении инструкций по охране труда для работников

В связи с созданием  ремонтно-эксплуатационного цеха  и в соответствии   со ст. 212 Трудового кодекса РФ; п.5.1 Методических рекомендаций по разработке государственных нормативных требований охраны труда, утвержденных постановлением Минтруда России от 17.02.2002 № 80; п 4 Методических рекомендаций по разработке инструкций по охране труда, утвержденных Минтрудом России от 13. 05.2004 и Положения о разработке, утверждении и изменении нормативных правовых актов, содержащих государственные нормативные требования охраны труда, утвержденного постановлением Правительства РФ от 27.12.2010 № 1160

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Утвердить разработанные начальником ремонтно-эксплуатационного цеха, инструкции по  охране труда  для  работников  с  учетом мотивированного   мнения    профсоюзного комитета ООО «Весна» согласно перечню. Приложение на 1л. в 1экз.

2.Ввести в действие инструкции по охране труда с 11.11.2017.

3.Ознакомить (кому) с инструкциями по охране труда всех работников до «___» __________ 20___г.

4.Начальнику отдела охраны труда ( Ф.И.О.):

4.1. обеспечить сохранность оригиналов инструкций по охране труда;

4.2. обеспечить учет инструкций по охране труда в журнале установленной формы;
4.3. организовать передачу утвержденных инструкций в подразделения организации;
5.Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на _______________ .

Директор               подпись                    В.И. Смирнов

Визы  согласования:

Приложение 1

Утверждаю

Директор

____________________

________/___________/

«___»_________201__г.

Перечень

инструкций по охране труда

Специалист по охране труда                              ____________________________                                                                                         (инициалы, фамилия)

Образец приказа можно скачать в разделе Практические материалы.

Ольга Софронова

Если информация оказалось полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

Еще статьи:

Специальная оценка условий труда в отношении рабочих мест военнослужащих и сотрудников правоохранительных органов не проводится: разъяснения Минтруда

На сайте Роструда появились перечни работодателей, которым чаще остальных стоит ждать проверок

О проведении вводного инструктажа по охране труда: разъяснения Минтруда России

Оформление распорядительных документов

Приказ об утверждении должностных инструкций: образец и нюансы составления

С целью обеспечения юридической значимости должностных инструкций следует знать определенный механизм их оформления.

Наш материал расскажет о том, для чего требуется приказ на их утверждение, обязательно ли он нужен, какую информацию он должен содержать, и как правильно его составлять.

Для чего необходим этот документ?

Следует изначально заметить, что термин должностной инструкции не существует в действующем Трудовом кодексе Российской Федерации. Однако его упоминание есть в ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации), который был утвержден в 1993 году.

На практике же, создание данного нормативно-правового акта является в большинстве случаев жизненной необходимостью. Применение приказа об утверждении инструкций выполняет несколько задач:

• Обеспечение качественного распределения обязанностей среди работников и увеличение их ответственности.
• Повышение эффективности управления персоналом.

Однако для того чтобы приказ вступил в юридическую силу и считался регламентом, он должен быть грамотно оформленным, а все сотрудники должны быть ознакомленными с его содержанием, оставив после прочтения подтверждающую подпись.

Должностные инструкции создаются, утверждаются и согласовываются раздельно для каждой должности, однако приказ может осуществлять введение всех подобных документов. После утверждения распоряжения вступают в силу. Их выполнение становится обязательным для персонала. Таким образом, приказ становится юридическим документом, на который можно ссылаться при возникновении спорных ситуаций по Трудовому Кодексу Российской Федерации.

Что он должен содержать?

Законы нашей страны не предъявляют строгих требований по содержанию должностных инструкций. Но в любом случае, текст документа должен иметь констатирующую и распорядительную части.

Констатирующая часть повествует о причинах, вызвавших необходимость создания инструкций. Распорядительная часть начинается словами “Приказываю” и содержит непосредственные распоряжения. Все пункты распоряжений начинаются с неопределенных глаголов: “Разработать”, “Создать”, “Утвердить” и др.

В тех случаях, когда новые распоряжения создаются на основе уже имеющегося приказа или другого нормативно-правового документа, в начале констатирующей части требуется дать на него ссылку.

Распоряжения содержат сроки выполнения работ, а также информацию о том, кто является контролирующим лицом (указывается должность и ФИО). Свою подпись под приказом ставит руководитель компании, а также все сотрудники, которые были упомянуты в тексте документа.

Как правильно его написать?

Примерный образец правильного написания тела приказа выглядит так:

По причине реорганизационных мероприятий на предприятии ООО «Геракл», для обеспечения рационального разделения обязанностей и организации трудового процесса

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать новые должностные инструкции для штатных должностей предприятия до 24 февраля 2014 года.
2. Назначить ответственным за выполнение распоряжений начальника отдела кадров Ромашкову И. У.

Данный вариант является примерным, так как обе части документа могут значительно отличаться в зависимости от специфики вашего предприятия и происходящих там процессов.

Должностные инструкции

Должностные инструкции

Должностные инструкции обычно необходимы для управления людьми в организациях.

Должностные инструкции необходимы для приема на работу, чтобы вы и кандидаты могли понять свою должность. Должностные инструкции необходимы большинству людей на работе.

Должностная инструкция определяет роль и ответственность человека. Без описания должности человеку, как правило, очень трудно правильно взять на себя роль или нести ответственность за нее.Особенно это касается крупных организаций.

Как сотрудник, у вас может быть возможность взять на себя ответственность за описание своей должности. Это замечательно, поскольку позволяет уточнить ожидания работодателя и начальника.

Процесс написания должностных инструкций на самом деле довольно прост и понятен. Многие люди склонны начинать со списка из 20-30 задач. Это нормально, но это требует уточнения до гораздо меньшего количества баллов – около 8–12 – это идеальный вариант.

В небольших организациях обычно требуется, чтобы персонал и менеджеры выполняли более широкий или смешанный круг обязанностей, чем в более крупных организациях. Например, роль «офис-менеджера» может включать в себя финансовые, кадровые, складские, календарные и другие обязанности. Поэтому в небольших организациях должностные инструкции могут обязательно содержать большее количество перечисленных обязанностей, возможно, 15–16. Однако при любых обстоятельствах количество обязанностей не должно превышать , или описание должности становится громоздким и неэффективным.

Любая должностная инструкция, содержащая 20-30 задач, на самом деле больше похожа на часть руководства по эксплуатации, которая служит другой цели.

Должностные инструкции должны ссылаться на оперативное руководство или на «согласованные процедуры», а не включать детали задач в должностные инструкции. Если вы включите детали задачи в описание должности, вам нужно будет изменить это когда детали задачи меняются, как это часто бывает. Что бы вы предпочли изменить: 100 должностных инструкций или одно руководство по эксплуатации?

Точно так же не следует включать подробные сведения о процедурах охраны труда и техники безопасности в описание должности. Вместо этого поместите их в руководство по охране труда и технике безопасности, а затем просто сделайте ссылку на это в описании должности. Опять же, когда ваша процедура здоровья и безопасности изменения, вы бы предпочли изменить 100 должностных инструкций или только одно руководство по охране труда?

Полезный процесс для уточнения и написания должностных инструкций по меньшему количеству пунктов и («обязанности», а не «индивидуальные задачи») состоит в том, чтобы сгруппировать множество отдельных задач в основные области ответственности, такие как список ниже (не все будет применяться к любой отдельной роли).Жирным шрифтом показано, что эти области ответственности обычно присутствуют в большинстве описаний должностей:

Жирный шрифт указывает, что эти области ответственности обычно присутствуют в большинстве описаний должностей:

• Общение (в отношении кого, что, как – и это применимо ко всем ниже)
• Планирование и организация (чего . .)
• Управление информацией или общая административная поддержка (из чего ..)
• Мониторинг и отчетность (чего..)
• Оценка и принятие решений (из чего ..)
• Финансовое бюджетирование и контроль (чего ..)
• Производство вещей (что ..)
• Обслуживание / ремонт вещей (что ..)
• Контроль качества (для производственных ролей обычно отдельная ответственность; в противном случае это обычно включается в другие соответствующие обязанности) (из чего ..)
• Здоровье и безопасность (обычно один и тот же балл для всех должностных инструкций данного класса персонала)
• Использование оборудования и систем (что..)
• Создание и развитие вещей (что ..)
• Саморазвитие (обычно один и тот же балл для всех описаний должностей данного уровня персонала)

Плюс любые обязанности по отношению к другому персоналу, если применимо, обычно:

• Набор (сотрудников, подчиняющихся прямому подчинению)
• Оценка (сотрудники прямого подчинения)
• Обучение (персонал прямого подчинения)
• Менеджмент (сотрудники прямого подчинения)

Руководящие должности будут включать больше исполнительных аспектов:

• Разработка политики
• Обязанность проявлять заботу и корпоративная ответственность
• Формулировка направления и стратегии

Вы обнаружите, что можете сгруппировать большинство задач в вашем (изначально очень длинном) списке в список с гораздо меньшим количеством широких (но все же конкретных) обязанностей в соответствии с приведенными выше примерами типичных сфер деятельности, связанных с описанием должности.

Очевидно, что уровень полномочий влияет на степень ответственности в должностной инструкции за определение стратегии, принятие решений, управление другими людьми, а также за исполнительные роли, принятие решений, политику и обеспечение корпоративной эффективности.

По возможности, отсылайте подробные сведения о стандартах и ​​процессах к своему «руководству по эксплуатации», «согласованным процедурам» или «согласованным стандартам», вместо того, чтобы позволять описанию должностных обязанностей стать своего рода руководством по эксплуатации. Если ваш начальник или работодатель просит подробно описывайте свои задачи в должностных инструкциях, поощряйте его / ее / организацию включить этот уровень детализации в оперативное руководство – это сэкономит много времени.

Написание или переписывание описания должности – хорошая возможность сформулировать роль так, как вы хотите, а также отразить ее текущее состояние, поэтому постарайтесь мыслить вне обычного образа мышления, и если это трудно найти мнение кого-то, кто менее близок к вещам.

Важность

Должностные инструкции улучшают способность организации управлять людьми и ролями следующими способами:

• Разъясняет ожидания работодателя в отношении сотрудника
• Обеспечивает основу для измерения производительности труда
• Дает четкое описание ролей для кандидатов на вакансию
• Обеспечивает структуру и дисциплину для компании, чтобы понимать и структурировать все рабочие места и гарантировать, что необходимые действия, обязанности и ответственность выполняются той или иной работой
• Обеспечивает непрерывность параметров ролей независимо от интерпретации менеджера
• Обеспечивает справедливую и логичную структуру систем оплаты и оценок
• Предотвращает произвольную интерпретацию содержания ролей и ограничений сотрудником, работодателем и менеджером
• Важный справочный инструмент в вопросах спора между работником и работодателем
• Важный справочник по дисциплинарным вопросам
• Обеспечивает важные ориентиры для обучения и развития областей
• Обеспечивает нейтральные и объективные (в противоположность субъективным или произвольным) ориентирам для оценок, обзоров эффективности и консультирования.
• Позволяет формулировать требования к набору навыков и поведению для каждой роли
• Позволяет организации структурировать и управлять ролями единообразно, тем самым повышая эффективность и результативность набора, обучения и развития, организационной структуры, рабочего процесса и деятельности, обслуживания клиентов и т. Д.
• Позволяет сотрудникам и руководителям воспринимать фактическую картину (в отличие от инстинктов) при карьерном росте и планировании преемственности

(Список не является исчерпывающим)

Здесь вы найдете структуру и шаблон должностных инструкций, а также образцы различных описаний должностей.Также шаблон и образец «профиля человека», необходимые при приеме на работу.

