Содержание

Приказы по личному составу: сроки хранения

Один из основных вопросов, рано или поздно возникающих перед секретарем касается приказов по личному составу. В данном материале мы подробно расскажем о том, каким образом и сколько следует хранить данную документацию.

Из статьи вы узнаете:

Классификатор приказов

В каждой организации в процессе ее деятельности возникает ряд документов, которые регламентируют всю работу. Основными документами каждой компании являются распорядительная документация, к числу которой относятся приказы по личному составу, срок хранения которых заметно отличается от прочих. Чтобы иметь представление о правильном определении сроков хранения, рекомендуем обратить внимание на классификатор.

Следует помнить, что в процессе деятельности в каждой компании создаются приказы трех видов:

  • основные;
  • по личному составу;
  • по административно-хозяйственной деятельности.

Первая категория имеет постоянный срок хранения, третья – 5 лет. При этом, если 1 и 3 категории имеют строго обозначенные сроки, то вторая категория подлежит грамотному определению принадлежности приказов.

Классификатор приказов представляет собой упорядоченный перечень заголовков приказов, которые издаются в каждой компании. Проще говоря, данный перечень содержит информацию об индексах документации, лицах, визирующих документы и о сроках хранения. Наличие данного перечня позволяет существенно снизить количество ошибок, а также легче определять сроки хранения приказов по личному составу. Его присутствие в делопроизводстве компании значительно упрощает поиск необходимой документации и даже, в какой-то мере, регламентирует порядок подписания и регистрации. Кроме того, его можно с успехом использовать для дальнейшего создания справочника в системе электронного документооборота.

Срок хранения приказов по личному составу

Известно, что различные документы имеют свои сроки хранения. При этом сроки хранения приказов значительно варьируются, в зависимости от вида деятельности. К примеру, на вопрос, сколько хранятся приказы по основной деятельности, ответ всегда неизменен – постоянно. Это связано с тем, что документы основной деятельности могут потребоваться в любое время, поэтому и хранить их следует особо внимательно и бережно. Как правило, данная документация в архиве хранится отдельно, а на делах ставится соответствующая отметка о постоянном сроке хранения.

Срок хранения приказов по основной деятельности является неизменным. Данная документация подлежит хранению даже в случае ликвидации организации и передается в муниципальный или государственный архив.

Срок хранения приказов по личному составу может быть разным, в зависимости от содержания самого документа. Чтобы выяснить, сколько лет хранятся приказы по личному составу, рекомендуем обратить внимание на таблицу, приведенную ниже.

Читайте по теме в электронном журнале

Для начала следует сказать о том, что срок хранения приказов зависит, в первую очередь, от основательности его содержания. Понятно, что приказ о приеме на работу будет иметь более значимый характер, нежели приказ о командировке. Также срок хранения приказа о приеме на работу любого сотрудника (от директора до уборщика) является фиксированным. По этой причине более значимые приказы по личному составу хранятся в течение 75 лет. Более простые приказы подлежат 5-летнему помещению на хранение.

 Для удобства мы подготовили таблицу, из которой вы сможете понять, сколько хранятся приказы по личному составу.

Вид приказа по личному составу

Срок хранения

О приеме на работу

75 лет

Об увольнении

О переводе на другую должность

О поощрении работника

О назначении премии (премировании)

Об установлении надбавок и доплат к основной окладной части

О предоставлении отпуска без сохранения заработной платы

О предоставлении отпуска по уходу за ребенком

Об изменении фамилии/имени

О присвоении чина (муниципальным и государственным служащим)

О повышении разряда работника

О расследовании несчастных случаев с работниками

О направлении в командировки без выезда в другие страны (от месяца и более)

О направлении в командировки в другие страны

О прохождении практики студентами (при наличии официальных выплат)

О предоставлении очередного отпуска

5 лет

О предоставлении больничного

О прохождении практики студентами (без выплат)

О направлении в командировку без выезда в другие страны (сроком до 1 месяца)

О взыскании

Как видно из таблицы, срок хранения приказов о приеме на работу, как и об увольнении, составляет 75 лет. Это обуславливается тем, что данные документы являются основными доказательствами факта работы сотрудника в организации. Кроме того, приказы на прием на работу (срок хранения не зависит от стажа работника) следует хранить в отдельном деле.

Читайте также:

Хранение приказов по личному составу

Хранение приказов по личному составу осуществляется в архиве организации. При этом организация архивного хранения данных личного состава подразумевает раздельную организацию дел. Так, приказы по личному составу по срокам хранения группируются в дела 75 лет и 5 лет хранения соответственно. Отметим, что ни в коем случае нельзя группировать дело из документов разных сроков хранения.

Также целесообразно обозначать дела индексом и буквенным обозначением. Как правило буква ставится через дефис от самого индекса дела. Так, дела с 75-летним сроком можно обозначить одной буквой, а 5-летние – другой. Подобная мера позволит в дальнейшем быстро и точно определить, какие документы входят в состав данного дела.

Также следует упомянуть и о том, что каждый приказ по личному составу имеет обоснование, на основе которого он составляется. К примеру, для составления приказа об отпуске служит соответствующее заявление, для приказа о переводе на новую должность также должно присутствовать соответствующее заявление от работника и т.д. Однако в случае сдачи приказов на хранение в архив их комплектование в дела осуществляется без сопутствующих документов. Как правило все обоснования хранятся отдельно, так как имеют отдельный срок хранения. При этом самой удобной и практичной мерой является помещение обоснований в личное дело сотрудника. В таком случае к соответствующему документу в деле прилагается отметка с указанием места хранения обоснования.

