Содержание

Сроки хранения приказов в организации


Они создаются руководителем и касаются определенных аспектов. Хранение приказов осуществляется согласно нормам действующего законодательства. Здесь предусмотрены определенные сроки, которые необходимо соблюдать.

Обычно все приказы можно разделить на три вида:

  • административно-хозяйственные;
  • по личному составу;
  • приказы основной деятельности.

Для каждой из перечисленных групп документов существуют определенные сроки хранения.

Виды приказов

Сроки хранения приказов, касающихся административно-хозяйственной деятельности организации, являются минимальными. Такие документы хранятся 5 лет. К этой группе относятся приказы о правилах внутреннего распорядка, транспортных вопросах, внутренней сети и безопасности организации.

Приказы по личному составу подразделяется на 2 группы:

  1. Длительные.
  2. Кратковременные.

К длительным относятся приказы о приеме на работу, о переводе или увольнении, о длительной или зарубежной командировке, об установлении заработной платы.

Эти документы хранятся 75 лет. К кратковременным относятся приказ о предоставлении отпуска, о применении дисциплинарного взыскания, о направлении на обучении, о кратковременной командировке. Срок хранения документов этой группы – 5 лет. Остальные приказы имеют отношение к основной деятельности организации.  Они хранятся на протяжении всего времени ее существования.

Сроки хранения приказов должны соблюдаться

Нарушения данного положения влечет за собой серьезные проблемы. Ваша организация может подвергнуться санкциям со стороны контролирующих органов. Когда у предприятия возникают проблемы с документами, это оборачивается большими штрафами. В некоторых случаях такую организацию могут даже закрыть. Это происходит по решению суда.

Помощь специалистов

Законодательные нормы, затрагивающие вопросы о сроках хранения приказов, содержат определенные тонкости и нюансы, разобраться в которых могут лишь специалисты. К тому же у руководителей организаций возникает немало вопросов по поводу отнесения того или иного приказа к конкретной группе.

Иногда трудно разграничить административно-хозяйственную деятельность от основной. Поскольку хранение приказов имеет особую важность, необходимо знать конкретные требования по срокам.

Обращайтесь к профессионалам

Наша компания предлагает вам свою помощь в решении данного вопроса. Мы готовы упорядочить и систематизировать вашу документацию. Сотрудники компании смогут отнести конкретный документ к нужной группе. Мы знаем все тонкости и нюансы этого процесса и предлагаем вам свои услуги. Сроки хранение приказов в организации – сфера, где нельзя допускать нарушений. Обращайтесь к нам за помощью.

Где должны храниться заявления и приказы на отпуск сотрудников: сроки хранения

Статья акутальна на: Сентябрь 2021 г.

Содержание статьи

Срок хранения заявлений на ежегодный отпуск

По общему правилу, установленному в ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее — закон № 125), документы по личному составу хранятся в зависимости от времени их создания:

  • бумаги, законченные производством до 01. 01.2003, — в течение 75 лет;
  • после этой даты — 50 лет.

Заявления на отпуск относятся к документам по личному составу, т. к. в качестве документа-основания приобщаются к приказу на отпуск.

На основании ч. 3 ст. 6 закона № 125 утвержден перечень типовых архивных документов с указанием сроков их хранения (приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, далее — Перечень).



Так, п. 19 Перечня устанавливает, что документы, в том числе заявления, являющиеся приложением к приказу, должны храниться 5 или 75 лет в зависимости:

Статьи по теме (кликните, чтобы посмотреть)

  • от вида отпуска;
  • условий, в которых трудятся на предприятии.

Срок хранения заявления на ежегодный отпуск сотрудника тоже равен 5 годам. Исключение составляют заявления отдельных категорий работников.

График отпусков не должен быть уничтожен ранее 1 года после окончания его действия.

Срок хранения заявлений на отпуск отдельных категорий работников и по видам отпусков

Срок хранения заявлений на отпуск работников отдельных категорий составляет 75 лет. К таким категориям относятся работники, занятые в тяжелых, вредных, опасных условиях труда.

ВАЖНО! Заявления от указанной категории сотрудников хранятся 75 лет вне зависимости от того, какой вид отпуска запрашивается и когда документ был закончен производством.

Также хранятся 75 лет заявления от всех работников:

  • на декретный отпуск или отпуск по уходу за ребенком;
  • отпуск без сохранения зарплаты.

Заявление на учебный отпуск подлежит хранению в течение 5 лет.

Сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом их окончания в делопроизводстве.

Хранение заявления о предоставлении отпуска

Сроки хранения заявлений на предоставление отпуска зависят от того, включены они просто в состав документов по личному составу или являются частью личного дела. Этот момент крайне важно выяснить для надлежащего применения пп. 656 и 665 Перечня, согласно которым документы, вошедшие в личное дело, хранятся 75 лет, а те, что не вошли, — 5 лет.

Понятие личного дела и его наполнение определены только для госслужащих. Положение о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела, утв. Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609, устанавливает перечень обязательных к включению в состав личного дела документов, к которым заявления на предоставление отпуска не относятся (п. 16).

Иным организациям необходимо самим решить, что включать в личное дело сотрудника.

Учитывая вышеизложенное, работодателю следует быть внимательным и не допускать наложения сроков хранения отдельных видов документов. Например, при включении внутренним актом в состав личного дела любых заявлений работника, в том числе заявлений на ежегодный отпуск, срок их хранения с установленных Перечнем 5 лет возрастает до 75 лет.

Хранение заявлений на отпуск должно быть организовано работодателем в соответствии с внутренними локальными актами, не противоречащими закону.

Регламентирование порядка ведения и хранения кадровых документов

Для кадровых отделов государственных структур разработаны специальные акты, регламентирующие организацию хранения внутренних документов. Отметим, что, несмотря на разнообразие регламентирующих нормативно-правовых актов отдельных структур, их объединяет следующее:

  1. Срок хранения заявлений един для всех и равняется указанному нами выше: 5 лет для заявлений на ежегодные и учебные отпуска, 75 лет для заявлений на все виды отпусков сотрудников, занятых в тяжелых, вредных и опасных условиях труда, декретных отпусков, отпусков по уходу за ребенком и без сохранения зарплаты.
  2. Дифференцированность звеньев структур, применяющих соответствующий акт, для целей определения последующей сдачи документов в госархив на хранение.

К регулирующим документам, помимо прочего, относятся:

  • приказ Минфина РФ от 03.09.2014 № 276;
  • приказ ФНС РФ от 15.02.2012 № ММВ-7-10/[email protected];
  • приказ ФССП России от 30.01.2015 № 37.

Отметим, что для акционерных обществ постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс установлен порядок и сроки хранения документов общества. Установлено, что хранение документов обеспечивает единоличный исполнительный орган по месту нахождения юрлица.

Всем прочим организациям частной формы собственности предоставлена свобода в регламентировании порядка ведения и хранения кадровых документов с учетом требований Перечня. Так, работодатель локальными актами (положением об архиве, положением о документообороте или иными) устанавливает внутренние правила и требования к сортировке и хранению кадровых документов.

Где хранятся заявления на отпуск сотрудников

При решении вопроса, где хранить заявления на отпуск работников, необходимо обратиться к следующим документам:

Указанные акты устанавливают требования к помещениям архивов, режиму хранения и уничтожения, а также обеспечению безопасности документов по личному составу.

Приказы по личному составу систематизируются в делах в порядке возрастания номеров и дат приказов в пределах календарного года. После оформления всех документов на хранение необходимо ежегодно выполнять комплекс мероприятий по хранению этих документов до истечения срока их хранения или ликвидации компании.

Если компания реорганизуется любым способом, за исключением преобразования, ее документы должны быть переданы одному из новых обществ (п. 9.7 Основных правил работы архивов организации).

При этом отметим, что судьба документов нижних звеньев госорганизаций, если таковые не являются источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, в случае их ликвидации решается ликвидационной комиссией по согласованию с экспертно-проверочной комиссией госархива.

Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения архивных документов

Обязанности работодателя хранить внутренние документы корреспондирует административная ответственность согласно ст. 5.27, 13.20 и 13.25. Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Отметим, что судебная практика исходит из того, что в данной категории дел неприменимо понятие малозначительности как основания для снижения размера ответственности или прекращения судебного разбирательства. Как указано в постановлении Хабаровского крайсуда от 10. 08.2018 по делу № 4А-450/2018, нарушение установленного государством порядка хранения, комплектования, учета и использования архивных документов имеет значительную степень общественной опасности. При этом угроза охраняемых общественных отношений заключается в пренебрежении ответственного лица к исполнению своих обязанностей.

Судебная практика также содержит иной пример применения указанных норм административного законодательства. Согласно постановлению Калужского облсуда от 29.09.2016 по делу № 4А-325/2016 при возникновении крайней необходимости и особом стечении обстоятельств (в рассматриваемом примере это неблагонадежность единоличного исполнительного органа) сохранность документов компании, в том числе архивных, может обеспечивать член совета директоров.

На основании приведенной в настоящей статье законодательной базы можно сделать вывод о скромном регулировании рассматриваемого вопроса в части негосударственных юридических лиц. Свобода работодателя в определении статуса заявлений на отпуск и правил их хранения приводит к отсутствию единообразия в правилах кадрового учета.

Статья оказалась полезной? Подписывайтесь на наш канал RUSЮРИСТ в Яндекс.Дзен!

Срок хранения заявлений

Общие правила

Приказы делятся по личному составу, основной или хозяйственно-административной деятельности. К первому типу относятся приказы, посредством которых осуществляется документирование трудовых отношений. К этому виду относится командировка, увольнение с рабочего места, отдых. У приказа по личному составу имеется 2 срока, определяющие годы, в течение которых его можно хранить: 75 и 5 лет.

Важно! Законодатель обязывает фирму хранить документы в архиве предприятия. Доступ к архиву должны иметь только уполномоченные на это лица, чтобы не произошло неправомерного распоряжения. ФЗ № 125 дает четкое определение тому, чем является архивный документ. Он наделяет это понятие следующими характеристиками: нахождение на материальном носителе, данные, хранящиеся в архиве должны обладать общественно-государственной важностью.

Приказы и заявления принято хранить в архиве фирмы. Их могут добавлять к личному делу трудящегося или содержать в специальной папке. Если официальные бумаги хранятся в папке, то создается отдельная папка для приказов на отпуск и заявлений на период в 75 лет, 5 лет.

Документы об отпусках

Что касается отпуска, то здесь законодательством предусмотрено несколько видов ситуаций. 75 лет будет содержаться официальная бумага на отдых, если она дает предоставление сотруднику на отдых без сохранения заработной платы, если она выдается с целью ухода за ребенком, еще не достигшим 3-летнего возраста. 75 лет – это значительный период. В течение такого длительного срока фирма содержит в архиве лишь те документы, которые имеют существенное значение.

5 лет в архиве компании, где работает человек, будет лежать официальная бумага, касающаяся оплачиваемого отдыха. Также будут наличествовать приказы, связанные с изменением срока отпуска и отзывом работника из него.

Законодательство обязывает фирму устанавливать надлежащий контроль над хранением официальных бумаг. Чаще всего приказы и заявления содержатся в личном деле трудящегося. Они также могут храниться в специальной папке. Законодательством четко определено место, где хранить официальные бумаги. Этим местом является архив.

Обычно заявления на отдых хранятся 75 лет. Для людей, имеющих высокую и ответственную должность (начальник предприятия, сотрудник с государственной должностью, ученой степенью), должно осуществляться постоянное хранение личных дел.

Любое поданное трудящимся заявление будет храниться в течение 5 лет, если предприятие не создает дела о каждом трудящемся в организации.

ФЗ № 125 от 22 октября 2004 года и Постановление Правительства Российской Федерации обозначили перечень обязанностей, которые должны выполнять фирмы, чтобы обеспечить сохранность официальных бумаг. Ст. 3 ФЗ № 125 дает определение понятию «архивный документ».

Согласно закону, архивным документом является информационный носитель, содержащий определенный набор данных и необходимый для хранения, так как он является значимым для общества. Знание понятия архивного документа поможет лучше разобраться в тонкостях законодательства.

Сроки хранения приказов и заявлений на отдых могут варьироваться. В одних случаях срок составляет многое время – 75 лет, а в других – 5. Документация, хранящаяся в организации, содержится либо в специальной папке, которая создается, основываясь на определенном принципе, либо в личном деле сотрудника предприятия. 75 лет хранятся заявления на отдых, если предприятием предоставляется отдых без сохранения заработной платы, если выдается отпуск, чтобы ухаживать за ребенком, еще не достигшим 3-летнего возраста. 5 лет будут храниться документы, связанные с ежегодным оплачиваемым отпуском. Заявления и приказы, касающиеся изменения срока и времени отпуска и отзыва из отпуска, также должны храниться в течение 5-летнего срока.

Ведение личных дел работников в 2018 году: основные правила

Формирование личных дел, как правило, поручается кадровику или делопроизводителю. Поскольку информация, которую приходится использовать в процессе работы, носит персональный характер, требования по защите персональных данных неукоснительно соблюдайте! Порядок оформления личных дел закрепляется на локальном уровне — приказом, распоряжением, специальной инструкцией или нормативным актом. Дополнительно работодатель устанавливает перечень документов, включаемых в состав личного дела, куда обычно входят:

  • внутренняя опись личного дела;
  • анкеты, тесты, автобиография, заявление о приеме на работу и другие документы, полученные от работника на этапе собеседования;
  • копии дипломов, аттестатов, лицензий, сертификатов и других документов о образовании, квалификации, специальных навыках и знаниях;
  • трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
  • копии паспорта, ИНН, страхового свидетельства;
  • аттестационные листы и отзывы коллег о работнике;
  • характеристики и рекомендательные письма;
  • докладные и служебные записки;
  • должностные инструкции;
  • акты и уведомления;
  • личные заявления и справки о состоянии здоровья;
  • копии приказов по личному составу, имеющие отношение к работнику — о переводах, поощрениях, долгосрочных командировках, направлении на обучение, применении и снятии дисциплинарных взысканий;
  • личный листок (карточка) по учету кадров.

