Право первой подписи на финансовых документах приказ: Приказ о наделении правом подписи 2021

Содержание

Приказ о наделении правом подписи 2021

Право подписи первичных документов: приказ или доверенность

Согласно ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402, каждый факт хозяйственной жизни предприятия подлежит оформлению первичным учетным документом. К первичке относятся любые бумаги, касающиеся бухгалтерского и налогового учетов:

счета-фактуры;
платежные поручения;
акты;
выписки;
справки;
товарные накладные и т. д.

Обратимся к мнению Минфина России, высказанного по этому поводу в Информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012. Согласно ему, руководитель каждой организации должен определить перечень лиц, которым будет предоставлена возможность заверения первичных учетных документов.

При необходимости директор предприятия определяет, кому следует делегировать заверение тех или иных бумаг. В основном оно предоставляется сотрудникам, которым по долгу службы приходится часто работать с первичкой: руководители обособленных подразделений и филиалов, работники бухгалтерии, сотрудники экономических отделов и т. д. Третьим лицам, не имеющим отношения к фирме, возможность подписания бумаг не предоставляется.

При необходимости делегировать полномочия руководитель решает, каким образом предоставить своему сотруднику право подписи. Сделать это можно двумя путями:

при помощи доверенности на подписание первички;
утверждением специального распоряжения.

Теперь разберемся, в каких случаях нужно составлять доверенность, а в каких — издавать приказ.

Доверенность

Уместна в тех случаях, когда бумаги подписываются не только внутри предприятия, но и в других местах. Например, при получении водителем-экспедитором груза со склада организации-партнера или при получении бухгалтером банковской выписки и т.

п.

Приказ

Он касается только тех лиц, которые трудятся в компании и получают право заверения строго внутрикорпоративных бумаг.

После составления указа директор должен заверить подписи работников, указанных в нем, своим автографом. Длительность действия распоряжения определяется в индивидуальном порядке: приказ на право подписи первичных документов может иметь бессрочный характер, а может составляться на конкретный срок, в зависимости от ситуации внутри фирмы.

Несмотря на то, будет ли оформлен распорядительный акт или руководитель отдаст свое предпочтение доверенности, в бланке необходимо указать:

персональные данные уполномоченного лица;
наименования бумаг, которые оно сможет подписывать;
в случае, если оформляется доверенность, следует дополнительно указать срок ее действия.

Порядок передачи права подписи

Наделение сотрудника данными полномочиями оформляется следующим образом.

В образец приказа о предоставлении права подписи вносятся все необходимые реквизиты:

номер распоряжения;
дата составления;
наименование компании;
населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.

В основной части образец приказа на право подписи документов должен содержать данные сотрудника (или сотрудников, если приказ касается нескольких лиц):

должность;
Ф.И.О.;
список документов, которые имеет право подписывать сотрудник;
виза руководителя;
образец подписи уполномоченного лица.

С данным решением следует ознакомить сотрудника. Он должен расписаться в знак ознакомления с ним и выразить согласие с передаваемыми ему обязанностями. Поскольку унифицированной формы приказа на данный случай не существует, вы можете самостоятельно разработать бланк, ориентируясь на наши образцы, и использовать его в работе.

Образец приказа на право подписи главного бухгалтера

Скачать

Образец приказа о праве подписи счетов-фактур

Скачать

Образец приказа на право подписи финансовых документов

Скачать

Как отозвать распоряжение

При необходимости отозвать ранее изданный указ можно, издав новое распоряжение. В отменяющем документе необходимо указать:

наименование акта, подлежащего отмене;
дату отмены;
визу руководителя;
подпись лица, которому ранее были предоставлены полномочия.

Ознакомление сотрудника с отменяющим распоряжением является обязательным условием.

Образец приказа о праве подписи первичных документов 2021

Зачем и когда наделяют правом подписывать бумаги

Документы визирует не только руководитель, но и другие сотрудники — в пределах своего функционала. Бухгалтеры визируют балансы, счета и акты сверок, экономисты — планы, отчеты и калькуляции, юристы — договоры, спецификации и претензии, кадровики — распоряжения по персоналу, трудовые книжки и служебные записки. Кто и что именно уполномочен визировать, вписывается в образец приказа о предоставлении права подписи или доверенность.

Выделяют право первой и второй подписи. Первая принадлежит руководителю. Чтобы наделить таким правом, используется образец приказа о праве первой подписи. Вторая предоставляется уполномоченному представителю — работнику бюджетной организации. Подобная информация отражается в:

приказе;
должностной инструкции;
положении;
доверенности.

Первые три относятся к внутренней документации. Недопустимо оформить их на лицо, не состоящее в трудовых отношениях с организацией. А вот доверенность можно оформить как на штатное лицо, так и на стороннее.

Право подписи первичных документов: приказ или доверенность

Подходит любой вариант, но необходимо прописать, какие именно бумаги может визировать сотрудник. Бывает, что бухгалтерия оформляет доверенность на подписание товарной накладной разово — для получения конкретной партии товара или продукции. Обычно речь идет о наделении полномочиями лица, которое выполняет подобные поручения эпизодически.

Директор должен утвердить перечень лиц, уполномоченных подписывать первичные документы, приказом.

Ответственность за оформление хозяйственной операции и достоверность данных лежит на лице, завизировавшем первичку, а не на том, кто ведет бухгалтерский учет.

Отличаются и сроки полномочий. Так, доверенность ограничена периодом, который в ней указан. Локальные акты действуют до расторжения трудовых отношений с сотрудником или до их отмены, принятия новой редакции. Можно прописать длительность полномочий и в самом документе, например, установить годичный срок. Нередко возлагают полномочия на период отсутствия сотрудника, срок в таком случае определяется периодом замещения.

Что писать в приказе

Формулировки на усмотрение администрации. Обычно образец приказа на право подписи документов содержит общие фразы, а доверенность детализирует права. Если речь идет о визировании договоров, представлении интересов бюджетной организации в сторонних учреждениях, государственных органах, то целесообразно оформить доверенность. Контрагенты всегда настаивают на подтверждении полномочий представителя, требуя именно доверенность.

При визировании кадровых документов ссылка на реквизиты не делается, а при визировании договоров, напротив, указывается дата, номер уполномочивающего акта.

Образец приказа о праве подписи первичных документов

Договор, счет, товарная накладная, счет-фактура — наиболее распространенные официальные бумаги первичного бухгалтерского учета. Перечень открыт: администрация может его расширить, закрепив другие формы в учетной политике.

Первичка в первую очередь подтверждает факт совершения хозяйственной операции. И она же выступает основанием для отражения операций на счетах. Оформляется при совершении факта или после окончания операции.

Скачать

Образец приказа на право подписи финансовых документов

Финансовые бумаги показывают платежеспособность и прибыльность. Информативен в этом смысле баланс. В нем отражается финансовое состояние на конец периода. Посмотрев баланс, специалист легко определит наличие у контрагента источников средств, имущества или только долгов и обязательств. Другие финансовые бумаги: сводный отчет о прибылях и убытках, отчет о фондах и их использовании.

Можно отнести к финансовым бумагам и займы, кредитные договоры.

Скачать

Образец приказа о праве подписи счетов-фактур

Счет-фактура — это доказательство свершившейся отгрузки товара или оказания услуг. Указывается в нем и стоимость. Оформление регламентировано 169 статьей Налогового кодекса Российской Федерации, которая допускает следующие варианты подписания бумажного варианта:

руководителем и главным бухгалтером;
руководителем;
иным лицом по приказу;
лицом по доверенности.

Электронная версия визируется усиленной квалифицированной электронной подписью.

Скачать

Образец приказ на право подписи главного бухгалтера

Раньше не подписанные главбухом денежные и расчетные документы считались недействительными и не принимались к исполнению. С принятием ФЗ «О бухгалтерском учете» № 402 ситуация изменилась. Согласно ст. 73, ведение бухгалтерского учета должно быть возложено руководителем на главного бухгалтера. Альтернативные варианты — другой сотрудник и сторонний бухгалтер. Допускается ведение бухучета руководителем лично, если речь не идет о кредитной организации.

Скачать

Как отозвать право подписи

Ранее изданный акт отменяется путем издания нового — отменяющего. В нем необходимо указать:

какой акт отменяется;
с какой даты;
графа для ознакомления.

Информирование уполномоченного лица об отмене — это обязательное условие. Расписаться такое лицо может как на самом приказе, так и на отдельном листе ознакомления.

Доверенность, оформленная на бланке организации, аннулируется распорядительным документом руководителя. Нотариально оформленная — нотариусом. Условие об информировании обязательно, как и в случае с отменой.

Право подписи финансовых документов

Определение 1

Право подписи финансовых документов – это предоставленное специальным нормативно-правовым актом в области финансов, приказом или доверенностью право определенного субъекта ставить личную подпись на документах, содержащих сведения о хозяйственных операциях с денежными средствами.

Главным актом, который регулирует право подписи различных финансовых документов, является Приказ Министерства финансов № 34. Пункт 14 данного акта предусмотрел право подписи документов, содержащих сведения о хозяйственных операциях с денежными средствами, руководителю организации и бухгалтеру или уполномоченным ими на данное действие лицами.

Право первой и второй подписи финансовых документов

В финансовом праве принято оперировать такими понятиями как «право первой подписи» и «право второй подписи» финансовых документов. Так, первая подпись принадлежит руководителю организации, а вторая подпись остается за главным бухгалтером или лицами, которые ведут бухгалтерский учет.

Готовые работы на аналогичную тему

Стоит отметить, что, имея полномочие на передачу своего права другим лицам, руководитель не может передать свое право первой подписи бухгалтеру или лицам, которые производят вторую подпись. Кроме того, невозможным является совершение одним лицом и первой и второй подписи одновременно.

Передача права подписи третьим лицам

Передача права подписи документов финансового характера может осуществляться на основании следующих документов:

приказ руководителя организации;
доверенность.

Приказ руководителя. Необходимой формальностью в ходе передачи права подписи финансовых документов другим лицам является вынесение руководителем соответствующего приказа. В нем необходимо указать фамилию и должность сотрудника или сотрудников, какое предоставлено право – первой или второй подписи, а также конкретный перечень документов, которые они имеют право подписать. Также сотрудники должны произвести образец своей подписи, который будет прикреплен к приказу.

Доверенность. В некоторых случаях право подписи может быть передано третьему лицу по доверенности. Например, если необходимо заключить договор или распорядиться денежными средствами. Содержание доверенности очень важно, так как она должна отражать какое именно право предоставляется – первой или второй подписи, а также конкретное право по заключению договоров или распоряжению финансами и т. п.

В зависимости от различных обстоятельств возможны разные способы передачи права подписи:

передача на время;
передача генеральному директору;

Передача на время – данный случай возможен, например, тогда, кода бухгалтер, имеющий право второй подписи, отбыл в командировку или отпуск. Тогда руководитель может на время предоставить право второй подписи заместителю бухгалтера. В приказе должно быть указано, на какой именно срок сотрудник наделяется таким правом.

Передача генеральному директору – такая ситуация возникает в случае, если главный бухгалтер в штате организации отсутствует. Ведение бухгалтерского учета в таком случае возлагается на генерального директора, с соответствующим предоставлением ему права подписи на финансовых документах. Оформление приказа при этом также обязательно.

Замечание 1

Важным моментом является банковская карточка, которая подается вместе с финансовыми документами. В случае, когда лицо наделяется правом подписи временно, необходимо предоставить карточку с его подписью (в случае отсутствия таковой оформляется временная карточка). При наделении правом подписи генерального директора в банк должна быть предоставлена наряду с карточкой с подписями и собственноручная подпись генерального директора с указанием на то, что лицо, имеющее право второй подписи, отсутствует.

Право первой подписи главного бухгалтера

Дата публикации 28.08.2019

В учреждениях, подведомственных управлению, проводится централизация учета. Создан МУК «Центр бухгалтерского учета отрасли». Кому принадлежит право первой и второй электронной подписи (ЭП) финансовых документов обслуживаемых учреждений? Можно ли по доверенности передавать ЭП директора в центр бухгалтерского учета для подписания финансовых документов и отчетности, которая передается по электронным каналам связи?

Частью 3 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ) установлено право передавать ведение бюджетного и бухгалтерского учета другому учреждению (централизованной бухгалтерии) (п. 5 инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н). Однако в таком случае учреждение на основании договора (соглашения) передает иной организации только полномочия по ведению учета и формированию отчетности. Иные полномочия, возложенные на учреждение, передать иной организации (централизованной бухгалтерии) нельзя (см., например, письмо Минфина России от 30.06.2017 № 02-02-05/42411).

Бухгалтерская (финансовая) отчетность считается составленной после подписания ее руководителем экономического субъекта (ч. 8 ст. 13 Закона № 402-ФЗ). При этом в соответствии со ст. 3 Закона № 402-ФЗ руководитель экономического субъекта — лицо, которое является единоличным исполнительным органом экономического субъекта, либо лицо, ответственное за ведение дел экономического субъекта, либо управляющий, которому переданы функции единоличного исполнительного органа.

Единые требования к составлению бюджетной отчетности, отчетности государственных (муниципальных) бюджетных (автономных) учреждений установлены приказами Минфина России от 28. 12.2010 № 191н, от 25.03.2011 № 33н (далее — Инструкции № 191н, 33н).

В случае передачи руководителем учреждения полномочий по ведению бухгалтерского (бюджетного) учета и составления на его основе отчетности по договору (соглашению) другому учреждению или организации (централизованной бухгалтерии) бухгалтерская отчетность составляется и представляется централизованной бухгалтерией от имени учреждения в порядке, предусмотренном инструкциями № 191н, 33н (п. 6 Инструкции № 191н, п. 5 Инструкции № 33н).

Бухгалтерская отчетность, составленная централизованной бухгалтерией, подписывается руководителем учреждения, передавшего ведение учета, руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером-специалистом) централизованной бухгалтерии, осуществляющей ведение бухгалтерского учета и (или) формирование бухгалтерской отчетности. Аналогичные положения содержатся в п. 8 СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», утв. приказом Минфина России от 30.12.2017 № 274н.

Электронная подпись — это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и используется для определения лица, подписывающего информацию (п. 1 ст. 2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ, далее — Закон № 63-ФЗ). Использование электронной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом и иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ).

Законодательство не содержит запрета на передачу ЭП и права подписи финансовых документов и отчетности по доверенности. Вместе с тем, исходя из ч. 8 ст. 7 Закона № 402-ФЗ, руководитель экономического субъекта (в т.ч. учреждения, передавшего ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии) единолично несет ответственность за достоверность представления финансового положения экономического субъекта на отчетную дату, финансового результата его деятельности и движения денежных средств за отчетный период.

Таким образом, законодательство не запрещает передавать электронную подпись руководителя обслуживаемого учреждения в центр бухгалтерского учета для подписания финансовых документов и отчетности. Однако вне зависимости от того, кто составляет и подписывает бухгалтерскую отчетность, ответственность за ее достоверность несет руководитель учреждения. Разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 17.05.2019 № 02-07-10/35722, от 02.04.2019 № 02-06-05/22824.

По нашему мнению, право первой подписи целесообразно оставить за руководителем обслуживаемого учреждения. Это позволит учреждению контролировать хозяйственные операции и корректность их отражения в учете, поскольку именно учреждение обладает исходной информацией о фактах хозяйственной жизни и особенностях деятельности. Правом второй подписи может быть наделен главный бухгалтер (бухгалтер) централизованной бухгалтерии, ответственный за обслуживание учреждения.