Каждое дело формируется по дате и номеру документа. При большом объеме кадровой документации группировка дел должна осуществляться по 250 листов в один том. При большем количестве следует завести второй том, который будет содержать соответствующую отметку.

Читайте также:

www.sekretariat.ru

Сроки хранения приказов по личному составу. Правила учета и хранения кадровых документов :: BusinessMan.ru

Каждому работодателю важно знать о том, какие сроки хранения приказов по личному составу имеют место. Ведь сохранность документации - это ответственность, которую берет на себя каждая компания. Она должна не только собирать информацию по личному составу сотрудников, но и обеспечивать ее хранение. Причем в обязательном порядке. Только далеко не всем известно, что подразумевает данная документация. И уж тем более, многим непонятны принципы хранения и учета приказов по личному составу. Все подробности относительно данных вопросов представлены далее. Они помогут понять, сколько и как именно хранится информация о сотрудниках, а также прочие документы, которые можно отнести к документации по личному составу.

Что это такое?

Первым делом следует разобраться, о чем вообще идет речь. Что такое приказы по личному составу? Ведь перед тем как начинать хранить что-то, необходимо в полной мере понимать, с какой документацией придется работать.

Приказы по личному составу - бумаги, регламентирующие трудовые отношения между сотрудником и работодателем. Данная документация - это все, что может указывать на файлы и информацию, которая относится к деятельности. Все приказы разделены на несколько категорий:

  • Документы долговременного хранения.
  • Кратковременные бумаги.
  • Временные приказы.

Соответственно, каждая из категорий имеет свои собственные особенности. Поэтому, перед тем как начинать изучать теорию хранения и учета документации по личному составу в компании, необходимо разобраться, к какому типу относится та или иная бумага. Только после этого удастся, не нарушая установленных правил, осуществить изучаемые процессы. Каковы сроки хранения приказов по личному составу? Что должен знать каждый работодатель о данном моменте?

Долговременные документы

Теперь настало время рассмотреть каждый тип ранее перечисленных документов. Уже было сказано, что это поможет в полной мере разобраться в том, сколько именно хранить документацию. А вот учет у всех типов бумаг одинаковый. Поэтому вопрос обычно не вызывает затруднений. Сроки хранения кадровых документов напрямую зависят от типа бумаг. Первый - это приказы долговременного хранения. Не трудно догадаться, что они будут учитываться работодателем и сохраняться долгое время. Сколько именно? Об этом немного позже.

Что можно отнести к данной документации? Это документы, которые описывают трудовые отношения между работодателем и подчиненными, а также указывают на существенные рабочие факторы. Что к ним можно отнести? Это:

  1. Трудовой договор с приказом о приеме на работу.
  2. Документы о переводе.
  3. Приказы об установлении определенной зарплаты на той или иной должности.
  4. Справки, подтверждающие награждение или премирование сотрудников.
  5. Бумаги о командировках (длительных, зарубежных).
  6. Личные дела кадров.
  7. Анкеты, заполняемые при трудоустройстве.
  8. Приказы об увольнении.

Не по личному составу

Теперь понятно, какие документы относятся к долговременным. Только дело в том, что приказ о приеме работника на работу - это бумага, которая относится к личному составу. Но есть небольшое исключение из правил. О нем следует помнить.

О чем речь? Далеко не все приказы о трудоустройстве вместе с трудовым договором являются приказами по личному составу. Аналогичные бумаги имеют исключение. Есть так называемые приказы по основной деятельности. К ним из вышеперечисленных можно отнести:

  • Трудовой договор с соответствующим приказом.
  • Изменения трудового соглашения (о переводе на другую должность, например).
  • Документы об увольнении кадра.

Следует отметить, что по основной деятельности эти бумаги будут считаться только в отношении отдельных лиц. Обычно это руководители компании, а также бухгалтеры, начальники, заместители. Данные кадры часто прописываются в уставе компании. Это правило следует помнить, если работодатель хочет узнать, каковы сроки хранения приказов по личному составу. Далеко не все документы относятся к подобной категории.

Кратковременное хранение

Далее следует разобраться, что можно отнести к бумагам кратковременного хранения. Разумеется, какой-то учет приказов по личному составу в данной ситуации будет производиться. Но через короткий промежуток времени такие документы будут уничтожаться. Что можно отнести к данной категории? Документами кратковременного хранения называют приказы, которые оперативно регулируют выполнение сотрудником той или иной трудовой деятельности. То есть это не такие серьезные документы, как бумаги об увольнении или договор о приеме на работу. Если конкретнее, то можно выделить:

  1. Приказы о предоставлении отпуска.
  2. Направления в недолгие командировки.
  3. Документы, указывающие на разнообразные дисциплинарные взыскания.
  4. Приказы о направлении кадров на обучение или курсы повышения квалификации.

Но это еще не все. Правила хранения изучаемых документов имеют множество особенностей и нюансов. Помимо уже рассмотренных вариантов, можно выделить временное хранение и постоянное. Встречаются данные случаи не слишком часто.

Временно и постоянно

Временные документы - это любые приказы и распоряжения, которые не играют существенной роли для трудовой деятельности. Обычно они важны на определенный момент. И после того как в них отпадает надобность, уничтожаются. Также есть приказы постоянного хранения. Чаще всего из бумаг по личному составу можно выделить только личные дела руководителей и прочих должностных лиц, прописанных в уставе корпорации. Учет и хранение подобной документации осуществляется на постоянной основе. И уничтожается она только после закрытия компании.