Будьте очень осторожны и соблюдайте соответствующий закон о занятости и дискриминации при составлении должностных инструкций, объявлений о вакансиях и личных профилей. В Великобритании это означает, что вы не должны указывать предпочтения в зависимости от пола, расы, вероисповедания, религии или физического состояния. способность. Если вы обнаружите, что пишете описание должности с предвзятостью в любой из этих областей, вы должны спросить себя, почему, поскольку ничто не может быть оправдано.

В Великобритании директора компаний несут личную ответственность за деятельность своих организаций помимо своих функциональных обязанностей, и, возможно, эта ответственность должна быть каким-то образом включена в должностные инструкции директора. Ясность жизненно важна. Люди и работодатели должны иметь четкое взаимное согласие в отношении ожиданий от работы, и описание должности является ключевым инструментом, с помощью которого это достигается.

При этом должностные инструкции не являются инструкциями по эксплуатации. Я повторяю, что описания обязанностей должны быть краткими и не содержать подробных инструкций по эксплуатации или обработке. При необходимости обратитесь к этой фразе, например, «в соответствии с процедурами компании» или «согласно руководству по эксплуатации / технике безопасности» и т. д.Ссылаясь, а не на конкретные операционные стандарты или процессы, избавляетесь от головной боли, связанной с обновлением всех должностных инструкций при изменении процедур.

Шаблон описания вакансии

• Должность
• На базе (Подразделение, Раздел – если применимо)
• Должность подчиняется (должность линейного менеджера, местонахождение и функциональный менеджер, местонахождение, если матричная структура управления)
• Краткое описание цели работы (в идеале – одно предложение)
• Основные обязанности и ответственность (или «Обязанности».8-15 пронумерованных точек)
• Размеры / Территория / Объем / Показатели масштаба (области, на которые распространяется ответственность, и масштаб ответственности – персонал, клиенты, территория, продукты, оборудование, помещения и т. Д.)
• Дата и другие соответствующие внутренние ссылки

Для описания должностей старшего звена полезно разбить ключевые обязанности на разделы, охватывающие функциональные, управленческие и организационные области.

Самая сложная часть – это раздел «Ключевые обязанности и ответственность».В крупных организациях есть общие версии для наиболее распространенных организационных ролей, поэтому не изобретайте велосипед заново, если что-то подходящее уже существует. Если вам нужно создать составив описание должности с нуля, используйте этот метод для создания 8-15 обязанностей:

1. Запишите в произвольной форме все аспекты работы.
2. Подумайте о: процессах, планировании, выполнении, мониторинге, отчетности, коммуникации, управлении людьми / ресурсами / действиями / деньгами / информацией / входами / выходами / коммуникациями / временем.
3. Затем объедините и превратите случайный набор идей в набор ключевых обязанностей (для младшей должности не нужно больше 8. Старшей может потребоваться 15).
4. Расположите их примерно в порядке важности.
5. Попросите кого-нибудь, кто знает или хорошо выполнил работу, проверить ваш список и внести соответствующие поправки.
6. Еще раз проверьте, что все в списке действительно важно и достижимо.

Не ставьте цели в должностные инструкции. Мишени – это подвижный выход, которым вам нужно гибко управлять.

Не включайте в описание должности «должен достичь цели продаж». Это чистый результат, не описывающий работу. В должностной инструкции должны быть описаны действия, необходимые для достижения цели.

Не иметь в качестве одной из ключевых обязанностей «И все остальное, что хочет менеджер». Это несправедливо, и никто никогда не несет ответственности за подобные вещи.

Описание должности Пример

Пример 1 – SNP Co Ltd

Должность : Руководитель отдела продаж и маркетинга

Подотчетен: Директору по продажам и маркетингу, Newtown.

Базируется по адресу: Sparkly New Products Co Ltd, Technology House, Newtown.

Назначение работы :

Планировать и осуществлять прямой маркетинг и продажи, чтобы поддерживать и развивать продажи оборудования SNP ABC крупным клиентам и специалистам в Великобритании в соответствии с согласованными бизнес-планами.

Основные обязанности и ответственность:

1. Ведение и развитие компьютеризированной базы данных клиентов и потенциальных клиентов.
2. Планируйте и выполняйте мероприятия прямого маркетинга (в основном прямую почтовую рассылку) в соответствии с согласованными бюджетами, объемами продаж, стоимостью, ассортиментом продукции и сроками.
3. Разрабатывать идеи и создавать предложения по прямой почтовой рассылке и маркетингу для крупных клиентов по основным секторам рынка и по продуктам SNP ABC.
4. Отвечайте на запросы о продажах и следите за ними по почте, телефону и при личных визитах.
5. Поддерживайте и развивайте существующих и новых клиентов посредством плановой поддержки индивидуальных счетов и связи с внутренним персоналом, занимающимся обработкой заказов.
6. Контролировать и составлять отчеты о деятельности, а также предоставлять соответствующую управленческую информацию.
7. Проведение маркетинговых исследований, опросов конкурентов и клиентов.
8. Поддерживать и составлять отчеты о пригодности оборудования и программного обеспечения для целей прямого маркетинга и отчетности по продажам.
9. Поддерживает связь и посещает встречи с другими подразделениями компании, необходимые для выполнения обязанностей и содействия бизнесу и организационному развитию.
10. Управлять деятельностью внешнего маркетингового агентства по телемаркетингу и исследованиям.
11. Посещайте обучение и развивайте соответствующие знания и навыки.

Масштаб и индикаторы территории:

Основной ассортимент четырех машин ABC ценовой диапазон от 50 до 250 фунтов стерлингов. Целевые секторы: Все крупные многопрофильные организации, в которых работает более 1000 сотрудников. База проспектов c.10 000 головных офисов крупных организаций. Клиентская база около 150 крупных организаций. Типичная стоимость счета 20-50 тысяч фунтов стерлингов в год. Общая личная подотчетность по доходам потенциально 4 фунта стерлингов. 5м. Территория: Великобритания.

(дата и ссылка)

Более подробное описание должностных обязанностей, типичные обязанности перечислены внизу этой страницы.

Если вы нанимаете на работу, важно составить профиль человека, который поможет с формулировкой объявления о вакансии; психометрическое профилирование; составление коротких списков; баллы для оценки; и окончательный отбор.

Шаблон профиля человека

• Личность
• Личное положение
• Специальные рабочие навыки
• Навыки работы с компьютером
• Грамотность и счет
• Коммерческие навыки
• Управленческие способности

Пример показан здесь для роли выше:

Образец профиля человека

Профиль человека – руководитель отдела продаж и маркетинга

Личность: Самостоятельная, ориентированная на результат, с позитивным прогнозом и ясным ориентируйтесь на высокое качество и прибыль от бизнеса. Прирожденный планировщик, критически оценивающий собственные результаты. Зрелые, надежные и удобные в работе с руководителями крупных компаний. Надежный, терпимый и решительный. Эмпатический коммуникатор, способный видеть вещи с точки зрения другого человека. Красиво оформлено и по-деловому. Достаточно мобильный и гибкий, чтобы путешествовать до нескольких дней месяц в Великобритании. Стремится к новому опыту, ответственности и ответственности. Способен ладить с другими и работать в команде.

Личное положение: Должен быть зрелым и защищенным внутри страны. Возможность проводить одну или две ночи вне дома в месяц, не нарушая домашней обстановки. Возможность надежно добраться до офисной базы. Способен работать сверхурочно в случаях, когда обязательный. Может быть, испытывает финансовые затруднения, но не в отчаянии или в серьезных долгах. Должны быть чистые или почти чистые водительские права.

Конкретные профессиональные навыки: Способность общаться и мотивировать с помощью письменных средств массовой информации. Понимает принципы рентабельности маркетинга и рекламы, включая таргетинг на сектор рынка, разработку продуктового предложения, функции-преимущества-решения. продажи, цена за ответ, цена за конверсию и т. д.Ценит необходимость согласованности в брендинге компании и маркетинге, особенно в PR и Интернете. Полезен опыт управления деятельностью маркетингового агентства.

Владение компьютером: Должен быть опытным в использовании MS Office 2000 или более поздней версии, особенно Excel и Word, и в идеале Access или аналогичной базы данных для базового уровня, Интернета и электронной почты.

Грамотность и умение считать: Способен понимать расчеты прибылей и убытков и основные финансовые операции, например, проценты и расчеты валовой маржи, амортизацию, капитальные и выручки, денежные потоки, накладные расходы и т. Д.Должно быть очень грамотный автор деловых писем, цитат и предложений.

Навыки ведения бизнеса и продаж : Должен быть отличным собеседником для общения лицом к лицу и по телефону. Способен продемонстрировать успех и опыт управления крупными клиентами и крупными контрактами или даже бизнесом, особенно в достижении подлинного отдел продаж. Идеальным опытом были бы службы поддержки бизнеса; опыт уборки в туалетных комнатах и ​​подрядных организациях был бы особенно полезен.Также будет полезен опыт проведения тендеров.

Управленческие способности: Хотя внутреннее управление персоналом изначально не является частью работы, ответственность и возможности могут расти по мере развития бизнеса, например, перспектива набора и управления вспомогательными продажами по телефону сотрудники. Некоторые навыки управления людьми, опыт и природные способности будут полезны.

Создание, представление и согласование описаний

Есть несколько способов удовлетворить потребность в новых или обновленных описаниях должностей в организации или отделе, и эти методы также могут дать некоторые другие полезные преимущества.Метод мастерской особенно эффективен и экономит время.

Мастерская (см. Разделы Мастерские и мозговой штурм) – люди проводят мозговой штурм и составляют описания должностей парами или тройками – обмениваются идеями, согласовываются лучшие форматы, и высшее руководство может участвовать, направлять и одобрять. Этот процесс создания или пересмотра должностных инструкций также очень хорош для создание чувства сопричастности к ответственности и ответственности, а также для прояснения взаимопонимания и ожиданий.

Каскадируйте базовый пустой шаблон по персоналу, прося каждого сотрудника составить проект того, что, по их мнению, является собственным JD, и чтобы каждый человек предварительно согласовал / изменил JD со своим линейным начальником. Эти черновики затем возвращаются в центр для проверки, корректировка и перевыпуск. Также способствует полезному обсуждению и разъяснению ожиданий между сотрудниками и их непосредственными руководителями.

Проект предварительных общих форматов в центре – затем каскадирование через персонал через линейных руководителей для комментариев / согласования между сотрудниками и линейными руководителями.

Общие моменты по созданию или обновлению описаний должностей:

Если у вас несколько схожих должностных функций, постарайтесь ограничить основные типы описания должностей как можно меньшим количеством. Отразите различия в должностях в уровнях полномочий, стажах, масштабах и т. Д. В разделе параметров основного описания должности.

Поощряйте линейных менеджеров проводить собственные семинары для достижения общих лучших идей и достижения консенсуса.

Ваша торговая ассоциация (ассоциации) может помочь с некоторыми типичными образцами должностных инструкций.Также стоит спросить крупных партнеров / организаций-заказчиков, могут ли они показать вам описание своих аналогичных должностей, где у них есть аналогичные должности.

