Приказ на право подписи документов: Образец приказа о наделении правом подписи 2021
Приказ на право подписи | Образец – бланк – форма
Все хозяйственные операции должны оформляться первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать, в том числе личные подписи указанных лиц.
В силу п. 3 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.
К компетенции исполнительного органа общества относятся все вопросы руководства текущей деятельностью общества.
Таким образом, руководитель организации выполняет возложенные на него обязанности по управлению обществом как лично, так и путем делегирования части своих полномочий другим сотрудникам предприятия.
Эта норма означает, что законодатель предусмотрел возможность подписания первичных документов не только руководителем организации, но также иными уполномоченными на то лицами.
Следовательно, право сотрудника на подписание первичных документов должно быть регламентировано внутренними документами организации. Если сотрудник уполномочен на подписание документов, которыми оформляются операции с денежными средствами, то этот внутренний уполномочивающий документ, должен быть подписан не только генеральным директором, но и главным бухгалтером. Последнее требование в полной мере относится к изданию документа, наделяющего заместителя директора правом подписи счетов на оплату.
Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.
Таким образом, наиболее универсальным способом закрепления за определенными сотрудниками право подписи тех или иных документов является издание локального нормативного акта.
В роли такого акта, как правило, используют приказ по предприятию. Унифицированной формы такого приказа нет, поэтому он издается в произвольной форме, если в организации не разработана какая-то специальная. Также определить круг полномочий работника, включая его право подписи тех или иных документов, можно в его должностной инструкции.
Таким образом, перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, должен быть утвержден руководителем организации (приказом или распоряжением), однако указание номера приказа в накладной действующим законодательством не предусмотрено. Между тем, рекомендуется во избежание конфликтных ситуаций с фискальными органами все-таки указывать основания, по которым то или иное лицо подписывает первичные документы.
Подпункт “г” п. 2 ст. 6 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ “О бухгалтерском учете” допускает возможность ведения бухгалтерского учета лично руководителем организации.
Таким образом, в случае если обязанности главного бухгалтера исполняются руководителем организации лично, на счете-фактуре подпись руководителя ставится дважды: за руководителя и главного бухгалтера.
При этом факт возложения обязанностей главного бухгалтера на руководителя должен быть подтвержден соответствующим приказом по организации.
Форма такого приказа организацией разрабатывается самостоятельно исходя из действующей в ней системы делопроизводства.
Образец приказа на право подписи документов
В процессе деятельности любой организации приходится оформлять массу документов. Многие из них являются обязательными для бухгалтерии, другие – маркетинговые (коммерческие предложения) и так далее.
Право подписывать документы принадлежит не всем сотрудникам компании. Но даже у тех, у кого это право имеется, возможны ограничения.
Полное право подписывать документацию находится у одного человека – директора. Оно прописано в уставных документах. Все остальные производят подписание только на основании доверенностей или приказов.
Доверенности выписываются, как правило, для едино-разового акта, либо для произведения определенных действий в указанный период.
Приказ позволяет пользоваться правами на утверждение документации в течении всего периода трудовой деятельности в должности на предприятии. Его действие прекращается в случае увольнения сотрудника.
Суть и значение приказа о передаче права подписи
Руководитель предприятия имеет право подписи на основании Устава организации. В его компетенции находится передача (делегирования) этого права в отношении некоторой документации. К числу таких сотрудников-исполнителей относятся бухгалтеры, начальника структурных подразделений, завгары и так далее.
У каждого из них есть свой периметр документации, с которым они работают в силу своих профессиональных обязанностей.
Именно в отношении этого периметра передается «подпись». Для этого необходимо в тексте приказа четко его определить. Чаще всего прописывают перечень данных документов простым списком.
Подписывается такой приказ руководителем предприятия. Но есть еще один момент. Если передаваемые полномочия касаются операций с деньгами, то приказ должен подписать еще и главный бухгалтер компании.
Помимо личностного делегирования «подписи», можно оформить общий приказ по предприятию в отношении всех сотрудников, занимающих данные должности. Тогда в тексте необходимо привести еще и перечень этих должностей.
Форма и структура документа
Ознакомительные образцы можно бесплатно получить внизу данной публикации. Из них можно увидеть обязательные атрибуты. Во-первых, необходимо указать название предприятия. Затем прописывается название документа и его уникальный номер.
Кроме этого, пишут город и дату издания. Необходимо шрифтом выделить тезис о сути документа. Далее в разделе «Приказываю:» располагается сам текст. Все распоряжения приводятся в виде нумерованного списка. Форма текста – свободная. Унифицированной формы не установлено.
Под текстом необходимо предусмотреть графу для внесения образца подписи доверенного лица. И только после этого данный документ подписывают генеральный директор и главный бухгалтер (при необходимости).
Ниже расположен типовой пример и форма приказа на право подписи документов вариант которого можно скачать бесплатно.
образец, доверенность, кто может подписывать
В силу существующих требований, что предъявляются действующими положениями законодательства РФ о бухгалтерском учете, коммерческой структуре может потребоваться образец приказа права подписи первичной документации.
Подобный вид приказа отличается определенными особенностями, что касаются его предназначения, содержания, а также структурного построения.
Содержание статьи
С какой целью составляется
Согласно рекомендациям Министерства финансов РФ, что были даны в отношении отдельных положений закона «О бухгалтерском учете», руководитель каждой коммерческой структуры, занимающейся хозяйственной деятельностью, должен утвердить определенный список лиц, что обладают правом подписи первичной учетной документации.Подобная внутренняя ведомственная позиция основана на рабочих положениях 7 и 9 статей №402-ФЗ.
До этого в НПА, что регулируют процесс бухгалтерского учета, были предписаны конкретные требования о необходимости утверждения руководителем компании списка лиц, имеющих право оставлять личную подпись на первичной документации.
На сегодняшний день действующие законодательные нормы никак не регламентируют процедуру приобретения соответствующими лицами полномочий, позволяющих подписывать первичные документы. Современные реалии российских предприятий чаще всего показывают то, что закрепление таких полномочий происходит путем издания руководителем организации специального приказа:
- Приказ руководителя компании о передачи права подписи первичных документов конкретному лицу или группе лиц.
- Доверенность на передачу права подписи бумаг, входящих в перечень первичной документации.
Чтоб получить более детальную информацию о каждом из данных способов, следует рассмотреть их по отдельности.
Что удостоверяет
В этом случае основным критерием разграничения приказа руководителя на передачу права подписи и доверенности на нее является то, что приказ может распространяться исключительно на сотрудников организации в то время, как доверенность может быть передана любому другому лицу.
Основным требованием в такой ситуации будет являться то, что в доверенности руководитель должен внести перечень лиц, которые могут ей пользоваться. Различные правовые отрасли осуществляют регулирование процесса составления приказа и доверенностей, если говорить конкретней, то за это отвечает Трудовой и Гражданский кодекс.
Если существует необходимость в подписании лишь внутренних документов компании, то оптимальным решением будет выбор в пользу составления приказа, выступающего в качестве нормативного источника, что удостоверяет передачу права подписи на первичную документацию. Стоит отметить тот факт, что в этом случае нет никакой необходимости передавать дополнительные полномочия другим лицам.
Одновременно с этим, если существует необходимость в подписании той или иной документации с последующей ее передачей за пределы организации, к примеру, сопроводительная документация на транспортировку груза или же счет-фактуру, то в такой ситуации возникает необходимость в составлении соответствующей доверенности.
Документы для скачивания (бесплатно)
Существует важная необходимость в отражении как в приказе, так и в доверенности следующей информации:
- личные данные лица, имеющего соответствующие полномочия;
- список определенных документов, что могут быть подписаны уполномоченным лицом.
Кроме того, в каждой из данных ситуаций, руководитель компании удостоверяет подпись лица, наделенного полномочиями, которая указывается этим же лицом в специальном поле доверенности или приказа.
Процедура идентификации личности
Подобные процессы предполагают необходимость проведения процедуры идентификации подписи, которая должна принадлежать именно тому лицу, что ставил собственную подпись в расшифровке.
Этот этап является крайне необходимым в связи с тем, что сейчас почти все налоговые проверки проходят с выявлением контрагентов, что намеренно отказываются выполнять собственные налоговые обязательства.Даже если непосредственные руководители контрагентов не принимают никаких действий для того, чтоб отказаться от деятельности компании и признают тот факт, что именно они выступают в качестве реальных руководителей коммерческой структуры, налоговая служба начинает инициацию почерковедческого исследования, что может подтвердить факт того, что поставленные на документации подписи не являются подписями руководства.
В конечном итоге, это будет выступать основанием для налоговой официально отказаться от признания подобных расходов предприятия.
В таких ситуациях сотрудники налоговой службы зачастую ссылаются на ст. 252 НК РФ, а также на Постановление Пленума ВАС РФ №53.
На сегодняшний день принято понимать под документально подтвержденными расходами все затраты, что имеют документальное подтверждение.
При этом все подтверждающие документы должны быть составлены согласно действующим положениям законодательства РФ.
Все документы с недостоверными или противоречивыми данными, или же неполной информацией, не могут выступать в качестве основания для приобретения налоговых выгод. В связи с тем, что на первичной документации есть подпись лица, не имеющего соответствующие полномочия, данный документ будет признан как тот, что содержит недостоверную информацию. В итоге он не может никак подтвердить вычет по НДС.
Сбор образцов
На сегодняшний день нет ни одного законодательного акта, который бы выдвигал требование о необходимости проведения проверки подписи контрагента. Но несмотря на данный факт, все чаще осмотрительные руководители коммерческих организаций требуют от всех своих контрагентов специальные образцы подписей, принадлежащие лицам, что несут прямую ответственность за подписание первичной документации, а также счетов-фактур.
В качестве подобных образцов может выступать копия паспорта, копия пластиковых банковских карточек с подписью владельца или же доверенность, где будет указана подпись уполномоченного лица.
В иной ситуации, если компания не решится запросить такие документы, ее может ждать возникновение определенных неприятных последствий.
Итоги
Как показывает практика большинства коммерческих организаций, осуществление контроля полномочий лиц, что оставляют свою подпись на первичной документации, является достаточно сложной и не всегда надежной процедурой.В особенности это касается операций, что проводятся крупными компаниями с большим товарным и денежным оборотом, которые сотрудничают с огромным количеством контрагентов. По большому счету для повышения эффективности подобных проверок необходимо создавать отдельное подразделение, которое бы работало совместно с бухгалтерией.
Одновременно с этим необходимо отметить то, что реальные последствия негативного характера при подписании первичной документации лицом без соответствующих полномочий для плательщика налогов могут возникнуть лишь тогда, когда общая доказательная база будет свидетельствовать о том, что все операции с подобным контрагентом были фиктивными.
Подобные обстоятельства могут возникнуть, если контрагент окажется компанией-однодневкой, руководитель компании категорически будет отказываться от подписи, экспертиза засвидетельствует факт подделки подписи, компания не платила налоговые сборы и так далее.
Исходя из этого, если представителям компании все же удастся собрать достаточное количество доказательств, что будут подтверждать факт реальность проведения операций, а также при наличии должного уровня настороженности при выборе партнера, то, вполне возможно, организации удастся устранить все претензии налоговой службы. Подобные процессы проходят в вышестоящих налоговых органах или же в суде.
Как передать данное право, можно узнать из данного видео.
Дать право подписи документов уполномоченному сотруднику
Подписывать любые документы компании может руководитель, это право закреплено за ним в учредительных документах.
Если требуется передать часть полномочий по подписанию другому должностному лицу, оформите доверенность в СБИС. После вы сможете ее распечатать.
Уполномоченным представителем может быть как сотрудник вашей организации, так и любой другой компании, зарегистрированной в кабинете.
Оформить в СБИС доверие права подписи уполномоченному сотруднику может только руководитель организации или администратор системы.
Дать право подписи всем сотрудникам с ЭП компании
По умолчанию в программе установлен именно такой режим работы: документы может подписывать руководитель и сотрудники, у которых имеется электронная подпись компании. Чтобы проверить, у кого есть право подписи документов в вашей компании, откройте карточку организации и перейдите в раздел «Кто подписывает документы».
Учтите, в таком режиме вы доверяете всем сотрудникам, имеющим подходящую ЭП, подписывать любые электронные документы.
Чтобы ограничить список представителей или набор документов, настройте права для тех, кто имеет право подписи.
Предоставить право подписи конкретным сотрудникам
- Откройте карточку организации.
- В блоке «Кто подписывает документы» нажмите и выберите «Оформить» в разделе «Доверенность».
- В открывшейся доверенности укажите, кто и кому передает право подписи документов или отчетов, срок полномочий, номер доверенности. Отметьте документы, которые разрешено подписывать этому сотруднику.
Руководитель может оставить за собой право утверждать документы, а уполномоченному сотруднику доверить право только отклонять входящие документы.
Если документы компании будут подписываться по доверенности, в поле «Если нет доверенности, подписывать документы» установите переключатель в положение «запрещено».
Чтобы распечатать доверенность на право подписи, нажмите .
Что учесть при оформлении доверенности
- Если вы передали право подписи отчетности уполномоченному представителю, не забудьте предоставить доверенность на бумаге в налоговую до отправки первого отчета.
После этого с каждым отчетом автоматически будет передаваться информационное сообщение о доверенности — электронный документ, содержащий реквизиты бумажной доверенности. - Доверенность для сдачи отчетности отобразится также в отчете — отметьте, что он подписывается представителем, и выберите ФИО как в доверенности.
- Делегировать полномочия на подписание можно и другим способом: просто доверить пользование своей электронной подписью другому сотруднику.
После этого с каждым отчетом автоматически будет передаваться информационное сообщение о доверенности — электронный документ, содержащий реквизиты бумажной доверенности.Указать сотрудника, который будет подтверждать получение документов
При стандартной настройке любой, кто обладает правом подписи, может подтвердить получение документов и отчетов. Это также позволит сотруднику разрешать использование ЭП при отложенном подписании или расшифровку файла и другое.
Чтобы выбрать пользователя, который будет выполнять эти функции, укажите его в поле «Получение документов подтверждает своей подписью».
Любое доверие права подписи, созданное в личном кабинете СБИС, можно
посмотреть и распечатать в разделе «Наша компания/Доверенности».
На вкладке «Наши компании» находятся документы, оформленные между вашими организациями. На «Другие компании» — от клиентов уполномоченной бухгалтерии.Обязана ли организация проверять полномочия лиц, подписавших первичные документы со стороны контрагентов? //
Обязательно ли указывать в первичных документах реквизиты доверенностей или приказов?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Действующее законодательство не содержит требования к организации проверять полномочия работников контрагентов (поставщиков и покупателей) и собирать доверенности или приказы контрагентов, подтверждающие право подписи накладных и других первичных документов этими работниками.
Однако наличие у контрагентов необходимых приказов или доверенностей на подписание первичных документов является необходимым условием для принятия данных первичных документов к бухгалтерскому и налоговому учету. В связи с этим поставщики и покупатели могут добровольно предоставить организации копии своих распорядительных документов.
В законодательстве и нормативных документах отсутствует требование о необходимости указывать в товаросопроводительных документах реквизиты доверенностей, приказов и других внутренних документов организации, что не исключает возможности их указания в добровольном порядке.