В целом же состав личного дела определяется особенностями взаимоотношений с конкретным сотрудником и характером порученной ему работы. Например, в папку на работника, имеющего доступ к коммерческой или иной охраняемой законом тайне, подшивается соглашение о неразглашении конфиденциальных данных. А в деле работающего инвалида хранятся копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности.

Законодатель не унифицировал форму личного дела. Следовательно, каждая организация вправе самостоятельно решать, как должна выглядеть такая папка и какие документы в нее следует подшить. Как правило, в основу ложится личный листок (карточка) по учету кадров, содержащий персональные и биографические сведения о сотруднике (дату рождения, ФИО, пол, семейное положение, профессия, уровень владения иностранными языками и т.д.). Это может быть как унифицированная форма Т-2, так и разработанный работодателем бланк.

Заполняет его сам работник после трудоустройства, подтверждая достоверность предоставленных сведений подписью с указанием даты. Сюда же вклеивается фото. Чтобы обновить сведения (например, в случае изменения семейного положения, получения ученого звания или повышения квалификационного уровня), составляется дополнение.

О правилах работы с унифицированными бланками Т-2 читайте на портале «Кадровое дело»:

  • Личная карточка работника по форме №Т-2: порядок оформления
  • Простые секреты личной карточки
  • Срок хранения личных карточек Т-2

Сформированное личное дело хранится в отделе кадров вплоть до увольнения сотрудника. Доступ к папкам строго ограничивается. После прекращения трудовых отношений, не позднее трех лет с момента увольнения, дело передается в архив. Еще до передачи в самый конец папки помещается лист-заверитель с указанием количества листов, особенностях физического состояния и формирования тома, датой оформления и подписью ответственного должностного лица.

В помощь кадровику — полезное видео о том, как привести локальную документацию в порядок и утвердить недостающие формы для комфортной работы по учету кадров, и подборка готовых кадровых документов для скачивания:

  • Анкета из личного дела сотрудника
  • Обложка личного дела сотрудника
  • Внутренняя опись личного дела сотрудника
  • Лист-заверитель личного дела

Заявление на отпуск за свой счет сколько хранить

У нас работает электромонтёр сутки через трое, с IV группой по электробезопасности до и…Вопрос Какой срок хранения приказов на отпуск без сохранения заработной платы? В гос. архиве на длительное хранение принимают только приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение, совмещение). Ответ Ответ на вопрос: Приказ о предоставлении отпуска за свой счет относится к приказам по личному составу. Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Инфо Сроки хранения документов Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз.
4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет. Исключение из этого правила составляют приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т.
п.), а также приказы о взысканиях. Их нужно хранить только пять лет.

Срок хранения приказов на отпуск

Внимание Если же организация установила в правилах документооборота, что приказы и заявления на отпуск включены в личное дело, то хранят такие бумаги либо 50 лет, либо 75 лет — в зависимости от того, созданы они позже или раньше 2003 года (ст. 656 приказа № 558).

  • Исключение по срокам хранения приказов на отпуск составляют отпуска работников со специфичными условиями труда (вредными, опасными, тяжелыми), а также по уходу за детьми и отпуска без содержания — тогда приказы и заявления нужно держать в архиве 50 или 75 лет (также в зависимости от года издания).

Узнайте больше об организации архива в компании в этой статье. Итоги Приказы и заявления на ежегодный отпуск в общем случае хранят 5 лет.

Здравствуйте, Алёна! Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были созданы.

Статья 665 указанного перечня содержит следующий вид документа «Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел » со сроком хранения 5 лет. Если заявления об отпуске сгруппированы в отдельное дело, то в соответствии с Перечнем, папку с заявлениями необходимо хранить 5 лет.
Каждая фирма, осуществляющая предпринимательскую деятельность, обязана хранить заявления сотрудников, соблюдая срок хранения приказов и заявлений на отпуск, который устанавливается существующими нормативно-правовыми документами. Это относится как к частным, так и к государственным организациям. Сколько лет хранятся заявления на отпуск и приказы на отдых работников без сохранения заработной платы? Законодательство предусматривает множество случаев, существует разделение на три основные категории документов:

  1. Организационные.
  2. Распорядительные. К ним относятся приказы, указания.
  3. Справочно-информационные.

Общие правила Приказы делятся по личному составу, основной или хозяйственно-административной деятельности.
К первому типу относятся приказы, посредством которых осуществляется документирование трудовых отношений.
Сколько хранятся заявления на отпуск ТК РФ;

  • Если работник заболеет во время такого отпуска, то больничный ему не будет оплачиваться;
  • Время пребывания в таком отпуске не включается в страховой стаж, который необходим для расчёта пенсий. Так как за этот период не выплачивается заработная плата, то и взносы в ПФР не делаются.

Следовательно, пенсия «не растёт».

Максимальный срок В законе не указан максимальный срок отпуска без сохранения заработной платы. Его продолжительность ограничивается возможностью работодателя отпустить данного сотрудника на тот или иной срок, и найти ему на это время подмену.Но не стоит забывать, что кроме ТК РФ есть и другие ФЗ, которые регулируют труд отдельных категорий работников.Так, например, в ч.

15 ст. 46 Федерального закона от 27.07.2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и ч. 6 ст.
Вопрос-ответ по теме

  • Как рассчитать период ежегодного отпуска после выхода сотрудницы из отпуска по уходу за ребенком ?
  • Каковы сроки хранения внутренних документов компании?
  • Как оформить приказ о хранении аптечки?
  • Как производится увольнение работницы?
  • Как проводится увольнение по соглашению сторон?

Вопрос Сколько времени хранить заявления работников на однодневные отпуска без сохранения зар.платы, если приказы согласно делопроизводства составляются на отпуска три и более дней? Ответ Конкретный порядок ведения документооборота в организации, в том числе ведения и хранения кадровых документов, организация устанавливает самостоятельно с учетом требований законодательства. При этом, на практике заявления хранят либо в личном деле работника, либо в отдельной папке.
Содержание:

  • 404
  • Период, на протяжении которого хранятся заявления и приказы на отпуск
  • Образец заявления на отпуск за свой счет
  • Сколько хранятся заявления на отпуск
  • Документальное оформление отпуска «за свой счет»

404 Внимание Срок подачи заявления в Вашем случае законодательством не установлен. Вы необходимо указать в заявлении дату начала отпуска и подать заявление перед началом отпуска. Работодатель в свою очередь обязан предоставить вам отпуск. Согласно ст. 136 ТК РФ, работодатель обязан оплатить отпуск не позднее, чем за три дня до его начала.

Каковы особенности хранения и сроки хранения приказов на отпуск?

Каждый приказ руководителя должен издаваться на каком-либо основании. В случае выпуска распоряжения на отпуск таким основанием является утвержденный график и личное заявление сотрудника. После тщательной проверки кадровиком корректности составленного графика составляется приказ на отпуск работника.

Какими правовыми нормами регулируется

Сроки хранения заявлений и приказов различаются в зависимости от вида предоставляемого отдыха и регламентируются следующими нормативно-правовыми актами:

  1. ФЗ №125 от 22.10.2004 представляет нормативно-правовую базу регулирования срока и правил хранения документов на предприятии.
  2. ФЗ №43 от 02.03.2016 «Об архивном деле».
  3. Приказ Минкультуры от 31.03.2015 № 526.
  4. Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Особые требования предъявляются к хранению документации юридических лиц:

  1. Для ООО – ст. 12 и п. 1 ст. 50 №14-ФЗ – на основе данных статей деловые бумаги предприятия должны храниться, согласно утвержденному уставу компании.
  2. Для АО – ст. 89 №208-ФЗ.

Срок хранения заявлений и приказов

Согласно Приказу под номером 558, выпущенному Министерством культуры 25.08.2010, документы, связанные с отпуском сотрудника, относятся к категории «личный состав», и срок их нахождения в архиве составляет 5 лет. К ним относятся деловые бумаги:

  • о предоставлении сотруднику ежегодного оплачиваемого и учебного (дополнительного) отпуска;
  • о переносе или отзыве сотрудника из ежегодного отпуска.

Однако если в уставе компании имеются правила, согласно которым данные заявления и приказы включаются в личное дело работника, то срок хранения данных бумаг составляет 75 лет (ст. 656 Приказа №558)

Также к ним относятся документы:

  • о предоставлении отпусков по уходу за ребенком;
  • о предоставлении отпусков без сохранения зарплаты;
  • для работников с тяжелыми, специфическими условиями труда.

Целесообразно сохранять оба вида документов на протяжении максимального срока, предусмотренного законодательством, с целью избежания проблем с проверками.

Организация хранения заявлений и приказов на отпуск

Непосредственные условия, в которых должны сохраняться приказы и заявления, не регламентируются конкретными правилами в законодательстве, помимо основ безопасности работы с документацией. Поэтому организация данной системы хранения реализуется максимально удобно для отдела кадров и руководства компании.

  1. Важно знать, что тот или иной документ может потребоваться в любой момент для руководства или проверяющей структуры, поэтому лучше их разделить на отдельные папки в зависимости от сроков нахождения в архиве.
  2. Сортировать бумаги в каждой папке лучше по определенным критериям: по году создания или по фамилиям сотрудников, которые были отправлены в отпуска.
  3. Документы больших объемов разделяются на несколько томов и сортируются по алфавиту, после чего распределяются в разные папки.
  4. Во время регистрации распоряжения на отпуска нумеруются в хронологическом порядке способом, установленным в конкретной компании и наиболее удобным для кадровиков. Разработанная система регистрации может быть закреплена внутренним актом организации.
  5. Все оригиналы документов, относящиеся к категории длительного хранения, подшивают в дела, после чего они готовы к передаче в архив. Предварительно каждое дело вносится в номенклатуру дел компании.
  6. Когда истекает срок хранения того или иного документа, экспертной комиссией проводится экспертиза ценности бумаг, после чего документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению на основании акта ЭК либо по приказу руководства.

Дорогие читатели, каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Отличная статья 0

особенности оформления и сроки хранения

Законодательство требует от всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей вести документооборот, фиксировать все хозяйственные операции, результаты деятельности и другие значимые события. Оформление командировок сотрудников не исключение. Данную часть хозяйственной деятельности тоже нужно правильно оформлять. Поговорим о приказах на командировки подробно.

Особенности и правила оформления приказов о командировках 

Согласно статье 116 российского Трудового кодекса, командировка — это деловая поездка сотрудника, ограниченная временными рамками, проводимая с целью выполнения должностных обязанностей и поручений руководства вне основного рабочего места.

Важно

Если работа сотрудника в целом связана с постоянными поездками, то командировками они считаться не будут. Для таких работников — это стандартная практика, они фактически трудятся в пути.

Алгоритм отправки сотрудников в командировку содержится в ПП (постановление правительства) России №74 от 13 октября 2008 года. Именно с этой даты правительство нашей страны упростило процесс отправки работников в командировки, до этого требовалось в обязательном порядке оформлять командировочное удостоверение и служебное задание. Применять их по-прежнему можно, но только, если это считает нужным руководство предприятия, закон этого не требует.

Важно

Авансовый отчет по командировке необходим. Его форма АО-1 утверждена законом, предполагается составление данного документа после возвращения сотрудника из командировки. Речь идет об отчете о потраченных средствах с приложением нужных доказательных документов.

Первое, что оформляется по поводу предстоящей командировки сотрудника — это именно приказ, распоряжение по форме Т-9.

Документ должен включать в себя следующие важнейшие сведения:

  • Информация о сотруднике на основании его удостоверения личности.
  • Табельный номер.
  • Должность.
  • Подразделение, цех, отдел, то есть место работы сотрудника.
  • Цель деловой поездки, задачи командировочного.
  • Период поездки.
  • Выдача денежных средств в виде аванса или же указание на то, что все расходы сотруднику будут компенсированы после возвращения.
  • Указание населенного пункта, куда отправляется сотрудник.
  • Сведения о принимающей стороне — филиале самого предприятия, другой компании и так далее.

Традиционно приказы о командировках печатаются на фирменных бланках, где в шапке указана полная информация о работодателе, все реквизиты предприятия, которое отправляет сотрудника в командировку. Внизу документа обязательны подпись руководителя и дата заполнения.

Кроме того, если командировка приходится на выходной день, в деловую поездку едет сотрудник с детьми до трех лет или ухаживающий за инвалидом, на приказе должна стоять его отметка о том, что он не против отправиться в командировку.

Журнал регистрации командировок 

Как гласит ПП №771 от 2015 года, вести журнал регистрации деловых поездок сотрудников работодатели больше не обязаны. Однако это удобно и на практике многие предприятия продолжают вести такие журналы.

К преимуществам ведения журнала регистрации командировок относятся:

  • Есть подтверждение всех затрат на деловую поездку работника.
  • Проще вести расчеты с филиалами.
  • Упрощается осуществление расчетов с самим сотрудников.
  • Есть доказательство того, что работник отсутствует на месте службы по законным причинам.

Такой журнал позволяет систематизировать все данные по конкретной командировке, объединить их, записать в одном месте, что удобно бухгалтерам и сотрудникам кадрового отдела.

Важно

Сегодня компании могут вести автоматизированный журнал регистрации командировок, а также приказы по ним. Этот момент фиксируется в локальных документах фирмы.

Журнал регистрации командировок должен иметь следующие стандартные реквизиты:

  • Порядковый номер записи.
  • ФИО сотрудника, который направляется в командировку, его должность.
  • Место поездки.
  • Если на предприятии по-прежнему заполняется командировочное удостоверение, то указываются его реквизиты.
  • Данные о субъекте, который занимается оформлением деловой поездки.
  • Даты отъезда и приезда командированного.
  • Подпись сотрудника, который едет в командировку.
  • Другие дополнительные сведения, важные для конкретной поездки.