Долгие сроки

Каковы сроки хранения приказов по личному составу? Уже было сказано, что многое зависит от того, о каких конкретно бумагах идет речь. Есть документация долговременного хранения. Она должна быть систематизирована и учтена по установленным правилам. И хранятся подобные документы длительное время.

С учетом того что лишь некоторые компании способны работать долгое время после открытия, можно сказать, что бумаги долговременного хранения должны не уничтожаться на постоянной основе. Почему? Дело в том, что кадровые приказы подобной категории хранятся 75 лет. И только по истечении данного срока можно заняться уничтожением. Лишь некоторым корпорациям удается проработать более указанного срока.

Коротко ли?

А какие установлены сроки хранения кадровых документов, относящихся к категории кратковременных? Подобная документация еще может пройти этап уничтожения без закрытия или ликвидации организации. Кратковременные документы обычно хранятся 5 лет. В некоторых случаях (если это прописано в уставе) - 10. Но не более того.

Об учете и хранении

Сколько хранятся те или иные приказы по личному составу? Ответить на этот вопрос не составит труда. Теперь можно уделить внимание правилам учета данных документов. Это тоже немаловажный момент, который должен знать каждый работодатель. Ведь если есть какие-то бумаги, которые хранятся определенный промежуток времени, необходимо как-то вести учет оных, иначе можно потерять важные приказы.

Сейчас предусматривается несколько типов хранения документов. В любой фирме они должны реализовываться. Сейчас компании должны формировать специальные списки учета имеющихся у них бумаг по личному составу и в бумажном, и в электронном виде. Кстати, вторым можно пренебречь. А вот общепринятая бумажная форма представления - это обязательный пункт. Но как правильно осуществлять учет? Принципы для электронного и материального варианта одинаковы. О них далее.

Основные принципы учета

Итак, учет приказов по личному составу - дело ответственное и регулируется общепринятыми нормами. Все документы по личному составу в обязательном порядке проходят регистрацию. Если этого не сделать, можно не хранить ту или иную бумагу. Нет регистрации - нет документа. Что подразумевается под данным процессом?

Регистрация приказов по личному составу - это перенос реквизитов, написанных на документах, в специализированные документационные формы с последующим присвоением номера и проставлением даты утверждения бумаги в качестве учтенной. То есть и при бумажной интерпретации, и при электронной необходимо присвоить каждому приказу цифровое обозначение. А также записать его в том или ином виде. Это обязательный пункт.

Записываются данные в журналах учета приказов по личному составу. Также занесение имеет место в электронные базы данных и архивы. Только так можно в полной мере осуществить учет и хранение документов. В компаниях предусматривается свободный выбор формы сохранения документации. В уставе должны быть прописаны нормы, согласно которым, все приказы (или какие-то конкретные) хранятся и в бумажном варианте, и в электронном. Стоит отметить, что первый пункт обычно является обязательным. Именно материальный документ способен подтвердить тот или иной приказ.

Журнал приказов

Самая распространенная практика учета и хранения документации - это оформленный в компании журнал приказов по личному составу. Представляет собой этот документ небольшую тетрадь. В ней записываются номера приказов, а также их основные данные (реквизиты). Например, название и дата утверждения. В журнале приказов фиксируются бумаги постоянного, долговременного и кратковременного хранения. А вот если речь идет о временной документации, то она не должна заноситься в подобный блокнот. Разве что компания предусматривает уставом отдельный журнал, предназначенный исключительно для временных приказов. Заполняется он до самого конца. Как только свободные листы заканчиваются, необходимо ввести новый документ учета в эксплуатацию. Старый подшивается и отправляется на хранение. Кстати, это бумага постоянного учета.

Архивы

Независимо от того, о каких именно приказах по личному составу идет речь, в каждой компании предусмотрено архивное хранение документов. Это наиболее распространенная форма учета бумаг. Причем всех. Не обязательно по личному составу. В архивы все данные отправляются после того, как в них отпадает надобность. Либо те, что уже исполнены. Например, личные дела сотрудников. Как только подписан приказ об увольнении, а также дело закрывается, оно должно быть отправлено в архив для хранения на установленный срок. Существует несколько типов сортировки данных, но о них немного позже.

Для начала следует отметить, что архивы могут быть представлены в виде бумажной формы (обязательно), а также электронной. Независимо от этого компания выбирает принципы систематизации хранящейся информации. Архивные данные имеют опись. В ней представлен краткий список всей хранящейся документации. Архивное хранение документов - самая удобная форма учета данных. Она используется и в бумажном, и в электронном виде. Следует отметить, что временные документы не заносятся в архив. Они прилагаются к основным бумагам, а затем уничтожаются. Рекомендуется все приказы временного хранения отправлять в отдельное место и не совмещать их с долговременными или кратковременными.

Советы по систематизации

Сроки хранения кадровых документов понятны. Обычно это 5 и 75 лет. Но это еще не все. Отдельного внимания требуют архивы. После регистрации приказа, а также помещения его в архив, требуется как-то систематизировать все имеющиеся данные. С этой целью в компаниях используется несколько принципов:

  • Хранение документации по отдельным папкам с разделением на кратковременные документы и долговременные. Рекомендуется не складывать все бумаги вместе.
  • Систематизация по годам, месяцам и датам. Каждая папка с документами - это приказы определенного временного промежутка. Внутри все бумаги раскладываются с учетом их регистрации в журнале учета (по месяцам и дням). Таким образом, происходит облегчение задачи по поиску того или иного документа.
  • Использование расположения по номерам приказов с учетом алфавитного порядка. Уже внутри каждой папки рекомендуется вести систематизацию по номерам приказов, а также по заглавной букве.