Ответственность директоров и корпорация

Возможно, существуют некоторые особые аспекты роли директора компании, которые должны быть отражены в должностных инструкциях, помимо обычных функциональных обязанностей или должностных задач. Это не в последнюю очередь потому, что члены совета директоров несут личную ответственность за корпоративную деятельность. и поэтому вопросы этики, морали, законности, безопасности, обязанности проявлять осторожность и т. д., являются обязанностью всех директоров в дополнение к их обычным функциональным обязанностям.

То, как вы включаете эти аспекты в должностные инструкции директоров (а также логически и в их оценку), зависит от интерпретации и политики. Универсальная фраза – это вариант, например: «Выполнять обязанности директора компании. в соответствии с законными и этическими стандартами, указанными в … (какой бы документ о политике и стандартах директора вы ни использовали).

И / или с растущим значением, например: «Поддерживать, защищать и продвигать ценности и философию организации, касающиеся, в частности, этики, добросовестности, корпоративной (социальной) ответственности,« справедливой торговли »и т. Д., Как указано в … (независимо от организационной документ о ценностях и философских стандартах, который вы можете использовать).

Тем не менее, в нашу современную эпоху, организации все чаще нуждаются в более конкретном понимании того, что все это означает для директоров.

Большинство (если не все) великих корпоративных скандалов последнего времени можно так или иначе объяснить тем, что директора пренебрегли или не осознавали свои обязанности в некоторых из менее очевидных, но важных областей этики, добросовестности, морали и организационных вопросов. обязанность.Когда такие обязанности четко прописаны и оценка действий директоров по отношению к ним сделана должным образом прозрачной, тогда организации гораздо менее подвержены рискам корпоративных скандалов, мошенничества и других бедствий.

Кроме того, сотрудники и клиенты все больше осознают и требуют от корпораций результатов деятельности в этих нефинансовых областях «человечества и планеты», а также повышения видимости корпоративной культуры и поведения за счет развития современных коммуникаций и таких явлений, как ведение блогов, растет с каждым годом.

Корпоративных секретов уже мало – почти каждый имеет доступ почти ко всему. Скоро никаких корпоративных секретов не будет. Поэтому для всех организаций имеет смысл оценивать и улучшать свое положение по отношению к корпоративной ответственность, прежде чем весь мир сделает это за них.

Обязанности директоров, их относительная важность и то, как они формируются в «нефункциональных» областях (этика, окружающая среда, люди, планета, сообщество и т. Д.), Естественно, отражают корпоративную философию соответствующей организации, и это механизм, с помощью которого могут быть сделаны изменения и улучшения.Другими словами, организация должна иметь четко сформулированную позицию (из которой проистекает культура и «дух» – философия – корпорации), которая четко объясняет относительный приоритет. в рамках организационных целей ответственность перед персоналом, клиентами, акционерами, сообществом, окружающей средой и т. д., а также значение морали и этики в рамках организационного этоса. Эти критически важные нефункциональные обязанности “человечества и планеты” проистекают из философии высшего руководства организации, а не отдела по связям с общественностью.

Корпоративная ответственность (или любое другое описание, которое вы хотите использовать) – сложная и подвижная тема, окруженная множеством споров, характеризующихся различными сходящимися точками зрения, в частности, «Тройной нижней границей» (Планета прибыльных людей), этикой и честностью КСО (корпоративная социальная ответственность – все чаще сокращается до корпоративной ответственности), устойчивость, справедливая торговля и т. Д.

Интерпретация всего этого и создание работоспособной платформы для всего этого в организации является обязанностью генерального директора (или его эквивалента).В институциональной некоммерческой организации попечители или управляющие в конечном итоге будут нести банку за любые серьезные неудачи. В клубе это будут члены комитета. Деньги всегда где-то останавливаются, и если они с вами, убедитесь, что ваши обязанности и полномочия адекватно отражают вашу подотчетность.

В обычных корпорациях, ориентированных на прибыль, подотчетность лежит на директорах, поэтому в должностных инструкциях директоров эти обязанности должны быть прописаны – в той степени, в какой организация (обычно генеральный директор) сочтет это целесообразным.

Менеджерам среднего звена, пытающимся разобраться во всем этом и интересующимся, как применить это к своему стратегическому планированию и принятию решений, будет сложно заполнить вакуум в этой области, который существует, что часто бывает.

«Корпоративная философия» по умолчанию, как правило, сводится только к прибыли, без подлинных ссылок на гуманитарные и планетарные вопросы, что в конечном итоге является рецептом катастрофы. Чем крупнее корпорация и ее потенциальные обязательства, тем сильнее катастрофа. когда и если это произойдет.Химическая промышленность, здравоохранение, транспорт, автомобилестроение, фармацевтика, финансовые услуги, продукты питания и напитки, потребительские технологии и табачные изделия – очевидные примеры отраслей с высокой степенью ответственности, каждая из которых производила ряд крупных корпоративных фиаско за последние годы, и они не будут последними.

Директорам (и, следовательно, менеджерам и всему остальному персоналу) нужна более широкая и более тонкая система взглядов, чем одна прибыль, чтобы дать им возможность и побудить их планировать, направлять, управлять и действовать более инклюзивным и философски приемлемым образом, чем просто быть сосредоточены на прибыли или затратах.

Доходность акционеров (или финансовые результаты), конечно, жизненно важна, но она никогда не должна быть единственной целью.

Что касается более простых вопросов (безопасность, закон и т. Д.), В Великобритании различные органы могут помочь в определении традиционных обязанностей директора. Институт директоров разрабатывает конкретные руководящие принципы ответственности директоров (www.iod.com). Другие возможные источники информации с разных точек зрения: ACAS – Служба консультирования, примирения и арбитража (www.acas.co.uk), правительственные ведомства / агентства и их веб-сайты (например, www.gov.uk). Я упоминаю об этом, потому что они обеспечивают определенную уровень консультации бесплатно. Если вы новичок в работе с персоналом или персоналом, проверьте, есть ли у вашей организации (или, например, вашей материнской компании) корпоративное членство в IOD, CIPD и т. Д., Или же вам предоставляются услуги специализированной консультационной службы по трудоустройству. Вам понадобится помощь в интерпретации подходящего ответа на эти новые вызовы, как в том, чтобы убедить старших сотрудников в том, что это важные проблемы, а не просто пиар или преходящая тенденция, так и в формулировании практического и актуального подхода к все это.

Что касается корпоративной ответственности в более широком смысле (люди, планета, этика и т. Д.), Стандарты и техническое задание все еще изменчивы – трудно измерить пользу от этих вещей, поэтому они долго принимаются и принято (например, отмена рабства, голосование за женщин и т. д.). Но это не значит, что вы не можете взять на себя инициативу и сформулировать свои собственные стандарты. Организации, которые стремятся внедрить этические и гуманитарные стандарты и практики, будут все больше быть поставщиками и работодателями для всех здравомыслящих людей.

Организации, которые не решают эти жизненно важные вопросы этики, гуманности, социальной и экологической ответственности и т. Д., И которые не отражают эту ответственность в рамках обязанностей директора (и, следовательно, всех других сотрудников), берут на себя некоторые большие риски, тогда как организации, которые принимают и принимают эти ценности «высшего порядка», почти неизбежно создадут для себя более устойчивое будущее.

Типичные примеры описания должности

Вот некоторые типичные должностные обязанности для других ролей.Обратите внимание, что эти списки обязанностей не являются полными описаниями должностей, вам необходимо добавить / уточнить обязанности, чтобы отразить ситуацию в вашей организации, и затем добавьте другие элементы описания должности, подробно описанные выше, то есть «отчеты для», «на основе», «цель работы» и индикаторы масштаба.

Я всегда настоятельно рекомендую составлять свои собственные описания должностей, поскольку вам необходимо иметь что-то, что должным образом соответствует вашим требованиям. Названия должностей ужасно расплывчаты – особенно роли, связанные с обслуживанием клиентов, и любые роли с интерфейсами между организация и / или внешний вид – функции и описания означают разные вещи для разных компаний, и очень легко сделать неверные предположения, используя чужие стандарты.Начните с того, что подумайте о том, что на самом деле вы хотите, чтобы эта роль делать для вашей организации, а не то, что эта роль может сделать для других компаний.

Администратор / менеджер по импорту и экспорту

Должность менеджера по импорту / экспорту или администратора потенциально обширна и охватывает широкий круг обязанностей. Кроме того, должностные обязанности менеджера / администратора по импорту / экспорту значительно различаются в зависимости от страны, местных законов и процедур по импорту / экспорту, и роль, требуемая внутри организации, в которой роль может быть сосредоточена на любом или всех из следующих аспектов: продажи, закупки и закупки, финансы, юридические вопросы, администрирование.

Здесь слишком много обязанностей для одной должностной инструкции; выберите обязанности из приведенных ниже примеров, чтобы составить описание должности, соответствующее вашей ситуации.

1. Управлять перемещением продуктов / оборудования / материалов в и / или из страны в соответствии с политикой и процедурами организации, а также с соблюдением соответствующих местных, национальных и международных законов и процессов.
2. Управляйте необходимой документацией и онлайн-формами для эффективного, экономичного и законного выполнения всех операций по импорту / экспорту.
3. Сохранять и при необходимости делиться с коллегами личными знаниями обо всех соответствующих законах и процедурах импорта / экспорта; тарифы и пошлины; лицензии и ограничения.
4. Управлять финансовыми и валютными процессами и транзакциями в соответствии с политикой и законодательством, а также оптимизировать рентабельность деятельности.
5. Взаимодействовать с экспортными и импортными и соответствующими органами, а также с клиентами и поставщиками на всех соответствующих территориях и странах, если это необходимо для обеспечения эффективных, позитивных и законных отношений, поддержки и деятельности.
6. Предвидеть, исследовать и сообщать о будущих изменениях в законах об импорте / экспорте и соответствующих местных практиках, а также обеспечивать, чтобы эти знания учитывались при планировании собственной стратегии, ресурсов и процедур департамента.
7. Планирование и реализация стратегии и деятельности по импорту / экспорту в соответствии с общими целями и требованиями организации.
8. Управлять всем персоналом, подчиняющимся должности, чтобы эффективно нанимать, обучать, оценивать, мотивировать, делегировать и контролировать их деятельность.
9. Поддерживает связь с другими отделами с целью налаживания и поддержания эффективной и актуальной экспортно-импортной деятельности и поддержки в отношении продаж, закупок, управления материальными потоками, производства и общих операционных функций организации.
10. Соблюдайте местные и внешние законы и политики в области охраны труда и техники безопасности.
11. Используйте личное суждение и инициативу для разработки эффективных и конструктивных решений проблем и препятствий в импортно-экспортной деятельности и процедурах.
12. Контролировать, записывать, анализировать и составлять отчеты о деятельности, тенденциях, результатах и ​​рекомендациях, касающихся деятельности по импорту / экспорту.
13. Управлять / поддерживать связь с деятельностью по контролю запасов, складированию и распределению, находящейся под влиянием или зависящей от деятельности по импорту / экспорту.
14. Управлять и поддерживать эффективные и законные положения о страховании, относящиеся к импортной / экспортной деятельности.
15. Поддерживать личные возможности и надлежащее использование всех соответствующих ИКТ (информационных и коммуникационных технологий) и других систем в рамках функции импорта / экспорта.
16. Своевременно и точно подготовить и предоставить соответствующую административную информацию, например: графики отгрузки; аккредитивы; Документы ЭКГД; механизмы кредитного контроля; лицензии; декларации; упаковочная, маршрутная, транспортная и транспортная документация.
17. Изучать, планировать и внедрять стратегически эффективные и актуальные методы транспортировки, которые оптимально отвечают потребностям организации, ее поставщиков и клиентов.
18. Планируйте и управляйте зарубежными продажами через дистрибьюторов и другие соответствующие точки продаж.
19. Планируйте и управляйте эффективным и необходимым преобразованием веса, размеров, значений и интерпретаций стандартов качества между системами и территориями импорта и экспорта.
20. Управление вопросами и деятельностью по переводу языков и коммуникаций по мере необходимости для обеспечения эффективных отношений, распределения и интеграции импортируемых / экспортируемых материалов, продуктов, оборудования в цепочку поставок импортера и экспортера, (для пример инструкций по эксплуатации, руководств по эксплуатации, обучения работе с продуктом и т.
21. Заключать контракты на продажу / закупку и управлять продлением, пересматривать контракты по мере необходимости, чтобы обеспечить эффективную торговлю, операции и отношения между клиентами и поставщиками.