Обоснование вывода:
В соответствии с частью 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” (далее — Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. На основании первичных документов ведется бухгалтерский учет. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания (часть 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Все формы первичных учетных документов определяются руководителем экономического субъекта, а разрабатываются — лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (часть 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Закон N 402-ФЗ не предусматривает обязательного применения форм первичных учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм.
Однако при разработке собственных форм организации могут в качестве образца использовать и унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они содержат обязательные реквизиты, указанные в части 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. В п.п. 6 и 7 части 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ указано, что обязательными реквизитами первичного документа являются наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события, и подписи указанного лица (лиц).
Таким образом, подписи уполномоченных лиц являются обязательным реквизитом первичных учетных документов.
Правила документального оформления поступления товаров закреплены в п. 2.1 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных письмом Роскомторга от 10.
07.1996 N 1-794/32-5 (далее — Методические рекомендации). Движение товара от поставщика к покупателю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов (накладной, товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной). Оприходование поступивших товаров подтверждается наложением штампа на товаросопроводительные документы, удостоверяющие количество или качество поступивших товаров (п.п. 2.1.2, 2.1.3 Методических рекомендаций).
В частности, движение товаров может оформляться товарно-транспортной накладной (ТТН) (форма N 1-Т утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78), транспортной накладной (ТН) формы, утвержденной постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 N 272, железнодорожной накладной, коносаментом, товарной накладной по форме, разработанной поставщиком. При разработке бланка товарной накладной может быть принята за основу форма N ТОРГ-12, утвержденная постановлением Госкомстата России от 25.
12.1998 N 132. Товарную накладную может заменять универсальный передаточный документ (УПД), составляемый на основе формы счета-фактуры, дополненной необходимыми реквизитами (письмо ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96).
В соответствии с гражданским законодательством без доверенности от имени организации (непосредственно на основании устава) может действовать единоличный исполнительный орган общества — его руководитель (п. 1 ст. 53, п. 3 ст. 65.3 ГК РФ, пп. 1 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ “Об обществах с ограниченной ответственностью”, п. 2 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ “Об акционерных обществах”).
Как следует из п. 1 ст. 182 ГК РФ, иные лица вправе действовать от имени организации в силу полномочия, основанного на доверенности, указании закона либо акте уполномоченного на то государственного органа или органа местного самоуправления. Кроме того, из п. 1 ст. 182 и ст. 402 ГК РФ следует, что полномочие может также явствовать из обстановки, в которой действует представитель (продавец в розничной торговле, кассир и т.
п.). Причем перечень примеров обстановки, приведенный в абзаце втором п. 1 ст. 182 ГК РФ, не является исчерпывающим (постановление Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.05.2012 N 20АП-1378/12).
Возможности передать право подписи от руководителя иным лицам есть в п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Минфина России от 29.07.98 N 34н). В нем сказано, что перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, устанавливается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.
На практике утвержденный руководителем организации перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, обычно идет как приложение к учетной политике организации. Однако не существует запрета на передачу права подписи путем издания отдельного приказа или оформления доверенности.
В случае, если сотрудник организации (главный бухгалтер, кладовщик и др.) выполняет свои должностные обязанности либо действует на основании соответствующих распоряжений руководства на территории организации, для подтверждения его полномочий достаточно внутренних документов организации (трудового договора с кладовщиком, приказа о приеме (переводе) на соответствующую должность, должностной инструкции или приказа о праве подписи).
О действиях уполномоченных на подписание накладных на основании приказов упомянуто, в частности, в постановлениях Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 02.03.2016 N 19АП-7619/15, Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 10.11.2015 N 13АП-22097/15, АС Восточно-Сибирского округа от 16.07.2015 N Ф02-3845/15 по делу N А19-5697/2014.
В постановлении АС Поволжского округа от 26.08.2014 N Ф06-13386/13 по делу N А57-23154/2012 подтверждено, что НК РФ допускает возможность подписания первичных документов не только руководителем организации, но и иным лицом, уполномоченным на это приказом или соответствующей доверенностью.
По своей правовой природе приказ руководителя организации — это локальный нормативный акт, который в силу ст. 8 ТК РФ является внутренним документом организации-работодателя, устанавливающим права и обязанности для работников организации.
Следовательно, можно заключить, что приказ о передаче полномочий — это локальный нормативный акт организации, которым все или часть прав и обязанностей (полномочия) одного работника передаются другому работнику.
В частности, приказ может передавать право на подписание определенных документов.
Вместе с тем в законодательстве и нормативных документах отсутствует требование о необходимости указывать в товаросопроводительных документах реквизиты доверенностей, приказов и других внутренних документов организации. В частности, такие реквизиты отсутствуют в унифицированной форме N ТОРГ-12, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, а также в других формах накладных и УПД.
Нормами действующего законодательства не предусмотрено, что неуказание в товарных накладных на полномочие лица, принимающего товар (на доверенность, приказ по организации), влечет недействительность таких товарных накладных.
Это подтверждает и арбитражная практика. Судьи, принимая во внимание п. 1 ст. 182 ГК РФ, признают, что подписи работников, выполнявших свои должностные обязанности и подписавших товарные накладные от имени организации, являются надлежащим доказательством получения товаров организацией, поскольку полномочия этих лиц явствовали из обстановки, в которой они действовали, доверенностей на таких работников не требуется (постановления ФАС Волго-Вятского округа от 03.
08.2012 N Ф01-2422/12 по делу N А29-8056/2011 (определением ВАС РФ от 30.11.2012 N ВАС-15951/12 в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра отказано), ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.11.2011 N Ф02-5045/11 по делу N А78-7961/2010 (определением ВАС РФ от 19.01.2012 N ВАС-17510/11 в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра отказано), ФАС Западно-Сибирского округа от 02.03.2011 по делу N А75-4575/2010, ФАС Северо-Западного округа от 19.05.2011 N Ф07-3080/11 по делу N А56-38207/2010, Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 12.04.2016 N 13АП-2492/16, от 11.05.2012 N 13АП-5009/12, от 10.06.2011 N 13АП-8029/11, от 01.10.2010 N 13АП-13039/10).
Как указано в п. 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.2000 N 57, действия работников представляемого по исполнению обязательства, исходя из конкретных обстоятельств дела, могут свидетельствовать об одобрении, при условии, что эти действия входили в круг их служебных (трудовых) обязанностей, или основывались на доверенности, или полномочие работников на совершение таких действий явствовало из обстановки, в которой они действовали.
Ссылка на то, что наличие доверенности является необходимым условием для получения материальных ценностей, не может быть принята, поскольку в силу ст. 182 ГК РФ полномочия могут следовать из обстановки (постановления Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 09.11.2016 N 18АП-10705/16, Девятого арбитражного апелляционного суда от 11.03.2016 N 09АП-4524/16).
Отсутствие доверенностей, подтверждающих полномочия лиц, подписавших товарные накладные, факт поставки товара не опровергает (постановления Шестнадцатого арбитражного апелляционного суда от 21.11.2016 N 16АП-4484/16, Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.10.2016 N 11АП-12963/16, Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 06.09.2016 N 17АП-10436/16, от 28.04.2016 N 17АП-3514/16).
В то же время отсутствует и запрет для руководства организации предоставлять своим работникам полномочия на подписание товарных накладных путем выдачи доверенности и указывать реквизиты доверенности в товаросопроводительных документах, например в накладной формы N ТОРГ-12.
В постановлении Первого арбитражного апелляционного суда от 10.10.2016 N 01АП-5171/16 в дело были представлены накладные, содержавшие подпись лица, получившего товар, с указанием реквизитов доверенностей, выданных на его имя.
Суды также отмечают, что действующее законодательство не предусматривает обязанности налогоплательщика проводить экспертизу подлинности наложенных подписей и печатей на первичных учетных документах. Должная степень осмотрительности при заключении договора с контрагентом была проявлена обществом путем получения от контрагентов учредительных документов, свидетельств о постановке на учет в налоговых органах, приказов о назначении исполнительных органов (постановление АС Центрального округа от 24.08.2016 N Ф10-2890/16).
Заметим, что все сказанное выше относится и к подписанию счетов-фактур.
Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.
Иными словами, счет-фактура может быть подписан лицом, которому переданы соответствующие полномочия не только на основании гражданско-правовой доверенности, но и на основании полномочий, делегированных в рамках обычной внутренней деятельности организации (приказом).
Приходим к выводу, что действующее законодательство не содержит требования к организации проверять полномочия работников контрагентов (поставщиков и покупателей) и собирать доверенности или приказы контрагентов, подтверждающие право подписи накладных и других первичных документов этими работниками.
Более того, отсутствует даже обязательное требование указывать реквизиты подобных доверенностей и приказов в накладных, УПД и счетах-фактурах, что не исключает возможности их указания в добровольном порядке.
Однако наличие у контрагентов необходимых приказов или доверенностей на подписание их работниками первичных документов является необходимым условием для принятия данных первичных документов к бухгалтерскому и налоговому учету.
Предполагаем, что заданный нам вопрос возник в связи с периодически возникающими претензиями налоговых органов к налогоплательщикам в связи с возможной необоснованной налоговой выгодой, якобы получаемой налогоплательщиками ввиду отсутствия должной осмотрительности в отношениях с контрагентами.
Так, в письме от 31.10.2013 N СА-4-9/19592 “О направлении обзора практики рассмотрения жалоб налогоплательщиков и налоговых споров судами по вопросам необоснованной налоговой выгоды” в целях повышения качества проводимых мероприятий налогового контроля по вопросу получения необоснованной налоговой выгоды ФНС России среди обстоятельств, которые принимают во внимание арбитражные суды, указала на подписание первичных документов лицом, не указанным в Едином государственном реестре юридических лиц, как имеющего право подписи первичных документов от имени контрагента без доверенности при условии, что у налогоплательщика отсутствует доверенность, подтверждающая соответствующие полномочия.
Однако с 19.
08.2017 вступил в силу Федеральный закон от 18.07.2017 N 163-ФЗ (далее — Закон N 163-ФЗ), который дополнил НК РФ ст. 54.1, устанавливающей пределы осуществления прав по исчислению налоговой базы и (или) суммы налога, сбора, страховых взносов. Указанной статьей с налогоплательщика снимается бремя доказывания того, что он проявил должную осмотрительность и осторожность, вступая в отношения с контрагентом. Теперь для того, чтобы налоговая выгода была признана необоснованной, налоговый орган должен доказать, что налогоплательщик умышленно (целенаправленно) создает условия, направленные исключительно на получение налоговой выгоды, либо то, что основной целью совершения сделки (операции) является неуплата (неполная уплата), зачет (возврат) налога (сбора), либо то, что товар (работа, услуга) исходят от иного лица, а не от заявленного контрагента.
В п. 3 ст. 54.1 НК РФ прямо сказано: “Подписание первичных учетных документов неустановленным или неуполномоченным лицом, нарушение контрагентом налогоплательщика законодательства о налогах и сборах, наличие возможности получения налогоплательщиком того же результата экономической деятельности при совершении иных не запрещенных законодательством сделок (операций) не могут рассматриваться в качестве самостоятельного основания для признания уменьшения налогоплательщиком налоговой базы и (или) суммы подлежащего уплате налога неправомерным”.
Это еще раз подтверждает обоснованность сделанного нами вывода.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Пивоварова Марина
Информационное правовое обеспечение ГАРАНТ
http://www.garant.ru
Многоканальный телефон: (347) 292-44-44
Приказ ЦТУ ФТС России от 10.05.2001 № 170 . Таможенные документы
; Действует |
- Подписан 10. 05.2001
05.2001Приказ ЦТУ от 10 мая 2001 г. N 170
“О порядке рассмотрения входящих документов и подписания
организационно-распорядительных документов в управлении”
(в ред. приказа ЦТУ от 12.11.2003 N 684)
В целях упорядочения работы с документами, обеспечения их оперативного рассмотрения и повышения ответственности руководителей Управления и его подразделений за принимаемые решения ПРИКАЗЫВАЮ:
1.
Утвердить Порядок рассмотрения руководством Центрального таможенного управления и его подразделений входящих документов (приложение).
2. Заместителям начальника Управления, руководителям структурных подразделений Управления обеспечить строгое соблюдение требований вышеуказанного Порядка.
3. Установить, что:
3.1. Право подписи приказов Управления имеет только начальник Управления, а в его отсутствие – исполняющий обязанности начальника Управления.
3.2. Право подписи распоряжений Управления имеют начальник Управления и его первые заместители.
3.3. Право подписи документов, адресованных в ГТК России, имеют:
– на имя председателя Комитета – начальник Управления;
– на имя заместителей председателя Комитета – начальник Управления, а также в пределах своей компетенции (в соответствии с установленным распределением обязанностей) заместители начальника Управления, начальник службы таможенной инспекции Управления;
– в структурные подразделения Комитета – начальник Управления, а также по соответствующим направлениям деятельности – заместители начальника Управления, начальники и заместители начальников служб Управления.
3.4. Право подписи документов, адресованных в таможенные органы и сторонние организации, имеют: начальник Управления, заместители начальника Управления (в соответствии с установленным распределением обязанностей), начальники и заместители начальников служб Управления (в пределах своей компетенции).
3.5. Право подписи документов, адресованных гражданам, имеют начальник Управления и заместители начальника Управления.
В случае отсутствия заместителей начальника Управления – начальников служб (отпуск, болезнь, командировка) право подписи документов, адресованных гражданам, переходит к заместителям начальников служб.
3.6. Руководители отделов (структурных подразделений, действующих на правах отдела), отделений Управления, структурных подразделений служб Управления не имеют права подписывать документы (включая телетайпограммы, телефонограммы), адресованные в ГТК России и другие таможенные органы (подразделения таможенных органов), в том числе подчиненные Управлению, в сторонние организации и гражданам.
Исключение составляют начальник и заместитель начальника отдела контроля за доставкой и транзитом товаров службы организации таможенного контроля Управления, которым ГТК России (письмо от 23.01.95 N 01-13/1003 “О некоторых функциях, выполняемых отделами по контролю за доставкой товаров”) предоставлено право подписывать письма, телетайпограммы и другие документы, направляемые в аналогичные отделы РТУ и таможен (в том числе при помощи факсимильной связи или по электронной почте).
3.7. Первый заместитель начальника Управления – начальник Центральной оперативной таможни и начальник Центральной тыловой таможни – заместитель начальника Управления подписывают письма, адресованные в ГТК России и другие таможенные органы, в сторонние организации и гражданам, на бланках с наименованием (реквизитами) таможни.
3.8. Право подписи процессуальных документов, адресованных в судебные и административные органы, а также в сторонние организации и гражданам, являющимся лицами, участвующими в деле в соответствии с Гражданским процессуальным кодексом Российской Федерации, Арбитражным процессуальным кодексом Российской Федерации, участниками производства по делам об административных правонарушениях в соответствии с КоАП РФ, имеют должностные лица правовой службы Управления по доверенностям, выданным начальником Управления или председателем ГТК России.
Должностные лица правовой службы Управления, уполномоченные на представление интересов ГТК России, назначаются приказом Управления на основании распоряжения ГТК России от 11.06.2003 N 289-р .