Окончание учета

Как быть после того, как истечет срок хранения того или иного документа в архивах? Специальная служба в компании производит проверку бумаг. Затем систематизирует их и выделяет определенные приказы для уничтожения. Обычно документы либо сжигаются, либо пропускаются через шредер. В любом случае, просто выбрасывать приказы нельзя. Следует именно уничтожить их. Чтобы отнести документы к тому или иному типу, привлекается специальная комиссия. Она оценивает важность приказов, присваивает им срок хранения. И только потом уже происходит помещение их в архивы в той или иной форме.

businessman.ru

Как хранить приказы по кадрам

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

Некоторые виды приказов по личному составу принято издавать по унифицированной форме. В этом случае необходимо просто заполнить соответствующие графы. Остальные составляются в свободной форме, в то же время необходимо придерживаться определенных требований. В случае составления приказа по неунифицированной форме применяют те же рекомендации, что и для составления приказа по основной деятельности.

Приказы по личному составу следует группировать в дела на основании сроков их хранения, при этом не допускается помещать вместе (в одно дело) документы долговременного хранения (т.е. > 10 лет) и временных сроков < 10 лет. Например, приказы о приеме, увольнении и др. со сроком хранения 75 лет должны быть помещены отдельно от приказов об ежегодных отпусках, командировках, которые хранятся 5 лет.

Сколько хранятся приказы на отпуск? Хранение кадровых документов

В соответствии с общепринятым подходом, их правомерно относить к приказам по личному составу. Данные источники группируются исходя из общих признаков в отдельные дела. Кадровые документы могут составляться как по унифицированным формам, так и по тем, что разработаны предприятием самостоятельно.

Таковы особенности регулирующего законодательства. Знать то, сколько хранятся приказы на отпуск, необходимо любому специалисту кадровой службы для корректного ведения документации по штатным сотрудникам предприятия. Соответственно, в компетенцию данных специалистов также может входить обеспечение сохранности соответствующих источников.

Сроки хранения приказов по личному составу

А какие установлены сроки хранения кадровых документов, относящихся к категории кратковременных? Подобная документация еще может пройти этап уничтожения без закрытия или ликвидации организации. Кратковременные документы обычно хранятся 5 лет. В некоторых случаях (если это прописано в уставе) — 10. Но не более того.

Для начала следует отметить, что архивы могут быть представлены в виде бумажной формы (обязательно), а также электронной. Независимо от этого компания выбирает принципы систематизации хранящейся информации. Архивные данные имеют опись. В ней представлен краткий список всей хранящейся документации. Архивное хранение документов — самая удобная форма учета данных. Она используется и в бумажном, и в электронном виде. Следует отметить, что временные документы не заносятся в архив. Они прилагаются к основным бумагам, а затем уничтожаются. Рекомендуется все приказы временного хранения отправлять в отдельное место и не совмещать их с долговременными или кратковременными.

Каков срок хранения приказов

Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Единственное обязательное требование по хранению документов в акционерных обществах заключается в том, что организации должны хранить документы в запирающихся шкафах, обеспечивающих сохранность документов и предохраняющих документы от пыли и света (п. 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс). ООО особенности хранения должно прописать в своем уставе (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Логично, если ООО также включит в свои учредитель

urist-yslugi.ru

Сроки хранения приказов

О том, какие существуют правила хранения основных видов приказов и на какой срок они должны храниться в организации, вы сможете подробно узнать в этой статье.

Из статьи вы узнаете:

Приказы в организации

Во многих коммерческих и некоммерческих организациях есть различные виды документов, но в данной статье речь пойдет именно о приказе, как об очень важном документе и неотъемлемом компоненте в работе любой компании. Приказом принято считать документ, который составляется руководителем организации для решений каких-либо задач и поставленных целей по деятельности персонала и компании в целом.

Всего выделяют две разновидности приказов: по основной деятельности и по личному составу. Но в случае c крупной организацией, где есть серьезная структура и широкий кадровый состав, разновидность документов расширяется. Таким образом, основные виды приказов могут ограничиваться следующим списком:

  • по основной деятельности; 
  • по личному составу;
  • по административно-хозяйственной деятельности.

Принципы и сроки хранения приказов в организации

После подготовки и подписания данного документа должны быть приняты меры по его хранению. Для правильного хранения документов необходимо знать сроки действия всех видов, в данном случае сроки действия приказов. Сроки хранения в основном могут быть долгосрочные и краткосрочные. Все зависит от типа документа.

Проверять на значимость приказы необходимо через каждые 5 лет, и даже раньше. Поскольку за такой период времени в большинстве случаев у компании может меняться как сам персонал, так и видоизменяться определенные функции, задачи, подразделения. 

В процессе вопроса об актуальности каждого имеющегося приказа рекомендуется организовать и заинтересовать в этом бухгалтерию компании и другие подразделения, отвечающие за издание определенных документов и выполняющие поручения по этим документам. При общей работе над документами, сотрудники и руководство фирмы должны определиться с дальнейшей жизнедеятельностью приказов. Например, определенный приказ либо удалить, либо изменить. 

Итак, остановимся на правилах хранения всех трех видов данного нормативного акта. 

Читайте также:

Срок хранения приказов по основной деятельности

К приказам по основной деятельности относятся вопросы о важных направлениях деятельности компании, ее целях и основных организационных задачах. 