Сроки хранения приказов на командировки 

Распоряжение Минкультуры России №558 от 25 августа 2010 года гласит, что:

  • Все документы, которые касаются оформления деловых поездок, командировок, хранятся на предприятиях 5 лет.
  • Документы, которые касаются длительных командировок за границу, хранятся 10 лет.
  • Командировочные удостоверения тоже хранятся 5 лет.
  • Важное исключение сделано для тех, кто работал на Крайнем Севере, в том числе бывал там в командировках — документы таких сотрудников хранятся 75 лет!

Конкретного упоминания именно о приказах на командировки в данном регламенте лет. Но, исходя из общих правил, такие приказы по форме Т-9 тоже хранятся минимум 5 лет.

Заключение 

Ведение документооборота предприятия регламентируется законодательными актами. Сфера оформления командировок не стала исключением, такие деловые поездки нужно сопровождать пакетом документов. И начинается он с приказа, который подписывает руководитель предприятия. Именно приказ определяет цели, задачи, место прибытия и сроки поездки, является основанием для выдачи аванса на командировку и дальнейших действий администрации компании и самого сотрудника.

Отметим, что вести ли журнал регистрации командировок — решать вам, а вот приказ на деловую поездку необходим.

Сроки хранения документов по личному составу

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота

 

Определение понятия «документы по личному составу»


Документы по личному составу – это документы, создаваемые при приеме на работу, переводе (перемещении), увольнении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, присвоенных квалификации, разряде, звании, иные документы, которые могут быть использованы для подтверждения периода работы и (или) учебы, занимаемой должности (профессии), а также в иных целях, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан (Закон РБ от 25. 11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»).


К числу документов по личному составу относят: заявления, представления и приказы (распоряжения) нанимателя о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, уведомления и приказы (распоряжения) о переводе на контрактную форму найма, продлении и перезаключении контрактов, заявления и приказы (распоряжения) о предоставлении отпусков, присвоении разрядов, классов, квалификационных категорий, личные карточки, лицевые счета, ведомости на выдачу заработной платы и др.


Обращаем внимание, что документы по личному составу образуются не только как результат закрепления трудовых отношений, но и в итоге учебной деятельности (приказы о зачислении в учебные заведения, приказы об окончании обучения и др.).


Какие приказы относятся к группе «приказы по личному составу»?


Хотелось бы обратить внимание на такое понятие, как «приказы по личному составу». В действующих нормативных правовых актах в качестве приказов по личному составу перечислены приказы о приеме, переводе (перемещении), увольнении, командировании, предоставлении отпусков, поощрении, премировании, установлении надбавок, присвоении квалификационных категорий, назначении дежурных, взысканиях, оказании материальной помощи.


ЭТО ВАЖНО! Приведенный перечень приказов охватывает лишь основные разновидности приказов данной группы и не является исчерпывающим.


К категории приказов по личному составу должны быть отнесены приказы о направлении на учебу по инициативе нанимателя, привлечении к работе в выходные дни, утверждении итогов аттестации, присвоении разрядов рабочим, повышении квалификации специалистов.


ЭТО ВАЖНО! Приказы о проведении аттестации, о внесении изменений в штатное расписание носят организационный характер и относятся к категории приказов по основной деятельности.


Сроки хранения документов по личному составу


Определение сроков хранения документов, образующихся в деятельности организаций, осуществляется в процессе проведения экспертизы их ценности.


Основными нормативными правовыми актами, которыми надлежит руководствоваться при проведении экспертизы ценности документов, являются перечни документов с указанием сроков их хранения. В настоящее время в Республике Беларусь действует 2 типовых перечня:


– Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Белкомархива от 06.08.2001 № 38, с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 28.04.2004 № 4, постановлениями Минюста РБ от 31.08.2007 № 58, от 12.01.2009 № 5, от 28.07.2009 № 59, от 19.03.2010 № 21, от 01.11.2010 № 86;
– Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Минюста РБ от 14. 12.2006 № 82, с изменениями и дополнениями, внесенными постановлениями Минюста РБ от 12.01.2009 № 5, от 28.07.2009 № 59, от 19.03.2010 № 21, от 01.11.2010 № 86.


Оба перечня обязательны к применению всеми организациями независимо от формы собственности.


Вместе с тем типовые перечни не могут охватить всю специфическую документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней министерства и иные центральные органы управления разрабатывают ведомственные перечни.


Ведомственные перечни включают в себя полный комплекс документов постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения, образующихся в деятельности организации и подчиненных ему учреждений. Перечень конкретизирует сроки хранения каждого включенного в него документа.


При определении сроков хранения документов организации, прежде всего, пользуются ведомственным перечнем, а при его отсутствии – типовыми перечнями.


Обращаем внимание, что установленные перечнями сроки хранения распространяются на все включенные в них документы без учета видов носителей (бумажные, электронные документы, документы на микропленке и др. ).


Для приказов по личному составу в зависимости от их разновидности действующими перечнями типовых документов установлено 2 срока хранения: 75 лет или 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.


При определении сроков хранения приказов по личному составу в случае, если они не конкретизированы в нормативных правовых актах, следует исходить из их значимости для последующего использования в целях подтверждения стажа (общего трудового, стажа работы по специальности), размера заработной платы, имеющейся квалификации и т.п.


Храним 75 лет


Срок хранения 75 лет имеют приказы о приеме, перемещении, увольнении, поощрении, премировании кадров, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и служебных командировках за границу.    


Для приказов о направлении на учебу, об утверждении итогов аттестации, о присвоении разрядов рабочим, о повышении квалификации специалистов должен быть установлен срок хранения 75 лет.


Храним 3 года


Срок хранения 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства имеют приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь.


Для приказов о привлечении к работе в выходные дни срок хранения следует определять исходя из того, предполагается ли денежная компенсация работникам за привлечение к работе в выходные дни. В случае компенсации срок хранения таких приказов будет составлять 75 лет, если компенсация не предусмотрена – 3 года после проведения налоговой проверки.


Индекс документа


Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой «к» (для документов 75-летнего срока хранения) или «л» (для документов 3-летнего срока хранения).

 

Срок хранения приказов о штатном замещении

Не нашли ответа на свой вопрос? Дополнительная работа, порученная сотруднику в соответствии с соглашением об этом, может быть отменена ранее оговоренного срока. Отмена должна быть оформлена приказом о снятии совмещения должностей профессий. Рассмотрим особенности его содержания и издания на примере образца. Совмещение должностей профессий нужно отличать от внутреннего совместительства, при котором работник трудится по самостоятельному трудовому договору за пределами рабочего времени по основному трудовому договору. Это совершенно разные режимы труда, а их смешение влечет недопустимые ошибки в табелировании рабочего времени, расчетах заработной платы работников, их среднего заработка, отпускных, оплаты временной нетрудоспособности и др.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как долго нужно хранить бухгалтерские документы?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Приказ исполняющий обязанности генерального директора

В крупных организациях нередко начальству приходится отправляться в отъезды по служебным вопросам. Однако для этого следует учесть ряд формальностей, а также выполнить их в соответствии с законодательством РФ и Уставом данной организации как и при оформлении даже такого момента, как временное замещение работника, для чего издается соответствующий приказ. А именно — оформить и издать документ о направлении начальства в командировку.

Как же это сделать? Какие изменения претерпела требуемая документация в году? Приказ о направлении директора в командировку применяется для того, чтобы письменно подтвердить факт командирования, чего требует закон. А нарушение закона влечет за собой ответственность, поэтому важно соблюсти данное требование. Причем распоряжение обязательно даже в случае отъезда продолжительностью менее одного дня. Наличие распоряжения также закрепляет условия оплаты командирования отправляемого лица и все расчеты налоговых затрат в пути.

Избежать его оформления возможно, лишь когда трудовая деятельность отправляемого в рабочую поездку лица не связана с пребыванием на постоянном месте одной работы. В таком случае ни приказ, ни сама служебная поездка не имеют права на существование. В остальном этот документ необходим. Перед тем, как оформлять документ-распоряжение о командировании руководителя, можно составить служебную записку — основание для направления в рабочую поездку.

В образце служебной записки требуется указать цель командировки, дату и время отъезда и предполагаемого возвращения, а также транспорт, доставивший в пункт назначения. Хотя с года этот документ не является обязательным. Затем уполномоченное лицо составляет распорядительный акт на командирование. Образцовый приказ директора на самого себя в командировку должен содержать следующие сведения:. С г. Этот документ подписывается главным руководителем организации. То есть если директор является таковым, то ему и нужно подписывать изданное собой распоряжение.

Если у предприятия имеется выше стоящее звено, чем директор, то правом подписания и издания в зависимости от Устава организации обладает именно оно. Но подпись руководителя как подтверждение ознакомления с документом также необходима. Заполняется распорядительный акт на командирование руководителя по форме Т Однако строго установленного образца такого распоряжения не существует , поэтому составитель вправе дополнять, корректировать содержание распоряжения в соответствии с Уставом организации.

Требуется взять в учет и указать все требуемые в форме реквизиты для того, чтобы данный распорядительный акт вступил в законное действие. Аналогичные требования распространяются и на приказ на генерального директора на командировку. Следует уделить внимание отсутствию в бланке полей для начислений оплаты за служебную отлучку. Понадобится составить один оригинал и копию распорядительного акта и передать его в бухгалтерию. В противном случае руководитель может остаться без суточной оплаты рабочей поездки и взять все расходы в пути на себя.

В силу отсутствия руководителя предприятия необходим заместитель, который на определенный срок будет исполнять функции руководителя. В таком случае, помимо унифицированной формы Т-9, добавляется распорядительный акт о назначении директора на время командировки. То есть начальником временно назначается определенный сотрудник, на которого возлагаются обязанности отлучающегося начальства. Правильно выполнив все вышеуказанные пункты обеспечат руководителю спокойную рабочую поездку, оформленную по закону.

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам круглосуточно и без выходных :. Согласно законодательству, командировка директора должна быть правильно оформлена и соответствовать поставленным задачам. Выполнение служебных обязанностей вдали от предприятия запрещено по закону следующим категориям лиц:. Работники, воспитывающие детей до трех лет, отправляются в служебную поездку, только выразив согласие на это.

Пример цели командировки директора:. По возвращении в течение 3 дней начальник передает в бухгалтерию выданное ему удостоверение, авансовый отчет и документы, подтверждающие все денежные расходы. В уставную документацию вносятся лица, которые вправе заполнять и ставить подпись на распоряжениях о командировании. В некоторых фирмах этим занимается главный бухгалтер или заместитель директора. Подпись дополняется текущей датой. В период командировки руководителя выполнять его функции остается назначенный на это время сотрудник с его согласия.

Согласно ст. Составляется доверенность на право ведения дел и переговоров. При необходимости директор указывает меньший период. Командирование руководящего лица компании часто является неотъемлемой частью рабочего процесса. В данном случае возникает вопрос, как и кем оформляется соответствующая документация. Законодательство предусматривает, что составление необходимых актов осуществляется по стандартной процедуре.

То есть принципиальных отличий в командировании обычного сотрудника или руководителя не имеется. Основными аспектами, на которые необходимо обратить внимание являются передача полномочий на время поездки и установление лица, которое ее оформляет. Для генерального директора действуют те же ограничения в командировании, что и для рядовых сотрудников. Не разрешается отправлять в служебную поездку:. Законодательство предписывает при этом, что генеральный директор не обладает какими-либо преимуществами в начислении командировочных.

Их размер должен соответствовать общей установленной процедуре. С года отменена необходимость составления служебного задания и командировочного удостоверения. Однако это не исключает возможность их заполнения. Если при этом в локальном положении о командировках указывается на необходимость составления документа, то он должен присутствовать в обязательном порядке.

Составляется документ руководителем самому себе или лицом, которому передаются соответствующие полномочия. В основании данного приказа указывается обычно служебная записка, она же является приложением. Отмена служебной поездки руководящего лица также осуществляется по стандартной процедуре. Главным моментом в данной ситуации становится соответствующее основание:.

На основании указанной причины составляется служебная записка на имя того, кто составлял приказ о командировании. Если это был сам руководитель — то ему, если его заместитель или полномочный представитель, то запись передается соответственно. Приказ об отмене командировки составляется в том случае, если он оформляется до отбытия генерального директора. Если выезд уже состоялся, то необходимо составлять документ об отзыве командирования.

Составляется он обычно тем лицом, которому были переданы соответствующие полномочия. Требуется также указание на служебную записку, на основании которой производится отзыв. Основным аспектом, на который необходимо обратить внимание при командировании начальника — это передача руководящих обязанностей на период поездки. К это вопросу необходимо отнестись со всей ответственностью, особенно если отсутствие предполагает длительный срок.

Если генеральный директор отбывает в однодневную командировку, то передача полномочий может не потребоваться. Однако нередко возникает ситуация, когда даже в указанный день присутствие руководителя на работе будет необходимостью. Обычно приказ на замещение директора составляется на имя его заместителя или помощника. Однако данный момент не обязателен и соответствующие полномочия могут быть переданы любому лицу.

При составлении документа должна быть указана документальная причина передачи обязанностей. Также оговариваются временные сроки, в течение которых лицо наделяется полномочиями. Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам круглосуточно и без выходных : С начала года были отменены обязательные документы — командировочное удостоверение и служебное задание.

Нужен ли и этот документ? Оно бывает только в форме приказа или распоряжения. Работодатель должен его издать, а руководитель или другое доверенное лицо — подписать. В документе следует указать:. Сотрудник может быть отправлен и в другую страну, если руководитель утвердит техническое задание. Сюда дополнительно прикладывается смета расходов.

Сюда относятся:. На данный момент нет единой формы положения, которая бы обязывала сотрудника отправить в командировку. Начиная с года все стандартные и шаблонные документы перестали иметь юридическую силу. Однако с предоставленными бланками нужно ознакомиться. В них содержится вся информация, поэтому зачастую форма Т-9 и Т-9а до сих пор используется в компаниях. Форму можно попробовать создать и самостоятельно.

Учитывается специфика компании. В таком случае она должна быть утверждена руководителем. В дальнейшем ее прикладывают к краткому отчету о выполненном задании. Многие задаются вопросом, может ли директор подписать приказ, находясь в служебной поездке? Окончательный ответ на этот вопрос находится в локальном нормативном акте конкретной компании.

