ПОДПИСЬ или РОСПИСЬ в документах, как правильно?

Подпись или рос­пись ста­вит­ся в доку­мен­тах. Роспись стен и потол­ка суще­ству­ет в зда­нии, в хра­ме, на быто­вых предметах.

Слова «подпись» и «роспись»

В рус­ской лек­си­ке отме­тим два очень похо­жих слова:

• под­пись
• рос­пись.

Убедимся в их похо­же­сти, разо­брав по составу:

• подпись     — приставка/корень/окончание;
• роспись     — приставка/корень/окончание.

Эти одно­ко­рен­ные суще­стви­тель­ные раз­ли­ча­ют­ся толь­ко при­став­кой, кото­рая вно­сит в каж­дое сло­во свое зна­че­ние, поэто­му эти лек­се­мы име­ют раз­лич­ную соче­та­е­мость с дру­ги­ми сло­ва­ми, раз­ное упо­треб­ле­ние в речи. Эти сло­ва назо­вем паро­ни­ма­ми, сло­ва­ми, кото­рые часто достав­ля­ют затруд­не­ние в употреблении.

Как пра­виль­но писать:

• под­пись или рос­пись под документом;
• поста­вить рос­пись или подпись;
• озна­ко­мить с при­ка­зом под рос­пись или под подпись?

Чтобы выяс­нить, как пра­виль­но упо­треб­лять эти сло­ва в дело­вой речи, чет­ко опре­де­лим зна­че­ние каж­дой лек­се­мы. Только при таком усло­вии мож­но избе­жать лек­си­че­ской ошиб­ки — сме­ше­ние паро­ни­мов, когда одно похо­жее сло­во упо­треб­ля­ет­ся непра­виль­но вме­сто другого.

Например, раз­ли­ча­ем слова-паронимы:

Ставим подпись или роспись под документом?

Значение слова «подпись»

Существительное «под­пись» обра­зо­ва­но от одно­ко­рен­но­го глагола:

под­пи­сать → подпись

Уточним лек­си­че­ское зна­че­ние ана­ли­зи­ру­е­мо­го сло­ва:

1. Действие по знач. гл. подписать
2. Надпись на чем-л. под чем-л.
3. Собственноручно напи­сан­ная фами­лия под тек­стом, рисун­ком и т.п.  в под­твер­жде­ние сво­е­го автор­ства или согла­сия с чем-либо.

Т. Ф. Ефремова. Новый сло­варь рус­ско­го язы­ка. М., Русский язык, 2000

Вот как сло­во «под­пись» упо­треб­ля­ет­ся в худо­же­ствен­ных текстах:

В кон­то­ру я боль­ше ни ногой, так что при­но­си­те все бума­ги на под­пись и про­чее ко мне в номер (Джек Лондон. Время-не-ждет).

Вот она, под­пись, кото­рой не хва­та­ло на том таин­ствен­ном пись­ме, что он полу­чил в про­шлом меся­це (Александр Дюма. Две Дианы).

Значение слова «роспись»

Это суще­стви­тель­ное мно­го­знач­ное. Его зна­че­ния зави­сят от того, от како­го гла­го­ла оно образовано:

• рас­пи­сы­вать, рас­пи­сать — роспись;
• рас­пи­сать­ся — роспись.

В пер­вом слу­чае обра­зу­ет­ся слово-пароним «рос­пись», кото­рым обо­зна­ча­ют сюжет­ные изоб­ра­же­ния, рисун­ки на сте­нах, потол­ках хра­мов, на быто­вых пред­ме­тах с целью их укра­ше­ния, например:

• хох­лом­ская роспись;
• гжель­ская роспись.

Если сло­во «рос­пись» обра­зо­ва­но от воз­врат­но­го гла­го­ла «рас­пи­сать­ся», то эта лек­се­ма име­ет сле­ду­ю­щие зна­че­ния:

1. Действие по знач. гл. рас­пи­сы­вать­ся, расписаться.
2. То же, что под­пись (3)
3. Текст с под­пи­сью, сви­де­тель­ству­ю­щий о чем-либо, удо­сто­ве­ря­ю­щий что-л.
4. Перечень, спи­сок чего-л.

Т. Ф. Ефремова. Новый сло­варь рус­ско­го язы­ка. М., Русский язык. 2000

Вывод

Лексема «под­пись» со зна­че­ни­ем «соб­ствен­но­руч­но напи­сан­ная фами­лия под чем-либо» сов­па­да­ет с одним из зна­че­ний мно­го­знач­но­го сло­ва «рос­пись».

Значит, пра­виль­но напи­шем или скажем:

Требуется ваша под­пись или рос­пись под документом.

Здесь вам сле­ду­ет поста­вить под­пись или роспись.

Всех сотруд­ни­ков сле­ду­ет озна­ко­мить под под­пись или рос­пись с дан­ной инструк­ци­ей по тех­ни­ке безопасности.

Скачать ста­тью: PDF

Обязательна ли подпись работника в приказе

Вопрос

Обязательно ли должен работник расписываться в приказе на командировку. Какое «наказание, непринятие к учету сумм и т.д.» будет для организации, если работники в приказе не расписались. Командировка состоялась, претензий ни у кого нет. Это не единоразовый вариант, а система. Стоит вопрос искать ли сотрудников, чтобы они расписывались за весь год или обязательности этого все-таки нет.
Аналогичный вопрос с росписью в приказе на премии.
спасибо.

Ответ

Приказ о командировке

Подписывать приказ о командировке вправе только лицо, которое от имени работодателя уполномочено принимать решение о направлении работника в командировку. Это следует из анализа ч. 1 ст. 166 ТК РФ, абз. 2 п. 3 Положения о служебных командировках. Таким лицом может быть, например, руководитель организации.

С приказом рекомендуем ознакомить работника под подпись, поскольку при отсутствии доказательств того, что работник знал о командировке, привлечение его к дисциплинарной ответственности за неисполнение данного приказа может быть признано неправомерным. Такой вывод следует из ч. 1 ст. 192 ТК РФ, в соответствии с которой привлечение работника к дисциплинарной ответственности возможно только за неисполнение или ненадлежащее исполнение им по собственной вине возложенных на него трудовых обязанностей.

Приказ о премировании

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее — Постановление N 1) утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.В том числе в Постановлении N 1 приведена унифицированная форма N Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников», которая применяется для оформления и учета поощрений работников.

При этом, как следует из Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, приведенных в Постановлении N 1, данная форма подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляется работникам под расписку.

Таким образом, при оформлении приказа о поощрении работников необходимо объявить о начисленной премии работникам, при этом они, в свою очередь, ставят свои подписи в приказе по форме N Т-11а, подтверждающие ознакомление с начисленной премией.

Однако, работодатель коммерческой организации (генеральный директор) имеет право утвердить в учетной политике организации свои формы первичных учетных документов. В форме приказа для начисления премии он может убрать графу «С приказом ознакомлен. Личная подпись работника». Работник будет ознакомлен с размером премии путем получения расчетного листка под роспись.

Данные изменения нужно оформить в положении об оплате труда и премировании работников и ознакомить работников под роспись.

Просмотров: 5 270

Как правильно роспись или подпись родителей

Всего найдено: 35

Добрый день! Подскажите пожалуйста, как правильно “настоящий приказ довести до Ивановой под роспись или под подпись”? Спасибо

Ответ справочной службы русского языка

Здравствуйте! Я давно воюю с отделом кадров на тему: “ознакомление под роспись “. Подскажите какой-нибудь словарь или официальный документ, где чётко прописан правильный вариант (подпись, ознакомление с получением подписи работника).

Ответ справочной службы русского языка

Добрый день! Как правильно писать ознакомить работника с приказом “под подпись” или ” под роспись “. Спасибо!

Ответ справочной службы русского языка

Как правильно: ознакомить под роспись или подпись?

Ответ справочной службы русского языка

Правильно ли употреблено слово «роспись» в предложении: «Работодатели обязаны до подписания трудового договора с работником ознакомить его под роспись с уставом организации». Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

Нет, в этом значении должно быть употреблено слово подпись.

Где ставятся запятые в предложении : Приказ довести до лиц указанных в приказе под роспись и почему?

Ответ справочной службы русского языка

Правильно: Приказ довести до лиц, указанных в приказе, под подпись.

Обособляется определительный оборот, стоящий после определяемого слова. Обратите внимание, что в этом значении правильно употреблять слово подпись.

Ответ справочной службы русского языка

Верно: . сведения. являются строго конфиденциальными.

В законах о труде РФ и Казахстана в статье о наложении дисциплинарного взыскания говорится о том, что нужно работника ознакомить под РОСПИСЬ . Раньше требовалось под расписку. Как правильно?

Ответ справочной службы русского языка

Здравствуйте. Согласно Словарю трудностей вашего сайта при употреблении в документах выражений “под подпись” или ” под роспись ” , правильным является написание “под подпись” (ознакомить сотрудников с инструкцией под подпись). Как, в таком случае, следует относиться к норме, закрепленной ,например, в Трудовом кодексе, где встречается другое (получается, что неверное) написание: приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись ; обязан ознакомить работника под роспись (ст.

68)?

Ответ справочной службы русского языка

Трудовой кодекс не регламентирует правила русского языка. Мы считаем, что в этом случае в Трудовом кодексе допущена речевая ошибка.

Ответ справочной службы русского языка

Нет, дело здесь не в особом стиле, это просто очень распространенная ошибка.

Ответ справочной службы русского языка

Правильно: под подпись или под расписку .

Ответ справочной службы русского языка

Правильно: под подпись или под расписку .

Ответ справочной службы русского языка

Значения слов подпись и роспись не изменились, роспись в значении ‘подпись’ по-прежнему ошибка. Причины частотности этой ошибки те же, что и в ситуации надеть – одеть : разница в значении этих похожих по звучанию слов для многих неочевидна. К тому же носителей языка окончательно запутывает глагол расписаться. Так и оказалась эта ошибка в Трудовом кодексе.

Ответ справочной службы русского языка

Ответ справочной службы русского языка

Правильно: в 3-дневный срок. Обратите внимание: не под роспись , а под подпись. См. в «Словаре трудностей»: Подпись, роспись и виза.