Сроки хранения производственных приказов по основной деятельности считаются постоянными. Но это ни в коем случае не означает, что они хранятся навсегда. Документы по основной деятельности хранятся на момент существования организации, следовательно, их нельзя ликвидировать, пока существует и функционирует компания. В случае новых видоизменений компании, ее преобразовании все старые документы ни в коем случае не уходят, а передаются предшествующей компании.  

Документы по основной деятельности действуют с самого первого дня их опубликования и до тех пор, пока он не заменится другим документом или до истечения своего срока. Но и после истечения своего срока, они не могут быть удалены. После того, как сроки действия закончились, документы решают отправлять в архивный отдел. И опять же, далеко не многие приказы по ОД оставляют в архивах. Для решения этого вопроса, руководство организует комиссию, чтобы решить значимость документа для его дальнейшей сохранности. В итоге решение может быть двух вариантов – данная деловая бумага либо формируется для архивного отдела, либо ликвидируется полностью. 

Согласно п. 19 части 1.1 раздела 1 срок хранения актов с отметкой «постоянно» должен быть не менее 10 лет. При этом исчисление срока начинается с 1 января года, следующего после года издания документа. Например, срок хранения приказа от 2016 года начинается с 1 января 2017 года.

Но в данное правило не входят те документы, которые присланы компании в целях уведомления. Их срок – не менее 1 года. Допустим, если приказ отправлен в структурное подразделение, он не должен находиться в общей папке, поскольку его срок хранения считается временным.

Таким образом, приказы по ОД очень значимы для любой организации, что доказывает длительный срок их хранения. Стоит серьезно отнестись к их использованию и стараться не терять. В противном случае, при потери такого документа, будет назначен штраф за утрату важных документов.

Читайте по теме в электронном журнале

Сроки хранения приказов по личному составу

Следующий вид приказов –по личному составу. Данная разновидность деловых бумаг документирует и регламентирует трудовые отношения между работодателем и его сотрудниками. К нему относится трудоустройство, отпуск, командировка, увольнение, перемещение и т.д. 

Согласно закону, приказы по ЛС имеют два срока хранения – 5 лет и 75 лет. Из-за отличий в сроках, документацию такого типа рекомендуется хранить в разных папках для предотвращения путаницы. 

Справка

Срок хранения 75 лет

Срок хранения на 75 лет имеют такие распорядительные документы, которые отвечают за оформление трудовых отношений, занимаются трудовыми функциями сотрудников. Это могут быть приказы об устройстве на работу, о прекращении действия трудового договора, об оформлении отпуска, об отправлении в командировку и т.д. Но стоит отметить, что приказы о назначении на должность руководящих лиц, относятся к приказам по основной деятельности. Поэтому личные дела руководителей хранятся на постоянной основе.

Срок хранения кадровых приказов, в том числе срок хранения распорядительной документации на отпуск, командировки, и прочее действует 5 лет. К ним относятся документы, которые регулируют выполнение трудовых функций сотрудников. Например, приказы о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работнику; об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска; о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска; о направлении работника в краткосрочную командировку в пределах России; о привлечении к работе в выходные и праздничные дни; об объявлении выговора и т.п. Срок хранения приказов по ЛС отсчитывается с 1 января следующего года, после года публикации документа.

Приказы по административно-хозяйственной деятельности

Последний вид приказов –по административно-хозяйственной деятельности, отвечающие за административно-хозяйственные функции. К такому документу относятся следующие функции: 

Соблюдение внутреннего распорядка деятельности

Эксплуатация зданий, помещений; 

Транспортное обслуживание, внутренняя связь;

Таким образом, перечислены все виды распорядительной документации и особенности их сроков хранения. Знать сроки хранения необходимо каждому специалисту кадрового отдела, для правильного и непроблематичного введения всей документации компании. Знание сроков хранения избавляет вас от организационных проблем и возможных штрафов за неправильное использование и контроль над важными бумагами организации. 

Читайте также:

www.sekretariat.ru

Документы явившиеся основанием к приказам по личному составу срок хранения

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет. ВАЖНО! Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет.

Документы-основания к приказам по личному составу

Он касается документов, созданных начиная с 2003 г., за исключением документов по личному составу государственных служащих (не гражданских и не муниципальных). Теперь документы по личному составу условно делятся на три категории.

  • созданные до 2003 г.

Срок хранения – 75 лет; не изменился;

  • созданные начиная с 2003 г.

Срок хранения — 50 лет; изменился;

  • образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, начиная с 2003 г.

Срок хранения — 75 лет; не изменился.

Наша справка Ранее срок временного хранения таких документов в архивах составлял 75 лет с даты закрытия дела (создания документа) для всех организаций. Документы по личному составу, созданные до 2003 г. и начиная с 2003 г.[1], хранятся (части 1, 2 ст.

Срок хранения оснований к приказам по личному составу 2018

Важно

В текущем делопроизводстве обложка дела с приказами по личному составу оформляется аналогично приведенному образцу (см. по ссылке, чтобы в этой статье не повторяться). Здесь уместно будет просто указать некоторые примеры заголовков: «Приказы директора ООО «Колбасник» по личному составу (прием, перемещение, увольнение)» или «Приказы № 1-42 руководителя о премировании сотрудников».


Хранение приказов по личному составу Для определения сроков хранения приказов пользуются действующим Типовым перечнем документов. На сегодняшний день последний типовой перечень составлен в 2010 году (см.
по ссылке, при необходимости его можно скачать). Обращаем внимание на статью 19 б и примечание 2 к ней указанного выше типового перечня – для определения хранения различных категорий приказов по личному составу;на статью 665 – основания к приказам, не вошедшие в личное дело, хранят 5 лет.