Это правомерно и этот подход подтверждается письмом Роструда под номером ТЗ. В коммерческих компаниях принимать участие в подписании может Совет директоров, если, конечно, он есть. Ведь эта процедура не является логичной и существенно нарушает субординацию. Иными словами, подчиненный не может самостоятельно сформировать приказ в тот момент, когда директор находится в стенах компании, даже если ему были выданы полномочия.

“Курс Специалист по кадровому делопроизводству со знанием программы 1С: ЗУП: 8.3.”

Приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора относится ко внутренней распорядительной документации фирмы и составляется при определенных условиях. В большинстве случаев такой документ издается на предприятиях малого сектора экономики, поскольку в крупных организациях с большими оборотами перекладывание функции бухгалтера на директора попросту нецелесообразно. Организация работы бухгалтерии является обязанностью руководителя предприятия. Он может пойти по одному из трех путей:. Последнее возможно тогда, когда фирма не может по каким-то причинам содержать отдельного специалиста на должности главбуха и использует при этом УСН — упрощенную систему налогообложения основная налоговая система в силу некоторых своих особенностей и довольно большой сложности требует специального образования и знаний.

Приказы являются инструментом для регулирования отношений между сотрудниками и работодателем. Они формируются при наличии этих обстоятельств:. Приказы, касающиеся сотрудников, заполняются по утвержденной форме.

В крупных организациях нередко начальству приходится отправляться в отъезды по служебным вопросам. Однако для этого следует учесть ряд формальностей, а также выполнить их в соответствии с законодательством РФ и Уставом данной организации как и при оформлении даже такого момента, как временное замещение работника, для чего издается соответствующий приказ. А именно — оформить и издать документ о направлении начальства в командировку. Как же это сделать?

Приказ о совмещении должностей образец

Закон требует, чтобы каждое юридическое лицо имело главного бухгалтера. Однако в некоторых случаях предпринимателю дана поблажка в виде разрешения исполнения директором обязанностей главного бухгалтера. Гендиректор может замещать главбуха как в периоды его временного отсутствия, так и на постоянной основе. Для этого необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому контракту директора и издать приказ. Хотя единого бланка таких документов не предусмотрено, они составляются по определенному шаблону. Только руководитель малого и микро предприятия имеет право возложить на себя ответственность за бухучет. К ним относятся организации, штатный состав которых не превышает человек и с годовым оборотом не более млн. Главбух должен быть назначен сразу после регистрации ООО или акционерного общества , при этом приказ издается и подписывается новоиспеченным генеральным директором. Приказ о вступлении в должность генерального директора и гл бухгалтера одновременно содержит:. В некоторых случаях издается отдельное приложение с росписями в ознакомлении заинтересованных лиц, но в данном случае этого не требуется.

Образец приказа о возложении обязанностей директора на время отпуска

Особенности издания приказа о совмещении должностей в случае временного возложения обязанностей руководителя организации. Возможность выполнения работником за плату дополнительной работы во время его рабочего дня предусмотрена ст. Законодатель не устанавливает в императивном порядке требований к форме получения такого согласия. Правоприменителю разрешается любое его оформление в письменном виде, позволяющее достоверно зафиксировать волю работника — согласие на выполнение дополнительной работы, ее продолжительность, содержание и объем, отвечающее правилам документооборота, принятым в организации. Есть мнение см.

Приказ о совмещении должностей — образец года должен содержать 5 обязательных элементов и издается с соблюдением ряда условий.

Я понимаю кадровик должен был заключить не дополнительное соглашение, а просто соглашение с работником угу. Вопрос: Сотрудник не заместитель будет замещать начальника отдела без освобождения от работы, определенной его трудовым договором, в течение рабочего дня. Какие документы необходимо оформить в случае поручения дополнительной работы? Ответ: Для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику может быть поручена дополнительная работа как по другой, так и по такой же профессии должности.

Приказ об исполнении обязанностей до закрытия вакансии

Если происходит процесс, в ходе которого сотрудник оформляется, как совместитель, наряду с основной деятельностью им будет исполняться и дополнительная деятельность. Работодатель в обязательном порядке должен издать соответствующее распоряжение, в ходе которого и начинается трудовая деятельность на дополнительной работе. Приказ необходимо писать в соответствии с установленной законодательством формой и с наличием всех необходимых подписей.

Законна ли формулировка Назначить исполняющим обязанности директора с выплатой разницы в окладах? При этом запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором ст. Важно ТК РФ или временного перевода ст. В соответствии со ст. В частности, для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику может быть поручена дополнительная работа как по другой, так и по такой же профессии должности ч.

Штатное замещение это

Учредители предприятия сами выносят решение о назначении генерального директора. Но вдобавок к их решению нужно издать и подписать приказ о возложении обязанностей директора на конкретного человека. Некоторые не понимают, зачем нужно издавать несколько похожих документов, но это необходимо согласно требованиям Трудового Кодекса. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Приказы в ДОУ по. Приказы О Замещении В Доу. Приказы по личному составу оформляют трудовые отношения Унифицированная форма приказа на отпуск (несколько Виды приказов .

Образец приказа о совмещении должностей понадобится при оформлении передачи сотруднику дополнительных полномочий и обязанностей по другой должности или профессии. Чтобы правильно составить документ, необходимо отразить в нем все обязательные реквизиты, в том числе сроки и условия совмещения, а также точный размер доплаты, полагающейся работнику за одновременное выполнение нескольких трудовых функций. Время от времени работодатели оказываются в непростой кадровой ситуации, когда вакантные должности на предприятии есть, но занять их новыми работниками нет возможности. Причины бывают разными: отсутствие на локальном рынке труда подходящих претендентов, нежелание искать нового сотрудника на заведомо короткий срок например, до возвращения из отпуска основного специалиста и т. Чтобы компания нормально функционировала в условиях дефицита рабочей силы, обязанности отсутствующих специалистов выполняют другие сотрудники, совмещающие дополнительную занятость с работой по основной должности или профессии.

Образец приказа на командировку директора

Все эти функции выполняются вместе с основной трудовой деятельностью, неразрывно с ней в определенное время работы. Если они выходят за рамки рабочего дня, речь идет уже о внутреннем совместительстве. Какой вариант выбрать, решается работодателем в каждом конкретном случае: В случае длительного отсутствия основного работника применяется правило заключения срочного трудового договора, в котором специально оговорено условие работы до выхода основного сотрудника.

Доплата в размере % от оклада или в размере разницы в окладах?

Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца. Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца. Обзор документа.

Порядок замещения После того, как временный заместитель будет найдет, руководство издает приказ, в котором указывает необходимость замещения, а также условия, на которых оно будет происходить.

Об утверждении инструкции по кадровому делопроизводству в территориальных органах Федеральной антимонопольной службы. В целях установления единой системы ведения кадрового делопроизводства в территориальных органах ФАС России. Утвердить прилагаемую инструкцию по кадровому делопроизводству в территориальных органах ФАС России. Руководителям территориальных органов организовать изучение настоящей инструкции государственными гражданскими служащими территориальных органов и обеспечить контроль ее исполнения. Настоящая Инструкция устанавливает единые правила ведения кадрового делопроизводства в территориальных органах Федеральной антимонопольной службы далее – ФАС России.

Приказ на исполнение обязанностей главного бухгалтера директором

Об этом сказано в пунктах 3. Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России. Документы для проверки При проведении проверки как плановой, так и внеплановой трудовая инспекция может запрашивать и безвозмездно получать от работодателя любые документы, необходимые для осуществления контроля, в том числе документы за любые периоды абз. Требовать от организации документы и информацию, которые не являются объектами проверки и или не относятся к предмету проверки, проверяющие не могут п. Также необходимо иметь в виду, что ряд форм документов, используемых в качестве первичных учетных документов и установленных уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов, остаются обязательными к применению например, кассовые документы и т.

Как составить приказ о возложении обязанностей и в каких случаях он оформляется? Какие нюансы учесть, если в отпуск уходит директор предприятия? Обо всем читайте в нашей статье.

Хранение кадровых документов

Статья

ФЗ РФ

Вид кадрового документа

Сроки хранения

Примечания

333

Данные по работе с кадрами (сводки, сведения, справки, доклады)

Постоянно

 

334

Документация о распределении, приеме, учете, перемещении

5 лет (ЭПК)

 

335

Документация, касающаяся потребности в персонале, высвобождении, сокращении кадров

5 лет

 

336

Записки о личном составе (заменяющие приказы)

75 лет (ЭПК)

Сведения о предоставлении отпуска, взысканиях, дежурствах, командировках внутри страны – срок хранения составляет 5 лет

337

Личные дела персонала (полный объем документации, включая заявления, автобиографии, листки учета, анкеты, результаты аттестации и прочее):

1) руководителей, членов контрольных, руководящих, исполнительных органов, персонала, имеющего звания, ученые степени, награды, премии;

2) остальных работников

Постоянно

 

 

338

Трудовые договора

75 лет (ЭПК)

 

339

Личные карточки

75 (ЭПК)

 

340

Характеристики (при отсутствии личного дела)

75 (ЭПК)

 

341

Документация работников, не принятых на предприятие

12 месяцев

 

342

Подлинные документы (удостоверения, трудовые книжки, аттестаты)

Только до востребования

При отсутствии востребования от 50 лет

343

Документация, не входящая в личные дела (копии приказов, командировочная документы и прочее)

5 лет

 

344

Протоколы конкурсной комиссии

Постоянно

 

345

Документация для лиц, не имеющих личных дел

75 лет (ЭПК)

 

346

Объем переписки об избрании, замещении вакантных должностей

3 года

 

347

Заявления на участие по замещению вакансий

3 года

 

348

Протоколы, касающиеся установки трудового стажа

15 лет

Если нет приказа – 50 лет

349

Штатное расписание

Постоянно

 

350

Списки для:

   

руководящих должностей, исполнительных органов предприятия

Постоянно

 

ветеранов, участников различных боевых действий

Постоянно

 

награжденных, обладающих различными удостоверениями

Постоянно

 

всех работников

75 лет

 

прошедших аттестацию различного типа

5 лет

 

военнообязанных работников

3 года

 

кандидатов на выдвижение

5 лет

 

всех получающих персональные ставки

10 лет

 

351

Отчетные документы

3 года

 

352

Командировочная переписка

5 лет

 

353

Призыв, отсрочка для военнообязанных

3 года

 

354

Документация об установке оклада, ставок, надбавок

5 лет

Если нет приказа – 50 лет

355

Переписка о персональных ставках

5 лет

 

356

Отпускные графики

12 месяцев

 

357

Картонки для приказов по личным делам

75 лет

 

358

Книги, карточки, журналы для учета:

 

После увольнения работника

приема, увольнений, перемещений

75 лет

 

командировок

5 лет

 

военнообязанных

3 года

 

отпусков

3 года

 

личных дел, трудовых соглашений

75 лет

 

выдачи вкладышей, трудовых книжек

50 лет

 

выдача справок

3 года

 

командировочных удостоверений

5 лет

 

Приказ о направлении в командировку

Распоряжение работодателя о направлении работника в служебную командировку оформляется в приказе, составляемом по унифицированной форме N Т-9 (код по ОКУД – 0301022), а группы работников – в приказе по форме N Т-9а (код по ОКУД – 0301023). Основанием для издания приказа о направлении работника (работников) в командировку обычно является служебное задание.

Приказ о направлении работника в служебную командировку печатается на бумаге формата А4 в необходимом количестве экземпляров. Один экземпляр (оригинал) обычно хранится у руководителя предприятия (в канцелярии) или в отделе кадров, а другие экземпляры или копии – в бухгалтерии и в структурных подразделениях, в которых работают командированные лица. Срок хранения данного документа – 75 лет.

При заполнении унифицированных форм приказов соблюдаются определенные правила:

  • фамилия, имя, отчество работника, табельный номер, наименование профессии (должности), наименование структурного подразделения, другие сведения указываются в соответствии со служебным заданием;
  • место назначения (место командировки) также переносится из служебного задания.

Срок командировки указывается в соответствии со служебным заданием с учетом следующих правил:

  • днем начала командировки является день отправления транспортного средства из места постоянной работы, днем окончания – день прибытия транспортного средства в место постоянной работы;
  • срок командировки начинает исчисляться с момента отправления транспортного средства из места постоянной работы. В случае отправления (прибытия) транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда (приезда) считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее -последующие сутки. Если станция, вокзал, пристань, порт, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, то учитывается время, необходимое для проезда до этих транспортных узлов;
  • срок (в календарных днях) включает в себя не только время нахождения работника в месте командировки, но и время нахождения в пути;
  • цель командировки также переносится из служебного задания с максимальной точностью;
  • командировка может оплачиваться за счет направляющей или за счет принимающей организации, расходы могут распределяться между обеими организациями. Если лицо, работающее по совместительству, направляется в командировку по основной и совмещаемой работе, между работодателями заключается соглашение о направлении работника в командировку. При этом каждый работодатель составляет свой приказ о направлении работника в командировку, в котором в строке “Командировка осуществляется за счет средств” указываются источники возмещения каждого вида расходов со ссылкой на соглашение (его номер и дату), заключенное между работодателями;
  • в строке “Основание” унифицированной формы N Т-9 обычно сначала указывается служебное задание, его номер и дата. В случае если командировка вызвана получением предписания (вызова) руководителя головной организации (или по согласованию с ним), в строке “Основание” указывается номер и дата предписания, а служебное задание формулируется по приезду работника в головную организацию.

В унифицированной форме приказа о направлении работника в служебную командировку обязательно заполнение всех строк, граф и столбцов, в противном случае юристы и бухгалтеры предприятия лишаются возможности доказать, что поездка действительно являлась служебной командировкой. Если в форме остаются незаполненные строки, то они должны быть обязательно прочеркнуты.

В унифицированные формы приказа о направлении работников в командировку могут включаться дополнительные реквизиты, строки, графы (например, для фиксации согласия сотрудника на командировку или же отказа от нее, передачи полномочий руководящего работника заместителям).