(подп. 3.8 введен приказом ЦТУ от 12.11.2003 N 684 )
4. Отделу документационного обеспечения Управления (Е.А.Агафонов) осуществлять контроль за соблюдением установленного порядка рассмотрения входящих документов и подписания документов Управления, а также вносить при необходимости мне на рассмотрение предложения по его изменению и дополнению.
5. Начальникам таможен:
5.1. Принять меры по упорядочению работы с документами.
5.2. Исключить факты направления в ГТК России инициативных писем, минуя Управление.
5.3. Иметь в виду, что при решении вопросов на уровне местных органов исполнительной власти право подписи документов предоставляется начальникам таможен.
6. Считать утратившими силу приказ Московского таможенного управления от 15.
06.98 N 161 “О порядке рассмотрения входящих документов и подписания документов Управления” и распоряжение Московского таможенного управления от 04.02.99 N 3 “О порядке осуществления служебной переписки структурными подразделениями службы таможенной инспекции Управления”.
7. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Начальник Управления
генерал-майор таможенной службы
А.Е.Жерихов
Приложение
к приказу
от 10.05.01 N 170
|
|
|
| | | |
| Начальник Управления | За подписью председателя ГТК России; за подписью заместителей председателя ГТК России по вопросам, входящим в компетенцию нескольких заместителей начальника Управления; за подписью начальников и заместителей начальников управлений ГТК России по вопросам, находящимся вне компетенции заместителей начальника Управления; за подписью руководителей аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе; за подписью руководителей Правительства Москвы, Администрации Московской области, департаментов Правительства Москвы, префектур Москвы и районных администраций Московской области, правоохранительных органов региона по вопросам, находящимся вне компетенции заместителей начальника Управления; за подписью руководителей министерств и ведомств Российской Федерации, других центральных органов, общественных организаций, средств массовой информации по вопросам, находящимся вне компетенции заместителей начальника Управления; таможенных органов Российской Федерации, в том числе таможенных органов Управления, участников ВЭД по вопросам, требующим решения начальника Управления или не входящим в компетенцию заместителей начальника Управления; с предложениями, заявлениями и жалобами граждан, в которых затрагиваются существенные вопросы организации таможенного дела в регионе, дисциплины и порядка, борьбы с таможенными правонарушениями, а также по вопросам, находящимся вне компетенции заместителей начальника Управления | |
| Первые заместители начальника Управления | Все виды документов по вопросам, относящимся к их компетенции, направленных в адрес Управления, за подписью заместителей председателя ГТК России, руководителей подразделений ГТК России, таможенных органов, министерств и ведомств, а также от участников ВЭД и граждан | При необходимости информируют начальника Управления о принятом решении |
| Заместители начальника Управления | Все виды документов по вопросам, относящимся к их компетенции, направленных в адрес Управления, за подписью заместителей председателя ГТК России, руководителей подразделений ГТК России, таможенных органов, министерств и ведомств, а также от участников ВЭД и граждан | При необходимости информируют о принятом решении начальника Управления |
| Начальник службы таможенной инспекции, заместители начальников служб Управления | Все виды документов, направленных им на рассмотрение в соответствии с резолюцией руководителей Управления; документы, направленные непосредственно на их имя из ГТК России, таможенных органов и организаций | При необходимости информировать о принятом решении начальника Управления или заместителя начальника Управления, курирующего данный вопрос |
| Начальники отделов и самостоятельных отделений | Письма по вопросам, относящимся к их компетенции, и, в частности, письма таможен Управления, направленные в соответствии с какими-либо организационнораспорядительными документами Управления, содержащие статистическую отчетность, ответы таможен и сторонних организаций на запросы | При необходимости информируют о принятом решении вышестоящего руководителя (начальника Управления, заместителя начальника Управления, заместителя начальника службы) |
Учредитель ООО имеет право подписи по приказу.
Нужно ли его оформлять в штат? Уважаемые бухгалтеры и аудиторы!
Подскажите, пожалуйста, обязательно ли оформлять в штат одного из учредителей (всего их 2, второй оформлен гендиром), который по приказу имеет право подписи, подписывает первичку и банковские документы.
Заранее спасибо!
Комментарии
| Приказ является распоряжением в адрес сотрудников предприятия. Т.е. действие приказа по правовой природе по кругу лиц ограничено “штатом”. |
| ик.  … право подписи как уполномоченному лицу на подписание первичных и банковских документов (всё равно каким образом – приказом или доверенностью) можно дать ТОЛЬКО сотруднику организации… |
| Делегировать полномочия третьему лицу путем выдачи доверенности законодательством не запрещено… Другое дело в особенностях оформления передачи права подписи первичных документов. |
TatianaN Одно дело – выдать доверенность курьеру вне штата или даже выписать банковский чек на получение наличных тому же учредителю.  .. Странно выглядит, но раз организация доверяет, вопросов тут особых нет.А другое – доверенность на подписание хоз. договоров и валютных платежей. Хотя… Учредитель отвечает сам перед собою своим же имуществом в размерах доли в УК. Получается, может по доверенности делать все? |
| всё)))) просто в доверенности нужно четко оговорить что он подписывает, и никаких приемов не нужно |
| теоретически…если третьему лицу выписана доверенность на осуществление неких юридических действий, то у этого лица должен быть какой-то договор с организацией в рамках которого такая доверенность появляется.  .. другая сторона вопроса – это нормы “специальных” законодательств, которые имеют приоритетное действие перед ГК – например “банковского”, которое требует, чтобы “банковскими” были подписи сотрудников, состоящих в штате…или, например, при подписании кассовых документов…бухгалтерского – при подписании, например, бух.справок, ведомостей… |
TatianaN Так я и удивилась: почему второго учредителя не оформить хоть замгендиром, хоть кем-то из руководителей-надзирателей-контролеров по совместительству или ДВОУ? Более того, если в штате нет должности ГБ (точнее, его функции возложены на гендира), то банк не даст права второй подписи ни финдиру (иногда финдир проходит), ни второму буху. |
| у автора на 3 темы 4 комента и все темы аналогичные этой – про раздолбайство в официальной строне бизнеса… я так думаю, что им вообще ничего не поможет… |
TatianaN (шепотом): Меня, в общем-то, не сильно волнует решение проблем автора. Пытаюсь проецировать все вопросы и ситуации на себя, для будущих жизней в бухгалтеризме. Поэтому оч. интересно мнение умных коллег. |
| в банке у него право второй ПЕРВОЙ подписи, т.  е. банковские документы либо гендир подписывает, либо этот учредитель… |
| хм… если это так, то Вы, вероятно, не очень в курсе трудовых отношения этого учредителя с организацией…. ибо этого просто быть не может! |
TatianaN моя в шоке… |
TatianaN Что, в банковской карточке прямо в графе “должность” указано: УЧРЕДИТЕЛЬ? Я такого еще не встречала.  ..Второй “первой” подписи не бывает в принципе: подписывает либо одно лицо, либо другое. И никогда вместе. Оба имеют право “первой” подписи без ранжиру. |
| да… поразмыслял и пришел к практически тождественому заключению… доверенность в случае с первичкой все же по идее должна иметь производный характер от некоей юридической связанности учатников… данный подход не нарушает озвученный идиомный жанр выдачи доверенности предусмотренный ГК – общий порядок…. напротив, полностью ему соответсвет лишь устанавливая некий правовой статус участников, особенности и ограничения использования общего правомочия в рамках конкетный правоотношений… прямо скажем, не всегда заметно нарушение какой-либо нормы, но чаще на первый план выступает “корявость” оформления. |
| он является СОБСТВЕННиКОМ бизнеса, цель юр.лиа- получение прибыли.вот он как собственник и кониролирует процесс, какие тут усслуги, по смыслу – он выполняет функцию “совета директоров” – надзор, исходя из этих функций – и довепенность выдается на подписание первички))) |
| “по смыслу – он выполняет функцию “совета директоров” – надзор, исходя из этих функций – и довепенность выдается на подписание первички)” – по чьему смыслу интересно? Состав исполнительных органов управления поименовывается в Уставе, где в общих чертах прописывается порядок избрания членов. При чем здесь “собственник бизнеса”? Хотя не продолжайте, мне уже все ясно |
.. Лишь после соблюдения процедуры конкретная личность обретает определенный легитимный статус с соответсвующими правами и т.д.| Для танкистов – форум для всех… Имею право отвечать любому, даже чел-у “с юридическим образованием”. В конце концов, просмотр общий… Если по существу ответить не чего, так вероятно лучше начать биться в истерике за “неудобное” вмешательство… Удачи… Не стоит пытаться совершить невозможное |
| )))))))))))))))) обычно нападение для тя – вижу лучшее средство защиты.  … можешь хоть все законы тут процитировать из консультанта и гаранта, и об ООО, и об Ао, также про кооперативы незабудь и ФГУПы. или казенные предприятия))))))светило бл..н!!!!!!!!! глянула твой переписон – все у тя ничо не знают и не понимают, – но алименты нать воввремя платить!))))))))) пыхти-пыхти – раз уже разок на личности перешел да ашо и с горизонта не скрылся- терь пощады не будет – если сунешься ко мне |
| Ох ты… Мы уже на ты? Не убейтесь об монитор пож-та… Грех на душу брать не буду Нервы беречь нужно… Ни чего попрыгайте… Мне все равно |
| “глянула твой переписон – все у тя ничо не знают и не понимают” – кол-во несогласных не переходит в их качество.  Кормормизм и я понятия не совместимы… |
| леди! не верьте господину! собственник имеет право на имущество конторы, приходящееся на его долю, и такде несет ответственность, установленную законом, и доп.ответсвенность при банкротстве на основ. ст. 10 закона о банкротстве. и до назначени исп.органа – дествует от лица этого общества а после назначения исп. органа – на основании доверки может первич.бух бумажки подписывать, и без всяких доверок в рамках своихправ СОБСТВЕННИКА контролировать ВСЮ деятельность своей конторы – сам, через совдиров, через ревиз.комиссию. аудитора ит.д. |
| Корпоративное право и операционная деятельность ОЧЕНЬ разные понятия.  .. Все что связано с особенностями прав на имущество ораганизации исходя из прав на УК не коим образом не параллелит с правами управления… Контроль кстати из воздуха также не берется… Сам участник не является контролирующем органом, скорее наоборот… Он лишь опопсредованно может влиять на ситуацию через оргны ЮЛ.Вы сознательно все перемешали в кашу? Или это результат сверпонимания? |
| …. собрание участников – это пока единственная возможность влиять на ситуацию путем подбора удобных органов (не всех и не во всех случаях)… |
| каша у вас, дорогой, ибо собственник может всем управлять самостоятельно.  … читайте ГК и соотв. законы по форме собственности юр.лица. терь мне все понятно. не знаете! |
| “ибо собственник может всем управлять самостоятельно….” – каким образом? |
| путаница у вас мой милый – вы ООО путаете с АО, задайте хоть темодателю вопрос – кто они.  прежде чем тут прописные истины вещать, да еще и неверно |
| ой… ну Вы б хоть немножко чё-нить из корпоративного права, штоль почитали… уши вянут, слушать такое… Мегамозг парень горячий, иногда его заносит по форме, но по существу вопроса он как правило высказывается грамотно, не грех его и послушать… |
| прочтите ниже, приведено из закона об ООО, вот вам и корпоративное право. а мозгу этому, который в личуц оскорбуи пишет – я уже предлагала – игнорировать друг друга.  .. не угомонлся – получит значит… сорри, леди…. постараюсь его не трогать |
| предсталяю себе картинку, когда каждый из участников ООО, а лучше – ОАО приходит и начинает подписывать любую первичку просто на том основании, что у него есть право на чистые активы общества… |
| но ведь он работает.  .. отгружает товар, подписывает первичку – работает фактически… при этом он не в штате, зп не начисляется/не платится… не возникнет ли вопросов у налоговой? |
TatianaN “Работает”… Безвозмездно, что ли? Какие-то отношения (по документам) у него с организацией установлены? Хоть договор возмездного оказания услуг… |
| еще как возникнут! еще и накладные подписывает… ваще атас…. |
| так он от имени руководителя по доверенности будет подпиисывать первичку или от имени грузчика\кладовщика и т.  п.? |
| по документам он один из учредителей. оформляться не хочет, чтобы налоги не платить с его доходов… |
TatianaN Почитайте, что может возникнуть у юридического лица, например, при безвозмездном оказании услуг ему же… |
TatianaN А тем, кто пытается таким образом экономить на ФОТ и налогов с него, не приходило в голову, что сделку могут признать недействительной, если тот же договор подписан неуполномоченным лицом? Вы не только себя подставляете (подумаешь, налоговая может “всего лишь” доначислить неслабые налоги организации, если это расходная часть по такому договору), Вы подставляете своих контрагентов.  Более того, крупные сделки (в сравнении с уставным капиталом), как и кредиты, заключаются только после соответствующего решения учредителей. А у Вас даже непонятно, на каком основании появляются подписи на первичке. |
| ну предприниматель же себе заплату не начисляет))) так речт по сделкам – идет о самом учредителе)))) |
TatianaN Тогда всем контрагентам высылать копии устава организации, чтобы подтвердить полномочия подписанта? |
| ДОВЕРЕННОСТЬ!!!!, а до назначеня испорггана (дира), да устав!!!!! |
| давайте сделаем выводы: 1.  он – собственник2.значит может одписывать первичку на основании доверенности без всяких договоров но от имени руководителя – здесь вопросы с оформлением можно снять и оплатой ему этих действий. 3. если он и швец и жнец и на дуде игрец – т.е. подписывает первичку за всех (грузчика кладовщика и т.п.) или по встречной операции от иного лица – то это НИЗЯ. Право подписи на банк документах – это нормал – если до момента назначания исполнит.органа был открыт счет, а далее оформлена доверенность. |
| интересные выводы… участник/акционер обладает правом собственнисти на долю в уставном капитале/определенное количество акций (типы не именуем)… вы путаете корпоративные отношения в совокупности с малоэффективным контролей за деятельностью организации, и осуществление непосредственно трансакций третьим лицом либо иных распорядительных действий от имени организации.  вопрос ограничен правом подписи первичной документации и не более… уполноимочить можно фактически любое лицо, но лишь в рамках правого поля регулирующего в том числе и конкретные виды оправдательной документации… долго объяснять… в принципе выше в общих чертах ответ был дан |
| я вопрос не задавала. и вам тем более. не согласны – доказывайте автору свою правоту. я вас просила мне более не писать, с вамия дискуссий не веду. |
| вы меня просили? в личке я с вами не общаюсь.  .. А форум он для всех… не нравится – не входите либо не реагируйте |
| не стоит так часто в темах форума пытаться установить свои правила – кому и по какому поводу высказываться… хотите ограничить круг участников – создавайте свои темы в своей группе и там вводите в бан кого захотите… а замусоривать проф.темы почти бессмысленными темами, в которых Вы отнюдь не всегда дока (особенно в трудовом праве и КДП – Вы уж лучше туда не суйтесь, а если ссуетесь – то слушайте, а не пишите) – не самый лучший способ заработать себе рейтинг…ту Вам не аудит, просто красивых не всем понятных слов недостаточно, чтобы зарекомендовать себя “профи” |
| та к я вижу.что и вы не особо дока)))) если я уж мусорю – то и вы не мусорьте. и сайт свой создадите – будете мне там правила устанавливать… у меня тож память хорошая и вас я с свои темы не приглашала…. и ответики все имеются – чтобы выводы сделать. в ваши темы я и не пишу, вы и сами все знаете))))) |
| .. Вы как в песочнецы чужие формочки делите…а еще претендуете на взрослость… |
| я не на что не претендую, и кста – никого в некомпентности не обвиняю, особенно если обсуждаются профвопросы с людьми профильного образования и стажа. а если вы чего не знаете – то и бредом не называйте…. я тоже много чего бредом могу назвать |
| извините.. не бред – читайте закон об ООО. я тоже расуждения о заклбчении с собственником договора на услуги могу бредом назвать |
| Секрет учпеха корпоративного юриста… Основа основ “Главное не законность, а убедительность ее видимости (с)…” |
TatianaN Вот попалось мнение о учредителе (правда, единственном). Возможно, сделаете нужные Вам выводы: “Должен ли генеральный директор, который является единственным учредителем организации, начислять и выплачивать себе заработную плату? Нужно ли ему с самим собой заключать трудовой договор? Сложный вопрос. Прямого ответа на него нет ни в одном законодательном акте. И все же обратимся к статье 273 ТК РФ. В ней говорится, что положения главы 43 «Особенности регулирования труда руководителя организации и членов коллегиального исполнительного органа организации» не распространяются на случаи, когда руководитель организации является единственным участником (учредителем), членом организации, собственником ее имущества. Из этого следует, что с генеральным директором — единственным учредителем трудовой договор не заключается. Соответственно он не состоит в трудовых отношениях с организацией. Поэтому заработная плата, премии, отпускные, командировочные — это личные расходы учредителя, а не организации.” |
3-004: Обработка и подписание официальных документов – Библиотека правил
Политика 3-004: Обработка и подписание официальных документов – Библиотека правил – The Университет Юты перейти к содержанию- Дом
- Общие административные и операционные политики
- Текущая страница: Политика 3-004: Обработка и подписание официальных документов
- Назначение
- Для установления ответственности за рассмотрение, утверждение и подписание официальных документов.