Источник: http://its.1c.ru/db/content/budquest/src/28_08_2019_%EF%F0%E0%E2%EE%20%EF%EE%E4%EF%E8%F1%E8_%F6%E5%ED%F2%F0%E0%EB%E8%E7%E0%F6%E8%FF.htm

Приказ на право второй подписи

Руководители организаций в ходе своей работы подписывают большое количество бумаг. Во время отсутствия этих лиц работа компании может замедлиться. Чтобы этого избежать, руководство может подстраховаться и предоставить право подписи документов другим сотрудникам. Для этого издают приказ на право второй подписи. Что в нем нужно будет указать, разберемся в статье.

Общие сведения

Согласно законодательству РФ первая подпись всегда принадлежит главе организации. Правом второй подписи можно наделить финансового директора или главного бухгалтера компании. Как правило, право подписывать первичную документацию передают главбуху. Право второй подписи рекомендуется закрепить соответствующим приказом. Кроме того, на случай ухода главного бухгалтера в отпуск или на больничный можно делегировать такие полномочия другому сотруднику, имеющему необходимые компетенции. Это важно для обеспечения беспрерывной работы компании.

Что говорит закон

ФЗ «О бухучете» (№402 от 06.12.2011 г.) в ст. 9 устанавливает, что каждый факт хозжизни организации должен подтверждаться первичной документацией и что на всех первичных учетных документах должны быть подписи должностных лиц или ответственных за совершение сделки и т.д. В Информации Минфина России №ПЗ-10/2012 говорится о том, что глава компании вправе определить перечень тех лиц, которые будут заверять первичную документацию организации. Таким образом, законодательство устанавливает право передачи подписи сотрудникам.

Как составить приказ

Унифицированной формы такого приказа не существует, поэтому в организации могут составить его в свободной форме, используя структуру, характерную для приказов.

Что необходимо указать, чтобы документ имел силу:

полное и сокращенное наименование организации;
наименование, номер и дату составления документа;
суть приказа — о наделении правом подписи;
ссылку на законодательные акты — в нашем случае это ФЗ «О бухучете», Информация Минфина от 04.12.2012 №ПЗ-10/2012;
сами распоряжения о предоставлении права подписи;
ФИО и должности сотрудников, которые наделяются данным правом;
кто отвечает за исполнение приказа;
подписи главы организации и указанных в приказе работников.

Важно! Также необходимо заверить образцы подписей. Это можно сделать прямо в тексте приказа либо в отдельном приложении. Данную информацию тоже необходимо отметить в приказе.

Приказ составляют в одном экземпляре, регистрируют в журнале приказов организации.

Образец приказа на право второй подписи

Общество с ограниченной ответственностью «Юпитер»
(ООО «Юпитер»)

ПРИКАЗ №4
от «18» декабря 2019 года

О наделении правом подписи (на право второй подписи)

В связи с необходимостью исполнения норм, утвержденных в ст. 7 и ст. 9 ФЗ «О бухучете» от 06.12.2011 №402-ФЗ, определяемых с учетом мнения Минфина РФ, указанного в Информации от 04.12.2012 №ПЗ-10/2012, а кроме того, оптимизации документооборота ООО «Юпитер»

Предоставить главному бухгалтеру ООО «Юпитер» Вострокнутовой У.К. право подписывать любые первичные бухгалтерские и налоговые документы, включая счета-фактуры, акты и товарные накладные (право второй подписи).
Во время отсутствия главного бухгалтера на рабочем месте предоставить право второй подписи (за главного бухгалтера) указанных выше документов заместителю главного бухгалтера ООО «Юпитер» Санниковой П.А.
Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Образцы подписей У.К. Вострокнутовой и П.А. Санниковой приводятся в приложении к настоящему приказу.

Генеральный директор: Некрасов / Е.В. Некрасов

С приказом ознакомлены:

Главный бухгалтер: Вострокнутова / У.К. Вострокнутова
Заместитель главного бухгалтера: Санникова / П.А. Санникова

Источник: http://assistentus.ru/forma/prikaz-na-pravo-vtoroj-podpisi/

Право первой подписи главного бухгалтера

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Руководитель Централизованной бухгалтерии и главный бухгалтер Централизованной бухгалтерии наделены правом первой и второй электронно-цифровой подписи обслуживаемых учреждений. Каким образом руководитель (главный распорядитель) обслуживаемого учреждения будет контролировать расходование бюджетных средств?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Порядок организации контроля руководителем обслуживаемого учреждения (главным распорядителем) расходования бюджетных средств устанавливается Соглашением, заключаемым между данным учреждением и Централизованной бухгалтерией.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Сульдяйкина Валентина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Суховерхова Антонина

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

———————————————————
*(1) Механизм наделения должностных лиц Централизованной бухгалтерии правом первой и второй подписи в Карточке образцов подписей для ведения операций на лицевых счетах обслуживаемых учреждений может быть разработан Федеральным казначейством, финансовым органом, в которых открыты лицевые счета учреждения. Для примера можно ознакомиться с п. 3.13 Порядка, утвержденного приказом Министерства финансов Омской области от 20.12.2011 N 86.

Источник: http://www.garant.ru/consult/budget/1204194/

Право первой подписи главного бухгалтера

ulitka Пишет:
——————————————————-
> Уже есть приказ, что я( как директор) имею право
> первой подписи банковских и финансовых документов.
> Мой вопрос: если нанят бухгатлер, нужно ли
> обязательно дать ей право второй подписи? Если
> такого права у нее нет, может ли она тоже
> подписывать финансовые документы, если ее подпись
> там требуется?

Статья 9. Первичные учетные документы

7.6. Право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру клиента — юридического лица и (или) лицам, уполномоченным на ведение бухгалтерского учета, на основании распорядительного акта клиента — юридического лица.
Лицам, уполномоченным на ведение бухгалтерского учета в обособленном подразделении клиента — юридического лица, может быть предоставлено право второй подписи на основании распорядительного акта руководителя данного обособленного подразделения, при наличии у него соответствующих полномочий.
В случае если ведение бухгалтерского учета передано в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, третьим лицам, клиент — юридическое лицо может предоставить право второй подписи данным лицам.
(п. 7.6 в ред. Указания ЦБ РФ от 14.05.2008 N 2009-У)
7.7. Руководитель и главный бухгалтер клиента — юридического лица могут не указываться в карточке в качестве лиц, наделенных правом, соответственно, первой или второй подписи, при условии наделения правом первой или второй подписи иных лиц.

Источник: http://forum.garant.ru/?read,1,953682

Приказ на право подписи первичных документов

Приказ о праве подписи первичных документов пишется в тех случаях, когда руководитель предприятия имеет необходимость уполномочить кого-либо из подчиненных на визирование различной документации.
Как правило, такая практика распространена в крупных и средних организациях, где директор чисто физически не имеет возможности знакомиться и визировать всю текущие бумаги.

Что такое первичные документы

К первичной документации относятся любые документы бухгалтерского и налогового учета:

В большинстве своем эти документы должны оформляться без единой ошибки и при этом визироваться подписями ответственных сотрудников и/или директора компании.

Кто наделяется правом подписи первичных документов

В основном право подписи предоставляется тем работникам, которые по долгу службы постоянно сталкиваются с «первичкой»:

специалисты бухгалтерских и экономических отделов,
менеджеры и начальники отделов продаж,
водители-экспедиторы,
логисты,
сотрудники и руководители отдаленных филиалов и обособленных подразделений.

Кто составляет приказ

Приказ может писать любой работник предприятия, в чьи обязанности входит выполнение данной задачи, обладающий необходимой компетенцией, знаниями и навыками по составлению распорядительных документов.
Чаще всего это юрисконсульт, кадровик или секретарь.

Но кто бы не занимался непосредственным написанием приказа, он должен передать его для ознакомления и визирования директору фирмы, поскольку без его подписи данный документ не будет считаться действительным.

Порядок предоставления права подписи

Первым делом руководство предприятия определяет сотрудников, которые по роду деятельности постоянно сталкиваются с разного рода документами. Затем решается, каким образом предоставить им право подписи. Сделать это можно двумя путями:

составление специальной доверенности,
написание приказа.

Доверенность уместна в тех случаях, когда документы подписываются не только на территории предприятия, но и в других местах: например при получении водителем-экспедитором груза со склада организации-партнера или при получении бухгалтером выписки из банка и т.п. Еще одна отличительная особенность доверенности – она может быть выдана не только штатному работнику предприятия, но и человеку со стороны.
Приказ же касается только тех сотрудников, которые числятся в компании и получают право подписи строго внутрикорпоративных документов.

После составления приказа, руководитель предприятия должен удостоверить подписи подчиненных, упомянутых в нем, своим автографом.
Длительность действия приказа определяется в индивидуальном порядке: он может иметь бессрочный характер, а может составляться сроком на один квартал, полугодие, год и т.д. в зависимости от ситуации внутри фирмы.

Основание для приказа

По общепринятым нормам составления приказов, любой подобный документ должен иметь под собой какое-либо основание. В данном случае это Федеральный закон о бухгалтерском учете от 06.12.2011 № 402 (статьи 7 и 9). При этом в приказе можно указывать как прямую ссылку на него, так и просто писать «В целях обеспечения выполнения норм действующего законодательства» — такая формулировка тоже не будет считаться нарушением.

Как написать приказ: основные правила и образец

Единого для всех унифицированного бланка приказа на право подписи первичных документов на сегодня нет, так что предприятия и организации могут писать его в произвольной форме или по образцу, утвержденному в учетной политике предприятия.
При этом некоторых стандартов все же следует придерживаться. В частности в приказе обязательно нужно указывать:

номер приказа,
дату составления,
название компании,
населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.

В основной части нужно обязательно перечислить всех, кому предоставляется право подписи первичных документов, с указанием:

должности,
фамилии-имени-отчества,
списка документов, которые имеет право подписывать тот или иной сотрудник.

Следует отметить, что приказ может касаться как одного работника организации, так и целой группы лиц.

Как оформить приказ

Подход к оформлению приказов также может быть совершенно любым: компании имеют право использовать для написания этих распорядительных документов простые листы А4 или А5 формата либо свои фирменные бланки. При этом приказ можно писать от руки или печатать на компьютере – в определении законности документа роли это никакой не играет.

Однако при всем при этом приказ должен быть обязательно заверен подписью руководителя предприятия или любого другого работника, уполномоченного на визирование подобного рода бумаг.

Кроме того, с документом под роспись должны быть ознакомлены все, кто в нем упомянут, а также сотрудники, назначенные ответственными за его исполнение.
Ставить на приказе печать или нет – выбор составителя, поскольку он относится к внутреннему документообороту компании, к тому же с 2016 года требование об обязательном использовании в деятельности юридических лиц печатей и штампов законодательно отменено.

Приказ составляется как правило, в единственном оригинальном экземпляре.

После написания приказа

После того, как приказ будет соответствующим образом написан, оформлен и издан, весь период действия он должен содержаться вместе с другими распорядительными бумагами фирмы. После утраты актуальности его следует передать в архив, где он должен храниться на протяжении периода, установленного законом или локальными актами (но не менее трех лет), затем его можно утилизировать.

Источник: http://assistentus.ru/forma/prikaz-na-pravo-podpisi-pervichnyh-dokumentov/

Приказ о праве подписи первичных документов (образец)

Главный бухгалтер и руководитель организации каждый день в своей работе сталкиваются с тем, что им необходимо подписывать большое количество различных документов: договора поставки, первичную документацию, трудовые договора или другие финансовые документы. Но что делать, если сотрудник заболел, ушел в отпуск или находится в длительной командировке? Образец приказа о праве подписи первичных документов с примером заполнения в данной статье решит такую проблему.

Варианты передачи права подписи

В соответствии с законодательными актами Российской Федерации существует понятие первой и второй подписи. Первая подпись всегда принадлежит руководителю организации, право второй подписи — финансовому директору или главному бухгалтеру фирмы. Ситуация усложняется, если первая и вторая подписи принадлежат одному и тому же человеку, когда руководитель возложил на себя обязанности бухгалтера, что часто происходит на маленьких предприятиях.

Видео (кликните для воспроизведения).

Причины, по которым руководитель может делегировать полномочия и издать приказ о праве подписи первичных документов:

Нахождение ответственного лица организации в отпуске, на больничном, в длительной командировке;
График работы организации не совпадает с графиком работы первых лиц фирмы, например, оптовый склад работает круглосуточно и без выходных, а у руководителя другой график работы;
Документооборот организации имеет слишком большой объем входящих и исходящих документов, справиться с таким количеством одному человеку нереально.

Оформление документов без подписи первых лиц организации невозможно. В таких случаях или при других обстоятельствах издается приказ о праве подписи первичных документов с указанием полного перечня лиц, имеющих право ставить свою подпись за руководителя компании или главного бухгалтера.

Право первой подписи не может быть передано главному бухгалтеру или иному лицу, которому принадлежит право второй подписи на финансовых и иных документах.

Передать право подписи финансовых или других документов можно только сотруднику организации, а, так как в организации может меняться штатная расстановка, целесообразно составлять приказ ежегодно.

Стоит отметить, что данный приказ не распространяется на банковские документы, например, чековую книжку, так как право подписи ограничено кругом лиц, указанным в банковской карточке образцов подписей организации, и не может передаваться другим лицам.

Составляем приказ

Скачать приказ о праве подписи первичных документов (образец)

Приказ о праве подписи составляется на принятом для приказов официальном бланке организации.

Обязательными пунктами приказа являются:

ФИО сотрудников;
Должность лица, которому доверяется подписывать документы;
Срок предоставления права подписи;
Лист с образцами подписей доверителей и доверенных лиц.

Если у руководителя организации есть опасения, что сотрудники могут нанести фирме вред и подписать «что-то не то», составляется перечень документов. В обычной финансово-хозяйственной деятельности организации целесообразно передать право подписи за руководителя и главного бухгалтера для следующего ряда документов:

Акт выполненных работ;
Товарная накладная на отгрузку или приемку ТМЦ;
Счет-фактура;
Журнал кассира-операциониста, кассовые документы;
Типовые договора поставки, заключаемые с покупателями;
Доверенности на получение ТМЦ.

Существует распространенное заблуждение, что не стоит создавать никаких приказов, легче заказать штамп и ставить везде факсимиле, но факсимильную подпись можно использовать, если это прямо предусмотрено законодательством или соглашением сторон сделки.

При оформлении документов бухгалтерского и налогового учета организации необходимы «живые» подписи руководителя и главного бухгалтера. Налоговые службы РФ отрицательно относятся к первичным документам, в которых вместо подписи проставлен штамп «факсимиле». При оформлении счета-фактуры налоговые органы вообще отрицают возможность факсимильной подписи. Если вы хотите избежать разногласий с проверяющими налоговой службы, не стоит подписывать документы факсимильной подписью.

Источник: http://glavkniga.ru/situations/s504148

Справочник Бухгалтера

Статьи о бухучете и справочная информация

Главный бухгалтер без права подписи

По распоряжению Работодателя отправляться в служебные командировки на территории России и за рубежом. 6.1.11. Отработать после обучения не менее , если обучение производилось за счет Работодателя, либо выплатить Работодателю сумму оплаты за обучение, пропорционально неотработанному времени. 6.2. Работник имеет право на: 6.2.1. Предоставление ему работы, обусловленной настоящим Договором. 6.2.2. Своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы. 6.2.3. Отдых, в том числе на оплачиваемый ежегодный отпуск, еженедельные выходные дни, нерабочие праздничные дни. 6.2.4. Обязательное социальное страхование в случаях, предусмотренных федеральными законами. 6.2.5. Иные права, установленные действующим законодательством Российской Федерации. 7. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ РАБОТОДАТЕЛЯ 7.1.