Если согласие сотрудника оформляется отдельным документом (заявлением работника), то в строке “Основание” унифицированной формы N Т-9 указываются реквизиты этого документа.

Если в командировку направляются два, три или более работников, то в форму N Т-9а вносятся изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Приказ (распоряжение) составляется работником кадровой службы или другим уполномоченным на это лицом.

Проект приказа о направлении работника (работников) в командировку визируется руководителем структурного подразделения, составившим служебное задание, руководителем кадровой службы и главным бухгалтером. Окончательно оформленный приказ подписывается руководителем предприятия или уполномоченным им лицом и предъявляется работнику для ознакомления под расписку.

На основании приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку отделом кадров выписываются и выдаются работникам командировочные удостоверения.

Пересмотрите политику в отношении деловых поездок и отпусков по мере продолжения пандемии

По мере того, как кризис COVID-19 продолжается, работодатели могут захотеть обновить свои правила в отношении поездок, чтобы они соответствовали меняющимся ограничениям на поездки на федеральном уровне и уровне штата и руководящим принципам безопасности на рабочем месте.

Многие путешественники были остановлены с момента начала пандемии и могут продолжать оставаться местными до тех пор, пока вакцины не будут широко распространены. Однако, если сотрудники действительно путешествуют во время пандемии, работодатели должны рассмотреть вопрос о добавлении требований к тестированию на COVID-19 и изоляции, связанных с поездками, в свою политику, отметила Трейси Даймонд, поверенный Troutman Pepper из Принстона, штат Нью-Йорк.J.

Поскольку работодатели обязаны обеспечивать безопасное и здоровое рабочее место, они могут контролировать поездки сотрудников, которые работают в офисе, а не на дому, и которые, таким образом, могут представлять угрозу безопасности для других сотрудников, сказал Анджело Филиппи. адвокат Келли Кроненберг в Форт-Лодердейле, Флорида,

Вот некоторые моменты, которые работодатели должны учитывать при обновлении своей политики в отношении поездок и безопасности.

Сведение к минимуму несущественных поездок

Число случаев COVID-19 сокращается, но количество случаев заболевания U.Центры по контролю и профилактике заболеваний (CDC) по-прежнему рекомендуют воздерживаться от несущественных поездок. «Путешествие увеличивает ваши шансы заразиться и распространить COVID-19», – говорится в сообщении агентства.

В соответствии с рекомендациями CDC, работодатели должны продолжать внедрять гибкие варианты встреч и поездок, сказал Филиппи.

Николь Камм, поверенный Fisher Phillips из Вудленд-Хиллз, Калифорния, сказала, что работодатели могут и дальше минимизировать поездки, которые не являются необходимыми, избегая личных встреч и устраивая видеоконференции через Zoom и другие платформы.

«Если поездки необходимы, работодатели должны сообщить о политике в отношении поездок, которая призвана снизить риски во время таких поездок и по возвращении на рабочее место», – сказал Филиппи.

Разрешение удаленной работы для сотрудников по их возвращению из командировки и требование тестирования, если оно согласуется с соображениями безопасности на рабочем месте, являются надлежащей практикой, отметил он. “Конечно, обеспечение того, чтобы такие сотрудники не находились в невыгодном положении с точки зрения занятости и оплаты труда, должно быть частью любой такой политики, включая любые расходы на тестирование, которые они могут понести.”

Тестирование и карантин

Рекомендации и требования к тестированию и карантину изменились по мере того, как становится доступным больше данных о коронавирусе, а количество случаев заболевания и госпитализаций колеблется.

CDC рекомендует путешественникам получить вирусный тест за один-три дня до поездки и подтверждение отрицательных результатов перед поездкой.

«Не путешествуйте, если результат положительный», – заявляет CDC. “Немедленно изолируйте себя и следуйте рекомендациям общественного здравоохранения.”

Путешественникам следует пройти повторное тестирование через три-пять дней после поездки и пройти самокарантин в течение полных семи дней после поездки, даже если результат теста отрицательный. Путешественникам, которые не прошли тестирование, следует пройти самостоятельный карантин в течение 10 дней после поездки. в соответствии с CDC.

В дополнение к руководящим принципам CDC работодатели должны учитывать, что в штатах и ​​муниципалитетах могут быть свои собственные требования к карантину и тестированию после поездки.

Например, Для въезда в Нью-Йорк многим путешественникам требуется 10-дневный карантин.Путешественники могут досрочно завершить карантин, если они пройдут тестирование на COVID-19 в течение трех дней до прибытия в Нью-Йорк, снова сделают тест на четвертый день после прибытия и получат отрицательные результаты.

Исключения распространяются на некоторых путешественников, таких как основные работники и те, кто прибывает из штатов, граничащих с Нью-Йорком. Сниженные требования применяются к путешественникам, которые покинули Нью-Йорк менее чем на 24 часа.

Другие штаты рекомендуют, а не требуют, карантин и не поощряют несущественные поездки.Калифорния рекомендует жителям оставаться в пределах 120 миль от дома. «Также настоятельно не рекомендуется совершать поездки в Калифорнию из других штатов или стран с целью туризма или отдыха, и любой, кто едет в Калифорнию, должен помещать себя в карантин на 10 дней, за исключением случаев, когда карантин неосуществим и поездка не предназначена для единственной цели удовлетворения критически важных медицинских или других потребностей. экстренное реагирование “, согласно веб-сайту правительства штата.

Работодателям следует учитывать, что местные заказы могут быть строже государственных требований.Округ Лос-Анджелес, например, требует (а не рекомендует), чтобы многие путешественники на карантине.

«Все люди, прибывающие в округ Лос-Анджелес или возвращающиеся в него из других штатов или стран, должны находиться на карантине в течение 10 дней после прибытия, за исключением случаев, когда это необходимо для удовлетворения неотложных потребностей в медицинском персонале или иного участия в чрезвычайных ситуациях», – говорится в сообщении. в совет по путешествиям округа. Мандат не распространяется на людей, которые регулярно пересекают границы штата или страны для важных поездок.

Мониторинг поведения в нерабочее время

В то время как большинство компаний ограничивают деловые поездки во время пандемии, личные поездки труднее контролировать, отмечает Рэнди Кочман, адвокат Коула Шотца в Хакенсаке, штат Нью-Джерси

Пандемическая усталость, рост COVID- Распространение вакцины и более теплая погода могут побудить сотрудников заказывать личные поездки.

Работодатели должны иметь в виду, что законы некоторых штатов запрещают работодателям предпринимать какие-либо действия против работника за поведение в нерабочее время.Однако даже эти законы допускают такие вторжения, когда есть законные основания для ведения бизнеса, пояснил Филиппи. «Угроза безопасности других сотрудников, вероятно, будет веским основанием для требования раскрытия информации».

Он отметил, что политика и практика должны применяться последовательно. В то время как политика может отказать в отпуске, когда будет введено требование карантина из-за поездок в районы, обозначенные CDC как «горячие точки», такие действия могут создать проблемы с моральным духом.

«Гибкие политики удаленной работы в таких обстоятельствах могут решить эту проблему», – сказал он.

Работодателям нужно будет решить, как справиться с задержкой возвращения в офис, потому что сотруднику требуется тест на COVID-19 или он должен пройти карантин в конце поездки, сказал Даймонд. Будет ли сотрудникам предлагаться оплачиваемый отпуск? Придут ли они брать с собой ноутбуки в поездки? «Подумайте, что вы собираетесь делать, если у сотрудника положительный результат», – посоветовала она.

Камм отметил, что работодатели могут просить работников ежедневно заполнять анкеты о состоянии здоровья и путешествиях, если они приходят на рабочее место или иным образом вступают в личный контакт в течение рабочего дня.

Для справок о состоянии здоровья и путешествиях работодатели должны разработать политику и практические методы, которые были бы узкоспециализированными, сказал Филиппи. Например, прося сотрудников раскрыть планы поездок, работодатели не должны спрашивать какие-либо личные данные о поездке.

«Анкеты должны быть разработаны таким образом, чтобы выявлять только ту информацию, которая могла бы выявить риск заражения», – сказал он.

[ iAuditor от SafetyCulture поможет вам безопасно открыть свой бизнес и продолжить работу.Начните бесплатную пробную версию сегодня.]

Может ли существовать закон против чрезмерных деловых поездок?

Спокойно опасаетесь следующей деловой поездки? Ты не одинок. Недавнее исследование показало, что сотрудники, которые часто путешествуют, могут устать от своей «гипермобильной» рабочей жизни, но не решают эту проблему, потому что чувствуют себя бессильными.

Новое исследование, проведенное английским университетом Суррея, определило два типа сотрудников: процветающий гипермобильный и блуждающий гипермобильный.

«Те, кто« процветает », рассматривают деловые поездки как источник счастья и ценную часть своей идентичности, – сказал доктор Скотт Коэн, ведущий автор исследования и глава отдела туризма и мероприятий Университета Суррея. «Те, кто« барахтается », видели в этом источник несчастья и опасность для своего здоровья и семейной / общественной жизни».

Нарушенный распорядок дня, увеличение продолжительности рабочего дня и потеря времени в семье

Частые поездки могут сказаться на любом, поэтому неудивительно, что сотрудники могут с этим бороться.

«Деловые поездки могут мешать нормальному сну, физическим упражнениям и питанию сотрудников – все это может сказаться на их общем здоровье и самочувствии», – сказал д-р Уильям Сигарт, медицинский директор компании On Call по управлению рисками, связанными с поездками. Международный.

Более того, когда вы в дороге, концепция дня с 9 до 5 улетучивается.

«Продолжительная работа, значительно превышающая типичную с 9 до 5, является нормой для курса. “Задержки рейсов и логистика усугубляют стресс”, – сказал Йост Шрев, соучредитель и генеральный директор туристической платформы kimkim, добавив, что даже якобы гламурные поездки, такие как неделя в Токио, могут быть утомительными и “нанести ущерб всему, начиная с вашего привычки сна и питания к отношениям с друзьями и семьей.”

Судебные процессы в будущем?

Сотрудники, которые считают, что проводят слишком много времени в дороге и / или что их здоровье находится под угрозой из-за частых деловых поездок, могут подать иск в суд.

” конечно возможно, – сказал Томас Джу, профессор права Калифорнийского университета в Дэвисе. – Хорошо известно, что авиаперелеты могут иметь последствия для здоровья. Примерно 10 лет назад мы видели несколько судебных исков, включая коллективные иски [относительно] тромбоза глубоких вен, против авиакомпаний.Было много населенных пунктов, и это было большое дело. Если вы видите, что с полетом связана проблема со здоровьем, и что ваше начальство подвергает вас опасности для здоровья, [это может служить] логикой для подачи в суд на работодателя “.

Но мы еще не видели судебных исков, поданных конкретно против компаний на основании обвинения в чрезмерных деловых поездках. Это потому, что нет закона против таких поездок.

Связано: запрет на поездки Трампа сдерживает туристов – и их доллары

S. закон, который в целом устанавливает ограничения или условия на поездки, связанные с работой », – сказал Ричард Райс, партнер Hoguet Newman Regal & Kenney, LLP. «Даже в наши дни, когда существует большая осведомленность о положительном балансе между работой и личной жизнью, нет оснований для действий в отношении« чрезмерных деловых поездок »и определения того, сколько« слишком много », чтобы установить нарушение».

Более того, опасность для здоровья, связанная с полетом, по-прежнему вызывает споры. Райс отмечает, что «отсутствуют окончательные исследования негативного воздействия на здоровье чрезмерных поездок».

И, конечно же, есть проблема, отмеченная в исследовании: барахтающийся гипермобильный вряд ли столкнется с проблемой своего работодателя.

«Люди считают, что деловые поездки являются частью работы, и высказывание может помешать им продвинуться по служебной лестнице», – сказал NBC News автор исследования Коэн.

Компании могут делать лучше

Итак, что же произойдет? Те из нас, кто не подходит для частых деловых поездок или утомлены частыми командировками, просто останутся несчастными? Или ищите работу, которая не требует много времени в дороге? Возможно.Но мы также должны оказывать давление на компании, чтобы они поступали с нами правильно. Это не обязательно означает сокращение нашего путешествия; это может просто означать улучшение условий нашего путешествия.

«Компаниям следует подумать о том, как сделать путешествия для своих дорожных воинов более ощутимыми, – сказал Крейг Фихтельберг, президент и соучредитель AmTrav. «Многие компании требуют строгой политики в отношении путешествий, которая ограничивает сумму, которую можно потратить на проживание в авиакомпании или отеле. Чем больше правил они налагают, тем больше стресса и напряжения это создает для путешественника.”

Ослабление бразды правления, обеспечение гибкости графика и стремление к обновлениям могут иметь положительное значение.

По теме: Хотите почти ничего не путешествовать по миру? Попробуйте Housesitting

«Рассмотрите возможность предоставления пассажирам места в эконом-классе или даже бизнес-классе в зависимости от продолжительности полета», – предложил Фихтельберг. «Рассмотрите четырехзвездочные отели, а не двух- или трехзвездочные, [и] даже выделите дополнительный личный день в дороге, чтобы путешественник мог акклиматизироваться.Менталитет старой школы заключался в ужесточении правил, чтобы сэкономить деньги на поездках, тогда как по сути более экономически целесообразно ослабить правила. Деловые поездки следует воспринимать как выгоду компании, а не как обязанность ».

Кто подойдет?

Давайте будем реалистами, какая среднестатистическая компания выберет модные отели и личные дни за границей, когда она регулярно вывозит людей? А какой уже заторможенный сотрудник подойдет и попросит большего? Что-то должно уступить, и, вероятно, оно уступит в зале суда.

Поскольку не существует закона, запрещающего чрезмерные командировки, сотруднику необходимо представить в зале суда доказательства негативных последствий чрезмерных командировок, что может привести к принятию закона против него.