- Определения
- – Письменное соглашение, предложение или другой официальный документ в отношении порядок действий, расходование средств Университета или другое договорное обязательство – который имеет обязательную силу для Университета. Официальные документы обязывают Университет в целом или его подразделения действовать, привлекать, давать согласие, выполнять или платить.Как правило, по крайней мере одна сторона сделки является внешней по отношению к университету. Официальные документы могут быть в виде договоров, предложений, соглашений, заявлений, уведомления, резолюции, письма, меморандумы, лицензии, соглашения и т. д. Но такие документы может идти и под другими именами.
- Сотрудник университета – физическое лицо, занимающее руководящую должность в университете. – как правило, член Кабинета Президента.Сотрудник университета неявно право подписывать официальные документы, относящиеся к сфере его / ее полномочий.
- Уполномоченный заместитель – лицо, назначенное в письменной форме сотрудником университета. действовать от его или ее имени в вопросах, требующих подписи на официальных документах как указано в настоящей Политике. Уполномоченный заместитель может осуществлять такие полномочия в запланированное или случайное отсутствие сотрудника университета в качестве «доверенного лица»; или может получить более постоянное делегирование полномочий для одного или нескольких конкретных официальных документов.
- Политика
- Все официальные документы должны быть подписаны сотрудником университета, уполномоченным заместителем, или иным образом, разрешенным Политикой университета. Например, политика университета позволяет за то, что многие бизнес-процессы, формы и сопутствующие документы содержат инструкции для авторизованных разрешений и подписей для облегчения обработки обычных транзакций, такие как заказы кампуса, ограниченные заказы на покупку, возмещение командировочных и т. д. .Эти документы должным образом обрабатываются деканом, директором или заведующим кафедрой. уровень. Настоящая Политика не предназначена для замены других политик или изменения одобрения. требования к этим установленным бизнес-процессам. Ссылки см. В разделе V. ниже. к таким другим политикам.
- Создатель Официального документа направляет документ в офис соответствующий сотрудник университета для рассмотрения, обработки и подписи после получения необходимое согласование и / или подпись начальника отдела, декана или директора.
- Исключения из требований о подписи настоящей Политики могут быть санкционированы президентом. или соответствующий вице-президент при особых обстоятельствах или чрезвычайных обстоятельствах сделать строгое соблюдение невыполнимым. Разрешение должно быть оформлено в письменной форме и подано. в канцелярии вице-президента по административным услугам.
- Назначение любого Уполномоченного заместителя и любые исключения из настоящей Политики должны быть в письменной форме и храниться в канцелярии вице-президента по административным службам.
- Официальные документы со значительными правовыми последствиями должны быть отправлены в Офис главного юрисконсульта университета для проверки перед исполнением соответствующим Сотрудник университета. Такие документы, как повестки или повестки в суд, могут быть получены и подписано представителем сотрудника университета, в зависимости от обстоятельств, но должно быть направлено в офис главного юрисконсульта для проверки, прежде чем предпринимать какие-либо действия.
- В случае отсутствия лиц, уполномоченных подписывать официальные документы, согласование и подпись должна быть получена от Уполномоченного альтернативного или другого университета. Офицер. Лицо, назначенное уполномоченным заместителем, подпишет свой собственное имя, а не имя сотрудника университета, который назначил любой другой человек.
- Официальные документы должны быть направлены на подпись уполномоченному сотруднику Университета. Чтобы помочь в определении соответствующего разделения обязанностей по категориям официальных документов, а также для облегчения изменения характера этих документов и обязанности сотрудников университета с течением времени, отдельный список официальных Документы, выделенные сотрудником университета, будут храниться у вице-президента. для административных служб.Перечень официальных документов вице-президентом Область включена в настоящую Политику посредством ссылки, и ее можно найти через ссылка приведена в Разделе IV.A. ниже.
- Правила, процедуры, руководства, формы и другие связанные ресурсы
- Правила
- R3-004A, Перечень официальных документов по районам вице-президента
- Процедуры [ зарезервировано ]
- Руководство [ зарезервировано ]
- Формы [ зарезервированы ]
- Прочие связанные ресурсы [ зарезервировано ]
- Список литературы
- Политика 3-051, Банковское дело Политика
- Политика 3-110, аренда или аренда недвижимости для университетского использования
- Политика 3-111, Независимый Соглашения о профессиональных услугах консультанта и независимого подрядчика
- Политика 3-190, Заявка Подготовка и обработка
- Контакты
- Исполняющий обязанности владельца полиса, заместитель вице-президента по финансам и бизнесу Services отвечает за ответы на вопросы относительно применения этого политика.Действующий в качестве сотрудника по политике, вице-президент по административным службам имеет право разрешать исключения из этой политики.
- История
- Редакция 4; Утверждено Попечительским советом: 01.12.2010
- Краткое содержание
- Редакция 3; Редакция от 27.12.1999
- Редакция 2; Редакционные поправки утверждены Кабинетом министров 08.09.1983 г.
- Редакция 4; Утверждено Попечительским советом: 01.12.2010
- Официальный документ
Полное руководство [Обновление 2021]
Без сомнения, электронные подписи – лучший способ подписывать документы.
На самом деле, инструменты электронной подписи помогают тысячам предприятий повысить качество подписания, автоматизировать свои бизнес-процессы и избавиться от нескольких недель работы.
Но, несмотря на все это, бывает сложно понять, как работают электронные подписи.
Из этого руководства вы узнаете все, что вам нужно знать об электронных подписях, цифровом подписании и процессе подписания в Интернете.
Оглавление
- Что такое электронная подпись?
- Состояние электронных подписей в 2021 году
- Следует ли вашему бизнесу использовать электронные подписи?
- Что делает подписи законными?
- Электронные подписи и шифрование
- дальнейшее чтение
- Подведение итогов
01.Что такое электронная подпись?
Электронные подписи представляют собой большой выбор методов, с помощью которых цифровые документы могут быть подписаны и аутентифицированы.
В Соединенных Штатах в соответствии с Федеральным законом о ESIGN 2000 г. электронные подписи классифицируются как:
«Электронный звук, символ или процесс, прикрепленный или логически связанный с контрактом или другой записью и исполняемый или принятый лицом с намерением подписать запись».
В Европе регламент eIDAS гласит, что электронные подписи:
«Данные в электронной форме, которые прикреплены или логически связаны с другими данными в электронной форме и которые используются подписавшимся для подписи.”
Другими словами: Электронные подписи используются подписывающими для пометки цифрового документа и должны быть логически связаны как с документом, так и с подписавшим.
Виды электронной подписи
Поскольку юридическая интерпретация электронных подписей является очень открытой, существует множество способов подписания цифровых документов.
Вот некоторые из наиболее распространенных способов подписания документов.
Стандартные электронные подписи
Иногда называемые электронными подписями или виртуальными подписями, они являются одними из наиболее распространенных типов электронной подписи для онлайн-подписания.
Этот тип подписи не использует никакого криптографического шифрования и основан на намерении пользователя подписать документ как доказательство того, что документ был подписан.
Хотя этот тип подписи очень прост в использовании, его также легче всего опровергнуть, поскольку существуют ограниченные протоколы безопасности для проверки подлинности подписавшего.
Цифровые подписи
Этот тип подписи, который иногда называют усовершенствованной электронной подписью, гораздо более безопасен. Эти подписи часто используют инфраструктуру открытого ключа, чтобы гарантировать подлинность подписей.
Преимущество использования цифровых подписей заключается в том, что подлинность подписавшего намного проще проверить, что делает этот метод идеальным при подписании важных документов, таких как деловые контракты и предложения.
Большинство онлайн-платформ для подписи, включая PandaDoc, по умолчанию предлагают решения для цифровой подписи как для дополнительной безопасности пользователей, так и для обеспечения соответствия всем государственным постановлениям.
Рукописные подписи (цифровые)
Вы когда-нибудь подписывали документ с помощью мыши или планшета и стиля? По сути, вы создаете собственноручную подпись в электронном формате.
Но не дайте себя обмануть! Рукописные подписи, созданные таким образом, могут быть стандартными электронными подписями или цифровыми подписями в зависимости от технологии, лежащей в основе платформы подписи.
Даже если вы добавили свою личную подпись к документу, то, как используемый инструмент подписи фиксирует эту информацию, может сыграть роль в определении законности позже.
Мокрые подписи (неэлектронные)
Мокрая подпись – это подпись, создаваемая ручкой на листе физической бумаги.Хотя технически это не электронная подпись, мы хотели выделить этот тип подписи по трем причинам :
- В нескольких юридических сценариях, таких как подача заявления о банкротстве, требуются мокрые подписи, а электронные подписи не считаются действительными.
- Сканирование вашей влажной подписи в цифровой формат может считаться электронной подписью, поскольку изображение вашей подписи создается в электронном формате. Однако созданные таким образом электронные подписи не имеют того же юридического статуса, что и цифровая подпись.
- В странах, где физические подписи все еще заменяют электронные подписи, отсканированная версия вашей мокрой подписи не будет иметь такой же юридический вес.
В некоторых случаях вам все равно потребуется физически подписать и отправить свои документы. Так что не выбрасывайте любимую ручку! Когда-нибудь он вам может понадобиться.
Смотрите также:
02. Состояние электронных подписей в 2021 году
Состояние электронных подписей быстро изменилось за последние несколько лет.
В период между пандемией COVID-19 и широким распространением инструментов электронной подписи решения для цифровой подписи сейчас более распространены, чем когда-либо прежде.
Ключевые отраслевые разработки
Сегодня рынок электронной подписи полон невероятных платформ для подписи. На данный момент некоторые из крупнейших игроков:
Сейчас рынок электронной подписи тоже меняется. В 2020 году объем мирового рынка цифровой подписи достиг 2,8 миллиарда и, как ожидается, вырастет до 14,1 миллиарда долларов к 2026 году.
Многие ключевые игроки также расширяют свое предложение за пределы цифровых подписей. HelloSign, теперь дочерняя компания Dropbox, интегрируется с платформой хранения для упрощения подписи. PandaDoc предлагает инструменты для создания документов, которые хорошо подходят для предложений и контрактов. Adobe Sign сочетает в себе электронную подпись с инструментами редактирования PDF.
Как и следовало ожидать, цены на каждую из этих услуг зависят от их предложения, поэтому обязательно внимательно изучите все, прежде чем соглашаться на план.
Электронные подписи и COVID 19
Как и многие другие бизнес-платформы в Интернете, во время пандемии COVID-19 в компаниях, работающих с электронными подписями, наблюдался всплеск подписок и их использования.
Ознакомьтесь с данными Google Trends и всплеском интереса, поскольку пандемия только начиналась.
Согласно данным Исследовательского центра PEW, почти 71% людей сообщают, что выполняют свою работу из дома все или большую часть времени, и более половины говорят, что они хотят продолжать работать из дома в постпандемическом мире.
Такое рассредоточение рабочей силы привело к резкому увеличению количества облачных инструментов и онлайн-платформ, при этом компании от Amazon до Google наблюдали агрессивный рост на протяжении всей пандемии.
В других компаниях, таких как платформы электронной подписи и инструменты для совместной работы в Интернете, также наблюдался рост, поскольку компании искали новые инструменты для работы с удаленными сотрудниками.
Текущие варианты использования электронных подписей
Сегодня электронные подписи используются корпорациями из списка Fortune 500 и крупными больницами, вплоть до фрилансеров и консультантов.
И количество предприятий, использующих электронные подписи, постоянно растет. В настоящее время электронные подписи могут использоваться в любой из следующих документов:
- Предложения по продаже
- Контракты на закупку
- Наем и адаптация
- Соглашения о неразглашении (NDA)
- Неконкурентные соглашения (NCC)
- Таблицы учета рабочего времени
- Договоры аренды и аренды
- Налоговые документы
- Банк Страховые документы
- Школьные формы
- Разрешения
- Версии моделей и продуктов
Большинство решений для электронной подписи достаточно гибки, и практически любая компания, независимо от размера и отрасли, может извлечь выгоду из внедрения электронных подписей.
03. Следует ли вашему бизнесу использовать электронные подписи?
Электронные подписи признаны во многих странах мира в качестве законной замены собственноручных подписей.
Фактически, цифровые подписи стали настолько обычным явлением, что их использование закреплено в национальном законодательстве.
Из-за этого многие предприятия внедрили электронные подписи и оцифровку документов по ряду причин:
- Подписание контрактов в электронном виде с использованием электронных подписей для контрактов в формате PDF – это намного быстрее, , чем требование собственноручной подписи, которая часто требует отправки физического контракта по почте.
- Цифровые файлы сокращают количество бумажных отходов , их легко хранить, и их легче отслеживать на протяжении всего жизненного цикла управления контентом.
- При правильной подписи цифровые подписи на более безопасны, , чем собственноручные подписи, обеспечивая дополнительную правовую защиту в случае нарушения контракта или NDA.
- Используя цифровые инструменты, электронные подписи могут быть автоматически интегрированы в шаблоны и форматы документов для еще более быстрого подписания.