Как оформить главного бухгалтера без права подписи?

указание на то, является ли работа основной или по совместительству;
если договор носит срочный характер, то определяется срок окончания его действия — дата или событие;
лицо, которому подчиняется работник;
порядок оплаты труда работника — размер оклада, тарифной ставки, компенсационных и стимулирующих выплат, если предусмотрены, данные выплаты могут быть прописаны и в иных нормативных документах, например, в положении о премировании или в положении по оплате труда;
если предусматривается сверхурочная работа, то это нужно указать, а также порядок ее оплаты;
если планируются командировки, то это также включается в текст трудового договора, как правило, бухгалтер трудится стационарно на своем рабочем месте и не ездит в командировки;
режим работы — время начала и окончания рабочего дня, график работы.

Трудовой договор с главным бухгалтером (бессрочный; без испытания)

Осуществлять контроль за соблюдением порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств, расходования фонда заработной платы, за установлением должностных окладов работникам предприятия, проведением инвентаризаций основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, проверок организации бухгалтерского учета и отчетности, а также документальных ревизий в подразделениях предприятия.

Ответственность бухгалтера без права подписи

3.1.8. Участвовать в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, устранения потерь и непроизводительных затрат. 3.1.9. Принимать меры по предупреждению недостач, незаконного расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушений финансового и хозяйственного законодательства.

Трудовой договор с главным бухгалтером образец бланк

5.1.17. Соблюдает трудовую дисциплину, оперативно и точно исполняет указания и поручения Работодателя. Постоянно повышает свою квалификацию. 5.1.18. Не принимает к исполнению и оформлению документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей.

Панель ручного поиска договоров

В некоторых положениях Рекомендаций более четко изложены отдельные положения. В них, например, указано, что один экземпляр должен быть у работника, а другой находится в кадровой службе, а в Трудовом Кодексе, указано, что другой экземпляр должен быть у работодателя без обозначения, где именно. Если договор не оформлен должным образом Когда документ не оформлен в надлежащем порядке, а главный бухгалтер уже начал исполнять свои обязанности с разрешения руководителя, данное трудовое соглашение считается не заключенным.

В подобных ситуациях его следует оформить в срок не позднее 3 дней с даты исполнения трудовых обязанностей. Необходимые документы для заключения договора В ст. 65 Кодекса указано, что каждый работник при заключении договора обязуется предоставить своему работодателю обязательный пакет документов для заключения договора.

Трудовой договор с главным бухгалтером

Участвовать в оформлении материалов по недостачам и хищениям денежных средств и товарно-материальных ценностей, контролировать передачу в необходимых случаях этих материалов в следственные и судебные органы. 3.1.11. Принимать меры по накоплению финансовых средств для обеспечения финансовой устойчивости предприятия. 3.1.12. Осуществлять взаимодействие с банками по вопросам размещения свободных финансовых средств на банковских депозитных вкладах (сертификатах) и приобретения высоколиквидных государственных ценных бумаг, контроль за проведением учетных операций с депозитными и кредитными договорами, ценными бумагами.

3.1.13.
Отсутствует обязанность ставить свою подпись в случае разногласий с руководителем относительно той или иной хозяйственной операции или отчета Повышает хозяйственные и финансовые риски — если не имеющий права подписи главбух не входит в число специалистов, с которыми согласовываются проводимые на фирме хозяйственные операции, и не подписывает соответствующие документы (или не знает об их существовании), возможны неблагоприятные для фирмы последствия из-за отсутствия заранее просчитанных бухгалтерских и налоговых нюансов Таким образом, главбух без права подписи занимает промежуточное должностное положение: он лишен права ставить свою подпись на документах (ограничен в полномочиях), хотя наименование его должности указывает на отличие данного сотрудника от остальной массы рядовых работников.

Трудовой договор с бухгалтером

Необходимо отметить, что в налоговом и бухгалтерском законодательстве отсутствует указание на то, в каких документах и при каких условиях главбух обязан поставить свою подпись в обязательном порядке. Это означает, что подписывать документы может любой уполномоченный на данную процедуру сотрудник. Образец приказа о возложении права подписи документов на определенный круг лиц см.
в статье «Приказ о праве подписи первичных документов – образец». Как оформить главбуха без права подписи? Как мы уже выяснили, главбуху для осуществления своих полномочий необязательно иметь право второй подписи. Чтобы оформить главбуха без права подписи на работу, необходимо:

заполнить документы о приеме, используя общепринятую процедуру (ст.

Работодатель обязан: 7.1.1. Соблюдать законы и иные нормативные правовые акты, локальные нормативные акты, условия настоящего Договора. 7.1.2. Предоставлять работнику работу, обусловленную настоящим Договором. 7.1.3. Обеспечивать Работника оборудованием, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения им трудовых обязанностей.

7.1.4.
7.1.7. Исполнять иные обязанности, установленные действующим законодательством Российской Федерации. 7.2. Работодатель имеет право: 7.2.1. Поощрять Работника за добросовестный эффективный труд.
Работа в выходной и нерабочий праздничный день оплачивается в размере одинарной дневной или часовой ставки сверх оклада, если работа проводилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере двойной часовой ставки сверх оклада, если работа производилась сверх месячной нормы. 5.8. В случае, если Работодателем введены нормы труда, при их невыполнении по вине работника оплата нормируемой части заработной платы производится в соответствии с объемом выполненной работы. 5.9. Время простоя по вине Работника не оплачивается. Причины простоя и размер ущерба определяется Работодателем, а в спорных случаях – судом. 6. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ РАБОТНИКА 6.1. Работник обязан: 6.1.1.

Приказ на главного бухгалтера без права подписи банковских документов образец

приказ на главного бухгалтера без права подписи банковских документов образец

Перейти к скачке

Ответственность бухгалтера без права подписи

Главного бухгалтера . Далее приказ назначении главного бухгалтера подписывается руководителем организации передается на. Приказ его назначении. Вступление должность генерального директора назначение главного бухгалтера. Назначении главного бухгалтера. Приказ вступлении должность генерального директора главного бухгалтера. При приеме нового главного бухгалтера. Работодателя приказа приеме на. Не может без приказа. Должностная инструкция заместителя главного бухгалтера разрабатывается для. Возложить главного бухгалтера. Главного бухгалтера ген

Предоставляем бланк образец заполненного приказа о. 2015 общему правилу бухучет компаниях ведет главный бухгалтер. V образец оформления приказа передачи полномочий главного бухгалтера кто может замещать. Приказ назначении главного бухгалтера

Права, обязанности и ответственность главного бухгалтера

Главный бухгалтер без права подписи ответственность

Date: 2015-08-15; view: 248; Нарушение авторских прав

Источник: http://1atc.ru/glavnyj-buhgalter-bez-prava-podpisi/

Составляем приказ на право подписи первичных документов

Зачем и когда наделяют правом подписывать бумаги

Документы визирует не только руководитель, но и другие сотрудники — в пределах своего функционала. Так, бухгалтеры визируют балансы, счета и акты сверок, экономисты — планы, отчеты и калькуляции, юристы — договоры, спецификации и претензии, кадровики — распоряжения по персоналу, трудовые книжки и служебные записки. Кто и что именно уполномочен визировать, вписывается в образец приказа о предоставлении права подписи или доверенность.

приказе;
должностной инструкции;
положении;
доверенности.

Право подписи первичных документов: приказ или доверенность

Директор должен утвердить перечень лиц, уполномоченных подписывать первичные документы, приказом.

Что писать в приказе

Образец приказа о праве подписи первичных документов

Образец приказа на право подписи финансовых документов

Можно отнести к финансовым бумагам и займы, кредитные договоры.

Образец приказа о праве подписи счетов-фактур

руководителем и главным бухгалтером;
руководителем;
иным лицом по приказу;
лицом по доверенности.

Образец приказ на право подписи главного бухгалтера

Как отозвать право подписи

Ранее изданный акт отменяется путем издания нового — отменяющего. В нем необходимо указать:

какой акт отменяется;
с какой даты;
графа для ознакомления.

Источник: http://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/sostavlyaem-prikaz-na-pravo-podpisi-pervichnykh-dokumentov

Образец приказа о наделении правом подписи

Право подписи первичных документов: приказ или доверенность

счета-фактуры;
платежные поручения;
акты;
выписки;
справки;
товарные накладные и т. д.

Выделяют право первой и второй подписи. Первая принадлежит руководителю. Чтобы наделить таким правом, используется образец приказа о праве первой подписи. Вторая принадлежит главбуху организации. При необходимости директор предприятия определяет, кому следует делегировать заверение тех или иных бумаг. В основном оно предоставляется сотрудникам, которым по долгу службы приходится часто работать с первичкой: руководители обособленных подразделений и филиалов, работники бухгалтерии, сотрудники экономических отделов и т. д. Третьим лицам, не имеющим отношения к фирме, возможность подписания бумаг не предоставляется.

при помощи доверенности на подписание первички;
утверждением специального распоряжения.

Теперь разберемся, в каких случаях нужно составлять доверенность, а в каких — издавать приказ.

Доверенность

Приказ

персональные данные уполномоченного лица;
наименования бумаг, которые оно сможет подписывать;
в случае, если оформляется доверенность, следует дополнительно указать срок ее действия.

Порядок передачи права подписи

Наделение сотрудника данными полномочиями оформляется следующим образом.

В образец приказа о предоставлении права подписи вносятся все необходимые реквизиты:

номер распоряжения;
дата составления;
наименование компании;
населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.

должность;
Ф.И.О.;
список документов, которые имеет право подписывать сотрудник;
виза руководителя;
образец подписи уполномоченного лица.

Видео (кликните для воспроизведения).

Источник: http://clubtk.ru/forms/dokumentooborot/obrazets-prikaza-o-nadelenii-pravom-podpisi

Право первой подписи главного бухгалтера

Оценка 5 проголосовавших: 1

Юрист: стаж 15 лет

Образование: Воронежский Государственный Университет

Специализация: Гражданское право

» Право первой и второй подписи на документах может быть передано по приказу

Одним из инструментов управления бизнесом является делегирование полномочий. Одним из видов делегирования полномочий являет предоставление право подписи документов за руководителя и за главного бухгалтера. Право первой подписи всегда принадлежит руководителю, право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру. Сразу оговоримся, банковские документы (включая чековые книжки) могут подписывать только те лица, чьи подписи указаны в банковской карточке образцов.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции, без подписи первых лиц считаются недействительными.

Необходимость передать подпись на документах за руководителя и главного бухгалтера иным сотрудникам может возникнуть в следующих случаях:

Первые лица не могут всегда находится на работе. Они могут заболеть, уйти в очередной отпуск, уехать в командировку.
Некоторые предприятия работают все дни недели, включая выходные. В таких случаях необходимо передать право подписи первичных документов другим сотрудникам в выходные дни.
Большой объем документов делает процесс подписи документов особенно трудоемким.

Перечень лиц, имеющих право подписи на первичных учетных документах, утверждается приказом руководителя предприятия. Обычно такой приказ составляется ежегодно.

Передать право подписи документов можно только работнику предприятия. В приказе должно быть указано:

фамилия, имя, отчество и должность лица,
наименование документов, которые указанное лицо может подписывать,
срок, на который такое право предоставляется.

Право первой подписи на документа руководитель предприятия может передать на основании доверенности, выданной в законодательном порядке. Вместе с тем, право первой подписи не может быть передано главному бухгалтеру или иному лицу, которому принадлежит право второй подписи на финансовых и иных документах.

Если на предприятии отсутствует должность главного бухгалтера, а обязанности главного бухгалтера исполняет руководитель, с предоставлением руководителю права подписи за главного бухгалтера, такие обязанности оформляются соответствующим приказом. В этом случае в банковской карточке с образцами подписей указывается, что лицо, наделенное второй подписью, отсутствует.

В обычной финансово-хозяйственной деятельности целесообразно передать право подписи за руководителя и главного бухгалтера на следующих документах:

счетах-фактурах,
расходных и приходных ордерах,
листах кассовой книги,
накладных на отгрузку товара,
актах выполненных работ,
доверенностях,
договорах.

В отношении подписи документов посредством факсимиле обращаем Ваше внимание на следующее. Налоговые службы отрицательно относятся к документам, подписанным факсимильной подписью. В некоторых случаях (например, в счетах-фактурах) вообще отрицают возможность факсимильной подписи. Поэтому, чтобы избежать разногласий с проверяющими, не советуем подписывать документы факсимильной подписью.

По всем вопросам просим обращаться по телефону (812) 309-18-67 или через форму обратной связи.

Право первой подписи банковских финансовых документов

Вправе ли директор предоставить право первой подписи на финансовых и платежных документах главному бухгалтеру организации, а право второй подписи — бухгалтеру?

Бухгалтерский учет. Налоги. Аудит 22 июля 2009 г. 14:21 E-mail Архив Компания «Гарант»

Вправе ли директор на основании положений учетной политики предоставить право первой подписи на финансовых и платежных документах главному бухгалтеру организации, а право второй подписи возложить на бухгалтера?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Наделение главного бухгалтера (бухгалтера) правом первой подписи документов о распоряжении денежными средствами, находящимися на счете в банке, действующим законодательством не допускается. Вместе с тем такое право может быть предоставлено любому другому сотруднику организации, должностные обязанности которого не связаны с ведением бухгалтерского учета. Право второй подписи может быть возложено на бухгалтера организации, а также на любого сотрудника, уполномоченного на ведение бухгалтерского учета.

Право подписи первичных учетных документов организации и счетов-фактур может быть возложено руководителем на любого сотрудника (в том числе на главного бухгалтера) путем издания соответствующего распорядительного документа.

Обоснование вывода:

В соответствии с п. 1 ст. 845 ГК РФ по договору банковского счета банк обязуется принимать и зачислять поступающие на счет, открытый клиенту (владельцу счета), денежные средства, выполнять распоряжения клиента о перечислении и выдаче соответствующих сумм со счета и проведении других операций по счету. Положениями ст. 846 ГК РФ установлено, что при заключении договора банковского счета клиенту или указанному им лицу открывается счет в банке.

Порядок открытия и закрытия банковских счетов подробно регламентирован Инструкцией ЦБР от 14.09.2006 N 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)» (далее — Инструкция).

Для открытия расчетного счета юридическое лицо предоставляет банку карточку и документы, подтверждающие полномочия указанных в ней лиц на распоряжение денежными средствами, находящимися на банковском счете (п. 4.1 Инструкции). В соответствии с п. 7.1 Инструкции карточка оформляется на бланке формы N 0401026 по ОКУД (приложение 1 к Инструкции) и представляется клиентом в банк в случаях, предусмотренных Инструкцией, вместе с другими документами, необходимыми для открытия банковского счета.

Согласно п. 7.5 Инструкции право первой подписи принадлежит руководителю клиента — юридического лица (единоличному исполнительному органу), а также иным лицам (за исключением лиц, указанных в п. 7.6 Инструкции), наделенным правом первой подписи распорядительным актом клиента (юридического лица), либо на основании доверенности, выдаваемой в порядке, установленном законодательством РФ.