Менеджер по развитию бизнеса / Исполнительный директор / Директор

Должность «Развитие бизнеса» может означать разные вещи. Некоторые организации называют работу по продажам и управлению учетными записями «развитием бизнеса», и в этом случае см. Описание должности менеджера по работе с клиентами ниже.

Описание работы по развитию бизнеса – и особенно степень стратегической и авторитетной ответственности – зависит от того, кому подчиняется эта роль, а также от масштаба и сложности «бизнеса» (рынки, продукты / услуги, территория и т. Д.). развитый.Это пример типичных обязанностей старшего руководителя по развитию бизнеса или директора по развитию бизнеса:

1. Исследование рынка и технологий
2. Формулировка стратегии
3. Анализ и развитие каналов сбыта
4. Планирование и управление разработкой нового продукта
5. Передача технологий, лицензирование, оценка и развитие партнерских отношений
6. Маркетинг, реклама и планирование продвижения
7. Планирование и развитие сбытовой организации
8. Развитие импорта / экспорта
9. Бизнес-планирование
10. Запуск и внедрение
11. Если на должности по развитию бизнеса есть сотрудники, непосредственно подчиняющиеся, то вышеупомянутое будет, как правило, управляться через других, и роль будет включать в себя управление людьми, найм, мотивацию, обучение и развитие персонала.
12. Надлежащее администрирование, составление бюджета, мониторинг, отчетность, связь и связь.
13. Соблюдение правил техники безопасности и охраны труда
14. Саморазвитие и постоянное развитие личности
15. (Если формальный директор) Выполнять обязанности директора компании в соответствии с законными и этическими стандартами, как указано в … (какой бы документ о политике и стандартах директора вы ни использовали).

Менеджер по работе с клиентами / продавец

Должность менеджера по работе с клиентами или продавца может быть разной. Это типичные обязанности современного продавца в офисе или на местах.Этот список, вероятно, слишком длинный для обычного описания должности – он включает аналогичные варианты индивидуальных обязанности, которые вы можете выбрать по мере необходимости.

1. Планируйте и расставляйте приоритеты в личных продажах и контактах с клиентами / потенциальными клиентами для достижения согласованных бизнес-целей, включая расходы и продажи, особенно управление личным временем и производительностью.
2. Планируйте и управляйте личным бизнес-портфелем / территорией / бизнесом в соответствии с согласованной стратегией развития рынка.
3. Управляйте сочетанием продуктов и услуг, ценообразованием и прибылью в соответствии с согласованными целями.
4. Поддерживать и развивать существующих и новых клиентов с помощью соответствующих предложений и этических методов продаж, а также соответствующих внутренних связей, чтобы оптимизировать качество обслуживания, рост бизнеса, клиентов и удовлетворенность.
5. Используйте инструменты и системы для работы с клиентами и потенциальными клиентами и обновляйте соответствующую информацию, хранящуюся в этих системах.
6. Планировать / осуществлять / поддерживать местные маркетинговые мероприятия в соответствии с согласованными бюджетами и сроками, а также объединять усилия по личным продажам с другими организованными маркетинговыми мероприятиями, e.g., запуск продуктов, акции, реклама, выставки и телемаркетинг.
7. Отвечайте на запросы о продажах и отслеживайте их, используя соответствующие методы.
8. Мониторинг и отчетность по рынку и деятельности конкурентов, а также предоставление соответствующих отчетов и информации.
9. Записывать, анализировать, составлять отчеты и управлять в соответствии с системами и требованиями.
10. Общайтесь, поддерживайте связь и ведите переговоры внутри и вне компании, используя соответствующие методы, чтобы способствовать развитию прибыльного бизнеса и устойчивых отношений.
11. Посещать и присутствовать на встречах с внешними клиентами и внутренних встречах с другими сотрудниками компании, необходимыми для выполнения обязанностей и содействия развитию бизнеса.
12. Посещайте обучение и развивайте соответствующие знания, методы и навыки.
13. Соблюдайте политику охраны труда и техники безопасности, а также другие требования, касающиеся ухода за оборудованием.

Помощник по административным вопросам

Описание должности помощника по административным вопросам зависит от должности и организации.Используйте этот план как основу для создания описания должности, которое соответствует вашей ситуации.

1. Печатайте и обрабатывайте различные документы и электронную информацию.
2. Создавайте финансовые и статистические инструменты и отчеты с помощью электронных таблиц.
3. Управляйте, систематизируйте и обновляйте соответствующие данные с помощью приложений баз данных.
4. Обмениваться информацией и предоставлять информацию соответствующими методами внутри и вне компании, чтобы помогать и обеспечивать организационные операции и эффективное обслуживание соединяющихся групп.
5. Анализируйте и интерпретируйте финансовую статистику и другие данные и составляйте соответствующие отчеты.
6. Интерпретируйте инструкции и возникающие проблемы, а затем выполните действия в соответствии с административными политиками и процедурами.
7. Исследуйте и исследуйте информацию, чтобы другие могли принимать стратегические решения.
8. Устраивайте и участвуйте в собраниях, конференциях и мероприятиях проектной группы.
9. Утверждать решения, запросы, расходы и рекомендации от имени старших сотрудников в их отсутствие в соответствии с согласованными руководящими принципами и политиками.
10. Придерживайтесь заявленных политик и процедур, касающихся здоровья и безопасности, а также управления качеством.
11. Придерживаться процедур, относящихся к правильному использованию и уходу за оборудованием и материалами, за которые ответственность несет ответственность.

Оператор / регистратор коммутатора

Схема цели работы (пример): Основная задача оператора коммутатора – быстро ответить на многолинейный коммутатор (в идеале в течение 3 циклов звонка) и без задержки направить вызовы адресату.Приветствуем клиентов, отвечаем на вопросы, объявление о звонках или указание направления – второстепенные задачи. Ключ к этой роли заключается в том, чтобы всегда обеспечивать основную цель, одновременно выполняя второстепенные задачи везде, где это возможно, но всегда таким образом, чтобы это положительно влияло на клиента. восприятие или опыт звонка / посещения. Общие обязанности:

1. Отвечайте на большое количество звонков и быстро отвечайте в соответствии с согласованными стандартами.
2. Регистрируйте информацию о полученных звонках, где это необходимо, и ведите подробные и точные записи.
3. Постоянно вести и обновлять, используя местные знания и местные средства, журнал доступности сотрудников, которые могут принимать входящие звонки.
4. Сохраняйте данные и выполняйте другие рутинные канцелярские задачи по назначению и для других отделов по мере необходимости.
5. Заказывайте и обслуживайте соответствующие канцелярские принадлежности для эффективного выполнения личных обязанностей.
6. Управляйте разнообразной стандартной офисной техникой, включая персональный компьютер и различное компьютерное программное обеспечение, телефон, факс, калькулятор, измельчитель и копировальный аппарат.
7. Взаимодействовать и поддерживать устную и письменную связь между клиентами / поставщиками / посетителями / запрашивающими и соответствующим персоналом, а также четко и эффективно интерпретировать и отвечать на устные запросы по телефону или лично, а также на устные или письменные инструкции.
8. Установите и поддерживайте эффективные рабочие отношения с коллегами, руководителями и широкой общественностью.
9. Выполнять обязанности по стойке регистрации эффективно, профессионально и вежливо.
10. Поддерживайте регулярное постоянное и профессиональное присутствие, пунктуальность, внешний вид и соблюдение соответствующих процедур по охране здоровья и безопасности.
11. Стремиться к личному развитию навыков и знаний, необходимых для эффективного выполнения роли.

(будка Ack T)

Менеджер / директор по охране труда и технике безопасности

Настройте и уточните эти основные обязанности в отношении функции охраны труда и техники безопасности, чтобы они соответствовали контексту вашей организации и полномочиям должности. Эти обязанности обычно отражают обязанности директора и поэтому нуждаются в более конкретных обязанности по формированию должностной инструкции соответствующего менеджера по охране труда и техники безопасности, соответствующей вашей ситуации.

Установление, управление и мониторинг стандартов, процессов, коммуникаций, обучения и систем для обеспечения:

1. Наличие и осведомленность о подходящей и актуальной политике в области здоровья и безопасности.
2. Безопасное рабочее место без риска для здоровья.
3. Безопасное оборудование и оборудование, а также безопасное перемещение, хранение и использование предметов и веществ.
4. Надлежащее предоставление средств первой помощи и социального обеспечения и поддержки.
5. Предоставление подходящей и актуальной информации и надзор в отношении политики и практики в области здоровья и безопасности.
6. Надлежащая и своевременная оценка рисков для здоровья и безопасности, а также выполнение мер и договоренностей, определенных как необходимые в результате оценок.
7. Предоставление аварийных процедур, средств первой помощи, знаков безопасности, соответствующей защитной одежды и оборудования, а также сообщения об инцидентах в соответствующие органы.
8. Связь по мере необходимости с другими организациями и соответствующими органами, а также помощь и сотрудничество в отношении аудитов и корректирующих действий.
9. Рабочее место удовлетворяет требованиям здоровья, безопасности и благополучия в отношении вентиляции, температуры, освещения, санитарных условий, помещений для умывания и отдыха.
10. Предотвращение и меры предосторожности против или адекватный контроль воздействия опасных веществ и опасностей от воспламеняющихся, взрывчатых, электрических, шумовых, радиационных и рисков ручного обращения.
11. Надзор и отчетность о методах и системах охраны здоровья и безопасности.
12. Набор, отбор, управление и развитие персонала, непосредственно подчиняющегося здоровью и безопасности.
13. (Если формальный директор) Выполнять обязанности директора компании в соответствии с законными и этическими стандартами, как указано в … (какой бы документ о политике и стандартах директора вы ни использовали).