Простота использования большинства электронных подписей в сочетании с их существующим правовым статусом делает подписание электронного документа безопасным вариантом при подписании контрактов в электронном виде.
Специально для предприятий, которые создают и обрабатывают документы с ограниченным персоналом, возможность отправлять и получать документы с электронной подписью может уменьшить количество ошибок и облегчить рабочую нагрузку.
Если вы ищете способы резко ускорить свои бизнес-процессы, предоставление клиентам возможности подписывать контракты в электронном виде в режиме реального времени может помочь вам ускорить сделки без риска для вашей организации.
Обзор процесса электронной подписи
Когда компания хочет внедрить решение для электронной подписи, она должна сначала оцифровать свою существующую документацию и преобразовать ее в узнаваемый формат документа (.docx, PDF, PNG и т. Д.).
После завершения этого процесса компания может добавить решение для электронной подписи в свой цифровой документ. Оттуда организация отправляет документы подписывающему лицу и запрашивает электронную подпись.
Подписывающий будет следовать процессу, необходимому для создания цифровой подписи.Этот процесс зависит от программного обеспечения, используемого в процессе подписания.
Во многих решениях электронной подписи используются иллюстрации собственноручной подписи, чтобы показать подписывающим сторонам, где они должны подписаться в контракте.
Некоторые даже помогают создать цифровое изображение вашей подписи, но это не является строго обязательным по закону о подписи.
После того, как документ подписан уникальным электронным идентификатором подписывающего лица, его нельзя изменить.
Любая попытка изменить документ приведет к аннулированию подписи, требуя от подписывающей стороны повторного завершения процесса после просмотра любых изменений в документе.
Какой тип электронной подписи следует использовать?
Хотите отправить документы на электронную подпись?
Если вы ведете бизнес и хотите убедиться, что ваши документы имеют юридическую силу, мы рекомендуем вам требовать цифровых подписей при отправке документов на подпись .
Как обсуждалось в верхней части документа, цифровые подписи – это подраздел электронных подписей, в которых используется инфраструктура открытых ключей (PKI), чтобы гарантировать, что подписи действительны и аутентичны.
Большинство этих стандартов безопасности применяются негласно и устанавливаются в удобном для пользователя формате. При использовании таких сервисов электронной подписи, как PandaDoc, ваши контракты также можно подписывать практически из любого места с помощью мобильных устройств (iOS или Android), настольных компьютеров или ноутбуков.
04. Что делает подписи законными?
Во многих (но не во всех) случаях электронные подписи считаются эквивалентом собственноручной подписи. Это особенно верно, когда контрольный журнал может проследить процесс подписания до предполагаемого получателя.
Эти контрольные журналы и контрольные точки безопасности, а также возможность заблокировать документ после применения решения для подписи создают неотказуемость – уверенность в том, что действительность документа не может быть отклонена – в рамках контракта.
Некоторые методы, используемые для предотвращения отказа от авторства, включают:
- Цифровые сертификаты
- Асимметричное шифрование или шифрование с открытым ключом
- Захват IP-адреса
- Требования к созданию учетной записи и входу в систему
- Двухэтапная проверка для подписывающих и подписывающих лиц
В сочетании эти методы повышают уровень безопасности при подписании документов обрабатывать и повышать возможность принудительного исполнения цифровых контрактов в судах.
Ниже мы обсудим законы, лежащие в основе электронных подписей, и то, как они применяются в их конкретных регионах.
Электронные подписи в США
В США электронные подписи регулируются Единым Законом об электронных транзакциях (UETA) и Законом об электронных подписях в международной и национальной торговле (Закон ESIGN).
В совокупности эти два законодательных акта закладывают основу для электронных подписей в США. Они приняты почти во всех штатах и реализуются как на местном, так и на федеральном уровне.
УЭТА
Созданный в 1999 году Национальной конференцией уполномоченных по унифицированным государственным законам, UETA стремится определить термины и основную правовую основу для электронных подписей.
UETA определяет электронную подпись как:
«Электронный звук, символ или процесс, прикрепленный к записи или логически связанный с ней и выполняемый или принятый лицом с намерением подписать запись».
Хотя закон также содержит перечень правил и положений для каждого штата, он должен приниматься на индивидуальной основе.Это отличается от Закона об электронной подписи (см. Ниже), который был реализован на федеральном уровне.
UETA предоставляет руководящие принципы, аналогичные Закону об электронной подписи, но добавляет несколько положений, которые делают его уникальным. К ним относятся способы атрибуции записей, способы исправления ошибок в контрактных документах и определение систем обработки информации при отправке и получении информации.
Возможно, наиболее важно то, что UETA заявляет в Разделе 13, что « свидетельство записи или подписи не может быть исключено только потому, что оно находится в электронной форме. ”
Это обеспечивает юридическую силу электронных подписей, которые могут быть опровергнуты, но не могут быть отклонены просто из-за их цифрового формата.
Государства, не участвующие в программеНа сегодняшний день 47 штатов приняли UETA в качестве правовой основы для обработки электронных подписей. Отдаленные штаты – Иллинойс, Нью-Йорк и Вашингтон.
Вы можете найти их альтернативную UETA юридическую документацию ниже.
Иллинойс: Закон о безопасности электронной торговли
Нью-Йорк: Закон об электронных подписях и записях
Вашингтон: Закон штата Вашингтон об электронной аутентификации
Закон о ESIGN
Закон ESIGN, внедренный в 2000 году в качестве федерального решения для электронных подписей и решений для цифровых подписей, действует во всех 50 штатах.
Этот закон содержит федеральные руководящие принципы по различным темам, включая намерение подписать, а также атрибуцию и связь подписи с графической или текстовой записью.
Как и UETA, Закон об электронной подписи определяет юридические определения, используемые для определения действительности и регулирования на протяжении всего процесса подписания.
В дополнение к защите согласия потребителей на захват электронной подписи, Закон о ESIGN предоставляет свободу действий для потребителей, которые предпочитают бумажные подписи электронным подписям или цифровым альтернативам.
Он также требует, чтобы компании активно сохраняли контракты и записи, связанные с электронными транзакциями.
Эти меры гарантируют, что потребители имеют право подписываться ручкой и бумагой или в «альтернативной , неэлектронной форме », а также о том, как потребители могут отозвать согласие на использование электронных форматов.
Ограниченные исключения
В США Закон о UETA и E-Sign охватывает правовую основу, касающуюся электронных документов и процесса электронной подписи.
Однако есть некоторые заметные исключения. Ни один из законов не признает действительность электронной подписи в следующих случаях:
- Составление и исполнение завещаний
- Области семейного права, включая усыновление и развод
- Единый торговый кодекс
- Судебные документы
В этих обстоятельствах документы должны быть физически подписаны.
Электронные подписи в Европейском Союзе
В ЕС действительность и законность электронных подписей регулируются eIDAS и GDPR.
Компаниям, стремящимся вести дела с физическими и юридическими лицами на территории ЕС, следует стремиться к соблюдению этих правовых норм, чтобы получить юридический статус с помощью любых требований электронной подписи.
eIDAS
Служба eIDAS (услуги электронной идентификации, аутентификации и доверия), которая стала установленным нормативным актом ЕС в июле 2014 года, широко охватывает законы, касающиеся электронной идентификации, цифровых сертификатов, электронных печатей, меток времени и законности электронных подписей.
Идея eIDAS заключалась в том, чтобы создать единый закон, применимый ко всем странам-членам ЕС, чтобы электронная идентификационная информация могла быть принята от каждого государства-члена ЕС.
Что касается электронных подписей, eIDAS разделяет цифровые подписи на три отдельные категории, каждая из которых более безопасна, чем предыдущая.
Они перечислены ниже, и вы можете найти дополнительную информацию о них в Разделе 4 Регламента eIDAS.
01.Стандартная электронная подпись (SES)Как упоминалось в верхней части руководства, eIDAS определяет электронную подпись следующим образом:
«Электронная подпись означает данные в электронной форме, которые прикреплены к другим данным в электронной форме или логически связаны с ними и которые используются подписавшимся для подписи».
Это основная форма электронной подписи согласно определению eIDAS. Он не имеет основных требований к безопасности и полагается на логические предположения, чтобы предположить намерение.
В Руководстве Соединенного Королевства по электронным подписям и трастовым услугам в качестве примеров этого типа подписи приводится « отсканированная подпись » или « галочка плюс декларации ».
Хотя стандартная электронная подпись может оказаться непригодной в суде (при условии, что отправитель может доказать, что подписавший был тем, кто действительно подписал контракт), правовая база здесь нечеткая.
Этот тип электронной подписи не имеет юридической силы, эквивалентной собственноручной подписи.
02. Расширенная электронная подпись (AES)На ступень выше стандартных электронных подписей, eIDAS квалифицирует расширенные электронные подписи на основе более высоких стандартов юридических требований (см. Статью 26).
Расширенная электронная подпись должна соответствовать следующим требованиям:
- он однозначно связан с подписавшим
- он способен идентифицировать подписавшего
- он создан с использованием данных для создания электронной подписи, которые подписавший может с высокой степенью уверенности использовать под своим единственным контролем
- он связан к данным, подписанным ими таким образом, что любое последующее изменение в данных можно обнаружить.
С AES повышение требований обеспечивает возможность принудительного исполнения и предотвращения отказа от авторства.
Устраняя возможность мошенничества и создавая систему, в которой только предполагаемая сторона может получить доступ к юридическому контракту и / или подписать его, юридический статус контракта повышается.
Однако, как и стандартные электронные подписи, этот тип электронной подписи не имеет юридической силы, эквивалентной собственноручной подписи.
03. Квалифицированная электронная подпись (QES)Наиболее строгие протоколы для электронных подписей включают в себя как требования к расширенным электронным подписям (перечисленные выше), так и дополнительные требования к устройству, на котором предоставляется подпись.
Это означает, что устройства должны быть получены от авторизованного центра сертификации в ЕС и использоваться в процессе подписания. Хотя это подробно рассматривается в статьях 29 и 34 eIDAS, в Руководстве Соединенного Королевства по электронным подписям и трастовым услугам дается упрощенное определение:
«Расширенная электронная подпись, которая создается квалифицированным устройством для создания электронной подписи и основана на квалифицированном сертификате для электронных подписей.”
С QES протоколы цифровой безопасности и устройства, на которых создается подпись, повышают подлинность и целостность электронной подписи и подписанных документов.
Добавление цифрового сертификата дополнительно снижает вероятность мошенничества или фальсификации и обеспечивает более надежную защиту от авторства в отношении цифрового контракта.
Только квалифицированные электронные подписи обладают юридической силой, эквивалентной собственноручной подписи.
GDPR
Общий регламент ЕС по защите данных (GDPR) направлен на гармонизацию законов о конфиденциальности данных во всей Европе.
Хотя постановление не нацелено конкретно на электронные подписи, оно добавляет дополнительные правила и требования, которые компании, внедряющие решения для электронной подписи, должны учитывать. Сюда входят:
- Безопасность данных
- Шифрование
- Согласие
- Обработка
Организации, желающие использовать решение электронной подписи, должны понимать позицию ЕС по этим вопросам, поскольку они будут нести ответственность за сбор и хранение частной информации в течение длительного периода в форме договоров и цифровых соглашений.
Как программа PandaDoc eSignature обеспечивает законность и соответствие требованиям
PandaDoc предоставляет решение для электронной подписи, которое соответствует федеральным нормам по всему миру.
Мы делаем это, предоставляя безопасные и отслеживаемые цифровые подписи для каждого документа, который вы создаете. Наша платформа предлагает:
С PandaDoc вам никогда не придется беспокоиться о юридических нарушениях, связанных с законами об электронной подписи.
Хотя вам по-прежнему необходимо создать язык, соответствующий правовым нормам, PandaDoc предоставляет инструменты, необходимые для обеспечения того, чтобы ваши документы были зашифрованы, безопасны и соответствовали законам, когда речь идет о функциях электронной подписи.
05. Электронные подписи и шифрование
Помимо простых электронных подписей, определенных eIDAS (см. Выше), большинство электронных подписей защищены определенным уровнем безопасности и шифрования.
Это восходит к идее неотказуемости – необходимости для организации, выдающей контракт, гарантировать, что подлинность этого контракта невозможно отрицать.
Как только целостность контракта и прикрепленная к нему электронная подпись больше не вызывают сомнений, исковую силу контракта как записи транзакции отрицать становится труднее.
Эти зашифрованные подписи имеют множество имен.
В eDIAS и ЕС они известны как расширенные электронные подписи . В США их часто называют цифровыми подписями и содержат специальный набор стандартов, который отличает их от простых электронных подписей.
Эти имена имеют особое значение, потому что они подразумевают, что к процессу подписания была применена некоторая степень цифровой безопасности.
Вот два типа защиты данных, которые наиболее часто применяются в решениях для электронной подписи.
Асимметричное шифрование
При подписании и отправке электронных документов обе стороны нуждаются в некоторой гарантии того, что содержание контракта не изменится после завершения процесса подписания.
Современное программное обеспечение использует шифрование с открытым ключом для выполнения этой задачи.
Криптография с асимметричным ключом позволяет сторонам независимо проверять подлинность контракта, используя зашифрованные ключи для проверки подписанного цифровой подписью контракта в нескольких версиях (или дайджестах) документа.
В большинстве программных решений документ открывается правильно (без предупреждений или предупреждений) только в том случае, если совпадают все версии контракта.
Если в процессе подписания есть ошибки или что-то изменилось с момента подписания документа, процесс завершается ошибкой, и все вовлеченные стороны должны подписать документ еще раз.
Эти дополнительные проверки и меры безопасности создают электронную идентификацию и контрольные журналы, которые делают документы более аутентичными.
И, поскольку это широко распространенная практика, многие современные бизнес-решения (например, Microsoft Word) оснащены встроенными решениями для цифровой подписи.
Аутентификация на основе доказательств
Этот тип аутентификации направлен на обеспечение подлинности электронной подписи в контракте.
Это часто делается путем отправки документа на устройство или учетную запись, которые, как известно, контролирует предполагаемый подписавший, при этом требуется дополнительный пароль для доступа к самому документу.
Вот два распространенных примера аутентификации на основе доказательств:
- Компания отправляет документ на адрес электронной почты подписывающей стороны, но они отправляют текст на номер, контролируемый подписывающей стороной, который она должна использовать для доступа к документу.
- Подписавшая сторона получает уведомление о контракте, требующем его подписи, через онлайн-службу документов. Однако, чтобы получить к нему доступ, он должен создать учетную запись и подтвердить ее с помощью удостоверения личности, прежде чем он сможет подписать.
Используя аутентификацию на основе доказательств, компании пытаются гарантировать личность подписавшего. В сочетании с шифрованием с открытым ключом можно гарантировать подлинность и возможность принудительного исполнения безбумажной подписи.
06.Дополнительная литература
Здесь вы найдете список источников юридической документации для электронных подписей как в США, так и в Европейском Союзе.
Дополнительную информацию об электронных подписях в других странах можно также найти на нашей странице о законности электронных подписей.
США
Европейский Союз
07. Завершение
У вас есть дополнительные вопросы об электронных подписях или процессе электронной подписи?