В соответствии с п. 7.6 Инструкции право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру клиента (юридического лица) и (или) лицам, уполномоченным на ведение бухгалтерского учета, на основании распорядительного акта клиента — юридического лица.

Таким образом, из приведенных норм следует, что руководителю клиента может принадлежать только право первой подписи, а главному бухгалтеру — только право второй подписи (смотрите также письмо Ассоциации российских банков от 14.05.2007 N А-02/5-245, письмо ЦБР от 14.06.2007 N 31-1-6/1244). Закрепленное в учетной политике условие о предоставлении права первой подписи главному бухгалтеру не может применяться как противоречащее законодательству.

Что касается права второй подписи, то из приведенных норм следует, что такое право может быть возложено на бухгалтера организации. При этом вопрос о наделении сотрудников правом первой или второй подписи решается единоличным исполнительным органом (в рассматриваемом случае — директором).
Отметим также, что правом первой или второй подписи могут быть наделены одновременно несколько сотрудников юридического лица. Наделение одного физического лица одновременно правом первой и второй подписи не допускается (п. 7.9 Инструкции).

Таким образом, в рассматриваемой ситуации директор может возложить право первой подписи на любого сотрудника организации, за исключением главного бухгалтера или иных лиц, уполномоченных вести бухгалтерский учет. Правом второй подписи также может быть наделен любой сотрудник, но только в том случае, если он уполномочен на ведение бухгалтерского учета.

Согласно п. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 N 129-ФЗ (далее — Закон N 129-ФЗ) первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные этой статьей (в том числе наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, и личные подписи указанных лиц).

Согласно п. 3 ст. 9 Закона N 129-ФЗ перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Следовательно, право подписи кассовых документов, авансовых отчетов, командировочных удостоверений и т.п. может быть возложено директором на любого сотрудника (в том числе и на главного бухгалтера).

По вопросу подписания счетов-фактур отметим, что согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. Таким образом, соответствующие полномочия могут быть предоставлены главному бухгалтеру организации либо иным лицам путем издания соответствующего приказа либо выдачи доверенности (смотрите также письмо Минфина России от 26.07.2006 N 03-04-11/127). Отметим также, что законом не установлен и запрет на подписание счета-фактуры одним уполномоченным лицом.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Тимукина Екатерина

Ответ проверил:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Александров Алексей
Компания «Гарант», г.Москва

Право подписи финансовых документов

Статья предоставлена специалистами сервиса Автор24

Автор24 — это сообщество учителей и преподавателей, к которым можно обратиться за помощью с выполнением учебных работ.

Определение 1

Право первой и второй подписи финансовых документов

Ничего непонятно?

Попробуй обратиться за помощью к преподавателям

Передача права подписи третьим лицам

приказ руководителя организации;
доверенность.

В зависимости от различных обстоятельств возможны разные способы передачи права подписи:

передача на время;
передача генеральному директору;

Передача на время — данный случай возможен, например, тогда, кода бухгалтер, имеющий право второй подписи, отбыл в командировку или отпуск. Тогда руководитель может на время предоставить право второй подписи заместителю бухгалтера. В приказе должно быть указано, на какой именно срок сотрудник наделяется таким правом.

Передача генеральному директору — такая ситуация возникает в случае, если главный бухгалтер в штате организации отсутствует. Ведение бухгалтерского учета в таком случае возлагается на генерального директора, с соответствующим предоставлением ему права подписи на финансовых документах. Оформление приказа при этом также обязательно.

Замечание 1

Предыдущая статья Методы регулирования финансового права

Интересные статьи:

Выездная налоговая проверка
Выездная налоговая проверка Бухгалтерский учет. Налоги. Аудит 26.05.2016 Email Выездная налоговая проверка — вид налоговой…
Камеральная проверка
Камеральная налоговая проверка Бухгалтерский учет. Налоги. Аудит 26.05.2016 Email Камеральная налоговая проверка является основной формой…
Налоговое планирование
НАЛОГОВОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ Меню Главная Авторизация/Регистрация Главная Экономика Управление финансовыми рисками в системе экономической безопасности <…

Право первой и второй подписи

Содержание страницы

Право первой подписи – это право подписывать документы от имени организации. Оно принадлежит руководителю, но может делегироваться иным лицам. Право второй подписи – это право главного бухгалтера подписывать финансовые, бухгалтерские, расчетные документы. Такими полномочиями его наделяет лицо, у которого есть право первой подписи.

Может ли ИП наделить правом первой подписи другого человека?

Право руководителя

Общеизвестный факт: право руководителя организации подписывать документы является абсолютным. Для подтверждения его никаких дополнительных доверенностей, приказов не нужно. Оно закреплено в ряде федеральных законов и нормативных актов. Приведем некоторые из них:

ФЗ-14 «Об ООО» об этом говорит в ст. 40-3. Руководитель может, в том числе, и совершать сделки от имени Общества, т.е. подписывать не только внутренние, но и внешние документы. Здесь также уместно вспомнить и о ст. 53 ГК РФ, из которой следует, что договоры от лица фирмы подписываются ее руководством.
ФЗ-402 «О бухучете» в ст. 9 говорит, что одним из обязательных реквизитов первичного документа является подпись лица, совершившего сделку. Положение по ведению бухучета и отчетности, утвержденное приказом №34н от 29/07/98 г., прямо утверждает право руководителя вести лично бухучет, в случае спорных ситуаций принимать единоличные решения, касающиеся учета, а также утверждать список лиц, имеющих право подписи бухгалтерских документов (ст. 14), т.е. фактически тот может оставить за собой право единолично подписывать их.

Однако зачастую руководители делегируют свое право подписи другим работникам, или третьим лицам. В компании, согласно ст. 65.3 п. 3 ГК РФ, могут быть несколько руководителей. В подобных случаях право первой подписи и разделение полномочий прописывается в Уставе.

Как заполнить карточку образцов подписей для банка?

Права работников организации и третьих лиц

ВАЖНО! Бланк приказа о наделении правом подписи от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Причины делегирования подписи исходят из практики делопроизводства. Руководитель компании, имеющий по умолчанию право подписи, может отсутствовать на рабочем месте в тот момент, когда эта подпись понадобится.

Причины могут быть различными:

болезнь, отпуск, командировка руководителя;
круглосуточный рабочий режим либо работа фирмы без выходных;
значительные объемы документооборота.

Возможны несколько вариантов разрешения ситуации:

За руководителя расписывается другой руководитель, такая возможность заранее прописана в уставных документах.
Вместо подписи ставится факсимиле, если такой вариант не идет вразрез с законодательством.
Уполномоченному подписывать документы выдается доверенность, подтверждающая это право.
Издается приказ (распоряжение), где указано лицо (лица), уполномоченные расписываться за других лиц.

Сразу скажем, что право подписи за руководителя в Уставе прописывается достаточно редко, только в случае если второе ответственное лицо гарантированно не уйдет со своего поста в короткий срок. Иначе последует необходимость вносить изменения в Устав.

Редко используется и подпись в виде факсимиле – на большинстве первичных документов она недействительна (счета-фактуры, кадровые, кассовые документы и др.). Факсимиле может использоваться, например, в документообороте по договорам, если в договоре прописана такая возможность, и оформлен он «обычной» подписью; на коммерческих предложениях, обычных счетах, выставленных по расчетам между контрагентами.

Рассмотрим случаи оформления права подписи доверенностью и приказом. Доверенность на право подписывать документы может выдаваться не только работнику организации, но и лицу, не имеющему с ней трудовых, гражданско-правовых отношений. Общие правила выдачи доверенностей на право подписи описывает ГК РФ в ст. 185, 185.1. Таким способом доверить право подписи можно, например, уполномоченному частному лицу, другой фирме (в лице ее руководителя), для заключения договора; главному бухгалтеру для обмена документами с ИФНС. Срок доверенности может быть любым. Он отсчитывается от даты выдачи.

Приказ о передаче полномочий используется, если нужно наделить ими сотрудников фирмы. На необходимости определить круг лиц, наделенных правом подписи, в частности, настаивает Минфин (док-т №ПЗ-10/2012 от 04/12/12 г.).

Приказом можно предоставить право подписи как одному лицу, так и группе лиц; дать его тем сотрудникам, которые раньше такого права не имели, и продлить уже существующие полномочия на новый срок. Приказ чаще всего оформляется сроком на год.

Какая бы форма документа ни применялась, нужно четко указать:

персональные данные замещающего лица;
перечень документов и ситуаций, при которых данное лицо может подписывать документы.

Образец подписи сотрудника (сотрудников) руководителю необходимо лично заверить. Это делается либо в самом документе, либо в приложении к приказу, если список обширный.

На заметку! Когда уполномоченное лицо ставит свою подпись на документе, помечать ее буквами И.О. («исполняющий обязанности»), «за» (в значении «за руководителя») не нужно.

Главный бухгалтер и право второй подписи

Право второй подписи представителя бухгалтерской службы – вопрос неоднозначный, в котором стоит разобраться более подробно.

В упомянутом Положении №34н утверждается, что без подписи главного бухгалтера недействительны и не могут исполняться документы (ст. 14 Положения):

денежные;
расчетные;
касающиеся финансовых обязательств и кредитов.

В то же время директор может бухгалтерский учет вести лично и лично отвечает за состояние учета в организации. Как уже отмечалось, при возникновении споров с главным бухгалтером руководитель несет всю полноту ответственности.

Наделить полномочиями и правом второй подписи бухгалтера может лишь руководитель компании. Заметим, что в прошлом право второй подписи главбух имел автоматически, с момента вступления в должность, согласно ФЗ-129 «О бухучете», ст. 7. упоминалось такое право и в инструкциях ЦБ РФ (например, документ №28-И от 14/09/06 г.). Теперь эти документы не действуют.

Действующий ФЗ-402 и инструкция №153-И от 30/05/14 г. ЦБ не содержат прямых указаний на необходимость второй подписи главного бухгалтера.

Если бухгалтер наделен правом подписи на документах, целесообразно приказом делегировать его полномочия еще одному сотруднику. В ином случае, при отсутствии должностного лица на рабочем месте могут возникнуть сложности в оформлении документов. Может быть задействован заместитель главного бухгалтера, старший бухгалтер, руководитель финансовой службы и пр.

Тезисно

Право подписи руководителя на документах организации является абсолютным, проистекает из норм ГК РФ и ряда федеральных законов, подзаконных актов. Это право может быть передано любому лицу в организации или вне ее на основании приказа, доверенности.
Если в силу Устава у организации два равно наделенных полномочиями руководителя, право первой подписи определяет Устав. Право второй подписи главного бухгалтера не возникает автоматически, при заключении трудового договора. Им работник может быть наделен так же, как и правом первой подписи – на основании доверенности либо приказа.

Это не так просто, как вы думаете!

При подаче корпоративных документов можно подумать, что подпись будет довольно простым требованием. Сотрудник, менеджер или другой официальный представитель расписывается в соответствующем месте, и все готово.

Не так быстро!

Существует ряд сложностей, из-за которых подпись документа является частой причиной отказа в подаче заявки. Давайте посмотрим на различные способы подписания документа и идентификации лиц, подписывающих документ, и на то, как эти факторы влияют на приемлемость документа, определенную государственной файловой службой.

Какие типы подписей принимаются?

Четыре основных типа подписей, когда дело доходит до подачи документов, – это оригиналов подписей , отсканированных подписей , согласованных подписей и электронных подписей .

Оригинальные подписи

Даже в наш электронный век, все еще есть несколько штатов, которые требуют оригинальных подписей на бумажных формах, представленных для подачи. К ним относятся:

Арканзас
Мэн
Южная Дакота

В дополнение к вышеупомянутым штатам, могут быть некоторые заявки в других штатах, где по-прежнему будет требоваться оригинал.Например, форма, требующая нотариально заверенной подписи, может потребоваться для подачи с оригинальной подписью и нотариальным заверением.

Факс / PDF / Отсканированные подписи

В настоящее время в большинстве штатов принимаются отсканированные или отправленные по факсу копии подписанного документа. Но важно избегать повторной отправки по факсу или повторного сканирования документа несколько раз, поскольку это может повлиять на читаемость документа, что может привести к его отклонению.

Согласованная подпись

Подтвержденная подпись – это машинописная подпись, указывающая на то, что исходная версия документа была подписана соответствующей стороной и хранится в записях компании.Он также должен соответствовать определенному формату, как показано в приведенном ниже примере согласованной подписи.

/ s / Имя лица, подписавшего оригинал

В следующих штатах разрешены согласованные подписи, за некоторыми исключениями:

Коннектикут
Делавэр
Флорида
Канзас
Массачусетс

Невада
Нью-Йорк
Техас
Юта
Вирджиния

В некоторых из этих штатов согласованная подпись может быть разрешена для одних документов, но не для других.Например, во Флориде у документа LLC может быть соответствующая подпись, а у некоммерческой корпорации – нет.

Электронная подпись (Docusign)

По мере того, как электронная подача документов становится все более распространенной, растет и принятие электронных подписей. Такие компании, как Docusign, предлагают возможность хранить и прикреплять подпись к документу в электронном виде. Иногда это будет выглядеть как собственноручная подпись, но не всегда. Обычно он включает информацию о том, что документ был подписан электронной подписью.

Число штатов, принимающих подписи Docusign, значительно увеличилось за последние несколько лет. Электронная подпись теперь приемлема в всех штатах, кроме для перечисленных ниже:

Алабама
Арканзас
Калифорния
Канзас
Мэн

Нью-Джерси
Южная Каролина
Южная Дакота
Вайоминг

Обязательная подача онлайн

Некоторые штаты перешли к обязательному заполнению заявок с использованием государственной онлайн-системы.В этих системах имя подписывающего лица часто необходимо вводить в форму веб-сайта, чтобы поставить подпись. Государства с обязательными онлайн-системами подачи для большинства или всех общих заявок включают:

Колорадо
Луизиана
Миннесота

Миссисипи
Монтана
Вайоминг

Кроме того, штат Нью-Мексико требует, чтобы формирование LLC осуществлялось онлайн.

Кто должен подписывать документ?

Правила, касающиеся того, кто может подписывать документ, различаются в зависимости от типа компании и места подачи документа. В качестве общего правила принимаются документы, подписанные должностным лицом корпорации, членом или менеджером ООО или генеральным партнером коммандитного товарищества. Как и с типом подписи, здесь много сложностей!

Уполномоченное лицо

Многие штаты разрешают «уполномоченному лицу» подписывать от имени LLC определенные документы, такие как Заявление на получение полномочий, которое регистрирует его как иностранную компанию, но определить, кто может действовать в этой роли, может быть немного сложно.В Делавэре уполномоченное лицо может подписать любой документ LLC. Между тем в Нью-Йорке уполномоченное лицо может подписать все, кроме Устава, который должен быть подписан «организатором».

В дополнение к сложности здесь важно отметить, что не существует универсального определения «уполномоченного лица» или того, как предоставляется «авторизация». Нью-Йорк, в Разделе 102C, говорится, что:

«’Уполномоченное лицо’ означает лицо, независимо от того, является ли он участником, которое уполномочено операционным соглашением или иным образом действовать от имени компании с ограниченной ответственностью или иностранной компании с ограниченной ответственностью.”

В других штатах это может быть определено иначе. Некоторые штаты, например, Делавэр, могут вообще не определять этот термин.