Менеджер магазина или розничного / оптового магазина

Зависит от уровня коммерческих и управленческих полномочий и ответственности, но потенциально может включать следующие пункты:

1. Управлять и мотивировать персонал, нанимать персонал, обучать и развивать персонал, в соответствии с политики компании и трудового законодательства, а также обеспечить соблюдение соответствующих кадровых процедур (аттестация, дисциплина, рассмотрение жалоб и т. д.).
2. Планирование, прогноз, отчет о продажах, затратах и ​​эффективности бизнеса в соответствии с требованиями компании.
3. Планировать и реализовывать рекламную и рекламную стратегию и мероприятия.
4. Управляйте наличными и платежными системами в соответствии с процедурами и политиками компании в любое время, уделяя первоочередное внимание безопасности персонала и клиентов.
5. Планировать и внедрять мерчандайзинг магазинов, планировку и поток посетителей таким образом, чтобы максимизировать продажи, удовлетворенность клиентов, внешний вид, имидж и эргономику для клиентов.
6. Управляйте продажами и обслуживанием клиентов, а также компетентностью персонала в этих областях, чтобы оптимизировать и поддерживать показатели продаж, прибыльность и удовлетворенность клиентов.
7. Управляйте расходами и накладными расходами, а также всеми факторами, влияющими на прибыльность работы магазина.
8. Поддерживайте связь с внешними агентствами и властями по мере необходимости (реклама, PR, набор, обучение, пожарные службы, полиция, местный совет, инспекторы по охране труда и т. Д.).
9. Взаимодействуйте с поставщиками, торговцами и другими партнерами и пользуйтесь их поддержкой по мере необходимости.
10. Управлять, поддерживать и составлять отчеты по всем товарным и нематериальным запасам.
11. Управлять содержанием и состоянием всего оборудования, арматуры и тканей в торговых помещениях.
12. Управляйте системами охраны здоровья и безопасности, безопасности и экстренных ситуаций, возможностями, персоналом и осведомленностью клиентов в соответствии с политикой компании и соответствующим законодательством.
13. Ищите и постоянно расширяйте знания и информацию о деятельности, ценах и тактике конкурентов и сообщайте об этом соответствующим отделам Компании.
14. Управляйте и поддерживайте эффективность ИТ и других важных систем в магазине.
15. Посещайте собрания и при необходимости вносите свой вклад в разработку стратегии и политики компании.
16. Развивайте личные навыки и способности с помощью непрерывного обучения, предоставляемого компанией или в другом месте с одобрения компании.

Менеджер по организационному развитию

1. Планирование, разработка и реализация стратегии организационного развития (охватывающая определенные области, имеющие отношение к структуре организации, рынку и т. Д.)
2. Создание и поддержание соответствующих систем для измерения необходимых аспектов деятельности организации
3. Мониторинг, оценка и отчетность по планам и достижениям организационного развития в согласованных форматах и ​​в установленные сроки
4. Управлять персоналом, подчиняющимся прямой отчетности, и развивать его
5. Управляет и контролирует расходы ведомства в рамках согласованного бюджета
6. Поддерживать связь с другими руководителями подразделений / подразделений, чтобы понимать все необходимые аспекты организационного развития и обеспечивать их полную информацию о целях, задачах и достижениях организационного развития
7. Поддерживать осведомленность и знания о современной теории и методах организационного развития и предоставлять подходящую интерпретацию директорам, менеджерам и персоналу внутри организации
8. Обеспечение соответствия деятельности и интеграции организационных требований в отношении управления качеством, охраны труда и техники безопасности, правовых норм, экологической политики и общей обязанности проявлять заботу

Инструктор / менеджер по обучению

1. Планируйте бюджеты отделов / функциональных тренингов, прогнозируйте затраты и количество делегатов в соответствии с требованиями систем планирования и бюджетирования организации.
2. Оценить соответствующие потребности в обучении сотрудников и организаций, проконсультировавшись с руководителями отделов, включая соответствующие методы оценки и системы измерения.
3. Будьте в курсе соответствующих уровней навыков и квалификации, необходимых персоналу для эффективной работы, и распространяйте требования и соответствующую информацию в организацию по мере необходимости.
4. Разрабатывать стратегию и планы организации для удовлетворения потребностей в обучении и развитии, а также управлять обучением, измерением и последующими действиями по мере необходимости.
5. Разрабатывать учебные курсы и программы, необходимые для удовлетворения потребностей в обучении, или управлять этой деятельностью через внешних поставщиков.
6. Выявление, выбор и управление внешними органами, агентствами и поставщиками обучения и аккредитации, необходимыми для проведения необходимого обучения в соответствии с соответствующими стандартами.
7. Организуйте учебные центры, логистику, транспорт, размещение по мере необходимости для обеспечения эффективного посещения и проведения тренингов.
8. Планируйте и проводите курсы обучения лично, если это необходимо, чтобы дополнить курсы, проводимые внешними или внутренними организациями.
9. Организовать техническое обслуживание всего необходимого оборудования и материалов, связанных с эффективным проведением и измерением обучения.
10. Набор, управление и развитие персонала с прямой отчетностью (если применимо).
11. Убедитесь, что все учебные мероприятия и материалы соответствуют соответствующей организационной и законодательной политике, включая законы о здоровье и безопасности, занятости и равенстве.
12. При необходимости отслеживать и составлять отчеты о деятельности, затратах, производительности и т. Д.
13. Развивайте себя и постоянно поддерживайте знания в соответствующей области.

Менеджер по обучению и развитию

1. Планировать, разрабатывать и внедрять стратегию обучения и развития персонала, создавать и поддерживать соответствующие системы для измерения необходимых аспектов обучения и развития персонала
2. Мониторинг, оценка и отчетность о планах и достижениях в области обучения и развития персонала в согласованных форматах и ​​в установленные сроки
3. Управлять персоналом, подчиняющимся прямой отчетности, и развивать его
4. Управляет и контролирует расходы ведомства в рамках согласованного бюджета
5. Поддерживать связь с другими руководителями подразделений / подразделений, чтобы понимать все необходимые аспекты и потребности обучения и развития персонала, а также обеспечивать их полную информацию о целях, задачах и достижениях обучения и повышения квалификации персонала
6. Поддерживать осведомленность и знания о современной теории и методах обучения и развития персонала и предоставлять подходящую интерпретацию для директоров, менеджеров и сотрудников в рамках организации
7. Обеспечение соответствия деятельности и интеграции организационных требований в отношении управления качеством, охраны труда и техники безопасности, правовых норм, экологической политики и общей обязанности проявлять заботу

Руководитель отдела кадров или директор

1. Планировать, разрабатывать и внедрять стратегию управления и развития персонала (включая политику / методы найма и отбора, дисциплину, рассмотрение жалоб, консультирование, оплату и условия, контракты, обучение и развитие, планирование преемственности, моральный дух вопросы мотивации, культуры и отношения, служебной аттестации и управления качеством – добавьте другие, если необходимо)
2. Создание и поддержка соответствующих систем для измерения необходимых аспектов развития персонала
3. Мониторинг, оценка и отчетность по кадровым вопросам, возможностям, планам развития и достижениям в согласованных форматах и ​​временных рамках
4. Управлять персоналом, подчиняющимся прямой отчетности, и развивать его
5. Управляет и контролирует расходы ведомства в рамках согласованного бюджета
6. Поддерживать связь с другими руководителями функциональных подразделений / подразделений, чтобы понимать все необходимые аспекты и потребности развития персонала, а также обеспечивать их полную информацию о задачах, целях и достижениях отдела кадров.
7. Поддерживать осведомленность и знания о современной теории и методах развития персонала и обеспечивать подходящую интерпретацию для директоров, менеджеров и сотрудников в организации
8. Участвовать в оценке и развитии кадровой стратегии и производительности в сотрудничестве с исполнительной командой
9. Обеспечение соответствия деятельности и интеграции организационных требований в отношении управления качеством, охраны труда и техники безопасности, правовых норм, экологической политики и общей обязанности проявлять осторожность.
10. (Если формальный директор) Выполнять обязанности директора компании в соответствии с законными и этическими стандартами, как указано в … (какой бы документ о политике и стандартах директора вы ни использовали).

Директор по продажам и маркетингу

Должность подчиняется генеральному директору / управляющему директору / генеральному директору. Цель этой роли – планировать и осуществлять продажи и маркетинговую деятельность для достижения целей компании по росту удержания и прибыльности, а также вносить свой вклад в качестве члена правления в исполнительное руководство компании.

1. Планировать и реализовывать маркетинговую стратегию, включая рекламу и PR.
2. Планирование и реализация продаж, удержания и развития клиентов.
3. Планируйте и управляйте продажами и маркетинговыми ресурсами в соответствии с согласованными бюджетами.
4. Участвовать в разработке политики и стратегии в качестве члена совета директоров.
5. Набор, управление, обучение и мотивация персонала, отвечающего за прямой отчет, в соответствии с процедурами, политикой компании и трудовым законодательством.
6. Поддерживать администрирование и соответствующие системы отчетности и планирования.
7. Управляйте соответствующей отчетностью управленческой и финансовой информации для отделов продаж и маркетинга.
8. Выбор и управление внешними агентствами.
9. Управляйте исследованиями и разработками, NPD и развитием нового бизнеса.
10. Поддерживать и развивать корпоративный имидж и репутацию, а также защищать и развивать бренды компании с помощью соответствующей PR-деятельности и управления интеллектуальной собственностью.
11. Планирование и управление внутренними коммуникациями и осведомленность о корпоративном направлении, миссии, целях и деятельности
12. (Если формальный директор) Выполнять обязанности директора компании в соответствии с законными и этическими стандартами, как указано в… (какой бы документ о политике и стандартах директора вы ни использовали).

Менеджер по качеству / Директор

1. Разработка и внедрение стратегии и планов управления качеством, включая ресурсы, системы, временные рамки, финансовые показатели, для поддержки, внесения вклада и интеграции в годовой бизнес-план и долгосрочную стратегию организации.
2. Разрабатывать и поддерживать системы для установления стандартов, относящихся к деятельности и продукции.
3. Разрабатывать и поддерживать системы для измерения производительности в соответствии с установленными стандартами.
4. Контролировать производительность (в соответствующих областях) в соответствии с согласованными стандартами и предпринимать необходимые действия для связи / консультирования / помощи в соответствии с уровнями производительности.
5. Мониторинг и информирование / передача / применение стандартов, созданных / поддерживаемых внешними органами, и интеграция во внутренние системы управления качеством.
6. Разработать и внедрить необходимую коммуникационную стратегию для улучшения и осведомленности о проблемах качества во всех отделах.
7. Планирование и управление деятельностью отдела в соответствии с согласованными бюджетами и сроками.
8. Отчитываться по мере необходимости об изменениях в стандартах (инициированных внутренними и внешними организациями) и о производительности по сравнению со стандартами.
9. Взаимодействовать и сотрудничать с органами управления качеством и стандартами (например, BSI, правительственными департаментами, HSE и т. Д.). Управлять персоналом в соответствии со стандартами компании (оценка, дисциплина, обучение, развитие и т. Д.).
10. Управляйте работой отдела в соответствии с согласованными целями и бюджетами, а также в рамках политик и стандартов.
11. Поддерживайте связь с клиентами и поставщиками, если это необходимо (если это влияет на качество / проблемы с качеством)
12. Способствовать выработке политики и стратегии исполнительной власти.
13. (Если формальный директор) Выполнять обязанности директора компании в соответствии с законными и этическими стандартами, как указано в … (какой бы документ о политике и стандартах директора вы ни использовали).

Финансовый директор или главный финансовый директор

Обязанности и уровень полномочий этой роли зависят от того, чем является ваша компания и что ей требуется, и, если роль охватывает установленное законом администрирование и отчетность, элементы этой роли также зависят от корпоративного законодательства вашей страны ( отчетность, акционеры, налог, дивиденды и т. д.).