У вас есть идея, как сделать это руководство еще лучше?
Свяжитесь с нами и дайте нам знать!
Часто задаваемые вопросы
Что юридически считается электронной подписью?
В Соединенных Штатах в соответствии с Федеральным законом о ESIGN 2000 г. электронные подписи классифицируются как:
« электронный звук, символ или процесс, прикрепленный или логически связанный с контрактом или другой записью и исполняемый или принятый лицом с намерением подписать запись. ”
В Европе регламент eIDAS гласит, что электронные подписи:
« данные в электронной форме, которые прикреплены или логически связаны с другими данными в электронной форме и которые используются подписавшим лицом для подписи »
Другими словами: Электронные подписи используются подписывающими для пометки цифрового документа и должны быть логически связаны как с документом, так и с подписавшим.
Электронные подписи и цифровые подписи – это одно и то же?
Цифровые подписи – это усовершенствованная форма электронных подписей.Эти подписи используют инфраструктуру открытого ключа, чтобы гарантировать подлинность подписей.
Преимущество использования цифровых подписей состоит в том, что аутентичность подписавшего намного проще проверить. Дополнительная безопасность делает этот метод идеальным при подписании важных документов, таких как деловые контракты и предложения.
Большинство онлайн-платформ для подписи, включая PandaDoc, по умолчанию предлагают решения для цифровой подписи как для дополнительной безопасности пользователей, так и для обеспечения соответствия всем государственным постановлениям.
Кто является ведущими игроками на рынке электронной подписи?
Сегодня рынок электронной подписи полон невероятных платформ для подписи. На данный момент некоторые из крупнейших игроков:
- DocuSign
- Adobe Sign
- SignNow
- PandaDoc
- HelloSign
Сейчас рынок электронной подписи тоже меняется. Многие ключевые игроки расширяют свое предложение за пределы цифровых подписей.
HelloSign, теперь дочерняя компания Dropbox, интегрируется с платформой хранения для упрощения подписи.PandaDoc предлагает инструменты для создания документов, которые хорошо подходят для предложений и контрактов. Adobe Sign сочетает в себе электронную подпись с инструментами редактирования PDF.
Как и следовало ожидать, цены на каждую из этих услуг зависят от их предложения, поэтому обязательно внимательно изучите все, прежде чем соглашаться на план.
Как создать электронную подпись?
Стандартную электронную подпись легко создать. Вы можете сфотографировать свою рукописную подпись или использовать онлайн-инструмент для захвата подписи, чтобы сохранить изображение своей подписи.
Имейте в виду, что любой знак, символы или звук, которые могут быть логически связаны с документом, можно рассматривать как электронную подпись. В этих случаях даже простое написание « Я согласен, » при ответе на договор, отправленный по электронной почте, может считаться электронной подписью в глазах правовой системы.
Подписание документов в контрагенте: что требуется? – Быстрые чтения
В спешке с транзакцией может потребоваться подпись документов в контрагенте.
Подписание встречной стороны означает, что дубликаты договоров или документов распечатываются так, что есть отдельная копия для подписания каждой стороной. Противоположная ситуация – когда одна копия договора или акта распечатывается и подписывается всеми сторонами. Если у вас много сторон, все в разных местах, это полезный инструмент, позволяющий завершить работу без необходимости рассылать одну копию документа всем сторонам для подписи. Часто в соглашении можно встретить пункт, разрешающий подписавшим его сторонам подписать его одновременно.
Если контракт или акт не содержит «оговорки о контрагентах», могут ли стороны по-прежнему выполнять контракт или дело в контрагенте?
Как правило, да, но лучше всего иметь конкретный пункт.
Короче говоря, контракты и акты обычно могут быть подписаны контрагентами. Отсутствие особой оговорки о противоположной стороне не должно влиять на действительность документа, если действие было исполнено по аналогии. Однако наличие такого пункта может помочь предотвратить утверждение другой стороной о том, что соглашение не является обязательным.Они могли утверждать, что из-за отсутствия соответствующей оговорки они не знали, что они заключали обязывающий договор, подписывая соглашение, не подписанное другими сторонами.
Следовательно, рекомендуется либо:
- иметь договор или акт, подписанный всеми соответствующими сторонами на одном документе; или
- иметь контракт или документ, подписанный в противоположной стороне, но убедитесь, что пункт дублирования прямо содержится в контракте или документе.
Параллельные оговорки настолько распространены, что их редко обсуждают.
Могут ли два директора подписаться одновременно, если требуются подписи обоих директоров?
В настоящее время нет никаких свидетельств английского права или конкретных полномочий относительно того, может ли каждое уполномоченное лицо подписывать копии одного и того же документа. Тем не менее, есть руководство, которое поддерживает точку зрения о том, что пункт об исполнении, требующий подписи двумя уполномоченными сторонами, может быть подписан аналогично. В частности, этот подход, по-видимому, признан в записке об электронном исполнении, опубликованной совместной рабочей группой Общества юристов и Общества юристов Лондонского Сити, которая была подтверждена в последующих вопросах и ответах Юридического общества о том, как использовать электронные подписи и заполнить виртуальную казни.
Однако из-за отсутствия фактических юридических полномочий, если две подписавшие стороны могут подписать одну и ту же копию, для многих это остается предпочтительным подходом. Если два директора не могут находиться в одном месте, рассмотрите возможность выполнения документа одним директором в присутствии свидетеля.
В качестве альтернативы директорам не нужно подписывать документы одновременно. Если есть время, один и тот же экземпляр может быть отправлен от одного к другому для подписания перед доставкой, или они также могут подписать каждый электронным способом – например, первый директор вставляет свою электронную подпись в документ, а затем пересылает этот документ второму директору, который добавляет свою электронную подпись в тот же документ.
Доверенность
Доверенность
Важной частью планирования жизни является доверенность. Доверенность принимается во всех штатах, но правила и требования различаются от штата к штату. Доверенность дает одному или нескольким лицам право действовать от вашего имени в качестве вашего агента. Полномочия могут быть ограничены конкретным действием, таким как закрытие сделки по продаже вашего дома, или могут быть общими по своему применению. Полномочия могут предоставлять временные или постоянные полномочия действовать от вашего имени.Полномочия могут вступить в силу немедленно или только при наступлении будущего события, обычно при определении того, что вы не можете действовать самостоятельно из-за умственной или физической инвалидности. Последняя называется «пружинной» доверенностью. Доверенность может быть отозвана, но в большинстве штатов требуется письменное уведомление об отзыве лица, которое будет действовать от вашего имени.
Лицо, указанное в доверенности действовать от вашего имени, обычно называется вашим «агентом» или «фактическим поверенным».”Имея действующую доверенность, ваш агент может предпринять любые действия, разрешенные в документе. Часто ваш агент должен предоставить фактический документ, чтобы задействовать полномочия. Например, если другое лицо действует от вашего имени, чтобы продать автомобиль, двигатель Отдел транспортных средств обычно требует, чтобы доверенность была представлена до того, как будут выполнены полномочия вашего агента на подписание титула. Точно так же агент, который подписывает документы на покупку или продажу недвижимости от вашего имени, должен предоставить доверенность на право собственности. .Точно так же агент должен представить доверенность брокеру или банкиру для продажи ценных бумаг или открытия и закрытия банковских счетов. Однако вашему агенту, как правило, не требуется предъявлять доверенность при подписании чеков за вас.
Зачем кому-то давать такую широкую власть другому человеку? Один ответ – удобство. Если вы покупаете или продаете активы и не желаете появляться лично для закрытия сделки, вы можете воспользоваться доверенностью.Еще одна важная причина использовать доверенность – это подготовиться к ситуациям, когда вы не сможете действовать от своего имени из-за отсутствия или недееспособности. Такая инвалидность может быть временной, например, из-за поездки, несчастного случая или болезни, или может быть постоянной.
Если у вас нет доверенности и вы не можете управлять своими личными или деловыми делами, может возникнуть необходимость в суде назначить одного или нескольких человек, которые будут действовать от вашего имени. Назначенные таким образом люди называются опекунами, попечителями или комитетами, в зависимости от закона вашего местного штата.Если требуется судебное разбирательство, иногда называемое вмешательством, у вас может не быть возможности выбрать человека, который будет действовать от вашего имени. Мало кто хочет стать объектом публичного разбирательства таким образом, поэтому важно проявить инициативу при создании соответствующего документа, чтобы избежать этого. Доверенность позволяет вам выбирать, кто будет действовать от вашего имени, и определяет его или ее полномочия и их пределы, если таковые имеются. В некоторых случаях повышенная безопасность от наложения на вас опекунства может быть достигнута за счет создания отзывного живого траста.
Кто должен быть вашим агентом?
Вы можете выбрать члена семьи, который будет действовать от вашего имени. Многие называют имена своих супругов или одного или нескольких детей. Называя более одного человека, который будет действовать в качестве агента одновременно, помните о возможности того, что все могут быть недоступны для действий, когда это необходимо, или они могут не согласиться. Назначение соагентов должно указывать, хотите ли вы, чтобы большинство действовало при отсутствии полной доступности и согласия. Независимо от того, называете ли вы соагентов, вы всегда должны называть одного или нескольких агентов-преемников, чтобы исключить возможность того, что человек, которого вы называете агентом, может быть недоступен или не сможет действовать, когда придет время.
Для того, чтобы действовать как действующий поверенный, не требуется специальной квалификации, за исключением того, что это лицо не должно быть несовершеннолетним или недееспособным. Лучший выбор – это тот, кому вы доверяете. Честность, а не финансовая проницательность, часто является самой важной чертой потенциального агента.
Как агент должен подписать?
Предположим, Майкл Дуглас назначает свою жену, Кэтрин Зету-Джонс, своим агентом в письменной доверенности. Кэтрин, как агент, должна подписать следующее: Майкл Дуглас от Кэтрин Зета-Джонс под доверенностью или Кэтрин Зета-Джонс, фактический поверенный Майкла Дугласа.Если вас когда-либо призывают к действию в качестве чьего-либо агента, вам следует проконсультироваться с юристом о действиях, которые вы можете и не можете предпринять, и о том, есть ли какие-либо меры предосторожности, которые вы должны предпринять, чтобы свести к минимуму вероятность того, что кто-то оспорит ваши действия. Это особенно важно, если вы предпринимаете действия, которые прямо или косвенно приносят пользу лично вам.
Какие полномочия я должен предоставить своему агенту?
Помимо управления вашими повседневными финансовыми делами, ваш поверенный может предпринять шаги для выполнения вашего плана по наследству.Хотя агент не может пересматривать ваше завещание от вашего имени, некоторые юрисдикции разрешают фактическому поверенному создавать или изменять трасты для вас в течение вашей жизни или передавать ваши активы в трасты, созданные вами. Даже без изменения вашего завещания или создания трастов агент может повлиять на результат распределения ваших активов, изменив право собственности (титул) на активы. Целесообразно включить в доверенность четкое заявление о том, хотите ли вы, чтобы ваш агент имел эти полномочия.
Подарки являются важным инструментом для многих имущественных планов, и ваш поверенный может делать подарки от вашего имени в соответствии с инструкциями, которые вы изложили в своей доверенности.Например, вы можете разрешить своему поверенному делать «ежегодные исключения» подарки (до 14 000 долларов на каждого получателя в год в 2013 году) от вашего имени вашим детям и внукам. Важно, чтобы юрист, который готовит вашу доверенность, составил документ таким образом, чтобы не подвергать вашего поверенного непреднамеренным последствиям, связанным с налогом на наследство. В то время как некоторые штаты разрешают поверенным делать подарки в соответствии с законом, в других требуется явное разрешение в доверенности.Если у вас есть более старые документы, вам следует рассмотреть их со своим адвокатом. Из-за высокого освобождения от налога на недвижимость (5 миллионов долларов с поправкой на инфляцию) многие люди, давшие агентам право делать подарки, возможно, больше не захотят использовать это право. Другие, однако, чтобы дать своему агенту возможность минимизировать государственный налог на наследство, могут продолжить или добавить такие полномочия. Наконец, могут быть причины не ограничивать подарки, которые ваш фактический поверенный может делать, ежегодными подарками исключения, чтобы облегчить планирование Medicaid или минимизировать или избежать налога на наследство штата сверх того, что может разрешить только ежегодное исключение подарков.
В дополнение к полномочиям вашего агента делать подарки от вашего имени, многие доверенности вашего поверенного регулируются законодательством штата. Как правило, право штата, в котором вы проживаете, на момент подписания доверенности будет регулировать полномочия и действия вашего агента в соответствии с этим документом. Если вы владеете недвижимостью, например, домом для отдыха, или ценным личным имуществом, например, предметами коллекционирования, во втором штате, вам следует проконсультироваться с поверенным, чтобы убедиться, что ваша доверенность должным образом покрывает такое имущество.
Что, если я перееду?
Как правило, доверенность, действующая на момент подписания, остается действительной, даже если вы измените свой штат проживания. Хотя нет необходимости подписывать новую доверенность только потому, что вы переехали в новый штат, рекомендуется воспользоваться возможностью, чтобы обновить доверенность. В идеале обновление должно быть частью обзора и обновления вашего общего плана недвижимости, чтобы быть уверенным, что учтены нюансы нового закона штата (и любые другие изменения в обстоятельствах, которые произошли с момента подписания ваших существующих документов).
Истекает ли срок действия моей доверенности?
В некоторых штатах раньше требовалось продление доверенности для продолжения действия. Сегодня в большинстве штатов разрешается выдавать «долговременную» доверенность, которая остается действительной после подписания до тех пор, пока вы не умрете или не отзовете документ. Однако вам следует периодически встречаться со своим юристом, чтобы пересмотреть свою доверенность и решить, соответствует ли ваш выбор агента вашим потребностям, а также узнать, влияют ли изменения в законодательстве штата на вашу доверенность.Некоторые доверенности прямо включают даты расторжения, чтобы свести к минимуму риск того, что бывшие друзья или супруги продолжат выступать в качестве агентов. Жизненно важно, чтобы вы периодически проверяли эффективность ваших документов.
Составление юридических документов, Принципы четкого письма
Домой | Предыдущая | Следующий
Принципы четкого письма
1. Пишите активным голосом . Активный голос устраняет путаницу, заставляя вас назвать актера в предложении.Эта конструкция дает понять читателю , кто должен выполнять свои обязанности.
Пассивный залог делает предложения длиннее и обходительнее. Кто несет ответственность, гораздо менее очевидно. Пассивные глаголы имеют форму глагола быть плюс причастие прошедшего времени главного глагола.
плюс
Примеры пассивных глаголов:
Получено- ,
- в стадии рассмотрения, Выбрано
- .
Пассивный залог меняет естественный активный порядок английских предложений на противоположный.В следующем пассивном примере получатель действия стоит перед актером.
Пассивный: Регламент [получатель] был написан [глагол] составителем [актером].
Активно: Составитель [актер] написал [глагол] постановление [получатель].
Пассивные конструкции сбивают с толку при использовании в правилах. В активных предложениях должны быть действующие лица, но в пассивных предложениях они полны.
Если вы поставите актер перед глаголом, это заставит вас четко обозначить ответственность.