Автор: Анна Рожкова

Журнал «Секретарское дело» | Profmedia.by

Ольга Моисеенко,
научный редактор журнала «Секретарское дело»

Порядок работы с распорядительным документами должен быть закреплен в локальном нормативном правовом акте, например, в Инструкции по делопроизводству, который разрабатывается в соответствии с нормативной правовой и законодательной базой Республики Беларусь. В данном документе необходимо не только прописать порядок ознакомления с документами, но и закрепить за конкретными должностными лицами обязанность своевременно доводить распорядительные и иные документы до работников организации.

Организация самостоятельно определяет, в чью компетенцию входит ознакомление ответственных лиц с документами. Как правило, ознакомление с приказами входит в компетенцию лица, ответственного за ведение делопроизводства в организации. Но эта обязанность может быть возложена и на секретаря руководителя, и на лицо, ответственное за ведение делопроизводства в структурном подразделении — авторе документа, с которым необходимо ознакомить работников, и на исполнителя, подготовившего документ.

Может быть такая ситуация, когда с приказами по основной и административно-хозяйственной деятельности ознакомление производит секретарь руководителя (лицо, ответственное за ведение делопроизводства), а по личному составу — инспектор отдела кадров (лицо, ответственное за кадровое делопроизводство).

Ознакомление с распорядительными документами производиться под роспись посредством оформления визы ознакомления, включающей слова «С приказом ознакомлен(ы)», инициалов, фамилии лица, до сведения которого доводится распорядительный документ, личной подписи, даты ознакомления.

Виза оформляется на лицевой или оборотной стороне приказа. При большом количестве лиц, подлежащих ознакомлению, к распорядительному документу может прилагаться лист ознакомления с приказом.

Более подробную информацию по организации работы с распорядительными документами вы можете почерпнуть из статей старшего научного сотрудника Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела Нины Капмоле, которые были опубликованы в № 7 и 9 нашего журнала за этот год. О сроках ознакомления с документами можно почитать в № 6 (статья научного сотрудника Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела Натальи Новик «Ознакомление работников организации с документами: порядок, сроки»). 

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала 

оформить подписку на журнал

Ставить подпись или нет?

Ставить подпись или нет? Источник

В ходе трудовой деятельности часто бывают ситуации, когда работодатель убеждает работников в правомерности своих действий, ссылаясь на непонятные статьи и постановления. С сожалением нужно констатировать, что подобное рассчитано исключительно на неподготовленность последних. Именно поэтому членам профсоюза рекомендуется придерживаться ряда правил, касающихся документооборота  с  работодателем.
Подпись – это согласие. Ставя роспись на документе, вы соглашаетесь с его содержанием. Поэтому, если вам предлагают что-либо подписать никогда не подписывайте сразу. Попросите дать вам копию документа и скажите, что ознакомитесь с ним дома. После чего направьте документ в профсоюз или своему юристу на экспертизу. Если вам отказываются дать копию документа, значит, в документе есть нечто, что работодатель желал бы скрыть. Подписывать подобный документ тем более не стоит. Худшее что вам может грозить, это «акт об отказе в подписи», наказать вас за «не подпись» нельзя.
Это не игра в крестики нолики. Зачастую работодатель предлагает вам расписаться в каком-то толстом (или не очень) журнале, «листе ознакомления» или описи. Не надо просто ставить подпись в клеточку. Выясните, с каким именно документом вас хотят ознакомить, изучите текст этого документа, согласуйте подписание с представителем профсоюза или юристом. И только после этого подпишите сам документ.  На каждой странице, либо, если документ прошит и заверен печатью, на последней странице.
Пишите «Ознакомлен».  Представляемый документ носит регулярный характер и не вызывает у вас подозрения? Например, это распоряжение на отпуск или график сменности. Не торопитесь. Напишите перед росписью «Ознакомлен» или «Ознакомлена». Не обращайте внимания на протесты менеджера или кадровика, никто не может запретить вам комментировать собственную роспись.  
Помните о времени. Заведите хорошую привычку, когда ставите подпись писать рядом дату и, обязательно, время. Как бы мала не была клетка, в которой надо расписаться, роспись, дата и время должны быть неразлучны. Пишите в столбик, на полях, на свободном месте – бумага все стерпит.  Вы даже не представляете, какие суммы просуживались только потому, что на документе стояло время.
Вы всегда можете получить копии. Отказ от подписи совсем не означает, что вы никогда не сможете познакомиться с содержанием документа. Равно как не освобождает от ответственности за его неисполнение. Поэтому, сразу после того как вам предложили что-то подписать, а вы отказались, подайте письменное заявление с требованием выдать вам копию. Содержание может быть таким: 31 декабря 2014 года в 00:00, менеджером Непоймикто Т.П. мне было предложено подписать приказ (инструкцию). В соответствии со ст. 62 ТК РФ, прошу выдать мне надлежаще заверенную копию указанного документа. В течении трех дней работодатель обязан выдать вам копию с оригиналом печати и подписи директора.
Заявления подаем только под роспись. Если вы подали куда-то заявление и  у вас нет точно такого же экземпляра с подписью получателя,  считайте, что вы его не подавали. Доказать обратное вы в 99% случаев не сможете. Поэтому требуйте росписи на вашем экземпляре. Юридически это, конечно, должна быть роспись директора, однако на практике роспись его секретаря или иного старшего менеджера тоже имеет силу. Таким образом, необходимо подавать абсолютно все документы, особенно «объяснительные записки».
Если работодатель не подписывает заявление. Вы приносите документ на подпись, а его отказываются подписать.  Отнеситесь к этому спокойно. Достаньте телефон, снимите на видео документ, а затем предложите должностному лицу его подписать. Его удивленное лицо, возможно, впоследствии, порадует судью.  Затем, после работы, отправляйтесь на почту и отправляйте документ на юридический и фактический адрес организации. Письмо должно быть обязательно с описью, где укажите краткую суть заявления. Вариант использования экспресс-доставок тоже возможен.
Помните, описанные правила не имеют исключений. Визирование документов вашей подписью крайне важно и может иметь необратимые последствия, привести к потере существенных сумм и даже увольнению. Следуйте правилам, консультируйтесь с юристами профсоюза и все будет хорошо.  
 

Нужна ли подпись сотрудника в приказах для оплаты

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

• Для жителей Москвы и МО – +7 (495) 332-37-90
• Санкт-Петербург и Лен. область – +7 (812) 449-45-96 Доб. 640

Можно ли не собирать подписи сотрудников в приказах о начислении премии, чем это чревато? Рекомендуем подписи получить. Законом не установлен срок, в течение которого работников надо ознакомить с подобным приказом, поэтому ознакомьте работников по мере возможности, например, одновременно с ознакомление с графиком отпусков, уведомлением предоставлении отпуска и т. ГИТ расширительно толкует ст. Еще читайте: производственный календарь распечатать на черно белом принтере.

Если тебе поручено доставить какое-то важное письмо или другой документ, крепко держи его в руке и ни на секунду не выпускай, но передай непосредственно получателю. В статье мы расскажем об одной из важнейших секретарских обязанностей — ознакомление работников с документом под роспись.

Оформление приказа о принятии на работу должно происходить по всем правилам, как и других официальных документов. В этой статье мы расскажем о том, как правильно оформлять приказ о принятии на работу нового сотрудника. Каждый сотрудник отдела кадров знает о важности документального оформления, ведь грамотно составленные документы помогают не только подтвердить факт события, но и правильно отразить эту операцию в учете, отстоять свою позицию перед контролирующими органами, а также избежать негативных последствий. Заключение трудового договора оформляется приказом о приеме работника на работу.

Обязательна ли подпись работника в приказе

Для того, чтобы приказ руководителя имел законную силу для исполнения, сотрудники должны быть с ним ознакомлены. В некоторых случаях ознакомление должно быть подтверждено подписями сотрудников, которые являются фигурантами этого документа. Сегодня в статье мы разберемся, каким способом можно собрать подписи под приказ, как оформить листок ознакомления, с какими документами нужно ознакомлять работников под роспись.

Согласно трудовому законодательству РФ есть категории приказов, ознакомление сотрудников с которыми является обязательным. Если ознакомление сотрудников с ними не было сделано вовремя, то такие документы могут лишаться своей силы, а в некоторых случаях предприятию может грозить штраф. Например, если работник получил взыскание, но не был ознакомлен с распоряжением руководителя в течение пяти дней, взыскание не может быть наложено.

Общее правило гласит, что все фигуранты документа должны быть с ним ознакомлены под роспись. Разберемся, кто является фигурантами распоряжений. Фигурантами приказов по личному составу являются работники, чьи фамилии фигурируют в приказе, а фигурантами распоряжений по основной деятельности являются их исполнители, то есть те работники, которым поручено исполнение приказа.

За нарушение регламента хранения и оформления этих видов документов ответственное лицо может быть привлечено к административной ответственности в форме предупреждения или штрафа. Скачать книгу. Обязательность ознакомления сотрудников с приказом продиктована здравым смыслом — нельзя ведь требовать от людей исполнения указаний, если они с ними не ознакомлены.

Однако в некоторых случаях приказы важны в первую очередь для бухгалтерии, чем для работника. Например, во время военных сборов руководитель подписывает документ об освобождении от работы на период воинских сборов, но и так понятно, что работник не сможет присутствовать в двух местах одновременно.

Кроме того, приказы часто ведут к изменению рабочей деятельности, поэтому работники должны не только ознакомиться с нововведениями, но и подписать свое согласие с новым приказом. Все подписи должны храниться в папках с соответствующими документами. В лист ознакомления с приказом обязательно вносится информация о названии и дате приказа, ФИО сотрудника, ставится подпись и дата подписания, могут указываться должности сотрудников.

Следовательно, все приказы по личному составу должны быть подписаны, включая приказы о премировании, командировках, штрафах. В унифицированных бланках уже заранее есть специальные строки, где должен поставить свою подпись ознакомившийся работник. Следовательно, аналогичным образом необходимо расписываться в приказах, оформленных на бланках произвольной формы. Чаще всего возникают вопросы о необходимости росписи под приказами о поощрениях работников.

Согласно приведенным в постановлении Госкомстата РФ N 1 указаниям, такие приказы подписываются руководителем организации и объявляются работнику под роспись. Это предполагает внесение в приказ каждого премируемого работника и ознакомление каждого сотрудника под роспись с приказом о премировании. Ознакомление в некоторых случаях необходимо только для доведения до сведения работников принятия решений о премировании и размеров поощрения.