«Переломным моментом для работодателей станет успешный судебный процесс, в результате которого работодатель будет платить за нанесение вреда здоровью работника, заставляя его или ее слишком часто путешествовать», – сказал Коэн. «Тогда мы увидим, что работодатели спешат ввести меры безопасности, чтобы этого не случилось с ними.”

Что я узнал за год без командировок

До пандемии автор считала себя кем-то вроде дорожного воина. Она была в разъездах около 80 дней в году, воспитывая двух маленьких детей дома. По крайней мере, она думала, что поездки по работе не подлежат обсуждению. В прошлом году, когда автор была арестована и вынуждена была сделать перерыв в поездках из-за пандемии, она была вдохновлена ​​переосмыслить свою домашнюю и рабочую жизнь. Автор рекомендует использовать три основных урока: (1) добиться максимального благополучия в дороге, (2) переосмыслить семейные ритуалы и (3) путешествовать меньше и умнее.Поскольку мы снова готовимся к путешествию, практика этих уроков поможет нам оценить и сбалансировать время, проведенное с семьей, и ценность личного присутствия на мероприятии.

Странно, что когда-то существовал мир, в котором мы не могли представить , а не , регулярно путешествующие по работе. Как и многие из нас, которые, воспитывая семью, доводят себя до предела своих профессиональных возможностей, поездки по работе были постоянной дилеммой и источником стресса. Мы с мужем делили календарь Google с замысловатой цветовой кодировкой, который управлял нашей жизнью.Он включал время полета и информацию об отелях и свидетельствовал о постоянных творческих переговорах и координации, необходимых для того, чтобы один из нас был дома перед сном.

До пандемии я считал себя кем-то вроде дорожного воина. Между конференциями руководителей за пределами штата и географически разбросанным списком клиентов моя консультационная работа требовала поездок; на пике карьеры я совершал 30 рабочих поездок в год, что означало около 80 дней в году в дороге.

В отличие от некоторых моих более здравомыслящих друзей, я никогда не отказывался от выступления за пределами города – даже несмотря на то, что мой партнер ездил по работе больше, чем я, и у нас есть двое маленьких детей.Жонглирование было настоящим. Но деловые поездки казались не подлежащими обсуждению; Сказать «нет» я почувствовал, что это поставит под угрозу мои возможности и доход. Я не мог представить свою профессиональную карьеру без всех путешествий, без личного общения со своей аудиторией.

Затем, как и у многих из нас, мой график поездок резко остановился. Теперь, когда путешествие возобновляется, я начинаю понимать, как выглядит мое будущее. Перерыв в путешествии вдохновил меня на переосмысление как моей домашней, так и рабочей жизни.Вот три урока, которые я усвоил, и практики, которые я сохраню на будущее.

1. Добейтесь максимального благополучия в дороге

Многие из нас нашли способы улучшить свои привычки к здоровью во время пандемии, будь то занятия йогой в Интернете или приверженность более чистому питанию. Определите полезные изменения, которые вы внесли за это время, и проведите мозговой штурм, как сделать их переносимыми. Сможете ли вы продолжить занятия йогой в дороге, если бросите в чемодан пляжное полотенце вместо коврика для йоги? Можете ли вы упаковать полезные закуски или простые в приготовлении продукты для завтрака, чтобы помочь вам добиться прогресса в достижении целей в области питания?

Раньше, когда я ездил по работе, я забивал свой маршрут непрерывными встречами.К тому времени, когда я возвращался домой, я часто чувствовал себя слишком истощенным, чтобы находиться рядом со своим партнером и маленькими детьми. Во время пандемии одним из моих любимых занятий как для психического, так и для физического здоровья были длительные прогулки по Нью-Йорку. Когда я снова начну путешествовать, я планирую бронировать отели рядом с парками или интересными и пешеходными районами. Вместо того, чтобы по умолчанию находиться рядом с конференц-центром или аэропортом, я собираюсь выбирать, где я остановлюсь, исходя из того, что предложит мне наиболее общие возможности для оздоровления.

2. Переосмыслить семейные ритуалы

Если этот раз нас ничему другому не научил, так это тому, что даже луддиты могут войти в Zoom. Мы можем продолжать использовать технологии для связи с семьей, когда снова отправимся в путешествие.

Когда начался карантин, я больше не чувствовал, что мне нужно компенсировать потерянное время с семьей. За последний год мы провели вместе больше времени, чем когда-либо прежде. Сегодня наша семья вместе готовит еду. Все мы – за исключением нашего шумного новорожденного – ходим вокруг стола, чтобы сообщить о том, что мы сделали в тот день.Мы также уделяем особое время музыке и творчеству всей семьей, а также прогулкам в парке.

Хотя мы не сможем воссоздать все наши новые ритуалы, когда я возобновлю путешествие, я планирую использовать технологии, чтобы оставаться на связи со своей семьей. Например, я собираюсь упаковать книжку с картинками, чтобы я могла смотреть в лицо своему мужу и читать детям сказку на ночь. Я также планирую создавать и отправлять быстрые видеосообщения для своих детей, чтобы они знали, как я скучаю по ним, и что я думаю о них каждый день.

3. Путешествуйте меньше и умнее

Мы все нашли способы продолжать проводить тренинги и конференции, а также выступать с основными докладами во время пандемии. По мере нашего продвижения вперед виртуальные мероприятия и конференции останутся возможными.

Подумайте, когда и почему вы решите виртуально «посетить» мероприятие, вместо того, чтобы поехать на место. Это может означать установление потолка на количество рабочих поездок, которые вы совершаете в год или в месяц, если в вашей отрасли сезон напряженный.Во время пандемии мы с мужем составили контрольный список «правил дорожного движения», чтобы помочь нам оценить, какие возможности стоит путешествовать, а какие нет, поскольку мир вновь открывается, и мы снова можем регулярно путешествовать. Используйте наш список в том виде, в котором он представлен здесь, или возьмите его и измените его так, чтобы он подходил вашей семье.

8 Контрольный список правил дорожного движения:

Я буду путешествовать, только если верно одно или несколько из следующих утверждений:

  1. Предлагаемые сроки не включают дни рождения, праздники или важные школьные мероприятия.
  2. Личное присутствие на встрече существенно повлияет на нашу карьеру.
  3. Общая продолжительность рабочей поездки составляет менее трех дней.
  4. Это однодневная поездка, встреча в полдень, а полет меньше трех часов.
  5. Продолжительность полета не превышает четырех-шести часов.
  6. У меня есть уведомление как минимум за две недели, чтобы спланировать поездку всей семьей и соответствующим образом скорректировать расписание.
  7. Моя супруга будет дома обедать и ложиться спать.
  8. У нас есть время, чтобы превратить рабочую поездку в отпуск и привезти с собой детей.

Эти правила помогают мне чувствовать себя заземленным. Но я бы солгал, если бы сказал, что не скучаю по работе. Когда я запускаю свою книгу Digital Body Language , мне особенно не терпится вернуться в путь, чтобы читать ответы аудитории в реальном времени (задача воспроизвести через экраны). Но в будущем я не буду путешествовать подряд недели, как будто я был до коронавируса, или скучал по выступлениям, сольным выступлениям и играм своих детей.

Когда я снова начну путешествовать по работе, я хочу получить удовольствие от общего опыта и возможность заново изобрести семейные ритуалы. Я с нетерпением жду улучшения баланса между путешествиями и виртуальными мероприятиями. И самое главное, я готов и дальше развивать свой бизнес и проводить время с семьей, где бы я ни был.

10 лучших способов сэкономить на корпоративных поездках

Экономия на корпоративных поездках может показаться сложной задачей, особенно если у вас много сотрудников, летающих в разные места в разное время.Но есть способы снизить свои расходы без ущерба для безопасности путешественников или услуг.

Благодаря продуманному процессу вы можете сэкономить деньги на каждой поездке – и порадовать как своих путешественников, так и заинтересованных лиц. Ознакомьтесь с 10 наиболее эффективными способами сокращения общих корпоративных расходов на командировки.

1. Ужесточите свою корпоративную политику в отношении поездок

От бронирования рейсов до еды и расходов на обслуживание – при разработке корпоративной политики в отношении поездок нужно многое учитывать.Это означает, что есть много чего, что может проскользнуть через сеть. Внимательно изучите существующую корпоративную политику в отношении командировок и подумайте, достаточно ли она надежна, чтобы покрыть все области расходов на поездки в вашей компании.

Сосредоточьтесь в первую очередь на приведении в порядок основных принципов – надлежащего процесса утверждения, а также руководящих принципов по бронированию и бронированию, расходам на месте и расходам. Установление четких процедур поможет вашим деловым путешественникам принимать решения, которые не выходят за рамки вашей политики, и не несут дополнительные расходы, которые ухудшают вашу прибыль.Если у вас нет политики в отношении поездок, прочитайте наше удобное руководство о том, как ее составить.

2. Получите предварительное разрешение на поездку

Один из самых простых способов сократить расходы на корпоративные командировки – использовать систему утверждения для каждого бронирования. Если четко указать, кто должен давать разрешение на поездку, у вас не возникнет проблемы с отменой поездок после того, как они были забронированы, что приведет к потраченным впустую расходам.

Если вы сотрудничаете с компанией по организации путешествий, в полной мере используйте ее инструмент онлайн-бронирования.Это должно дать вам лучший контроль, когда дело доходит до организации поездки. Инструмент CWT позволяет вам выбирать, какие сотрудники могут бронировать собственные отели и авиабилеты, и легко отслеживать все их бронирования. Это означает, что вы можете немедленно принять меры, если они выходят за рамки вашей политики в отношении поездок.

3. Сэкономьте на рейсах авиакомпаний

Авиабилеты могут быть дорогими, поэтому будьте осторожны с тем, какие из них вы бронируете. Вы можете сэкономить, просто выбрав даты поездки и авиакомпанию, которую вы используете, и бронируя только рейсы эконом-класса.Однако после бронирования обычно дешевле иметь фиксированный план поездки. Покупайте билеты с гибким графиком, позволяющие выбрать дату возвращения, только в том случае, если они абсолютно необходимы для вашей поездки.

Получение предупреждений об акциях и скидках на авиабилеты также может значительно сократить ваши корпоративные командировочные расходы. Например, инновационное программное обеспечение CWT для управления поездками ищет лучшие цены и самые конкурентоспособные цены на авиабилеты. Наш дополнительный инструмент отслеживания цен на базе Yapta’s FareIQ автоматически отменяет и перебронирует билеты, когда находит более дешевую сделку в том же месте, экономя вам еще больше денег.В среднем наши клиенты могут сэкономить 170 долларов США на одном билете.

4. Снижение стоимости гостиниц

Стоимость номеров может сильно отличаться даже в пределах одного отеля, поэтому разумный подход может принести большую экономию. Вы можете разрешить своим деловым путешественникам выбирать, где они хотят остановиться. Это нормально – просто убедитесь, что вы установили порог бюджета или звездный рейтинг. Вы также можете указать, что стандартные номера должны соответствовать требуемому типу номеров, и четко указать, будете ли вы покрывать расходы на мини-бар, Wi-Fi и т. Д.

Если вы хотите контролировать бронирование, исследование также окупится. Наша платформа CWT Hotel Intel предоставляет достоверные независимые отзывы от деловых путешественников, которые останавливались в этих отелях. Если вы регулярно бываете в одном и том же месте, мы можем помочь вам договориться о специальных скидках на проживание в отелях. Вы также можете наблюдать, как растет экономия, с помощью нашего инструмента отслеживания стоимости отелей, основанного на Yapta’s RoomIQ, который отменяет и перебронирует проживание при падении цен.В среднем наши клиенты могут сэкономить 135 долларов США за все время пребывания.

5. Установите реалистичное пособие на еду и транспорт

Вы можете обнаружить, что предоставление сотрудникам контроля над расходами на питание и транспорт может фактически сократить перерасход. Расходы на питание могут быть установлены как общие суточные, давая сотруднику право выбора, сколько индивидуально потратить на завтрак, обед и ужин. Всегда будут исключения – так что оставьте этот пятизвездочный ресторан в резерве для встреч с самыми известными клиентами.Когда дело доходит до транспорта, вы должны четко посоветовать сотрудникам выбрать наиболее экономичный метод с учетом времени в пути. Это может включать использование их собственных транспортных средств, чтобы добраться из пункта А в пункт Б, а затем возмещение им затрат.

6. Планируйте наперед

Это золотое правило, когда дело касается экономии денег в любом смысле. В мире корпоративных путешествий всегда целесообразно бронировать авиабилеты и отели заранее, поскольку ближе к времени они могут резко подорожать.

С помощью CWT Trip Estimator вы можете заранее получить более точное представление о ценах на билеты, а также о тенденциях бронирования, стоимости отелей и многом другом.Кроме того, внимательно относитесь к тому, кто освещает встречи с клиентами – имеет ли смысл отправлять кого-то за сотни миль на встречу, если в этом месте уже есть сотрудник, который может это осветить?

7. Дополнительные сведения о путевых расходах

Дополнительные расходы, такие как Wi-Fi и парковка, легко складываются, чтобы преподнести вам неприятный сюрприз в конце поездки – особенно если вы думали, что все учтено. Некоторые поставщики бизнес-услуг могут объединить эти расходы в один комбинированный пакет, помогая вам учесть их в своих бюджетных прогнозах и держать вас под контролем.

8. Помогите своим сотрудникам работать более продуктивно

Если ваши деловые путешественники тратят меньше времени на организацию своей поездки, они больше времени тратят на работу, что хорошо для вашей компании. Если их путешествие будет проходить максимально плавно на каждом этапе, это поможет им оставаться продуктивными во время поездки.

Программное обеспечение

может сыграть в этом большую роль – например, наше бесплатное приложение myCWT ™ синхронизирует расписания поездок сотрудников с календарями их деловых смартфонов, предоставляя им важные сведения о поездках, когда они в них нуждаются.Кроме того, мы делимся местной информацией и скидками, чтобы им не приходилось искать их, давая сотрудникам больше времени, чтобы заняться своей работой, пока они в дороге.