- Курьер доставит материал.
- Дату начала определяет подрядчик.
- Цифры должен утверждать администратор.
Пассивный голос подходит, когда актер неизвестен, не важен или очевиден. Обычно это не применяется в нормативном тексте.
- Мелкие предметы часто воруют.
- Заявки отправлены по почте.
2. Используйте глаголы действия .
Избегайте таких слов:
Их называют «номиналами» – существительными с глаголами внутри. Их трудно читать, и они делают предложения длиннее. Глаголы действия короче и прямее.
3. Используйте «must» вместо «must» .
Чтобы наложить юридическое обязательство, используйте слово «должен».
Чтобы предсказать будущие действия, используйте слово «будет».
НЕ ГОВОРИТЬ : Губернатор должен одобрить это.
СКАЗАТЬ: Губернатор должен одобрить это. [обязательство]
ИЛИ : Управляющий одобрит это. [будущие действия]
4. Будьте прямым . Говорите напрямую со своими читателями. Используйте повелительный настрой. Правила поддаются этому стилю, особенно процедуры, практические инструкции и списки обязанностей.
Прямолинейность позволяет избежать пассивного голоса:
СКАЗАТЬ : Подпишите все копии.
ПРОКАЖИТЕ : Прикрепите копию вашего W-2 к вашему доходу.
Этот стиль приводит к тому, что процедуры становятся короче, четче и проще для понимания.
5. Используйте настоящее время . Регламент продолжающегося эффекта говорит о времени, когда вы его применяете, а не о времени, когда вы его набираете или когда он вступает в силу. По этой причине вам следует составлять постановления в настоящем времени. Используя формулировку в настоящем времени, вы избегаете сложных и неудобных форм глаголов.
НЕ СКАЗАТЬ : Штраф за вождение без водительских прав составляет 10 долларов.00.
СКАЗАТЬ : Штраф за вождение без водительских прав составляет 10 долларов.
6. Пишите положительно . Если вы можете точно выразить идею положительно или отрицательно, выражайте ее положительно.
НЕ ГОВОРИТЬ : Губернатор не может назначать лиц, кроме тех, которые имеют квалификацию Агентства по управлению персоналом.
СКАЗАТЬ : Губернатор должен назначить человека, квалифицированного Агентством по управлению персоналом.
Отрицательное утверждение может быть ясным.Используйте его, если вы предостерегаете читателя.
НЕ ХОДИТЕ
НЕ КУРИТЬ
Но избегайте нескольких отрицаний в одном предложении.
НЕ ГОВОРИТЬ : Демонстрационный проект не будет утвержден, если не будут выполнены все требования к заявке.
СКАЗАТЬ: Демонстрационный проект будет одобрен только в том случае, если заявитель соответствует всем требованиям.
Даже негатив лучше выражать в положительной форме.
7. Избегайте использования исключений .Если возможно, укажите правило или категорию напрямую, а не описывайте это правило или категорию, указывая исключения.
НЕ СКАЗАТЬ : Все люди, кроме лиц старше 18 лет, должны …
СКАЗАТЬ : Каждый человек младше 18 лет должен …
Однако вы можете использовать исключение, если оно позволяет избежать длинный и громоздкий список или подробное описание. Когда вы используете исключение, сначала укажите правило или категорию, а затем укажите его исключение.
НЕ СКАЗАТЬ : Алабама, Аляска ,… и Вайоминг (список из 47 штатов) должны нормироваться …
ПРОКАЗАТЬ : Каждый штат, кроме Техаса, Нью-Мексико и Аризоны, должен нормировать … (Обратите внимание, что категория “каждый штат” устанавливается первой и затем указываются исключения.)
8. Избегайте разбиения инфинитивов . Инфинитив с разбивкой оскорбляет многих читателей, поэтому по возможности избегайте его.
НЕ ГОВОРИТЬ : Обязательно быстро ответьте на приглашение.
СКАЗАТЬ: Обязательно ответит быстро на приглашение.или СКАЗАТЬ: Убедитесь, что ответит на приглашение как можно скорее .
9. Используйте существительное в единственном числе, а не во множественном числе . Насколько позволяет ваше значение, используйте существительное в единственном числе вместо существительного во множественном числе. Вы избежите проблемы, применяется ли правило отдельно к каждому члену класса или совместно к классу в целом.
НЕ ГОВОРИТЬ : Охранник выдаст значки безопасности сотрудникам, которые работают в корпусах D и E.
СКАЗАТЬ: Охранник выдаст значок безопасности каждому сотруднику, который работает в здании D, и каждому сотруднику, который работает в здании E.
, если вы не имеете в виду
Охранник выдаст значок безопасности каждому сотруднику, который работает как в здании D, так и в здании E. (Возможны и другие значения.)
10. Будьте последовательны. Не используйте разные слова для обозначения одного и того же . Вариации ради вариации нет места в регламенте.Использование синонима вместо повторения точного термина, который вы имеете в виду, просто сбивает читателя с толку.
НЕ СКАЗАТЬ : Каждый владелец автомобиля должен зарегистрировать свой автомобиль в отделении автомобилей столичного департамента полиции.
СКАЗАТЬ : Каждый владелец автомобиля должен зарегистрировать свой автомобиль в отделении автомобилей столичного департамента полиции.
Не используйте одно и то же слово для обозначения разных вещей.
НЕ СКАЗАТЬ : Бак имел 200-галлонный бак для топлива.
СКАЗАТЬ : В баке был топливный бак на 200 галлонов.
11. Используйте параллельную структуру . Расставляйте предложения так, чтобы параллельные идеи выглядели параллельными. Это важно при использовании списка.
Непараллельное строительство :
Обязанности Исполнительного секретаря Административного комитета:
- Вести протокол всех собраний; ( фраза )
- Ответственный секретарь отвечает на всю корреспонденцию; и ( пункт )
- Написание ежемесячных отчетов.( тема )
Параллельная конструкция :
- Вести протокол всех собраний;
- отвечать на всю корреспонденцию; и
- Для написания ежемесячных отчетов.
12. Предпочитаю простые слова . Правительственные письма должны быть достойными, но не должны быть помпезными. Писать можно с достоинством, если язык простой, прямой и сильный. Чтобы ваш текст был более ясным и легким для чтения, а значит, более эффективным, предпочитайте простые слова.
13. Опустить ненужные слова . Не используйте составные предлоги и другие словесные выражения, если одно и то же значение можно передать одним или двумя словами.
14. Избегайте дублирования . Не используйте пары слов, если слова имеют одинаковый эффект или в которых одно значение включает другое.
Примеры: пары слов, которых следует избегать
15. Используйте конкретные слова . Правительственные письма часто касаются абстрактных тем. Но абстрактные слова могут быть расплывчатыми и открытыми для разных интерпретаций.Изложите инструкции простыми, конкретными словами.
16. Не используйте враждебные слова . Слова могут привлечь или оттолкнуть читателей. В нашем письме можно выбрать такие слова, которые не произведут неправильного впечатления и не вызовут неприязнь у наших читателей. Используйте слова, на которые люди реагируют положительно, а не слова, которые им не нравятся.
17. Избегайте сэндвичей с существительными . В административном письме используется слишком много кластеров существительных – групп существительных, «зажатых» вместе.Избегайте этих сбивающих с толку конструкций, используя больше предлогов.
НЕ СКАЗЫВАЙТЕ: Разработка процедур защиты безопасности шахтеров.
СКАЗАТЬ: Разработка подземных процедур для защиты безопасности горняков.
ИЛИ БОЛЕЕ ВЕРОЯТНО: Разработка процедур по защите безопасности рабочих в подземных выработках.
Какое значение подразумевается, становится яснее, когда этот бутерброд из четырех слов разбивается на части.
18. Не используйте гендерную терминологию . Избегайте названия должности, зависящей от пола:
Избегайте специфичных для пола местоимений, если антецедент может быть мужским или женским.
НЕ ГОВОРИТЬ: Администратор или его уполномоченное лицо должны заполнить оценочную форму.
СКАЗАТЬ: Администратор или назначенное им лицо должны заполнить оценочную форму.
Будьте осторожны при перезаписи, чтобы избежать проблем. Следующие примеры не обязательно имеют то же значение –
- Каждый региональный директор огласит свои рекомендации на конференции.
- Региональные директора объявят свои рекомендации на конференции.
19. Напишите короткие предложения . Читаемые предложения простые, активные, утвердительные и декларативные .
Чем больше предложение отклоняется от этой структуры, тем сложнее его понять.
Длинные, отсроченные приговоры – основная слабость юридических документов.
Юридические документы часто содержат условия, которые приводят к сложным предложениям с множеством предложений.
Чем сложнее предложение, тем больше вероятность затруднений в определении предполагаемого значения предложения.
Решения
- Указывайте одно и только одно в каждом предложении.
- Разделите длинные предложения на два или три коротких предложения.
- Удалите все ненужные слова. Стремитесь к простому предложению с подлежащим и глаголом. Удалите ненужные модификаторы.
- Если перед применением правила должно быть выполнено только одно или два простых условия, сначала укажите условия, а затем сформулируйте правило.
- Если перед применением правила должны быть выполнены два или более сложных условия, укажите сначала правило, а затем условия.
- Если перед применением правила должно быть выполнено несколько условий или подчиненных положений, используйте список.
20. Составьте списки четкими и логичными по структуре . В листинге есть пустое пространство, разделяющее различные условия. Листинг может помочь вам избежать проблемы двусмысленности, вызванной словами «и» и «или».При составлении списка используйте следующие правила:
- Использовать параллельную структуру. (См. Пример в пункте 11 выше.)
- Перечислите каждый элемент так, чтобы он давал полную мысль при чтении вместе с вводным текстом.
- Если вводным языком для списка является полное предложение:
- Заканчивайте введение двоеточием; и
- Сделайте каждый элемент в списке отдельным предложением.
- Если вводная формулировка списка является неполным предложением –
- Закончите введение тире;
- Заканчивайте каждый элемент в списке, кроме последнего, точкой с запятой;
- После точки с запятой в предпоследнем элементе списка напишите «и» или «или» в зависимости от ситуации; и
- Завершает последний элемент в списке точкой.
21. Используйте короткие абзацы . Писатель может улучшить ясность правила, используя короткие компактные абзацы. Каждый абзац должен касаться одной единой темы. Длительные, сложные или технические обсуждения должны быть представлены в серии связанных параграфов.
22. Используйте контрольный список и просмотрите свой проект по каждому из этих принципов отдельно.
Предыдущая | Следующий
запросов на подпись: начало работы – DocHub
DocHub Sign Requests предлагает эффективные рабочие процессы, которые сокращают время и хлопоты, необходимые для сбора юридически обязательных электронных подписей и формирования ответов от третьих лиц.Они являются идеальным решением для заполнения договоров, форм и других документов. В этой статье мы рассмотрим некоторые из ключевых функций, предлагаемых DocHub Sign Requests, в том числе:
DocHub предоставляет безопасный URL-адрес с мгновенной аутентификацией для подписывающих лиц запросов подписи.
Подписавшимся не потребуется для регистрации или создания учетной записи DocHub. Щелкнув URL-адрес для мгновенной аутентификации, они могут получить доступ, заполнить и подписать документ без каких-либо дополнительных действий по проверке.Для получения дополнительных сведений о рабочем процессе подписывающей стороны и просмотра пошаговой анимации см .: Получение запроса подписи от имени подписывающей стороны.
Если подписывающая сторона пропустила первое электронное письмо или не выполнила запрос в течение определенного периода времени, DocHub может дополнительно доставить до 3 автоматических напоминаний.
Вы можете включить или отключить напоминания для каждого запроса на подписку.
Вы можете настроить расписание напоминаний по умолчанию, которое автоматически применяется ко всем запросам подписи, в настройках запросов на подпись.Если документ принадлежит организации, то используются настройки запроса подписи организации по умолчанию (Организация -> Настройки -> Запросы подписи).
Напоминания по электронной почте вручную
В дополнение к автоматическим напоминаниям по электронной почте отправитель имеет возможность отправить подписывающим сторонам еще одно уведомление по электронной почте в качестве напоминания со страницы аудита документа, щелкнув Действия подписывающего лица> Отправить напоминание.
Вы можете выбрать от 1 до 90 дней, прежде чем какие-либо неактивные подписывающие лица приведут к тому, что срок действия документа просто истечет и они будут заблокированы от дальнейших изменений, что означает, что они больше не смогут подписывать документ.Используйте раскрывающееся меню для срока действия, чтобы установить количество дней после последнего напоминания по электронной почте, которое по умолчанию составляет 30 дней, хотя этот параметр по умолчанию отключен (не отмечен), поэтому вам нужно будет сначала установить флажок, чтобы включить его. .
Чтобы настроить параметры срока действия по умолчанию для всех запросов подписи, перейдите на страницу https://dochub.com/settings/sign-requests.
Панель инструментов документа и уведомления по электронной почте, а также могут быть помечены вашим аватаром и цветовой схемой.
Пример панели инструментов для пользовательского фирменного документа:
Пример индивидуального фирменного уведомления по электронной почте:
Вы можете изменить эти настройки для своего пользователя, выбрав «Настройки»> «Профиль».
Настройки для организации находятся здесь: «Организация»> «Настройки»> «Профиль»
получает окончательную копию
Если этот параметр включен, подписавшая сторона получит по электронной почте PDF-файл или URL-адрес загрузки, обеспечивающий доступ к окончательной версии документа.Если в документе есть несколько подписывающих лиц, то документ не будет завершен до тех пор, пока все подписавшие не завершат свои изменения.
Подписавший может комментировать
Если этот параметр включен, подписывающий может свободно размечать документ с использованием полного набора инструментов для аннотации.
Инструменты аннотации, разрешенные этой функцией, включают: произвольный текст, перо, инструменты формы, выделение, штамп, комментарий, вставку изображения и инструменты «подпись». Чтобы узнать больше об инструментах аннотации, вот связанный документ: DocHub’s Annotation and Editing Tools
Вы можете использовать настраиваемое сообщение электронной почты и строку темы в уведомлении по электронной почте для подписывающих сторон, переключив кнопку «Настроить» для параметра «Сообщение» в модальном окне «Запрос подписи».
Если имеется несколько подписывающих лиц, вы можете решить, разрешить ли им подписывать все сразу, или вы можете принудительно применить порядок подписания (последовательное подписание). Вы можете выбрать свои предпочтения в раскрывающемся списке Порядок подписи запроса.
По одному
Выбор «По одному» гарантирует, что пока один подписывающий подписывает, никто другой не сможет вносить изменения в документ. Мы рекомендуем этот вариант для большинства сценариев с множественной подписью.
Вы можете изменить порядок очереди подписавшего, перетащив три точки слева от подписывающего.
Если выбран этот параметр, уведомления по электронной почте будут доставляться только подписавшему лицу, чья очередь подписать. После того, как подписывающая сторона завершит свои изменения, следующая подписывающая сторона в очереди будет уведомлена о том, что его очередь подписать, пока все стороны не завершат свои изменения.
Все сразу
При выборе «Все сразу» все подписавшие документ будут уведомлены, и им будет разрешено вносить изменения в назначенные им поля одновременно.