Если премия выдается каждому сотруднику за определенный период времени, например — ежемесячно, то есть если поощрение носит массовый и регулярный характер, производится по общим стандартным основаниям и в стандартных размерах, указанным в локальных нормативных актах, то собирать дополнительные подписи работников не обязательно.

Достаточно указать регулярность и размер премиальных выплат в локальном акте. Но при этом работник под подпись должен быть ознакомлен с локальным нормативным актом, на который имеется ссылка в трудовом договоре ст. В первую очередь с приказом нужно ознакомить его главных героев: работников, которые получают в документе какое-либо задание. Например, если в приказе Иванов получает одно задание, Петров другое, а на Сидорова возлагают контроль за исполнением распоряжения, то ознакомить с документом нужно всех троих.

Тогда в лист ознакомления с приказом нужно включить всех начальников структурных подразделений без исключения. Приказ может быть рассчитан и на неопределенный круг лиц. Например, если документом утверждается локальный нормативный акт ЛНА , который касается всех, ознакомить нужно всех работников.

В таких случаях кто-то из работников административного сектора, например, вы, как секретарь, получает задание ознакомить работников с этим распоряжением. Стандартной унифицированной формы листа ознакомления с приказом не существует. Лист составляется секретарем в произвольной форме или по шаблону, принятому в делопроизводстве компании.

Во избежание проблем в суде или трудовой инспекции рекомендуем придерживаться стандартной структуры документа. В случае необходимости добавьте в таблицу информацию о структурном подразделении, к которому принадлежит сотрудник и примечания. Если работников, упомянутых в приказе, много, то для оформления их ознакомления и подписей используйте несколько листов.

Листы пронумеруйте и скрепите степлером или суровой нитью. Лист ознакомления работников с приказом оформляется либо на фирменном бланке организации, либо на пустом листе формата А4. Лист составляется в одном экземпляре. Бланк документа распечатайте на принтере или напишите от руки. Главное условие легитимности листа — наличие подлинных подписей сотрудников. Если локальным нормативным актом организации не закреплен порядок удостоверения документов печатью или штампом, то оттиск печати не нужен.

Напомним, что с года юридические лица имеют право не использовать печати и штампы для визирования документации. После сбора всех подписей и оформления листа, зарегистрируйте его в Журнале учета внутренней документации компании.

Лист ознакомления с приказом является подтверждением того, что сотрудник, упомянутый в распоряжении, знаком с его содержанием и готов его выполнять. В случае возникновения трудовых споров лист ознакомления будет служить доказательством в суде или трудовой инспекции.

Форма листа является свободной, но содержит ряд обязательных элементов: название предприятия, информацию о приказе, фамилии и подписи сотрудников, упомянутых в распоряжении. Узнайте, как с помощью одного простого документа избежать штрафа ГИТ и доказать, что работника вовремя ознакомили с распоряжением.

Лист ознакомления сотрудников с локальным документом организации Документ от эксперта. Приказы — письменные распоряжения, в которых закрепляют принятые работодателем решения. С помощью распорядительных документов регулируют самые разные аспекты трудовых отношений, от переводов и назначений на должности до предоставления ежегодных отпусков и декретов, направления в командировки, пересмотра размера зарплаты и не только.

Закон требует знакомить персонал со всеми нормативными документами, имеющими непосредственное отношение к трудовой деятельности. Это относится ко всем юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, привлекающим наемную рабочую силу. С остальными приказами также целесообразно знакомить сотрудников под подпись, поскольку факт неознакомления говорит о том, распоряжение не довели до сведения работника, и, следовательно, у того есть право не исполнять задачу работодателя.

Обязанность доводить до сведения персонала содержание важных документов, как правило, поручают сотруднику, ответственному за кадровое делопроизводство: ознакомление с приказами — важная часть работы кадровика. Только так в случае конфликта или судебного спора работодатель сможет доказать, что работника действительно уведомили о принятом решении и сделали это в положенный срок.

Форма ознакомления с приказом бывает разной. Можно предусмотреть специальное поле для подписи работника на бланке приказа, завести отдельный журнал или использовать лист ознакомления с приказом бланк для таких случаев не утвержден, поэтому каждая организация вправе разработать собственный вариант. Последний способ — самый практичный и удобный, если действие приказа распространяется на нескольких сотрудников или целое структурное подразделение компании.

Оставляя свою подпись на бланке, работник тем самым подтверждает, что готов приступить к выполнению распоряжения работодателя. Персонал знакомят только с завизированными руководством а в некоторых случаях — еще и предварительно согласованными с профсоюзом приказами. Детали процедуры работодатель может закрепить отдельно — например, разработать локальный акт или издать приказ об ознакомлении с документами.

Как бы там ни было, применяемый порядок не должен противоречить нормам трудового законодательства. Если в день ознакомления сотрудник, на которого распространяется действие распоряжения, отсутствует на работе, например, болеет, взял отпуск за свой счет или находится в командировке — следует дождаться его возвращения и провести процедуру в обычном порядке. В случае отказа от ознакомления — а так часто бывает, если речь идет о неприятном для работника решении, например, выговоре или увольнении — составляют соответствующий акт, желательно в присутствии свидетелей.

Выбор меры наказания определяют с учетом обстоятельств. Как правило, к злостным нарушителям дисциплины применяют более строгие меры, чем к остальным сотрудникам. Но в любом случае арсенал применяемых работодателем способов воздействия ограничен статьей ТК РФ. Поскольку унифицированной формы нет, каждый работодатель вправе разработать собственный лист ознакомления с приказом под роспись образец документа во многом похож на лист ознакомления с локальным нормативным актом, графиком сменности или графиком отпусков, разница только в названии.

Главное — предусмотреть поля для всех необходимых реквизитов:. Прежде чем начать ознакомление с приказом под роспись, образец ознакомительного листка следует озаглавить. Укажите, с каким конкретно распорядительным документом знакомите сотрудников: напишите его полное наименование, регистрационный номер, дату оформления и название компании. Некоторые работодатели в особо важных случаях дополнительно издают приказ об ознакомлении сотрудников, образец составляется в свободной форме. Если издается дополнительный приказ ознакомления, приложение к нему обычно оформляют в одном экземпляре, в виде листа для подписей формата А4.

Но можно приложить ознакомительный лист и к основному распоряжению, содержание которого будет доводиться до сведения персонала. Например, приказы о приеме на работу и увольнении хранятся как минимум 75 лет, а приказы о предоставлении отпуска вместе со всеми приложениями — не менее 5 лет. Ознакомительный лист прилагают к распорядительному или нормативному документу, с которым работодатель обязан ознакомить персонал.

Оформить его можно в виде таблицы или списка, строгих требований к виду и содержанию бланка законодатель не предъявляет.

Проще всего скачать лист ознакомления с приказом и адаптировать его к конкретной ситуации, добавив все недостающие реквизиты.

Убедитесь, что все упомянутые в приказе сотрудники поставили подпись и дату в документе, заполненный бланк храните вместе с приказом как приложение. Ваш адрес email не будет опубликован. Перейти к содержимому С приказом ознакомлены, образец. Главная Справочник С приказом ознакомлены, образец.

Содержание Ознакомление с приказом под роспись С какими приказами нужно ознакомлять под роспись Ознакомление с приказом о поощрении Кого нужно ознакомить с приказом? Как составить лист ознакомления с приказом? Как оформить лист? Когда понадобится лист ознакомления с приказом Общий протокол ознакомления с приказом Как оформить лист ознакомления с приказом.

Полезные темы: Пожарный расчет на предприятии, образец Инв 15, образец Налоговые регистры, образец Образец заполненной формы р Приходно кассовый ордер, образец образец заполнения Протокол списания основных средств, образец Образец приказ об увольнении. Добавить комментарий Отменить ответ Ваш адрес email не будет опубликован. Из книги вы узнаете все о правилах внутреннего трудового распорядка, найдете инструкцию по кадровому делопроизводству, которая облегчит работу.

Также узнаете, на какие ошибки в ПВТР инспектор обратит внимание в первую очередь и как составить положение об оплате труда. Рассмотрим сложные вопросы штатного расписания и штатной расстановки: как вместо двух документов вести один удобный файл, и как принять локальный нормативный акт.

К каким ошибкам в приказе о приеме придерутся инспекторы

Обязательно ли должен работник расписываться в приказе на командировку. Командировка состоялась, претензий ни у кого нет. Это не единоразовый вариант, а система. Стоит вопрос искать ли сотрудников, чтобы они расписывались за весь год или обязательности этого все-таки нет. Аналогичный вопрос с росписью в приказе на премии.

Подпись работника в приказе на премию

Для того, чтобы приказ руководителя имел законную силу для исполнения, сотрудники должны быть с ним ознакомлены. В некоторых случаях ознакомление должно быть подтверждено подписями сотрудников, которые являются фигурантами этого документа. Сегодня в статье мы разберемся, каким способом можно собрать подписи под приказ, как оформить листок ознакомления, с какими документами нужно ознакомлять работников под роспись. Согласно трудовому законодательству РФ есть категории приказов, ознакомление сотрудников с которыми является обязательным. Если ознакомление сотрудников с ними не было сделано вовремя, то такие документы могут лишаться своей силы, а в некоторых случаях предприятию может грозить штраф. Например, если работник получил взыскание, но не был ознакомлен с распоряжением руководителя в течение пяти дней, взыскание не может быть наложено. Общее правило гласит, что все фигуранты документа должны быть с ним ознакомлены под роспись.

Как оформить приказ по новому ГОСТ

Сдать бесплатно. Новости Инструменты Обучение Форум. Войти Зарегистрироваться. Вход для зарегистрированных:. Забыли пароль? Войти через:. Раньше вы входили через. Восстановление пароля. Укажите адрес электронный почты, который вы использовали для регистрации. Восстановить Вернуться.

Правила оформления приказа о принятии на работу

Организационно-распорядительная документация. При этом факультативными реквизитами приказа являются:. Примеры 1—3. Оно располагается под наименованием организации. Пример 6.

Оформляя прием нового работника на работу, кадровик должен ознакомить его еще до подписания трудового договора как с локальными нормативными актами далее — ЛНА , связанными с работой, так и с картой специальной оценки условий труда далее — СОУТ. Однако порой работники отказываются ставить свою подпись.

.