9. Рассмотрим услугу по организации командировок

Наем специалиста по корпоративным поездкам действительно сократит ваши общие расходы на командировки. Как эксперты в этой области, в CWT мы работаем с глобальными организациями для реализации индивидуальных программ и услуг по управлению поездками, а наша лучшая в отрасли поддержка в сфере путешествий может сэкономить вам деньги, время и стресс.

Объединившись с такой компанией, как CWT, вы можете воспользоваться льготными тарифами на авиабилеты и отели, а также местными предложениями и акциями. Кроме того, наше лучшее в своем классе программное обеспечение CWT AnalytIQs объединяет данные о командировочных расходах, таких как авиабилеты, и внепоездных расходах, таких как деловые обеды. Это дает вам полную информацию обо всех ваших поездках, помогая вам принимать правильные решения, которые приведут к значительному сокращению ваших расходов.

10. Вознаграждайте своих сотрудников – и свой бизнес

Каждый раз, когда ваши путешественники выбирают более экономичный вариант, они экономят деньги компании.В течение года это действительно может накапливаться. Так как насчет того, чтобы дать им стимул для дальнейшей экономии? Это может быть ваучер в их любимый магазин, часть сбережений или выходной – просто способ поблагодарить сотрудников за сокращение ваших дорожных расходов и поощрить их продолжать делать это.

Есть также возможность сэкономить, если ваш бизнес максимально использует корпоративные схемы вознаграждения. Это ничего не стоит для присоединения и дает вашей компании баллы каждый раз, когда вы делаете бронирование.Как только ваши баллы накопятся, их можно обменять на стоимость авиабилетов, повышения класса обслуживания и, зачастую, отелей и аренды автомобилей.

Другие публикации

6 способов, которыми командировки увеличивают удержание сотрудников

Привлечение и удержание самых талантливых сотрудников – важное дело для любой компании. Для быстрорастущих компаний это жизненно важно. Эти предприятия сталкиваются с проблемами, связанными с тем, чтобы идти в ногу со своим ростом, поэтому важно удерживать самых талантливых и преданных своему делу людей.Именно здесь на помощь приходят деловые поездки. Это больше, чем просто знакомство людей с клиентами и потенциальными клиентами, это бизнес-функция, которая может изменить опыт ваших сотрудников.

Эффект путешественник неудовлетворенность

Представьте, что вы зашли в офис на целый день. Вы берете свой кофе и слышите, что Кейт подала уведомление. Это шок. Кейт была звездой отдела продаж с тех пор, как присоединилась к компании три года назад.Она переезжает? Она хочет денег? Отдел кадров спросит Кейт о ее решении на собеседовании при выходе. Но спросят ли ее о командировке? Им следует.

Компания Кейт всегда организовывала деловые поездки самостоятельно. У них строгая политика и небольшая гибкость в отношении внесения изменений в последнюю минуту. Кейт была успешным сотрудником отдела продаж и была одной из самых частых путешественников компании. Ей нравилось знакомиться с новыми людьми и посещать новые места, но ее разочаровала сложная программа путешествий, она плохо контролировала свои собственные заказы, и в целом ее впечатления были плохими.Кейт было достаточно. Теперь заполнение ее должности будет стоить денег – и времени, чтобы найти кого-то, кто уже успел поработать.

Получение путешественник право на удовлетворение

Поддержка удовлетворенности путешественников имеет решающее значение для общей лояльности и производительности вашей компании. Компания по управлению поездками (TMC) может предоставить вашим сотрудникам возможность контролировать свои поездки с помощью комплексной платформы бронирования. Правила в отношении поездок ясны и легко доступны, поэтому вашим путешественникам будет предоставлен выбор из предварительно одобренных вариантов.Более того, тревел-менеджеры могут быстро получать отчеты, чтобы контролировать расходы и обеспечивать заботу.

Вот шесть основных направлений, которые могут помочь убедиться, что ваша программа командировок поддерживает ваших сотрудников:

1. Деловые поездки могут иметь огромное влияние на общий опыт сотрудника. Поддержка: предоставьте своим путешественникам подходящие инструменты, чтобы они могли изменить свой маршрут в пути. Egencia делает это быстро, легко и без лишних хлопот с приложением для бронирования – и с круглосуточным доступом к опытным консультантам по путешествиям.

2. Выбор поставщика туристических услуг: помните о влиянии политики на выбор путешественников. Некоторые правила в отношении поездок основаны на суточных или максимальных ставках. Путешественники знают, сколько они могут потратить на номер, и могут выбрать любой объект по установленной цене. В этих случаях убедитесь, что одобренное жилье по-прежнему пригодно для путешественника. Например, усталый дорожный воин может серьезно подорвать удовлетворение своих путешественников, если единственный одобренный отель находится в часе езды от места встречи.

3. Контент поставщика туристических услуг: если ваша политика дает возможность выбора среди нескольких утвержденных поставщиков на платформе бронирования, выбираете ли вы их только по финансовым причинам? Или вы также учитываете то, что подходит для целей бизнеса путешественников? Удобное расположение отеля? Рядом с выездом с шоссе, на вокзале или где они проводят встречи? Есть ли у путешественников удобства, такие как парковка или тренажерный зал? Нетрудно превратить средний опыт в положительный с помощью контента и подходящих вариантов бронирования для путешественников.

4. Класс обслуживания. Мы знаем, что перелеты бизнес-классом стоят больше, чем автобусы, в то время как общее время, проведенное в воздухе, одинаково. Но при принятии решений следует также учитывать благополучие путешественника. Предоставление atravelera немного дополнительного пространства для работы или отдыха во время полета или возможность выйти из самолета первым может обеспечить больший комфорт и сократить время в пути. Italsos показывает сотруднику, что то, что он делает, ценится.

5. Режим бронирования. Очень важно предоставить путешественникам удобный и удобный интерфейс для бронирования.Чем проще найти контент, оформить или изменить бронирования и чем быстрее путешественник сможет это сделать, тем больше контроля они будут чувствовать.

6. Расходы. Позволяет ли ваша политика в отношении командировок сотрудникам возмещать все разумные расходы, которые они понесли во время деловой поездки? Некоторые работодатели забывают о стоимости парковки в аэропорту или о такси, которое становится необходимостью, когда путешественники тащатся домой после 10-часового перелета. А что насчет массовки? Некоторые авиакомпании взимают плату за выбор места, в то время как некоторые отели добавляют к счету Wi-Fi и напитки1.Важно учитывать эти расходы, помимо стоимости авиабилета и стоимости номера. Путешествующий опыт должен чувствовать себя легко во время поездки и, как только он почувствует себя счастливым. Также важно, чтобы, когда они возвращаются в офис и регистрируют свои расходы, это не сложный бумажный процесс бухгалтерского учета, который добавит часы стресса после поездки. Платформа Atravel, связанная с системой управления расходами, может помочь значительно упростить жизнь путешественникам, организаторам и финансистам.

Увеличение стоимости деловых поездок

Идея проста: если ваша компания хочет привлекать и удерживать сотрудников, она должна показать, что ценит их, и ваша программа путешествий – отличное место для начала.Хотите узнать больше о роли деловых поездок в удержании сотрудников? Скачать информационный документ Что хакеры роста знают о деловых поездках.

Все, что вам нужно знать о суточных командировочных

Если вы путешествуете по работе, вам следует убедиться, что вы знакомы с федеральными ставками суточных. Федеральные ставки суточных определяют, сколько в среднем должны оплачиваться сотрудники для покрытия их расходов, пока они находятся в командировке. Если вы никогда раньше не ездили по работе, изучите ставки суточных в регионе, куда вы направляетесь, поскольку они различаются в зависимости от пункта назначения.

В этой статье мы обсудим ставки суточных, подробно разграничим расходы на проживание, питание и непредвиденные расходы, а также рассмотрим, как подать отчет о расходах вашему работодателю.

Что такое суточные?

Суточные – это фиксированная сумма, которая используется для покрытия таких расходов, как проживание, питание и другие непредвиденные расходы, когда вы путешествуете по служебным делам.

Суточные применяются к сотрудникам любого предприятия, которое решило следовать федеральным правилам.Федеральные суточные – это сумма, которую правительство выплачивает своим сотрудникам, когда они едут на работу. Правительство составило собственную таблицу суточных по штатам, чтобы стандартизировать суммы этих выплат. Суточные также защищают и убеждают вас в том, что получаемая вами зарплата будет справедливой и должна покрыть все ваши расходы.

Хотя эти ставки суточных применяются к государственным служащим, многие частные предприятия также приняли эти ставки. Если ваша компания использует государственные ставки суточных, вам, вероятно, будет трудно договориться о дополнительных деньгах во время путешествий.

Связано: Руководство по суточным рабочим местам

Что нужно знать о ставках суточных

Сумма суточных выплачивается сверх вашей заработной платы или почасовой ставки и предназначена для компенсации вам -карманные расходы во время путешествий. Сумма, которую вам, вероятно, будут должны, рассчитывается на основе нескольких различных факторов, в том числе:

Местоположение

Суточные в основном рассчитываются на основе стоимости жизни в вашем пункте назначения.Ставки суточных сильно различаются в зависимости от штата и округа. Неудивительно, что в Нью-Йорке одни из самых высоких ставок суточных в стране. Места с самыми низкими ставками суточных в стране – это более сельские районы, такие как Монтана, Миссури и Небраска.

Продолжительность поездки

Сумма суточных рассчитывается как суточная. Например, если вы едете в штат, где суточные составляют 100 долларов в день, вы будете получать 100 долларов за каждый день пребывания там по делам.Вы также должны отметить, что поездки продолжительностью более 30 дней получают только 75% от обычной ставки. За поездки продолжительностью более 180 дней вы получите 55% от обычной ставки. В целом, такой расчет командировочных расходов экономит время, которое они потратили бы на заполнение и просмотр подробных отчетов о расходах.

Жилье и питание и непредвиденные расходы

Суммарная ставка суточных фактически рассчитывается на основе двух различных категорий: проживание, питание и непредвиденные расходы.Опять же, оба рассчитываются на основе средней стоимости жизни в этом районе, но любые оставшиеся расходы на проживание должны быть возвращены в конце вашей поездки. Любые неиспользованные средства, выделенные на питание и прочие расходы, остается у работника, но он должен учитывать, что эти избыточные средства подлежат обложению подоходным налогом.

Вот основные различия между проживанием, питанием и непредвиденными расходами, о которых вы должны знать:

  • Жилье: Жилье покрывает гостиницу или любое другое место, где вы останавливаетесь во время деловой поездки.IRS отмечает, что работодатель может совмещать проживание с питанием и непредвиденными расходами, поэтому используйте суточные, по которым сотрудник остается на ночь, когда вы возмещаете им начисленные расходы.

  • Питание и непредвиденные расходы: Ставка суточных за питание и непредвиденные расходы включает в себя все питание, обслуживание номеров, стирку, химчистку и глажку одежды, а также сборы и чаевые лицам, предоставляющим такие услуги, как серверы общественного питания и обработчики багажа. . IRS также заявляет, что лица, работающие не по найму, могут использовать только суточные для покрытия расходов на питание.

Любые налоги, взимаемые со счета за гостиницу, не будут покрываться за счет суточных за проживание, но могут быть учтены как прочие расходы. Частный работодатель также может решить покрыть только расходы на питание работника. Очень немногие обвинения в этой категории будут отклонены при условии, что очевидно, что счет был выставлен на нужды служащего. Однако вам следует быть осторожными и получать отдельные чеки, если вы идете обедать с коллегами.

Связано: 7 шагов, чтобы упорядочить ваши документы и убрать беспорядок на вашем столе

Как подать отчет о расходах вашему работодателю

Пока вы в командировке, сохраняйте все свои чеки.Когда вы вернетесь из поездки, подайте отчет о расходах в свою компанию и отправьте его в соответствующий отдел. Ваш отчет о расходах должен включать следующее:

  1. Даты поездки и время прибытия: Суточные также зависят от сезона. Деловые поездки зимой значительно дешевле, чем летом, когда большинство городов переживают самый загруженный туристический сезон. Работодатели учтут этот фактор при рассмотрении деловых поездок, которые вам следует предпринять.

  2. Произведенные расходы на места: Вы будете платить, исходя из стоимости жизни в том месте, куда вы путешествуете. У IRS есть список населенных пунктов с высокими и низкими ценами, которые могут служить ориентиром при составлении планов деловых поездок. Обратите внимание, что они могут изменяться каждый год в связи с меняющимися изменениями в федеральных налоговых правилах.

  3. Сумма каждого платежа: Убедитесь, что вы разделяете чеки в командировках для правильного распределения личных расходов.Вам все равно придется оплатить оставшиеся платежи, превышающие установленные федеральными или штатными ставками суточных.

  4. Цель командировки: Общайтесь с руководителем при планировании командировки. Обычно ваш менеджер должен предоставить разрешение перед вашим отъездом и предоставить ресурсы относительно ставок суточных в районе, в который вы собираетесь. Помните, что суточные не считаются частью вашего базового оклада, если выплаты равны или меньше федеральной ставки суточных и вы предоставляете отчет о расходах.

Даже если вам будут платить на основе суточных, а не ваших индивидуальных расходов, вам нужно будет представить отчет о расходах в качестве доказательства того, что вы оплатили еду и дорожные расходы из собственного кармана.

Связано: Как отчитываться о деловых расходах

Политика в отношении командировочных и деловых расходов на хостинг | Стандартные практические руководства

Путешественникам настоятельно рекомендуется использовать университетскую электронную систему командировок и расходов при бронировании деловых поездок; это повышает эффективность отчетности о расходах, а также дает ряд других преимуществ, которые можно найти на веб-сайте Службы закупок.Кроме того, университетские скидки доступны при бронировании деловых поездок через университетскую систему командировок и расходов или при использовании специального туристического агентства.

Университет имеет специальное туристическое агентство и настоятельно рекомендует подразделениям использовать это агентство при организации поездок. Контактную информацию туристического агентства, назначенного университетом, для звонков с помощью агентов можно найти на веб-сайте Службы закупок.