Мы рекомендуем этот вариант для документов с несколькими подписавшими, где каждому подписывающему назначены только определенные поля, которые не могут изменить значение документа. Например, это хорошо работает, если назначены только поля Подпись и Начальный тип.
Мы не рекомендуем использовать эту опцию, если аннотации разрешены для любого подписывающего лица. Кроме того, мы не рекомендуем использовать эту опцию, если текстовые поля, которые могут существенно изменить смысл контракта, назначены любому пользователю.
Для получения дополнительной информации о подписании заказов см .: Запросы на подпись: Подписание приказа
После отправки запроса на подпись документ сохраняется в папке «Отправленные».Если документ принадлежит организации, он появится на панели управления «Отправленные» организации.
Вы можете управлять подписывающими сторонами и всем документом на странице «Управление и аудит», на которую можно перейти из отправленного вами документа:
Вы также можете получить доступ к странице Управление и аудит из разделов панели инструментов:
Документ, Обзор и действия подписывающей стороны
В верхней половине страницы аудита содержится обзор запроса на подпись и лиц, подписывающих.Различные действия доступны в раскрывающихся списках действий Document Actions и Signer Actions .
Действия с документомИспользуйте меню «Действия с документом» в правом верхнем углу страницы «Управление и аудит», чтобы сделать копию документа, аннулировать запрос подписи, уничтожить документ или поделиться или отправить документ кому-либо еще.
Действия подписывающей стороныЕсли вам нужно внести изменения в кого-либо из подписывающих лиц или вы хотите отправить уведомление по электронной почте в качестве напоминания любому из них, вы можете использовать меню «Действия подписывающего лица» на странице «Управление и аудит» для своего документа.Это меню появится справа от каждой подписывающей стороны, которая еще не завершила ваш документ.
Чтобы попасть туда, откройте документ и нажмите кнопку Управление и аудит в правом верхнем углу. Справа от каждой подписывающей стороны будет кнопка «Действия подписывающей стороны», которая откроет раскрывающееся меню со следующими вариантами:
Отправить напоминание – отправляет другое электронное письмо с уведомлением подписывающей стороне с просьбой заполнить и подписать документ.
Переназначить адрес электронной почты – Если вы хотите сменить подписывающего на кого-то другого, когда вы случайно ввели неправильный адрес электронной почты, или допустили опечатку, или просто нужно, чтобы подписал другой человек. После переназначения подписывающего лица ему будет отправлено уведомление по электронной почте с защищенной ссылкой на документ.
Удалить подписывающего – это полностью удаляет подписавшего из документа запроса подписи, где они больше не могут заполнять поля, которые были им назначены.
Контрольный журнал
Внизу страницы аудита находится журнал аудита документа. Здесь вы можете найти список событий, связанных с документом.
Статус доставки уведомлений об исходящей электронной почте также будет отображаться в журнале аудита. Если сервер получателя отвечает серверам DocHub с ответом об успешной доставке, появится сообщение «Доставлено». Если сервер получателя указывает, что сообщение не было отправлено, может появиться сообщение «Ошибка» или «Сбой».
Не удалось доставить электронную почту
При неудачной доставке электронной почты DocHub автоматически отправит электронное письмо отправителю запроса на подпись. Электронное письмо уведомит отправителя о статусе доставки и передаст сообщение об ошибке, полученное с сервера получателя.
Существует несколько причин, по которым электронное письмо отскакивает и возвращается недоставленным, но обычно это вызвано простым вводом неправильного адреса электронной почты (т.Если это произойдет с одним из ваших запросов на подпись, вы можете проверить, какой адрес электронной почты использовался, а затем изменить адрес электронной почты для подписывающей стороны, которая повторно отправит запрос на подпись на другой адрес электронной почты, и любые поля формы в документе будут переназначены для вместо этого новый адрес электронной почты.
Чтобы узнать больше о странице аудита и о том, какие изменения можно внести после отправки запроса на подпись, см .: Как мне отредактировать запрос подписи после отправки?
Подсказка. Доступ к странице аудита можно получить, добавив «/ audit» в конец URL-адреса документа.
Если вы планируете отправлять один и тот же PDF-файл в качестве запроса на подпись более одного раза и хотите продолжать использовать документ повторно, мы рекомендуем вам создать шаблон, который будет создавать новую копию файла каждый раз, когда вы отправляете запрос на подпись, чтобы оригинал остается прежним (и его можно редактировать после отправки), но вы также можете создать запрос на подпись из обычного документа, если у вас есть уникальный контракт, который вы не планируете повторно использовать с другими подписавшими. Чтобы узнать больше, см .:
Для всех запросов подписи в DocHub вам необходимо сначала добавить хотя бы одно поле и назначить ему роль и любые другие поля.Роль необходима для каждого человека, которому необходимо подписать, инициализировать или заполнить документ, и каждая роль должна быть назначена хотя бы одному полю. Мы рекомендуем вам обозначить необходимые поля формы как «Обязательные». , чтобы гарантировать, что ваша подписывающая сторона обязательно заполнила эти поля перед окончательной доработкой документа.
Создание и отправка многоразового шаблонаДля универсального составного документа, в котором для каждого запроса подписи создается новая копия и URL,
- Открыть шаблон
- Нажмите Изменить шаблон
- Создайте общую роль для каждой подписывающей стороны – Имена ролей являются общими метками, поскольку шаблон предназначен для использования в качестве составного документа.Вам не нужно будет вводить конкретную информацию о подписывающей стороне, пока вы не будете готовы отправить запрос на подпись. Используйте вкладку «Роль» справа, чтобы создать роли, которые вы можете назначить полям, которые вы добавите в свой документ. Уже будет роль клиента, которая автоматически создается для любого шаблона.
- Добавьте поля в документ и назначьте роль каждому полю. – Чтобы узнать, как это сделать, см .: Создание формы PDF путем добавления заполняемых полей в документ.
- Отправьте документ в виде запроса на подпись. – Когда вы закончите добавлять и назначать все поля и роли, вы готовы к отправке.
- Щелкните Отправить как запрос подписи на правой панели в режиме редактирования или щелкните Поделиться или Отправить> Отправить запрос подписи.
- Введите адрес электронной почты для каждого подписавшего.
- Нажмите Отправить запрос .
В диалоговом окне «Отправить» также есть несколько параметров настройки, которые можно настроить. Каждый из них объясняется в разделе ниже.
После отправки новая копия запроса на подпись будет добавлена в ваш раздел «Отправленные», и вы сможете отслеживать ее ход и статус каждой подписывающей стороны на ее странице «Управление и аудит», которая рассматривается в отдельном разделе ниже и в наша статья Просмотрите и загрузите контрольный журнал для ваших документов, подписанных электронной подписью.
Если вам нужно отправить больше копий в виде запросов подписи другим подписавшим, просто откройте шаблон в разделе «Шаблоны» и выполните шаг 5 выше.
Создание и отправка одноразового документаДля обычного типа документа вы можете выполнить те же шаги, что и изложенные выше, но вместо создания и назначения общих ролей, которые будут назначены конкретным лицам во время отправки нового запроса на подпись, вы назначаете каждое поле на адрес электронной почты конкретного человека.
- Откройте документ
- Откройте диспетчер полей , нажав кнопку «Управление полями» в левой части панели инструментов
- Введите адрес электронной почты каждого подписывающего лица на вкладке «Люди» с правой стороны, что позволяет вам назначать их в любые добавляемые вами поля. См .: Создание формы PDF путем добавления в документ заполняемых полей.
- Выполните шаги 3-5 в разделе шаблонов выше .
Поскольку обычный документ не предназначен для использования в качестве основной версии, где новая копия создается каждый раз, когда вы запрашиваете электронную подпись, отправка ее в качестве запроса подписи преобразует обычный документ в один запрос Rign и удалит его из раздел «Документы» и переместите его в раздел «Отправленные», где вы больше не сможете вносить какие-либо изменения в PDF-файл.Вы по-прежнему можете сделать его копию, открыв его и используя меню «Файл»> «Действия Создать копию», а также у вас есть возможность преобразовать обычный документ в шаблон.
В окне перед отправкой вы увидите несколько дополнительных настраиваемых элементов управления для всего запроса подписи и для отдельных подписывающих лиц, которые можно настроить при необходимости.
Индивидуальные возможности подписывающего лица
- Подписывающая сторона получает окончательную копию (включена по умолчанию) – отметьте или снимите отметку с подписывающей стороны, чтобы подписывающая сторона получала электронное письмо с финализированным PDF-файлом после того, как все подписывающие стороны завершили оформление.
- Подписывающий может аннотировать (по умолчанию отключен) – установите или снимите флажок, чтобы подписывающий мог использовать панель инструментов для добавления аннотаций к документу за пределами назначенных им полей.
Параметры запроса подписи
- Порядок подписания – выберите «По одному за раз» (по умолчанию) или «Все за раз». См. Раздел «Запросы на подпись: подписание приказа »
- Настроить сообщение – измените тему и текст сообщения электронной почты по умолчанию, отправляемого каждому подписавшему.
- Рабочий процесс – выберите отправку автоматических напоминаний по электронной почте всем подписавшим после первоначального уведомления или включение истечения срока действия документа после бездействия подписавшего. Оба могут быть настроены в https://dochub.com/settings/sign-requests.
- Владелец документа – выберите одну из своих организаций, чтобы отправить ее из организации, а не из индивидуальной учетной записи. Это поместит его в папку «Отправленные» вашей организации.
После отправки запроса на подпись вы больше не сможете изменять какие-либо из этих параметров настройки, но сможете управлять подписывающими сторонами и всем документом на его странице аудита.
После того, как запрос на подпись был завершен, он становится юридически обязательным документом, и вы получите электронное письмо с прикрепленным окончательным PDF-файлом. Подписавшимся лицам также будет предоставлена копия, если вы не сняли флажок для них, чтобы они получили окончательную копию в окне отправки.
Прежде чем подписывающая сторона сможет начать заполнять ваш документ, она должна «согласиться на использование электронных записей и подписей», что дополнительно подтверждает законность контракта, и DocHub также записывает все действия, предпринятые всеми сторонами, с помощью запроса на подпись.Этот подробный журнал аудита включает запись всех событий аннотаций или подписей, IP-адресов, геолокации, полных имен, адресов электронной почты и т. Д. Этот расширенный журнал аудита более подробно описан в нашей статье о просмотре и загрузке журнала аудита для ваших документов, подписанных электронной подписью.
Отправить пакет электронной подписи (zipForm Edition) | Программное обеспечение для создания бланков недвижимости
Чтобы отправить транзакцию на подпись, вы должны сначала убедиться, что Lone Wolf Digital Ink 2.0 (Powered by Authentisign) выбран в качестве решения для электронной подписи по умолчанию.
Чтобы узнать, как выбрать решение для электронной подписи по умолчанию, нажмите здесь.
Чтобы проверить статус пакета подписи, щелкните здесь.
Шаг 1:
Откройте транзакцию, которую вы хотите подписать, затем нажмите кнопку e-Sign на панели инструментов вкладки «Документы» (см. Ее в действии).
Шаг 2:
Щелкните значок Новый , чтобы запустить новый пакет подписи (см. Его в действии).
Шаг 3:
Выберите, какие формы или документы вы хотите отправить, выбрав их из списка, в котором отображаются все формы транзакций (см. Это в действии).
При желании вы можете дать своему представлению электронной подписи имя, чтобы его было легче найти, если вам нужно вернуться и просмотреть историю.
Если вы хотите загрузить документ PDF для подписания, нажмите кнопку Добавить внешний документ в правой части страницы.
Шаг 4:
Нажмите кнопку Далее , чтобы перейти в раздел «Выбор участников» (см. Его в действии).
Шаг 5:
В разделе «Выбор сторон» выберите своих подписывающих лиц из списка «Стороны сделки»
Установите флажки рядом с каждым человеком, если информация об этом человеке уже была введена на основе ранее введенной информации о транзакции.
Имя, Фамилия, Роль и Адрес электронной почты являются обязательными для каждого подписавшего. Каждый выбранный подписывающий должен также иметь задачу подписи по крайней мере в одной из выбранных форм или документов (см. Это в действии).
Шаг 6:
Если вы ранее сохранили подписывающее лицо в качестве контакта в своей адресной книге, вы можете получить его или ее информацию, нажав кнопку zipForm Контакты .
Если вам нужно добавить дополнительного подписывающего лица, вы можете нажать кнопку Новый и заполнить соответствующие поля.
Когда все подписавшие добавлены, нажмите кнопку Закрыть (см. Ее в действии).
Шаг 7:
Электронные письма с подписью отправляются в последовательном порядке.Это означает, что электронные письма будут отправлены в том порядке, в котором они перечислены на этом экране. Если вам не нравится порядок, в котором подписавшие появляются в списке, вы можете перетащить их в нужном вам порядке. Если вы перетащите подписывающего лица поверх другого подписывающего лица, эти два подписывающих лица смогут подписать одновременно.
Если вы хотите, чтобы кто-либо из подписавших получил копии подписанных документов после завершения подачи, установите флажок CC рядом с именем этого подписавшего.
Если вы хотите отправить копии подписанных документов лицам, не включенным в список подписавших, нажмите кнопку CC List и добавьте их (см. Это в действии).
Шаг 8:
Щелкните Next , и появится опция Cybersecurity Protection . У вас будет возможность нажать на « Подробнее » или выбрать «Нет, спасибо» и двигаться дальше (см. Это в действии).
Если вы хотите добавить дополнительный уровень безопасности вашей подписывающей стороне, можно выбрать Аутентификация текстового сообщения .
Обратите внимание: использование аутентификации текстовых сообщений требует невозвращаемой платы в размере 5 долларов США за пакет подписи и не входит в число привилегий участников в тех штатах, где zipForm Edition предоставляется как часть ваших ассоциативных взносов.
Шаг 9:
В разделе «Добавить подписи» вам будет представлен предварительный просмотр форм, которые вы выбрали, а также предварительный просмотр подписей. Вы захотите просмотреть формы, чтобы убедиться, что все подписи находятся на формах.В любых PDF-файлах, которые были добавлены к отправке, и в любой форме с полем подписи с двойной ролью (например, «Покупатель или Продавец») поля подписи не заполняются автоматически, и задачи необходимо добавлять вручную.
Чтобы добавить подписи в форму вручную, щелкните подписывающего лица, для которого вы добавляете подпись.
Добавить подпись / Окно задачи:
Затем перетащите значок Подпись на форму в том месте, где вы хотите разместить подпись:
Вы также можете использовать тот же процесс для добавления инициалов, текстовых полей, флажков, подтверждения / согласия и только для чтения с помощью других инструментов в окне «Добавить подпись / задание» (см. Его в действии).
Шаг 10:
Когда вы будете готовы, нажмите кнопку Отправить , чтобы начать процесс подписи. Помните, что электронные письма отправляются каждому подписавшему в последовательном порядке (см. Это в действии).
Обратите внимание: подписавшие не увидят документы, если для этого документа им не назначены задачи. (Подпись, инициал, прочтение и т. Д.).
Шаг 11:
Подтвердите свое приглашение подписать и нажмите Отправить сейчас , чтобы начать процесс подписи.