Подписи сотрудников в приказе о премировании

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Путевой лист 2021. Приказ для утверждения формы и порядка заполнения путевых листов. Гугл таблицы

Приказы по основной деятельности – как правильно составить

Приказы по основной деятельности каждая организация в процессе своей деятельности использует весьма активно. Эта статья ответит на вопрос как правильно составить приказ, чтобы оформление приказов соответствовало нормам делопроизводства. С конкретными примерами можно ознакомиться в разделе «Образцы приказов». Этот ресурс совсем молодой, так что коллекция образцов со временем непременно будет пополняться.

Для оформления решения нормативно-распорядительного характера необходимо составить приказ. Проекты приказов по основной деятельности готовят специалисты подразделений организации в пределах своей компетенции по поручению руководства или в инициативном порядке. Но помните, инициатива у нас наказуема (шутка). При этом ответственность за качественную подготовку проекта приказа ложится на начальника этого структурного подразделения, а правильность оформления приказов – на службу делопроизводства.

Бланк приказа

Приказы по основной деятельности следует составлять на бланке приказа установленной формы. Очень хорошо, если применяемый бланк приказа в организации установлен в вашей инструкции по делопроизводству. Посмотрите по ссылке приведенный образец бланка приказа. Он включает все обязательные реквизиты, измените только на данные своей организации.

Минимальный размер полей каждого листа приказа слева, сверху, снизу – 20 мм, справа – 10 мм. Согласно правилам деловой переписки бланк письма имеет аналогичные размеры. Если текст приказа большой, то их нумеруют, начиная со второго листа. Причем положено это делать сверху и по центру.

Оформление приказов

Заголовок к тексту
Текст приказа по основной деятельности должен иметь краткий заголовок, который выравнивается по центру листа. Он отвечает на вопрос «о чем?» и пишется без кавычек – Об утверждении положения …, О назначении ответственного … и т.д.

Изложение основания приказа
Обычно текст начинают с изложения причин, основания подготовки приказа (преамбула). Распространенные варианты начала – «В целях…», «В соответствии…», «Во исполнение…» и т.п.

В случае необходимости оформляется ссылка на документ-основание в следующем порядке: вид документа + автор + дата + номер + название. Смотрите образец составления – В соответствии с приказом Министерства культуры от 31.12.2013 № 2211 «…заголовок документа».

В приказах завершает преамбулу слово п р и к а з ы в а ю, лучше его указывать в р а з р я д к у и не переходить на новую строку (смотрите образцы приказов). Эта фишка из инструкции по делопроизводству в федеральных органах власти. Но если в вашей организации принято слово

ПРИКАЗЫВАЮ:

печатать заглавными буквами с новой строки без разрядки (как показано здесь), то такой вариант тоже допустим.

Распорядительная часть
В текст приказов по основной деятельности включают перечисление предписываемых действий. Здесь важна конкретика и возможность последующего контроля исполнения.
Действия в распорядительной части удобно делить на пункты (но это не обязательно).

В качестве исполнителей поручений могут фигурировать как структурные подразделения, так и конкретные люди. При необходимости определяют сроки исполнения. Сроки не устанавливают для поручений регулярного или нормативного характера. В последнем пункте можно указать на кого возложен контроль за исполнением приказа (но это тоже не обязательно).

Когда предполагается ввести в действие приказ по основной деятельности не с момента его издания, то надо указать срок его введения.

В текст приказа не нужно включать фразу вида «Приказ довести до …». Исполнитель одновременно с проектом приказа готовит лист рассылки произвольной формы (т.е. его можно изменять как угодно), где и перечисляет нужные структурные подразделения или конкретных лиц, которых необходимо ознакомить. Ведь приказ издается не для того, чтобы его тайно хранить в сейфе. Есть «специальные люди» в службе делопроизводства, в обязанности которых входит дальнейшая работа с приказами организации после их подписания.

Можно сделать все менее формально. В организации люди часто не возражают ставить отметку об ознакомлении с приказом и без листа рассылки.
 

 
Как оформить приложение
Отдельные массивы информации из-за их большого объема обычно оформляют в виде отдельных приложений к приказам по основной деятельности. Например, утверждаемые приказом другие документы (инструкции, положения, графики, схемы, штатные расписания и т.д.).

Если приложений несколько, то их в тексте приказа нумеруют. Например, «Утвердить порядок приема–передачи, учета и списания основных средств (приложение № 4)».

Непосредственно на первом листе приложения в правом его верхнем углу оформляют отметку по следующему образцу:

Приложение № 4
к приказу ООО «Буйвол»
от 16.01.2014 № 12

Как правильно оформить приказ об отмене другого приказа или его изменении читайте в другой статье. Там же будут образцы составления таких приказов.

Если требуется сделать выписку из приказа, тогда посмотрите пример по ссылке в этой статье.

Думаю на сегодня достаточно информации об оформлении приказов. Что еще по данной теме? Далее можно будет почитать о согласовании и регистрации приказов по основной деятельности – это обязательные этапы.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 220 комментариев

Общие сведения о цифровых подписях | CISA

Термины цифровая подпись и электронная подпись иногда путают или используют как синонимы. Хотя цифровые подписи являются формой электронной подписи, не все электронные подписи являются цифровыми подписями. Электронные подписи, также называемые электронными подписями, представляют собой любой звук, символ или процесс, которые демонстрируют намерение что-либо подписать. Это может быть отсканированная копия вашей собственноручной подписи, печати или устного подтверждения. Электронная подпись может быть даже вашим напечатанным именем в строке подписи документа.

Что такое цифровая подпись?

Цифровая подпись – тип электронной подписи – представляет собой математический алгоритм, обычно используемый для проверки подлинности и целостности сообщения (например, электронного письма, транзакции по кредитной карте или цифрового документа). Цифровые подписи создают виртуальный отпечаток пальца, который является уникальным для физического или юридического лица и используется для идентификации пользователей и защиты информации в цифровых сообщениях или документах. В электронных письмах само содержимое электронного письма становится частью цифровой подписи. Цифровые подписи значительно более безопасны, чем другие формы электронных подписей.

Зачем нужна цифровая подпись?

Цифровые подписи повышают прозрачность онлайн-взаимодействия и укрепляют доверие между клиентами, деловыми партнерами и поставщиками.

Как работают цифровые подписи?

Ознакомьтесь со следующими терминами, чтобы лучше понять, как работают цифровые подписи:

• Хеш-функция – Хеш-функция (также называемая «хеш-функция») представляет собой строку чисел и букв фиксированной длины, созданную с помощью математического алгоритма и файла произвольного размера, такого как электронное письмо, документ, изображение или другой тип. данных.Эта сгенерированная строка уникальна для хешируемого файла и является односторонней функцией – вычисленный хэш не может быть обращен, чтобы найти другие файлы, которые могут генерировать такое же хеш-значение. Некоторые из наиболее популярных алгоритмов хеширования, которые используются сегодня, – это алгоритм безопасного хеширования-1 (SHA-1), семейство алгоритмов безопасного хеширования-2 (SHA-2 и SHA-256) и дайджест сообщений 5 (MD5).
• Криптография с открытым ключом – Криптография с открытым ключом (также известная как асимметричное шифрование) – это криптографический метод, использующий систему пар ключей.Один ключ, называемый открытым ключом, шифрует данные. Другой ключ, называемый закрытым ключом, расшифровывает данные. Криптографию с открытым ключом можно использовать несколькими способами для обеспечения конфиденциальности, целостности и аутентичности. Криптография с открытым ключом может
  • Обеспечьте целостность, создав цифровую подпись сообщения с использованием закрытого ключа отправителя. Это делается путем хеширования сообщения и шифрования хеш-значения их закрытым ключом. Таким образом, любые изменения в сообщении приведут к другому значению хеш-функции.
  • Обеспечьте конфиденциальность, зашифровав все сообщение открытым ключом получателя. Это означает, что только получатель, имеющий соответствующий закрытый ключ, может прочитать сообщение.
  • Подтвердите личность пользователя с помощью открытого ключа и сверив его с центром сертификации.
• Инфраструктура открытых ключей (PKI) – PKI состоит из политик, стандартов, людей и систем, которые поддерживают распространение открытых ключей и проверку личности физических или юридических лиц с помощью цифровых сертификатов и центра сертификации.
• Центр сертификации (ЦС) – ЦС – это доверенная третья сторона, которая проверяет личность человека и либо генерирует пару открытого / закрытого ключей от его имени, либо связывает существующий открытый ключ, предоставленный этим лицом. После того, как ЦС подтверждает чью-то личность, он выдает цифровой сертификат, который подписан ЦС цифровой подписью. Затем цифровой сертификат можно использовать для проверки лица, связанного с открытым ключом, по запросу.
• Цифровые сертификаты – Цифровые сертификаты аналогичны водительским правам в том смысле, что их цель – идентифицировать владельца сертификата.Цифровые сертификаты содержат открытый ключ человека или организации и подписаны цифровой подписью ЦС. Другая информация об организации, человеке и ЦС также может быть включена в сертификат.
• Pretty Good Privacy (PGP) / OpenPGP – PGP / OpenPGP является альтернативой PKI. Используя PGP / OpenPGP, пользователи «доверяют» другим пользователям, подписывая сертификаты людей с проверяемой идентичностью. Чем более взаимосвязаны эти подписи, тем выше вероятность проверки конкретного пользователя в Интернете.Эта концепция называется «Сеть доверия».

Цифровые подписи работают, доказывая, что цифровое сообщение или документ не были изменены – намеренно или непреднамеренно – с момента его подписания. Цифровые подписи делают это, генерируя уникальный хэш сообщения или документа и шифруя его с помощью закрытого ключа отправителя. Сгенерированный хэш уникален для сообщения или документа, и изменение любой его части полностью изменит хеш.

После завершения сообщение или цифровой документ подписывается цифровой подписью и отправляется получателю.Затем получатель генерирует свой собственный хэш сообщения или цифрового документа и расшифровывает хэш отправителя (включенный в исходное сообщение), используя открытый ключ отправителя. Получатель сравнивает созданный хэш с расшифрованным хешем отправителя; если они совпадают, сообщение или цифровой документ не были изменены и отправитель аутентифицирован.

Почему вы должны использовать PKI или PGP с цифровыми подписями?

Использование цифровых подписей в сочетании с PKI или PGP усиливает их и снижает возможные проблемы безопасности, связанные с передачей открытых ключей, путем проверки принадлежности ключа отправителю и подтверждения личности отправителя.Безопасность цифровой подписи почти полностью зависит от того, насколько хорошо защищен закрытый ключ. Без PGP или PKI невозможно подтвердить чью-либо личность или отозвать взломанный ключ; это может позволить злоумышленникам выдавать себя за кого-то без какого-либо метода подтверждения.