Университетская система командировок и расходов предлагает мобильные функции, чтобы сделать путешественников еще более интересными.Информацию об использовании Concur Mobile и ограничениях политики можно найти на веб-сайте Службы закупок.

  • Путешествие по воздуху

    Университет возместит стоимость стандартного билета на автобус. Для возмещения стоимости авиабилетов с возможностью повышения класса обслуживания или возврата денег требуется одобрение канцлера, декана, директора, вице-канцлера, вице-президента или старшего сотрудника университета. Путешественникам всегда следует выбирать авиабилеты по самой низкой цене в рамках наиболее логичного расписания.Авиабилеты следует бронировать не менее чем за 14 дней. Рейсы, забронированные с предварительным заказом менее чем за 14 дней, требуют объяснения задержки бронирования для проверки утверждающим лицом. Утверждающие могут отклонить обвинения, связанные с бронированием авиабилетов в последний момент.

    В случае, если путешественникам требуется изменить рейс, они должны предоставить объяснение изменений, влекущих за собой дополнительные расходы, и бизнес-причину изменения рейса. Полная стоимость полета должна быть оценена и утверждена утверждающим лицом как разумная после завершения представления окончательного отчета о расходах.

    Утвержденные исключения для поездок первым или бизнес-классом по нефедеральным фондам включают:

    1. , когда путешественник из университета сопровождает крупного донора или высокопоставленного лица, полет первым или бизнес-классом разрешен при условии утверждения подразделением
    2. Бизнес-класс
    3. также разрешен для полетов продолжительностью более восьми часов.

    Федеральные постановления запрещают использование федеральных средств для покупки авиабилетов бизнес-класса или первого класса. Кроме того, федеральные правила требуют, чтобы U.Перевозчики S. используются как для зарубежных, так и для внутренних поездок, если таковой нет.

  • Путешествие по железной дороге

    Университет возмещает стоимость проезда на поезде, если она меньше стоимости стандартного авиабилета на автобусе или если для путешествия по железной дороге существует действительная деловая цель.

  • Аренда автомобилей

    Когда необходим арендованный автомобиль, управление рисками университета советует путешественникам использовать предпочтительный поставщик университета и отказаться от всех страховок на случай столкновения (Loss Damage Waiver или Collision Damage Waiver), потому что университет самострахован на случай потери / повреждения коммерческого арендованного транспортного средства.Однако при поездках за пределы континентальной части США, за исключением Канады, управление рисками университетов рекомендует путешественникам оформить страховку на случай столкновения или эквивалентную страховку. Использование назначенного университетом туристического агентства гарантирует соблюдение надлежащих отказов и получение доступных скидок.

    В случае аварии при управлении арендованным автомобилем, обратитесь в арендную компанию и в офис управления рисками для рассмотрения претензий.

    Будет произведена компенсация разумных затрат на топливо.Техническое обслуживание автомобиля является обязанностью компании по аренде и не возмещается университетом.

  • Использование личных транспортных средств во время путешествия

    Иногда личный автомобиль может использоваться для экономии времени, транспортировки оборудования или снижения затрат, когда несколько человек путешествуют вместе. Компенсация рассчитывается за милю на основе текущей федеральной ставки возмещения миль. Компенсация не может превышать максимально допустимую ставку для программ, спонсируемых на федеральном уровне, и ограничивается суммой стандартного авиабилета на автобус.Плата за проезд и разумная плата за парковку будут возмещены в дополнение к надбавке за пробег.

    При использовании личного автомобиля для командировок в университет необходимо рассчитать пробег от офиса путешественника до места деловой поездки. Кроме того, при использовании личного автомобиля для поездки в аэропорт и из аэропорта возмещение миль не должно превышать расстояние от университетского офиса путешественника до аэропорта. См. Конкретные инструкции на веб-сайте Службы закупок.

    Расходы на топливо включены в ставку возмещения за милю и не подлежат возмещению как отдельные расходы. Стоимость топлива возмещается только за автомобили для университетов или арендуемые автомобили.

    Университет не несет ответственности за ущерб, нанесенный личным транспортным средствам, используемым в университетской деятельности, и не несет ответственности за франшизы или любые другие незастрахованные убытки, нанесенные транспортному средству. Страхование ответственности будет предоставлено в качестве дополнительного покрытия только после того, как лимиты страхования личной ответственности частного владельца будут исчерпаны, когда транспортное средство используется в коммерческих целях.

    Стоимость ремонта транспортного средства, независимо от того, является ли он результатом действий путешественника, не подлежит возмещению.

    Университет ни при каких обстоятельствах не возмещает штрафы за парковку или нарушение правил передвижения.

    ПРИМЕЧАНИЕ. При поездке на автомобиле компенсация пробега не всегда является самым экономичным или безопасным вариантом. Аренда автомобиля у поставщиков, предпочитаемых университетами, предлагает ухоженные автомобили с малым пробегом по сниженным ценам для деловых поездок. См. Информацию об ограничениях на веб-сайте Службы закупок.

  • Местный транспорт

    Как правило, университет не возмещает расходы на местный транспорт (например, проезд между университетскими зданиями в одном и том же кампусе для встреч или в пределах города основного места работы сотрудника), а также парковку и дорожные сборы. Местный транспорт включает в себя пробег на личных автомобилях и аренду автомобилей для местного использования (например, zip cars).

    Если местный транспорт составляет значительную часть работы сотрудника, исключения для возмещения расходов могут быть сделаны с одобрения соответствующего вышестоящего административного органа и с уведомлением директора службы закупок.Утвержденные исключения должны обновляться ежегодно. При подаче отчета о расходах в рамках университетской системы командировок и расходов в поле «комментарий» в строке расходов необходимо указать объяснение возмещения местных миль.

    Университет не возмещает транспортные расходы (например, расходы, связанные с поездкой на автомобиле между домом и обычным местом работы или бизнеса).

  • Другой транспорт

    Университет возмещает расходы на проезд на автобусе или такси от / до аэропортов и железнодорожных вокзалов, если такая услуга не включена в стоимость авиабилетов и поездов, а также если общественный транспорт нецелесообразен.Стоимость проезда на такси туда и обратно от Анн-Арбора и Дирборна до Метро Детройта или от Флинта до аэропорта Бишоп или Метро Детройта подлежит возмещению.

    Небольшое количество принадлежащих университету автомобилей доступно для сотрудников с действующими водительскими правами для университетского бизнеса. Департамент парковок и транспортных услуг может предоставить подробную информацию и правила, касающиеся использования принадлежащих университету транспортных средств.

  • Суточные / командировочные

    Путешественникам будут предоставлены суточные для покрытия расходов на питание и непредвиденных расходов в рабочие дни в соответствии с тарифными таблицами Управления общего обслуживания США (GSA) (www.gsa.gov). Случайные расходы, включенные в суточные, включают такие вещи, как оплата мини-бара в отеле и чаевые носильщикам, перевозчикам багажа и персоналу отеля. Непредвиденные расходы не могут быть возмещены отдельно, так как они включены в ставку суточных.

    Хотя использование PCard для оплаты обедов в командировке и допустимо, это не рекомендуется из-за обширной работы по учету и согласованию, которую она создает для отправителя.

    Путешественники имеют право на получение 75 процентов ставки суточных в первый и последний дни путешествия и в однодневных поездках, когда продолжительность непрерывного путешествия превышает или равна 12 часам.Хотя это и не рекомендуется, департаментам и подразделениям, сталкивающимся с финансовыми ограничениями, разрешено выплачивать суточные, которые меньше опубликованных ставок суточных GSA. Департаменты и подразделения не имеют права возмещать расходы на питание по ставкам выше федеральных суточных во время поездки. Когда питание предлагается как часть платы за конференцию или когда путешественник принимает или размещается у другого участника во время своего путешествия, путешественник должен пометить эти блюда как «предоставленные» при заполнении части отчета о расходах, касающейся командировочных.Если питание указано в отчете о расходах, сумма суточных автоматически уменьшается в соответствии с федеральной политикой.

  • Жилье

    Университет возместит расходы на проживание по разумной стандартной стоимости проживания, которые обычно несут обычные деловые путешественники. Путешественник должен проявлять осмотрительность при выборе места, принимая во внимание близость к деловому месту назначения и безопасность.Путешественнику или организатору поездки следует узнать о доступных государственных тарифах, ставках консорциума Big Ten или стоимости проживания на конференциях и выбрать самый низкий доступный тариф. Если отель является местом проведения конференции или конгресса, возмещение будет ограничено ставкой конференции, если таковая имеется.

  • Страхование путешествий

    В рамках программы льгот университет имеет полис страхования от несчастных случаев во время путешествий. Все профессорско-преподавательский состав и персонал, полный и неполный рабочий день, постоянный и временный, автоматически застрахованы с даты приема на работу.Соответственно, возмещение не будет производиться за дополнительную страховку, приобретенную деловым путешественником.

    Дополнительную информацию о страховании от несчастных случаев при поездках в университет, включая доступ к помощи в поездках для сотрудников и их иждивенцев, см. На веб-сайте отдела льгот. Для получения информации о политике университета в отношении международных поездок посетите сайт международной туристической информации и реестра.

  • Путевые расходы супруга или иждивенца и деловые расходы на хостинг

    Как правило, университет не возмещает супружеские или иждивенческие расходы.Для возмещения транспортных расходов супруга или иждивенца требуется одобрение канцлера, декана, директора, вице-канцлера, вице-президента или старшего сотрудника университета с объяснением причин исключения. Примечания должны быть сделаны в поле «комментарий» в строке расходов, и представленный отчет о расходах должен быть направлен на соответствующие утверждения. Расходы, не имеющие четкой цели университетской деятельности, не допускаются в качестве необлагаемых налогом возмещаемых расходов; если утверждено возмещение этих расходов, возмещение может облагаться налогом для работника.

  • Расходы на командировки и бизнес-хостинг, не связанные с сотрудниками

    Допускается возмещение необходимых и разумных командировочных расходов и деловых расходов гостей, таких как предполагаемые преподаватели, сотрудники, офицеры и студенты. Чтобы обеспечить соблюдение требований, отдел обязан проинформировать внештатного сотрудника о политике и процедурах университета в отношении командировок и деловых мероприятий до их визита. Бюджеты департаментов и / или условия контрактов или грантов могут ограничивать финансирование командировок лиц, не являющихся сотрудниками.Процедуры подачи отчетов о расходах, не связанных с сотрудниками, и их возмещения можно найти на веб-сайте Службы закупок.

    Программа Stored Value Card позволяет подразделениям вносить предоплату суточных по ставке GSA или ниже для студентов и гостей. Использование карты сохраненной стоимости ограничивается выплатой суточных на питание для лиц, не являющихся сотрудниками, и обычно не используется для выплаты суточных сотрудников на питание. Дополнительные сведения о карте сохраненной стоимости см. В программе на веб-сайте Shares Services.

    При возмещении расходов студентам, которые также записаны на прием в университет, цель поездки должна определять процесс возмещения:

    1. Если поездка связана с академической деятельностью, возмещение должно быть обработано в качестве неработающего сотрудника с помощью формы отчета о расходах на командировки и хостинга, которую можно найти на веб-сайте Центра общих услуг.
    2. Если поездка связана с трудоустройством, возмещение должно производиться с использованием университетской системы командировок и расходов
  • Хостинг для путешествий и бизнеса Денежные средства
    1. Сотрудников

      Возмещение деловых расходов, представленных и утвержденных университетской системой командировок и расходов, происходит быстро; обычно в считанные дни.Таким образом, денежные авансы должны быть ограничены сотрудниками с острой финансовой потребностью, которые должны использоваться только для оплаты путевых расходов или расходов, связанных с хостингом. Эти сотрудники могут запросить аванс в течение разумного периода времени до санкционированной командировки или организованного мероприятия. Запрос на получение денежного аванса должен быть одобрен непосредственным руководителем или вышестоящим административным органом путешественника или принимающей стороны. При запросе денежного аванса на сумму, превышающую или равную 5000 долларов США, но менее 10000 долларов США, требуется одобрение 1) заведующего кафедрой академического подразделения, или 2) руководителя департамента неакадемического подразделения, или 3) ответственного старшего сотрудника университета. для начисленного фонда.Денежные авансы в размере 10 000 долларов и более требуют одобрения канцлера, декана, директора, вице-канцлера, вице-президента или старшего сотрудника университета.

      Денежный аванс не может быть использован для выплаты суточных заранее.

    2. Внештатные сотрудники

      Если студенту, не являющемуся сотрудником, требуется денежный аванс, университетский спонсор студента должен одобрить запрос. Запрос также должен быть одобрен высшим административным органом спонсора и требует тех же процедур утверждения, как если бы университетский спонсор запросил аванс.Студенты могут получить наличные в кассе университета. Если аванс предназначен для гостя университета, не являющегося сотрудником, процедуры утверждения такие же, как и для студентов, не являющихся сотрудниками. Однако сотрудник университета должен забрать наличные или чек в кассе от имени гостя. Форму аванса наличными для лиц, не являющихся сотрудниками, можно найти на веб-сайте Службы закупок.

  • Выверка авансовых платежей
    1. Сотрудников

      Сотрудник должен согласовать непогашенные авансы в системе командировок и расходов университета как можно скорее, но не позднее, чем через 45 дней после завершения командировки или мероприятия.Чтобы сверить аванс, сотрудники должны применить денежный аванс к отчету о расходах, в котором отражены соответствующие расходы. Любая неиспользованная часть аванса должна регистрироваться как «Возврат аванса» в системе командировок и расходов университета, что приводит к вычету из заработной платы для возврата любых неиспользованных средств университету. В случаях, когда запланированная поездка или мероприятие отменяется, любые авансы должны быть согласованы, а средства возвращены через удержание из заработной платы как можно скорее.Суммы, причитающиеся университету после выверки авансовых платежей, будут обработаны путем удержания из заработной платы.

      Сотрудник должен согласовать невыплаченные авансы наличными в системе командировок и расходов университета, прежде чем будет выдан новый аванс, за исключением случаев, когда следующая командировка начинается в течение пяти рабочих дней после предыдущей командировки.