1. Деловая и финансовая стратегия и планирование, мониторинг, управление и отчетность, включая управление и разработку политик, систем, процессов и задействованного персонала.
2. Отчетность и бухгалтерский учет в соответствии с нормативными и правовыми требованиями, включая налогообложение, дивиденды, годовой отчет и бухгалтерскую отчетность.
3. Управление стратегией и взаимодействие с фондовым рынком, деловой прессой и сообществом бизнес-аналитиков.
4. Финансовое управление персоналом, мотивация, обучение, подбор и подбор персонала.
5. Внесение вклада в стратегическое планирование и развитие в качестве члена исполнительной группы и, возможно, ведение и распространение заметок и отчетов, отчетов для исполнительной и управленческой команды.
6. Другие области потенциальной ответственности: страхование компании, администрирование импорта / экспорта, лицензирование, контракты и соглашения, юридические области и виды деятельности, переговоры на корпоративном уровне (например, помещения, завод, торговля, приобретения и продажи, выбытия), отношения с основными поставщиками / клиентами / партнерами, отношения и стратегии с регулирующими органами, утверждения и аккредитации.
7. Может также включать обязанности ИТ, особенно если нет директора ИТ.
8. Может также включать экологические обязанности, если экологическая функция / менеджер подчиняется финансовому директору.
9. Может также включать обязанности по обеспечению качества, если функция / менеджер по обеспечению качества подчиняется финансовому директору.
10. Может также включать обязанности по охране труда и технике безопасности, если функция / менеджер по ОТ и ТБ подчиняется финансовому директору.
11. Также будет включать обязанности «Секретаря компании», если нет отдельного Co Sec (например, установленные законом обязанности по администрированию компании в зависимости от соответствующих требований законодательства).
12. (Если формальный директор) Выполнять обязанности директора компании в соответствии с законными и этическими стандартами, как указано в … (какой бы документ о политике и стандартах директора вы ни использовали).

Главный операционный директор или операционный директор

1. Планировать, разрабатывать и внедрять стратегию оперативного управления и развития, чтобы соответствовать согласованным планам деятельности организации в рамках согласованных бюджетов и сроков (охватывающих соответствующие области деятельности – например, производство, распределение, администрирование , все, что входит в компетенцию в соответствии со структурой организации)
2. Создание и поддержание соответствующих систем для измерения необходимых аспектов оперативного управления и развития
3. Мониторинг, оценка и отчетность по операционным вопросам, возможностям, планам и достижениям в рамках согласованных форматов и сроков
4. Управлять персоналом, подчиняющимся прямой отчетности, и развивать его
5. Управляет и контролирует расходы ведомства в рамках согласованного бюджета
6. Поддерживать связь с другими руководителями функциональных подразделений / подразделений, чтобы понимать все необходимые аспекты и потребности оперативного развития, а также обеспечивать их полную информацию об операционных целях, целях и достижениях
7. Поддерживать осведомленность и знания о современной теории и методах операционного развития и обеспечивать подходящую интерпретацию для директоров, менеджеров и сотрудников в организации
8. Участвовать в оценке и разработке операционной стратегии и производительности совместно с исполнительной командой
9. Обеспечение соответствия деятельности и интеграции организационных требований в отношении управления качеством, охраны труда и техники безопасности, правовых норм, экологической политики и общей обязанности проявлять осторожность.
10. (Если формальный директор) Выполнять обязанности директора компании в соответствии с законными и этическими стандартами, как указано в … (какой бы документ о политике и стандартах директора вы ни использовали).

Менеджер по закупкам / закупкам / Исполнительный директор

Следующие области ответственности потенциально могут быть включены в функцию закупок / закупок. То, как вы формируете из них описания вакансий по закупкам и закупкам, зависит от объема ответственности вашего отдела закупок; вашего отдела закупок взаимодействие с другими отделами; как должны работать ваши закупочные роли, а также их автономия, полномочия и уровни отчетности:

1. Политика закупок и планирование
2. Подбор, развитие, обучение и управление персоналом отдела
3. Приоритезация и управление проектами закупок
4. Управление закупочной информацией и системами, а также ИТ-услуги по закупкам
5. Управление закупочным персоналом, управление поставщиками, отношениями, SLA (соглашения об уровне обслуживания)
6. Настройка (при отсутствии функции контроля качества), мониторинг и управление системами качества и контроля качества
7. Эффективная проактивная связь с другими отделами по мере необходимости для прогнозирования, планирования удовлетворения и удовлетворения спроса соответствующего качества
8. Эффективная проактивная связь с другими отделами по вопросам эксплуатации, обеспечения ресурсами, необходимыми услугами, например ИТ
9. Ведение переговоров и администрирование договоров купли-продажи
10. Сделать или купить анализ политики и принятия решений
11. Оценка политики и решение / рекомендация по аренде или покупке
12. Составление бюджета и таргетинг для экономии затрат
13. Установка и планирование способов достижения аккредитации поставщика и управления уровнем обслуживания
14. Администрирование и отчетность по мере необходимости
15. Бухгалтерская оценка и финансовое обоснование, включая капитал против выручки
16. Стратегия аутсорсинга / развитие / управление
17. Согласование, оптимизация и управление условиями оплаты
18. Управление запасами и материалами
19. Складирование, распределение, управление отгрузкой (если применимо или эффективная связь с этими функциями / отделами)
20. Осведомленность, соответствие нормативным требованиям в отношении упаковки и транспортировки и обмен информацией
21. Соответствие требованиям охраны труда и техники безопасности
22. Вопросы международной торговли / импорт / правовые вопросы, осведомленность и управление
23. (Если формальный директор) Выполнять обязанности директора компании в соответствии с законными и этическими стандартами, как указано в… (какой бы документ о политике и стандартах директора вы ни использовали).

Главный исполнительный директор или управляющий директор

1. Определение, разработка и руководство реализацией бизнес-стратегии (в зависимости от ситуации некоторые критерии могут уже существовать или быть установлены председателем, владельцем (ами) / акционерами организации )
2. Планировать и направлять деятельность организации для достижения заявленных / согласованных целей и стандартов финансовых и торговых показателей, качества, культуры и соблюдения законодательства
3. Набор, отбор и развитие членов исполнительной команды
4. Прямые функции и исполнение через команду руководителей
5. Поддерживать и развивать организационную культуру, ценности и репутацию на своих рынках и со всем персоналом, клиентами, поставщиками, партнерами и регулирующими / официальными органами
6. Отчет акционерам / материнскому совету об организационных планах и результатах деятельности
7. Выполнять обязанности директора компании в соответствии с законными и этическими стандартами, указанными в… (какой бы документ о политике и стандартах директора вы ни использовали).

Председатель / Председатель

Председатель назначается советом директоров и подотчетен ему.

1. Председатель правления или исполнительный комитет
2. Обеспечьте видение и воображение на высшем уровне (обычно работая в тесном сотрудничестве с директором или генеральным директором)
3. Председательствовать на общих собраниях, на которых: обеспечивать соблюдение порядка; справедливая и подходящая возможность для всех внести свой вклад; подходящее распределение времени по каждому пункту; определение порядка повестки дня; направление дискуссии к консенсусу; разъяснение и подведение итогов действий и политик
4. Выступать в качестве представителя организации в ее отношениях с внешним миром
5. Играть ведущую роль в определении состава правления и подкомитетов для достижения гармонии и эффективности
6. Принимать решения по поручению правления и, если необходимо, председательствовать на заседаниях правления.
7. Выполнять обязанности директора компании в соответствии с законными и этическими стандартами, как указано в … (какой бы документ о политике и стандартах директора вы ни использовали).

Краткое руководство

Хорошее описание должности должно быть кратким и кратким документом, а не подробным описанием того, как выполняется каждая отдельная задача, как это должно быть в руководстве по эксплуатации, на которое, конечно же, можно ссылаться в очень многих различных задачах. описания, сэкономив много время, особенно когда меняются рабочие детали, а они неизбежно меняются.

Описание должности – это, по сути, список из 8-15 коротких предложений или пунктов, которые охватывают основные обязанности должности, а не подробные процессы.

Следуйте структуре должностных инструкций и руководствам на этой веб-странице – не отвлекайтесь или не уговаривайте написать руководство по эксплуатации . Подробные задачи принадлежат руководству по эксплуатации, а не должностной инструкции. Если ваш начальник или Организация считает, что описание вашей должности должно содержать подробную информацию о том, как вы выполняете свою работу, а затем побудить его / ее / вашу организацию вместо этого подготовить операционное руководство и объяснить логику и преимущества экономии времени, которые показаны на этой странице.

Используйте структуру описания должности на этой веб-странице в качестве шаблона, в который вы должны поместить свои основные 8-15 обязанностей.

Если вам нужно переписать должностные инструкции (или ваши собственные должностные инструкции), структурируйте их с точки зрения основных обязанностей, а не деталей. Если вы хотите, или, если это полезно для выполнения ваших основных обязанностей, вы можете подробно перечислить свои рабочие задачи. в другом месте, поскольку это фактически представляет собой раздел в руководстве по эксплуатации, в котором подробно показано, как выполняется работа.Вы можете использовать детали, чтобы указать (себе) основные обязанности, но в описании должности вы должны резюмировать детали в широкие описания, например:

Все детали, связанные, например, с «выставлением счетов», могут быть охвачены следующим образом: «управлять всеми действиями по выставлению счетов и составлять отчеты по ним с использованием согласованных систем и процессов (как определено в руководстве по эксплуатации). ‘

Весь подробный процесс, связанный, скажем, с «управлением денежными средствами», может быть включен в «управление движением, безопасностью и учетом денежных средств в соответствии с согласованными процессами и стандартами (как определено в руководстве по эксплуатации).’

Понимаете, о чем я? Постарайтесь определить основные виды деятельности по типу, а не по деталям.

Где это уместно, укажите, где хранится подробная информация (например, руководство по эксплуатации, руководство по безопасности или скажем «согласованные процедуры / стандарты») – не пытайтесь включать подробности в описание должности.

Это может помочь увидеть вещи с точки зрения основных типов действий (а не деталей вашей конкретной задачи), которые перечислены вверху веб-страницы и перечислены здесь снова:

Жирный шрифт указывает, что эти области ответственности обычно особенность в большинстве описаний должностей:

• Общение (в отношении кого, что, как – и это применимо ко всем ниже)
• Планирование и организация (чего..)
• Управление информацией или общая административная поддержка (из чего ..)
• Мониторинг и отчетность (чего ..)
• Оценка и принятие решений (из чего ..)
• Финансовое бюджетирование и контроль (чего ..)
• Производство вещей (что ..)
• Обслуживание / ремонт вещей (что ..)
• Контроль качества (для производственных ролей обычно отдельная ответственность; в противном случае это обычно включается в другие соответствующие обязанности) (of what..)
• Здоровье и безопасность (обычно один и тот же балл для всех должностных инструкций данного класса персонала)
• Использование оборудования и систем (что ..)
• Создание и развитие вещей (что ..)
• Саморазвитие (обычно один и тот же балл для всех описаний должностей данного уровня персонала)

Плюс любые обязанности по отношению к другому персоналу, если применимо, обычно:

• Набор (сотрудников, подчиняющихся прямому подчинению)
• Оценка (сотрудники прямого подчинения)
• Обучение (персонал прямого подчинения)
• Менеджмент (сотрудники прямого подчинения)

Руководящие должности будут включать больше исполнительных аспектов:

• Разработка политики
• Обязанность проявлять заботу и корпоративная ответственность
• Формулировка направления и стратегии

Вы обнаружите, что можете сгруппировать большинство задач в вашем (изначально очень длинном) списке в список с гораздо меньшим количеством широких (но все же конкретных) обязанностей в соответствии с приведенными выше примерами типичных сфер деятельности, связанных с описанием должности.

При создании или переписывании должностных инструкций существует тенденция недооценивать стратегический характер роли и обязанностей и быть слишком подробным.