С помощью доверенной третьей стороны можно использовать цифровые подписи для идентификации и проверки лиц и обеспечения целостности сообщения.

Поскольку безбумажное взаимодействие через Интернет используется более широко, цифровые подписи могут помочь вам обезопасить и защитить целостность ваших данных. Понимая и используя цифровые подписи, вы можете лучше защитить свою информацию, документы и транзакции.

Захват электронных подписей в утверждениях Microsoft Teams с помощью Adobe Sign | Бен Вандерберг | Adobe Tech Blog

Раньше мой старый босс заставлял всех складывать документы на своем столе, чтобы просмотреть и подписать их. Стопка накапливалась и ждала, пока он войдет в офис. Утверждение и подписание документов может быть настоящим чудом.

В наши дни я все время общаюсь с моей командой внутри Microsoft Teams.Он стал одним из тех приложений, которые я открывал все время, как Microsoft Outlook или ваш веб-браузер в течение многих лет. Я хочу работать со скоростью текста, а не электронной почты.

Часто я гоняюсь за своим менеджером, чтобы получить подпись на документе. Моя электронная почта теряется в их почтовом ящике. Я жду их подписи, прежде чем двигаться дальше по проекту.

Adobe Sign для Microsoft Teams позволяет отправлять соглашения и отслеживать их в режиме реального времени. Теперь Microsoft интегрировала Adobe Sign непосредственно в Microsoft Approvals, чтобы сделать регистрацию электронных подписей проще, чем когда-либо.

В этой статье давайте разберем некоторые из замечательных новых вещей, которые вы можете делать с помощью Adobe Sign в утверждениях Microsoft Teams.

Первое преимущество Adobe Sign в Microsoft Teams заключается в том, что вам не нужно устанавливать приложение, чтобы воспользоваться преимуществами Adobe Sign; он встроен в одобрение.

Чтобы начать работу, создайте утверждение, щелкнув расширение сообщения «Утверждения».

Approvals Message Extension позволяет запрашивать подпись на документе в контексте разговора.

В диалоговом окне «Утверждения» выберите тип запроса и выберите электронную подписку.

Тип запроса «eSign» позволяет отправлять соглашения на подпись с помощью Adobe Sign.

Когда вы это сделаете, вам будет предложено войти в систему с учетной записью Adobe Sign или создать новую пробную версию.

СОВЕТ ПРОФЕССИОНАЛА: В редких случаях, когда логин для Adobe Sign привязан к другому адресу электронной почты, чем ваш рабочий адрес электронной почты, связанный с Microsoft Teams, ваши уведомления могут не работать.По этой причине лучше всего иметь адрес электронной почты, совпадающий с тем, который вы вошли в Microsoft Teams. В противном случае ваши уведомления не будут работать.

Непосредственно в утверждениях вы можете указать направление вашего документа, документы и т. Д.

После входа в систему вы можете выбрать, кому вы хотите отправить соглашение, документы, которые вы хотите включить, порядок подписания, роль подписи и адрес электронной почты. адрес такой же, как и в веб-интерфейсе Adobe Sign.

Название соглашения и сообщение будут названием документа, который необходимо утвердить.Это также название соглашения в Adobe Sign, которое будет отображаться в электронных письмах Adobe Sign.

В это время вы должны загрузить файл со своего компьютера. Документы, которые вы загружаете, могут быть в стандартных форматах документов, таких как Word, Excel, PPTX или PDF.

Роли подписи включают подписывающее лицо и утверждающее лицо. Когда вы используете утверждающий, получателю не нужно подписывать; они могут отслеживать их одобрение. Эта роль полезна, когда вы хотите отслеживать, что кто-то одобрил документ, но у него нет специального места для подписи.

Когда вы указываете адрес электронной почты, он может искать пользователей в вашей организации, которым не нужно запоминать их адреса электронной почты. Подписывающее лицо не обязательно должно быть в вашей организации. Получатели получат уведомление в форме утверждения и по электронной почте.

Когда вы будете готовы отправить документ, вы можете нажать кнопку отправки. Adobe Sign позаботится о том, чтобы документ был одобрен или подписан.

Текстовые теги Adobe Sign позволяют определить, где необходимо разместить подписи в документе.

Для тех, кто знаком с отправкой соглашений через веб-интерфейс Adobe Sign, вы не увидите пользовательский интерфейс тегов для перетаскивания полей. Microsoft не включила это как часть интеграции. Лучший способ пометить документ таким образом – использовать текстовые теги Adobe Sign, чтобы разместить поля подписи там, где вы хотите.

Если вы хотите узнать больше о тегах документов, хороший сеанс в Adobe MAX поможет вам организовать ваши документы в различных форматах, таких как Adobe InDesign, Word или PDF.Сообщение

«Утверждения» автоматически обновляется, когда документы подписываются с помощью Adobe Sign.

Когда вы отправляете документ, в беседе, в которой вы участвуете, публикуется карточка, в которой отображаются обновления – эта карточка обновляется в режиме реального времени при подписании документов. Диалоговое окно «

Сведения об утверждении» позволяет увидеть узкие места в ваших утверждениях.

Когда вы нажмете «Просмотреть подробности», вы увидите, где находится документ в цикле. Вы также можете Отменить запрос на снятие подписи с документа.

Законы и правила об электронной подписи

Республиканский закон № 8792 или Закон об электронной торговле 2000 года и его правила применения и положения являются центральным законодательством страны в области электронной торговли. Закон об электронной торговле был разработан для обеспечения юридической силы заключения электронных контрактов и был предназначен для разрешения юридических сомнений в законности электронных форм заключения контрактов. Он признает электронные документы юридическим эквивалентом бумажных документов, а электронные подписи – юридическим эквивалентом собственноручных подписей.

Также важны Правила Верховного суда Филиппин об электронных доказательствах (REE) и Совместный административный приказ Министерства торговли и промышленности и Министерства науки и технологий № 2 ( JAO ) , который устанавливает нормативную базу для цифровых подписей, подкрепленных сертификатами от признанных надежных поставщиков услуг, и продвижение инфраструктуры открытых ключей (PKI).

Закон об электронной торговле определяет «электронную подпись» как «любой отличительный знак, характеристику и / или звук в электронной форме, представляющий личность человека и прикрепленный или логически связанный с электронным сообщением данных или электронным документом или любая методология или процедуры, используемые или принятые лицом и выполняемые или принятые таким лицом с целью аутентификации или утверждения электронного сообщения данных или электронного документа »(Закон об электронной торговле, гл. 5 (е)).

REE определяет цифровую подпись как «электронную подпись, состоящую из преобразования электронного документа или электронного сообщения данных с использованием асимметричной или публичной криптосистемы, так что лицо, имеющее исходный непреобразованный электронный документ и открытый ключ подписывающей стороны, может точно определить: было ли преобразование создано с использованием закрытого ключа, соответствующего открытому ключу подписывающей стороны; и был ли изменен исходный электронный документ после преобразования.«Официального списка доверенных сторонних центров сертификации не существует. Однако у правительства Филиппин есть официальная система PKI, Национальная инфраструктура открытых ключей Филиппин.

В соответствии с Законом об электронной торговле действительны только электронные подписи, удовлетворяющие следующим условиям:

1. Подпись должна соответствовать определению электронной подписи в соответствии с Законом об электронной торговле;
2. Должен существовать установленный метод подписи, который не может быть изменен сторонами, заинтересованными в электронном документе;
3. Метод подписи должен указывать на сторону, которую предполагается связать, и указывать доступ этой стороны к электронному документу, необходимому для ее согласия или утверждения, посредством электронной подписи;
4. Метод подписи является надежным и соответствует цели, для которой был создан электронный документ, с учетом всех обстоятельств, включая любое соответствующее соглашение;
5. Для продолжения операции необходимо, чтобы сторона, которую запрашивает связанная сторона, выполнила или предоставила электронную подпись; и
6. Другая сторона уполномочена и имеет возможность проверять электронную подпись и принимать решение о продолжении транзакции, подтвержденной электронной подписью.

Чтобы иметь такую ​​же презумпцию возможности принудительного исполнения и допустимости «мокрой» подписи, электронные подписи должны удовлетворять вышеуказанным требованиям. Соответственно, только электронный документ с цифровой подписью на основе сертификата, которую можно проверить с помощью доверенной третьей стороны, признается эквивалентом «мокрой» подписи в соответствии с законодательством Филиппин.

Несоблюдение Закона об электронной торговле отменяет презумпцию возможности принудительного исполнения и допустимости. Однако электронные подписи, не соответствующие этим требованиям, могут использоваться для подтверждения согласия физического лица с документом, который они подписали в электронном виде.Электронная или цифровая подпись, заверенная в соответствии с Правилами Верховного суда об электронных доказательствах, допустима в качестве функционального эквивалента подписи лица на письменном документе.

Согласно REE, электронная или цифровая подпись может быть аутентифицирована любым из следующих способов:

1. Доказательством использования метода или процесса для создания электронной подписи или цифровой подписи и проверки электронной подписи или цифровой подписи;
2. любым другим способом, предусмотренным законом; или
3. Любым другим способом, удовлетворительным для судьи, подтверждающим подлинность электронной подписи или цифровой подписи.

Когда электронная или цифровая подпись аутентифицируется в соответствии с REE, возникают так называемые спорные презумпции. Это презумпций, которые являются удовлетворительными для юридических целей до тех пор, пока они не будут опровергнуты и не будут опровергнуты другими доказательствами. Их:

1. Электронная подпись – это подпись лица, с которым она связана;
2. Электронная подпись была поставлена ​​этим лицом с целью аутентификации или утверждения электронного документа, к которому она относится, или для обозначения согласия такого лица на транзакцию, заключенную в нем; и
3. Методы или процессы, использованные для установки или проверки электронной подписи, работали без ошибок или сбоев.
4. Цифровая подпись – это подпись лица, с которым она связана;
5. Цифровая подпись была поставлена ​​этим лицом с намерением аутентифицировать или одобрить электронный документ, к которому он относится, или указать согласие такого лица на транзакцию, заключенную в нем;
6. Методы или процессы, используемые для прикрепления или проверки цифровой подписи, работающие без ошибок или сбоев;
7. Информация, содержащаяся в сертификате, верна;
8. Электронная подпись создана в период действия сертификата;
9. Нет причин сделать сертификат недействительным или отзывным;
10. Сообщение, связанное с цифровой подписью, не было изменено с момента его подписания; и,
11. Сертификат выдан указанным в нем центром сертификации.