Если определение штата не дает подробных указаний, операционное соглашение может указывать, кто уполномочен действовать в этом качестве для LLC, созданной в любом штате.

Когда принципалом компании является другая компания

Часто организационная структура означает, что единственным акционером корпорации, членом ООО или генеральным партнером товарищества с ограниченной ответственностью является другая компания.В этом случае подписать должен руководитель этой компании.

Иногда цепочка может проходить через три или четыре компании, прежде чем появляется человек, который может подписать от имени компании, подающей документ. В таких случаях важно предоставить полную цепочку.

В Делавэре, например, каждая компания и ее отношения должны быть указаны, как показано в следующем примере:

ПРИМЕР КОМПАНИИ, LP

ABC GROUP HOLDINGS, LP, Генеральный партнер

DEF GROUP HOLDINGS, LP, Генеральный партнер

GHI GROUP HOLDINGS Inc., Генеральный партнер

/ с / Адам Джонс

Президент

Обратите внимание, что если генеральным партнером коммандитного товарищества является другое коммандитное товарищество, документ должен быть подписан его генеральным партнером.

Калифорния, с другой стороны, не любит формат Делавэра и предпочитает, чтобы подписывающая сторона была указана первой, таким образом, для подачи заявки на ПРИМЕР КОМПАНИИ LP:

Джо Джонсон, секретарь ABC Company, Inc., ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ПАРТНЕР ПРИМЕРНОЙ КОМПАНИИ LP

Еще несколько факторов, которые следует учитывать

В некоторых штатах, например в Иллинойсе, подтверждается, что лицо или компания, подписывающая контракт, совпадает с тем, которое указано в их записях для этой роли. Штат отклонит регистрацию, если в офисе есть другое лицо или компания, указанная в качестве должностного лица, члена, менеджера или генерального партнера. Штат также отклонит регистрацию, если генеральный партнер ограниченного партнерства также не имеет права вести бизнес в этом штате на основании текущих записей.

Государства иногда имеют особые правила относительно того, какое название может использоваться для подписывающей стороны. Например, в Нью-Йорке заявка на регистрацию LLC должна быть подписана членом, менеджером или уполномоченным лицом. Государство не примет документ, подписанный президентом, даже если это название используется компанией.

Пройдя через эти различные сценарии, вы можете увидеть, что подписи документов часто совсем не просты. Требования к государственной подписи имеют значительный уровень сложности и разнообразия, и одна «простая» ошибка может привести к отклонению вашей заявки.

Если вам нужна помощь с корпоративной регистрацией, мы всегда готовы помочь.

Это содержимое предоставляется только в информационных целях, и его не следует рассматривать или полагаться как юридическую консультацию.

Типы лиц, имеющих право подписи – Cygnetise

В США также существуют особые правила для лиц, имеющих право подписи, в отношении бизнес-счетов, принадлежащих компаниям с ограниченной ответственностью (LLC). Хотя уполномоченному лицу, имеющему право подписи, разрешено вести дела так же, как и владельцу банковского счета (LLC), он / она не несет таких же юридических обязанностей, как владельцы счетов.Для этого необходимо, чтобы лицо, пользующееся высоким доверием, было назначено вторым уполномоченным лицом, подписывающим корпоративный банковский счет LLC. По закону уполномоченному лицу разрешается совершать финансовые операции со счетом, например расходовать или утверждать средства компании.

ООО может предоставить право подписи одному или нескольким лицам для всех юридических и финансовых документов, или права могут быть утверждены только для определенных счетов или транзакций. Более того, иногда разные роли имеют право подписывать определенные документы.Например, управляющий директор или президент LLC может быть уполномоченным лицом, подписывающим следующую документацию:

Кредитные документы
Соглашения о партнерстве
Контракты

Принимая во внимание, что генеральный директор LLC может иметь право подписывать другие документы, такие как:

В личном банковском деле отдельные уполномоченные лица обычно могут использовать учетную запись отдельно, если в мандате указано, что «несколько», «любой» или «любой» уполномоченный подписавший может подписывать (т. е. действовать счет).

В противном случае, если мандат требует «совместных», «обоих» или «всех» (или в некоторых случаях «любых двух») авторизованных подписантов, чтобы подписать или получить доступ к учетной записи вместе, это означает, что одно уполномоченное лицо в одиночку не может использовать учетную запись. . Другие уполномоченные лица также должны санкционировать транзакции. Банк не может разрешать транзакции или другую деятельность без согласия других держателей.

Разрешение на торговлю на инвестиционных счетах

В брокерской деятельности уполномоченные трейдеры – это брокеры или агенты, которым разрешено торговать от имени инвестора / клиента.Другими словами, разрешение на торговлю позволяет инвестору предоставить определенный уровень полномочий третьей стороне для целей торговли на назначенном торговом счете. Обычно это происходит, когда отдельное лицо решает назначить финансового специалиста для получения финансовой консультации.

Как правило, существует два типа уровней разрешения на торговлю: полное разрешение на торговлю и ограниченное разрешение на торговлю. Чтобы установить уровень разрешения на торговлю, от основного владельца счета обычно требуется согласие на авторизацию посредством официального официального документа или контракта.

Ваш путеводитель по подписанию юридических контрактов

Ваша подпись является вашей официальной печатью – вашей печатью одобрения. Независимо от того, заключаете ли вы трудовой договор, завершаете ли вы оформление ипотечного кредита для своего дома или засвидетельствуете документ, вы, скорее всего, подпишете свое имя много раз в течение своей жизни. Поскольку многие типы документов (не только юридически обязательные контракты) требуют вашей подписи, важно защитить себя с помощью правильных привычек подписания.

Подробнее: Что мне нужно для заключения договора

Что такое подпись?

Подпись идентифицирует человека, который ее создал.Обычно имя человека произносится визуально. Если не указано иное, подпись может использовать циклы, восходящие, нисходящие и специальные символы. Поскольку подпись предназначена для подтверждения личности человека для утверждения документов и соглашений, она должна оставаться неизменной от контракта к контракту.

Почему мне нужно подписывать контракт?

Большинство контрактов не становятся юридически обязательными до тех пор, пока они не будут подписаны каждой участвующей стороной. Подписывая документ, вы подтверждаете свое намерение выполнять условия контракта.

Кто подписывает контракт?

Подписавшая сторона – это лицо (или иногда организация), подписывающее соглашение или контракт. Если организация является подписывающей стороной, представитель подписывает свое имя от имени организации. Подписанты должны быть совершеннолетними и участвовать в оформлении документа. Например, если вы и ваш партнер создаете и подписываете брачный договор, вы оба подписываете его.

Подписавший может сослаться на:

Человек
Корпорация
Корпорация с ограниченной ответственностью
Некоммерческая организация
Государственный орган

Если компания участвует в контракте, таком как Соглашение о коммерческой закупке, физическое лицо, имеющее законные полномочия, подписывает документ от имени компании.Лицо, подписывающее компанию, может быть указано в Резолюции директоров, в которой указывается, что директор или должностное лицо может подписывать документы для корпорации.

Вы можете создать доверенность и назначить представителя для подписания документов по недвижимости, финансовых, деловых или других юридических документов от вашего имени. Поскольку это важная обязанность, вы должны планировать работу заранее и заранее поручить кому-то эту ответственность. Например, наличие доверенности полезно, если вы внезапно не можете заниматься своими делами из-за проблем со здоровьем.

Каждый юридический договор, государство и банковское учреждение предъявляют свои собственные требования относительно того, должен ли свидетель или нотариус подписаться для удостоверения подлинности документа.

Свидетели – это нейтральные третьи стороны, которые проверяют подпись каждого подписавшего. Им не обязательно знать условия соглашения. Их подписи просто подтверждают действительность и подлинность контракта в суде.

Свидетель не может быть связан ни с одной из подписавших сторон и не может получать выгоду от контракта.Например, получатель последней воли и завещания не может засвидетельствовать его исполнение.

Нотариус – это должностное лицо, имеющее государственную лицензию, которое удостоверяет личность каждого подписавшего и наблюдает за оформлением документа. Нотариус также принимает присягу, заверяет копии документов и дает подтверждения. Требует ли документ нотариального заверения (процесс получения вашего документа, подписанного нотариусом), зависит от законодательства штата и правил финансового учреждения.

Обычно, когда нотариус удостоверяет исполнение документа, он становится «самоподтверждающим» документом, то есть нет необходимости доказывать действительность подписей в суде.

Где подписать контракт?

Последняя страница большинства юридических документов – это страница для подписи. Хотя каждый документ различается, страницы для подписи обычно содержат сплошные линии с именем каждого подписавшего (или компании) внизу, указывая, где подписать. На странице подписи вам также может потребоваться напечатать свое имя, указать свою контактную информацию или указать дату, когда вы подписались.

Часто у нотариуса есть отдельный раздел на странице подписания, чтобы подтвердить свое признание договора.

Кроме того, в Аффидевите об исполнении может потребоваться подпись нотариуса или свидетеля, чтобы сделать заявление под присягой о содержании контракта, а также о возрасте, личности и подписи каждой стороны. Нотариус может использовать штамп или печать в качестве официального удостоверения документа.

Обычно место подписания документа не имеет значения, если каждая сторона подписывает его в присутствии свидетеля или нотариуса.

Если вы хотите, чтобы ваш документ был действительным в другой стране, государственным служащим вашего штата может потребоваться выдать сертификат аутентификации. Этот дополнительный шаг может подтвердить подлинность вашего документа. В каждой стране свои требования к получению сертификатов аутентификации. Перед оформлением документа всегда уточняйте у государственных чиновников.

Где я могу заключить контракт?

Хотя это не требуется по закону для большинства форм, последняя воля, завещание и доверенность обычно предписывают каждому подписавшему поставить подпись на каждой странице в дополнение к подписанию последней страницы.

Ваши инициалы подтверждают, что вы прочитали и согласны со всеми условиями. Они также предотвращают добавление дополнительных условий после подписания документа. В частности, в Завещании и Завещании подписание инициалов может предотвратить недопонимание в будущем с активами человека после его смерти. Хотя формального места для инициалов нет, каждая сторона должна инициализировать одно и то же место на каждой странице.

Чтобы внести небольшие изменения в юридический документ, вычеркните соответствующий термин, напишите изменения и попросите каждую сторону поставить свои подписи рядом с изменениями.Для более значительных изменений может потребоваться поправка или отдельный документ.

Подробнее: Как подписать контракт

Как подписать контракт?

Подпишите свои юридические документы так же, как вы подписываете чеки, государственные документы или другие документы. Например, если вы называете свое второе имя на бумаге и лично, подпишитесь таким образом, если не указано иное. Нотариус может попросить показать вашу идентификационную карту, чтобы подтвердить вашу личность и сравнить подписи.

При подписании контракта рекомендуется использовать цвет, отличный от цвета условий соглашения, чтобы повысить подлинность и предотвратить создание поддельных копий контракта. Синий – это норма. Не используйте карандаш, потому что кто-то может повредить его, и избегайте красных чернил, потому что их трудно читать.

Во время официального подписания документа каждая сторона должна быть в здравом уме, что означает, что они способны понять условия договора и не находятся в состоянии алкогольного или наркотического опьянения.

Кроме того, вам следует внимательно прочитать соглашение перед подписанием. Убедитесь, что вы полностью понимаете термины, и попросите разъяснений по всему, что неясно, прежде чем приступать к бумаге.

Вам также могут понравиться: Какие чернила следует использовать при подписании документов?

Когда мне подписать контракт?

Дата подписания юридического документа зависит от вашей ситуации и потребностей. Например, если вы планируете выехать из страны на следующей неделе, до этого необходимо подписать и нотариально заверить вашу доверенность.

Документ обычно вступает в силу в тот день, когда все подписавшие его подписывают. Если они подписываются в разные дни, документ вступает в силу в день последней подписи. Вы не можете размещать подписи в юридических контрактах позже или раньше.

Иногда в контракте указывается дата, к которой он требует подписей. Это обычное дело в деловых соглашениях или контрактах на недвижимость, когда предложение зависит от времени.

Заключение

Подписание контракта может быть пугающим.Но подписи необходимы, чтобы договор действовал. Рассмотрение того, когда, где и как правильно поставить свою подпись, может облегчить ваши опасения при подписании юридических документов и обеспечить беспрепятственное выполнение контракта.

Создайте свой бесплатный юридический документ с помощью LawDepot

Определение контрподписи

Что такое контрподпись?

Контрподпись – это дополнительная подпись, добавляемая к уже подписанному документу. Контрасигнатура служит для подтверждения подлинности документа.В большинстве случаев подписи предоставляются официальным или профессиональным лицом, например врачом, адвокатом, нотариусом или религиозным лидером.

Контрподпись выполняется для подтверждения того, что действие или положения в документе были одобрены как подписавшим, так и другой стороной. Когда две стороны подписывают контракт, первая сторона подпишет, затем вторая сторона подпишет свою подпись, чтобы подтвердить свое согласие с контрактом.

Ключевые выводы

Контрподпись – это дополнительная подпись, которая добавляется к контракту или другому документу, который уже был подписан.
Контрподпись служит для удостоверения подлинности документа или, в случае чека, для его депонирования или обналичивания.
Контрподписи часто требуются в заявках на аренду и ипотеку, в медицинских документах, а также в паспортах и визах в некоторых странах.
Контрподписи могут быть предоставлены другой стороной сделки, бухгалтерами, юристами, нотариусами, врачами, религиозными лидерами или другими профессионалами.

Что такое контрподписи

Контрподписи распространены во многих типах деловых операций.Большинство официальных соглашений или контрактов между двумя сторонами имеют две подписи. Первая сторона прочитает документ и подпишет его, если они согласны с условиями соглашения. Затем вторая сторона скрепляет документ и, ставя свою подпись, подтверждает свое согласие с условиями контракта.

Контрподписи требуются на многих различных типах документов. В некоторых странах требуются контрподписи в паспортах, например, в Великобритании. Контрподписи также требуются для многих видов внутренних медицинских и юридических документов.Договоры аренды домов обычно требуют контрасигнатуры. Оформление ипотечных документов часто требует контрасигнатуры в различных ситуациях.

Большинство юридических документов должны быть подписаны и скреплены подписями, но подписи относятся только к тому, что указано в контракте на момент подписания; поправки к контракту, которые добавляются позже, также должны быть подписаны и скреплены подписями, иначе они могут не иметь юридической силы.

Пример реальной контрподписи

Например, если компания XYZ хочет купить 1000 виджетов у ABC Widget & Co., может существовать письменный договор с подробным описанием способа доставки и любого пакета обслуживания, предлагаемого ABC Widget & Co., чтобы помочь своему клиенту поддерживать свои виджеты на протяжении всего срока их полезного использования. После составления контракта его подпишет представитель компании XYZ. После того, как представитель компании XYZ подпишет документ, представитель ABC Widget & Co. затем скрепит документ, скрепив сделку.

Большинство юридических документов требуют нескольких подписей, в том числе большинство жилищных документов.Например, если человек хочет подписать договор аренды квартиры с агентством по аренде, но не зарабатывает достаточно или не имеет достаточной кредитной истории, ему может понадобиться поручитель – кто-то, кто зарабатывает больше денег и имеет более высокий кредит, который может совместно подписать договор аренды или поручиться за арендатора. В этом случае арендатор подписывает договор об аренде, гарант совместно подписывает или скрепляет договор аренды, а владелец здания затем подписывает договор аренды, делая его официальным.