Приказы по личному составу: сроки хранения

Внимание Положение о работе такой комиссии, как правило, разрабатывается на основе приказа Росархива от 19 января 1995 года № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия». При установлении сроков в графе 4 номенклатуры дел ставится отметка:
  • по данным протокола (ЭК), если таковой не имеется — приказ руководителя организации;
  • «до минования надобности» или «до замены новыми», т.е.

срок хранения устанавливается организацией самостоятельно (не менее 1 года). Инфо

Срок хранения документов по номенклатуре дел начинается с 1 января следующего календарного года. Дела с истекшими сроками хранения готовятся к уничтожению.


ВАЖНО! Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо.

Сроки хранения документов по личному составу: что изменилось?

В таблице перечислены основные виды документов по личному составу, а также документы по их учету (журналы, регистрационные книги и т. п.) в соответствии с Перечнем и указаны сроки их хранения после вступления в силу Федерального закона № 43-ФЗ. Поскольку изменения в Перечень пока не внесены, старые сроки хранения документов по личному составу укажем в столбцах 3, 4, 5 таблицы, а в столбцах 6, 7, 8 – новые (измененные).

Обратите внимание Определяя сроки хранения на документы по личному составу (графы 6, 7, 8), автор выражает только свое видение данного вопроса. Возможно, при внесении изменений в Перечень некоторые категории документов по личному составу получат срок хранения 75, а не 50 лет или будут понижены сроки хранения на документы, созданные после 2003 г.


и имеющие срок хранения «Пост.» на 50 лет.

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Заполняется он до самого конца. Как только свободные листы заканчиваются, необходимо ввести новый документ учета в эксплуатацию. Старый подшивается и отправляется на хранение. Кстати, это бумага постоянного учета.

Архивы Независимо от того, о каких именно приказах по личному составу идет речь, в каждой компании предусмотрено архивное хранение документов. Это наиболее распространенная форма учета бумаг. Причем всех.

Не обязательно по личному составу. В архивы все данные отправляются после того, как в них отпадает надобность. Либо те, что уже исполнены. Например, личные дела сотрудников.

Как только подписан приказ об увольнении, а также дело закрывается, оно должно быть отправлено в архив для хранения на установленный срок. Существует несколько типов сортировки данных, но о них немного позже.

Срок хранения приказов на отпуск

В качестве основания к приказам могут выступать: Как правило, если в текущем делопроизводстве совместно формировали приказы и основания к ним, то в процессе подготовки для архивного хранения такие дела переформировывают для их разделения. Основания к приказам со сроком хранения 75 лет (например, заявление работника о приеме, перемещении и т.д.) обычно входят в соответствующее личное дело работника. Основания же к приказом с небольшими сроками хранения (например, 5 лет) допускается формировать отдельно от них, для чего в номенклатуре можно предусмотреть дело с примерным заголовком: «Документы, не вошедшие в состав личных дел (и обязательно перечисляют в скобках основные их разновидности)». При формировании дел необходимо проверять правильность оформления: наличие подписи, виз, даты и номера приказа.
Недооформленные приказы не допускается подшивать в дела.

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

Документы-основания к приказам по личному составу либо включаются в личное дело работника, либо образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу. Соответственно, если основания включаются в личное дело, то срок хранения равен сроку хранения личного дела.

Если они хранятся отдельно: 665 Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел 5 л. Подробности в материалах Системы Кадры: 1.Ответ: Какие сроки хранения кадровых документов Н.З. Ковязина Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.
Есть так называемые приказы по основной деятельности. К ним из вышеперечисленных можно отнести:

  • Трудовой договор с соответствующим приказом.
  • Изменения трудового соглашения (о переводе на другую должность, например).
  • Документы об увольнении кадра.

Следует отметить, что по основной деятельности эти бумаги будут считаться только в отношении отдельных лиц.

Обычно это руководители компании, а также бухгалтеры, начальники, заместители. Данные кадры часто прописываются в уставе компании. Это правило следует помнить, если работодатель хочет узнать, каковы сроки хранения приказов по личному составу.

Далеко не все документы относятся к подобной категории. Кратковременное хранение Далее следует разобраться, что можно отнести к бумагам кратковременного хранения.
Разумеется, какой-то учет приказов по личному составу в данной ситуации будет производиться.
О поощрении работника О назначении премии (премировании) Об установлении надбавок и доплат к основной окладной части О предоставлении отпуска без сохранения заработной платы О предоставлении отпуска по уходу за ребенком Об изменении фамилии/имени О присвоении чина (муниципальным и государственным служащим) О повышении разряда работника О расследовании несчастных случаев с работниками О направлении в командировки без выезда в другие страны (от месяца и более) О направлении в командировки в другие страны О прохождении практики студентами (при наличии официальных выплат) О предоставлении очередного отпуска 5 лет О предоставлении больничного О прохождении практики студентами (без выплат) О направлении в командировку без выезда в другие страны (сроком до 1 месяца) О взыскании Как видно из таблицы, срок хранения приказов о приеме на работу, как и об увольнении, составляет 75 лет.

Документы явившиеся основанием к приказам по личному составу срок хранения

Но через короткий промежуток времени такие документы будут уничтожаться. Что можно отнести к данной категории? Документами кратковременного хранения называют приказы, которые оперативно регулируют выполнение сотрудником той или иной трудовой деятельности. То есть это не такие серьезные документы, как бумаги об увольнении или договор о приеме на работу. Если конкретнее, то можно выделить:

  1. Приказы о предоставлении отпуска.
  2. Направления в недолгие командировки.
  3. Документы, указывающие на разнообразные дисциплинарные взыскания.
  4. Приказы о направлении кадров на обучение или курсы повышения квалификации.