Суды знакомы с законами, регулирующими электронные подписи, и принимают их к сведению.

Что вам нужно знать о виртуальном и электронном подписании

Client Alert

30 марта 2020 г.

В эти нестабильные времена лица, финансирующие торговлю, и другие стороны транзакции могут столкнуться с особыми логистическими проблемами при личном подписании документов. Один из вариантов, доступный сторонам сделки, – это подписание документов «виртуально» (другими словами, подписание бумажной копии документа и отправка отсканированного изображения страницы подписи другой стороне).Этот метод подписания будет знаком большинству людей, заключивших транзакционные документы с международным контрагентом. При виртуальном подписании необходимо соблюдать определенные формальности в свете дела Mercury (подробнее обсуждается ниже).

Стороны также все чаще обращаются к возможности использования электронных платформ для подписания документов, называемых «электронная подпись» или «электронная подпись».

Но может ли электронное подписание быть действительной формой подписания договора? Мы подробно рассмотрим варианты, доступные тем, кто подписывает соглашения в соответствии с английским законодательством.

Виртуальное подписание соглашений

В соответствии с английским законодательством вы можете полагаться на электронную версию документа, созданного с помощью виртуальной подписи, при условии, что были соблюдены соответствующие инструкции Mercury и подписавшие лица должным образом уполномочены сделать так.

Mercury Инструкции

В 2008 году Высокий суд Англии в деле Mercury [1] вызвал некоторую озабоченность по поводу того, как можно подписывать документы и закрывать сделки с использованием отсканированных копий страниц с подписями.В ответ совместная рабочая группа Комитета по праву компаний юридического общества и комитетов по праву компаний и финансовому праву Лондонского Сити ( JWP ) опубликовала записку ( Note ), в которой записан ряд вариантов для сторон. применять при оформлении документов виртуально.

Записка охватывает процесс подписания каждой стороной копии соглашения, при котором подписант распечатывает и подписывает страницу с подписью (нет необходимости распечатывать весь документ), а затем отправляет одно электронное письмо своим юристам или в юридическую фирму. согласование подписания к которому прилагается окончательный вариант документа (.pdf или Word) и копию подписанной страницы подписи в формате .pdf. Окончательная версия документа вместе с копиями выполненных страниц для подписей может быть затем разослана всем сторонам.

Существует также альтернатива вышеуказанному варианту, заключающаяся в том, что юристам стороны или юридической фирме, координирующей подписание, возвращается только копия подписанной страницы подписи в формате .pdf, а также право стороны прикрепить файл .pdf. копия подписанной страницы подписи к окончательно утвержденной версии документа.

В отношении предварительно подписанных страниц для подписей, собранных до завершения документов, копия подписанной страницы подписи в формате . pdf возвращается юристам стороны или в юридическую фирму, координирующую подписание, и хранится по распоряжению стороны ( или их юристы) до тех пор, пока не будет дано разрешение на его прикрепление к подписываемому документу. После завершения соглашения юридическая фирма, координирующая подписание, направляет по электронной почте окончательную версию соглашения каждой стороне (и / или ее юристам) и получает подтверждение от каждой стороны (или ее юристов), что они согласовали окончательную версию соглашения. соглашение и уполномочивает соответствующую юридическую фирму прикрепить предварительно подписанную страницу для подписи к окончательной версии, а также указать дату и опубликовать соглашение.

JWP считает, что окончательная версия документа (в формате .pdf или Word) и .pdf страницы подписанной подписи (оба приложены к одному и тому же электронному письму) будут представлять собой исходный подписанный документ и будут приравниваться к ” тот же физический документ “.

Электронное подписание соглашений

Через платформу электронной подписи, такую ​​как DocuSign

Юридическая комиссия считает, что стороны могут подписывать все соглашения (будь то «простой контракт» или документ), используя онлайн-платформу.В их отчете (одобренном правительством Великобритании 3 марта 2020 г.) говорится, что подписавшие могут «подписать» документ через онлайн-платформу исполнения, такую ​​как DocuSign. После оформления документа система отправляет в электронном виде ссылку или .pdf подписанного документа координатору, который затем может быть уполномочен вставить дату или встречный знак после того, как все подписанные копии будут получены.

С помощью других форм электронной подписи или подписи jpeg

Если соглашение заключено между юридическими лицами, зарегистрированными в Англии, сторона также должна иметь возможность подписать документ путем вставки в Word или.PDF-документ с электронной подписью или изображение подписи в формате . jpeg при условии, что лицо, прикрепившее электронную подпись или .jpeg, уполномочено на это (если это не то лицо, чья подпись была прикреплена). Электронно подписанный документ затем может быть отправлен другому контрагенту или в юридическую фирму, координирующую подписание, для сопоставления.

В соответствии с другими частями этого примечания относительно того, какие документы не могут быть подписаны в качестве документов, и требованиями Mercury для документов, эта форма подписания также должна работать для документов.

Юридическая комиссия подтвердила, что описанные выше процессы будут соответствовать формальным требованиям Mercury и приравнены к « тот же физический документ », упомянутому в Mercury .

Электронная подпись через SWIFT?

В настоящее время нет оснований полагать, что безопасная коммуникационная платформа, такая как SWIFT, не может использоваться в качестве метода выполнения документов. Если стороны сделки оформляют документы через SWIFT, они должны убедиться, что сообщение SWIFT либо включает форму соответствующего соглашения, либо может конкретно идентифицировать подписываемый документ. Это может быть достигнуто путем четкого определения формы документа, который должен быть согласован SWIFT (например, путем ссылки на документ и номер версии и конкретный адрес электронной почты, в котором эта форма документации согласована и в котором стороны соглашаются быть связанными). «подписью» SWIFT).

Однако следует отметить, что оформление документов через SWIFT вряд ли будет приемлемой формой оформления документа из-за требований формальности, указанных выше.

Электронное подписание документов

Несмотря на то, что документы могут быть подписаны в электронном виде, все же необходимо соблюдать формальности для подписания документов.Короче говоря, в соответствии с английским законодательством, акты могут быть подписаны двумя лицами, имеющими право подписи, или одним лицом, имеющим право подписи, и свидетелем [2]. При наличии двух лиц, имеющих право подписи, они могут подписывать документы с помощью электронной подписи, но если требуется свидетель, ситуация усложняется.

Если физическое лицо подписывает акт, подпись должна быть засвидетельствована [3]. Юридическая комиссия отмечает, что при подписании должен физически присутствовать свидетель. Однако, если применение электронной подписи засвидетельствовано и засвидетельствовано в физическом присутствии свидетеля, который затем применяет свою собственную электронную подпись, подпись и подтверждение будут составлять часть « того же физического документа ».

Однако это работает только в том случае, если свидетель находится в том же месте, что и подписавший. Маловероятно, что «дистанционное» свидетельствование, когда свидетель физически не присутствует, когда подписавший подписывает акт или когда он наблюдает за подписанием, например, посредством видеоконференции или звонка, будет признано действительным свидетельством в соответствии с действующим законодательством.

Кроме того, физическое присутствие свидетеля во время подписания позволяет избежать доказательственного риска лица, действительно свидетельствующего о подписи.

Следует также рассмотреть вопрос о том, кто может засвидетельствовать подпись в соответствии с английским законодательством. Например, сторона документа не может засвидетельствовать подпись другой стороны того же самого документа [4]. Хотя закон не запрещает супругу, гражданскому партнеру или сожительнице подписавшего выступать в качестве свидетеля (если они не являются стороной по делу), обычно этого лучше избегать, если это возможно, но в текущих обстоятельствах этого можно избежать. Также желательно, чтобы свидетели были не моложе 18 лет и были достаточно зрелыми для того, чтобы на их показания можно было полагаться в случае возникновения обстоятельств, которые потребуют от них позже проверить исполнение дела.

Акты, которые нельзя подписать электронным способом

Важно отметить, что существуют различные документы, которые нельзя подписать электронным способом. К ним относятся:

• документов, которые подлежат регистрации в Земельном реестре Великобритании и подпадают под отдельный законодательный режим в соответствии с разделом 91 Закона Великобритании о регистрации земли 2002 года и Правилами регистрации земли 2003 года; и
• завещания, которые рассматриваются как особая форма дела, и закон о том, могут ли они быть выполнены в электронном виде, остается неопределенным.Недавняя судебная практика ( Lim v ​​Thompson [2009] EWHC 3341 (Ch) , где было установлено, что фотокопия подписи завещателя недействительна) предполагает, что суды не желают принимать что-либо, кроме оригинальной собственноручной подписи.

Оборотные инструменты также должны быть тщательно рассмотрены из-за требований, что эти инструменты существуют в физической форме. Например, для переводных векселей подразумевается, что физическое владение векселем необходимо для осуществления доставки.«Передача» определяется в соответствии с Банком Англии 1882 как « передача владения, фактическая или конструктивная, от одного лица к другому ». Эта ссылка на «владение» может вызвать проблемы, потому что существует общий и давно установленный принцип английского права, согласно которому невозможно владеть нематериальным имуществом (то есть файлом данных).

Виртуальное подписание договоров

Хотя для исполнения договоров с недвижимостью, гарантий и простых договоров доступно несколько вариантов (описанных выше), для исполнения договоров доступен только один вариант, который следует строгим формальностям, необходимым для совершить дело.

Электронная версия документа, созданного с помощью виртуальной подписи, будет действительна при условии, что были соблюдены соответствующие инструкции Mercury и лица, подписавшие документ, должным образом уполномочены на это.

Для того, чтобы документ был оформлен как действительный акт:

• документ в окончательной форме исполнения должен быть отправлен всем сторонам по электронной почте;
• все стороны должны распечатать и подписать страницу с подписью (или весь акт) и отсканировать страницу с подписью (или весь подписанный акт), а затем отправить в одном электронном письме весь документ в окончательной, исполнительной форме и a.pdf-копию подписанных страниц (или всего подписанного акта) стороне, распространившей окончательный бланк исполнения; и
• стороны должны подтвердить, считается ли договор доставленным и / или когда он считается доставленным.