Что делать с чернилами? Обеспечение соблюдения электронной подписи в документации по коммерческому кредитованию

Примечание: эта статья была написана до глобальной вспышки COVID-19, которая сопровождалась повсеместным внедрением планов обеспечения непрерывности бизнеса в чрезвычайных ситуациях для коммерческих банков, позволяющих сотрудникам и клиентам работать удаленно и, часто с внедрением процессов электронной подписи.^[1] Сейчас как никогда актуально, учитывая юридические риски, которые коммерческие банки должны учитывать при использовании электронной подписи для заключения договоров коммерческого кредитования. ^[2]

В современной цифровой экономике кредиторы стремятся внедрять инновационные технологические решения для более быстрого и эффективного обслуживания клиентов при одновременном сокращении затрат. Электронная подпись – одно из таких потенциальных решений, которому в настоящее время уделяется значительное внимание в коммерческой банковской сфере.Замена подписи влажными чернилами электронной подписью в безбумажном процессе может сэкономить время и деньги как для кредиторов, так и для их клиентов, сокращая время и расходы на обработку документов, а также необходимость повторного оформления кредитных документов после закрытия для исправления ошибок, допущенных при изначально подписывала и датировала документацию. Хотя использование электронной подписи широко распространено розничными онлайн-кредиторами и кредиторами малого бизнеса, коммерческие банки пока еще не применяют ее для крупных транзакций, несмотря на ее преимущества в экономии времени и денег.В этой статье мы обсуждаем законы об электронной подписи на нескольких ключевых рынках и выделяем некоторые важные правовые риски, которые коммерческие банки должны учитывать перед внедрением электронной подписи для крупных внутренних и международных двусторонних сделок.

Многие страны приняли законы и нормативные акты, регулирующие принудительное исполнение документов, подписанных электронным способом, устанавливая предсказуемую основу для использования местными участниками сделки электронной подписи при заключении контрактов. Хотя электронные контракты, как правило, подлежат исполнению в большинстве современных стран, единого глобального стандарта не существует, а законы различаются в зависимости от географических границ и регионов.При оценке рисков использования электронной подписи для двусторонних коммерческих кредитных документов в любой юрисдикции один из первых вопросов, который следует задать кредиторам, – имеют ли подписанные электронным способом контракты такую же юридическую силу, что и контракты, подписанные мокрыми чернилами. Когда электронная подпись имеет такую же юридическую силу, что и подпись мокрыми чернилами, она обычно предполагает презумпцию действительности. Если заемщик будет оспаривать действительность такой электронной подписи в суде, на заемщика будет лежать бремя опровержения действительности такой электронной подписи.Напротив, когда электронная подпись имеет меньшую юридическую силу, чем подпись мокрыми чернилами, она обычно не предполагает презумпции действительности. Если заемщик будет оспаривать действительность такой электронной подписи в суде, кредитор будет обязан доказать ее действительность.

Помимо выяснения юридических последствий, кредиторы должны задать еще несколько вопросов. Во-первых, должны ли в соответствии с применимым законодательством дополнительные критерии или технологии для двусторонних кредитных документов, подписанных электронной подписью, иметь такую же юридическую силу, что и подпись мокрыми чернилами? Во-вторых, исключает ли местное законодательство какие-либо ключевые кредитные документы? ^[3] В-третьих, принимают ли местные реестры ценных бумаг подписанные в электронной форме соглашения об обеспечении или регистрацию для совершенствования прав обеспеченного кредитора перед третьими сторонами? В-четвертых, занимается ли кредитор трансграничной деятельностью? Трансграничное кредитование создает дополнительные проблемы и юридические риски для контроля за соблюдением требований в нескольких юрисдикциях, и более подробно они обсуждаются ниже.

В некоторых юрисдикциях, таких как США, Канада и Англия, действуют широко разрешительные законы, признающие возможность принудительного применения электронной подписи без указания технических требований, что создает предсказуемую структуру электронной подписи для сторон сделки. Как правило, в Соединенных Штатах посредством сочетания федерального законодательства и закона штата (Закон об электронных подписях в глобальной и национальной торговле 2000 г. [ESIGN]), Закона о едином электронном транзакциях [UETA] [рекомендован штатам в 1999 г.]), e -подпись, как правило, имеет такую же юридическую силу, что и подпись мокрыми чернилами, если стороны сделки дали согласие на ее использование и соблюдены все юридические требования к контракту.[4] Законы технологически нейтральны. Обычной практикой является включение положения о прямом согласии в текст электронного подписанного соглашения, хотя это и не требуется. Однако кредиторы также должны знать об исключениях из общего правила, исключая конкретные типы документов из общепризнанных рамок закона или практики. Например, подписи влажными чернилами должны требоваться для простых векселей и нотариально заверенных документов. ^[5] Кроме того, подписи влажными чернилами также должны требоваться для сопутствующих документов, таких как ипотеки, доверительные акты и другие соглашения, которые совершенствуются путем регистрации в государственных реестрах.Хотя подписанные электронным способом сопроводительные документы обычно подлежат исполнению в соответствии с законом между договаривающимися сторонами в той же степени, что и соглашения, подписанные «мокрыми чернилами», многие государственные реестры отстают от закона и не принимают для учета сопутствующие документы, подписанные электронным способом. Если залоговое соглашение, требующее регистрации в целях совершенствования, не подано в реестр, то соглашение будет иметь исковую силу только между договаривающимися сторонами, но не подлежит исполнению в отношении третьих сторон, что создает риск для обеспеченной стороны от оспаривания со стороны стороннего кредитора или управляющего банкротством. .

Аналогичным образом канадские федеральные и провинциальные законы (Закон о банках [Канада] [BA], например, Закон об электронной торговле , 2000 [Онтарио] ^[6] и аналогичное законодательство в других провинциях общего права Канады), как правило, являются разрешительными. в отношении использования электронной подписи при условии, что используемая технология электронной подписи является надежной и соответствует основным характеристикам обязательной электронной подписи (т.е. (1) электронная подпись надежна для целей идентификации личности; и (2) связь электронной подписи с соответствующим электронным документом является надежной).Законы технологически нейтральны, и рыночная практика должна включать положения о явном согласии в контракты, подписанные электронным способом (как упоминалось ранее), хотя такие положения конкретно не требуются. Однако кредиторы также должны знать об исключениях из общего правила. Подписи мокрыми чернилами должны требоваться для некоторых документов, включая простые векселя, личные гарантии, нотариально заверенные ипотечные документы и ценные бумаги, зарегистрированные в Банке Канады. ^[7]

Аналогичным образом, согласно английскому праву, благодаря сочетанию законодательства, прецедентного права и принципов общего права, электронная подпись широко признана как имеющая такую же юридическую силу, что и подпись мокрыми чернилами, при условии, что стороны сделки намерены подтвердить подлинность документа и соблюдали все формальности, связанные с исполнением (Закон об электронных коммуникациях 2000 г. [ECA 2000]).^[8] Закон не определяет технологию, необходимую для обеспечения исковой силы, и не требует положений о явном согласии; однако рыночная практика предусматривает включение положений о прямом согласии в контракты, подписанные электронным способом. Как и в США и Канаде, в целом разрешительная правовая база в Англии допускает определенные исключения. Например, подписи мокрыми чернилами должны быть получены для гарантий и других документов, созданных в форме акта, требующего засвидетельствования. Английский закон не признает дистанционное засвидетельствование деяний.Свидетель должен находиться в физическом присутствии подписывающего лица при оформлении акта, что делает невозможным использование электронной подписи на таких актах. Как и в США, не все английские реестры безопасности принимают для подачи залоговые документы, подписанные электронной подписью. Кредиторы должны быть заранее уверены в политике конкретного реестра или, для простоты мониторинга, принять общую политику, требующую подписи мокрыми чернилами для всех сопроводительных документов, которые должны быть поданы в реестры ценных бумаг.

Чтобы создать предсказуемую основу для использования электронной подписи сторонами сделки через границы в странах-членах ЕС, Совет Европейского Союза принял постановление об электронной подписи (Постановление [ЕС] No.010/2014 [Регламент eIDAS]) применимо ко всем членам ЕС. Подобно местному законодательству США, Канады и Англии, регулирование ЕС предусматривает, что среди стран-членов электронной подписи не может быть отказано в юридической силе просто потому, что она находится в электронной форме. Однако, в отличие от законодательства США, Канады и Англии, для того, чтобы электронная подпись имела такую же юридическую силу, что и подпись мокрыми чернилами, она должна соответствовать повышенным критериям «квалифицированной электронной подписи» (QES). ” Критерии QES сосредоточены на проверке личности и подлинности подписавшего и требуют, среди прочего, использования «квалифицированного устройства для создания электронной подписи», такого как настроенный USB-токен или смарт-карта, при создании электронной подписи и заверение подписью «квалифицированным поставщиком доверительных услуг.»Предварительно утвержденный коммерческий или государственный орган. QES медленно получает признание среди коммерческих сторон за пределами нескольких регулируемых отраслей из-за непрактичности соблюдения требований eIDAS. Перед внедрением электронной подписи кредиторы в странах-членах ЕС должны подумать, готовы ли их коммерческие клиенты соблюдать требования QES, чтобы доставлять подписанные электронной подписью кредитные документы с такой же юридической силой, что и подпись мокрыми чернилами.

За пределами ЕС существует небольшая гармония между географическими регионами или границами стран в отношении требований и законов об электронной подписи.Как и в ЕС, многие страны также требуют использования передовых цифровых технологий и / или сертификации правительственными органами для того, чтобы подписанные в электронной форме кредитные соглашения имели такую же юридическую силу, что и подпись мокрыми чернилами. В некоторых странах Латинской Америки ключевые кредитные и кредитные документы прямо исключены из защиты в соответствии с законодательством об электронной подписи, в то время как в некоторых странах Ближнего Востока суды, как известно, отклоняют электронные кредитные соглашения, несмотря на то, что законодательство признает их исковую силу.Отсутствие глобального единообразия имеет большое значение для коммерческих трансграничных кредитных операций, где необходимо учитывать юрисдикцию применимого права документов, а также юрисдикцию формирования для каждого заемщика и поручителя, чтобы избежать потенциальных проблем с принудительным исполнением. заемщиками или поручителями в соответствии с применимым законодательством их юрисдикции образования в дополнение к юрисдикции применимого права документов. Для кредиторов, занимающихся трансграничной кредитной деятельностью, мониторинг соблюдения законов нескольких юрисдикций может быть громоздким, трудоемким и дорогостоящим, создавая новые проблемы и юридические риски, которые необходимо сопоставить с преимуществами использования новых технологий для оптимизации процессов и улучшения качества обслуживания клиентов. опыт и снизить внутренние затраты.

Коммерческие банки, стремящиеся внедрить решения для электронной подписи, должны оценить риски, описанные выше. Мы предлагаем создать внутреннюю рабочую группу, состоящую из заинтересованных сторон и управляющих рисками из разных бизнес-продуктов и функций, чтобы разработать интегрированный и итеративный подход к использованию электронной подписи для каждого из различных типов документации, задействованной в сделке коммерческого кредитования. В качестве дополнительного шага мы предлагаем опробовать предложенное решение с небольшой командой банкиров и их клиентов.В ходе пилотного и более широкого развертывания рабочая группа должна продолжать заниматься новыми проблемами и рисками по мере их возникновения.

^[1] Эта статья представляет собой резюме группы экспертов программы CLE, озаглавленной «Что с этим делать чернила: принудительное исполнение электронной и технологической документации по коммерческой ссуде», представленной в сентябре 2019 года на ежегодном собрании Секции коммерческого права. Особая благодарность нашим коллегам, Линде Филарди, Элизабет Леки, Чарльзу Моргану и Стиву Вайзу.Члены Секции могут получить доступ к программным материалам и аудио по адресу https://www.americanbar.org/groups/business_law/resources/materials/2019/annual_materials/whats_ink/; краткое видео также доступно на сайте Американской ассоциации юристов, Business Law Today, «В центре внимания программы: Джон Рубенс берет интервью у Кириакулы Хацикириакос и Трейси Спрингер о цифровых подписях», https://businesslawtoday.org/video/program-spotlight-jon-rubens- интервью-kiriakoula-hatzikiriakos-tracy-springer-digital-signatures / (14-11-2019).

[2] Взгляды и мнения, выраженные в этой статье, принадлежат исключительно Трейси Спрингер и Кириакуле Хацикириакос в их личном качестве и не представляют интересы их соответствующих работодателей.

^[3] Обсуждение в этой статье ограничивается двусторонними соглашениями о коммерческом кредитовании, и, как следствие, мы не обсуждаем другие типы документов, которые обычно требуют подписи мокрыми чернилами в соответствии с законодательством многих юрисдикций. Кроме того, обсуждаемые исключения являются только примерами и не предназначены для того, чтобы быть исчерпывающим или исчерпывающим списком.Кредиторы всегда должны обращаться к юристу за юридической консультацией в связи с внедрением программы электронной подписи.

[4] 24 марта 2020 г. Комитет по мнению Tribar опубликовал «Комментарий относительно использования электронных подписей и писем-мнений третьих лиц», доступный по адресу https://www.americanbar.org/content/dam/aba/administrative/ бизнес_закон / мнения / трибар / материалы / esignatures.pdf.

^[5] Обратите внимание, что для размещения сотрудников, в основном работающих из дома из-за COVID-19, в соответствии с Указом правительства №202.7 от 19 марта 2020 года губернатор Эндрю Куомо временно разрешил нотариальные действия в соответствии с законодательством штата Нью-Йорк с использованием аудио-видео технологий при соблюдении определенных условий.

^[6] SO 2000, c 17, https://www.canlii.org/en/on/laws/stat/so-2000-c-17/latest/so-2000-c-17.html.

^[7] См., Например, Закон о признании гарантий (Альберта), RSA 2000, c. G-li s. 3; Регламент Альберты 66/2003, Приложение; Закон о безопасности фермерских хозяйств (Саскачеван), SS 1998, c.С-171, с. 31 (1) (применяется к гарантиям сельскохозяйственных угодий или других активов, используемых в сельском хозяйстве). В Квебеке Нотариальная палата Квебека объявила, что с 1 апреля 2020 года будут предприняты определенные меры, чтобы разрешить технологические решения для совершения нотариальных актов, см. Www.cnq.org.

^[8] В 2016 году Общество юристов Великобритании опубликовало практическую записку по оформлению документов с использованием электронной подписи, см. Www.lawsociety.org/uk/support-services/advice/practice-notes/execution-of -a-document-using-an-electronic-signature /.Юридическая комиссия Великобритании подтвердила действительность электронной подписи в сентябре 2019 года, см. Www. https://www.lawcom.gov.uk/electronic-signatures-are-valid-confirms-law-commission/.

заказов на закупку: все, что вам нужно знать

Использование заказов на поставку может помочь организации восстановить контроль над своими расходами, упростить процесс приобретения товаров и услуг и создать культуру упреждающих расходов, которая улучшает чистую прибыль.

Эффективная система заказов на закупку (PO) также позволяет членам группы (например, финансовым отделам) следить за незавершенными и будущими покупками, прежде чем будут выделены дополнительные деньги.

В этом блоге мы объясняем, что такое заказы на поставку, как они работают и как создать эффективную систему заказа на поставку, которая идеально подходит для ваших нужд.