Но это еще не все. Правила хранения изучаемых документов имеют множество особенностей и нюансов. Помимо уже рассмотренных вариантов, можно выделить временное хранение и постоянное. Встречаются данные случаи не слишком часто.

Что к ним можно отнести? Это:

  1. Трудовой договор с приказом о приеме на работу.
  2. Документы о переводе.
  3. Приказы об установлении определенной зарплаты на той или иной должности.
  4. Справки, подтверждающие награждение или премирование сотрудников.
  5. Бумаги о командировках (длительных, зарубежных).
  6. Личные дела кадров.
  7. Анкеты, заполняемые при трудоустройстве.
  8. Приказы об увольнении.

Не по личному составу Теперь понятно, какие документы относятся к долговременным. Только дело в том, что приказ о приеме работника на работу — это бумага, которая относится к личному составу.

Но есть небольшое исключение из правил. О нем следует помнить. О чем речь? Далеко не все приказы о трудоустройстве вместе с трудовым договором являются приказами по личному составу. Аналогичные бумаги имеют исключение.

alishavalenko.ru

по основной деятельности и личному составу предприятия, отпуску

Любая организация, которая ведёт активную деятельность, обязана вести делопроизводство в соответствии с существующими правилами.

Содержание статьи

Что это такое

При текущей работе на предприятии необходимо правильно организовать работу с распорядительными документами. Для того, чтобы это сделать, нужно разобраться, как именно надо их классифицировать. Правила должны удовлетворять следующим требованиям:

  1. Они должны быть удобны для проведения текущей деятельности.
  2. Принципы классификации не должны противоречить тем, которые будут использоваться при дальнейшем архивном хранении.

На протяжении лет в этом вопросе сложилась определённая практика. Их принято разделять на 2 основные части:

  • относящиеся к основной деятельности;
  • личный состав предприятия.

В нём указаны следующие категории хранения:

  1. Основная часть деятельности фирмы.
  2. Те документы, на основании которых выполняется работа с личным составом.
  3. Хозяйственные и административные вопросы.

Кроме того, упоминается ещё одна категория. Речь идёт о тех, которые присылаются для сведения. В этом случае предусмотрено, что срок их хранения истекает после того, как они перестанут быть нужны.

Указанная классификация используется в качестве основы при работе.

Сроки ознакомления и хранения

Эти сроки различаются в зависимости от сферы деятельности, к которой они имеют отношение.

По личному составу

Для тех приказов, которые связаны с личным составом, могут быть предусмотрены различные периоды для хранения в зависимости от группы, к которым их можно отнести.

Предусмотрено следующие 2 варианта:

  • те, которые можно хранить не более 5 лет;
  • со сроком хранения, равным 75 лет.

Первая группа включает в себя:

  • распоряжения об отпусках;
  • о краткосрочных командировках на территории России;
  • по предоставлению учебных отпусков;
  • относящиеся к дежурствам;
  • распоряжения о наложении взысканий.

Вторая часть — это те, которые могут понадобиться не только в текущий момент, но и на протяжении всей жизни. Сюда включаются, например, те из них, которые могут относиться к подтверждению трудового стажа или к начислению пенсии.

Вот несколько примеров таких бумаг:

  • о приёме на работу, переводе или увольнении;
  • связанные с различными поощрениями сотрудников;
  • распоряжения, результатом которых является установление надбавок за успехи в работе;
  • о предоставлении отпуска для ухода за ребёнком;
  • бумаги, связанные с процедурой изменения фамилии;
  • относящиеся к расследованию несчастных случаев, произошедших на производстве;
  • Связанные с направлением сотрудников в заграничные командировки или длительные (свыше 1 месяца) на территории страны.

Поскольку фактически речь идёт о двух массивах кадровых документов, соответствующая служба предприятия должна вести регистрацию отдельно и распределять их в разные дела.

Обычно хранение документов организовывается следующим образом: каждая бумага имеет порядковый номер. Документы со сроком хранения в 75 лет, могут к номеру прибавлять, например, буквы «л/с», а те, которые хранятся не дольше 5 лет — «о».

Вот примеры таких обозначений: «Приказ №5-л/с» или «Распоряжение №7-о». Их подшивают в соответствующую папку. Если накапливается более 250 листов, папку делят на несколько томов. При этом отмечают дату и время начального и последнего документов, содержащихся в каждом полностью заполненном томе. Нумерацию принято вести в пределах года. С начала следующего её начинают заново.

По основной деятельности

Приказы, которые связаны с данной сферой должны храниться постоянно. Обычно точно определено, какие документы являются приказами по личному составу или по административно-хозяйственной деятельности. Приказы, не входящие в указанные разделы считаются относящимися к основной деятельности.

Вот некоторые типичные темы:

  1. Рассмотрение вопросов формирования и изменения структуры организации.
  2. Нормативные внутренние акты предприятия или организации, приказы, где они утверждаются или изменяются.
  3. Если численность согласно штатному расписанию претерпевает изменения.
  4. Те бумаги, которые связаны с необходимостью выполнения аттестации сотрудников.
  5. Имеющие отношение к определению стратегии фирмы.
  6. Проведение контроля деятельности, вопросы составления и сдачи отчётности.
  7. При формировании или совершенствовании режима работы предприятия приказы относятся к основной деятельности предприятия.
  8. Относящиеся к материально-техническому снабжению.
  9. Бумаги, связанные с разного рода информационным или документальным обеспечением.
  10. Некоторые другие вопросы.