Конфиденциальность документов с электронной подписью через платформу

Также важно учитывать конфиденциальность документов при использовании онлайн-платформ и поставщиков услуг электронной подписи для оформления документов.Например, документы, подписанные с помощью Docusign, зашифровываются и хранятся в центрах обработки данных, где к ним нет доступа даже для сотрудников DocuSign, что обеспечивает конфиденциальность оформленных документов, подписанных через электронную платформу.

Электронные подписи, предоставленные иностранными юридическими компаниями

Мы проанализировали только действительность электронных подписей в соответствии с английским законодательством, однако следует также уделить важное внимание документам, подписанным виртуально или в электронном виде иностранной юридической компанией, и тем, могут ли такие методы исполнение разрешено законодательством юрисдикции стороны и признано способом действительного исполнения.Существует потенциальный риск того, что, если электронные оригиналы не признаны в юрисдикции стороны, эта сторона может заявить, что они не связаны документом, поскольку они не входили в него на законных основаниях.

Для получения дополнительной информации о виртуальном или электронном подписании, пожалуйста, свяжитесь с Джеффри Винном или вашим обычным контактным лицом в фирме.

---

[1] R (Mercury Tax Group Ltd) против Уполномоченного по доходам и таможне Ее Величества [2008] EWHC 2721 (Admin), [2009] STC 743

[2] Раздел 44 (2) (a) Закона Закон о компаниях 2006 г. и раздел 1 Закона о собственности (прочие положения) 1989 г.

[3] Раздел 1 Закона о праве собственности (прочие положения) 1989 г.

[4] Seal v Claridge (1881) 7 QBD 516 at 519

Полное руководство по электронным подписям

При выборе поставщика электронной подписи необходимо учитывать несколько факторов:

• Стоимость. Некоторые поставщики предлагают товары исключительно для бизнеса и могут быть дорогими. Другие обслуживают более низкие бюджеты. Большинство из них предлагает несколько продуктов и услуг, а также бесплатные ознакомительные версии.
• Безопасность. Проверьте технические характеристики, которые провайдер использует для идентификации и аутентификации. Не каждая компания будет использовать цифровые подписи. Другой проблемой может быть доступность обслуживания клиентов – кто сможет решить вашу проблему, если и когда она возникнет?
• Опыт. Работал ли провайдер с компаниями вашего размера в вашей отрасли? Читайте отзывы своих клиентов.
• Интеграция. Как служба электронной подписи будет работать с вашим существующим программным обеспечением? Это может существенно повлиять на вашу способность оптимизировать рабочий процесс.

Кроме того, обязательно ищите решения, которые включают функции, необходимые вашей организации. В зависимости от вашего бизнеса вам может понадобиться

• Индивидуальный брендинг для ваших подписей
• Масштабируемость, в зависимости от размера вашей компании и количества пользователей, которым потребуется использовать службу
• Соответствие нормативным требованиям для соблюдения законов, регулирующих вашу отрасль
• Отчетность, визуализация рабочего процесса, информационные панели и для менеджеров для отслеживания прогресса
• Уведомления и напоминания , которые побуждают подписывающих лиц заполнить подпись
• Массовые подписи для одновременной отправки подписей большому количеству людей

Наконечник Pro

Изучите лучшие инструменты для сбора электронных подписей онлайн, включая JotForm, который позволяет вам собирать подписи бесплатно с любого устройства!

Доступно множество поставщиков электронной подписи, и многие из них, вероятно, удовлетворят ваши потребности.Чтобы найти наиболее подходящий вариант, проверьте функции, которые предоставляют разные компании, и сопоставьте их с потребностями вашего бизнеса.

На всякий случай

Лучший поставщик электронной подписи легко интегрируется с вашими онлайн-формами. С помощью бесплатного виджета для электронной подписи JotForm вы можете получать подписи для контрактов, отказов и многого другого с любого устройства.

Вот краткое изложение самых популярных поставщиков электронной подписи на рынке сегодня:

DocuSign

• Высокая цена
• Первоклассная безопасность
• Хорошо для крупных предприятий

«DocuSign является крупнейшим игроком на рынке электронной подписи по доле рынка и сохранит эту позицию в обозримом будущем.”- Нил Винн, Как публикация DocuSign повлияет на рынок электронной подписи?

Основанная в 2003 году компания DocuSign стала пионером в разработке некоторых ключевых технологий, используемых в электронных подписях. Сегодня у компании более 475 000 клиентов и сотни миллионов пользователей по всему миру.

Вы можете использовать облачную платформу DocuSign. DocuSign работает на Mac и Windows и интегрируется с Google, Salesforce и многими другими приложениями.

DocuSign предлагает отличные решения для безопасности и шифрования.Это единственный провайдер, имеющий сертификаты ISO 27001 и SSAE 16. Кроме того, DocuSign также соответствует стандарту xDTM Standard – стандарту управления транзакциями для открытого цифрового мира.

Все это составляет первоклассный сервис по первоклассной цене. Частные или случайные пользователи платят 10 долларов в месяц. Стандартный план для нескольких пользователей составляет 25 долларов за пользователя в месяц. Если вы хотите попробовать DocuSign, вы также можете воспользоваться 30-дневной пробной версией.

Adobe Sign

• Надежное имя в программном обеспечении
• Опытное и безопасное
• Подходит для крупных организаций

Являясь вторым по величине игроком на рынке электронной подписи, Adobe предлагает надежное решение, подходящее для профессионального использования.Фактически, многие выбирают Adobe просто из-за репутации. Это одно из самых известных и надежных имен в программном обеспечении.

В 1999 году Adobe представила одни из первых цифровых подписей в Adobe Acrobat и Adobe Acrobat Reader. С тех пор компания работала с экспертами и поставщиками сертификатов в отрасли над созданием открытого стандарта.

Сегодня Adobe – «первый глобальный поставщик, предлагающий открытые, основанные на стандартах цифровые подписи для Интернета и мобильных устройств». Компания работала с экспертами Консорциума Cloud Signature, чтобы установить новый глобальный стандарт.

Adobe Sign предоставляет встроенные функции проверки соответствия и проверки подлинности мирового класса. Это также предпочтительное решение Microsoft для электронной подписи, поэтому вы можете решать задачи подписи, даже не выходя из Office 365.

Стоимость для одного пользователя составляет 9,99 долларов в месяц. От двух до девяти пользователей вам необходимо зарегистрироваться в команде Adobe Sign, которая стоит 24,99 доллара США на человека в месяц. Цена для 10 и более пользователей составляет 39,99 долларов США за пользователя в месяц. Также доступна бесплатная 14-дневная пробная версия.

SignEasy

• Мобильность и простота
• Быстрая установка и простота использования
• Подходит для предприятий любого размера

SignEasy уделяет особое внимание мобильности и простоте, уделяя все большее внимание потребностям групповых пользователей.Компания SignEasy, основанная в 2010 году, использует технологию Secure Sockets Layer (SSL) для шифрования всех данных, передаваемых между приложением на вашем устройстве и их серверами.

Отзывы очень положительные; однако некоторые обозреватели ранее отмечали небольшие сбои интерфейса, длительное время загрузки и отсутствие параметров фирменного стиля компании, которые теперь поддерживаются в командных и премиум-аккаунтах.

SignEasy использует безопасные серверы в Amazon Web Services для хранения ваших файлов, и только вы можете получить доступ к файлам с вашими учетными данными.Программное обеспечение позволяет одновременно включать несколько документов и / или пользователей.

SignEasy работает с множеством приложений, включая Gmail, Google Drive and Docs, Zapier, Box, Dropbox, Microsoft Teams, Microsoft Outlook, Freshworks и Evernote. Пользователи также могут подписывать или запрашивать подписи, не выходя из приложений, в которых они работают.

Цена наравне с другими решениями и составляет 10 долларов в месяц для индивидуальных пользователей с ограниченными потребностями. Для доступа к дополнительным функциям другие индивидуальные планы стоят от 15 до 20 долларов в месяц.Наконец, ставка для команд составляет 60 долларов в месяц за до трех пользователей и 20 долларов в месяц за каждого дополнительного пользователя. Все планы включают неограниченные возможности подписи / отправки. SignEasy предлагает всем индивидуальным и групповым пользователям 14-дневную бесплатную пробную версию.

Знак KeepSolid

• По умеренной цене
• Прост в использовании
• Предлагает полезные шаблоны

Как следует из названия, KeepSolid Sign – это надежное решение среднего уровня для повседневных мобильных устройств и приложений с несколькими устройствами. Это собственное приложение для iOS, macOS, Android и Windows.

Основанный в 2013 году, этот новый игрок на рынке еще не поддерживает цифровые сертификаты и цифровые подписи от центра сертификации. Однако это не легкость в обеспечении безопасности. KeepSolid Sign поддерживает шифрование AES-256 военного уровня.

В обзорах пользователи отметили удобные шаблоны, которые позволяют сократить время, необходимое для подготовки документов. Некоторые обозреватели заметили, что интерфейс может не подходить для более крупных и сложных задач.

По стоимости KeepSolid относительно недорог.Он поставляется с 14-дневной пробной версией, а ставка для одного пользователя составляет 9,99 доллара в месяц. Команды до пяти человек платят 34,99 доллара в месяц, а более крупные команды из 10 или менее платят 64,99 доллара в месяц.

Защищенная подпись

• Недорогое решение для небольших объемов
• Быстрое (по отзывам)
• Универсальное решение для частных лиц или бизнеса

Эта новозеландская компания, основанная в 2008 году, предлагает впечатляющие возможности.

Secured Signing включает облачную службу цифровой подписи, в том числе рабочий процесс подписи с приглашениями, автоматическими напоминаниями и прогресс подписания в режиме реального времени.Технология цифровой подписи X.509, лежащая в основе защищенной подписи, гарантирует подлинность подписывающих лиц и документов.

Хотя отзывы клиентов подчеркивают, что программа работает быстро, некоторые жаловались на запутанный интерфейс, отсутствие функций и отсутствие мобильного приложения.

Базовый план бесплатен, если вам нужно отправлять три или меньше документов в месяц. Для 10 документов в месяц действует текущая ставка от 9,95 долларов США в месяц. Для компаний с большим объемом версия для команды начинается от 24 долларов.95 в месяц. Цена варьируется в зависимости от количества пользователей и количества отправленных документов.

OneSpan

• Дороже
• Длинный список функций
• Высокая степень удовлетворенности клиентов

Ранее eSignLive от VASCO, OneSpan подчеркивает свой опыт работы с правительствами и регулируемыми отраслями. Компания OneSpan, основанная в 1991 году, обслуживает более 10 000 клиентов, в том числе более половины из 100 крупнейших банков мира.