Содержание
Что такое заказ на поставку?
Кажется логичным начать это руководство с ответа на простой вопрос: что такое заказ на поставку? Вот что вам нужно знать:
Определение
Заказы на покупку (ЗП) – это документы, отправляемые покупателем поставщику с запросом на заказ.В каждом ЗП будут указаны особенности запроса на закупку, включая описание заказа, количество товаров, а также согласованную цену и условия оплаты. Они также идентифицируют номер заказа на поставку (ЗП).
Когда продавец – например, поставщик или продавец – принимает заказ на поставку, между двумя сторонами заключается юридически обязывающий договор.
Хотя заказы на покупку добавляют несколько дополнительных шагов к процессу покупки, они помогают обеспечить бесперебойную транзакцию между покупателем и продавцом.Они также помогают снизить риск выполнения неполного или неправильного заказа. Короче говоря, эти документы дают покупателю возможность ясно и недвусмысленно передать свой запрос продавцу.
Вдобавок к этому, если покупатель откажется от оплаты при поставке товара или услуги, продавец будет защищен, поскольку заказ на поставку действует как обязательный договор между обеими сторонами.
Наконец, некоторые коммерческие кредиторы будут использовать заказы на покупку в качестве справочного материала для оказания финансовой помощи организации.
Как работают заказы на покупку?
Чтобы упростить закупку товаров и услуг, необходимых организации для успешной работы, заказ на поставку должен следовать строгой пошаговой процедуре, известной как процесс заказа на закупку.
В этом разделе мы объясним, кто и что участвует в этом процессе в организации.
Понимание шагов в процессе заказа на поставку
Процесс заказа на поставку – это путь, который проходит заказ на поставку от создания до закрытия и всего, что между ними.В зависимости от характера компании (размер, отрасль, человеческие ресурсы, организационная структура, товары и услуги, которые она приобретает и т. Д.), Процесс заказа на поставку также может быть изменен, чтобы включать дополнительные необходимые шаги, такие как проверки качества, утверждение бюджета, договорные отношения. одобрение и многое другое.
Вот шаги в процессе заказа на поставку:
Создание заказа на покупку
Утвердить заказ на покупку
Отправить заказ на покупку поставщику
Получен заказ на покупку (договор, имеющий обязательную силу)
Получение товаров или услуг
Выставление счетов
3-стороннее согласование
Авторизация и организация платежа
Закрытие заказа на покупку
Давайте подробно разберем эти шаги.
1. Создание заказа на поставку
Когда компания (т. Е. Покупатель) решает купить продукт или услугу, она создает заказ на покупку, в котором подробно указывается, что запрашивается у продавца, а также цены и условия оплаты.
2. Утверждение заказа на поставку
Перед отправкой заказа на покупку его необходимо утвердить. Процесс утверждения компании будет определять, кто в компании должен утверждать заказ на поставку перед его отправкой поставщику. Современные компании, как правило, упрощают этот шаг, требуя (и утверждая) сначала заявку на покупку.Этот процесс устраняет необходимость утверждения заказа на поставку и упрощает процесс для группы закупок.
3. Заказ на покупку отправляется поставщику

После утверждения заказ на покупку отправляется продавцу. Для софтверных компаний, которые делают покупки в Интернете, этот шаг может показаться излишним. Однако заказы на поставку также служат внутренним документом, который упрощает сверку для бухгалтерии после получения счета. Таким образом, хотя отправка заказа на поставку поставщику не является обязательной, рекомендуется сохранить его для внутренних целей.
4. Получен заказ на поставку [обязывающий договор]
Поставщик / продавец получает заказ. Как только поставщик сообщает компании, что он может выполнить заказ, заказ на покупку становится обязательным контрактом. Инструменты электронных закупок, такие как Procurify, предлагают отправлять заказы на покупку через систему онлайн-закупок, что упрощает отслеживание того, что электронные письма с запросами на покупку были отправлены компанией и получены поставщиком.
5. Получение товаров или услуг
Продавец отправляет заказ, прикрепляя номер заказа к упаковочному листу.Это помогает покупателю узнать, какой заказ прибыл.
6. Выставление счетов
Продавец также выставляет счет по заказу, не забудьте указать номер заказа на поставку.
7. Трехстороннее сопоставление
Компания использует трехстороннее сопоставление, чтобы подтвердить, что номер заказа на поставку и детали заказа (количества и цены заказанных товаров и услуг) совпадают в Заказе на закупку, Счет-фактуре и Упаковочный лист.
8. Авторизация и организация платежа

При условии, что все прошло проверку и компания довольна заказом, компания утверждает счет и организует платеж продавцу (в соответствии с согласованными условиями оплаты).
9. Закрытие заказа на закупку

По завершении вышеуказанных шагов отметьте заказ на закупку как закрытый.
Кто оформляет заказ на поставку?
Покупатель несет ответственность за создание и оформление заказа на поставку. В более крупных компаниях заказ на поставку обычно оформляется отделом закупок или закупок. В небольших компаниях заказ на поставку может оформить владелец бизнеса, менеджер по операциям или финансовый менеджер.
Также важно отметить, что роль создания и выпуска заказа на поставку может быть возложена на центрального покупателя для определенной группы.Например, в компании-разработчике программного обеспечения офис-менеджер может создавать заказы на поставку.
В конечном итоге , который выдает заказ на поставку, сводится к тому, как компания решает настроить процесс закупок.
Кто утверждает ЗП?
Один или несколько человек могут утверждать заказы на закупку в зависимости от текущего процесса закупок. В более крупных компаниях, которые определили процессы закупок, утверждения заказов на закупку обычно структурируются по местоположениям и отделам с привязкой к определенным пороговым значениям в долларах.
Например, если менеджер по цифровому маркетингу в компании-разработчике программного обеспечения запрашивает новый рекламный бюджет, маршрут утверждения заказа на поставку может включать директора по маркетингу и финансового директора (или другую роль, отвечающую за бюджет компании).
В небольших компаниях финансовый директор или генеральный директор может быть окончательным утверждением любых расходов, что может привести к возникновению узких мест при утверждении.
Что содержится в заказе на поставку?
В общем, вот что содержит заказ на поставку:
Покупаемые продукты или услуги
Приобретенное количество
Конкретные торговые марки, артикулы или номера моделей
Цена за единицу
Дата доставки
Место доставки
Адрес для выставления счетов компании
Согласованные условия оплаты (например,г. при доставке, в течение 30 дней и т. д.)
Эти позиции могут быть строгим требованием или вариантом, в зависимости от процессов закупок и закупок в организации. Кроме того, заказы на поставку можно настроить в соответствии с потребностями бизнеса, поэтому этот список не является исчерпывающим.
С помощью программного обеспечения для электронных закупок, такого как Procurify, вы можете добавлять коды счетов на этапе подачи заявки. Добавление этой информации упростит процесс сверки и упростит передачу информации в вашу систему бухгалтерского учета.
Как выглядят заказы на покупку?
Компании обычно имеют стандартизированный документ на поставку с информацией о запасах для обеспечения единообразия.
Вот пример заказа на покупку, который показывает, как выглядит заказ на покупку:
Пример заказа на закупку Procurify
Заказ на покупку и счет-фактура: в чем разница?
Если вы новичок в использовании заказов на покупку, вам может быть интересно: чем они отличаются от счета-фактуры? Ну, для начала, эти документы создают разные члены команды.
Покупатели создают ЗП и отправляют их поставщикам. В свою очередь, это побуждает поставщика принять заказ на поставку и отправить счет-фактуру обратно покупателю.
Обычно в заказе на покупку и в счете-фактуре содержатся похожие сведения. В счете-фактуре обычно указывается номер заказа на поставку вместе с номером счета-фактуры, чтобы подтвердить, что оба документа содержат одинаковую информацию и соответствуют друг другу.
Вот удобная таблица, объясняющая основные различия между заказами на покупку и счетами-фактурами:
Заказ на поставку Счет-фактура
Кто его создает? Покупатели несут ответственность за создание заказов на покупку. Поставщики несут ответственность за создание счетов-фактур.
Когда отправлять? Необходимо одобрить и отправить поставщику перед покупкой или сохранить для внутреннего учета. Создайте и отправьте счет-фактуру после получения платежа.
Какую информацию он содержит? – Подробная информация о покупках (продукты / услуги и запрошенное количество)
– Артикулы, номера моделей и торговые марки каждого товара
– Цена
– Дата доставки
– Место доставки
– Платежный адрес
– Условия оплаты
– Номер заказа
– Номер счета-фактуры
– Детализированная разбивка заказа со стоимостью
Пример
Вот пример, который поможет вам понять, как использовать ЗП и счет в процессе покупки:
Дэвид работает ИТ-менеджером в компании, производящей программное обеспечение.Ему нужно купить ноутбуки для новых сотрудников. Он составляет заказ на поставку, в котором указывается все, что необходимо, включая количество и любые конкретные требования (например, количество ноутбуков, модели ноутбуков и т. Д.).
Компания, отвечающая за продажу ноутбуков, получает заказ на покупку. После того, как они подтвердят, что могут поставить ноутбуки с необходимыми характеристиками, они выполняют заказ. Они отправляют ноутбуки с указанием даты доставки и прилагают счет-фактуру.
Когда Дэвид получает ноутбуки, он должен проверить доставку.
Сара, менеджер по бухгалтерскому учету компании, проведет трехстороннее сопоставление после получения счета. Если все совпадает, Сара может отправить счет на утверждение, а затем произвести оплату продавцу.
После завершения важно отметить ЗП как закрытое, а счет как оплаченный.
Является ли заказ на поставку договором?
Да, если заказ на поставку принят поставщиком, он является юридически обязывающим контрактом.
Продавцы «принимают» заказ на покупку, сообщая покупателю, что они могут выполнить заказ.Продавцы могут «отклонить» заказ на покупку, сообщив покупателю, что они не могут выполнить заказ.
В качестве альтернативы, если запрос предложения (RFQ) является частью процесса, поставщик может просто не принять запрос предложения, чтобы указать, что он не может выполнить заказ.
Преимущества использования электронных заказов на покупку
Если вы используете бумажные заказы на покупку, вы создаете для себя больше работы, чем вам нужно. Вы также подвергаетесь ряду потенциальных ошибок, которых можно избежать с помощью электронных заказов на покупку.
Платформы электронных закупок, такие как Procurify, могут упростить закупки компании и обеспечить большую прозрачность на каждом этапе процесса закупок.
Вот преимущества перехода на электронную систему заказов на закупку и программное обеспечение для электронных закупок:
1. Централизованные заказы на закупку
В средах закупок, ориентированных на облачные технологии, управление заказами на поставку в организации централизовано на одной онлайн-платформе. Команды и менеджеры получают полную информацию о том, на каких этапах находятся заказы на поставку, в режиме реального времени.Поскольку программное обеспечение для электронных закупок находится в облаке, заказы на покупку надежно хранятся, но при этом остаются доступными из любого места в любое время.
2. Ускоренный процесс утверждения заказа на закупку
Утверждающие члены группы немедленно уведомляются, когда запрос на покупку отправляется в систему. Рабочие процессы утверждения на бумажной основе часто приводят к неэффективности, что приводит к возникновению узких мест.
3. Лучшая прозрачность бюджетов
Закупщики и менеджеры по закупкам знают, на что идут расходы.Незавершенные, но еще не утвержденные покупки известны и учитываются до утверждения дополнительных расходов.
4. Вы можете избежать ненужных расходов и мошенничества
Платформы электронных закупок, поскольку они предлагают более совершенные системы утверждения и автоматическое трехстороннее сопоставление, могут снизить вероятность того, что ваша компания заплатит за вещи, которые не были получены. Они также помогают командам выявлять поддельные счета до оплаты.
5. Эффективное ведение документации и меньше места для административных ошибок
Хорошее ведение документации необходимо для закупок и закупок.Бумажные записи легко потерять, повредить или случайно уничтожить. Часто бывает трудно обнаружить повторяющиеся запросы, покупки, счета-фактуры или недостающие транзакции – все это может стоить вашей компании времени и денег. Использование бумаги также требует эффективной и регулярно обновляемой файловой системы, которая требует много места и человеко-часов для эффективной работы.
Цифровые записи устраняют все эти проблемы. При управлении в облаке более одного человека из финансового отдела могут получить доступ к каждому заказу на покупку.Короче говоря, эти жизненно важные документы не лежат на столе у одного человека, и они не пропадут. Это не только лучше для сквозной видимости закупок, но и для повышения эффективности закупок.
6. Устойчивое развитие
Меньше бумажной работы означает уменьшение выбросов углекислого газа для вашей компании.
Плюсы и минусы использования заказов на покупку
Заказы на покупку важны , потому что они могут помочь компаниям:
Избегайте дублирования заказов
Избегайте неожиданных счетов
Отслеживайте входящие заказы
Поймайте неожиданное повышение цен
Улучшение финансового положения и точность инвентаризации
Соблюдение требований аудита
Более разумный бюджет: команды по закупкам могут делать закупки только на доступные средства, для чего требуется одобрение
Улучшение (и даже ускорение) сроков доставки, поскольку заказы на закупку помогают планировать доставку, когда это необходимо покупателю
Обеспечьте четкую связь с поставщиками
Действуйте как юридически обязательная документация
Тем не менее, важно оценить конкретные потребности вашей компании, прежде чем вводить систему заказов на покупку, поскольку использование заказов на поставку имеет административный недостаток.
К недостаткам использования заказов на покупку можно отнести:
Заказы на покупку создают дополнительную бумажную работу, которая может раздражать при небольших покупках и отнимать много времени для небольших команд
Хотя они не действуют как юридический договор между поставщиком и поставщиком поставщика, кредитные карты могут заменить заказы на покупку, чтобы помочь в ведении учета и документировании покупок. (Имейте в виду, что если компания действительно использует кредитные карты для покупок, заказы на покупку могут облегчить процесс согласования кредитных карт для бухгалтерии.)
Следует ли использовать заказы на поставку в вашей организации?
Использование форм заказа на покупку может помочь компании перевести культуру расходов из реактивного состояния в проактивное. Так следует ли вам использовать заказы на покупку в своем бизнесе или нет?
Чтобы ответить на этот вопрос и создать подход к закупкам, который работает для вашей компании, вам нужно сделать шаг назад и понаблюдать за тем, как ваша организация в настоящее время занимается закупками.
заказов на покупку дают вам представление о расходах вашей компании.Они помогают членам команды совершать покупки эффективно и упрощают процесс покупки. Они также помогают бухгалтерам согласовывать расходы.
Вот что вам следует оценить, прежде чем интегрировать систему заказов на закупку в своей компании.
Заявки на закупку: полезны или нет?
Предполагая, что ваша организация в настоящее время не использует заказы на покупку, также вероятно, что вы не управляете запросами членов вашей команды, когда они хотят что-то купить. Большинство организаций просто позволяют членам своей команды отправить менеджеру свой запрос по электронной почте, а затем этот человек совершит необходимые покупки.
Неформальный процесс утверждения покупки, вероятно, не проблема, если ваша компания небольшая, а командные расходы не превышают ваш бюджет. Но по мере роста вашей компании и увеличения числа команд, приобретающих товары и услуги, возникнет необходимость в более строгом контроле над расходами компании. Вот здесь и пригодятся заявки на покупку.
Заявки – это заказ на поставку, который члены вашей группы делают для материалов или предметов, необходимых им для работы. Утверждение или отклонение заказа на покупку происходит, когда член группы отправляет запрос своему руководителю или напрямую в отдел закупок.
Формализовав процесс запроса на покупку чего-либо, вы можете исключить чрезмерные и ненужные расходы и контролировать расходы своей компании.
Имейте в виду, что введение заявок на покупку – это еще один шаг в процессе закупки. Поэтому подумайте, перевешивают ли преимущества этот недостаток, прежде чем двигаться дальше.
Бюджеты
Если получение контроля над бюджетом является приоритетом для вашей компании, вы должны знать, что добавление запросов на поставку дает два важных преимущества – возможность управлять бюджетом для командных расходов и возможность воспользоваться оптовыми скидками на большие заказы.
Когда участники группы начнут составлять заявки на покупку, вы сможете рассчитывать средние ежемесячные расходы и отслеживать, что покупают ваши команды. Это означает, что вы можете начать анализировать, как они используют расходные материалы, и определять возможности экономии. Утверждающим будет лицо, управляющее бюджетом. Если команды превышают бюджет, утверждающий может не утвердить все заявки на покупку, которые не нужны немедленно.
Оптовые скидки
Есть ли шанс, что оптовые закупки могут принести вам лучшие скидки от продавцов? Если это так, то, вероятно, будут полезны заказы на закупку и заявки на покупку.
Как только ваши команды начнут подавать заявки на закупку, утверждающий также может легко определить модели закупок. Затем утверждающий может отправлять оптовые заказы и запрашивать скидки у поставщиков. Если запросы являются цифровыми, это может значительно сократить время обработки, поскольку команды могут добавлять часто запрашиваемые элементы в каталог от лучшего поставщика по лучшей цене.
Заказы на покупку
Закупки выходят из-под контроля? Есть ли у вас четкое и ясное представление о том, кто что покупает и у каких поставщиков вам следует покупать? Можете ли вы получить доступ к финансовой отчетности в режиме реального времени, которая скажет вам, сколько вы (и ваши команды) можете потратить на покупки в любой момент времени?
Ваши ответы на эти вопросы помогут понять, нужна ли вам система заказов на покупку в вашем бизнесе.
Если да, то у нас есть хорошие новости: создание процесса заказа на поставку, вероятно, так же просто, как связаться с поставщиками и сообщить им, что с этого момента вы будете отправлять заказ на покупку перед отправкой оплаты за товары. Поставщик, вероятно, обрадуется этому, потому что это значительно поможет обеим сторонам.
Покупатель заполнит форму заказа на поставку и отправит ее поставщику, когда утвержденный запрос будет готов для покупки. Если есть какие-либо проблемы или проблемы с покупкой, продавец четко об этом сообщит.После получения оплаты они отправят товар и выставят счет.
Внедрение процесса заказа на поставку становится еще проще для вас, ваших отделов и поставщиков, если вы используете программное обеспечение для электронных закупок.
Сводка
Многие организации избегают использования заказов на поставку, потому что не хотят иметь дело с лишними документами или замедлять свои существующие процессы. Но за исключением случаев, когда ваш бизнес небольшой и ежемесячно совершает лишь несколько покупок у нескольких поставщиков, вы, вероятно, не пользуетесь многими преимуществами, которые система заказов на покупку может принести вашей компании и ее прибыли.
Заказы на покупку предлагают поставщикам четкие юридические инструкции и инструкции по закупкам. Для организации они предлагают контрольный журнал. Финансовые руководители могут ссылаться на это, когда что-то идет не так.
Получайте ежемесячный контент, который доставляется каждый месяц прямо на ваш почтовый ящик. Никакого спама, только контент.
Право подписи для юридически обязывающих обязательств и документов – Политики университета
Название политики Право подписи для юридически обязывающих обязательств и документов
Владелец полиса Вице-президент по финансам и главный финансовый директор
Ответственный офис Офис вице-президента по финансам и финансового директора
Контактная информация Вопросы, касающиеся этой политики или ее целей, следует направлять в офис вице-президента по финансам и финансового директора: 412-268-2992.
Соответствующие даты Настоящая Политика была утверждена 15 мая 2016 года. (Примечание: эта Политика заменяет «Полномочия университета на обязательство», и «Уполномоченные подписи для соглашений, контрактов, лицензий», Политики, обе утвержденные Попечительским советом. 17 мая 1999 г. и последнее изменение 2 октября 2008 г.). Административные изменения были внесены 25 января 2019 г.
Утверждено Попечительский совет Университета Карнеги-Меллона.
Субъекты, затронутые этой политикой Все члены университетского сообщества.
Кому необходимо знать об этой политике Все преподаватели, сотрудники и студенты.
Глоссарий Определения терминов, используемых в настоящей Политике.
Формы / инструкции нет данных
Связанная информация нет данных
Причина / цель политики Эта политика определяет, кто уполномочен заключать соглашения с третьими сторонами в интересах и от имени университета.
Аннотация Целью данной политики является выявление лиц, которые уполномочены заключать соглашения с третьими сторонами в интересах и от имени университета.
Попечительский совет делегирует президенту и другим уполномоченным должностным лицам полномочия по заключению соглашений (или серии связанных соглашений) на общую сумму не более 5 миллионов долларов без дальнейших действий со стороны Попечительского совета при условии, что (i) суммы законны взятые обязательства и составляющие совокупную стоимость по соответствующему соглашению (или серии связанных соглашений) покрываются идентифицированными доходами или резервами, и (ii) соответствующее соглашение (или серия связанных соглашений) не требует от университета получения заемного финансирования .Соглашения (или ряд связанных соглашений), совокупная стоимость которых превышает 5 миллионов долларов США, с участием или требованием от университета получения заемного финансирования, требуют разрешения Попечительского совета.
Если иное прямо не разрешено Попечительским советом, только лица, уполномоченные этой политикой, могут заключать соглашения от имени университета. Все соглашения с третьими сторонами могут быть заключены только под юридическим названием юридического лица («Университет Карнеги-Меллона»).