Если вы пишете собственное описание должности, особенно если вы выполняете широкий круг обязанностей в небольшой компании, постарайтесь быть смелым в том, как вы описываете то, что вы делаете – используйте терминологию, которая используется в работе высшего звена. описания – вполне вероятно, что у вас может быть подобный тип стратегической ответственности, не осознавая этого и не будучи признанным за это.

Это поможет вам и другим людям признать, формализовать и признать важность того, что вы делаете, и, следовательно, вашу ценность для организации. Он также предложит несколько способов, которыми вы могли бы расти и развиваться (в) задействованные функции, а также укажите способы, которыми можно развить обязанности, независимо от того, выполняете вы их или нет, хотя вы можете быть удивлены высоким уровнем вашего собственного влияния на принятие и принятие этих решений. Расширение прав и возможностей – это часто то, что вы делаете Это.

Сопутствующие материалы

• Прекращение работы, увольнение, резервирование, шаблоны писем
• ЭТИЧЕСКОЕ УПРАВЛЕНИЕ И ЛИДЕРСТВО
• ВЫЙТИ ИНТЕРВЬЮ, ПРИМЕРЫ ВОПРОСОВ, СОВЕТЫ
• БЕСПЛАТНЫЕ ДИАГРАММЫ, ИНСТРУМЕНТЫ, ТЕСТЫ И РАБОЧИЕ ФАЙЛЫ
• ИНТЕРВЬЮ О РАБОТЕ – СОВЕТЫ, МЕТОДЫ, ВОПРОСЫ, ОТВЕТЫ
• ВСТРЕЧИ – КАК ПЛАНИРОВАТЬ И УПРАВЛЯТЬ ВСТРЕЧИ
• ПСИХОЛОГИЧЕСКИЙ ДОГОВОР
• ИГРЫ ПО СОЗДАНИЮ КОМАНДЫ ОБУЧЕНИЯ И СОВЕТЫ
• АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ – ФОРМА ПРОЦЕССА И ОЦЕНКИ
• МОДЕЛЬ ПОТЕНЦИАЛЬНОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ЧЕЛОВЕКА

Работа и описания должностей | MIT Human Resources

Должностные инструкции

Должностные инструкции – это общие, ориентированные на действия документы, находящиеся под управлением Compensation, в которых четко и кратко излагаются основные выполняемые обязанности, выполняемые обязанности и требования к конкретной работе.

Каталог описаний должностей, доступный только администраторам отдела кадров, представляет собой онлайн-инструмент, который содержит общие описания должностей для административного персонала, администратора SRS и вспомогательного персонала. Сегодня в каталоге около 700 типовых описаний должностей. Чтобы помочь HR-администраторам легче находить описания должностей, описания организованы по семействам должностей и, где это применимо, по подсемействам. Кроме того, должностные инструкции разбиты на категории по типу ролей: поддержка, индивидуальный вкладчик и / или руководство.

Каталог вакансий

Доступ к каталогу имеют только администраторы отдела кадров. Если вы считаете, что у вас должен быть доступ, напишите нам по адресу [email protected].

Спонсируемые исследования технических вакансий

Руководства по уровням вакансий (загрузите их в разделе «Рекомендации» ниже) были созданы для подмножества технических вакансий при спонсируемых исследованиях. Общие описания должностей в этих руководствах по уровням должностей охватывают значительный объем работы, выполняемой каждой ролью, однако они не охватывают все обязанности, которые кто-то может выполнять.Общие описания должностей в руководствах по уровням должностей могут быть изменены, чтобы отразить более конкретные обязанности и ответственность для конкретной должности в DLC.

Описание должностей

Описание должностей – это конкретные, более подробные ориентированные на действия документы, управляемые DLC, в которых четко и кратко излагаются основные выполняемые обязанности, выполняемые обязанности и требования конкретной роли.

Как создать описание должности?

Укажите вакансии в каталоге вакансий как основу для создания описаний должностей для должностей административного, SRS и вспомогательного персонала.Кроме того, со временем, по мере того, как вы просматриваете / исправляете существующие описания должностей, убедитесь, что они соответствуют описаниям должностей в каталоге вакансий.

Шаблон описания должности (см. Нижеприведенные формы) следует использовать при подготовке описаний вакансий в области спонсируемых исследований и медицинских работников в кампусе.

Связанная информация

Руководство по написанию должностных инструкций

Может ли работодатель изменить описание вашей работы?

Хотите знать, может ли ваш работодатель изменить описание вашей должности? Возможно, вы только что начали новую работу и ваши обязанности существенно отличаются от тех, что указаны в списке вакансий.Или, может быть, вы какое-то время работали на работе, а теперь ваш работодатель предлагает изменения в должности, добавляя или убирая обязанности таким образом, что это заставляет вас задуматься.

Во многих случаях работодатели имеют право изменять должностные инструкции для удовлетворения потребностей своей организации.

Но важно понимать, как и почему они могут внести эти изменения и что вы можете сделать, чтобы смягчить их влияние на вашу карьеру.

Что такое описание работы?

В описании должности излагаются основные функции и обязанности конкретной должности.Обычно он включает задачи, обязанности, цели и ожидания от лица, занимающего должность. Часто он также предоставляет структуру отчетности, указывающую, какое место занимает роль в организационной структуре.

Большинство работодателей разрабатывают должностные инструкции, чтобы формализовать свои ожидания в отношении трудовых усилий сотрудников на определенных должностях. Объявления о вакансиях – это форма описания должности, используемая для продвижения вакансий среди потенциальных кандидатов.

Официальные должностные инструкции часто служат основой для оценки эффективности, поскольку менеджеры определяют, оправдали ли сотрудники свои ожидания или превзошли их.

Информация, включенная в описание должности

Должностные инструкции выходят далеко за рамки простого перечисления обязанностей и задач, необходимых для выполнения определенной роли. Они часто включают другие элементы, такие как цель должности, то, как сотрудник взаимодействует с другими сотрудниками и какие поездки он совершит.

Некоторые должностные инструкции будут включать ссылку на результаты или результаты, которые должен получить сотрудник, например, цели продаж или количество оплачиваемых клиентских часов.

Обычно также включаются такие квалификации, как навыки, знания, образование, сертификаты, уровень предыдущего опыта и физические требования для работы.

Некоторые организации создают должностные инструкции на основе списка качеств и компетенций, которые с течением времени сыграли решающую роль в успехе выдающихся исполнителей на этой должности. Поскольку рабочие роли развиваются в зависимости от потребностей организации и способностей сотрудников, описания должностей следует периодически обновлять, чтобы отражать эти изменения.

Когда работодатели могут изменить описание вашей работы

В каждом штате США, кроме штата Монтана, предполагается, что сотрудники принимаются на работу по собственному желанию. Это означает, что их трудоустройство является добровольным, и они могут уволиться, когда захотят. Хотя обычно уведомлять за две недели, большинство сотрудников не обязаны делать этого по закону.

Однако прием на работу по желанию также означает, что компании могут менять место работы или увольнять сотрудников по своему усмотрению – при условии, конечно, что причина увольнения сотрудника не является дискриминационной по закону.

Короче говоря, в большинстве случаев ваш работодатель может изменить описание вашей должности в любое время.

Сотрудников, охваченных контрактом

Важное исключение распространяется на сотрудников, которые регулируются трудовым договором или коллективным договором, который оговаривает определенный набор рабочих ролей или условий.

Во многих профсоюзных договорах очень четко указано, какие обязанности связаны с различными должностями. Нельзя ожидать, что сантехник из профсоюзов покрасит, например, ванную комнату, где она устанавливает светильники.В другом примере, если на вас распространяется трудовой договор, в котором указаны ваши должностные обязанности, ваш работодатель не может изменить их без вашего согласия.

Однако не каждый профсоюзный договор прямо охватывает все изменения должностных обязанностей. В определенных ситуациях работодатель может внести некоторые изменения без одобрения профсоюза. Например, если контракт позволяет работодателю разрабатывать или пересматривать политику, компания может изменить правило без переговоров с профсоюзом.

Если у вас есть конкретные вопросы по вашему контракту, лучше всего спросить вашего представителя профсоюза или проконсультироваться с юристом по трудоустройству для получения дополнительной информации.

Защита сотрудников от смены работы

Сотрудники защищены от изменений в их должностных инструкциях, которые могут быть истолкованы как репрессалии со стороны работодателя в ответ на использование работником своего права на трудоустройство. Например, информатор может обратиться за помощью, если его работа была изменена после сообщения о правонарушении со стороны своего работодателя.

Изменения работодателями в количестве отработанных часов, графике, местонахождении или обязанностях, чтобы исключить возможность использования отпуска, гарантированного Законом о семейных и медицинских отпусках (FMLA), также запрещены.Взаимодействие с другими людьми

Работодатели не могут переводить сотрудников на другую работу, чтобы отговорить сотрудника от отпуска. Кроме того, работникам гарантируется доступ к практически эквивалентной работе по возвращении на рабочее место после завершения отпуска.

Лучшие практики работодателей

Помимо этих юридических соображений, лучшие практики управления человеческими ресурсами предполагают, что работодатели должны добиваться согласия сотрудников, прежде чем вносить серьезные изменения в рабочие роли, и должны пересмотреть должностные инструкции, чтобы прояснить новую роль.

Как правило, моральный дух и производительность повышаются, если работники утверждают свою новую должностную инструкцию. Важно заручиться поддержкой сотрудников при организационных изменениях.

Если вас беспокоит изменение ваших должностных обязанностей, неплохо было бы обсудить ситуацию со своим руководителем или отделом кадров вашей компании, чтобы узнать, есть ли способ выработать решение, приемлемое для всех. вовлеченный.

Информация, содержащаяся в этой статье, не является юридической консультацией и не заменяет такой совет.Законы штата и федеральные законы часто меняются, и информация в этой статье может не отражать законы вашего штата или последние изменения в законодательстве.

DES: Ваши обязанности по поиску работы

Обязанности по поиску работы

Поиск работы обязателен для всех заявителей

В соответствии с Распоряжением 216, все претенденты на пособие по безработице должны будут выполнять требования по поиску работы, начиная с 6 июня 2021 года.Требования к поиску работы распространяются на всех претендентов, получающих государственное пособие по безработице, пособие по пандемической чрезвычайной безработице или пособие по пандемической безработице.

Для получения пособия:

• Вы должны вступать в контакт как минимум с тремя разными работодателями каждую неделю и вести учет ваших поисков работы, как того требует закон штата. Один из трех еженедельных контактов может быть удовлетворен, посетив утвержденное мероприятие по повторному трудоустройству, предлагаемое NCWorks Career Center или партнерским агентством.
• Вам необходимо будет зарегистрироваться в учетной записи соискателя на NCWorks.gov, онлайн-портале Северной Каролины, посвященном услугам по трудоустройству и обучению. Соискатели могут использовать NCWorks.gov для поиска работы и подачи заявлений, доступа к информации о рынке труда и поиска возможностей для обучения рабочей силы. Существующие заявители получат уведомления о регистрации в NCWorks.

Требования к поиску работы Видео

Что я могу делать для еженедельного поиска работы?

• Свяжитесь с работодателями, у которых есть должность, соответствующая вашей квалификации, знаниям, способностям или навыкам.Контакт с работодателем должен осуществляться с целью получения работы.
• Участвовать в утвержденных и проверенных мероприятиях по повторному трудоустройству. Каждую неделю может учитываться не более одного из трех необходимых контактов.