Этот список не является исчерпывающим и существенно зависит от специфики предприятия или организации.

Административно-хозяйственным вопросам

Приказам рассматриваемого типа назначено, что хранить необходимо не менее 5 лет. Какие именно бумаги относятся к нему — указано в Перечне. В данном нормативном акте они классифицируются в соответствии с теми функциями управления, к которым они относятся.

Выделено 4 группы таких документов:

  1. Документальное оформление внутреннего распорядка деятельности предприятия.
  2. Вопросы, непосредственно связанные с эксплуатацией зданий, помещений.
  3. Отдельно рассматривается то, что связано с обеспечением внутренней связью, а также транспортом.
  4. Вопросы охраны на данном предприятии.

Все документы, относящиеся к указанным сферам деятельности, относятся к разряду административно-хозяйственных и имеют срок хранения 5 лет. Здесь также можно воспользоваться при нумерации буквенными индексами.

Однако при этом можно столкнуться с тем, что отдельные документы могут одновременно затрагивать вопросы по основной и по административно-хозяйственной деятельности. Если такое произошло, их необходимо хранить в папке, которая относится к основной деятельности. При этом он должен храниться постоянно.

Журналов регистрации

Регистрация документов происходит в специальных журналах. Для этого предусмотрены следующие графы:

  1. Номер по порядку.
  2. Дата регистрируемого приказа.
  3. Содержание документа кратко или его заголовок.
  4. Количество листов и приложений.
  5. Указание ответственного лица.
  6. Перечень тех, кого нужно ознакомить с данным приказом.

Журналы для регистрации приказов по основной деятельности необходимо хранить постоянно.

Видео, на котором рассказывается о хранении приказов на предприятии.

Классификация приказов

В каждом из рассмотренных разделов хранятся приказы, которые относятся к определённым сферам управления предприятием или организацией. Перечни конкретных тем подробно рассмотрены выше в соответствующих разделах.

Нормативная регламентация

Основным нормативным документом в рассматриваемой сфере является «Перечень типовых документов, которые образуются в деятельности организаций, с указанием соответствующих сроков хранения». Этот нормативный акт был утверждён Росархивом в 2000 году.

Важно отметить, норма о том, что определённые документы необходимо хранить постоянно, относится к тем организациям, которые их предоставляют для формирования государственных и муниципальных архивов. Для прочих организаций и предприятий, в данном случае, ограничение может составлять 10 лет. При этом подразумевается, что законодательство в отдельных случаях может увеличивать указанный срок.

znaybiz.ru

Формируем в дела приказы по личному составу

Обратите внимание!Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от срока хранения

При формировании дел с приказами необходимо учитывать сроки хранения документов.

Приказы по личному составу в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. руководителем Росархива 06.10.2000) имеют сроки хранения: • 75 лет ЭПК ; • 5 лет (очередные и учебные отпуска, взыскания, дежурства, краткосрочные внутрироссийские командировки).

Следовательно, приказы по личному составу необходимо разделять как минимум на два массива и помещать в разные дела: приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет и приказы организации по личному составу со сроком хранения 5 лет.

Соответственно на обложке первого дела в строке «Хранить» будет указан срок 75 лет ЭПК, на обложке второго дела - 5 лет.

Приказы по личному составу с различными сроками хранения требуется регистрировать отдельно.

При регистрации приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет ЭПК можно присваивать порядковые номера с добавлением буквенных обозначений «к» (кадры) или «лс» (личный состав), например: приказ № 1-к или № 5-лс.

Приказам же со сроком хранения 5 лет в этом случае будут присваиваться регистрационные номера с другой буквой, например «о»: приказ№ 1-о.

Внутри каждого дела приказы располагаются по номерам и датам издания. При большом объеме документов в деле (свыше 250 листов) дела с приказами разбиваются на тома: том 1, том 2 и т. д. На обложке каждого тома указываются номера и крайние даты включенных в него приказов. Крайние даты документов дела проставляются на обложках дел по завершении календарного (делопроизводственного) года.

При большом количестве издаваемых приказов (при большой численности работников) могут выделяться в отдельные дела приказы о приеме, о переводах, об увольнении и т. д.

В дела с приказами по личному составу не помещаются документы -основания к изданию приказов: докладные и служебные записки, заявления работников, трудовые договоры, медицинские справки, справки об учебных отпусках и др. Эти документы должны составлять отдельное дело: «Документы - основания к приказам по личному составу (заявления, докладные, служебные записки, справки и др.)». При ведении личных дел эти документы могут включаться в личное дело.

Формируем в дела личные карточки работников

Личная карточка (унифицированная форма № Т-2) оформляется при приеме на работу и ведется в течение всего периода, пока трудится работник.

Личные карточки в текущем делопроизводстве лучше всего хранить в виде картотеки в специальном ящике (коробке). Как показывает практика, внутри такой картотеки личные карточки удобно систематизировать по структурным подразделениям, а внутри этих разделов - по алфавиту.

После увольнения работника личная карточка «закрывается» и перемещается в архивную часть в дело «Личные карточки уволенных работников». Личные карточки уволенных работников удобнее всего хранить в алфавитном порядке в папках с клапанами.

Личные карточки не рекомендуется подшивать в папки-скоросшиватели. При передаче карточек на хранение в архив они переплетаются.

studfiles.net