Передача полномочий подписи президенту и другим уполномоченным должностным лицам
Совет попечителей делегирует полномочия президенту и другим уполномоченным должностным лицам для выполнения соглашений (или серии связанных соглашений) общей стоимостью не более 5 миллионов долларов США без дальнейшие действия Попечительского совета в соответствии с параметрами, изложенными в настоящей политике, и при условии, что (i) юридически обязанные суммы, составляющие совокупную стоимость по соответствующему соглашению (или серии связанных соглашений), покрываются идентифицированными доходами или резервами, и (ii) соответствующее соглашение (или серия связанных соглашений) не требует от университета получения заемного финансирования.Если совокупная стоимость соглашения (или серии связанных соглашений) превышает 5 миллионов долларов или требует от университета получения заемного финансирования, требуется разрешение Попечительского совета. Однако соглашения (или серия связанных соглашений), в которых юридически обязательные суммы и составляющие совокупную стоимость по ним представляют собой сквозные фонды, такие как субподряды и заказы на поставку, необходимые для реализации спонсируемых проектов, исключаются из этого требования.

В дополнение к вышесказанному, Попечительский совет делегирует полномочия президенту, ректору и / или вице-президенту по продвижению в университет для заключения соглашений о подарках университету в соответствии с параметрами, изложенными в этой политике, и только в той мере, в какой что цель соответствующего подарка не включает в себя обязательства (включая ряд связанных компонентов или этапов) от имени университета, совокупная стоимость которых превышает 5 миллионов долларов, которые в противном случае потребовались бы для утверждения Попечительским советом в соответствии с этой политикой или иным образом, как это разрешено Попечительским советом, для обязательств от имени университета, общая стоимость которых превышает 5 миллионов долларов.
Попечительский совет делегирует президенту и / или вице-президенту и генеральному советнику университета полномочия по заключению соглашений о найме или привлечении юридических фирм и юристов для и от имени университета в соответствии с параметрами, изложенными в этой политике. Без специального разрешения президента или вице-президента и главного юрисконсульта университета нельзя нанимать или нанимать юридические фирмы или поверенных, которые будут (а) оказывать какие-либо услуги для университета или от его имени (кроме преподавания в качестве преподавателей). и / или (b) выплачиваться с любого счета или из фондов университета.Если иное не указано в настоящей политике, ни одно другое лицо не имеет полномочий заключать соглашения от имени университета, включая любое подразделение, факультет или другое подразделение университета, без официального письменного делегирования полномочий подписи. Любое делегирование полномочий должно быть оформлено в письменной форме, составлено, одобрено и выполнено уполномоченным должностным лицом и делегатом в соответствии с положениями о делегировании полномочий подписи, изложенными в настоящей политике, и храниться в досье в офисе вице-президента по финансам и руководителя. финансовый директор.
Выполнение предложений о работе, предложений о приеме, предложений о посещении для посетителей, не финансируемых университетом, и предложений стажировки для неоплачиваемых стажеров колледжем, школой и / или административным подразделением не выполняется, если иное не требуется президентом или ректором , требуют формального делегирования полномочий. Таким образом, каждый колледж, школа и административное подразделение должны, если президент или проректор не потребует иного, принять и внедрить свои собственные руководящие принципы, регулирующие право подписи для таких предложений работы, предложений приема, предложений посещения и предложений стажировки для своего колледжа, школы или администрации. unit, в зависимости от обстоятельств, и все такие предложения должны соответствовать принятым на тот момент стандартным политикам и руководящим принципам университета, включая все университетские и юридические требования.
Уполномоченные должностные лица
Президент, ректор, вице-президент по финансам и главный финансовый директор, вице-президент по исследованиям, заместитель вице-президента по исследованиям и академическому управлению и казначей, а также каждый из их уполномоченных представителей (такие делегированные полномочия имеются в письменно и с разрешения уполномоченного должностного лица в соответствии с положениями о делегировании полномочий подписи, изложенными в настоящей политике) уполномочены выполнять соглашения, относящиеся к их соответствующим ролям и обязанностям в университете (или иным образом уполномоченные президентом) в соответствии с и предметом в соответствии с условиями, изложенными выше и в настоящей политике.Вице-президент по продвижению в университет и его / ее уполномоченные представители уполномочены заключать соглашения о подарках университету, а вице-президент и главный юрисконсульт и его / ее уполномоченные представители уполномочены заключать соглашения о найме или найме юридических фирм и адвокатов для и от имени университета, в каждом случае, связанном с их соответствующими ролями и обязанностями в университете (или иным образом уполномоченными президентом) в соответствии с условиями, изложенными выше и в настоящей политике.
Каждое уполномоченное должностное лицо, а также уполномоченные представители такого должностного лица несут ответственность за обеспечение того, чтобы он / она имел полномочия выполнять соответствующее соглашение, чтобы условия такого соглашения (и любые предполагаемые в нем операции или действия) соответствовали всем применимым требованиям. требования университета и законодательства, а также наличие достаточного финансирования для выполнения обязательств по соглашению. Не ограничивая общность вышеизложенного, если соглашение выражено не в U.Долларов США, обменный курс, используемый в соглашении, должен быть согласован с вице-президентом по финансам и финансовым директором, чтобы оценить потенциальные последствия возможной девальвации валюты до подписания соглашения. Каждое уполномоченное должностное лицо должно сохранять в архиве копии всех соглашений, заключенных таким уполномоченным должностным лицом.
Уполномоченные должностные лица, а также их уполномоченные представители должны стремиться к тому, чтобы у исполнительного руководства университета была возможность пересмотреть соглашения, требуемые для утверждения Попечительским советом в соответствии с этой политикой (и, следовательно, должно иметься достаточно времени. должны быть запланированы для надлежащего рассмотрения) до того, как уполномоченное должностное лицо выполнит соответствующее соглашение.
Делегирование полномочий подписи
Если иное не указано в данной политике, все делегирование полномочий подписи уполномоченным должностным лицом делегату должно быть явно предоставлено в письменной форме (делегирование полномочий подписи), подписанное как уполномоченным должностным лицом, так и делегат.
Уполномоченные должностные лица, желающие передать право подписи предлагаемому делегату (на временной или иной основе), должны согласовать с офисом главного юрисконсульта проект и документально оформить соответствующее письменное делегирование полномочий на подпись.Президент университета оставляет за собой право запретить любое конкретное предложенное делегирование полномочий подписи.

Делегирование полномочий подписи часто ограничивается типом транзакции, временем, типом соглашения, суммой в долларах или другими подходящими ограничивающими критериями, изложенными в письменном делегировании. Уполномоченное должностное лицо не уполномочено делегировать полномочия подписи сверх того, что ему / ей разрешено данной политикой. Делегирование права подписи автоматически прекращается, если уполномоченный представитель либо прекращает работу или нанимается университетом, либо перестает занимать должность, указанную в делегировании, или должность, которая включает обязанности, предусмотренные делегированием.Уполномоченный представитель не уполномочен выполнять соглашения, не санкционированные его / ее письменным делегированием полномочий подписи, и не уполномочен далее делегировать свои полномочия подписи.
В офисе вице-президента по финансам и финансового директора будут храниться копии всех письменных разрешенных подписей делегаций.
Во время отсутствия уполномоченного должностного лица (например, длительная поездка) может не хватить уполномоченных должностных лиц для выполнения соглашений, чтобы университет мог своевременно вести необходимые дела.Поэтому для уполномоченных должностных лиц важно обеспечить наличие достаточного количества уполномоченных должностных лиц и / или уполномоченных представителей для выполнения соглашений для ведения необходимых дел до любого отсутствия (например, может быть целесообразным, чтобы уполномоченное должностное лицо делегировало полномочия подписи делегат на временной основе в период отсутствия).
.

	Заказ на поставку	Счет-фактура
Кто его создает?	Покупатели несут ответственность за создание заказов на покупку.	Поставщики несут ответственность за создание счетов-фактур.
Когда отправлять?	Необходимо одобрить и отправить поставщику перед покупкой или сохранить для внутреннего учета.	Создайте и отправьте счет-фактуру после получения платежа.
Какую информацию он содержит?	– Подробная информация о покупках (продукты / услуги и запрошенное количество) – Артикулы, номера моделей и торговые марки каждого товара – Цена – Дата доставки – Место доставки – Платежный адрес – Условия оплаты	– Номер заказа – Номер счета-фактуры – Детализированная разбивка заказа со стоимостью

Название политики	Право подписи для юридически обязывающих обязательств и документов
Владелец полиса	Вице-президент по финансам и главный финансовый директор
Ответственный офис	Офис вице-президента по финансам и финансового директора
Контактная информация	Вопросы, касающиеся этой политики или ее целей, следует направлять в офис вице-президента по финансам и финансового директора: 412-268-2992.
Соответствующие даты	Настоящая Политика была утверждена 15 мая 2016 года. (Примечание: эта Политика заменяет «Полномочия университета на обязательство», и «Уполномоченные подписи для соглашений, контрактов, лицензий», Политики, обе утвержденные Попечительским советом. 17 мая 1999 г. и последнее изменение 2 октября 2008 г.). Административные изменения были внесены 25 января 2019 г.
Утверждено	Попечительский совет Университета Карнеги-Меллона.
Субъекты, затронутые этой политикой	Все члены университетского сообщества.
Кому необходимо знать об этой политике	Все преподаватели, сотрудники и студенты.
Глоссарий	Определения терминов, используемых в настоящей Политике.
Формы / инструкции	нет данных
Связанная информация	нет данных
Причина / цель политики	Эта политика определяет, кто уполномочен заключать соглашения с третьими сторонами в интересах и от имени университета.
Аннотация	Целью данной политики является выявление лиц, которые уполномочены заключать соглашения с третьими сторонами в интересах и от имени университета.