Отзывы клиентов упоминают простоту, гибкость и безопасность как некоторые из положительных качеств программного обеспечения.

Когда дело доходит до поддержания доверия и достижения максимально возможных показателей завершения, согласованность бренда является большой проблемой для крупных организаций. За разумную цену OneSpan позволяет компаниям предоставлять персонализированные цифровые технологии, в которых их бренды находятся в центре внимания.

OneSpan использует свой опыт, предлагая щедрую 30-дневную бесплатную пробную версию. После этого это 20 долларов за пользователя в месяц.

Правая подпись

• По умеренной цене
• Подходит для мобильных устройств
• Легко использовать

Быстро, легко и не слишком дорого, RightSignature – хорошее решение для пользователей среднего уровня.

Основанная в 2009 году и приобретенная Citrix в 2014 году, RightSignature используется более чем 1 миллионом бизнес-профессионалов. Программа включает безопасность на уровне банка с «256-битным шифрованием SSL при передаче и с облачной инфраструктурой AWS».

При 12 долларах в месяц для физических лиц это средняя цена. Для предприятий с тремя пользователями стоимость составляет 60 долларов в месяц. Хотя однопользовательская цена дешевле, обозреватели отметили отсутствие опций и шаблонов в более дешевом продукте.

На рынке представлено гораздо больше программ для электронной подписи, и большинство из них сделают эту работу за вас. Приведенный выше список является отправной точкой. Чтобы найти свое решение, сначала посмотрите на свои потребности в электронной подписи. Затем поищите программное решение, отвечающее этим потребностям.

Для получения дополнительных обзоров и сравнений программного обеспечения электронной подписи посетите сайты потребительских обзоров, такие как AlternativeTo, Capterra, G2 или TrustRadius.

Одна из ключевых функций JotForm – интеграция приложений. Его формы совместимы со многими из вышеперечисленных решений, а также с другими известными поставщиками программного обеспечения для электронной подписи.

Все о рабочих процессах сбора подписей

Рабочий процесс можно настроить так, чтобы он запускался только вручную, только автоматически или любым другим способом:

• Когда вы вручную запускаете рабочий процесс сбора подписей для определенного документа, отображается другая форма, инициирующая форма . Форма запуска содержит настройки только со второй страницы формы ассоциации . Таким образом, если человек, запускающий рабочий процесс, захочет изменить какие-либо из этих параметров (только для текущего экземпляра), он сможет сделать это до того, как щелкнет Start .

• При автоматическом запуске, конечно, нет возможности представить форму запуска, поэтому настройки по умолчанию, указанные в форме связи, используются без каких-либо изменений.

На следующем рисунке показана разница между ручным запуском и автоматическим запуском.

Любые изменения, внесенные в форму запуска, применяются только во время текущего экземпляра рабочего процесса.Чтобы изменить параметры постоянного , по умолчанию для рабочего процесса , вы отредактируете исходную форму ассоциации , как описано в сегменте ИЗМЕНИТЬ этой статьи.

Ручной запуск

Если вы разрешаете запуск вручную, любой, у кого есть необходимые разрешения, может запустить рабочий процесс для любого подходящего документа в любое время.

Преимущества ручного запуска заключаются в том, что вы и ваши коллеги можете запускать рабочий процесс только , когда и если захотите, и что каждый раз, когда вы запускаете его, у вас будет возможность изменить некоторые настройки с помощью формы запуска.

Конечно, при ручном запуске кто-то должен помнить, что нужно запускать рабочий процесс всякий раз, когда это необходимо.

Автоматический запуск

Вы можете настроить автоматический запуск рабочего процесса при наступлении одного или каждого из следующих событий:

Преимущество автоматического запуска в том, что никто не должен помнить о запуске рабочего процесса. Он запускается каждый раз, когда происходит запускающее событие.

Особые рекомендации по автоматическому запуску с рабочими процессами сбора подписей

В отличие от некоторых других включенных рабочих процессов, не может t добавлять дополнительные задачи после запуска рабочего процесса сбора подписей.Когда рабочий процесс запускается автоматически, он назначает только те задачи подписи, которые уже указаны в его настройках по умолчанию. Каждой из этих задач действительно может быть переназначен во время выполнения рабочего процесса, но нельзя создать и назначить дополнительных задач. Другими словами, рабочий процесс сбора подписей должен запускаться автоматически только тогда, когда личность или, по крайней мере, количество участников известны заранее.

То, что является возможным после автоматического запуска, – это удалить или отменить задачи, которые уже назначены, но обратите внимание, что отмена задачи не приведет к удалению связанной строки подписи из документа.

Ниже приведены три сценария, в которых используется автоматический запуск. Обратите внимание, что в каждом сценарии:

• Рабочий процесс выполняется в библиотеке, в которую люди загружают документы, которые необходимо подписать.

• Набор людей, которым назначены задачи подписи, остается стабильным с течением времени, и их не нужно проверять или редактировать каждый раз при запуске рабочего процесса.

Конечно, в каждом из этих сценариев, если загружаемый элемент является документом или формой, которые уже содержат соответствующие строки подписи, участникам рабочего процесса нет необходимости вставлять строки подписи во время выполнения рабочего процесса.

Сценарий 1: Одна задача, единая подписывающая сторона

Новые заявки на расходы должны быть подписаны Анной, поэтому Анна создает библиотеку с именем Новые заявки на расходы. Кто угодно в организации может создать или загрузить претензию.

Анна создает рабочий процесс и дает ему то же имя: Новые заявки на расходы . Рабочий процесс запускается автоматически для каждого нового документа, присваивая только одну задачу подписи – конечно, Анне.

Сценарий 2: Несколько задач, несколько подписантов

На этот раз контракты должны подписать Анна и Шон и Франк – все трое.

Шон создает библиотеку под названием «Контракты для подписей».Она создает рабочий процесс сбора подписей с именем подписей (annaANDseanANDfrank) . Рабочий процесс запускается автоматически для каждого нового документа, назначая по одной задаче подписи каждому из трех человек.

Первая подписывающая сторона, открывшая документ, вставляет строки подписей для всех трех подписывающих сторон перед тем, как добавить свою собственную подпись.

Сценарий 3: несколько задач, единая подписывающая сторона

В этой версии контракты должны быть подписаны Анной или Шоном или Фрэнком – только одним из трех.

Шон создает библиотеку с именем Contracts for Signature и рабочий процесс с именем Signature (annaORseanORfrank) . Она также создает список рассылки или группу рассылки, также называемую annaORseanORfrank , в которую входят все три из них.

Рабочий процесс снова запускается автоматически для каждого нового документа в библиотеке, но на этот раз он назначает только одну задачу подписи группе annaORseanORfrank .

Задача такого типа называется групповой задачей , и работает она следующим образом: рабочий процесс отправляет уведомление о задаче по электронной почте каждому члену группы, но создает только одну задачу, на которую может претендовать любой отдельный член группы и завершить от имени всей группы.

Инструкции по заявлению и выполнению групповой задачи см. В разделе ЗАВЕРШЕНИЕ этой статьи.

Информация об электронной подписи | developerportal

Чтобы принять уведомление о конфиденциальности пациентов, разглашении (выставления счетов) информации и назначении льгот (/ пациентам / {Patientid} / privacyinformationverified) или выдаче разрешения на лечение (/ пациентам / {Patientid} / medicationhistoryconsentverified), партнеры должны быть ознакомлены с юридическими требованиями к электронной подписи от своего адвоката; см. также ссылки ниже.В целом мы рекомендуем следующее.

1. Флажок для подтверждения подтверждения и согласия на подпись в электронном виде;
2. Поле, подписанное пальцем или напечатанное на клавиатуре, чтобы пациент мог ввести свое имя;
3. Сохранение контрольного журнала для подписи – дата, время и имя пациента, а также введенный текст или изображение подписи; и
4. В той степени, в которой это необходимо, партнеру может потребоваться обеспечить, чтобы его условия и положения покрывали обязательные обязательства по электронной подписи.

Мы предлагаем два варианта хранения информации, связанной с электронными подписями, в athenaNet. Если информация не хранится в athenaNet, любая информация электронной подписи должна храниться партнером для целей аудита.

Один из вариантов – использовать / members / {Patientid} / documents для хранения документа (подкласс: ADMIN_CONSENT) в athenaNet. Для этого варианта требуется, чтобы у клиента была клиника athenaClinicals. Как правило, они используются для подписи пальцем на планшете или собираются с помощью планшета для подписи.PDF-файл с подписью (как напечатано), а также с содержанием соглашения, отметкой времени, именем пациента и любой другой информацией электронной подписи (например, если он был подписан кем-то, кроме пациента, он будет включать отношение к пациент и почему пациент не смог подписать). Помимо отправки документа, партнер должен позвонить / пациентам / {Patientid} / privacyinformationverified или / пациентам / {Patientid} / medicationhistoryconsentverified; вызов этих конечных точек выполняет фактическое обновление athenaNet, чтобы пометить эти формы как принятые.

Параметр с использованием / members / {Patientid} / documents – единственный вариант, доступный для любых форм согласия за пределами / sizes / {Patientid} / privacyinformationverified (который используется для prand / sizes / {Patientid} / medicationhistoryconsentverified. Для любых других документов в этом случае вся информация об электронной подписи должна быть включена во вложение в формате PDF.

Другой вариант – передать дополнительную информацию об электронной подписи как часть подтвержденных вызовов / пациентам / {Patientid} / privacyinformationverified или / sizes / {Patientid} / medicationhistoryconsentverified.В этом случае партнеру по-прежнему требуется для целей аудита отслеживать, какая версия формы используется в данный момент (поскольку фактическое содержимое, представляемое пациенту, не записывается в athenaNet). Эти вызовы принимают имя подписавшего (обычно сама «подпись») и метку времени для подписи.

Если пациент не подписывает за себя, мы также принимаем отношение подписывающего лица к пациенту (см. Ниже) и причину (свободный текст), по которой пациент не мог подписать.Если предъявляется электронная подпись, и подписывающая сторона подписывает от имени другого лица, отношения пациента к подписывающей стороне должны быть пропущены в “signerrelationshiptopatientid”. Например, если подписывающее лицо является родителем, а пациент – ребенком, и у родителя спрашивают: «Каковы отношения пациента с вами?», Будет использоваться идентификатор 18.

Список литературы .