Какие методы связи с работодателями приемлемы?

• Подача заявки, резюме, письма о заинтересованности и т. Д. Через работодателя или веб-сайт по трудоустройству, например NCWorks.
• Разговор по телефону с работодателем. Примечание. Оставить сообщение или голосовую почту недостаточно.
• Встреча с работодателем. Может включать контакты на ярмарках вакансий или подобных мероприятиях или видео-интервью.
• Регистрация на NCWorks.gov. Может использоваться только в качестве контактного лица в течение недели, когда регистрация была завершена.
• Ответ на слепое объявление о приеме на работу (объявление в Интернете или в газете, в котором не указывается название компании). Копия слепого объявления может заменять имя работодателя, имя контактного лица и должность. Вы должны сохранить копию рекламного объявления в своем архиве.

Какие виды деятельности по повторному трудоустройству могут считаться контактами по поиску работы?

• Курсы набора навыков (предоставляются центрами карьеры NCWorks и / или партнерскими агентствами)
  • Семинары (например, подготовка резюме, собеседование, поиск работы в социальных сетях, брендинг)
  • Обучение мягким навыкам (профессиональный или социальный этикет)
  • Отраслевое / специальное обучение (например, CPR)
  • Онлайн-обучение Элисон
  • GCFLearnFree.org Классы
  • Английский как второй язык (ESL) Классы
• Инструменты онлайн-карьеры (предоставляются центрами карьеры NCWorks и / или партнерскими агентствами)
  • Сайты по трудоустройству (например,Действительно)
  • Функции NCCareers.org, такие как Reality Check, Профиль интересов, Руководство по кластерам карьеры
• Помощь в повторном трудоустройстве по телефону в центрах карьеры NCWorks и / или партнерских агентствах
  • Консультации по вопросам карьеры (например, советы по поиску работы, основы собеседования)
• Career Explorer (Оценка интересов и навыков NCWorks)
  • Навыки работы / личные навыки / навыки на рабочем месте (самооценка)
  • Рабочие интересы / рабочие ценности (самостоятельная инвентаризация в NCWorks)
  • Карьерное консультирование (напр.Советы по поиску работы, базовое собеседование)
• Клубы вакансий и / или сетевые группы (NCWorks / Партнер / Признанные сообществом)
• Подготовка резюме, проверка и / или помощь
• Ярмарка вакансий (виртуальная и / или личная)
• Поиск работы / Виртуальный рекрутер
• Направления на работу

Если у вас есть какие-либо вопросы относительно конкретной деятельности по повторному трудоустройству, не указанной в списке, обратитесь в местный центр карьеры NCWorks.

Ведение записей о поисках работы

Вы должны вести подробный отчет о ваших действиях по поиску работы каждую неделю.Вы получите пустую форму записи поиска работы, которую вы можете использовать для документирования ваших действий по поиску работы. Для целей аудита вы должны хранить эти записи в течение пяти лет.

Загрузите пустую запись о поиске работы.

Ваша запись о поиске работы должна включать:

• Дата контакта с работодателем или повторного трудоустройства.
• Название компании, с которой вы связались, или о повторном приеме на работу.
• Позиция, которую вы ищете.
• Имя контактного лица (если применимо).
• Способ связи (лично, по телефону, по электронной почте, через Интернет, по факсу и т. Д.). Прикрепите электронные письма с подтверждением или номера подтверждения для любых онлайн-контактов.
• Контактная информация компании или ее деятельности (веб-сайт, адрес электронной почты, номер факса, номер телефона, физический адрес и т. Д.). Если вы используете веб-сайт по трудоустройству, укажите имя работодателя, к которому вы подаете заявление, И название веб-сайта по трудоустройству.
• Результаты контакта или деятельности (поданное заявление, второе собеседование, завершенная деятельность, отказ от приема на работу и т. Д.).

Ниже приведен пример действительной записи поиска работы.

* Прикрепите копию электронного письма с подтверждением или номер подтверждения для любых онлайн-контактов.

Рабочий процесс утверждения вакансии – SmartRecruiters

1. Последнее обновление

2. Сохранить как PDF

1. Запрос
2. Пропустить утверждающий
3. Рассмотреть и утвердить
4. Опубликовать утвержденное задание

Рабочий процесс утверждения вакансии SmartRecruiters состоит из трех этапов: запрос, утверждение и публикация.

Запрос

Создатели вакансий могут запросить одобрение на третьем этапе (группа по найму) в мастере публикации вакансий.

1. Добавьте членов группы по найму по имени и выберите их роли в команде по найму. Если процесс утверждения вакансии включает определенные роли (например, менеджер по найму), SmartRecruiters отправит запрос на утверждение любому пользователю, которому назначена эта роль.
2. Введите целевую дату начала и, при желании, Диапазон заработной платы и Тип должности для каждой должности в работе.SmartRecrecruiters добавит эти данные в запрос на одобрение.
3. Для последовательного и параллельного утверждения просто просмотрите список утверждающих и добавьте необязательный комментарий. SmartRecruiters будет включать этот комментарий в электронные письма с одобрением.
4. Если в утверждении нет предустановленной цепочки, выберите последовательность и добавьте утверждающих по имени:
   • Для последовательных утверждений установите порядок утверждающих, перетаскивая их вверх и вниз по списку.
   • Для параллельных утверждений выберите, следует ли утверждать все или хотя бы одно.
5. Щелкните Отправить на утверждение , чтобы сохранить задание и отправить запросы.

SmartRecruiters сохранит, но не опубликует вакансию, и переведет вас прямо в профиль вакансии.

Работа не может быть опубликована, пока она не будет одобрена. Утверждающие получат запрос по электронной почте. Вы можете отслеживать их утверждения на вкладке «Сведения о вакансии» на странице профиля вакансии:

Если вам нужно отредактировать список утверждения или информацию о должности, щелкните Изменить в разделе Численность персонала, чтобы внести изменения и повторно отправить запрос на утверждение.

Пропустить утверждающий

В случае, если утверждающий недоступен, Администратор может пропустить одного или нескольких утверждающих на вакансии или предложить , , чтобы помочь командам по найму продвинуться вперед.

1. Рекрутер замечает, что утверждающий предложение отсутствует на рабочем месте, и сообщает об этом Администратору.

2. Администратор проверяет профиль и решает пропустить последнего утверждающего.

3. Администратор выбирает значение и подтверждает действие.

4. Система отображает имя администратора, пропустившего утверждающего, с отметкой времени / даты.

Рассмотреть и утвердить

Когда вас назначают утверждающим для новых вакансий, SmartRecruiters отправит вам электронное письмо, когда кто-то отправит вакансию на утверждение.

1. Просмотрите электронное письмо, в котором будет содержаться краткая информация о предложении для вашего ознакомления. Список полей в разделе «Условия» будет уникальным для вашей компании и определяться различными полями кандидатов, добавленными в вакансию.
2. Щелкните Утвердить , чтобы немедленно утвердить запрос и перейти к профилю задания, или щелкните Просмотреть подробности , чтобы перейти в профиль задания и утвердить или отклонить запрос.

Если по какой-либо причине вам необходимо изменить свое решение, задание необходимо повторно отправить на утверждение.

Обратите внимание, что право утверждения вакансии дает полный доступ утверждающему. Можно отозвать доступ (после завершения утверждения), изменив конфигурацию в Настройки / Администратор.Подробности смотрите ЗДЕСЬ.

Опубликовать утвержденную работу

После того, как все утверждающие утвердят или отклонят запрос, SmartRecruiters:

• уведомить отправителя запроса по электронной почте:
• и обновите информацию о вакансии:

После утверждения вакансии ее можно опубликовать:

1. Щелкните Опубликовать в верхней части профиля задания, чтобы снова пройти через Мастер публикации вакансий.
2. На этапе найма нажмите Опубликовать , чтобы опубликовать вакансию, и выполните оставшиеся шаги мастера публикации вакансий, чтобы приобрести платные объявления или получить рефералов.

Как использовать подтверждение заказа

Перейти к утверждению заказа

Есть несколько способов получить доступ к утверждению заказа:

Панель управления – Мои отложенные ордера

Независимо от того, являетесь ли вы покупателем или утверждающим, на вашей панели инструментов отображается раздел «Мои отложенные заказы». Когда заказы отправлены на утверждение, они будут отображаться на панели управления в разделе «Мои отложенные заказы» дополнительно на срок до семи дней. на вкладку «Утверждение заказа» на странице «Заказы».

– вкладка утверждения заказа

Покупатели и утверждающие могут просматривать утверждения заказов на вкладке «Утверждение заказов» на странице «Заказы».

Уведомления центра сообщений

Когда Покупатель отправляет заказ на утверждение, утверждающий получает уведомление в Центре сообщений, а также по электронной почте. Утверждающий может щелкнуть уведомление, чтобы перейти непосредственно к заказу, требующему утверждения.

Уведомления утверждающего

Если сотрудник настроен как утверждающий, он / она получит уведомление в Центре сообщений и по электронной почте, когда заказ будет отправлен на утверждение.

Уведомления для покупателей

• Принятые заказы
• Отклоненные заказы
• Успешно выполненные заказы

Настройка утверждающего

• Покупатель – это сотрудник, покупающий товары для компании.Покупатель должен иметь возможность совершать покупки в учетной записи компании.
• Утверждающий – это сотрудник компании, созданной для утверждения заказа Покупателя.

Настройка утверждающего для покупателя

Только администратор может настроить утверждающего для конкретного покупателя в вашей компании. После настройки Утверждающий должен одобрить все заказы для Покупателя.Важно, чтобы Утверждающий имел такой же доступ ко всем учетным записям вакансий, что и Покупателю, чтобы избежать задержек в согласовании.

Создание нового сотрудника

Чтобы настроить утверждающего для нового сотрудника, нажмите «Добавить сотрудника» в настройках компании. После ввода информации о сотруднике установите флажок «Этому лицу требуются утверждающие». Затем вы можете выбрать имя утверждающего из раскрывающегося списка текущих пользователей в вашей компании, которых следует назначить в качестве основного утверждающего и / или дополнительного утверждающего.Затем процесс установки возобновится в обычном режиме.

Создание существующего сотрудника

Чтобы настроить утверждающего для существующего сотрудника, вы должны отредактировать данные сотрудника в настройках компании. После выбора нужного сотрудника для редактирования установите флажок «Этому лицу требуются утверждающие». Затем вы можете выбрать Имя утверждающего из раскрывающегося списка текущих пользователей в вашей компании, которое можно указать в качестве основного утверждающего и / или дополнительного утверждающего.Обратите внимание, что необходимо ввести только основного утверждающего.

Основные и дополнительные лица, утверждающие

Хотя можно настроить основных и дополнительных утверждающих, между этими двумя ролями нет различий. Каждый получает все сообщения, касающиеся утверждения заказов, и каждый может видеть элементы, требующие утверждения, на своей панели инструментов. Начальный и Оба вторичных утверждающих получают уведомления.Вторичный утверждающий может утверждать заказы в том же качестве, что и основной утверждающий, и может выступать в качестве резервного, если основной утверждающий находится вне офиса или по иным причинам.

Когда утверждающий удаляется из настроек компании

Если администратор удаляет единственного утверждающего для покупателя, ему отображается всплывающее окно, информирующее его о том, что выбранное лицо является утверждающим для перечисленных сотрудников. Эта информация также отправляется Администратору через уведомление в Центре сообщений, чтобы можно было настроить другого утверждающего для перечисленных сотрудников.